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【摘要】文章指出了目前毕业生人事档案管理中存在的问题,并提了解决问题的思路和对策。
【关键词】毕业生;人事档案;管理
21世纪是一个更加开放的社会,知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面,本人就目前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策,提出自己的拙见。
一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题
毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看,还存在不少问题,主要表现在:
(一)毕业生对人事档案的重视程度不够
随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生,更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度,其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。
(二)档案管理不规范
档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中也存在不严格现象,收集、归档工作被动不及时;另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。
(三)档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作,即使利用计算机管理,也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来,并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策
从上述问题来看,目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应增强创新意识,更新工作方式,提高工作效率。具体应从以下几方面入手:
(一)提高对毕业生人事档案工作重要性的认识
一是加强宣传力度,提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对毕业生本人进行定位的重要参考,即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
二是加强自身学习,提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。
(二)加强对毕业生人事档案的科学规范化管理
一是要全面普查案卷,去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录、标题,一一对应,装订成册。
二是要加强收集工作,完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本地实际制定相应的制度,全面收集材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容,注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容,准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现,提高档案的利用价值。
三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库,实行科学、规范的管理。
(三)创新档案管理模式,实现现代化管理。
增强创新意识,要在立卷制度上更新,在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,档案工作者也要善于思考,多动脑筋,针对工作中发现的问题,搞一些小创造、小革新,起到事半功倍之效。加强现代化技术在 档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中,但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多,比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用,帮助解决具体问题,将大大提高管理效率和管理水平。
综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。
一、我县人事档案管理的基本现状及沿革
1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。
2、我县干部档案管理主体的沿革
随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。
二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因
近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：
1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50以上。其中：差入党材料的208人，占24.7；差学历材料的99人，占11.8；差履历表的38人，占4.5；差年度考核表的93人，占11。在20xx年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、年度考核、工资变动材料差缺率几乎达40以上。
3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占70，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。
三、我县人事档案管理的对策与思考
1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。
2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事制度。中组部、国家档案局的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。
3、加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条人事档案管理中存在的问题及对策思考第2页例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。
4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70是新手，业务不熟。建议：
（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。
（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。
5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。
（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。
（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。
（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。
6、收集干部档案材料是干部档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：
（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。
（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。
（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。
［摘要］ 人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。人事档案在人事管理中的作用，不容忽视，在管理中，人事档案不能轻视弱化，但也不能一味的把档案僵化。?
［关键词］ 人事档案 人事管理 人事档案现状 建议
人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。最近几年,在人事档案神秘性被打破的同时,社会上产生了一些擅自建档、擅自遣档、擅自扣档和擅自弃档等不正常的现象,很多社会媒体(报纸、杂志、互联网)围绕着人事档案的话题进行了广泛的讨论，究竟人事档案重不重要，应不应该规范管理，众说纷纭。
一、人事档案现状
1．企业人事档案不予重视，存在严重的抛档现象
很多企业轻视档案，两三页的个人简历人家都不见得会仔细看，更别说厚厚的个人档案，招工企业单位大多是以聘用的形式与求职者达成协议，而很少去查看求职者的档案，用人单位也基本是以个人在实际工作中的业绩来考评员工。虽然为了便于管理，单位会为员工办一份临时档案，考察他们在单位工作期间的业绩、能力及各方面表现，但考虑到人事档案的管理成本，多数用人单位都不愿接纳聘用人员的档案，也不愿意为人才建档，因而往往会出现已经毕业工作了好几年，人事档案却是一片空白的现象抛弃档案对于高校毕业生和部分求职者来说已不是个别现象，大部分毕业后自谋职业或长期未就业的学生，他们通常的做法是把档案留在学校，之后又被学校退回原籍。据某些从事学生档案管理工作的教师介绍，有些毕业生离校后档案存放在学校就不管了，可是毕业生档案在学校的保管期只有两年，保管期一过，人事部门就不再为这些档案出具接收手续，这些档案就会变成了所谓的“死档”。
2．流动人员断档现象严重
断档有以下几类：（1）随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没有随之流动，档案存与原工作单位，由于人才的流出，档案管理人员不再对此人的档案进行更新，流出后的工作经历一片空白。本人在整理人事档案的时候，就发现某些同志的档案不存在连续性，毕业分配后，有单位接收，但是接收后到来我单位之间这段时间档案就是空白，究其原因，就是在原单位辞职后，去了私营企业，后来应聘入我单位后，又去原来单位把档案调出，就存在了断档现象。（2）有很大部分企业没有人事档案管理资格，将人才引进后，人事档案挂在人才市场，人才市场人事部与个人签订协议后，每年交管理费给人才市场，但是档案没有更新，这也是造成断档的原因之一。
3．行政事业机关重视人事档案管理，普遍管理规范
由于行政机关事业单位本身的特性，人事档案受到档案本人及所在单位的重视，个人档案能系统全面地了解干部的历史情况、工作经历，优缺点及受过奖惩等，作为使用干部的依据之一。个人档案在转正定级、计算工龄、职位升迁、办理养老保险起着非常重要的作用。行政事业机关都有设专门的人事档案管理人员系统的管理干部档案，不论从人事档案管理人员的政治素质还是专业素质上都经过把关，在人事档案的管理过程中，从档案材料的分类、排序、编目都按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》进行，每个干部的档案都整理成册，用标准的干部档案盒保存。
二、对人事档案管理的建议
1．要解放思想，与时俱进
随着经济的发展，社会的进步，人事档案的作用也发生着变化，不能象以前一样，把人事档案当作阶级斗争的工具，目前的主要矛盾是人民日益增长的物质文化生活需要与落后的生产力之间的矛盾，因此，在现时期，人事档案对用人单位起参考作用，但是应该转变观念，人非圣贤，孰能无过？在处分类档案中，有的人受过刑事处分，但是改造好后，在今后的工作中也能发挥他的作用，所以用人单位不能排斥这些人，给这些人一些改过自新的机会。
2．加强个人对人事档案作用的认识
目前人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都“绕”不开档案这一关。尤其对于求职心切的大学毕业生来说，计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都离不开档案；特别是在行政机关和企事业单位，对人事档案是相当看重的。虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、评价、身份等历史资料将不复存在。对求职者来说，一定要“善待”自己的个人档案，有些人不注意自己的档案投递去向，工作多年后忽然发现自己的人事关系仍无着落；有的虽然与工作单位签订了劳动合同，但没有到人才交流机构办理有关手续，这都使得工龄、档案、保险等受到影响，造成不必要的损失。
3.各级政府人事部门要高度重视流动人员人事档案管理工作
要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的单位，要限期整改；问题严重的，要责令停业整顿，直至吊销许可证。
摘要:人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用,它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用。人事档案管理必须适应现代管理化管理的要求,积极拓展服务职能,为人力资源开发提供强有力的保障。
关键词:人事档案管理 人力资源管理 作用
人力资源管理是一种管理员工关系的战略方法,它强调开发员工的潜能对获取持续竞争优势有至关重要的作用。人力资源管理是以“人”为中心,高层管理人员应尽可能地培育并保持最佳员工队伍,最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一,使组织成长与个人能力发展相适应。
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据,是国家档案的重要组成部分。
由此可见,人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体,人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作用,互相促进,人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展,而人事档案的科学化管理,又会推动人力资源的开发。
1 人事档案管理对人力资源开发的促进作用
1.1 有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力
人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程,通过档案可以了解员工的过去,掌握现在,从而预测其发展潜力,及时发现人才,避免压制人才,埋没人才;依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬长避短,各司其职,最大限度地发挥人才效力。
1.2 促进人力资源的合理配置
利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息,从而对其进行科学管理,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在组织内进行合理配置,因事而择人,因人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的特长,促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才挤压和用非所学的现象产生,为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
1.3 有利于人力资源需求预测的科学化与规范化
影响人力资源需求的因素主要来自组织内部,有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求,制定科学的人力资源计划起着重要作用,脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。
2 人事档案管理不足对人力资源开发的负面作用
人力资源管理随着时代的发展出现了新的趋势(最好用简洁的字眼概括地指出是什么“新趋势”,如流动性、电子化,而目前人事档案管理存在的不足,已经不能适应人力资源发展的需求,并对其发展产生了负面影响,主要表现在以下方面:
2.1 档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置
真实性是档案的基本特性,没有真实性,人事档案也就失去了利用价值,失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现有的档案材料中年龄越填越小,学历越填越高,工龄越填越长,有的档案材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现,使档案丧失了真实性、权威性、严肃性,使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定,必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响,从而有可能使组织错过发展机遇。
2.2 档案材料内容简单雷同,降低了人事档案对人力资源开发的参考价值
人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照,本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌,使考察者在翻阅档案时能够一目了然,如见其人。然而,如今人事档案材料单一,内容抽象,鉴定、考察材料中套话、空话多,体现不出个性特色,失去真正意义上的参考价值,进而影响到员工的正常晋升和选拔,挫伤了员工的积极性,导致组织蒙受不必要的损失。
2.3 个人档案材料分散、缺失,破坏了人事档案的整体性,降低了人力资源的效力
人事档案归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体,但长期以来,由于宣传力度不够,个人不够重视,致使档案材料分散、缺失。如由于工作调动,致使一部分材料滞留在原单位;学生参加工作,档案留在学校;取得学历文凭,学历材料存放在自己手里,等等。现阶段人才流动性大,各单位为引进高素质人才,采取一系列措施吸引人才,包括为引进人才重新建档。弃档、重新建档现象,破坏了人事档案内容的完整统一,降低了人力资源的效力。
2.4 人事档案管理手段落后,制约了人力资源的开发
现代人力资源管理要求人事档案管理科学化,及时有效地提供各种信息,为人力资源管理提供服务。但现阶段人事档案管理仍处于传统的管理模式,以手工操作、检索为主,管理人员满足于看摊守点,缺乏创新精神和竞争意识,无法为人力资源开发提供有效的服务。
3 改进人事档案管理,为现代人力资源管理服务
人事档案管理必须要适应现代化管理的要求,积极拓展管理职能,使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求,为人力资源开发提供强有力的保障。
3.1 切实提高档案管理人员的素质
在知识经济时代,随着现代化水平的不断提高,旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时,要注重对现有人员进行培训,全面提高档案管理人员的素质,使他们能够适应新形势下的新要求;要让他们端正思想,摆正位置,增强服务意识,改变过去坐等上门的被动服务方式,积极主动地与各部门沟通协作,及时有效地提供各种信息,更好地为人力资源管理服务,为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任,提高全民档案意识,形成人人关心档案的局面。
3.2 建立健全合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真,确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确,装订整齐;在递转档案中要做到按章办事,确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则,注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系,及时更新、补充档案新材料。这一切,都离不开严格合理的规章制度。
3.3 加快人事档案工作科学化、现代化进程
随着时代的发展,档案材料越积越多,传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便,容易延误时间,而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统,通过微机终端和系统互联,可以实现个人信息微机检索和联网查询,及时更新档案信息,最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务,更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
一、“治理”思想
——变事后治理为制度治理和全程治理
人事档案质量审核工作及人事档案清理工作的做法，均属于事后治理的工作思路和工作方式。其效果是可以提高人事档案积累的数量和整理质量，但是却没有从根本上改变人事档案管理的整体制度水平，即建立可以从根本上保证人事档案数量和质量的制度规范，防止日后再一次的清理、审核。所以转变人事档案管理的“治理”思想，变事后治理为制度治理和全程治理，才能保证人事档案的齐全完整和质量优化。
第一，整体设计规则。保证制度建设的体系性和有机关联性，避免制度建设的零散性和矛盾性。
第二，整体推进规则。人事档案管理工作制度体系一旦确立之后，就应当采取整体推进的方式予以落实和实施。不能搞所谓“成熟一个，推出一个，落实一个”的亦步亦趋式的制度执行，因为这样会造成执行者的困惑。由于新制度和旧制度（未改变的传统制度）在内容规定上会存在这样或那样的冲突和对立，在旧的（原有的）制度未被废止之前，新的制度很难达到预期制度治理的目标。所以，坚持整体推进规则，为保证人事档案改革工作的正常进行，是必须要予以遵守的一项基本行为和思想规则。
第三，长期实践规则。“实践是检验真理的惟一标准”，这是中国改革开放最重要的理论思想成果。在人事档案治理思想中，我们也应始终坚持这一重要指导思想，不能认为人事档案的管理制度体系一旦建构完成，就不能加以改变了，而应当根据人事档案信息发挥作用的规律性和特点，以及国家和社会物质文明、精神文明和政治文明建设的总体要求，及时调整人事档案管理制度中的“不和谐”因素和规定事项，保证人事档案作为社会人力资源管理重要信息资源的实现。
第四，有效落实规则。对人事档案进行有效治理的思想观念、制度体系、保证措施的落实，是衡量人事档案管理改革工作成效的重要尺度。没有落实，好的观念和思想及合理化建议只是停留在“学术思想交流”层面，而在国家的人事档案管理政策、立法和制度层面却毫无反映，那么再好的“治理”思想和制度构想都只能成为泡影和空中楼阁，无异于“画饼充饥”。
第五，系统更新规则。对制度内容的调整或改革，不可只针对其中的某一项制度搞“小型手术治疗”，而应该充分注意到人事档案管理制度的整体性和内容的相互关联性，对制度的“诊断”和“治疗”均应全盘考虑，作到整体更新，以达到联动高效的制度建设目标。
二、“规制”思想
——变管制、控制为规制
通常意义上的“规制”是指依据一定规则对特定社会背景下组织的人事档案管理活动进行限制。其内容包括：规制的依据，即国家对人事档案管理的规制不是随意进行的，必须有比较充分的依据；规制的主体，即由什么组织和部门来制定和监督“规则”的执行；规制的范围，即规制所涉及的人事档案管理工作的具体领域和范围；规制的对象，即规制作用的组织、团体和人员；规制的特性，即规制实质上是一种限制性行为。国家可以通过制定有关人事档案管理工作的政策，激励社会组织为其从业人员建立完善的人事文件材料和相关数据资料的积累、保存、鉴选和利用制度，并通过提供有关的制度范本，引导各社会组织自觉地维护人事档案相对人的合法权益（如知情权、修改建议权、无偿的信息获取权等）。国家应根据现代社会人才流动的特点，从直接控制的管理模式中走出来，扮演一个游戏规则制定者和监管者的角色，并逐渐形成一种社会激励机制和规范机制。这种变革思想，不仅可以使国家，特别是政府有关部门有效地减少管理成本和大量的事务性劳动消耗，而且可以充分地利用各种社会组织的资源，达到国家人力资源管理的目标。实践表明，政府部门如果什么都直接去管，反而会出现许多人事档案管理活动中的漏洞，“挂一漏万”，而采用规制思想，则可以使整个社会的管理更加井然有序。
在计划经济时代，国家对人事档案的管理思想是直接管制性的，而在市场经济时代国家对人事档案的管理思想则应当是更多地采用“规制”思想，间接地实现管理目标。从目前理论界的研究成果看，一种主流意见就是对“体制内人员”的人事档案采用直接“管制”的方式，严格地加以控制；而对“体制外流动人员”的人事档案则采用“引导”方式来进行管理。这种思路看起来是一种比较稳妥的人事档案改革思路，但是并没有真正起到良好的现实作用，其有效性依然值得怀疑。因为，这种所谓的改革思路依然是以承认传统的人事档案管理制度基本合理为前提，并没有真正触及社会转型变革后人事档案管理工作所暴露出来的实质性问题。正如近年来中组部组织开展的人事档案审核工作，虽然是想对“体制内”的国家公务员的“干部档案”管理规范化做一些有益的工作，但是却使得整个社会中的许多单位和部门“闻风而动”，大规模地开展人事档案材料的“补充和完善”工作。尽管在客观上起到了一些积极作用，但由于“事后补充的材料”并不是伴随着人事管理、人力资源管理工作“自然形成的”，所以在一定程度上影响了人事档案内容的真实性，也给许多单位和部门的人事档案管理工作带来了额外的工作负担，甚至出现了“画虎不成反类犬”的情形。因此，转变管理理念，真正按照市场经济的规律行事，是每一位关注人事档案管理改革的人士都应首先确立的基本指导思想。
人事档案并不是一种简单的“控制”工具和手段，而应该是组织合理发现人才、使用人才、发挥人才积极作用、增强人力资源合理使用价值的工具和手段。按照实事求是的思想观点，尊重人才，客观地反映和记录有关人员的德、才、能、绩等方面有价值的信息，才是新时代人事档案工作的基本出发点。基于此，我们认为当今中国人事档案管理改革首先应该消除的就是计划经济时代残留的旧思想和旧观念，为每一位参与国家建设和社会活动的“社会人”都留下比较客观的历史记录，而不应该使“人事档案”成为某些特殊人群的“专有物”。无原则地放开所谓“社会流动人员”的人事档案管理的思想，无助于国家掌握社会人才分布和使用状况，以及人员能力、社会诚信等状况，也会在一定程度上损害国家的根本利益。“以人为本”是我们制订有关人事档案管理政策和人事档案管理法律法规的重要指导思想，符合人员合理流动的客观需要，同时也能够体现“社会公平”原则。
三、“公开透明”思想
——赋予人事档案相对人以合法的知情权
人事档案的内容是否向相对人公开，是反映一个国家公民人权状况的重要尺度。从历史角度来看，我国的人事档案和户籍档案的管理理念和管理模式都是建立在对国民进行有效地区性控制的指导思想和观念基础上的。通过“户籍档案”把人控制在一个地域范围内，通过“人事档案”把人控制在一个“单位”内，从而实现对人的严格控制。这种政策和做法在封建时代和社会发展初期对有效管理社会居民，维护社会稳定，充分利用社会人力等确实起到了一定的积极作用。但是随着社会生产力的发展，特别是城市化和信息化的发展，越来越多的人开始在城乡之间、单位或部门之间流动，寻求能够充分发挥自身作用、创造更多价值的机会。与此同时，一些现代企业和单位为了谋求更强的生存和竞争优势，创造更多的经济效益和社会效益，也采取各种措施招揽人才。正是在这种人与组织的交互需求的驱动下，社会人才和普通劳动者开始打破了传统社会的“户籍”和“人事”管理的藩篱，从一个地区到了另一个地区，从农村来到了城市，从一个单位来到另一个单位，从一个部门来到了另一个部门。然而，我们不难看到，我们的社会管理体制和相关的政策和制度并没有及时做出调整和改变，“生产关系”和“上层建筑”层面所暴露出来的问题也日益突出。在目前情况下，我们国家的有关部门已经对“户籍管理制度”进行了较大幅度的改革，并取得了一定的成效。如“城市绿卡”制度的实施，城市外来务工人员管理政策的变革等都张显了党和政府适应时展需要和努力改革的决心。然则对于“人事”管理制度和“人事档案”管理制度方面的改革却依然存在着“雷声大、雨点小”的问题。一方面理论界、法学界、新闻界等社会层面的呼声很高，理论研究也提供了许多改革现状的思路，可是在实践层面却未见有什么根本性的变革措施出台。就社会各界人士关心的人事档案知情权问题来说，我们的组织部门、人事部门和社会劳动与保障部门都依然故我地明文规定“禁止本人查阅自己及直系亲属的档案”或“本人不得查阅自己及直系亲属的档案”。这类规定的法律依据是什么呢？也许只是按照“战争年代”或“以政治为纲时代”的封闭性管理要求所确定的“惯性”做法和规定，“顺水推舟”地沿袭下来罢了！
我国《宪法》所规定的“中华人民共和国的一切权力属于人民”的法律精神应该成为我们的组织人事部门变革我国传统的、僵化的人事档案管理体制根本性的指导思想和法律依据。还权于民，把本应属于公民的人事档案知情权还给每一个人事档案相对人，并不是组织和人事档案部门及社会劳动保障部门对人事档案相对人的施舍和怜悯，而是历史性地重新确认了人事档案相对人应当享有的基本民主权利——对记录自己德、才、能、绩等各方面数据和信息的人事档案的知情权。
知情是人事档案相对人对有关组织和单位错误记录和不合理、不合法的“组织结论”进行申述的前提。新的人事档案管理制度中必须明确规定相对人的这种基本民主权利。就实践层面所反映出来的问题来说，多数相对人的合法权益受到损害的根源就是对自己人事档案内容的不知情，不知道自己曾经工作过的单位对自己做出过什么样的“结论”。例如，一位到某所大学进行深造的学生在毕业后很难找到工作，后来才知道自己的人事档案中有一条这样的记录：“该同志由于经济方面的问题从本单位辞职”。这种不明确的组织揭露被许多用人单位误认为是：该同志由于在经济上存在贪污、渎职等方面的问题，所以才被迫离职求学的。类似的问题还存在很多，有的组织为了限制人员的合理流动就在人事档案中“塞入”了一些不客观的“组织结论”，致使一些相对人长期无法找到工作，甚至造成终生的消极影响。凡此种种，无不说明实施人事档案管理透明体制的必要性。
四、“多元管理”思想
——将人事档案的建档权和管理权赋予用人单位，彻底改变“档随人走”的一元化管理思想
作为我国人事档案管理的一项典型制度就是“档随人走”，相对人在组织之间的工作调动发生时，其人事档案也要转到相应的组织或单位的有人事档案管理权的部门集中管理。“档随人走”这一制度的设计初衷是为了给用人单位提供一套完整的反映相对人以往历史经历的记录材料，然而在实际执行的过程中，该制度规定却已经暴露出诸多问题。这些问题归纳起来主要有：
第一，人事档案成为一些单位限制人才合理流动的工具。在一些用人单位看来，你不是人才吗，你不是想流动吗，我偏不允许你流动，不给你调档，看你怎么办？急需人才的单位由于档案相对人的人事档案不能正常转出，也不能正常接收聘用。虽然有些走在改革开放前列的单位，“冒天下之大不韪”，为有关急需人才“重新建档”，但却都苦于没有政策依据，只能当作权宜之计。
第二，人事档案被一些“弃档”者视为“鸡肋”，成了事实上的“无头档案”。由于目前社会用人、用工制度的变革，一些用人单位也不需要人才原单位提供什么人事档案，只要你人来工作就行了，所以，这些人员的人事档案就成了名副其实的“无头档案”——找不到档案相对人下落的人事档案。人事档案的功能和作用丧失殆尽！管理这些人事档案就成了社会的一种负担，没有什么管理效益可言。
第三，由于一些人员在办理出国手续、医疗与社会保险、子女就学等事项的过程中发现自己的人事档案还有用，所以到有关单位或人才交流服务中心及社会劳动保障部门去寻找相关的政策所要求提供的“人事档案证明”材料，却发现本人的人事档案已经被转到了原籍所在地的档案馆或街道，而且记录不全。一些人找到了自己的人事档案后却发现原来人事档案中的相关证据材料根本就不存在；一些相对人即使找到了自己人事档案的下落，也被人才交流服务中心所要求补交的巨额管理费吓倒，不得不无功而返；一些出国回来报效祖国的留学人员也发现自己的人事档案内容匮乏，无法给用人单位提供相对完整的人事档案证明材料。
重视人才的能力和在新单位中的工作业绩，已经成为越来越多用人单位的基本诉求。消除人事档案的一些不应存在的政策性功能，已经成为社会发展的普遍呼声！放开人事档案的建档权和管理权，让每个用人单位都能有权利为所任用或聘用的人员建立反映员工在本单位工作活动中的能力表现和工作业绩的新型人事档案，可以从根本上克服上述矛盾，充分调动人才的工作积极性，体现社会公平原则，并使人才为国家的各项建设事业做出更大的贡献，减少不必要的后顾之忧。因此，在人事档案管理体制的变革方面，改变“一元管理”制度设计的内容，实行“多元管理”的新制度，即坚持人事档案管理的“属地原则”（档案在哪个单位形成，就保存在哪个单位）和用人单位的建档原则（每个用人单位都可以建立人才或员工的人事档案），不仅可以有效地保证公民的人事档案记录的完整性，而且可以充分体现党和国家鼓励人才合理流动的政策要求。
【摘要】我们在整理人事档案过程中,常会遇到档案材料不齐全或手续不完备、内容不清楚的材料进入档案,在接待档案利用者的过程中,发现阅档者不清楚人事档案的内容分类,不知如何入手查阅,也时常遇到不具备阅档条件的人员前来要求查阅和利用等。追其原因多是因为对人事档案的不了解造成的。因此强化有关人事档案的概念及管理意识、了解有关人事档案知识,对人事档案的管理与科学的利用起了重要的作用。
【关键词】人事档案;内容;来源;鉴别;利用
人事档案是组织人事等部门按照党的有关政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察了解和选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分。依据中组部的《干部档案工作条例》,人事档案管理包括:档案管理的体制、机构和职责;档案的内容和分类;档案的管理范围;档案材料和收集、鉴别与归档;档案的保管与保护;档案的提供利用;档案的转递等。
人事档案作为国家档案中的一种特殊的档案,依据中央组织部及国家档案局的要求,在档案管理中有其完整的管理模式和管理制度,对档案材料的收集、鉴定、整理、查阅、保管范围以及转递程序都有原则上的要求,确保了人事档案的完整与安全,从规章制度上杜绝了涂改、撤换、销毁、伪造等违法违规事件的发生,保障了档案材料自身的原始性和真实性,保障了人事档案的利用价值。同志的讲话“使档案得到安全的保管和科学利用”,准确地把握了档案工作的两个显著特点,一是安全的保管,二是科学的利用。维护及确保档案的完整与安全、科学的利用档案,是档案工作者的工作准则和责任。
人事档案不仅是考察了解和选拔干部的重要依据,更多的利用于人事工作中。档案作为记录个人经历,政治面貌,品德作风等内容的重要材料,在现阶段仍发挥着凭证、依据和参考的作用。如调动工作、出国政审、评定职称、求学、公证、出具各类人事证明等,办理退休、缴纳社会养老保险金等问题上,个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、参保时间等都将成为主要依据。
但在实际工作中经常遇到一些诸如档案材料收集与归档材料的不规范,有些该归档材料的没有归档,阅档者不知如何寻找线索,并以材料形成的程序去全面地获取所需要的信息等问题,也常遇到不具备阅档条件的人员前来要求查阅、利用等情况。本文介绍人事档案管理的一些有关概念及知识,期望强化有关人事档案的概念及管理意识、了解有关人事档案知识,以利于人事档案的管理与科学的利用。
1 人事档案内容和分类
档案的内容分为十类:
第一类履历材料:履历表、简历表,干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等类人员登记表,个人简历材料,更改姓名的材料。
第二类 自传材料:自传及属于自传性质的材料。
第三类 鉴定(含自我鉴定)、考核、考察材料。以鉴定为主要内容的各类人员登记表,组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表,干部考核和民主评议的综合材料。
第四类 学历和评聘专业技术职务材料。学历、学位、学绩、报考高等学校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习和培训结业成绩表、学历证明材料、选拔留学生审查登记表;培训和专业技术职务任职资格申报表,专业技术职务考绩材料,聘任专业技术职务的审批表等材料。
第五类 政治历史情况的审查材料。包括甄别、复查材料,审查结论、上级批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改民族、年龄、国籍、参加工作时间等的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料。
第六类 参加中国共产党、共青团及派的材料。
第七类 奖励材料。包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹、各种先进人物登记表、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类 处分材料。违犯党纪、政纪、国法等处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查;法院审判工作形成的判决书等。
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职等的登记表、呈报表、审批表、审批材料;各种代表会代表登记表。
第十类 其他可供组织上参考的材料。包括有残疾的体检表,残疾等级材料,因公受伤的证明材料;讣告、悼词;年度思想总结、小结,大中专毕业报到证等材料。
2 档案材料的来源与收集
人事档案材料产生于现实工作之中,从其来源看,有个人形成的,也有组织上形成;从材料形成过程来看,即有在现实工作中由组织和个人自然形成的,也有组织上为了解个人情况而专门布置填写的。所以人事档案是一个动态的,不断有材料增加。
档案材料主要来源、收集及补充约有以下途径:
(1)通过组织、人事部门收集职工工作中形成的档案材料。
(2)通过教育院校、培训部门收集学生登记表、报考登记表、毕业生登记表、学习成绩表、学位审批材料、学历证明、培训结业成绩、鉴定等材料。
(3)通过所在单位收集在党、团组织建设中形成的入团材料、已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、个人总结、退党等组织意见材料。
(4)通过评定专业技术资格部门,收集评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、晋升专业职务(职称)审批表。
(5)通过有关部门收集表彰奖励活动中形成的先进工作者的登记表、先进模范事迹材料等。
(6)通过纪律检查、监察、司法及有关的行政部门,收集形成的处分决定、免予处分的处理意见、记过材料、查证核实报告、上级批复、个人对处分决定的意见、本人检查、交待材料、通报批评材料,法院判决书,复查甄别报告、决定、上级批复材料。
(7)通过审计部门收集形成的对经济工作中的评价材料,有关问题的处理意见等材料。
(8)通过科技部门、报刊等收集科研成果及重大影响的论文、著作、译著等的目录。
(9)通过卫生部门收集工作人员因病、工伤、意处事故、致残的体检表、鉴定等有关材料。
3 档案材料的鉴别及归档要求
为保证档案材料的原始性、客观真实性,保证人事档案的安全与利用,严格控制进档材料的来源与收集是必要的,对档案材料的鉴别也是必不可少的:
鉴别归档材料,必须根据中央有关文件精神,以有关规定为依据,坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及保存价值,确定材料是否归档。
对收集、补充的档案材料必须来源清楚,甄别材料的真伪及价值,确定材料是否归档。
属于归档的材料应真实客观,材料必须文字清楚,对象明确,手续完备,属于成套的材料必须完整齐全,有些材料需经组织审查盖章或本人签字后方能归入档案。
归档材料应是原件,一般不得使用复印件代替原件存档。
人事档案材料,须统一使用16开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
材料转递、归档的过程要符合组织转递手续及程序。
4 利用人事档案的有关查阅原则
查阅档案单位及查阅人,在其批准权限、职责范围内,因工作需要查阅和借用干部档案,须以《干部档案工作条例》中的查阅原则为依据,遵守档案的提供利用之规定。
查阅单位及查阅人应携带填写规范、经单位组织负责人批准并加盖公章的《查阅人事档案介绍信》,填写查阅《干部档案审批表》查阅档案,不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。
凡查阅干部人事档案,利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅,档案一般不外借,如必须借出使用,要说明理由,经主管部门负责人批准并严格履行登记手续,限期归还,妥善保管,严格保密,不得擅自转借,不准交给无关人员和本人翻阅。
查阅干部人事档案一般要求两人或两人以上,查阅档案人员必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
借用、查阅单位或个人,不得擅自拍摄复制档案内容,因工作需要从档案中取证的,须经档案主管部门同意后,方可办理。复制的档案材料,不得给无关人员观看或自行转递,用毕负责销毁。
查阅者不得假公济私,不得泄漏或擅自向外公布档案内容,违者视情节轻重,予以批评直至纪律处分。
一、汤国基档案事件
汤国基，知名青年作家，在海内外发表作品三百多万字，1983年毕业于湖南益阳师范专科学校。在那个急需人才的年代，汤国基并没有顺利地找到工作，而是多次被拒绝。20多年来，汤国基一直以自由撰稿为生，没有正式的工作单位。2002年12月3日下午，汤国基突然接到了由宁乡县教育局安排挂靠的单位——东湖塘初级中学的电话，要他“赶快回宁乡办理精神残疾手续，以应付再就业政策的检查”。这是他第一次听到有人以组织的名义认定他是“一个精神病人”。2003年6月，一位正直人士向他住所的信箱里投进了三份复印件：处分决定、毕业鉴定和精神病司法医学鉴定书。
此时，汤国基才最终明白自己20多年来找不到工作、谈不到对象、处处碰壁的原因。那就是他曾经得罪过的班主任，在他的档案里明明白白地写到：“该生平时很少参加政治活动，经常不请假旷课，胸襟狭窄，多疑善嫉，经常扬言报复杀人——有时精神有反常现象。有严重的神经官能症，不宜担任教学工作”等评语。而此前，汤国基对此却一无所知。
汤国基档案事件揭示了传统人事档案制度真实记录功能的部分丧失，表明了现行人事档案制度存在着严重的信息不对称问题。这种制度剥夺了公民对人事档案的知情权，违背了现代管理“以人为本”的原则，造成了现有人事档案制度社会公信力的不足。因此，我国人事档案制度应该进行合理地改革，人事档案信息应该适当地公开，从而使人事档案能够更好地为现代社会服务。
二、人事档案信息公开的依据
1、理论依据
知情权是指公民、法人及其他组织，知悉、获取官方或非官方信息的自由和权利。这一概念是由美国新闻编辑肯特·库柏在1945年首次提出的。二战后，美国联邦最高法院通过判例确认了此项权利。在许多国际法中，知情权都是公民的一项基本人权，是基于人的自然本性和社会本性的需要而产生的社会权利，是先于法定权利而存在的社会道德与习惯权利。《世界人权宣言》就曾确认：人人有权享有通过任何媒体寻求、接受、传递消息和思想的自由。随着社会的进步、经济的发展，现代社会民主法治不断完善，公民民主权利意识不断增强，知情权作为一项独立权利也在不断地发展演变，其外延在不断扩大，“知情权既有公法权利的属性，也有民事权利的属性，特别是对个人信息的知情权，是公民作为民事主体所必须享有的人格权的一部分。”
2、法律依据
我国宪法中虽然没有对公民知情权的明确规定，但不等于说我国公民就没有知情权。我国宪法第二条第一款规定：“国家的一切权利属于人民”，这条规定确立了人民主权的原则，肯定了人民是国家权力的所有者。通过“权利推定”可以肯定，我国公民享有知情权。所以说，知情权在我国宪法中不是没有规定，而是被作为一种隐含权利体现在宪法中。因此我国公民对自己的档案信息享有一定的知情权，可以将人事档案信息向本人有条件地开放。
3、国际经验
在美国，所有任职或离职的雇员都可以在正常工作日。出于合理的要求，申请查阅本人的人事档案(鉴定、考核、录用等材料除外)，档案保管部门必须为查阅者提供免费的影印件。如果档案保管部门拒绝雇员查阅档案的合理要求，雇员可以向法庭或者有关部门申请法律援助。如果雇员对人事档案的部分内容产生质疑，可以向主管部门提出，如判定确实有错误，可将其剔除或由本人提交一份澄清事实的备忘录，放人人事档案中。非本单位的其他利用者，在证实确实需要查阅雇员档案时，也可向法院申请，经审核批准后以被授权人的身份查阅人事档案。
4、现实需求
随着改革开放的深入与市场经济的发展、公共领域的扩大与市民社会的成形，原有人事档案制度已无法适应时代转型的要求，成为阻碍人才合理流动的壁垒。2005年7月，陈潭博士主持的人事档案制度研究课题组的抽样调查显示，只有19％的受访者看到过自己的档案，而有83％的受访者认为自己应该有看到自己档案的权利。有45％的受访者认为现行的人事档案制度亟需改革，而有84％的受访者认为我国现行的人事档案制度作用不大，可有可无。公民的呼吁和无视应该引起档案界的高度重视。
此外，“汤国基档案事件”只是被媒体报道出来的一个事件，而在现实生活中也许还有许许多多与他有着相似遭遇的人们。正如汤国基在其申诉书中写的：“我希望我20多年的遭遇，也能促使党和政府痛下决心，果断地废除人事档案的填写由一两个人暗箱操作，自己的档案自己不能看的罪恶制度，建立起公正，公开，便于监督，可以申诉的新的档案制度，以保障每一个公民对于自己的档案的知情权，从而杜绝重演一句错误的评定毁掉一个人的一生的悲剧。”
三、人事档案信息公开的对策
人事档案信息公开是一项全新的工作，也是一项长期、复杂的系统性工程，它涉及组织部门、人事部门、档案部门等多个部门，需要全社会的共同努力才能完成。
1、树立“以人为本”的理念
人事档案工作人员应该与时俱进、解放思想，树立“以人为本”的理念，在人事档案管理过程中，始终把尊重人、关心人、爱护人、开发人作为工作的出发点；要具备对国家和人民高度负责的事业心和责任感，熟练掌握人事档案管理知识，采取多种方式，积极开展人事档案信息公开咨询服务，回答人们提出的相关问题，通过信息公开咨询服务，接受人民的监督。
组织、人事、劳动、档案等部门应全力营造公民对自己人事档案知情权的舆论氛围，对群众进行积极的宣传教育，提高他们的档案意识和民主法制意识，提升他们参与管理以及维护自身合法权益的能力，激发他们利用档案的热情；应打破公民对人事档案的神秘感和陌生感，使公民认识到只要履行一定的手续就可以了解本人人事档案的内容，并利用人事档案来解决一些实际问题。
2、完善相关的法律法规
我国现行的人事档案法律法规中，关于档案公开利用的条款大多是在上个世纪制定实施的。限于当时的政治、经济体制和人们的档案意识，这些条款在保障公民的知情权等方面考虑不多。例如1991年中组部的《干部档案工作条例》第三十一条就明确规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。这一规定与我国市场经济体制发展的需要和现代社会的发展趋势是相悖的。
所以，有关部门应该修改和完善现有的档案法律法规，明确规定公民对自己的人事档案享有知情权，可以合法地查阅自己的人事档案，同时保护好个人隐私权；应该根据新形势下人才频繁流动的现实，重新制订收集范围、保密期限、秘密等级等方面的规范；应该建立违法责任追究制，对应当公开而不予公开、应当保密却公开的有关责任人，追究其相应的法律责任；通过设立举报箱、向社会公布监督电话、成立监督检查小组等方式保护公民的知情权，实现对人事档案信息公开的监督。
3、转变人事档案管理模式
在社会主义市场经济条件下，我国应该改革旧的人事档案管理模式，建立新的人事档案管理模式。应该对人事档案进行社会化管理，将人事档案的收集、整理、保管、提供利用等工作交给拟建或已有的社会中介机构——人事事务所、人才交流中心、公民文件中心等等，让公共权力机构、公共事业单位与公共雇员“袖手旁观”，从而实现社会的“人事”和公共管理功能。
我国应该借鉴外国人事档案管理工作的有益经验，探索有中国特色的社会化、开放式的管理模式；应该规范人事档案工作、严肃人事档案内容，杜绝因人事档案产生的种种失范现象，充分保障公民的合法权益。在法律允许的范围内，最大限度地开放、开发人事档案信息资源，为社会各方面提供利用服务。打破城乡、区域、部门、行业、身份及所有制的限制，推动人力资源由“单位所有”变为“社会所有”，满足人才流动过程中对人事档案的需要。
综上所述，公民对本人的人事档案享有知情权，人事档案信息应该有条件地公开。这样不仅有利于增强公民的档案意识，方便公民利用档案，还有利于加强对人事档案工作的监督，使人事档案工作能更好地为社会服务。
在人才流动过程中,人事档案遗失的情形屡有发生,围绕对人事档案遗失的法律救济,司法界对此还没有得出统一、明确的结论。
本文从档案被遗失者的权利角度,以我国现行法制框架下司法机关对人事档案遗失法律救济的司法判决和司法解释为基础,尝试回答个人对自己的人事档案到底享有何种权利;属于财产权,还是人格权;在人事档案被遗失时,档案被遗失者到底应当享有哪些范围内的救济等问题。
一、现行法制框架下人事档案遗失权利救济的困境
(一)白万锦案
在白万锦案中,一审法院认为,被告经济公司未经人事劳动部门批准,擅自从八七三厂办出原告白万锦的人事关系,违反了干部管理(流动)制度。被告收到原告档案后又不妥善保管,使其档案遗失多时,造成原告虽找到接收单位但因没有档案而使其调动落空,给原告精神上、经济上造成一定损失,被告对此应负主要的民事责任。但是该判决被二审法院以“不属于法院的受理范围”为由而撤销。1
该判决一经做出即受到不少批评,认为:“这一处理结果从保护公民的合法民事权益方面来看确实是值得探讨的。因为换一角度讲,本案可视为原、被告之间已形成档案保管合同关系。八七三厂在原、被告协商一致时将原告档案寄给被告,被告收到档案时就取得了对保管物的占有,原告也完成了其交付保管物的行为,被告作为保管人就应履行其妥善保管寄存物的义务,而被告却将原告档案遗失,违反了合同义务,同时也侵犯了原告的经济利益,故被告应负违约责任”2。
(二)最高人民法院的立场
《最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》指出,保存档案的企事业单位,违反关于妥善保存档案的法律规定,丢失他人档案的,应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的,人民法院应当作为民事案件受理。3
该复函的意义在于:首先,肯定了个人对人事档案合法利益的可诉性,明确规定档案被遗失者对导致其档案丢失的企事业单位享有诉权,赋予了档案被遗失者的诉讼当事人资格;其次,规定了档案保存人应当承担责任的构成要件,特别是明确了只有在档案保存人具有过错时才可能承担相应的民事责任,这里的过错是采用客观化的方式予以规定的,即“违反关于妥善保存档案的法律规定”;第三,明确了档案被遗失者与档案保存人之间的法律关系为民事法律关系,非劳动争议,不适用劳动争议的强制仲裁程序。但是仍然没有解决以下问题:第一,个人对人事档案到底享有何种权利?第二,档案被遗失者要求档案保存人承担的民事责任究竟是违约责任,还是侵权责任?是否有精神损害赔偿适用的余地?
(三)周玉富案与刘甲湘案
在周玉富案中,两审法院均认可了原告与档案保存人达成的经济补偿协议,但拒绝原告提出补办档案的诉讼请求4。
在刘甲湘案中,原审法院认为:“对于刘甲湘在其档案丢失之后的相关损失,应由香山饭店予以赔偿。……这种赔偿是对刘甲湘因此受到的可预见损失的一次性赔偿,具体赔偿数额,法院将酌情予以判定”。二审法院明确表示:“有关个人的人事档案是证明个人客观经历的文件材料,是历史地、全面地考察职工的依据,也是国家档案的组成部分,档案保存时间相对职工个人来说是终身的,一切单位都有义务妥善保护档案”,“香山饭店作为刘甲湘人事档案的保管单位,未尽到妥善保管刘甲湘人事档案的义务,造成刘甲湘的人事档案丢失,不可避免地影响到刘甲湘办理退休手续及养老保险、医疗保险等手续,原审法院判决香山饭店赔偿刘甲湘在其档案丢失之后的相关损失正确。”5
综上,从案由的角度看,这三个判决的案由各不相同,白万锦案以人事档案遗失造成不能正常调动工作的独立案由进行立案,而周玉富案是按照一般劳动争议案由进行立案,刘甲湘案则是按照财产损害赔偿纠纷进行立案;从判决的内容看,与在白万锦案一审判决中法院承认在人事档案丢失时会给当事人造成精神上和经济上的损失从而判决赔偿精神损害和经济损失不同,较晚的司法实践不但没有明确个人对自己的人事档案到底享有何种权利,而且也没有明确是否有承担精神损害的可能性,更倾向于将该权利模糊地归于财产损害的范围,仅仅给予经济损失的赔偿。
毫无疑问,必须首先回答个人对人事档案享有何种权利,才能为人事档案遗失的权利救济奠定一般的权利基础。追问该问题的重要意义,不仅在于档案丢失的救济方面,还在于在档案记载不真实、被非法转递(出售、提供使用)、被非法获取时的救济问题。
二、个人对人事档案合法利益的权利化:个人信息权的阐释
(一)人事档案的本质
有论者认为,民法上的“物”是指存在于人身之外、能够为人力所支配并能满足人们某种需要的物体,个人的人事档案完全符合这些特征,因而是个人享有的物权的客体,可适用物权的保护方法加以保护。6
这种观点实际上是站不住脚的:第一,它不能纳入我国法中“物”的范畴。我国《物权法》上物的概念,在立法上和在学说上都是依循德国法的观点限定为有体物,主要是指不动产和动产,仅在法律规定权利作为物权客体的,才依照其规定7。从档案的内容上,档案的内容仅仅是记载的信息,这些信息是无体的,不能归入有体的范畴。第二,它不能为个人所支配。人事档案是由专人负责管理的,提供使用和转递制度严格地限制了其他人的使用,而对档案当事人本身而言,无论档案记载的内容为何、档案记载是否有错误、 被提供给何人查阅,本人是无法知悉的8,更遑论支配的问题。所以在现行法律制度下个人对人事档案无法行使物权所能包含的占有、使用、收益和处分权能。第三,它的载体不是档案当事人的私有财产。人事档案是国家机构或被授权的企事业单位依法建立和管理的人事信息资料,其纸质载体并非由当事人提供,当事人没有取得对人事档案的纸质载体的合法依据,确切地说,人事档案的载体应该是档案制作和管理机关所管理和处置的公共财产。因此,不能将人事档案视为个人的物权客体。
笔者认为,这些信息是个人信息。从人事档案的内容看,人事档案是由最全面、最深刻地反映个人情况的材料构成,包括履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、参加中国共产党、共青团及派的材料、奖励材料、处分材料、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料、其他可供组织上参考的材料。9即得以直接或间接方式识别个人的信息。根据独联体《个人信息示范法》10第4条第5款,自个人信息主体死亡时起,个人信息法律制度替换为档案保管制度或本国立法规定的其他法律制度。即个人信息与人事档案并不相同,在当事人活着的时候为个人信息,在当事人死亡后才转变为档案,个人信息制度向档案制度转变的关键性法律事实就是当事人死亡。
(二)个人对人事档案的权利:作为隐私权重要内容的个人信息权
在现代信息社会,信息自主日益重要而成为法律规范的重点11。在现代信息处理技术日益发展,电子档案迅猛发展的背景下,虽然每个公民必须对社会公益作出让步,但个人隐私权和社会需要两者之间的平衡必须保持12,个人信息权制度可以平衡个人与人事档案管理者之间在个人信息上的紧张关系。
在我国,通过司法解释引入了隐私权制度13,但欠缺个人信息权的规定。《中华人民共和国刑法修正案(七)》第七款引入了对个人信息的刑法保护,这是我国立法首次提出对个人信息的保护。据此,国家机关或金融、电信、交通、教育、医疗等单位及其工作人员,违反国家规定,将本单位在履行职责或提供服务过程中获得的公民个人信息,出售或非法提供给他人,窃取或以其他方法非法获取上述信息,或将承担刑事责任。该规定仅限于对公共机构或具有公共机构性质的单位在获取、提供个人信息方面的行为进行规范,对个人信息的收集、处理、转递、国际交换、信息准确、信息安全等内容无法也无能力进行规定,亟需专门的个人信息保护法出台。笔者认为,在现行法制,特别是民法没有明确规定个人信息保护制度的现实下,应将人事档案作为“其他人格利益”纳入一般人格权的范畴,予以保护,逐步在此范畴内形成个人信息保护的司法判决。
针对我国当前的人事档案管理现状,尚需研究:在人事档案的内容正确性方面,应当允许依照当事人的请求适时更正或补充;在人事档案的个人参与方面,应当承认个人有权确认人事档案的内容,并有权请求进行更正和阅读的权利;在人事档案的个人知情方面,应当承认个人有权要求档案管理者告知自己的人事档案被提供给何人查阅,在对人事档案材料进行更正或补充时,应向以前的档案查阅人提供新的档案材料等。简而言之,在保障个人信息权的视角下人事档案制度应当进行哪些修改和变更,以应社会经济发展,是档案学和法律学亟待共同研究的问题。
三、人事档案遗失权利救济的实现
人事档案遗失时的立案案由,应当统一为“隐私权纠纷”或“一般人格权纠纷”14。在发生侵权责任与违约责任竞合时,由当事人选择。在选择违约责任时,不能获得精神损害赔偿,只能获得物质损害赔偿,而选择侵权责任时,既可以获得精神损害赔偿,也可以获得物质损害赔偿。在档案遗失事实明确的前提下,笔者认为,受害人选择侵权责任的救济是最为有利的。
当事人可能寻求的救济途径主要是赔偿损失。前述案例看,在人事档案遗失时受害人可能获得的损害赔偿的范围并不明确,要么是对精神损害和经济损失一起判赔,要么是仅仅赔偿经济损失。笔者认为,在将个人对人事档案的权利定位于人格权的背景下,人事档案保管单位遗失个人的人事档案,意味着对当事人人格权的侵犯,可以被判定承担精神损害赔偿。对于可能给当事人造成的经济损失,也应当给予赔偿。但是比较困难的是如何界定经济损失的范围。
第一,由于档案遗失不能办理正常工作调动的机会损失。对于此类损失,我国侵权法学者研究的比较少,但是从司法实务来看,也没有统一的意见。在白万锦案中一审法院是支持了受害人提出的机会损失的,但是没有指出机会损失的赔偿范围和赔偿数额的确定方法,二审法院则完全否定了赔偿机会损失的可能性。在此情况下应由法院根据具体情形行使自由裁量权酌定赔偿数额。
第二,由于档案遗失不能办理退休与养老、医疗保险的经济损失,应当根据不能办理相应手续所造成的实际损失进行全额赔偿。
综上,在人事档案遗失时,对于当事人的损害赔偿应当包括精神损害赔偿和物质损害赔偿,后者包括由于档案遗失不能办理正常工作调动的机会损失和不能办理退休与养老、医疗保险的经济损失。
此外,在人事档案遗失时,其中的部分材料可否补办,应从保护受害人的权利和保障受害人未来的正常工作和生活出发,由档案管理人出具档案遗失证明并承担费用向其他单位重新办理相应的证明材料,对确实无法重新补办的原始材料,可以用经办人或当事人的书面证明替代。
论文关键词：高校人事档案管理 人事档案管理制度 信息化建设
论文摘要：长期以来，我国人事档案管理工作相对滞后，存在人事档案意识薄弱，管理制度不健全，管理人员配备不足，硬件条件不完全符合档案安全保管要求，信息化、现代化水平不高等问题，在一定程度上限制了人事档案作用的发挥。本文对此进行了分析，针对这些问题，提出了全面加强高校人事档案管理工作的几点建议。
一、目前高校人事档案管理中存在的问题
1、相关机构及人员的人事档案意识薄弱，对高校人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分人员对高校人事档案管理工作认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。因此，使得人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问，在一定程度上缺乏应有的理解与重视，人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。
2、人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。有的高校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
3、人事档案管理人员配备不足，管理队伍有待加强。随着高校师资队伍的不断壮大，教职工人事档案数量增多，个人材料进档频繁，档案管理工作任务繁重，但由于重视不够，高校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致高校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。这将不利于高校人事档案管理工作水平的提高。
4、人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求。档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。
5、人事档案信息化、现代化水平不高。目前很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。这些问题的存在与高校人事制度改革的需要严重冲突。
二、加强高校人事档案管理的几点建议
1、加强人事档案的宣传教育工作，切实提高广大教职工的人事档案意识。人事档案管理部门要加强宣传力度，真正从思想上引起广大教职工对人事档案工作的高度重视和支持。各级领导要高度重视，切实加强领导，经常了解档案工作情况和存在的问题；同时在组织上、制度上给予保证，并在人力、物力、财力上给予大力支持，使人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员应当增强服务意识，积极主动地开发利用人事信息，为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。
2、要建立健全并认真贯彻落实人事档案方面的各项规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。面对新时期新任务新要求，紧密围绕《干部档案工作条例》的要求，结合高校人事档案管理工作的实际，进一步完善各项相关制度，对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度，不断规范人事档案管理。
3、增加人事档案管理人员配备，不断提高人员业务素质。首先，高校人事档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。其次，人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，因此要求工作人员严守工作纪律，不断提高自身的政治素质、业务素质和职业道德修养，拓宽知识面，不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能，充分应用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。
4、加强档案保管的基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，设立专门的档案室，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。
5、加快高校人事档案信息化建设，依靠现代化科技手段实现档案的现代化管理。充分听取人事档案工作第一线人员的意见，选用适合本校人事档案管理工作的管理软件，实现人事档案信息化。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。
全面加强高校人事档案管理，促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，使档案管理者向信息管理者转变，这样，才能更好地推动人事档案工作更好的发展。
一、高校人事档案收集工作中存在的问题
1、档案意识淡漠
由于 历史 的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断 发展 对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。
2、材料缺漏严重
随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管；还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。加上由于人事档案的管理一直是以被动的方式进行收集，即档案管理人员坐等相关职能部门将人事档案送到档案室，由于归档制度的不健全，执行不严格，也是造成档案材料收集不完整原因之一。
3、管理人员业务不熟
由于组织人事干部平时工作繁忙少有时间参加专业知识的学习，造成管理人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，造成一些人事档案材料填写不够规范，存在着不该进而进档、该进而不进档，用纸规格和书写工具也不够规范，装订顺序比较混乱，加之人事档案材料收集制度不够健全，致使一些别有用心的人为了达到某种目的，进行改档或伪造人事档案等，严重影响了档案的真实性，给人才的评价与任用带来诸多困难，使档案失去反映客观情况的价值。
二、加强高校人事档案收集工作的对策
1、加大宣传力度，增强教职工的档案意识
人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。针对目前教职工档案意识淡漠的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，主动把与教职工切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性，同时也可以在校内各级部门建立兼职档案员制度，并派专人作为兼职档案员，保持人员的稳定。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，责成他们负责本部门人事档案工作的宣传，把档案工作与教职工个人前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们对档案工作的意识，让档案工作为高校 教育 事业发展发挥积极作用。
2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性
收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着 政治 经济 体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合，在收到从外单位调入的人员档案时，要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，千方百计与外单位联系，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。被动收集往往造成一些档案材料的收集不全，档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。
3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质
为保证人事档案工作能够适应高校的快速 发展 ，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强 计算 机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着人事档案管理的信息化建设的发展，档案管理人员还要加强专业素养，这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，也才能够为高校的档案管理与服务水平的提高提供保证。
【摘要】加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。
【关键词】人事档案管理；必要性；措施
目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。
1.人事档案管理的现状如下
1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。
1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。
1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。
1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。
人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。
2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到
2.1配置专门的档案管理人员要求具有较高的政治素养和文化水平、工作勤勉认真负责。做到档案材料及时归档，装档材料鉴别、分类无误，及时提供所需人事档案信息。
2.2加强对档案管理人员的培训。人事档案记载的是历史的真实面貌，有其时代的特点。管档人员的新旧更迭，新人已经脱离了那个年代，对当时的好多事情不了解，因此查阅档案难免会有困难，提供数据会有误差。要对档案的管理知识加以系统培训，提高档案管理人员的管理水平和工作能力。
2.3加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平。建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
摘要:人事档案管理部门作为政府重要的信息机构,凭借网络、通讯等先进技术和现代管理方法,为广大社会公众提供丰富的公共人事档案信息资源,为公民更好地参与社会政治、经济、生活创造条件。但原有的人事档案管理职能不能满足为社会公众服务的需要,有必要通过拓展其职能、创新其拓展职能的路径提高公众对人事档案的利用率,提高人事档案管理的效率。
关键词:公共服务;人事档案;管理职能;路径创新
目前,我国人事档案管理机构一般隶属于组织、人事等部门。人事档案管理机构作为组织、人事部门的内设机构,主要履行保管单位人事档案,并为组织、人事部门的人事工作提供服务。随着民主政治的发展和信息技术的广泛运用,社会对于人事档案的利用需求增加,我国现有的人事档案管理服务职能体系已不能满足社会发展对人事档案管理的需求。为适应社会发展需要,同时,促进人事档案管理自身的发展,优化人事档案管理体系,需要构建面向公共服务的人事档案管理职能体系,进一步拓展我国现有的人事档案管理职能、合理界定人事档案管理中的权责范畴、提高人事档案管理机构的信息管理服务效能、重塑我国人事档案管理服务体系、实现人事档案共建共享的效果。基于此,对新环境下我国人事档案管理职能内涵重新表述,即在人事档案管理过程中要坚持“以人为本”,储存、开发和利用公共人事档案信息资源,不仅为政府机构、组织服务,还要为广大社会公众生活和公民参与社会经济、政治、文化活动提供保障和创造条件,切实保障广大人民的根本利益。
1拓展面向公共服务的人事档案管理服务职能的内容
面向公共服务的人事档案管理职能拓展,就是要将我国现有的人事档案管理从人事档案管理对象、服务对象、服务内涵等角度入手,具体来说,人事档案管理服务职能的拓展包括以下内容:
1.1管理对象由干部档案、工人档案、学生档案向外围拓展
除了干部、工人等劳动者类型外,我国其他类型劳动群体也是社会主义的重要建设者。他们在国家政治建设、经济的发展和稳定,以及社会文化建设中发挥着重要的作用。构建面向公共服务的我国人事档案管理体系,除了应管理包括干部、工人、学生等类型人员档案外,对于其他一些劳动群体,如政府、企事业单位招聘的工人,民营、私营企业者,农民等,随着时间的推移和历史的积淀,他们在参与建设社会主义伟大事业过程中也会形成许多有价值的档案材料。因此,伴随着政府对民生问题关注程度的加深和惠民政策的逐步实施,在我国人事档案管理中,可以考虑将那些与民生相关的档案材料纳入人事档案管理范围,使我国人事档案管理应民生所需,为民生服务。
1.2服务对象由组织、人事部门拓展到单位职工乃至社会公民或其他组织
随着社会民主意识的增强和社会变革的影响,除了组织、人事部门开展日常工作需要利用人事档案信息资源以外,单位职工乃至社会公民都发出了利用人事档案信息的呼声,人事档案管理利用服务面临多样化的利用需求。因此,人事档案管理机构除了面向组织、人事部门服务外,还应积极应对单位职工乃至社会公民对人事档案信息的合法利用需求。
1.3服务内涵由传统的人事档案收集、保管、统计、利用向人事信息调研、审核以及人才分析、评估等内容延伸
随着经济的发展和政治职能的转变,长期处于“养尊处优”状态的人事档案管理部门面临前所未有的压力,传统的人事档案管理工作模式(包括收集、保管、统计、利用等环节)都受到了前所未有的挑战,计划经济体制下形成的人事档案管理服务职能在新的历史条件下表现出缺位的状态。在未来人事档案管理中纳入人事档案信息的主动采集、加工、重组,调查研究及人才评估等工作内容,是信息时代人事档案提供利用工作新的内涵,也是我国人事档案管理发展新的要求。
1.4服务手段的现代化
人事档案管理手工操作形式在信息化环境下突显其不足,利用现代科学技术和方法改进管理和服务,已在人事档案管理界达成共识,人事档案管理部门也正在朝着服务手段现代化方向作艰辛努力,人事档案管理服务由以前仅能靠手工完成的服务向充分运用现代科技手段(如利用网络通讯、数字存储、计算机技术等)提供的服务进行拓展。
1.5人事档案管理工作重心的转移
全国第四次干部档案工作会议中提出,人事档案管理的工作重心从实体管理向信息管理转移。人事档案管理要不断充实和完善人事档案信息库,推动人事档案管理信息化建设,同时,人事档案信息管理内容要突破人事档案材料归档范围“十大类”的局限,对于新的历史条件下形成的反映人事档案记载主体特征的材料要及时、主动地收集,并借助现代信息技术,主动采集有价值的人事档案相对人信息。
2人事档案管理服务职能拓展模式
我国是一个人口大国,疆域辽阔,而公共管理资源又十分有限,因此,完善我国人事档案管理体系,面向社会拓展人事档案管理服务职能,实现人事档案管理体系从管理对象向服务对象、服务内涵、服务手段等方面的延伸,是一个艰巨的系统工程,不可能一蹴而就,需要有步骤、有计划地推进。
2.1由点及面延伸
长期以来,我国地区和城乡发展的不平衡,决定了人事档案管理要面向广大社会公众,坚持以人为本,为社会公共利益服务的这样一种体系的构建不可能在全国及城乡间同时开展起来。因此,应当采用试点的形式,首先在经济和信用基础好,信息化水平较高的地区试点,并逐步在全国各地区和城乡之间全面推广,使全国各地区、城乡政府部门、企业事业单位,组织、群团乃至社区都建立起包括各类劳动人民在内的相对完善的人事档案管理体系。北京、上海、广东、南京等地率先开展的一系列人事档案管理规范化服务内容,伴随着民主政治思想的推进和人员的流动,必然在全国各地、各区域延伸开来。
2.2规制与自愿相给合
用新公共服务理论的理念来指导我国人事档案管理改革,拓展人事档案管理服务职能必然会面临许多问题,其中,最突出的问题是与人事档案管理相关的国家利益、组织机构利益和个人利益间的均衡问题。在改革我国现行人事档案管理体制,拓展人事档案管理服务职能的过程中,要保证国家利益不受损害,同时,又要切实保障法人机构和公民的基本权利,因此,拓展人事档案管理服务职能宜采取规制与自愿相结合的模式。对于与国家利益和社会公共安全相关的人事档案信息,要通过制定国家法律和政策对其收集、保管、利用服务等情况进行强制规范,其中,涉及组织机构利益和个人隐私的要以保障公共利益为原则。对于其他涉及组织利益和个人隐私的相关文件资料实施自愿的原则,鼓励和倡导公民采取自行保存或委托保管等形式,依照国家法律保管与其自身利益相关的人事档案材料。
2.3“有偿”服务与“无偿”服务相结合
在我国现有的人事档案管理环境下,拓展人事档案管理服务职能宜采用“有偿”服务和“无偿”服务相结合的模式。属于基础性的,为公共利益服务范畴的人事档案管理服务经费应由国家财政统一划拨,而对于社会组织、集团和公民基于集团或个人目的而提供的特定的人事档案管理服务则宜坚持谁获益谁付费的原则,由受益的社会团体和个人支付定额的服务费用。
摘要:从人事档案工作必须适应社会人事制度变革和社会文明进步的要求,在当前我国高校人事制度发生重大改革的形势下,根据变化了的情况及时调整自己的工作内容和工作方法,这应该是当前高校人事档案工作改革的重要方向。
关键词:高校;人事档案;管理;改革
人事档案是社会组织成员在参与社会活动过程中所形成的重要历史记录。人事档案的归集和立卷要按照一定的规范和程序进行,这种一定的规范和程序就是一定时期的人事档案制度。人事档案制度必须符合国家人事制度变革和社会文明进步的要求。
一、高校人事管理出现的新情况
人事档案工作从属于社会人事制度,人事档案工作必须及时服务于社会人事制度的变革。改革开放以来,我国高校的人事制度发生了重大变化,而且这种变化正在向不断深化的方向发展。在这些变革的带动下,高校的人事工作出现了许多新情况:
(一)人员身份出现新变化。中共中央办公厅2000年的《深化干部人事制度改革纲要》提出“破除事业单位目前实际存在的干部身份终身制,全面推行聘用制度”,从根本上打破“大中专毕业生一律取得国家干部身份”的传统观念。一些高校采取“老人老办法,新人新办法”,对新招聘进入学校的人员采用聘用制、兼职制、人事制等多种方式,开始突破传统的人事编制限制,逐步转变高校教师的国家干部身份,使高校中从业人员的身份形成了多元化的局面。
(二)用人制度出现新机制。中组部、国家人事部、国家教育部2000年联合《关于深化高等学校人事制度改革的实施意见》提出“相对稳定、合理流动、专兼结合、资源共享”后,许多高校打破统一接受国家分配毕业生的传统做法,自主向国内外广揽贤才,国内高校之间、国内国外高校之间人员流动活跃,来去相当自由。这种机制促进了高校教师的校际合理流动,有利于提高教师队伍的教学和科研水平,但与此同时由于人事管理措施的滞后,高校中人在档案不在、档案在人不在、一个人在两所以上高校分别建立档案的现象比比皆是。
(三)工资制度出现新突破。随着社会分配制度改革的发展,各高校采取按岗定薪、工资浮动、确立岗位津贴、实行目标管理等多种分配方式,从根本上突破了事业单位传统的工资总额控制制度。高校工作人员“档案工资”与实际收入不符,甚至实际收入远远高于档案工资,人事档案中的记载与实际情况严重脱节的现象普遍存在。
(四)人事关系出现新内容。1995年国家施行《劳动法》和2008年国家施行《劳动合同法》后,事业单位中与其建立劳动关系的劳动者与事业单位之间的关系被明确为劳动关系,加之聘用制的全面推行,已从根本上打破了几十年来事业单位的从业人员统一按人事编制管理的传统做法,高校教职工与学校之间的关系除事业单位的人事关系外,又增加了聘用关系、劳动关系、劳务关系等多种形式,传统的人事档案管理模式已远不能适应新情况的需要。
二、改革高校人事档案管理的新思考
高校人事制度的变革给人事档案管理工作提出了许多新课题,与高校深化人事制度改革的要求相比,目前高校人事档案工作有许多问题需要尽快解决:
(一)调整高校人事档案工作的定位。目前我国高校人事档案管理方式基本上沿用着传统的干部档案管理模式,1991年中组部和国家档案局下发《干部档案工作条例》后,一些高校依据该条例规范了本校的人事档案管理工作,规范后的档案管理自然更属于干部档案管理的范畴。人事档案管理应该不同于干部档案管理,尤其是现代意义的人事档案管理,要强调档案的信息服务功能,强调档案的人力资源写实功能,强调档案对工作人员合法权益的保护功能。在高校现代人事档案工作的定位中,上述三个方面的功能应该是不能缺少的。
(二)调整档案材料的选取和归集内容。中组部和国家档案局在《干部档案工作条例》中对干部档案材料规定了十类内容,这些内容对于反映一个人的基本面貌有些是必不可少的,应该认真收集和归档。但与此同时,针对当前高校人事管理的新发展所形成的新材料,如反映教职工个人素质和业绩变化的各种培训、访学、留学、访问研究、学历提高的证书和证明材料,反映教职工与学校之间关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料,反映教职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动材料等,都应该及时归集存档。
(三)调整人事档案的保管和查阅办法。传统的人事档案管理具有严格的保密性,这种严格保密性应该是从干部档案管理的要求中派生出来的。如1991年中组部和国家档案局下发的《干部档案工作条例》中,就有查阅干部档案“应填写《查阅干部档案审批表》”,“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”等明确规定。但是如果把人事档案与干部档案明确区分开来,则现代意义上的人事档案不仅应该适当“解禁”,而且应该适度向本人开放。“美国所有的人事档案只对本人或经过本人授权的他人开放。每个雇员都可以上网查询自己的某些人事档案。”这样做不但可以保证档案记载的真实性,而且在保障教职工的知情权及其他合法权益方面更有其重要意义。
(四)调整人事档案管理的隶属关系。在传统人事档案管理理念和干部制度的影响下,高校中大中专院校毕业的人员都具有干部身份,其人事档案管理一直视同为干部档案管理,所以学校的人事档案管理机构多隶属于党委的组织部门。前已述及,事业单位人事制度改革后,高校的人事管理已经明显区别于传统意义上的干部管理,现代高校人事管理的内涵已经逐渐趋向于人力资源管理。从这个意义上说,结合高校人事制度改革的推进,重新清理和健全现代意义的高校人事档案,逐步把高校人事档案管理机构从党委的组织部门转移到学校的人事(人力资源)管理部门,这应该是高校人事档案管理改革的一项重要任务。
【摘要】随着我国市场经济的发展,高校毕业生人事档案的管理应该进行制度创新和管理创新,为促进人才的合理流动、保障高校毕业生合法社会权益和经济发展做出新的贡献。
【关键词】高校毕业生 人事档案管理 对策与思考
随着我国市场经济的发展,我国教育体制和用人制度进行了相应的改革,国家培养人才的方式方法发生了很大变化,大中专毕业生的就业制度改革也不断深入,打破了人才由国家培养,统一分配的传统做法。取而代之的是供需见面、双向选择、择优录用的高校毕业生就业工作新机制。随之而来的是高校毕业生的人事档案管理的管理机构、档案内容、转递渠道、管理方法、开发利用、重视程度等各方面出现了很多与市场经济发展不协调的现象,出现了随意涂改档案内容、档案自我管理、由于企业破产造成档案丢失、企业员工不能办理退休、因为档案内容不全不能够办理社会保险缴纳、转移等诸多问题,大大制约了高校毕业生的就业与合理流动。近期,就进入我市就业的高校毕业生采取了座谈交流会、书面统计和实地调查形式,对高校毕业生人事档案管理的情况进行了深入调研。
1 我市高校毕业生档案管理工作现状
高等学校毕业生档案是毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、身体状况以及在校奖惩情况等综合记录,是用人单位了解毕业生,挑选人才,合理使用人才的重要依据。我市人力资源行政管理部门高度重视高校毕业生的人事档案管理工作,东营市毕业生就业办公室和东营市人才服务中心是专门负责我市生源毕业生和来我市就业的大中专毕业生就业服务的专门机构。主要服务范围是学生报道、档案转递、就业协议签订、就业培训、创业扶持、三支一扶考试、职业介绍、社会保险缴纳等一系列针对毕业生就业的管理与服务工作。2009年,我市接收高校毕业生共计有12108人,登记就业10590人,未就业1518人,就业率达到87.5%。
2 存在的主要问题
(1)管理机构不统一
我市现管理高校毕业生档案的部门大致有五类机构:一是考取了机关事业单位的高校毕业生,由用人单位上级行政部门进行管理。二是未就业或到非公企业就业的高校毕业生由人力资源和社会保障部门所属的人才服务中心和职业介绍中心管理;三是师范类高校毕业生由教育行政部门进行管理;四是具有人事管理权限的国家企业或国有控服企业,例如:国有四大银行、商业银行、保险机构、电力部门等。五是由于学校和学生个人的原因,还有相当数量的学生档案目前还存放在原学校、学生个人手中或非公企业人力资源部。
(2)转递渠道不规范
现在高校毕业生的档案大部分由学校直接寄往学生毕业前所签约单位所在城市的高校毕业生就业机构,然后再由毕业生就业机构根据高校毕业生毕业生所签约单位所在市县区将其人事档案转递至所在市县区人才服务机构。有的高校为了就业率,直接将学生档案寄往学生所签约用工单位。过了几个月这个学生要求到其它企业工作时,企业把档案扣住,造成严重混乱。有一部分在学生毕业前将档案让学生自带回家。有一部分学生档案由于各种各样的原因滞留在原就读学校。
(3)档案内容更新不及时、内容简单、档案内容与档案相对人不统一,个别有不真实的档案材料。笔者在整理档案过程中,发现同是研究生毕业的学生,有的有毕业设计书(论文)和学位认定书,有的档案没有这类材料。有的一份人事档案里面有两名毕业生的人事档案材料。还有的内容十分单一,就三五张纸,没有任何参考价值,特别是高职类或技工类学校毕业生的档案内容,很不完善。转入人才服务机构的学生档案,后续档案材料不全面,无法依据档案材料为其出具社会化证明材料。
(4)学生的档案意识不强,认为“可有可无”。有的学生毕业十几年了,还不知道自己的档案在哪儿,也不知道评职称、缴保险、考资格证等各项社会化人才服务项目,结果耽误了自己的职业发展。
3 对策建议
(1)统一管理机构,从制度上避免高校毕业生档案多头管理的现状。大部分高校毕业生毕业后分布在在非公有制企业,属流动人员范畴。人发【1996】118号《流动人员人事档案管理暂行规定》明确:流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案。流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。此《规定》的颁布明确了高校毕业生档案的管理机构就是各地人才服务机构,其他任何机构不得擅自管理高校毕业生人事档案,这为高校毕业生人事档案价值的实现提供了制度保证。下一步工作中必须加强人才流动服务机构的档案管理职能,加强人才流动服务机构与毕业生就业部门的工作衔接,切实维护高校毕业生人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才的合理流动。
(2)统一转递渠道,从源头上杜绝高校毕业生档案管理混乱的局面。现在高校毕业生就业或未就业都必须在高校毕业生就业信息网上注册个人信息后,才能够离开学校。所以各级各类学校、各级毕业生就业管理部门要充分利用高校毕业生就业信息网,在学生网上注册时,提前告知学生将其人事档案转递到工作单位所在地人才服务机构或户籍所在地人才服务机构,其他任何机构不得接收学生档案。然后各级人才服务中心再根据实际情况再细分到县区人才服务机构。这样就不会出现学生找档案,档案找不到当事人的情况。学生毕业后,用到人事档案时,会自觉到当地人才服务机构来完善、查询、利用自己的人事档案,充分发挥人事档案的价值。
(3)提高档案意识,拓宽服务内容,发挥档案价值。高校毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。所以各级各类学校要重视学生在校期间的表现,本着对社会负责、对学生负责的态度,及时准确的将学生本人的各类档案材料归档。为学生走向社会做好做一些必要的准备。比如学生在校期间的荣誉、参加社会活动的证明、毕业论文设计等等,为用人单位提供必要的参考。人才服务机构也应该适应新形势发展,就需要对人事档案的内容进行调整,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。创建能力档案,重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。
(4)健全档案管理机制,提高管理人员业务素质。目前,流动人员人事档案管理队伍无论从数量上还是从专业素质上讲,与流动人员人事档案管理工作的发展存在一定的差距,应该加强对流动人员人事档案管理人员的培训,从政治素质、业务能力等各方面进行严格要求,配备专业的人事档案管理人员,实行档案管理人员持证上岗,加强日常管理,明确岗位职责,增强其工作的主动性。
总之,高校毕业生是社会人力资源中最宝贵的一部分,是促进未来经济和社会发展的最珍贵的人力资源,建立和完善高校毕业生人事档案管理新制度,为高校毕业生就业和流动创造一个良好的社会环境是非常有必要也是十分重要的一项工作,人事档案管理制度的完善能够为社会秩序的良性运行提供更加有利的条件。
【摘要】文章指出了目前毕业生人事档案管理中存在的问题，并提了解决问题的思路和对策。
【关键词】毕业生；人事档案；管理
21世纪是一个更加开放的社会，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面，本人就目前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策，提出自己的拙见。
一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题
毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：
（一）毕业生对人事档案的重视程度不够
随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。
（二）档案管理不规范
档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。
（三）档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策
从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：
（一）提高对毕业生人事档案工作重要性的认识
一是加强宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。
（二）加强对毕业生人事档案的科学规范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。
二是要加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理。
增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多，比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用，帮助解决具体问题，将大大提高管理效率和管理水平。
综上所述，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。
