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摘 要：企业退休人员的人事档案管理是一项严谨的专业管理工作，又是一项严肃的政治工作，文章在企业退休人员档案管理实践的基础上，提出了做好企业退休人员人事档案管理工作的具体办法和思路。
关键词：社会化管理 退休人员 档案管理 实践和思考
2003年，中共中央办公厅、国务院办公厅《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发[2003]16号），各地积极贯彻落实文件精神，企业退休人员实行社会化管理的工作稳步推进。中办发[2003]16号文件中明确规定“社会化管理服务工作主要包括：……集中管理企业退休人员的人事档案……”，退休人员人事档案实施归口、集中管理势在必行。人事档案是党和国家的机密，企业的宝贵财富，人事档案管理既是一项严谨的专业管理工作，又是一项严肃的政治工作，我们应认真研究如何做好退休人员人事档案管理工作这一重要课题，使退休人员档案得到更有效地保护和利用。本文试从以下几方面阐述自己的一些看法。
一、建设档案室，选调管理人员，组织好退休人员人事档案移交接收工作
档案移交接收工作是做好退休人员人事档案管理工作的基础。首先，根据《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）、档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）和《干部档案工作条例》的有关规定，选定符合要求的场所，建设退休人员人事档案室，配备必要的管理设施、设备，如：除湿器、空调、温湿度记录仪、恒温仪等。使档案室符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温、防鼠的要求，做到档案存放、阅档、工作人员办公三室分开；第二，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专以上学历的共产党员从事退休人员人事档案管理工作，应优先考虑具备档案管理工作经验的工作人员；第三，工作人员要本着对退休人员高度负责的态度，根据退休人员人事档案移交清单，认真逐卷核对，做到移交清单要与移交人事档案名单相符合，档案目录要与档案内容相符合，确保退休人员人事档案的完整。对于退休人员人事档案中职工履历表、退休审批表等档案要件，要认真检查，由于在调整退休人员养老金、办理退休人员供养直系亲属死亡待遇等事项时，需要向社会保险部门申报这些材料，如发现这些材料缺失，应要求移交单位及时补充材料，待材料收集归档后，再进行交接。同时，要建立工作责任追究制度，对移交不规范、遗失档案、泄露或擅自向外公布档案内容的行为，视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分。
二、推进档案信息数字化，抓好数据库建设，开展退休人员人事档案数字化建设
1.档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势，离不开大量的资金支持，要多渠道筹措资金，把档案建设经费列入预算，保障档案管理工作的经费。同时，要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入重要议事日程，既要制定档案管理工作近期计划，也要制定档案现代化建设长远规划，从而有计划、有步骤地推进人事档案管理现代化。
2.退休人员人事档案管理应开展数字化建设，将信息技术应用于档案管理工作中。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。档案数字化建设的步骤可分为：第一步，结合当地退休人员管理工作实际，选择符合档案管理标准化、规范化的人事档案管理系统；第二步，对接收档案重新编码，输入数据库；第三步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现档案原件信息数字化，并将档案原件数字化信息与数据库中对应人员记录联接。档案数字化建设关键在于数据库建设，数据库建设是档案数字化建设的核心和基础，是档案数字化建设的主体。数据库建设要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。在数据库建设过程中，档案管理人员应同计算机技术人员协同配合，突出重点，使数据库由单一库向系统库发展。
从实践看，档案数字化建设应用效果显著，首先是在档案查询利用方面带来的便捷、快速、准确，查询利用便捷，只需要鼠标、键盘就可以完成一次档案查询；其次是使用档案管理系统对档案进行数字化后，原始档案的使用率下降，使得档案保存时间大大延长。
三、注重档案管理人员的培养和教育
为了适应新时代档案工作发展的需要，提高档案管理人员业务文化素质，引进、招聘科班出身的档案专业的人才来充实档案工作者队伍，加强、引导现有档案工作者的继续教育，培养“一专多能”的复合型人才，才能推动档案工作“更上一层楼”。
（一）注重人才
从目前看，街道和社区缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分人员现代技术水平偏低，搞好退休人员档案管理工作，推进档案信息数字化的关键是人才，要求档案管理人员有较高的知识层次和先进技术水平。企业要做好三个方面的工作：
1.把住人才入口关，注意引进或招聘有专业技术、技能的人才充实档案工作者队伍。
2.注重人才的使用，要敢于选拔具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智。
3.稳定档案工作人员队伍。档案工作连续性强，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能适应和完善。档案工作人员的频繁调动，绝对影响档案工作的连续性，因此，为了维护档案工作的长远利益，必须做好档案工作者的稳定工作。关心支持他们的工作，切实解决他们的实际问题，使他们安心本职工作，促进档案工作的持续稳定发展。
（二）加强对档案工作人员的教育
1.有计划组织进修。一是结合工作实际需要和未来发展趋势，根据不同层次、不同需求，按需致用，便于操作，讲究实效。二是根据继续教育的类型和形式，因人而异。对于新进档案工作人员，培训学习基础知识、实际操作技能；对于一些经验丰富的老档案工作人员，培训一些新技术、新方法。
2.进行政治思想教育，培育档案管理人员的事业心和奉献精神。
四、建章立制，夯实基础工作，明确责任到人，做好退休人员人事档案日常管理工作
1.根据党和国家有关人事档案管理的政策、法今、法规，制定退休人员人事档案管理办法及人事档案工作人员职责、保密制度、保管与保护制度、档案查阅借阅制度、档案的转递制度、档案材料鉴别归档制度、档案材料收集补充制度、档案室安全检查制度、管理考核制度等规章制度。同时，建立完善档案转入登记台账、档案查阅借阅登记台账、接收归档材料登记本和查阅摘录、复印档案登记本等基础资料台账，做到档案管理制度化、规范化。
2.有不少人认为职工退休后，档案就没有用了，职工的《退休审批表》等重要资料都没有归档，时间长了，遇到调整养老待遇、修改出生年月、工作时间和退休时间等信息时，由于重要资料的缺失，上级社会保险管理部门无法予以认定，就会引起不必要的矛盾，因此，要将档案移交、材料及时归档作为一项重要内容规定在管理制度中，细化分解到各项工作程序中，并且将档案管理纳入单位综合考核中，确保档案及时移交及材料归档及时、完整。
3.将档案管理责任落实到人，档案管理人员按责任分工，各司其职，狠抓落实。
五、利用好档案，做好档案信息的提供利用工作
企业退休人员人事档案不仅是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料，而且还是企业人员到达法定退休年龄时，由劳动保障行政部门审批的退休材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录，是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。我们要牢固树立档案工作为企业管理服务、为老同志服务的思想，不断强化服务意识，为落实好老同志的政治生活待遇做好档案信息的提供利用工作。
总而言之，在开展社会化管理服务过程中，街道和社区领导要高度重视此项工作，充分利用国家政策精神，把握时机，统筹解决企业退休人员人事档案管理的场所、设施和管理人员等方面的问题，积极开展档案数字化建设，不断提高管理水平，使档案管理工作科学化、现代化。
【摘要】 铁路系统改革发展带动了各方面工作，迫使档案管理人员必须提高综合素质，以适应新形势的需要。作为一名合格的铁路档案人员，首先必须要保持政治上的坚定性，思想素质要过硬，不折不扣执行党的要求和企业的发展要求；其次要通过一线工作的实践锻炼，不断提升职业道德素养，树立档案管理人员的模范形象；最后是要增强责任感和使命感，要掌握精湛的技能和业务知识，通过高效优质的服务达到企业要求，为企业更好服务。
【关键词】 铁路企业 档案人员 综合素质
当前，铁路不断深化改革，进行机构重组，给干部职工的思想造成一定波动。特别是在强化基础工作上，要求要以“管理规范化，作业标准化”为主线，这无疑给档案管理工作带来一定的压力和难度。面对严峻形势和工作压力，各级档案管理人员，要站在政治高度和从大局着眼，通过不断提高自身综合素质，认真对待并做好各项档案管理工作。笔者认为，档案人员必须从以下四点着手不断提升自身素质。
1. 提升思想素质，自觉保持政治上的坚定性
当前，在铁路不断深化改革过程中，人们受到各种文化思潮的影响，个别人由于没有主动加强学习，导致不能用新理论、新观念去分析和解释新情况、新问题，在思想观念上不能正确把握方向，甚至在不良思潮和各种物欲的诱惑下，动摇了立场，迷失了方向。更有甚者面对各种不良思潮，自己的立场不能与党中央保持高度一致，不能坚定不移地执行党的路线、方针、政策；不能旗帜鲜明地支持正确的东西，坚决制止危害党的利益、国家利益、人民的利益的言论和行为；不能与一切社会丑恶现象作坚决斗争。由于工作性质决定着档案人员掌握了整个单位的信息资源，有的是暂未公开的，有的是保密的，更多的是最新的文件精神。如果在思想上没有坚定的政治信仰，在物欲横流的社会里，很容易因一点点蝇头小利而丧失自己的政治立场，从而导致悔恨终身。因此，档案人员必须主动加强学习，主动改造自己的世界观、人生观和价值观，从思想上、政治上、行动上自觉与党中央保持高度一致，能够站在大局的高度想问题、办事情，自觉维护单位的团结和荣誉，不折不扣地贯彻执行上级党委和各级领导的工作部署，使自己的一切言行与党的基本理论、基本路线和方针政策相符合，与企业发展和党的要求相一致。
2. 加强实践锻炼，不断提升职业道德素养
在社会健康发展、和谐发展和科学发展的今天，我们也不否认在个别地方仍然存在着勾心斗角、争权夺利、见利忘义、急功近利、缺少社会公德不良等现象。但作为档案人员，要在工作实践中通过学习政治理论、学习先进典型、学习党的路线、方针和政策，不断增强自身的是非辨别能力，培养自己良好的职业道德素养，从思想上树立正确的世界观、人生观、价值观和权力观，能够正确处理名与利、苦与乐、得与失的关系。在自己默默工作和默默奉献中，不断校正人生坐标。在日常工作中，主动讲道德，讲廉耻，讲荣辱；严于律已，率先垂范。时时自重、自省、自警、自励。不但自己做个品德高尚的人，还要去感化别人，从一点一滴做起。在对待公私利益上，主动服从组织安排，不闹个人意气，在大是大非面前站稳立场，不与歪风邪气同流合污，充分体现档案人员优秀的品质；在对待同志矛盾上，要胸怀坦荡，不计较个人恩怨，不计较私仇，正所谓“将相顶头能走马，公侯肚内好撑船”，对同志不抱成见，有肚量，容得人。常言说：境界有多高，事业有多大！一个有进取心的人，必须做到境界要高、心胸要宽、心态要平、作风要实、能力要强、方法要多。只有从思想深处真正看淡个人名利，看重肩上的责任，踏踏实实，勤勤恳恳，坚忍不拔地工作，才能持之以恒做好档案管理工作，以实际行动和成绩取得组织的信任与认可。
3. 要脚踏实地，忠诚自己的事业
作为一名档案人员，必须要有强烈的事业心和高度的责任感，因为工作性质决定了档案工作没有台前的辉煌，只有幕后的艰辛；没有显赫的名位，只有无私的奉献。档案人员所从事的工作与其他业务部门相比，除了清苦，就是辛苦。如果没有对档案事业的热爱，没有那份对事业的执着，肯定干不好工作，更当不了“幕后英雄”，甚至有可能有辱于我们所从事的崇高的档案事业！所以要正确地认识档案工作地位的特殊性、岗位重要、责任重大、使命光荣，把工作当成生命的一种状态，把工作当作进步的阶梯，把工作当作实现自身价值的需要全身心地投入。档案工作是最平凡的工作，但是，又是最光荣的工作，要充分认识到档案工作的重要性。因此，档案人员要用心去想、用心去做，每件事都要想想怎样才能做到位，还有哪里不到位，有没有可能更到位。用心去比，用心去问，今天的工作有没有到位，今天的工作和服务到位在何处，没有到位的地方在哪里，我明天是否还能到位。一句话，就是要用心去把工作当事业来做，激励自己干工作时不断改进，不断完善，不断提高，做到精益求精，力求优质高效。
4. 要边学边干，不断提高工作本领
科学发展、和谐发展，需要创建学习型社会和学习型企业。作为一名档案管理人员，更要加强学习，用新理论、新理念武装自己。我们只有不断地自我充电，保持稳定的知识储备，才能跟上时代的发展，才能从容应对我们未见过的东西，也才能不至于出现力不从心，爱莫能助的尴尬局面。为此，我们要牢固树立“学以立德，学以增才，学以致用”的理念，通过刻苦学习，不断提高政策理论水平，更新知识结构，从而不断增强自己的工作本领，努力成为工作中的复合型、全能型人才。档案管理人员应具备如下能力：
4.1 协调能力
在实际工作中，档案管理人员常常要和有关领导和部门打交道，要得到各方面的鼎力支持，除了依靠企业严格的规章制度外，更主要的靠档案管理人员自身协调能力的发挥，而且能起到事倍功半的效果，这也是通过无数例子得以佐证的。
4.2 管理能力
档案管理工作是一个系统，它不仅包括对档案实体的管理，还包括对档案事业的管理，这就要求档案管理人员必须掌握高新技术管理手段。近几年，现代信息技术在档案工作中得到广泛运用，要求档案管理人员必须掌握新技术，迅速有效地收集信息，完整安全的保护信息、及时准确提供信息、最大限度运用信息，使档案“起死回生”发挥最大功效。
4.3 学习能力
档案管理人员要经常参加系统的知识更新和学习与继续教育培训，不能只吃老本。要不断扩展自己的知识面，有计划进行继续教育与终身教育，提高学历层次。另外，也要掌握丰富的档案专业知识，减少工作中的随意性和盲目性，用丰富的档案专业知识去指导和推动工作，解决实际工作中出现的疑难问题。
4.4 开发能力
档案信息资源的开发和利用是目前档案工作的一项十分重要的内容，也是档案的拓宽与深化。档案管理工作人员应该努力创造有利条件，运用现代化手段，及时、准确、高效地开发信息资源，更好为企业服务，为社会服务。
随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。
1.人事档案实现信息化管理
一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭传“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料传变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。
2.规范人事档案管理各环节
2.1完善档案材料的收集
档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。
一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批传出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象。用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。
2.2严格档案传递手续
国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案传递通知单传交人才流动服务机构。传递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批传出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案传递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的传递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案传递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。
2.3优化档案内容构成
一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。
3.拓展人事档案管理方式
在社会主义市场经济条件下,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系传移,提高人力资源配置效率和使用效益。
实行人事派遣后,对于用人单位而言:一是用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人,规避用人风险。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额,满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工,这样用人单位可以在不扩大编制的情况下解决用人需求。对于被派遣人员而言:首先,可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障,完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容,能更好地维护劳动者的合法权益。其次,派遣人员合同到期后,若不再续签,由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算,并可继续为人员代交社会保险费,办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。
档案干部要培养形成理性、务实、稳健和独立的思维形态；培养形成个性鲜明、头脑清醒，敢想、敢说、敢干的思维人格，切实具有时代所要求的创新意识和创新能力。
改革开放和社会主义现代化建设，带来了经济快速发展和社会巨大进步，为新时期党的思想政治工作者提供了广阔的舞台，同时，也对企业思想政治工作提出了新的课题。面对新形势和新任务，加强企业档案队伍建设，提高档案干部的自身修养，成为亟待解决的突出问题。
一、档案人员加强自我修养的重要性
加强思想政治工作是我们党的优良传统，是我们取得各项事业胜利的重要保障。思想政治工作是一项涉及多学科、多领域、多部门、多职能的复杂系统工程，不仅需要档案干部具有高度的政治责任感，而且需要以优良素质和自我修养为基础的能力水平，以实现互动式做好政治思想工作的要求。加强档案人员的自我修养，其必要性和重要性在于：
1. 加强修养是新时期承担新任务的需要。伴随我国在社会主义市场经济的发展和企业改革的不断深化，企业思想政治工作面临新的形势，对于档案干部来讲，在新形势下，必须加强政治理论修养和道德修养，在思想上，加强理论武装，认真学习党的理论路线方针政策，在工作和社会生活上，严于律己。否则，就难以得到职工群众和其他干部的信服。所以，档案人员必须加强自身理论修养和道德修养，不断提高政治思想素质，这是承担起思想政治工作任务的根本前提。
2. 加强修养是构建和谐企业的需要。企业作为经济组织，在构建和谐社会中承担着重要的经济责任，企业最基本的实践活动是组织生产经营，最基本的任务是为和谐社会创造经济效益，把思想政治工作的出发点和落脚点放在和谐企业的构建和经济效益的提高上来。坚持以人为本，坚持把做好人的思想工作放在中心环节，增强企业思想政治工作的实效性。只有善于把思想政治工作，渗透到企业生产的各个环节，提到更高的层次上实现服务的要求，才能真正发挥出思想政治工作在构建和谐企业和提高企业经济效益中的特有优势和作用。
3. 加强修养是保持党员先进性的需要。企业档案干部是党的干部队伍中的重要组成部分，档案干部的职责决定了档案人员的言行是党员先进性最直接的体现，在新任务、新挑战面前，档案干部必须自觉以先进性标准严格要求，把党性原则与自身工作紧密结合，与个人的素养修炼、情操的陶冶有机融合，在工作的实践中，加强自我修养和自我教育，把党性修养转化为档案干部的修养。在新的历史时期，档案干部的自我修养的基本涵义是指：档案干部所具有的政治、思想、道德品质和知识技能等方面能力和素质，在工作中，通过自己的举止、仪态、艺能、性情等特有的表现形态，自然而然的形成对工作对象的亲和力、影响力和凝聚力，取得理想的工作成效。
二、档案干部自我修养重在提高素质
档案干部为人师表，其工作办事涵养的深浅，言谈举止修养的优劣，取决于自身素质的高低。档案干部的素质、能力、修养三者之间，素质是修养的基础，能力是素质和修养的体现，同时，档案干部又要在能力的发挥中不断完善素质和修养。企业档案干部要在政治、思想、业务诸方面具有良好的素质，具有坚定的理想信念，良好的道德情操，丰富的业务知识，过硬的群众工作本领，就必须培养和锻炼以下三种基本素质。
1. 必须具有较高的政治思想的素质。政治思想素质是做好思想政治工作必备的首要素质。作为企业档案干部，一要有扎实的政治理论功底，坚定共产主义信仰，永做党的理论政策的宣传者和执行者。二要有坚定正确的政治方向，坚定走中国特色的社会主义道路，在建设社会主义市场经济中，推进企业科学发展、和谐发展。三要有坚定的工作原则性，严格按照政策法规办事，认真贯彻落实企业各项规章制度，对不良倾向敢抓敢管，切实讲原则，树正气。四要有以身作则、严于律己的优良作风，坚持高标准、严要求，做勤政廉政的表率，遵章守纪的模范。五要有与人为善、亲民爱民的人格魅力。做群众的贴心人，为落实党在企业的各项任务，实现企业奋斗目标，奠定坚定政治基础。
2、必须具有调查研究的素质。要求档案干部具有调查研究的素质，广泛听取职工的意见和呼声，认真分析判断，汲取科学成分，从而做出正确结论。档案干部要有意识、自觉地学习和培养看、听、想、写的素养：一是“看”，就要善于观察。要善于洞察各种现象，及时发现问题的苗头，采取有效应对措施。还要独具慧眼，尽早发现先进事迹，适时挖掘先进典型。二是“听”，就是多方面听取职工群众意见，善于听取正反方面的不同意见，养成耐心细致听取意见的习惯。还要讲究方式方法，选择好谈话的对象、谈话环境和谈话时间。三是“想”，就是对看到的、听到的情况进行分析、综合和判断。要养成勤于思考的习惯，开动脑筋，对了解到的情况进行由表及里、由浅入深、去粗取精的分析和总结。抓住关键，分清主次，防止片面性。四是“写”，就是把看到的、听到的、想到的东西进行付诸文字，形成调查结果，提出科学的意见和建议，这是经过大量细致调查和长期的经验积累之后成果的总和。“写”是档案干部的基本功，也是调查研究素质的重要体现。
3、必须具有宣传疏导的素质。把握正确的舆论导向是档案干部的重要职责。是档案干部的看家本领。当前，贯彻落实科学发展观，坚持以人为本，就必须从人的需求出发，在作好企业职工的宣传疏导工作中，体现人文精神，融入人性思考，强化人格力量，实现人生关怀，使引导、启迪与职工思想产生共鸣，取得宣传疏导的实效。档案干部要从四个方面，培育和历练自身宣传疏导素养：一是锤煅引导人的坚定信心。二是奉献帮助人的周全关心。三是历练理解人的诚心。四是树立培养人的责任心。同时，档案干部还要练好“说”的基本功，有对话交流、讲话、演讲的口才，提高宣传疏导的效果。
摘要：档案管理的特点、性质以及任务决定了档案工作者必须具备较高的政治素质、精湛的业务素质和良好的职业道德。企业只有创造良好的教育环境,加强继续教育,提高培训，才能促进档案工作者基本素质的提高。
关键词：企业档案；管理人员；基本素质；提高；方法
进一步加强和改进企业档案工作,深入贯彻落实档案法律、法规,全面细致、扎实认真地做好企业档案基础工作,是全面落实科学发展观,发展企业的基础性工作。档案管理的特点、性质、任务决定和要求档案工作者必须具备较高的政治素质、精湛的业务素质和良好的职业道德。
一、良好的政治素质是做好企业档案工作的前提
企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。较高的政治素质是做好一切工作的前提和准则。档案工作者要树立坚定正确的政治方向,树立共产主义的远大理想和科学的世界观、人生观、价值观。具体来讲,就是要正确履行《档案法》的义务；较全面地了解党和国家各时期的方针、政策；树立历史唯物主义观点有卓识的远见；充分认识档案工作在我国现代化建设中的重要地位；同时应具备甘愿寂寞、甘受清贫的良好的职业道德,才能在知识经济时代全身心地投入到档案工作中,才能坐得住凳子,不被外面得世界所左右,将自己主动融入知识经济的主战场,利用自身优势,发挥行业特点,一切服从和服务于经济建设这项中心工作,将档案这一重要的知识载体,自觉地融入知识经济的大潮中去,从而发挥档案资源的巨大作用。
二、精湛的业务素质是企业档案工作者立身之本
精湛的业务素质是档案工作者必不可缺少的,集中表现在以下三个方面:
1、企业档案工作者要有广博的基础知识。档案的内容涉及政治、经济、军事、外交、科学和文化等广阔的知识领域。种类繁多的档案形成于各个历史时期的各种机构或人物,具有很多不同的复杂的特点。对它们的管理和使用,实际上就是对它们内在的知识内容进行不断地分析与综合,使其便于科学的利用,充分发挥其参考凭证作用。这就要求档案工作者要对分散的各种档案等进行处理和整编,进行科学地整理与鉴定,选择与编研有价值的材料,主动向利用者提供系统的知识。这实质上是一种创造性的脑力劳动。具体说来,档案工作是由收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节有机地构成的。这些环节都有一定专业的研究领域。例如,整理工作必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。这就要求档案工作者全面具备各个方面的知识水平。
2、要有较高的科学文化素质和系统的档案基础理论以及适应市场经济竞争的基本素质。档案工作者要适应知识经济,必须要掌握现代化管理水平,建立科学的档案管理体系,随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,使档案管理与企业工作同步发展。
档案学的基础理论和专业知识,不仅包括档案管理学,而且还有文书学、档案文献编纂学、科技档案学、中国档案史、外国档案史、档案学理论与历史、档案学概论、档案保护技术学等等。全面系统地掌握档案学的基础理论和专业知识,必须抓住两个环节:
一是要全面学习,持之以恒,既要有计划地学习档案学的专门著作,又要学习和掌握党和国家有关档案工作的法律、规章、实施办法等文件。二是要勇于实践,认真总结。实践出真知,通过总结才能使感性认识上升到理性认识,不仅要总结成功的经验,而且要总结失败的教训,通过总结,探索档案工作的规律。适应市场经济竞争是对档案工作者的办事能力和掌握科学文化知识和档案学理论知识的综合反映。办事能力的大小,在一定程度上决定着工作效率、工作质量和工作水平。为此,档案工作者不仅需要具有健康的生理和心理素质、具有较强的法律意识和专业的技术能力、具有参与能力和高效管理能力,还应该具有不断开拓进取的创新能力和高效服务的能力。
知识经济的本质是创新,可以说,知识经济就是知识创新,创新的经济。同志指出“创新是一个民族进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力。一个没有创新能力的民族难以立于世界先进民族之林”。面向未来,面向知识经济,首先,档案工作者观念要创新,这是创新的基础。无可否认,计划经济体制的弊端对档案工作的影响仍然存在。所以作为当代档案工作者,决不能被传统观念所束缚,而应树立强烈的创新意识,增强创新观念。观念创新了,工作就会出新思路,新招数。其次,多干实事,少说空话。这是开拓创新的必然要求,又是巩固发展大好形势,搞好档案工作的基本经验。再次,要有良好的精神状态。要抓住机遇,看准了就大胆地试,大胆地闯,有一种使命感,认认真真抓创新,扎扎实实促发展,把档案工作“无所作为”的困惑转变为“大有可为”的振奋。要兴利除弊,大胆改革,使档案工作适应时代的需要,适应社会发展的需要。
所谓高效服务的能力,就是把服务于知识经济和企业的发展,作为企业档案工作者开展工作的立足点和着眼点,而服务意识的强弱,服务效率的高低,事关企业事业的发展。为此,档案工作者要提高企业档案工作的科技含量,强化服务手段,开拓服务渠道,使档案能够充分发挥其作用,也只有这样,档案工作者因为“有为”而就“有位”了。
3、还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化,要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力,掌握档案现代化设备的使用。编研工作对档案工作者政治思想水平和业务能力,提出了更高的要求,因为这对编研作品质量高低,起着决定性、关键性的作用。所以要求档案工作者综合运用多种知识来管理档案。
总之，在新的市场形势下，在激烈的竞争大环境中，档案管理人员只有不断提高自身素质，积极进行研究探索，才会做到有为、有位，为企业的发展做出贡献，对此我们应加倍努力！
随着我国经济的快速发展，企业的离退休人员逐年增多，一个县级以上的社会保险经办机构直接服务的企业离退休人员达几万人，甚至数十万人。这就对企业退休人员社会化管理服务工作提出了新的挑战，迫切需要加快企业退休人员档案管理电子化的进程。
１．企业离退休人员电子档案的种类
目前，全国各级社会保险经办机构通过摸索，主要建立了三大类企业离退休人员的电子档案。一是企业离退休人员的人事电子化档案。就是将每位企业退休人员的人事档案，用数码相机逐页拍照，建立个人数码数据档案，而将原始档案封存。二是企业离退休人员个人基本信息电子化档案。就是采集企业离退休人员的姓名、出生年月、工作时间、退休时间、退休种类、家庭住址、联系电话、社会关系等基本信息，建立企业离退休人员基本信息库，便于企业离退休人员养老金的调整和领取养老金资格认证。三企业离退休人员个人健康状况电子化档案。就是将企业离退休人员个人在每次体检时的基本信息收集起来，建立起个人健康状况电子档案，有助于提高社会化管理服务的质量。
2.企业离退休人员电子档案的优势分析
一是提高办公效率。一般的企业退休职工也就是几十人几百人，大的企业，退休职工也就上千人，若是由原企业管理完全可以不用电子化。但实行社会化管理服务后，一个社会保险经办机构管理的人数那就是一个庞大数字，几万人甚至是几十万人。要管理服务好如此众多的企业离退休人员，单靠用原始的手工作业台帐，显然是不能适应新的形势的。而建立企业离退休人员电子档案，这就大大提高了社会保险经办机构的办事效率，能够及时迅速快捷地为企业离退休人员提供咨询、查询、养老金调整等社会化管理服务。
二是有利于加强对企业离退休人员原始档案的管理。 企业离退休人员人事档案是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录，是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。近年来随着老龄化社会的来临，企业离退休人员的数量增长比较快，随着国有企业改革深化和破产兼并以及私有企业的增加，一些企业退休人员失去了原单位的依托和人事档案代管部门，其人事档案管理较为混乱，出现遗失、损坏、霉变等。实行社会化管理服务后，若没有好的库房和设施，加上人工查询增多，使档案容易受损。而将企业离退休人员的人事档案经过数码相机翻拍建成电子档案后，就可将原始的档案进行无菌化处理，真空封存，提高原始档案保管质量，延长保管时间。非特殊的情况，不再打开封存的原始档案，一般的查询，在电子档案中查询即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服务的质量。为了防止出现养老金冒领，确保养老保险基金安全，每年都要进行一至两次的领取养老金资格认证工作，任务重，工作繁，还有一定的难度，而建立完善的企业离退休人员基本信息库，就可能克服很多问题。通过对企业离退休人员的姓名、头像、身份证号、居住地、联系电话、亲属姓名及联系方式等数据采集和补充，建立起离退休人员信息数据库，方便进行查询和数据管理。有条件的经办机构可以通过现场摄像、QQ视频远程摄像等手段，建立并保存离退休人员头像信息，能够有效解决了身份证复印件、传真件不清晰的问题。这样对行动不便的离退休人员进行认证时能够有更便捷的手段，提高认证的精确度，确保社保基金的安全。
3.企业离退休人员电子档案潜在的问题
一是对系统依赖大。原来办公都是手工作业，效率虽低，但却留下最便于保存的各类手工作业台帐。现在办公都实现信息化网络化，电子档案大大提高办事的效率，但同时也带来一些问题，一旦我们的信息系统出问题，或网络受到攻击，就可能导致办公瘫痪。从如此众多的企业离退休人员的档案中查找手工作业台帐，那将耗费大量的人力和时间。
二是存在泄密的风险。各类企业离退休人员的电子档案中存在着大量的有价信息，如个人的身份证号码、电话号码、家庭住址、社会关系等等，一旦流落社会上不法分子手中，就可能会被利用，给个人和社会带来一定的危害。
三是容易忽略手工作业台帐的保存。有了各类企业离退休人员的电子档案，社会保险经办机构的工作容易依赖系统办工，有些同学还会认为系统是绝对安全的，对手工作业台帐重视不够。
4.企业离退休人员电子档案管理的几点措施
一是严格接程序建立企业离退休人员电子档案。在接收、归档时，要有手工作业台帐，并将退休人员档案基础信息录入计算机，以方便档案的查阅、管理，做到当天接收的档案当天录入，当天上架，当天可以进行信息查询。建立电子档案时要改变以往要件排放序列，要求按扫描要件整理排序，本着服务查询的原则，结合对外服务工作中遇到的新情况，适时增减扫描内容，尽量减少调档，提高了电子档案的利用率。
二是做好数据备份和档案盘点。按照档案管理有关规定，对移交表、协议书等进行专门装订存放，对录入、扫描的电子信息进行了计算机硬盘和光盘备份，以此保证基础数据安全。为规范库房管理，还要定期对库存档案进行盘点，确保了档案管理“零差错”。
三是依据电子档案的性质，有针对性地做好安全防范工作。（1）企业离退休人员人事档案电子化信息库，秘级相对较高，应有专门的计算机系统，隔绝与外面一切网络联系。查阅企业离退休人员人事档案中的基本信息，应严格接程序，由专门的档案管理人员操作，其它任何人员不得操作。（2）企业离退休人员个人基本信息库主要是用于养老金的调整发放和生存认证，应由社会化发放的工作人员和社会化管理服务工作人员共同使用，其它任何人无此权限。（3）企业离退休人员个人健康状况电子档案可委托专门的医疗服务机构建立，按系统安全的要求进行管理。
四是加强对原始档案和手工作业台帐的管理。建立企业离退休人员各类电子档案后，应尽量减少使用原始档案和手工作业台帐。有条件的单位可对各类原始档案和手工作业台帐进行无菌化处理封存，以确保原始档案的安全和保存时间。
随着现代经济的不断发展，企业档案工作得到了长足的发展，通过贯彻实施加强《档案法》、《档案法实施办法》，积极推广“数字档案馆应用系统”，加快了档案管理的现代步伐。目前，档案人员队伍思想素质与业务素质不断提高，各部门领导的档案意识明显增强，但相对于企业档案事业的不断发展，档案人员业务素质还相对薄弱，档案人员的综合素质还有待提高。
企业档案人员现状分析
一、普遍存在基层档案人员对档案资源利用的重要性认识不足。基层档案人员尤其是兼职档案人员对档案工作重要性认识不够，责任心不强，存在应付了事的思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档工作力度不够，思想上存在着为难情绪。此外，基层单位领导对档案工作知之甚少，对档案人员思想、工作上的关心、支持、了解不够，给档案工作的发展造成了许多制约因素。
二、档案人员普遍受传统工作思路的影响，不能把档案资源与企业发展、市场经营、技术进步联系起来，开发利用与需要脱节。档案人员是资源与信息平台的联系纽带，有些档案人员还停留在简单、被动地整理、存档的管理水平上，在信息的采集、加工、开发、传递与提供利用方面涉足很少，使档案管理基础工作与档案资源开发利用出现断层。
三、档案人员素质参差不齐，人员频繁变动。有些基层单位的档案管理还停留在保管员的职能上，有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案立卷归档不及时，影响了档案工作的系统、规范开展，基层单位档案管理的不规范，造成了各单位档案管理、应用水平的差异，给上级档案部门的开发利用造成了一定的困难。
企业档案工作人员在新形势下应具备的素质
在多年的工作过程中，我深切地体会到档案工作对于企业的生存发展起着至关重要的作用。企业档案承载着企业形成的显性知识，还将人们头脑中的隐性知识转化成显性知识，成为知识共享的工具，在这个过程中，档案人员是档案工作诸要素中最活跃的、起决定性作用的因素，是档案管理的主体，因此，档案人员素质的高低，直接关系到档案部门的工作效率和质量，特别是在企业中，档案工作与企业的发展密切相关，企业档案人员就应具备更高的综合素质。
一、档案人员要恪尽职守，爱岗敬业
档案是企业的宝贵财富，档案工作人员肩负着管理、保护档案的职责，档案人员的工作质量和工作效率直接关系到档案的完整、齐全、安全和利用效果。所以，档案工作人员必须首先要具备强烈的事业心和责任感。
档案工作人员要恪尽职守。档案工作是一项复杂、细致的工作，热爱档案事业，恪尽职守，具有求真务实、爱岗敬业、严肃认真的工作态度，任劳任怨、一丝不苟、不辞辛苦的工作作风，这是作为档案工作人员应具备的基本素质。
档案工作人员要具有无私奉献的精神。由于档案部门长期处在局限性和封闭性的环境中，常常是被领导忽略的部门。档案人员要不计个人名利得失，甘当配角，甘当无名英雄，在平凡的工作岗位上默默地无私奉献、兢兢业业干好工作，这是档案工作人员应具备的必备素质。
二、档案工作人员要遵纪守法、严守秘密
在认真贯彻落实《档案法》的同时，还要严格执行档案工作的规章制度，注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设，不断地提高依法治档的自觉性和行动力。档案工作者的职责是维护档案的完整和安全，便于提供利用。档案安全包括两个方面：一是保证档案载体的安全；二是保证档案内容的安全。档案人员必须严格执行保密纪律和档案借阅规定，保证档案的安全。
三、档案工作人员要具备较强的综合素质
知识经济时代，知识创新和技术创新是生产力发展最重要的生产要素，创造力是人们适应生活急剧变化的一种生存能力。档案工作要在经济建设服务中取得更大的生存空间，得到最大的发展，档案人员必须善于用丰富的专业知识指导实践，解决疑难问题。同时，要在实践中总结经验，把实践知识向理论知识升华，以便使自己的工作有所创新，不断开拓进取。
积极主动的协调能力。在实际工作中，档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。档案管理人员为了切实做好档案工作，不可避免地要和有关部门和有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持，除了依靠有关规章制度外，更主要是依靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的协调统一。
组织文字材料的能力。档案人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高的文字水平，才能胜任档案工作，才能将零散的文件材料编纂成党政管理、科技管理文件及汇编、史志、年鉴等编研材料，直接为企业服务。
应用现代化手段的管理能力。由于现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具，它替代了传统的手工操作。因此，档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的数字化信息。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等繁琐低效的工作之中，而是负责将丰富的档案信息予以数字化，并通过网络使档案成为重要的信息资源。
四、档案工作人员要更新观念、善于捕捉信息
档案工作人员要有较强的创新意识。随着企业现代化管理手段的普遍应用，企业档案的内容、载体不断丰富，档案工作人员如何在大量的信息中开发、寻找有效的档案信息资源，档案工作人员除了要掌握专业知识，还要提高业务素质和工作效能，掌握现代管理知识。在整理做好档案资料的收集、整理、登记、归档等基础工作中，要将有用的东西加以总结，充分发挥企业档案对企业改革改制：经营发展的利用价值。
档案工作人员要厚积薄发。把握时代对档案工作的新要求，树立起为档案事业而奋发向上的自信心。档案工作者要在激烈的市场竞争、岗位竞争中立于不败之地，关键是要不断地学习相关领域的科学知识，开阔视野，掌握档案管理工作的基本技能，从而进行档案信息深层次研究和开发，提高自身的业务素质。
档案工作人员要更新观念。要提高档案的查考利用价值，将“死”资料变成“活”资源，就需要告别坐等上门借阅提供利用的旧观念，应积极主动配合有关部门的各项工作，变被动服务为主动服务，为各项工作的顺利开展提供翔实的档案资料，做到档案服务于工作。
总之，提高档案工作人员的素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。在提升企业档案工作人员素质的过程中，必须强化以下几点工作：
一是要加强档案宣传力度，利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，落实好依法执政、依法治档的工作机制；
二是要加强对档案工作的领导，切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，摆上议事日程，要定期听取档案工作汇报，及时分析研究解决档案工作遇到的问题，并把档案工作列入本部门年度考核范围，为档案事业发展创造一个良好的内部环境；
三是要做好档案人员的思想稳定工作，解决他们的实际问题，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心本职工作，从而促进档案工作的持续稳定的发展。
四是要加强对档案人员的培训和教育，在注重实用性上下功夫。要结合新时期档案工作的发展趋势，按照不同层次需求，按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员尽快掌握规范的档案管理程序和现代化管理手段，促进提高档案工作效率要加强对档案人员再教育，促使他们努力学习档案专业知识和科学技术，提高档案管理的水平，要对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。同时，要结合档案工作实际，创造性地开拓档案工作新思路，适应新时期档案工作发展需要，做好档案信息开发利用工作，提高档案利用率，更好地为部门领导、基层群众服务，为经济发展和构建和谐社会服务。
（作者单位：云南省曲靖市科技培训中心）
摘要：可以说，人是社会生产力中最活跃的因素,人的素质和能力在事业建设与发展中具有重要的影响。档案事业进步与否，取决于从事档案人员的素质，档案管理人员的素质包括身体素质、政治思想素质、文化水平和业务素质，概括起来讲就是从事档案工作所应俱备的意识和能力。企业的档案室是企业的信息中心,面对办公自动化日益普及的现状,档案室该怎样为利用者提供信息服务,为城市的发展建设服务，档案管理人员应该具备怎样的意识和能力成为档案人必须思考的问题。
关键词：企业档案；能力
一、现代档案人应具备的五种意识
1、树立强烈的保密意识
1988年1月1日起实施的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。因此,档案信息在一定时期、一定范围内存在保密性。档案信息能否公开、何时公开,必须依据相关法规经专人鉴定、解密后才能公开,这就要求档案管理员牢固树立保密意识,确保档案信息的安全。
从大的方面来讲，档案是党和国家的核心秘密，关系到党和国家的安全，从小的方面来讲，以哈市华能供热有限公司的管网建设为例，档案对于企业还关系到企业建设的进程。因此档案管理人员要严格贯彻落实《保密法》，提高自身的保密素质，要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识、严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续合法。
2、树立较高的法律意识
为了保障档案管理工作的顺利开展,国家颁布了一系列的档案法律法规,比如《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《归档文件整理规则》(DAT/22-2000)，为搞好档案管理工作指明了方向，这就要求档案管理人员必须按国家的有关法律规定进行管理，在工作中要有法纪意识,严格按照相关规范管理档案材料,对违反档案法的行为要严厉制止，这样既有利于规范自身工作，同时又使档案管理工作逐步走上依法治档的轨道。
3、树立较强的时代意识
档案因其保密性,一直以来被罩上神秘的色彩,“看摊守点”成为传统档案管理的常规模式。但是,伴随社会的进步,人们需求的变化,观念的更新,对档案管理也提出了新的要求。档案管理员必须具有时代意识,与时俱进,才能促进档案事业的蓬勃发展。要充分认识到信息时代档案管理不仅仅是保管档案,更重要的是为社会和人类积累财富和提供信息服务。
4、树立较先进的创新意识
意识对行为具有指导作用,先进的意识可以帮助人们采取有效的行动,促进事业的进步与发展。正如同志所说,创新是民族进步的不竭动力。档案事业要获得良好的发展,依赖于档案人的创新意识。
5、树立较为自觉的服务意识
《档案法》规定:中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的档案。可见档案管理的最终目的是为组织和个人提供信息服务,这是档案事业的根本使命。树立并强化档案服务意识,实质上是关注档案事业生存与发展的具体体现。档案工作的职业活动、社会职能、工作手段，决定了它本身是一种服务性很强的工作，因此要求档案管理人员必须想使用者之所想，急使用者之所急，要在工作中树立以人为本的思想服务意识。在服务态度上，对待工程的甲、乙方能够作到主动、热情、周到、细致，注重人文关怀,树立档案“人文”服务新观念,坚持以人为本,全心全意为公众、为社会服务的思想坚持以人为中心,尊重人的需要,做好信息服务工作。
二、企业档案管理人员应具备的四种精神和能力。
1、档案管理人员要有较强的事业心和开拓进取精神。
在企业从事档案管理的人员不仅要有热爱档案事业的事业心、责任感，更要有不图名利、不畏困难，为档案事业的发展努力工作，献计献策的决心，愿将全部的工作精力投入到档案管理的平凡工作中。
随着社会的进步，经济的快速发展、市场经济的不断完善，办公自动化的普及，电子文件的产生将对档案工作提出新的挑战，还有社会及企业自身对档案管理提出新的要求，都要求在业务上保持与时俱进，所以为了适应时展的需求,档案人要树立终身学习的意识,努力培养自主学习的能力,积极主动地通过学历教育、网络培训、行业论坛、工作交流等途径,不断增加、更新自身知识结构。
2、恪尽职守、兢兢业业的奉献精神。
在企业的各项工作中，档案管理工作可以说是一项基础性很强的工作，也是提供专业服务的工作。档案的严格、规范管理虽不能为企业带来直接的、明显的经济效益，但档案管理为企业顺畅运行提供了保障，是一项很平凡但很重要的工作，档案管理人员既是脑力劳动者，又是体力劳动者，这不仅要求从业人员要以事业为重，淡泊名利，就需要有这种恪尽职守、兢兢业业的奉献精神。
管理档案材料整理、鉴定、保管等工作均是操作性很强的工作,只动口不动手是做不好档案工作的。实践中,档案人员要在充分理解有关管理办法的基础上,严格按照规定对材料进行分类、整理、装订、编目,完成档案材料的规范管理。此外,在现代办公自动化环境下,由于计算机的普及应用,档案呈现出数字化的新特征,成为融入整个企业、社会网络之中的信息资源。因此, 恪尽职守、兢兢业业的奉献精神时代要求对提高现代办公设备的操作运用能力提出的新要求,是科学管档的基础。
3、要具有较强的综合协调能力
档案管理是指有关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和。档案材料来源的广泛性决定了档案管理人员要面对方方面面的单位和个人,尤其是华能供热集团有限责任公司在管网的建设期及设备的维护期中，经常与不同的单位与个人进行工作交接，在这个过程中,档案人员应具备一定的协调、应对能力,处理好各方关系,做好早期的材料收集和后期的利用服务工作。
4、要具有较强的科学研究能力
档案管理是一项专业性很强且与时展密切相关的工作,如果档案人员不具备科学研究的能力,就不会有档案管理的创新。所以,管理人员既要有档案专业基础知识,又要有探究学科前沿知识的能力。通过科学研究、实践,在档案材料的保管、档案信息的开发、档案服务内容与方式的更新和扩展等方面有所创新,实现科学管档。
三、总结语
同志曾提出：“档案工作不是一下子就能作好的，要靠平时下苦功夫才行。”当今社会，档案既是维权的凭证,也是社会共同的文化遗产。而档案管理则是为社会提供集体记忆,既满足当代人的利用需要,还保持人类社会和历史的整体性和延续性。所以，新时期的企业档案人员站在新的起跑线上更应忠于职守、钻研业务、献身事业，不断总结经验，提高管理水平，以良好的自身素质为国家、为企业贡献自已全部的力量。
【摘要】随着我国市场经济的不断发展，人事档案管理成为人事人才工作的重要组成部分，企业之间人员流动也越来越频繁。近年来，为了促进企业之间人才的合理流动、优化人才的发展环境，我国针对企业流动人员人事档案的管理工作逐步得到重视，并且日益规范。但是在新形势下，由于人员流动性的不断增大，致使人事档案的管理也遇到一些问题，出现了人事档案管理的意识不足、档案使用效率低、从事人员配备不足等问题。因此，企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题，本文通过不断探索、不断开拓，总结一些在企业中流动人员档案管理的常见问题，提出一些简单完善方案和处理措施，以供大家参考。
【关键词】流动人员；人事档案管理；问题；措施
0.引言
人事档案源于人事管理活动，是对职工绩效与个人经历的记录。企业人事档案是国家档案财富的重要组成部分,是一项严肃而重要的基础性工作。企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。为此，这就要求企业人事档案管理工作必须对流动人员档案管理制度进行完善，在提高从事人员专业素质的同时完善流动人员档案管理各项举措，保证人事档案的真实性，有助于人事档案管理向着现代化方向发展。管理好企业流动人员的人事档案，在一定程度上推动企业人事档案工作的改革和创新，对促进中国经济发展、社会进步具有十分重要的现实意义。
1.企业中人事档案管理出现的问题
近年来，由于流动人员的迅速增加，而流动人员人事档案信息内容的不正确、不完整和不更新现象普遍存在，流动人员人事档案功能削弱，致使很大部分流动人员放弃人事档案，造成人员档案存储的随意性，带来不稳定因素；其次，人事档案作为一种信息资源，在企业只能起到内部服务功能的作用，不能直接创造经济效益。在发展市场经济过程中，企业追求经济效益，部分企业认为企业档案工作是可以忽略的，使人事档案工作在企业的各项工作中提不上议事日程；另外，人事档案的透明度不高，人们对自己的信息和档案一无所知，在全社会都提倡政务公开、信息公开的情况下，人事档案的透明度问题显得更加突出。
也有一些企业为了减少成本，增加利润，原有的档案机构被撤消或合并，人员编制减少，几个人的工作变成了一个人的工作，应该专职的变成了兼职，致使人事档案管理人员数量不足，大部分人事档案工作人员不得不超负荷地工作，影响了人事档案管理水平的提高；同时，很多企业档案工作人员更换更为频繁，致使其他流动人员档案的管理出现漏洞。人事档案工作是一项政策性、专业性、保密性很强的工作，它需要工作人员相对稳定，如果人事人员的频繁更换这一状况不能及时解决，将给人事档案工作队伍带来不稳定因素，不利于人事档案管理工作的发展，甚至会带来后患。因此，在我国企业管理工作中，如果档案工作能够对企业管理水平的提高，企业管理效率的创造和企业竞争力的形成发挥独特服务作用，那么管理效率的档案意识就会得到强化，档案工作所需的财物投入就会得到保证，企业档案工作就有了生存发展的内在动力。
2.如何完善流动人员的人事档案管理
首先，要树立责任心和使命感，切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题。人事档案工作人员也要忠于职守，树立做好人事档案工作的责任心和使命感，在工作中要坚持原则，尽职尽责地管好用好人事档案，使其更好地在企业的组织人事工作中发挥重要作用。当今社会，无论什么都强调团队精神，当然企业的任何一个部门也都不是独立的，而是相互联系，相互依存的。人事档案管理工作的所有的业务活动都是为了输入和输出人事档案信息，为人力资源管理活动服务，而这些人事档案信息的主要来源即为企业的人力资源管理活动。人事档案管理工作要做到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门，加强与人事部门的沟通、协作是做好人事档案管理工作的重要途径。
其次，在讲求实效相互竞争的今天，人事管理的主要任务是为实现企业的整体目标提供合适可用的人才，这就要求人事部门进一步加大人事制度改革的力度，建立好人才档案，搞活用人机制，为企业选拔贤能创造一个良好的工作环境，使员工用其所长、人尽其才；关心和改善员工的生活条件，使员工无后顾之忧，充分发挥自己的内在潜力。因此，在信息化程度日益加深的现代社会，档案作为一种特殊的重要信息，对其进行现代化管理是必然的发展方向，流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术，利用计算机技术对流动人员人事档案进而实现网络化管理，是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题。企业还应该建立短期的人事档案，即员工管理档案，为每个员工建立的内部管理档案，员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。员工终止或解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容，员工管理档案仅供公司内部使用。这样可以为人才流动服务机构提供详实的、完整的人事档案，又可以为本单位的利用服务。
第三，档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象，是提供利用的前提。企业要建立健全流动人员档案材料收集网络，并与流动人员或用人单位签订档案管理合同。同时，流出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。改变传统消极的收集保存方式，要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。一些人才流动服务机构的流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的，这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系，与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象。同时在创建档案时，要重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况，以及参加各种资格考试等反映个人才能的资料。及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案，为用人提供必要的依据。这样才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升，规范企业流动人员自身诚信状况的管理，并加强推广应用。
第四，随着新形势的出现与发展，人事制度也开拓了新的服务形式，人事是适应中国企业流动人员管理的新方式，是一种促进人才产业化，最终使人事管理变成一种公众服务的制度。它由人才市场担当员工的法定雇主，负责派遣员工的人事管理，实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同，实现劳动关系转移，提高人力资源配置效率和使用效益。实行人事派遣后，用人单位便捷用人，打破人事关系与劳动关系一体管理的局面，租赁单位用人，专业机构管人。并且通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展，可以有效地促进地区人力资源的社会共享。中介机构根据用人单位的要求，利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定，使招聘更加准确有效。同时这一规范可突破编制限额，满足用人需求。
3.结束语
在日益繁重的工作面前，人事档案工作人员也要不断总结和改进工作方法，以适应新形势下企业组织人事工作及其它各项工作的需要。改变档案管理工作以往的被动局面，使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求，为企业的发展做出更大更多的贡献，开创企业档案工作的新局面。
企业档案记载着企业发展史上的优秀成果，对研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的重要参考，它是企业一种特殊的资源财富。做好企业档案管理对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。档案交接作为企业档案管理的基础环节，在部分企业中并未得到应有的重视，在实际工作中，还存在着这样那样的问题，需要认真加以解决，确保及时、准确交接，为企业档案规范化建设奠定基础。
1 当前企业档案管理中存在的问题分析
1.1 档案交接不及时、不严谨，档案交接手续不规范、不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案管理人员交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，而在一些企业档案管理人员离职或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，或者，出现“只交接一把钥匙”的现象。忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
1.2 档案监交工作不认真、不严格。部分企业的领导把档案交接当做事务性的工作，看成是档案管理人员之间的事情，对档案交接准备工作很少过问，使得企业档案监交工作不严格，工作程序不完整。其实，做好档案交接工作，不仅是明确档案管理人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且，也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案管理人员的职责。
2 确保企业档案规范交接的措施和对策
2.1 建章立制，确保档案交接权责明晰、及时开展。企业负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案管理人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案管理人员离职、离岗先办理工作交接手续，然后，再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案管理人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。档案行政管理部门应加强企业档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办妥仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理，促使档案管理人员离岗离职之前认真做好档案移交工作。
2.2 严格监交，确保档案交接精细规范、程序完备。档案监交工作对档案交接起着见证和监督作用，因此，无论是档案机构负责人交接，还是一般档案管理人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案管理人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符、手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式３份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
2.3 加强教育，确保档案交接认真合作、圆满完成。档案交接工作中出现的问题，不单纯是企业档案管理人员的业务素质问题，其中，一个十分重要的原因，就是一些企业忽视了对档案管理人员的思想教育工作，使得一些企业档案管理人员工作责任心不强。因此，在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使企业档案管理工作前后衔接起来。
