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一、民办高职院校毕业生档案的归属
民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。
二、民办院校就业档案服务程序
1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。
2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。
3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。
三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别
民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。
四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法
一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：
1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。
2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。
3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。
4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。
五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法
一是毕业生还没毕业，档案不可能调走，当毕业生找到工作单位时，一般公司会把员工档案统一存在当地人才交流服务中心，不过学校一般建议学生档案不要交由企业管理，以防离职时候被企业扣留。学生可以选择将档案挂靠在学校所在地的人才交流服务中心，期限为两年。二是毕业生找到工作时，必须要及时办理就业手续，将档案放回原籍人事局或人才交流服务中心。三是若毕业生更换工作单位，所在单位可发函将档案调出。如果超过择业期仍未落实工作，注意这些学生的档案将被打回原籍过程中容易丢失。四是档案由学生本人保管超过两年时就会变成黑档。五是建议民办高职院校学生尽快补办存档手续，未超过择业期的毕业生去人才市场补办，超过择业期但年龄未超过35岁的按非普通高校毕业生身份重新办理，档案在本人手上需要尽快向相关的人才服务机构进行咨询，若档案曾经被打开，需要将相关资料向有关部门核实，补齐代管费。综上所述，目前我国民办高职院校毕业生量大面广，所进的就业单位大部分是民营企业，档案管理、档案去向、档案归属、档案作用、档案的重要性等系列工程，管理起来都很困难，并且民办高职院校毕业生是一个正在集中进入社会的庞大群体，也是企业发展后备力量。民办高职院校毕业生对档案管理的认识不足，同时也是目前档案管理工作的一个薄弱环节。民办高职院校档案管理意识应从在校生抓起，高度重视毕业生档案的重要性，让学生在校内就了解个人档案的重要性，提高学生档案管理的意识。对学生采取开设专题讲座、让学生积极参与，共同做好民办高职院校档案工作。
作者：郑莹莹 单位：惠州经济职业技术学院
1目前行政事业单位档案管理中存在的问题
1.1行政事业单位对档案管理工作不够重视
国家对档案管理工作有明文规定，制订了《档案管理办法》、《档案法》等法律法规供相关行政单位进行学习与贯彻，但是实际工作中行政事业单位对相关的法律规定并没有引起足够的重视，在工作中对档案管理工作认识不够，而且贯彻力度不到位，这样就导致一些档案工作在实际工作中并没有发挥正常的作用，这样长期不重视档案管理工作，容易导致档案管理工作的混乱，影响企业的发展。
1.2档案管理工作中的基础业务薄弱
目前行政事业单位中档案管理工作相对基础比较薄弱，虽然一些单位已经建立了档案的管理制度，但是在实际工作中却没有真正去落实这些制度，许多档案在整理过程中不够规范，没有按照要求进行档案归整，这样经常会出现严重的组卷混乱现象。同时行政事业单位没有进行有效的档案鉴定与监督工作，许多工作未能够按照相关的法定程序进行档案管理，进而引发一些工作上的问题。
1.3档案管理的设施比较落后
行政事业单位因为没有对档案管理的意识不够强烈，进而导致单位内部的档案管理部门的现代化设施不够齐全，设施趋于落后状态，比如说，一些档案管理室空气比较污浊，库房简陋，有些储藏室内竟然还堆放着一些易燃物品；办公条件简陋，未能实现三室（办公室、接待室、档案室）分开办公等，这些因素都会影响到行政事业单位的档案管理工作。
1.4档案管理工作人员整体素质有待提高
行政事业单位中档案管理工作中出现问题的原因还有管理人员自身的素质和专业水平不高，一些管理人员经常会进行变动，导致档案管理部门即使对员工进行培训，但出现工作调整时，都会影响到整个档案管理工作的正常运行。
2行政事业单位档案管理创新的思路与对策研究
2.1建立比较健全的档案管理制度
为了保证档案管理工作更加明确，具有创新性，应该要建立比较合理的、科学的档案管理制度，根据行政事业单位实际的发展情况进行制度建立，同时要确保档案管理制度可操作、实用、简明，能够在实际的档案管理工作中发挥作用；要保证制度在约束的地位上是平等的，这样能够有效约束领导与职员的工作行为，使单位上下严格按照制度进行工作，保证制度的执行力度；建立严格的奖惩制度，这样能够在档案管理工作中对员工的工作进行公平的、严肃的管理，保证制度在执行和管理工作中发挥其重要的制约作用，保证奖惩分明。
2.2加强管理，使档案管理的水平有所提高
为了保证档案管理工作有序开展，应该要对单位进行一定力度的宣传，使员工进行相关工作的学习，进而能够更加重视档案管理工作，并且能够提高档案管理的水平。所以，行政事业单位要建立一支完善的领导队伍，定期检查和指导档案管理工作，并且要根据单位发展情况，制定合适的考核机制进行档案管理工作考核，在档案管理工作中实行动态的管理，使员工能够加深对档案管理工作的重视程度，进而能够提高档案管理工作质量，确保档案管理工作更加科学化、规范化。
2.3引进信息化技术进行档案管理，有效提高工作质量
随着信息化技术的蓬勃发展，计算机技术无疑为各个行业的发展注进了一股活力，因此在档案管理工作中进行信息化管理能够有效提高档案管理的工作质量，同时也是社会发展的客观需要。利用信息化技术进行档案管理，能够使档案资源得到合理的开发与利用，延长档案的使用寿命，同时能够提高档案管理工作的效率，使档案管理改革更具创新性。为了在档案管理工作中进行信息化技术管理，首先行政事业单位各个部门之间的信息传递要保证及时与准确，这样能够保证档案管理的时效性；然后给单位各个部门配置先进的设备，这样在进行档案资料输入时，能够更加便捷，并且可以利用计算机技术进行文字、图片与数据资料之间的转化，进而保存纸质和电子档案两种档案资料；在档案管理工作中进行创新，可以根据网络技术向社会提供更多的档案信息服务，这样能够保证资料信息共享，进而能够提高档案的使用效率和工作质量。
2.4做好行政事业单位的档案保密工作
行政事业单位的档案资料十分重要，因此要对资料进行保密工作，首先在进行库房选址和建造问题上，要根据国家规定进行建筑物设计和施工，要将库房与阅览室、办公室分开，为了防止资料被盗窃，要保证库房的门窗是牢固的；同时加强库房的管理，安排专业人士进行库房看管和巡视，无关人员禁止入内；在管理库房档案资料的人员选择上，要选择具有专业技能、能够区分开保密档案与保管档案的人才，确保档案在保存过程中的完整性。
3结语
综上所述，行政事业单位在档案管理上存在着一些较为明显的问题，这些问题如果不加以解决就会导致档案管理没法科学进行归档和在必要时提供信息，因此在管理上行政单位必须加以创新和改善。
作者：蔡丽华 单位：邵武市水利局水利管理站
一、事业单位档案管理的原则及档案管理创新意义
事业单位是国家机构的组成部分，其档案是事业单位所有信息的汇聚地，必须在一定的标准与原则下进行管理：
（1）规范、灵活相统一原则，即事业单位档案管理方法应该规范、灵活，在遵循相关规定下根据单位自身的特点对档案档案进行灵活管理，以此保证档案管理方法的实用性；
（2）职责、权益兼顾原则，即事业单位档案管理制度中，相关领导干部及工作人员的工作职责及权益都有明确的范围确定，当出现档案管理的纰漏问题，能公平处理和责任到人；
（3）制定、执行并重原则，即事业单位档案管理制度的制定要保证合理、科学和系统，并确保其执行效率，促进档案管理制度在实践过程中的不断完善；
（4）静态、动态相结合原则，即事业单位档案管理要在保持其科学稳定的同时与时俱进，与国际接轨，在时展的大背景下创新档案管理体制与方法，提高档案管理的科学化水平。毋庸置疑，在社会发展的新时期对事业单位档案管理工作进行创新，对于满足新时期事业单位全面改革具有重大的现实意义。
首先，通过对事业单位档案管理人员的系统教育与培训，能强化其档案管理技巧，有利于档案管理效率的提升；其次，通过对现代网络档案管理工具的使用，能够获得更为精准的档案资料的详细数据，提升了事业单位档案管理的网络化和系统化水平，进而大大提升了事业单位档案管理的科学化水平；最后，通过对事业单位档案管理工具及管理人员等方面的优化，能够及时发现和解决档案管理过程中的问题，能不断的促进事业单位档案管理体制在理论及实践上的完善，是推进事业单位档案管理走向现代化的重要途径。
二、当前事业单位档案管理存在的问题
1.档案管理的基础业务相对薄弱
由于有些事业单位对档案管理工作缺乏科学的认识，对国家相关法律学习和贯彻不够，使得单位档案管理工作不被重视，造成档案管理的基础业务相对薄弱、管理混乱的局面。从目前部分事业单位档案管理的基础工作来看，其档案管理工作缺乏明确的机制、工作流程及标准，即使有的单位建立了档案管理制度，但却在执行落实方面有待欠缺，缺少专人负责，单位领导也未真正督促落实，使得档案整理不规范、组卷不符要求、分散的民生档案移交受阻以及擅自销毁应归档文件资料的现象比比皆是，不仅违背了事业单位档案管理的原则，还造成了有效资源的巨大浪费。
2.档案管理方式陈旧，缺乏创新
通常情况下，要保证事业单位档案管理工作的效率，就必须在档案管理方式方面下功夫。然而，随着社会的进步与发展，在事业单位日常档案信息处理日渐繁琐的情况下，档案管理的方式却仍停留在陈旧单一的程度上。档案管理部门对于档案信息的管理缺乏统一的管理机制，传统的档案处理流程也无法对重要的档案信息进行及时整理、装订和归档，同时由于缺乏对现代档案管理设备的利用，缺乏对档案管理方式的创新，也使得档案管理效率低下，大量重要的档案信息资源被破坏和丢失。
3.档案管理设施落后，档案资源开发
利用不够科技及时代的发展，使得现代信息化技术被广泛的应用到各领域，但是由于我国较多的事业单位未充分的重视档案工作，因而没有将现代化的档案管理设备合理的应用到档案管理中来。有些单位的档案管理室条件较差，设备配置不齐全，软硬件设施更新不及时，一些现代化的光盘和电子档案处理需求不能得到满足。现代化的档案管理仅对相关档案信息实现了计算机保存，并未实现信息化的处理，造成了档案信息资料的无形损失。正由于事业单位档案管理设施的落后，也造成了单位档案资源开发利用效率不高的局面。对于档案资源的开发利用，有些事业单位并未重视起来，仅将档案管理停留在档案的收集、整理及保管的工作上，对于后期档案资源的利用力度不够，一些能为单位带来有效参考价值及系统服务的档案资源并未在合适的条件下发挥出作用，使得档案管理一直处于较为被动的状态中。
4.档案管理人员队伍业务素质不高
对于事业单位的档案管理工作，档案管理人员的业务素质对于档案管理工作的效率有重要影响。纵观当前事业单位的档案管理人员队伍现状，一方面，部分事业单位的档案管理人员并非专职管理人员，其身兼多职，对档案管理工作难以应付，缺乏专业的业务素质也工作责任心，在频繁的工作变动中，致使档案管理工作稳定性受到消极影响。另一方面，有些事业单位中在职的档案管理人员，其本身缺乏专业的业务素质，加之单位未进行档案管理工作的相关业务培训，使得有些档案管理人员并不十分了解档案工作的具体程序，对于档案文件的整理、分类及划分保管等问题出现错误，档案的立卷、归卷及移交工作也难以顺利完成，进而使得单位档案管理质量低下。
三、新时期事业单位档案管理创新思路
1.创新档案管理制度，强化档案管理能力
一项完善的管理制度通常都是保证工作效率的重要基础，基于当前事业单位档案管理工作的现状以及存在的问题，创新档案管理制度，建立一套适合于事业单发展实际的档案管理制度已显得极为迫切。首先，事业单位应该在单位档案管理的特点基础上建立与之相适应的科学合理的管理制度，并确定好档案管理制度的创新方向及内容，重点对单位档案管理的机构设置及岗位设置进行制度规定，对制度中的内容进行创新，不断与时俱进。其次，要坚持制度约束的地位平等性，在档案管理制度的创新中，其制度既要对档案管理人员约束，也要对单位领导进行约束，以此保证档案管理的独立性与规范性。最后，要在档案管理制度中确保奖惩分明，对于档案管理工作中高度负责的职工进行奖励，对于为了自身利益而恶意篡改档案信息的非法人员进行惩罚，以促进事业单位档案管理事业的健康发展。
2.创新档案管理信息化建设，提高档案管理水平
在现代信息技术迅猛发展的形势下，不断发展的事业单位要想充分发挥出档案信息的作用，就应该采用科学的现代信息手段对档案信息进行高效管理。为此，事业单位应该积极引进适合自身发展与需要的现代档案管理软硬件设施，并在确保单位内档案信息传递准确且及时的条件下，利用计算机、扫描仪等现代信息技术实现对文字类、图片类资料等档案信息的纸质化与数据格式并存，以此确保档案信息的安全、完整。与此同时，事业单位还应该创新档案管理技术，通过网络向社会提供有用的档案信息，实现资源共享，以此提高档案管理的质量。
3.创新档案管理服务手段，提高档案利用效率
在我国各领域中，档案利用效率低下的现象是一个极为普遍的现象，事业单位档案同样也不例外。因为事业单位对档案管理工作的不重视，使得档案利用率低，相反，又因为档案利用率较低，而又因影响到事业单位对档案管理工作的重视程度。因此，事业单位应该重视起档案开发利用工作，通过档案管理服务手段的创新，而促进档案利用率的提升。具体而言，事业单位可以通过内部局域网，增强网站的信息检索功能，并模仿数字化图书馆的建立方式，提高档案服务手段。除此之外，事业单位档案管理部门还可以建立高效的在线服务系统，为用户提供在线服务功能，以此促进档案利用率的提升，促进事业单位档案管理工作水平的提升。
4.创新档案管理人员培训机制，强化业务能力
随着事业单位档案管理数字化趋势的增强，事业单位档案管理人员的业务素质也亟待强化。为了提升事业单位档案管理人员的业务能力，笔者认为应该创新档案管理人员培训机制，结合单位自身档案管理实施的现状，建立以网络培训为主、实体培训为辅的培训机制。通过对管理人员方案管理技术知识的培训，引导其进行基础知识学习，以及各种档案管理理论与是实践知识学习，不断强化其自身专业技能，以推动档案管理人员为档案管理工作做出更大的贡献。
四、总结
综上所属，新时期事业单位档案管理工作的重点是创新，只有从管理制度、管理方法、管理建设及管理人才等方面加大创新力度，才能改变当前事业单位档案管理工作效率低下的现状，也才能保证事业单位档案管理工作更好的服务于人民大众。
作者：王璠 单位：郧阳师范高等专科学校
一、地质勘查单位档案管理工作中存在的问题
1）档案管理制度有待进一步规范、健全。
主要表现为档案管理职责分散、不明确，不同单位的档案管理可谓是各自为政、标准不一，存在着严重的档案资料重复保存且利用率低下问题，需从制度上加以解决。
2）档案管理工作水平有待提高。
目前，我国部分地质勘查单位的档案管理水平，还停留在人工收集、整理与检索阶段，可接触和获取的信息量较小，非常不利于档案的二次开发和利用。
3）档案管理工作开展欠缺协调、合作。
部分地质勘测单位的档案管理工作人员与同单位负责其他工作人员之间欠缺协调、合作，没有更好的利用协调、合作支持档案管理工作开展，导致档案管理工作变成了单位里的一块“世外桃源”，档案管理工作效果始终不甚明为。
4）档案管理工作未与地勘行业建设实现同步规划、发展。
任意一个地勘单位都有自己的近期、远期规划，规划涉及地勘单位的未来规模、发展技术水平、形成何种人员结构等都会做出详细规划；而这些规划中却很少涉及单位的档案管理，导致单位的档案管理工作水平落后于地勘事业发展，势必会影响地勘单位整体管理工作水平的提高。
5）监督、指导工作不到位问题。
本级档案管理部门工作离不开上级档案管理部门的监督、指导，起到把关下属单位档案管理的作用。但在实际工作过程中，由于欠缺上级部门的监督、指导，本级档案管理部门不能及时发现、纠正工作过程中存在的问题，导致本级档案管理部门工作水平难以得到有效提高。
6）管理经费不足问题。
部分地勘单位由于经济效益不高影响，可用于档案管理的经费严重不足，这样用于档案管理的设施、设备就难以及时得到更新，严重限制单位档案管理工作水平的提高。
7）工作人员队伍素质问题。
较高的地勘单位的档案管理工作水平，离不开高素质的档案管理工作人员，特别是工作人员高水平的专业素质支持。存在部分地勘单位档案管理工作由其他工作人员兼职现象，这些“兼职”人员的档案管理专业素质势必不高，加之这些人员的频繁调动、调整也会进一步影响到单位的档案管理工作。
8）不能得到有效开放和利用问题。
新时期的我们必须充分发挥档案及其管理工作作用，使档案能真正的为社会主义经济建设、社会发展服务，而这些目标的实现离不开档案的开放和利用。开放恰恰是地勘单位档案管理工作的短板，原因一方面是数字化档案工作相对滞后，不能很好支持档案开入工作，另一方面则是受到管理观念落后影响不能大胆进行档案开放、利用工作。
二、地质勘查单位档案管理工作问题对策与建议
（一）建立、健全档案管理制度，拓展档案归档范围
通过建立科学的档案管理体系来进一步健全地勘单位档案管理工作规章制度，是提高地勘单位档案管理工作水平的关键。伴随社会的转型与发展，必须建立与现代社会发展相适应的档案管理制度，必须建立与现代社会发展相适应的档案管理体系。比如，在地勘单位内部建立专门的档案科室，明确档案管理工作职能，以及将档案管理工作与单位其他工作共同纳入到单位发展规划、制度制定和考核范围之中。
（二）做好档案收集、整理、归档工作
文件收集是档案归档的重要环节，收集人员要与各部门定期进行沟通联系，建立良好的协作关系，做到重要文件、材料不分散、遗失，能够完好无缺的归档。
（三）促进档案的科学化、规范化管理
为保证地勘单位档案管理工作的科学化、规范化，首先要增强地勘单位领导、职工的档案管理工作意识，领导干部的档案管理工作意识尤为重要。因为领导重视是地勘单位档案管理工作顺利开展的前提和基础，必须视作为地勘单位重要的工作内容来抓，地勘单位档案管理工作与其他工作同样重要，同样需要制定相关发展规划来促进档案管理工作的科学化、规范化发展。
（四）加强对档案管理工作的监督和指导
上级档案管理部门有责任、有必要对下级部门的档案管理工作进行监督和指导；首先，在做好本级档案管理工作基础上，要加强对下级档案管理工作的监督和指导，工作效果的坚决予以表彰，不符合相关要求、规范的坚决予以通报、批评，并限期整改；其次，逐步扩大对下级档案管理工作的监督、指导范围，除对工作进行成果监督外，还要尝试监督其工作过程，保证档案管理工作的规范化操作。
（五）加大档案管理投入，保证管理质量
各级地勘单位都应该有计划的加大档案管理工作经费投入，目的在于确保地勘单位档案管理工作的顺利开展和工作水平的顺利提高。无论是硬件条件还是软件条件都需要一定经费的投入。档案管理专用设施是档案管理工作的硬件条件，例如档案消毒灭菌机、防磁声像柜、除湿机、移动密集架等对档案具有极强的保护作用，而档案管理系统则是软件条件，它也是档案管理工作逐步实现信息化的关键条件。
（六）加强队伍建设，提高人员专业素质
档案管理事业发展水平高低，很大程度上取决于人才专业素质水平的高低，档案管理工作人员的素质直接影响档案管理工作的水平。鉴于此，有必要将专业培训、进修学习纳入地勘单位档案管理人才培养计划之中，旨在建立一支高水平的地勘单位档案管理人才队伍，为地勘单位档案管理工作水平的提高、我国档案事业的健康发展提供保证。特别是伴随我国改革开放政策的深入，社会环境已经发生很大变化，越来越多的档案开放、利用需求在产生，要求档案管理必须向数字化、网络化方向发展，借网络的开放性特点为更多人提供服务，这些都离不开档案管理工作人员专业素质的支持，特别是较高信息技术素质的支持，因此必须加大地勘单位档案管理工作人员的信息技术培训，以及尝试招聘正规高等院校、专业的档案管理毕业生来充实档案管理人才队伍；总之，多措并举加强地勘单位档案管理人才队伍建设，为高水平的地勘单位档案管理工作打下坚实的人才基础。
作者：金丽双 单位：山东省第六地质矿产勘查院
1广播电视行业档案管理的现状
1.1管理人员存在问题
由于缺乏对广播电视档案管理人员的管理，有些单位在工作中并未设置管理岗位，很多岗位都是由办公室人员兼职的；再加上档案的管理形式和管理手段落后，员工缺乏主动的工作的意识，执行能力不强，所以，在工作过程中，经常存在调理不清、工作混乱的情况。另外，各部门之间总是各自为政，相互不联系，很容易造成人才和物品的浪费，削弱了其市场竞争能力，阻碍了其各种效益的发挥。
1.2不重视档案管理工作
在广播电视系统内部，并没有将档案管理工作纳入具体的工作中。我国相关法律已经明确指出，在实际工作中，要加大档案管理工作的力度，但是，在实际工作中，总会出现前后观念不一的情况，而且工作人员的法制意识不够强烈，行业内部的档案管理只限制在文件处理内容中，并没有按照国家的要求形成档案管理，导致档案管理不规范。
1.3档案管理制度不健全
从我国广电档案管理的角度来看，管理制度不健全是目前档案管理工作中存在的最大问题。在正常的工作中，一个单位不仅要形成各种档案管理，而且内容也是需要集中管理的，这是档案管理最基本的原则。随着经济的发展，广播电视行业受各种因素的影响，档案管理缺乏有效的约束制度，与实际要求相差很远，而有的部门并没有任何制度可以遵照执行，档案管理流程也没有按照相关的规章制度制订，各自为政的现象比较普遍。
2提升广播电视档案管理的办法
2.1确定工作重心，加强信息化建设
广播电视档案管理与文书档案相比，具有一定的鲜活性，与现实业务的结合比较紧密，常被利用的内容也比较多。鉴于此，要将广播电视档案管理纳入到重要的管理内容中，坚持贯彻国家的相关规定和标准，统一集中管理。同时，还要加快档案信息化建设的步伐，收集和整理原生电子文件，加强单位内部业务技术的整合，做好档案信息化的规划管理工作，不断分封媒体资源，加强资源整合，实现档案信息资源的共享，加大服务力度，为档案的高效利用提供一定的帮助。
2.2重视档案管理人才的培养
档案管理作为广播电视系统的核心部分，要想提升其管理效率，就要从根本上加强对档案管理人员的培养。按照国家的相关要求，努力配备相关的专职档案管理人员，从根本上保证管理人员的稳定性。另外，要结合文件的数量，确定专职管理和兼职管理人员。档案的种类复杂，广播电视行业的档案管理不能按照传统档案的管理方式执行，它需要与数字化、信息化、网络化的内容联合在一起，加大对人员的培养力度，建立一支高效的档案管理队伍，这对广播电视档案管理行业的发展有非常重要的作用。
2.3落实有关档案管理的全部规定
广播电视相关领导要重视档案管理方面的工作，设立专门的档案管理部门负责本单位的档案管理工作，同时，各个管理部门也要承担相关文件、材料的归档工作，负责本部门的档案管理。另外，根据国家相关规定，档案管理部门要加强收集、整理资料，明确管理原则和管理体制，按照要求管理档案，明确分管领导，健全组织机构，为档案管理工作提供更多的保证。
3广播电视档案管理的创新举措
3.1体制建设的创新
从整体情况出发，要不断完善广播电视档案管理体制，明确档案管理各个部门的规章制度，健全档案管理体系，制订档案管理的期限表，定期检查档案管理工作，严格执行档案管理部门的相关规定，规范档案管理的要求，严肃处理不按规定移交档案的人员。另外，还要加强档案管理内部人员对职责和义务的认识，加强档案管理自身的运行规范，定期开办研讨会，增强单位领导、干部和职工的档案管理意识。在这个大前提下，要努力落实档案管理工作，为广电档案管理开发工作提供必要的条件。
3.2服务宗旨的创新
对于广播电视档案管理工作，要坚持“服务群众”的宗旨，增强档案管理的服务意识，不断发展广播电视事业，做出优质的节目。如果在工作过程中稍有不慎，就会导致巨大的经济损失。因此，当广播电视档案管理借出时，需要填写借用资料的编号，确认送回时间，避免出现丢失或误用的情况。鉴于此，可以采用电子扫码技术，实现对素材的全方位管理。另外，要加强对《档案法》的宣传，提高其宣传力度，采用形式多样、内容新颖的宣传方式，努力提升工作人员对档案管理的认识，实现档案管理工作的全面发展。
3.3人员素质提升的创新
在广播电视档案管理工作中，要不断提升档案管理人员的素质，以便其能更好地适应社会主义市场的发展要求。同时，要摒弃过去档案管理中的不科学观念，将科学发展观作为重要的指导思想，努力做好档案管理工作，切实解决工作中存在的问题。另外，还要树立严格的档案管理工作意识，增强管理人员的职能意识，使管理过程能够与时俱进，以创新的思维应对创新的知识面，实现管理过程的全面发展。同时，还需要坚持以人为本的理念，加强新观念、新意识的应用，采用创新的思维，全面发展档案管理，建立完善的学习和考核机制，并严格落实持证上岗制度。档案管理工作人员还需要具备一定的业务技能，不断提升其业务素质。单位领导应不断吸收年轻的工作人员，给档案管理工作注入新的生命力，而档案管理工作人员要加强对文化、技能的学习，认清档案管理的工作内容，不断提升服务品质。
4发展趋势
随着社会经济的发展，信息化发展已经逐渐进入了广播电视行业，实现了数字化、网络化的发展，这也是我国档案管理工作的重要内容。在未来的发展过程中，广播电视档案管理行业将会向信息化和数字化的方向发展。信息化的发展需要与IT技术联合在一起，高效的网络技术是其传播和发展的重要内容，这就意味着，广播电视的数字化发展决定了信息化发展的趋势，同时，也提升了广播电视档案管理被重视的程度。所以，在管理过程中，要增加有关广播电视档案管理的资金，增强计算机网络的信息化建设，更新陈旧的设备，以保证广播电视档案管理工作的高效性和稳定性。另外，要加大在软件方面的投入，落实相应的管理体制，努力实现专业化和现代化建设的要求，加大广播电视档案管理队伍的建设力度，加强岗位建设，努力提高档案管理人员的工作素质和能力。对于广播电视档案管理，在工作过程中，要坚持以人为本的合作理念，而过去的管理方式已经不能适应现代行政档案业务的发展，不会为企业带来任何物质财富。从档案管理本身出发，档案管理的目的就是为后续工作提供科学的经验和可靠的依据。因此，在管理过程中，要加强以人为本的工作理念的落实，将管理过程落到整个档案管理中，以服务群众为中心，将广播电视档案管理工作的出发点和落脚点落到广播电视档案管理的总体内容中。
5结束语
综上所述，广播电视档案管理工作是广播电视整体工作的重要组成部分，它是一项基础性工作，是维护历史真实的重要工作，对广播电视行业的发展起着重要的作用。因此，要做好相关方面的工作，为促进广播电视行业的繁荣发展打下坚实基础。
作者：方惠华 单位：清新广播电视台
1实现基层现代化计划生育档案管理势在必行
在新的历史时期背景下，需要对计划生育档案管理工作进行一定的调整和改善，即将现代化技术应用于计划生育档案管理工作中。这样的调整和改善的意义主要体现在三方面。第一方面，将现代化管理理念应用于该工作中，既可以提高基层计划生育档案管理的质量和保证其真实性，还可以提升基层计划生育档案管理的水平；第二方面，现代化的管理技术，可以提高档案管理的效率，因为通过应用现代化管理技术可以减少档案管理的任务量和节约资源，从而实现了资源的合理优化配置；第三方面，现代化管理系统可以切实的反馈基层计划生育管理工作，从而促进计划生育管理水平和质量的提高。由此可见，将现代化科技应用到基层计划生育档案管理工作中已经成为社会发展的必然趋势。
2计划生育档案管理存在的不足
2.1计划生育档案管理工作意识薄弱。
在现实社会中，由于档案管理岗位的工作人员专业知识的薄弱，对档案管理工作的认识不到位，因而导致计划生育档案管理工作得不到重视，使得计划生育档案管理工作程序科学性和程序性不强。尤其是涉及到岗位和工作请辞等方面的问题时，工作人员对档案的移交、审查、清理、签字等工作流程认识不够清晰，进而导致了档案的混乱和档案数据的丢失以及档案分类不够明确。
2.2基础计划生育工作效率低，档案管理体系有待完善。
档案管理工作的管理体制是否完善与工作效率有着直接的关系。如果在档案管理工作中，信息内容登记过程中没有相关规章制度进行规范，会导致一些重要信息的丢失，从而严重影响了档案信息的真实性和有效性，严重阻碍了档案管理工作的发展。
2.3计划生育档案管理内容的真实性低。
由于计划生育档案管理工作的重要性得不到充分肯定，进而使得档案管理工作者在完成工作任务时不够认真，责任心不够强，登记的内容随意性增加，档案内容的真实性不够高，这样严重阻碍了计划生育档案管理工作的进步。
2.4计划生育档案管理工作者的专业水平较低。
档案管理工作人员的专业知识不完整和专业水平低均是导致档案管理工作得不到发展的重要影响因素。由于工作人员得不到专业技能的培训，甚至出现一个工作人员身兼数职的现象，从某种程度上讲，工作人员不能将全部精力集中到档案管理工作中，同时也不能完全掌握档案管理的信息内容。
2.5计划生育生育档案管理水平和基础设备均不健全。
在效率决定发展速度的今天，基层的计划生育档案管理仍然采用库存的方式，然而随着档案数据的增加，档案库存的方式不仅浪费时间，还浪费经济，大大降低了工作效率。同样制约档案管理工作发展的一个因素是较低的管理水平，大部分的地方档案管理不能缺乏高新技术的指导，无法将最先进的管理手段应用到计划生育档案管理工作中，从而一定程度上制约了档案管理的发展。
3提高基层计划生育档案管理水平的基本措施
3.1提高现代化基层计划生育档案管理的意识。
我国计划生育工作的重要组成部分之一是基层计划生育档案管理工作。因此从事计划生育档案管理的工作人员必须有较强的责任意识和法制观念，同时还要具有较强的思想道德修养和较高的业务能力。同时，政府部门可以分设专门的计划生育网站，对从事档案管理的工作人员进行定期的培训和提供必要的档案管理资源。同为重要的是政府部门还要提供档案管理工作人员与专家交流的机会，这样可以有效的提高工作人员的现代化管理意识和水平。
3.2应用现代化技术合理分配计划生育档案管理资源。
高新技术的飞速发展，要想提高基层计划生育档案管理工作的效率，需要充分的利用网络资源。因为网络技术对档案管理方式可以实现适当的调整，从而使得资源的管理更加快捷、高效。而网络资源技术的应用是实施基层计划生育档案现代化管理的有效手段之一。如果将计划生育的信息通过互联网进行整合，这样可以达到资源共享的目的，这样也可以有助于档案信息的规范化和标准化。
3.3完善计划生育档案管理体系。
实现基层计划生育档案管理的现代化的另一个重要手段之一是建立完善的计划生育档案管理体系。基层计划生育档案管理的工作需要严格按照规章制度执行。因为各个地方存在一定的差异性，所以在制定计划生育档案管理制度时，需要做到联系实际，依据不同地方的特色和工作特点，这样做到相关的规章制度最大程度上应用到实际工作中。
3.4计划生育档案信息登记时做到有章可循。
实事求是是基础计划生育档案管理工作的基本要求，因为这样可以有效的保障计划生育档案信息的真实性。工作人员在遇到比较模糊的信息时，需要经过认真核对后再填写，严格禁止随意填写，这样可以有效的保证档案信息的真实性。
3.5提高计划生育档案管理工作人员的专业水平。
计划生育档案管理工作人员不仅要通过自身的学习不断的提高自己的专业知识水平，还要积极抓住政府部门给提供的与专家交流的机会。通过专家的指导，可以有效的提高工作人员在实际工作中的应变能力和提高基层计划生育档案管理现代化水平。除此以外，计划生育档案管理工作人员要提高自己的工作热情和工作态度，做到工作中没有随意性和敷衍了事的现象出现。而且，每一个计划生育档案管理工作人员要有积极的态度和热忱来对待档案管理工作。同时还要在工作中勇于挑战自己、敢于创新，积极解决工作中遇到的问题，为实现档案管理工作现代化作用一定的贡献。基层计划生育档案现代化管理体系的构建对发展计划生育管理工作起到重要的作用。在计划生育档案管理工作中，不仅要树立全局的观念，还要建立起全国范围内的计划生育档案现代化管理体系，从而促进计划生育工作的发展。通过了解基层档案管理存在的问题，探索出相应的现代化管理措施，对基层计划生育管理的发展又非常重要的意义。计划生育档案现代化管理体系的建设是一项长期工作，是一场持久战，但是随着实践经验的积累，人力资源的不断扩大、制度体系的不断完善、工作责任意识的不断增强，基层计划生育档案管理实现现代化的目标也会很快得以实现。
作者：杨振春 单位：黑河市嫩江县前进镇计划生育服务中心
1档案业务外包实践
为拓展档案馆业务，深圳市档案馆于2004年5月成立了全国首个文件档案服务中心（下简称文档中心）。它拓展了国内早期文件中心的职能，承担了文件移交单位从整理、鉴定到保管及提供利用的全过程工作，以及协助档案行政管理部门对文件移交单位的业务指导和监督工作等。随后，各地也相继开展了机关事业单位半现行文件集中管理工作，文档中心在各地纷纷成立。2010年9月，国家档案局副局长李明华在全国文件（档案）管理中心工作座谈会上指出：“统一集中管理各机关形成的文档，是新形势下创建机关档案工作新格局的新思路、新尝试。建立文档中心，整合机关文档资源，实行集约管理，适应了社会主义市场经济发展需求，是档案部门贯彻落实科学发展观、推进管理体制改革和工作机制创新的重要举措，是提高机关工作质量和效率的迫切要求，是推动档案事业安全、协调、可持续发展的时代要求。”
2文档中心业务外包实践
目前，档案界对文档中心的定位不尽相同，对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟，学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一，即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作，承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能，是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构，是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。
2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系
文档中心成立后，集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室，原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方（如北京市海淀区）文档中心成立后，集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员，只配一名兼职人员负责归档文件收集工作，文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此，文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。
2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系
文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外，还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前，集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责，文档中心成立后，档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此，文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。
3文档中心法律地位和职能定位
3.1文档中心的现实困境
随着我国社会主义市场经济不断发展和完善，政府职能逐步转变，“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势，首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践，于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出，文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构，与当地政府及各机关关系不大，随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年，四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出，文档中心限于档案部门自身下达和完成任务，各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持，各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是：其一，由于文档中心成立时定位过低，依附于档案行政管理部门，没有受到应有的重视，人员编制普遍较少，财政经费不足，致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二，由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构，档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作，还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作，工作量很大，常感力不从心。其三，各机关从档案业务工作中解脱出来，体验到了文档中心带来的益处，但逐渐淡忘了自身责任，档案意识有所减弱。可见，如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显，文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力，而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显，长期下去，也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然，我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路，更不能倒退回原有的机关档案室管理模式，我们要做的是分析其原因，并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。
3.2文档中心的法律地位
档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种：第一，应定位为档案行政管理部门的下属机构，依附于档案行政管理部门；第二，应定位为政府的直属机构，业务上接受同级档案行政管理部门指导；第三，应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看，第一种观点被档案行政管理部门普遍认可，如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发，但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景，文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴，但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案，文档中心的成立是一种政府行为，不同于社会上的一般档案服务外包企业，不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析，结合各地文档中心实践，本文比较认同第二种观点，即文档中心为政府直属机构，拥有独立法人资格，在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于：一是文档中心更能得到政府及各机关的重视，以便在人员编制、经费等方面得到更大支持；二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责，发挥文档中心创新优势，促进档案事业协调发展；三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度，更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。
3.3文档中心的职能定位
依据文档中心设立的背景及机关档案工作实践，文档中心的主要职能包括：统一接收、保管一定区域内机关事业单位档案；为文件形成单位提供档案利用；向档案馆移交作为国家档案保存的档案；协助档案行政管理部门对机关事业单位进行指导监督等。此外，在涉及归档文件整理是否应纳入文档中心职责范围、文档中心能否开展有偿服务以及文档中心服务范围能否扩大到行政区域内所有机关事业单位等问题上，理论界和档案行政管理部门尚未形成统一认识，本文在分析档案业务外包及文档中心实践经验基础上，认为答案是否定的。首先，归档文件整理不应纳入文档中心职责范围。在实践中，少数文档中心不仅承担机关事业单位档案的接收保管及统计利用工作，还担负着移交单位归档文件的分类、整理、鉴定和数字化处理等前期工作。这种服务意识无疑是好的，但工作方式欠妥。因为，文件的分类、整理除具有一定的专业性，更离不开机关的具体业务，它需要文件整理人员熟悉机关各项业务工作，否则文件整理的基本原则就无法落实。如果文档中心要做好这些工作，必须安排人员介入各机关事业单位的业务流程，实现前端控制，而文档中心人员编制有限，显然是做不到的。所以，归档文件分类、整理工作应该由形成单位负责开展。其次，文档中心不能开展有偿服务。文档中心的成立是政府行为，为全额财政拨款的非营利性单位，它不同于商业性的文件中心等社会化档案业务外包企业。因此，文档中心应专注于集中式办公区域内机关事业单位档案的保管及提供利用，不能以追求经济效益为目标。最后，文档中心服务范围不宜随意扩大。文档中心成立的一个实践背景是政府集中式办公，除了出于机构、人员精简的考虑外，主要源于档案保管及利用的集约化管理的需要。因此，文档中心服务对象应仅限于行政中心集中办公的机关事业单位，不应随意扩大范围。区域外的机关事业单位可以考虑通过建立联合档案室等方式来实现档案保管和利用的集约化效果。
作者；曹吉超 单位：苏州工业园区档案管理中心
一、电子档案的含义
电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案与传统的纸质档案有相同的本质:都是文件存在的一种方式、都具有物理实态的特征、都是形成者真实活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。但相比之下电子档案在记录方式上有许多独特的特性:即电子档案依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，其信息存储量大大高于过去的各种信息介质。而且便于存放、方便快捷，极大地提高了工作效率，信息可以实现共享且不受地域的限制。
二、成人教育电子学籍档案管理的作用
首先，计算机内存容量满足大，可以满足由于招生规模扩大而导致的学籍档案数量迅速增加的需要。一台配备电子档案管理软件的计算机就可以存储历年历届学生的学籍档案，这样就能够安全高效地完成各级学生学籍档案的日常管理。同时电子档案管理通常情况下实行专人管理，档案的保密性强，工作效率高。其次，由于电子档案管理软件具有搜索和查询功能，管理人员可以随时输入查询条件仅需几分钟甚至更短的时间就可以调取任何一个考生的信息。如果是传统的纸质方式进行查询往往需要数小时甚至更长时间才能找到，为管理人员节约了大量的时间和精力，既减少了档案管理的成本，也大大提高了工作的效率。再次，利用计算机中某些软件，可以对相关学籍信息进行分析处理，对每个学生的信息进行综合处理，为学生加深对自身的了解、高校提高管理水平、用人单位找到更合适的员工和制定合理的用人计划提供方便。
三、目前成人教育学籍电子档案管理工作中存在的问题
1、成人电子档案管理重视程度不够。
一部分成教管理工作人员对学籍管理工作认识模糊，思想上只把成教当成普教的附属品;还有少数分管成教工作的校领导和工作人员仅将它看成创收的渠道。这种思想导致许多软件和硬件的配备都不能满足电子档案的管理需要，硬件设施不够完善，不能按岗配备专门人才及档案管理混乱等。
2、成人电子档案管理仍然存在手段落后和模式陈旧现象。
虽然目前很多成人教育都采用了电子档案管理方法，但实践中还有许多高校的成人教育学籍电子档案管理仍然采用的是传统手工操作，没有采用电子档案管理，没有配备专门的电子档案管理软件。有一些学校的学籍管理的常规性工作虽然也一部分使用了计算机，但也仅仅是采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些手段明显落后于形势，跟不上时展的需要，从而必然阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
3、电子档案管理存在忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训的现象。
成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求成人电子档案管理人员不仅要有过硬的专业素养，而且要把握工作中的准确性和原则性。随着计算机系统软件的不断升级，要求电子档案管理人员要不定期的参加系统培训。但是实践中，许多地方高校普遍存在着忽视学籍管理队伍的建设的现状，学籍管理人员存在着综合素质偏低、专业结构、年龄结构不合理等现象。高校只有紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧和落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域，才能有效地加强和完善学籍管理队伍建设工作。
4、成人电子档案管理存在着信息技术领域内的一些难题
如学籍管理密钥升级过于繁复、网上黑客与病毒的客观存在。而且电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性等等。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多，这些因素都制约着学籍电子档案管理水平。当然，电子档案当前还处于发展的初级阶段，需要不断的改进和完善。
四、成人教育学籍电子档案管理的具体措施
1.成人教育学籍管理需要引进一套规范、标准的学籍档案管理软件。
目前大部分高校使用的学籍档案管理软件是购买软件公司开发的通用的档案管理软件，比较有实力的高校也可能根据本校的实际情况自行开发管理软件。软件公司开发的档案管理软件虽然设计的原理遵循了国家档案实体分类法的规定，能够基本适应高校学籍档案管理的需要，但是这类软件更适用于文书档案的管理。将其用于高校的学籍档案管理比较牵强。而部分学校自行开发的软件由于根据本校实际进行设计，所以比较适合本单位档案管理工作。但自行开发的软件分类标准却欠规范。两种类型都各有利弊，如何扬长避短?实践中购买软件的高校可以在引进软件时与软件公司进行约定，要求开发人员根据本校实际，在原有通用软件的基础上做适当的修改。而有条件自行开发软件的高校，可以在基于本校工作实际的基础上，严格按照国家档案实体分类法的规定制定分类标准，使其在适应自身学籍档案管理需要的同时，更加标准和规范。
2.配备专职的成人学籍档案管理人员，并加强管理人员的培训。
首先，先进的学籍管理软件需要掌握信息技术知识并能熟练操作使用这些管理软件的专职管理队伍才能实现发挥作用。要保障成人学籍档案管理的现代化和信息化，不仅要大力提高学籍管理人员的知识水平及管理能力，尤其要管理人员具有熟练使用现代化办公设施的能力。所以配备专职的成人学籍档案管理人员至关重要。其次由于信息技术是不断更新的，所以重视和加强对档案管理人员的培训和继续教育也不容忽视。学籍管理人员必须及时学习新技能和新知识以提高他们的信息管理意识和水平，这样才能更好地为本职工作服务。
3.成人电子学籍档案管理需要建立网络互联平台以实现信息共享。
成人教育的学籍管理不仅部门自身需要查阅，各级教育主管部门也要在需要时对成人教育学籍档案的相关信息进行查询。如何提高办事效率，减少重复劳动和查阅纸质档案的时间?这就需要建立网络互联平台以实现信息共享，实现成人教育学籍档案相关管理模块与教育主管部门的对接。各部门可以根据工作需要直接调用学籍档案中的信息。
4.成人电子学籍档案管理要注意学籍档案的安全性和保密性。
成人电子学籍档案由于教育系统分布广泛，多个校区和工作站或总校与各分校及各分校之间都要进行相关信息的交流和传递，所以不可避免的具有一定的开放性。但是学籍档案中又包含了很多如身份证号码、联系方式及家庭住址等涉及学生个人隐私的信息，这些信息的泄露会影响学生个人正常生活，为了避免学生的隐私信息不被不法分子利用，保护学生的合法权益，成人的电子学籍信息是需要保密的。这就要求管理软件首先要具有一定的学籍信息安全与保密功能。另一方面学籍管理工作还要严格审查网上公布的信息，避免涉及学生隐私的信息泄露以保障成人教育学籍档案信息的安全。
作者：徐松 单位：营口职业技术学院
一、档案的价值
对施工企业而言，各施工单位可以借助过往形成的工程档案，为以后的施工进行良好的准备与学习。对组织内部而言，施工组织也可以通过各时期形成的工程档案，对内作为凭证、参考、沟通和互动的工具；对组织外部而言，工程档案可以说明该组织的施工情况与发展历程，了解其施工效果与效率。事实上，作为信息世界的一份子，工程档案是珍贵的一手施工记录物，其功能包括累积先前的施工经验与知识、证明施工组织的运行效率、促进不同利益相关者之间的互动与凝聚、以及提供施工权利的合法正当性，同时也是了解和认同组织自身、社会要求的来源，也是传播市场、社会与文化价值的媒介。由此看来，工程档案不仅只是一种传达信息的媒介，更是形塑施工组织资产与先前施工情况的重要材料。因此，若是没有编制并保存完整确实的档案资料，除会造成知识与经验的断裂和证据凭证的消失外，更重要是许多历史发展脉络与事件真相将可能无法原貌在未来无法重现，使得施工组织及其利益相关者的整体记忆与资产丧失其原有的真实与完整性。
二、工程档案编制质量管理的提升措施
（一）完善工程档案编制的制度与责任体系
首先，完善档案编制的相关制度。目前在工程档案的编制过程中，存在着一定的问题，而这些问题归根结底的原因在于制度方面的不完善，难以做到依法管理、依规编制。因而有必要在制度完善方面下功夫，这需要做好如下几点工作。一是对于编制程序与管理程序进行强化。建设单位在整个建设工程招投标、合同签订等的过程中，应当在标书与合同中添加关于工程档案方面的内容与要求。二是构建档案的临时检查规范。这种制度体系应当由工程建设的主管部门进行领导，进而将档案编制部门、城建档案管理部门等的工作融合进来，对于整个施工过程中的档案编制情况进行定期的检查，从而及早发现问题所在，并加以改进。三是配备必要的工程档案编制与管理体系。不管是建设单位或是施工单位、管理单位，都应当设置专兼职人员岗位，进行定期的沟通与合作，并向城建档案管理部门取得联系，确保落实好档案编制过程中的各项工作。其次，完善档案编制的责任体系。建设、施工单位及各参建单位应依照法律法规相关规定，自觉履行建立和完善建设工程档案的职责。建设与施工单位对工程档案的重视程度，是建设工程档案归档是否完整、准确的关键因素。建设单位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工单位按期完成竣工档案及竣工图的收集与整理。施工单位要在布置施工任务的同时，安排布置工程竣工文件的收集与编制工作，确保竣工文件的形成与施工进度同步，工程验收交接与建设工程档案同步交接。对于设计修改较多的建设工程，施工单位应及时做好竣工图的修订编制工作。
（二）强化组织宣传工作
一是在工程档案编制中加强倡导职能分析。工程档案的编制决策主要是以档案编制者职能为出发点，因此了解档案来源的职能内容与性质成为非常重要的工作，这也即在现行以内容为主、职能为辅的编制方式中，职能分析成为形成档案编制和保存决策的基础，因此档案部门应加强倡导职能分析的作用与功能，让档案编制人员了解其对档案编制与保存的重要性。其次，在实际的档案编制过程中，应当根据工程内容进行分类，并根据工程不同工作的特征来进行分类编制。在这种背景下，工程档案编制过程中，有必要在编制规范中明确工程内容的类别，从而以指导具体编制工作的有针对性。二是强化档案编制部门的主动权。在档案的形成过程中，档案部门扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，档案部门的心理因素会影响编制工作的进行。基本来看，档案部门通常会认为自身对具体的施工业务知识与能力有所欠缺，因此无法在档案编制的内容上扮演积极的功能。此外，档案部门也会倾向于将自己定位为只是一个档案保存单位，只要确实保管好业务单位所需的档案即可。再加上档案部门也普遍认为工程管理人员并不重视他们，在工程组织内部的地位低微，更使得档案人员认为档案部门的角色与功能都不如具体的施工单位重要。尽管外在因素能够限制档案部门的角色与功能，但档案人员也需要不断突破自己的心理因素，积极加强本身在工程档案编制内容方面的知识与技能外，还应加强与业务单位人员的合作，多加培养对工程业务专业性的了解，让自己具备更多的专业知识与技能，争取在档案编制内容方面的主动权，这也可以使其在工程组织内部扮演更积极的角色。
（三）提升档案部门人员的业务水平
一是协助工程档案人员建立工程内部的职能轮廓。除强调和倡导职能分析的重要性，改变编制标准重点外，档案部门还应制订相关的分析方法或策略，积极协助各施工团体进行本身的职能分析工作，并进而将这一工作与档案编制工作相结合。此外，档案部门还可扮演协调的角色，借助协助各施工单位建立职能轮廓，从宏观或全面的角度提供可能的全面保存建议，让各施工单位除从本身的角度思考档案的编制之外，还应从企业整体的立场着眼，决定其档案编制的优先级。二是推广档案专业培训与教育。普遍说来，工程档案人员的档案编制意识薄弱，并且对工程价值的内涵、形成过程与应用等方面的了解有限，使得他们在工程档案的编制决策上无法扮演更积极的角色。因此，加强工程档案编制人员的相关知识与技能，使之认识到档案编制与管理工作不仅是为工程提供施工上的参考，更要为日后的相思施工奠定良好的基础。为此，建议档案管理部门定期开办相关课程，提供工程档案人员更多进修的机会，来强化他们的专业知识与技能。此外，也建议档案管理部门与大专院校相关科系合作，通过设置学科的方式，在正式教育机构当中培育更多的工程档案编制专业人员。
（四）充分应用信息化技术
在档案编制过程中，信息化技术的应用的突出体现是充分应用数字技术来对资料进行收集、分类、编码、储藏等工作。这种数字技术的应用能够有效的提升档案编制的效率。当然，在使用过程中，也应当注重如下两个方面的问题：一是数字技术应用的安全性问题，必须做好防火墙技术，避免档案信息资料的外泄；二是提升员工信息化技术的水平，从而能够确保各种较为先进的技术得到有效的利用。
作者：曾云云 单位：隆阳区城建档案馆
一、人事档案信息是了解员工的直接材料
（一）人事档案的基本信息
人事档案是企业了解员工信息的直接途径。档案是历史的真实记录，企业通过档案可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，可全面、准确地了解员工，总结经验教训，做到知人善任、选贤举能，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。在人事档案中一般会显示员工的免冠照片，企业可以通过照片直观地看到员工的相貌气质，为企业人力资源部门给员工安排岗位提供依据。相貌气质清丽温婉的女员工可以安排在前台接待或秘书的岗位，既能体现出企业的良好形象，又能使员工的外貌资源得到充分的开发利用。外表和蔼、有亲和力的员工，可以被安排在售后服务部门。一般需要售后服务的客户心情都相对急躁，有亲和力，性格温和的员工能促使客户心情舒缓，情绪冷静。合理、高效的员工职业安排可以促进企业的各项工作顺利进行。虽然企业用人不能以貌取人，但是在初级用人阶段，这也是企业的选择之一。在员工的基本信息中一般还会有年龄和婚姻状况的信息显示，企业可以根据员工的婚姻状况为员工安排具体工作。例如，已婚，并且孩子年龄较小的员工，企业可能会选择安排尽量少出差或者不出差的工作；对于富有活力，尚未结婚的年轻员工，企业可能给他们安排更富挑战性的工作。员工的基本信息是企业人力资源管理的基础，为人员安排提供基础性的资料。
（二）人事档案的潜在信息
在人事档案信息中，员工的工作经历也是一个十分重要的信息源。员工曾经的交际圈将可能会给现在的工作带来一些有利的因素。所谓的人脉关系就成为人事档案信息中的潜在信息，同时也是员工给企业提供的隐形资源。企业的人力资源部门可以依据员工曾经的工作环境，工作特点以及工作成绩为员工安排适合的岗位和提供发展空间。在人事管理工作中，员工潜在的信息应该比基本的、直观的信息更受重视。潜在信息在某种程度上也是员工尚待挖掘的资源。企业应该利用员工所有的资源，无论智力资源、体力资源还是人脉资源。在资源共享的时代里，广阔的朋友圈往往能给企业带来意外的商机，使企业在竞争中也能处于不败之地。此外，人事管理相关部门和人员应该对员工的人事信息进行合理的保密存储，不要未经本人许可随意透露员工的个人信息，以免对企业和个人造成不必要的困扰和损失。
二、人事档案信息为员工合理调配提供可靠信息
（一）人事档案信息为合理安排员工工作内容提供参考
人事档案信息将为企业人力资源部门合理安排员工岗位提供可靠的信息。在现代企业招聘过程中，企业往往更倾向于招聘具有相关从业经验的人员。而现今，城市间人口流动量大，工作更换频率，许多人一年之内就换了几个工作。人们的工作观念已经不像多年之前，寻找“铁饭碗”“终身制”的职业了。有丰富工作经验的人员，寻找薪资福利待遇更丰厚的职业和企业。年轻人虽然工作经验相对欠缺，但是有朝气，有热情，更倾向于寻找发展潜力大的职业和能为自己提供更多发展空间的企业。人事管理部门应该查阅员工档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料,结合工作意向，薪资要求等来合理安排员工的工作，把真正能为企业服务，能为行业发展做出贡献的人才发掘出来，并高效地利用起来。
（二）人事档案信息是员工晋升、裁撤的重要参考
人事档案信息常常会记录着员工的各项工作成绩。在用人过程中对定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案，因此，用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。企业在市场竞争中遵循优胜劣汰的规律，在经济出现危机时，很有可能遭受打击甚至是重创。此时，企业为了减轻经济压力以保存实力，必然会选择裁员，那么人事档案中的相关信息就会为人力资源部门的裁员活动提供参考。工作成绩不突出，工作能力相对薄弱，人际交往欠佳的员工都可能成为裁撤对象。这些对企业参与下一轮竞争工作帮助甚微的员工被裁撤，也是企业内部整顿的一部分，为企业今后立足，发展提供了保障。与此同时，在人事档案显示中，工作成绩突出，有上进心，有合作精神、富于创造力，敢于迎接挑战的员工，自然会被发掘、重用，成为企业的无形资产。人事档案是记录员工成长历程的重要信息库，是人事管理部门为人员发展制定方向的重要参考资料，是员工今后选择职业的参考之一，也是企业定位员工和员工寻找自我认同的重要资料。
三、人事档案信息为社会保障情况提供参考资料
（一）人事档案信息为国家提供劳动保险情况
人事档案信息不仅是企业人力资源管理部门选拔、任用人员的依据，同时也是国家各项事业统计、调查的依据。中国正处于社会全面改革时期，面对人口基数大，人口流动性强等社会现状，相对准确的人事管理档案将为国家的人口统计、升学率、就业情况、生育情况以及子女教育等情况的了解、掌握提供相对可靠的依据。面对中国人口老龄化的趋势，建立相对公平、完善的劳动保险制度的呼声也越来越高。而科学、合理的劳动保险制度的建立也要依据企业职工的人事档案信息进行统计、核算。人事档案信息对员工来说是十分重要的工作证明。在人事档案中包含了员工工资金额，个人收入缴税情况以及各种保险的缴费情况，是员工各种社会信息的集合体。国家相关部门将根据企业职工的各项社会信息制定并兼顾全社会劳动者利益的劳动保障机制和劳动保险体制，为劳动者日后的养老问题制定科学、可行的方案，为所有劳动者提供应有的社会保障。
（二）人事档案信息为国家提供医疗保险情况
人事档案信息中除了劳动保险信息之外，另一项重要信息就是医疗保险信息。中国现在的“看病贵，看病难”问题十分突出，成为国家和社会亟待解决的问题，社会各方面都在献计献策，希望尽快尽早解决这个关乎全国人民就医看病难的问题。人事档案信息可以为医疗保险相关政策制定部门提供员工的医疗保险缴纳信息作为医保制度建设的参考资料。促使国家相关部门制定出更合理、更有利于企业职工的医保制度。人事档案中的各项信息都有助于国家制定相关政策更具普遍性、广泛性。在人事管理过程中，企业应该尽量保证人事档案信息的真实性和可靠性，这不仅是对企业发展负责，也是对员工负责，更是对国家各项社会事业建设负责。人事档案信息应该用在正确的地方，为企业员工和国家提供更多更具体的人事信息。
四、结语
人事档案信息具有其特殊性，其中包含了众多详细的个人信息，是对一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录,不仅是职工享受各种社会待遇的凭据,解决劳动纠纷的依据，关系到职工的切身利益,是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据；更可以用于企业对人才的选拔、任用、晋升、裁撤等诸多方面，也可用于国家的各项事业建设过程中，为国家相关体制、机制的建立提供相对可靠的依据。人事档案信息不仅是个人的信息汇总，也代表着整个社会的发展进程和发展特点。人事管理部门应该妥善保管，不要随意存放，造成泄露、丢失等不良后果。人事档案是个人重要的信息资料，我们应该认识到人事档案信息的重要性，并把人事档案信息用于正途，为企业、员工和国家谋福利。
作者：李元琳 单位：河南省地质矿产勘查开发局第四地质矿产调查院
