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摘 要：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，是国家档案的重要组成部分，是企业的重要档案，是对一个企业经济活动的记录和反映。随着会计电算化的逐步推行，会计档案管理外延逐步延伸，逐渐形成了档案管理的新模式。会计档案管理是一项系统性工作，需要企业在发展中不断更新、不断完善，只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用，加强监管，规范管理，提高从业人员的素质，才能保证为信息使用者提供高质量的资料。
关键词：会计档案 责任 素质 规范
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案有形成范围广泛、档案类别稳定、外在形式多样等特点，在企业管理中发挥着无可替代的作用，是解决纠纷、打击犯罪的重要依据，是企业前景预测的重要史料，是总结经验、改进工作方法的指南针。近年来国家各级企事业单位、社会团体日益重视会计档案管理工作，随着会计电算化的逐步推行，会计档案管理外延逐步延伸，会计档案管理模式，已由单一的纸质管理模式转变为纸质档案和磁性介质档案共存模式。
尽管越来越多的企业重视档案管理，但是仍然存在许多问题，与企业的发展不协调，无法充分发挥应有的作用，成为企业发展过程中亟待解决的课题。
一、目前企业会计档案管理存在的问题
随着社会的发展，企业会计档案管理问题日益显现，成为制约企业基础管理工作发展的瓶颈。一是认识不足、重视不够。许多企业认为作为企业财务会计部门的工作就是要按规定设置账簿，进行核算，出具财务报告，整理档案是可有可无的，以致不设置专兼职档案管理人员，忽视会计材料的收集、整理和归档，财务业务与档案管理严重脱节。二是定义不清、管理缺失。有些企业认识到了会计档案管理的重要性，也设置了专兼职档案管理人员，但是对会计档案的定义不是十分清楚，造成归档不全面。由于对档案管理知识和信息化管理知识的缺乏和重视，以及专业人才的严重不足，造成在事件回溯和证据采集过程中丢失有力的依据和资料，严重影响了档案的完整性。三是人员素质不高、管理不到位。一方面，会计从业人员的档案管理素质不高。会计档案的收集和整理直接与会计从业人员打交道，会计从业人员的资料收集和整理直接关系到会计档案整理的质量。另一方面，会计档案管理人员的素质不高。会计档案管理岗位属于专业技术岗位，作为专业会计档案管理人员熟悉档案管理流程和管理要求，熟练掌握管理技能是最基本的技术要求。多数企业对所属人员的专业、相关培训和教育均未给予应有的重视，以致企业会计档案收集不完整，档案管理混乱，查询不方便，甚至遗失等。四是制度不完善、管理不规范。据相关部门调查显示目前多数企业在会计档案管理方面没有建立一整套立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理、档案信息化管理工作无章可循。企业会计档案管理的信息化管理制度缺乏，造成纸质档案和电子档案严重脱节，数据不一致，管理不同步，给档案管理工作带来了很大麻烦。
二、加强企业会计档案管理的对策
针对企业会计档案管理中存在的问题，笔者认为应该在以下方面加强管理。首先要加强领导，明确责任、提高认识。会计档案管理不仅是档案管理的组成部分，更是财务工作的重要环节，各企业应依法加强会计档案管理工作，明确责任，确定职责。其次要明确定义、细化管理。为全面系统的做好企业档案管理工作，企业培训部门需适时组织培训或者引进专业人才积极配合档案管理部门对本企业档案管理工作准确定位。档案管理部门要明确会计档案管理的内容，通过“6s”管理、“精细化管理”、“贯标体系建设”等方式加强对企业会计档案的基础管理，可以通过课题的形式进行攻关，实现档案管理的深层次探索，从而形成适应现代企业制度发展要求的管理模式。再次要加强培训，提高素质。财务会计部门各岗位是企业财务会计档案整理的第一岗位，财务人员是会计档案资料整理的第一人，直接关系到档案整理的质量。各企业单位应重视和加强对本企业会计档案管理人员的专业知识的培训，不断提高会计档案管理知识和操作技能，招聘、吸收具有计算机知识和信息资源管理专业方面知识的员工从事企业档案管理工作，熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求，熟练掌握
计档案信息资源管理技能，监督指导本企业财务部门做好会计档案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，规范管理。会计档案管理作为企业管理的重要组成部分，制度体系建设是档案管理最基础的工作，必须按照《会计法》和《档案管理办法》等法律法规的要求并结合自身实际建立健全本单位的档案管理制度，明确档案立卷、归档、移交、借阅、保管、安全、销毁等一系列手续，保证有章可循。如对档案的立卷、归档和移交要严格按照规定的时间、规定的格式和规定的要求进行。保管期满销毁的时候，必须由档案管理机构和财务部门共同提出销毁意见，报请单位负责人审批，编制销毁清册并详细列明档案项目等等。实行会计电算化和实现档案信息化管理的企业要同步建立健全档案信息化管理制度，进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合，明确流程，规范管理。
三、总论
会计档案是国家档案的重要组成部分，是企业的重要档案，是对一个企业经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解企业业务信息，可以检查企业的遵纪守法行为，还可以为上级乃至国家制定决策提供参考等。会计档案管理是一项系统性工作，需要企业在发展中不断更新、不断完善，只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用，加强监管，规范管理，提高从业人员的素质，才能保证为信息使用者提供高质量的资料。
自我国改革开放以来，作为基础建设的重要物资水泥已面临严重的产能过剩问题，水泥市场的需求增长比不上产能的增长速度。水泥制造企业面临着严峻的挑战。由于水泥的差异性小，价格竞争就成了水泥制造企业之间最主要的竞争手段。大型水泥企业由于资金雄厚，可以通过采用先进技术，提高产品质量，降低生产成本的方式来参与市场竞争。不幸的是，许多中小型水泥制造企业没有那么多的资金力量可以进行技术革新，只能通过单纯的降价来增加销售，这容易导致恶性循环，并最终进入破产、倒闭的境地。笔者认为，水泥制造企业不仅要在产品生产上加大投入，提高产品质量，更应从企业内部着手，完善档案管理工作，切实提高企业核心竞争力。
一、水泥制造企业档案管理存在的问题
目前，有的水泥制造企业档案管理工作已不能适应新时期档案管理工作的要求，这主要表现在以下几个方面：
（一）档案管理体制不健全，制度不完善
虽然，大多数的企业已使用计算机管理方式进行档案工作，但还只是处于初级阶段，只停留在索引和目录的管理上。缺乏全面的档案管理制度，档案管理工作的随意性比较大，许多档案管理工作无章可循。
（二）观念落后
企业领导对档案的真正价值，对档案工作在水泥制造企业的发展过程中所起的作用缺少必要的认识，通常认为，档案室只是存放一些原始资料的场所。往往忽视档案的管理工作，把主要精力都用在了产品的研发和市场的把握上。
（三）档案文件不全
在接受档案的过程中，往往接受的文件不全面，遗漏一些重要文件的归档。在收集资料的过程中，由于专业知识的匮乏，整理和归档工作经常出现纰漏，这对档案管理工作的严密性产生了极大的影响。
（四）档案管理工作滞后
⒈档案编制形式和内容单一。随着信息技术的发展，档案内容的载体形式应更趋向于多元化，各类档案的信息收集不全面，使得企业领导决策层，无法利用档案信息进行战略决策，从而使得档案没有产生其应有的经济效益。
⒉档案编制成果档次低，以一次性编制为主。只追求编制成果的数量，却不重视编制成果的质量，往往与实际相脱节。
⒊档案管理人员素质普遍较低、人数少。在实际的档案管理工作中，档案编制效率低下，究其原因主要是档案编制人员整体素质偏低，而他们的工作量又相对较大，所以给档案管理工作带来了较大的困难，严重影响了企业的档案管理的效率。
（五）缺乏档案管理专才
信息化社会的到来，需要一批既懂得档案管理专业知识，又懂得水泥行业专业知识，还懂得信息技术的档案管理专才。目前，许多水泥制造企业的档案管理人员还不具备这类的复合型人才，他们的知识结构需要进一步的提高，企业要为这一类人员提供必要的培训，使他们能够跟上档案管理专业快速发展的步伐，为企业的发展提供更有效的支撑。
二、水泥制造企业档案管理对策
针对上述的问题，如果不引起企业领导的重视，并加以解决，将会影响企业在水泥行业的核心竞争力和可持续性发展。因此，笔者认为，必须从以下几方面采取相应的对策来解决水泥制造企业档案管理中存在的问题。
（一）完善企业档案管理体制，严格按档案管理制度执行
要做好档案管理工作，就必须完善其体制建设。档案管理工作应引入合理的竞争激励机制，有效改变档案管理工作者目前不思进取、满足于现状的局面。竞争机制能使档案工作人员有危机感，优胜劣汰，工作效率低下，坚决予以解聘。从而能够有效激发工作人员的工作激情，发挥其个人潜力，更好的投身工作。
还必须制定详细的管理制度，并严格按管理制度执行。对档案管理工作人员明确其职责，评价其工作表现，以月度考核、季度考核和年终考核相结合，实行奖惩制度。从而调动全体档案管理工作人员工作的积极性，规范其工作。
（二）更新传统观念，重视企业档案管理工作
水泥制造企业档案管理工作是企业日常工作中非常重要的一个组成部分，对于企业的发展有着极其重要的作用。档案不仅能为企业提供决策支持，还能为企业的人力资源管理提供帮助。档案就是历史经验，就是企业的资料宝藏。对企业员工应加强宣传力度，增强他们的档案意识，使他们认识到档案的宝贵性，才能重视档案管理工作。
（三）合理划分档案文件，确保归档文件完整、齐全
现代信息技术的发展，计算机已经全面应用于档案管理工作。使用计算机辅助档案管理工作可以有效提高档案查阅速度，大大节省传统方式的手工操作所花费的时间。如采用条形码来代替档案号，既快捷，又可靠。不会由于档案管理工作人员的粗心或误判而导致档案文件的缺失。使用计算机进行现代化的档案管理工作，可以真正的做到事半功倍。
（四）档案管理工作创新，全面提升档案管理工作质量
企业要发展，要做大做强，企业的档案管理工作水平应该能跟得上企业的发展速度。这就要求提高企业所有人员的有关档案的业务知识。要对全企业职工进行必要的培训，为他们讲解档案的基础知识。档案管理工作人员还应明确自身的责任意识，对档案信息的保密工作，建立更为合理的管理方法和规章制度。企业领导层，要舍得投入资金，加强档案管理部门的基础设施建设，为档案管理工作人员更好的工作提供有力的支撑。
（五）加强企业档案管理工作人员的业务培训，提高其综合素质
档案管理工作的现代化发展，需要一批专业知识过硬、积极进取、勇于挑战、具有创新能力的人才。加强培养和造就一批综合素质高的企业档案管理人员的重要性，已经越来越引起企业界的重视。企业档案管理工作的优效，离不开高素质的专业管理人才，而高素质的专业管理人才，不仅需要他们具有较高的学历背景，还需要他们在工作中不断的成长。这就需要企业重视对这批人员的培训工作，使他们不断的学习，不断的成长。作为档案管理工作人员自身也要适时转变观念，走出办公室，和企业不同岗位的人员充分沟通交流，熟悉企业的各个组成部分。只有这样，才能更好的实现档案管理工作的现代化。
摘要：油田开发档案在油田开发生产建设中起着重要作用。目前油田开发档案在管理工作中存在着自动化水平不高、收集整理不规范、管理和深度、幅度不够，生态环境差等问题。要加强档案的收集和整理、整合档案资源、加强生态环境建设，电子档案与纸质档案共存，加强档案人员队伍建设，提高档案整体管理水平，使档案工作在油田开发生产建设中发挥更大的作用。
关键词：油田档案 管理水平 提高
油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证，是实现油田企业可持续发展的重要组成部分，是油田企业管理的重要内容，是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据，也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来，虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视，油田开发档案也初具规模，现代化管理水平不断提高，但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强，本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析，提出一些见解和认识，使油田开发企业档案管理更加规范和科学，以便更好地为油田生产建设服务。
一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题
1．档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年，但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机，手工检索和录入等主要工作方式。
2．档案收集不规范。在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有时出现档案员逐个跑各个部门和科室，有的以忙推脱，档案归档不及时，有些重要档案，由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动，导致重要档案不能及时归档现象，时间一长，甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁，调动人员总是急着办手续，档案人员由于都是熟人关系，只要签了字，马上让其办理调动手续，而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。
3．档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室，只是厂行政办下面的一个班组，厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管)，厂办主任、或总工程师由于工作较忙，具体的档案工作协调不可能直接管，而档案室主任只是一个班组长的级别，与各个部沟通和协调困难较大。另外，劳资、组织等业务部门还专门设有档案室，也给档案综合管理带来了困难。
4．档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统，而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准，造成查找一个文件或资料费很长时间。
5．档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲，档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息，生产业务不熟，导致档案利用和收集的困难；从幅度上讲，目前档案室缺乏声像档案管理，这一块目前在宣传部门，这也给加强科学管理带来了难度。
6．档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门，没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化，培训流于形式，也影响了档案管理水平的提高。
7．档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想，以第一采油厂为例，目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室，房屋陈旧，楼板多处裂缝，经多次鉴定，已达不到档案存放的要求，而且与其他单位合用办公，不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题：档案工作人员待遇低，绩效工资是全厂最低的，节假日无加班工资，没有与生产科技人员享受同等待遇。
二、措施和建议
1．规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好，幅度尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定和油田总公司的要求；二是排版形式为横排，左侧装订；三是注意检查公文制作是否履行了签发手续；四是公文字迹要清晰；五是公文引文文种要合理，用字要规范。
2．加强档案的收集和一是档案人员要主动深入到各部门，主动收集需要存档的各种档案资料、信息；二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育；三是扩大资料的存档范围；四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议，掌握生产经营动态，及时催促该归档的资料一定要归档；五是严格奖惩，对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续，追究有关人员的责任。
3．整合档案资源，加强综合管理。一是提高档案室的级别，配备专职的科级以上干部去管理档案工作；二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室，统一规划到档案室管理；三是重新建声像档案，把宣传科录、照相工作划归档案室。
4．加强档案工作的生态环境建设。一是对现有的档案设施进行评估分析，不符合档案存放标准的，向上级主管部门汇报，尽快统一整改；二是提高档案工作人员的待遇，绩效工资与机关科室享受同等待遇，节日加班与一线生产人员享受同等待遇，技术职称评定与地质、工程管理、政工等类别人员享受同等待遇。
5．电子档案与纸质档案共存。设计电子档案的操作细则达到快捷查阅的目的，新归档的档案，适用于电子档案的用电子档案的方法归档，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，以尽快实现与档案管理现代化接轨。
6．进一步加强档案队伍建设。加强档案人员的培训工作，不光要提高档案室人员的技术素质，还要提高基层档案人员的技术素质，培训要有针对性，要结合具体的案例，丰富档案管理人员的知识，不光要学习档案知识，还要学习油田开发的其他门类的知识，以提高档案管理人员收集、整理、编目、检索、录入、查找的工作能力；要提高档案管理人员的工作责任心，在档案管理人员的待遇没有按照个人的意愿落实之前，该加班的要加班，节假日要保证有值班人员，保证手机畅通，以解决节假日资料档案查阅的需要。
总之，在新的历史时期，档案工作肩负着服务生产，提高油田企业管理水平的重任，各级领导，全体档案管理人员必须以高度的主人翁责任感重视档案工作．做好档案工作，重新审视档案工作，使档案工作在油田开发生产建设过程中发挥更大的作用。
根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis?的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院?召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb／t17678－1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。
需要指出的是：上三个阶段的划分，并不是依次替代关系。由于在任何一个企业，尤其是大型企业或企业集团，在现代信息技术的应用上很难一步到位，所以在企业中，三个阶段，或者其中的两个阶段往往是长期并存的。但可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。据有关调查，在1998年，500家国有工业企业中已有88％的企业采用了计算机进行信息处理，50?2％企业的建成了与国家或省级信息中心联网的信息系统。
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis?的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院?召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb／t17678－1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。
需要指出的是：上三个阶段的划分，并不是依次替代关系。由于在任何一个企业，尤其是大型企业或企业集团，在现代信息技术的应用上很难一步到位，所以在企业中，三个阶段，或者其中的两个阶段往往是长期并存的。但可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。据有关调查，在1998年，500家国有工业企业中已有88％的企业采用了计算机进行信息处理，50?2％企业的建成了与国家或省级信息中心联网的信息系统。⑩显然，电子文件阶段将是21世纪现代企业文献信息管理的发展方向与必然趋势。笔者将另作文阐述企业电子文件管理系统运作的有关问题。
档案管理工作是企业管理的重要部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业持续发展，还原企业历史发展的一项重要工作。科学规范的档案管理是衡量企业业绩与管理水平的重要尺度。作为一名从事档案管理的工作人员，笔者感到：
一、只有规范企业档案管理，才能促进企业持续发展
随着企业的发展，规范档案管理是一个企业在发展过程中管理工作的重要标志。企业档案管理工作做好了，即可以为企业管理者及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，又可以有利于社会各方准确认知企业经营成果，为企业与各方进行有益合作奠定坚实的基础。衡量一个企业档案管理工作规范与否笔者以为主要体现在以下几个方面：一是档案管理是否与企业发展相匹配；二是企业档案管理是否有规可循；三是企业档案收集是否完整；四是企业档案管理的利用是否富有成效。
企业档案管理规范化是建立在企业良性发展基础之上的，也是企业在整个发展过程中管理工作的重要环节。企业档案管理内容覆盖面广，管理工作繁琐，不规范的管理会导致档案管理杂乱无章。档案管理不规范主要表现有三点：一是部分企业缺乏对档案管理工作重要性的足够认识，财力、人力投入不足；二是档案收集不规范，有的企业在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；三是有的企业档案管理人员素质不高造成档案整理不规范，特别是在立卷过程中，有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符等等。诸如此类现象，给规范档案管理工作带来消极影响，给决策者提供不完备的信息，这样给企业的发展造成严重后果。因此只有使企业档案管理实现规范化，才能为企业决策者提供强有力的决策依据，才能为企业持续发展提供强有力的保障。
二、企业档案的规范化管理必须做到以下几点
1．要依据国家的档案法规，建立起企业档案科学、合理的收集、整理、立卷和科学归档制度并在企业内建立完善的企业档案管理网络，制定专业档案人员的岗位职责，实行档案管理与各项管理工作同步进行，即在企业验收各项管理工作的同时，验收档案管理工作。
2．现在大部分企业都配有专职的档案管理人员，这就要求企业管理者在配备档案管理人员时，一定要配备有高度事业心、责任感的员工担当，档案管理者一定要不断提高自身专业水平，大力开发档案管理信息资源，为企业持续发展做出应有的贡献。
3.企业档案管理者要根据企业发展情况开发和利用档案信息，编制多种检索工具，使企业档案工作的价值得以实现。企业领导也要对档案管理工作给予重视，要加大投入，采用先进的科学技术，配置现代的管理设备，适应企业发展要求，逐步实现档案管理现代化。
总之，只有加强企业档案管理规范化，解决企业档案管理中存在的问题，不断提高档案管理水平，才能适应企业持续发展的需要。
企业人事档案记录着职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和职工活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分。因此，管理好企业的人事档案具有，具有重要的历史意义和现实意义。但是在目前，四平市的部分企业没有建立规范的职工档案，职工合法权益得不到保障。四平现有民营企业、外资企业达500多家，由于多种原因，近一半的企业没有建立人事档案，新进职工与离职职工没有记载，职工技术职称及技能不能确定，因没有文字记录，也就没有企业来管理，养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受；还有一些企业职工档案资料收集不全。有四个方面的原因：一是企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档，至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡（镇）企业改制后，不与职工签定劳动合同，对辞退的老职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱，造成职工档案遗漏遗失严重。
一、当前我市企业人事档案管理中存在的主要问题
（一）档案管理人员专业素质不高。目前，在我们四平市虽然有了一支稳定而发展的企业人事档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉人事档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
（二）档案管理不够规范。目前，在四平市部分企业单位普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三是大部分案卷缺少卷内目录；第四是组卷混乱现象比较严重。
（三）现行档案管理体制与经济发展不相适应。我们四平市企业职工档案由多个部门管理，部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案，企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工管理带来诸多麻烦，不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后，没有了上级主管部门，企业对档案管理的重视程度逐渐减弱，职工档案或有或无的责任问题无部门追究。对已建好的职工档案，因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多。部分企业为达到控制职工的目的，扣押职工档案，使调离的职工办不成调动手续，造成人走多年，档案还在原单位的情况。这些问题的出现，影响了职工档案管理的规范和安全，同时也侵害了职工的个人利益。
（四）档案保管条件太差，影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。
三、职工档案规范化管理的有效措施
（一）建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要，企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理，有条件的企业独立管理职工档案，条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理，这样既能有效地保障了职工的个人利益，方便了企业对职工或职工档案的管理，避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生，积极发挥劳动保障部门的服务职能，提高了办事效率。
（二）加强企业职工档案管理，实现档案规范化管理，确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展，为了企业职工档案规范化的管理，笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发，是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见，不论企业规模的大小，都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系，有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查，对职工档案达不到要求的，要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。
大中专院校、技工学校毕业生毕业后，其档案资料应统一移交所在地劳动人事档案服务中心档案室实行综合管理。当大中专院校、技工学校毕业生到企业工作后，劳动人事服务中心档案室可根据企业自身管理情况，逐步地将职工档案移交企业管理或继续由劳动人事服务中心档案室负责保管。
（三）对于职工流动的档案管理。笔者认为，档案的移交保管方式有二种：一是职工与原单位解除或终止劳动合同后又到新单位工作的，若新单位具有档案管理条件的，可以把档案移交到新的单位管理，也可把档案移交地方劳动人事服务中心档案室保管。二是职工与原单位解除或终止劳动合同后，又重新就业的，若新单位没有档案管理条件，则应把档案移交到劳动人事服务中心档案室。
严禁涂改或遗漏遗失档案。企业或劳动人事服务中心档案室，当发生涂改或遗漏遗失档案资料时，要及时报告当地档案行政管理部门或上级主管部门，应及时采取补救措施，到有关部门补办有关资料，并追究有关部门或当事人的责任。
（四）依法治档，加大对企业职工档案的管理力度。地方档案行政部门要突出抓好对企业依法治档的严肃性和规范性，力求在档案法制建设上有新的进展。依法治档是促进企业职工档案全面、规范的根本保证。地方档案行政部门要行使行政执法能力，提早介入企业职工档案的规范化管理进程，完善档案执法监督机制，推进依法治档水平。要加大对企业档案法规的宣传教育，着重提高全社会特别是各级企业领导层的档案法制意识，在企业职工建档问题上，地方档案行政部门一定要按照《档案法》的要求，严格标准，严格执法，严格监督，不当老好人，不去应付或有差不多就行的意识，更不能把《档案法》当作一种软法去执行。
1.前言
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。
2.我国企业档案管理信息化建设的现状
2.1档案管理信息化建设的发展概况
20 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（oa）系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。
2.2档案管理信息化模式实效不高
一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。
2.3档案管理信息化标准、规范工作不足
早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。
2.4档案信息管理人员的素质有待提高
档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。
2.5企业归档方式的现状
2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。
3.加强企业档案管理的信息化建设
3.1加强企业档案管理信息化的益处
1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。
2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。
3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。
4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。
5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。
3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设
针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。
3.3实现传统档案的电子化和信息化
企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。
3.4实现企业信息档案的网络化
企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
3.5要树立文档一体化意识
我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。
4. 加强档案管理体制的创新
4.1档案管理机制创新主要在于精简
任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。
4.2档案管理的机制创新的关键是高效
企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。
5.结语
总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。
1、档案概述
档案是载体与文字、图表、信息、声像等内容的结合物，是人类活动中形成的保存备查的历史记录，是人类知识和智慧的结晶，是人们通过长期的实践活动不断积累完善的产物,其对后来的各种实践活动有着积极的借鉴和指导作用。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。传统档案工作在企业只是记载历史，无法促进企业工作更有效益，但过去的档案受传统技术的束缚，致使档案的本意无法实现。在企业档案管理活动中,全面应用现代信息技术,对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务，这才符合信息时代的档案工作。
在企业实现计算机全程管理后，在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案），适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料收集管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。现档案资料大都可以进行数字化处理，以磁盘、光盘、磁带存贮，经档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”，这样能有效地解决传统档案管理中存在的安全性及保存空间效大的问题。
2、档案管理特点
企业档案资料的来源分很多类:技术、人事、财务、管理等，需要大量人力物力去收集、整理分类。这既耗费大量的时间也需要大量的专业人才。随着信息时代的网络发展，档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化。企业档案材料可以由拟稿者直接分好类后写在磁盘上，并在磁盘上进行修改,形成后存贮到办公信息中，由档案人员、技术人员所共享,使企业员工可以快速掌握知识，具备更强的工作能力。企业档案信息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富，现代化水平较高的档案管理体系，形成包括企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统，促使企业工作质量和效率水平得到提高,进而取得利润。在信息时代计算机管理过程中企业的档案分类应更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面的状况，不同的用户可以根据不同的需要，运用办公自动化系统对电子档案进行自由组合分类，这使分类将更详细、更科学、更规范。
传统的企业档案一般在重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收时对其档案进行监督、指导和接收，这使得档案得不到及时地、实时地应用，等整理完毕后，档案已成为历史，这样就显得有些滞后了。在信息时代的电子环境中，档案就是知识资源，应与设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收等各个环节的工作相联系，同步进行，规范化处理知识资源，并且创新，而企业内外的知识与信息、决策方法大都是在企业档案知识与信息中，必须提高信息密度和传递速度，将档案数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，让决策者们及时地得到它们，为企业经济技术决策提供可靠的依据，那么决策的质量就可以保障，效率也有了提高。
3、档案管理“双轨制”
档案的原始记录一方面表现在档案的内容上，另一面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔签名等，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。但在信息时代，由于电子档案的使用，企业文件很难做到绝对保密，使得一些别有用心的人对电子档案进行篡改。在现在技术条件下，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照。企业档案部门所管理的电子档案还可采用以下方法来保证档案的真实性、原始性：（1）应当是电子文件的原件与复制件，归档的电子档案还应当区别出原件与复印件，档案部门就当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维持电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。（2）通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效益。
因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。信息化时代的档案工作，应以快速方便查阅满足利用者对档案信息的使用，企业的档案部门可在企业内部设局域网，以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和科技人员提供必要、及时、可靠的档案信息，满足企业内部各部门和人员工作自动化过程对信息的需求，最大限度实现档案信息共享，经过系统内部对档案信息的准确处理和加工，档案人员根据企业员工权限在网上提供实时供阅服务，工作效率得到很大的提高，做到了准确快捷，使档案信息充分发挥了其在企业经济建设中的作用，促进了企业的生产经营活动及科研活动。而且通过用户与档案信息的频繁使用，其档案意识会不断增强，会充分认可档案人员的劳动，档案的信息化发展会得到企业的不断支持。
4、档案管理的“反馈”
在档案管理中，要积极注重“反馈”，反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。为了更深深层次开发档案信息。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，企业产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判产品，检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等，这对企业的发展起着至关重要的作用。
档案工作是涉及到社会各个领域的基础性工作,也是提供知识服务、满足现实工作中信息资源的保障。飞速发展的科学技术越来越多地应用于档案管理之中，采用信息技术不仅是提高档案管理工作现代化水平的手段,更是社会发展的必然趋势。自动化、数字化、网络化是现代企业档案工作的发展方向，其档案信息量也日益剧增,面对浩如烟海的企业信息资源,必须通过现代化手段快速获得所需企业档案资料，以应付复杂多变的局面。档案部门不能只按照自身的理解、思维和认识去收集、整理、保管档案和提供利用，必须以利用者满意为目标、以利用者的需要为原则来审视档案管理的全过程，转变服务意识，改变服务方式，以利用者为中心，借助现代信息化技术，为利用者提供智能化服务，满足利用者的个性化需求。因而企业档案工作就必须向信息化、电子化、数字化、网络化的方向发展,以跟上时代和技术进步的步伐，以提高档案管理工作效率。
摘 要：电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。本文着重从电力企业档案管理的重要性、存在的主要问题以及解决措施加以简单阐述。
关键词：电力企业 档案管理 重要性 存在问题 解决措施
随着社会的发展、科技的进步，社会的各个领域都在不同程度的发生着变化。就拿电力行业来说，随着电力体制改革和企业结构的不断调整，电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的，档案的利用价值也逐渐被凸现出来。因此，如何高效的管理和利用宝贵的档案资源，使之更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。
一、电力企业档案管理的重要性
电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力企业档案就是指电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力企业经济的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善电力企业的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力企业经济的快速发展。
二、我国目前电力企业档案管理中存在的主要问题
1、电力企业的档案管理得不到高层应有的重视
很多电力企业的高层领导对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正式由于高层领导的不重视，导致这些电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。
2、电力企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责
很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，相当一部分的电力企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。
3、电力企业档案管理的理论研究滞后
在新形势下，电力档案的管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。但是从目前来看，关于这方面的理论研究和政策指导还是相对滞后的，没有取得什么显著的研究成果。因此，电力企业需要投入更多的人力、物力，专注于此项研究。那么应该主要研究哪些问题呢？1）电力企业档案的产权特征和法律地位问题。2）电力企业在产权变更后档案的流向问题。3）国家、社会对有保存价值的档案的鉴定问题。4）电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题。这些问题的研究和解决其实都不是一蹴而就的，它需要通过档案管理部门在实践中逐步摸索，逐步解决。
4、电力企业的档案管理的信息化建设滞后
信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。
其滞后性主要体现在2点。1）管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。2）电力工程人员不能在工程现场调阅档案图纸。
那么导致其发展滞后的原因主要有哪些呢？1）个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，这样就导致了对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。2）企业档案信息化其实是近几年才逐步提出和开展的，所以在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。3）电力企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。4）没有充分的开发利用档案信息资源。例如，有的企业花费了大量的成本来实现企业档案的数字化，实现了计算机检索。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。5）电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。
三、强化电力企业档案管理的措施
1、严格规范电力企业的档案管理制度
电力企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》等等。
2、争取企业领导的重视
其实，电力企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。
3、提高档案管理人员的业务素质
在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。那么我们具体应该怎样做来提高档案工作人员的素质呢？其中岗位培训是提高其素质的最主要途径。培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。但现场培训是一个较为普遍和有效的方式，它可以将培训和实际操作结合起来，是受训人员更能较快的掌握。另外，加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有效途径。通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。最后，还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。
4、进一步加强档案的信息化建设
随着计算机和信息技术的迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念，来改革档案管理中那些不合适的方法和手段。为了使电力企业的档案管理信息化更好地发展，我们还是要尽量争取企业高层领导的支持，使他们能够充分认识到企业档案管理信息化的重大意义，进而支持将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。当然，不同电力企业的档案管理信息化进程可以是不一样的，要具体问题具体分析。例如，对于那些经济效益好，现代化管理水平高的电力企业，要鼓励其全面开展档案信息化建设。而对于那些经济效益不好的企业，我们可以采用分步实施、逐步推进的方式。
5、要切实做好电力企业档案的安全防护工作
电力企业要积极按照国家关于档案保管保护的规定，投入资金，配置具备防盗、防潮、防火、防有害生物等的必要设施。对于那些特殊载体档案，我们要采取更为严密的安全措施，进行重点防护。此外，我们要尽可能的保证那些涉及知识产权和商业机密的档案的完整性。
