住房保障档案管理问题及对策

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国家围绕住房保障资源管理工作出台了很多法律法规，令档案管理工作有了更多有价值的参考依据，还体现了住房保障档案控制的关键性。但在档案管理过程中，还存在很多尚待处理的问题。有的城市区域传统的档案管理模式已明显无法满足不断增长的档案管理工作要求。住房保障资源管理的观念远远落后于住房保障发展的步伐。

一、住房保障资料管理的组成内容

住房保障档案属于住房保障管理单位在开展住房保障工作时，直接生成的具备储存价值的各类文字、图片、声像等各种模式的信息记录，包含纸质、电子等档案。住房保障资料包含：1.以户为组织的住房保障对象资料，当前又细分成廉租房、经济房及限价房这几种。这几种住房的档案通常由申请、核查、复核和实施保障等相关材料组成。2.以保障工作单位为主的管理业务档案，是住房保障单位在实践中产生的文字信息，包含了文书档案、财务资料、基建信息以及声像信息等种类。

二、住房保障资料管理中常见的问题

（一）对保障性住房信息管理不关注。保障性住房信息的使用率与信息化的效益投入比，和给社会带来的经济利益均没有房地产权信息多，但保障性住房资料是中低收入家庭基本权益的关键依据，在建立和谐环境上及维护社会安定上起到了较大作用。保障性住房资料的分析与研究成果也是住房设计创建的关键性决策依据，而部分地区忽略了保障性住房信息的社会价值，对其管理没有引起重视，保障性住房信息管理只是停留于以往的实物管理方面。

（二）保障性住房档案资料采集不当。因为保障性住房安装资料采集不当，当申请人条件出现变化时，档案管理部门缺少严格监督。保障性住房申请对象条件出现改变包含：保障性住房申请者家庭人员的改变、保障性住房申请者家庭人员收入的改变及其他条件的改变等。而这些资料及时采集正确，就要求对该住房申请者的条件加以评估，对关键的信息加以维护。针对目前包含个人资料的档案维护和使用，就是档案资料采集的基本表现。

三、住房保障资源管理的有效策略

（一）高度关注档案管理活动。因住房保障信息管理活动的关键性与特殊性，从领导层就应加强认识，从思想方面高度关注住房保障信息管理活动，从行动上做好该项工作。建立健全的组织管理系统，实施综合领导、分级分类集中管理的模式，充分挖掘住房保障信息管理活动各个环节、所有参与者的自觉性与积极性，使所有人员参加住房保障资料管理工作，将住房保障应用主体的档案及宏观管理制度的档案进行划分，独立管理。各项住房保障档案的构建与归档任务一定要及时根据标准流程处理，确保档案管理单位有立足当下、着眼未来的计划，给档案管理工作提供保障基础，配置满足设计要求的健全档案室，配备相应的办公设施、防护设备及数字化产品，保证档案稳定。集中分配住房保障信息管理的费用，迎合住房保障资料管理的要求。

（二）注重档案数字化建设。伴随电子计算机网络系统的日益进步，以往的住房保障档案的管理方式已比较陈旧，数字化的档案管理方法应用是时展的趋势，要研究新的管理方式与管理系统。创建住房保障档案信息库，就是个有效的管理系统，通过数字化技术来提升住房保障资料管理效率。保障性住宅档案数字化是指通过对信息的处理，将之转变成计算机能判别与处理的资料。保障性住宅档案的数字化根据处理方法能分成纸质档案数字化与音频视频信息数字化。对一般的纸质信息，能通过中高速扫描仪来处理；对难以拆装的纸质档案能采用无边距扫描仪来处理；对大面积的图纸，能通过项目扫描仪来处理；对音频视频资料，能通过模数转变软件把连续的虚拟量转变为离散的数字资料。将全部的住房保障库藏资料进行电脑扫描，创建住房保障档案信息库，促进住房保障资源管理数字化，提升住房保障资源管理效果。

（三）成立专人专门部门负责住房保障信息管理。住房保障信息管理系统缺少完善的管理体制，关注程度不高，操作人员基本上是劳务派遣来的，极大地阻碍了档案管理标准化建设，降低了住房保障管理质量的标准。应提升档案管理质量：首先，需要各县市有关部门围绕“三定方案”，交接聘选主动权利，房产单位更应按照自身要求选聘专业性强、素养高的信息管理者，成立专业部门负责管理。其次，各省市住宅管理单位联合档案机构协同建立科学的住房保障机制，考评置于与保障房项目建设相同的地位进行监管。最后，建立培训制度，采取岗前、岗中和岗后定期或不定期的教育，岗前培训需要获得省市资源管理资格证书，保证管理者具备合格的专业技能，中高层信息管理人员还要具有中级之上的专业认证技能就职资格证明，全面确保管理队伍的高素养、高要求。