电子信息技术下档案备份管理分析

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随着信息时代的到来，以及计算机、互联网等网络技术的发展，档案管理已经迈入了电子信息时代，完整收集、安全保存和高效管理各种档案信息是新时代档案管理工作的新要求和新目标。信息时代，档案面临着网络病毒攻击等非传统安全因素威胁。基于此，应用电子信息技术做好新时期档案备份工作，增强档案管理安全具有积极的现实意义。

1电子信息技术档案备份概述

1.1内涵

电子信息技术档案备份是指为了防止发生档案数据丢失，利用现代电子信息技术，提前做好档案数据信息的备份。电子信息技术档案备份的原理：即利用电子信息技术冗余机制，将现有档案与备份档案进行“隔离”，一旦现有的电子档案遭受到地震、病毒攻击或被盗等损害或侵害时，可以通过电子信息技术实现档案数据的完整恢复。通常，电子信息技术档案备份包括存储硬盘、备份软件以及建立的备份工作机制组成。

1.2意义

目前，随着互联网、大数据、云计算等技术在档案管理领域中的应用，档案管理已经迈入了信息化、数字化发展的重要阶段，传统的纸质档案在数字资源化下面临着诸多的非传统安全威胁，为了确保这些数字资源档案的信息安全，采用电子信息技术做好档案的备份，极大地提升了档案信息资源安全，这也是利用信息技术加强档案安全管理的重要举措。一旦原有档案资源管理出现硬盘损坏、木马病毒攻击或人为删除等破坏档案信息的现象时，及时利用电子信息技术，通过备份软件修复原有档案信息资源，为档案筑牢了一道安全“防火墙”。

1.3类别

档案备份依据不同的分类标准有着不同的类别。例如，根据备份系统的准备程度，可以将档案备份分为冷备份、温备份和热备份；根据备份的不同类型来划分，可将档案备份划分为全备份、增量备份和差异备份。电子信息技术在日常档案备份管理中的应用极大地提升了档案备份工作的自动化和高效化，备份工作能够做到经常化，常会选择日循环、周循环、月循环、GFS循环等不同备份模型，使得电子信息技术在档案备份中的应用更加灵活多样。

2电子信息技术档案备份与管理的必要性

2.1应对非传统安全的需要

随着现代信息网络技术在档案管理领域中的应用，档案信息资源的数量和规模越来越大，除了传统的档案管理面临的安全威胁外，计算机病毒攻击等非传统安全因素也加大了档案管理的威胁，一旦遭受病毒感染后会造成网络通信阻塞，导致档案数据信息和文件的丢失，若是计算机硬件遭受破坏，档案信息资源的丢失危险更大。因此，利用电子信息技术，及时做好重要档案信息的自动备份，能够有效应对非传统安全因素的威胁。

2.2更加便捷地保存信息资料

利用计算机网络技术建立的电子档案及其数据库，能够及时地将档案资料进行保存，且档案数字化后档案占用的空间容量较小，传统的纸质档案因人为翻阅导致载体破损，或因天气因素导致霉变等问题时有发生。将电子信息技术应用于档案管理中，实现档案管理的数字化，使各种重要信息资料得到及时、便捷的保存和备份，能够长久有效地管理档案信息资源。

2.3便于档案信息的查询和利用

传统档案管理大多依靠人工手动完成，无论是档案信息的采集，还是档案资料的整理和查询情况都是如此。档案信息的查询和利用的时空制约因素不可避免，也影响了档案信息资源利用的准确性和利用效率。利用信息技术能够有效避免和解决这一难题。信息化技术的应用也颠覆了传统档案管理模式，查询者能够利用信息技术快速地查询所需的档案信息资料，尤其是大数据技术的应用，最大限度地挖掘和发挥了档案资源价值，利用电子信息技术进行档案备份，保障了档案查询和利用资料的完整性。

3电子信息技术档案备份与管理的内容

根据档案备份工作的特点和实际需要，档案备份应坚持自动化、稳定化、安全性、兼容性和全面性等原则。具体来说，新时期要重点做好以下档案信息资料的备份管理工作。

3.1电子档案备份

随着办公自动化系统的应用等，电子档案资料的数量呈现大幅增长态势，要认真做好电子档案的备份管理。可利用无损方式选择磁盘、光盘、硬盘等多种存储方式，结合局域网、互联网技术，在固定的时间内完成不同频率电子备份工作。

3.2软件及数据库备份

随着各种应用软件在档案管理中的应用，以及档案数据库的建立，做好这一方面的档案信息资料的备份尤为重要。具体来说，要认真做好计算机操作系统软件，档案数据采集分析和控制应用软件，档案管理软件维护、升级以及外设驱动程序，IC芯片等软件的数据备份。此外，要做好档案管理系统和档案数据库的及时备份，做好档案数据库对外信息的过滤和快速重建。

3.3胶片、磁带、磁盘备份

对胶片、磁带、磁盘等非纸质类档案资料的备份，可以利用各种不同物理数据信息读取形式，获取这些载体中的重要档案数据信息，并实现胶片、磁带、磁盘等电子化，最终将这些电子化信息进行备份。

3.4传统纸质、实物档案备份

纸质档案仍然占据了现代档案管理的重要内容，针对纸质档案资料，可利用二维码扫描、拍照或其他无损技术将其电子化，并选择磁盘、硬盘和光盘等存储方式，对其进行电子备份。针对重要的实物档案资料，可利用最新的集光、机、电和计算机技术于一体的三维扫描技术，将实物档案信息电子化，结合自动控制生产技术，做出仿真实体档案，实现备份。

4电子信息技术档案备份与管理对策

目前，随着档案备份逐渐受到重视，本地档案信息的数据备份开展得较好，但却忽略了异地灾难备份，一旦发生灾难时，本地备份的相关措施难以有效发挥灾备作用。因此，既要重视电子信息技术档案的本地备份工作，更要重视异地备份。限于篇幅，下面以异地备份为例，结合馆藏档案规模、网络状况、数据信息量等，简述怎样做好档案异地备份容灾管理。

4.1合理选择灾备对象

根据档案应用系统的保护程度不同，可将档案容灾系统分为应用容灾与数据容灾。后者是指建立异地数据系统，也是本地关键应用数据的复制，一旦发生灾难时，利用数据备份和数据复制技术，数据容灾系统可与本地生产数据实现实时复制。前者则是容灾系统的建设目标，当灾难出现后，远程系统能够迅速接管业务继续保持运行。因此，在选择灾备对象时，应将应用灾备与数据灾备结合起来，先选择数据灾备，等条件成熟，再过渡到应用灾备的高级阶段。

4.2选用灾备技术

在灾备技术的选择方面，可以采取基于智能磁盘阵列或虚拟磁带库复制的灾备技术。由于档案数据信息占用多在TB级，常用的存储介质是选择磁盘阵列和虚拟磁带库。磁盘阵列采用RAID保护技术，具有容量大、安全系数高、存取速度快等优势，而虚拟磁带库则是基于RAID保护的磁盘阵列，较传统的磁带备份又有了大幅度的提升，有效解决了传统磁带库维护负担重、备份失效率高等不足。因此，在选择灾备技术时，可采用磁带阵列或虚拟磁带库存储、备份，用磁带作为后备离线脱机备份介质。

4.3数据传送方法选择

限于档案管理资金，应建立实用性高、可靠性强的数据传送方法，提升备份效率，节约备份成本。对此，首次备份可采用交通工具将备份系统、备份数据以及硬件设备运送至对方，建立一套完善的灾备系统；随着馆藏档案资料逐渐增大时，可利用交通工具送至对方档案管理部门，由其将数据恢复至托管的相关设备上。而到增量备份的数据较少时，则可以定期通过网络技术传送增量档案数据信息。

5结语

档案信息是宝贵的资料，也是广大档案工作者辛勤付出的结果，需要大家共同做好维护工作，其中，利用电子信息技术做好档案数据备份，能够增强档案数据信息的安全、稳定和可靠性，增强档案管理的信息化水平，为经济社会发展贡献档案人的智慧和力量。

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作者:张强 单位:上海航空工业（集团）有限公司情报档案中心