高校档案信息化建设途径

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高校档案信息化建设篇1

一、引言

在“互联网+”背景下，我国高校的档案信息化建设工作得到了提高和加强。高校档案管理工作是一项十分有价值、有意义的工作，对于有效提升我国高校管理工作的效率，不断满足社会发展对于信息化建设的需求，将我国的高校档案管理工作稳步推上新的发展台阶，发挥出了十分重要的作用。然而从我国高校管理工作的状况来看，当前在档案管理方面还不是很成熟，存在很多亟须解决的问题。因此，为了推动高等院校档案管理工作的顺利开展，采取强有力的手段和措施是十分必要的。

二、“互联网+”下高校档案信息化建设的意义

（一）社会发展的必然要求

“互联网+”背景下，办公自动化水平不断提高，这从某种意义上来说促进了现代科技的推广和应用，高校档案信息化建设正是在此背景下应运而生，适应了社会发展的需求。随着社会的进步和信息化建设步伐的加快，高校档案管理工作只有跟上时代发展的节奏，改变以往以纸质档案为主的保存方式以及手工操作的管理手段，运用现代信息技术手段和科学高效的档案管理方法，使高校的档案管理工作不断提升到更高的水平，使之跟上社会不断进步的新形势，有效促进高校各项管理工作的开展。

（二）档案服务工作的要求

在“互联网+”环境下，我国高校在档案管理工作方面有了很大的飞跃，摒弃了以往那种完全靠手工对档案进行管理的传统方式，取而代之的是现代先进的办公自动化的操作模式。这种现代的档案管理模式从某种意义上来说是社会和时代进步的体现，一方面能够为信息化社会提供基础性公共信息，另一方面也使高校档案管理向着智能化迈进了一步，也为其他领域的档案管理研究工作的有序进行提供了具体可查的信息资源，使得我国高校在档案管理的平台中得以实现信息资源和数据资源的有效共享，有效改善了我国高等院校档案管理工作的质量，有力地推动了我国高校的建设和管理工作的顺利进行。结合目前我国高等院校现有的实际状况进行分析，档案信息化建设大大提高了档案管理工作的效率，相比传统手工的档案管理方式更加准确而快捷，从而为高等院校制定发展规划和战略决策地提供有价值的参考信息。此外,利用现代信息技术手段对档案资料及其相关信息进行保存和管理，有助于提高高等院校在使用档案资源方面的效率，大大拓宽了高校在档案管理方面的服务范围。

（三）档案管理工作的要求

在“互联网+”背景下，随着现代信息技术的广泛应用，社会各行业信息化发展不断提速，应用领域逐步扩大到各个高校的档案管理领域。当前全民进入大数据时代，传统的档案管理工作思想和方法已经跟不上社会发展的新形势，在这种情况下高校很多部门都实现了网络化管理，因此档案管理工作也必须改变传统的工作思路和方法，以此建立起高校各个部门之间的有效联系与沟通。当今时代，运用先进的科学和信息技术手段实现档案管理工作的优化，实现档案管理的高效化和优质化，以此取代传统档案管理必须保存纸质版档案信息的管理方法。在高等院校具备了实现档案信息化管理的设备及技术人员等条件之后，就可以将档案的日常管理交给现代信息化的管理系统进行,这样就转换了管理工作的角色,以此推动高校在档案管理工作方面的进一步发展。

三、“互联网+”下高校档案管理信息化建设方面的不足

（一）档案管理信息化建设的目标不够明确

在推动高校档案管理工作不断发展的进程中，相关的管理人员并没有结合高校现有的管理现状和具体的发展规划来进行目标的制定，在具体建设的过程中往往存在这样或那样的问题，使得一些高校的实际状况与制定的目标之间存在着较大的差距，因而无法真正地将高校制定的各项档案管理措施落到实处，从而造成高校在档案管理方面缺乏秩序的现象。同时，在档案建设的过程中由于各项管理规章制度的灵活性较差，有些高校仍在沿用传统的档案管理模式，这种情况导致我国一部分高校负责管理档案的部门跟不上时代发展的新形势，更与高校快速发展的步调难以保持一致，阻碍了高校档案管理工作的创新发展。此外，由于当前我国高校的档案管理方面的手段相对单一，这种情况往往导致高校档案管理工作在建设目标方面缺乏一致性。为此，高校应充分发挥高校互联网资源共享的功能进行职责分解，使各个部门的工作能够集中到一起，以此推动高校档案管理信息化建设目标的实现。

（二）档案管理信息化建设的经费不足

现阶段，建设经费投入不足是当前影响高校档案管理工作的一大障碍，因此高校要通过各种渠道积极筹措建设资金用于档案信息化建设。在档案信息化建设的过程中，不管在人才、设施、各种物资等方面，还是后期的大型设施的维修方面，都离不开资金。如果高校没有相应的支持资金投入,导致档案信息化工程一直处在没有得到合理建设，因而也就没有更好的办法使高校在档案管理方面的功能得到充分发挥，高效优质的档案管理工作在具体落实方面也自然变成了纸上谈兵。此外,由于高校档案信息化资料相对散乱，在应用现代办公软件之后便产生了数目众多的电子文档，而这些文档往往需要及时地进行保存，以免造成数据信息的丢失。然而由于高校各个部门的档案往往无法连接到总系统，这就难免由于资源分散而使信息化档案的接收任务变得十分繁重。因此，积极投入资金用于信息化建设是十分必要的。

（三）档案管理信息化建设缺乏统一的标准

在“互联网+”背景下，高校为了达到信息资源共享的目的，同时也是为了更好地管理档案，逐步建立起了专门的档案管理的网站信息系统，但是由于保障期运行的各项管理制度还没有完全建立起来，在档案管理方面还缺乏一定的标准，在具体操作的过程中难免会出现各种各样的细节问题，从而影响了信息化档案管理工作的效率。因此，有关管理人员必须要建立统一的规范，并确定各个具体的工作规范，同时进行管理考评工作，为高等院校的档案信息化建设提出信息保证,从有关法律、规章制度和各种标准等方面予以必要的保障,以此推动高校档案管理工作的顺利开展。

（四）档案管理信息化软硬件设施投入不足

档案管理的传统方法大多是以纸质材料的档案作为信息的留存依据，管理工作大多情况下需要依靠人力。档案管理信息网络化建设是一项庞大复杂的工程，它不仅需要引进优良的设备，还要对人员进行专业培训，之后还要将原有的档案材料输入现代网络系统，最后才能实现档案管理信息化带来的效益。由于档案信息化管理并非短时间可以产生效益，这就导致了档案管理信息网络化建设资金投入不足的问题，而从国家出台的一些相关政策来看，对于档案管理的扶持力度不够，并且由于高校在档案管理方面缺乏先进的硬件设备，手段也较为单一，这给档案的保存和查阅带来了一定的难度，显然也限制了其发展速度。

（五）档案管理信息化的整体规划不合理

运用信息技术手段对档案进行系统的分类整合，使之能够实现社会面的共享，这是高校档案管理信息网络化建设的根本意义所在。然而从当前的实际情况来看，整体建设情况不容乐观。有些高校在进行档案管理的过程中存在着各个部门之间彼此孤立、各自为营的现象，缺乏必要的工作交流与配合，这种情况造成了各个部门在推进速度方面进度不一，而且不同部门之间所采用的管理标准也是多种多样，难以统一。与此同时，高校的有些部门在目标规划上缺乏长远的战略思想，有的近期目标规划也是不是很明确，总体上缺乏合理的规划和设计，这种情况不仅给查阅档案造成了困难，而且还使得各部门之间的在传送档案方面也不够顺畅，从而导致高校档案管理信息网络化建设进度的延缓。

（六）档案管理信息化方面的人才资源匮乏

充足的信息化建设人才资源是档实现高校档案管理优质化的基本保证。无论是使用信息化设备，还是建立信息化档案资料库以及进行网络维护与管理，都离不开专业的信息技术人才。然而很多高校往往只是片面地注重相关档案管理信息网络化设施的采购以及其他相关方面，往往忽视了人才方面的建设和培养。由于缺乏科学的信息化管理理念，从而导致有些高校即使拥有价格不菲的先进的信息网络化管理设施，但是却没有专业的档案管理人才进行操控，因此只能长期处于闲置状态。这种现象造成了资源和资金的严重浪费。尤其是随着现代网络信息时代的到来，这种信息化网络档案管理相关专业人才的缺乏问题更加突出，因此应加强档案管理人才的培养。

四、“互联网+”下促进高校档案信息化建设的有效途径

（一）创建高校档案信息资源体

高校档案与信息管理资源系统建设重点涉及如下方面：第一，加强档案管理信息化资源建设。在信息化资源构建的过程中，高校相关部门的管理人员要对一些有保留价值的信息文档进行筛选，并标注好信息的来源，然后定期或不定期地通过管理系统从各个部门的数据文档中获取信息资料，并对这些信息加以整理与存档，以此确保高校各部门的文档具有一定的系统性。与此同时,相关档案管理人员还要将档案按照一定的分类标准进行分门别类地集中归类整理，并且做好各种文件的接收、管理等方面的工作。与此同时，还要将原始的纸质档案录入到电脑的档案管理系统中，并做好相关数据信息的保存工作。第二，加强信息化档案管理的数据资源库建设。档案管理相关人员应重点做好对文件资料的具体分类工作，构建出科学合理的数据库框架，为不断丰富数据库信息资源做好充足的准备。同时，档案管理工作者还要在各个子目录下建立起学生档案管理、教师档案管理以及科研成果等方面内容的数据库，既方便了使用者的管理和查询，又提升了档案信息资源管理的系统性。

（二）创新高校档案信息化管理体系

为了解决信息化建设资金不足的问题，高校应与政府以及中小企业加强联络，并尽可能地想方法协助处理建设经费紧缺的问题。而高等院校自己也要不断完善管理机制，重点从如下几个方面着手：其一，建设统一的信息管理网络平台，投入一定资金用于引进现代化的设备，以此促进高校信息化档案管理工作的顺利实施。其二，通过开发连接校内网站的电子档案管理软件系统，把纸质的文档管理与电子文档管理有效地结合起来，以此推动高校档案管理的一体化建设。其三，创设高校全覆盖的信息化档案管理系统，为信息资源共享创造有利的条件。除此之外，管理人员应按时对档案进行整理与检查，保证电子公文数据信息的及时更新，确保其完整性。

（三）构建高校档案管理安全保障体系

为了充分发挥档案信息资源的功能，高校要努力推进档案信息化标准建设，落实档案信息化标准，其中主要涉及资源建设标准、成果利用标准等规范条例。高校各个部门要统一思想，互相协调合作，制定完善的档案信息化建设标准和各项工作标准，结合当前档案管理现状，建立文件收集和处理等相关制度，优化档案管理标准。与此同时，管理人员要加大监管力度，对各个电子档案信息的安全性，管理人员要加大监管力度，将电子与纸质有效结合在一起，做好重要档案备份保存，以保证档案管理系统的安全。

（四）加大信息化档案管理网络化建设

从某种意义上说，加强对于信息网络化建设方面的资金投入和政策扶持具有十分重要的作用，因此应引起有关部门的重视，最大限度地扶持高校对于档案管理的资金支持和投入。在高校档案管理信息网络化建设中，高校相关部门务必要投入必要的资金用于相关设备和人才的培养。只有这样，才能更好地在高等院校积极推进这项意义重大的建设工作。针对高校建设资金不足的情况，可以采取分批次建设，持续拨款的方法，有计划、有步骤地加以推进，以确保档案管理网络信息化建设工作的顺利进行。

（五）加强档案信息化建设的整体规划

要保证档案管理信息化建设的顺利实施，就要对其进行科学合理的规划，以此有效地缩短建设的时间，从而提高信息化建设的效率。首先，必须出台统一的信息网络化建设的标准，使得各部门采用规划统一的档案管理信息化体系，这样更加有利于在管理方面的整齐划一。再次，相关部门应制定出具体的建设目标，包括近期和远期的建设目标和实施计划，以此提高建设的效率。除此之外，各档案部门之间还要加强联系，以便协调和解决建设中遇到的问题，最大限度地加快档案管理信息化建设的步伐。

五、结束语

在“互联网+”背景下，全民进入大数据时代，高校档案管理工作必须紧跟时代前进的步伐。为此，高校应重点加强档案管理方面的资源建设，并将纸质档案数字化作为高校档案管理工作的重中之重，在现代信息网络建设的基础上，注重对档案信息资源的合理开发和利用，使我国高校的档案管理工作向着系统化和规范化迈进，以此促进我国高校档案信息化管理水平的整体提高，从而推动我国高校档案管理信息化建设的步伐。

作者：姚嘉星

高校档案信息化建设篇2

在2021年1月1日，新修订的《中华人民共和国档案法》正式施行，其体现了国家治理能力和治理体系现代化的目标。高校档案部门应该贯彻实施新修订的《中华人民共和国档案法》要求，利用现代信息技术，不断创新管理方式，致力于促进国家治理体系和治理能力现代化[1]。目前，高校规模不断扩大，随着时代的不断发展，储存的文档信息需要被快速准确地找到，因此，传统的档案信息管理模式和方法已经不能满足高校各项工作的要求。档案管理作为高校的基础性建设内容，记录着学生、教师以及学校的各种信息，以及学校发生的重大且有意义的事情，支撑着高校的教育、科研以及教务管理等工作，是评价高校综合管理水平的重要指标。这就要求高校必须借助现代信息技术，对档案信息进行信息化处理，有效解决档案信息化建设过程中存在的问题，提升高校综合发展水平，推动高校档案管理体系更加规范化、制度化和科学化。

高校档案信息化的重要性

高校档案管理信息化建设是一个缓慢的过程，具有较强的系统性。随着高校工作的系统性深化，档案管理工作越来越朝着制度化、功能化、数据化方向发展。档案管理工作的实效性具有重要作用，主要表现为：第一，为高校建设智慧校园提供了重要的技术支持。互联网的快速发展，将高校档案与高校的教育、管理、生活等有机融合起来。信息化建设可以将纸质版档案转化为电子档案，为档案的查询提供了便利。基于此，教师可以充分了解学生的情况，这有利于各项工作的开展，从而提高工作效率和教育质量，推动大数据环境下高校智慧校园建设。第二，有利于培养档案管理人员的专业素养。现代高校档案信息化对管理人员的能力提出了较高要求，需要管理人员不断学习，提高自己的技术和能力，更好地将自己的专业与信息化技术融合，以适应高校档案管理工作，从而助力高校培养高素质人才，创造更大的价值[2]。第三，为档案的调取提供了便利，减轻了工作人员的压力。由于重大突发公共卫生事件的发生，许多学生无法去学校，所以档案收取、审核等工作都在线上进行。信息化管理提高了办事效率，也提高了档案的利用率，能够帮助管理人员在短时间内获得各项信息，使各个院系之间的联系更加紧密，实现信息共享。第四，高校档案信息化有利于拓展新的服务领域，满足档案管理工作的拓展需求。随着高校人数不断增加，档案材料的数量也迅速增加，而档案信息化建设能实现对档案的有效分类、整合，从而极大地提高档案管理工作水平，为不同地区的政府机关、企事业单位以及其他兄弟院校提供服务，进而在一定程度上提高档案资料的利用率，使档案的安全性得到保障，更加符合现代化高校管理发展的要求。

高校档案信息化管理中存在的问题

缺乏档案信息化专业管理人员

目前高校档案部门专业人员短缺是一个普遍性问题，档案管理的人员学历普遍为本科，且档案学专业人员较少，相当一部分高校为了节约成本，其档案管理人员是兼职人员，经过一段时间的培训后，可能又会从事其他工作。这不利于专业化人员队伍的建设，也难以组建高效率的团队。在信息化管理时代，新媒体产生的信息多种多样且分布广泛，这对档案部门而言也是一个挑战。由于管理人员大多不是计算机专业，所以不能很好地适应档案信息化管理工作。根据调查，全国每年档案学专业毕业生都很少，而且高校门槛较高，招聘人员少，高校又不重视档案管理人员的职能，使得从业人员不能发挥应有的价值，导致人员流失，档案部门专业人员缺乏。参加专业化培训和学习是提升信息化管理能力的重要途径，但是大部分档案管理工作人员学习主动性低，他们很少主动参加培训活动，一般只有受到强制要求才会去参加。另外，培训活动形式一般是以讲座为主，较为单一，内容也大同小异，所以大多数人都选择不去，导致有些档案信息化管理人员素养较低，面对不常见的问题时很难及时应对，阻碍了信息化管理的进程。高校档案信息化建设水平较低规范有序的管理体系是确保高校档案管理信息化有效运行的重要保障，但是目前，高校档案信息化建设没有统一的标准。一部分高校对信息化建设不够重视，无法系统性地整合档案信息资源，难以与高校其他系统建立联系，对教务信息、档案信息、人事信息等档案资料的管理没有统一标准，也没有统一的数据接口，无法实现信息共享，实现对档案信息的有效利用，只能自建自用，“信息孤岛”问题严重。另外，一些高校信息化建设尚处于初步探索阶段，发展滞后，功能流于表面，只涵盖简单的保管和查询服务，无法为学生和教师提供多元化的信息服务，服务效率也有待提高。有些高校档案管理部门局限于OA系统，其虽然意识到了系统的重要性，但是由于升级成本高、难度大，还在探索当中；也有些高校档案管理部门没有引进先进的系统和设备，存在安全隐患，容易发生信息泄露、被黑客攻击、被篡改信息等问题，从而影响档案管理效率；还有些高校由于缺乏顶层设计，缺乏对信息化系统的系统性对接，也没有考虑到后续数据的兼容问题，现有的业务管理系统和档案管理系统不是一个开发商，导致电子文件不能在线归档，背离了文档管理一体化目标。

档案信息化建设安全问题突出

大数据、互联网的飞速发展，对高校的档案信息安全提出了严峻的挑战。计算机病毒和黑客攻击成为信息化建设进程中的阻碍，一旦出现危险操作或者操作失误，高校档案就会面临外部网络的威胁。高校档案涉及教师、学生以及学校其他工作人员的各种信息，是高等院校的机密，一旦泄露，会给教师和学生带来极大的影响，影响其正常生活，甚至还会阻碍高校的建设与发展。根据调研，目前高校普遍面对的信息安全问题主要包括病毒、木马、数据泄露和损坏、系统不稳定、硬件损坏以及人为篡改等，应对措施主要包括权限管理和自带的防火墙，防护程度相对较低，对问题也缺乏针对性的解决办法，而且由于信息自身具有复杂性和多样性，以上措施不一定能保障数据和信息传输的安全。高校档案管理部门未开展专门的信息安全教育活动，导致档案工作人员缺乏安全意识，也可能会导致信息的流失。档案信息化缺少制度规范要做好高校档案信息化管理工作，就要完善档案管理制度，从而确保档案信息化建设工作水平的提升。档案信息化建设是一个庞大的工程，涉及的问题种类多、范围广，且没有一个统一的模板。而且有些档案信息不够准确，各类档案信息较为混乱，没有进行科学的归纳，这些问题也给档案信息化建设增加了难度。目前，我国的档案管理缺乏相应的法律和制度约束，没有相应的法律政策规定，导致档案信息化没有统一的标准可以参考，大量档案信息无法得到妥善保管；有时管理不善导致信息流失，也因为没有法律规范，无法对其进行处理；另外，由于管理制度不够完善，无法对高校的信息化建设水平进行评估，但是如果不能及时纠正工作中存在的问题，可能会对高校造成负面影响。新修订的《中华人民共和国档案法》是开展档案信息化建设的依据，高校档案管理部门可以根据自身实际发展情况，及时调整信息化管理制度，制定具有自身特色的规章制度，在此过程中，可以参考其他部门的制度规范，以免发生冲突。

高校档案管理信息化的有效策略

建设高素质档案信息化管理人才队伍

当下，高校应当重视信息化平台建设，而档案信息化管理需要人才和技术的配合，因此，高校应以计算机专业和档案专业的人才为基础，以培养复合型人才为任务，有针对性地培养专业人才队伍。建立健全档案管理人员招考标准，提升专业、学历等要求，招聘具有档案、信息技术背景，有良好的政治、心理、身体素质，以及档案从业证书的人员作为档案管理人员。高校还应建立健全激励机制，奖励为主，惩罚为辅，定期对档案部门的工作人员进行评估考核，以适当增加竞争氛围，调动工作人员的积极性，激发工作人员的潜能及创造力，促进其不断学习，提升专业能力；有目的、有计划地开展继续教育工作，以档案管理工作人员喜闻乐见的进修方式开展培训活动，活动内容不但要有丰富的信息化管理内容，还应包括职业道德素养培训、心理健康培训等；组织开展研讨会，创造具有本校特色的新型管理模式，加速信息化档案建设进程。

加强档案信息化服务平台建设，实现信息共享

高校档案部门需要加大资金投入，加大对信息化建设的基础设施投入，为信息化服务平台建设提供保障；要紧跟互联网的步伐，创建档案信息数字化平台，将高校人员信息和数据平台有效结合起来，以更好地彰显档案部门的互动性和服务性；对各个院系部门整理收集起来的资料进行整理分类，以方便其直接利用，避免重复建设。高校档案部门可以与学校的互联网中心相互配合，将档案收集工作分布到智慧校园系统，从而扩展到学校整个信息系统中，并进行一体化连接；将档案系统与其他业务系统相整合，以实现数据的交换与共享；将档案信息系统与OA系统对接起来，加强档案信息系统与各院系部门之间的联系，最大限度地对信息资源进行整合，实现数据共建共享；同时还应注意对档案信息的监管，确保信息的安全性。创建共享体系可以方便大众查询、获取自己想要的信息，让管理工作变得简单易上手，从而提升档案管理工作的效率。例如，某大学根据自身发展特点，创建了一套WEB系统，对学校档案进行管理，其可以实现对教师、学生以及其他工作人员档案的管理，从而更好地促进信息化档案管理。

加强档案信息化安全体系建设

信息技术的发展推动了档案管理水平的进步。与传统纸质版档案不同，将档案信息储存在电子系统中，容易遭到木马、病毒及黑客等的攻击，因此，要创建一个安全壁垒，以保证档案信息资源的安全。首先，高校档案管理人员要及时更新信息管理设备，安排专业人员定期维护电子系统，解决其存在的问题，防止系统老化；还应科学运用防火墙系统与各种防毒软件，防止病毒侵入，对数据信息造成影响和威胁。其次，培养档案管理工作人员的安全意识，提高其辨别病毒的能力，制定严格的信息保密制度，并严格要求工作人员按照各项规范进行操作，严禁工作人员私自访问危险网站，避免病毒侵入。再次，可以引进先进的设备，如人脸识别或指纹识别等，防范冒充行为。学校档案信息管理与计算机密不可分，所以应加强相关权限管理，禁止无关人员访问数据，以免篡改信息，破坏档案信息的真实性。最后，可以引进区块链技术，用以保护档案信息安全。这一技术可以使档案信息的变化有迹可循，从而防止档案信息泄露，确保信息的安全性和真实性。

强化规章制度保障，规范档案信息化管理标准

建立统一的档案信息化规范制度至关重要。面对如今内容复杂、多样化的信息，统一的档案信息化管理标准能够为管理者整合数据提供极大便利。俗话说：“不以规矩，不能成方圆。”任何事情都需要建立标准。首先，要建立一套详细的操作流程及标准。管理人员要规范录入相关信息，分类整合高校教师、学生以及后勤人员的档案信息，确保资料记录清晰准确，保管期限明确，同时要按照规定标准对档案信息进行有效管理，保证数据信息类别划分的合理性，各个部门还要各司其职，目标明确，以确保各个环节有序进行。其次，应将建立规章制度纳入学校的整体规划当中，推动信息化建设与其他工作共同发展。高校档案信息是不断变化的，因此管理人员要及时准确地记录相关问题，根据实际情况进行分析总结，不断完善制度建设，在这一过程中可以借鉴国外或国内各学校的经验，建立一套标准化且与高校实际情况相符的数据库，从而提升高校管理效率，为档案信息化建设提供保障[3]。高校档案信息化建设是当今大数据环境下的必然趋势，也是高校不断发展的必然要求。它是一个漫长且艰难的过程，是一项需要将管理技术、计算机技术、现代信息技术相融合的工作，也是需要各高校投入大量资金和心血的项目[4]。在高校档案信息化建设的过程中，相关部门应当正视问题和困难，不断完善自身，并科学合理、循序渐进地对档案信息进行分类整理；重视信息化管理工作，从人才培养、制度规范、信息服务平台和安全体系建设入手，提升档案信息的利用率；利用先进的信息技术手段，创新发展方式，推进档案信息化建设。

作者：李红豆 单位：陕西艺术职业学院党政办公室

高校档案信息化建设篇3

高校档案信息化建设中的问题及对策研究《中华人民共和国档案法》明确提出了“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”[1]。《“十四五”全国档案事业发展规划》在发展目标中指出，档案信息化建设再上新台阶，同时在主要任务中强调，推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。[2]高校档案信息化是指高校档案部门按照国家档案管理部门的要求，以档案信息化资源建设为核心，以纸质档案数字转化存储为基础，以计算机网络技术、大数据技术、多媒体技术及网络平台建设为手段，以最前沿的档案管理理论为指导，集自动检索、信息管理、高效存储等为一体的现代信息化管理模式，是提高档案信息资源开发利用效率的重要工作[3]。高校发展过程中各项工作的开展都要以充分、完整、准确、全面的信息为基础，才有可能做出正确的分析、决策和判断。档案管理只有全面实现了信息化，才能在海量的信息资源中快速提取准确信息，高效服务于学校各项工作的顺利开展。

一、高校档案信息化建设研究现状

我国档案信息化建设研究起步较晚。自2002年国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，尤其是《“十四五”全国档案事业发展规划》发布后。国内相关研究才开始启动。董金玲认为档案全文数据库建设缓慢，亟待加强[5]。路玲玲从管理体系、信息安全、管理人才、利用率等方面研究了高校教学档案信息化建设存在的问题[6]。刘小雪基于新《档案法》，对应用系统、信息资源、标准规范及人才队伍等进行了探讨[7]。夏秀琴针对浙江地方高校在档案信息化建设中存在的问题，提出了解决措施[8]。李爱华认为高质量研究成果、高校档案工作者研究成果、调查分析和量化分析成果及具体门类研究成果较少[9]。梳理近年来相关文献，基于高校档案信息化建设研究还需要从广度和深度上进一步加强。

二、高校档案信息化建设的作用

（一）提供良好的存储环境

高校档案信息化管理是由组织实体和软、硬件系统构建的一种计算机网络信息环境，其关键步骤是将馆藏量巨大的纸质原始档案，通过数字化采集，运用计算机技术转换成为多种格式的电子文档，实现全面数字化，形成数量众多、类目丰富的电子档案信息资源，建立起高校电子档案数据库。数字化档案的出现，有利于原始档案的长期保存、管理和利用，由此彻底改变了传统载体档案环境要求高、占用空间大、易腐蚀老化等现象，解决了档案库房空间不足及管理人员欠缺等问题，为档案保管提供了良好的存储环境，实现了存储空间的高效集约利用。

（二）提升档案管理质量

信息化时代，高校档案的管理模式发生了根本性的变化。在先进的智能管理方式下，无论是原始纸质档案的保存，还是数字化档案的利用，都在有序而高效地进行。首先，档案信息化将为当今社会发展提供巨量精准可靠的信息资源，服务广大师生在日常的教学科研学习及行政管理工作中多样化的利用。先进的信息技术有效扩大了档案资源信息化管理的服务领域，丰富了档案资源管理的手段及方式，最大限度的实现档案资源利用价值，促进了档案管理质量的提升。其次，在大数据时代，数字化档案在信息化管理模式下，充分利用云平台及大数据手段，突破地域和时间限制，实现档案信息资源的网上远程共享。档案人员利用计算机将档案系统与学校其他业务系统如科研系统、教务系统以及办公自动化系统等通过网络进行对接，对各部门工作中不同类目、不同内容的电子文件资料及时上传、随时接收、归档存储、管理利用，继而保证档案资源的完整性和安全性，提高了档案资料收集的时效性，大大减轻档案部门的工作量。人工智能技术的发展，极大改变了原有的人工化、扁平化的高校档案管理模式，推动了档案管理工作从“数字化”向“数据化”转变，实现了档案扫描全文和目录的固有模式向丰富多样的大数据档案模式的转化，基本完成了档案的数据化管理。对档案全文的著录数据化，对文本和图像中的数字内容实行数据化的识别、分类、著录和标引，能够快速准确地利用检索词检索到与之相对应的档案信息内容，大大节省了查阅时间，提高了档案管理工作效率，实现了真正意义上的优质高效的档案信息服务。

（三）促使档案管理规范化

档案信息化推动了标准化规范化的发展。首先，通过对信息化建设大力宣传，提高高校师生的标准化、规范化意识，明确档案管理部门和学校各职能部门的职责和权限，建立标准统一的高校档案管理体系。学校层面制定档案部门的管理职能、岗位编制、人员调配和全校档案管理的发展规划，给予宏观上的指导。作为具体职能执行的档案部门，具体负责贯彻落实学校决策，做好档案的一系列信息化管理工作。负责党群、行政、人事、科研、教学、基建、财会等具体工作的职能部门，依据本部门的立卷归档范围，严格按照分工，由部门兼职档案员做好档案材料的收集、立卷、录入、挂接工作，由此实现高校档案管理规范化。其次，根据高校档案管理的专业化特性，以《档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规为依据，在信息化建设的过程中，制定详细的高校档案标准化规范化制度，具体细化量化工作标准，明确档案部门和学校职能部门及相关责任人员在档案管理过程中的职责范围和主体责任，杜绝档案信息资料丢失、泄露以及失真等情况的发生。[4]

（四）促进档案资源的开发利用

信息化时代的到来，使高校档案工作实现了由传统封闭型馆藏管理向现代化开放型信息管理的快速转化，以史鉴今、资政育人的功能得到充分发挥。以现代信息技术为基础，采取加密设限管理手段，充分保障了档案信息的安全性和可靠性，利用者可以随时随地通过电脑端和微信端进行远程预约查询，极大方便了档案资源的开发利用和社会共享。随着档案社会效益的凸现，人们的档案意识逐步增强，档案利用对象也发生了新的改变，社会公众对档案的利用率不断攀升。高校电子档案的出现和逐步对外开放，进一步扩大了档案工作的服务范围，加大了档案资源的开发力度，使档案利用走向社会，超越时空局限，便于更多的人深入了解档案、广泛使用档案，充分体现了档案的社会价值。

（五）推进学校各项工作的开展

高校档案是学校教学、科研、管理工作中长期积累形成的原始记录，是高校建设发展的宝贵财富。档案信息化能够为各项工作的有效开展提供精细化、深层次的利用服务。譬如，高校教学评估工作，查阅各种原始档案材料已经成为评估专家全面了解和深入考察学校办学情况，由此对学校教学质量和教学水平作出全面、客观、公正评价的重要参考依据。档案信息化之后，各部门在评估工作时间短任务重，需要提供完整、系统、准确的档案资源的情况下，能够快速精准地提供各种教学资料，保证教学评估工作的顺利进行。

三、高校档案信息化建设中存在的问题

（一）重视程度不足

大多数高校将工作重点放在学校的基本建设、教学质量、科研水平等方面，注重学校的教育教学管理和社会影响，忽视对档案信息化的了解和关注，影响了信息化建设过程中的资金保证、基础设施建设以及档案人员的配备，进而影响着高校档案信息化建设速度。因此，不管是档案信息化的发展决策、档案系统的设计开发，还是档案队伍建设，都存在明显的不足。并且，由于学校重视程度不够，导致已经开发和正在运用的档案管理系统软件，缺乏正常维护、升级缓慢，档案数据库建设严重滞后，影响了档案信息化建设的进程。

（二）人员结构不合理

保证档案信息化建设高质量发展的基础，是人员结构从数量到质量的合理配备。现代网络技术的迅猛发展，迫切要求档案工作人员实现由复合型人才向专业技术管理人才的转变，档案队伍人员结构要合理，既要满足数量要求，又要达到质量标准，只有这样才能保障档案信息化建设顺利进行。当前，在高校档案队伍建设中存在着人员配备明显不足、专职档案人员数量较少、年龄结构失调和专业技能水平较低等问题。在人员数量上，伴随高等教育规模的逐年扩大，高校档案的数量和种类大幅增加，但是，在实施档案信息化建设的过程中，传统的手工管理方式仍然占居主要地位，大量繁重的工作任务落在了少量的档案人员身上，导致工作质量与效率大幅度下降。在年龄结构上，据调查发现，高校档案人员中一部分是刚走出校门的年轻人，他们具有较高的信息技术素养和满腔工作热情，但是缺少工作实践经验和管理能力；另一部分是工作经验丰富但是思想观念陈旧、缺少工作热情的中年人，由于他们对现代信息技术难以掌握，更倾向于继续使用传统的档案管理模式。他们工作方式的陈旧落后和工作态度的固步自封，不仅影响档案信息化建设的进度，还影响档案管理的工作效率和工作质量，甚至影响了年轻人的工作积极性。在专业能力上，档案人员自身固有的知识结构与档案专业的要求相差甚远，缺乏档案专业知识与新一代信息技术的深度有机融合，从而导致新的技术手段难以得到广泛合理的运用。

（三）基础设施不完备

档案信息化就是通过计算机利用电子手段把各种传统载体形式的档案信息资料转化为电子形式，并基于网络进行管理和利用的现代化管理模式。信息化建设的顺利实施要以先进的软件和硬件设备为基础，智能化档案管理系统和共享系统为支撑，才能合理有效地开展档案业务工作。传统的档案管理流程是用手工方式进行文件资料的扫描采集、保管利用。实现数字化后的电子档案，数据资料一次录入数次利用，能够真正实现档案管理的智能化和现代化。在硬件设备方面，部分学校的计算机、高清扫描仪、打印机、复印机、存储设备等老化陈旧而且数量配备严重不足。在软件设施方面，高等院校虽然已经全面实现了使用OA办公系统收发文件并开发了档案管理系统，但是并没有形成真正意义上的智慧档案数据库，缺少相对应的数据库管理系统和远程共享系统，严重影响了信息化建设的质量和速度。

（四）管理手段滞后

高校档案实现信息化管理最终目标就是通过全新的现代化管理方式满足师生员工和社会人士对档案信息的多样化利用和共享。社会公众对档案信息资源的需求程度以及档案信息的获取途径和检索方式决定了档案利用率的高低，因此，要利用先进的网络技术和大数据手段从永久保存的角度出发，不断改进现有的存储模式，以便捷性利用为目的，不断优化检索方式，提高档案信息资源的利用率。当前，大多数高校仍采用纸质档案馆藏为主的储存模式，电子文件的数据存储模式没有得到充分利用，仍然以手工方式为主、计算机等电子设备的编研方式为辅，沿用传统的目录查找获取档案信息资源，管理手段严重滞后。为了保护档案信息的安全性，防止纸质档案损坏和丢失等现象的出现，档案人员减少档案借用查阅，直接降低了档案信息资源的利用频率。另外，少数高校由于信息化管理落后，淡化了数据库检索利用，依然采用手工检索，严重阻碍了档案信息资料的有效利用。

四、高校档案信息化建设策略

（一）强化档案信息化建设理念

理念的确立决定了行动的执行力。信息化建设是档案管理未来发展的必由之路。现代信息技术的引进是其建设基础，信息化意识的确立是其发展的思想保障。用现代信息化的管理技术代替传统的手王操作需要一个较长的过程。思想理念的迅速转变，信息化意识的逐步增强和新技术手段的广泛运用，可以更好地推进信息化建设的发展进程。首先，学校领导要从重视档案存史资政育人的高度出发，关注档案信息化建设工作，并从人力物力财力以及政策上给予大力扶持，为档案信息化建设工作的顺利开展保驾护航。在信息化建设的过程中，需要先进的信息管理设备、现代化技术手段的不断引进以及高水平技术人才的持续培养，这些人力和物力的投入依赖于学校给予的政策和资金支持。因此，提升学校领导对档案信息化建设的高度重视，能够有效保障建设过程中所需的资源供给，促进档案信息化建设的有序进行。其次，要大力宣传档案信息化建设对教学和科研以及学校未来发展的促进作用，提高全体师生和有关行政部门对档案信息化建设重要性的认识，以得到他们的支持和参与。再次，为了保证档案信息化建设迅速开展，及时满足档案信息资源周期性更新和临时性增加的需要，在充分调查研究的基础上，制定出符合高校特点的档案信息化建设规划，使学校领导和师生对整个工作有全面了解和深刻认识，同时也为档案信息化建设工作提供了依据和指导。

（二）加强基础设施建设

实现档案信息化建设的前提条件是相关硬件和标准化管理软件等基础设施建设。为了满足档案信息化建设的要求，需要实现计算机、扫描仪、复印机、大容量移动硬盘等硬件设备的购置及更新换代，现有档案管理系统需及时开发并升级为标准化智慧管理系统。而高校档案管理软硬件设施无论是前期的开发配置，还是后期的管理维护，都需要一定资金的支撑。因此，只有不断加大资金投入力度，及时满足信息化建设所需要的软硬件设施配备，才能更好地保障档案信息化建设的发展。

（三）优化档案队伍结构

档案工作人员是高校档案信息化建设的实施者和执行者，合理的人员结构，才能保障信息化建设质量和速度的提升。由于现阶段高校档案人员的整体年龄偏大，知识结构老化，接受现代信息技术的能力偏低，对信息化建设存在一定的畏难情绪，因此，更倾向于使用传统的手工方法管理档案信息。对信息技术存在抵触情绪的人员，应该对其大力宣传信息化建设给档案管理带来的便利，促使其提高思想认识，使其从思想上认同、从行动上支持和参与档案信息化建设。高校档案信息化管理具有技术含量高、保密性强、涉及面广等特点，需要具备专业信息素养的人来完成。目前，高校档案人员中具有专业背景的人才占比较低，大部分人员专业不对口，接受专业学习和培训交流的机会有限，从而导致了档案人员的专业技术水平普遍不高，很难满足档案信息化建设对人才的迫切需求。针对这些问题，高校需从继续教育和人才引进两个环节着手，进一步优化档案队伍人员结构[10]。大力加强对档案管理人员的专业培训，采用请进来的办法，邀请档案公司的专业人士进行档案信息数字化采集、电子文档录入挂接、智能化档案管理系统和共享系统的操作使用等培训，是提高档案管理人员整体素质的重要手段。利用走出去的方式，在不影响正常工作的情况下，选派人员分期分批外出进修学习，鼓励和支持他们积极参加专业学术交流研讨，使其开阔视野，及时了解和掌握档案管理的新知识、新技术、新手段。除了提高专业管理水平以外，良好的职业道德是档案人员必备的专业素养。根据档案管理的保密性原则，通过学习《档案法》等有关法律法规，培养档案人员良好的法律意识和职业道德，维护档案信息资源的安全性，利用信息化的管理手段，减少档案信息的丢失、泄露。档案管理工作在高校发展中普遍存在边缘化倾向，导致有些专业人员无意从事此项工作。档案信息化建设的专业性要求，又急需一批高水平专业人才的加入。因此，学校要从发展角度出发，不断引进具有高水平的信息技能档案管理专业人才，充实档案队伍建设，提高档案人员素质，优化档案队伍结构，同时要制定优惠政策，防止人才流失，真正解决信息化建设中专业人才缺失的问题。

结语

大数据时代背景下，信息发展瞬息万变。高校档案管理要以信息化建设为契机，广泛运用新一代信息技术，实现优良的大容量数据存储和资源利用，提高档案管理和档案利用服务的能力和水平，实现管理理念和工作方式的转变，变“被动式”为“主动式”，不断创新档案管理新体制，紧密结合高校的各种档案利用需求提供精准的数据支持服务，发挥档案在高校发展中的价值引领优势，服务于高校各项工作的有序开展。

[1]中华人民共和国档案法[N].中国档案报，2020-06-25（001）.

[2]本刊讯.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[J].中国档案，2021（6）：18-23.

[3]金江梅.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].兰台内外，2020（16）：4-6.

[4]周春娜.大数据环境下高校档案信息化建设研究[J].信息记录材料，2021，22（1）：136-137.

[5]董金玲.高校档案信息化建设现状与对策[J].陕西档案，2019（1）：27-28.

[6]路玲玲.大数据视阈下高校教学档案信息化建设探[J].中国现代教育装备，2022（3）：30-32.

[7]刘小雪.新《档案法》背景下高校档案信息化建设探究[J].城建档案，2021（12）：30-31.

[8]夏秀琴.加快地方高校档案信息化建设的对策研究[J].湖州师范学院学报，2020（9）：106-109.

[9]李爱华.近20年我国高校档案信息化内容建设研究综述[J].档案管理，2020（3）：86-87.

[10]田璐.大数据时代背景下高校档案信息化建设探究[J].兰台内外，2021（18）：37-38.

作者：文玉花 郭斐 单位：山东警察学院办公室 齐鲁师范学院继续教育学院