高校的学籍档案管理策略

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高校的学籍档案管理篇1

1引言

高校的学籍档案管理工作，主要管理的内容是档案的接收，以及入学注册、成绩记载等方面的内容，整个管理的过程是动态的，基本上每个学期都需要进行相应的整理和填写，这使得高校学籍档案工作量变得比较庞大。高校的档案管理工作是学生管理工作的一个重要内容，并且在提高人才培养质量方面有很大的效果，对于维持学校正常教学起很大的作用。随着信息化技术的应用，我国的高校学籍管理工作正在不断的信息化，以应对新技术以及新需求下的学籍档案管理。

2存在问题

2.1服务理念薄弱

高校学籍管理的主体是学生，应该将学生的利益放在第一位，进行针对性的服务。但是在实际的学籍管理工作中，相关管理人员并没有将其作为一项服务性的工作，而是作为了一种政务性的工作。只要制定出相应的规章制度，然后学生们遵守就可以了。然后在学生需要学籍管理的相关工作时，往往态度冷漠并且办事拖拉，根本就没有一丝服务意识。高校学籍管理工作的服务意识薄弱这已经是一个十分平常的现象了，不但影响了学校的教学质量而且还使得很多的教学活动不能正常的开展。

2.2制度建设不足

目前很多高校的学籍管理制度和本校目前的情况完全是不匹配的，很多学校的学籍管理制度根本就没有更新过，一直用的原来旧版。这使得现在的学籍管理工作和时代的发展完全脱节，学生们有时候要进行学籍查询或者是其他的项目，往往或因为某些莫名其妙的规章而跑很多的冤枉路。此外高校的是分级的，因此很多方面的学籍管理工作往往是有多个部门参与的，这使得学籍管理工作较为混乱[1]。

2.3宣传不到位

大学生根本就不理解学籍档案代表着什么，因此他们会直接忽略。此外部分的学籍管理人员对于学生的档案内容根本就不关心，很多制定的制度无法进行落实。使得很多学生因为不了解档案管理的制度，犯了错误而影响了毕业。

2.4信息化建设缓慢

档案工作信息化，这是高校学籍档案工作的一个发展方向。但是目前很多高校在这方面的工作并不是很好；有一些高校虽然建设了学籍管理平台，但是功能比较单一，很多的工作内容还需要进行手工操作。

3强化服务意识、完善管理策略

3.1树立服务理念

所谓的‘以生为本’服务理念，即要将服务意识落实到学籍管理当中，并且做好相应的实际工作。要讲服务意识切实的落实到实际工作中首先高校的学籍管理人员要放弃以任务为主导的工作态度，要对学籍管理工作有一个很清楚的认识，并且了解学籍管理工作的内容。同时要以学生的需要为前提，以维护学生的权益为目标进行档案管理工作。当然学生也要重视学籍的管理工作，要积极的配合管理人员进行学习信息的录入以及更新。此外，要尊重学生的权利，尤其是在制定学籍管理的相关制度时，要以学生的利益为前提，然后再进行符合学校工作需求。

3.2完善制度建设

高校在进行学籍管理工作的过程中，必须要建立一套合理并且规范的管理制度，这样不但可以提高管理的效率并且还可以增强育人目标的保障。当然在管理制度制定的过程中，各大高校需要根据自己本校的实际情况进行制定，然后再不断的使用中对其进行优化，最后形成一套规范以及人性化的学籍管理制度。此外，规章制度的制定要以学生的利益为前提，比如实行弹性的学制，对于休学以及转专业方面放宽限制。当然还可以建立‘三级’学籍管理制度，将档案管理的工作权下放，进入院系一级，这样不但可以提高管理工作的效率，而且还使得档案的利用可以达到最大化。

3.3加强相关宣传

学籍管理对于高校学生来讲是十分重要的，关乎这毕业之后的未来发展，因此不管是学校方面还是学生都需要提起重视。所以高校应该加强学籍管理的宣传，让学生们对于学籍管理有一个深刻的认识，并且提高他们的重视程度。比如说在《新生手册》中将学籍管理的内容宣传，然后通过知识竞赛的方式激发学生的学习兴趣，进而达到宣传的目的。当然还可以通过标语或者是微信公众号推送等形式加强宣传。只有学生们对于学籍管理有了一个清晰的认识，这样才可以降低高校学籍管理的工作难度，提高学籍管理的精准度[2]。

3.4加快信息化建设

目前我国的高校都处于扩招的状态，每一个高校的学生数量都超过了万人，因此这使得学籍管理的工作量在急剧的增加，原先的手工操作方式已经不适用目前的状态，因此对档案工作内容进行信息化建设已经迫在眉睫了。高校可以建立一个档案信息化平台，然后将学生的档案信息录入其中，然后和学校的校园网进行连接，然后将档案信息化平台嵌入高校教务管理系统中，成为一个子系统。这样学生就可以用教务系统的账号登录档案信息化平台，然后对档案中的所有信息进行查询，并且对错误的地方进行查找，然后申请修改。

4结束语

总而言之，高校的学籍档案管理是一个系统性的工程，期间有很庞大的工作量。因此强化服务意识是完全高校学籍档案管理的一个重要内容，并且在提高学校学风建设方面有很好的作用。

作者：斯仁图雅 单位：锡林郭勒职业学院

高校的学籍档案管理篇2

高校学籍档案与公众利益密切相关，它是高校在录取入学、学习考核、毕业审查和学位授予等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、光盘等不同载体的历史记录，具有较强的独立性和规律性。学籍档案对学生的人生历程具有记录和证明作用，与学生的就业和发展等切身利益息息相关，是人才招聘的必备条件之一，是学校和社会的宝贵财富。学籍档案管理经历了三个阶段:传统纸质学籍档案管理阶段、纸质学籍档案数字化管理阶段、学籍档案电子化管理阶段。随着信息技术的发展，电子档案的管理技术日趋成熟，借助对计算机和网络技术的有效运用对学籍档案进行电子化管理已成为主流趋势。就电子学籍档案而言，高校教学管理系统能够准确地收集、快速反馈并有效地管理学生在校学习期间各种信息数据，拓展信息覆盖的范围。但电子档案安全的风险因素众多，学籍信息安全关系到民生问题，因此，必须统筹规划，利用可靠的安全防护技术，采用系统、灵活、持续改进的体系建设来保障电子学籍档案的安全。

一、高校学籍档案电子化管理的必要性

电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录[1]，其具有真实性、可靠性、完整性、可用性和安全性等特点。电子文件依赖于特定的生成环境，在目标体系、流程体系和技术方法体系等方面必须实行各项管理流程的无缝对接。学籍档案实体管理的侧重点是承载学生信息的物质材料，在管理方法上具有稳固性和单一性。将承载信息的物质材料进行整理、归档，这种原始单一的方式导致信息资源反馈滞后，且远不能满足社会利用者对档案的需求。大学生的学籍材料以高考招生录取为节点，借助高校教学管理系统通过电子化形式进行管理。构建科学的学籍档案管理模式，将学生在校期间各项情况进行汇总，建立学生学籍档案数据库，运用现代化技术和设备对信息进行智能化处理，从而实现档案资源的共享和有效利用，这是学籍档案电子化管理的必然趋势[2]。

二、高校学籍档案电子化管理安全影响因素

学籍档案的电子化管理突破了时间和空间的限制，使广大利用者体会到信息共享与交流的便捷性，管理软件的开发、系统的更新给利用者带来了更多的实惠。与纸质档案管理不同的是，档案电子化管理是科技发展的产物，对计算机和网络技术存在高度依赖性，也给予学籍档案电子化安全管理新的挑战。一般来说，档案信息的价值越高，所面临的风险就越大，安全隐患也就越突出。信息安全是核心问题。影响学籍档案电子化安全管理的因素有许多，首先是网络环境因素。学籍电子档案信息的保存、处理、传输和利用都离不开网络技术。许多高校计算机网络缺乏相应的安全保障制度，时常面临病毒入侵、黑客攻击等潜在威胁，学籍信息极有可能遭到破坏、篡改和窃取，其保密性、真实性、完整性得不到有效的保障。其次是技术因素。软硬件系统存在漏洞，防护能力比较薄弱，不能有效抵御和防止内部隐患和外来危险。再次是人员因素。与管理人员的知识层次和管理方法有直接的关系。档案管理人员责任心不强，安全意识较薄弱，没有深刻认识到学籍档案电子化管理的重要性，对突发的紧急情况应变能力不足；软件研发者没有持续跟踪软件的使用情况、及时查找存在的问题并进行针对性的修改设计以提高电子档案管理系统本身的安全性能。

三、加强高校学籍档案电子化安全管理的对策思考

档案安全是一个古老而崭新的命题。高校学籍档案作为学生“大学生身份”的客观记录，具有凭证性、唯一性的特点，它的损坏是致命的且不可恢复。因此，要树立“安全第一”的思想，建立起可靠、牢固的档案安全体系。

（一）学籍档案电子化安全管理应遵循的原则

1.超前控制原则

学籍信息安全是保护大学生自身隐私和财产安全的需要。在教学管理系统建设开发的前期设计分析阶段就应充分考虑系统数据库的安全性，实施超前控制，依据实际工作需求及软件系统的应用环境制定出详尽的安全策略并贯彻于学籍信息管理系统的开发和研制全过程。同时，要建立长效机制并依据发展情况及时进行调整和逐步完善。

2.预防控制与恢复控制并举原则

高校教务管理系统软件具有针对性较强的优势，学籍信息管理是其子模块，专业性强。在安全管理中，应当以预防为主，树立预防控制思想，通过有效的管理和技术手段，避免人为因素和其他风险带来的不安全状况，做到防患于未然。预防控制是事前工作，一方面要重视经验的积累，另一方面要进行科学的安全分析、评价技术，对不安全因素做出准确判断。但为了以防万一，应设计系统和数据恢复方案，对信息管理系统和数据文件实施恢复控制。安全管理应采取预防控制与恢复控制并存的科学方法，前者是心理活动的经验部分，后者包含实践活动的技术含量，在整个管理活动中，两者的作用互不取代，但互相影响。应遵循两者并存的原则，预防系统的瘫痪和数据损坏，将学籍信息的安全隐患降到最低。

3.动态控制原则

运动和变化是电子信息管理本身具有的属性。随着时间的推移，原有的安全防护措施和实施方案面临挑战，因此，应对电子文件信息安全应实行动态控制，从制度、管理、技术等角度不断完善信息安全方案。动态管理是对电子文件实施全程控制，以动态适应性管理措施实时应对电子文件在生成、运转、利用等过程中发生的一系列变化以及对管理工作提出的新要求，从而保证管理目标得以实现。安全的管理措施应与社会发展、科技进步相匹配，在管理规划中，将法律、环境、技术手段与自身管理特点相结合，以推动信息安全的持续发展。

4.全员参与原则

大学生的学籍信息管理，不只是系统管理人员和档案管理部门的事，它与学籍信息形成过程所有人员密切相关。就横向而言，无论是教务管理部门还是教学单位都应参与学籍信息的安全管理；学籍管理又形成一个纵向的管理条链，从学籍信息的总体管理到每个操作人员都应关注信息采集、管理和利用的安全，他们是全员参与的活跃细胞，在各自的岗位上承担起一定的职责。

（二）学籍档案电子化安全管理应采取的有效措施

学籍信息的安全是一个复杂概念。总的来讲，学籍信息电子化管理的实践要求可概括为:进不来、看不到、改不了、读得出、可恢复。学籍档案电子化安全管理的有效措施必须涉及到系统的开发和电子文件的形成、收集、鉴定、归档、保管和利用等全过程，从而实现学籍信息管理全程安全、全方位安全。具体可从以下几个方面入手:

1.建立健全安全管理制度

学籍信息所承载的个人信息，是自身人格权中的一项重要权利，信息技术的普及给学籍档案电子化管理增加了一定的难度。一般情况下，高校学籍管理系统是教学管理系统的子模块，教学管理人员、教师、学生在不同的权限范围都可登录系统，由于计算机系统功能的增多、系统自身的安全漏洞以及人为操作等因素，使得学籍信息包含的个人信息存在较大的安全隐患。依据国家、地方政府、专业主管机构制定的相关法律法规，结合工作实际，建立完善、切实可行的系统安全管理制度是基础保障。办公自动化技术的应用，赋予学籍管理两方面的工作内容，即人工操作和计算机管理。新生入学后，进行学籍信息的初步管理，对学生的学籍信息进行人工处理并录入或导入学籍管理系统。进入系统管理阶段，主要采用以计算机等现代信息技术为主的技术手段。因此，在学籍信息采集、元数据收集和存储方法、归档、移交、登记、迁移等方面应建立一套科学、合理、严密的管理制度以规范采集方式，统一存储设备和数据格式，规定管理权限。建立长效机制并不断完善，在电子文件的目标体系、流程体系、技术方法体系等方面提供全程安全的制度保障。

2.制定可行性技术方案

高校学籍档案管理人员应根据《高等学校档案管理办法》和学籍管理相关规定并结合实际制定出具体可行性技术方案，以维护学籍信息的真实性、可读性和完整性。

（1）真实性。《电子文件归档与管理规范》中规定，真实性主要指按规定对电子文件的内容、逻辑结构和形成背景进行鉴定后，确认与形成时的原始状况相一致[3]。“只有内容真实可信，才可以充分、准确地反映其所证明的事实，在后续的事务或活动过程中以其为依据[4]。”维护学籍信息真实性就是要防止修改、防止删除、防止错漏，通过制定完整的技术方案，以防授权用户的非法修改、误操作、不正确的信息处理方式以及病毒侵蚀、系统故障等因素对信息内容和元数据的损害，防止载体过时或者质变造成信息内容和元数据的丢失，确保电子档案基础原件的真实有效。

（2）可读性。造成学籍信息不可读的原因主要包括系统不兼容、软硬件更新或升级、秘钥丢失、病毒破坏、载体过时或损坏等情形。运用现代化的信息技术手段使学籍信息经过传输、存储、压缩、加密与媒体转换等处理后，保障用户可真实地识读。

（3）完整性。学籍信息安全性维护包含完整的保障，完整性受到破坏，其真实性自然会受到质疑，凭证性也就大打折扣。完整性有两方面的含义:一是电子学籍信息的内容、结构、过程信息与背景信息等无缺损；二是具有有机联系的学籍电子信息和其他形式的相关文件数量齐全。管理过程中，注重元数据和学籍信息本身的管理，防止人为因素和技术因素对学籍信息完整性的破坏。同时全面加强对各种数据的有效控制与检索，实现共建和共享。

为确保学籍档案信息资源的安全，达到“真实性、可靠性、完整性、可用性、安全性”的要求，必须制定完整的、闭环式的技术方案。

（1）构建安全网络运行环境

大数据时代，由于受到多元化网络病毒和黑客入侵等诸多因素的影响，高校学籍档案电子文件数据信息存在极大的安全风险隐患。首先要严格按照相关规定配齐自动报警系统、安全监控设备等基础设施，使档案管理人员能实时监测库房安全。其次，应进一步加固网络和系统的安全性，采用下一代智慧防火墙、入侵防御系统、WEB应用防护系统等动态识别来自网络应用层的攻击，设置障碍，阻断各种非法入侵访问，同时也可阻止档案信息的非法输出，从进、出两个方向上进行有效控制，建立起高校网络信息系统的第一道屏障，确保电子档案信息平台的安全运行。

（2）开发符合安全技术规范的软硬件系统

高校学籍档案在师生中的利用率极高，具有用户数量庞大、身份多样、需求不一等特点。目前，很多高校早已开发了学籍档案系统平台，建成了一整套根据档案公开级别和访问人员类别来划分的网络查询、查阅系统，包括硬件系统和软件系统在内。但这些学籍信息系统的功能性和安全性还有待进一步完善。系统的开发一定要符合安全技术规范。首先，采取预先主动的方式，对客户端和网络的各层进行全面有效的自动安全监测；其次，运用防伪控制技术，加强对信息查询者的检验和身份鉴别，对用户权限进行划分等级，并分门别类设定授权用户的访问权限，限制非授权用户的访问和操作相关的学籍信息资源，有效实施用户的身份管理和安全认证。通过入网访问控制（用户账号、密码认证）、网络权限控制、客户端安全防护等策略，防止非法用户进入系统或合法用户对系统资源的非法使用，保证档案信息资源在安全保密的前提下最大限度地满足用户的利用需求。

（3）加强重点环节的管控

高校学籍档案涵盖学生的基本信息，包括学籍变动、奖惩记录等情况，涉及了学生许多保密信息和隐私数据。但是，在档案信息的生命周期全过程中，各个环节都有可能存在信息泄露、丢失和被篡改的情况。高校应建立健全风险管控与预警机制，安全管理的有效措施必须涵盖电子文件的全过程，而档案数据导入和利用环节是容易泄密的重点环节，因此，要加强前端控制和过程控制，在收集和数据导入过程要做到齐全、完整，不丢失、不损坏[5]。针对学籍信息包含个人隐私这一特点，应加强对密码、口令、授权等方面的管理，强化管理软件、数据库的维护工作，禁止使用非法软件，严禁非授权拷贝。涉密信息要采用“双密钥码”等安全技术对源文件进行加密处理，使其成为不可直接读取的代码或编码，也可将区块链技术中的智能合约、保密算法、时间戳等技术运用在电子文件的创建、存储和利用阶段，进行有效的防伪保密，全方位保障数字化档案信息资源的安全[6]。

（4）完善应急补救机制

严格贯彻落实新《档案法》和网络安全法的相关规定和要求，结合高校自身实际，健全学籍档案信息安全风险评估和应急保障机制，完善安全运维体系，做好应急预案、数据备份和灾难恢复等相关工作。数据备份与恢复是保障档案信息资源安全至关重要的一环，要建立一套完整的应用级的灾备系统，使用备份服务器和相关的软件技术对系统数据进行实时备份。利用一些高校多校区办学的优势，将学籍档案电子文件数据进行异地备份。当系统遇到故障或遭到破坏时，备份系统迅速启动，恢复正常运行，保障学籍档案信息持续利用的需要。除对学籍档案信息的系统数据进行备份外，可采用具有容量大、体积小、易保存等优点的光盘储存或硬盘备份等方式对数据进行双重备份，以增强可靠性。此外，还可借助云存储技术，改变以往将电子文件数据存储在明确存储位置上的传统方式，转而到虚化的载体上，避免出现计算机或服务器中的电子文件数据损毁、丢失、病毒、黑客入侵等数据安全问题[7]。

（5）提升管理人员信息技术操作能力

首先，要提高档案管理人员网络技术安全管理意识和保密意识，增强责任感和紧迫感，激发重视做好档案信息安全防范工作的积极性和主动性。其次，应实现基于岗位胜任为目标的素质能力评估和人员培训，定期开展软件管理、系统维护等信息化技术操作技能培训，使管理人员能熟练掌握与岗位相匹配的信息化技术知识，在日常监测管理中能及时发现问题并随机应变做出正确处理，不断提升信息化技术专业水平，增强全方面管理能力，为档案信息资源安全管理提供坚实保障。

3.进行有效的安全检测

学籍信息管理部门和档案管理部门有必要对学籍档案电子化管理进行安全检测，这是保证电子文件真实性、可靠性、完整性、可用性和安全性的必要手段。具体来说，可分为:日常检测、定期检测和移交检测。

（1）日常检测

日常检测工作主要由学籍信息管理部门来负责。学籍信息的系统管理有两个层面:一是学籍信息直接形成的教学单位，二是学籍信息统筹管理的教务管理单位，它们有着不同的管理权限。学生的学籍信息以结构化数据的形式存储于教务管理系统中，系统具有开放性，对电子信息的安全构成了严重的威胁。在学籍信息的收集过程中，应对数据录入的时间节点实施监控；在学籍信息管理中，可采取多种防伪手段，强化双重加密制度，防止成绩篡改等行为发生；在传输学籍信息资源时，预防非法截获，即便是学籍信息资源的脱机存储介质，也要注重保管，防止丢失、被盗；在学籍信息利用环节，应严格限定操作人员访问数据范围，细化权限，对关键业务环节严格落实审批制度，确保学籍信息的真实可靠。

（2）定期检测

保障学籍信息安全的首要问题是信息管理系统自身性能的安全可靠，因此要对系统的安全性能进行全方位的监测和管理，对客户端和网络也应进行定期、全面有效的安全检测，以避免系统遭受攻击而受到伤害。系统管理人员对主机的工作状态和网络的安全问题进行实时监控，并采取相应的防护措施，通过记录证据等手段，跟踪和恢复断开网络的连接。

（3）移交检测

学籍信息是运用数字技术将原始离散或连续的信息转化为二进制数字编码后存储于管理系统之中，所有需要移交的学籍数据必须在系统内进行安全检测，以保证学籍信息经过传输、压缩、加密、载体转化等处理后具有真实性、完整性、可读性、安全性。将归档后获取的信息与归档前系统管理信息进行对比，检测其真实性；通过对接收学籍信息的内容与教学规律的一致性检测，确定其完整性；对学籍信息经过格式迁移、网络传输等处理后能否进行正常读取和利用进行检测，保证其可读性；借助杀毒软件对移交的电子数据进行病毒检测，确保学籍信息的安全性。

四、结语

高校学籍档案信息以其独具大学生学历伴生关系与公众利益密切相关，它是一个人接受教育经历和取得学历（学位）的证明材料“底账”，其证明作用持续终身，对学生一生的工作和学习影响极大[8]。维护学籍信息安全是关注民生、保障民生必不可少的重要环节。随着各单位组织对相关人力资源的有效运用，学籍信息的原始性、真实性逐步占据不可替代的地位，因此，学籍信息安全是高校学籍档案管理的重中之重。新形势下，高校档案管理人员应进一步增强档案保护意识，提升技术素养，积极探索安全有效的方法防治风险，努力开拓高校学籍档案管理与开发利用的新局面。

作者：施秀平 单位：宁德师范学院

高校的学籍档案管理篇3

学籍档案是学生在校学习、实践中形成的记录，是证明学生学习经历、反映学校办学历史、体现时代教育特点的原始资料。如每年度成绩、奖惩材料、学业完成情况等，这些都是真实反映学生整体面貌的原始记录。学籍档案材料来源于多个部门，产生的材料内容和规格多样，有些虽然没有标明密级，但在提供材料时需要提高保密意识，如学生的个人成绩、处分材料等。

一、学籍档案的利用价值

学籍档案是学生身份、在校经历、专业特长、品行素质的全面反映，具有原始性、真实性、唯一性的特点，决定了其具有重要的现实保存价值和远期利用价值。档案的最终目的是提供利用，随着高职院校在校生规模不断扩大，以学籍档案为主的“民生档案”成为学校档案工作的重心之一。

（一）学历学籍印证

毕业生因个人保管不当等各种原因，导致毕业证遗失、损毁，需要补办毕业证明书；学生参加专升本、执业医师资格、职业护士资格等各类考试，需要出具学历证明；学生参加技能大赛，需要出具新生录取花名册。

（二）甄别鉴定真伪

当前，因完善干部人事档案、职务晋升、部队提干、出生日期核实等，毕业生或其单位会到学校查阅学籍档案，核实干部学历真伪，在校期间奖惩情况，录取途径、毕业分配去向等。如某县人事局因政审，前来核实2002届毕业生某某的毕业证真伪，通过核查学籍、毕业验印花名册、未毕业生登记表，为其提供了相关证据。学籍档案的安全保管，让弄虚作假的行为现了原形，维护了学校和学生的良好形象。

（三）解决民生诉求

随着国家各类政策的出台，一些毕业生为落实相关政策，需要复印相关学籍材料、办学合同协议等。如黔东南民族职业技术学院原乡村医士专业毕业生，因不能按合同协议定向分配到原乡镇卫生院工作，前来查找相关档案材料。本着“以生为本”的服务宗旨，通过大量查阅学校存有的录取新生花名册、招生计划，合同协议等，为学生解决就业难题提供了充分的证据。

（四）校史资料编研、展陈教育

对有利用价值、史料价值的学籍档案做到应收尽收，有序地加工、整合、提炼，然后进行资料汇编，起到宣传学校、存史育人的作用。如《历届毕业生名册》《杰出校友名录》；或者定期举办学籍档案展陈，陈列品学兼优的学生照片、学习成绩、获奖事迹等。如黔东南民族职业技术学院搜集整理了2020年参加抗击新冠肺炎疫情的学生信息和事迹，做成展板，大力宣传，为弘扬正气，鼓励学生，学校形象都起到积极的作用。

二、学籍档案的管理现状

为维护正常的教育教学秩序，学校制定相应的学籍管理办法。对学生的报到与注册、考核与考勤、休学与复学、处分与退学、毕业与结业作出明确的规定。学籍档案的规范、有效管理，可以起到维护正常教学秩序、督促学生遵纪守规、树立良好学风的作用。

当前黔东南民族职业技术学院学籍档案管理现状如下：

（一）存在多种教育形式，学籍档案较为繁杂

黔东南民族职业技术学院是2001年由四所中专学校合并而成的高职院校，四所中专学校中最早的办学历史可追溯到1956年，校内设有贵州省第六十二技能鉴定所、继续教育部，同时每年承办事业单位新进人员、乡镇在职人员培训等。既有中专学历教育，又有大专学历教育；既有全日制教育，又有函授成人教育；既有技能教育，又有证书教育；因此，学校形成的学籍档案门类繁多且复杂。

（二）宣传力度不够，档案意识淡薄

部分学籍档案的原始信息来源于学生，在填写信息时较为随意，往往出现错填漏填的现象，如学籍卡中的姓名、出生日期、原毕业学校等。“教职工以及档案管理者学籍档案管理意识低下”[1]，个别审核教师对学生学籍档案审核不严不细、疏漏错误，为后期提供利用带来不便；又如很多学生由于中专升入大专，于是不领取中专毕业证，等需要时才来校办理。

当前高职院校招生规模不断扩大，办学形式灵活多样，有些负责学籍材料的工作人员认为繁杂琐碎，有时填写的表格不严谨，有些鉴定性的文字不填写或千篇一律，导致材料缺乏可信度。更有甚者仅凭主观意志，在学生的学籍材料中填写负面评价，导致学生在需要利用该材料时受到一定程度的困扰。如黔东南民族职业技术学院某毕业生前来复印学籍卡，班主任在评语一栏填写的内容，对学生形成负面影响，不利于该生就业发展，经对接，班主任表示当时因一时的喜恶而随性填写，因此对学生就业造成困扰。

（三）学籍档案来源途径多样，认知程度不一

各类学籍档案来源于不同职能部门，例如学籍卡、学籍异动材料、毕业生验印名册等来源于教务处；学生在校奖惩材料来源于学生处；新生录取名册、毕业去向（就业）统计表来源于招生就业处。各部门对档案工作的认知和重视程度不一，部门之间缺乏有效的沟通协调机制，致使学生的信息资源不能共享，学籍档案出现收集不齐全、整理不完善、纸质和电子档案不同步、归档不及时的现象。

（四）学籍档案管理队伍建设不完善

学籍档案的利用价值具有潜在性和滞后性，容易被学校和各职能部门忽视。许多部门只配备兼职档案工作人员，他们的档案法律法规意识不强，专业素质能力不高，岗位具有不固定性，从而不能有效甄别各类学籍档案重要程度和远期利用价值，导致资料在收集整理、分类组卷、归档移交的过程中，出现要素遗漏、价值判定错误、重要资料丢失等现象，给学籍档案实现集中统一管理带来较大难度。

三、加强学籍档案管理的工作思路

（一）学籍档案管理工作规范化

学籍档案管理规范化主要体现在学籍档案形成过程中的管理规范、分类规范、归档移交、提供利用规范。

一是建立档案工作领导机制。黔东南民族职业技术学院建立学校党委副书记分管、党政办公室主任主管、档案馆专管、各系各部门兼职档案员配合管的四级档案管理网络体系，确保各项制度和工作任务落到实处。

二是完善档案保管设施设备。开设专门的学籍档案库房，安装监控录像系统、消防灭火系统、温湿度设备等。学籍档案组卷装盒后，按照一定的排列顺序放置于档案专用五节柜，切实做到符合国家档案实体保管安全标准。

三是健全档案工作制度。为建立健全收集整理、检查审核、归档移交、管理保密等各项规章制度，结合《高等学校档案管理办法》修订了《黔东南民族职业技术学院归档范围和保管期限》。重新划分制定一级类目12类，其中教学类围绕学校中心工作以及学籍档案服务对象，又划分二级类目8类，分别涵盖教学综合、学科实验室建设、课堂教学与实践、学籍管理、招生、毕业生、教材、技能鉴定。既使得学籍档案归档范围更加具体化规范化，档案的保管期限更加合理化，又便于各部门的兼职档案工作人员能够及时地将各类有保管价值的学籍档案进行整理并有效归档。同时制定了《黔东南民族职业技术学院学生档案管理实施细则》，使得学院的学籍档案管理更加有规可循、合理有序。

四是加强队伍素质建设。档案馆定期举办兼职档案工作人员培训班，通过加强政治理论和业务能力学习来提高档案管理素质。“高校学籍档案管理工作人员需要以全新的视角进行工作分析，做好管理与创新”[2]，按照档案立卷归档的原则，抓源头、抓细节，每一份材料的内容要素、落款日期、签字盖章都不能缺失，对学生从入校到离校过程中形成的学籍档案材料做到应收尽收、即收即归、归之有效。

五是提高利用的规范便捷性。学校为查档人员提供复印各类学籍档案是档案利用工作的重心，严格按照学院制定的《保密制度》《查借阅制度》来提供利用，严禁泄密、损毁、丢失、涂改和伪造档案。提供的学籍档案复印件必须绝对忠实于原件，以保证档案利用中的原始性、真实性和公正性。每年度对学籍档案清点和整理，对破损和褪色的档案适当的修补或者复制。

（二）学籍档案利用功能社会化

近年，学校历届大量毕业生为补充完善干部人事档案、核实党团员身份、单位审核确认学历、解决就业诉求等问题，前来查阅利用相关学籍档案，这些都成为学籍档案管理服务的新热点。

一是要把社会化服务理念摆在首位，改善服务环境，做到“三室一库”分开。优化服务方式，如服务态度是否周到诚恳、查档是否耐心仔细、查档场地是否干净舒适、利用手续是否合理简便。

二是要与学生信息资源丰富的部门沟通交流，如学校宣传统战部、教务处、学生处、团委、图书馆等，丰富学籍档案在文字、图片、声像、实物等方面的资源，提升学籍档案社会化服务能力。

三是要不断探索查档方式新途径，加强与学籍档案相关业务主管部门的沟通联系，实现学生现场、线上查档相结合，异地查档、跨馆服务相结合，积极推进学籍档案为民利民，切实解决民生诉求。

（三）学籍档案管理现代化

一是给档案工作队伍充实计算机专业人才，提高计算机管理和运用能力，学习积累前沿的档案数字化知识以拓宽档案工作前瞻性。

二是适应现代化信息技术和管理手段的发展。“随着现代信息技术的不断发展，学籍档案管理模式更加具有‘三化特点’，即信息化、系统化、网络化”[3]。新的网络信息化管理手段大量运用到学籍档案管理工作中，由传统的人工管理模式向智慧化网络化模式转变已经是大势所趋。通过采购档案管理系统，对纸质学籍档案进行目录编制、数据统计、数字化扫描挂接。黔东南民族职业技术学院的DARMS档案管理软件升级网页版，专门设有各系各部门48个分类编号代码模块，能满足各自产生的学籍档案材料整理、录入、组卷，实行谁产生，谁组卷，谁录入，谁移交的原则，使其产生的档案材料要素齐全、类别完整、数据准确，提高了档案信息化建设工作的效率。

通过采购档案数字化外包服务的方式，对学籍档案进行全面数字化扫描并挂接管理系统。如对学生的学籍卡、学籍异动材料进行数字化，并将每份材料中的人名也一一录入卷内题名后面，按照10个人一条题名目录挂接，大大降低了查找时间。对保存档案数据资源的信息系统与互联网等其他系统严格实施物理隔离，做好档案数据异质异地备份，确保档案数据得到长期安全保存。依托智慧校园建设，加强对各部门电子文件的收集和积累。探索在互联网上开通学籍档案利用权限，使查档人能够在较短时间获取有用的档案信息，提高民生档案利用效率。但同时要注意加强对查询者的身份认证，以及对使用权限的分级设置，以防系统被恶意侵入导致的信息篡改。

（四）学籍档案编研丰富化

在对学校办学历史的展现中，档案编研是有效直接的方式，对馆藏的学籍档案有序地加工、整合、提炼，把复杂零散的资料有机地加工整理。编研出各类名录、文摘综述、资料汇编、数据统计、专业设置汇总等专题资料。如获省级以上表彰的学生信息、在行业内做出突出贡献的校友信息、历年生源地数据统计、毕业生就业去向统计等，利用学籍档案将分散信息变为集中信息，从被动的管理工作变为主动的开发编研，充分发挥其社会价值、史料价值，最大限度地满足人们对档案信息资源的需求。

（五）提供学籍印证材料多样化

按照《高等学校档案管理办法》归档的档案分类多样，有些不属于学籍档案，同样能够从侧面印证学生就读身份。如黔东南民族职业技术学院原95级中专学生，当年非参加计划内招考而录取就读的，没有《新生录取花名册》，于是复印了1995年入学缴费的会计凭证来作为该生当年入学的佐证材料。又如历史原因，黔东南民族职业技术学院某届毕业生在校期间的学籍档案皆无，仅找到当年的毕业生合影，于是为其提供扫描件来作为学生身份的印证。诸如此类因为历史原因、档案意识不强导致的档案材料未能得到及时归档和保管的现象还有很多，作为档案管理人员应该思索如何在不违反档案管理规定、不改变原始档案记录的前提下，积极为学生解难题，办实事。

四、结语

随着高职院校教育发展的不断深入，学籍档案管理和利用工作将更加重要，以上部分工作思路已付诸实践，部分新探索正在努力开拓尝试。新形势下学籍档案工作应该秉承“服务育人”的宗旨，创新管理理念和工作方式，运用规范化标准化的制度和创新有效的方法，体现学校的用心管理和人文关怀。

参考文献

[1]李笃．关于高校学籍档案管理工作中存在的问题分析及对策探讨[J]．智库时代，2019（45）：78，83．

[2]曾敏茹．高校学籍档案管理存在的问题及对策思考[J]．大众标准化，2020（15）：221-223．

[3]鄢虹英．高职院校学籍档案管理中存在的问题及解决措施[J]．陕西档案，2021（4）：50-51．

作者：陈琳 单位：黔东南民族职业技术学院