企业档案信息化管理探讨3篇

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企业档案信息化管理篇1

档案是人类历经数千载文明史的智慧结晶，档案管理是一门历史悠久、系统严谨的管理科学。人类社会在步入二十一世纪的同时，也迎来了信息技术的迅猛发展，信息与网络成为现代人生活与工作不可或缺的重要组成部分，信息技术的运用是当今现代企业管理水平进步的重要标志，企业档案信息化管理也就成为历史的必然选择。

一、档案管理信息化的内容和特点

档案管理信息化，其基本实质就是把传统的纸质档案信息转换成计算机能够接受、存储、处理的数字信息，并广泛应用计算机技术、网络技术等现代技术进行档案管理，从根本上转变传统的档案管理模式。因此，档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几方面。

1.档案信息数字化。档案信息数字化是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统的档案管理以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸质信息转变为数字信息。相比之下，数字信息不仅准确度高，而且能够通过计算机和网络系统快速传输和处理。实现档案信息数字化，一方面要把以前形成的传统纸质档案通过电子扫描转化为数字形式，以便利用计算机直接管理；另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，从档案形成之始就实现数字化。

2.档案信息存储海量化。传统的纸质档案存储量低，每张A4幅面的纸张存储量仅约为2-5KB。再看数字化存储介质，以光盘为例，一张小小的塑料圆盘，其直径不过12厘米(5英寸)，重量不过20克，而存储容量却高达600MB。如果单纯存放文本文件，一张CD-ROM相当于15万张16开的纸张，以每卷100页计算，一张光盘可以存储1500卷档案的信息，约为1列6组6层密集档案柜的满载容量。

3.档案信息传输网络化。传统的档案利用服务主要是以面对面的形式为主，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续方可利用档案，服务效率低，给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，档案工作可以实现三个转变，即工作手段从人工操作向自动化操作转变，服务方式从被动服务向主动服务转变，管理对象从明确的单个对象向不特定的多个对象转变。这无疑大幅度提高了档案管理及服务工作的质量、效率以及档案的利用率。

4.档案检索自动化。传统的档案管理方式，检索是依赖各种纸质检索工具，翻阅大量的档案检索卡片进行的。走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息，其效率必然是很低的，有时还无法找到所需的档案资料，既费时又费工。实现档案信息化管理后，利用者可通过网络客户端从数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索方法无法比拟的。就我公司推行档案信息化建设的实践来看，其经济效益和社会效益是明显的。首先是档案转换成电子文档后，大大提高了服务和利用效率；其次是节省了实物档案的存贮空间，从而有效地解决了长期以来令人头痛的档案胀库问题。档案管理信息化是科学技术发展的必然趋势，也是衡量一个单位管理水平的重要尺度。企业要跟上时代的步伐，在市场经济的大潮中立于不败之地，实行档案信息化管理是必由之路。

二、企业档案信息化管理存在的问题分析

1.档案信息化与企业信息化同步建设问题。在企业信息化建设的实践中，档案信息化往往起步较早，因此难免出现与企业的整体信息化建设不同步、不协调、不匹配的现象。据笔者掌握的情况来看，在许多企业中都或多或少地存在档案管理系统与企业办公自动化系统兼容不畅、对接困难、运行阻滞的问题，甚至形成信息孤岛。这样既不利于档案信息化建设，也不利于企业信息化建设的整体运行。

2.信息资源安全问题。信息技术的运用难免会给信息资源安全带来隐患。目前，尚未建立健全有效且不断更新的安全防范控制体系，黑客及病毒侵入、存储介质失效及自然灾害等因素，都可能给信息资源安全造成威胁。

3.档案信息化建设规范化、标准化问题。目前，企业在档案信息化建设中建立了相应的管理规章制度，但是在实际管理中，仍难以形成规范化、标准化的严谨管理模式。而且，目前适合企业档案信息化管理的立法保护仍相对缺乏，以至于信息化管理在部分企业管理制度中没有得到足够的重视，无法发挥其应有的效力。

4.档案信息化管理人才队伍建设问题。就目前我国大多数企业档案工作队伍现状来说，既掌握信息技术又懂档案知识的复合型人才较少。现有档案人员不仅知识层次不高，而且存在观念老化、专业知识缺乏、技能落后等诸多问题。从年龄结构上看，三十岁以下的年轻人较少，四十岁以上甚至接近退休的人员居多，既没有形成保证档案工作正常运行的专业配置结构，也没有形成保证档案工作持续发展的年龄梯次结构。

三、推动企业档案信息化管理发展的对策与建议

1.建立统一的企业信息化管理体系。应当将档案信息化建设纳入企业信息化建设的总体规划，统一规划、统一设计、统一实施、统一管理，使企业档案管理信息化系统真正成为企业管理信息化系统的有机组成部分，实现完全兼容、无缝对接、通畅运行，切实发挥档案信息化对于企业建设与发展的保障与促进作用。

2.提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展。技术是档案信息化建设的基础，没有过硬的技术支撑，档案信息化建设与应用势必成为空话。因此，提高档案信息化技术水平早已成为企业信息化发展的首要基础。首先，企业应为档案信息化系统配备质量可靠、性能优良的硬件设备，并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；其次，企业应根据实际工作需要与软件开发商合作，设计并开发出适合本公司使用的通用性档案信息管理软件，以达到企业档案信息化建设与办公自动化管理的融汇贯通，提高信息服务质量及服务效率；最后，企业应提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案管理信息化系统的安全运行。

3.建立完善的管理制度体系。建立健全信息化管理制度，对档案信息化管理实行规范化、标准化是档案信息化管理实施的前提。特别是对于像我公司这样拥有门类庞杂、数量巨大档案的单位，建立规范化、标准化档案信息管理体系和制度就显得尤为必要和重要。档案管理要采用适应信息化要求的新规章、新标准，一方面要及时贯彻国家档案局颁布的各项国家标准和行业标准；另一方面，企业也要加快出台适合自身实际情况的档案信息化管理规章制度，包括推行无纸化办公和电子文件归档、计算机管理和档案检索以及库房管理等规章制度。要特别注意将先期制订的规章制度建设置于企业发展的大背景之下研究，重新审查、清理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应形势发展的需要。

4.采取有力措施保障档案信息安全。为最大限度地保证信息资源安全，应该从技术及管理两方面着手。档案信息化的有序建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，不断提高档案管理人员的职业素养和职业道德，加强档案管理人员的责任心和防范意识，规范员工操作行为，可以从根本上降低甚至避免因档案管理人员失误而导致的信息泄漏和遗失。技术方面主要通过技术手段来解决，在设计档案管理系统时应充分考虑到系统的安全性并能够实时升级更新，采用员工身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，建立规范的信息资源定期备份、异地存放制度，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。

5.建立一支高素质的档案信息化专业队伍。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终依赖于档案管理人员素质的提高。要做好档案信息化建设工作，档案管理人员的素质是最重要的因素之一。企业必须高度重视档案管理人员的配备和培养，不断提高档案工作队伍的整体素质，以满足时代的需要。企业应当重视档案工作队伍的整体建设，逐步形成保证档案工作正常运行的专业配置结构，建立保证档案工作持续发展的年龄梯次结构。企业还应当不断加强档案管理人员的教育培训，制订有针对性的教育培训计划，结合实际需要安排课程内容和培训方式，加强对培训活动的管理与考核，并且将素质教育、理论培训、技能训练与实际工作项目结合起来，增强培训效果，推动信息化建设的具体进程。要适应档案信息化建设的新形势，档案工作者自身必须不断更新观念、解放思想，树立与时俱进、为企业中心任务服务的正确意识，掌握档案信息化建设与发展的实际需求，努力学习信息化建设的新知识，掌握信息化管理的新技能，特别是要尽快具备相应的计算机、网络和电子文件管理知识。综上所述，档案信息化管理作为一项全面而又严谨的重要管理工作，不仅需要企业领导给予足够的重视，更需要所有档案管理人员的积极参与和配合，才能适应形势发展的需要，为企业经济发展提供坚实的保障，才能为实现伟大中国梦、建设繁荣进步的祖国做出应有的贡献。

作者:唐兰琳 单位:东方电气集团东方电机有限公司

企业档案信息化管理篇2

随着世界经济全球化的发展，企业面临的竞争更加激烈，企业要在竞争中取得优势，对信息的利用需求越来越高。企业档案信息是企业自主创新、提高核心竞争力的重要信息资源，因此，如何加快企业档案信息化建设，充分开发和利用档案信息资源，是企业必须面对的问题。

1企业档案信息化的基本特征

(1)实质的革命性。信息化是人类逐步提高开发和利用信息资源能力，实现工业化社会向信息化社会过渡的过程。显然，信息化的实质并不是社会发展的一种静态目标，而是以知识、智能为主导因素，推进人类社会不断前进的变革过程，是反映决定人类社会发展的主导因素从客观有形物质产品硬资源（物质、能源等）逐步向难以触摸的信息产品软资源（智力、知识等）根本性转变的过程。企业档案信息化将表现为：档案工作依靠现代科技特别是计算机信息处理及通信技术等手段，通过逐步提高开发利用档案信息资源的能力，最大限度地发挥档案信息的价值，推动企业科技创新，提升企业技术、管理水平，实现企业创理念、发展模式的变革。它是企业档案工作逐步从封闭的、重管轻用的模式向开放的、以用促管的管理理念和管理模式转变的过程。其目的是通过企业档案信息化，在企业现代化与多样化市场中构筑一条快通道，使企业的科技活动、经营管理活动与快速多变的市场接轨，从中捕捉新的市场信息，引导企业的创新活动、产品开发和市场定位。

(2)功能的特殊性。企业档案是企业科研、生产、经营管理活动中形成的具有保存价值的原始记录，企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益的基础性工作。保守企业技术秘密和商业秘密是企业档案信息化建设中的重要环节，它决定了档案信息开放的特定局限性。因此，在企业档案信息化建设的实践中，既要严格遵守和维护档案开放与保密的有关法律法规，确保档案信息尤其是核心技术档案信息的绝对安全，又要充分利用信息网络的技术、规范标准、人才等资源，提高企业自主创新能力和核心竞争能力。

(3)目标的整体性。企业是创新的主体，也是市场的主体，这个主体是由决策、研发、生产、营销等各个分支构成的，因而企业档案信息化不是企业某一个部门技术档案的数字化，而是企业从决策到研发、生产、市场营销的完整的档案信息化。它是一张线路图，是一盘棋，各部门的数字化仅是线路图的一个连接点，或是棋的一个棋子。根据目标的整体性，企业档案信息化建设必须坚持文档一体化、电子文件与纸质文件并存，确保网络安全3个原则。

2企业档案信息化的作用

在信息化条件下，可以通过网络传递，使企业档案的传递速度大大提高。由于网络技术和虚拟技术的发展，虚拟档案信息管理成为可能。企业的档案信息传递可以不通过现场进行，而通过数字化的网络完成。这就为档案的开放与档案信息资源的共享、开发与利用创造了良好的条件。其作用主要表现在以下几个方面：

（1）便于收集档案信息。档案信息收集不全与滞后一直是困扰企业档案部门的问题。在信息化条件下，档案人员可通过网络，及时、全面地收集到企业文件、档案信息。通过和Internet联网，还可以收集到各种有利于企业发展的信息，更大地满足企业对信息的多方面需求，提高档案信息收集的齐全性和时效性，有利于企业捕捉瞬息万变的市场信息。

（2）有利于企业档案信息开发和资源共享。在信息化条件下，一方面，企业档案人员可以更贴近企业的科研开发、生产经营等各项活动，对档案利用率、效益等有较全面的了解，并通过对用户的需求进行分析，及时、有针对性地开发档案信息；另一方面，用户利用档案信息可以不受空间或时间的制约，多方面利用档案信息也成为可能。

（3）促进文档管理一体化和规范化。在信息化条件下，文件一生成起，就可以归入档案信息网络系统进行利用，文件转化档案的周期大大缩短，文件工作与档案工作有机结合，文档一体化成为可能。通过网络设置有关文档管理的程序，可使文档管理逐步走向规范化。

3企业档案信息化的构成要素

信息化不仅需要计算机化和网络化，还需要人才、规制等多种要素，主要包括：

（1）档案信息网络。它是企业档案信息实现传输、交换的渠道。

（2）档案信息资源。包括各种在线或脱机的档案信息，其中最典型的是档案信息数据库。

（3）档案信息人才。主要包括4个方面：一是档案信息化建设中有领导能力和组织能力的领军人物；二是档案信息化技术开发的专业人才；三是档案管理实践中积累、整理、开发档案信息资源的专门人才；四是市场实践活动中利用企业档案资源的用户。

（4）信息技术。企业档案信息化离不开现代信息技术的支持，包括：数据技术、数据与数字化技术、网络及数字通信技术和数字信息存储技术等。

（5）信息装备。主要有：计算机及网络终端；网络通信设备；宽带、高速、高可靠性、高安全系数的网络环境；信息输入、输出、存储、传输的技术装备等。

4企业档案信息化建设必须解决的几个问题

（1）着力转变思想观念。对企业档案信息化建设认识不足、观念陈旧是制约企业档案信息化建设的首要问题。企业领导一定要面向未来，面对e时代，提高认识，创新观念。企业档案信息化是信息时代信息共享的需要，更是档案事业技术进步的实破口，是加快改革开放，充分发挥档案价值，实现档案信息资源共享的战略选择。因此，要把企业档案信息化的概念和愿望变为实践和现实，就要增强时代紧迫感和使命感，建立未来意识和超前意识，高瞻远瞩，明确目标，坚定方向，正视其复杂性和艰巨性，积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，精心策划，制定方案，提供人才、技术、资金保障，切实解决实际问题。

（2）大力开发档案信息资源。针对信息共享需求，遵循价值坚定、标准统一、简详结合的原则，建设企业档案信息数据库，大力开发档案信息资源。一是因为文化传播的选择性，档案信息首先要经过鉴定；二是标准化是档案信息共享的前提，所以开发过程中，坚持统一的组织管理，选择统一的数据库管理系统，遵守统一的标准规则；三是考虑到档案信息化建设的阶段性，先建立“简”的案卷级目录数据库，再建立相对“详”的分层次、分专题的档案数据库，从而更深层地开发档案信息资源。

（3）确保企业档案信息网络管理的信息安全。与一般信息相比，档案信息材料对保密、安全等方面的要求更严格，而计算机网络系统的开放性、集成性、共享性等特点，使上网档案信息的安全受到了威胁，因此，实行企业档案信息网络化管理，必须确保档案信息的安全。首先必须对本企业档案进行分析，分清开放性档案信息和非开放性档案信息、非开放性档案的保密程度及对非开放性档案不同利用者的限制范围。非开放性档案信息可在内部网上以数据库的形式提供利用或作出限制。其次，安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手，以维护计算机系统的物理安全；通过数据库加密、用户分类、数据备份等手段保护计算机数据安全；通过配置防火墙、加强网上权限管理等手段保证计算机网络安全。

（4）大力开发档案信息化所需的人才资源。信息化人才是推进企业档案信息化建设的关键，是企业档案信息化建设的重要组成部分。但目前企业档案队伍的整体素质与信息化建设的要求有较大差距，尤其是计算机管理档案的复合型人才短缺，因此信息人才资源开发的时间长、任务重，企业必须加大开发力度。同时要加强企业现有档案人员的培训，使其不仅熟知档案管理工作的规章制度，而且具备专业丰富的知识，能熟练掌握计算机操作、数据录入、数据库管理和网络管理的基本技能，尽快适应档案信息化管理的要求。

（5）健全企业档案信息网络化管理的规章制度。网络化管理是一个系统工程，需要一定的环境氛围，需要一定的手段和措施来支持，更需要严格的制度作保证。因此，企业档案信息网络化管理，必须建立健全科学、严格、统一的管理制度，且制度要体现出档案信息网络化管理的整体内容和科学程序，使档案管理工作有章可循，有序发展，并在实践中不断完善。同时在管理中处理好档案信息资源最大限度开发利用和档案信息安全间的矛盾。

作者:彭平平 单位:黄石市生产力促进中心

企业档案信息化管理篇3

信息技术的快速发展是企业信息化建设的基础，企业的信息化建设是企业顺应时代发展要求的必然趋势。企业的档案信息化建设采用先进的管理思想和技术，整合企业内部的生产经营活动，实现资源的优化配置，使人力、物力、财力做到了物尽其用、人尽其才，实现了企业向规范化、信息化的现代化企业的转变，提高了企业的技术和服务质量，使企业在激烈的市场竞争中占据优势。

一、企业档案信息化建设的意义

现代化技术的发展已经决定了企业的发展必须走信息化管理的道路。网络信息化技术的应用使得社会信息化水平越来越高，信息化技术已经成为推动社会发展的重要力量。由于现代企业的数据信息越来越多，传统的企业档案管理模式无法满足现代化企业管理要求，因此企业的档案管理必须向着信息化、数字化方向发展。企业档案信息化建设是企业信息化建设的一个重要方面，对于推动企业的发展，拓宽企业的发展领域，让企业在激烈的市场竞争中占据优势有重要意义。

二、企业档案信息化建设的对策

随着企业电子文件的不断增多，网络通信技术的应用越来越普遍，企业对档案管理的要求也越来越高，虽然我国的企业信息化建设还处于起步阶段，但是企业档案信息化建设已经是现代化企业管理发展的一个必然趋势。企业应如何进行档案的信息化建设，主要包括了以下几方面的内容。

（一）培养专业的企业档案信息化建设人才

人才的培养对企业的发展起到决定性的作用，企业档案的信息化建设应用的是专业的信息管理技术，因此企业档案的管理人员必须具有专业的信息化管理知识。企业的档案信息化建设需要的是复合型管理人才，档案管理者不仅需要拥有专业的档案管理知识，还要具备熟练的计算机操作技术，能够熟练的运用多媒体、网络通信、信息加工处理等技术。与此同时，档案管理人员还需要具有现代企业管理能力。企业培养专业档案信息化建设人才，主要是从各大高校吸纳具有计算机操作能力、管理能力的人才，他们拥有专业的计算机知识，对新事物的接受能力比较强，所以更容易胜任档案信息化管理工作。而且企业应该对档案的管理人员进行定期的培训，让他们不断的学习最新的档案信息化管理技术，能够更好的进行企业信息化建设。与此同时，在企业内部应建立起完整的员工考核和人才奖励制度，让员工享受到企业的福利才能更好的为企业发展贡献力量。

（二）制定规范化的企业档案信息化建设标准

没有规范统一的建设标准，那企业在档案信息化建设中就无法形成统一的数据，没有规范的数据，那企业的档案信息就没有任何的利用价值，因此，制定规范化的企业档案信息化建设标准是企业进行档案信息化管理的必要条件，是企业档案使用时的重要依据。国家档案部门对我国企业档案信息化建设制定了相关的规范和标准，企业应该以国家制定的规范标准为依据，根据自身生产经营管理的特点，制定满足企业发展要求的档案信息化建设标准，规范档案管理人员的档案信息化管理行为，确保企业档案数据的真实性和规范化，保障企业网络档案数据库的安全。

（三）加强企业档案信息的安全管理

企业档案包括了企业的全部信息，是企业的重要资源，如果档案信息被泄露，很有可能造成企业信息外漏、客户流失、企业失去竞争优势，这样将会给企业带来灭顶之灾。企业档案信息化建设中的安全管理不仅要制定严格的档案管理体制和人员管理制度，还要在企业计算机网络中设置防火墙、安装杀毒软件、定期进行系统升级，将黑客和病毒阻挡在系统以外，确保企业网络的正常运行和档案信息的安全。

（四）企业的档案信息化建设与企业信息化建设同步发展

企业的档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，因此档案信息化建设必须满足企业信息化建设的需要。企业的档案信息化建设不能完全照搬发达国家或其他企业的管理经营方案，应根据企业自身的管理方式和发展要求，对不符合企业要求的地方进行改进，融入到企业自己的信息化建设当中，与企业的信息化建设同步发展。同时，企业的经营者应该对企业的档案信息化建设采取鼓励和支持的态度，重视企业档案部门的改革和档案管理人员的培养，注重开发能满足企业发展需要的档案管理方案，让企业的档案信息化建设在企业的信息化建设中起到积极推动的作用。

三、结语

企业档案信息化建设是现代企业发展的一个必然趋势，使得企业档案管理向着数字化、信息化的方向迈进。虽然我国企业档案信息化建设还处于初级阶段，但是我们可以采用培养专业档案人才、制定规范化管理标准、加强信息安全管理的方式推动企业的信息化建设，确保企业档案信息化建设的顺利进行。

参考文献：

[1]陈雁南.勘察设计企业档案信息化建设研究[D].云南大学,2013(3).

[2]金波.关于企业档案信息化建设的思考[J].上海大学学报,2005(5).

作者:金铮 单位:富阳市交通建设有限公司