档案管理信息化建设研究3篇

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档案管理信息化建设篇1

目前档案管理信息化已经在我国档案管理工作中得到了普遍应用，加强档案管理信息化建设不仅可以有效保证档案管理工作的效率，同时还能为档案管理的质量提供保障。然而目前我国档案管理信息化建设中还存在很多问题，对档案信息化建设速度产生了影响，所以针对档案管理信息化建设的对策展开分析很有必要。

一、档案管理信息化的内容以必要性

（一）企业档案管理信息化的内容。所谓档案管理信息化是指充分利用信息技术对档案信息资源进行管理，为档案信息资源管理提供信息化的管理和服务。企业档案信息管理的内容包括多方面，例如使档案信息管理朝着网络化、数字化的方向发展；使企业档案信息接收、存储及传递的一体化得到实现，针对企业电子档案进行有效管理和标识，基于电子信息资源标识、查询等展开标准化建设；利用档案信息管理来实现对企业档案信息档案的共享。

（二）企业档案管理信息化的必要性。企业档案管理信息化的实现，对于现代企业来说是一种必然的趋势。首先，加强档案管理信息化可以使企业档案管理工作的效率得到有效提升，同时还能减轻档案管理人员的劳动强度，在档案管理工作中避免出现文档存积的问题。其次，加强档案管理信息化可以有效补漏文档，在工作中档案管理人员只需要对相关档案进行归档，直接利用计算机检索相关信息，就可以找到档案管理中存在的问题，以便及时查漏补缺。第三，加强档案管理信息化建设，可以有效缓解档案中供需的矛盾问题，促进档案信息质量的提升。最后，现在大量的高科技文件已经被开发和利用，档案载体也朝着多元化的方向发展，所以，档案管理方式也面临着较高的要求，这种情况下传统档案管理已经不能满足社会的发展需求，加强企业档案管理信息化工作很有必要。

二、档案管理潜在的信息化要求

（一）市场开发信息需求。企业在市场开发工作中需要对其竞争力加以控制，这项工作不仅体现在对企业整体质量的控制，同时还体现在企业市场竞争能力的提高上。所以，不断强化企业竞争优势作用的发挥，提高企业占领市场的速度，对于获得市场信息调控的权利非常关键，可以为企业的市场开拓提供非常重要的技术性支撑。

（二）发展政策信息需求。企业在发展过程中，不仅需要与国家发展趋势、国家基本国情相结合，同时还要充分重视相关政策及资金的调控，从企业技术创新角度来看，应该将技术创新的各个环节工作把握好，企业只有掌握了相关政策信息，才能更好地为其发展提供动力。

（三）档案管理的技术信息。企业在档案管理信息化建设工作中，为了避免由于信息闭塞而对企业发展带来不利影响，必须对档案管理工作提供信息技术上的支持。相关工作人员应对信息化技术进行了解和掌握，这样才能在工作中不断提高其技术化水平，这对企业前景控制起到了非常重要的作用，有助于企业档案管理创新质量的提高。

（四）潜在的人才信息。从根本上来讲，现代企业经济和技术的竞争就是人才的竞争，企业在内部经营管理工作中最重要的就是将人才的作用充分发挥出来，保证人才的数量和质量。具体来说，在企业档案管理信息化建设过程中，不仅应该不断强化档案管理信息化建设的步伐，充分重视技术性人才的培养，同时还要对不同类型人才的信息档案进行管理与控制。因此，现代化企业在信息化人才建设工作中，应该充分重视信息化管理工作，信息化管理是当前企业人才资源建设的重要基础性工作。总之，在现代企业的档案管理工作中，档案管理人员不仅要充分重视整体技术性设施的信息化管理工作，同时还要加大对档案管理工作的信息资源开发力度，对档案管理工作信息资源传播进行合理控制。只有这样，才能在资源建设工作中从最大程度上为企业的发展提供超前的、准确的信息和资料，通过对信息的有效调控来提升现代企业档案管理的信息化程度。

三、档案管理信息化建设中存在的问题

（一）对档案管理信息化的了解不深入。首先，档案管理信息化是一种新的档案管理方式，其管理理念和管理方式都与传统档案管理存在一定差别，要想从传统档案管理成功过渡到现代化的信息管理，如果档案管理人员不能正确认识这一转变，那么档案管理信息化建设必然会出现阻碍。其次，档案管理信息化建设需要投入大量的资金，目前企业中相关人员认为档案管理信息化建设的必要性不大，这种观念严重影响了档案管理信息化建设的顺利进行。

（二）缺少专业水平高的人才。首先，档案信息化建设需要与目前的网络技术、计算机技术等相结合，对工作人员的要求非常高，不仅要具备档案管理方面的素质，还要具有相应的管理和技术能力，但是目前这种人才非常少。其次，现阶段档案信息化管理的工作人员在技术能力、管理经验方面都都有所欠缺，加上人员的稳定性也不足，多数情况下人员刚刚熟悉工作内容，就将其调离岗位，因此，管理人员并不能充分满足档案管理的需求。第三，多数档案管理人员对档案管理信息化建设的认识程度不足，不能按照相关要求展开严格的管理，这种情况下档案管理信息化建设的展开受到了一定的阻碍。

（三）档案管理信息化技术缺失。在档案管理信息化建设工作中，技术确实也是一个非常重要的问题。在档案信息化管理工作中需要用到很多专业技术，然而目前多数档案人员还未明确相关设备的使用方法，很多情况下设备的功能并不能得到充分发挥。同时，目前在技术指导及管理上也存在严重问题，因此很多技术在应用过程中并不能发挥其应有的作用。技术指导的缺乏对档案管理信息化建设进程产生了严重阻碍。

（四）缺少资金方面的支持。在档案管理信息化建设过程中需要投入大量的资金，然而目前资金投入不足严重影响了档案管理的信息化建设，目前很多部门缺乏档案建设资金的来源，利用其他方面经费来支持起到的作用非常小。虽然一些单位有经费，但是远远不能使档案管理信息化建设的要求得到满足，在设备采购工作中不能将设备配备齐全，档案管理信息化建设工作受到了严重影响。

（五）管理体系不完善。管理体系不完善是档案管理信息化建设过程中非常重要的一个问题。首先，档案管理信息化建设中没有建立完善的质量控制体系，档案管理信息化建设的效果不能得到充分发挥。其次，档案管理信息化建设开发利用体系不完善，档案管理工作不到位，不能对信息进行有效检索。

四、档案管理信息化建设的措施

（一）加强对档案管理信息化建设的认识。在档案管理信息化建设过程中，引导人们认识到档案管理信息化的重要性非常重要。首先，应在企业中组织相关人员参加有关档案管理信息化的培训，进一步明确档案管理信息化建设的重要性，促进档案管理人员管理思想与管理模式的转变。其次，企业发展过程中，领导的意志起到了决定性的作用，因此应该不断强化相关领导人员的责任意识，由领导带领档案管理人员展开信息化建设。

（二）加强人才队伍建设。在档案管理信息化建设工作中，加强人才队伍建设非常关键。首先，各部门应加大人才引进力度，吸引更多具有管理、技术及档案管理能力的人才，加入到档案管理信息化建设工作中。其次，在平时的工作中应加强对档案管理人员的教育和培训，引导其掌握档案管理信息化的技术。第三，提高对档案管理人员的管理力度，避免因为人才流失对档案管理信息化建设开展造成影响。

（三）积极利用新的档案管理方法。现代档案管理工作必然朝着新技术、新手段的应用方向发展，这不仅可以提高档案管理的整体水平，还能提高档案管理的效率。在档案管理信息化建设过程中，应积极利用多种信息技术手段，进一步拓展信息化发展建设的深度，积极探索出信息化背景下档案管理工作的新方法。例如，档案管理信息化建设不仅仅是将纸质档案转化为电子档案，工作的重点在于信息档案化的实现，进一步增强档案管理工作的深度。

（四）面向社会，对档案信息服务体系进行完善。信息化在知识经济时代是现代档案管理工作的主要发展方向，所以档案管理人员应该善于捕捉具有时效性的信息，获得进入市场中的机会，将其中的有用信息为社会、企业所用，这对提高企业市场竞争力非常关键。同时还能通过对企业档案管理体系的完善，为建设更加完善的信息服务体系提供条件。

（五）加大档案管理信息化的资金投入。加大资金投入是保证档案管理信息化建设的重要基础，政府相关部门应在经费供给中将档案建设的部分纳入其中，以保证有专门的资金可以支持档案管理信息化建设的开展，同时，企业和单位也应该充分利用经费，按照标准购置相关设备，以保证满足档案管理信息化建设的标准。

（六）整合档案网络，促进资源共享的实现。当前很多企业在传统档案管理工作中，因为缺少信息沟通导致了很多问题的出现，所以在现代化企业档案信息化建设中，首先应建立基于编排方式、著录格式统一的档案管理体系，并在档案管理部门间建立起严格的规章制度，形成统一的档案管理方式。其次，促进企业内部各信息资源的共享，使越来越多的信息利用者可以得到更广范围内的档案信息，这样才能对企业档案信息进行充分利用，这样一来不仅可以为企业成员提供有效服务，同时还能间接性地推动企业的快速发展。

五、结语

综上所述，随着近年来科技信息技术的快速发展，现在计算机及网络技术已经在多领域中得到了广泛应用，管理信息化开始登上了历史舞台。管理工作信息化的实现不仅提高了管理效率，同时也推动了企业的发展。档案管理信息化作为信息化管理中的一个重要组成部分，直接关系到了企业的健康发展。本文主要基于目前档案管理信息化建设中存在的问题，提出了档案管理信息化建设的对策，供大家参考。

作者:周文娟 闫翔 单位:宁夏国华宁东发电有限公司

档案管理信息化建设篇2

对于事业单位来说，档案管理工作效率高低直接影响整个单位的工作质量，对档案管理工作的优化可以有效促进档案资源的作用发挥，档案管理信息化可以有效提高事业单位的整体工作效率。面对信息化技术的飞速发展，事业单位要创新其档案管理模式，不断加强档案管理信息化建设，及时引进先进信息处理设备，加强档案管理信息化制度建设，从而有效提高单位档案管理水平。

一、事业单位档案信息化管理较传统档案管理存在的优势

（一）介质保存更方便安全

传统档案保存模式下均使用纸质进行档案记录，由于纸质其本身易腐蚀和损坏，导致档案资料保存年限有限，很多重要档案不能得到长期的保存。在档案保存过程中，需要综合考虑环境因素，既增加了保存的难度，又增加了保存的成本。纸质档案储存工序过于繁琐，增加了人力和物力资源。档案管理信息化的实现，可以使档案管理借助计算机网络这一媒介，使单位各种档案资料都能被实时储存在计算机中，而且还能对其进行备份，防止资料丢失，信息化模式下的档案储存较传统模式节省了大量人力和物力，使档案储存时间大大延长，保证了档案安全，节省了实物存储空间，比传统档案管理工作更具优势。

（二）方便档案查询和使用

对于传统的档案管理来说，档案在存储和查询方面较复杂，如果需要查询某一份档案，就需要对全部纸质资料进行翻阅，程序相对繁琐，工作效率过低。但是档案管理信息化的实现，可以在最短的时间内翻阅所需资料，节省了人力和时间，使档案管理工作更具效率。在信息化管理档案下，查阅档案的流程相对简短，既能够保证档案资料的完整性，而且可以保证档案的存储更具安全性。因此，档案管理信息化的实现，可以方便事业单位档案查询和使用，较传统档案管理具有很大的优势。

二、档案管理信息化对单位的作用

（一）促进单位整体管理效率的提升

传统档案管理模式下，事业单位对其主要采用手动存储及翻阅，档案存放载体为纸质，使档案管理需要较多的人力和物力，事业单位管理效率相对较低。在档案管理逐渐信息化后，档案存放开始借助于电子和网络，通过在网络数据库中对档案资源进行储存，使档案从采集到翻阅均节省了大量的时间，提高了档案管理工作效率。除此以外，应用信息技术进行档案管理工作时，可以方便各部门之间的交流沟通，各部门可以及时有效的将档案信息就行传递，这就进一步简化了档案管理工作人员的工作，使其工作更具效率，从而在整体上提高了事业单位管理效率。

（二）引导单位整体建设走向信息化

对于事业单位来说，档案管理是其内部管理工作的重要组成部分，其管理工作模式的改变在很大程度上能为其他管理工作起到引导作用。伴随信息技术的不断发展，电子设备被广泛应用于企业管理工作中，资源之间实现共享化，对资源的储存和管理提供了更多的便利，事业单位档案管理工作开始像信息化方向发展，而档案管理作为事业单位管理工作的重要组成部分，其管理模式信息化能够给整个单位的信息化建设提供建议，引导企业管理信息化建设的发展。

（三）有效提高档案资源的利用效率

单位档案管理工作在很大程度上为单位其它工作提供服务，高质量水平的档案管理可以方便企业更好地对档案资源进行合理利用，从而很好地辅助企业各种决策工作的开展。因此，在信息技术快速发展的今天，对档案管理模式进行创新，使其趋向于信息化管理，这样就能够利用计算机，在数据库中建立档案查询和浏览系统，而且可以方便单位不同级别人的使用，从而有效提高了档案资源的利用效率，提高事业单位综合管理水平。

三、档案管理信息化建设优化策略

（一）不断增强信息化管理意识

档案管理信息化发展首先受管理意识的影响，意识影响行为发展，要不断提高事业单位领导层对档案管理信息化的认识，引导其认识到信息化档案管理对企业管理工作的积极作用。首先，要不断加强宣传力度[2]。相关部门要加大档案管理信息化在社会上的宣传力度，从而有效增强事业单位相关工作人员的责任意识，让其充分认识到企业信息化建设的重要性。其次，要不断加强企业档案管理人员培训力度，有效提升相关工作人员的工作能力，对其权责进行严格划分，使职责能够得到全面落实，从而有效提高档案管理人员的工作积极性，最终促进单位管理工作整体效率。

（二）明确档案管理目标

伴随全社会现代化管理步伐的推进，信息技术成为事业单位档案管理工作的一项重要的管理公路，档案管理模式的发展明确指向信息化。因此，事业单位要保证其档案管理信息化建设的稳定发展，就需要将其目标进行明确，将信息化管理工作目标明确加入到单位档案管理工作总目标上，通过充分利用网络技术，对其档案管理模式进行不断创新，使信息化技术真正融入到信息化管理发展体系中，只有通过目标的明确，才能使档案管理目标得到本质的改变，使档案管理工作更简便，从而保证档案管理工作信息化发展为其他工作提供经验，指引单位整体信息化建设。

（三）健全信息化管理制度

任何管理模式的创新，都需要相应的制度保证其顺利实施，因此，档案管理工作信息化发展就需要不断健全档案管理信息化制度。首先，要认真分析事业单位的现状，对档案管理信息化制度进行有效构建。通过对信息化管理制度的完善，给档案管理工作人员提供制度上的支持，从而保证相关工作人员在开展档案管理工作时有据可依，避免档案管理工作错误的出现，有效防止档案的遗失等问题出现[3]。单位要相应的制定责任制度，从而有效提高档案管理人员的责任意识，使其能够充分认识其工作的重要性，从而能够更好地提高其工作效率，促进事业单位档案管理工作效率的提高。

（四）加强档案信息化管理平台建设

档案管理信息化的建设，需要对信息化管理平台进行完善。信息技术作为事业单位档案管理工作信息化建设的核心部分，其合理运用对单位工作效率的提高起到举足轻重的作用。信息技术对于企业任何管理工作来说，都具备高效和安全的特点，已经成为全社会各行各业必不可少的工具之一[4]。档案信息化管理平台的建设，可以保证事业单位档案的录入更快速，检索更方便，储存更安全，大大缩短了信息数据的统计时间，简化了资料的传送工作，档案管理信息化平台的建设，可以使事业单位内部资源得到共享，单位内部人员遇到问题时，可以通过利用网络信息平台有效解决共同问题，在日常工作中，不同部门的工作人员也可以随时进行意见沟通，方便使用人员及时查找档案信息，使档案管理工作更规范化。因此，实时加强对档案管理信息化平台的建设，可以有效加强事业单位档案管理工作效率，要保证档案管理信息化工作的顺利进展，还需要不断引进先进的计算机技术，提高档案管理的安全性，从而为档案管理信息化提供坚实的物质基础。

（五）引入信息化配套设备

要全面加快单位档案管理信息化发展步伐，不仅需要对其管理制度进行完善，加强档案工作人员管理，而且还需要实时引入信息化配套设备，使档案管理具备良好的软硬件基础，这样才能更有效的推进档案管理信息化建设的发展步伐[5]。对于事业单位档案管理信息化建设来说，其所需设备主要包括计算机、数据库和相应的管理软件，因此，单位要在财力允许的情况下，适当加大对档案管理设备的资金投入力度，对其落后的设备进行及时的更新和淘汰，使设备能够跟上信息技术的发展。事业单位要特别关注档案数据备份工作，避免由于数据数量的急剧增加带来的数据丢失问题的出现，对设备的购买要选择质量和信誉较好的商家，保证设备能够为档案管理工作提供硬件基础。

四、结束语

综上所述，传统模式下的档案管理工作已经不适应现代信息化发展的时代，事业单位的档案管理模式急需创新，为提高其档案管理工作水平，就需要促进档案管理信息化的实现。事业单位领导要认识到档案管理工作的重要性，充分理解信息化管理模式较传统管理模式的优势所在，不断增强信息化管理意识，明确事业单位档案管理目标，通过引进信息化配套设备，对档案管理信息化制度进行不断地完善，从而在有效提高单位档案管理水平的同时，提高事业单位的整体工作效率。

作者:于雪梅 单位:辽宁省辽阳市太子河区劳动就业局

档案管理信息化建设篇3

一、绪言

档案是群众现实生活中的真实记录，是每个国家自身信息资源的重要构成。作为原生信息的重要组成部分，档案信息在现代社会中发挥出巨大作用。我们说档案管理工作是一项系统化、实践性较强的管理工作，而信息技术在当前档案管理工作过程中的运用，能够促进企业档案管理事业的快速发展。本文以我国现代企业档案管理信息化建设作为研究课题，对其发展现状与问题分析，并提出相应的措施建议。

二、现代档案管理信息化建设重要性

首先，能够让档案检索与使用更加便捷。借助先进的科学技术管理方式将传统手工查询档案资料模式变成档案信息化处理模式，使用电子目录与电子文档的形式进行归档，构建出便捷的现代电子档案信息查询系统，工作人员在查询过程中只需要输入相关的词汇，就能够在计算机屏幕上快速地看到相关信息。这种快捷的智能化信息检索方式，能够提高查询效率，使用范围较广，并且能够借助电子加密技术对企业档案信息进行安全处理。其次，能够让档案档案信息存储工作无限化。受到空间等因素的限制，诸多能够反应生产、科研活动过程中的具有一定价值的档案难以被有效利用。由于档案分类复杂，尤其是一些频繁的业务活动必须要保存起来大量的档案材料，而如果选择传统的档案存储方式，需要占用很大的库房。并且传统档案管理工作具有查询率较低、立卷工作困难等问题，而现代信息化档案管理能够充分利用了电子空间具有的无限性，实现企业单位数据库的无纸化管理模式。

三、当前我国档案管理信息化建设现状与问题

当前我国档案管理信息化建设工作遇到了许多瓶颈与问题，我们必须要正确认识到缺陷不足，才能够真正做到有所放矢，笔者对当前我国档案管理信息化建设现状与问题进行分析。第一，思想观念的滞后直接制约了档案管理信息化建设发展中。随着科学技术的不断进步，但是我国诸多档案管理人员的思想观念依旧停留在传统制度中，他们认为档案管理只不过是为了实现“管理”而管理，缺少相应的开发观念与服务意识，认为只需要管理到位就行了，然而这些传统思想阻碍了现代档案管理信息化建设水平的提高。第二，我国企业档案信息化建设工作投入经费较少。由于档案信息化建设工作需要我们投入大量的硬件设施资金，并且要保证内外网络的通常，加强信息安全加护工作等，这些都要耗费大量的资金。但是在现实中，多数企业的领导由于重视程度不够，因此难以对信息化建设投入大量资金，让后期工作无法有效开展。第三，缺少档案信息化建设人才。人才是一切技术的支撑力量，然而人力资源一直是当前我国档案信息化建设工作的绊脚石，我国严重缺乏信息化建设人才，尤其档案信息化人才更是少之又少，并且当前许多档案管理人员专业素质较低，难以满足现代档案建设发展的需求。

四、新时期档案管理信息化建设工作有效性探讨

我国企业档案管理在未来走上信息化建设的道路是不置可否的，然而如何提高档案管理信息化建设工作有效性，需要我们从以下环节来实现。首先，转变思想观念，将传统理念变为现代创新思想。我们说档案传统管理模式走上信息化建设的道路中，一定会经历思想观念的碰撞，然而解决问题的关键需要从决策者着手，也就是说要争取到企业管理者的重视。我们可以通过宣传档案信息化建设的重要性来引起企业领导的重视，进而使其发现企业传统档案管理工作的漏洞，进而转变管理模式。其次，积极探索电子档案管理工作。企业档案管理部门对电子档案信息的归档与收集，要尽早抓，要及时在企业中构建电子档案文件管理中心，这个机构是企业电子文件归档与管理工作在制度上的创新。企业档案管理部门构建电子档案文件管理中心，可以从根本上来解决企业电子档案归档的数字化问题，并且能够将全部电子信息整合到档案管理部门。最后，由于档案信息化工作是一项技术性较强的管理工作，除了要掌握好相关的档案管理理论，必须要熟悉计算机操作技术，然而要想实现档案信息化建设，就必须要注重人才队伍建设工作。企业档案管理部门要注重对信息管理人才的培养，进而满足自身建设的需求。对于在职的一些档案管理人员，企业要加强人员的继续教育工作，为其提供较多的学习机会，能够让他们始终保持着领域内最新的专业技能，保证他们具备足够的信息化素养，能够良好的完成企业档案信息管理任务。

五、结语

总而言之，档案管理信息化建设转变了现代档案管理人员的思想观念，档案管理工作的周围环境与档案库的构建模式。信息化建设为企业档案利用者提供了较为便捷的服务。

参考文献：

[1]俞志华，王军宁.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].合肥工业大学学报(社会科学版)，2007（02）.

[2]李海军.档案管理信息化之理念探讨——以高校档案管理信息化建设为背景[J].北京档案，2007（02）.

[3]杨菊洪.建立高校档案信息网络中心的可行性分析[J].太原城市职业技术学院学报，2011（01）.

[4]王军宁,俞志华.论高校档案工作信息化管理[J].合肥工业大学学报(社会科学版)，2001（04）.

[5]凌晓路，陈光平.高校教务档案管理信息化的探讨与研究[J].科技信息，2009（05）.

作者:张红霞 单位:安徽芜湖技师学院