高校智慧档案馆探索3篇

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高校智慧档案馆篇1

一、智慧档案馆的含义

随着智慧城市的不断发展，智慧档案馆作为全新的概念逐渐进入人们的视野。目前学界对于智慧档案馆的定义尚没有给出明确的说明，参照其他同类文献，笔者总结出目前基本存在以下两种观点：一种观点认为智慧档案馆是利用云操作、云平台、大数据及物联网等高科技技术手段，感知并处理相关档案资源，通过多元化智能管理，为用户提供信息服务的一种档案馆模式；另一种观点认为智慧档案馆是一个利用智慧化系统和平台，使用各种资源的整合模式，包括档案资料、档案数据等相关内容，最终实现对档案信息的存储、收集、管理及使用。可以看出，不同领域的人们对智慧档案馆持有不同的想法和认知。笔者认为，可以将智慧档案馆理解为将档案信息、数据开发与推送技术、云计算及互联网技术有效融合，通过对档案资料进行智能化整合和综合管理，并提供以人机交互为目的的智慧服务，最终实现综合感知、方便、高效、互动密切的档案管理新模式。相对于传统档案馆而言，智慧档案馆不受时间、空间的约束，可以随时随地为人们提供智能化、差异化、高端化、个性化的智慧服务。

二、高校智慧档案馆的发展现状

1.相关政策引导不到位，没有纳入学校整体规划

目前许多高校在规划学校的整体建设发展时，受发展环境及各种因素的影响，把发展核心放在了科研建设和学科建设上，忽视了对智慧档案馆的全面建设和发展。上级教育主管部门没有出台建立智慧档案馆的统一要求和相关规划，学校也没有出台与之匹配的管理措施和支持政策，没有具体的筹备计划，更没有相对统一的管理制度、管理要求和管理模式，这就导致在智慧校园的发展建设中，没有将建设智慧档案馆融入其中，从而影响了未来数字信息化平台的数据对接和智慧校园的整体建设发展。相关政策的缺乏无形中影响了智慧档案馆的建设发展步伐。

2.档案管理系统老化，基础设备落后

笔者通过对几所高校档案馆的实地调研，发现目前大多数高校档案馆内使用的档案管理系统仍是初级的操作管理系统，功能单一，操作界面简单，仅仅局限于信息录入、检索功能，缺少对档案信息统计、信息数据分析、数据管理等功能的升级和相关模块的使用；且性能较差，系统软件级别较低，系统更新不及时，不能完全适应当前档案管理工作的发展需要，亟须升级改造。而且，目前很多高校的档案资源仍以纸质资源为主，查阅信息需要先通过档案检索的渠道查看目录，再根据索引号去库房查找案宗，然后再根据案宗中的封皮目录查找档案信息，而封皮目录的相关内容目前还采用手工排序，甚至是手抄的方式进行登录，这极易造成文件的重复标记和错误引导，查找的过程也费时费力。即便是有电子档案查询室的高校，有一定的电子资源，但也仅限于学校方面出台的相关文件，并且还不具备上传及共享功能。各种学籍档案、科研档案、学校的重大事件相关档案资料、教学成果教研项目、发明专利等档案资源还没有全面实现数字化、信息化归档。档案资源数字化迁移是智慧档案馆发展的关键节点，这一将档案纸质版资料迁移到电子档案室的过程，也是升级档案管理方式的过程，其有利于卷宗的检索和查阅，也有利于提高档案资源的使用率。对于那些图片、音频、视频等形式的档案资源，可以通过OCR双层PDF识别的数字档案技术手段进行处理，使之跃迁为数字格式存储方式，成为有利用价值的数据和信息，从而使档案资源实现永久存储。可以看出，档案馆硬件基础设备的落后已经严重阻碍了智慧档案馆的发展，数字化全覆盖已经迫在眉睫。只有实现档案馆全部资源的数字化建设，才能谈智慧档案馆的建设发展。可以说，数字化全覆盖是智慧档案馆的前提和基础，而智慧档案馆是数字化发展的最终表现形式和结果。

3.档案管理水平落后，专业人员配置不到位

笔者调研的几所高校中，专业档案人员严重缺乏，大部分高校在各个部门设立了兼职档案员，他们一般都有自己的本职工作，上岗前通常只进行简单的培训，相关档案资料收集也仅限于简单的资料归档，档案专业人员严重不足。但兼职档案人员的档案管理水平、专业业务水平及信息化能力明显不能满足智慧档案馆的建设发展需求，这些人员在思想上也缺乏与时俱进的创新意识，而发展智慧档案馆特别需要及时更新思路、创新理念、创新档案意识，顺应时代的发展，摆脱常规思维的束缚，多接受新技术、新思维、新想法、新理念，并以积极的态度接受新生事物。此外，在专业方面，其档案管理工作缺乏专业对口人才的参与，大多数工作人员靠社会再教育和自我学习来提高自身专业能力，档案馆缺乏对档案专业人才和档案管理研究领域的专业团队的培养。尤其是各高校招生规模的不断扩大以及人才培养水平的不断提高，对档案资源整合也提出了更高要求，由最初简单的纸质版档案材料发展到现在多种多样载体的呈现，以图片、视频、音频等不同形式存在的卷宗的数量也在不同程度地增长。当然，档案数量增长的过程也是工作量增加的过程，需要档案管理专业人员分门别类地归档处理，有些需要利用数字技术进行电子档案的转化，然后分类汇总存储。总之，高校专业档案管理人员的缺失、管理水平的落后已经影响了高校档案资源管理水平质量的提高和相关档案资源的开发使用，进而影响了高校智慧档案馆的建设和发展。

三、高校智慧档案馆建设的路径分析

1.树立顶层设计理念，融入智慧校园综合发展

学校主管部门应及时出台相关扶持政策及文件，将高校智慧档案馆建设纳入智慧校园建设的顶层设计之中，同时协调好档案馆与其他教学管理单位之间的互动关系，因为智慧档案的建设需要各个教学部门及教学管理部门的参与和互动，其也是智慧校园建设发展的重要组成单元。在进行智慧校园建设的顶层设计时应将智慧档案馆的建设融入进去，尤其是在制定相关规划时应做到同步考虑，同步发展，同步设计，同步规划，以实现最终的同步建设。要避免档案馆独立存在，避免其处在信息闭塞的尴尬境地。目前，各高校都在推广顶层设计理念，因为顶层设计具有前瞻性、全局性、战略性及操作性强的优势。高校应积极利用目前有利的发展环境，利用顶层设计对智慧档案馆的建设和发展进行战略性指导和实践发展性支持，使智慧档案馆的发展得到政策层面的有效保障。目前，大多数高校认可智慧档案馆建设的顶层设计，故应在高校总体规划下将其积极融入，并以开放共享的建设模式和碎片化、快速迭代、协同演进的演进方式将其置于智慧校园发展的各个关键环节。总之，智慧档案馆应全面介入智慧校园发展的方方面面，这将有利于更好地发挥智慧档案馆的育人功能，促进其信息服务功能及校园文化传播功能的发挥。智慧档案馆是目前高校档案管理建设的发展趋势，也是全面实现智慧校园建设的信息资源保障和信息助力，因此，高校应想方设法将智慧档案馆融入智慧校园的整体发展建设中，做好顶层设计的构思和规划。

2.借助高科技技术手段，助力智慧档案馆健康发展

目前我国正在加速进入信息化强国的发展行列，每一个生活片段都离不开高科技元素的融入，智慧档案馆建设也不例外，因此，应秉承与时俱进的理念，充分考虑高科技技术手段的参与和应用。档案管理的智慧服务体现在使用高端科技技术产品，运用多种信息化技术手段，包括云科技、云数据处理、数据分析与挖掘等，同时整合各种资源、人力、环境等多种要素，体验者可以跨过人力的查阅和检索过程，通过设置的感知系统确定档案资料的准确位置，同时还可以接受相关的智慧服务，包括对所查阅卷宗的内容分析及选择功能。同时还可以为档案的使用者提供综合的智慧信息服务功能，为档案编纂者提供智慧决策服务。智慧档案馆的建设需要专业人员的积极参与，只有将档案专业人员的专业技能与高科技技术有效结合，才能最大限度地实现人机互动和交流。所以，高校教育主管部门应将智慧档案馆的建设纳入智慧校园的整体规划建设中，出台相应的人才招聘政策，积极引进档案专业高端技术人才；同时加大智慧档案馆专项建设资金投入，升级改造现有设备，实现智能化设备全覆盖；通过信息技术构建数据模型，利用大数据、人工智能等技术手段使设备实现智慧服务功能；通过分析档案资源内容，解析用户查阅需求，协助专业人员进行档案材料的编纂整理，做好档案文化产品开发利用及深度研究，进一步挖掘深层次的档案资源，最终实现档案的育人功能，使高校智慧档案馆成为智慧校园的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心。目前倡导的四大核心技术分别是智能楼宇技术、物联网技术、云计算和大数据技术。而将四大核心技术应用得比较好的是威海市智慧档案馆，该档案馆能够提供综合的智慧服务，可以实现档案资源的全方位智能化管理，还能做到及时分析档案信息，处理各种数据信息，共享信息资源，给使用者带来高效、便捷的智慧服务。可以说，四大核心技术的有效融入，为智慧档案馆提供了技术保障，使智慧档案馆与智慧校园在数据对接方面可以实现无缝连接，充分体现了智慧档案馆的智慧服务功能。

3.使用智能管理模式，实现智慧化服务

在智慧档案馆的建设中，应借助大数据技术、互联网技术等高端核心技术，同时融入智能化管理模式，建立体系化管理运作机制，使用专业管理团队进行精细化管理和维护。利用数据处理平台的功能，完成对信息的检索，感知档案的具体位置以及对不同档案信息内容进行数据分析和数据挖掘。管理者要在每个环节做到持续管理和数据的云端微调，以满足不同用户的各种需求，提高使用者的用户体验。在完成常规的卷宗检索及查阅后，智慧档案馆还能触发相关的档案目标资源，并充分利用和开发档案信息，深度挖掘档案信息的价值，使档案资源的价值得到最大程度的开发和利用。管理的过程离不开人的参与，管理模式的改进也离不开人的进步与发展，所以，打造一支具备档案专业背景、具有档案管理专业技能的人才队伍也是智慧档案馆建设的一部分。档案专业管理人员应加强自身学习，提高信息化业务水平，熟练使用相关设备及软件，强化专业技能，提升业务水平，并努力向全面化、智能化方向发展。例如，要能熟练使用多种高科技技术，包括大数据分析与处理、人脸识别技术、语音识别技术、数据挖掘技术，人工智能技术。学校主管部门及上级教育主管部门应多构建档案专业交流互动平台，多提供核心技术培训机会和平台，多组织技术大比武，以提升专业人员的技术水平，为智慧档案馆建设提供技术支持和人力资源支持。而档案专业管理人员也应抓住各种学习机遇，优化自身知识结构，构建技能化、智能化、信息化、体系化发展模式，全面提升自身的业务水平，为智慧档案馆的建设发展提供优质人力资源的支撑。

总之，人工智能、信息化技术、高科技技术的不断发展在提高人们生活水平的同时，也大大推动了社会发展进步。因此，高校教育也应顺应时代，迈向数字化、信息化、智能化发展的快车道。高校作为国家重要的育人单位，承担着为国家建设发展，提升国家的综合国力和科技水平输出优秀人才的重任，推动智慧校园建设是每一所高校现阶段发展的重中之重，而智慧档案馆的建设发展是智慧校园建设的重要组成部分。学校主管部门应全面考虑学校的综合规划发展，将智慧档案馆建设融入智慧校园建设的顶层设计中，制定有利于智慧档案馆发展的制度政策，投入专项资金支持现有设备的技术改造和档案系统软件的升级。要组建科学的专业团队，要求其创新工作理念，熟练使用各种新型智能化技术设备，做好档案资源的收集、检索、查阅、编纂、数据智能分析、数据内容编研等一系列基础性工作。档案管理人员自身也应积极参与校内校外培训学习，锻炼掌握新技能，全身心投入智慧档案馆的建设发展中。智慧档案馆的建设是一个长期且复杂的过程。档案管理智慧化是其中的系统工程，也是智慧档案馆发展的方向和目标。在建设过程中，我们应立足于智慧校园的建设发展，利用智慧校园建设的配套设施和现有资源，根据新形势下的档案管理部门的实际情况，逐步落实各项工作任务，稳步推进智慧档案馆全面建设，不断提升档案工作的智能化服务水平，最终实现为智慧校园发展提供感知型综合智慧服务的目的。

作者:董琳 单位:山东建筑大学

高校智慧档案馆篇2

档案事业正在遵循自己的固有规律稳步发展，按照传统档案馆、数字档案馆、智能档案馆、智慧档案馆的顺序有序进化。传统档案馆是在人工操作的基础上，从事档案的“收集、存储、管理、利用”工作；数字档案馆是在传统档案馆的基础上运用数据处理技术构建一个数字空间，实现从环境信息、档案信息到应用信息的全部数字化管理，为档案资源共享服务提供有效支撑；智能档案馆是在数字档案馆基础上运用感应技术，初步实现传统档案的智能管理，推动档案信息化建设的深入发展；智慧档案馆是在智能档案馆的基础上综合运用“云、物、大、智、移”等信息技术，有效感知及时处置档案信息，实现档案工作的人物互联、感知处置、智能楼宇、应用中心、泛在服务功能。高校智慧档案馆是公共智慧档案馆在高校中的具体运用，是在智慧校园基础框架下，把高校档案馆建设成为学校的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心，奠定档案馆在高校中的历史文化资源基础地位。吴军在《智能时代——大数据与智能革命重新定义未来》一书中提出“数据是文明的基石，人类对它的认识反映了文明的程度”。高校智慧档案馆建设的核心是档案智慧化，档案智慧化是沿着档案——数据——信息——知识——智慧方向发展的过程。档案通过整理转换为数据，数据经过处理构成富有含义的信息，信息经过选择、归纳、整合形成了知识，根据已有知识，利用获取信息，经过分析评判，解决未曾解决的问题则形成了智慧。高校智慧档案馆的构建过程实质上就是实现档案智慧化的过程。

一、高校智慧档案馆的概念

随着信息技术迅速发展，智慧档案馆的概念应运而生。目前，业界对智慧档案馆并无公认的定义，学者对此见仁见智。毕娟认为智慧档案馆是运用信息技术，以服务公众为目标，注重资源整合、业务协同、信息共享，创建高效安全的档案信息服务平台；钱毅认为智慧档案馆是在继承传统实体档案业务和数字档案业务的基础上，利用信息技术实现档案智能管理，提供档案智慧服务的档案管理体系；杨来青等学者认为智慧档案馆是采用物联网和云计算等信息技术智能管理多元档案资源、具有感知与处置能力、提供智慧档案服务的档案管理模式；牛力、裴佳勇从管理、对象、技术三个维度对数字档案馆和智慧档案馆进行了对比分析，认为二者之间既有联系又有区别，并且提出智慧档案馆应当通过应用信息技术，实现档案管理全方位的智慧化，推动档案服务能力的飞跃。上述理论研究成果说明智慧档案馆是信息技术发展的产物。高校智慧档案馆的概念是参照公共智慧档案馆的理念提出的，它是公共智慧档案馆在智慧校园中的具体运用。不同的是公共智慧档案馆是基于智慧城市建设的档案信息工作平台，高校智慧档案馆是基于智慧校园建设的档案信息工作平台，二者的数据架构基础不同。公共智慧档案馆的服务对象是社会大众，高校智慧档案馆的服务对象是师生员工和校友同人，二者的档案需求并不完全相同。从传承档案文化的视角观察，高校代表着先进文化的发展方向，高校智慧档案馆建设应该引领社会智慧档案馆建设。因此，笔者认为，高校智慧档案馆是以丰富的档案馆藏资源为基础，以智慧校园基础设施为支撑，以感知处置信息技术为标志，以高效便捷地满足档案利用需求为目的，提供档案内容信息、载体信息、环境信息、管理信息泛在服务的档案管理系统。高校档案资源是一种多元化的信息资源，它既包括传统档案和电子档案的内容信息、载体信息及校园记忆信息，又包括档案管理信息、档案应用信息及楼宇管理信息。智慧校园基础支撑功能是运用“云、物、大、智、移”等信息技术感知挖掘、综合分析、提炼萃取各类档案信息，并将其用于高校决策、日常管理和教育教学工作。高校智慧档案馆的“智”可以概括为智能感知与告知，高校智慧档案馆的“慧”可以概括为聪明应对与处置。高校档案利用需求是在档案“收集、存储、管理、利用、反馈、监督”过程中各类信息的价值体现，这些需求既能让档案利用者感知获取档案背景信息及档案内容信息，满足利用需求，又能让档案管理者感知获取档案运行信息及档案管理信息，促进档案管理的不断升级，推动档案利用的泛在服务。

二、高校智慧档案馆的特征

高校智慧档案馆是高校档案馆建设的高级形态。它是运用信息技术、结合档案业务、感知用户利用需求，并根据工作经验和工作预案择优处置档案内容信息、载体信息、管理信息，提供档案利用泛在服务的综合管控系统。这一系统使高校档案的“收集、存储、管理、利用、反馈、监督”发生了革命性变化。

1.人物互联——感知交互处置智慧化

高校智慧档案馆是以物联网、互联网、移动互联网技术为基础，构建一个互联互通的校园网络，实现人人互联、人物互联、物物互联。即通过数据处理技术，智能感知档案内容，迅速识别、选择调取、整合利用档案信息。通过档案信息特征解析平台和档案利用管理平台，智能评价档案内容相关性、档案利用许可性和利用途径合理性，据此提供高质量的档案信息服务。通过应用RFID（射频识别）技术，智能感知识别、跟踪定位、监控管理档案载体，实现档案与档案工作者、档案与库房、档案与档案、档案与用户、档案工作者与用户、用户与用户之间的智能感知与交流互动，进而实现对档案工作者、馆库、设备、档案、用户等高效便捷的全面感知、实时监控与及时交流，深化人员管理、档案管理、资产管理、库架管理、环境管理等档案管理工作，为高校校园管理提供信息服务。

2.智能楼宇——馆库环境管理智能化

高校智慧档案馆是利用智能楼宇技术构建绿色、环保、便捷、安全的现代档案管理体系。智能楼宇在智能照明设施、智能密集架系统、智能盘点系统、温湿度控制调节系统、空气质量监控系统、漏水监控系统、臭氧消毒系统、设备异常报警系统、消防监控灭火系统、视频监控系统、防盗报警系统、门禁智能管理系统等多方面为智慧档案馆建设提供技术支撑。高校智慧档案馆得益于物联网技术和智能楼宇技术的发展，极大填补了智能库房物理管理和空间管理的空白，有效改善了馆库空间人工管理现状。档案信息技术的发展，有效解决了档案资料智慧“收集、存储、管理、利用、反馈、监督”等问题，通过解析档案内容信息、档案载体信息、楼宇管理信息，及时反映档案运行情况，提示档案运行风险，改进档案运行管理，优化档案运行系统，为高校“双一流”建设提供信息支撑。

3.智能平台——馆藏资源利用便捷化

传统档案馆藏为高校智慧档案馆提供了丰富的档案实体资源，数字档案馆藏为高校智慧档案馆提供了基础的数据信息资源，RFID和智能楼宇等信息技术为高校智慧档案馆提供了档案存储利用的智能系统。高校智慧档案馆融合了馆藏档案实体、档案数字化成果、档案数据信息、RFID和智能楼宇等信息技术，实现了档案智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧保护、智慧监管服务，其在后台可以建立跨系统的应用集成端口，实现跨部门的信息共享、跨馆际的信息服务、跨库网的互联互通，突破了档案管理的信息壁垒，消除了档案“信息孤岛”现象，创造了档案信息泛在利用的良好环境。同时，通过高校智慧档案馆的智能感知功能有效监控档案工作流程，档案信息保密措施，档案库房管理机制，确保档案及其信息的安全，支持高校教育科研工作的深入发展。

4.用户中心——档案泛在服务高效化

高校智慧档案馆的灵魂是在育人为本前提下，构建以学校特色历史文化为标志的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心。其主要特性表现在以下两个方面：一是服务内容泛在化。高校智慧档案馆利用云计算、大数据、语义分析等信息技术，主动推送利用者感兴趣的档案专题，使其不仅成为档案利用、档案证明的机构，而且成为信息与资源的汇聚中心，师生校友可以利用智慧档案系统享受档案咨询、文献查阅、文件调阅、史实追忆、休闲阅览等档案服务；二是服务方式现代化，高校智慧档案馆立足档案育人的宗旨，从被动等待利用者上门求助，到主动推送档案信息为利用者服务。通过档案网站、电子邮件、微信、微博、手机等移动客户端口，开展不受时空限制的资源检索、档案查询、信息获取、档案证明等远程服务，构建了新形态的档案管理和档案服务机制，极大方便了师生校友利用各类档案信息，从而对外提供智慧个性的档案泛在服务，对内实施高效智能的档案管理工作，为优化教育教学管理提供借鉴范式。

三、高校智慧档案馆的建设保障

1.舆论保障——做好档案宣传

在高校智慧档案馆建设研究中，必须注意档案宣传的先导作用。重视做好高校领导的档案宣传工作，使其看到档案工作面临的机遇和挑战，以档案工作服务领导决策为中心，用档案工作的成效引起领导的重视。积极做好内设机构的档案宣传工作，努力为内设机构职能工作提供服务，寻求他们在制度、技术、人员等方面的支持。扎实做好师生员工的档案宣传工作，积极宣传档案法规政策、档案服务内容、档案利用方式，讲好档案背后的故事，传承档案蕴含的民族精神，培养师生的家国情怀，启迪师生员工为“国家富强、人民幸福、个人安居乐业”而努力学习和工作。从而赢得他们对档案工作的认可、理解和支持。奠定高校智慧档案馆建设的舆论基础。

2.经费保障——争取经费支持

高校智慧档案馆建设与高等教育发展是相辅相成的，教育经费的投入是建设高校智慧档案馆的基础。高校档案部门必须积极争取高校领导站在高等教育发展的角度有效支持智慧档案馆建设，积极争取内设机构及其职能部门在智慧校园总体框架的基础上，把智慧档案馆建设纳入智慧教学资源建设范畴，规范建设技术架构，制定扶持倾斜政策，加大建设经费投入，拓宽建设融资渠道，积极引入社会资本，鼓励校友同人和相关企业捐资助建或者集资参与高校智慧档案馆建设，坚持专款专用，加强资金监管，提高使用效益，分步有序推动高校智慧档案馆建设工作。

3.技术保障——规范技术标准

高校智慧档案馆建设必须符合智慧校园总体技术标准，坚持创新实用研究方向，重点突破新一代信息技术在档案管理工作中的应用，注重整合科技力量，强化档案专题研究，打好档案信息技术应用攻坚战；必须与智慧校园其他工作系统互联互通，加强档案数据治理，有效整合各类数据资源，解决数据分类安全存储、数据颗粒度细化、电子文件与电子档案一体化管理等问题，规范档案数据收集、存储、管理、利用流程；必须具备强大的数据运算能力、数据存储能力、数据传输能力、安全运行能力、应用扩展能力。因此，高校智慧档案馆建设只能是在智慧校园基础上构建智慧档案工作平台，即基础设施、支撑平台、应用平台、应用终端等四位一体的智慧档案管理系统，为高校档案工作智慧化提供技术支撑。

4.制度保障——健全规章制度

制度是一切工作的运行准则。在以档案法为基础、以相关法规为主干、以单位规章为分枝的档案法规制度体系保障下，高校智慧档案馆建设才能分步有序进行。因此，必须坚决贯彻落实《中华人民共和国档案法》，充实完善《档案法实施办法》《科学技术档案工作条例》《普通高校档案管理办法》等档案法规，建立健全《档案信息收集制度》《档案信息管理制度》《档案信息发布制度》《档案管理保密制度》《档案系统维护制度》《档案人员岗位责任制度》等规章制度。在智慧校园建设的基础上，在《“十四五”全国档案事业发展规划》的指导下，档案部门应该通过制订档案工作发展计划，规范档案工作日常管理，实行档案工作定岗定责定员制度，为推进高校智慧档案馆建设提供制度保障。

5.人员保障——提高人员素质

人是一切工作的核心要素，高校智慧档案馆建设需要管理型人才、复合型人才、技能型人才、创新型人才的支撑。为了加强档案队伍建设，必须不断完善档案继续教育制度，推动档案教育资源共享，促进档案教育培训和互联网融合发展。以人才强档工程保障高校智慧档案馆建设，坚持走教育培训、考核提高、引进吸收、轮换转岗、提高素质的路子。通过教育培训锤炼档案人员忠诚、干净、担当的政治品质，不断提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力。通过教育培训不断提高档案人员的档案编研、档案文化资源开发利用及档案育人能力；通过教育培训不断提高档案人员的档案信息技术水平，实现档案资源泛在利用功能；通过定期考核激发档案人员继续学习的积极性，不断提高档案人员的综合素质；通过引进吸收高层次专业人才从事档案工作，提升档案队伍整体工作水平。通过轮换转岗加强实践锻炼，培养复合型档案工作人才。从而为高校智慧档案馆建设提供人员保障。随着信息技术的深入发展，智慧校园建设已经开始提上重要议事日程，高校智慧档案馆建设更是势在必行。但是，高校智慧档案馆建设是一项复杂的工作，涉及信息基础设施建设、信息资源整合、信息安全保障等诸多技术问题。因此，高校智慧档案馆建设研究是一项重要而艰巨的工作，需要我们通过艰苦的努力，推动这项工作的顺利开展。

作者:邵婧 王旭州 赵嘉文 单位:西北大学

高校智慧档案馆篇3

高校档案是高校重要的原生信息，是高校和社会宝贵的信息资源，如果缺乏相对完善的档案管理方案及其相应的基础设施，不仅将造成档案工作与社会发展的严重脱节，并将影响和制约社会各个领域的信息化进程。高校档案馆担负着档案收集、存储、整合并提供利用的重要职能，加强档案馆智慧化建设是档案工作适应时代和高校发展的客观要求，也是进一步提高档案管理和服务水平的必由之路。高等学校应采取有效措施，将档案馆的智慧化建设纳入校园整体规划，确保档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动档案管理事业的发展。

1现存问题

虽然建设数字档案馆已在全国形成风潮，但有些系统缺乏顶层设计，难以满足不同网络、不同对象、不同来源的应用需求。档案馆局域网主要依据传统实体管理思路，在电子档案管理方面相关理论尚不成熟，相关标准规范也未出台，在满足规范性、标准化方面存在明显的不足。校园网各个系统都是于不同时间、采取不同标准和数据库、在不同开发环境下进行建设的，信息孤岛现象突出，重复性、一致性差，因此系统间彼此独立，各部门需要其他部门分管的数据时甚至还有赖于落后的Excel文档、人工拷盘甚至是纸质介质等低效率的方式。由于多个系统之间彼此独立，进入校园网不同应用系统，需要不同的身份标识和密码，导致在互联网接入时比较难以实现［1］。

2高校智慧档案馆设计原则

近几年来高校发展速度快，规模越来越大，形成的档案数量和门类相应增多，档案管理部门应该在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则上，立足最先进的信息技术和全新的发展思路，逐步建立起档案资源的收集、存储、加工、利用的过程体系和高校教育系统档案管理的模式，建立包括文献、影像、照片等在内的档案目录资源库、电子全文资源库、管理过程信息资源库，最终构建基于各种网络平台的大规模分布式信息系统，将高校档案馆建设成为历史档案记录遗产永久保管基地、电子档案信息资源管理与共享中心和政务信息公开主要场所，为高校发展提供一个良好的档案信息资源支持环境，不断满足档案利用者和档案管理者的需求。基于以上目标，高校智慧档案馆整体系统应当遵循以下几个原则：

（1）先进性，设计一个高起点并有良好伸缩性的系统，采用模块化结构设计思想，能通过自扩展的方式适应资料信息的变化，便于扩展升级和延长系统的生命周期。

（2）规范性，无论是网络操作系统、网络协议、软件体系结构，还是传输介质、通讯方式和接口都必须符合国际标准；支持标准数据交换格式，按国家档案馆制订的元数据标准格式定义，在业务规范、业务流程、数据格式、保密性能等方面确保系统的使用既方便又安全、既规范又灵活。

（3）实用性，系统设计以业务需求为主导，以完整的地实现系统预期功能为目标，无论是在实施方案规划、应用平台构建、功能模块设计还是在产品选型方面必须做到能够满足档案管理的核心业务逻辑需求和实际运作情况。

（4）安全性，系统应在信息的处理、存储、管理、分类和安全分级和授权查询方面提供安全的、有效的、统一的、细致的权限管理、身份认证和审核机制，确保信息的原始真实性。

3高校智慧档案馆系统设计

3．1系统总体架构

高校智慧档案馆的总体架构是基于云计算环境下的服务模式，按照基础设施服务层、数据服务层、平台服务层和应用服务层的模型设计，主要设计与建设内容如图1所示。

3．1．1基础设施服务层（IaaS）

智能化档案库房、数字化场地和中心机房是信息系统运行的物理场所和信息资源建设与数字化加工的工作环境，计算机网络平台包括局域网、校园网、互联网三部分，系统硬件和系统软件平台包括主机与服务器、存储备份系统、操作系统、数据库与中间件等，网络协议包括HTTP／SSL／FTP／LDAP／SMTP／SOAP／MMS／X．509等，分别为超文本传输、传输加密、大文件传输、网格数据传输、目录访问、数据交换、流媒体播放等B／S架构下的应用提供技术支撑。

3．1．2数据服务层（DaaS）

数据库包括在档案目录资源总库的基础上，建设条线上以及技术形态上的目录数据库、全文数据库和多媒体数据库。

3．1．3平台服务层（PaaS）

技术构件包括基础组件平台、系统管理平台、报表平台、EEP封装平台、信息发布平台等平台，以及格式转换服务、OCR识别服务、三性保证服务、全文检索服务、电子文件封装服务、流媒体服务等以WebService方式提供的应用服务。通过对档案业务的系统总结和分析，形成一套自己的业务构件，在此基础上可以灵活实现多种业务功能，如档案归档、接收、整理、利用、统计、鉴定等。

3．1．4应用服务层（SaaS）

应用系统包括档案局域网、互联网两部分，每部分都部署有相应的应用子系统，分别面向领导用户、馆内用户、立档单位和社会公众提供档案信息服务；另外还包括实现对部分不联网立档单位档案管理的分布式档案管理系统；建立档案综合管理与利用平台，实现等对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研；建立校园网内电子文件归档和档案信息共享平台，实现立档单位的电子文件接收以及档案信息资源的共享，为校园网用户提供在线档案查阅利用；建立与整合档案公共服务与检索平台，满足社会公众对档案查询和利用的需求。

3．2系统网络框架

系统网络融合了局域网、校园网、互联网，如图2所示。局域网是一个连接档案馆各部门和人员的小型内部专网，属涉密信息网络，用于存放馆内的公开和不宜公开的所有数据，是档案数据资源总库，是本校档案信息资源的采集、汇总、加工、管理中心和集散地。校园网是一个连接校直机关单位和各学院的网络，属非涉密网，档案馆非涉密主机将全部接入该网，通过该网可存储和传输非涉密信息，该网由于接入面广，也是关键应用的主要平台和最大的数据资源聚集地。互联网面向广大公众的开放网络，提供网上开放档案利用服务，典型的应用系统包括互联网档案信息门户、网上办事等。

3．3系统业务架构

高校智慧档案馆的业务架构包括收、管、用三个阶段，如图3所示。第一阶段为“收”：馆藏档案数字化以及各种电子文件的收集的渠道包括电子文件归档、数字化加工、模数转换、资源整合、互联网信息征集、在线上报、脱机上报等各种方式；第二阶段为“管／存”：档案的入库、格式转换、存储和管理按照“双轨制”要求，对实体档案和电子档案进行生命周期的管理；第三阶段为“用”：档案资源的信息发布并提供检索利用，通过各个网域面向不同用户提供各种档案信息服务，包括网站信息发布、档案利用服务平台、多媒体档案利用、普通的检索利用和电子阅览室利用等［2］。

3．4标准规范体系建设

没有制度的标准化，档案馆智慧化建设就难以实现，因此，高校档案管理部门应根据国际、国内和行业的标准规范，并结合高校自身的发展需要来制定共同遵守的档案信息化管理制度和业务标准，使档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循，为科学规范档案信息化管理奠定基础，使高校档案工作在客观上有共同的衡量标准、协作依据、协调保证，以便为建设档案信息网络做好准备，真正走上档案信息资源共享之路。需要建立的标准主要有两项：其一为标准规范体系，这是信息系统建设的指导方针，也是数据交换和共享的基础，主要包括计算机网络、信息安全、软件工程、档案管理等方面；其二为安全保障与运维体系，这是构建在管理上符合分级、等级保护的信息安全体系，采用不同的安全防护体系建设可靠和有效的信息安全系统，包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面。

4高校智慧档案馆建设中应注意的事项

4．1注重规划，分期实施

智慧档案馆的建设是一项系统工程，涉及内容极为广泛、技术要求非常高，不可能一蹴而就，因此要做好长期建设的准备。建设前期最重要的工作就是要做好近、中、长期规划，有效分配使用人力、物力、资金，保证项目的顺利进行。

4．2避免盲目，形成特色

应注重学习和研究反映自身特点的新内容，必须避免一味照抄、盲目跟风的情况出现，必须避免一味照抄、盲目跟风的情况出现，必须以实际应用为前提，避免华而不实的情况出现，确保实际建设的效果，真正发挥智慧化成果带来的管理水平和工作效率的提高，形成自己的理论和特色。

4．3新旧兼顾，和谐统一

原有硬件设备应加以利用，新的硬件设备间彼此融合，避免出现不兼容的局面和设备的浪费；原有系统和新建系统之间，应该在流程上彼此衔接、业务上相互连通，避免建设中顾此失彼、造成新的问题；老系统和新系统数据之间，要相互承接，老数据要加以利用，能够与新数据接轨，避免老数据丢失带来的损失和减少后其补救的难度。只有做到新旧兼顾、和谐统一，才能使智慧档案馆的建设真正体现包容性和现代设计特点。

5结语

高校智慧档案馆的建设必将带来高等学校档案管理根本性变化，最主要的是通过建立一整套规范的管理流程、方法和手段，形成一整套的标准和制度，使档案管理更加精细化、科学化，将档案工作统一为一致的行动，从而提高工作效力和管理质量，加快融入智慧校园、智慧城市。

主要参考文献

［1］王欢，颜祥林．数字档案馆项目风险成因的理论探析［J］．档案与建设，2015（2）：10－14．

［2］喻玲．高校档案信息发布利用平台优化设计［J］．档案学研究，2009（3）：34－36．

［3］程妍妍，陈洋．国际数字化档案馆元数据标准及其项目研究［J］．档案管理，2014（6）：38－40．

作者:方琼 单位:三峡大学