时间：2023-02-16 15:24:42
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1水利工程科技档案管理现状
多年来水利工程科技档案作为巨大的科技财富并未发挥应有的经济作用和社会作用。目前水利系统的档案管理信息化建设仍然是有待填补的空白档案的管理查阅等工作仍然沿袭传统的纸质档案管理模式即使有些部门把档案目录输入电脑但管理的对象仍然是纸质档案没有实现真正意义上的信息化管理。建设水利工程档案信息管理系统对水利工程档案进行更加科学的管理利用是顺应水利信息化的发展需求是适应时代和社会发展的必然选择。本文介绍江苏省某大型水利工程管理处依托其已建网络结合现有档案管理方式建立基于网络的水利工程科技档案管理信息系统。
2系统的功能与目标
（1）系统需求。水利工程科技档案信息系统是基于办公自动化原理在网络通信及数据库管理系统基本软硬件的支持下以建设水利工程科技档案数据库为基础以水利工程科技档案查询业务为核心实现水利工程科技档案管理的自动化、智能化与网络化适用于各级水利工程管理部门。该系统能满足水利工程科技档案管理的需要明晰水利工程科技档案形成利用流程优化管理模式提高工作效率共享信息资源使水利工程科技档案信息化。它主要是应用数据库技术和网络通信技术结合现行的业务管理工作流程以及业务需求设计档案信息系统软件和建立水利工程科技档案数据库改变传统手工作业的方式在局域网或广域网上提供水利工程科技档案查询、转入、编辑修改、销毁等业务管理功能的计算机化流程打破时间空间的限制最终实施远程管理查询和无纸化办公。
（2）系统目标。以水利档案分类办法为依据结合管理处档案管理实际和已有电子档案文件对水利工程科技档案数据进行统一集中管理并实时共享实现系统管理员或用户根据各自的权限通过网络平台在客户端实现水利工程科技档案的录入、编辑、修改、查询、借阅、统计、销毁、打印输出等操作在线处理（图1）为单位领导决策和分析提供档案信息技术支持。
3系统技术路线
（1）基于系统的需求分析软件开发采用原型法形成系统的初步模型。根据各级水利工程科技档案信息管理业务和职能直接面向各级用户需求管理信息系统的目标和功能将系统从功能上划分为若干子系统。
（2）根据各个子系统内部功能的相对独立性划分若干功能模块。按各功能模块的数据流程图采用结构化、模块化的设计方法集成每个模块实现一系列关联功能。将各个子系统对应的功能模块进行集成构筑子系统各子系统通过接口联接。
（3）开发平台。选用WindowsNTServer4．0或Windows2000server以上中文版操作系统；开发语言：JSPASP。（4）数据库管理系统。选用SQLServer中型数据库管理系统。
4系统各模块功能设计与实现
系统主要包括：用户管理模块、单位管理模块、档案管理模块、管理员模块等。
（1）用户管理模块。初次使用的用户可申请自己的帐户经过系统管理员批准并分配权限后即可登录使用本系统。不同权限用户（表1）使用自己的用户名/密码登录；若忘记密码则利用忘记密码提示功能。
（2）单位管理模块。如图2所示档案管理员可以选择添加新的管理所、添加新的工程系统自动建立与之对应的档案目录表和存放该单位档案的文件夹；可以合并两个工程单位；还可以对所选的单位进行更名操作。
（3）档案管理模块。将每个单位的工程档案分为建设和管理两类（图3）建设档案主要是工程建设时期的可行性研究、规划、设计、施工、验收等资料；管理档案主要是工程正式运行后各种设施、设备运行管理资料。
（4）管理员模块。档案管理员利用此模块功能（如图4）可对档案利用情况（查阅、修改、销毁各项操作的时间及操作人）进行管理统计便于系统管理。
5系统运行步骤
系统运行档案管理查询的主要步骤：①案卷目录输入；②卷内目录输入；③档案查询；④调阅查询到的档案卷内目录中的文件。
6结语
本系统依据水利工程科技档案分类办法实现文件级管理和访问以大型水利工程管理处为试点建立的水利工程科技档案信息系统。该系统替代了传统的纸质档案管理及查阅模式方便了档案的管理者和利用者具有很强的实用性和代表性。同时该系统设计时已考虑到通用性问题各管理处可根据自己子单位组成设定单位界面绝大多数功能可以设置、修改、添加只要将系统名称、管理权限等少量内容变更即可适用于其他管理单位。该系统的建成实现了大型水利工程科技档案信息化管理可提供远程客户端的浏览、查阅和管理具有较广阔的推广应用前景。
作者:吴杰 王冬梅 单位:南京市长江河道管理处江 江苏省水利科学研究所
水利工程科技档案管理篇2
水利工程主要负责防洪、灌溉、除涝、供水等工作，由于水利工程所涉及的方面较多，且具有施工周期长、阶段性长等特点，所以会形成较多的资料和信息，这也为档案管理工作带来了一定的难度。为了提升档案管理效率，在档案管理工作中运用科学技术十分必要。科学技术的运用，不仅能够从根本上提升档案管理工作的效率，同时也能够使水利工程档案管理工作更加符合社会发展的要求，从而推动水利工程事业的不断发展。
一、水利工程科技档案管理之作用
水利工程中的档案管理工作是保证水利工程顺利实施的重要保证，将科学技术融入其中，也就是将档案管理的相关工作以科技的形式加以调整完善，从而达到提升档案管理效率的目的。水利工程在实施的过程中，通常会涉及以下内容，包括施工之前的规划、具体的设计、招投标、施工环节以及施工结束之后的竣工验收等，因为其内容较为繁琐，且施工周期也比较长，所以在施工的过程中建立资料档案十分必要[1]。档案的管理人员在整理档案时，一般是以文件的时间、内容等为前提将档案进行分类与储存，但是手工操作需要的时间较长，且工作量较大，无法有效保证工作效率。而科技档案便可以很好地解决这一问题，通过科技档案的形式，可以将档案文件的建立和工程建设同步进行，并且贯穿于施工的各个阶段。科技档案管理不仅能够对资料备查和后期审核带来一定的优势，同时可以提升水利工程项目的质量，进一步提升档案管理效率，也为之后水利工程项目的实施奠定了扎实的基础。另外，档案的高效管理也推动了施工企业的发展。各个工程项目所形成的档案资料都是企业文化的体现，也是相关施工人员经验与教训的累积，在提升施工质量与效率上发挥了关键性的作用。
二、水利工程科技档案管理之措施
（一）奠定良好的基础，提升科技档案管理水平
在档案管理的相关工作中，档案的收集、整编、归档与储存是几项重要的内容，同时也是档案管理的基础工作，只有保证了这几项工作的质量，才能实现档案的科学化管理。
1.相关人员在进行档案的收集与整编时，可以实现流程化管理。管理人员在下发任务之前，档案管理部门要将档案进行统一编号，将已经完成科技编号的档案下达至设计部门，使档案管理和水利工程的设计同时运行[2]。待到资料归档时，信息会利用网络归口将其发送至档案管理部门，再由管理部门统一对已经归档的数据进行整编，将档案以电子文件的形式输入到计算机中，且纸质档案同时按照编号上架，以便随时查阅和使用。在这种流程化的管理下，可以对水利工程各个环节的科技档案进行有效的管理与控制，并确保档案的完整性与真实性，从根本上实现水利工程科技档案各个流程的统一与连接，为企业提供高质量的服务。
2.制定严格的管理标准，保证档案管理质量。首先，所制定的档案管理标准，要在内容深度上与国家要求相符，保证所填写的档案资料的真实性、准确性及严谨性；其次，档案资料要使用具有较强耐久性的载体材料，保证档案文件中文字、图样、图表清晰，有完整的签字盖章手续；再其次，纸质档案文件要按照相关规定进行整理与折叠；最后，已经完成的竣工图纸，务必要加盖竣工图章，所加盖的图章包含设计单位与施工单位等，随后进行归档。
3.强化档案管理设备，改善档案储存环境质量。档案储存的库房中，必须要具备灭火器、空调、吸尘器、加湿机、除湿机和臭氧灭菌设备等装备，管理人员要定期进行通风、去湿、灭菌和吸尘，使库房的存放期延长，以免所储存的档案出现老化、变脆、泛黄以及发霉等现象[3]。除此之外，也要配置一些现代化的管理设备，提升档案管理的科学化，例如档案密集柜等设备，对不同类别的科技档案进行储存，以免出现档案丢失、损坏等现象。针对电子档案的储存，通常要设置在距离强磁场、强热源较远的场所，尽量避免阳光照射、挤压与摔打等现象。
（二）结合时代要求，实现档案的信息化管理
对水利工程中的档案进行科技化管理，也就是将信息、通信技术运用在档案的收集、整理、储存与利用等工作中，从而提升档案资源的经济价值与社会价值。而对于水利工程而言，科技档案管理工程需要注意以下几点内容：
1.需要建立档案管理的信息化平台，将本单位的网络系统和地区、国内等网络进行连接，实现信息资源共享。
2.全面落实科技档案数据库的建设，运用录音、照片或其他档案信息化工作，充分利用档案资料，体现档案检索与查询的便捷性与实用性，从根本上彰显档案管理的信息化以及存储的海量化特点。3.严格遵循电子档案管理的有关规范，对电子档案进行整编、归档与储存，与此同时实现纸质档案和电子档案管理的统一性。
（三）优化档案管理制度，强化科技档案管理的规范性
水利工程的科技档案和普通的档案资料不同，水利工程档案在工程的运行等方面均发挥了重要的意义，所以在进行档案管理时，需要加强法律法规意识，建立完善的管理制度，并构成完善的水利工程科技档案管理机制，保证档案的管理工作有章可依。
1.水利科技单位进行的档案管理工作，需要在科学技术档案管理有关法规的基础上，拟定完善的规章制度，例如档案科技管理机制、档案借阅制度、档案保密制度以及档案的鉴定与销毁制度等，并通过有关制度严格要求水利工程档案资料的工作，例如档案的搜集、归档、管理、开发以及保密等，对其进行严格的规定，从而保证水利工程科技档案资料的准确性、真实性、安全性以及完整性[4]。
2.建立档案统计账本，保证记录的账目和实际相符，档案的管理人员要对档案借阅、利用等行为进行登记，并建立统一的登记表，保证档案文件的查阅等行为都能够有记录。
3.对档案业务的管理行为进行严格的规范，并制定相应的管理制度，对科技档案的分类、整编要求以及保管时限进行规定，提升档案管理工作的有序性。随着信息科技的发展，水利工程科技档案管理工作也被提上日程，为了保证科技档案管理工作的质量，管理人员必须要从各个方面入手，了解科技档案管理的重要性，实现水利工程档案的科技化管理。
作者:黄瑜 单位:广东省源天工程有限公司
水利工程科技档案管理篇3
1工程概况
辽宁省大伙房水库输水(二期)工程(以下简称二期工程)是从大伙房水库向下游抚顺、沈阳、辽阳、鞍山、营口、盘锦、大连7城市供水的一项大型全封闭、长距离水利工程，工程轴线长度261km，其中输水隧洞长29km，输水管线232km，沿线主要建筑物有1座取水塔、6座配水站、1座加压站、8座稳压塔，沿途穿越铁路7处、高速公路7处、国省干道20处、河流22处。设计年供水11.66亿m3，于2005年开始实施，2010年开始向沈阳、营口供水。二期工程主要参建单位有29家，其中监理单位4家，输水隧洞施工单位4家，输水管线安装单位9家，PCCP管采购承包单位4家，玻璃钢管采购承包单位2家，钢管采购承包单位3家，顶管工程施工单位3家，配水站、加压站工程施工单位2家。另外包括穿越铁路工程、启闭机及阀门机电设备采购等59家。参建单位数量多、行业杂，是工程档案收集整理的难点。
2二期工程的科技档案管理模式
2.1科技档案收集范围及整理执行的标准
二期工程档案收集范围包括工程立项、可行性研究、初步设计、施工图设计、施工、监理、竣工验收、运行等过程所形成的资料，同时，也包括工程涉及的水文、地质、地震、力学、建筑、气象、水土保持、环境影响等，以及与其相关的设计、勘测、施工、监理、检测检验、鉴定、验收等，还有农业、工业、交通、通信、电力、市政、生态环境等各个方面。由于档案数量大、涉及面广，受行业、专业限制，档案整理标准不一，严重影响工程科技档案实体整理规范化和标准化管理。为保证各行各业的施工和生产项目符合行业标准，不缺项、不漏检，在不打乱档案整理的标准与原则的基础上，其执行行业的资料整理标准。这既能有效保证档案的原貌，又在整体上体现档案的规范和统一。在最终形成工程档案时，对所有档案按水利工程有关规定进行了统一。二期工程所有的参建单位的科技档案收集与整理执行的标准都参照:《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)、《电子档案归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)、《大伙房水库输水工程科技档案管理办法》、《大伙房输水工程科技档案分类办法》、《大伙房水库输水工程档案立卷及整编操作规程》等。
2.2大型水利工程建设档案管理调整
二期工程从2004年开始前期准备工作，到2010年11月14日正式通水，工程历经6年多，工程资料的起止时间历时较长，经过的公历年多。《水利水电工程施工质量检验与评定规程》(SL176—2007)水利行业标准出台后，二期工程从2008年1月1日以后新开工的单位工程实行新的施工质量检验与评定规程标准。二期工程科技档案资料管理也随着水利行业的发展及国家新标准与规范的颁布(《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008))及时进行了跟进。
2.3工程管理与工程科技档案管理融为一体
根据工程的长距离、线型特点，结合工程管理的现场化、一体化，二期工程科技档案管理机构设在业主单位工程部，工程部按照工作职能、工程类别、标段及施工范围设立4个现场指挥部和1个信息室。现场指挥部主要职能是对其所辖区域的工程现场施工进行工程管理，包括现场施工安全、施工质量、施工进度的控制，施工技术方案的初审，工程计量的审核，现场问题的协调等;信息室的主要职能是对二期工程所形成的工程技术文件、档案进行收集、发放、整理和存档。由工程部统一负责工程管理和科技档案工作，有利于前后方及时沟通情况，掌握档案资料的来龙去脉，避免工作脱节造成档案资料遗漏，使科技档案管理与工程建设同步进行。另外，技术文件在现场形成后通过信息室流转审阅，信息室在技术文件传递中就能及时、准确、完整地对原始资料进行收集，为科技档案日后的组卷、验收奠定了坚实的基础。
3长距离供水工程科技档案管理的一些做法
3.1吸纳有经验工程技术人员组织科技档案管理工作
二期工程科技档案管理工作由有工程技术经验的副总工程师组织，这些人员有从事大中型水利工程(如:南水北调工程、辽宁省大伙房水库输水一期工程、黄河万家寨水利枢纽工程等)建设的经历，对技术文件的编制、归档资料的整理形式与范围、科技档案验收程序等具有一定的经验，这些经历与经验对工程与档案更好地融合是至关重要的。
3.2创建异地会签办公系统
二期工程由于工程点多、线长，监理、施工单位都分布在沿线的各个城市，能否及时对工程施工过程中形成的文件资料进行处理与传递就显得尤为重要。为此，业主及时推出了异地会签办公系统。系统开发采用B/S(即浏览器/服务器模式)结构，客户端只要安装了浏览器即可使用该程序，不同用户分别设置了不同的使用权限，系统内有文件上传、文件处理、文件发布、文件查询、消息管理等功能，技术文件可在网上进行上传、签发等操作。该系统不但保证了信息系统畅通，使异地之间工程管理更加方便快捷，也为档案的收集整理创造了条件。
3.3加强参建单位档案管理人员培训
二期工程的参建单位多达80多家，即使每家只配备1个档案整理人员，最少也是80多人，这些人来自四面八方、各行各业，在进行资料整理时，对归档文件整理执行的标准就会有不同的理解方式和方法。要想实现实体档案的规范化、标准化，组织档案培训是非常必要的。首先在理论上统一所有档案管理人员，同时及时进行现场检查与指导，发现问题及时进行修正，以确保执行标准的统一性。
3.4建立统一管理、分级负责制度
二期工程的档案管理由业主负责，工程部统一管理，各监理单位、承包单位都指定专人负责归档文件材料的积累、收集、整理与归档。统一管理需执行一个标准，使参建单位有据可依，避免资料混乱，确保了二期工程科技档案的标准化和规范化;层层分级负责，明确了责任和义务，使各项工作得到落实。
3.5科技档案工作与工程建设同步管理
二期工程科技档案工作与施工进度、工程验收同步，在整个工程建设过程中进行工程资料的收集、整理工作，避免应归档的文件资料不全，施工图编制不规范等问题。档案与工程同步最重要的是，发现问题时能够及时进行补全与修改。
3.6电子文件的收集与整理
异地会签系统很好地实现了文件的传阅与审核，但是无法完成所有文件的检索与应用，为保证科技档案的充分利用，对二期工程形成的所有纸质文件的电子文件进行了重新收集与录入，确保了电子文件的完整性。
4结语
实践证明，大型供水工程在建设过程中必须始终坚持科技档案工作与工程建设进程同步管理，建立统一管理与分级负责制度，创建符合自身特点的管理模式，才能建立一整套真实、完整、规范的档案资料，避免走弯路和重复性劳动，为最终工程验收和运行管理提供资料和依据。
作者:贺杰 单位:辽宁省大伙房水库输水工程建设局
