档案资料标准化管理方法

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一、道路桥梁工程档案的特点分析

（一）阶段性

在道路桥梁工程建设过程中，由于工程跨越的时间较长，所以不同阶段的档案资料也有较大差别，档案管理人员需要采取阶段性的资料整理方式，构建完善的档案管理体系。例如，在工程的前期准备阶段，档案管理人员需要重点整理立项申请报告、可行性研究报告、环境影响报告等文件。在道路桥梁工程的施工阶段，档案管理人员需要整理施工管理记录、工程材料合格证及试验报告等资料。由此可见，道路桥梁工程在不同阶段需要收集整理的资料内容不同，专业性不同，资料的数量、密集度也有所差异，为此，档案管理人员需要结合不同的工程阶段，严格按要求收集整理档案，做到分层次、分步骤，有序开展档案资料收集整理，构建完整的档案资料管理体系。

（二）专业性

道路桥梁工程的档案资料具有一定的特殊性，整个道路桥梁工程的建设包含了多个专业，例如测量、设计、施工、检验等，档案资料和工程计划紧密相关，只有全面提高档案资料整理的专业性和系统性，才能充分发挥档案资料的实际作用，提高道路桥梁工程质量。例如，在施工阶段，档案管理人员需要整理施工记录，其中包含了混凝土施工部分，具体的文件有水下混凝土灌注记录、混凝土浇筑记录、混凝土测温记录等，各部分的资料具有较强的专业性，因此，在档案整理时，档案管理人员需要加强与各专业施工人员的对接，让专业人士对档案资料进行核对，提高资料的准确性。

（三）复杂性

道路桥梁工程的档案资料具有较强的复杂性，通常情况下，道路桥梁工程的建设周期较长，产生的资料和数据非常多，档案的整编量较大，这是档案管理工作的难点所在。在实践中，不同道路桥梁工程的结构性质、建设难度、建设规模、技术条件不同，所以建设周期也存在较大差异，这些都会给档案的统一整理带来困难。另外，道路桥梁建设当中涉及大量的材料，不同环节的资料较多，档案资料的收集整理工作比较集中，再加上参与建设的人员比较复杂，所以档案管理工作的复杂性较高。

二、当前道路桥梁建设中档案资料标准化管理存在的问题

（一）档案资料管理理念落后

当前，很多道路桥梁建设单位存在档案资料管理理念落后的问题，管理意识不强，档案利用率较低。在管理理念上，很多单位的档案管理人员存在重“藏”轻“用”的现象，管理思想比较落后，对档案的利用价值知之甚少，无法实现对档案资源的深度开发。另外，很多档案管理人员在工作中片面追求速度，忽视了对档案资料的检查、核对，没有及时处理档案中的失误，这会给后期的档案资料应用带来不便。

（二）档案管理制度不规范

在道路桥梁工程档案管理中，很多单位尚未制定严格的档案管理制度，档案管理制度不规范，相关岗位的工作人员在档案资料管理中容易出现疏漏，给后续的工程建设带来重大损失。在档案资料的管理中，一些公路桥梁工程的档案缺乏完整性，档案资料的收集不成套，无法真实反映工程的真实情况，这会直接影响档案的价值。另外，道路桥梁工程的档案资料管理存在文件失真问题，施工单位为了应付检查而整理档案资料，缺项漏项问题比较严重，一些归档材料只是复印件，材料记录情况和实际的施工情况差距较大。

（三）缺乏档案资料管理人才

档案管理是一门系统化的学科，对工作人员的技能要求较高。当前，很多建设单位缺乏档案资料管理人才，这是造成档案资料管理问题的主要原因。建设单位很少安排专业的档案管理人员开展相关工作，很多档案工作人员属于兼职，人员流动性较强，档案工作者缺乏系统的档案管理知识和经验，在工作中不够严谨、认真。在档案资料的管理实践中，没有形成标准化的档案管理模式，存在文件表格不规范、数据遗漏等问题，档案管理效果有待提升。

（四）档案管理信息化水平低

在道路桥梁工程档案资料管理中，大部分企业在资金投入和硬件投入上存在不足，没有引入先进的信息技术，档案保管条件简陋，管理方式比较传统，缺乏信息化的档案资料管理平台。道路桥梁工程施工周期较长，涉及的档案资料较多，传统的档案管理模式难以适应现代化工程建设的需求，无法充分发挥档案资料的作用。

三、道路桥梁工程建设档案资料标准化管理的措施

（一）更新管理理念，树立标准化管理思想

在新时代下，道路桥梁工程档案资料管理需要做到与时俱进，档案管理人员需要不断更新档案管理观念，树立标准化的档案管理思想。为此，档案管理人员需要充分发掘档案资料在道路桥梁工程建设中的应用价值，推动档案管理工作实现改革和创新。在实践中，档案资料管理人员需要用先进的理念指导实践，让所有的档案资料物尽其用，将档案资料管理和工程管理紧密结合起来，确保道路桥梁工程的管理工作与档案资料紧密结合，在成本控制、施工现场安全管理、施工进度调节、工程质量管理等方面应用档案资料，充分发挥档案资料的作用。例如，在成本管理中，管理人员需要利用档案资料完成成本核算和成本控制，及时从资料当中发现问题，避免资源浪费，最大限度减少资金投入。另外，在质量管理中，质量管理人员可以通过档案资料了解施工工序，科学分析施工记录，从多个方面加强质量管理，提高道路桥梁工程的建设质量和使用寿命。

（二）完善管理制度，制定规范化管理要求

道路桥梁工程的档案涉及工程建设的多个阶段，其中包含了不同施工专业的内容，档案资料的收集、整理难度较大。为此，建设单位需要完善档案资料的管理制度，结合工程项目的特征制定规范化的档案管理要求，开展标准化的管理。首先，道路桥梁工程的相关管理人员在档案资料的管理中需要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《公路工程档案管理办法》，全面加强项目管理，确保建设项目档案完整、准确、系统、安全，提高档案资料的可利用性。其次，公路桥梁工程的建设单位需要完善档案资料管理制度，对不同类型档案资料的整理标准进行明确，为工作人员提供指导。在公路桥梁建设工程中，档案资料能够覆盖工程筹划到工程竣工验收的各个环节，其形式包含了文字资料、图纸、计算资料、声像资料等，档案管理人员必须严格按照标准开展档案资料管理工作，准确调整不同文件以及图片的格式，全面收集工程图纸，将所有的工程变更资料进行整理，确定资料整理的具体实施原则和实施标准。最后，建设单位还需要安排相应的档案资料审核人员，由审核人员对整理后的档案资料进行检查，确保档案资料符合我国现行的公路桥梁档案资料管理标准。例如，针对纸质版的工程文件，资料内容需要确保字迹清晰、图表整洁，所有文字资料要用A4纸进行打印，竣工图需要盖竣工图章，图章当中主要包括施工单位审核人、编制日期等。对于电子文件，审核人员需要审查电子文件的完整性，同时还要检查档案是否存在病毒，提高档案资料管理水平。

（三）完善人才队伍，提高人员的责任意识

在道路桥梁工程建设中，档案资料管理的重要性不言而喻，所有的资料收集、整理、归档工作都要由工作人员来完成，只有完善人才队伍，提高工作人员的责任意识，才能提高档案资料的管理水平。首先，建设单位需要组建一支高素质的档案资料管理队伍，严把“入口关”，提高选人用人标准，选拔具有专业知识背景以及档案整理经验的人员。其次，建设单位还需要全面加强对在职档案管理人员的培训，通过开展培训会、组织跟班学习、制定“一对一”骨干帮带机制等方法，提高档案管理人员对道路桥梁工程施工专业的了解，要求档案管理人员严格按照统一标准开展工作，确保档案资料的质量。最后，道路桥梁工程的建设单位还需要针对档案管理工作制定薪资绩效考核制度，合理安排薪资绩效考核标准，全面提高档案管理人员的责任意识，引导相关档案管理人员积极解决工作中的突出问题。

（四）引入信息技术，搭建信息化管理平台

在道路桥梁工程的档案资料管理中，为进一步提高档案资料的标准化管理水平，建设单位需要引入现代信息技术，搭建信息化档案管理平台，对传统的档案管理模式进行改革，构建档案资料收集、管理、应用一体化模式。在档案资料信息化管理过程中，相关管理人员需要围绕档案信息化管理的“两个支柱”开展工作，一方面要推动档案“数字化”管理，将传统的工程档案信息和档案目录信息转化为数字信息，采用数字化的方式对档案资料进行管理；另一方面要推动档案“网络化”管理，将道路桥梁工程的档案上传到网络平台中，推动档案资源的开放共享，确保不同施工专业的工作人员能够及时了解道路桥梁工程的相关信息，发挥档案资源的作用。近些年来，我国道路桥梁工程的建设水平和建设规模不断提升，在建设过程中产生的工程资料也越来越多，在这种情况下，档案管理人员必须充分应用现代信息技术，提高档案资料的收集、整合效率，做好档案的数字化管理工作，优化信息管理平台，提高信息的共享水平。档案资料信息化管理的目的是全面发挥档案资料的作用，体现其应有价值。为此，档案管理人员需要更新档案管理模式，注重档案管理工作的实效性，追求信息化方案的社会效益、经济效益，为道路桥梁工程的建设、管理、使用奠定坚实的信息基础。针对道路桥梁工程而言，档案资料管理是推进工程有序建设、保证工程施工质量、提高工程后期维护效果的重要手段。作为道路桥梁工程的档案管理人员，需要不断更新管理理念，对档案实施分类管理、分层管理，让道路桥梁工程的档案资料充分发挥作用。作为建设单位，管理层需要提高思想认知，制定完善的档案管理制度，明确档案资料的整理标准，积极搭建信息化档案管理平台，推动档案信息共享。

参考文献：

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[4]严欣瑜.桥梁建设过程中档案资料标准化管理初探[J].四川水泥，2017（5）：36.

作者：李中秋 单位:长春市农安县公路事业发展中心