水利工程档案管理数字化建设路径

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当前的工程档案大多以纸质化或非结构化的文件、影像资料为主，它们在归档、检索及后期使用中均存在一定的困难。随着网络信息、大数据、BIM、数字孪生等先进技术的应用，大中型水利工程建设项目在建设初期往往就构建了数字化管理平台。这一平台一般通过赋能设计，在结构上给建设、设计、监理、施工等参建单位预留了数字接口，提高了档案资料生成、上传的实时性、准确性。为此，施工、监理等单位应按照工程管理信息化、档案管理数字化及建设单位档案管理的要求，构建与不同参建单位相融通的档案数字化平台，以提高档案资料的管理质量、管理效能。

1水利工程档案管理存在的问题

1.1档案管理搜集与归档存在不足

目前大型水利工程建设单位均建有比较完善的档案管理组织机构、档案管理制度和专门的监理档案库房，工程的主要参建单位也配备专职档案资料人员。根据近年来水利主管部门组织的各种检查发现，档案管理中仍存在职能相对较弱，权威性不够，档案资料的搜集、整理、归档流程运行不流畅等问题；归档资料的标准和质量有待于进一步提高和统一。

1.2档案资源电子化率不高

传统工程项目形成的纸质档案资料很大一部分还处于“冷存”期，尚未全部数字化录入，数字档案呈现“碎片化”。目前大多水利工程项目档案管理处于“半数字化”“半信息化”阶段，采用的是“纸质”和“电子文档”双套存管制，在建设单位内部的业务部门及不同水利工程管理单位之间存在信息孤岛，无法实现档案信息的有效流转。同一工程各参建单位电子文档中的存储介质也存在不统一问题，尚未形成基于数字化的基础档案资料库。

1.3档案收集的实时性不强

水利工程受施工环境、施工进度及现场办公条件的影响，档案信息系统感知、传输、存储、运算体系不够完善，感知层设备配置不全或缺位，自动生成数据信息功能开发不到位，档案的实时性不强。

2水利工程档案数字化管理的意义

2.1提高档案实效性

水利工程档案数字化建设一般是以建设单位为主导，其他参建单位开发的电子档案系统嫁接在建设项目的系统控制平台上，并接受建设单位的赋能管理，其目的是通过数据生成、存储、跟踪、分析及溯源，提高参建单位档案管理效率。例如，监理档案数字化能通过向建设单位的实时报送，向施工单位的实时指令，提高监理技术服务及监督控制效能，提高档案资料的利用、鉴定、参考、使用及指导价值，形成“活”的数据信息流、信息库。参建单位的档案数字化管理可以实现工程项目数据归档的实时性，避免发生档案信息滞后、缺失和失真等问题。

2.2提高工程建设管理水平

水利工程计量支付、结算及财务审计具有操作繁琐、纵横向证据调动多、持续时间长等特点，施工、监理档案的数字化管理可以为工程计量支付审核、结算审计服务提供快捷准确的信息资源。通过工程信息化系统建设实现档案管理系统与业务管理系统的高度融合，能明显提高工程建设管理水平。

2.3减少库房面积

结合少纸化或无纸化办公发展趋势，档案存储载体逐步从“双套制”过渡到“单套制”，从而减少档案占用库房的面积，提高工程档案管理效率。信息化管理对所有资料进行数字化备份，使各种资料得以长期保存并持续发挥价值。

3水利工程档案数字化建设的路径

3.1引进与开发并举

建设单位应对不同类型的水利工程项目档案管理数字化需求进行调研，充分分析普适需求和个性需求，为软件的引进、开发及硬件的配置奠定基础。目前市场上工程档案管理数字化软件较多，建设单位应按照“统一、规范、适用”的原则，选择具有兼容扩充与升级功能的系统软件，根据不同类似水利工程特点，进行二次开发具有针对性的应用系统，以解决统用软件“水土不服”的问题。建设单位档案数字化系统的二次开发应在确保信息安全的前提下，打通“堵点”、补齐“断点”，实现与工程参建单位信息互通共享。施工、监理单位档案数字化系统二次开发应在建设单位的统一协调下，统一信息链接规约，保证能与所有合同管理单位的系统链接融合，以实现“网络化信息交流、智能化咨询业务、规范化档案管理”的目标。档案管理数字化系统软件的设计要符合行业标准和规范，适应建设实践需求，跟上信息社会、智慧水利快速发展的步伐。

3.2实现关联系统融合

参建单位应充分运用现代网络技术，加大档案管理数字化的资金和技术投入，完善数据库硬件和虚拟配置，使其具备强大的档案资料存储、备份和运算功能。水利工程参建单位应根据不同工程的内容，依托水利工程建设单位对档案管理的统一要求，充分利用建设单位的数字化管理平台和设备，按照“把我们的注意力从纸质记录转向电子记录，从人工录入转向自动生成、从人工分类赋能转向自动分类赋能，从货架存储转向数据仓库，从数据访问转向网络信息”这一技术理念，推进档案管理的现代化，实现关联档案管理横向、纵向业务融通。

3.3加强档案的信息安全管理

国家投资的大型骨干水利工程是战略性基础性工程、也是民生工程，档案数据信息关系到国家利益，涉及国家机密和国家安全，档案管理数字化体系建设要按照国家制定的信息安全整体框架要求进行推进。因此，档案管理数字化系统构建时要设置可靠的物理隔离措施，设置可靠的“防火墙”，防止黑客入侵，设置先进的杀毒系统，配置可靠的数据备份，具备数据恢复功能，对档案管理数字化平台应定期进行安全攻击演练，堵塞漏洞，增强安全性能。

4水利工程档案管理数字化创新

4.1创新工作机制及规范工作流程

水利工程档案资料在技术鉴定、计量支付、设计变更等方面有着不可替代的作用。目前，水利工程的档案管理工作正发生着从纸质档案向数字档案的转变、从单线条职能管理向全域全员全方位管理的转变、从库房管理向数据库管理的转变。新时代背景下的档案管理人员正在发生着从库管职能向数据信息管理的角色转变，从人工管理向数字化业务系统自主管理的转变。推进水利工程档案管理数字化和智慧化是一场社会变革，也是一场融合档案管理与水利建设的行业变革。这种变革必将引领水利工程档案管理观念的质变，引领工作机制、方法和管理手段的创新。这就要求工程参建单位从实际出发，补足短板，在水利工程档案管理工作的现代化、信息化实践中不断探索新途径、新方法。根据档案管理数字化的新要求，从制度层面创新管理办法，建立适合数字化档案管理的内部管理制度，实现档案专职部门与业务处室的深度融合，形成档案专职部门牵头，业务部门全员参与的工作机制，明确岗位职责，形成用制度管理档案的良好机制。在技术和应用层面，要根据相关的档案收集、整理、保管、编目与检索、统计、编研管理标准与规范，通过数字化平台进行整合，形成标准的数字化平台操作流程。

4.2加强人员培训及引进

数字档案因其电子化、信息化、线上管理的特点和属性，对档案管理人员有较高的理论与技能要求，需要通过建立健全人才引进和培养机制，建设一支责任心强、知识结构合理、文化程度和年龄层次相适应的人才队伍，以适应数字档案的建设和管理要求。水利工程数字档案领域，具有一般的科学和服务等社会属性，又具有特殊的行业与专业属性，这就要求档案管理人员要具备较高的综合素质，具备更加专业的知识。档案管理人员不仅要掌握水利工程施工常识、档案理论知识及专业技能，还要掌握数，档案管理数字化基本技能。

4.3鼓励开发，提升效能

工程档案管理应突出“工程管理”、“信息共享”和“信息安全”三大重点任务，为水利工程建设及运营管理提供全面、及时、安全、有效的服务。在积极探索水利工程数字档案建设和应用的同时，要以服务需求为导向，充分考虑数字档案的应用和服务场景，以提升档案管理工作效能和用户满意度，努力建设以共享利用为导向的数字档案系统，利用数字技术赋能，实现档案查阅的线上化、移动化，充分提升数字档案的服务效能。

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作者：夏晨光 冯亚如 任泽俭 单位：山东润鲁工程咨询集团有限公司 山东润企工程项目管理有限公司 水发卓恒工程管理有限公司