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电子文件指的是以计算机盘片、光盘和磁盘等为载体存放资料的材料。电子文件主要有以下几类：电子文书、电子报表、电子信件以及电子图纸等等。与传统的纸质文件相比，电子文件有以下特点：
1电子文件不像纸质文件，处理和传递都极为不便，电子文件可直接由计算机等现代办公设备快速地进行处理和传递；
2电子文件的利用是可共享的，也不受时间和距离的影响；
3电子文件不再是直观的纸质文件，要阅读电子文件必须要借助于现代办公设备；
4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
3由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
三、电子文件对档案学理论的影响
1对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
3对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
四、档案界所应采取的对策
1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
1.1后端保护思想产生的根源
20世纪80-90年代是我国电子文件应用的初期，主要应用于办公自动化和计算机辅助档案管理业务中，电子文件发挥的作用主要是纸质文件的副本，所以电子文件安全还不是文档工作的重点，即使开始关注电子文件安全，也是在文档分离体制的框架内进行，因而对电子文件安全管理照搬传统档案保护的安全管理思想也是顺理成章的。
1.2后端保护思想在实践中的表现
后端保护思想的核心是以文件实体材料的安全为主要保护对象，在此思想的指导下，我国实行了一种权宜之计的“双套制”管理模式，即采取一式两样的方式，纸质版文件一套，电子版文件脱机备份一套。试图通过这种“双保险”的方式既保障文件内容的安全，又保留电子文件的特性。与此配套国家相继出台了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T13967-1992）、中华人民共和国档案行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15－1995）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（下文简称《规范》）等标准，从这些标准内容可以清晰的反映出电子文件的安全管理是被放在传统保护框架内进行的。如《规范》中的“7.1归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”“8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行，8.2归档电子文件以件为单位整理”等，这些规定集中体现了对电子文件的管理是按照《规范》中所指的DA/T22，即《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）来实施。虽然在《规范》中的第3条对电子文件的术语和定义做了规定和说明，关注到电子文件与纸质文件的不同特性，但管理方法上并没有实质性的调整。
1.3后端保护思想产生的影响
传统档案管理思想的束缚和固有管理模式的惯性使电子文件管理初期形态存在诸多问题，给电子文件全面的安全管理埋下很多隐患，主要表现在：在管理理念上，夸大了电子文件的不安全性对电子档案代替纸质档案持怀疑甚至是否定态度，阻碍了对电子文件安全性问题的积极探索；在管理实践上，“‘双套制’的存在为电子文件（档案）取得信任设了一道难过的坎。”也给档案管理带来不少新的问题和挑战。诸如电子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、电子文件方便利用优势的丧失等等。2008年的一个调查显示“在机构大量生成和使用电子文件的前提下，有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能”，这种情况至今没有太大改观。由于实体安全为主信息安全为辅的后端保护思想，不是从电子文件本身特性出发量身定制，因而它也不可能从根本上解决电子文件安全管理问题。所以，突破传统观念藩篱，建立符合电子文件安全管理的指导思想成为继续探索的方向。
2前端控制与全程保护的风险管理思想阶段
任何新事物本质的发现，都需要一个从感性到理性，从现象到本质的认识过程。电子文件这一新形态文件的出现，同样需要逐步了解和认识的过程。20世纪90年代末到21世纪最初的几年，档案学界和业界对电子文件安全所进行的理论研究和实践摸索，基本上廓清了电子文件与纸质等传统文件（档案）的不同，为找到真正适合电子文件安全管理的指导思想和恰当的实践方式提供了指引。由此我国的电子文件安全管理进入了实体安全与信息安全并重的风险管理思想阶段。
2.1信息安全是表征电子文件安全性的核心指标
透过对电子文件产生和管理环境特点的研究，可知电子文件与传统纸质文件相区别的基本特征有两个：一是计算机系统是电子文件生成和管理的必要环境；二是电子文件信息以二进制数字代码记录和存储。这两个基本特征应该成为探寻电子文件安全管理指导思想的出发点和电子文件安全管理的重点。计算机系统是信息技术的核心产品，它具有升级换代快，个性化强（不同的用户可按需定制软硬件系统，造成格式多样，信息不兼容等问题），安全漏洞高科技化（操作系统、信息流转通道中存在后门、黑客、病毒等恶意破坏和窃取信息的操纵者等多种风险）等特点，这些特点决定了生存在其中的电子文件形态多样且更新淘汰快，可操作性强，信息安全问题更加隐秘复杂，难以控制。照搬传统档案单一策略的后端的实体保护难以应对电子文件在生成和管理环境中面临的安全问题，只有将安全管理扩展到文件生命周期的全过程中，通过全程保护才能满足电子文件安全的需要。笔者认为上文提到的《规范》中已经界定了有关电子文件特性的内容，可为探求电子文件安全本质问题提供指导。《规范》中术语部分有三个重要概念的界定，即“真实性（authenticity）指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致；完整性（integrity）指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损；有效性（util-ity）指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。”这三个术语揭示了电子文件生成环境和管理环境基本特性的内涵，为确定电子文件安全管理目标提供了方向。真实性、完整性和有效性三个指标的管理目标的实现，必须将电子文件生成系统的安全、文件信息内容及流转过程中的安全、存储载体的安全等纳入到一个完整管理系统中进行全程动态监控和管理。所以，用真实性、完整性和有效性指标表征的信息安全是电子文件安全的核心指标。
2.2前端控制全程保护对电子文件安全管理的必要性
“电子文件的产生使得人们更有必要以比过去大得多的热情关注文件运动的整体性，更积极的把文件‘从生到死’从头到尾的整个运动过程全面而系统地管理起来。”国际档案理事会也指出：“电子文件管理工作范围的第一项原则是‘档案馆应参与产生和保管具有档案价值文件的电子系统的整个生命周期，以便文件真实可靠，且适合保存。’”由此出发，国际档案理事会1997年颁发的《电子文件管理指南》把电子文件生命周期描述为概念阶段、形成阶段和维护阶段。这种有别于传统文件生命周期的描述是充分考虑了电子文件的特性，因而是符合电子文件运动规律的。电子文件生命周期的概念（或曰设计）阶段是至关重要的，它的质量直接关系着电子文件生命周期全过程的有效监控和各种管理功能的实现。文档部门互相协作，科学指导是对概念阶段质量把控，满足生命周期全程保护需求的重要保障。具体做法是：在电子文件管理系统方案设计时文档部门要本着充分贯彻既瞻前又顾后的全局原则和可持续发展理念，指导管理系统具备为电子文件的生成、系统运行的过程控制和升级换代的日常维护等一切生命过程提供安全保障的功能。实际上，无论对纸质文件(档案)的保护还是电子文件（档案）安全管理，前端控制和全程保护都是必需的。根据文件生命周期理论可知，所有形态的文件与档案都是同一内容的不同价值形态，所以只有保障文件（档案）从制作形成到寿命终结的每一个阶段的持续保护，才能最大限度的保护文件（档案）的真实性、完整性和有效性。
2.3风险管理在电子文件安全管理中的引入
前端控制全程保护与风险管理的理念高度契合，二者都是从防患于未然的角度来实施安全管理。风险管理作为安全管理的核心组成部分，不仅是一种安全管理指导理念，同时也是一种安全实践方式。用风险管理的思路来研究和管理电子文件主要是通过防止不良后果的发生或减轻风险事故的危害而达到防患于未然的目的。在档案界有关电子文件风险管理研究的代表性成果主要是冯惠玲带领的课题组出版的《电子文件风险管理》（中国人民大学出版社，2008年）。该成果系统的阐释了电子文件风险管理的基本理论和管理对策。该成果指出：电子文件风险是指“电子文件质量缺损及其引发其他损失的不确定性，是可能产生的预期结果与实际结果的负面差异”，通过对电子文件风险的识别、成因的分析、风险的评估等系统的规划，有效监控风险，应对风险，使电子文件更加安全。在电子文件安全管理中最能体现风险管理的重要性有两个关键问题，一是关于电子文件管理系统功能的设计，二是对“元数据”功能的研究和管理。有关电子文件管理系统功能设计在本文2.2已做了阐述，主要是通过前端控制来贯彻风险管理的思想。至于对“元数据”功能的研究和管理问题，档案界经历了一个从忽视到重视的过程。元数据的重要性主要体现在：“元数据”是电子文件身份和内容的证明和封装，也可以表达为“元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件”。我国自电子文件产生以来，元数据的管理是比较最薄弱的环节。无论是“双套制”，还是专门的文档管理系统，一直存在“元数据”功能的残缺和管理缺位的问题，这也是长期以来电子文件的安全性和档案性不被信赖的重要原因。因而在电子文件安全管理过程中坚持贯彻风险管理思想的指导和实践的应用是非常必要的。我国应用风险管理指导思想比较明确和有成效的实践是电子文件备份制度的建立和推广。2009年国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议上提出：“为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。”同时要求这项工作要在2012年底前完成。备份的方式有两种模式可供选择：一种是主要针对政府和企事业单位的电子文件，通过建立专有网站或是开发应用软件对重要文件进行集中保存和统一备份；另一种是馆际互备，这是目前选择备份的主要方式。据统计，截止到2012年全国已有47对副省级市以上国家档案馆达成协议，互为档案异地备份馆。此外浙江省根据国家要求，结合本省情况，在2013年颁发了《浙江省档案登记备份工作规范》（浙档发〔2013〕23号），包含了传统和电子文件所有档案的备份工作要求，把风险管理贯穿到所有形态档案管理过程中。国家档案局在2012年颁发了《电子档案移交与接收办法》，开始推进电子档案的集中保管。电子档案移交的前提是电子文件必须完整安全的归档，所以随着该办法的实施，对电子文件安全性全面认识和科学管理将起到实质性的推动作用，前端控制全程保护的风险管理指导思想的贯彻也将更加有效。
3纳入国家信息安全战略的安全管理思想阶段
网络时代，乃至扑面而来的大数据时代，信息安全已不断上升为国家安全的重要组成部分。世界范围的信息安全风险日益复杂，日益严峻，从国家整体和高度进行顶层设计的信息安全战略成为当今信息安全管理指导思想的主流。国家战略的目的是从国家意志的高度出发，统筹协调各个领域的安全问题，制定国家宏观规划和重大政策，不断增强国家安全保障能力。电子文件是国家信息安全的核心资源，为了维护国家整体信息安全，寻求宏观层面的政策、标准等管理力量的支持，将电子文件安全管理纳入到国家信息安全战略进行顶层设计和指导变得日益重要。
3.1国家信息安全战略思想的提出及其内涵
随着电子文件实践的深入，各种安全管理问题陆续展现。世界范围内对电子文件管理共性的认识和管理策略不断趋于一致，特别是一些信息化整体水平较高的国家，经历了由分布式管理到集中式管理的探索过程，在21世纪最初几年“纷纷以战略动议、政策引导、标准规范等形式提出体现国家意志和利益的重大举措，”进入“以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展”的时期。我国在2006年以冯惠玲为代表的理论界率先提出“加强顶层设计，制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。”随后她带领团队进行了比较系统的研究，其成果集中体现在《电子文件管理国家战略》一书中。“电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排。是一个国家对电子文件管理工作的基本态度和总体思路，其表现是法规、政策、标准、规划、项目等体现国家意志、带有全局性的关于电子文件管理的国家行为。”由于我国实行的文档分离管理模式，以及各自为政的电子文件分散管理现状等，使得电子文件失真失控，信息孤岛等问题严重。解决这些问题的关键在于引入系统论思想，将顶层设计思想应用于电子文件安全管理中，“摒弃单一部门，单一技术方法的做法，从国家安全的高度认识电子文件安全的重要性，协同多部门多途径维护档案的安全，”构建起基于立体的档案保护环境的档案安全保障体系。
3.2国家信息安全战略的推进电子文件国家信息安全战略实现的途径主要从技术、国家政策、标准规范等几个方面进行推进。
3.2.1技术层面的国家战略。信息安全关系到国家重大安全的关键因素，特别是随着信息技术的进步，掌握先进技术开发与应用主动权的发达国家，成为垄断和控制发展中国家信息安全的最大威胁者。美国微软公司对全球电脑操作系统的掌控，以及不断爆出的信息窃密事件，诸如斯诺登事件等，不断敲响信息安全的警钟。信息安全领域中高科技的窃密手段无孔不入，上到国家，下至个人，无处不在的第三只眼睛的窥探，隐私难保，安全岌岌可危。主动进行风险监控、防范是必要的，但更有效的办法是推动国家信息技术自主知识产权产品的开发和应用。“从国家安全的高度考虑，国家已开始建设‘自主、安全、可控的IT系统’，把信息安全掌握在自己手中，才能确保国家网络安全和信息安全。”电子文件的管理对信息技术具有高度的依赖性,由于技术原因造成的安全问题也是最为突出的。我国在2009年4月9日成立了版式联盟,该联盟由中国电子工业标准化技术协会发起，联合我国版式技术应用领域产品与服务的制造者、使用者、政府和中介组织版式技术等部门，对广泛涉及档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷、信息等领域的信息进行统一规范，为信息的真实性、完整性、长期可读性提供良好的技术环境。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
1前言
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。
2基本情况
宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。
3系统的建设日标、部署模式
3．1建设目标
建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。
3．2部署模式
公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。
4系统具备主要功能
4．1档案管理
系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。
4．2档案检索
可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。
4．3个人待办
可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
4．4权限管理
主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。
4．5标准业务定制
结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。
4．6业务设置
此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。
5系统在公司的应用
作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。
6系统投入运行取得的效益
从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
7通过系统实施进行的理论研究与实践
7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理
通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
7．2对档案资源的定义与接口实现
在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。
7．3档案信息利用模式
能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
7．4档案信息的安全管理
面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
8几点建议
宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
8．2加强归档接口完善工作
加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
8.3加强相关管理制度建设
从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
8．4加强有关人员的培训力度
从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
8．5加强档案数据的安全管理
还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
不过，只有伴随着网络时代从现实社会中孵化而出，电子文件大量出现，网络个人隐私才应运而生。从客观方面来说，主要有以下两个原因：1.网络社会诞生———网络个人隐私存在的“虚拟”基础。当网络形成一个社会式的体系，多向交往出现，网络个人隐私才广泛地存在。2.网络公民身份鉴定———网络交往中角色区分的需要。在网络这种虚拟社会中，只有通过代表个人性质、能识别个人身份的相关电子文件数据为基础，比如个人网站的域名、电子邮箱的地址等。
相应而言，网络个人隐私是指公民个人在虚拟社会中形成的有关个人生活、行动和领域的各种电子数据。比如传统的个人姓名、出生年月日、身份证编号、病历、职业、财务情况等等数据的电子形式，以及在网络中新生成的电子邮件地址、网域名称、统一资源定位符、使用者名称、通行码、网际网络通讯协议地址等信息数据。
一、网络个人隐私的两个面相：独占期望与共享需求
在电子文件利用过程中，网络个人隐私信息的利用存在两个对立的面相，即独占期望与共享需求。独占期望是指在网络社会中，网民根据其意志，对其在虚拟社会中形成的有关个人生活、行动和领域的各种电子文件只为主体所占有和控制，不被主体之外一切客体收集、控制、利用、公开、修改或删除等侵犯的等待和希望。
通过下面近似期望函数的关系模式，我们可深入研究影响独占期望变化的相关因素：
独占期望值=隐私信息重要程度*“本我”强度*个人网络技术*网络安全系数。
第一，独占期望值因“本我”而异。在现实社会中，“本我”（即自然属性）与“自我”（即社会属性）处于长期的斗争中，在个体与社会群体的斗争中，个体在社会中为求得生存，本我的冲动隐而不发，但它是人类的自然属性，必然永久的存在于人类的价值取向之中。在个体中由于价值取向的不同，本我的强度也因此而变化。在网络社会中，主体其自然属性并没有发生变异，因此，独占期望值与“本我”强度同向变化。
第二，隐私信息重要程度影响期望。网络个人隐私产生于主体的不同的活动之中，比如在娱乐电子场所的注册名、密码信息就比在进行电子商务中的注册名和密码信息的秘密等级低；即使在同一电子空间里，如电子商务环境中，个人银行帐号比注册名重要，注册名又比手机号重要。
第三，个人网络技术影响独占期望。不同行业的人员的知识结构和知识水平大相径庭，对网络技术的掌握多少，直接影响着个体的独占意识和独占能力。举个很简单的例子，无业社会青年与专业技术人员相较而言，前者因掌握的技术不足，即使意识到网络隐私的归属问题，也因技术水平的制肘而减弱了“本我”的欲望。
第四，网络安全系数发展相应提高独占期望。在影响独占期望的几个因素中，网络安全系数的大小能最清晰地反映出独占期望变化情况。如近年来世界各地的许多部门都开始设置网络首席隐私官，以此来维护在网络公共场所利用电子文件时的安全，这一举措最明显的目的就是直接维护了网络隐私的独占期望。
电子文件时代，对文件信息的掌握和利用，是信息时代最基本的特征，网络个人隐私除了电子文件主体对其有独占期望之外，也存在着它的对立面，即隐私的共享需求。所谓网络个人隐私的共享需求，即除隐私产生的主体之外其他人或组织对个人隐私信息相关的电子文件进行分享和利用的现实需要。
共享需求包含两个层面：第一，它是一种愿望。马斯洛指出，动机是驱使人从事各种活动的内部原因，它又有外部动机和内部动机之分，愿望基于现实而由主观产生，是在客观基础之上的某种主观欲望，因此它综合了两种动机，形成了独特的行动驱动力；第二，共享需求不仅仅是一种愿望，它必须具备一定的实现能力，在网络环境中，这种能力包括搜索、存储、复制、加工、传输、控制和利用等技术。
与独占期望相对应，共享需求也可以用一个近似函数的关系模型进行深入的分析：
共享需求值=隐私信息重要程度*人略性强度*公众网络技术水平*网络安全系数。
在这个模式中，共享需求可按共享主体的不同划分为他人共享和社会组织共享，其中社会组织共享需求值又可划分成经济团体、中介团体和政府机关三者的共享需求。因此，共享需求因主体的变化而所需共享的文件信息侧重点也会发生改变。比如说一般情况下，政府注重的是个人隐私信息的合法性与对社会无威胁性，而经济团体可能会比较倾向于个人隐私信息中的财产状况、消费习惯、娱乐爱好等。
隐私的共享需求与独占期望有两个变量相同，即隐私信息重要程度和网络安全系数。这是因为无论是独占还是共享，首先，其对象就是隐私信息，只有当所谓的网络个人隐私存在的前提条件下，两者才有成立的意义；其次，衡量信息的重要程度的标准因两个关系模式中的主体不同论文而不同。对独占期望而言，衡量的主体是隐私的产生者，而共享需求的主体则包括除信息产生者的任何个人或组织团体；再次，它的值也根据共享主体的需求倾向而分为重复利用、快餐性利用和零利用三个等级，比如用户登陆网站的信息必须多次利用，而在政府工作中，可能其为了调查某一信息主体的真实身份而只利用了一次，零利用就是相关的信息不能给相关的主体需求满足的情况。
它有两个变量与独占期望的因素不同。第一是公众网络技术水平，简单来说，它是指除电子文件的产生者以外的实体拥有的网络技术水平。第二则是人略强度。弗洛伊德在描述群体心理中指出：“尽管就独处的个体来说，个人利益几乎是惟一的驱动力，但就群体而言，这种个人利益几乎是微不足道。”[2]群体的作用直接改变个人的侵略性程度，当一个权威群体有侵略倾向时，他就将这种意志贯穿整个群体。因此，当人类的好奇心越强，侵略的行动就越加明显，共享形式就越丰富，共享程度也越高。
二、电子文件利用中网络个人隐私的失衡
人类在积极构建虚拟社会时，既享受着电子文件利用所带来的福祉，也将处于尴尬的个人隐私失衡之地。在缺乏社会中心和“公序良俗”的网络社会中，网络个人隐境已经多方失衡，主要表现有：
（一）主体难以驾驭个人信息
首先，现实中没有绝对的个人空间用以保管各类电子文件，网民想要获得网络有效服务，就必须登陆网站提供个人信息，一是便于识别自己的身份，二是方便网络机构的整理和控制工作。“一旦用户将这些私人信息输入互联网，几乎等于亲手将自己的隐私交与未知数，失去了对隐私权的控制权”[3]；其次，当前大部分网民的网络操作和信息控制能力相当有限，在网络上的自我防卫能力根本不能与网络潜在危险相抗衡。因此，当电子文件中的信息丢失、被窃取、遭篡改时，个人基本上是无能为力，即个人信息主体的拥有权和主体驾驭能力之间难相匹配，是为失衡表现之一。
（二）政府非法进入公众隐私领域
2000年7月5日，一则互联网消息引起网民极大的关注，即《小心！山姆叔在查你》。[4]美国国家药物控制部在未经批准和公众根本不知情的情况下，利用cookies文件对用户访问、搜索与药品相关的网站和信息时，进行信息跟踪和记录，并据此收税，这一非法行为严重侵入了网民的隐私领域。同年，美国审计总署（GAO）调查显示，2000年至少有13个政府使用了相同的伎俩对公众的活动、个人资料和网上生活习惯、购物习惯进行收集，从而形成电子文件，进行着各种目的的利用。
（三）网站商家利用隐私千方百计
当今商业的触角已经深入到虚拟社会的每个角落，正是Internet与商业的联手，才有了第二社会完整的意义。但是，也正是商业大刀阔斧地开荒拓野，致使个人隐私也难以避其锋芒。同时，经济原理告诉我们，需求是生产的动力，也是生产的方向。盈利的目的驱使企业对市场需求进行分析，而其中最重要的一条就是掌握和控制消费者的信息。记载着我们的购物爱好、消费结构、生活服务的习惯和消费水平的电子文件在商业界与金钱有了“等价”或“不等价”的交换活动，原本的非盈利发生了质的变化，其在网络社会中已经体现出商品的“价值”，并且是凌驾于众多其它信息之上的高价值资源。
（四）黑客病毒防不胜防
对于网民大众来说，和真实社会中的公众一样，素质参差不齐，对于网络犯罪的自卫能力也是千差万别；另外，客观上网络社会本身的开放性、自由性和共享性，及其技术基础先天缺陷等特点，使得黑客和病毒在虚拟社会里甚嚣尘上。据统计，世界上每20秒就有一黑客事件发生。[5]黑客与病毒“拜访”网络个人隐私领域，进行破坏、窃取或篡改、删除个人数据，如此一来，包含重要和广泛网络个人隐私的电子文件也不能幸免。
（五）网络法律与伦理地位暧昧
网络原只是一个技术平台，它提供的仅是一个更为快捷和方便的交流中心，而当我们力图将之变成一个社会时，它就必须包括着一套完备的自律的伦理道德规范和强制的法律制度。目前各国有关网络隐私的法律建设和伦理探索进程各不相同，且由于各国的现实社会制度和发展水平、公序民俗大相径庭，形成了多元化的法律和伦理文明，它与网络的世界化、一元化造成了明显的矛盾对立，网络个人隐私犹如处在一根平衡木上的弹珠，随着平衡木两端的起伏不定而左摇右晃。
三、电子文件利用中网络个人隐私制衡内容及模式
《中庸》有语：“执其两端，庸其中于民。”作为矛盾对立的两个方面，独占期望与共享需求只有“执两用中”，才能使双方既保持自己的特性，又促进彼此的互动、兼济、转化，达到“阴阳合德，而刚柔有体”的平衡。笔者的制衡思想源出于此，其基本内容如下：
（一）独占期望与共享需求互为条件，统一于网络个人隐私存在
“物生有两”，自然界、现实社会、思维领域和虚拟社会的任何事物、现象都是因矛盾的两个方面存在而存在的。若无独占，便无共享之概念，其统一于隐私作为电子文件信息的本质。
（二）独占期望与共享需求相互利用、相互吸引对方有利因素而共同发展
首先，双方包含着可以彼此利用的共同因素。如个体隐私独占方式中的商家等网络行业加强道德自律，当它为公众共享所用时，便可提高共享的合法性与减少因侵权而带来的纠纷。其次，每一方自身组成的因素发展不平衡所产生的矛盾，也可以为对方所用。这可以用个人网络技术和公众网络技术之间对对方的影响加以证明。
（三）独占期望与共享需求内在的同一性直接决定网络隐私的发展前景
双方的相互利用、相互吸引的规律决定了它们向自己的对立面转化，如某个体的隐私共享必须从独占中转化出来。只有当独占期望与共享需求在不断的相互转化过程中，才能确保网络隐私在虚拟社会不断的产生和利用。
（四）制衡核心是在电子文件利用过程中，个人隐私独占期望不损害公众利益，共享需求者合法进入个人空间，以此促进网络信息正常存在和发展
独占期望从理论上讲它并不考虑社会态度，但从现实和虚拟社会发展的角度来看势必影响到公众的利益，使资源得不到最充分的利用。相应地，只有合法地共享隐私信息，才能确保个人人格的完整和个人的利益不受损失。
从社会共同进步、缩小国家地区间的贫富差距、创造一个每个人都能充分发挥其潜能的环境来看，信息应当共享，并且信息共享是道德的。[6]从信息的生产和传播需要创造性的发挥和投入看，独占期望也是合理的。从发展的角度看，隐私的独占期望与共享需求双方在不同时期和不同条件下会处于主要方面或次要方面。所以，理论上存在一个相对理想的支点，可以维持两者平衡地发展，其基本模式如下：
1.共享需求制衡独占期望。从社会与个人的关系来说，个人的利益总是小于总体利益，社会群体的价值取向直接制约和控制着个人弱小的抗挣。一个社会的需求对个人的“本我”人格的压抑，必将导致共享需求对独占期望的主导作用。它主要有两种表现形式：
（1）良性制衡。所谓良性，就是在共享需求得到合理、合法满足的同时，又不会造成个体任何的经济、精神和心理的损失。它在很大程度上要求共享客体必须有明确的自律伦理和规范的管理制度，要求在公众与个体之间有一个认证合理的存在，一个运用合法的前提。
具体流程是：个体在网络中形成或存储隐私（电子文件）共享者提出共享需求（包括需求哪些信息、具体用途、使用方式、价值回报、保护隐私安全与完整条款）隐私保护中介认证（合理与否、符合行业自律伦理与否）法律确认（合法与否）隐私主体应允（或提出商榷条件、拒绝）共享需求实现。
事实上，就目前世界上各共享主体绝大多数并不能实现良性的共享。2000年美国的一份网络隐私评估报告中指出，在将近3万个网站中能根据用户意见而进行共享的达到四星级的网站只占3.5%(1027家)。[7]
（2）恶性制衡。在共享时不对用户承担任何责任和义务，没有应有的伦理道德，完全非法进行各种共享利用，置网络个人隐私于危险而透明的空间之中。
对尚处在儿童时代的网络社会，种种恶性制衡举不胜举。如大批专门从事网上调查业务的公司进行窥探，非法获取他人隐私信息形成电子文件，并向社会提供各种非法利用。某些网络公司使用具有跟踪功能的cookies程序入侵，硬件设备供应商在自己销售的产品中附有窃密的处理器等等的报道，在网上俯拾即是。
2.独占期望制衡共享需求。在个人价值与社会的抗争中，个体总是处于劣势，然而抗争是必不可少的，只有积极的、有效的对抗，才能保存人性中的个性，才能使整个社会异彩纷呈。合理合法地满足独占期望，是网络存在一个稳定的公序良俗的保证，是人在虚拟社会里至少还能称之为“精神人”的保证。
另一种是合法的正当信息的独占期望制衡。它主要是指隐私主体在网络各种网络机构或单位中，对个人信息资料搜集、修改拥有知情权和选择权，对他人进入个人空间、了解个人隐私拥有控制权、安全请求权。
笔者认为将双向制衡有机结合，可接近一种理想制衡模式，即多向制衡模式，它能促成网络个人隐私的独占与共享和谐共存。简单地说，除共享需求对独占期望良性制衡与独占期望合法正当信息的独占制衡的结合，理想模式还应包括以下几个方面：
（1）信息平等交流意识。在进行电子文件利用活动时，人们应该意识到除身份的平等之外，还应在信息利用、交流的时候形成一种自己与他人进行信息平等交流的价值观。
纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。
二、环境条件影响的差异
1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。
3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
三、技术寿命的差异
纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
可能导致损失的风险因素很多，课题组在第一轮调查问卷中，共挑选了21个“关键风险因素”供专家评估，如表1所示。这些风险因素涉及机构内外两个方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部环境因素，其余主要是机构内部因素。
为便于专家评估，课题组将风险因素的危险程度分为5个等级，对应着5个分值，最高危险等级为5，意指风险因素的“负面影响会带来严重的损失且波及范围较大”；其次为危险等级4，意指风险因素“负面影响比较显著”；危险等级3的含义是指风险因素“负面影响有限且一目了然”；危险等级2的含义是指风险因素“负面影响极为有限”；最低的风险等级为1，意指风险因素“几乎没有任何负面影响，不需要特殊的保护措施”。每位被调查的专家需要分别给每个关键风险因素确定分值。
为便于比较分析，我们根据危险等级平均值（以下简称评估值）的高低，将被评估的风险因素分为四组，第一组为极严重风险因素，评估值在4.5以上：第二组为严重风险因素，评估值在4.0～4.5之间，第三组为较严重风险因素，评估值在3.5～4.0之间，第四组为中度风险，评估值在3.0～3.5之间。
中外专家的第一轮评估结果既存在相同之处，也存在着明显的差异，表现在如下方面：
1.专家们的评估结果表示电子文件风险客观存在。虽然本次调查问卷的结果不可避免地要受到专家个人背景、知识结构等方面的影响，但由于评估者皆为电子文件管理方面的资深专家，故结果具有代表性，能够反映出人们对于电子文件风险的一般认识。中外专家给每个关键风险因素的评估值都在3以上，所有风险因素评估值的平均分为4，这说明课题组挑选的风险因素切实存在于电子文件管理之中，它们带给电子文件管理的负面影响是显而易见的，确系关键风险因素。
2.相对而言，国外专家的风险意识要高于国内专家。国外专家评定的危险等级超过4.5的极严重风险因素有4个，其中有2个风险因素的评估值为4.83，另外2个为4.6。国内专家评定的极严重风险因素只有2个，且评估值仅为4.5。这也许是发达国家电子政务建设的时间长，电子文件管理不当的惨痛教训较多的缘故。
3.电子文件管理标准缺失（1.2）、系统功能缺陷（3.13）、未迁移（3.18）是双方共同认定的危险程度很高的风险因素。国外专家评估结果表示，“1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准”排名第一，评估值为4.83，系最严重的风险因素；“3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件”排名第二，评估值为4.6，是极严重风险因素；“3.13电子文件管理系统没有完整捕获文件内容、结构或者背景信息的功能”排名第四，评估值为4.3，属严重风险因素。
国内专家对这三个风险因素的评估值均为4.38，并列排名第二，属于严重风险因素。
双方专家给这三个因素的评估值都大于4.3，排名靠前。这三个因素都和电子文件管理方法的缺失有关。其中，管理标准为电子文件远离风险指明了关键的管理步骤和管理方法；而设计合理的电子文件管理系统则是满足电子文件管理需求的终极手段，①电子文件管理最终要依赖以软件系统为中心的综合性管理方法；②信息系统的频繁变迁给具有系统依赖性的电子文件的阅读输出造成极大的障碍，这是电子文件管理者需要面对的首要难题，迁移是应对该难题的一种解决办法。中外专家对这三个风险因素危险程度的共同认定，反映了对科学有效的电子文件管理方法的迫切需求，应当引起我们的高度重视。
4.国外专家对威胁电子文件可读性的风险因素的评估值均高于国内专家。除了给3.18打了高分之外，国外专家对另外两个威胁电子文件可读性的因素的评估值也明显高于国内专家。这两个因素分别是“3.14没有规定文件的格式”和“3.19未保存生成电子文件的软硬件”。
表1关键电子文件风险因素及其评估值
编号关键风险因素国外专家国内专家国内专家
评估值第一次评估值第二次评估值
1.1政府电子文件作为正式文件的法律地位尚未得到普遍认同3.004.134.38
1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准4.834.384.75
2.1没有明确的主管部门3.504.004.13
3.1机构领导很不重视4.004.254.50
3.2资金严重不到位3.504.133.88
3.3机构内各有关部门、人员文件管理的职责不明确3.834.254.38
3.4业务人员缺乏责任心4.603.383.75
3.5文档人员素质不高，技术、管理能力差(如错误操作等)3.503.883.88
3.6机构没有制定科学合理的文件操作程序4.174.134.00
3.9未采用严格的用户身份认证技术3.673.883.63
3.10未定义各类用户的存取权限或定义不当3.834.003.75
3.12未采用有效的病毒实时监视软件3.304.003.88
3.13电子文件管理系统没有完整捕获文件内容、结构或者背景信息的功能4.334.384.38
3.14没有规定文件的格式3.673.003.25
3.15没有对文件生成、管理、利用过程进行监控、审计4.174.004.13
3.16没有完善的备份措施4.004.504.63
3.17文件管理过程中的元数据记录不全3.834.504.25
3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件4.604.384.50
3.19未保存生成电子文件的软硬件4.173.383.25
3.20没有文档保管场所安全保护措施4.834.134.38
3.21没有针对本地易发天灾的防范措施4.403.884.00
.国内专家对威胁电子文件完整性的风险因素的评估值均高于国外专家。“3.16没有完善的备份措施”和“3.17文件管理过程中的元数据记录不全”是威胁电子文件完整性的风险因素。国内专家将最高评估值??4.5给了这两个因素。而国外专家的评估值并不高，分别为4和3.83。这种差别反映了中外文件管理工作对文件质量的不同追求。相比而言，我国更重视电子文件的完整，而国外更重视可读和可用。
6.国外专家对自然因素的评估值明显高于国内专家。在21个风险因素中，有两个风险因素是与自然因素直接相关，分别是“3.20没有文档保管场所安全保护措施”和“3.21没有针对本地易发天灾的防范措施”。国外专家对这两个风险因素危险等级的评估值分别为4.83和4.4，排名分别为第一和第三；而国内专家的评估值只有4.13和3.88，危险等级排名为第五和第七。
出现这种明显差异，其原因可能在于9?11事件对于西方发达国家的冲击。2001年9月11日，纽约世界贸易中心大楼倒塌，位于这座大楼中的许多公司，因为其所有业务数据被毁，无法继续业务活动，只得申请破产。世界著名的摩根?斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用了数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。③
国内专家给自然因素打低分的理由是，虽然火灾、洪水、地震等自然环境风险一旦发生，造成的损失往往是毁灭性的，但是发生的概率比较低，而且风险应对方法比较简单，比较容易防范。根据以往历史记录，这种自然灾害造成的风险损失不是很突出。
7.国内专家对法律、体制和资金因素的评估值远远高于国外专家。在所有风险因素中，中外专家对“1.1政府电子文件作为正式文件的法律地位尚未得到普遍认同”的评估值差别最大。国外专家的评估值仅为3，排名最后；而国内专家的评估值高达4.13。对电子文件实行科学管理的前提就是承认电子文件作为正式文件的法律地位，即电子文件是电子的真实记录，是政府行使职能合法、有效的凭证，是政府记忆得以延续的手段。课题组在调研过程中发现，尽管《电子签名法》颁布，但是现实世界中电子文件的凭证效力仍然备受怀疑，绝大多数单位采用了双套制、双轨制作为电子文件管理的解决方案，忽视电子文件的全程管理与长久保存。而没有单轨制的政府电子文件管理，就不可能有全面的电子政务战略。与此形成鲜明对比的是没有一个发达国家将双套制、双轨制作为电子文件管理的解决之道，所有的研究与探索都以电子证据的长久保存与资源共享为目标。国内外评估值的差异恰好反映了我国在电子政务建设尚不够深入。
与体制相关的因素有三个，分别是“2.1没有明确的主管部门”、“3.1机构领导很不重视”和“3.3机构内各有关部门、人员文件管理的职责不明确”。国外专家的评估值为3.5、4、3.83，危险程度不高；国内专家的评估值则为4、4.24和4.25，都属于严重风险因素。由此可见发达国家文档管理的宏观体制以及机构内部管理体制相对完善。不过，从评估值来看，国外专家也较为认同领导重视的重要性。
无论是开发电子文件管理系统、配置计算机硬件和网络设施、购买存储载体，还是系统的维护和更新换代都需要一定的资金投入。由于经济发展水平的不同，国内外专家对资金因素（3.2）危险等级的判断也截然不同，国内专家的评估值为4.13，国外专家的评估值仅为3.5。
可见法律、体制、资金都是带有“中国特色”的风险因素。
8.国外专家对业务人员责任心缺失这一风险因素的评估值高于国内专家。中外专家在“3.4业务人员缺乏责任心”评估值差异也极为明显，分别为3.38和4.6，分别被判断为“中度风险因素”和“极严重风险因素”，仅次于法律风险的评估差异。也许在法制传统比较悠久、制度规范相对健全的环境中，人员主观能动性的重要性便会凸现。
二、第二轮专家评估结果的分析
第一轮调查之后，课题组仔细研究了专家们的评估结果和研究建议，调整了调查问卷的结构，将风险因素按照发生的层面不同划分为宏观、中观和微观三个层次，新增了5个分布在宏观和中观层面的外部环境因素；在个别问题的描述上也略有改动。
为使本文主题集中，我们仍然以原始的21风险因素作为比较对象。在本轮评估中，大多风险因素的评估值有变化，不过变化幅度并不是太大，未出现颠覆性的意见，上一轮评估结果中显示的中外差异仍然存在。由此可见，由于管理体制、信息化水平、观念等方面的差别，我国的电子文件风险确实与发达国家存在较为明显的区别。纵向比较，国内专家第二轮评估结果显示：
1.就总体而言，风险因素的评估值增高。无论是最高值、最低值，还是平均值，第二轮专家评估值都高于第一轮。这说明专家们对电子文件风险的认同度增加了。在某种程度上，这样的变化肯定了电子文件风险研究的意义和必要性。
2.电子文件管理标准缺失（1.2）的评估值升至第一。“1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准”由第一轮中的第二攀升到了榜首，评估值增加了0.37，是评估值增幅最大的两个风险因素之一（另一个是3.4），这再次说明该问题的重要性。随着美国、欧盟、澳大利亚、加拿大等国家和地区电子文件管理标准的纷纷出台和推广应用，相比而言，我国在标准制定与贯彻方面的缺陷愈发令人心焦。
3.法律、体制等软性风险因素的评估值继续走高。法律风险因素1.1，体制风险因素2.1、3.1、3.3在本轮调查中的评估值高于第一轮。其中“3.1机构领导很不重视”更是以4.5的得分由“严重风险因素”晋升为“极严重风险因素”。
4.资金、技术等硬性风险因素的评估值普遍降低。在整体评估值增长的前提下，资金、技术等硬性风险因素的评估值却呈现下降的趋势。除了“3.16没有完善的备份措施”、“3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件”这两个技术因素之外，资金因素3.2及技术因素“3.9未采用严格的用户身份认证技术”、“3.10未定义各类用户的存取权限或定义不当”、“3.12未采用有效的病毒实时监视软件”、“3.17文件管理过程中的元数据记录不全”的评估值均低于第一轮的评估结果，3.3、3.10、3.12更是由“严重风险因素”降级为“较严重风险因素”。
5.自然风险和保管场所风险的评估值有所增长。自然风险和保管场所风险直接针对的是文件的物质实体，带来的危害可能是毁灭性的。因此，第二轮调查结果显示风险因素3.20和3.21的评估值都有所增长。
6.“人本”意识有所增强。“3.4业务人员责任心不强”是在法律风险因素2.3之外评估值增幅最大的另一风险因素，由“中度风险因素”跻身于“较严重风险因素”，人员主观能动性的重要程度在本轮调查中有所提升。
三、对评估结果的综合分析
中外专家评估结果的异同反映了信息化程度不同的国家在电子文件风险认识上的异同，为我国电子文件管理工作发展方向的确定提供了依据。通过本次专家的评估，我们至少可以得出以下几点结论：
1.电子文件风险管理是电子文件管理的必要组成。专家评估的结果表明，电子文件风险是客观存在的。被评估的风险因素中，超过一半的风险因素的危险级别都高于4，负面影响比较显著。当今社会，危机管理、风险管理已经成为政府管理的常态性工作。将风险管理方法引入电子文件管理领域，是电子文件管理的客观要求，也是电子政务建设的必要内容。
2.电子文件风险来自多个方面，必须构筑起全方位的应对体系。为中外专家所承认的关键风险因素多种多样。无论是极严重、严重、较严重还是中度风险因素，都有来自多个层次、多个领域的风险因素。为了有效防范和控制风险，提高管理质量，必须构筑起全方位的应对体系，关系到政府机关、主管部门、研究团体、软件提供商等多种机构，文件生成、处理、管理、利用的各类的管理人员和操作人员，保管场所、信息基础设施、文件管理业务、系统设计、规范体系、人员素质和观念等多个方面。
3.克服法律、体制、标准方面的障碍，是我国应对电子文件风险之路上的当务之急。电子管理标准是中外专家公认的极严重风险因素。但同时，中外专家对于体制、法律风险因素的评估却截然不同，中方的评估值远远高于外方，而且在得知国外专家评价结果的情况下，在第二轮评估非但没有降低评估值，反而加大了分值。这个结果真实地反映了处于不同发展阶段的电子文件管理工作的社会条件。
随着电子政务建设的推进，发达国家纷纷建立电子文件管理标准，并凭借着其坚实的法治传统，通过软件的标准认证、标准咨询服务等手段推动电子文件管理工作。而同样的路径在我国未见得能够起到同样的效果。这是因为我国法治化、规范化管理基础较为单薄，而法律、体制的障碍不除，即便标准得以制定，由于欠缺制度上的保障，标准的贯彻实施过程必定充满艰辛。因此，法律、体制、标准的完善必须齐头并进。在某种意义上，法律的健全、体制的完善更为重要。
注释：
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
1对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
3对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于立卷人不熟悉相关操作技术,容易产生畏难情绪。鉴于此,笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。
1.借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件由各业务管理部门生成、处理,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统,将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
2.选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档
为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位之间的界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文档信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,是最佳归档途径之一。
二、整合相关部门职能,建立电子文件归档制度
一、职能鉴定法形成的四个原因
一档案理论的思想基础从国家模式到社会模式的转化
有关鉴定的理论最早见于英国的希拉里·詹金逊于1922年写成的《档案管理手册》。在这部书中，他提出“档案是公共凭证的道德捍卫，档案工作人员的信条是凭证的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金逊认为，文件是行政活动和事务处理的原始凭证。不能有非形成者的人为干预，否则会损害文件的原始凭证性，所以他提出，不应由档案人员鉴定文件，档案人员的职责是保管档案而非制造档案，他提出应由文件的形成者从事减少大量堆积文件的工作，只有行政官员才是选留和销毁文件的唯一人。希拉里之后的许多档案工作者都曾经对他的有关鉴定执行者的观点提出过异议，由于给予行政人员较多的信任和权利，并且不存在某种监督的措施，使得行政人员可能出于一己私利或小集团的利益而故意销毁或剔除那些对其不利的文件。有关学者认为，这种观点走入极端，会导致行政意志和国家意志塑造档案。
二十世纪四、五十年代，面对激增的机关文件，美国的档案工作者开始积极地寻找管理现代档案的方法，其中T·R·谢伦伯格在《现代档案——原则与方法》1956年中发展了美国当时另几位档案工作者的观点：档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件，并提出了档案鉴定的标准。谢伦伯格认为，档案只是档案人员从大量原始文件整体中选出的适于保存的极小部分，鉴定时主要应关注档案从属价值中的情报价值。情报价值反映了研究者的利用需求，因此可以看出这一鉴定观点也就意味着，以历史学家的实际利用需求或预期利用需求，作为档案鉴定的最重要的标准。这种鉴定理论也并未在档案界达成共识，有的学者认为这样会使档案馆藏只能满足狭隘的研究需要，无法广泛地反映人类生活的方方面面。更严重的问题是，“利用决定论将破坏文件在其形成者业务活动中形成的有机联系”。
“形成者鉴定论”和“利用决定论”是档案学鉴定理论发展中的两个具有代表性的观点。从中可以看到传统档案鉴定理论具有两个鲜明的特点，其一是传统鉴定理论着重于档案价值的鉴定，即主要研究档案有用性的鉴定；其二是传统档案鉴定理论和方法主要来源于对档案价值主体的确认。传统档案鉴定理论主要由三部分组成：鉴定标准、鉴定主体和鉴定方法，其中鉴定标准尤为重要，鉴定主体和鉴定方法的确立都围绕着如何最优地执行这项标准而展开，而档案鉴定标准取决于档案价值主体的需求。从这一角度出发来观察两种传统的鉴定理论，可以发现，他们所关注的与档案这一客体发生关系的主体并不一样。希拉里·詹金逊强调档案对行政管理的凭证作用，因此他主张由行政官员制订鉴定标准并执行档案的鉴定，而T·R·谢伦伯格强调档案对历史研究者的情报价值，主张档案工作者依据研究者的利用需求来鉴定档案的价值。希拉里和谢伦伯格的鉴定理论的本质区别正在于价值主体的不同。那么这两种价值主体就代表了档案价值发挥的全部的潜在“市场”吗随着档案学理论的不断发展，回答自然是“不”。
正如T·库克所言：“本世纪档案论述的主题是，根据国家档案概念建立起来的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变革。”他接下来又作了更为深刻和具体的阐述：“从荷兰学者所处的时代到詹金逊、卡萨诺瓦时代，直至美国注重政府文件管理的时代，档案事业在传统上是由一个国家建立，为这个国家服务，作为该国政治结构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法地位。现在情况不同了，20世纪末期公众对档案的认识，或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即档案现在是‘属于人民、为人民服务、甚至通常由人民管理’。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多的还应该为他们提供根源感、身份感和集体记忆。”当前在西方发达国家档案界普遍存在的这种“社会档案”观念是受五、六十年代以来的“后现代主义”的影响，“后现代主义”反对权威、否定中心的个性正是档案理论思想基础从国家模式到社会模式的变革的哲学根源。
档案理论基础的变化，全新地确认了档案价值主体——不再是机构内部的工作人员和历史研究人员，而是社会中的全体公民。这种价值主体的改变毫无疑问会深刻地影响档案价值鉴定理论，最初是德国的汉斯·布姆斯在60年代末期，开始强调社会应确定自身的价值，档案必须如实地反应这些价值，档案价值不应该取决于詹金逊所说的行政官员，也不应该取决于谢伦伯格所说的历史学家，而是取决于人民大众。他强调，“公众和公众舆论可以使档案鉴定合法化，并且可以为档案鉴定提供基本的准则。”他号召档案工作者通过历史地研究公众舆论来发现档案的这种社会价值，并将这种价值用于文件鉴定。这是一个华丽而充满魅力的口号，但很遗憾，它并不具有指导鉴定活动所应有的可操作性。1991年，布姆斯在经过长期的思考和研究之后，提出“文件的社会价值最好不是直接通过对社会动力和公众舆论的研究确定，而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。”按照这种新的方法，鉴定的标准从复杂的社会价值、问题或趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源。
二文件数量的激增
有关职能鉴定的提出，档案学思想基础的变化是重要的，然而不是唯一的。现代管理机构中日益形成的如‘雪崩’一般的文件渐渐使文件和档案工作者招架不住了，我们已经不可能逐件地去鉴定每一份文件、案卷，这样的工作会象一个“黑洞”吞噬文件和档案工作者全部的精力。因此，早在1957年德国的一次档案年会上就有人建议，机构应该依据其职能的重要性而选择保管他们产生的文件，划分文件产生机构职能的级别而非鉴定每一份文件的观点形成了。当时情况下有学者认为，这是一种逃避的方法，因为这被认为是面对大量文件感到无助时的对策。档案工作者想通过决定文件形成者的重要程度，处置掉非重要机构的文件，来减少纸张的数量。不论这种情况是否反映了档案及文件工作中可能出现的被动局面，它——文件数量的巨增，确实构成了“职能鉴定理论和方法”产生的又一大驱动力。
三越来越多的文件产生于机构的协作活动中
社会机构的稳定性日益削弱而且特定社会活动中不同机构之间的联系也日益密切和复杂，职能鉴定的观点也适应了这样一种状况。从这一角度提出职能鉴定的代表人物是美国的海伦·塞穆尔斯，她早期从事大型科技项目文件的处理，这些项目形成的文件分散在政府部门、大学、企业和公司中，在这种情况下，以机构为核心，以单份文件为对象的传统鉴定法带来的是四分五裂和不完善的档案。因此，她设想通过“文献战略”，一种多机构的，以研究为基础的分析，将众多档案馆的鉴定活动结合在一起，使档案文件反映社会的主要论题、问题、活动或职能的方法来妥善解决现代复杂机构的庞大文件的问题。
四电子文件的产生
如果说以上的三方面的原因驱动我们采取一种与传统鉴定理论完全不同的视角的话，那么，它们的功劳确实也只能描述到这种程度，没有电子文件的出现和对其鉴定活动的研究，“职能鉴定”方法可能只是在一种观念层次上“徘徊”，电子文件使我们把问题看得更清楚，同时电子技术也赋予“职能鉴定”以更强的可实现性。
电子文件的性质和数量对鉴定的影响表现在以下几个方面：
1电子文件的数量是如此的庞大，比尔曼和海兹乔姆都认为，审视100％的文件，只为了挑选其中不足3％的文件保存下来，效率不高。
2电子文件产生分散，一个庞大机构内部将会有多个业务管理系统，而且由于业务活动彼此之间协作的频繁，一份电子文件很可能是由不同系统之中的数据瞬间联结而成的，这样，不从更宏观、更抽象的角度把握这些系统中产生的文件，而进入每个系统中对具体的文件执行“内容审查”式的鉴定方法是不可行的。
3电子文件大多呈虚拟状态，而且很多文件可能时刻与一个动态的数据库相连，这种情况下，仍采用传统的逐件鉴定的方法就会象一只永远在追赶自己尾巴的猫。
4也就是最重要的原因，电子文件的鉴定要求在文件产生之初就完成，我们面临的更为严峻的问题可能不是害怕被巨量的文件淹没，而是意识到可能根本不会有文件被送来鉴定。现有的许多系统都具有动态删除和更新数据的功能，另外，对于许多通过瞬间逻辑联结形成的虚拟文件，这些文件都是瞬间即逝的，如果不在系统设计之中就嵌入档案管理的要求，不把鉴定的标准作为系统程序的一部分先行输入计算机之中，那么电子文件即使曾经存在过，也终会流失。电子文件管理研究的专家普遍认为：“档案保管系统设计阶段提供了保证鉴定决策最有效实施的最佳机会”。
