时间：2023-01-31 16:18:04
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（一）国家、省、市扶贫开发系列领导及随行人员。
（二）兄弟县市（区）扶贫开发负责人和随行人员。
（三）乡镇扶贫开发办公室主任及工作人员。
（四）领导批示安排接待的客人。
二、接待原则
（一）定点接待原则。主要接待安排在清江花园酒店。接待用车主要由综合股安排。
（二）热情节俭原则。既要热情周到，为宾客提供优质服务，又要严格执行接待标准，勤俭节约，杜绝浪费。
（三）严格审批原则。各项接待任务必须报办公室分管领导审批。未经批准，不得擅自安排接待。
三、接待程序
（一）领导批示
接到领导指示或宾客来预告函电后，由综合股送分管领导签署拟办意见，报主要领导批示。按照批示意见由相关股室负责宾客接待的统筹、衔接、安排等相关具体工作。
（二）制定方案
一、目的
为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现公司企业文化的水平，特对公司的有关接待工作做以下规定：
二、流程
1)任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应仔细了解接待的规模、规格、 时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。
2)方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案，报学院 领导审阅，并根据领导的意见做相应修改，对于一些可能存在变数的地方需 要做部分预案以备用。
3)提前准备：接待方案经院领导批复同意后，应在规定时间内做好各项准备工 作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场 安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。
4)接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外情况时，应 及时向学院领导请示。工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确、 亲切、服务细致、周到、尽善尽美。
5) 小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况做出小结，总结经验，弥补不 足，为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。
三、质量控制
领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控， 及时指出不足的地方，保证接待任务的顺利完成。
四、其它
所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作， 包括车辆保修养、 原有安排等等， 未经领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。
前期准备
一、接机
1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间;
2、对陌生来宾制作接机、接站牌;
3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机;
4、提前 10-20 分钟到达机场或火车站。
二、入住宾馆
1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预订宾馆房间。原则上副厅 级以上和学院重要贵宾预订套间，其余均预定标间;
2、重要来宾入住前一个小时，酒店门前悬挂欢迎横幅，房间安排水果、鲜 花;
3、每天早餐安排院领导陪同;
4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结帐手续。
三、就餐
1、确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预订餐厅包厢;
2、就餐前四个小时，通知到来宾、陪同领导和工作人员;
3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，坚持 节约原则。内地来宾不上海鲜，安排地产鱼。
4、就餐前半个小时，烟、酒水到位。
5、落实车辆，就餐前十分钟，除主宾外，所有人员到位(重要就餐安排照 相人员) ;
6、办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结帐，并通知司机送客;
7、办公室负责接待人员打包。
四、旅游
1、提前两天制定方案，报领导审核批准;并送来宾、陪同领导，发接 待工作人员和司机;
2、长途旅游，提前两个小时准备好所需费用，车上饮用水、酒水、水果、 雨伞、相机等;
3、提前 2-4 个小时安排旅游点入住酒店和就餐饭店。
五、送机，送站
1、离阿一天前为来宾购买好机票，并交来宾审验;
2、提前两个小时购买好礼品;
3、送机、送站两个小时前，通知送机、送站领导和工作人员、司机;
4、提前半个小时到一个小时到达机场或火车站;
5、工作人员办理相关打包、托运手续，并收回来宾电子客票(若机票由学 院承担) 。
六、收尾工作
一、加强学习，坚定信念，强化岗位责任感
在日常工作中始终以“高标准”要求自己，在工作中不断加强自身的党性修养，坚持四项基本原则，积极参加政治理论，认真学习贯彻“三个代表”重要思想，转变观念，开拓创新，与时俱进；在干好工作的同时，利用业余时间，参加自学考试，获得四川师范大学汉语言文学的本科文凭。20*年5月，考察川南接待工作后，所写的考察报告《提高接待水平，助推经济发展》，获得了市、县领导的好评，并发表在市委机关刊务《决策与务实》上。通过学习，强化了岗位责任感，圆满完成了各项工作任务。
二、讲奉献，周密安排，合理部署，努力做好接待工作
接待工作是一项艰巨而又光荣的工作，非凡而又平凡的岗位。三年以来，自己以一颗平常的心，默默无闻，任劳任怨的工作。一接到任务，领导安排完毕，第一时间组织工作人员，根据客人的身份、喜好，作好具体周密的接待方案。在方案中体现“全、密、实、早”四个字，即：接待工作要全方位考虑问题，宾馆的吃住、房间的摆设，活动的安排，现场的预备，道路的畅通，材料的落实，会场的布置，媒体的宣传等一系列问题；突出一个“密”字，接待工作牵涉领导的安全，所以要注重保密工作的落实，做到不该问的不问，不该说的不说；重点突出一个“实”字，工作一旦确定，必须落实到位，落实到人；体现一个“早”字，做到早介入、早预备、早安排、早到位。在工作中做到“五心、四勤、三满足”，使客人有宾至如归的感觉。
三、严格执行财物治理制度，厉行节约减轻接待负担
在财务治理方面，作为接待办的会计，严格财务治理制度对公务接待和会议费实行统一治理。对各项费用报销和重大经费支出，坚持票据要素齐全，层层把关审批的原则。同时，严格按照接待预算方案执行，专款专用，做到了精打细算，坚持“从简、从细、从严”六字方针搞好接待工作，既节约了开支，又让来宾们满足，真正体现了接待是生产力，接待工作无小事，为宣传蓬安起到了积极作用，取得了良好的效果。
三、报告制度。报告事项：上级的重要文件、会议、决定等重大事项，市创先争优活动办的重要建议、进展情况、活动方案、上报材料、工作总结、重大表彰等，基层推荐的先进典型和成功经验做法等。报告程序：按照市活动办分工，由各组拟定工作报告或建议，经组长把关后，先后报办公室、领导小组阅知。报告用途：让领导小组及其办公室领导了解情况，为领导决策提供科学依据。
四、例会制度。时间安排：一般情况下，每月安排一次例会，遇有特殊情况和重大事情时，可随时召开例会。会议内容：简要总结前一阶段工作，安排下步工作，并讨论有关事项。会议议程：市创先争优活动领导小组办公室领导主持并讲话，与会人员就工作中遇到的问题进行研讨。
三、报告制度。报告事项：上级的重要文件、会议、决定等重大事项，市创先争优活动办的重要建议、进展情况、活动方案、上报材料、工作总结、重大表彰等，基层推荐的先进典型和成功经验做法等。报告程序：按照市活动办分工，由各组拟定工作报告或建议，经组长把关后，先后报办公室、领导小组阅知。报告用途：让领导小组及其办公室领导了解情况，为领导决策提供科学依据。
四、例会制度。时间安排：一般情况下，每月安排一次例会，遇有特殊情况和重大事情时，可随时召开例会。会议内容：简要总结前一阶段工作，安排下步工作，并讨论有关事项。会议议程：市创先争优活动领导小组办公室领导主持并讲话，与会人员就工作中遇到的问题进行研讨。
接待是一种招待和交际活动，是人类社会关系和社会交往实践的产物。对于企业而言，经营工作是龙头，而接待工作则是经营工作的重要组成部分，接待工作做得好，能对企业的经营工作起到和助推的作用。同时，其对展示企业形象，优化发展环境，推动企业发展质量的提升具有重要意义。做好接待工作是企业适应对外开放和市场经济发展的现实需要。
一、接待工作的意义和作用
（一）服务保障
接待工作是为企业经营活动提供物质条件和服务保障的工作，是为公司客户服务的工作。这就要求公司各职能部门与接待主体部门通力合作，共同筹划和运用公司的人力、物力、财力，以保证接待活动的正常运行，通过为客人（领导）来公司的访问、参观、考察、技术交流等各项活动提供必要的工作和生活条件。因此，服务保障是公务接待工作的基本属性。
（二）展示形象
接待工作是企业的窗口和“门面”，实现多领域、多层次、多方位的对外合作交流的桥梁和纽带。接待人员是企业的“形象大使”。接待工作和接待价值具有塑造、维持和创新企业形象的作用。热情、周到、优质、高效的接待服务，对于创树企业品牌，提升企业在外界的知名度和美誉度具有重要意义。
（三）扩大对外交往
接待也是一种投资，有着明显情感效应和延伸效应。通过热情、周到、细致的服务和良好的印象，能够广交海内外朋友，进一步扩大企业对外交流。在接待过程中，通过与各级、各类客户的接待服务接触，形成适宜企业发展的良好市场环境和牢固的客户关系，使接待工作真正成为生产力。
二、重视提升接待人员素质
企业能不能给来访客户留下良好的印象，除了硬件设施之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使来访客人有“宾至如归”的感觉。同时，接待人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，以便更好地做好接待工作。
（一）提高综合素质。接待人员是接待工作的主体，也是企业对外形象塑造的“排头先锋”。因此，对接待人员的素质和工作完成效果要求愈来愈高。要求接待人员既要有扎实的业务理论功底和一定的管理能力，又要有比较深厚的知识积累；既要有良好的全面协调能力，又要有娴熟的接待组织能力；既要有一定的统揽全局的掌控能力，又要有细致入微的服务意识。
（二）提升服务能力。接待工作的好与坏，直接影响到企业的对外形象。这就要求接待人员在每一次的接待过程中，充分做好客人到达前的准备工作，客人到达后的服务工作，客人离去时的收尾工作。要讲求工作效率、雷厉风行、严格接待规程；坚持以人为本、热情周到，准确合理、规范有序、务实高效地开展接待工作。
（三）发扬四种精神。一是发扬顾全大局、密切协作的精神；二是要发扬任劳任怨、无私奉献的精神，正确理解苦与乐、正确对待得与失；三是要发扬克已奉公、廉洁自律的精神，严格执行各项规章制度，不吃拿卡要，不占小便宜，时刻以事业为重；四是要发扬真诚周到服务，礼貌敬语待客的精神，使我们的接待工作真正树立起对待客户良好的工作态度。
三、如何规范接待流程
接待流程根据目前企业开展接待活动的特点和实际，具体可分为客人抵达前的准备工作，客人抵达后的接待服务工作和客人离去后的总结工作三个阶段。
（一）客人抵达前的准备工作
准备工作充分，才能为整个接待工作的顺利进行，奠定良好的基础。迎客准备工作主要包括接受任务、制定方案和组织配置资源等环节。
1.接受任务。接待部门受领任务，要掌握本次接待任务的基本情况和要求，做到“四个了解”，即了解客人的基本情况；了解客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具；了解客人的活动日程安排；了解公司的接待流程和规格。2.制定方案。接待方案是接待工作的主要文字依据，是参与接待部门和有关人员的行动准则和办事指南，在接待工作全过程中起规划、指导、沟通和协调的作用。
2.组织和配置资源。接待过程，事实上是组织、配置和整合各种接待服务资源，包括接待设施、设备、人员、物资等，从而圆满完成接待任务的过程。接待任务的完成，并不是由一个单位的接待部门独立完成的，而是需要包括接待部门、主责部门、配合部门等的通力协作，共同完成。
3.检查落实。按照接待方案的要求，对各项迎客准备工作，特别是接待场地、设施、车辆等，逐项检查落实，是迎客准备阶段的最后一个环节。发现问题，应及时改进。
（二）客人抵站后的接待服务工作
客人抵站后的接待服务工作，是整个接待过程的中心环节，是面对面的接待服务过程。在这个过程中，要按照接待方案的要求组织实施，认真负责，一丝不苟，完成每一个接待服务事项，同时要根据变化了的情况，适时修正方案。这就要求接待人员特别是负责人掌握全局，善于协调和沟通；求真务实，善于随机应变；及时向上级领导请示汇报，善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任务。
1.迎接准备。接待人员应当准确了解来宾所乘交通工具的航班号、车次以及抵达时间。接站前，应保持与机场（车站）的联系，随时掌握来宾所乘航班（车次）以及天气的变化情况。如有晚点，应及时作出相应安排；接站时，迎候人员应留足途中时间，提前到达机场（车站），以免因迟到而失礼。
如果来宾人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号，在来宾抵达后，将乘车表发至每一位来宾手中；根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆，乘车座位安排应适当宽松。应提前制作住房表，并随同房卡一起发到客人手中，住房表可以使来宾清楚自己所住的房间，也便于来宾入住客房后宾主之间相互联系，住宿房卡可以在客人下榻宾馆前台发放，主宾入住客房，应有专人陪同引导。
2.迎送规格。一般应遵循对等或对应原则，即主要的迎送人员应与来宾的身份相当。若由于种种原因，主方主要人员不能参加迎送活动，使双方身份不能完全对等或对应，可以灵活变通，按业务对口原则，由职务相宜人员迎送，但应及时向对方作出解释，以免误解。
3.迎送原则。迎客走在前，送客走在后。电梯礼节：先上后下，进后靠里，接待员亦是电梯应接员。位置礼节：两人行，右为大；三人行，中为大，右为次，左为最次；引领时走在客人左前方两三步远的地方。
4.坐车安排。客人抵达后，从机场（车站）到住地，一般由主人及接待人员陪车，应请客人坐在主人的右侧。如是两排座，接待人员坐在司机旁边。上车时，最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。遇客人先上车，则客人随便坐在哪个座位上，这个座位就是上座，接待人员不要去纠正。轿车上的座次有主次尊卑讲究，在中国的传统礼仪中，车上最尊贵的位置是后排与司机的座位成对角线的座位，即后排右座，其余座位的主次尊卑次序是：后排左座、后排中座、前排右座，简言之，即右为上，左为下；后为上，前为下。抵达目的地时，接待人员要先下车，从车尾绕过去为客人打开车门，以手挡住车篷上沿，协助其下车。
5.宴请安排。要预先通知客人和陪餐领导宴会的时间、地点；掌握宴请的人数、职务、时间、地点，并提前通知酒店；摆放宴会桌签，并认真核对确认；接待人员提前1小时到达，督促检查有关服务；严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等，特殊情况按主陪领导意图办理，准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢；接待人员主动引导客人入席、离席。
宴请时应注意的礼仪。排好餐饮菜单，要体现民族特色、地方风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴，少上昂贵菜肴，不上禁忌菜。关于饮食禁忌，提前掌握客人信息，目的是回避客人禁忌，做到让客人满意。定好就餐形式，宴请总是通过一定的宴请形式来完成的。一般在酒店宴请，要提前根据客户身份、来访目的请公司领导确定宴请规格。排定就餐座次，正式宴会桌次的排列：来宾的位置以离主人座位的远近而定。一般按各人本身职务排列，圆桌正中为主人位，1号来宾坐在主人右手的一侧，2号来宾坐主人左手的一侧，3、4、5、6、7、8、9号等来宾依次分别坐在两侧。
6.会议安排。提前掌握会议基本情况，包括参会人员的姓名、职务、人数、会议主要内容及性质；提前准备开会用水电、水果、投影、电脑、话筒、材料等；接待人员通知公司有关部门和领导做好参会准备，并视客户情况，通知相关领导做迎接和引导工作；确定会议时间，安排好会议场地、座位，排定会议座次、打印桌签等。
（三）客人离去后的有关工作
客人离去后的有关工作，主要指接待工作结束后的扫尾工作和经验总结的工作。
1.送行。送行是整个接待过程最后的环节，要认真对待，给客人留下难忘的美好印象。要核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机、火车停靠的情况；要根据接待方案和公司领导安排，确定送行方式和送行人员；安排车辆送递机场或车站，特殊情况要考虑贵宾通道的开设；送行人员要目送客人所乘飞机、火车启动后再返回。
2.总结经验。每次接待任务完成后，要及时、认真进行总结。肯定成绩，找出差距，对有突出贡献的单位和个人进行表彰。通过进行总结经验教训，深化对接待工作规律的认识，促进接待工作水平不断提高。
四、接待过程中应注意的问题
接待过程要细心。接待工作比较繁杂，每一个环节都直接或间接地影响到公司的整体形象，接待人员一定要细心、小心，不能粗心大意、宁可备而不用，不可用而不备，否则就会在变化了的情况面前束手无策，易出漏洞。偶然的情况，往往会使我们措手不及。如有时召开会议按通知要求有这么多人参加，准备了这么多的会场和桌椅，结果有些单位多派一些人参加，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使与会人员不能按时就座。有时出席会议领导有变化，本来了解到一位领导出差未回，桌签就没有放，结果在临开会的几分钟这位领导突然来了，弄得措手不及。不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。
总之，企业在发展过程中就要注重全方位的发展和提升，接待工作作为企业经营不可或缺的重要部分，是展示企业形象的前沿窗口，是实现企业多领域、多层次、多方位对外合作交流的桥梁和纽带，同时也是提升员工素质，推动企业健康发展的有力抓手，做好接待工作，任重道远、意义重大。
参考文献：
[1]胡亚学 秘书理论与实务 东北财经大学出版社 2007
目前餐饮行业环境相当严峻,如何搞好经营,餐饮部在酒店的正确领导下,全面落实酒店经营承包方案,以经济建设为中心,强化管理,上下一致,使餐饮部在餐饮业不景气,且承包任务重的情况下,稳步前进,取得了较好的经济效益和社会效益,现将主要工作总结如下:
一、各项经济指标完成情况:
全年实现营业收入_____元,比去年的_____元,增长_____元,增长率__%,营业成本_____元,比去年同期的_____元,增加_____元,增加率__%,综合毛利率__%,比去年的__%,上升(或下降)__%,营业费用为_____元,比去年同期的_____元,增加(或下降)_____元,增加(或下降)率__%,全年实际完成任务_____元,超额完成_____元,(定额上交年任务为38xxxx元)。
二、今年完成的主要工作:
(一)落实酒店经营承包方案,完善激励分配制度,调动员工的积极性。
今年,餐饮部定额上交酒店的任务为38xxxx元,比去年的32xxxx元,上升6xxxx元,上升率为1xxxx。为了较好地完成任务,餐饮部领导制定了内部经营方案和效益工资分配方案,按照部门、岗位、技术、技能、劳动强度等方面的不同,把经济指标分解到各个分部门,核定了各分部门的营业额、出品额、费用额、毛利率,逐月核算,超额提成,节能加奖,充分体现了任务与效益工资挂钩的原则,使他们发挥各自的优势,能想方设法,搞好经营,调动了员工的积极主动性。今年人均月收入____元,比去年同期的____元,增加了___元,增长率为__%。
(二)抓好规范管理。强化协调关系,提高综合接待能力。
1.健全管理机构,由餐饮部领导、分部门经理组成的质量管理小组,全年充分发挥了作用,小组既分工,又协作,由上而下,层层落实管理制度,一级对一级负责,实行对管理效益有奖有罚,提高了领导的整体素质,使管理工作较顺利进行。
2.完善餐饮部的会议制度。会议包括年终总结会、季度总结会、每月经营分析会、每周例会、每日检讨会、班前班后会、财务监督稽查会、卫生安全检查汇报会等,由于制度的完善,会议质量提高了,上级指令得到及时落实执行。
二、今年完成的主要工作:
（一）落实酒店经营承包方案,完善激励分配制度,调动员工的积极性。
今年,饮食部定额上交酒店的任务为**万元,比去年的**万元,上升**万元,上升率为**。为了较好地完成任务,饮食部领导制定了内部经营方案和效益工资分配方案,按照部门、岗位、技术、技能、劳动强度等方面的不同,把经济指标分解到各个分部门,核定了各分部门的营业额、出品额、费用额、毛利率,逐月核算,超额提成,节能加奖,充分体现了任务与效益工资挂钩的原则,使他们发挥各自的优势,能想方设法,搞好经营,调动了员工的积极主动性。今年人均月收入**元,比去年同期的**元,增加了**元,增长率为**％。
（二）抓好规范管理。强化协调关系,提高综合接待能力。
1．健全管理机构,由饮食部领导、分部门经理组成的质量管理小组,全年充分发挥了作用,小组既分工,又协作,由上而下,层层落实管理制度,一级对一级负责,实行对管理效益有奖有罚,提高了领导的整体素质,使管理工作较顺利进行。
2．完善饮食部的会议制度。会议包括年终总结会、季度总结会、每月经营分析会、每周例会、每日检讨会、班前班后会、财务监督稽查会、卫生安全检查汇报会等,由于制度的完善,会议质量提高了,上级指令得到及时落实执行。
3．建立出品估清供应监督制度。为了最大限度降底估清品种,协调各分部门做好出品供应工作,每天早、午、晚市检查出品供应估清情况,对当市估清的品种设专薄记录,同时到有关分部门核实查证,并要求管理人员签名,以分清责任。制度建立后,原耒每市估清
一、成立领导小组
为加强对第2届南博会暨第22届昆交会卫生保障工作的领导，确保圆满完成第2届南博会暨第22届昆交会卫生保障工作任务，市卫生局成立了以局长为组长、分管领导为副组长、相关处室负责人和有关单位负责人为成员的领导小组，同时领导小组下设办公室、医疗保障组、疾病预防控制与突发公共卫生事件应急处置组和卫生监督组。
二、制定工作方案
根据省卫生厅和市委、市政府的要求，组织制定了**市《第2届南博会暨第22届昆交会卫生保障方案》，同时市卫生局卫生执法监督局也根据要求制定了第2届南博会暨第22届昆交会公共场所和生活饮用水卫生保障工作方案》。在方案中对卫生保障工作进行了分解，并进一步明确了有关单位的工作职责。
三、扎实开展卫生保障工作
（一）公共场所和生活饮用水卫生保障工作
第2届南博会暨第22届昆交会召开前和召开期间，全市卫生监督机构按照市卫生局的要求和部署共出动车辆64台次、监督人员180人次对除省卫生厅发证外的接待单位和场馆开展公共场所和生活饮用水卫生保障工作：一是从5月下旬开始到会议召开前，全市卫生监督机构对接待单位和场馆进行了2次预防性卫生监督检查，并对接待单位的公共场所微小气候、空气质量及二次供水的色度、浑浊度、PH值、余氯等指标进行了现场快速检测，对检查存在问题提出整改意见，开具整改意见书，并检查落实了接待单位消毒、灭蝇、灭蚊、灭鼠、杀虫等工作；二是会议召开期间，市卫生执法监督局李红飚副局长亲自带领相关处室负责人对重点保障接待的宾馆、酒店及场馆进行巡查，并督导检查了卫生监督员每天监督检查工作。
（二）重大疾病防控和卫生应急保障工作
第2届南博会暨第22届昆交会召开前和召开期间，市（区）两级疾控部门共出动15车次，54人次对第2届南博会暨第22届昆交会涉及接待的21家酒店宾馆和会务场所等公共场所进行巡诊，并对全市县区医疗机构、疾控中心进行疫情报告管理检查：一是对接待单位分别落实了义务报病员；二是对定点接待单位义务报病员进行了传染病防治法的有关知识培训，明确报告方式、内容及时限；三是对接待单进行了指导消毒，并培训了相关工作人员。
随着社会联系的加强和档案馆职能的拓展，档案馆接待各种参观者的情况日益增多，这使档案馆面临机遇和挑战。档案馆如何在不影响本职工作，不增加人员负担的基础上搞好参观接待工作，发挥文化窗口和爱国主义教育基地的作用，树立良好社会形象，是一个值得思考的问题。
一、档案馆参观接待的类型及特点
1、 同行业兄弟单位交流沟通。相同或是相关系统的兄弟单位来访参观，是档案馆参观者的主要类型。此类参观者由于行业相同或相近或相关，业务联系和往来较为密切，参观的时候往往抱有沟通交流、学习经验的目的。有的参观者带着问题而来，急于解决自身面临的难题，关心的、提出的问题往往有的放矢，直指问题核心和关键。
2、相关专业学生参观实习。学习档案、文秘、文学、行政等相关专业的高等院校或职业学校的学生，在学校或专业教师的组织下到档案馆进行参观学习，这是档案馆接待来访的又一大类型。学生在教师的引导下带着验证专业知识，理论转化为实践的目的进行观摩访问，带着好奇的眼光打量档案馆，对档案馆的布局结构、整理工具、库房设施等最有兴趣。接待学生参观者是档案馆树立社会形象、揭开过去神秘面纱的一个大好机会。
3、领导考察参观指导工作。上级领导、同系统或相关系统单位领导、本单位领导等由于工作的目的，或为了调研档案工作，掌握档案工作实践情况，或是其他原因到档案馆进行考察，指导工作。各级领导到档案馆出于不同的目的，希望了解的目标也不尽相同，有想了解档案馆的硬件设施，有的对档案馆机构设置，人员编制感兴趣，有的希望了解档案馆历史，有的希望掌握档案馆特色、下一阶段发展重点，应根据不同的参观需求，有侧重地进行介绍，解答领导疑问，满足领导的考察需求。
4、受邀到访参观专题展览。这种类型的参观者是指档案馆为满足社会对档案信息的特定需求定期或不定期，在本馆或临时确定的场所进行档案专题展览，受到档案馆邀请参观展览的特定群体。这种类型的参观者情况复杂，比如爱国主义教育专题档案展览受众广泛，各行各业人员都可能成为参观者；而比如航天建设展、某学校校史展等则受众针对性更强，需要对专业、专题进行分析以了解参观者需要，有针对性地进行参观接待。
5、其他社会各界人士来访。此类参观者是出于各种原因访问参观档案馆的人士，其中有特地参观档案馆的人员，有访问地区、单位时顺便一观的人员，有的是关心社会文化发展的有识之士，有的是寻求休闲娱乐的无心游客，有的会提出真知灼见，有的会提出善意的批评。此类参观者对档案馆的宏观环境、规划布置、总体设计、历史渊源、建设典故等较为关注。
不管是哪种情况，档案馆都应该重视接待工作，将档案馆的友好、开放的胸怀展示给公众，改变和重塑档案馆的社会形象。
二、参观接待的实施步骤
1、参观前的准备阶段
参观者来访之前，大多都会提前与档案馆进行联系。档案馆要做好参观前的准备工作，掌握主动权，积极应对参观接待工作。首先要与参观者约好时间，了解参观的规模，搞清楚参观者的类型和特点。不同的参观者目的不同，想要了解的重点不同，对档案馆的期待不同，档案馆应该主动了解参观者的意图，方便下一步的工作。其次根据参观者的不同特点，制定相应的接待方案，使接待方案具有针对性。
比如兄弟单位参观者，档案馆接待此类参观者应强调最新措施，最新技术，最新工作思路或是工作中的得失、经验，介绍可以借鉴的做法等等，同时应该利用交流的机会，虚心向兄弟单位的参观者学习，达到促进工作、促进感情的目的。再如学生参观者，档案馆接待此类参观者可以突出具体的档案整理流程，向学生们演示档案如何从文件一步一步转化为档案案卷的过程，使学生们对档案馆的工作有一个清晰而直观的了解。引起学生对档案的兴趣，为档案馆吸引潜在的人才打下良好基础。另外，针对其他社会来访参观者，可对档案馆与当地的历史渊源、建设历程、变迁沿革等情况作为重点进行介绍；参观库房档案时，应对记载地区、单位历史变迁有重大意义的实物类、声像类档案进行着重介绍。
2、参观中的接待阶段
在参观过程中，档案馆应该根据接待方案的重点、难点，实施相应的接待工作。在这个过程中，档案馆应该讲究态度、方法，针对不同的参观者类型，按照接待方案的安排，有计划、有步骤地开展接待工作。注重对不同参观者进行有区别的介绍，合理安排参观的主次、先后、详略。在接待的过程中，接待人员的仪表应该大方得体，态度应该亲切自然，讲解应该认真细致，提高接待质量，树立档案馆良好社会形象，实现爱国主义教育基地的功能。
3、参观后的意见反馈
参观接待工作完成后还需要收集参观者的意见和建议，这对衡量当前工作、制定下一阶段工作重点、改进方向、发展趋势都将起到重要的作用，也使参观接待活动促进双方友谊，促成友好互惠的双赢局面。意见反馈主要从几个方面进行采集，一是对参观服务工作的评价，主要包括对服务人员态度、内容、水平的评价；二是对档案馆的评价，主要包括档案馆的总体印象、对档案馆需要改进的地方、档案馆发展的趋势和方向等问题的意见和建议等；三是其他反馈的材料，主要包括一些领导的题词、参观者签字留念册、参观后形成的通讯录、需要反映的其他事项等。
三、参观接待需要注意的问题
1、思想重视，态度认真，搞好接待工作。档案馆工作人员应该认识到参观接待工作的重要性和必要性，在思想上重视这一工作，认识到这一工作对自身形象的塑造和提高社会地位的重要性。这样才能在态度上认真，在接待工作进行的过程中耐心细致，做好解释答疑工作，积极与来访人士进行友好交流，促进双方了解，加强双方友谊，给参观的人士留下良好的印象，产生良好的社会效益。
2、争取领导重视和支持，优化档案馆资源。档案馆接待各界人士不是一个部门的事情，而是整个单位的事情，需要单位领导的重视和支持。有时还需单位领导出面参与接待，给与参观者相应的接待规格。档案馆要向单位领导积极宣传，提高单位领导的档案意识，让领导认识到档案馆的窗口宣传作用，让领导认识到档案馆能够为单位增光添彩，从而提高档案馆在单位的地位，优化档案馆的对外交流的环境，提高档案工作水平。
3、注意宣传，吸引眼球，树立良好社会形象。档案馆的接待工作需要主动扩大影响，引起本单位乃至社会广泛关注，利用接待参观这一对外交流的契机，宣传档案、宣传档案工作、提高本单位档案意识。档案馆要改变默默无闻的传统作风，尝试高调做事，亮出自我，在接待好参观者的同时，不忘进行自我宣传。目的是为了重塑档案馆社会形象，改变过去冷漠、高高在上或埋没于故纸堆的的传统形象，树立热情、周到、开放、与时俱进的新时期形象。可利用媒体和网络，用简讯、快报、动态信息等形式广而告之。
4、合理安排，周详规划，加强接待人员素质。档案馆进行参观接待工作需要认真细致的事前准备、过程中的周到服务和事后的总结反馈，是一系列前后贯通、联系始终的工作，需要接待人员高度的责任心和较高的公关水平。目前档案馆的实际状况，接待人员极少可能是专门的公关人员，一般都是本馆工作人员，接待的方式方法和服务态度上难免有所欠缺。解决的方法，一方面是在参观前的筹划方面下功夫，做到尽可能的合理和周详，考虑各方面因素，结合对参观者的了解制定接待方案，并在实施接待的过程中多一份耐心；另一方面档案馆要加强、提高工作人员综合素质，特别是加强服务意识的树立以适应各式各样的参观者。必要时应给与工作人员培训的机会，学习礼仪、形体、公共关系、沟通、演讲等方面的知识。
综上所述，档案馆应该重视参观接待工作，了解到访参观者类型极其特点，制定适合各种不同类型参观者的接待的方案和实施细则，利用参观者到访的机会宣传档案、档案工作及档案馆特色，展示热情开放的档案馆风貌，树立良好的社会形象，为档案馆在新时期的工作开创新局面。
参考文献
1.王光越,行健存雄 岁华可读——新加坡总统纳丹参观中国第一历史档案馆侧记[J],中国档案,2010（9）：p14-15
一、成立领导小组
为加强对第十六届中国科协年会卫生保障工作的领导，确保圆满完成“年会”卫生保障工作任务，市卫生局成立了以分管领导为组长、相关处室负责人和有关单位负责人为成员的领导小组，同时领导小组下设办公室、医疗保障组、疾病预防控制与突发公共卫生事件应急处置组和卫生监督组。
二、制定工作方案
根据省卫生厅和市委、市政府的要求，组织制定了昆明市《第十六届中国科协年会卫生保障工作方案》。在方案中对卫生保障工作进行了分解，并进一步明确了有关单位的工作职责。
三、有序开展前期卫生保障工作
1.卫生监督部门：按照谁发证、谁负责的原则，按照要求，对各自发证的接待单位开展公共场所和生活饮用水卫生监督和培训，并对存在问题的接待单位开出限期整改监督意见书，并计划5月21日和22日对重点接待单位开展公共场所和生活饮用水现场快速检测。
2.疾病预防控制部门：一是对接待单位分别落实了义务报病员；二是对定点接待单位义务报病员进行了传染病防治法的有关知识培训，明确报告方式、内容及时限；三是明确疫情报告电话号码及报告方式，由市疾控中心和接待单位双方共同负责宾客的传染病防治工作；四是对全市县区医疗机构、疾控中心进行疫情报告管理检查，督促整改存在问题；五是对接待单进行了指导消毒，并培训了相关工作人员。
3指定市延安医院、市一院、市三院和市中医院为第十六届中国科协年会医疗救治定点医院，并根据省卫生厅的要求，安排了市延安医院、市一院、市三院和市中医院共7组医护人员将于第十六届中国科协年会召开期间入驻7所酒店进行医疗保障。
