时间：2022-10-23 10:50:31
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为切实加强档案管理工作，该局从三个方面入手，强化档案管理工作的主体意识和责任意识。
一是强化领导到位。将档案管理工作始终摆在全局工作的突出位置，纳入每年整体工作计划，与各项业务工作同部署、同推进、同考核。同时，为加强档案的管理与利用，专门成立了以分管局长为组长档案管理领导小组，相关科室负责人、岗位业务人员组成档案网络体系，对全局形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，建立了统一领导、统一管理、统一制度，层次分明、健全完善、运转高效的档案管理机构。领导小组经常调度，及时了解解决工作中出现的困难和问题，并在人、财、物上向档案工作倾斜，为档案管理工作全面上水平、上台阶打下良好基础。
二是责任落实到位。严格实施档案工作责任制，把档案工作纳入目标管理，实行主管领导、政工科长、档案管理人员三级责任连带责任制，并与年终考核挂钩，层层签订目标责任书，明确工作目标，落实领导责任，形成了分管领导负总责、政工科长日常抓、专职档案员具体抓，一级抓一级，层层抓落实的档案管理责任运行机制。
三是人员配备到位。政工科配备了一名兼职档案员，负责全局档案工作管理，在各科室确定了3名责任心强、热爱档案工作的兼职档案员，具体负责本科室档案的收集、整理和归档工作，形成了以局档案室为主、各科室齐抓共管的档案管理工作网络。
2 加强建设，全面提高档案管理工作的软硬件水平
该局严格按照档案管理标准，切实加强制度建设、基础设施建设、档案管理队伍建设，全面提升档案管理工作的软硬件水平。
一是加强制度建设。严格按照《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》和《山东省档案管理条例》等法律、法规，建立完善了以岗位责任制、档案归档、保管、保密、利用、统计为主要内容的《乳山市机关事务管理局档案管理规定》、《乳山市机关事务管理局档案分类大纲》及其它9种规章制度，并把各项档案管理制度上墙公布，使档案管理工作行之有据、有章可循，从制度上保证档案管理工作规范有序。
二是加强基础设施建设。根据档案室建设规模的要求，累计投资10多万元，建立了两个专门的档案室，设置面积50多平方米，配备铁皮档案柜36个，安装豪华型移动密集架4组、防磁柜1台、温湿度计1个、电脑2台、复印机1台、打印机1台、碎纸机1台，扫描仪1台等，极大限度地改善了档案保管条件，为档案管理提供了良好的设施保障。安装了窗帘、防盗门，防盗窗、灭火器等设施，保证了档案的安全，严格达到“十防”要求，为档案管理上档次、上水平创造了扎实的物质条件。
三是加强档案管理队伍建设。该局高度重视加强档案管理人员的培训，提高档案人员的业务素质。一方面，每年都组织档案人员参加市档案局组织的档案知识培训及文书档案归档培训，累计培训人员20多人次；另一方面，每季度举办一次内部档案业务知识培训班，组织人员认真学习《档案法》、《档案管理规范》及档案利用等方面热荩提高档案业务素质，能够利用政府系统办公系统软件，接收上级来文、内部公文制发，以及文书档案的归档、存放、查阅等，使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用。
3 突出重点，充分发挥好档案管理工作的作用
在档案利用上，该局突出重点，积极发挥档案管理工作的作用，为机关事务各项工作的开展提供保障和依据。
制定气象记录档案数字化方案
为顺利完成气象记录档案数字化，气象档案馆在项目启动前制定了完整的方案，对气象记录档案数字化的内涵、范围、建设原则和组织实施方案等方面作出了明确的定义与说明，对什么是气象记录档案数字化、如何开展气象记录档案数字化等问题给出了详细的阐释。
参考现有气象记录电子文件格式，我馆决定将TXT格式作为本次电子文本形态气象记录档案的标准格式。
一、 对数字形态档案信息进行科学管理
数字化气象记录档案信息的编目是以传统形态气象记录档案目录为基础，结合新生成数字化形态气象记录档案信息的组成形式及内容特点，以条目的形式对数字化形态气象记录档案信息的内容种类、信息组织形式、记录责任者、观测要素、时空范围等信息内容与形式属性进行概括的工作。为规范该项工作，我馆制定了《数字化气象档案案卷级和文件级目录著录格式》，对著录内容与格式作出明确规定。
数字化形态气象记录档案的整理是指按照相关档案管理规定对新生成数字化气象记录档案进行完整性检查、质量和格式检查及逻辑分类与排序的工作，它是数字形态气象记录档案信息生成的基本环节，其工作质量直接影响到档案归档后的管理与利用。气象档案馆制定了《历史气象档案扫描电子文件检查方案》等技术规范来对数字化形态气象记录档案的整理提供技术支撑。
数字化气象记录档案的存储是将整理完成的数字化形态气象记录档案存储在特定的磁带、磁盘或光盘上的工作。根据现有电子档案存储设备及档案管理和利用的需求，我馆要求数字化气象记录档案使用磁带、光盘各存储一套。归档存储的各种技术指标，按照《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894―2002）》等相关规定执行。
二、 对数字形态气象记录档案信息进行有效利用
对数字形态气象记录档案信息进行有效利用是本次档案数字化的最终目的，需要解决的主要问题是确定提供利用的范围、对象及方式。根据中国气象局《气象资料共享管理办法》规定，本次档案数字化形成的所有数字形态气象记录档案信息都应提供利用，提供利用的对象及其利用权限参照该办法中的相关规定执行，提供利用的时间顺序由数字化形态信息归档的先后顺序决定。
档案利用的方式可根据是否使用网络分为在线与离线两种。离线服务与传统气象记录档案的服务相同，按同一规章制度及程序执行。在线服务是通过建立网络平台来满足用户通过网络调用档案的需求。与离线服务相比，在线服务工作相对复杂，其主要任务是满足档案管理与利用需求的系统平台建设。为建设系统平台，我们制定了《历史气象档案电子文件应用服务系统功能需求》，委托数字化加工企业据此开发。
三、 气象记录档案数字化实施原则
气象记录档案数字化实施原则是数字化工作必须遵循的强制性规则，是达到数字化总体目标的重要保证。根据档案管理需求与数字化工作总体目标，气象档案馆确定了四条原则：保证档案的安全性：气象记录档案的安全包括实体安全与内容信息安全两方面；保证档案的有序性：气象记录档案的有序性包括纸质或缩微胶片气象记录档案的有序性和数字化形态档案信息的有序性；保证档案信息的真实性：在档案数字化实施过程中保证原始气象记录档案内容信息的真实性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同对气象记录档案信息组织形式要求也不同，档案数字化产品的特点与形式必须兼顾档案的管理需求与用户的利用需求。
气象记录档案数字化的经验与不足
通过对气象记录档案数字化方案的贯彻执行，气象档案馆实现了馆藏194万页气象记录档案的扫描数字化，完成了数字化档案应用服务系统的开发建设。在实现档案数字化既定目标的同时，取得了宝贵的实践经验，为馆藏其他档案数字化及全国气象记录档案数字化奠定了坚实基础。
通过对气象记录档案数字化工作实施情况的分析，总结出以下经验：即只有对气象记录档案数字化流程进行全程管理、规范管理、安全管理才能较好地完成数字化工作。
1.全程管理是气象记录档案数字化成功的基本保证。根据气象记录档案数字化方案的有关规定，本次档案数字化工作实现了数字化流程的全程介入管理和全面细节管理，有效保证了传统形态信息的安全、有序，较好地保证了数字化产品的质量与应用效果。
2. 规范管理是气象记录档案数字化成功的关键。由于本次数字化的气象记录档案数量巨大、种类众多、格式复杂，使得数字化工作任务繁重、技术问题繁杂、工作流程复杂、产品质量控制困难。为此，必须制定详尽的数字化操作流程及技术标准来规范具体的档案数字化工作。
3. 安全管理是气象记录档案数字化的基本要求。为做好数字化过程中的档案安全保障工作，气象档案馆采取了诸多措施，如提供专用的数字化加工场地、制定规范档案移交与归还的《历史气象档案交接管理办法》、制定响应突发安全事件的《气象档案馆防火应急预案》、在数字化加工合同中明确规定档案保密与保护条款等。
4. 档案修复与数字化工作同步进行。由于档案修复工作需翻阅全部档案并进行破损情况鉴定，为节约时间和减少档案原件调用次数，气象档案馆将破损档案鉴选与档案整理编页同时进行。
根据档案数字化的具体情况，结合工作实践，总结了以下三点不足：
1. 前期传统载体档案整理工作不足。由于历史原因，在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页，气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行，一方面给档案完整性检查带来不便，另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍。为解决该问题，气象档案馆不得不对这些档案以原档案实体状态及档案内容的内在逻辑联系作为数字化文件完整性检查与文件排序的依据。
2.数字化加工进度控制不足。本次气象记录档案数字化在进度控制方面有所欠缺，未按预定计划完成数字化任务。原因主要在于气象记录档案数字化是一项任务繁重、流程复杂的工作，在实际工作中存在很多无法预见的问题。
2016年全县9个乡镇，名单附后。
二、申报创建时间
根据全市村镇建设档案室创建计划目标，我县9个乡镇今年内要全部完成村镇档案室创建工作，并于10月份前申报创建验收时间。
三、申报认定程序
申报工作由属地城建档案管理机构组织实施，申报材料报市城建档案管理处，由市城建档案管理处推荐省住房城乡建设厅建设档案办公室进行认定，最后由省住房城乡建设厅发文并授牌。申报“省级特级”村镇建设档案室的认定，由省住房城乡建设厅档案办公室负责组织实施；申报“省一级”及以下级别的村镇建设档案室由省住房城乡建设厅委托市城建档案管理处组织实施。对于成功创成“省特级村镇档案室”和“省一级村镇档案室”的乡镇，市住建局将通过以奖代补形式给予一定资金奖励。
四、工作要求
（一）制定方案，推进创建工作。县住建局和新农办将督促各相关乡镇加强组织领导，成立创建领导小组，落实具体工作人员，确保创建村镇建设档案室各项工作尽快启动、迅速推进、如期完成。在计划安排上，要细化分解工作进度，精心编制工作计划，合理安排创建时序。各相关乡镇要明确一名创建村镇建设档案室联络员，负责定期上报创建进展情况。
坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实党的十及十八届三中、四中全会和省、州、县委全会精神，进一步解放思想、振奋精神，把提高全局（馆）干部职工的思想道德素质和科学文化素质作为精神文明建设的根本任务，创造一个稳定、团结、奋进的良好工作环境，强素质、严管理、抓行风，为档案事业的发展提供强有力的精神动力、智力支持和思想保证。
二、工作目标
继续深入开展精神文明创建活动，巩固好县级最佳文明单位创建成果，促进机关精神文明工作再上新台阶，确保档案事业的顺利有序推进。
1．对本单位领导干部实行轮流培训，对本局职工严格管理，健全理论学习及考核制度，坚持每周五下午政治、业务知识学习。
2．发现、培养、宣传和推广先进典型，适时推选出先进个人和优秀工作者上报相关组织，激发全局干部职工的工作热情。
3．搞好全局2015年中心工作和重点工作，圆满完成本年度各项工作目标任务。
4．深入开展档案法制宣传活动，进一步提高全社会档案意识和档案法制意识。
5．充分发挥局党支部、工会、妇代会作用，开展好适宜干部职工参与的各类文化体育和娱乐活动。
6．强化社会治安综合治理，深入、扎实推进平安单位、平安家庭创建活动，倡导见义勇为、扶正罚邪，杜绝治安隐患，完善安全管理体系，确保机关和档案的安全。
7．严格执行计划生育政策，实现“三无”达标。
8．加强局（馆）内外清洁卫生工作，保持环境整洁优美。
9．加强行风建设和党风廉政建设，进一步提高服务质量，切实解决干部职工在工作、生活中遇到的各种实际困难和问题
10．认真做好未成年人思想道德建设各项工作。
11．加强网络建设，认真做好网络舆情应对工作，并按要求做好转贴、跟贴、网络评论。
三、保障措施
（一）加强精神文明建设领导。一是局（馆）领导班子要继续
高度重视精神文明建设工作，将其纳入重要工作议事日程，定期专题研究和部署相关工作，落实精神文明建设责任制，把精神文
明建设与巩固灾后重建成果结合起来，作为干部职工实绩考核和职务晋升的重要内容。二是局（馆）精神文明建设领导小组要切实担负起全局（馆）精神文明建设的指导与管理工作，各项工作早安排、早部署、早落实。三是层层签订目标责任书，确保工作落到实处，并实行“三个文明”建设统一研究、统一规划、统一部署、统一考核。
（二）提高全局干部职工综合素质。将精神文明教育纳入全局干部职工重要学习内容。一是开展干部职工遵纪守法教育，组织干部职工学习有关法律法规、党纪政纪规定和各项规章制度，提高职工遵纪守法自觉性。二是以《公民道德建设实施纲要》为重点，认真开展公民道德教育，进一步提高职工道德修养，自觉规范语言和行为。三是认真组织干部职工深入学习科学发展观和党的十及十八届三中、四中全会以及省、州、县委全会精神，开展爱岗敬业教育，大力崇尚“顾大局、讲原则、尽职责精神，不怕苦、敢拼搏、出大力精神，讲真话、办实事、见实效精神，讲付出、不为名、不为利精神，尊民意、敬民众、解民困精神”这“五种精神”，增强爱岗、敬业意识，提高服务意识和水平。四是深入抓好以未成年人思想道德建设，把未成年人思想道德建设工作作为一项系统的社会工程、惠及千家万户的民心工程来抓紧抓好。五是坚持每周五下午政治、业务学习，引导干部职工树立正确的世界观、人生观、价值观和奉献观，不断增强干部职工的责任感、荣誉感和凝聚力。
（三）认真开展各项工作。一是进一步加强干部队伍建设，提高档案工作人员的业务能力和综合素质，多渠道选拔优秀人才，为档案事业的发展提供人才保障。二是加强档案法制建设和法制宣传，进一步提高全社会档案法制意识。三是进一步夯实档案基础业务，推动档案事业的健康快速发展。四是进一步加强党建目标管理、党风廉政建设工作，切实巩固“县级最佳精神文明单位”和“州级爱国卫生先进单位”成果，积极争创“省级爱国卫生先进单位”。五是继续抓好机关维稳、平安创建、综治以及安全和保密工作，确保机关的和谐、稳定以及档案的绝对安全。
摘 要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中 存在的主要问题及原因进行分析，并对解决这些问题的具体做法进行探讨，提出了加强基建档案科学化管理的建 议.
关键词:高校;基建档案;管理
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形 成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本 建设工作的真实原始纪录，是学校档案的重要组成部 分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐 步完善管理方法具有现实意义.
一、高校基建档案建设的特点和作用
(一)基建档案的特点 基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价 值性等特点以外，还具有它独有特点.
1.成套性。完整的基本建设项目档案形成，需要 每一个环节的文字或图纸记录，完整性决定每一个单 项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相 对独立而又不可分割的有机整体，故高校基建档案具 有成套性的特点.
2.专业性。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯 一的，也是今后维修、验收、审查唯一依据，故高校基建 档案具有专业性的特点.
3.实用性。基本建设完成后，建筑物的结构、性质 等方面可以在档案中体现，建筑物的产权认定及以后 维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作，基建 档案也起到证明作用，故高校基建档案管理工作具有 实用性的特点.
4.滞后性。由于基本建设项目完成是一个周期 长、投资大的工程建设过程，且涉及面宽而广，在实际 操作过程中又存在有弹性因素，因而基建档案自然滞 后于所反映的基建项目，故高校基建档案管理工作具 有滞后性特点.
(二)基建档案的作用 作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案， 在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要 作用体现在: 1.凭证作用。俗话说的好:“空口无凭，立字为 证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成 的所有资料，包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记 录等技术资料，它客观地记载当时的历史情况，反映学 校基本建设的完整过程，这些技术资料具有凭证作用.
2.参考作用。基建档案对查考过去情况，掌握历 史材料，研究有关事物发展规律，起到广泛参考作用.
完整系统的基建档案会给sdjkfdjksfh萨仿盛大萨芬后来的建设者有益的参考与 启迪。可以通过考查过去的资料，研究和探究事物发 展的规律，在工作中吸取精华、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程，是学校界定产权关系的法律依 据和法定根据，用好基建档案可以避免和解决产权纠 纷.
二、高校基建档案管理中存在的主要问题
(一)档案管理工作滞后，跟不上管理发展需要 档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环 节，势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着 档案管理现代化进程的加速，无论是管理理念、控制手 段，还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件 设施和档案人员素质方面，与档案现代化管理的要求 还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼 职档案员，兼职档案员遇到工作忙的时候，对基建档案 无暇顾及。往往造成对档案资料简单装订、没有系统 专业化地按照要求管理等简单化现象，造成档案资料 不完整，直接影响了基建档案质量，跟不上高校改革与 发展的需求.
(二)档案管理意识淡薄，归档质量不高 在实际建档工作中，往往由于档案员的档案管理 意识不强，基建档案会存在许多问题。首先，归档的文 件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如一些具有 凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件，或者一些 签字、盖章都不全，失去原有作用。其次，文件归档材 料、纸张大小不统一，个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字 迹模糊。另外，还有些工程项目档案内容失实，图物不 符，不少材料分散在承办人和技术员手中，需向知情人 询问才得已纠正，其中设计变更、施工记录等散失最为 常见。一直以来，高校对基建档案工作的认识还远远 不够，档案部门自身的宣传力度也不够，造成一些基建 管理人员档案管理意识淡薄，存在“重建设，轻档案” 的思想。甚至还出现建筑物竣工后，经手人员将建设 资料随便锁进自己的柜子，没有及时把资料移交给档 案员归档的现象，造成竣工资料的不完整性，影响了归 档的质量.
(三)缺乏有效管理机制，造成管理偏差 基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶 段，项目文件资料形成周期长，涉及单位广，专业技术 性强，从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归 档经历相当长的一段时间，并经过许多环节，其中每一 环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性.
为加强和规范基建的档案管理工作，各高校会制定出 相关管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差异， 许多高校所制定的基建档案规范大相径庭，出现所制 定的规范及制度只有轮廓没有细则，造成管理人员在 实施档案管理过程中出现了偏差，使所管理的基建档 案工作跟不上改革与发展的需要，影响了基建档案的 完整、准确和系统性.
三、加强高校基建档案科学化管理的对策 随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善，档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校 基建档案资料的科学化管理，使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效 用，笔者以为应从以下几方面加强管理:
(一)加强基建档案工作领导 国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中 第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基 础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发 展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管 理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部 分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作 的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工 作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工 作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究 和解决档案工作中的实际问题.
(二)提高档案人员素质 搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重 要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是 否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部 门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当 自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任 心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质 训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面 进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的 业务水平及档案管理能力.
(三)完善基建档案管理制度 完善基建管理的各项规章制度，是做好基建工程 档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全 与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管 理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这 是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。[2] 高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的 规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术 性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进 行约束和指导。工程建设项目完成后，不论
是总承包 还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目 建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验 收同步;坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做 好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导 到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安 装编制竣工技术资料、图纸的人员到位.
(四)做好基建档案工作“三同步”管理 “三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要 求，其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工 作同步进行;工程建设过程中，要与竣工材料的积累、 整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时，要与提交 一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]在制定本单 位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应 建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订 合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工 单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项 工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数，从 而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使 基建档案进入正常化管理.
(五)实现档案工作网络化管理 随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使 用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服 务。目前高校基本建设档案的管理工作，已经进入从 经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理 方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查 找。如果管理方法仍停滞不前，就不能有效保护及利 用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建 设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管 理和利用，更好地适应现代化管理需要.
四、结语 基建档案是高校的宝贵财富，是高校基本建设工 作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、 扩建和资产评估的依据，随着时间推移，人们会越来越 认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要 性。因此，我们必须做好基建档案建设及管理工作，把 好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不 断地提高业务水平和服务质量，使高校档案为我们国 家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务， 做出更大贡献.
国家档案管理部门明确提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求；《全国档案事业发展“十二五”计划》明确规定“加强档案信息化建设工作”是“十二五”规划的主要工作任务。档案信息化和档案信息化建设事业在全国各地蓬勃发展起来。
1．档案信息化及其建设的含义
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
2.加强信档案息化建设的原则
2.1规范性原则
制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2.2安全性原则
随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取物理安全策略、防火墙控制等、网络安全管理策略等。
2.3效益性原则
由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的、利用率较高的档案进行数字化。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。
3.如何加强档案信息化建设工作
3.1大力改革档案信息服务方式
信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库空间。三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务。四是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；五是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众。
3.2加大专业人才培养力度，努力提高档案队伍素质
信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。
3.3五个务必做好档案信息化建设工作
一是归档务必实行“双轨制”。即纸质文件向电子文件过渡过程中必须做好归档“双轨制”工作。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
二是档案信息化建设务必具有前瞻性。档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。
三是档案信息化建设务必具有协。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
四是档案信息化建设务必具有高科技性。在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
五是档案信息化建设务必实行电子化管理。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
毋庸置疑，档案信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现需要广大档案人员的积极参与配合，需要全社会的高度关注和共同努力。■
【参考文献】
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（一）专项治理工作任务
1.学风不正，务实作风需扎实的问题。
2.服务意识弱化、岗责观念不强的问题。
3.勤俭节约意识不牢，财务管理欠严格。
4.行政管理不严格，公车管理不到位的问题。
（二）专项治理以外的工作任务
5.学习不深不透、学用脱节，集体观念和大局意识不强的问题。
6.创新动力不足、因循守旧的问题。
二、制度建设任务及目标
1.修订完善政治与业务学习制度，转变学风。
2.完善财务管理制度，促进内部管理规范化，建设“节约型”机关。
3、制定公务用车、办公用房、水电纸张等办公用材管理制度，制止浪费。
4.整合并完善各类考核制度，创建“效率型”机关。
5.制定各类服务制度流程，创建“服务型”机关。
6.完善工作督办制度，加大制度检查和执行力度，提高工作质量和效率。
7.建立健全学习制度机制，创建“学习型”机关。
8.建立健全行政管理制度和档案执法问责制，强化制度监督，治理“庸懒散奢贪”，创建“廉洁型”机关。
三、工作要求
教育实践活动单位的制度建设工作，由各牵头股室结合我局实际进行。时间安排从7月初开始，到9月底结束，总体上做到及时发现问题、及时进行治理、及时完善制度。
经过多年来对科学技术的不断研究与开发，很多高新技术在功能与作用上取得了优异的成绩，并普及到很多领域中，信息技术就是其中一项具有权威、代表性的实践成果。在信息技术的作用下，实现信息化管理模式，使得档案工作在管理与服务等方面从意识到实践上都有很大的改变。档案信息化完美的建设很大程度上可以影响到档案服务质量的提升，而要想取得真正的进步，则需要更好的完善信息化建设，解决档案服务工作问题。
1档案服务工作问题分析
真正的做到档案管理工作，实际上就是指利用某种有效的方法与手段，使档案管理工作质量与效率更上一层楼。就当前档案管理来看，采用信息技术是非常有效的决策。经济快速发展，档案信息量逐渐加大，传统的档案信息收集、处理以及保存等方式均以人工操作为主，占用的空间、时间、精力非常大，并且档案的准确性、真实性以及安全性也无法得到有效保证，而利用信息化处理方法，实现文档一体化管理方式，可以有效的弥补传统文当收集、处理、归纳等工作方面存在不足，所以说档案信息化建设是信息时代档案管理发展的一种必行取向。同时，档案管理工作也具有一定的服务性，是对企业有价值服务的一项工作，而要想充分发挥档案管理的服务价值，首先要建立档案管理服务意识，并从提高档案管理人员综合素质、道德素质等方面做起，树立正确的价值观、思想观，确立工作方向，全身心投入；还要不断加强企业自身的软件与硬件配置水平，为提高档案管理工作质量与效率做好准备，促进档案管理顺利发展。
2档案信息化对档案服务工作的影响
2.1档案管理模式落后
档案信息化建设对档案服务工作有一定的影响关系，例如软硬件配置、队伍建设以及工作理念、服务意识等。随着科学技术不断的发展，计算机技术已经普及到各大小领域中，对社会和谐发展、生产质量提升、经营方式转变等等层面都有很好的促进作用，档案管理也一样受到信息技术的影响，得到更进一步的完善与改进，而目前很多档案建设过程中，对信息技术并不注重，也没有真正意识到信息技术可为档案管理带来的有利之处。仅就现阶段的发展而言，我国的档案基础设备还很落后，档案管理条件不足，特别是在档案服务中应用先进基础设备的能力还有待于提高，很多工作还需要依靠传统的人工操作模式，这些都是影响档案工作健康发展的主要因素，也是我国与发达国家的差距所在。
2.2档案工作人员专业素质以及科技能力低
在经济社会发展的推动下，档案信息资源实现了大开发，人们发现档案信息资源其实具有很强的服务性，这就需要档案工作人员以正确的服务理念来对待工作，积极地转变工作观念，变被动为主动服务，使自身工作能够更上一层楼。就现阶段的发展来看，许多档案工作人员逐渐在工作中显现出专业素质不高、科技能力不强的问题，所以档案工作人员应不断提高自身的综合素质，不断地学习关于档案的新知识。
2.3资金支持力度不足
现阶段很多的档案部门还使用的是传统的档案管理工作模式，它与信息化的时展不相适应，有的档案部门虽然加大了资金的投入力度，积极的引进了较为先进的档案管理设备，但却没有现代化的管理理念作为支撑，无法为社会提供最先进的档案管理工作，不利于档案服务工作的有效开展，这就需要我们从档案管理工作的特点出发，辅助以现代化的管理理念，不断提升档案的利用和服务水平，从源头上提高档案管理工作的质量。
3档案信息化建设背景下档案服务工作开展的实施策略
3.1转变思想意识
要从思想上认识到先进的计算机技术为档案工作所带来的深刻变化，变被动服务为主动服务，让档案工作的服务性深入到具体的工作中，而不是流于表面。应展开多种形式的服务工作，使档案信息化下的档案信息资源的海量性和多重作用能够得到有效的发挥，扩大信息服务的辐射范围，以社会实践的形式，来深入社会，对社会各个方面的需要做到心中有数，转变传统的单一化服务模式，使服务质量得到有效的提高。
3.2增强服务意识
在社会发展的推动下，档案信息资源的服务对象和用户使用特点有了一定的改变，为了适应这样的发展，档案工作应在服务内容、方式等方面积极地做一些调整。档案服务工作要不断加强和社会的交流和沟通，使信息资源能够更快更好地提供给社会。另外，档案信息服务应突破已有信息资源的束缚，以社会的需要为风向标，积极扩大自身的业务范围。档案馆的业务范围并不只是档案信息的处理和保管，还可以进行档案管理和查阅，现如今很多城市的档案馆已经做了有关地尝试，不仅扩大了服务范围，而且还拥有了独特的服务项目，这些都要归功于档案信息资源的海量性。档案服务工作的信息化已经社会发展的必然趋势了，但是无论朝着何种方向发展，档案工作人员的素质都是应始终被关注的重点和关键。
3.3专业人才培养
在档案信息化建设的大背景下，档案服务工作越来越需要复合型人才，除了是一名优秀的导航员外，还应是中介者和组织管理人员，所以各级档案部门要努力培养建立拥有专业能力强，并且职业道德优良的档案工作人员队伍，也就是人们俗称的“德才兼备”。这样的队伍其自身具有一定的档案信息处理能力，并且掌握一定的外语知识和计算机技术，使信息化时代下档案服务工作的质量能够在此基础上得到更加稳固的支撑。
3.4建立完善的档案管理队伍
从资源共享的角度，我们发现，若想提高档案服务工作的整体质量，需要加强各级档案部门的横向交流，促进档案信息资源共享，建立一个完整的社会信息系统。首先，要完全破除档案、图书、文献等各自独立的情况，实行统一管理，并发挥集群优势，将整个信息系统进行整合，从而建立庞大的联合信息系统，最终实现资源共享，并帮助更多的用户获得海量的档案信息，这也是档案服务工作的最终目标。现在已经有许多城市运用先进的计算机技术进行档案查询工作，所收到的效果都是比较良好的。
4结论
通过文章的分析使我们不难发现档案信息化已经是经济社会发展的必然趋势了，所以必须得到应有的重视和关注，由于档案信息化建设的需要，也要求档案工作不断地进行提高，特别是在设备、人才队伍上，应将传统的档案工作进行彻底地转变。这也就是说档案信息化建设工作要不断地进行深化，需要档案工作人员转变工作作风，以一种服务意识去工作，不断地提高自身的专业技能，将档案信息化工作建设得更好，以便为社会经济的发展做出贡献。
作者:李娟 单位:鸡东县律师事务所
中图分类号：G27 文献标识码：A
文章编号：1005-913X（2014）01-0114-01
企业档案是企业在科研、生产、经营与管理活动过程中形成并积累的对当前与未来具有重要参考价值与借鉴作用的信息记录，具有原始性、凭证性、权威性、广泛性、连续性和可扩充性等特点。尤其是科技档案在工程建设中的作用越来越大，不论是科研、设计，还是改建或扩建等都离不开它，并且已成为经济发展的巨大推动力量。社会各界对科技档案信息的需求与日俱增。
一、库存档案进行数字化面临的问题
随着社会信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式。档案管理电子数字化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。
档案管理电子数字化具有以下优点：一是可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；二是档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，实现网上传阅，既降低了原文纸质资料的磨损率，还可实现异地查询。
但将库存档案进行数字化还面临着许多问题：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、两页纸一文一卷，有的五、六百页纸一类一卷。总之，综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。
只有实行标准化、规范化的程序和方法，提高档案管理基础工作水平，才能保证数字化建设的顺利进行。这需要从以下方面着手开展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新组合案卷实现案卷规范化；三是结合本馆实际规范著录工作；四是统一分类号保证检索查全率；五是规范题名保证检索查准率。
二、做好数字化建设中的管控，是取得著录工作多、快、好的必要条件
（一）精心组织，做好过程管控
为确保档案数字化工作顺利进行，公司应组织人员向完成数字化工作的兄弟单位学习管理经验，并提前与清华紫光公司沟通，估算工作量，协调工作现场，协商工作方式，合理安排人员配置，部署工作流程。建立档案出入库制度，做到出库有登记，归还有检查。做好人员进场前的培训工作，制定工作计划，做到出库、扫描、装订、检查一条龙，保证各个环节无堆积现象。
为保证项目进程科学合理，针对公司实际情况，按照文书档案——科技档案——照片档案的顺序合理安排扫描计划，并做到紧跟进程随时检查，将检查出的问题反馈给项目组及时整改，缩短工作环节。与项目组签订保密协议，对项目组人员及时登记备案，做到公司信息不外漏。
为保证回库纸质档案齐全完整无损坏，实行领取登记制度，并派专人负责回库档案的验收、检查、装订，对破损档案进行修补，有效预防档案遗失损坏问题。
（二）强化验收管理
对于扫描完成的数字化档案，执行三级验收方式。初步验收，做到随时录入随时跟踪，进入项目工作现场，检查录入数据是否与实际档案相符，对修整不到位的提出整改要求；挂接验收，为保证出库资料完整明确，文书档案按年度出库，科技档案按建设项目出库，要求纸质档案资料回库的同时，必须将相应的电子件挂接到系统上，档案人员在系统内及时检验，不积压；试运行验收，项目完成后，及时在公司网页发通知，开放相关人员使用权限，要求技术人员针对本单位实际情况查找问题，有效防止错挂漏挂现象。
（三）以档案数字化工作为契机，全面梳理核对已入库档案，提高档案准确率
档案数字化工作，是科技信息化提升的一种表现，检修公司通过本次电子化工作的深入开展，对公司档案进行了一次全面细致的检测排查，发现了一些档案遗留问题，比如条目录入错字、页码编写错误等进行了改正，公司档案准确率得到有效提高。
从目前档案工作法制化建设的实际中分析，尽管经过档案部门的不懈努力，我国档案工作法制化水平有了很大提高，但仍然存在着一些不尽如人意的问题，亟需在今后的实践过程中认真地加以改进。
1、档案工作法制化意识淡薄
随着政府信息公开制度的实行与经济社会的发展，公民的社会档案意识普遍增强，档案利用水平不断提高，利用领域也得到不断拓展，档案工作出现了前所未有的新局面。但是，受传统思维定式的影响，档案工作法制化建设的步伐尚显滞后，社会的档案法制意识仍显淡薄，存在着档案工作法制化建设尚未得到全社会的普遍重视、有关的档案工作法规制定与实施缺乏广泛社会基础、档案行政执法阻力较大等实际问题。
2、档案部门的忧患意识不强
档案工作法制化建设在整个社会发展进程中缺乏影响力的重要原因之一在于档案部门忧患意识不强。就社会整体的发展状况而言，确实难以将档案工作作为社会发展的“重中之重”去把握，客观上导致相当一部分人对档案工作、尤其是档案法制工作难以产生深层次的认识。如果档案人员也安于现状，得过且过，缺少忧患意识，主动工作观念不强，就必然会导致档案工作法制化逐渐成为被社会遗忘的角落。
3、 档案法规体系尚待健全
我国档案法规体系建设在近年来取得了较大成绩，各级档案行政管理机关出台了一系列地方性档案工作规章制度，为解决新时期档案工作遇到的问题提供了法律依据。但与档案法制化建设水平发达的国家相比，我国现有档案法津法规缺乏系统性和可操作性。在确定违法情节、裁定标准等的适用性上弹性较大，难以把握，使实际的档案执法活动难以得到深入、普遍的开展，档案行政执法的力度等差强人意。
4、执法人员素质亟需提高
档案行政执法人员的执法理念、素质等还远不能适应档案工作法制化建设的要求。有些档案执法人员并非是档案专业人员，缺少对档案法律法规的深入研究，不熟悉有关的法律条文。尤其是基层档案行政管理部门的许多同志没有将更多的精力和时间用于学法、懂法、执法上，而只是忙于一些具体的事务，从对《档案法》的贯彻执行情况分析，不少单位仅限于对法律条文的一般性学习，而对于运用档案法律法规去处理问题、解决问题的研究则较少见。
二、 强化档案工作法制化建设的有效对策
1、加强领导，积极推进档案工作法制化建设进程
档案工作在国民经济发展、文化创新、科技进步等方面具有积极的影响作用。因此，必须从领导层开始重视档案工作发展，重视档案工作法制化建设，为档案工作的深入、全面发展奠定良好的法制环境。各级档案行政管理部门必须从促进档案事业发展的高度，采取有效措施整章建制，并通过行使法律手段强化档案工作法制化建设。依法管理档案工作是档案事业所遵循的根本原则，要求一切档案行政活动都必须具有法律依据，并接受法律的监督。尤其在当今社会，随着信息时代的到来与科学技术的进步，在档案工作实践中出现了许多新情况、新问题，必然会在有限的法律法规与复杂变化的社会生活之间，产生大量的法律空白地带，导致档案工作实践存在着一些与档案法律法规不相适应的现象或问题，都需要我们在今后的实践中认真地加以解决，以切实保障档案工作始终沿着法制化的轨道健康运行。
2、强化宣传，形成良好的档案工作法制化建设氛围
社会法律意识是一个国家法律上层建筑的组成部分，在公民、法人与其他社会组织遵守和执行法律规范的过程中起着重要的作用。档案部门有义务向公民、法人和其他社会组织宣传档案法律法规，使公民、法人与其他社会组织知晓档案法律法规的内容，进而形成主动守法的长效机制，使档案法律法规深入人心，自觉地运用档案法律法规维护自身的合法权益。要努力使社会公众了解档案工作法制化建设工作的进程，为依法管理档案事业奠定良好的群众基础。切实采取多种形式宣传档案工作法制化建设成就，如举办档案陈列展览、档案法制知识竞赛、档案法制宣传咨询活动等，面向社会广泛开展群众性教育，从提高社会档案法制意识入手，强化档案工作法制化建设。
3、履行职责，保障档案法律法规得到严格遵守
履行档案行政监督职能是档案工作法制化的重要环节，也是各级档案行政管理部门及人员执行档案法律法规、遵守档案法律法规、维护档案法律法规的基本职责。档案行政管理部门既要依法履行法律赋予的权力，又必须自觉地接受社会各方面的监督。只有这样，才能保证档案行政权力的行使不逾越法律。就档案行政立法来说，没有法制监督，就难以保证档案行政管理法规与国家法律的一致性；就档案行政执法来说，没有法制监督，就难以保证严格依法办事，档案法律法规就可能在执行中发生偏离，甚至发生背离档案法律法规的问题；就档案行政司法来说，没有法制监督，就难以保证档案行政违法案件得到合法公正的处理；就档案行政管理人员来说，没有法律监督，就难于发现和纠正违法行为，难以保证档案法律法规始终得到严格遵守。
4、建章立制，打造一支合格的档案行政执法队伍
在贯彻实施档案法律法规的同时，各级档案行政管理部门应根据各地的实际，积极制定适合本地实际的档案工作规章或规范性文件，通过建章立制，有效地保证档案行政依据的规范统一。要建设一支高素质的档案行政执法队伍，首先使他们掌握档案法律专业知识，在此基础上，学习相关的法律知识，做到公正严明地执法，牢固树立法律意识和法制观念，增强行政执法的自觉性。同时，提高档案工作人员的责任意识与忧患意识，进而为强化档案工作法制化建设创造良好的人力保障。
随着我国高科技产业化进程的逐渐加快，正在向信息网络化、资源共享化方向发展，这一切都使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场体制的需要。加强档案的资源建设、实施现代化管理、推进档案工作的法制化进程、提供网络环境下的档案创新服务已经成为今后工作发展的必然趋势。
参考文献
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高校档案是学校在从事基建、科研、人事、教学、资产、党政管理等各方面工作的原始材料，它不仅作为各项工作的查考凭证，保证了高校运行的延续性，而且能为高校管理者做出正确决策提供参考。今年来，我国高校教育事业不断发展壮大，招生规模连续数年大幅度扩充，办学指导方针由“扩规模”转为“抓质量”，在这一趋势下，高等教育学校为了提高办学质量的任务，在管理创新、基础设施建设、机构改革等方面均要实行大规模的改革。这些变化无疑会对档案管理工作提出更高的要求。在高校各职能不断深化和提升的今天，如何推进高校档案管理科学化、规范化、现代化建设是高校发展的有效保障和必然要求。
一、 高校档案管理工作存在的几点问题
1、档案工作受重视程度偏低
目前在国内高校的教师群体中，大多数认为档案管理只不过是收集、整理、保存一些已经成为历史的资料，抓好档案管理工作难以在短时期内见到成果，没什么实在意义，对档案管理工作的认知面窄；领导档案意识淡薄，对档案工作缺乏必要的关心和支持，导致教师平时也不注意收集、保存学校开展各项活动的原始资料，致使一些具有保存价值的重要档案流失；档案管理部门相比于其他行政部门、科研部门，没有经济地位、社会地位、政治地位，被认为是无足轻重、可有可无的部门。
2、 基础建设经费投入不足，管理手段落后
物质基础是完善档案管理必不可少的前提，现代化的管理工作，无论是软硬件的设备购置，还是档案信息数字化建设，都要有一定的资金支持。但目前，很多高校对档案投入经费不足，缺乏安全保存档案的专门库房，没有配备防火、防盗、防虫的必要措施，这一相对滞后的档案管理基础设施一方面致使档案建设中许多问题得不到及时的解决，另一方面也致使档案管理人员在查阅档案时，用手工查找，大大降低了工作效率，档案现代化管理举步维艰。
3、 档案管理工作体系不健全，管理模式陈旧
高校档案管理工作缺乏职责规范、系统的考核流程，在法制化管理和科学化管理方面严重滞后；档案工作人员在收集、整理档案的过程中，没有及时归档的档案意识，经常随意存放、草率处理，导致原始材料不可挽回；档案的交接手续不严密，如在档案管理人员的离职或调动工作时，未能按要求严格执行交接程序，导致了档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。
4、 档案未得到充分的利用
某些高校职能部门工作手段老套单一，不充分调取利用数字化的档案信息，而依旧采用传统方法工作，耗费了大量的人力、物力。
5、档案专业人才稀缺、素质不高，工作队伍稳定性差
高校档案管理人员很大一部分属于兼职性质，没有受过专业档案管理的培训，专业技能低，职业素养不高；职称、待遇、工作时间等与其他行政部门相比偏低，致使档案管理人员不安于本职工作，很多兼职的档案管理人员更是频繁的更换，档案管理员工流失率居高不下，管理队伍不稳定，为高校档案管理的科学化、规范化增添了难度。
二、 加强高校档案工作科学化管理的建议
1、重视档案管理工作，制度发展规划，完善档案工作的制度化、规范化
高校管理者要加大档案管理工作的宣传力度，提高重视程度，在制定学校长期发展规划中，将档案工作纳入领导管理议程，做到年初有计划、年中有检查、年末有总结，同时为了避免在具体工作中出现无章可循、草率行事的情况，需健全和完善档案工作的各项制度，并且为档案部门提高一个良好的工作环境，也只有这样，才有可能将档案工作向着标准化、规范化、信息化、现代化方向推进。
2、 加大基础建设经费投入力度，推动管理信息化建设，提高管理手段
提高档案馆的硬件设备，购买专门保存档案的库房，增添防火、防盗、防有害生物的必要措施，随着信息数字化的迅猛发展，档案储存的载体也有传统的纸质转为了各种载体，如声像、图文影像等，因此，高校要配备相应的图文影像扫描设备、存储器、数码摄像机等硬件建设和规范化的档案信息系统软件设施；借鉴当今先进的计算机技术、网络技术、多媒体技术，用数字工具完成高校档案管理信息数字化，真正实现高效率、高精准、低成本的档案信息化管理。
3、 规范管理工作体系，创新档案管理模式
制定高校档案管理的职责规范、系统的考核流程，可以遵循集中统一、归口管理的原则，由校级领导带头组成一个档案工作小组，各部门设立档案联络员，及时收集应归档的资料，各部门形成的档案定期移交到学校档案室集中管理，防止分散管理出现的弊端；建立健全档案管理制度，从档案的收集、整理、归档、移交、建档定级到责任追究都要有完善的规章制度，推进档案管理工作的制度化和规范化；明确规定因档案人员因失职而造成档案的流失或损坏的相关惩罚，完善档案激励机制；引进竞争机制，推行全员聘任竞争上岗，优胜劣汰，开拓档案工作充满活力、创新的新局面。
4、 开发高校档案资料对实际工作的指导利用价值
高校管理者做决策时，应该参考借鉴档案资料，实现高校事业科学有序地发展，如教务管理部门依据“课时两”“学生评教成绩”等资料，准确评估新进教师的教学情况，为学校教师的合理安排提供有力依据；再如，高校扩大招生规模，可依据学生档案、基建档案，评估招生规模扩大的程度。
5、提高档案管理人员素质，推进档案管理人才队伍建设
一是通过提高现有档案工作人员的福利待遇水平，稳定人才队伍；在职称晋升工作中，加大档案管理中、高层人员的比例，可以吸引更多高学历的人才加入档案管理队伍之中；定期举办档案管理人员的交流会，分享心得，一方面提高档案管理效率，另一方面使从业人员有了工作的热情以及组织的归属感。二是引入培训计划，定期为现有的档案管理人员开展加强现代信息技术方面技能的培训，使管理队伍满足新形势的要求；另外，兴趣是最好的老师，可以引导专业技术人员学习业务技能的兴趣，从而达到事半功倍的效果，大大提高了档案工作效率。三是引进具有档案学历的毕业生，他们有专业的档案管理技能，对档案学科前沿、发展方向有敏锐的触觉，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高档案管理人员的职业道德素质，忠于祖国、爱岗敬业、讲道德、守纪律、不计较个人利益，干一行爱一行的职业情操。只有这样，才能克服困难，刻苦专研，为高校档案工作作出贡献。
总之，随着我国高等教育事业的不断发展，高校档案管理工作已经成为衡量学校教育质量、管理水平的重要尺度，只有不断创新，加强档案管理的信息科学化、数字化、网络化、标准化建设，才能更好的为高校的建设和发展服务。
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