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2、如果每次拨打对方电话都是直接提醒【你拨打的电话正在通话中】，说明对方很可能已经将电话设置成为了黑名单；
（一）控制会议规格。从严控制以国务院名义召开会议，能由部门召开的会议，不以国务院名义召开。国务院办公厅不为部门召开的会议会议通知。
（二）控制会议数量。国务院已经发文部署的工作，原则上不再以国务院名义召开会议进行部署。国务院部门召开的全国性工作会议每部门每年不超过1次；确需增加的，部门报送请示时应详细说明理由。
（三）控制会议规模。国务院召开的会议，只安排与会议内容密切相关的部门参加，会议代表最多不超过260人。
（四）控制会期。国务院召开的会议一般不超过1天半，部门召开的会议一般不超过2天；电视电话会议一般不超过2小时，各类专题会议一般不超过半天。
（五）改进会议形式。国务院召开的会议，如设主席台，一般只安排国务院领导同志、会议主持人和业务主管部门主要负责人就座；提倡召开电视电话会议和网络视频会议；不的会议特别是直接开到基层的电视电话会议，尽量安排中国政府网进行网上直播。
（六）简化会议程序。会议应尽量少安排大会发言，确需安排的，原则上每次全体会议不超过5个，每个发言时间不超过8分钟。一般不在国务院召开的会议上安排部门的表彰、颁奖等活动。
（七）提高会议效率。国务院召开常务会议、各类专题会议等安排的汇报，汇报人应简明扼要、突出重点，汇报时间原则上不超过15分钟；其他与会人员发言应紧扣主题、直陈观点、言简意赅，一般每位不超过5分钟（汇报和发言要求应写入会议通知）；提交会议审议或讨论的文件及汇报材料至少应提前2天完成报批手续，提前1天印发与会同志。
（八）降低会议成本。除会议统一发放的文件、材料外，不得再发放各种参考材料、宣传材料、画册邮册及其他纪念品等；会场的安排和布置等要简洁大方、讲求实用,节约开支。
二、关于精简文件、改进文风
（一）控制文件规格。能以国务院办公厅名义印发的，不以国务院名义印发；能以函的形式（指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”）印发的，不以文件形式印发；能以“白头”文件（指没有《国家行政机关公文格式》规定的眉首即没有“红头”部分的文件）印发的，不印发红头文件；属于部门职责范围的，原则上均由部门发文。
（二）减少文件数量。凡能通过电话、传真、政府专网解决问题的不印发文件。要控制文件发送范围，减少发文份数;给部门增加文件份数，要严格按有关规定办理。国务院领导同志的讲话，不宜公开的，以《内部情况通报》形式印发；可公开的，应在中国政府网及时，并即由新华社公开报道；已在中国政府网的，一般不再印发《内部情况通报》。凡已及时公开的文件，各地区、各部门不得层层发文转发。
（三）压缩文件篇幅。国务院印发的普发类文件一般不超过5000字，国务院办公厅印发的普发类文件一般不超过4000字。起草国务院领导同志在全国性工作会议上的讲话稿，一般不超过8000字；在其他会议上的讲话稿，一般不超过5000字。领导同志讲话印发《内部情况通报》时应视情做必要的精简，原则上不超过5000字。
（四）提高文件质量。起草文件和讲话稿要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。倡导清新简练的文风，做到意尽文止、条理清楚、文字精炼。
二、 会前准备
会前准备包括：会议内容准备及讲者邀请、会议通知、直播场地选择、硬件要求、会前测试等内容。
会议内容准备：请专业制作公司将临床最近进展的学术内容是以FLASH动画的形式进行生动描述，也可制作成幻灯片。突出网络的科技性及画面的生动性，以便受众乐于接受。讲者邀请的主要是该领域最具权威的专家或者是产品临床最近进展的主要参与者，这样更具权威性和学术性。
会议通知是将会议各项内容及时通知各分会场负责人，并将各项会议资料在会前进行预习，另外各分会场负责人于会前一周将活动通知到与会医生，并向医生介绍会议相关情况（包括会议介绍，会议讲者以及会议内容），明确预告会议时间及参会人数。
直播场地的选择：具备稳定有线网络和可拨打国内长途的公共场所（不建议使用电信会议厅及电视电话会议厅）。
会议硬件要求：1、主流的电脑配置均能实现在线观看（测试用电脑与会议用电脑为同一台，如有必要，可多带一台备用）；2、多人观看，连接投影及独立调音台；3、使用512K或更快的ADSL连接（电信和网通均可）。避免使用有线通或者长城宽带等“共享带宽”性质的宽带，CDMA 1X/GPRS的无线上网的网速也不能达到直播的要求；4、电脑内装有Windows Media Plaryer 9.0， Internet Explorer 6.0。
会前测试：会前测试必须在会前2周进行测试，测试地点在各分会场的会议地点（请勿在家中或办公室内测试），所需设备：会议当天将使用的笔记本电脑及相关设备（根据会场的实际情况），然后进入直播页面测试进行具体测试。
以上几个方面均关系到会议的成功举行，所以各项工作必须充分准备，以确保会议正常举行。
三、 会议操作
一、加强组织领导
沁源县电子政务视频会议系统由两个主会场（县委常委会议室、县政府会议室）和十四个乡镇分会场组成，主要承担县委、县政府组织召开的电视电话会议。县政府信息中心负责全县视频会议系统的管理，县联通公司负责视频会议系统的技术保障。沁源县电子政务视频会议系统的运用是转变工作方式，提高工作效率，节省人力财力的一项重要手段，各乡镇人民政府要予以高度重视，确保视频会议系统规范、优质、高效、安全运行。
二、明确管理职责
各乡镇人民政府负责各分会场视频会议系统设备的管理、使用和维护，必须确定一名分管领导、两名视频会议管理员专门负责此项工作，切实保证视频会议系统的稳定运行。视频会议系统的控制计算机须专机专用，专人负责，相关设备不得挪作他用或与其它电子系统混用，会议期间，除视频会议操作人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区。管理员必须建立管理使用日志，要做好视频会议系统使用情况的记录，并及时将有关问题报县信息中心。各分会场要时刻保证通讯畅通，人员外出时做好交接班工作，确保任何时候都有一人能熟练地进行系统操作。分管领导及管理人员的联系电话要于5月21日前报县政府信息中心（传真：7832789，联系人：王晨芳贾任超，电子邮箱：qyzfxxzx@）备案。
三、会议程序规范
（一）视频会议召开之前，各分会场应按照会议通知要求准时、全程参加会前的联调测试。视频会议召开当天，各会场及中心控制室管理人员须提前1小时到达控制室进行网络联通调试。视频会议开始前30分钟，主会场和各分会场系统应进入就绪状态，保持各项技术配置参数直到会议结束，视频会议系统调试和开会期间不得播放与会议无关的内容。各乡镇应在会场的明显位置设置本单位的名称，主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标，应保证图像效果清晰。
（二）视频会议期间，技术操作人员必须坚守岗位。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。各分会场应随时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和话筒。参会人员要自觉保持良好秩序，不得随意走动。不发言的分会场应将话筒置于静音状态。分会场设备或网络出现故障，应及时排除，并向主会场报告。
（三）会议结束后，由主会场统一中断会议视频设备连接，各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。视频会议主办单位要会同有关技术部门认真做好会议电子数据的存贮、归档管理及保密工作，未经批准，不得擅自对外公布有关信息。
来势汹汹
日前，笔者在温州市瓯海区法院了解到，该院2016年收到各类院外来文3202件，收到各类院外会议通知335个。2016年全年法定工作日251天，平均每天需收阅处理院外文件12.76件，参加院外会议1.33个。这些会议是指有文据可查的，还不包括一些临时性的如发生紧急状况的应对会议，领导临时决定的调研考察座谈，贯彻传达重要会议精神、重要领导调研指示的临时性会议等。法院具有一定的独立性、专业性，大量的政府类、部门类文件和部分党委文件不会发往法院，尚且有如此之多的文件、会议，其他机关的文件、会议又有多少呢？
这些院外文件大部分传阅到班子成员，小部分扩大范围传阅，业务方面的要传达到点到人；这些会议主要由个别领导参加，小部分参加到庭长、法官一级，直至全体干警。为了落实这些文件、会议要求，法院需要进一步地部署安排。除了这些院外文件、会议之外，法院自身还要起草大量的文件，如业务指导、问题调研、工作处理、应对、案件审判、审务管理、队伍建设等，同时需要召开大量的会议，常规的有每周例会、审判委员会会议、院长办公会议、院务会议、党组会议、党组中心组学习会、情况分析会等，这些会议一般安排每周或隔周固定时间召开，还包括一些公检法联席会议、府院联席会议、部门协调会议、业务研讨会议。该院改革后法官员额为39人，其中院领导班子11人，2016年新收各类案件13979件，上年度留案1558件，办结14240件，需要开庭审理大量的案件，起草大量的法律文书，面临的压力之大可想而知。时间对于法院极其宝贵，如此大量的院外文件、议对法院工作的影响非常之大。
近年来，“文山会海”不仅全面复燃，而且令人不可思议的是比起以前问题更加突出、负面效应更加严重，还呈现了互联网时代新的特点，主要表现在以下方面。
一是文件越来越多，内容越来越长。以前制定文件无论如何总还要亲自下到点上进行调研，起草文件需要手写机打，受条件限制还不至于过多过滥。现在有了网络强大的信息搜索、处理条件以及便捷的文档复制、编辑等功能，让文件起草者感觉信息资源俯拾皆是，让写文件越来越容易，故而文件越来越多、越来越长。
二是会议数量越来越频，参会人员越来越多。现在经济上去了，网络发达了，一个通知即时全国即知，电视电话会议成了家常便饭，一呼啦就可以召开3000个分会场几十万人参加的全国会议，或者一省、一市、一县多级干部会议。参会对象不断地一再扩大，即便是全国、全省性会议没有增多，但地方干部特别是基层干部参加会议的次数也是几何级增多，早已不堪其扰。
三是会议形式越来越繁，负面影响越来越大。文会交相衬托，要求越来越多。程序环节越来越细密，形式要求越来越花哨，时间跨度越来越伸长。经常情况是文件、会议交叉进行，会前发文要求调研，会上要求汇报传达，会后发文要求贯彻。文件、会议部署的主题、活动、组织、载体、措施、台账、总结、验收越来越繁杂；一些会议对包括参会人员的着装、会场布置、会议条幅、媒体宣传都有具体要求，一些会议的相关人员分成出席、列席、听会、旁听、媒体、会务、辅助等；有些会议为了照顾相关与会领导有讲话的机会，特意将本来完整、全面的内容分成多人讲话，损害会议效果。所有这些成本越来越大，效果越来越差，而离工作实际、人民群众则越来越远。
不少文件、会议经常与日常工作、正常安排相冲突，临时调整又打乱大量相关人员的既定安排，造成许多单位、人员疲于应付，苦不堪言。
进一步认识“文山会海”之弊
“文山会海”的要害是劳民伤财。最主要问题是大量挤占时间，笔者对此常有切肤之感。“无端的浪费他人的时间无异于图财害命”。粗略估算，按公务员年人均收入12万元计算，每月1万元，每月工作时间21天，计每天476元，半天238元。笔者粗略上网搜索了一下，看到一个行政系统召开的全国电视电话会议约4万人参加，单参会人员的时间成本约为952万元/半天；在此之外，由于会议冲突，调整已有工作安排，又会产生巨大的时间成本，这些成本只有认真核算才有感知体会。所有这些成本并不由部门、领导买单，而是由百姓买单，最终祸害的是百姓利益。
中图分类号：F407.21 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）016-000-02
会议是议事、沟通交流、优化决策的一种重要形式，会务组织工作能力直接展现着一个企业的形象，如何高效、有序地做好会务工作显得尤为重要。
一、会务组织工作的背景、特点，以及精细化管理的内涵与特征
会务组织工作背景：一是就煤炭企业来讲，随着经营范围及业务不断扩大，所涉及行业包括了煤、气、电、化以及煤机制造、港口物流等，导致会务需求量增加；二是会议质量、效率亟待提高。
会务工作的特点是政治性、服务性、被动性、事务性、保密性、实践性。目前常见的会议的组织和实现方式大致有三类：传统会议；以电视电话为载体的会议；网络视频会议。
精细化管理的内涵：源于发达国家（日本20世纪50年代）的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。
精细化管理的特征：强调数据化、精确性；持续改进、不断完善；以人为核心；注重创新。
二、办公室会务工作实施精细化管理的客观性、必要性分析
（一）会务工作的现状
1.会议密集。近年来，办公室承办会议次数越来越频繁，平均每天就要承办2次会议，有时甚至出现一天承办5次会议的情况。
2.会议种类多、层次高。办公室经常承办的有党政联席会、安委会、调度会、各类专业会议及接待型会议等，因其性质不同，各个环节也不一样，有的较为常规，有的则涉及签约、颁奖等。
3.会议场所不固定。办公室负责的综合性会议室有10多个，会议室的选择会根据会议内容、形式、范围等因素进行调整。
（二）当前普遍存在的问题
随着会议数量的增多，在会务管理工作上遇到的问题和矛盾也日益彰显。主要表现在少量的会务人员组织和管理大量繁杂、琐碎的事务性工作。在这当中，准备时间短、人员少、任务重、重复性劳动多、意外突发性强、差错率高等一系列问题都直接影响会务工作的效率。具体表现如大型会议中需要根据参加会议的人员不同类型和级别，安排相应的酒店、房型、参会座位、与会时间提醒、参会时的分组和座次图的划分，与会报到时由于到达时间比较集中，人员多而混乱导致错误发生。
（三）会务工作性质决定了必须进行精细化管理
会务工作的实质就是做好各项基础性工作，为议事、沟通、决策的顺利进行服务。会务工作时间紧、任务重、头绪多，引入精细化管理可以使会务服务制度化、规范化、科学化。只有前期的精心谋划、精打细算最大限度地提高会议效率、降低会议成本，通过明确的目标任务细化责任，才能确保全覆盖、无缝隙、不缺位、不漏项。
会务工作精细化管理其内涵应包含以下三层意思：一是“精”，即突出重点，明确主线。要根据实际确定不同时期的工作重点，如会前的筹划、分解；会中的服务、接待；会后的督办、总结，通过这些把握好工作的方向。二是“细”，即全面覆盖会务过程的所有环节，通过一套详尽、完备的工作机制来确保有章可循，制度要落实到位并转化为自觉行动。第三是“省”，即精打细算，既要精简非必须的会议及环节以节省时间、提高效率，又要积极调动各方的主观能动性，做好会议的预算和明细。如此一来，繁杂琐碎的会务工作才能达到每一个步骤都精心、每一个环节都细心、每一项工作出精品的效果。
三、有效实施会务工作精细化管理的关键因素及建议
1.以细化组织管理为关键环节，明确职责
精细化管理的基本原则是职能分工。首先，细化会务工作要做到工作岗位细分，使每个人、每项任务都有落实，不能遗漏工作点。其次，细化会务管理工作要实现会务工作过程中的无缝对接。我公司建立了岗位A、B角管理制度，确保会务工作岗位至少有两人可以相互兼任，保证了会务工作的及时和准确。
2.完善会务工作流程，推进精细化管理是提高会务工作绩效的主要途径
工作流程化是精细化管理的重要方法。建立科学简约、清晰明了的会务工作流程，按照精简程序、理清环节、明确标准的基本要求，抓住会前、会中、会后环节，健全和优化会务各项工作流程。即：会前精心谋划筹备、会中细致服务和会后优化总结。
会前筹备工作主要包括拟定会议计划、准备会议材料、会议通知、布置会场等。要重点从三个方面进行优化。一是快速启动，突出工作时效；二是求全求备，突出工作细节；三是加强协调，突出有效落实。
会中服务工作，首先要超前站位切实做好会前的准备工作。会务相关人员要按照既定的会议筹备方案，在会务工作整体链条中找准自己的位置，加强联络与沟通，通过每个部位的有序运作，保证会务工作整体运作的高效率。其次，密切关注会议进程，创造性地做好会中服务。会务人员除密切关注会议整个进程外，还要高度注意临时性、突发性事件的发生，遇到问题及时补救。对此，一方面要制定多种预案，另一方面注意发挥主观能动性，快速反应，争取在最短时间内调整好工作程序，保证无差错。
会后总结工作主要包括送别会议代表、会场的善后工作、整理会议文件以及会务总结反馈。最主要的将该次会议的亮点、不足以及解决办法和心得进行梳理。
3.以工作标准化为依据，精细绩效考核办法
工作标准化是对工作岗位的职责范围、办事程序及时限、质量目标做出的明确规范，使各项工作更加明确和公开。精细绩效考核办法，就是参照工作标准，采用百分制对每个岗位职责任务逐条逐项分解赋分，按周、月公开考核到人，有利于调动工作积极性，提高工作效率。因此，在优化流程的前提下建立健全岗位责任体系，完善绩效考核办法，从机制上保证权责一致，是推行办公室会务工作科学化、精细化管理的重点。
在工作标准化方面，我们制定了各类会议准备标准、会议室卫生及物品摆放标准、会务人员着装与礼仪标准等，为规范管理提供了工作依据。在绩效考核方面，我们根据会务人员岗位职责分别设置了不同的考核评价指标，包括主要业务指标和约束类指标，采用月度考核、季度阶段性考核、年度绩效评价的模式与薪酬分配挂钩。构建科学、规范、有效的价值分配体系，发挥薪酬的激励保障功能，充分调动员工的工作积极性、主动性和创造性。
4.高效使用现代通讯设备及会务软件，提升会务效率和水平
由于我公司的行业性质和发展需要，对会务能力和水平提出了更高标准和要求。高质量的会务工作不仅要求尽可能地节约能耗和物资，更需要精简会议场次、简化会议环节，切实提高整个工作效率。因此，应本着“简洁”、“高效”的原则，一是充分利用现代通讯技术设备，对于一些地域跨度较大、召集时间比较紧迫、会议服务成本较高的会议，可以通过电视电话会议、网络会议等形式来节省开支、提高效率；二是充分开发利用会务软件来对会议类型、会议准备、会议议程、方案制定、人员分工等关于会务前、会务中和会务后的一切活动进行管理，把整个会务水平提高到一个新的高度。
我公司建立了视频会议系统，例如周一视频调度会，在公司总部设有主会场，在各子分公司分别设有分会场，通过视频会议来落实一周出现的各种问题，部署下周及近期工作，有效利用该系统推动企业安全生产经营工作。另外，我公司在办公自动化系统中设置了“会议管理”模块。“会议管理”实现会务信息、会议资源的统一安排和管理，提供会议计划、安排、人员、时间、场地、会议通知等会议全过程的电子化管理功能，具有创建会议、设定参会人、会议通知、会议资源冲突检测等功能，极大地提高了工作效率。
精细化管理是一种管理理念和管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行，精细化管理是被实践证明的先进管理模式。通过本文的探讨分析，在办公室会务工作中实施精细化管理不仅具有客观必要性，而且具有一定的可行性、指导意义和现实意义。
参考文献：
一、关于领导讲话
开展学习实践活动，领导是关键。转变作风体现在领导讲话稿中，就是提倡写短稿、讲短话，使领导讲话真正起到统一思想、凝聚人心、鼓舞士气、推动工作的作用。
一是内容切合实际。讲话稿内容要符合中央的路线方针和省委政策及国家有关法律法规，准确把握上级的有关指示精神，确保中央、省委精神和市委要求落到实处。要在充分理解上级精神的基础上，找准与实际工作的结合点，提出有利于推动本部门本单位工作的思路与措施。
二是表达注重效果。讲话稿要注意朴实简练，要用群众听得懂的话，基层能够准确把握的话，把上级的精神和要求转变成“本地话”，增强讲话的吸引力、感染力和号召力。
三是篇幅尽量精简。讲话稿篇幅主要根据会议需要确定，以讲清楚问题为原则，要求重点突出，标题明确。主要领导的讲话稿一般不超过6000字，其他领导的讲话稿一般不超过4000字，尽量做到言简意赅。
二、关于公文制发
快捷准确的公文是确保上情下达、下情上传的重要手段。学习实践活动的公文要按照上级精神，结合本部门本单位实际来起草，提倡少发文、发短文、发实用的文。
一是精简工作文件。制发重要的部署性、指导性文件，要深入调查研究，征求多方意见，广泛论证，确保文件有针对性和可操作性。要严格控制文件数量，可以通过电话、网络沟通传递的，尽量不制发纸质文件。
二是精简简报信息。要注重简报质量，不以简报数量作为衡量工作成效的标准。简报所反映的内容、涉及的情况，必须实事求是，时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素都要真实准确，重点突出、内容新颖，力求反映新事物、新动向、新思想、新趋势。典型经验类简报一般不超过800字，信息类简报一般不超过200字。一般情况下，当天发生的事情当天报，原则上不超过2天。
三是精简汇报总结。向上级汇报工作，原则上不得多头汇报、越级汇报。向市委汇报的材料一般不超过3000字，全面性的总结材料一般不超过3000字，阶段性、单项性、经验性的总结材料一般不超过2000字。汇报、总结力求开门见山、直奔主题，语言表达形象、生动，尽量使用与工作实际相关的具体事例，突出所反映的问题。
四是简化传递方式。中央、省委和市委的文件，本部门本单位一些尚在调查研究中的问题和措施，学习实践活动中发现的一些倾向性问题等不宜公开或暂时不能公开内容的文件和资料，主要采用机要、专网或直送的方式传递。其他反映工作的动态、信息等，一般通过网络或传真传递，以减少行政成本，提高工作效率。
三、关于调查研究
广泛深入开展调查研究，是制定有针对性的学习实践活动方案、分析查找突出问题、提出切实有效对策措施的关键。开展调查研究，要进一步改进作风，提高调研工作成效。
一是注重简便务实。开展调研活动要明确调研目的，制定详细的调研提纲，深入基层，深入群众，了解掌握第一手资料。调研活动要轻车简从，节约开支，不搞层层陪同。原则上在同一时间、同一地方或单位，不得有两个及以上调研、指导检查组。
二是注重听取意见。调研组人员要重点了解掌握调研所需情况或基层反映的突出问题，有针对性地与调研对象交流一些体会、研讨解决问题的方法，一般不对调研对象作全面的工作评述，不宜对重大事项表态或作出临时性决定。
三是注重转化运用。要通过深入细致的调查研究，总结经验，分析不足，理清思路，探讨对策。调研结束后，及时把调研获得的感性认识提升到指导工作的理性高度，增强调研成果对实际工作的促进作用。
四、关于召开会议
召开工作会议，要做到有必要开的会才开，有利于推动工作的会才开，有利于解决问题的会才开。
一是控制会议规模。召开会议必须保证必要性。对于能通过下发文件和召开电视电话会议、现场办公会议等形式解决问题的，原则上不召开集中面较大的会议。对于确需召开的会议，要周密计划，充分准备，切实做到开短会、开小会，开解决问题的会。
二是减少陪会现象。召开会议，尽量不要邀请与会议内容所涉及工作无关的领导干部参会，减少领导干部因不必要的陪会浪费行政成本和工作精力。确需有关领导干部出席的，不得直接向领导同志本人发出邀请，应当提前一周以上时间将会议通知或邀请函等，送有关部门进行协调安排。
三是抓好会后落实。要及时对会议提出的工作部署和要求进行细化分解，明确责任主体，加强督促检查，确保会议精神落到实处。严禁出现会议贯彻会议、会议落实会议、会后不了了之的现象。
五、关于活动载体
有效的活动载体，是推动活动取得实效的重要抓手。开展学习实践活动要紧扣中央和省委的要求，结合各部门各单位的实际，在内容、形式等方面积极探索创新。必须确保活动载体的形式服从于内容，切忌提一些空泛的、脱离实际的口号和载体，确保学习实践活动的效果。
六、关于督促检查
在学习实践活动中开展督促检查，要突出重点、简化程序、提高效率、保证质量，既要推动工作，又不要增加基层负担。
一、请示报告工作
请示报告是机关一项经常性工作。所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。
（一） 请示报告主要形式和程序
请示报告主要分书面和口头两种形式。书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。书面报告分三种：一是工作情况报告。一项工作完成后，所向领导或上级拟写的专题报告；二是建议性报告。指的是提出意见和方案，供上级决策参考或报请上级批转有关方面执行的报告；三是检讨性报告。指本单位发生违纪问题、责任事故、失职行为、群众来信等，向上级做出的报告。
书面请示报告通常有呈批件和制式文书两种，其主要程序有三点：①定题和拟称。请示或报告的问题，要由主管首长审阅确定，以哪一级名义请示报告，就要由哪一级首长同意后再行起草。拟称时要按首长的意图表述清楚。请示和报告的问题应当区分开来，同一份公文中，不能既有请示又有报告，要么是请示要么是报告。②签发和邮寄。需要呈报上一级的请示或报告，起草后，要由主管领导审阅签发。以哪一级的名义请示和报告，就由哪一级主要领导签发。寄发时要有登记，可以采取特快专递、挂号或由保密室寄发的办法办理，不能用平信，以防丢失和泄密。请人代捎要办好登记手续，防止遗漏和遗误。③登记和留存。书面请示和报告要及时到保密室登记，并一式三份，一份上报，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以备查考。
口头请示报告适用于不是特别重要的问题或临时性、随机性的事情，拟请示报告的对象是直接首长。应把握的主要环节有四点：①事先打腹稿。对请示和报告的问题，要事先酝酿打好腹稿，力求具体详细，条理清楚，言简意明。②见面先声明。见到首长后，应先讲清是请示还是报告。比如：__首长，我请示个问题；或__首长，我汇报一下某项工作的完成情况。③陈述分先后。请示和报告表述的先后次序不一样。请示问题时，应先谈事由，然后再谈意见和建议；报告情况时，应先讲事情的结果，然后再陈述事情发生的经过和处理过程。④认真作记录。向首长请示或报告工作时，要随身带着笔和本，对首长的指示，要仔细听认真记，以便及时准确地抓好落实。
（二）请示报告常遇到的问题
请示报告工作程序性很强，在实际工作中最常遇到的问题有4个：
1、程序遗漏。一项工作请示后应该进行的阶段和步骤没有进行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承办一份文电，呈报单位首长后，不注意及时把首长的指示意见及时反馈给部门领导，造成工作被动。
2、程序简化。处理某一项工作，图省事、怕麻烦，故意简化工作程序；有的凭主观经验和习惯办事，迈着锅台上坑。本该先报告主任的，却直接报告到单位首长。
3、程序异化。所谓异化，就是改变程序规定。办事情搞“变通”，该文字传阅的以口头代替；该开会研究的以传阅代替；该通知机关的却通知领导。比如对下布置工作，下达通知，本该找业务口，却直接通知下属单位的领导，给业务部门造成被动。
4、程序繁琐。简单的程序繁琐化，一般的问题复杂化。有的不论大小、份量轻重，动不动建议领导挂帅，成立小组，人为增加工作程序；有的一般性工作也要建议开会研究，要领导审批。
（三）请示报告应注意和把握的问题
俗话说：“没有规矩不成方圆。” 请示报告是一项程序性较强的工作。漏项、缺项、错项、都会影响工作质效。必须注意和把握以下几点：
1、不能拖而缓报。对大事、要事、急事要及时请示报告，需要领导了解和掌握的一般性工作，也要及时请示报告，不能拖拖拉拉，慢慢腾腾。更不能漏事、误事、错事。每个科（股）都要建立一个备忘本、一块小黑板，把需办的事情及时记下，以免遗忘。机关工作无小事，要把小事当成大事办，慢事当成急事办，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自觉做到事不过夜、案无积卷。
2、不能越级行事。对需要请示和报告的问题，不能越级行事。部门领导不在时，要想方设法联系，距离太远可通过电话，把主要精神作以陈述，得到许可后，再逐级请示报告。主任签给哪位首长就呈给哪位首长。同时签给几位首长时，先呈政工副职，再呈军事行政副职。需要政工主官定夺的最后呈政工主官，需要军事主官定夺的最后呈军事主官。牵扯到其他部门时，要先等首长批示后，再呈其他部门领导。需要常委传阅的呈批件一定不要漏人。不在位也要电话请示或回来后补阅。口头请示报告也是这个程序。按级请示报告工作很重要，搞不好，会造成工作的被动，所以机关干部要养成按程序办、按职责办、按规矩办的严谨作风。做到有规矩的按规矩办，没规矩的按惯例办，没惯例的按首长要求办。
3、不能多变请示。所谓多变请示，就是一件事情请示一位首长不同意后，又去请示另一位首长。这样做极易造成首长之间的误解和矛盾。也有的当请示首长没有同意后，又找其它理由再行请示，这样做很容易引起首长的反感。这些都是非常忌讳的，在机关工作，一定不要动这样的心机。
4、不能有头无尾。请示工作要做到有头有腰有尾。所谓有头，就是首长的批示和答复；有腰就是工作落实的全程；有尾，就是结果和回音。一项大的任务和重点工作结束后，要将完成情况逐级报告，以便首长掌握工作落实情况。
5、不能重能轻德。机关干部不仅要有较强的业务
能力，还要有高尚的道德品质。我们有些年轻同志不注意加强品德修养，在领导之间乱传话，打着领导的旗号乱办事，更有甚者模仿领导笔迹乱签字等等。要成为一名在机关呆得住、干得好、有发展的机关干部，必须坚持不断地加强品德修养。要像古人说的那样“知之非难，行之难也；行之非难，久之难也；久之非难，终之难也。”办任何事情，都要本本份份、踏踏实实、规规矩矩，不能欺上瞒下、随心所欲、先斩后奏。更不能报虚情、报假情，没办的事情说办了，正在办的事情说办完了，一定要培养说实话、报实情、办实事、重实效的思想作风和工作作风。
二、使用电话
随着信息技术的发展和工作节奏的加快，电话在机关工作中的作用越来越显得重要。正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，使用不好，既会误事漏事，又会影响上下、内外的团结和协。根据我的体会，使用电话应注意以下几点：
（一）接听要仔细，记录要认真。对来自直接首长和上下级以及地方有关部门的电话，首先要问清单位、姓名和职务，连同电话内容一一记清。对重要内容记完后应主动要求对方复述，进行校对，防止错传漏办。有时因对方地方口音重、讲话快、声音小，有的内容听不清楚，要不厌其问，不要因为是上级和首长不好意思问、不敢问，一定要把主要内容搞清楚，以免造成工作失误。
（二）态度要和蔼，语言要文明。电话是语言交流工具，只能听其声，不能观其形，态度和不和蔼、语言文不文明非常重要。有的同志给上级和领导打电话毕恭毕敬，可给下级打电话却盛气凌人、拖腔拉调、哼哼哈哈。这样既不利于工作交流，又不利于情感交流，应提倡文明用语。如“您好！请问贵姓？”、“您找哪一位？”、“您怎么称呼？”、“您是哪一位？”、“请稍等”、“还有什么要请示的？”、“请问听清楚没有？”等等。打完电话，要说声“再见”，等对方放下电话，你再放，以示尊敬。
（三）处理要及时，办理要到位。处理电话内容，要以对工作高度负责的态度，认真严肃的对待，绝不能马虎行事。要按照程序及时办理，该传到哪级的就传到哪级，该呈报哪级领导处理的呈报哪级处理，切不可自作主张、擅自处理，或疏漏遗忘、压而不报。常见的处理办法有四种：①紧急重要电话及时办。任务紧急、时间紧迫、事关全局的电话，要以最快的速度，拿出处理的意见和建议，迅速向领导报告，待领导指示和答复后，抓紧组织落实。②一般性电话抓紧办。内容不是很重要、时间不是很紧迫的电话，也要当天向领导汇报，实在来不及的可在第二天的交班会上提出。③业务性电话积极办。属于本科（股）的工作积极主动办理，属于其他科（股）的工作，及时转交，不能事不关己、高高挂起。这种电话多在值班时容易接到。④讲话内容要保密。现在外线电话和无线电话多了，随时都有被人监听的可能。据统计，目前美国在全球设有1200多个小型监听站，60多个大型信息控制中心，空中有十几颗侦察卫星，加上侦察飞机和监听船只，全球95%以上的通信信号被美国所监听。所以在使用电话和手机联系工作时一定要强化保密意识，特别重要和机密的事情只要不是太急的不要用外线电话和手机请示报告，遇到紧急情况，也要用代号代称联系。
三、陪同首长
陪同首长活动是机关干部常遇到的事情。首长活动一般有四种形式：一是下部队；二是参加上级会议或集训；三是到友邻单位协调工作或走访；四是参加地方党政会议或其他活动。陪同首长活动要注意做到四点：
（一）精心做好出发准备。当接受任务后，首先，要弄清首长到哪去、干什么、怎么走、什么时间走、怎样活动。努力做到“五清”：首长活动的时间清、地点清、方式清、日程清、任务清。其次，要熟知所去单位的基本情况、行车路线和路况，特别是陪同刚到本单位工作的首长，更要注意这些。同时，做到首长所询问的问题能回答上来，首长有疑问的能解释清楚，首长拿不准的问题能提出建议。第三，安排车辆或订购车票，通知或联系所去单位，讲清出发时间、到达时间、人员、工作任务和活动日程。第四，根据首长指示和意图拟定活动计划。第五，准备好生活用品。必要时可根据以上情况列出详细的活动日程，确保不误时、不误事。
（二）细心安排各项活动。 要想在首长前，谋在首长先。根据首长指示和意图所拟制出的首长活动日程安排，要及时向首长报告或审阅，让首长对活动安排心中有数。根据日程安排，对首长做哪项工作、参加哪项活动、哪些场合需要首长讲话、讲什么内容，要提前准备，周密计划，精心安排。凡涉及首长参加的活动，都要提前提醒首长，并按时请首长入场。如需要首长讲话时，要为首长带好讲话稿、并认真检查有无错页、漏页。如首长参加地方组织的活动，应事先确切了解活动时间、地点、内容、地方参加领导、是否设主席台、是否安排首长在主席台就座，并将以上情况及时报告首长。必要时先熟悉一下路线，到现场看一下。陪首长到达活动地点后，要马上安排好首长的休息或入场，适时向地方领导或有关人员介绍首长，如首长座次安排有问题，积极与地方有关部门协调纠正。陪同首长活动，还要注意拾遗补缺。古人说“屋漏在上，知之在下。”再高明的领导也难免有失误的时候，再精密的思考也难免有疏漏的地方。所以一旦发现失误或遗漏，应积极巧妙地加以弥补。不能唯唯诺诺、谨小慎微、前怕狼后怕虎。 “无私才能无畏，不讳方敢直言”。只要出于公心，是抱着对工作、对首长高度负责的态度，就不要有任何顾虑和担心。
（三）尽心尽力办好每一件小事。陪同首长活动，切忌高傲自大。不能“一人之下，众人之上”。陪同人员的自身形象，在某些方面代表着首长的形象。因此，作为陪同人员要注意小节，注意礼节，严格自身要求，树立良好形象。乘车时要等首长，不要让首长等你；用餐时要等首长坐好，再按照主人的安排入座，做到首长不到不能到，首长不坐不能坐，首长不吃不能吃，首长不起不能起。要严守纪律，不能把涉及党委机关和部队领导的一些机密事项透漏给地方人员和基层官兵，更不能为显示自己乱许愿，表一些不该表的态，讲一些不该讲的话。
（四）、用心搞好归队汇报。注意留心掌握首长想什么、讲什么、抓什么、作为机关应该做什么。归队后及时写出情况汇报。
四、接待工作
接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带。搞好接待还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。所以，作为一名机关干部绝不能把它看作是一件小事，应以高度负责的态度认真做好。
（一）接待工作的种类
接待工作的种类很多，按对象分：有对上级领导机关的接待，有对地方领导和群众的接待，有对友邻单位和部属的接待；按规模分：有对团体的接待，有对工作组的接待，有对个人的接待；按准备时间分：有预有准备的接待，有临时准备的接待，有毫无准备的接待。
（二）、接待的一般程序
通常分三个阶段：一是准备阶段，二是实施阶段，三是收尾阶段。以接待上级领导机关工作组为例，一般应做好以下工作：
1、了解情况。当受领任务后，首先弄清对方的人数、职务、乘座车种（车次）、到达时间、活动意图、可能停留的时间及我方领
导在接待方面的意图和要求，视情协调管理部门安排好食宿。
2、搞好迎接。事先在来人预定到达的车站、码头、机场等候，对带车来的、职务比较高、路线不熟悉的，建议在明显的路口、标志物或开阔地等候。客人安排就绪后，要及时向单位首长报告，双方领导接触时，要向对方介绍我方领导的身份。
3、安排活动。及时通知所到单位做好相应准备。对上级领导临时改变活动方式和工作安排的，处置要灵活，并及时报告领导。
4、组织送行。提前了解客人返程的时间、预订好车票（机票、船票），预先准备好车辆，通知我方领导送行。如到下一个单位活动，要及时通知客人所去单位按时迎接。
（三）、做好接待工作需注意的几个问题
无论什么样的接待，都应坚持做到：热情、周到、朴实、勤俭。
一要思想端正。有的同志认为接待工作是管理部门的事，即使受领了任务，也是抱着应付的态度去做，缺乏主动性，工作不细致、考虑不周密，工作标准不高。要认识到搞好接待不是简单的迎来送往，是工作作风的体现；还有的同志认为接待工作是服务性的工作、侍候人的工作，因此产生低人一等的想法，认识不到接待的过程也是学习交流、促进工作、增进感情的过程。
二要热情周到。不管接待对象从哪里来、来干什么、职务大小、有无权势，都要一视同仁，笑脸相迎，欢颜相送，使人人乘兴而来，满意而去。绝不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三细”：住宿安排要细心，陪同活动要细心，迎来送往要细心。
三要吃苦耐劳。搞接待是一个苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手问题，往往很难处理，稍有疏忽可能还要受埋怨、挨批评。这就要求我们能吃得下苦，能吞得下怨，有时忙的时候，一帮接一帮，常常是前面的走了，后面来，不能有厌烦，“一米七的个子，一米六的脸”，很难看，出了力不讨好，陪了夫人又折兵。
五、处理文电
文电是机关开展工作的重要工具，通过文电指导工作是机关发挥职能作用的基本途径。因此，及时正确地处理好各类文电，是机关干部必备的基本素质。处理机关日常文电一般有两种方式：一是转发上级文电；二是根据上级指示和工作需要，起草下发本级文电。
（一）需要经常办理的文电
按照不同的划分标准，军队机关公文可分为许多类别。比如，按文件来源划分，可分为收文和发文；按行文方向划分，可分为上行文、平行文和下行文；按文件处理要求划分，可分为需办和参阅、急件和平件；按内容保密要求划分，可分为绝密、机密、秘密和普通文件。《军队机关公文处理条例》规定，军队机关公文按照内容和作用分为以下13种：即命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、通告和布告、会议纪要。除上述公文种类外，在军队机关工作中使用的其他公文，不单独成类，但应参照公文处理的有关要求办理。我们平时工作中经常遇到的有计划、安排、意见、总结、讲话和调查报告等。
（二）文电处理的一般程序
1、批办。包括收文、登记、拟办、批办、分送五个环节。这一步是办文的准备阶段。其中的关键环节是“批办”。批办，就是主管领导对收文的处理或就开展某项工作所做的批示。通常情况下，密码报自上而下，一般文件自下而上。批办的意见是否合理、准确，直接影响着办文质效。准确批办，既能加快文件的周转，又能提高工作效率，相反，批办意见不准确，必然导致部门之间相互扯皮、转来转去，影响办事效率。作为机关干部，为了帮助领导对收出正确的批示，应以认真负责的态度，根据文电的内容，积极主动地通过文字或口头向领导提出合理化建议，对文件的重要内容要标注，以便领导把握和记忆。
2、承办。承办文电是指在接到上级文电后，为落实上级的指示，在首长做出批示后，根据首长的批示制发具体实施意见的过程。包括拟稿、会签、核稿、签批四个环节。承办拟稿是整个办文的中心环节。
3、制发。包括打印、盖印、登记、发文四个环节，这是办文的辅、技术性工作阶段。其中主要环节是打印和盖印。打印文稿的字体要规范统一。一般情况下，文稿的主标题用黑体二号字，副标题用宋体四号字，单位姓名用楷体三号字，正文用仿宋体三号字，正文中的大标题用黑体，小标题用楷体；打印文稿要认真核对，不能错字、漏字，错段、漏段，要核对到每个标点符号。装订要符合标准要求，不能漏页、错页、倒页。印章要盖在单位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要与打印文稿的单位名称相符。
4、反馈。文电下发后，要通过多种途径了解掌握文电贯彻落实情况，及时向有关领导汇报反馈，同时还要注意针对贯彻过程中出现的问题，及时给领导提出纠偏的建议，确保下达的文电能够善始善终地得到贯彻落实。
上述四步是一个相互关联、环环相扣的办文全程，缺少哪一步，或哪一步出现偏差，都会影响办文质量。
（三）处理文电应注意的问题
处理文电除了要严格按照上述程序办理外，还要注意做到以下三点：一是办理要及时。文电大都有较强的时效性，要尽快办理，不能拖拖拉拉，更不能不请示、不报告、搁置不管。对时限特别急的文电，必须在规定的时间内办完。二是表达要准确。大部分文电政策性强，拟制过程中要注意准确性，不能粗枝大叶、含糊不清。三是文电要保密。公文多数具有内部特性，一般都规定传阅范围，该谁知道就让谁知道。呈办结束，及时存放或返还保密室。用军内网传输公文要采取加密措施，绝不能用地方网办理公文。
六、承办会务
所谓会务，就是承办会议事务性的工作。机关干部办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到党委首长的意图能否得到圆满实现，还直接影响着首长机关的声誉。所以，提高机关干部办会能力是加强机关建设的一个重要方面。
（一）会议的类型
会议的类型繁多。从会议的性质看，有党的会议、行政会议。从会议规模看，有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题看，有综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式看，有例会、临时性会议、电视电话会议，还有多种多样的现场会。从会议的功用看，有商讨、决策性会议，如常委会、党委会、首长办公会等；有部署工作性会议，如党委扩大会议；有交流表彰性会议，如基层建设经验交流会等；有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议精神的报告会、先进单位和个人事迹汇报会等；有调查研究性会议，如就某些问题所举行的汇报会、座谈会和研讨会等；有选举性会议，如党代会等。
（二）会议的基本套路
由于会议的作用和规模不同，会务工作重点和要求也必然各有侧重，但基本的工作套路大同小异，一般分为会前准备、会间服务和会后处理三个阶段。
1、会前准备工作的主要内容和程序。会议是否成功，会前准备是关键。有人说：“功夫在会前”。这话很有道理。准备阶段主要有六个方面：
（1）制定会议方案。一般包括下列内容：会议名称、指导思想、会议时间、会议日程、会场地点、参加人员、主席台及会场布置、人员食宿、
交通保障、报到方法、经费预算以及会议领导组织、会议编组、入场凭证、安全措施等。有的会议还需安排参观、录像、报道、发奖、摄影等。会议方案经提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。
（2）起草会议文件。主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议须知等。会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间及电话号码、文化生活安排、注意事项。负责起草文件的同志要特别注意四点：一是吃透上级精神、领会首长意图；二是紧扣会议主题；三是了解掌握单位的情况；四是早动手、早呈送。
（3）搞好协调保障。大型会议保障任务重，要组织召开协调会，明确分工、明确时限、明确责任、明确要求。要成立筹备处，下设会务组、材料组、宣传组、后勤保障组（包括医务人员）、安全保卫组等。会议开始后，筹备处即转为大会秘书处。办中小型会议则不必设筹备处，只需固定几个人主责会务工作即可。
（4）下发会议通知。会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要有需要携带的材料或物品，提前报告与会者名单，报到的方式和时间，是带车、还是乘坐火车和公共汽车，以便安排接站。
（5）报告上级机关。
（6）设置会场。主要是三项工作：一是布置主席台。主要包括悬挂会标（会标要悬挂于主席台前沿上方）、摆放背景、排定座次、架设并调试话筒。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，党的会议应按照党委正副书记的顺序安排；行政会议，按照编制序列安排。如上级领导参加会议，应安排中间就座，拿不准的要及时请示。二是会场座区的布置。按照与会人员的多少摆放桌椅，一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员要安排在靠后或两边位置。三是分会场的布置。如需分组讨论或召开对口会，要设分会场，如有首长参加，要及时通知，各分会场要相对集中，不要太分散。另外，对会场的供电、供暖（冷）、音响等设备要考虑到、检查好。要备好发电设备，以防停电。
上述各项工作，主要用于大型会议。一般性会议的承办根据实际需要和首长指示进行。比如筹备电视电话会议，就比较简单，只需与通信部门联系，调试好线路信号，准备好会场就可以了。召开现场会，会前准备主要由现场所属单位负责，可不间断的到现场指导和协助准备。有些大型现场会要与所属单位一并准备。召开例行性会议和各种小型会议时，一般不设主席台，也不挂会标。桌椅的摆放可根据会议的类型和人员的多少而定。会议桌可按会议要求摆成圆形、长方形或正方形，会议主持人、领导成员以及讲话人的座席设在某一侧的中间位置，其他与会人员可以按编制序列就座，也可以不固定位置，随便就座。
2、会间服务工作的主要内容和程序
（1）组织好会议报到。请假人员要及时向首长报告。要设签到处，指定专人迎接报到人员。报到时核发会议证件和有关材料，并及时向分管领导汇报报到情况。
（2）做好会议记录。特别要记好首长的即席讲话，重要的还要录音，以便会后整理。如果组织讨论或召开对口会，材料组人员要分头参加，以便掌握第一手材料。
（3）做好服务工作。及时陪同领导看望与会人员；安排首长休息；组织医务人员巡诊；为与会人员订购返程车船票等。会议期间还要做好防火、防盗、防食物中毒等工作。
3、会后主要工作
一是会议记录的整理和领导讲话、会议总结的定稿打印；二是撰写会议纪要；三是将会议材料整理归档；四是清理帐目，进行会务工作总结。
（三）承办会务的基本要求
会务工作纷繁复杂，千头万绪，必须要有科学慎密的工作方法，严谨细致的工作作风和强烈的敬业精神，做到周密计划，精心组织，一丝不苟，才能确保万无一失。总结一些同志承办会务工作的经验，结合个人的体会，我感到做好会务工作，还需要把握以下几点：
1、着手要早。党委领导一经确定召开的会议，会务各项筹备工作就应随之展开。做到“三要”：要尽早地按照会议的中心议题，进行调查研究，搜集资料，撰写会议材料，并呈送首长审阅，形成较高水平的会议文件。不能有会议不开材料不定的思想。要尽早地征寻群众意见，形成成熟的工作建议，进行充分的议题准备；要尽早地布置好会场、安排好食宿等，并反复检查，发现问题及时纠正。
2、抓得要细。会务工作之大忌就是“粗”、“疏”、“错”、“漏”。在办会这个问题上，要做到事无巨细、面面俱到、婆婆妈妈。该想的要想细，该讲的要讲到，该做的要安排好，确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不拉一人。有时几个会连续开，要周密搞好会议的衔接。把问题想在先，把工作做在前，以确保会与会之间的紧凑性。这里也要注意一个“细”字。
3、协调要好。会务牵头部门对会务中涉及的问题，要考虑全，事先拿出建议，请分管的领导在会务筹备会上作出明确分工和安排。在具体落实上：一要抓牵头。各会务组的组长对领导分工的某项具体工作负全责。要明确分工，各司其职，做到任务清楚，责任到人，事有专人，人有专责，防止相互推诿扯皮。三要勤协调。由政治部门承办的会务工作，还有赖于其它部门的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部门提供招待所等食宿场所，后勤部的运输部门提供车辆保障等。这就要求我们把机关的内部关系搞密切，使之和谐、顺畅。
4 、动作要快。一般的会议从会前筹备，到会间组织，再到会后处理，大小会务工作数十项，而会期一般就几天，可谓任务非常重，时间却很紧。这就要求会务人员要增强时间观念，加快工作节奏，提高工作效率。对规定时间内完成的工作，只能按期或提前完成，决不能拖延。有的会务组人员较少，一人身兼数职，同时抓几项工作，要甘于吃苦，尽心尽力，要多加班加点，真正做到五勤：即“脑勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，确保优质高效地完成会务任务。
七、组织培训
培训是为了提高所属人员的能力素质而进行的一种学习活动。组织培训是政治机关的一个大项工作，搞好培训对于政治干部练好基本功、开阔新视野、掌握新技能，提高综合素质具有重要的作用。根据我的体会，组织政工培训应做好六项工作：
一是年初有计划。除根据临时性任务组织的培训外，一些大的培训，如理论学习培训、“三员”集训、思想骨干集训等，年初要纳入《政治工作指示》中。年初有计划便于政工首长和机关了解工作安排，控制工作节奏，把握工作进程。也便于早打算、早准备，如经费预算、人员配备、时间安排等。
二是临近搞调查。通常在组织培训前一至两个月，就要对培训对象的有关情况进行调研。根据调查了解的情况确定培训主题。调研的主要内容包括人员的素质状况、存在的主要问题及原因、解决问题的对策和措施、培训的方式方法等。对调查出的问题要作认真的分析。哪些是新问题，哪些是老问题，老问题解决了多少，解决到什么程度，没解决的原因是什么，培训要解决的突出问题是什么，应采取什么方法，这样搞的培训针对性和实效性才会强。
三是届时拿方案。这项工作与办会制定会议方案有相似之处，主要是对培训的名称、主旨、形式、规模、时间、地点、参训人员、经费预算、组织领导、培训内容、授课人员、车辆保障和卫生保障等工作拿出具体细致的方案并报首长或办公会审定。
四是配档要科学。培训配档是否科学，直接影响着培训质效。培训内容通常包括组织授课、讨论、参观、观看录像、组织大会交流发言、现场模拟等。组织授课要尽量聘请在某项工作上有特长的专业人才、专家学者或首长进行，内容要贴近工作实际，要有指导性、针对性和可操作性。
