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对于供电企业而言,由于长期以来的封闭格局,过于强调自力更生,习惯于故步自封,限制了企业前进的步伐,供电企业的生产技术水平、企业管理水平、经营理念、员工综合素质等方面都不能完全适应现代大型企业的发展和市场经济的要求。而通过开展对外交流,不仅能使我们尽早地了解、熟悉、掌握引进设备如开关、变压器、电缆等的性能,特点和工艺,还可以学习和借鉴国外最先进的管理技术,如人力资源管理方法、质量管理方法、财务管理方法等,以提高企业实力与人员素质。采取对外交流的形式之一如请外国专家到现场指导,可使更多的技术工人掌握先进工艺,施工技术;派遣技术骨干、后备干部参加对外技术交流(如中长期有针对性地到国外学习、培训),也可培养出一批思路开阔、反应灵敏、了解世界技术发展的最新动态,易于将先进的管理理念应用于工作实践的供电企业所需人才。
企业要发展,离开科技不行;科技要进步,离开人才不行。开展对外交流,既能利用国际先进技术资源,又能借助外力培养我们自己的人才,这是一种花钱少、收效大、事半功倍的好形式,对加速企业的发展是有利的和必要的。因此我们必须采取多种形式学习先进的科学技术、生产技术和科学管理经验,使我们的管理和科技人员及时获得新的信息,更新知识,提高管理水平和技术水平,减少浪费,降低成本,提高劳动生产率,加快供电事业的发展。
武汉供电公司是隶属于湖北省电力公司的特大型供电企业,承担着武汉市800多万人口、8467平方公里范围内的供电任务,输变电设备数量和供电能力在华中地区处于前列。鉴于武汉供电公司所处的重要地位,企业除需要搞好内部管理外,还必须放眼世界,积极开展对外交流活动,学习国际社会一切先进的东西,为我所用。要真正成为与国际接轨的一流供电企业,必须通过学习、吸收世界发达国家先进的技术和管理经验,实现一流的技术、一流的设备、一流的管理水平。通过引进国外智力,使广大科技和管理人员的观念得到更新,职工的整体素质得到提高;开展对外技术交流和科技咨询活动,推动本企业的科技进步,为企业的设备和技术引进工作提供可靠有效的信息,拓宽在电网建设规划、城、农网改造、经营管理工作方面的思路;通过不断采用新技术、新设备,进而提高企业的整体装备水平,缩短我们与发达国家供电技术与管理水平的差距。
二、开展对外交流必须坚持不懈,加强管理
武汉的供电事业是十九世纪引进国外先进技术的产物,早在1892年,由湖广总督张之洞创办的湖北纱麻四局就有电灯1140盏。武汉供电公司的前身—1906年成立的既济水电公司大王庙电厂的发电设备就是购买的英国产品并由英国工程师指导安装。解放后我们与国际间的联系也从未间断过:在上世纪五十年代初建设的青山电厂就是由苏联提供的设备及技术;1956年在敷设青谌线35千伏过江电缆时请的是日本专家指导;七十年代我公司技术人员就被派往非洲援建埃塞俄比亚电力工程;七十年代中期我公司专技人员出访罗马尼亚、日本、德国等国,参加国际会议、研修、考察、招投标,设备验收、培训等交流活动;八十年代初投运的500千伏凤凰山变电站引进了两台日本生产的变压器及瑞典生产的静补装置和监控设备;尤其是从上世纪九十年代以来,国际交流达到了,我们坚持不懈地开展这项活动,认真进行管理工作,收到了很好的效果。
1、积极开展技术交流活动
请外国公司前来举办技术介绍会或研讨会,这对我公司的发展和规划,对更新人们的思维和观念、提高文明程度,以及对具体的管理模式的制定、确定设计思路、设备选型等都大有裨益。十多年来,我们每年都要组织多次与外国知名厂商的技术交流,交流内容涵盖中高压电缆及其附件技术、输配电设备,配电自动化系统及设备、功率电能精密检测技术等诸多方面,仅**年10~12月间,我们就组织了4次40人以上的技术交流会。这些对外技术交流活动,既有利于我公司专技人员及时了解国外的新技术发展动向,又有利于我们的设备选型和技术引进工作。在这些卓有成效的技术交流基础上,武汉供电公司陆续使用了一些进口的电气设备,在10个变电站投运了引进的变压器、电容器、GIS组合电器及开关装置,在17条输、供电线路上使用了XLPE电缆、中间接头、终端设备及架空导线等,这些设备在电气参数、环境保护、节能降损等方面都比较先进,为提高供电可靠性及公司的整体运行水平起到了良好的促进作用。
此外,我们还尽可能地组织技术人员参观国内举办的大型国际电力设备和技术展览会,在这些展览会上也可直观地看到发达国家先进的技术和产品,这是一种投入最少的“国际考察”。
2、聘请外国专家进行技术咨询
1996年5月,我公司通过武汉市政府外办和国家外专局,从德国退休专家局请来了经验丰富的电气工程师,就输配电技术进行了为期三周的专题技术咨询讲座。德国专家向我公司专技人员介绍了德国城市电网规划、电网调度通讯及运行管理等方面的经验和技术,并在参观、考察、座谈之后,就我公司当时的状况提出了十五条书面咨询建议。我公司和各方专家一致认为,这些建议提得很好,对武汉电网的发展有着积极的作用,例如:“公用照明采用三相系统供电”,“供电企业要有一支能够进行各种技术测试的机动测量队伍”等建议,具有重要参考价值,有些已进行了改进,有些还在继续完善之中。
3、有计划地组织工程技术、管理人员出国交流
从1985年起我公司就开始有计划地派出专技人员赴国外进行对口研修、培训,其特点是时间短,收效大,引进智力的层次高,出国培训人员回国后都能对所学的国外先进技术和管理经验进行系统的总结,并应用于实际工作中。例如,1999年,为加快城网配电自动化的改造进程,我公司派出了8位中青年专技人员赴日本东京电力公司进行为期三周的培训,回国后都各自撰写了1~2篇技术报告,并很好地完成了公司的配电自动化规划制定工作。在引进设备的同时,我们也注重对工程技术人员的培训,仅电缆技术一项,公司就先后派出38位工程技术人员赴瑞典、德国、法国、澳大利亚、日本等国培训,如今,公司已拥有一支了解国外先进施工工艺、技术娴熟并具备一定资质的电缆施工队伍,他们不仅担负着公司高压电缆的施工任务,还多次协助其他省、市兄弟单位出色地完成了进口高压电缆接头和终端的安装工作。2002年,公司派出2名年轻的生产技术骨干参加湖北省电力公司组织的中青年干部培训班,赴加拿大进行了为期2个月的学习,回国后,他们不仅撰写了有一定价值的学习论文,还在各自的工作岗位上干出了成绩,如今,这2人都担负着重要的领导工作,其中1人还走上了公司领导的岗位。
从上世纪八十年代至今,我公司先后派遣人员出访了法国、德国、美国、澳大利亚、日本等国,其中,仅参加各类技术培训的人员就达152人,这些培训活动在更新知识、开阔眼界、提高管理人员的决策能力和管理水平方面起到了重要作用。
4、重视对交流成果的管理、跟踪与推广工作
对于每批出国人员,都要求他们在回国后认真进行总结,写出出访报告,以扩大出访成果,我们阶段性地汇编《出国考察报告》,共收集考察报告110多篇,对部分有价值的报告我们还推荐刊登到公司刊物《武汉供用电技术》和《武汉供电》上,起到了良好的交流和借鉴作用。另外,对于学用结合较好的作法,我们进行跟踪调查与总结,加以宣传与推广,例如在XLPE电缆的施工中,电力工程处的出国培训人员灵活应用国际新技术,闯过了一道道技术难关,保证了电缆施工质量,我们及时总结和推广了他们的先进经验,起到了很好的示范作用。
5、重视外语人才的培养、储备
开展对外交流,少不了外语这个重要工具。我公司十分重视外语人才的培养、储备,一方面,对于专业工作者,让他们多参加各种外语强化培训班和随团出访翻译工作,不断提高他们驾驭笔头或口头外语的能力;另一方面,做好外语的推广普及工作,从员工中培养筛选外语人才,为公司的长久发展打牢基础。公司多次组织外语培训和外语知识竞赛,举办了二期BFT考试英语培训班,有36人取得BFT高、中级合格证,合格率达88%,从而储备了一批外语水平较高的人才,也为公司开展对外交流,引进消化吸收国外的先进技术创造了有利条件。我们还积极鼓励员工参加各类外语竞赛活动,如在湖北省电力公司组织的历届英语知识竞赛中,公司多名同志进入了省公司外语人才储备库,并有1人获得了省公司兼职英语翻译资格。**年,我们组织了一次全公司性的科技论文翻译活动,并将部分好译文通过《供用电技术》专刊予以发表,为广大英语爱好者提供了一个学习和应用外语知识、交流和提高外语水平的园地,激发了他们学英语、用英语的热情。我们还计划在公司内部成立一个英语沙龙,将对英语有兴趣并有一定英语基础的员工组织起来,不定期地开展学习、研究与口语练习活动,创造一个学习英语、运用英语的良好氛围,让英语爱好者在交流中互相促进,共同提高。
三、关于对外交流工作的思考
积极开展对外交流与合作,博采众长,为我所用,是加快供电企业发展的有效途径,这不是权宜之计,而是一项长期的战略任务。供电企业的对外交流今后必须抓好以下重点工作:
1、与时俱进,转变观念,提高认识。供电企业要发展,必须进一步加强对外交流。我们应该从实际出发,拓展思路,大胆吸收和借鉴当今世界各国一切先进的生产管理、质量管理、服务管理、人才管理、财务管理等现代企业管理经验、经营方式,不断创新提高。开放、交流的途径十分广泛,既包括引进国外的资金,技术,又包括引进国外的智力。与资金、技术相比,智力是活的知识力量,它的作用是远非设备、书本、资料、图纸所能代替的。在引进设备的同时,可通过合作设计、合作制造、合作开发等形式,引进技术,培养人才,取长补短,提高我们的自主开发、应用能力,走出一条适合供电企业快速、持续发展之路。
2、加强计划性,做好预安排。要针对城网、配网、农网建设、企业管理、多经企业发展中的具体问题开展对外技术交流。结合供电企业的发展需要,配合一定时期内企业的中心工作,做好对外交流项目的计划,并充分保证其实施。随着电力体制改革的不断深入,我公司对外交流的侧重点已有所调整,除学习国外的先进经验、技术外,还要积极为多经企业牵线搭桥,及时传递有价值的信息,努力为多经企业寻找合适的合作伙伴,为其开发适应市场的产品乃至“走出去”提供有效的建议和帮助。
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首先物资采购前应根据总承包合同内容,进行物资采购计划编制,根据工程的开发进度计划中涉及材料设备采购范围内的物资需求时间,由相关部门组织编制相应的甲供物资采购计划。如因工程建设的原因造成工程进度计划调整的,应根据项目提交的进度计划及时调整物资采购计划。
其次应建立,通过共享资源及内部挖掘等途径,建有一套完整的供应商名单制度,;并对供应商定期评估制度,评估方式分为定期(每一年)和工程阶段两种方式进行。
一、成立招投标领导小组
招投标领导小组是公司工程项目招投标活动的领导和决策机构。负责审定、核准招投标编制计划,审核评标报告、确定最终中标单位等。组长由公司总经理担任,成员由公司主管工程、采购、财务等领导班子负责人组成。
二、工程物资采购招投标涉及的内容:
1.设备和材料类,具体包括(不限于):木做工程(防火门、进户门、户内门、家具、橱柜、地板等)、室内外装饰材料(如:石材、墙地砖等)、室外饰面材料(如:花岗岩、游泳池马赛克、木塑、游乐设施等)、卫生洁具、厨房设备、家电,电线、电缆、配电箱、桥架、水泵、风机等甲供材料设备。
2.分包工程:电梯、空调、门窗、智能化、消防等。
三、招标方式的确定:
根据工程特点和工程建设的需要,按照物资采购的计划安排,大致可分为公开招标、邀请招标和议标。
1.合同金额在50万元以下但鉴于供应商资源、设计、工期等特殊情况,可由主办部门以《特殊采购报告》的方式提出申请,报招标领导小组审核和组长批准后采用议标或直接委托等方式进行。
2.招标额度在50万元以上到500万(含)的可采用邀请招标的方式进行。
3.招标额度在500万以上的应采用公开招标(上级主管部门要求加强管控范围内及材料/设备为新产品或新技术的的项目中,需上级主管部门参与;上级主管部门将根据实际情况参与入围供应商进行审批以及将适度参与招标文件的审核、商务谈判及定标等工作)。
4.在特殊情况不采用招标时,应明确要求工作小组详细记录原因,以及保留证明市场上缺乏同类产品、设计或者工期等原因作为不能进行招标的依据;除了向领导小组申请审批,亦要向上级主管部门汇报议标的详细理由,审批通过方可执行。
四、招标的资格预审:
招标前,主办部门须对潜在的招标人进行资格预审,该资格预审是针对本次招标项目的,资格预审目的是评估供应商是否有能力承办该招标项目,经上级主管部门审核同意后,转入招投标程序。
五、招投标的实施:
1.发标、回标、开标:
招标前须填写《招投标申请报告》,要素包含但不限于项目标段、参考额度、邀请招标人及其相关说明,附加文件包含商务和技术标书,评标小组成员名单和相关评定标准等;同时按照成本预算部门在招标前确定预算或目标成本,做到招标目的明确、成本可控。
评标小组成员名单和相关评定标准等为内部内容,由工作小组在招投标申请阶段确定,如在该阶段暂时无法确定,则最迟在开标前确定并报请领导小组批准后作为《招投标申请报告》的补充内容。
领导小组听取资格预审汇报后,对入围建议等内容进行审批,提出审批意见,领导小组会议应有正式的书面会议纪要会签及存档,各位领导之审批意见应在会议纪要中明确记录。
招标主办部门应当按照规定编制资格预审文件及招标文件、招标公告或发出投标邀请、接受投标报名。主办部门应当合理确定投标有效期,投标有效期自投标截止之日起开始计算。 需要延长投标有效期的,主办部门应当在原投标有效期终止之前以书面形式要求所有投标人延长投标有效期。投标人同意延长的,应当相应延长其投标担保的有效期,投标人拒绝延长的,其投标失效。
招标时应视招标工程实际情况要求投标人提交投标担保,投标担保有效期限至少应当超过投标有效期30日。 如有必要时招标时应明确中标人提交中标后的履约担保。
根据提交的招投标申请报告,专业工作小组组长组织小组成员从合格供应商资料库中讨论确定符合条件的投标单位。根据确定的投标单位,由主办部门组织并安排发放招标文件。开标应当在招标文件预先确定的时间和地点进行,开标时间一般为投标截止时间或根据实际情况适当延迟。开标会议由招标工作小组成员或者委派采供部和预算部的代表(不少于4人)进行,分别负责开标、监标、唱标和记录。招标主办部门在投标截止之前收到的所有投标文件,应当检查密封情况,在开标会上当众拆封及宣读后进行开标。如有弃标情况发生,公司会启动三级处理机制,即主管部门的经办人和部门经理,公司独立人员分别对弃标单位进行联系并获取相关文字说明或者记录其他形式的相关说明,上述说明均填入过程文件《弃标说明报告》。
2.评标:
评标小组由相关技术、现场、经济等方面的人员组成,可根据项目性质指派相关专业人员动态加入调整,公司内专业人员不足或专业不齐时聘请公司外部专家参加。
招标工作小组对评审报告进行审议,并根据评审报告和招标文件规定的定标方法择优确定意向中标单位,对中标候选单位需要补充评审的向评审小组提出补充评审要求,评审小组对候选单位的信誉、业绩、技术、商务进行补充评审并形成书面报告。主办部门负责评标记录,形成会议纪要,经招标工作小组组长签字后,由主办部门留存归档。评标(包括招标及议标)过程中,对中标价与预算或目标成本作出比较,分析有关差异的原因。
3.定标:
招标工作小组推荐初步确定一家或几家意向中标单位,形成评标报告和评标建议,工作小组组长经初步审核同意后,报请公司召集招标领导小组召开定标会。
4.中标通知和签订合同:
中标人批准确定后,应及时向中标人发放中标通知书,并同时向未中标人发放为中标通知书并及时退还投标保证金;如不完全具备条件,还可通过预中标通知书的形式发放。中标人放弃中标的,主管牵头部门可按照领导小组批准的中标顺序依次进行第二和第三的候选人作为递补中标人。
在与中标人完成商务和合同洽商后,应及时启动合同流转,及时签约。
5.文件归档:
招投标全过程资料存档要求,包括但不限于以下:供应商资格预审、考察报告、入围供应商确定会议纪要、招投标申请报告、入围供应商推荐申请表、文件收发记录(如标书发放及回收登记记录)、答疑文件、开标记录、澄清答疑记录、招投标说明报告、定标会议纪要、中标通知书、价格说明报告、合同审批记录、报集团的采购合同报备表、相关会议纪要等均须按照要求及时收集、整理和归档,记录必须完整。
严格控制物资采购招投标流程的管理,对于目标成本的控制具有极其重要的作用。同时在条件允许的情况下还要定期开展招标成本控制交流会,推广行之有效的物资采购成本控制方法,使材料成本控制既低并且合理。对于规模较大的集团化公司,控制成本还应采用集团战略采购的方式进行,与长期合作或经常用到的品牌实行批量采购,签订战略采购合作协议,这样不但可以大大降低物资采购的成本,同时还能节约时间和招标过程中耗费的人力、物理、财力等。
总之,在物资采购招标过程中,要不断积累经验,增强成本意识,运用各种方法和招标策略,为公司物资采购招标管理和成本控制作出应有的贡献。
参考文献
1.沟通协调的意义
工程项目建设功能需求的不断拓展和提高及各项管理制度、流程、规范、规程和标准的不断修正、完善和推出,从决策层、管理层到具体的执行层都必须高度认识沟通协调在其执行过程中的重要性,从时间上要效益、从管理上要效益、从技术控制上要效益的前提是及时、准确和高效的沟通协调,否则便会出现技术准备不充分、仓促组织生产、抢工又返工的现象,造成工期和经济损失,最后只好从头再来,组织各参建单位或部门做到一起进行细致的沟通,详尽的了解、认真的分析、找出问题所在、制定解决办法、明确责任再实施。沟通不畅易产生误解、分歧和矛盾,易造成内耗,损失的是无法用造价衡量的时间成本和可计量的经济损失,良好的、艺术的、策略的沟通协调是消除误解、减少分歧、化解矛盾的有力武器,使得各项规定、制度、措施等能够严格、顺畅的得到执行落实,顺利实现项目建设的各项目标。
2.沟通协调易产生问题的环节及原因浅析
沟通协调贯穿于工程项目建设的整个过程,是解决落实问题、矛盾和分歧使之达成共识的有力武器,信息是沟通的载体,对信息充分理解和及时高效、准确的传递尤为重要,如理解有误、传递失真,可能使分歧、矛盾激化,对工期和经济造成更大的损失。如此因沟通协调产生的问题及原因主要体现在工程项目建设过程中的如下几个环节:
2.1设计与建设单位间的沟通协调
在项目设计阶段,设计图纸要充分反映建设单位的工艺和功能需求,设计人员和建设单位间必须保持高效、畅快的沟通,否则极易造成设计人员对建设单位输入的工艺和功能需求资料理解深度不够,评感觉设计,最终形成的施工图纸根本无法实现建设单位需求的功能或不够完美,如在施工前发现便造成时间成本的浪费和整体工期计划的延误,如在施工过程中或施工完才发现势必造成拆改,将造成更大的工期和经济损失。
2.2施工与建设单位间的沟通
施工必须保持与建设单位间随时、畅快的沟通,了解建设单位在可研立项阶段的决策背景,以便更好的掌握建设单位的项目建设目标和未来愿景。施工必须及时将拟定的工程进度计划、材料采购计划及各专项施工方案等抄报建设单位,并随时向建设单位汇报计划和方案的执行情况,随时了解建设单位的需求和想法,尤其在工程项目建设进入到装饰阶段,对装饰装修方案及与建筑观感有关的所有材料的选用必须随时与建设单位沟通,严格按照建设单位的想法及确认的做法和选用的材料执行,如沟通不畅,将造成拆改、返工等工期和经济的损失或留下质量隐患。
2.3施工与设计间的沟通协调
贯穿于从技术交底到工程竣工验收整个工程建设过程,施工在设计交底和图纸会审过程中应与设计进行深层次交流,准确把握设计意图,对设计与施工不吻合或设计中隐含的问题应及时沟通解决,在施工过程中发现的需要设计予以协助解决的问题,务必第一时间与设计取得联系、沟通,切勿等拖,由于设计与施工之间存在着理论和实践的差异,对不易实现的设计创意,施工要及时与设计沟通,给出合理的建议方案供设计参考,如施工单位不及时沟通,一味的严格按照施工图纸实施,由于施工难度大、耗时长、成本高,将造成无谓的工期和经济损失。
2.4施工与监理间的沟通
施工与监理之间是监督与被监督、管理与被管理的关系,唯沟通协调使步调一致,项目建设方能顺利进行,施工必须高度重视监理提出的问题和意见,积极配合整改落实,要确保项目建设质量好、进度快,施工必须编排详尽的进度计划和工程验收预约计划,使得监理能够有计划的安排验收人员,确保一次验收合格率达到100%;在工程变更洽商的签认过程中,施工必须与监理沟通达成一致,对事前和事后发生的变更洽商均能及时得到签认,否则施工会处在如果施工了可能无法结算的风险,如果不施工会造成工期损失的风险,同时给工程后期结算埋下了扯皮的隐患。
2.5施工项目部内部的沟通协调
生产与技术之间、生产部门中各专业之间必须做到随时、随地全开放式的畅快沟通,项目经理是施工项目部的灵魂、是核心,良好的沟通协调是打造团结、和谐工作环境的有力保障,欢快、轻松的工作环境大大提高了每个员工的工作效率,使得整个项目部充满活力、凝聚力和竞争力。如沟通不畅,经常出现材料进场未复试便投入使用,生产已展开技术方案还未编制出来,因材料规格不全使如火如荼的生产被迫暂停,夜施没有照明、电缆被挖断等等。如此的不沟通,造成严重的内耗,对工程建设造成严重制约。
2.6施工总包与分包及各专业分包间的沟通协调
总包与分包对合同的重视程度不尽相同,好多分包单位严重缺乏合同管理意识,甚至不清楚自己的承包范围及权利,从其进场到生产过程中,经常出现因进场手续不合理而被停工、被罚款、无法申请到进度款,甚至预付款都无法申请到,因材料与合同不一致而拆改返工,因安全措施不到位而被停工、被罚款甚至无法继续施工欲退场等各种各样的扯皮现象,对工程进展造成非常恶劣的影响和严重后果。专业分包间的沟通协调比较集中在主体结构完成之后,二次结构、装修和机电等专业施工阶段,随着各专业分包的陆续进场,沟通协调的事情越显突出,室内涉及的专业有二次结构、装修、给排水(自来水、中水、雨污水、冷却循环水)、电气(动力、照明)、消防(消防电、消防水、排烟)、空调(空调水、新风)、压缩空气、安防、楼控、网络、电话、有线电视、通讯信号覆盖等,如此多的专业管线如果在施工前未进行充分的沟通和协调,将会反复出现拆改,影响工期且造成工程投资的极大浪费,有的还会影响到建筑物的使用功能,甚至还会带来质量问题和安全隐患。如:室内吊顶标高设计要求2.8m,专业分包单位未进行积极有效的事前沟通,谁先进场谁先施工,抢占有利位置,最终管线安完后吊顶高度最高只能做到2.5m,严重影响了工程项目的使用功能等。
4.确保及时高效沟通协调的实用措施
4.1制定切实可行的沟通协调管理制度
项目参建各方(建设、施工【总包、专业分包】、设计、监理)在遵照现行国家规范、规程、标准和管理制度文件的同时,根据工程项目的具体特点共同沟通制定切实可行的沟通协调管理制度,议定沟通协调方式要科学化、制度化、程序化并具有一定的灵活性,制度规定对项目建设过程中可能存在的需要沟通协调的事宜进行分类,如施工图纸未按出图计划完成影响施工属于设计问题,图纸未按出图计划出来由于建设单位功能需求未按计划提报给设计院属于建设单位问题,施工未按进度计划、质量标准、安全管理措施进行施工管理和完成属于施工问题,工程技术方案等未按规定时限审批完成属于监理问题等等,对可能预见的各类问题均做了详细的例举,制度中对问题提出单位、解决时限、落实责任单位均明确规定;根据问题的归属明确哪些由监理例会解决,哪些由专题会解决,那些由现场会解决等;对项目建设过程中各项事宜的处理程序进行详尽的规定,如工程洽商签认程序,按照先沟通、后出单、谁提出、谁先签的程序执行(涉及到结构安全的特殊情况由设计出设计变更单);材料封样制度,施工报送(样品、生产厂家资质文件(含工程业绩表)、产品介绍、/经销商资质文件、产品合格证、自检报告/复试检测报告、价格表、本项目中涉及的工程量等)、考察、监理出具考察报告、设计/建设单位对比分析审核(建设单位另有内部审批程序)、样品及确认函上建设单位/设计/监理/施工/供应商签字,样品送封样室(确认函等文字资料存资料室),门锁由建设单位与监理双控;项目部内部对与各单位间的往来函件执行严格的文件传阅制度,每个部门、每个专业阅后签字,确保项目部内部信息传递的通畅性,过程中发现异议或含糊的事宜能第一时间完成内部信息的交换和交流,提高工作效率;项目部内部之间及与建设单位、各专业分包单位间的沟通协调,不能仅局限于生产会、监理例会、定期的协调会,要及时、高效,具有灵活性,需要现场解决的事宜立即电话各方齐聚现场,坚决杜绝闭门造车、纸上谈兵,但形成的决议及沟通协调的信息传递均以文字方式进行,一切电话、QQ、E-mail、现场口头等方式沟通达成一致的意见均及时整理成纸质文件分发传达到各单位,响应常言说的“空口无凭,立字为据”,确保信息传递及时、准确、严谨,不给项目执行过程中打嘴仗、扯皮埋下隐患。
4.2制定项目建设联动计划
以建设单位目标节点需求为主导,各参建单位均编制详尽的计划安排,项目管理部统筹协调,形成项目建设联动计划,促进项目建设有序、高效的运行。建设单位拟定各实验设备在何时间点必须具备何条件才能进行设备安装的目标--施工总承包单位将目标任务下达到各个专业分包单位—各专业分包上报详尽的计划安排—总包单位根据各专业、工种间的搭接和制约关系及现场资源统筹调配计划并整理出预实现其计划的技术需求—设计院完善技术文件—建设单位组织设备供应商向设计院进行设计前工艺交底。计划编制要内容覆盖全,各项工作耗时及完成时限明确,各单位间工作范围划定清晰,不留真空、不重复,做到无缝链接,根据项目建设是动态过程的特点,任何单位每项计划执行过程中出现滞后或调整,立即按照4.1所述制度告知各方,以便及时对相关工作计划予以调整,形成高效的联动机制。总分包在总体施工组织设计的基础上依据生产工序需要编制详尽的生产计划、人机料保障计划、专项施工方案编制计划、试验计划等,对计划中工作内容细分,分工明确、指定沟通协调落实责任人,杜绝遇事相互推诿。
4.3 提高管理人员的专业水平和职业精神
沟通协调成效显著与否,不仅依托各种制度、方案、措施、流程的制定,更重要的是执行落实,这主要取决于管理人员的专业水平和职业精神,根据项目建设各层面人员素质参差不齐的特点,管理人员必须做到“用心、嘴勤、腿勤、款胸襟”,从执行层、管理层到决策层层层传递的信息、反映的情况必须真实、准确、及时,人人做到眼里有活,多转现场、多了解情况、多传递反馈信息、心态端正、态度积极,坚决消除人为设置的障碍,同时定期加强管理人员的业务培训,提高专业技术水平,以及对新技术、新材料的了解和掌握,使每个管理人员养成诚实、守信、爱岗、敬业的职业精神。
4.4加强合同管理
加强合同管理,完善和修正合同内容,使各专业分包的施工范围、内容分界明确。合同是每个参建单位现场施工的重要依据,任何分包单位进场前需再次实地勘察现场条件并与总包单位沟通在进场前需做的准备工作(总包进场管理规定中对安全管理协议签订、资质文件和技术方案及工程资料整理报审、各对口专业部门的接头及作业面交接手续的办理等进行了明确,分包单位按此准备即可),最重要的是施工范围的界定,如与合同中有偏差立即与商务部门进行沟通,对需要增补内容进行详细列出,均达成一致后按照4.1所述制度进行签认,连同进场管理规定中签订的安全管理协议等文件形成最终的合同文件,施工范围便以此为依据。
4.5加强技术沟通协调
加强技术沟通协调工作,确保技术先行,充分发挥技术对生产的指导作用。技术沟通协调重点做好施工组织设计、专项技术方案、图纸会审、设计技术和施工技术等交底工作;在装修和专业安装阶段,为有效控制各专业分包间的交叉打架,主要做好事前的沟通协调,各专业管线在有限空间内布置、敷设前必须先沟通,共同根据施工图纸、结合现场实际情况统筹兼顾,制定出整齐、条例、美观、满足功能又便于施工和日后维修的综合排布方案后方才能施工。
5 结论
沟通协调是消除误解、减少分歧、化解矛盾、打造团结向上、和谐奋进工作环境及充满凝聚力和竞争力团队、提高效益的重要手段,体现在整个工程项目建设过程中政策、制度、方案、交底及各项目标执行落实等各个环节和细节,随着现代化工程建设项目规模的不断扩大和功能需求的不断创新和提高,必须根据工程建设项目的具体特点制定切实可行的沟通协调措施,才能使其在整个项目建设管控过程中发挥越来越重要的作用。