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随着高校信息资源的逐渐增加，传统的单管运行存在很大的局限性，档案馆和校史馆资源的整合已经成为必要的发展模式，多种模式整合有很多种，但是档案馆和校史馆资源的整合确实应用比较广泛的模式，主要是因为因为校史馆资源和档案馆资源整合存在合理性。
档案价值分为行政管理价值、财物价值以及法律价值等，还包括了证据价值以及情报价值，文件的证据价值和情报价值可以认为是文件的第二价值，主要通过档案馆实现。高校档案馆不仅具有档案室的功能，同时还充分发挥出了档案馆的作用。在档案馆的建设中，具有服务被动性、功能潜在性等特点。校史馆的建立和开放能够提高档案价值，实现档案的价值，也能扩大档案资源的利用范围。
从资源支撑方面分析，校史馆记录了学校变迁的历史，是学校的精神财富，当前校史馆的建设已经成为学校档案建设的重点部分，来校园管参观的人也是逐渐增加。在校史馆的建立中，需要具有充足的史料支持，档案馆中的档案资源能够为校史馆的假设提供资料，也就是说校史馆的建设需要依托档案馆馆藏。从平台支撑方面分析，校史馆可以作为高校档案馆藏资源的展示平台，把信息资源以更加容易被人接受展示出来，最大程度的发挥出档案史料的价值。
2.高校档案馆与校史馆资源整合的原则
高校档案馆和校史馆资源整合中需要遵循管理规范化、服务信息化以及思想灵活化的原则。高校档案馆和校史馆资源整合是在单管资源的基础上整合发展起来的，因此在整合这两种模式中需要重视规章制度等的调整的问题，在建立双管运营中需要建立规章制度，落实人员编制等，实现双管建设的管理规范化建设。
高校档案馆和校史馆资源整合后，信息量会极大地增加形成一个非常庞大的信息库，这就意味着用户想要在这些信息资源中获取自己想要的资源比较困难，因此在整合模式中需要为用户提供一些详细的规范的文献资源到跨行，保证整合后的信息资源能够得到很好的应用。另外双馆模式整合后，需要建立于用户沟通的渠道，定期调查用户的意见和建议，并进行调整和完善信息库。为了保证信息库得到更多的灌注，需要充分利用多媒体手段，提高展览的趣味性。在构建网络服务平台中提高馆藏资源数据库比例，简化信息资源服务方式。
在高校校史馆资源和档案馆资源的建设中需要注意灵活性，目前虽然有不少的高校开展了校史馆和档案馆资源的整合模式，但是这种整合模式并没有形成比较成熟的理论，还需要在整合中不断探索，不能拘泥于原有的运营方式，需要在在实际的整合过程中找到适合自己的整合道路。
3.高校档案馆与校史馆资源的整合
高校档案馆的建设需要采用多种形式，在双馆的整合中将珍贵的资源展出，增强高校在社会中的感知度，推动档案资源的进一步开发利用。高校档案馆与校史馆资源的整合能够扩大校史馆的影响力，弥补传统文字存在的不足，丰富校史馆的展览内容，增强高校的凝聚力。
目前高校基本已经形成了档案馆、校史馆等，在整合高校档案馆与校史馆资源中需要加强理论研究，加快档案馆藏资源的数字化，并完善档案馆信息资源共享的保障机制。在高校档案馆与校史馆资源整合的建设中需要提升理论研究，进一步完善档案信息资源共享理论，更好的指导双馆整合工作的时间。在双馆整合需要吸收和借鉴一些国外资源整合的成功经验。
随着科学技术的迅猛发展，高校的社会环境发生了巨大变化，信息化、网络化趋势给档案管理和档案信息资源整合利用带来了新的要求。同时，由于高校内部各业务部门所处工作环境的变化和新技术手段的广泛应用，促使档案信息内容也发生了很大发展与变化。另外，元数据理论得到不断应用，先进的管理方法与管理理念不断形成并日益成熟，档案信息处理技术、档案信息的管理与组织方式等方面也发生了新的变化。档案工作进入了一个新的发展时期，传统档案信息资源整合的工作观念、意识、技能、方法均有不同程度的滞后。主要表现在：
⒈档案信息共建共享意识薄弱
在高校整体管理工作中，档案工作经常被忽视，各部门的档案共享意识薄弱，不能在各项高校工作中贯穿档案管理思想，仅仅注重本部门或本系统中的应用。档案信息的跨部门、跨系统应用形成了阻隔，各自为政，这与档案工作在高校教学与管理工作中的弱势地位有关。高校在布置工作时候，主要以教学、科研、招生、学科建设和基本建设为主，往往把档案工作放在可有可无、无关紧要的次要地位。而且档案信息在本部门也不受重视，有的兼职档案员不重视原始档案资料的收集和整理，造成档案资料不能及时归档，这样就造成整体档案信息共建共享的条块缺失，造成档案信息的不完整;有的部门档案管理人员因考评机制不严格而责任心较差，推诿、拖拉现象严重，对别部门的信息共享有抵触心理，“多一事不如少一事”。因此，往往导致档案材料归档不齐全，不完整，不及时，部门间档案信息协作凝滞、割裂，各自为政，档案信息资源整合工作难度很大。
⒉档案工作的“信息孤岛”现象严重
近年来，随着信息化、网络化的发展，高校各业务部门建立了自己的信息系统，几乎有多少个主要职能部门就会有多少个不同的管理信息系统，档案部门与各业务职能部门之间缺乏良好、顺畅的文件流转通道，各业务系统只能各行其是，各自为政，形成系统之间、部门之间无法相互连接的“信息孤岛”，难于实现档案资源在信息化技术条件下本可以完成的整合与共享。当前高校的档案管理现状是信息资源难以达成认同和共享，每个部门使用这些信息时都要不断向其他一个或者几个部门索取，且不能随时更新，档案信息整合和利用过程凝滞。
⒊档案信息资源利用效率较低
由于受传统思想、思维定势以及现实状况等因素的制约，高校对待档案工作“重保管、轻利用”的现象仍然比较普遍。
（1）传统档案思维影响档案信息提供利用。档案工作在有的高校管理者心目中，仍然是局限于“收完整”、“分好类”、“保管好”，不知道如何对其利用与开发;有的部门和主管甚至不知道档案部门的办公场所和工作具体内容，不知道档案管理有什么资料，可以查到什么资料，更难谈得上利用。部分高校也开展了一些档案资源利用的有效探索，诸如编撰年鉴、布置校史馆、展览馆等，但基本上停留在建档、管档上，忽视了档案信息资源的开发利用，导致许多具有很高价值的档案材料不能发挥应有的作用。
（2）档案信息资源的加工程度影响档案信息提供利用。档案信息资源的加工程度是影响档案利用的重要因素之一。档案信息资源加工质量高，分类逻辑清晰，则能更好地适应档案用户对档案信息的需求，档案信息的利用率和资源共享程度也会更高。
（3）档案信息资源的来源和利用渠道影响档案信息的提供利用。目前，高校档案信息资源的来源和利用渠道较为单一，较多局限于传统的来源渠道，对于新兴的电子档案收集较少，这就造成了信息档案的来源尚不够宽广;另一方面，档案信息的利用渠道也较为单一，多数局限于纸质档案，审批程序繁琐，过程冗长，严重影响了档案信息的整合和利用。
⒋档案服务高校发展的意识和手段相对滞后
因未实现档案信息的互联互通和网络化管理，服务发展大局的手段有限，服务过程较为繁琐，因此，大多数高校档案工作人员采取了“坐等上门”的服务方式，缺乏主动服务意识，有人查找就定向找一下。同时，服务手段较为单一，只能定向查找，不能触类旁通找到更多的有价值的档案信息，从而大大影响了档案的利用效率。
⒌队伍素质不高
在档案信息资源整合工作中，档案工作者是最具活力、最关键的要素之一。档案工作者能否充分发挥主观能动作用，不仅取决于档案工作人员之间的协调，同时还取决于档案工作队伍的知识结构和人员素质，包括档案工作者的学历层次、专业知识、工作经验等，同时还包括文化素质、技能素质及职业道德等水平。首先，档案从业者要有良好的知识素养，要了解高校的教学和管理工作，才能准确鉴定档案价值。其次，档案从业者要有熟练的信息处理能力，不仅要适应网络信息技术操作的要求，还要具备运用数字化、网络化技术手段进行档案信息管理等能力。
当前，由于高校对档案工作重视不够的原因，在档案管理人员队伍的配备上存在着整体水平偏低的现象。同时，网络化、信息化的发展对档案管理水平提出了新的更高要求，档案管理人员缺少知识更新，难以适应新形势、新技术的工作变化，同时，各业务部门的兼职档案员对档案工作的积极性不高，往往应付差事，人员变动快，不能保证档案工作的稳定性。
二、高校档案信息资源整合的新策略
当前高校档案信息资源整合需要对症下药。元数据的出现，能够让档案部门克服电子档案管理过程中的这些困难。元数据通过对电子文件的内容特征、载体的环境特征以及电子档案形成过程中的环境和背景信息的描述，记录电子档案的相关属性和背景信息。元数据本身是一个系统，它在电子档案管理中所存储的信息与电子档案的信息内容、背景、结构等是一一对应的，是电子档案的原始状态的纪录。研究基于元数据基础的信息资源整合方案，更新观念意识，加强部门间协调，持续提高人员培训和能力，形成与各项业务协同推进、考核激励机制健全、队伍能力持续提高、管理手段丰富、技术手段与时俱进的档案信息管理新局面，应从以下几项措施入手。
⒈加强对档案信息资源整合和利用的高度认识，提高档案工作地位，做好基础工作
档案信息资源整合是对现有档案资源空间布局和组合方式的调整，目的是使档案资源的布局更合理、结构更优化，更有利于保存、开发、利用，使档案资源效益的最大化。整合档案资源是加强资源管理的需要，是提高利用效率的需要，是确保档案安全的需要，是强化综合档案功能、提高综合档案地位和职能的需要。因此，高校应充分认识档案信息资源整合和利用对高校整体发展的支撑作用，将档案信息工作提高到与其他业务同等重要的地位，加强档案信息整合的基础工作，主要应从以下措施入手。
（1）全面核查，去粗存精，提高档案加工的效度。由于归档阶段的不规范，或因历史背景的变化等原因，有些档案信息资源是重复的或者失去保存价值的，这些信息资源在整合中应该首先剔除，以免在档案信息资源整合中再次形成浪费。
（2）重新梳理、分类、组卷，提高档案信息的规范程度。对档案信息重新梳理，分类逻辑不清晰的要重新分类，案卷组合不规范的、组卷过厚、内容混杂的应进行重新组卷，尽可能将相互存在联系的文件组合在一起，对无标题或无页码的重新加工填写。这样不仅可以实现纸质档案的高质量保存，同时也为下一步档案信息整合打下良好的基础，提高整合利用的效率。
（3）加强各部门归档质量，从源头上提高档案信息资源整合质量。加强对高校各部门兼职档案管理员的培训，执行规范统一的收集、整理加工、分类、归档标准，使各部门的档案信息形成统一、标准的接口，增强信息的共建共享利用程度。
⒉建立档案信息资源整合的协调机制，利用元数据方案解决“信息孤岛”问题
（1）破除信息资源整合的壁垒，形成档案整合联动机制。加强部门间档案信息资源整合的协调机制，建立一种联动机制，改变档案信息资源整合和利用工作由单一的档案部门进行的现状，使档案部门的管理工作向业务部门延伸，加强对于业务部门开展档案工作的指导，与业务部门联合进行档案信息资源的整合与开发，实现互惠互利和优势互补。
（2）档案信息整合工作前移，实现前端控制。档案工作应有前端控制思维，提前介入，防止出现各类业务系统与档案系统的割裂，减少档案信息的壁垒。应对各业务部门的信息工作进行指导、参与、评价与验收，从信息整合的源头上把关，形成规范、统一的档案信息，增强档案的规范性。
（3）利用档案数字化信息元数据方案，消除信息孤岛的技术壁垒，收集各系统内相关元素。为了打破档案信息的“孤岛”问题，高校研究制定档案数字化信息元数据方案，利用已的元数据标准制定出高校文件实体、管理信息、流转信息等元素的元数据方案，作为捕获档案数字化信息元数据内容的重要依据。开发档案数字化信息元数据封装功能，对收集到的元数据内容进行批量封装。
（4）利用元数据作为信息检索媒介，应建立起一定规模的联机档案信息检索系统。元数据由于其对著录信息的改善使得著录的信息更加丰富和全面，同时，元数据是在电子档案的形成、使用等过程中形成的，所以元数据在电子档案的管理过程中具有动态的功能。元数据可以通过相关元素建立关系，丰富了电子档案的检索途径。检索功能的增强会给档案用户查找和利用电子档案节约成本，并且提高查准率和查全率，使电子档案的利用更加优化。以往各个业务系统形成的档案信息有一个相对独立的检索界面，有一组适合系统又简捷的检索命令，有一定的检索入口。通过元数据媒介，可以把高校的各自独立的业务系统中的档案信息整合起来，实现利用率最大化的目标。
⒊强化档案信息资源整合的主动服务意识，让档案工作深入一线
为了加强档案信息资源的整合力度，档案管理工作部门应切实改变“坐等上门”的意识，强化主动服务观念。对于业务部门的重要工作和项目，应于启动之初即开展主动咨询、指导和督促，加强对各项工作在策划阶段的档案工作部署，抢先一步，稳占先机，增强档案工作的主动性;对各业务部门的信息系统建设，应于立项时即介入，确保该系统中档案信息生成、保存、收集、上交等功能的全面实现，增强信息系统与档案信息系统的对接，形成业务信息与档案信息的共建共享;加强对各业务部门原始档案的收集收缴，定期督促，及时归档;加强档案信息利用的主动服务工作，对重要工作、重要项目要主动向业务部门提出档案信息查询和借鉴建议。通过这些措施，让档案信息实现共建共享，真正走进一线。
⒋建立和完善档案信息资源整合的考核考评激励机制，让档案工作由“要我做”变为“我要做”
为了促进档案信息资源整合，高校应逐步建立和完善档案信息资源整合的考核考评及激励机制，增加档案信息工作人员的动力和成就感。为此，高校应将档案信息资源整合工作纳入到半年、年终绩效考核指标中，加强对各部门、档案管理员的考核力度，并形成退出机制，及时更换不称职的兼职档案管理员。同时，要强化激励措施，以奖为主，提高档案信息资源整合的积极性与主动性，让档案工作由“要我做”变为“我要做”。
引言
高校历史档案是高校发展过程的真实资料反映。它不仅包括了高校管理方面的历史纪录，而且涵盖了高校学科发展的真实历程。对高校历史档案进行整合可以深层次挖掘高校的优良文化传统。如果能够将这些优良文化传统融入到校园文化建设的各个方向，不仅有助于拓展校园文化建设的内容，而且可以激励学生继承和发扬高校的优良文化传统［1］。因此，推动高校历史档案资源整合与校园文化有机结合，已成为高校历史档案研究利用的热点问题之一。
1高校历史档案与校园文化建设的关联性分析
高校历史档案作为高校历史文化传统传承的主要资料，构成了高校进步与发展的基础。校园文化建设则是高校实现全方位发展的精神支柱［2］。两者在本质属性、研究内容、研究目的等方面具有一致性。从本质属性来看，高校历史档案和校园文化同属于文化建设的范畴，具有社会主义文化建设的共同特征；从研究内容来看，高校历史档案研究和校园文化研究都属于人文发展学科的研究内容，必然有着共同的人文发展科学研究特征。从研究目的来看，两者都是立足于高校的发展，以普及科学文化知识，提高学生科学文化素养为目的，以适应社会发展需求的人才为根本宗旨，具有共同的教育目标一致性，这也是两者能够实现结合发展的基础条件和背景。就高校历史档案与校园文化的特性区分而言主要体现在以下方面：（1）时代特性不同，高校历史档案具有清晰的历史特征，是高校历史渊源的全方位总结，而校园文化具有典型的时代特征，必须以现实社会文化建设背景为依托；（2）发展内容不同，校园文化建设的内容既可以是高校内部存在的事务，也可以是高校外的社会事务，而高校历史档案建设必须立足于高校自身才能有效地开展；（3）建设的路径不同，校园文化建设可以依托高校多元化的活动开展，而高校历史档案建设主要是以现存的档案编研资料为基础。总体来讲，高校历史档案与校园文化相辅相成，相得益彰。高校历史档案工作可以看作是校园文化建设不可或缺的重要组成成分，能够为校园文化建设起到补充和完善的作用；校园文化有机地融入高校档案工作之后，更能够彰显出其特色化建设内容。
2整合高校历史档案对校园文化建设的作用
2.1整合高校历史档案有助于推动校园育人文化的建设
通过整合高校历史档案，可以进一步对高校历史档案中所保存的弥足珍贵的高校名人前辈所留下的手迹，以及与高校发展历程相关的照片、录像、录音等内容进行归类处理。如果将这些整合后的历史档案展现给在校大学生，不仅可以全方位生动形象地帮助他们了解校园历史，而且可以以现实的人物实例来激发他们奋发向上的热情，从而引导他们树立正确的思想意识和行为意识。
2.2整合高校历史档案有助于推动校园学术文化的建设
高校的历史档案中包含了大量的与高校传统学科及特色学科建设相关的第一手科研教学资料档案。这些科研教学资料档案更加系统地展示了历届师生在从事科研就学活动中的真实历程，其中不仅包括了经验性的总结而且有丰富的科研教学成果。因此可以将其视为较为系统的学科图书馆。如果能够有效地利用这些教学科研档案，以合理的途径和方式展现于相关学科的学生，不仅能够全面系统地展示高校在该学科科研发展的历程和方向，还能让学生从前辈们的研究历程当中收获经验和启迪［3］。同时也有助于引导学生投身科学研究活动的热情，培养他们的科研创新精神，进而加强校园的学术研究氛围。2.3整合高校历史档案有助于推动校园制度文化的建设高校作为国家培育适应社会发展需求人才的主阵地，不仅承担着向学生传播科学文化技术的重任，而且还承担着提高学生思想认识、道德水平的职责，目的在于使学生成为真正有益于社会发展进步的人才。在完成这一目的的过程中，高校必然有着与历史时期发展条件相适应的规章制度来规范校园管理和学生管理。不同历史时期下的规章制度归纳起来就构成了高校历史档案的重要组成部分。如果高校对这些规章制度的历史沿革、实际效应加以总结研究，不仅有助于完善和发展目前的各项规章制度，创新校园管理和学生管理的方式和方法，而且可以有效地引导学生的日常行为规范，从而自觉地养成良好的行为习惯和严谨的学风作风。同时也为推动校园制度文化的建设奠定现实条件基础。
3高校历史档案资源整合与校园文化建设的结合方向
3.1推动高校历史档案资源的数字化进程，夯实校园文化建设基础
随着数字化技术的进一步应用与各类数字化服务平台的广泛建立，高校历史档案资源可以建立特定的数字化服务平台，将档案中的纸质资料通过数字化的方式传递到校园内局域网或互联网当中，从而促成了这些数字化的高校历史档案资源得以方便地面向在校师生进行展示。在校师生可以通过登陆学校的历史档案数字化服务平台来高效快捷地在线浏览这些资源，这也符合大部分学生和青年教师查阅信息资源的倾向。同时数字化后的高校历史档案资源，也可以方便高校在进行校园文化建设时，迅速地查阅、调取和编辑相关的资料内容，进而提高校园文化的建设效率。
3.2运用新媒体途径传播高校历史档案资源，拓展校园文化宣传传渠道
移动互联网覆盖度的提升、智能手机的逐步普及，APP软件的层出不穷，进一步丰富了校园信息传递的方式、方法以及内容。越来越多的大学生倾向于通过新媒体渠道来了解信息，推展知识层面。这就为立足于高校历史档案宣传条件下的校园文化建设带来了新的契机。新媒体环境下的微信、微博、QQ等信息传递工具可以拉近学校与学生的距离，使得原本枯燥乏味的高校历史档案宣传逐步生动有趣，并从被动向学生展示走向学生主动获取。原因在于，新媒体环境下的信息传递工具有生动形象的资源展示能力，如视频讲座、在线答疑、图片传输等，学生随时随地就可以利用手机了解高校历史档案，这也使校园文化宣传更加具有时尚气息。
3.3创新高校历史档案资源展示方式，丰富校园文化建设人文气息
高校作为读书育人、知识荟萃的场所，必然有着浓厚的校园人文气息。因此应当充分利用高校历史档案自身所具有的历史文化内涵，创新高校历史档案资源展示方式，使静态性的历史档案资源重新“活”在校园的每一个角落，从而为校园人文环境增光添彩［4］。高校可以充分利用在建筑物、景点当中塑造校园名人雕像，并依据档案资源简述人物成就；也可以在宣传栏中定期展示历史档案专项内容，使得学生更加系统化地了解高校历史档案；还可以开展以校园历史展示为背景的创意比赛，激发学生了解高校历史的热情。这对于促进学生身心健康发展、增强学生热爱校园的意识具有积极的作用，也有助于进一步发扬校园的人文创造精神。
3.4加强档案研编工作，增添校园文化建设学术氛围
开展历史档案研编工作不仅仅属于高校历史档案资源整合范畴，而且是高校学术建设的一个重要方向。目前，高校的历史档案研编工作一般局限于校园学者范围之内，虽然有部分研究生参与其中，但基本未涉及本科学生和专科学生的参与，在教学实践环节也鲜有体现。因此，进一步广泛动员和发展本、专科层面的学生参与到高校历史档案的研编当中，不仅有助于提高该层面学生的学术能力，丰富高校学术建设的发展途径，而且有助于学生在从事高校历史档案的研编时进一步深刻领会高校历史档案的内涵［5］。例如，高校在开展文献检索课程时，可以要求学生以高校历史档案为依据，撰写与学科背景相关的文献综述类的学科论文，并加入其研究内容形成专门的论文集，一方面可以广泛动员学生从事学史研究的积极性，另一方面也丰富了高校历史档案研编的实际内容。
参考文献
［1］杨冬权.谈档案与文化建设——在2012年全国档案工作者年会上的讲话［J］.中国档案，2012（12）：21-25.
［2］李虹，陈顺伽.档案工作的特点与启示［J］.湖北档案，2011（7）：18-20.
［3］王伟.高校档案参与校园文化建设的研究［J］.江苏信息科技，2017（1）：11-13.
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2013）08-0089-02
经过计算机处理的档案所呈现出的文件形态就是电子档案，电子档案不仅具有二进制数字计算的信息处理方式，还具有整合信息资源的能力，同时还表现出管理学生档案的能力和特色。电子档案在数字化处理信息时，超越了传统的管理纸质文件方式，把档案内容如图像、文字、数字等编写成信息符号，进行信息融合，形成学生档案信息的要素，从而使档案信息不仅能提供单一性查询，还具有管理能力，即进行个性化记录和信息共享能力。电子档案在国内外档案机构和企事业单位专项管理中早有运用，新时期，我国高职院校引入电子档案管理系统，不仅是高职院校教学改革的需要，也是文件数字化管理的必然要求。
一、高职院校电子档案管理存在的弊端
（一）管理方式封闭，缺乏共享观念
各高职院校在各自的档案管理上仍以封闭式管理为主，缺乏档案信息资源的共享和沟通管理观念。基于此，电子档案信息资源的建设属性没有得到充分发挥，仍然处在形式转变或被忽略的误区中，一方面造成信息资源流失现象严重，另一方面造成信息资源存档重复，浪费资源现象严重。
（二）技术差异，成为资源共享的障碍
领导重视程度的不同，各高职院校电子档案管理水平也随之不同。有技术支持的档案信息资源建设，可以直接与企业进行技术签约并共同开发；而没有经费或缺乏技术支持的高职院校档案管理的状况会怎样我们可想而知。因此，各个高职院校的电子档案整合管理的实现必须有后台技术的大力支持，而技术水平的差异，造成校际之间的技术对接的难度。目前各高职院校存在的信息孤立现象尚未弥合，造成校际间的信息无法链接，难以实现电子档案的整合。
（三）割据管理，无法满足社会需求
高职院校的学生和教师在参与社会各项活动中，他们所涉及的出国、推荐、评奖等方方面面，无不需要母校给予档案资料的提供。而高职院校档案资源的割据性、独立性和分散管理，尽管已经实行电子档案管理，但仍不能使用户的社会需求得以满足。例如，高职院校学生的成绩档案，在学生参与就业、留学、考研等方面可以通过信息查询而提供真伪证明的价值和依据，其应用频率极高。
二、高职院校电子档案整合管理的现实意义
2003年7月28日，国家档案局的第6号令《电子公文归档管理暂行办法》中，对电子公文归档管理工作的实施办法和基本条例规定的非常明确，阐述了档案数据库和电子公文录入与共享的合理前提。《中华人民共和国电子签名法》于2005年4月1日正式颁布实施，突破性地阐述了电子签名的法律效力，并提出了电子档案管理的改革依据。因此，在政策的指导下，新时期加大电子档案整合力度，实现信息资源广泛共享。
（一）电子档案的整合管理是档案信息安全的保证
在高职院校成绩录入系统和学分制选课系统中引入互联网技术，为学生成绩档案的电子管理创造了得天独厚的条件。考试前由教务员把学生进行门类划分，划分标准是选修课、基础课和必修课等，然后通过后台录入各门课程的基本信息，考试后，任课教师经批卷获得成绩数据。在成绩提交存档之前，由教务员――教务管理终端来制定限制更改的权限，来限制教师和学生更改成绩，从而确保学生成绩档案保存的真实性和客观性。
（二）电子档案的整合管理是推动信息资源共享的重要前提
使用档案是档案管理和保存的最终目的。各高职院校由于存在技术上的差异，所以各校的电子档案数据库的保存形态各不相同，如大多处于全文数据库、条目数据库和多媒体数据库三种形态，从而造成院校间对接难，用户的社会需求服务难以满足。新时期，电子档案要实现整合管理，可以建立档案联盟委员会，各高职院校间的电子档案管理进行统一调配，实现统一的技术，优化信息资源，从而提高高职院校电子档案的服务能力和利用率，推动信息资源共享。
（三）电子档案的整合管理有利于提高档案教育与培训的针对性
各高职院校培养的档案人员就业以后，在岗的档案人员培训大多培养教育各单位的骨干群体。由于各高职院校档案管理人员的实际管理能力和学历水平存在差异，其培训层次和内容往往无法完全满足档案人员的不同需求。然而电子档案整合管理后，档案管理人员的岗位、学历背景、工龄的差异就清楚的呈现在我们面前，这样，档案培训机构在确立培训方式和培训选题时就更具有针对性，从而使档案人员的客户应对服务能力提高，提升电子档案管理的管理水平。
（四）电子档案的整合管理有利于档案的开放利用
档案保管的核心和根本目的就是利用。要实现档案信息资源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是实现高职院校档案信息资源的网络化建设。当前各高职院校档案馆都存在各自为政现象，数据库标准化程度低、规模小、不规范、又缺乏整体性，其利用率受到严重影响。当前高职院校档案馆建立的数据库多数是条目数据库，极其缺少多媒体数据库和全文数据库，用户的个性化需求无法满足。
三、高职院校电子档案整合管理的路径
当下，纵观国内外档案管理的先进经验，档案管理的信息化模式不外乎分散和集中两种管理模式。我们当前主张的整合管理类似于集中管理模式，整合管理对电子档案的负载形式不做任何要求，只对电子档案的数据标准和形态做要求，电子信息资源的联系是通过档案机构的控制和组织能力来实现[1]。美国一直以来以运行集中式电子档案管理为主，美国政府将州政府与中央政府之间的关联数据运用集中式管理的方式来整合，然后通过保管、归档的方式建立数据源并统一口径，建立直观形象的搜索引擎供社会用户使用，实现灵活多样的个性化档案服务。
（一）构建档案协调管理机构，实现电子档案整合管理
电子档案实现整合，就要在各高职院校间建立关联，然而要实现服务能力的社会化，并非是某个院校能解决的问题。究其原因，必须由教育主管部门方能解决这个问题，授权一个能制定政策、调配资源、协调院校的永久管理机构。具体实施办法是，由教育部下达指示，各高职院校响应组建成员机构，重点院校建立永久组织机构，促进高职院校网络服务和电子档案资源体系的构建。依据我国高职院校当前情形，具有档案专业学位授权和教育的高职院校，不仅能进行档案培训，还能召开和承办档案会议，这种具有资深调动和协调能力的院校应成为电子档案整合管理的中心，应以此为基础，构建权益和职能明晰的各级档案管理机构。
（二）加强技术研发，构建电子档案整合管理系统
电子档案管理系统是一种计算机网络系统，其功能是具有接收电子文件归档、变动通知档案、组卷整理、电子查阅复制、档案检索编目。能自主使用的多元化的电子档案管理系统，其技术水平必须是较强的。电子档案管理系统一般由多个互相联系的子系统构成，在其数字化过程中还包含知识产权保护、文件的格式标准等问题，并综合运用文字识别技术、计算机网络技术、档案管理技术[2]。高职院校应依托计算机网络与本校校园网连接，架构高职院校电子档案局域网，对外部和内部数据库实施全面管理；并加大技术研发力度，构建高职院校档案信息交流平台――电子档案管理系统，实现收集、整理、统计和利用电子档案，其系统技术包括档案文件存储格式兼容技术、OCR 实现技术，海量数据储存技术、加密技术、数据安全和数据呈现技术。
（三）树立社会化服务理念，实现电子档案整合管理
要从档案的内涵上真正明确电子档案的服务方向和价值，信息资源自身优势是确保电子档案集中管理的重要条件，从高职院校在科研和教学中应用电子档案的过程中体会到电子档案的作用和价值，由此把高职院校档案管理传统思维打破。传统上认为，高职院校档案的作用是在学生就业、离校和调动单位等方面时需要查询使用证明，然而，实际上，在知识产权认证和各类公用文书等方面的使用与归档，对科学研究和教学上的辅助作用是很大的。现在以职业院校为例，师生的发明和科研经由国家的质量标准认证以后，往往形成书面的证明材料就马上归档，其他教师即使在同一个学校如果联系不密切是无法知道这个信息的。各高职院校教师的科研成果、教学改革、课题方面大多都是如此，所有取得的科研和教学成果都会在各自院校的档案管理数据系统中孤立保存，这些成果对社会普通用户来说是无法使用和调用的，也不利于相同领域科研、教学的交流和提高，这就为电子档案集中管理提出了迫切要求。为此，高职院校应树立社会化服务理念，建立校园网，实现电子档案的整合集中管理[3]。
（四）加大经费投入，提高电子档案系统安全防护能力
档案在进行数字化、电子化的过程中，来自互联网的安全问题很多，不光是高职院校的成绩档案，只要有网络共享和信息服务的行为产生，就会有非正规渠道获取信息的行为出现。可以建立对抗病毒入侵的防火墙、对教务网络、软件和数据库进行加密，采取系统跟踪维护和计算机系统杀毒来进行安全防护，但这些都是目前高职院校在电子档案管理上十分缺失的。在档案管理中，高职院校应加大经费投入，确保档案系统的安全防护，由此引发我们对高职院校档案管理工作是否重视的思考，高职院校的教学和科研的确重要，经费开支自然向教学和科研开绿灯，而学生成绩档案与教学、科研关系密切，也是一个重要环节。因此，高职院校应充分考虑教学和管理的结构平衡，加强电子档案系统的安全管理，提高系统防护能力。
参考文献：
【中图分类号】TU 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）18-0031-02
受信息时代的影响，档案管理已经从纸质时代进入电子时代。所谓电子档案，就是经计算机处理的各类资料的集合体。与过去的档案管理方式相比，电子档案能及时整合现有的信息资源，凭借二进制数据处理方式，将学生的德、智、体等基本情况在管理过程中凸显出来。传统的纸质档案管理方式是将图片、文字等以纸质材料的形式进行分类存放，不方便档案的存储与查找。而电子档案管理却解决了这一难题，它能将众多的图片、文字和视频等转换成数字形式储存起来，比纸质档案更容易管理和查阅。
高职院校采用的电子档案管理方式，一方面极大地满足了学校改革、发展的需要，另一方面则推动了文件、档案管理的现代化、科学化。
一、高职院校电子档案管理现状
合理运用各类档案是电子档案建立与完善的最终目的，也是社会服务意识的充分体现。目前我国高职院校电子档案管理还存在不少问题，距离整合管理目标还有不少差距。比如，缺乏先进的技术支持与及时的经验总结；管理观念的差异，管理方式的滞后，也拖了电子档案整合管理的后腿。由于各高校对信息的孤立存储，不重视教学与科研方面的信息交流，忽视资源共享的重要作用，致使得电子档案的整合管理面临诸多的问题，加大了整合管理的难度[1]。要实现高职院校电子档案的整合管理，就必须了解高职院校电子档案管理的现状，从而对症下药找出解决问题的办法。那么，高职院校电子档案管理工作在目前到底存在着什么问题呢？
（1）电子档案管理方式较为传统。目前，众多高职院校的电子档案管理仍然采用过去的传统管理方式，不注重信息的交流与共享，这就在一定程度上影响了电子档案管理特有建设属性的充分发挥，导致高职院校电子档案管理仍处于滞后的状态，造成信息资源利用的不合理，容易发生二次存档现象，无法体现电子档案管理的优势。[2]
（2）电子档案技术装备落后。当前，不少高职院校的电子档案还缺少专门的磁介质档案存储设备，而数字档案对设备的依赖性是比较强的，这对电子档案的管理带来了一定困难。由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年就读不出数据。数字信息技术是载体、记录格式、软件、硬件等有机的集合，即使记录载体完好，如果检索、输出或编辑它的软件中任何一项技术过时，都将影响电子档案信息的读出。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有着良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。因此，有条件的档案部门已率先配备了光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上，但刻录仪一时还难以普及。电脑病毒的横行，再加黑客的恶意攻击，软件落后、不适用和安全性差，使得档案信息的安全和保密也受到威胁。
由此可见，没有先进的技术和设备的支持，提升高职院校电子档案管理水平就是一句空话。
（3）分散管理不能满足人们需求。据相关资料显示，目前，高职院校的众多学生与老师如果想参加各类社会活动，或者出国深造、评职称、被举荐等，都需要所在院校提供相应的档案资料进行证明。由于现阶段高职院校的电子档案管理还较为分散，信息资源未能整合，这就直接影响这些档案的及时输出，有可能贻误相关人士的工作。尽管现阶段高职院校档案管理已在逐步实现电子信息化，但依然不能满足人们在社会生活诸多方面的与日俱增的需求。
二、如何实现高职院校电子档案的整合管理
从目前国内外电子档案整合管理的经验来看，分散与集中管理，已成为电子档案管理中的两种重要方式。本文所探讨的整合管理是与集中管理相一致的。所谓整合管理，就是忽略电子档案的负载方式，重视其数据要求和各类形式，合理运用档案机构对信息进行控制与组织，使其达到整合管理的目的。现阶段，发达国家如美国主要采用集中管理方式，并形成一种灵活多变、合理有效的管理模式，很值得我们借鉴。
要实现高职院校电子档案的整合管理，就必须从以下几方面做起：
（1）建立并逐步完善档案调控管理机构。进行电子档案的整合管理，最重要的便是建立各个高职院校之间的档案提空机构，逐步达到档案管理的社会化和档案服务的大众化。对此，教育主管部门应统筹并确定好档案调控管理机构，使其负责制定相应的的档案管理制度，及时调配信息资源，协调各高职院校之间的关系等。当然，还需要各高职院校的主动参与与配合，积极组建、整合联动的档案调控管理机构，以实现高职院校之间的电子档案一体化以及优质的网络服务水平。高职院校中有档案管理专业的可以实时进行档案管理培训工作，条件允许的话，可承接档案调控机构的有关会议，从而调动其他高职院校对电子档案整合管理工作的积极性和主动性，为实现电子档案的整合管理目标做好准备工作。
（2）积极提升电子档案整合管理的效能。电子档案的整合管理，就是一种简便快捷的计算机网络档案服务，它主要负责相关电子档案文件的归类整理、及时更正变动的电子档案、做好组卷工作、编写档案检索目录以及相关电子档案的查阅工作等。灵活多变、自主查阅的电子档案管理需要先进的技术支持。它包含着众多的子系统，各类档案数字化的过程中还涉及到相关的知识产权、文件的正确储存形式等必须解决的问题。为此，需要充分利用文字辨别技能、先进的计算机技术以及电子档案整合管理技术等。高职院校需要将校园网与支持电子档案整合的网络相连接，实现对内对外全部数据的综合管理，逐步建立各院校之间的有效信息交流，做好搜集、分析、统计与使用电子档案的各项工作。另外，高职院校还应着力提高档案管理人员的综合素质与专业素质，定期对他们进行技术与理论培训，使其能够熟练应用文件储存形式的兼容技术、电子档案加密技术、确保数据安全以及正确呈现数据的技术等，为构建电子档案管理系统做好人才支持。[3]
（3）增强服务意识，优化电子档案的整合管理。在电子档案整合管理的探析中，需要明确电子档案的最终服务目标以及实现的价值等。对电子档案整合管理而言，保证信息资源的正确性与合理性是其重要的前提之一。传统观念认为，高职院校档案的建立，主要是为学生的离校、就业，为教师的考评、晋升职称等提供相应的材料证明。但在实际的使用过程中，如果能定期认证知识产权以及合理使用与归档各类文书等，就可有效地指导院校的科研工作，及时地设立教学目标等。例如，各高职院校的科研成果、优秀课题等，仅在各自院校的档案管理系统中进行分类保存，于是造成科研人员，社会公众或普通用户不能有效利用此类成果，这就在一定程度上封闭了最新的科研信息，影响了科技成果的传播、转化和利用，给经济社会带来不必要的损失。因此，需要进一步增强社会服务意识，充分利用好校园网，以更好地进行电子档案的整合管理。[4]
（4）加大资金投入，做好电子档案的安保工作。科技是把双刃剑，带来众多便利的同时，也将产生不可避免的风险，对此我们应予高度重视。要实现档案的电子化、数字化目标，就必须做好安全保障工作。在信息资源共享的过程中，不法黑客会通过各种违规渠道搜集各类信息，从而导致高职院校电子档案信息的泄漏。因此，高职院校应根据自身的资金、技术、电子档案等情况采取相应的解决措施。比如可以通过设立抵抗病毒侵入的防火墙，及时做好院校教务处网络、各类软件以及全部数据库的加密工作，并设立相应的辅助系统及时跟踪与维护，定期对计算机网络进行杀毒清理。这些措施虽然能够解决部分的电子档案安全性问题，但欲要从根本上做好电子档案的整合管理，还需要大量的资金支持，对电脑及电子档案的有关器材更新换代，以提高其安保性能，切实保证电子档案的安全性和保密性。 [5]
三、结 语
电子档案整合管理是信息时代的产物，亦是党政机关、群众团体、国企私企以及包括高等学校在内的事业单位档案管理之所必需。随着经济全球化、科技教育现代化进程的加快，电子档案的整合管理日益显示出它的先进性、优越性和高效性，因此高职院校的领导应对电子档案的整合管理予以高度的重视与大力的支持，要结合本校的实际情况，综合考量自身的技术力量、资金投入、人才队伍、教学水平、科研成果等状况，制定出既符合本校长远发展，又切合当前实际情况的电子档案整合管理的目标、任务、机制和措施，同时还应加大资金投入，引进先进技术，更新电子档案设备，建立、完善档案管理机构，提高档案管理人员专业素质，提升电子档案整合管理水平，从而为高职院校的教学与科研提供信息资源共享平台，为高职院校的不断发展，为我国的高等职业技术教育做出应有的贡献。
参考文献：
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1 高校档案信息资源共享概述
高校档案是高校最宝贵的财富之一，是高校科研、教学、管理活动的真实记录，高校档案的开发利用对学校和社会发展具有重要的作用，最大限度的发挥高校档案信息资源的价值是档案高校档案管理工作的热点。通常高校档案信息资源的主要形式包括基本目录数据库、专题数据库、全文数据库几种，在信息网络发展和普及的今天，依托网络技术实现高校档案信息资源共享十分必要。高校档案信息资源共享强化了信息的可获知性或获取性，是社会组织与公众平等的拥有对高校档案信息资源获取权与获取条件，最大限度的发挥了高校档案信息资源的社会价值。高校档案信息资源共享需设置一定的权限，只有可向社会公开的范围才具有信息资源共享的权利。
2 高校档案信息资源共享的基础与现状
（1）高校档案信息资源共享的基础
从高校档案管理自身的特征属性来看，信息化背景下的档案信息资源共享是高校档案信息资源共享实现的基础，而前提又是信息资源的整合。依托网络技术建立统一的信息交换和共享平台，并在此基础上强化高校档案信息资源的动态性、可控性，以及信息的融合集成性。实现资源共享的前提下，高校档案信息资源整合需要遵循一定的原则，一是信息资源的标准化、规范化原则，二是序化、全面、系统原则，三是系统功能完善、简单易用原则，四是档案信息安全原则。
（2）高校档案信息资源整合的实现
高校档案信息资源整合的实现需要一定的基础条件，首先从环境基础条件来看，随着网络信息技术的不断发展与普及，信息环境逐渐成熟，这为高校档案信息资源整合提供了技术支持；其次从政策基础上来看，近些年来，随着我国对高校档案管理工作的重视，信息法律法规不断完善，这能够全方位的保障信息资源共享的实现；再次从工作基础条件来看，高校对档案数字化建设的重视程度不断提高，数字档案馆、档案网络建设已经成为高校档案工作发展的重心和趋势；最后从人才基础条件来看，高校档案管理高水平人才培养力度逐步加大，越来越多的高素质档案管理人才引入到管理队伍中，使高校档案管理实现了高素质人才的合理配备。
（3）高校档案信息资源问题分析
在众多档案门类中，高校档案集综合性与专门性于一身，具有较高的价值，而且潜在的社会和经济效益较高，被社会广泛视为优质特色信息资源。通常来说，高校档案的组成内容多样，但并非所有信息均可公开化，必须设定有限的利用空间。从高校档案管理工作的实际情况来看，当前仅有不到20%的教学与科研档案能够被社会公众所利用，而利用的途径通常只有教学或科研人员主动对外公开和教师或科研人员公开发表两种途径。高校档案信息资源长期以来为走向“共享”的原因主要有以下几个方面：一是传统档案观、价值观对高校档案管理主体的影响，二是档案服务成本与管理效益之间的矛盾，三是知识产权保护与信息安全问题。
3 高校档案信息资源共享的社会价值实现路径
（1）档案信息服务多元化方式的实现与拓展
高校档案信息服务多元化是信息资源共享实现的基础，应从目前单一的档案服务情形下拓展服务模式，解决档案信息分享与定位不对称的问题。首先，高校应从档案信息共享的视角创新档案提供利用服务的方式，充分发挥网络技术的优势与作用，建立信息共享平台或档案网站，开展丰富的网络档案服务；其次，适当扩大高校档案信息资源的覆盖力度，并从整体层面扩大宣传，积极宣传高校特色档案资源的社会功能；再次，搭建高校与政府机构、企事业单位、民间组织信息交流的平台，主动推送档案信息服务。
（2）建立档案信息标准体系与服务体系
档案工作标准是以档案工作领域中的重要性的事务和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，档案信息标准体系的构建是档案信息标准化建设的核心。在高校档案管理中，结合高校自身特点，构建档案信息标准体系需遵循以下个重要原则：一是做好顶层设计，确保档案信息标准体系的科学性，二是优先制订档案应用标准，三是立足国情与国际接轨并重。
对于高校档案管理中的信息服务体系建设，需要向用户提供全方位、便捷快速、高效的信息服务。首先需要对档案用户信息需求进行分析，结合实际需求设计有针对性的服务模式。在用户需求调查中发现，用户信息需求主要呈现三个方面的特点，即用户信息需求的层次性明显，用户信息需求多样化与个性化，用户信息需求强调实用性；其次对档案信息服务方式进行变革，拓展服务内容，比如档案主业服务、档案信息数字咨询服务、在线信息检索服务等；最后，构建档案信息服务系统，实现档案服务线上功能。
（3）高校档案联盟机制的建立与实施
高校档案信息资源共享及社会化服务是一个渐进的过程，需要遵循高校档案信息化发展的客观规律。从目前高校档案信息资源共享的现状来看，实现社会化资源共享而实现档案信息最大价值的客观条件相对薄弱，需要高校之间、高校与社会之间构建联盟机制，形成资源互补的动态联盟。横向协作关系来看，积极构建档案馆、博物馆、图书馆的“三馆合一”体系，纵向协作关系来看，地区高校进行合理规划，借助网络优势形成档案信息交流合作平台，覆盖社会实践的方方面面，这样有利于高校档案信息资源社会价值的实现。
参考文献
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1. 克拉克的观点。克拉克曾提出
>> 中小学信息化教育资源整合的4.0时代初探 探究偏远地区中小学信息化教育资源整合与共享 中小学教师远程教育资源整合研究 新媒体语境下高校媒体资源整合研究 资源整合信息时代的媒体创新 网络时代中小学媒体素养教育探析 国外有关中小学生心理干预资源整合方案的研究 对农村小学在教育资源整合中的探究 农村中小学现代远程教育资源与学科教学整合初探 中小学教育资源调整与学校文化整合策略思考 整合课程资源，深化中小学心理健康教育课程改革 媒体活动与资源整合 关于中小学信息技术教育与课程整合的缺失探究 做大:打造资源整合新优势 中小学多媒体教育 媒体融合时代中国国际传播应强化资源整合 自媒体时代西方中小学媒介素养教育实践及启示 人力资源整合问题探究 高校档案资源整合探究 教材资源整合方法探究 常见问题解答 当前所在位置：l
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一、高校数字化档案资源建设的前提
1.良好的网络基础设施作为支持
计算机的广泛应用及良好的网络设施是建设数字资源的前提。我国的网络基础设施近几年发展迅猛,而近几年,我国高校的网络基础设施环境也得到了极大的改善。我国高校链接internet的主渠道――cernet,已发展成为我国第二大互联网,自有光纤20000多公里,覆盖全国31个省市200多座城市,独立的国际出口带宽已达1020M。
绝大多数高校建立了主干网为千兆以太网,出口带宽已经达到或超过了100M的校园高速计算机网络。但是,数字档案的资源建设相对滞后,并存在布局不合理、覆盖面不全、重复率较高、缺乏宏观调控的问题。据调查,目前我国某些高校数据库已多达200多个,而另外一些高校数据库不过几个。这种数字资源占有上的两级分化,对许多高校教学科研工作产生了极大的制约。所以,数字档案资源的建设有赖于良好的网络通信条件。
2.网络获取数字化档案资源成为主流方式
当前,数字化获取已经成为教学科研人员的主流方式。美国国家基金会的报告指出,在自然科学和工程技术的许多领域,科研人员获取最新信息的途径首先是万维网,然后是与影本和学术会议,此后才是科技期刊。对中国科学院研究人员的调查表明,多数研究人员主要依靠网络获取数字化资源。在高校,大多数教职人员和研究生倾向用电子期刊取代印刷型期刊,并且科学研究本身正走向E――Science,教学环境走向e―leaming,因而,高等学校必须因势利导,大力建设自己的数字资源体系。
3.高校自身适应信息需求的发展变化
近年来,我国高校规模不断扩大,综合性愈来愈强,学科门类愈来愈多。数字化也渗透在学校教学、科研、管理、公共服务以及学校生活等各个方面,核心工作围绕着人才培养环境和科研环境的构建而展开。高校扩招另一个直接影响就是教师队伍总量与结构取得显著进展,高校教学科研的信息需求迅速扩大并呈现学科范围大且每一学科信息资源需求量相对较少的局面,即用户薄层问题凸现。
4.硬件设备与软件系统的支持
随着网络化数字化的发展,一个相对比较完善的数字化档案资源空间已经开始形成。
高校数字化档案资源体系的建设除了必要的经费支持、良好的网络基础设施、丰实的数字资源基础,还必须有先进实用的应用系统软件和硬件设备。诸如电子书加工工具、数据库制作与系统、异构统一检索平台、网络信息资源搜集与整合系统、个性化定制服务系统、数字参考咨询系统等系统软件,及数字化加工设备、海量存储设备、高性能服务器和交换设备等硬件,在国内外已经比较成熟并已商业化。
二、如何加强数字化档案资源的建设
国外高校在信息化建设方面非常关注数字资源的提供,较少强调高度的系统集成;在数字校园实践中十分关注学习活动、协同科研以及校园综合信息环境建设,管理信息系统在数字校园中相对弱化;在数字校园应用中注重提高学生和教师的整体信息素养,增强对数字化教学、科研和生活环境的适应;在数字校园的研究中积极关注未来教育形态,探索移动通讯、网格计算、分布存储等对教育形态的影响。
1. 数字化档案的资源建设要总体规划,分步实施;
高校需要仔细分析自身现状,建立统一的数字资源导航系统,稳固基础设施,后构建应用系统。由于网络中的数字资源数量多、分布散、鱼龙混杂,收集、整理的工作量大,以个体为单位是很难进行全面管理的。
2. 数字化档案资源的建设要强化应用,讲求实效;
系统构建之后,需要制定相应的管理与技术规范,例如:首先要规定收集积累范围,从记录信息内容上要收集积累哪些电子文件(可以参照本企业纸质文件材料归档范围),从类型上需要收集积累哪些电子文件。建立运行机制和服务体系,进行持续的人员培训来强化应用、产生实效。领导层、全校师生和管理人员的信息观念和素养、稳定高效的技术队伍和规范化的管理,这对于系统的应用缺一不可。
3.数字化档案的建设应资源共享,多快好省;
互联网具有跨越时间、空间的优越性,数字资源借助互联网更容易实现共建共享。但是,高校内部的数字资源的合作共建,并没有因此而加快步伐。除了观念落后外。最主要的原因在于缺乏一个统一的、权威的、跨系统、跨地区的职能机构来规划、协调、组织实施全省高校数字资源的共建。缺乏数字资源共享的社会氛围,。共享能使自己受益”的观念还没有被接受,缺乏共建共享的机制。
4. 建立资源丰富的数据仓库,拓展应用范围;
注重数据资源的共享和数据挖掘,各应用系统之间数据共享可以避免系统之间的割裂和数字孤岛。共享资源库是各类应用(尤其是教学与科研应用)的基础,目前的一些研究已经提出了不同应用建立不同资源中心(如网络教学资源中心)的概念,强调资源中心的资源共享不仅在校园内,而且需要拓展到校际。
5.采集数字化档案资源,提供统一的访问平台;
网上信息是直接的、动态的,网状的,其类型繁杂,形式多样,当前每种电子文档数据库都是一个具有相当检索功能的、各自能够独立待命对部分文献加以揭示和控制的系统。当越来越多的数据库检索浏览平台成为用户累赘的时候,人们希望寻求一种对众多数据库检索浏览都适用的平台口,在统一的界面中输出检索结果,让用户以最快的速度,查找到自己所需的原文献。如何整合数字化资源使来自不同格式不同类型的数字资源实现无缝链接,为用户提供一站式检索服务,已成为数字图书馆建设中的一个全新的课题。
三、结束语
通过以上论述我们认识到,数字资源的关键在于充分共享, 它的建设更是各个高校创建自身品牌的重要手段,是各高校整体建设不可分割的一个部分,而数字档案作为一个高校的重要资源,它的建设需要结合各高校发展的总体目标,扬长避短,构建体现自身特色的应用系统。基于网格技术的信息分布和资源整合也在不断的研究和探讨中,高校的数字资源整合任重而道远。
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）22-0100-02
“大数据”是现代科学技术发展的产物，被快速地应用于诸多行业，并且得到人们的普遍认同，它推动了大数据时代的快速到来。高校档案管理工作必须适应大数据时代的要求，根据大数据时代高校档案工作的新特点，采取有效措施，实现高校档案工作的新转变，以更好地发挥高校档案信息资源价值。
一、大数据及其特点概述
（一）大数据提出及发展
2011年麦肯锡首次提出大数据的概念，在《大数据：创新、竞争和生产力下的一个前沿领域》一文中并提出了自己对大数据的认识，他认为大数据已经实现了多个领域的渗透，并对各个领域产生了深刻的影响。此后，在美国政府的推动下，《大数据研究和发展倡议》一文出现在公众面前，掀起大数据热潮，人们对大数据的认识逐步深入化、普及化。
（二）大数据特点
随着大数据概念的提出，人们对大数据的特点进行了广泛的研究，综合人们既有的研究成果，大数据主要表现为以下几个特点：信息量极其丰富，从大数据时代的信息单位可以看出，从TB到P再到ZB级，这种增长趋势并没有出现停滞的迹象；信息资源类别多样化，大数据时代，信息资源类别从传统的相对单一的图文类型向多样化转变，涵盖音视频、网页资源信息、位置信息等，几乎涵盖了所有的类型；信息资源整合大，随着信息资源的日益丰富，人们获取信息的难度增大，但通过整合获取的信息价值得到大幅度提升；处理速度得到快速提升，处理速度得到了秒级时效。
二、高校档案信息服务提升必要性
（一）高校档案信息服务提升是顺应大数据时代必然需求
大数据时代，数据信息量庞大，数据信息类型丰富，数据信息的密度却相对偏低，信息处理速度快。大数据时代的这些特点，迫切需要高校档案信息服务做出相应的调整，采取有效的措施实现自身的新发展与提升，否则就难以顺应大数据时代的发展要求，难以发挥高校档案信息资源的价值。
（二）高校档案信息服务提升是数据信息服务的时代需求
大数据时代，人们的信息获取观念产生了重大转变，社会需要信息供体转变信息供给方式，树立“数据为主”的信息服务观念。高校传统的档案信息服务显然已经难以适应社会以“数据为主”信息服务理念，必须基于社会档案信息服务需要，建立新型的档案信息服务模式，顺应信息时代的需求。
（三）高校档案信息服务提升是促进自我发展的内在要求
大数据时代，信息量巨大，资源类型丰富，高校档案信息服务面临着新的发展形势。高校档案信息传统服务已经表现出一定的滞后性，服务面不广，服务缺乏灵活性、便捷性，大大制约了大数据时代高校档案事业的进一步发展。高校档案管理工作只有进一步提升档案信息服务水平，才能实现由内而外的发展，提升档案管理工作影响力。
三、大数据背景下高校档案工作存在的问题
（一）档案工作理念滞后
大数据是一个全新的概念，大数据时代背景下，高校档案管理工作首先面临着一个思想理念滞后的问题。高校档案管理工作的传统思想理念已经难以适应时展需要，必须从传统思想中转变出来，基于大数据时代高校档案管理工作的新特点，摆脱惯性思维的影响与束缚，实现高校档案管理工作理念的新发展与新突破，以适应大数据时代高校档案管理工作需要。
（二）档案信息供给力弱
大数据时代一个显著的特点是信息数据资源丰富，这就要求高校档案管理工作能够具有较强的信息供给能力。目前高校档案信息管理系统存储与分析能力明显不足，突出地表现在检索效率低，高校档案信息不仅查全率效率不高，查准率也明显不高；信息分析能力也是一个突出问题，档案利用形式传统，基于信息分析与加工的新型信息供给能力有待提升。高校档案工作迫切需要进一步提升供给与服务能力，才能满足大数据时代的要求。
（三）档案服务方式单一
高校传统档案服务方式比较单一，主要以封闭式服务为主，服务消极现象严重，缺乏主动性。服务方式的单一化使高校档案工作陷入了“重视信息保管、淡化信息利用”的模式，高校档案管理内容单一，主要以文书的形式存在，造成馆藏资源的单调化，服务对象狭隘，主要服务于高校党政行政机关；档案资源的获取，需要实地借阅，而且审批程序复杂。高校档案服务方式的单一化，大大制约了档案工作效能提升，成榇笫据时代制约高校档案工作的重要因素之一。
（四）档案信息安全隐患
大数据对高校档案提出了新的要求，要求构建开放性的资源服务模式，推动档案资源的共享。在档案信息资源开放与共享的同时，带来一个突出的问题，那就是档案信息资源的安全性问题。目前基于档案信息安全措施难以提供有效保障，尽管高校相继开展档案信息化建设，但是缺乏宏观设计，导致建设标准不统一，信息化程度不高，相应的法律法规也相对滞后，明显滞后于大数据时代高校档案工作安全需求。
四、“大数据”背景下高校档案工作的转变
（一）转变档案工作理念，提升信息服务意识
大数据背景下，高校档案管理工作要进一步解放思想，树立服务理念，以更好地发挥高校档案管理资源价值。
1.树立开放型服务理念
大数据时代要求实现信息资源的共享，这就需要高校档案管理工作，根据高校档案工作定位，做好档案信息资源的归类与整理，树立开放理念，走出传统的思想束缚，使档案工作更好地服务于师生，推动高校之间档案资源的共享与互动，实现高校档案信息资源最大化效能。
2.树立个性化服务思想
大数据时代背景下，信息资源以爆炸的方式喷涌，这就需要高校档案工作树立个性化服务思想，进一步提升服务意识。大数据时代，信息数量巨大，提升了用户信息获取的难度，高校要通过个细化服务，进一步提升高校档案资源供给的针对性，满足用户个性化信息需求。
（二）加强档案信息整合，提升信息收集能力
高校档案工作的一个重点是提升信息收集能力，这是发挥档案信息资源价值的前提与基础。大数据背景下，高校必须将信息整合作为一项重要工作，不能优化与提升档案信息收集能力。
1.既有信息资源建设
高校档案工作要进一步强化既有档案信息资源的归档，根据大数据时代要求，推动档案资源建设的信息化水平，完成传统纸质档案资源的电子化归档。电子归档过程中必须强化标准意识，质量意识，从而能够有效实现档案资源的共享，同时要确保档案数据信息的信度，确保电子档案的真实性。
2.新型信息资源整合
高校的快速发展，也产生了大量的新型档案信息资源。高校要加强新型信息资源收集，提升信息资源采集的广度与深度，尤其是要突破档案资源以“行政档案资源”为主的档案资源采集思路，融入人物、文化、科研、历史等丰富的档案信息资源，还要关注媒体档案信息资源建设，以更好地提升档案信息收集能力。
（三）借助现代技术支撑，强化信息服务能力
大数据时代是技术滋生下的产物，因此高校档案工作要强化信息服务能力，必须借助现代技术手段为支撑，实现档案信息资源的增值与服务能力升级。
1.规范的数字化处理
大数据背景下，高校档案工作必须借助现代科学技术手段，实现规范的档案资源数字化处理。新时期，高校档案工作必须将档案信息资源的数字化处理作为首要任务，对所有档案完成数字化加工，提升档案资源数字化加工的技术含量，为档案信息资源共享奠定坚实基础。
2.升级信息管理系统
高校档案信息资源的价值提升需要一套与之相适应的信息管理系统，高校必须基于大数据时代的要求，对既有的信息管理系统进行优化升级，构建基于大数据时代的档案管理系统，确保信息系统的存储、分析能力，并且是信息管理系统具有相对的可扩展性，以确保高校档案工作的可持续发展。
（四）优化安全措施，加强信息安全管理
安全是高校n案工作要解决的一个重要问题，高校必须优化安全措施，加强档案信息安全管理。
1.提升安全技术
高校要发挥技术优势，用先进的技术构筑起第一道安全防线。高校要充分利用先进的信息安全技术，以安全及时为支撑，提升信息系统的安全防控能力，通过先进的监控技术、密码技术、信息过滤技术等，从技术层面严防安全漏洞。
2.强化制度建设
高校档案第二道安全保障是安全制度，高校要基于大数据时代安全问题，加快安全制度建设，力求全方位地规范人们的行为，将因人为因素造成的安全危害降低到最低程度，确保高校档案工作能够做到有章可循，有制度可依。
总之，高校档案工作转变不仅是大数据时代的要求，也是自身发展的必然要求。高校档案工作必须基于大数据时代特点与要求，进一步提升工作主动性，使档案工作更好地发挥自身价值，促进高校更好、更好发展。
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基金项目：黑龙江省档案局项目（编号：HDK2016-17）的部分研究成果
一、什么是云计算
对云计算的定义有多种说法。现阶段广为接受的是美国国家标准与技术研究院（NIST）的定义：云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问， 进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，存储，应用软件，服务），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。
二、云计算在网络信息资源共享方面的优势
首先，云计算安全性强。云计算服务平台由专业的公司及其技术人员来管理和维护，拥有雄厚的专业技术知识和能力，在数据存储安全方面具有单一公司无法比拟的优势，可以较为有效地解决困扰公司或个人数据安全存储等问题。其次，云计算平台对用户端的设备要求最低，使用起来也最方便。在云计算服务中，用户端不需要安装过多的软件，大量软件由云服务器提供，非常有效地减少了用户端负担，并且能提供用户端无法提供的计算速度；再次，云计算可以把不同设备间的数据和应用进行整合，形成一个个资源池，实现数据与应用的充分共享，为用户访问不同系统创造了条件，提供了便利；最后，云计算服务以第三方的形式存在，其以规模化经营的方式为社会提供服务，不仅解决了众多用户的工作负担，而且还有效地节省了社会资源。目前，云计算已渗透到众多行业。
三、现阶段高校档案资源管理存在的问题
1.管理思想的陈旧化。从微观方面看，日常进行的档案收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节不能环环相扣，档案工作呈现出一种非系统性、流失性、非真实性、地域性、非共享性等。从宏观方向看，过去那种封闭的单纯强调保密的观念使得档案这种信息资源在国民经济和信息发展中的作用发挥得不是那么广泛和深刻，其利用率低，严重降低其在社会需求中的作用。
2.管理体制的滞后化。高校管理体制在滞后思想理念支配和指导下一直存在着不成系统的激励制度，缺乏鼓励性的创新和探索，造成档案管理部门的领导和工作人员缺乏打破常规、走陌生路的胆量和信心，同时档案管理工作的外部环境也不宽松，造成档案管理体制严重滞后，不能适应形势的需要。
3.管理手段的原始化。在信息化时代，手工仍运用于文书的整理、归档等工作中。这样就造成了立卷程序和方法仍很传统，即根据文件的主要特征或文件的类型，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，誊写案卷题名，排列卷内文件并编号，真入卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序烦琐，工作量大，而且因立卷人的素质、观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式。另外档案库存方法仍很原始。档案管理采用原分库存方法已不能适应社会的发展。
4.管理功能的迟缓化。目前，高校档案管理工作不能鲜活的适应现代经济模式的要求和发展，其中一个重要因素在于管理功能单一，不能兼容。例如，在人事管理工作中，经常要用到各类人员数据库，调整工资数据库，缴纳各种保险数据库，这些数据库分别由不同的上级主管部门下发，功能不同，类型不同，而现行所使用的管理数据不能达到所需要求。
四、高校档案资源共享的意义
1.解决跨区查询档案难的问题，准确定位所需档案。高校档案资源共享，有利于解决查询档案难，档案查找不方便等问题，如有的毕业生忘记当年毕业时把档案放在哪里了，不得已只好到相关档案馆查找。如果将全国的高校毕业生档案信息资源全部整合共享的话，将极大地方便利用者，快速查到其所需档案所在的区县档案馆。如果以后电子信息有效性的问题得以解决，将可以为档案利用者提供一站式服务，档案利用者只要到一个档案馆就可以查询全国的档案相关信息，并得到有效凭证。
2.整合档案信息资源，方便统计、研等工作开展。如果整合了各档案馆的目录信息，全文信息例如整合了学生户籍信息，成绩、入党信息、毕业流向等信息将有助于各个档案局及有关机关部门及时进行档案统计，编研等工作。另外资源整合以后可以进一步与其他业务主管部门进行新旧数据衔接。例如：学生由一个学校转到另一个学校，档案衔接问题，有了资源共享，无论学生怎么转校，转到何地，都可以轻松自由地查找、调转档案。
3.加强馆际交流与合作。通过档案信息资源共享系统可以更好地加强跨地区各大高校之间的交流与合作。
五、云计算在高校档案资源共享服务中的应用
1.云计算为高校档案云基础设施建设提供了保障。在云计算服务系统中，云计算机将庞大的计算机处理程序拆分成无数个较小的子程序，交由多部服务器组成的云计算服务系统进行分析处理，并将处理结果返回给用户。
2.云计算为高校档案云平台建设提供了便利。高校档案云用户可以通过平台构建自身所需的各种档案业务应用系统，实现档案管理系统的功能拓展，从而满足不同用户的需求。
3.云计算为用户提供面向终端的各种应用系统。档案云系统将为用户提供各种数字档案馆所需的应用系统，档案云应用到高校数字档案馆后，终端用户只需要在自己的终端上通过访问档案云系统提供的应用系统就可以完成相关工作。
4.云计算档案系统可以实现高效的数据共享。通过互联网、移动互联网提供的面向海量信息的处理模式，能更加高效实现数据共享，避免不同高校档案部门之间对同一档案信息资源的重复冗余建设。
[2]康路晨.一本书读懂大数据时代 [M].北京：民主与建设出版社，2015.4：3.
