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各级办公室的职能是参与政务、办好事务、搞好服务，只有持续不断地开展创建学习型办公室，才能提升参与政务的水平、办事能力和服务质量。目前，办公室系统存在的问题：
一是秘书队伍年龄偏大，青黄不接，急需加快培养后备秘书队伍。全集团秘书队伍平均年龄已由1991年的31岁上升到目前的36岁，出现明显的老化状态。秘书岗位对文字的特殊要求以及企业多年不招工，已使各单位难以找到合适的秘书人才。秘书队伍知识结构、整体素质已不能适应企业新形势下对参与政务能力的更高要求。一方面由于秘书人才更难寻找，秘书队伍文字材料质量出现整体下降趋势。另一方面，企业创业发展、建立现代企业制度、适应更加激烈的市场竞争，对秘书参与政务提出了更高的要求。目前还缺乏秘书队伍锻炼、培养、提高的有效途径和形式。版权所有
二是文件、材料网上传输、网站维护、网页更替、建立电子档案等办公手段的现代化需要办公室人员熟练掌握信息技术。
三是随着企业创业发展、做大做强，公关活动、接待水平要提高到更高层。
四是办公室系统还缺乏有效机制，内生动力不足。这都需要通过开展“创建学习型办公室、争当知识型职工”来提高办公室的学习力、创新力和整体工作水平。
二、创建学习型办公室的目标
建设一支高素质的队伍——知识型、创新型队伍。领导和秘书人员应保持本科层次，并有一定的研究生比例，三年内管理人员大专以上文化水平占90％以上。
创造一个氛围——团队学习的氛围
培养一种能力——办公室的创新能力
争取一个先进——创建学习型先进部室
建立一个机制——促学机制
三、基本途径
关键词：
档案管理；信息技术；服务理念
一、树立以用户为中心的服务理念
在档案管理工作中，服务理念是档案信息服务的思想基础和工作指导。新时期下，档案管理工作要摒弃传统的服务思想，从全局出发，确立以用户利益为中心，以档案管理信息化、科学化、数字化发展为导向的服务理念。档案管理要将服务理念贯穿于实际工作中，认真分析不同用户的不同需求，提供多样化的服务模式，并通过总结用户对服务的反馈信息，改进服务方式，不断提升用户对服务的满意度。同时，档案管理工作要始终坚持主动服务的理念，转变过去“坐等上门”的服务模式，积极了解用户对档案信息的需求动态，定期向用户推送知识型档案信息，拓展档案信息服务功能和服务效率，以良好的服务态度改变当前档案信息服务满意度不高的现状。
二、加强档案馆数据资源库建设
档案管理工作要依托信息技术，建立起虚实结合的档案信息资源数据库，积极推进档案管理工作科学化建设，拓宽档案信息服务渠道。首先，档案管理部门要利用扫描、数据压缩、光盘存储等信息技术，将纸质档案转变为数字档案，建立档案信息全文数据库、新型多媒体数据库、个性化需求数据库等，提高档案信息的利用效率。同时，档案管理工作也可根据用户需求，为客户构建“我的数字档案馆”，以便于用户及时获取个性化的服务。其次，档案管理部门要深入挖掘档案信息的利用价值，建设知识数据库，使用户能够通过利用知识数据库解决自身问题，拓展知识的获取渠道。再次，档案管理部门要与其他部门加强合作，通过网络联合实现档案信息共享。为了拓展档案数据库的服务功能，档案管理部门还可与图书馆、有关网站建立起合作关系，实现无缝连接，构建起内容丰富的联合数据库。
三、更新档案管理设备与技术
档案管理部门要配备齐全的硬件设施，包括计算机、档案密集柜、扫描仪、复印机、空调等，为了确保档案满足长期安全保存的要求，还要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮湿等措施。同时，档案管理部门要积极引入先进的技术平台作为有力支撑，提高服务效率。如，引入信息集成检索技术，该技术可在多数据库、联合数据库中检索所需信息，并对信息进行整合、加工，迅速地将最有价值、最符合用户需求的信息提供给用户。
四、实行用户反馈与监督机制
档案管理工作要重视服务质量的不断提升，建立并实行用户反馈与监督机制，推动档案管理持续发展。档案管理工作要充分发挥档案用户的外部监督作用，简化监督流程，将用户反馈的意见作为改进档案工作的依据。为此，档案管理部门应当构建信息服务质量评价体系，优选量化的评价指标，对服务时间、服务效果、用户满意度、信息利用度、服务系统操作响应度、数据资源完整度等方面进行评价。档案管理部门要将各项评价指标进行细化，以用户满意度评价为例，可分为以下四种评价方式，即非常满意、满意、不满意、非常不满意，并在各个评价结果下让用户提出合理性的建议，以便于档案管理部门改进服务质量。
五、建设高素质档案服务队伍
档案管理部门要建设一支高素质的档案服务队伍，确保档案服务人员具备完善的知识结构、专业的服务技能以及良好的道德素养，为档案管理工作科学化建设奠定人才基础。首先，档案管理部门要着重于培养知识型档案服务人员，定期组织档案服务人员参加培训，学习与档案管理相关学科领域的知识，扩充其知识面，并要求其掌握计算机网络操作技能，能够熟练应用各种信息化操作系统。其次，档案管理部门要组建档案信息服务专家队伍，让专家队伍研究有关档案管理信息化、科学化建设的相关问题，并为用户提供解决问题的方案，提升档案信息服务的专业化水平。再次，档案管理部门要落实考核激励机制，对从事档案工作的人员进行定期考核，考核内容包括参与培训情况、业务技能、服务态度、工作成效等方面，将考核结果与人员职务升降、薪酬挂钩，激励人员不断提高工作实绩。
总而言之，新时期下档案管理部门必须树立起以用户为中心的主动式服务理念，通过依托先进的信息技术，构建起高效的档案信息服务平台，为用户提供便捷、快速、个性化的档案信息服务，不断提高档案管理工作成效。同时，档案管理部门还要健全管理机制，重视服务反馈与监督，将其作为推动档案事业持续发展的有力保障。
作者：张德慧 单位：盐源县人力资源和社会保障局
参考文献
当前，无论是基层开放大学学籍管理人员，还是开放教育学生或用人单位，学籍档案的个性化需求日趋旺盛。如:学校要求学籍管理人员提供某年各专业的毕业人数和毕业率、学生学籍档案不见了或档案袋拆开了需要补办、用人单位需要学籍档案中的某些材料等。学籍档案一旦实现信息化，这些问题都将迎刃而解。实际上，基层开放大学学籍档案管理信息化，不仅能提高工作效率、降低出错率，而且有利于学校对教学各环节实行监督、进行数据统计，为教学改革与教育评估等提供参考依据;同时，也能为用人单位对人才的选拔、聘任、学历鉴定及学生办理出国留学等提供更好的服务;并且，纸质档案的信息化处理能有效解决档案备份问题。
一、番禺电大学籍档案工作现状
(一)学籍档案管理沿用传统模式。当前，番禺电大学籍档案管理工作沿用传统的整理纸质档案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式为主，工作效率较低且易出现错漏。档案资料的收集、交接、归档、保密等流程执行不够严格，加上部分管理人员对档案重视不够，档案偶会出现泄密、遗失等情况。多年的积累，纸质档案越积越多，给学校的保存与管理造成压力。(二)学籍档案信息化建设滞后。已有的国家开放大学教务管理系统，可以处理日常的学籍数据，但没有毕业生管理模块，不能直接对毕业生数据进行统计，只能通过导出历年数据筛选处理后再进行人工统计。教务管理系统中只有使用该系统以来的学生数据，而没有使用该系统之前的学生数据，导致使用该系统前的学生数据只能根据学校内部保留的数据自行处理。中国高等教育学生信息网也未尽完善，在该网中可以查询毕业生信息，包括学籍信息及毕业信息，但信息单一，没有学生成绩、学籍异动等记录。(三)学籍档案管理制度欠缺、团队建设落后。学籍档案工作业务规范和管理制度建设很不完善，对学籍档案的收集、归档、整理、保管等的要求可能因人而异或因时而异。相关管理团队建设落后，无专门的档案管理人员，相应工作主要由学籍管理人员和班主任承担。学校对学籍档案工作不太重视，管理人员从未参加档案培训，也极少有学习档案信息化等方面的机会。
二、番禺电大学籍档案信息化的可行性分析
当前，建立国家开放大学全系统统一的学籍档案管理平台条件还不成熟，而基层开放大学学籍档案信息化相对容易。如何高效、准确地将文字、图片变成有效的数字化信息，提供快捷有效、安全性强的查询等服务，是基层开放大学学籍档案信息化建设工作的重点。这就需要购买高速扫描仪等设备、构建学籍档案管理系统、建立和完善相关制度并对相关管理人员进行培训等。高速扫描仪价格不高、操作简单便捷。要构建的学籍档案管理系统是在原有的校园网上运行，有现成的相关经验可以借鉴，并且对服务器硬件要求不高，成本相对低廉;至于该系统软件方面，可以组织计算机技术人员和学籍管理人员开发或者直接购买适合番禺电大的学籍档案管理软件。可见，学籍档案信息化无论在技术上还是经济上都是可行的。随着形势的发展和现实的需要，学校领导将进一步重视学籍档案管理及其信息化，他们对系统软硬件的采购、建立健全相关管理制度以及对学籍档案管理人员的培训也将顺势而为。
三、番禺电大学籍档案信息化建设展望
完善学籍档案管理，要从多方面进行改革与创新，包括学籍档案信息化管理系统建设、管理制度建设和管理人员团队建设等。针对番禺电大学籍档案管理中存在的问题，就其信息化建设做出如下展望。(一)构建合适的学籍档案管理系统。学籍档案管理系统建设是学籍档案信息化建设的重要组成部分。将海量的学籍档案信息(包括纸质档案和教务管理系统数据等)变成规范化的数字信息、将学籍档案信息实行统一的数字化管理，是当前信息化建设的首要问题。因此，一是要组织人力(主要是班主任)用高速扫描仪将应届毕业生的毕业证书、学位证书、毕业档案材料(包括入学报名登记资料、毕业生登记表、学士学位申报材料、奖励材料等)及其他重要材料(如英语、计算机等级考试证书等)扫描成规范的图片文件，并逐步将保留在学校的往届生重要材料扫描成规范的图片文件。二是学校计算机技术人员和学籍管理人员参与开发或购买适合当前实际的学籍档案管理软件，该软件系统能提供标准化的电子档案和数据接口;管理人员充分利用校园网高效、便捷地实现数据的存储、共享、查询、统计等服务。三是学籍管理人员要充分利用上级开放大学教务管理系统或拓展系统收集各个时期各类学生、不同系统的学生基本信息、成绩数据、学籍情况变化数据等，把这些数据和学生毕业档案及其他重要材料的扫描数据等进行处理并导入学籍档案管理系统;管理人员还要按时维护、更新系统数据，保证系统数据的完整性和与上级开放大学及学信网数据的一致性。另外，技术人员要设法加强校园网的安全，保证系统及数据的安全性。(二)建立和完善管理制度，规范管理流程。制度决定行动，学校应根据有关法规并结合学校开放教育的实际情况，建立和完善学籍档案管理制度和规范。如建立《开放教育学生学籍档案管理办法》《学籍档案归档制度》《学籍档案管理系统信息更新制度》等，规范学籍档案信息的采集、分类、保存、传递和查询等管理流程，保证学籍档案信息的有效性和安全性，从而明确管理人员岗位职责，强化管理人员责任意识，实现学籍档案管理的规范化和信息化，进一步改善学籍档案管理质量。(三)打造一支高素质的管理人员队伍。推进学籍档案信息化就要加强管理人员团队建设。业务素质水平是做好学籍档案管理和保证服务质量的决定性因素，故学籍档案管理人员应提高自身的思想政治素质，包括提升政治素质、服务意识和法律意识等;也要提高自身的业务能力，熟悉档案管理工作的流程。对学校来说，就应大力提高档案管理人员的信息化水平，对他们多加以业务培训，让他们能充分利用信息技术与管理知识建立和完善学籍档案信息化管理体系。随着学籍档案管理人员综合素质的提高，他们就能提供更加多样化的服务，如提供自动化查询服务等，从而使档案资源服务信息化。
四、结语
构建好学籍档案信息化管理系统，就能实现以计算机为载体的学籍档案信息管理和资源共享，从而提高工作效率和改善服务质量。当然，在信息化过程中，不仅要重视学籍档案管理系统的建设，也要重视信息安全和管理人员的信息化技能提升，还要研究如何实现学籍档案信息的利用价值。基层开放大学学籍档案管理信息化不仅能满足自身的实际需要，还可为国家开放大学将来开发全系统的学籍档案信息化管理系统提供实践经验。
【参考文献】
［1］张晓荣．高校学籍档案管理现代化的研究［J］．中国市场，2018，32:115+121
［2］沈玲．高职院校学生档案信息化建设探究［J］．资源信息与工程，2019，8:164～165，168
中图分类号：TP911 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）35-0075-02
高校是把青年培养成为社会主义建设者和接班人的重要机构，承载了国家富强和民族复兴的重任。要想培养好学生，就必须建立良好和完善的学生管理制度，而其中学生档案管理恰恰容易被大家忽略，甚至有些档案管理人员自身就存在一些错误认识，从而实践中会产生一些问题，最终影响了高校人才的社会输送和人才的合理有效配置。所以，高校档案管理是高校综合管理的重要一环，是高校培养社会人才方式方法的重要体现，关系到每一个大学生的成长成才，需要高校从教育战略的高度对学生的档案管理进行统筹规划，不断推进相关工作的信息化进程。
1 档案管理存在的问题
①规范性不足。高校学生档案的建立是一个逐步形成的过程，所以每一个建档和信息整理环节都要规范操作，比如基本信息的录入、各种资格的审核、考试考核成绩整理、毕业审核及相关资料报批和各种资料归档等。但是，实践中由于学生档案最初是比较零散的，加之工作人员对档案资料的重要程度认识的不足，档案工作和归档内容存在不规范不严谨的状况，有些档案的保存方法也缺乏科学性，有的还存在表格前后不一、资料缺失和档案资料五花八门等现象。
②环节安排不健全。档案是学生在校园里生活和成长的记录，是教师走进学生生活和学习的重要方法，档案只有实现了转动，教师才能通过借阅、查阅等方式实现对学生情况的把握。但实际上，许多高校档案材料往往以散落的形式存在着，没有科学合理地进行整理和归类，导致有些学生档案看似挺厚实而实际上没有发挥其应有的作用，往往成为闲置的摆设物。这样，就无法使档案实现查阅、借阅、送达，教师通过档案了解学生的途径就会丧失。
③体制机制不健全。高校学生档案管理看似一项单一的工作，但涉及的内容庞杂，关系到的部门也多，关乎每一位学生的切身利益，因此，高校学生档案管理应该说是一项系统工程，必须有完善的制度体系作保障。但是，目前许多高校缺乏完备的体制机制，有些高校甚至基本的管理制度都没有建立起来，相关单位与档案管理部门、教师与档案管理人员等，相互之间沟通渠道不畅通，没有合理的制度设计保障沟通的实现，缺少具体的原则、标准和相关规定，从而使学生的档案资料长时间里处于散乱状态，往往导致学生信息资料不能及时归档，有的还会造成学生档案遗失和遗漏等严重后果。
2 完善档案管理的主要对策
①完善制度建设，整体提升档案管理水平。对于高校学生档案管理来说，制度建设是根本，一套行之有效的档案管理制度是做好档案管理工作的首要前提。完善高校学生档案管理制度，就要从学校和学生实际出发，构建一套包括信息资料收集、档案交接、科学录入、完整送达等在内的制度体系。一是建立科学有效的信息资料收集制度。要本着对学生高度负责的态度，制定具体可操作的制度，有利于收集学生入学、考核、测评、毕业等环节中产生的相关资料。要保证资料的真实性完整性，决不能马虎大意，粗制滥造，避免将来给学生造成伤害和损失。二是建立严格的档案交接制度。档案交接看似一个常规性动作，但实际中却很容易出现错交、漏交的现象。所以，必须建立档案资料转交制度，使档案交接工作有章可循、有法可规，避免档案交接工作因为档案管理人员的变动而出现一系列问题，防止出现未对资料登记、分类、造册就交接的情况;三是制定档案录入的规范标准。对学生档案进行按期录入，是高校学生档案管理工作的基本要求。比如对学生考试成绩、实践考核、奖惩情况等信息的及时录入，会涉及到学生的切身利益，必须予以重视。要建立规范的学生档案信息按时录入制度，形成责任追究，对不能按时录入学生资料信息造成重大影响的进行惩处。四是建立科学合理的送达制度。学生档案的送达工作是一项及其重要的工作，做不好就会直接影响学生的就业等选择，甚至造成不可挽回的损失。因此，必须建立一套完善的档案管理送达制度，及时将学生档案送达学生所在单位，或经过学生同意，将档案移送给人事部门。
②以问题为导向落实责任，扎实推进管理工作迈向新台阶。责任无处不在，存在于每一个角色。高校学生档案管理工作必须明确责任，使工作人员有责任担当，只有这样才能真正做好学生档案管理工作。落实责任就要以问题为导向，哪里有问题就解决哪里的问题，哪里有问题就落实哪里的责任。比如档案管理中的制度有问题就要完善制度，就要针对制度完善把责任落实到具体人员，谋划制度建设工作。要落实学生档管理过程中的监督和问责，明确每个工作人员的工作职责，使工作人员明晰权力义务，扎实推进档案管理工作创新，切实保证学生信息资料的归档和整理质量。
③加强培训，提高档案管理人员的能力。档案管理既是一项体力工作，也是一项智力工作，不仅需要工作人员的耐心，更需要工作人员的工作能力。要通过集中或分散的方式不定期地对档案管理工作人员进行培训，通过培训不断提高工作人员的档案管理意识和能力，增强他们的责任意识。同时，对档案管理人员应当加强与学生沟通能力的培训，提高他们和学生联系的技巧，获得正确有效的信息资料，避免出现信息错误。
④加强档案管理宣传，提高学生的档案意识。档案是学生的档案，应该是学生最为关心的。但是，绝大多数学生对自己的档案材料没有或是缺乏科学的认识，往往导致一些数据的填写出现错误，损害了自身利益。所以，高校要与时俱进，转变观念，更新管理意识，勇于实践，勇于创新，给学生宣传一些档案管理知识，或者是开办一些档案知识性的普及班，让学生们了解认识档案的重要性，提高他们填写信息的准确性和科学性。
3 高校学生档案管理的信息化
3.1 高校学生档案管理信息化的意义
高校学生档案管理的现代信息技术的使用越来越表明，实现档案管理的信息化在推进教育教学资源的充分利用、提高高校学生日常管理的规范化、有针对性地解决教育中的问题、更有效地培养社会人才等方面发挥着越来越重要的作用，相对传统档案管理模式，显示出了明显的工作优势，不仅能够方便快捷地实现校内教育资源的传送和配置，而且还可以实现与其他高校之间在信息方面的互联互通，及时学习先进经验，促进学校工作水平和办学水平全面提高。
3.2 高校学生档案管理信息化的途径
一是要确定高校学生档案管理信息化的标准。高校必须要从学生和学校发展实际出发，站在有利于大学生身心发展和成长长材的高度，设定科学合理的可操作的实现档案管理信息化必须具备的条件和标准，这个条件要与信息技术发展保持同向变化。目前来说，高校应该按照相应的标准购置配备技术设备，设置相应的岗位，实现档案信息化管理的专职化。高校要开展有关信息化建设宣传，在档案管理人员中普及信息技术知识，使他们明确相关标准。要建立专门机构，成立标准制定领导小组，实现各部门之间与档案管理部门的协作。
二是建立和完善高校档案管理数据库。现在来看，许多高校的档案管理信息化还是体现为一个起步状态，有的高校虽然有些成效，但总体来说，档案管理信息化程度偏低，究其原因的关键就是缺乏科学的数据库。这种情况下，高校必须首先加快数据库建设，从而才能把先进的技术运用到对档案资料的管理中。
三是实现办公自动化，提高档案管理业务水平。办公自动化是实现高校档案管理信息化的基本形式和内容，因此，要真正提高高校档案管理水平，就要从配置计算机开始做起，围绕档案管理相关内容设置最优计算机网络系统，切实提高高校档案管理水平。
一、规定动作要到位。第一阶段的规定动作主要是学习培训、调查研究、解放思想大讨论、党委（党组）主要负责同志作辅导报告等。第二阶段的规定动作主要是召开领导班子专题民主生活会、撰写领导班子分析检查报告、组织群众评议等。第一阶段的规定动作我市完成得比较好，刚才也说了，明方副书记、段部长也给予了较高评价。从我们实际看，也是扎实推进的。第二阶段规定动作也要纵横到边、全面完成，不能打折扣，不能有漏项，不能走过场。
二、查摆问题要深入。不仅要查摆部门(地方)工作的问题，更要查摆自身存在的问题；不仅要查摆一般性的问题，更要查摆群众反映强烈的突出问题；不仅要查摆共性的问题，更要查摆个性的问题。查摆问题要深入，不要怕亮丑，不要怕丢面子，不要将矛盾上交，也不要将问题下移，更不能推过揽功。查摆问题，要联系实际，依靠群众，不兜圈子，不绕弯子，直击问题，找出不足，真刀真枪，不遮不掩。当前，查摆问题最主要的就是各区县、管委会和主要市直部门，要对照我在市纪委四届四次全会和全市深入学习实践科学发展观活动动员大会讲话中指出的“五个问题”，联系自身进行重点查摆。一般的问题要查，各区县、管委会和主要市直部门重点在这“五个问题”上查摆，力求把这“五个问题”认识透。
三、分析原因要透彻。光把问题找出来、把不足摆出来，不分析原因不行；分析原因，避实就虚，只从客观上去找，不从主观上、工作上去分析更不行。只有深入查找在世界观、人生观、价值观、政绩观中与科学发展观不相适应的问题根源，只有从工作作风、工作能力和工作方法等方面查找深层次问题和原因，才能够真正做到认识深、剖析透，才有可能拿出解决问题的具体措施并在今后的工作中自觉地加以改进。
四、征求意见要诚恳。主要是对第二阶段来说的，在征求意见的过程中，心要正，心要诚。要把广泛征求意见看作是充分发扬民主、坚持走群众路线的重要举措，从另外一个角度也是锤炼自己，一种修养的过程，要摆正位置，放正心态，诚恳、诚心、诚意地听取群众意见。我讲这么几句话：听到群众赞扬的话，要谨慎，不要飘飘然；听到群众反对的话，要清醒，不可简单否定；听到群众批评的话，要虚心，不能无所谓；听到群众刺耳的话，要冷静，不要冲动争吵。
没有明确档案管理信息化建设，现代科学技术的应用也存在片面性特点，不能够充分的利用现代科技提升学校档案管理信息化建设的水平。因此当前学校档案管理只是在表面上应用信息技术，在实质上学校档案管理方式没有发生根本性的转变。管理人员对学校档案管理信息化建设认识程度不深，没有明确信息化建设对学校档案管理工作重要影响。学校档案管理存储技术还不能够适应现代学校的管理要求，无法促进学校档案管理信息化建设步伐的提升。在载体性能上没有实现数字化发展，基础设施建设相对较差，信息化技术对存储设备的影响相对较差。信息化管理能够实现学校档案管理的标准化、规范化发展。在学校档案管理中一些档案并没有经过相应的系统性处理，开展信息化建设难度相对较大。设备无法满足信息化档案建设。信息技术人员对档案管理工作缺乏一定的了解，不能够很好的掌握信息技术无法实现对档案管理工作的有效开展。人员潜能没有经过详细的激发，无法形成有效的利用，设备与人员的作用形成不了优势互补。一些学校的档案管理软件不能够适应学校档案管理信息化发展要求，档案管理软件品种较多，一般性功能较为全面，专业化水平较高，这在选择档案管理软件的时候不能够适应学校档案管理的要求。没有重视专业人才的培养，档案管理专业人才能够更好的提升学校档案管理工作效率，但是学校管理过程中对档案管理并没有相应的重视，大多数派遣非档案专业人员从事档案管理工作，非档案专业人员无法认清档案管理工作重点内容，在管理过程中现代化技术水平的应用较差，严重的阻碍了学校档案管理工作效率的提升。
二、学校档案管理信息化建设发展措施
为了能够促进学校档案管理信息化建设的全面发展，档案管理工作人员要不断对思想意识进行完善，强化资金投入建设，制度的完善将为学校档案管理信息化建设提供重要的发展基础。要充分的认识到学校档案管理信息化建设的重要性，提升组织影响作用。在思想创新发展前提下提升理念认识树立创新观念，这样才能够有效的指导信息化建设。监督管理部门要完善制度管理，强化资金投入建设，针对基础设施进行监督管理，这样为学校档案管理信息化建设提供必要的基础保障。专业人才能够促进学校档案管理信息化建设的步伐，提升综合素质建设，优化人员结构，实现组成调整在学校档案管理信息化建设中的作用。
1引言
随着我国在医疗领域逐年增加的各项综合性的投入，医院的基建工作也迅速发展起来。医院档案重要的组成部分就是医院的基建档案，所以为了医疗服务更好地创新，并满足医疗改革的要求，对于基建档案工作的建设就需要大型医院投入大量的资源，并利用科学信息化技术进行管理，对于大型医院基建档案信息资源的运用要进行加强。因此，本文就大型医院基建工程档案科学信息化管理进行思考分析，进而对于大型医院基建工作的质量进行提高。
2大型医院基建工程档案科学信息化管理的概念及特点
2.1概念
国有资产的重要组成部分就是基建工程档案，这也是基建工程项目的记录以及法律的凭证，同时更是单位档案中的组成部分之一[1]。大型医院在基础建设的工作领域内的信息资源的集合体就是所谓的大型医院基建工程档案。在如今我国信息化技术以及互联网飞速发展的时期，对大型医院的工作进行信息化、创新化以及数据化改革已经成为了一种新趋势。而对于大型医院基建档案的管理工作来说，就是指利用档案管理系统、计算机及网络终端等，基建工程档案管理的人员对于医院的基建档案进行技术性管理的一种新的形式。
2.2特点
2.2.1情况复杂，部门多
在医院的基建档案工程进行建设的过程中，档案整理和收集需要与多个部门合作，同时涉及到的人员也非常多，所以情况比较复杂，因为不同人员和部门之间的档案业务水平以及档案意识都存在着差异，这样就是使得收集的基建档案发生材料缺失以及不完整的情况[2]。
2.2.2工程工期长
基建工程档案和其他的档案业务不同的地方在于，从提出基建工程方案，到工程的立项、勘查、施工及验收等，整个过程中所产生的重要资料都是属于档案要进行收集的内容和对象，所以整个工程的工期长，对其管理的难度比较大。
2.2.3专业性较强
对于大型医院来说，基建工程档案会涉及到工程、规划以及设计等很多领域内的专业知识，并且还要使用很多的专业术语，对于档案材料来说，不仅有设计的图纸，还有承包方投保书、预算的资金分析报表以及合同签订书等。如果从事基建档案整理以及收集的人员没有进行专业的培训和训练，这样就很难熟练掌握工程的各个程序，在进行档案的整理和收集的过程当中就很容易发生错误，进而使得一些重要的资料发生丢失，造成不能挽回的损失[3]。
3大型医院基建工程档案科学信息化管理的重要性
3.1与时代的发展需求相适应
档案管理领域在信息时展当中的重要体现就是大型医院基建档案科学信息化管理，要想适应时展的需求就必须要对医院的基建档案科学信息化管理工作进行积极的推进，政府也可以制定相关的政策，使得传统管理模式逐渐转向电子管理模式。
3.2满足现实需求
传统的档案管理中，采取的是纸质的档案，这样的管理模式会占据许多的储存空间，并且对于基建档案的利用、信息梳理以及管理等方面来说都是不利的。而进行了基建工程档案科学信息化管理之后，对于这些数据信息资料就可以直接储存在硬盘或者光盘中，并且还可以和云储存以及云计算等技术进行结合，将进行了科学信息化管理的基建工程档案储存在专用的数据库或者局域网内[4]。这样就可以使得档案的存储空间极大地减少，对于纸质的档案来说，也起到了非常好的保护作用，并且有利于基建工程档案的后期查找。
3.3提高服务水平
利用档案工作就是档案存在的价值，对于大型医院的基建档案来说亦是如此。对于医院基建工程档案科学信息化管理之后，对于基建工程档案所有信息的搜索、储存以及查找都可以通过计算机的管理来进行，并且可以在很短的时间里就完成所需要的档案资料的查找，这样不仅可以提高医院基建工程建设的效率，还可以在很短的时间内进行基建工程资料的快速收集，进而使得投入的财力、人力以及物力减少，提高医院的服务以及科学化水平。
4大型医院基建工程档案科学信息化管理中存在的问题
4.1信息技术应用问题
对于大型医院的基建工程档案科学信息化管理来说，这是一项宏观的工程，这个工程里不仅有通过档案管理系统以及计算机对医院的基建工程档案进行的管理，还含有利用云技术、区域链、人工智能以及大数据技术等进行的多元基建工程档案的管理[5]。就现在信息技术的运用领域来说，对于信息化技术的应用层次不够深入，这也成为了对医院基建工程档案进行科学信息化管理的主要制约因素。在进行医院的基建工程档案管理的时候，部分大型医院的管理人员只是使用档案管理系统来进行管理，这虽然可以使管理效能在一定程度上进行提升，但是却不能将信息资源的作用最大程度地发挥出来，使得医院基建工程档案信息化管理的科学性以及技术性很难体现出来。与此同时，对于信息化技术还有互联网技术来说，一些大型医院的管理人员并没有对其进行融合，所以对于信息资源的整理、收集以及归档等就不能高质量的完成，对于大型医院基建工程工作的后期开展就会造成影响。
4.2工作人员素质问题
虽然很多大型医院在办公自动化的背景之下，都组织了很多和信息技术有关的培训活动，但有一些大型医院的基建工程档案管理的人员只是掌握了最基础的计算机应用技术，对于医院基建工程档案管理的机制以及模式并没有进行创新[6]，究其原因主要有以下几个方面。
4.2.1缺少专业知识
对于专业知识的缺少使得一些医院基建工程档案管理的人员对于档案的目录编制还有数据化的处理工作的质量以及效率并不高，所以无法对于医院基建工程档案进行大范围的目录编制以及数据化处理。
4.2.2信息化技术了解不足
因为对于信息技术缺少相关的了解和熟悉，所以使得医院基建工程档案的科学信息化管理工作缺少创新。同时，有一些大型医院进行基建工程档案科学信息化管理工作时，只是单纯参考其他单位或者医院的模式进行，不能从自身的实际情况出发，来进行符合自身要求的工作模式设计。
4.2.3新老员工交替
目前，一些大型医院的基建工程档案管理方面出现了年龄断层的问题，一些有基建工程档案管理经验的老员工退休以后，新的员工对于医院基建工程档案管理的经验缺乏，对于科学信息化管理的环境不能够快速的适应，这对于大型医院基建工程档案管理的工作来说，不利于其长远的发展[7]。
5提高大型医院基建工程档案科学信息化管理的策略
5.1加强信息化技术应用
为了更好挖掘医院基建工程档案中的信息资源，并且对基建工程档案信息资源进行有效的使用，大型医院必须加强信息技术的应用，实现医院基建工程档案的一站式服务和管理，延长医院基建工程档案保管的时限，并做好备份工作，对于档案要进行规范安全的管理，满足医院基础建设的需要。同时，要实现医院基建工程信息资源的互通互联，对于基建工程信息资源的流通环节减少，这样可以有效的避免重复劳动。
5.2加强人员培训
对于基建工程档案管理的人员来说，大型医院应该尽可能为其提供学习、交流以及培训的精准、广阔的平台，使得管理人员不仅可以对于像计算机这样的软硬件设施进行熟练的运用，还可以对于档案管理系统以及数字信息技术进行熟练的掌握，进而为医院基建工程档案科学信息化管理奠定坚实的基础。大型医院可以邀请有经验的专业人士在医院进行相关方面的讲座，提高管理人员的业务能力，还可以组织与其他医院之间的合作和沟通，拓宽管理人员的工作思路[8]。与此同时，还要注意做好新老接替的工作，避免年龄断层的问题出现，依据医院的实际情况，及时引进人才，并且采用老带新的办法，对于新入职的员工来说，这样可以快速提高其工作技能，进而提升大型医院基建工程档案科学信息化管理的质量。
6结语
综上所述，社会以及经济发展的关键动力就是医疗服务，并且在人们生活中也起着重要的作用。随着我国医疗系统的不断建设，医院基建工程档案的管理工作的结构也逐渐发生了变化，所以对于大型医院来说，就需要对基建工程档案管理的模式及技术等进行不断的创新，实现大型医院基建工程档案科学信息化管理，重视发展中存在的问题，并及时解决，以保证管理的质量，进而提高医院的服务水平，使大型医院向更好的方向发展。
【参考文献】
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中图分类号： G642.2 文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）07-0168-02
随着社会各领域的信息数字化不断深入，社会信息数字化程度不断提高，各种信息数字化技术层出不穷，信息技术在高校各领域管理中大量运用，网络化、数字化使得校园资源得以充分共享，传统的档案管理方式显然不能满足信息网络化、数字化校园发展的需要，也必须快速适应信息数字化的要求，加快档案数字化建设。二级教学单位的档案是高校档案不可或缺的重要组成部分，其信息数字化程度的高低直接决定学校档案为高校的发展、学生以及社会提供高效优质服务高低。
一、档案信息化建设在档案工作中的作用
“高校档案工作一般由档案实体管理、档案信息资源开发和档案工作信息反馈三部分构成。档案实体管理和信息反馈为档案信息资源开发储备资源、提供信息，而档案资源信息开发则会促进档案实体管理水平的提高，进而达到更好地为利用者服务的目的。”［1］档案信息这一原生信息源必将在社会和校园信息化建设过程中发挥重要的基础性作用。同时，档案数字化、网络化也是社会和校园信息化建设的必然要求和重要内容。因此，档案信息化建设具有时代要求和重要的现实意义。
1. 档案数字化、网络化为学院、师生的办公自动化提供日常工作所需的共享数据，以形成决策咨询系统，对实现院系各项管理工作的科学化、规范化和高效化起到重要推进作用。不断创新档案工作模式，改进档案利用的方法和技术，电子文档、档案收集全程信息化管理进入档案管理领域，及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效的微缩、储存，并使用文档一体化技术，建立完整、高效、安全的档案信息网络，以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换，实现最大程度的资源共享，更好地为教学科研服务。
2. 档案数字化、网络化为充分利用和开发馆藏档案信息、及时收集现实档案创造条件，将大大缩短档案形成和利用的周期，扩大档案收集范围，最大程度避免归档过程中不及时、不齐全等现象。同时，档案信息数字化、网络化有利于节省库房空间和档案装具等实物空间，节约人力、财力、物力，提高档案管理工作效率。
二、当前高校二级教学单位院系的档案管理现状
在校园信息共享与网络环境下，高校档案管理工作面临更大的压力和挑战，所存在的诸多问题日益凸显。二级教学单位院系档案管理与利用是高校档案管理工作的基础，直接关系到学校档案管理工作。院系档案工作经过数年建设，管理体系基本形成，档案工作基本满足需要。但是，与校园信息网络化、共享化要求还存在巨大差距，主要表现在以下几个方面：
1. 思想认识不足，重收集轻利用。由于部分院系工作人员对档案工作存在思想上的偏差和认识依然停留在低层面，认为档案工作就是收集、归档和必要时的开放。由于思想、认识上的原因，加之缺乏现代信息处理设备和手段，院系档案管理工作往往立卷归档一收了事，束之高阁，谈不上对档案信息进行科学分析和必要的提炼。档案管理工作始终停留在低层面的初级阶段。其实不然，档案管理的未来发展方向必是档案信息的数字化，以及档案信息的开发利用。一方面，教学、科研等档案信息需要共享。另一方面，由于档案是事物的客观记载，如果对档案进行科学的整理分析，提炼出有用的二次产品供学校管理层和社会利用，这样才能体现档案工作的价值之所在［2］。
2. 机构设置不健全，管理体制不合理。建立与学校信息化整体发展相适应的档案工作机构是做好院系档案工作的必要保证，是积极推进档案信息数字化、网络化的基本要求。虽然院系都配置了兼职档案员，建立了档案室或资料室，但档案管理职责不明确，绩效考核管理机制缺位。正是这种机构、管理体制的问题，导致档案管理工作几十年一成不变等局面。
3. 管理手段落后，缺乏工作创新模式。目前，多数高校的档案数字化建设严重滞后于学校各方面信息化建设的整体水平，是毋庸置疑的客观事实。作为二级教学单位院系的档案工作更是仍然停留在传统的手工层面上，遵循几十年来的老一套管理手段。虽然现代化办公设备一应俱全，但使用范围仅局限于文档目录著入，（这样也只能够）只做到档案快速查寻。档案信息数字化、网络化建设进展缓慢。
4. 档案队伍不稳定，业务水平有待进一步提高。 由于受到编制的限制，院系的档案员大多由办公室工作人员兼职。兼职档案员的工作重心自然不在档案工作上，再加之队伍不稳定和非专业人员等原因，造成档案工作不如人意，更谈不上档案信息数字化、网络化等专业技术工作开展。
三、加强高校二级教学单位院系档案信息化管理对策建议
1. 规范技术要求
1.1 档案最显著的特征就是唯一性和凭证性，档案的本质特征是原始性和记录性的统一［3］。档案数字化处理过程中必须做到信息的不遗漏，结果的不可变更。纸质档案信息处理须采用图片扫描的方式，并做到对页面内容的不可修改；电子文档要做到草稿、修改稿、发文稿和正文的一并归档；音像、图片资料形式的档案须做好备份工作。
1.2 档案数据库的建设必须做到检索、下载、复制的方便和快捷。检索软件支持各种分类检索，如按时间、档案号、文件标题与时间分类检索等；同时，档案使用者可以下载、复制单页文本文件中所需要的部分内容，包括图片式扫描的数字化文本文件。
1.3 档案数据库的安全管理是档案信息数字化建设的必要条件。档案安全管理的重要性是由档案本身和档案管理的性质决定的，档案数字化建设必须充分考虑安全问题，处理好方便、高效与安全的关系。
1.4 档案数据库的软件开发与应用需各职能部门使用的软件具备兼容性。使用统一的数据录入系统和查询系统，建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，这样才能确保各职能部门应归档数据及时进入档案信息数据库。使档案数据库成为单位信息化和现实工作共享信息的核心内容，成为全面、统一、准确的权威信息。
2. 加强档案工作者业务培养
人才是事业成败的关键，档案数字化的建设要以高素质人才队伍为后盾。全面提高院系档案工作者的工作技能和素质，可着力从以下几方面进行：
2.1 严把院系档案工作者入口。为提高人员素质，在充实档案队伍过程中，要严格考察新增人员的业务素质和业务技术能力，尽量招聘档案专业并具备一定计算机技能的人员，杜绝人情岗位。
2.2 加强专业技能理论及现代信息技术学习。要立足于对现有院系档案工作人员档案的现代信息技术学习，学校档案职能部门每年可组织举办专业性较强的专题短期培训班或研讨会。“请进来，走出去”，定期或不定期邀请资深档案工作者举行专题讲座。同时，组织到有先进经验的兄弟院校考察交流，学习先进的档案运行系统和档案信息技术，造就一支既熟悉档案业务又掌握计算机技术的复合型院系档案队伍。
2.3 建章立制奖优罚劣。为调动院系档案员的积极性，提高业务素质，应引入绩效考核激励机制。按照考核细则标准，对其工作内容、质量要求、完成时间、评比标准、得分、扣分等具体项目按表操作，自我评分。在此基础上，学校档案职能部门对各院系档案工作进行总结评比，在学校档案工作会上进行表彰奖励，形成程序化、制度化的长效管理机制。
参考文献：
中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）172-0130-02
伴随着当前我国高校教育制度改革力度的持续深入、办学规模逐渐扩大、专业设置及学生数量也日渐增加，传统的学籍档案管理模式已经难以满足于当前高校的实际发展需求，因此，基于这一现状情况之下，应用最新的计算机网络技术，同时结合有关高校自身的实际情况来搭建起新型学籍档案管理平台，最终必将促使学籍档案的管理工作能够得以实现科学化、高效化的管理目标。
1 高校学籍档案管理现状分析
随着信息化时代的到来，计算机网络技术的发展速度日新月异，国家教育部门对于学籍信息化管理的有关政策也逐渐出台，同时，“中国高等教育学生信息网”以及“学籍学历信息管理平台”等有关学籍信息管理及查询网络平台的功能性也逐渐得以完善，各大高校在对于学生的学籍信息自主管理模式已经逐渐的转变为了统一管理，从客观层面来看目前我国绝大多数的高校学籍档案信息化平台已经实现了全面性的整理与合并。然而需要注意的是，当前对高校学生的学籍档案管理平台其功能性还有待完善，无法完全满足高校对于学籍档案管理当中的学习成绩、学分累积、毕业审核以及应用在需要进行重大决策之时的大规模报表统计需求。近几年来部分高校已经逐渐的开展了自主或是多校合作研发符合本校自身学籍档案管理实际需求的综合性教务管理系统，尤其是其中的学籍管理部分尤为关键。为了达到国家教育部门对于学籍档案管理信息的具体要求，相关的管理人员不仅需要依据国家教育部门以及上级教育主管单位对于学籍档案信息的管理要求，来针对本校的所有在校学生进行学籍档案信息的管理与维护工作；同时还要基于高校自身的学籍档案管理实际需求来针对学籍档案管理信息系统之中的数据信息采取管理及维护工作，因而这也就直接造成了学籍档案管理人员工作劳动强度的提高，对于工作效率也会产生十分不利的影响。同时绝大部分高校的学籍档案管理人员往往仅对学籍档案管理业务较为了解，但是对于计算机网络技术的综合应用能力却较为有限。因此也就导致了在高校的综合教务管理信息系统之中，对于学籍档案管理部分的日常管理及维护工作普遍存在有功能缺失、同实际工作需求不相符、难以满足于日常的教育教学需求、数据共享能力严重低下等多种问题，探究其深层次的原因主要是由于软件系统的开发者对于高校学籍档案管理工作的日常工作流程了解不足，以及学籍档案管理人员对于软件系统的主要功能未做到有效的掌握所共同导致的。因而，在开展学籍档案管理信息化建设的过程当中，应当加强对于学籍档案管理人员计算机应用能力水平的培养，大力鼓励其能够成为在档案管理业务与计算机网络技术两方面均具有较高水平的复合型人才，以实现对高校学籍档案管理工作信息化建设的有效推动。
2 计算机网络技术应用于高校学籍档案管理的优点
当前，进行高校学籍档案的开发工作仅凭一次软件开发，依然存在有许多难以处理的问题，然而借助于对计算机网络技术的有效运用，最终实现对学籍档案管理的网络化必将成为主流趋势。应用计算机网络技术开展高校学籍档案管理工作具有以下几个方面的显著优势。
1）一次录入多次应用。利用计算机系统将招生部门所发送的学籍信息应用软件系统导入至学籍档案管理数据库，并对学籍档案管理过程中所需要的各项数据信息予以必要的补充，尽管采取一次录入的方式单次工作量相对偏大，然而在录入之后，即可随时获取应用，应用起来十分便捷高效。
2）档案检索高效便捷。在具备了基础信息数据之后，系统能够提供以多类的信息查询服务，有关的管理人员还可实现自主查询，并个性化的制定出查询条件信息，利用网络来实现对学籍档案管理数据库的访问及信息获取，并进一步将所获取到的数据信息显示于本地计算机当中，同时还可实现查询及打印服务。
3 在高校学籍档案管理中应用计算机网络技术的几点思考
1）加强接口软件研发。增强对学籍档案管理多个信息化平台间的接口软件开发力度。为了达到国家教育部门对学籍管理信息的实际要求以及高校自身实际管理需求，相关的管理人员不但要能够依据国家教育部门和上级教育单位的具体要求，针对学校的在校学生学籍信息予以及时维护处理；并且还要能够基于学校自身的实际管理需求，来针对学校的教学管理系统之中的学籍管理部分开展必要的数据信息维护工作。不断增强学籍管理数个平台间的数据合并，此举将直接促使学籍管理的效率得以显著提升。
2）依据实际需要，开发管理软件。学籍档案管理软件的研发者同软件的使用者之间应当加强合作，软件研发者应当依据软件使用者的实际工作需求做出一些针对性的设计，以增强软件应用的实效性，只有确保此两者的合作无间，方可研发出能够满足于高校学籍档案管理工作的实际需求，切实有效的实现对学籍档案管理工作的信息化建设目标。
3）提升管理人员素质水平。紧跟时代的发展潮流，打造出一支具备有较高综合素质水平的学籍档案管理人才队伍。对于学籍档案管理工作的信息化建设工作所能够取得的成绩与效果，在很大程度上是取决于管理人员自身的水平素质。为了能够满足于高校的实际发展需求及岗位标准，应当由学校的教务处、各院系当中着力打造出一支思想上对学籍档案管理工作足够重视，在工作业务上能够刻苦钻研，不断探索且具有较高的计算机专业知识综合素质过硬的档案管理队伍，以促使学籍档案管理工作的信息化建设能够为高校的日常教学及管理工作做好基础信息服务工作。
4）做好基础安全防范措施。在顾及到学籍档案管理信息系统的安全性以及数据信息的稳定性时，在学籍档案管理系统的前期设计分析阶段便就应考虑到有关系统数据库的安全性，并依据实际工作需求及软件系统的应用环境制定出详尽的安全策略同时将之落到实处。需要引起重点关注的是对用户权限的等级划分、用户密码管理等均是最为关键的安全保障措施，对此必须要定期进行监督核查，及时查找安全隐患，以确保安全漏洞能够被扼杀在萌芽状态，最大程度的保障高校学籍档案管理系统的安全性。
4 结论
总而言之，当前伴随着高校招生人数的逐年增加，其均面临着学籍档案信息量不断增加以及如何有效利用好学籍档案的重大难题，而要想促使管理及服务工作的质量水平能够有效的提升，将学籍档案的应用价值有效的发挥出来，就必须要依赖于对计算机网络技术与信息化管理技术的综合应用，只有利用好计算机网络技术的高效化、自动化以及多元化的特征，方可满足于高校学籍档案管理部分的日常工作需求，并更好地服务于高校的教学工作。
本文利用中国知网，在中国学术期刊网络出版总库中文献检索核心期刊《档案学通讯》，统计了从2000至2011年国内有关档案信息化建设的学术文章。具体方法是：
（一）中国知网的检索，百度到中国知网并点击，即可打出中国知网的首页。
（二）学术论文的检索，在中国知网首页上双击“中国学术期刊网络出版总库”，即可进入，点击标准检索后：
1、输入检索控制条件：（1）期刊年期：从2000年至2011年；（2）来源期刊：档案学通讯；（3）来源类别：全部期刊；（4）支持基金：空；（5）作者：有作者或第一作者
2、输入内容检索条件：选中“主题”、“篇名”、“关键词”、“摘要”、“全文”、“参考文献”、“中国分类号”分别输入相应内容并且可选择“并且”、“或者”与“不包含”的关系进行检索。
3、根据检索出来的内容，选择“全选”，再“保存”，在“简单”、“详细”、“引文”、“自定义”、“Refworks”、“ndnote”、“oteExpress”、“查新”、“同方知网pdl”中选择“详细”，将“序号”、“题名”、“作者”、“中文刊名”、“单位”、“摘要”的内容全部选中复制到Excel电子表单中，再进行数据格式变换，转换成符合要求的Excel表单。
（三）档案信息化建设学术论文的检索，点击标准检索后：
1、输入检索控制条件：（1）期刊年期：从2000年至2011年；（2）来源期刊：档案学通讯；（3）来源类别：全部期刊；（4）支持基金：空；（5）作者：分别输入“空”、作者和第一作者为“北京”和“上海”、“天津”和“重庆”、“南京”和“杭州”、“广州”和“深圳”、“西安”和“昆明”、“青岛”，其关系为“或者”。
2、输入内容检索条件：选中“全文”项输入“信息化”、“数字化”的内容并且选择“或者”的关系分别进行检索，得到检索信息为2000至2011年间的《档案学通讯》上发表的档案信息化建设学术文章为14条，其中北京2000至2011年间发表的档案信息化建设学术文章为8条；上海2000至2011年间发表的档案信息化建设学术文章为1条；天津2000至2011年间发表的档案信息化建设学术文章为1条；深圳2000至2011年间发表的档案信息化建设学术文章为3条；西安2000至2011年间发表的档案信息化建设学术文章为1条；重庆、南京、杭州、广州、昆明、青岛2000至2011年间发表的档案信息化建设学术文章为0条。
3、根据检索出来的内容，选择“全选”，再“保存”，在“简单”、“详细”、“引文”、“自定义”、“Refworks”、“ndnote”、“oteExpress”、“查新”、“同方知网pdl”中选择“详细”，将“序号”、“题名”、“作者”、“中文刊名”、“单位”、“摘要”的内容全部选中复制到Excel电子表单中，再进行数据格式变换，转换成符合要求的Excel表单。
二、学术文章数量分析
本文利用中国知网，在中国学术期刊网络出版总库中文献检索核心期刊《档案学通讯》，统计了2000至2011年国内北京、上海、天津、重庆、南京、杭州、广州、深圳、青岛、昆明有关档案信息化建设的学术文章，在该数据库中全文输入“信息化”、“数字化”的内容并且选择“或者”的关系分别进行检索，得到2000至2011年间北京、上海、天津、重庆、南京、杭州、广州、深圳、青岛、昆明十家档案局馆发表档案信息化建设学术文章14篇。
2001至2004这五年间，《档案学通讯》上刊登关于档案信息化建设的学术文章数量是这十一年中最多的，当时档案信息化建设处于刚起步阶段，档案界人对之进行了深入的思考，从那时以后，办公自动化水平不断提高，档案信息化建设步入稳步发展阶段，而2005年以后，相关文章在《档案学通讯》上的减少也证明了这点。
三、学术文章应用的研究方法
方法是完成研究工作的工具或手段。科学的研究得出科学的研究结论，反之则可能得出错误的结论。可以肯定地说，研究方法对档案信息化建设的质量起着决定性作用。
学术文章所用的研究方法一般是下列六种方法之一，引文分析、实验设计法、理论分析法、调查研究法（随机研究、通讯咨询、面谈），历史分析法（包括传记和文献法）、其他方法。
大体而言，其中采用调查研究法的较多，历史分析法较少，而理论分析法最少，这可能和档案信息化建设是一门新的交叉学科有关。
教学工作是高校的中心工作，教学档案是教学工作成果的重要载体，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。目前高校传统的教学档案工作以纸质文件材料为主要工作对象，纸质档案的管理工作已有一套比较完善的完整工作流程、管理方法和规章制度。
随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作的手工管理方式已不能满足信息化时代的要求，越来越多的教学档案将以电子文件出现，但却没有对应的系统的管理制度，教学档案的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。
一、教学档案数字化建设的涵义
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，通过互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作。
二、教学档案数字化管理的优点
1．便捷实现多种媒体信息存储和传递
电子档案可同时将文字、声音、影像等内容集成保存， 并可借助计算机实现任意组合编辑，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性，丰富了档案的内容。
2．信息存储容量大
电子档案体积小但存储容量大。一张CD－ROM光盘可存储650 Mb，相当于30万汉字的图书1000册、35万张A4打印纸上的文字信息或10万张图形信息。
3．便捷实现检索浏览
电子文献由于具有全文数据库的结构和相应的按自身逻辑关系组织成相互联系的网状结构，通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，能够便捷的查找所需要的资料， 大大方便了用户检索，提高了检索效率，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。在教学档案管理网络平台上，档案管理人员还可通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；利用者亦可以足不出户地远程访问档案材料，网上下载档案信息， 或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。
4．提高了教学档案的利用率
在网络环境下电子档案可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务，大大提高了档案的利用率。
三、教学档案数字化建设中存在的主要问题
1. 缺乏信息化环境下教学档案工作的复合型人才
信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。受高校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，更不用说网络环境下教学档案的安全性问题了。
2.缺少工作标准、工作制度和工作规范
档案材料的标准化、制度化和规范化是教学档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下计算机处理数据的“机械性”对教学档案电子化建设的标准和规范提出了更高要求。但目前高校的教务工作更多受制于购买的教学管理软件，加上很多高校有自己的特殊的实际管理情况，因此个性化修改之后软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，再加上计算机软件及其有关设备硬件差异，这些不足和差异都影响着电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
四、加强档案数字化建设水平的对策
1.加强人员的技能培训
教学档案管理人员是档案工作的主体，人员的专业素质直接影响教学档案信息化的进程。因此，学校要加强教学档案管理队伍建设，培养一批有丰富档案专业知识，有熟练的计算机应用能力的人来从事教学档案管理。
2.开发教务档案管理平台系统，实施教学档案管理的标准化建设工程
加强归档的标准化建设是目前高校教学档案管理最有效的方法。近年来各高校都建立了完善的校园网络，并实现了教学管理软件辅助管理，这为高校档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台；教学软件和数据库的应用提供了大量的“标准化”电子数据和材料，这为教学档案的标准化建设打下良好的数字基础，便于实现密集存储和快速检索；以网络技术为主体的信息技术的应用又为教学档案的网内和网际共享、传递打下了良好的交流基础，这些都为教学档案的维护、网内共享、公开和查询，特别是数据进一步发掘提供了最大的便利条件。
3. 尽快完善规章制度和工作标准，加强档案安全管理
在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。校档案馆和教务处等职能部门，要结合《档案法》、《高等学校档案管理办法》规定，尽快出台数字化背景下教学档案管理的各项工作标准和规章，特别是网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
数字化档案给教学档案的安全管理提出了更高要求，除了要补充相关的安全保密制度、建立严格的监控机制、强化从业人员的安全保密意识外，还要加大设备和技术投入，结合存贮介质使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，积极对“病毒”和“黑客”等行为，确保档案的保密和安全。实现信息数据的真实性、完整性、机密性、可控性，以及网络、数据库和应用系统的安全性、稳定性、可靠性
4．加强数字化档案的工作质量检查
《高等学校档案管理办法》的第十四条规定:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。 并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。
五、结语
教学档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技术力量，数字化教学档案建立起来以后，可以通过对立档单位工作流程在线监督进一步提高原始数据归档质量，便捷实现档案资源在网上的、传递、检索和信息资源共享，从而更好的服务和保障教学工作。
