时间：2023-03-06 16:06:32
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇电子档案管理论文范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。
2.统一电子档案管理
软件建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。
3.提高电子档案的保存质量
电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响,对电子文件“物理生命”的保护一是防磁,二是控制调节环境的温湿度,三是防止机械损伤,四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备,及时更新电子档案的文件结构,加强电子档案的保管,确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒,控制网络中电子文件系统的安全,备份处理,异处保存,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”。
4.加强我国电子档案的安全
（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。
5.提高我国档案工作人员素质信息化进程
推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。
随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理重要形式，做好电子论文档案的管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案的管理工作，首先必须解决好电子档案在接收管理上的几个关键问题。
(一)电子档案的接收格式问题2007年9月5日住房和城乡建设部的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时，就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯，所采用的应用软件不同，同一项目所形成的电子档案格式不同。
(二)电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上
一、电子档案管理上的几个关键问题的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
(三)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。
1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内,温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍，霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1－2倍。
2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%－67%，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。
4、空气污染。有害气体常见的有，二氧化（SO2）、化氢（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯气（CL2）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上，随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性，所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。
8、机械应力。电子档案保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。
(四)电子档案的长期可读性问题电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他地区档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：
(一)建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的城建档案整理著录软件推广城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行
二、对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。
(二)采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性
1、采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。
2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。
3、消息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。
4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的5、防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。
6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
(三)建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
1、调节库内温湿度。采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；(2)将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；（3）定期净化空气。
3、防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；(2)采用防霉剂进行化学预防；（3）采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。
5、避开磁场和电场。（1）电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；（2）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。
6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
7、定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后酫进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。
8、将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
(四)采用通用、统一的文件格式，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。
(五)及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时，连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。
参考文献：
[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006（1）.
[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005（11）.
1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
二、法院电子文件在归档方面的现状与分析
从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：
1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
造成上述问题的原因主要有两个方面
1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之
三、提高单位电子文件管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
1、从电子文件的收集、积累基础工作入手
在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”
2、严格电子文件的归档管理
电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
3、健全电子文件管理的检查审核制度
2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。
4、规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
5、加强电子文件软、硬件设施管理
要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
6、重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
目前我国医院在制度建设上更倾向于医疗管理方面，而对档案管理缺乏一定的投入，使其缺少相关的管理制度与规范。在我国医院的现代化进程中，这一问题仍有待解决。医院档案管理制度的缺失，使得医院档案管理人员责任不分明，影响了其工作的进度，容易在日常的医疗工作中引发相关问题。
2人员素质的问题
目前我国医院的档案管理人员普遍缺乏档案管理的专业知识，通常是由临床或者护理岗转岗的老员工担任。其对于医疗管理流程、档案管理知识、电子信息技术等方面的知识掌握程度较低。
3硬件设施的问题
目前我国应用于医院电子档案管理的基础设施还比较落后，无法满足电子信息化档案管理的要求。医院普遍缺乏对先进电子档案管理设施的重视。硬件设施的不完善，使得医院电子档案管理工作发展缓慢。
二完善医院电子档案管理的措施
1建立健全的管理制度
对于管理制度缺失的问题，医院应建立一套科学的、规范的、合理的电子档案管理制度。只有实行科学规范的制度化档案管理工作，才能实现医院管理工作的现代化与信息化发展。医院应根据国家的相关法律法规，结合本院工作情况，建立一套严格的档案查阅制度，并逐步建立相关的档案采集、档案传送、档案保存、档案归档、档案鉴定、档案清理等制度。电子档案管理制度必须明确各档案管理人员的责任，分工明确，并针对实际档案管理工作中可能出现的各类问题的处理规定进行详细的阐述，以保证该类问题发生后，可以采取相应的处理措施，为今后的管理工作提供参考依据。制度在制定之后，医院应切实执行，并要求档案管理人员严格遵守。医院应制定对应的奖惩机制，通过激励的方式充分调动人员的积极性，以推动医院电子档案管理工作的进行。
2加强管理人员的培训医院应加强
电子档案管理人员的培训工作。培训内容应包含：信息技术的应用、网络安全知识、医学管理知识等。医院应定期的组织档案管理人员进行培训，提高人员的管理水平与专业技能。在培训过程中，应将实际工作中遇到的障碍与难题进行分享，共同探讨解决方案。电子档案管理人员应充分了解医疗活动的规律，医院的工作流程，学习各类数字化技术的应用知识，包括数字化医疗信息、数字化设备、网络安全等技术的应用。同时还应学习档案管理相关的法律法规与本院的相关规定。在实际的工作中，电子档案管理人员应及时更新自身的知识库，不断学习先进的档案管理相关知识。为了对电子档案管理人员起到一定的激励作用，应为其提供各类晋升机会，使其更加投入到工作中，以提升医院档案管理工作的整体水平。
3加大软件与硬件设施的投入
电子档案的安全关系着医院的医疗安全与医疗信息的安全。医院应加大基础设施的投入，以推动电子档案管理工作的进行。医院应重视软件与硬件设施的作用，应配置性能优越的计算机、刻录仪、软件等，并采用科学的方式存储档案信息，同时应配置高性能的网络安全软件，包括防火墙软件、数据加密软件等，以保障电子档案信息的正常使用与安全。先进的软件与硬件设施是医院实现档案管理电子信息化的重要保障。完善的软件与硬件设施能够提升电子档案管理工作的准确性与高效性。医院应建立一套电子信息管理系统，该系统的应用能在很大程度上提升医院电子档案的管理效率。在实际管理工作中，档案管理人员应及时更新软件，并随时关注电子信息技术的发展动态，保持与世界先进技术接轨。只有不断提高医院的信息化水平，才能有效的推动医院档案管理工作的发展。
4建立信息化的管理
网络医院档案的信息量较大，类别也较多，应采用高科技手段，建立信息化的管理网络，为无纸化数据库奠定良好的基础。医院应建立科室、档案室、医院的三级管理网络，通过网络的创建明确医院电子档案管理的各条线，更有利于电子档案的统一操作、统一保管。通过管理网络的实时监督模式，使各科室明确各自的责任，更有利于电子信息档案的安全管理。通过管理网络实现了医院多元化信息资讯的共享。医院电子档案的管理工作可实行档案信息与其他信息的分离管理。由信息科与综合档案科组织管理工作。信息科主要负责医院病例的统计管理、医疗图书的管理、计算机的管理，而综合档案科则主要负责对各门类、载体档案的统一管理，同时监督医院的档案管理工作。通过这两个部门的共同合作，实现医院档案管理工作的协同性。
（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。
（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。
（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。
二、加强电子档案管理的有效策略
探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：
（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。
（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。
（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。
技术
以“软件”作为核心概念，提供了一个综合性商业平台，有效实现了对互联网各项服务的订阅。该技术特点如下：1）跨平台。能够同时支持开放式互联网标准及有关协议；2）互操作性良好。支持20种以上的语言环境，几乎所有语言均能采用.Net环境；3）可操作性强。.Net语言首先利用所选语言环境加以编译，利用JustInTime即时编译器将其转换为可识别代码，实现了不同平台下的可操作性；4）.Net技术通过运行过程中加强资源对象的管理，确保了其安全性；5）.Net环境对常用服务，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通过Internet标准及相关协议的支持，可以及时获取远程服务器有关信息，实现了应用界面的远程交互性。本文系统设计采用的是.NET应用体系架构，所采用的开发工具为。主要负责在.NETFramework平台中进行数据存储，以便通过该平台进行分布式数据共享应用程序的构建。利用新型数据访问技术，将数据访问同数据查看、操纵等相互分离。
2XML技术
XML同HTML具有一定的相似之处，但XML更关注内容结构表示及组织，不仅仅局限于对布局的描述，也关注数据传输流程及其处理。XML属于语言范畴，同SGML属于子集和父集之间的关系，且其能利用自身可扩展、可移植等特点，在不同领域中得到应用，满足用户的不同应用需求，并实现有效的互动，具有安全、稳定、实用性、互动性强等诸多优点。当前，XML技术的应用领域极广，主要包括：1）属于标准化的数据格式；2）以结构、内容、数据源分离等为依据，相同的XML可采用不同方法；3）XML无需依赖某些应用，因而适用于多种应用平台间异构数据的整合、交换；4）XML网络服务可通过分布式计算，实现由局域网到互联网之间的有效延伸，为多种资源、应用、数据库及网站之间搭建了无缝连接的桥梁。
技术
负责.NETFramework平台的数据存储，以便在该平台中构建分布式数据共享程序。对于的Web应用程序而言，其中各组件间并无相互连接的情况。浏览器通过服务器发出相应的请求页面，经处理后发送到该页面，服务器不再同浏览器连接，直至下次请求发生。若组件间需进行数据共享，必须将二者连接，或需要在组件间设计能够传递数据的方式。由此采用了开展数据访问，是通过有节制使用连接的结构作为中心加以设计的，应用程序同数据库相连的时间只够对数据进行获取或更新。由于数据库并未为多数空闲连接所占用，因此，能够为更多的用户提供良好的服务。由此可见，该技术与XML的结合，使得其在环境中的数据操作更高效、更便捷。
4WebServices技术
该技术为异构网络程序提供了一种有效的分布式计算方法，可运行于经因特网连接下的应用集成。该技术标准规范拥有独立性的编程语言及软硬件平台，服务商为透明状态。WebService是建立在标准技术基础上的，其可被视为一个部署部件，其在网络环境下实现时需要建立在XML基础上，并在互联网、SOAP协议下进行远程调用。利用XML技术，该技术能够提供WSDL语言，经包装服务、集成的描述，找到能够在互联网提供服务的相关企业或机构所出具的信息，利用HTTP，结合SOAP协议，对WebService进行访问。
二系统结构功能的设计与实现
1基于.NET的体系架构
本文系统采用的是基于.NET平台的开发环境，主要包括三层：1）表现层。该层用以在用户浏览器中对用户界面进行显示。该层需要通过适当的形式，对业务层所发送信息进行显示，同时，负责获取用户所输入的数据信息，并对数据进行校验，将其发送给业务层；2）业务层，包括外观层与逻辑层，属于整个体系架构的分层中介，也是最关键一层。该层负责为表现层提供其所需的业务功能，也负责提供调用该函数数据访问层所提供的访问功能；3）数据访问层。该层位于系统底部，用以实现同数据库之间的互动，即数据的检索、插入、修改、删除等功能，以便为业务层提供相应的服务。
2功能模块的设计
系统包括四大功能模块：1）用户登陆模块。用户通过该模块登陆系统，并进行维护或管理操作，需要对访问权限进行设定，以保障系统的安全性；2）档案管理模块。该模块负责进行档案的搜索，目录的添加、修改与删除，同时，为便于日后查看，会将所有变更操作记录在日志之中，以便对档案信息进行有效管理；3）数据管理模块。该模块主要负责数据的备份与维护；4）系统管理模块。主要为系统管理员提供操作权限，如密码、日志、用户、参数的管理，档案信息的鉴定与销毁，用户的退出、注销或切换。
3系统主要功能的实现
1）登录功能的实现。系统登录模块属于系统的入口，只有具有权限的用户方可进入系统中，即用户名、密码均正确方可使用该系统。用户在登陆过程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同数据库进行连接，连接之后发送相应的SQL语句，对用户信息进行获取，再对比所返回的DataSet数据、权限信息等，确保用户能够成功登陆权限页面，对于无权限用户，则登陆错误。2）增加档案信息。在系统界面中，对添加档案信息列表进行点击，即可成功进入界面，可上传所需添加的档案图片、扫描件等材料，上传后应对档案管理截面浏览选项进行点击，并对所上传资料进行查阅。3）编辑档案信息。进入档案信息编辑界面，加载信息模板，通过指向XML架构的Schema，判断模组控件是否对应，若对应，则可对文字、关键词、智能标签、任务窗口进行编辑，若不对应，则直接退出。4）档案信息的查询。档案信息查询的实现主要是利用包括所有Document类型的对象，显示于控制台上，采用类、特征对表、列进行替代，采用类名对表进行代替，利用特征对列进行代替，在关联对象间展开查询。5）打印功能的实现。系统是否能够打印也十分重要，由于电子档案管理系统所需打印的信息颇多。因此，本文系统编写了打印接口，利用一个打印基类实现该接口，为各个打印编写相应的工具类，对这些基类进行继承，由于各个打印难以完全保持一致，有些打印需进行特别处理，因此，可利用重写该基类，实现对于特殊效果的打印。这样有助于对打印工具类进行集中性管理，以便后续打印表单较多时，对系统进行扩展，无需修改系统框架即可实现。
2基于电子化实施医院科研档案管理的重要性
在医院档案管理中，科研档案作为科研工作人员于科学研究期间所形成的，具备一定的保存价值的声像、文字、数据以及图表等科技资料，真实且准确地记录着科研活动的整个过程，为医院档案重要构成部分之一。一份完整的科研档案主要包含4个方面的内容：①科研项目的申报资料与审批资料；②科研过程的影像学资料、记录、实验数据以及实验图片等形式资料；③科研鉴定、总结以及验收资料；④科研成果（论文或者专利等）以及科研成果的转化应用等。每个科研项目自申报、课题立项、执行、成果鉴定、评奖以及到应用推广均离不开管理。不管是在医院社会服务上，还是在医院内部交流上，科研档案均有着非常重要的作用，能够最大程度满足医院管理和医务工作人员有关信息的需求。在档案管理中，科研档案可为职务聘任、科技决策、职称晋升、科学研究以及技术交流等提供比较可靠且真实的信息依据，具有参考以及凭证的功能。除此之外，还可提供相应的科研信息给医院领导，为其在选择科学建设内容和方向上提供合理的决策依据。加强医院科研档案的管理以及充分利用科研档案，对推动医院学科发展以及提高医院管理水平所具意义十分重要。近年来，伴随着医院科研水平的提高，医院科研项目的增多，档案的数量也相应的增多，而这也为科研档案管理增加了难度，为更有效且科学地对科研档案实施管理，需寻求一种现代化管理方式，即电子化管理。
3在电子化的基础上所实施的医院科研档案管理
3．1信息管理系统的开发以及应用
随着科研项目的增多，医院科研档案管理工作也变得越来越艰巨。为更好地管理以及利用科研档案，我院正在研发一种信息管理系统，这一系统具备录入以及查询科研项目有关信息的功能，不仅能进行科研项目有关信息的录入，同时还便于全院某学科或者某一位科研工作人员在研究中对科研经费、项目类别、研究时间以及成果水平等的查询。其主要功能如下：（1）录入功能。当科研项目立项以后，由科研部门管理工作人员把科研项目立项的有关文件交于档案管理人员，接着科研档案管理工作者把有关科研项目的信息录入至信息管理系统，比如科研项目编号、项目负责人、科研经费、项目名称、项目类别以及具体研究时间等，同时也可把电子文档中关于科研项目的信息导入系统中。此外，该系统还能随时增添数据模块，其操作简单且灵活，能够随时进行项目有关信息的录入。（2）查询功能。该功能主要包含3个方面的内容：①全院科研项目。针对科研项目研究时间长这一特点，为便于医院领导和有关管理人员及时了解到科研活动的实施情况，该系统设置了相应的查询功能。只要输入相应的时间就可进行有关信息的查询，生成为该时间段科研项目信息的报表，以电子表格的形式将报表导出来，并直接发送给需要的有关部门和领导，或者直接将其打印成报表；②学科科研项目。医院学科评估、建设以及重要学科的申报，一般需提供某学科科研项目实施情况的有关信息，该系统具有某时间段某学科科研项目有关信息资料的查询功能。基于要查询的学科，输入项目名称以及起止时间，接着点击学科项目查询就可得到该学科有关报表。此外，其还具备电子报表导出以及打印的功能；③科研工作人员科研项目。若需将医院职务评聘或者职称评审等相关情况提供给科研工作人员时，利用该系统能及时查询到某科研工作人员于某一段时间所开展的科研活动具体情况。
3．2科研档案的电子化分析
（1）实现科研档案电子化管理，必须要具备两个条件，即硬件条件和软件条件。
硬件条件就是要具备相应的计算机、照相机或者扫描仪。所用计算机其硬盘容量必须要大，若遇特殊资料，如胶片档案，则借助于负片扫描仪来进行扫描以得到电子化档案。若为纸质文件，且尺寸也比较大，则可借助于高清拍照等方式来获得相应的电子化档案；软件条件是指科研工作人员自身必须要具备电子化管理科研档案的意识，重视该项工作且积极配合，具备基本的档案管理知识，同时掌握相应的计算机操作技能。
（2）规范科研档案电子化。
结合本院实际情况和科研项目的具体情况，制定相应的档案管理规范准则和标准，若有必要可附上相应的说明。在管理中要求科研项目的实验数据、申报资料、实验过程记录情况、科研总结、实验图片以及验收鉴定等应以PDF、Word以及JPG等形式的电子文档提交以及保存。若很难用电子文档形式提交的科研资料，可将其提交给相应的科研档案管理者，接着由管理者采取扫描或者拍照等方式来获得该档案电子文档。此外，对科教部门所负责的科研立项相关文件、科研专利、获奖证书或者科研论文等均由科研管理者进行负责扫描，且借助于PDF的格式进行存档。
（3）归档。
由科研档案管理者对电子化科研档案实施归档，并制作相应的档案目录，规范电子科研档案文件名，以便于查找以及应用。除此之外，每天还需对科研档案实施备份，保障数据和档案的安全。
（4）宣传。
加强电子化科研档案管理重要性的宣传，积极开展各种知识讲座活动，或者借助于板报、网络平台等方式进行宣传，确保科研工作人员明白科研档案的重要性以及其归档范围。
确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
（二）规范电子档案利用方式
避免不可挽回损失。一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效地管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是在采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。
（三）加强档案工作人员管理
提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案工作人员的管理，从思想上认识到电子案管理工作的重要性，从技术上确保电子档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度地被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效地保护。
二、电子档案管理工作中应注意的问题
（一）要重视电子文件的存放环境
电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。由于介质的特殊性，电子文件的存放环境也十分关键。在光盘上存放，要避光、防潮、防有害气体，存放时一定要采用书立式以防光盘的变形，影响数据的读取。磁介质包括软磁盘和硬磁盘。软磁盘稳定性差，而硬磁盘稳定性还可以，但是要防磁，远离磁场的干扰。为了保证介质存放的万无一失，必须电子文件与纸质文件同进并存，以备有据可查。但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，加大资金的投入力度，不断引进现代化办公设备，争取采用自动化监控、库房温湿度的自动控制等先进技术，使电子文件档案管理的环境更加有利于档案的存放。
电子档案只有完全具备真实可靠性，才被认为其能够满足作为档案或其它证据的基本要素。国外一些接受电子档案作为证据使用的国家，他们判断电子档案可采信性的标准是其发生、存储和采集程序是否符合相关规定和法律制度，即电子档案的来源是否可靠及形成者的真实性。
2.电子档案的真实可靠性决定其本质要素
这点与传统档案相同，而传统档案的真实可靠性主要是通过档案载体直观地展示出来，其真实可靠性主要是通过存储载体形式的真实可靠度加以评判。档案载体成为判断档案真实可靠性的主要佐证，因为相对于电子档案的传统档案，任何更改都肯定会在载体上留下痕迹。而电子档案载体的多样性使得我们必须要着眼于其本质的要素。电子档案形态的特殊性，导致了一些特殊的要素出现，但它们并不是真实可靠性的决定因素。因此，电子档案的真实可靠性要求其本质要素始终保持不变，这一认知对于电子档案真实可靠性管理至关重要。
3.电子档案真实可靠性必须呈现于客户端输出形式特点
电子档案是大都以计算机二进制存储形式记录在磁盘或光盘等载体上，在整个存储过程始终保持着数字化形态。但是，这是不能为档案利用者直接读取的，只有借助于客户端设备显示的形态才能为人读取和理解，电子档案才具备实际的效力，并具有保存的价值。
4.电子档案的真实可靠性呈现复杂性特点
电子档案的真实可靠性远比传统载体档案复杂。传统档案信息和特定载体是密不可分的，载体已经就是档案的一部分，内容可以直接读取，档案文件的物理及逻辑结构会始终保持一致。而电子档案具有内容与载体之间可分离性的特点，这样电子档案的真实可靠性评估就需要综合考察。所以，电子档案要比传统档案复杂得多，其真实可靠性便也相应呈现出更多的复杂性特点。在建立数字档案环境下，加强电子档案的真实可靠性更有实际意义。严格地讲，在数字环境下，储存档案要真正保持原始档案不变只是一种理想状态，我们尽量做到的是保持复制档案的能力。所以，电子档案真实可靠性必须要求在档案复制过程中本质和属性不产生改变，与原始档案状态能够最大限度保持一致性。
二、电子档案真实可靠性面临的威胁
1.电子档案的信息内容极易被篡改和误改，甚至伪造，且可以做到不留下明显痕迹
造成虚假电子档案原因可能是病毒入侵、黑客入侵等情况；可能是档案管理人员自身误操作而导致改动；可能是软硬件系统方面的，包括系统差异性、软件漏洞和故障等，其中系统差异性是指处理、管理、利用文件的系统和文件形成系统之间存在差别。
2.电子档案的真实可靠性保证是陪伴其生命周期的连续过程，只有通过经常的更新和周期性的迁移，才能得以保存
然而，更新只有使文件的内容和格式要素完整的保存下来，这样得到的电子档案才能被认为是原始档案真实可靠的副本。相反，迁移也可再生档案文件的内容，但该文件的存储格式和外观则注定会发生变化，而且还有可能影响文件的其他组成关联要素，所以迁移必然会意味着一定程度的丢失。
3.电子档案与载体之间相分离，必然会使其存储信息的原始性和内容真实可靠性的衡量准则带有相对性
由于政治制度、司法制度和技术能力等的差异，导致各个国家和地区对电子档案的真实可靠性鉴定标准有较大不同的认知定位，故而对电子档案真实可靠性的确定具有相对性。
三、电子档案真实可靠性的保障措施
1.保证电子档案的原始性
保证电子档案信息内容的原始性是确立真实可靠性的基础，必须在电子档案产生时就要严格管理，坚决执行对所有操作记录的持续跟踪制度。主要方法可包括：第一，加强身份确认、数字信息记录、防病毒和黑客等技术保障措施；第二，详细著录电子档案生命周期中的各项元数据，包括各种操作行为，有效维护元数据信息；第三，健全、贯彻配套管理制度。
2.电子档案的日益多样化、复杂化和大众化，使得档案工作者在面临数字存储问题时，感觉不到丝毫的轻松
针对这一问题，许多国家提出了不同的保存方案，主要分为以下五类：保存最先产生或存储电子档案的原始技术；效仿原始技术，使之用于新的操作平台；对检索、传递和使用电子档案所需的软件进行迁移；把档案文件迁移至最新格式；将档案文件转化为标准格式。但是，这五种方法各有利弊，没有一种令人完全满意，因为距离远视技术和数据格式越近的方法，其真实可靠性越可信，而方法却越复杂，越不切实际。鉴于组合的持续目标管理方法一直以来都是档案界目前所追求的唯一电子档案存储方法，它提供了一个连贯的、全面的框架，可以根据不同的档案需求进行剪裁，通过对数字对象各类信息的提取，可以提供一个统一的但却具有高度适应性的方法，同时能满足处于不同阶段电子档案真实可靠性的保管需求。由于持续目标管理方法的种种优势，才使得长久保存电子档案，确保其真实可靠性，同时采用先进技术来管理、检索、利用和传递档案文件成为可能。
二、加强新型农村合作医疗电子档案的规范管理
随着经济和科技的不断发展，信息技术水平也在不断的提高，电子信息技术为我国新型农村合作医疗的档案管理提供了更加科学便捷的管理方式，也适应了新农村合作医疗工作发展的需要，那么在充分利用电子信息技术管理的过程中包括以下几个方面：首先，利用电子信息技术管理档案明确档案管理的职责，促进电子档案管理的规范化和标准化。其次，利用电子管理的技术手段适应新的形势，对档案管理按类别进行划分，保存电子版档案，这样不仅方便查找信息，更加节省人工处理的时间，不断加快推进新型农村合作医疗档案管理的电子信息化建设。
三、改变传统管理观念，提高电子档案的开发和利用率
为了更好的管理新型农村合作医疗的档案，就要彻底改变传统的管理观念，农村合作医疗的档案管理的目的主要是为了更好地开发和利用，而不仅是停留在整理和保存的环节上，档案对于农村合作医疗工作的发展有着重要的意义，有效的电子档案管理有利于新型农村合作医疗档案信息的统计、分类、查找、总结等各项工作的顺利进行。传统的人工收集和整理，一方面浪费了大量的时间，另一方面在查阅资料上也带来了诸多不便，不利于提高新型农村合作医疗档案管理工作的效率，改变传统的收集和管理档案的手段和观念，充分利用电子信息技术，整理和开发档案信息资源，大力开拓新型农村合作医疗档案利用的新途径，不断地吸取外部资源和优势，根据具体的实际情况进行科学整合，促进新型农村合作医疗档案管理的改革和创新，新型农村合作医疗工作创造良好的环境，更好的促进新型农村合作医疗事业的发展和前进。
四、完善新型农村合作医疗电子档案管理的制度
新型农村合作医疗事业与千家万户有着不可割舍的重要关系，尤其是在档案管理工作上，想要更好的发展新型农村合作医疗事业，那么在利用电子信息技术管理档案的过程中，迫切需要完善的电子档案管理制度，有了制度作保障，那么接下来的档案管理工作就会容易很多。完善档案管理制度是新型农村合作医疗工作中的一项重要组成部分，所以我们要对其重视起来，对电子档案管理的权责和管理的程序进行规范化，并且对其有明确的规定，从而使整个新型农村合作医疗电子档案管理的过程形成一个有效的整体，在充分利用先进电子信息技术手段与完善的制度相结合的基础之上，有利于新型农村合作医疗事业的进一步发展。
五、加大电子档案管理的基础设备投入
当前我国科学技术水平不断地提高，促进了新型农村合作医疗电子档案管理的更好更快的发展，但是根据相关调查显示，我国农村合作医疗的档案虽然采用的是电子信息技术的管理方式，但是在基础设备上还急需要加大投入，电子信息技术管理档案的方式是需要一定的基础设备的，例如，电脑、打印机等，那么为了使新型农村合作医疗电子档案的管理更加有效，那么我们要健全和完善电子信息技术的基础设施，这样才能有效的提高电子档案管理效率，为电子档案管理提供一个良好的基础设施环境，更好的促进电子档案管理的发展和进步。
当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。
(二)网络系统存在安全隐患
目前通用网络财务的功能主要包括:远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。
(三)会计软件升级与档案读取不兼容
在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。
二、完善会计档案管理的几点建议
(一)明确会计档案保管路径，设置会计档案管理专岗
鉴于目前纸质和电子会计档案并存的情况，企业应按会计期间、会计资料内容进行分类管理，明确保管路径及保管形式，如电子档案必须光盘和移动硬盘双重存储，以防损坏，不可读。同时，设置会计档案管理专岗并安排专人负责，建立会计档案管理路径查询手册，注明双重归档下的存放、存储路径。
(二)明确会计工作权限，建立电子信息修改的备查簿
建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限，如：普通数据，可较大范围共享；机密的数据，仅供一定需要的人员使用。同时，要求会计软件开发商，但凡登陆软件进行操作，必留登陆痕迹，并选择登陆任务，比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿，对修改事项进行登记，以防私自篡改。
(三)建立内外网分级会计信息录入机制
将局域网和外网分级使用录入，分离授权。注重网络的管理，建立内外网的使用准入机制。尽量不要在网络上传递有关的财务数据。必须要通过网络传递的，应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。
(四)注意会计软件供应商的选择，设置专门电子计算机维护岗
由于电子信息技术的不断更新，经济活动的高速发展，会计工作不是一成不变的，会计软件也是不断升级调整的。这就要企业在进行会计软件供应商选择的时候，要选择售后完善的，技术过硬的公司，保证会计软件在升级后，不仅能进行现有经济业务的处理，也能对以往的会计档案进行调取、读取，以防电子会计档案形同虚设，无法使用。
