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高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
一、医学教学档案管理中存在的问题
（一）档案管理制度存在不足。在我国有很大多数医学院在档案管理制度上存在一定的问题，特别是一些基层教育的档案管理十分缺少有效的制约机制。比如一些医学院未建立规范的立卷部门，很少有固定的人员负责归档工作，多数是临时抽调出的老师来负责。档案管理中出现的问题也没有具体的人员予以负责，其在档案管理制度构建方面存在诸多问题。（二）教学档案质量不高。教学档案质量直接影响到教学档案所产生的价值和效果，而且和教学工作的开展以及教学管理的水平都有着重要的关系。教学档案的主要内容大部分都是来自各种教学文件材料，因此，教学文件材料质量是取决于教学档案的质量好坏。但是，依照当前的情况来看，很多院校注重了教学质量的提升，但是对于其档案的形成并没有予以高度重视，医学教学中所形成的档案资料或者没有进行及时归档总结，或者没有形成文字性资料，难以形成具体的档案资料，造成很多教学档案的质量不高。（三）档案信息化程度不高。依照我国社会发展的情况来看，信息化建设已经日渐成为高校建设的重要支撑。而信息化建设的辐射范围也应当包括医学教学档案的管理，只有对教学档案的管理不断推进信息化进程，才能够保证其档案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的档案管理方法上，其信息化建设开展不足。即使部分院校已经逐渐推进信息化建设，也仅仅停留在基础的档案管理之中，水平不高。（四）服务水平有待提升。医学教学档案管理的最终目的应当是服务教学，坚持以教学为根本。但是，在当前的很多院校中档案成为“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教学过程中，档案的使用效能低下，档案的服务性质没有得到体现，其在教学中的应用还有很大提升空间。
二、加强医学教学档案管理的策略
（一）建立健全教学档案管理制度。在进行教学档案管理制度构建方面必须要结合本学院教育的实际情况，制定和完善教学档案管理相关的规章制度，细化教学档案管理人员的相关责任。在此方面应该由分管的校长进行负责，通过相关的专业人员制定出合理、有效的规范管理机制。另一方面，必须要创建适应各个教学档案管理的规章制度。一些医学院起步较晚，缺少足够的教学档案管理经验，在制度构建方面容易忽略，多数档案可能没有及时进行归档和收集，而且很少进行系统的分类，很难真正满足教学管理的需要。因此，院校必须要注重经验的总结，不断完善学校医学教学档案管理的工作规范，建立适应各系教学档案的规章制度，创建具体教学档案管理工作职责，将责任落实到每个人身上，确保档案管理工作稳定、有序地进行。（二）提高教学档案质量。真正要提高教学档案质量，就必须重视教学文件材料的选取和管理工作。一方面要保证教学材料在内容必须具有真实性，也就是说其档案的内容必须真实的来自于教师教学工作的开展，是教学工作的真实记录。这就需要教师做好教学内容的归纳总结，并对教学内容进行及时记录，让开展的教学工作以文字性或者电子文档的形式予以落实和保存。另一方面，各类教学文件必须具有相关的规范和标准，也就是所保存的档案必须依照相应的规范而进行，通过具体、统一的要求保证其教学档案的质量可靠性。在载体的选择上，格式和书写上以及整理、立卷上都必须达到规范标准化。此外，每一种教学文件材料必须要归档完整，所保存的档案应当贯穿教材、教案、教师讲义、教师授课情况以及学生反馈等各个方面，只有保证档案的全面性、完整性，所进行的档案管理才具有意义。（三）加快教学档案信息化进程。在教学档案信息化的整个过程中，可以充分地利用计算机信息技术管理方法进行档案管理工作，这样能够提升档案工作的管理水平，使得档案工作效率得以提升，同时也是档案事业未来发展上的必然趋势。一方面，在纸质载体的各种教学档案上，必须实施案卷级、文件级的计算机录入的保存和检索，努力实现全文数字化，创建出比较完善的教学档案信息数据库，最终达到向数字化储存利用的发展目标。另外一方面，必须注重电子载体类教学档案进行归档工作，对于学校的多数教学档案必须实行纸质与电子档案两方面共同存储的信息管理，把教学管理系统和档案管理系统相互结合实行教学档案的双向信息输送，努力实现文档管理的一体化。此外，在教学档案管理的阅读上完成全面的计算机检索机制，使得教学档案信息真正的公开化，利用现今发达的网络完成教学档案资源上的共享以及教学档案信息内容的远程终端服务。（四）做好档案服务工作。将建立的教学档案真正有效的利用起来，更好地开展教学服务工作，这才是档案存在最大价值的体现和最终的目的。在这个过程中必须满足使用者对需要查阅的教学档案信息的需求，这样才能提升教学档案的使用率，促使档案价值的实现。在实际的情况下，为了提高教学档案的利用率，相关的档案管理工作人员必须要考虑到本校的具体实际情况，对各类的检索工具进行及时的编制，这里特别要注重的是对教学档案的内容上进行充分的分析和研究，教学中重大事件，现有在校学生的统计等，在这方面档案的编写上，可以根据实际的情况由档案部门自行编制或者与学校其他部门联合编制。
二、创新学校档案管理是提升现代学校档案管理水平的必然选择
二、善于学习新知识，增强创新意识
信息时代,学校档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系,新问题、新情况不断出现。因此,每一个档案管理人员都要善于学习新知识,不断提高自己的科学文化和专业理论水平;不管学历高低、资历长短,都应不断地“充电”,努力增长新知识、新技能,不断提高自身的综合素质。同时，档案人员还应积极主动地争取学校领导的重视和支持，获得多途径、多形式的培训教育,在干中学，在学中干，不断更新自己的知识结构。另外，新时期学校档案工作所呈现的新特点，需要档案工作者掌握新的思维模式和管理模式。档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果,又要敢于创新思维模式和管理模式,以新思维对待新事物,以新对策对待新问题,才能不断推进学校档案管理工作的不断向前发展。
二、提高档案管理科学化水平的具体方法选择
想要科学、规范化管理档案工作，开展档案管理事业，就需要结合档案管理工作自身特点和发展要求，结合信息化等一系列发展背景，从而选择有利于开展档案管理工作的方法和策略。
（一）丰富档案管理工作理念，完善档案管理工作机制
档案管理科学化的重要体现就是管理工作机制完善，科学、规范的档案管理离不开完善的档案管理机制。因此，这就需要我们改变传统的档案管理工作方式，强化现阶段所实施的档案管理责任制度，优化档案管理运行机制。同时有效结合具体发展需求，强化责任意识，结合管理内容，建立适合我国档案管理工作顺利发展和监督完善的机制，通过科学管理档案工作理念的不断丰富和深化，从而逐步提升档案管理工作的质量与效率。
（二）加快档案管理工作的信息化建设进程，信息化推动科学化
结合信息化发展要求，推动档案管理工作的信息化建设，这不仅是现阶段社会发展的客观要求，还是档案管理工作自身管理结构不断优化升级，也是实现档案管理现代化建设的必经之路。通过建立现代化信息管理技术，最终能够促进档案管理工作朝着科学化、规范化、体系化方向发展。
（三）加强档案日常管理工作，充分发挥利用档案潜在价值
想要有效开展档案管理工作，就要定期针对档案管理工作进行检查，发现问题，及时解决问题，在检查档案时，重点确保档案管理的完整性与规范性，要针对档案管理要求，建立相应标准，针对存在的共性问题，一并解决。要持续有效规范完成档案管理工作，重视档案管理潜在价值，充分发掘、利用档案管理潜在的固有价值。
（四）完善档案管理队伍建设，有效提升档案管理人才体系建设
在新的发展形势下，档案管理工作作用更加重要，而信息化发展水平和速度不断加快，就需要我们不断完善档案管理人才队伍建设，结合利用一系列现代化科技手段和档案管理技术，结合新的社会发展形势和要求，完善档案管理队伍建设，形成固定有效的档案管理人才体系建设。
学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此，档案人员要有埋头苦干、默默奉献的精神，同时应当多一些敏捷和睿智，多一些果断，从基本上转变观念，要主动自己联系市场，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。
档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。服务于现实是档案的一个重要功能，切实抓好档案管理工作可以为领导决策提供借鉴，为学校工作提供保障。
档案管理也是学校管理的重要组成部分，加强学校管理可以有效地促进学校工作。档案工作要发挥其对日常教学工作的检验监督作用。
学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案，但主要是文书档案和教学档案两大类。
2.单位人事档案管理制度存在缺陷当前我国单位人事档案管理制度方面存在的问题包括几个方面。第一，企业的各个部门与档案部门之间的联系不够，加上企业内部对于档案部门的管理制度制定的不是特别完善，没有一套相对明确的管理制度，不能对工作人员进行有效的分工，这些都对单位人事档案管理水平产生了影响，比如人力资源管理部门与其他部门之间的联系不够，因此不能及时掌握其他部门在发展过程中的人力资源需求，也不能及时招聘更多的人员进行人员队伍的补充。第二，很多单位没有完整的内部控制制度，因此导致单位的人事资源的管理工作中在制度方面还存在一定的问题。第三，单位人事档案管理过程中各种信息不够完善，使得单位人事档案管理过程中会出现相应的漏洞，最终导致单位人事档案管理效率不高，甚至会出现档案泄露的问题，使得单位的发展遭受影响。
3.单位人事档案管理的责任体系不够健全人事档案管理责任体系不健全是影响单位人事档案管理工作质量的重要原因，责任体系的建立，是保证单位人事档案管理工作能够顺利推进的关键举措，由于责任体系不健全，一旦出现问题时不能及时找到相应责任人，最终导致单位人事档案管理过程中出现的问题无法解决，严重时还会导致单位的综合管理系统和单位人事档案管理系统出现瘫痪，最终导致单位的财务管理工作出现严重滞后现象，对单位今后的发展带来影响。
二、以科学发展观促进单位人事档案管理改革
1.在日常工作中不断提高档案工作人员的综合能力素养人事档案管理人员的综合能力水平的高低是影响人事档案管理工作效率的重要原因，工作人员不但是单位人事档案管理的参与人员，同样也是单位人事档案管理的监督人员，在单位发展中需要一支合格的档案人员队伍，单位人事档案管理人员需要掌握专业的单位人事档案管理知识和相应的管理制度，能够具有忠实的职业道德。在实际工作中应该将单位人事档案管理纳入到单位管理的机制中，突出单位人事档案管理的重要地位。作为单位的管理人员，要经常组织开展档案人员专业化方面知识的培训，学习新型档案信息化管理模式，把学到的知识和理念结合单位的实际进行灵活应用。同时，工作人员要加强自身业务素质的学习，不仅要具备各种单位人事档案管理知识，职业道德，还应该要具备法律意识，在复杂的业务中保持操作的谨慎性和规范性。
2.加强单位人事档案管理部门与单位其他部门之间的联系加强单位人事档案管理部门与单位其他部门之间的联系，不断完善和健全单位的档案制度，对传统的管理理念进行改革，是单位人事档案管理水平不断提升的关键。从单位的管理者到单位人事档案管理的具体工作人员，都应该具备新的管理理念，在单位内部营造一种规范的、科学的管理氛围，为单位增加市场竞争力提供一定的保障和支持。比如，在公主岭市住房和城乡建设局的发展过程中，应该要加强单位的人事档案管理部门与项目建设部门、质监部门等方面的联系，不断充实并且调动各个部门的人力资源。
3.创新单位人事档案管理责任体系首先，要明确领导责任。单位领导者需要对单位的人事档案管理工作进行负责，对单位的档案部门、档案人员以及其他相关人员实施管理行为的监督，保证单位内部单位人事档案管理工作的顺利开展，保证单位的各种人力资源资料的真实性。其次，要明确单位人事档案管理人员的责任，使得工作人员能够本着责任心对单位发展过程中相关的各种人力资源数据进行搜集整理，并且利用现代化技术进行资料的管理。第三，加强责任体系的创新。在单位人事档案管理过程中加强单位人事档案管理责任体系进行创新，需要对单位人事档案管理结构设置进行分析，引入正确的体系设置方法、整改体制、对中间环节进行精简等，将单位人事档案管理的责任落到具体的人身上，保证单位人事档案管理工作的顺畅，一旦出现档案问题时能够及时找到责任人，对相应的问题进行处理。单位人事档案管理的责任体系不够严谨是当前单位人事档案管理工作中存在的一个重要的问题，遇到各种问题时不能将具体的责任落到实处，不利于单位人事档案管理过程中各种问题的解决。在单位人事档案管理体制过程中，还需要对具体的责任进行确定，一旦遇到档案泄露、管理不规范等问题，可以及时找到相应的责任人，对具体的问题进行处理。
1．彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念。科学发展观的本质是实现经济社会全面协调可持续发展，惠及民生，其核心是“以人为本”。这是我们党在十六届三中全会上明确提出来，并在党的十上被确定为全党的指导思想。国家档案局依据所学发展观，在十六届三中全会后，提出了“人的档案最重要，最有价值”的新理念。在高校中，占主体地位的是学生，而不是领导，更不是校长，是学校主体中的重中之重，因此学生档案最重要，最有价值。增设“学生类”档案是对过去传统的档案管理观念的彻底否定，它有利于学生对其个人档案的查询和利用，突出体现了“以人为本”的价值理念。众所周知，在相当长的一个历史时期内，我国的人事档案是处在一种极度封闭的状态，过分强调保密，公民个人根本无权查看自己的档案，在高校中，学生也无权查看自己的档案，对于自己档案中的内容处于一无所知的状态，一些学生档案中的不实之词致学生在走向社会后，得不到公正对待而贻误发展前途，以致影响一生的情况多有发生，而本人并不知晓其原因。《办法》明确提出并列举了学生档案包括的一些基本内容，并强调学生本人是档案形成的主体。对自己的档案享有知情权。符合现代社会人事档案必须阳光化的趋势，从这个意义上来讲，也彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念，体现了科学发展观的本质特征。
2.有利于高校学生档案管理体制的规范。《办法》实施五年来，纵观各高校学生档案管理的现状，用一句话概括，仍呈比较混乱的状态。从表面上看，有的高校学生档案由各院（系）管理，有的是研究生档案由研究生院管理，本科生档案由学生处管理，有的由学校档案部门管理。这种不统一性必然使学生档案管理混乱，但这只是一种表象，而本质问题则是由于管理体制不规范而造成的。因此，《办法》在分析了高校档案管理混乱原因的基础上，明确提出了高校学生档案归档案馆管理，这是既体理了学生档案的本质特征又符合档案工作规律的。实行高校档案馆管理的体制有诸多优势，但主要有两个方面，一是人才优势。学生档案有其自身的特点，不仅需要专人管理，更需要有具备档案专业知识的人去管理。而学校各院（系）、学生处的工作人员，一般都是兼职做档案工作，平时事务性工作就比较多，很难有专门的时间和精力来管理学生档案，突击整理学生档案是家常便饭，由于他们一段都不具备档案专业知识，因此常常感到力不从心，从近年来社会用人单位对学生档案利用反馈中提出的诸多问题中可以看到这种管理形式带来的各种负面后果，从这个角度上来讲，只有高校档案馆的专门档案人员才能真正胜任学生档案管理工作。二是保管优势。档案馆以外的部门管理学生档案，一般将档案存放于普通的办公用房中，档案丢失、损毁时有发生，而高校档案馆有专门的库房和保管设施，能够从根本上保证学生档案的完整与安全。此外，各部门管理学生档案的做法，导致各部门之间责任互相推诿，造成学生档案质量差、可信度低，降低了学生档案的利用质量，不利于学生本人和社会各方面的查阅和利用。
3.有利于实现高校档案馆藏资源的集中统一管理。集中统一地管理党和国家的全部档案是我国档案工作最重要、最根本的基本原则。高校档案是国家档案，而高校学生档案是高校档案的重要组成部分，因此，也是国家档案，必须由档案部门实行集中统一管理。近年来，随着我国高等教育的发展办学规模不断扩大，学生数量急剧增加，各高校逐步建立了档案馆或档案信息中心，其目的就是实现对高校全部档案信息资源的集中统一管理，维护高校档案的完整与完全。《办法》在文件材料的归档范围中，对学生类档案的范围做出了明确规定。主要包括高等教育学校培养的学历教育，学生的高中档案入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这些材料既包括了学生个人档案中的大部分内容，也包括了教学档案归档范围中的部分内容、即学生的“入学登记表、学籍档案、奖惩记录”等是比较完整的学生档案材料。校档案馆或档案信息中心以此为标准，可对学生档案形成院、系、班级进行指导，及时归档，保证学生档案信息的完整，并与学校其他档案信息共同构筑馆藏档案信息资源体系，实现高校档案馆藏资源的集中统一。
二、高校学生档案管理规范化的途径
高校学生档案要真正做到“档如其人”，真实准确地反映出大学生本人在校期间的成长历程，其根本途径就是实现高校学生档案管理规范化。
1.建立并不断完善高校学生档案规范化的制度体系。《办法》对“学生类”档案的一些主要和基本的内容做了规定，这是十分必要的，有指导意义，但是，通过什么样的方式和途径去收集和保管，各高校的做法不尽相同。因此，非常有必要在制度层面上做文章，国家有关部门应制定具有较强针对性和较强操作性的高校学生档案管理办法、实施细则和体系，提出明确的任务目标和全面的归档范围，对产生学生档案的各个环节的工作进行细化和提出基本规范要求，从而确保学生档案的连续性、完整性和安全性。虽然我国高校的规模、所有制千差万别，但各高校应根据本校实际，明确由档案部门牵头，与各院系协同单位协作建立相应的档案工作制度去明确各自的职责。建立一个相对集中统一管理学生档案的不同模式。并建立考核评价制度，定期开展系统考核，强化过程管理和监督。
2.充实档案内容，提高档案质量。《办法》颁布以来，许多高校在学生档案的内容上，除保证基本的《办法》所列举的内容外，结合自身的教育教学和人才培养的实际情况，沿着学生自身成长的轨迹，根据社会对人才的需求，进行丰富档案内容的各种有益尝试，体现高校素质教育的成果和学生自我发展的过程，从而实现“档如其人”的目标，这样形成的学生档案能够涵盖其全貌，为用人单位全面了解毕业生提供了准确真实全面的信息，同时也为学生本人在日后的成长发展提供了鉴借依据。各高校现阶段对学生档案的不断充实基本集中在以下几个方面：一是行为表现情况，反映学生思想道德素质；二是身体健康情况，反映学生是否有一个健康的体魄。三是学生的心理素质，反映学生的心理状态，个性倾向和职业倾向。四是技能水平记录情况，记录学生参加各种技能水平的鉴定，能力水平考试等。五是社会实践活动情况及效果，记录学生在校任职情况及评价，参加大型活动，科技活动效果等，反映学生社会活动及社交情况。六是信用情况，个人信用是人们关注的重要品德，是现代社会关心的基本要素。经过不断充实，使学生档案更具个性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的档案现状。为了保证充实工作，高校应建立学生档案信息动态跟踪机制，及时收录学生各种全面信息数据，动态地记录大学生的成长历程，丰富学生档案信息资源。
3.运用现代科技推进学生档案管理信息化。当前，我国已进入信息化时代，高校招生、就业都已基本实现信息化和网络管理，学生档案在载体上已形成纸质档案和电子档案并存。高校应充分利用电子技术和网络优势，整合各方面信息资源，开发运用学生档案管理系统和电子档案库，依托互联网建设学生档案管理与服务网站，为学生和社会提供各种学生档案咨询、查询等服务，从而大大提高工作效率和优势。
1实现电子学籍档案的核对功能
学生在入学之后都会给新生进行学籍注册。以前，学生的学籍信息都是经过人工手写的，信息在誊录的过程中容易出现错误。实现电子学籍档案的核对功能是学校信息化管理的一种途径。现在，学生在校园网上登录自己的学号信息进行查看，便可核对自己的学籍注册信息。这样可以保证每个学生注册信息的正确，能够保障学生的权益，减少老师的校对工作量。实现电子学籍档案的核对功能，是未来几年学校的学籍档案管理需要加强的工作。学生入学时注册的信息数据不是一成不变的。随着家庭、户籍、父母单位的变动、电话的更改等多方面的变动，学生的学籍信息也应该做到及时地调整更改。为了能够及时掌握学校学生信息的变动情况，学校的学籍管理应该实行期报制度:即各学校学籍管理部门要将前一阶段学生变动情况生成数据库信息，每学年的第一学期和第二学期的开学前，将学生的学籍信息重新核对检查，并将新的注册信息报送到教育局相关的部门，进行必要的数据更新和维护。不但方便了学生信息的查询，也方便了学校对学生信息的及时了解。
2学校要建立健全信息化管理制度
学校的管理需做到依法管理，才能有序地实现学籍信息的准确性和真实性。在某些管理制度不健全的学校，会出现冒名顶替他人学籍信息的状况，这会对被顶替的学生产生不公正的影响，甚至影响到他人今后的升学问题。在学生学籍档案的信息化管理中，学校应该坚持依法管理，规范管理。可制定相关的制度来“有法可依”，有些学校已经制定了《信息采集录入制度》《学生信息查询制度》《协调与保障制度》等。学校应该让专门的人来负责学籍管理的相关工作，建立健全学生学籍电子档案的相关制度，对学生的学籍档案应该妥善保存甚至备份，不得擅自填写、更改和公开学生的个人学籍信息。学校也不能随意调整学籍管理人员。如果由于特殊情况确实需要调整工作人员，也应该上报教育局的相关部门。学籍管理要制定相关的制度，并且要严格依法实施。这是对学校的要求，也是对学生和家长的要求。在学生办理转学、复学、升学等手续时，家长应该按照学校的正常程序办理学籍档案的转移。学校建立健全的信息化管理制度能够保证学生学籍信息的安全性;能够推进学校学籍管理工作的高效运转;能够减少或避免学生学籍信息的遗漏等。
3设置专门的档案信息管理人员
电子学籍档案的信息化管理是一项实践性极强的工作。每个同学的档案都需要进行信息化管理，这是一项复杂的工程。所以，需要多人才可以完成。学校通过设置专门的学籍档案信息管理人员，分工明确，各司其职，共同完成相关的档案管理工作。学籍档案的信息管理人员要经过培训，熟悉计算机电子技术，保证高效率地完成工作任务。要根据任务分配将学籍档案的信息管理分配到相关岗位，具体的岗位负责不同的具体事务。针对学生的就学状况，学籍管理人员应及时地做好审核、转档、交接等相关工作。现阶段，中学生的学习往往随着家庭的变动而变动。父母的工作一旦变动，学生就可能会出现转学的状况。关于学生的学籍档案问题，在学生开学的时候，学校的相关人员应该给学生作相关的介绍。而在很多学校，这种学籍知识应该让学生有所了解，以免在转学、休学、复学的情况下不知所以。专门的学籍档案信息管理人员在工作时应该做到以下几点:信息的管理人员要有责任心，学籍的录入、整理和归档是一项复杂的工作，管理人员应该认真、仔细、切不可马虎;信息管理人员在经过相关的培训之后，能熟练操作计算机，保证工作的质量;信息管理人员要对所有学生的学籍档案进行分类，按照年级和学号进行标注，以便于查阅，必要时要备份信息;信息管理人员要对学校的学籍信息管理系统进行经常的维护。
4结语
教育是国家大计，是关乎国家人才培养的最关键手段。学校的教学管理和信息化管理必须得到重视。学生的学籍管理制度在目前的中学中还并不是十分健全，针对信息化管理这一块，学校和教育的相关部门还有很多工作要做。
作者:甘露 单位:重庆市酉阳第二中学校
1.1学生信息档案数量巨大
学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。
1.2档案及文献的重要程度高
规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文献资料使用频繁易破损
学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。
1.4档案与文献查阅不便
由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。
2档案与文献信息化管理系统概述
国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：
2.1档案及档案信息数字化
将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。
2.2档案文献管理的自动化
主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。
3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策
3.1管理制度落后
当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。
3.2管理人员计算机技术水平较低
利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。
0引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
1转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.
[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.
