时间：2023-03-08 15:36:16
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（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（六）建议档案主管部门参与全区各类重大活动
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就兰山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。
事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归
档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
二、数字化声像摄录设备介绍
新型数字化声像摄录设备具有携带方便、便于操作、画质优越等特点，如现在较为广泛使用的ARRIALEXA、REDSCARLET、CanonC300系列，CanonEOS5DMARK系列，尼康D800系列等，目前已在政治、军事、经济、科学、技术、文化等领域普遍应用，成为声像档案管理中重要的摄录设备。“工欲善其事，必先利其器”。随着数字化摄录设备的广泛应用，声像档案工作在短短的几年间发生了翻天覆地的变化。数字化摄录设备在档案工作中的应用，使声像档案的保管利用有了更加广泛的发展前景，也使数字声像档案成为重要的档案门类。需求的驱动促进了技术设备逐步更新和普及，笔者在多年的声像档案工作实践中发现，近5年来随着声像设备的更新换代，声像档案的价值发挥已达到全新的高度。为做好数字声像档案管理工作，需要对其拍摄流程和载体形式有更加清晰的了解认识，正所谓“知己知彼，百战不殆”，以更好地掌握声像档案的前期形成特点，为进一步做好声像档案的长久保存、开发利用工作打下基础。
首先，数字化声像摄录设备继承了传统声像摄录设备的优点，弥补传统声像档案在采集成本、保存介质等方面的不足。如传统摄录设备的胶卷宽度为35mm，感光面积为36X24mm，相较于早期的数字设备，传统声像设备在画面质量、色彩上具有明显的优势；而随着数字化摄录设备的发展，如文章前面提到全画幅CanonEOS5DMARK系列、NikonD800系列等设备，均能达到甚至超过传统声像摄录设备的参数要求。新型数字化摄录设备具备2000万以上的像素，其高清的画质可以高品质地记录下事件发生中的细节。此外，传统拍摄设备的体积大、质量重，往往需要3人以上协同进行工作，而现阶段的数字化摄录设备大多都具有体积小、质量轻的特点，在使用过程中感觉更加轻便，操作也更加人性化。其次，利用数字化声像摄录设备采集的声像档案文件格式转换更加灵活方便。虽然数字化摄录设备形成的如MOV、R3D等文件的存储方式较为少见，但通过计算机和摄录设备自带的软件插件等，能够灵活地进行各种格式的文件输入输出。通过制定统一的声像档案制式和规格标准，能够统一规范来自不同设备的数字声像档案格式，便于对其进行收集、保管和利用。如在全高清数字化编辑和利用平台上，完全可以实现备份1份、开架利用1份、长久保存1份的专业要求，有效保障了声像档案的价值体现。
三、数字化声像摄录设备应用对档案工作的影响
通过对新型数字化声像摄录设备的介绍可见，利用数字化摄录设备采集的数字声像档案，具有生成成本低、格式可转换、便于保管利用等特点，在声像档案管理中具有广泛的应用价值。同时，数字化摄录设备的应用给声像档案管理工作带来了良好的促进作用。
1．促进了档案价值的显现
数字化声像档案真实而清晰地记录了事物发展的特定场景，其清晰、生动的声音和画面，使档案的价值更加显现。尤其是在档案资源的开发利用中，声像档案以声音、画面同步的展示方式生动地再现了历史事实，给人以真实可信的听觉、视觉感受，使人如同身临其境，这是其它门类档案所不具有的利用效果。
2．促进了档案意识的提高
随着数字声像档案利用价值的显现，人们对档案工作的认识逐步由“为保存而保存”逐步向保存档案以开发利用为目的观念转变。过去的声像档案管理大多只是为了保存而拍摄，很少有人关注其利用价值；而现阶段的声像档案管理工作，更多地是基于对声像档案利用价值的需求。因此，声像档案工作得到了管理部门、业务各部门的重视。人们档案意识的提高，也为声像档案工作的开展赢得了良好的氛围。同时，声像档案管理在做好项目档案、文书档案等门类的档案管理中也具有重要作用，如《国家重大建设项目文书归档要求与档案整理规范》（DA/T28）中，明确提出了声像档案的收集和归档工作。
3．促进了档案管理现代化
DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078
声像档案能够将鲜活的现实场景原貌地保存下来,传诸后世,再现于后人的视、听觉的感官。因此,较之其他载体材料的档案就显示出自己的优势。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见,
1 声像档案在档案中的特殊价值的和特点
声像档案是随着科学技术的进步而产生的一种信息记录。它是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料,它具有客观性、形象性和科学技术性的特点,能生动形象地再现设计单位工程设计方面的工作及成果,客观反映和记录设计工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样,具有现实的查证作用,对研究历史具有参考使用价值。声像档案的作用和价值虽然众所周知,有目共睹。但在现实档案管理中声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理难度大、开发利用少等问题,直接影响了档案的完整性。
2 声像档案管理现状存在的问题
2.1 档案意识不强,声像档案难以及时完整归档
声像档案管理工作起步较晚,认识与经验不足,缺乏科学化、规范化管理,一些立档的建筑单位处于无章可循的自由处理状态。有些单位或个人意识薄弱,缺乏全局观念,仅考虑个人或本部门的工作便利,致使部分声像档案资料长期留存在个人或科室内部保存,没有及时向档案室移交,随着人员变动和机构调整,造成声像档案流失,严重影响设计单位声像档案的长期保存。问题主要体现在以下几方面:
(1)拍摄内容不完整。导致拍摄内容不完整的主要原因有:一是对拍摄建筑的特性把握不准确,不清楚什么角度、多大规模设施的需要拍摄;二是拍摄人员技术水平不高或责任心不强;三是受经费限制,摄影摄响设备未能及时更新,无法拍出好的建筑形象,直接影响工作的开展。
(2)拍摄部门没有及时整理。目前一些单位从工程项目开工到竣工验收、拍摄形成了大量的声像资料,小的工程项目则有几十张照片,大的工程项目则有几百张照片、几十盒录像带,然而拍摄部门往往不分时间前后,没有任何地点、拍摄人等备注说明,仅注上工程名称就将几年积累下来的声像资料移交档案部门,给档案部门的整理工作带来了较大的难度。档案人员因不了解这些资料的重要程度,难以进行筛选,无法进行整理、登记、分类、编目。还有一部分工程声像资料由于保管上的疏失,已经造成了较大的破坏和损失,在二次利用上留下的后遗症,有的甚至无法再加以利用。
(3)收集渠道不畅通。由于一部分的拍摄工作由专业部门完成,另一部分由设计者或施工单位人员完成,因而档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不容易掌握,加上从活动筹备至结束没有相应的控制措施,致使这些声像档案的收集工作处于被动状态,这些声像档案即便移交档案部门,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理难度大,保管条件差,声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。像我单位只是将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣!
造成原因主要体现在保管的分散性和管理的不科学性。一是有的建筑单位在声像档案资料的形成和管理上各行其是,声像档案散存在各个科室,不能统一集中管理;二是一些建筑单位形成的声像档案不能及时归档,时间长久了,这些声像档案的原始信息模糊,造成整体上的不规范,也给日后查找带来麻烦。
2.3 重大活动声像档案失控,流失严重
众所周知,每次单位组织重大活动,或设计项目完工申报优秀设计时,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个设计所同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。
3 加强声像档案管理工作的措施
3.1 加强宣传、提高意识
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取主管部门的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本单位中心工作,发挥档案自身的宣传教育作用。
3.2 加强管理,制定办法,狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。档案室将与有关部门配合出台《声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。
3.3 加强监督,分类指导,注重业务培训
针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。
对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
1．2资料保管难许多单位中制度混乱，声像档案形成部门需要查阅以前的声像资料，为了查阅方便，他们宁愿将部分档案长期放在自己单位甚至承办人手中保管，往往不愿意将已经形成的城市声像资料交到专门的城建档案管理部门进行统一管理、研究。但是因缺乏档案管理专业人员及专门的场所，档案极易发生丢失、损坏问题。这样保管，一方面增加了档案的分散性，不利于统一管理;另一方面没有专业的人员管理，档案管理工作缺乏应有的科学性，不便于发挥其最大的价值。此外，一些档案形成部门由于经费不足，相应的恒温、恒湿且防磁的保存环境缺乏，久而久之部分档案也将出现不同程度的损坏。况且在档案形成部门经常将会有无法及时归档处理的图片，图片上的文字会逐渐变得模糊，由此便不能及时理清其中的来龙去脉。
2规范城建声像档案管理工作的有效策略
2．1健全相关管理制度相关管理制度的建设应全面予以展开，不但要严格的要求相关工作单位，对于普通的民众也应使其意识到城建声像档案管理工作的重要性。首先，宣传上要强势，提高大家对城建声像档案收集管理工作的认识。可以通过电视、广播、报纸等途径，大力向市民宣传城建声像档案管理工作的重要意义，保证大多数城市居民都能受到城建声像档案管理的常识性教育。其次，手段上要严格，使收集完整规范的城建声像档案成为做好工程建设管理工作的必备条件。要进一步强化城建声像档案管理工作有关法律法规的实施，通过一定的手段予以落实、实现保障。针对档案建立过程中出现的声像资料收集困难这一现象，必须通过严格的制度加以约束，明确城建声像档案不规范、不齐全的不能给予竣工验收，不能给予结算工程款，从而保障档案管理部门能够将实际收集到的各部门信息归档，避免造成信息的丢失，减少档案制作所需要的时间。再次，制度上要规范，以管理的规范确保城建声像档案资料的规范。对于档案形成部门与档案管理部门造成的档案声像资料保存分散的问题，相关监督部门必须严格监督，各个单位要建立起统一的、安全有效的管理制度，逐渐改善城建声像档案的保存环境。在各单位逐渐形成完善的信息采集、拍摄、信息收集和整理归档的完整流程。在进行城建声像档案管理工作的管理制度的过程中，也必须采取相应的奖惩措施才能保证各项制度的顺利实施。
2．2改善城建声像档案的保存环境由于城建声像档案中包括图片、图形、声像等资料，所以，对于保存环境的要求也是比较严格的。城建声像档案保存的地方，应当能满足一定的要求。对于档案中的声像资料必须要在声像柜中单独保存，同时应当注意远离光线以及磁场等物质。改善城建声像档案的保存环境，能够延长声像档案的使用寿命，在实现城建声像档案集中管理的过程中也是非常关键的一步。
2．3提高组织工作人员的专业素质要想使城建声像档案为以后城市的发展做出贡献，前提是有高质量的声像档案。要想收集出高质量的城建声像档案成果，首先要有具备高素质的工作人员。因此，应培养出一批高素质的技术人员，在城市建设声像拍摄的过程中抓住重点拍摄。同时为技术人员提供良好的工作环境，鼓励其进行钻研，使得一批高素质、高水平的工作人员脱颖而出。其次，为技术人员配备精良的设备，增强技术人员的工作热情，培养出其责任心与使命感，为城建声像档案制作做出贡献。再者还应当培养一批高素质的管理人员，既能对城建声像档案实施科学有效的管理，同时又掌握着先进的现代化技术。第四，要强化好各部门之间的合作意识。对于城建声像档案的管理工作应该是一个完整的流程，在这个过程中的任何一个环节都是至关重要的，只有各部门加强联系与合作，才能使得城建声像档案管理工作更加顺利的进行，为城市的进一步发展提供最为真实的参考。
二、声像档案的收集范围：
1、人物类照片、录音。
①、历届领导班子（正副局长、党组成员）、省以上英雄、模范和系统先进人物；
②、本局系统因公牺牲的人员；
③、本局机关内设科室及各派出机构（分局），各时期全体人员集体照和工作照片。
2、会议类照片、录音、录像带。
①、本局召开的各种会议；
②、各级工商局、各级党委、政府部门在我局召开的会议。
3、文艺、体育、活动类照片、录音、录像带。
①、本局及系统大型文艺汇演；
②、本局及系统体育运动会；
③、法规常识、专业知识竞赛；
④、局领导在电台、电视台上的讲话、答记者问、新闻会等声像材料；
⑤、党政领导和国家、省、市工商局领导来本局进行视察工作时的讲话、题词的照片、录音、录像带；
⑥、本局机关及所属部门重要工程奠基、交接、剪彩仪式的照片。
4、各种实物类照片。
①、党政机关和市以上工商部门授予本单位或个人的奖状、奖旗、证书、匾额、题词等缩微照片与录像和实物；
②、本局颁发的奖状、奖旗、证书、匾额、条幅、题词、纪念章证等缩微照片与录像和实物。
③、本局所属单位的牌匾、门庭面貌照片、录像。
三、声像档案的归档要求
1、归档的声像材料必须是原版、原件（照片档案包括照片和底片）；
2、归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片完好、主办摄录人员编写必要的文字说明；
3、声像材料形成后，承办人应按规定进行整理、按规定分类、编目，向档案室移交归档；
4、声像档案均按要求填写卷内目录、备考表和总目录。
导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。
2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。
另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
声像档案是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个机关或单位档案的重要组成部分。随着社会的发展和办公条件的改善,在机关、企业单位的各项活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,笔者现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见,与同行商榷。
一、声像档案管理存在的问题
一些机关和企事业单位,对声像档案的管理普遍存在着以下三个方面的问题:一是声像设备和人员的问题。有的单位把声像设备当着一种摆设品,有的单位把声像设备存放在各科室,有的纯粹是给个人保管,没有让它发挥应有的作用。而另一方面则是有的单位没有使用声像设备的人员,或设备使用人员不明确,或使用设备人员频繁调动,致使声像设备不能充分发挥作用,最终造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。二是部分设备使用人员对声像档案的认识不足。摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。在调查中我发现,在多数摄录人员中都不同程度的存在着两种思想认识上的误区,一种是有的人根本就不知道什么是声像档案。他们认为只有上级文件、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,只要拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存。另一种是有的人认为谁的照片就归谁,送往报社、电台用完就算完了,怎么处理这些声像档案属于个人行为。这些人缺乏全局观念,档案意识不强,只考虑个人或本部门工作方便,致使部分声像档案长期在个人手中或科室内部保存,不移交档案室或档案馆统一保存。特别是因为人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全,不完整和有效利用。三是声像档案管理混乱。声像档案混乱又主要表现在以下几方面。1、管理制度不健全。有的单位声像档案没有实行集中统一管理,且缺乏必要的管理制度。有的单位虽有管理制度,但落实不够好,缺乏有效的保障措施。2、档案意识淡薄,声像档案难以及时、完整归档。声像档案不但具有较强的时效性,而且归档要求具有特殊性。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆其齐全和准确,且多数照片、底片早已分家或已无底片,数码照相通过相馆洗印也是早已删除或存储遗忘,文字说明更是难以说清楚。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的价值。又从录音、录像带的归档情况来看,更是令人担忧。相当一部分单位和部门、个人手里保存着一定数量的珍贵声像档案,没有及时记录成光盘,也不愿意将声像档案交出来实行集中统一保管,好像是自己的作品。究其原因,主要是档案意识不强。3、保管条件差,声像档案寿命难以保障。由于声像档案载体所决定,因此保管条件比纸质档案要求更高。据笔者了解,市、县机关、企事业单位不但没有设置专门的声像档案室,就连专用声像档案柜,防磁柜都没有。一般都是将声像档案存放在其他档案柜内与其他档案混存,达不到控湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带、光盘受损。这种保管声像档案的条件,将会造成不可弥补的损失。
二、声像档案管理现状的对策
声像档案在发展过程中，产生了多种类型，常见的有磁带、唱片、录像带，以及照片等。数字化技术极大地促进了新型数字化档案的发展，这种档案管理不需要胶片、磁带作为载体，从而打破了载体、档案类型的局限，相比传统的声像管理模式，具有很大的优势作用，发展前景更加广阔。本文以数字化技术在声像管理中的应用为立足点，提出具体的办法与措施，希望在声像档案管理的发展中起到参考作用。
一、传统声像档案管理存在的问题
声像档案的类别比较多，因此在管理的过程中首先要进行分类，然后根据不同的载体，采取不同的办法。比如：影像档案在管理过程中，包括采集文字与动画，工作量非常大，而且需要在防磁柜中保存。照片档案在管理中，只要采集底片、简单的文字、照片就可以完成，工作量少，只要做好防潮、防火工作就可以。由于档案的载体不同，因此传统的声像档案管理方式还存在着一定的问题。
（一）需要大量的人力资源
声像档案的种类比较多，而且在管理、保存过程中需要完成八道工序。其中，每一道工序的内容都很烦琐，而且需要重复作业，对劳动力的需要量非常大。一旦投入的劳动力增加之后，就需要支付大量的工资。除此之外，这些不同的载体在材质上有很大的差异性，从而加强了对复合型人才的需要。从上面论述可以看出，完成对声像档案的管理不仅要花费大量的人力资源，而且工作时间久，导致成本过高。
（二）资金投入大
声像档案区别于传统的文书档案，同时由于载体的不同，所以具有一定的特殊性。另外，声像档案在储存空间上存在一定的差异性，为了提高管理的质量与效率，需要购置专门的储存设备。尤其是一些媒体单位，对声像档案的管理要求更高，通常为了储存重要的档案、资料，需要购买更专业的保管设备，以及保管场所，来满足档案管理的需要。在这种情况下，就会加大投资成本，阻碍声像档案管理的发展，而且还会给企业的建设产生一定的影响。
（三）限制了声像档案管理理论发展
声像档案管理在介质、储存上存在一定的差异性，而且工作量大，程序复杂，导致很多单位对声像档案管理并不重视。主要表现为：管理理念陈旧、管理方式简单，管理水平依然停留在原始的水平。另外，基于传统声像档案管理模式，没有一整套标准的规范，而且管理办法比较多，不利于声像档案管理的理论发展，并最终制约了声像档案管理发展的速度。
二、数字化技术对声像档案管理产生的影响
传统的声像档案管理工作量大，人力财力成本高，工序烦琐，管理的效果不尽如人意，因此具有很大的局限性。同时，由于很多单位并不重视声像档案管理，导致管理人员缺乏工作动力，给声像档案管理造成了很大的障碍。当前，数字化技术的飞速发展给声像档案管理带来了前所未有的发展机遇与挑战。主要表现为：首先，数字化载体大量涌入，与传统的胶片、磁带载体相比较，具有更大的优势。其次，在数字化技术的冲击下，声像档案管理人员的竞争意识有所加强，这加速了传统声像管理与数字化技术的转换，比如：采用扫描仪、计算机完成照片档案的存储。再如，在管理录音档案时利用数字技术实现转录。在信息化时代，将数字技术应用到声像管理中已经成为时展的必然趋势与潮流。实践证明，在计算机环境下，使声像档案在采集、管理，保管中更加高效化、科学化、合理化是完全可行的。这样，不仅突破了传统声像档案管理的局限性，而且进一步深化了声像档案管理方面的知识与理论。可见，数字化技术的发展，不仅给声像档案管理带来了挑战，同时带来了发展的机遇。
三、数字时代声像档案管理的办法与措施
传统声像档案管理储存的方法比较陈旧，而且档案入库之后，基本上没有保护措施。如果单位需要获取这些资料时，往往检索非常困难，需要消耗大量的时间。除此之外，很多声像档案由于储存的时间太久，导致磁带、胶片报废，从而不能利用，不利于工作的顺利开展。采用数字化技术之后，可以将这些图片、文字、视频资料进行转录、编码，储存在计算机平台中，不仅检索方便，而且储存的价值更高。由此可见，数字化技术拓展了声像档案管理发展的空间。下面结合实际的档案管理经验，对数字时代声像档案管理的办法与措施进行讨论。
（一）数字化采集
在声像档案管理中，利用数字化技术可以实现对传统材料的采集。比如：在管理照片档案时，可以利用扫描仪、计算机硬件设施，将照片全部输入到电脑中，并对所有的资料进行编码、保存。同时，对于数码胶片类型的声像档案，完全可以利用互联网技术，在网上采集，然后将所有的声像档案进行分类，从而实现数字化采集。数字化采集不仅便于管理、保存，而且提高了资源的利用价值。
（二）采用相同标准，进行编码
为了满足使用者的需求，快速找出目标资源，需要对所有的声像档案进行编码，同时在编码的过程中，应该采取同样的标准。比如：在管理视频类型的档案时，不但要系统录制每个节目，场景，镜头，而且应该对该视频的编导、制片人，以及主要演员的资料进行编目。为了保证使用者能够快速的检索出信息，需要采用一致的标准。另外，档案管理的价值主要是方便使用，所以编目的工作非常重要。由于声像档案管理编目的工作量非常大、工序复杂，需要花费大量的时间，所以必须按照统一的标准来进行，并提高管理人员的责任意识。只有这样才能提高编目的质量与水平，从而为使用者提供更加便捷的服务。
（三）建设在线数据库
在信息环境下，为了加强交流、服务的目的，必须最大限度上满足资源的共享。因此，在声像档案管理中，有必要建立完善的在线数据库。为了管理、检索的方便，需要对全部的声像档案进行分类。根据声像档案的特点，可以将其分为3个种类，分别为图片、视频，以及音频。其次，分析单位的主要职能以及创建的时间，完成在线数据库的建立。比如：针对高校教学的特点，以及学生的发展情况，可以将高校在线数据库分为三个类别：高校教学数据库、教研在线数据库、学生在线数据库等。为了使数据库的利用价值更高，在建设过程中，应该以单位的实际情况为参考依据。有的单位由于行业原因，需要对大量的声像档案进行管理，工作量比较大，再加上声像管理的工序本来就比较复杂，烦琐，增加了管理的难度。所以，要求单位在建设在线数据库的过程中，必须掌握实际的情况，同时严格遵循管理的标准与原则。只有这样，才能提高数字化管理的规范性、科学性，从而实现资源共享的目的。
（四）选择性的设置在线声像档案
在声像档案管理的过程中，由于资源占据的空间非常大，需要大量的存储空间。因此，可以通过建设在线声像档案的办法来节省存储空间。具体的办法为：把所有的磁盘数据分为两个类型，一个是近线数据流磁带库，一个是离线数据流磁带库。同时，分析数据库的利用率。按照利用率的多少再进行分别储存。该模式在应用的过程中具有很大的优势。具体为：在声像档案管理的过程中，增强了存储空间的利用率，减轻了空间的压力，缓解了数据库空间利用的压力。实践证明，建设在线数据库没有安全方面的风险，而且效果比较突出，是声像档案管理的有效手段，值得推广。
参考文献：
[1] 秦美峰.数字时代声像档案管理策略新探[J].网友世界，2014（09）.
1.1 硬件设备方面应用不合理
随着经济的不断发展，现阶段我国诸多的企事业单位都增加了声像档案设备的使用量，值得注意的是，许多单位对设备使用量缺乏合理的计划，进而，在对设备进行购买是，不做购买计划，秉承了“多多益善”的理念进行购置，使得总设备数量严重超出使用量。很多设备因长时间不能得到利用，使设备的利用效率较低。而且，在设备的使用上，往往是专业的技术人员。单位的其他人员缺乏相应的使用能力，设备使用的专员往往较少，在单位举行大型活动时，往往因专业人员的人手不够而产生矛盾。声像设备对使用人员专业技术要求高，该岗位的人员流动性大，新的技术人员进入单位以后还要重新对声像设备进行熟悉，新的技术人员技术不够成熟，往往在工作初期的工作质量难以达到实际要求[1]。
1.2 相关工作人员专业素养的匮乏
声像档案管理工作与传统的文本档案管理工作有着一定的差异性，声像档案管理需要其工作人员能?蚴炝返挠τ孟喙厣?像设备。如摄像机、照相机和录音笔等电子设备。因此，从事声像档案管理工作人员有传统的文字编辑工作者过渡到了专业技术工作者。这就要求其必须要具备一定的专业技能，不仅具备传统档案管理的工作能力，更要熟练的账务对各个设备的应用。然而在企事业单位中，从事档案管理工作的人员往往年纪较大，只有很少的人接受过专业的设备应用培训。这难免会对其工作的质量产生影响，在就职工作以后，通过短时间对设备的学习边正式工作。因此，其专业技术能力较为匮乏，他们在对相关的影像资料进行整理时，缺乏对重点的判断性，对影像资料进行后期裁剪时，往往将重要的资料丢弃，导致声像档案的质量严重下降。部分人员的归档能力不强，当工作任务结束以后，往往不能及时对所得资料进行准确整理[2]。
1.3 管理层面的不完善
1.声像档案管理意识薄弱
声像档案在归档与纸质版的档案有明显的差别，声像档案归档要将相应的照片、移动硬盘、光盘数据进行编码编号。然而，很多单位的声像设备管理人员对相关档案的归档意识较为薄弱。影像资料整理及时性较差，而且，对部分以往的资料管理不足，命名不清晰，需要使用时查找很麻烦甚至找不到。这些原因的出现，主要是相关人员对声像档案的管理意识不强造成的。
2.管理质量偏低
部分单位对声像设备和声像档案的管理质量低，没有对声像档案管理工作进行合理的人员配置，部分单位在声像档案管理工作中形成了明确的分工，有专门对声像档案进行整合的人员，即对摄像机录制出的储存卡和光盘的管理人员[3]。让声像档案与声像设备的摆放十分规范，为此，很多单位的声像资料很丰富，其影像光盘甚至有几千张，而有些单位的储存量只有几百张。根本原因在于各个单位的管理质量和重视意识出现了偏差。只有对档案进行集中化管理，才会具备更多、更规范的声像档案资料，同时也体现出了其单位的工作质量。
3.设备保管环境恶劣
很多单位在对声像设备和声像档案管理时，缺乏对设备环境的重视。部分管理人员认为，声像设备的使用率不高，并将其工作中的声像档案材料视为可有可无的物件。部分单位随意找一个条件简陋的办公室进行存放，声像设备为电子产品，要时常对其进行维护。有些办公室较为潮湿，电子设备在潮湿环境下进行长期保存，其内部的硬件便容易发生损坏。而且声像设备较为贵重，因而给单位造成了一定的经济损失。
4.缺乏相应管理机制的落实
声像档案管理工作是单位一项重要任务，然而，部分单位在对声像设备和档案资料进行整理时，缺乏一定管理机制。使得声像管理部门的运作无法呈现规范化、制度化。对已完成的声像档案资料和光碟不能及时进行集中统一的管理，让档案资料的存放杂乱无章。一旦某一工作任务需要对相应的档案资料进行提取时，声像档案管理部门无法及时将所需的材料进行提交。这些现象产生的根本原因在于缺乏相应管理机制的落实。
2 强化声像档案管理的有效路径
2.1 强化档案归档意识
强化档案归档意识，不仅是相关技术人员的“任务”。更是整个单位管理人员应该重视的问题，单位的管理人员要积极落实声像设备和资料的管理方案，通过宣传的方式来强化相关人员的归档意识，从近些年的种种事例中找出相关的事件，通过宣传教育的形式让人们认识到档案归档的重要性，对相关资料的整理，各个企事业单位要积极结合本单位的工作进行，不仅让宣传教育活动具备针对性和生动性，更能抓住服务的中心工作[4]。
2.2 强化管理机制的落实
若想将现阶段单位档案管理杂乱的问题得到有效的解决，就必须将声像档案管理工作落实到制度上。对相关的问题进行有针对性的罗列，通过具体的纲领文献来规范相应的问题，并将责任落实到相关人员的身上，真正做到“权责统一”。对声像设备使用人员做出严格的限制，避免其将设备据为己有，对声像档案归档工作没有及时提交的要进行严格的处罚。让整个声像档案管理工作逐渐规范化。
2.3 提高使用人员专业素养
强化档案管理工作质量的最直接方式就是提高使用人员的专业素养，让设备的使用人员接受系统的培训。在以此主题活动中，其拍摄的主体会有很多，为此，就要加强设备使用人员的甄别能力。不仅要对设备的使用方式熟练掌握，更要对不同时间节点的重点对象具备辨别能力[5]。进而，保证声像档案资料的质量。
2.4 完善管理条件
