时间：2023-03-08 15:36:29
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二、工作重点
围绕学校中心工作、上级常规督导评估，坚持以服务为主题，以档案规范化为重点，力争在档案管理业务和服务质量等各个方面都取得比较大的进展。
三、具体工作
（一）加强宣传与学习，将档案法规范制度落在实处
1、利用行政会议、教师会议等，宣传档案管理法规及档案知识，增强管理干部及教师档案意识；指导处室兼职档案员的档案业务管理，提高工作自觉性。
2、参加档案业务学习，接受档案专家指导，掌握档案专业技能，提高档案管理员的综合素质，使档案管理工作不断推进。
（二）积极推进档案管理规范化管理，提高工作效率
1、按照学校工作的实际需要立档案橱，即常规档案、督导档案、社会工作档案、参考档案、11年度新档案等组档橱。
2、使用好档案管理软件，对档案的收集、整理、编目、检索、安全保管基础工作统一标准，进行规范管理。
3、做好来文登记，及时、准确地传达上级文件精神、工作安排等事项。
4、认真做好档案目录的录入工作，编制各部门档案管理检索工具，建立数据库。
5、利用档案进行登记，使档案利用规范用效。
（三）做好档案实体基础工作、利用服务工作
1、接收XX年年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、装盒、入库做到管理规范、利用方便。
2、整理XX年度的中小学办学水平评估档案，分类归入常规档案，装盒入库，以便利用。
3、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。分理出没有使用价值的资料，经领导批准后销毁。
4、学校合并时，他校（原中心小学和成教中心）移交的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。
5、结合我校实际，对本学期新收文件材料进行统计。为了便于管理和运用分三类：职能处室类、小学类、中学类等进行统计，即便于迎查又利于查询服务。
6、做好档案的借阅工作。实行档案借阅登记制度，按照各部门档案借阅管理标准办理借阅手续。
7、按照“以迎查促工作”的思路，开展内部检查、评估、评比工作，为迎接督导评估做好档案工作方面的准备。
8、建立处室（级 部）活动与档案室通制度，学校举办重大活动，主办单位事先通知档案室，将收集的文字、图表、声像、电子等文书文件资料，办理登记备案。
9、开发利用档案信息资源，广开服务渠道。
10、配合学校的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。
（四）其他工作
1、开展档案编辑工作。努力编纂好学校档案工作中的大事鸡、组织机构严格饿、文件汇编等常规性编演材料的同时，运用现代科技手段，使档案信息输入、检索、利用等自动化。
2、向兄弟学校学习先进经验，积极业务培训、不断提高档案业务管理水平。
3、加强对库房规范化管理，严格实现“十防”制度（防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，为档案的保管和安全创造良好的环境。
4、做好保密、安全工作
5、加快档案管理的现代化建设。实现档案管理思想现代化、管理手段现代化、管理人员现代化。
在学校班子的领导下，为促进学校档案室事业的规范化现代化，本着为学校发展服务和为师生服务的宗旨，全面提高档案管理水平，为创建优秀档案室而努力。
二、工作重点
围绕学校中心工作、上级常规督导评估，坚持以服务为主题，以档案规范化为重点，力争在档案管理业务和服务质量等各个方面都取得比较大的进展。
三、具体工作
（一）加强宣传与学习，将档案法规范制度落在实处
1、利用行政会议、教师会议等，宣传档案管理法规及档案知识，增强管理干部及教师档案意识；指导处室兼职档案员的档案业务管理，提高工作自觉性。
2、参加档案业务学习，接受档案专家指导，掌握档案专业技能，提高档案管理员的综合素质，使档案管理工作不断推进。
（二）积极推进档案管理规范化管理，提高工作效率
1、按照学校工作的实际需要立档案橱，即常规档案、督导档案、社会工作档案、参考档案、11年度新档案等组档橱。
2、使用好档案管理软件，对档案的收集、整理、编目、检索、安全保管基础工作统一标准，进行规范管理。
3、做好来文登记，及时、准确地传达上级文件精神、工作安排等事项。
4、认真做好档案目录的录入工作，编制各部门档案管理检索工具，建立数据库。
5、利用档案进行登记，使档案利用规范用效。
（三）做好档案实体基础工作、利用服务工作
1、接收XX年年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、装盒、入库做到管理规范、利用方便。
2、整理XX年度的中小学办学水平评估档案，分类归入常规档案，装盒入库，以便利用。
3、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。分理出没有使用价值的资料，经领导批准后销毁。
4、学校合并时，他校（原中心小学和成教中心）移交的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。
5、结合我校实际，对本学期新收文件材料进行统计。为了便于管理和运用分三类：职能处室类、小学类、中学类等进行统计，即便于迎查又利于查询服务。
6、做好档案的借阅工作。实行档案借阅登记制度，按照各部门档案借阅管理标准办理借阅手续。
7、按照“以迎查促工作”的思路，开展内部检查、评估、评比工作，为迎接督导评估做好档案工作方面的准备。
8、建立处室（级 部）活动与档案室通制度，学校举办重大活动，主办单位事先通知档案室，将收集的文字、图表、声像、电子等文书文件资料，办理登记备案。
9、开发利用档案信息资源，广开服务渠道。
10、配合学校的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。
（四）其他工作
1、开展档案编辑工作。努力编纂好学校档案工作中的大事鸡、组织机构严格饿、文件汇编等常规性编演材料的同时，运用现代科技手段，使档案信息输入、检索、利用等自动化。
2、向兄弟学校学习先进经验，积极业务培训、不断提高档案业务管理水平。
3、加强对库房规范化管理，严格实现“十防”制度（防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，为档案的保管和安全创造良好的环境。
4、做好保密、安全工作
5、加快档案管理的现代化建设。实现档案管理思想现代化、管理手段现代化、管理人员现代化。
6、建立档案管理工作岗位制度。学校分管档案工作领导、档案管理员、处室管理员、处室分管档案工作领导、兼职档案人员等，各司其职，共同搞好学校的档案管理工作。
范文二：
一、指导思想：
在学校计划的指导下，按照本学期学校发展的思路对后勤工作的要求，完善规章制度，和运行机制，提高服务效率，使后勤工作制度严密化，思路创新化，形式多样化，从而实现责任明确，运行规范力求创新，提高效率的工作目标。
二、具体目标：
1、建立健全财产管理使用制度，使学校财产物品保管合理，减少损失，及时保证教育教学工作的需要。
2、加强宿舍管理，注重对学生的教育。把学校学生宿舍建设成为校园文明的窗口，培养学生良好行为习惯的基地。
3、在后勤社会化运行的基础上，加强对伙食管理，在控制饭菜价格上张的基础上，对饮食卫生和质量进行监督，促进师生生活水平的提高。
4、加强学校园林化建设，在去年已经成为我市园林化建设合格单位的基础上，今年要继续阔的绿化面积，同时要协同政教处做好学生的爱校教育，教育学生爱护学校的一草一木。
5、加强教育教学设施建设，在设施建设方面:：（1）焊接专业的设施建设和其他新开专业的设施建设。（2）配合热电联产的取暖设施建设。
6、充分利用我校的专业班教室和学生人才优势，把学校后勤建设成为专业学生实习的基地。从而达到一方面培养学生的专业技能，一方面减少学校的用工消费。
三、措施：
一、强化管理，提高素质。随着本学期我校学习形式的多样化，学校本学期增加了阳煤技工学校的岗位培训班，和春季新生班。这样在办学形式多样化和规模较前扩大的同时，学校后勤工作也增加了新的负担，后勤的压力也随之增大。因此，加强队伍建设，不断整动后勤工作作风，已经成为较前更为迫切和加强的工作。鉴与此，我们要继续坚持每周二的例会制度，通过例会总结成绩，揭示问题，统一全体后勤人员的意志和行为。其次总务负责人要坚持不断的深入班级，食堂，宿舍洞察了解情况，及时解决服务工作中存在的问题。
二、继续完善有关制度。做好定岗定责，把后勤工作分解到每一个岗位，和岗位工作人员中。
1、杨世平，李卫东做为庶务管理人员，在及时保证教学供给需求的同时，要把节约放在首位，并做好上下协调，及时和学校财务沟通，做到帐物相符，帐帐相合，按有关要求履行好出库和入库手续和物品借领手续。
2、赵万孩主要负责伙食管理，协助总务主任对食堂价格和质量的管理，配合卫生监督所协调加强食堂卫生管理。确保饭食的安全，做好学校客饭的登记和教师宿舍水费的报表上报。
3、蔡建忠，任志文，王拉明，张凤嵩在蔡建忠统一协同下，做好宿舍管理，按学校相关要求，和政教处配合，加强对住宿学生的管理和教育。做到按时上班，不得脱岗，勇于负责，不得麻痹，循循善导，不得粗暴，讲求效果，不得懈怠。
4、王莆书负责学校用电的管理和维修，和教师宿舍电费的上报。
5、医疗室，张爱花，程丽霞等，本学期主要工作ban证，做好医疗，药品，卫生等工作。
三、加强设施建设，减少临时用工。
1、随着价格的上涨，社会用工工资也在不断上浮，我校的社会用工工资也随着大气候的变化不断变化，随着我校焊接专业的开设，学校总务处计划把该专业充分利用起来，建设一支学校义务修建队伍，节省电等相关用工费用。
2、同时要带动焊接专业的设施建设，扩大我校学生技能训练的实践性教学范围。
3、同时 学校今年力争实现灶房煤气化和取暖的热电联产，提高师生生活质量。
四、建立健全学生生活委员会，通过生活委员会的形式，收集学生对后勤工作的意见和建议，把后勤工作的措施和意见传达到全体师生中间。
五、设文明校园，优化育人环境。
2.做好全区档案培训工作。档案工作队伍是档案事业可持续发展的关键因素，为了切实加强档案工作队伍建设，我局将把开展全区性的档案业务工作培训当做一项常态工作来抓，每年开展次数不少于二期，总培训人数达到750人以上，以不断提高全区档案工作人员业务水平，缩小我区城乡档案管理水平差距，实现档案工作均衡化发展。
3.开展我馆档案数字化工作。按照档案现代化的管理要求，我局计划在“十三五”，逐步开展馆藏档案数字化管理工作，争取在2020年实现馆藏档案80%数字化，使档案的查阅利用更方便、更安全、更快捷。
4.继续加强对新农村档案工作的指导。针对农村档案工作滞后的现状，按照我局制定的“下基层、到农村、结对共建档案整理工作”安排，将继续对有需要的基层单位进行上门指导，对档案管理水平较落后的村委会（社区）开展“一对一”帮扶活动，切实提高他们的档案管理水平，使基层档案工作跟上时展的步伐。
5.加强档案队伍建设。进一步加强档案干部队伍建设,强化档案教育培训,建立一支学习型、实干型、创新型的档案专业队伍。一是抓好本局档案人员的继续教育和技能培训。“十三五”期间,全局档案业务人员继续接受技能培训,以提高档案专业实际操作技能,计算机应用技能和现代化科学知识掌握为重点,提高现有档案队伍人员的专业知识水平；二是补充新生血液。针对目前我局档案人员老化的情况，招录（或调入）年轻化、专业化的人才，不断优化档案队伍结构，确保档案现代化发展的需要。
二、保障措施
1.服务大局,突出重点。结合我区档案工作实际,将档案工作与区委、区政府工作相联系,提高档案服务的针对性和时效性。牢固树立服务是根本的观念,优化服务、全面服务,以服务促发展,在服务中实现工作突破和提高,充分发挥档案信息资源的作用。
2.突出主题,改革创新。加速档案事业建设进程,加快档案信息化、现代化步伐,在工作上创新,在创新中发展。
0 引言
随着信息技术和计算机技术的不断发展，社会进入了数字化时代，计算机技术和信息技术也逐渐被引入到住房公积金的档案管理工作中。档案管理是住房公积金内部管理工作中的重点，档案的数字化能够增强员工工作的连贯性、提高工作效率、促进住房公积金的发展。因此，住房公积金档案数字化成为了当前住房公积金档案管理的主流趋势。基于此，笔者进行了相关介绍。
1 以立项方式积极开展档案数字化工作研究
按照国家档案局规定向中央档案馆移交档案后现存馆藏档案二十多万卷（册）。要想实现馆藏纸质档案数字化，必须首先做好前期的准备工作。利用信息化建设平台，通过“数字化工程项目”立项，组建数字化工程项目团队，对档案数字化工作开展研究。主要研究内容：以纸质档案为基础，探索和研究档案数字化相关标准与制度规范，设计数字化工作流程，依托“基础条件建设项目”所配备的各种数字化加工软硬件设施，开展馆藏档案数字化工作，推进档案工作由传统档案管理模式向数字档案管理模式转变，为构建数字档案资源共享平台，实现单位档案信息资源共享提供基础保障和数据支撑。
2 确定档案数字化对象
国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）中明确规定了数字化对象的确定原则，即“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化”。在丰富的馆藏档案中，如何确定档案数字化对象成为重要的课题。数字化工程项目团队首先对所有馆藏档案进行了认真分析，对于永久或长期保存的档案，本着“急用、常用、重要”的原则进行鉴定。具体原则如下：
2.1 利用优先原则
馆藏档案数字化的目的是提供快捷的利用服务，档案数字化工作要围绕实现便捷的利用服务而展开，这样才能体现档案的真正价值，发挥档案数字化工作的效益。利用优先，即必须把档案利用者的需求放在首位，在充分考虑利用者需要的前提下对档案进行鉴定，将符合条件的档案确定为数字化对象。档案馆根据日常提供利用所掌握的信息，把提供利用价值高、濒临破损的档案确定为档案数字化对象。
2.2 系统完整原则
在确定档案数字化对象时，我们还要保证数字化档案的系统性、完整性和准确性。在馆藏的文书档案中，反映同一职能活动的档案既有请示又有批复，还有文件底稿、签字页等，为了保证文书档案的系统性、完整性和准确性，我们决定对每件文书档案的最终底稿、签字页及文件的全部内容都进行数字化；科技档案的数字化则按照归档文件的总目录，对每个项目的技术文件与产品图样进行全部数字化。
3 设计档案数字化工作流程
《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）中规定纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。数字化工程项目团队根据馆藏档案确定的档案数字化对象，设计出符合馆藏档案需要的《档案数字化加工流程》（由于目录数据库建库及数据导入等工作已先期完成，流程设计不涵盖此内容）。
4 制定档案数字化技术标准，明确岗位职责
档案数字化工作流程确定后，数字化工程项目团队开始着手制定适用于我馆馆藏的《档案数字化加工技术标准》，按照档案数字化工作流程中的每个环节设置岗位，制定《档案数字化加工岗位职责》。其岗位职责有以下内容：
4.1 调档
调档人员按照数字化扫描工作计划将档案从库房调出，在《档案数字化工作登记表（簿）》登记记录后分发给不同的编页人员进行编页处理。调档人员对调档案卷数量负责。
4.2 编页
编页人员根据《纸质档案页码编制规则》，对纸质档案逐页编写页码，并将其标注在规定位置。如果发现目录中标注的页数与实际档案页数不一致，则按实际页数对其目录页数进行修改。编页人员对编页档案数量和目录页数负责。
4.3 拆卷
拆卷人员在不损坏档案原貌的情况下，对档案进行拆卷，拆除书钉、夹子等金属物，保证档案以单页形式提供给扫描人员进行扫描。对一些胶水粘过的档案以不损坏档案为准则，根据实际情况由拆卷人员确定是否拆成单页。拆卷人员对纸质档案安全负责。
4.4 修复
修复人员要对破损严重无法直接进行扫描的纸质档案进行技术修复，因褶皱影响扫描质量的原件要先采取压平或熨平等方式进行技术处理。修复人员对档案信息完整性负责。
4.5 扫描
扫描人员要根据纸质档案的情况，选择相应的扫描仪及软件，确定扫描软件设置，完成档案扫描，保证扫描图像完整、清晰、美观，做到在30%缩率的显示下，深不结块，浅不断线，保证扫描质量。扫描人员对档案扫描质量负责。
4.6 质检
质检人员对扫描图像进行质量检验，检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理；因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别的应重新进行扫描；扫描图像的排序与档案原件不一致的应进行调整；发现文件漏扫的应及时补扫并正确插入图像。对大幅面档案采用分区小幅面扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合成为一个完整的图像，拼接后应与档案原件核实确保拼接无误，保证档案的整体性。质检人员对扫描图像质量负责。
4.7 抽检
抽检人员负责对质检后的扫描图像进行抽查检验，原则上抽检率不低于20%，抽检不合格退回至质检人员，抽检合格的传递至挂接人员。抽检人员对挂接图像质量负责。
4.8 挂接
挂接人员通过档号等唯一关联与档案目录数据库进行有效挂接，建立起全图文的档案数据库。挂接人员对挂接数据的完整性负责。
4.9 数据备份
为保证数据的安全，要对挂接后的完整数据及时进行备份。备份采用在线、离线相结合的方式进行多套备份。备份数据应进行检验，包括检验备份数据能否打开，数据信息能否完成恢复等。数据备份人员对备份数据质量负责。
4.10 装卷
装卷人员负责对已扫描档案进行逐页、逐卷检查核对，按卷（件）清点页数并与卷内目录页数核对无误后进行档案复原装订，确保档案恢复到初始状态。复原装订后的档案要做到不丢页、不掉页、不倒页，装订结实整齐。装卷人员对复原装订质量负责。
4.11 还档
还档人员对复原后的档案核实登记后，按照纸质档案原存址返还入库。还档人员对入库纸质档案卷数和存址正确性负责。
5 建议
（1） 由专项团队负责项目推进与实施档案馆藏档案数字化工作是借助于单位信息化建设平台，通过“数字化工程项目”立项，组建数字化工程项目团队，按照项目管理方式推进馆藏档案数字化工作，保证了档案数字化工作在规定的时间节点内完成工作任务。
（2）制定出一套切实可行的档案数字化相关制度和标准。档案馆结合行业档案数字化工作实际，以馆藏档案数字化为基础，相继出台了《档案数字化加工流程》、《纸质档案页码编制规则》、《档案数字化加工技术标准》等一系列档案数字化相关制度与标准，为全系统数字档案馆建设奠定了基础，积累了经验，具备了指导全系统开展档案数字化的能力。
（3）建立数字化工程项目协调会制度。在项目实施之初建立了协调会制度，及时协调解决项目实施过程中遇到的各种技术、操作和管理等问题，为项目的顺利推进起到了保障作用。
（4）分组管理，建立业绩增长的激励机制。按照《档案数字化加工流程》和《档案数字化加工岗位职责》，对项目人员进行分组管理，确保档案数字化各项工作过程可控、可追溯。为了建立健全项目团队工作业绩增长激励机制，引入了企业管理理念，对编页、扫描、质检、抽检、挂接等岗位的人员实行计件奖励，体现多劳多得原则，促使员工的业绩增长，保证了项目进度。
6 结语
综上所述，住房公积金档案中的数据资料是单位各项工作开展的重要依据，对住房公积金的可持续发展具有十分重要的作用，加强住房公积金档案的数字化建设十分必要。在档案数字化工作中，住房公积金要结合相关实践经验，合理设计档案数字化工作，制定完整的技术标准，同时加强对专业人才队伍的培养，从而做好住房公积金档案数字化工作，促进住房公积金的可持续发展。
制定气象记录档案数字化方案
为顺利完成气象记录档案数字化，气象档案馆在项目启动前制定了完整的方案，对气象记录档案数字化的内涵、范围、建设原则和组织实施方案等方面作出了明确的定义与说明，对什么是气象记录档案数字化、如何开展气象记录档案数字化等问题给出了详细的阐释。
参考现有气象记录电子文件格式，我馆决定将TXT格式作为本次电子文本形态气象记录档案的标准格式。
一、 对数字形态档案信息进行科学管理
数字化气象记录档案信息的编目是以传统形态气象记录档案目录为基础，结合新生成数字化形态气象记录档案信息的组成形式及内容特点，以条目的形式对数字化形态气象记录档案信息的内容种类、信息组织形式、记录责任者、观测要素、时空范围等信息内容与形式属性进行概括的工作。为规范该项工作，我馆制定了《数字化气象档案案卷级和文件级目录著录格式》，对著录内容与格式作出明确规定。
数字化形态气象记录档案的整理是指按照相关档案管理规定对新生成数字化气象记录档案进行完整性检查、质量和格式检查及逻辑分类与排序的工作，它是数字形态气象记录档案信息生成的基本环节，其工作质量直接影响到档案归档后的管理与利用。气象档案馆制定了《历史气象档案扫描电子文件检查方案》等技术规范来对数字化形态气象记录档案的整理提供技术支撑。
数字化气象记录档案的存储是将整理完成的数字化形态气象记录档案存储在特定的磁带、磁盘或光盘上的工作。根据现有电子档案存储设备及档案管理和利用的需求，我馆要求数字化气象记录档案使用磁带、光盘各存储一套。归档存储的各种技术指标，按照《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894―2002）》等相关规定执行。
二、 对数字形态气象记录档案信息进行有效利用
对数字形态气象记录档案信息进行有效利用是本次档案数字化的最终目的，需要解决的主要问题是确定提供利用的范围、对象及方式。根据中国气象局《气象资料共享管理办法》规定，本次档案数字化形成的所有数字形态气象记录档案信息都应提供利用，提供利用的对象及其利用权限参照该办法中的相关规定执行，提供利用的时间顺序由数字化形态信息归档的先后顺序决定。
档案利用的方式可根据是否使用网络分为在线与离线两种。离线服务与传统气象记录档案的服务相同，按同一规章制度及程序执行。在线服务是通过建立网络平台来满足用户通过网络调用档案的需求。与离线服务相比，在线服务工作相对复杂，其主要任务是满足档案管理与利用需求的系统平台建设。为建设系统平台，我们制定了《历史气象档案电子文件应用服务系统功能需求》，委托数字化加工企业据此开发。
三、 气象记录档案数字化实施原则
气象记录档案数字化实施原则是数字化工作必须遵循的强制性规则，是达到数字化总体目标的重要保证。根据档案管理需求与数字化工作总体目标，气象档案馆确定了四条原则：保证档案的安全性：气象记录档案的安全包括实体安全与内容信息安全两方面；保证档案的有序性：气象记录档案的有序性包括纸质或缩微胶片气象记录档案的有序性和数字化形态档案信息的有序性；保证档案信息的真实性：在档案数字化实施过程中保证原始气象记录档案内容信息的真实性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同对气象记录档案信息组织形式要求也不同，档案数字化产品的特点与形式必须兼顾档案的管理需求与用户的利用需求。
气象记录档案数字化的经验与不足
通过对气象记录档案数字化方案的贯彻执行，气象档案馆实现了馆藏194万页气象记录档案的扫描数字化，完成了数字化档案应用服务系统的开发建设。在实现档案数字化既定目标的同时，取得了宝贵的实践经验，为馆藏其他档案数字化及全国气象记录档案数字化奠定了坚实基础。
通过对气象记录档案数字化工作实施情况的分析，总结出以下经验：即只有对气象记录档案数字化流程进行全程管理、规范管理、安全管理才能较好地完成数字化工作。
1.全程管理是气象记录档案数字化成功的基本保证。根据气象记录档案数字化方案的有关规定，本次档案数字化工作实现了数字化流程的全程介入管理和全面细节管理，有效保证了传统形态信息的安全、有序，较好地保证了数字化产品的质量与应用效果。
2. 规范管理是气象记录档案数字化成功的关键。由于本次数字化的气象记录档案数量巨大、种类众多、格式复杂，使得数字化工作任务繁重、技术问题繁杂、工作流程复杂、产品质量控制困难。为此，必须制定详尽的数字化操作流程及技术标准来规范具体的档案数字化工作。
3. 安全管理是气象记录档案数字化的基本要求。为做好数字化过程中的档案安全保障工作，气象档案馆采取了诸多措施，如提供专用的数字化加工场地、制定规范档案移交与归还的《历史气象档案交接管理办法》、制定响应突发安全事件的《气象档案馆防火应急预案》、在数字化加工合同中明确规定档案保密与保护条款等。
4. 档案修复与数字化工作同步进行。由于档案修复工作需翻阅全部档案并进行破损情况鉴定，为节约时间和减少档案原件调用次数，气象档案馆将破损档案鉴选与档案整理编页同时进行。
根据档案数字化的具体情况，结合工作实践，总结了以下三点不足：
1. 前期传统载体档案整理工作不足。由于历史原因，在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页，气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行，一方面给档案完整性检查带来不便，另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍。为解决该问题，气象档案馆不得不对这些档案以原档案实体状态及档案内容的内在逻辑联系作为数字化文件完整性检查与文件排序的依据。
2.数字化加工进度控制不足。本次气象记录档案数字化在进度控制方面有所欠缺，未按预定计划完成数字化任务。原因主要在于气象记录档案数字化是一项任务繁重、流程复杂的工作，在实际工作中存在很多无法预见的问题。
随着国家社会主义市场经济体制的不断完善，国家的综合国力不断增强。国家对教育的改革越来越深入，特别是全球信息化时代的来临，不仅对高校各方面的工作产生很大的影响，也给高校的会计档案工作带来了深远的影响。随着网络化、信息化在高校财务系统中的普及，加上高校的会计电算化工作得到了迅速的发展，如金蝶等会计软件的应用。基本上改变了高校传统的会计档案工作内容。
主要表现为：（1）会计档案的记载方式多样化。从传统手工制作的会计信息载体发展为现代的硬盘、软盘、光盘等在内的多种形式的电子会计档案。（2）会计档案保管高标准化。由于会计电算化存储下的档案具有易遭破坏易受电子干扰等特点，因此会计档案存储条件的要求将比传统的存储条件更加严格。（3）会计档案信息查询与使用更加规范且更加的保密化。会计电算化的实施与应用，除了以电算化代替传统的手工制作、查阅，还能实现会计工作规范、保密化外。不仅保证了传统会计档案的安全，还对磁性载体的存储、复制等工作提出更高的要求。因此高校必须对会计档案工作进行改革，尽快推动高校会计档案工作的信息化、网络化进程，促进高校会计档案工作的信息、网络化建设顺应经济发展形式，适应信息化时展的新任务和新要求，为高校档案的改革与发展做出巨大的贡献。因此，对促进新时代霞时代高校会计档案工作的开展，提出以下几点建议。
一、要改变会计档案工作人员的传统思想
高校会计档案工作人员要改变传统的模式思维，及时适应新时代对会计档案的新要求，一切从实际出发，以创新的思维。在科学发展观和以人为本思想的指导下，研究和解决高校档案工作中可能出现的新问题，努力实现高校会计档案工作观念的转变。目前，我国许多高校的会计档案工作仍然停留在人力的水平上，整理、装订，是一个很费时、费力气的工作，很难产生很好的经济效益。因此应认真研究查询档案者的心理，力争使审批程序做到简单、严谨、且高效率地满足不同档案查询者的需求，实现会计档案管理工作的现代化。高校会计档案工作的创新不仅要求会计档案管理人员具备良好的专业、创新意识与创新能力，当然还必须懂得会计档案管理的专业知识，熟悉会计电算化的操作流程等基础知识，具备信息化条件下计算机的实际应用知识。各高校除要为档案管理人员营造创新的氛围外，还要制定目标激励考核机制，加强对会计电算化档案管理人员的培训，不断提高且更新会计档案管理人员的知识结构和层次，以适应新时代下高校会计档案管理工作不断发展的迫切需要。
二、要在会计档案管理工作的信息化上有所创新
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
1、档号不规范，一卷多册且没有目录号现象较多。
2、案卷标题不规范，不能反映主题内容甚至没有案卷标题等现象比较普遍。
3、大部分案卷缺少卷内目录，以致于部分内容永远无法检索而不能利用。
4、许多案卷未标注页码，一旦使用中掉页便很难发现。
5、案卷组卷混乱无序现象比较严重。
6、案卷厚薄不一，有的几页纸一文一卷，有的几百页纸一类一卷。
二、提高档案管理基础工作水平，实现标准化、规范化管理。
公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的如何，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。所以要求档案管理的各个环节都要统一有序和科学进行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
实现档案管理标准化、规范化的第一步工作就是普查案卷。对于综合性档案馆来由于说很少进行全面的清查，难免存在许多无查考价值的文件，所以首先要将这些文件剔除，才能避免使用计算机管理时出现重复与效率低的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
对于那些相互存在某种联系的文件要尽可能将其组合在一起。同时对那些无页码、无案卷标题以及无卷内目录的，还要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范，内容完整。重新组卷可以优化馆藏，同时还可提高计算机管理档案的利用效率。案卷要求：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限。三是公文字迹要牢固清晰，不要使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，有利于日后长久保管利用。四是要合理使用文种，拟制格式要规范，以利于实施应用标准化、现代化检索手段。
3、实施“以我为主”的立卷归档原则
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。应从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求实施“以我为主”的立卷归档原则，这是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。要注意解决好三个问题：
（1）要准确把握文件立卷归档的时效性，在完成现行文件阶段任务的情况下，才能进行立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱
（2）明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
（3）坚持贯彻“以我为主”归档原则，分清主次，把住全宗的入口关，在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
4、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。首先根据《中国档案分类法》进行分类，再根据情况制定出一些具体细则。在分类的过程中还应及时校正分类人员的某些错误。提高校正人员业务水平，增强其责任心，从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号是检索查全率的保证，而题名准确才能保证检索的查准率。要做到即保证查全率又保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，防止在检索时出现文不对题、含混不清的情况发生。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于分类和检索，促进档案标准化管理。还要注意提高案卷装订质量，以有利于档案规范化管理。
四、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进
档案为社会所用是档案管理的一个重要目。而实现计算机管理档案的目的则是提高档案的利用率。要加强计算机的维护和使用，大力推进计算机管理档案，并在使用过程中从卷宗的整体出发，对所有全宗进行排队，分清主次和轻重缓急，对于可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，予以侧重考虑，进行优先加工整理。这样有利于加快提高档案的社会利用率。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础
1 工程设计单位档案工作的特点
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的历史记录，科技档案是其一个分支，是人们从事自然科学研究、生产技术管理、基本建设活动的产物。它在生产活动中形成，又为生产、管理、科研服务。不同领域形成的科技档案内容、性质、记录手段等都有自己的特性。
中煤科工集团沈阳设计研究院有限公司是一家以煤炭行业为主，同时拥有建筑、环保、民爆、路桥等多种行业甲级设计资质的综合型工程设计单位。这样一个历史悠久、多学科、多专业的知识技术密集型的科研设计单位，其科技档案管理工作是整个社会广义的档案工作的一个缩影。科技档案内容涵盖了建院以来几十年的生产、设计等活动形成的所有文件，例如工程设计文件、图纸等。这些工程技术资料直接记录了设计人员的设计思想、设计理念与方法，是广大设计人员智慧的结晶，真实地记录了设计及生产实践活动的整个历史过程。
科研设计单位的生产活动具有创新与继承并存的特点。一项完美的设计除需要有独到的创造性外，更离不开对前人设计成果的借鉴的继承，是在继承的基础上加以创新。这就决定了工程设计档案有别于其他的档案的特性：即通用性和利用频繁性。工程设计的图纸文件除了用于某一特定的工程建设项目外，还可用于其他工程项目的设计工作中，在其他设计中套用其中一部分甚至全部图纸文件。而且一套图纸在较长时间内可能被多次的利用。我院档案阅览室每天接待借阅查询少则十几人，多则几十人次。
鉴于工程设计档案的以上特性，如何提高档案管理的工作效率，使档案对工程设计工作发挥出更大的作用是我们专门从事档案工作的管理人员应该考虑的问题。
2 做好基础工作，加快档案数字化管理进程
在过去的几十年中，档案管理以纸质载体保管，卡片手工检索借阅的工作方式为主要管理模式，这种传统的管理与借阅方式也为我院的历史发展做出了不可磨灭的贡献。但随着社会的进步，科学的发展，原始的落后的工作方法已不再适应现代化的、快节奏的工作环境需要，必将退出历史舞台，被新的管理方式所取代。
随着计算机技术的迅猛发展，计算机网络技术已深入到社会的各个领域，信息化已成为社会发展的重要标志。科技档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，科技档案现代化管理和信息化建设，是新世纪档案工作发展的必然趋势。有局域网作依托，实现档案的数字化、信息化管理是提高档案管理工作效率，更好地服务于设计、施工、生产、管理工作的有效途径。
实现档案数字化、信息化管理，需要做好以下几项基础工作。
2.1 制度约束与部门合作
数字化档案来自不同部门，头绪繁多。其收集、归档工作需要有相关制度的约束，使归档工作成为一种自觉行动才能保证档案归档的及时、完整。另外，做好数字档案归档、管理工作不是档案管理一个部门的事，必须有相关部门的通力合作。计算机管理部门是数字化文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理数字化信息的专业技术部门，在档案数字化管理工作中处于举足轻重的地位。我院在开始档案信息化管理工作伊始首先重新调整组织机构，档案管理、情报、计算机中心合并为信息中心，新的组织机构为档案数字化及以后的信息化建设工作的发展提供了有力条件。
2.2 检索目录的数字化
实现档案数字化管理是个循序渐进的过程，需要投入人力、物力和时间做大量的准备工作。完成检索目录的数字化转换，实现微机检索是第一步。我院的信息中心利用本部门的计算机人员优势，自行开发了《电子档案管理系统》，建立了档案目录数据库，实现了档案卡片手工检索向现代化的电子检索的飞跃。这一目标的实现，使档案检索工作更快捷、更准确，大大缩短了设计人员借阅档案的时间，为我院档案管理的数字化、信息化工作奠定了基础。
2.3 档案内容数字化及保管
科技档案内容的数字化是实现档案数字化管理的重要前提。具体包括两部分：一是，由于办公自动化的不断深入，形成大量的电子文件。如我院设计人员利用计算机软件绘制的CAD文件和设计文件等。二是，对已归档保存的纸质档案进行扫描并进行文字识别及矢量化处理，使之变成电子版档案。
纸质档案的管理工作经过长期的实践，已经总结出了一套工作流程及方法、原则，如归档制度、借阅制度等。而数字档案的归档、保管等工作有与之截然不同的具体要求。在使用图档软件的前主要做到以下几点：一是，各部门指定一名负责人对该部门形成的数字档案进行审核，统一归档，并严格履行验收签名手续，以确保档案的完整与真实。二是，为保证数字档案的安全，严防病毒、黑客的入侵，专机接收电子档案，并采用防火墙技术和防入侵检测技术。三是，用一次性写入型光盘作为电子档案的载体进行长期异地保存，并严格保证光盘保存环境要求。
2.4 加快档案信息化管理进程
为提高计划生育服务水平，确保各项工作的制度化和规范化，采取相应措施，提高档案管理水平，促进档案管理规范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人员的综合技能偏低，制约档案管理水平的提升，需要采取措施改进和完善。
一、新形势下计划生育档案管理工作规范化的意义
采取相应措施，推动档案管理规范化具有重要作用，也是必须重视和关注的内容，其重要意义表现在以下方面：
（一）有利于实现信息互通。规范档案管理，有利于档案管理人员和利用者进行有效交流和沟通，为档案资料查阅和利用创造便利。通过对档案信息的记录、采集和查阅，可以对计划生育档案的政策法规、生育指标、生育措施、优惠政策等资料进行整理和归纳。进而有效解答人民群众遇到的疑惑和困难，促进信息有效交流和沟通。
（二）有利于方便管理决策。计划生育档案记录计划生育档案政策的执行和落实情况，采取措施促进档案管理规范化，有利于管理部门在作出相关决策时，具有可靠的参考资料和依据。在制定计划生育决策时，通过查阅各项历史资料和记录，进行对比和分析，然后结合当前计划生育工作实际，有针对性地制定解决方案。不仅提高决策水平，还能推动计划生育各项工作顺利进行。
（三）为流动人口提供服务。促进计划生育档案管理规范化，建立并完善档案管理制度，能对流动人口的数量和方向进行准确把握，及时掌握流动人口的婚育情况，了解不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。并且还可以实现信息交流与互动，构建计划生育信息交流平台，防止工作疏漏，促进计划生育档案管理水平的提高。
二、新形势下计划生育档案管理工作的不足
由于相关制度没有严格落实，一些管理人员素质偏低，制约档案管理水平提升，存在的不足表现在以下方面：
（一）制度缺失。一些单位的计划生育档案管理制度不完善，相关人员职责不明确，制约各项工作有效开展下去。奖惩激励机制不健全，难以有效调动管理人员的积极性。管理人员的培训机制不完善，难以有效提升管理人员素质，对计算机技术的掌握程度不够，制约档案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相关单位将工作重心放在其他方面，对档案管理不够重视，资金投入不足，难以有效提升档案管理工作水平。由于资金缺失，计算机、扫描设备等投入不够，忽视设备更新和完善。管理人员培训的资金投入不足，难以提高他们的素质。奖惩激励机制不健全，制约管理人员素质的提高。
（三）管理不当。一些档案管理人员的责任意识淡薄，管理台账不完善，没有严格执行管理范措施。对档案资源的开发和利用存在不足，管理流程不规范，难以提高计划生育档案管理水平。
三、新形势下计划生育档案管理工作规范化的路径
为弥补存在的不足，推动档案管理规范化，可以采取以下改进措施：
（一）健全制度，明确责任。建立健全完善的档案管理制度，明确管理人员职责，推动管理工作制度化和规范化。建立并严格落实责任制，让档案管理人员认真履行职责，严格落实各项制度措施，提高管理工作的规范化水平。建立完善的管理人员培训制度，落实奖惩激励机制，让管理人员努力开展工作，提高计划生育档案管理水平。
（二）增加投入，强化管理。增加相应的资金投入，合理安排档案管理预算，满足各项工作需要。资金投入用于管理人员工资、管理人员培训、计算机和扫描设备的购买和更新等。要加大资金投入，满足档案管理的资金需要，为各项活动顺利开展提供资金支持。重视资金使用的监督和管理，确保各项资金落实到位，使其为计划生育档案管理工作的有效开展提供保障。
（三）健全台账，规范管理。根据计划生育档案管理的相关规定，制定健全完善的制度措施，有效规范档案管理。在建立健全本单位档案资料管理制度的同时，还要严格管理规章制度，明确相关人员的职责和权限，推动档案管理规范化。另外还要建立并完善本单位的档案卷宗目录、全引目录、归档文件目录、查询借阅登记簿、利用登记簿等。建立计划生育档案安全检查、档案库存温度和湿度记录簿，有效规范和引导各项工作，努力提高档案管理水平。
（四）改进服务，注重利用。提高档案管理人员素质，改进服务，为档案资料使用人员提供热情、周到的服务，提高人们的满意度。构建完善的管理服务系统和信息平台，方便档案资料查阅。注重对计划生育档案资料的查阅和利用，对档案资料进行整理和汇编。从而为决策者提供便捷服务，让利用人员能够高效、便捷、迅速使用所需要的档案资源，最大限度挖掘档案的利用价值，为计划生育各项工作顺利开展提供参考和依据。
四、结语
总之，推动计划生育档案管理规范化具有重要意义。作为管理人员，应该明确不足，健全并落实各项制度措施，增加资金投入，注重档案资源利用和开发。从而有效规范档案管理工作，提高服务水平，为计划生育各项工作开展提供更加优质的服务。
【参考文献】
[1]张永和.人口和计划生育档案工作的科学管理[J].经济研究导刊，2009（26）：163-164.
高校人事档案管理工作是高校人事工作的重要组成部分，是一项集政治性、政策性、专业性、技术性为一体的工作，涉及集体和个人双重利益，在学校人事管理工作及学校发展中起着重要的作用。随着国家人事制度改革的深化，人才市场的不断扩展，对人事档案管理规范化要求更加迫切，人事档案基础工作规范化，是实现干部人事档案管理规范化、信息化的前提，能真正使档案在组织人事工作中达到“观其卷，知其人，用其长”之效果，为高校的人才选拔和人才交流提供祥实的信息，进而有利于高校干部人事管理工作的顺利进行。基础工作的规范能提升干部人事档案的价值，人事档案作为“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心，是“人”的历史和现状的一个真实反映，二十一世纪的竞争是人才的竞争，真实准确、完整系统的人事资源信息，有利于进一步与社会接轨，加快人才流动频率，提高人们的就业自由度。
二、做好高校人事档案基础工作的方法
1.健全和完善人事档案工作的各项规章制度
按照干部人事档案管理工作的条例、规定，结合实际制订和完善本校干部人事档案工作的规章制度，如《高校干部人事档案管理工作实施办法》、《高校干部人事档案材料收集归档规定》、《高校干部人事档案整理工作细则》，制定材料的审核、档案的保管和保护、查（借）阅、转递等工作的规定、办法、制度，实行依法治档，依法管档。
2.规范人事档案材料的收集工作
人事档案材料收集要做到完整、齐全。在具体收集工作中要明确人事档案材料的形成来源，理清收集渠道，这是做好档案材料收集工作的前提条件。材料形成来源有组织人事部门形成的，有个人形成的；基层单位形成的，上级机关形成的；本部门形成的，其他部门形成的。档案管理人员要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，尽可能将各级层、各部门、社会群团组织等形成的材料，如：干部履历表、年度考核表、晋升工资审批表、干部调动审批表、干部转正定级审批表、职称评审呈报表、教师资格审批表、优秀教师、教育工作者登记表、（离）退休审批表、教师公开招聘录用、聘用干部、续聘解聘、辞职、干部任免、入党入团、政审、公派出国、出境、各类奖励、处分、学历学位、教育、教学、科研材料，以及记载干部个人德、能、勤、绩、廉等各方面材料。这些方面材料形成量大，有规律，时间性强，档案管理人员必须抓住时机，第一时间收集齐全，成套材料必须保持其完整性，不可缺头少尾，对于因历史原因而无法收集完整的材料要按规定写出书面说明。要建立人事档案材料收集工作网，确保档案材料收集的保障性，各部门在材料形成之日起一个月内及时归档，做到随办、随收、随审、随归。所收集的材料数量要精选，内容质量要好，有一定保存价值。
人事档案材料收集要真实准确。人事档案材料必须是由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合档案人的客观实际，材料内容没有涂改造假，没有模棱两可的语言。凡头尾不清、来源不明，又查不清或对象不明确的材料不能归档。
收集的人事档案材料要规范，手续要完备。收集的材料必须是办理完毕的正式材料，凡规定需由组织盖章的必须有组织盖章，审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议、年度考核和干部考察中形成的综合性材料，要求本人签署意见者，本人必须签署意见或由组织注明本人已阅知。任免、评审等之类的审批表须注明任免或评审职务的批准机关、批准时间及批准文号。出国出境审批表须注明出去的任务、目的和往返时间等。
3.做好人事档案的整理工作
首先，整理人事档案时要根据材料形成的历史条件、主要内容、用途，辩证唯物的甄别材料的真伪和保存价值，并确定其是否属于归档范围。其次，对鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤，严格遵循《干部档案整理工作细则》，严格把关，既不能整“欠”也不可整“过”，做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。
档案材料审核鉴别工作必须以《干部档案工作条例》和《干部人事档案收集归档规定》等有关规定为依据。
一是审查档案材料是否齐全、完整。对原已归档且历史上形成的材料可维持原状，对新归档的材料属于成套的必须齐全，属于单份的必须完整。凡时间、来源和对象不明确或查不清的材料，一律不得归档。
二是审查材料手续是否完备。凡不符合归档要求或手续不完备的材料不可归档，要审核登记后统一到材料形成部门补办手续后方可归档。
三是要审查鉴定档案中的材料是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的内容。有同名异人、张冠李戴者，及时纠正调整。有不属于归档范围的内容和重复的材料，要清理出去，并在《剔除档案材料登记表》中登记后，按照销毁规定集中销毁，不得擅自处理。
四是审查人事档案归档材料的载体和记录材料是否符合档案保护要求。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，不采用喷墨打印件、传真件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档，归档材料采用原件，一般不得使用复印件。对历史上形成的且已归档的有保存价值的材料，可在维持原貌下进行必要的裱糊或复制。
干部人事档案分为十大类，即：履历；自传；考核鉴定材料；学历学位、职称、职业资格、个人科研学术水平、培训材料；政审、三个时间认定；党、团组织材料；奖励；处分；工资待遇（转正定级、招聘、任免调动、退（离）休、、辞职、退职、出国（境）、党代会、人代会、政协、派、群团会议等形成的审批表、登记表）；其他材料。排列顺序为：干部（专业技术）职务变动表、目录、档案材料、备考表。而每类档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。一般情况下第一、二、三、四、七、九、十类适用于按时间排序，但特殊情况可特殊处理，如第四、九类中含有不同性质的材料，采取二级分类法排序，先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。而第五、六、八类适用于按材料内容和材料之间内在联系排序。分类是档案整理工作的重要一步，要做到认真鉴别，准确归类。
技术加工即对一些字迹材料不符合要求或纸张破损，以及纸张不规则或卷角、折皱等的档案材料，在保持其原貌状态下采用复印、扫描、拍摄、拆剪、补粘、折叠的方法进行复制、加工。在技术加工过程中不得损毁文字、照片，不得涂改、圈划、污损、撤换。
4.规范高校人事档案的日常管理工作
人事档案的日常管理是档案基础工作的环节之一。如档案的传递、接收、保管和保护、查借阅、档案检索等，要严格按照干部人事档案管理八项制度操作，实行依法管档，科学管理。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。 从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“j”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
