时间：2023-03-17 18:11:00
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(1)集中管理模式。数字档案馆档案信息资源建设的集中式管理式档案工作域信息资源建设发展方面具有关键作用。一是通过集中管理模式能够使得数字档案馆的信息资源建设具有一定的计划性使档案馆档案信息资源成为一种资源整体捉进其合理利用与开发二是数字档案馆通过集中式管理模式能够对其信息资源建设进行有效控制监督档案馆各级信息资源建设的具体行为规范工作流程保证数字档案馆信息资源的可持续发展。但是集中式管理模式在一定程度上使得档案信息资源建设缺乏一定的创新性。
(2)分散管理模式。数字档案馆档案信息资源的分散管理模式具有较强的灵活性和适用性。通过分散管理模式能够调动不同地区数字档案馆信息资源建设的积极性充分发挥自身优势加强档案信息资源建设工作。同时数字档案馆采用分散管理模式为信息资源建设提供了个性化发展的渠道提高了档案信息资源建设工作中的创新工作效力但是分散管理模式同样有着信息资源分散、信息系统不兼容、共享交换不方便的问题。
2.微观管理模式
(1)内外结合模式。数字档案馆信息资源建设的内外结合模式指的是数字档案馆根据其自身信息资源不足的现实情况积极寻找其他外部信息资源与其共同完成信息资源建设的一种模式。内外结合管理模式的核心是数字档案馆通过整合内部与外部的信息资源共同完成档案信息资源建设工作。数字档案馆信息资源建设采用内外结合的管理模式不但能够克服集中管理与分散管理的弊端还能够取两者长处使档案信息资源的建设具有较强的适应性。一是通过充分利用数字档案馆现有的信息资源使其人力资源、物品资源能够得到良好利用提高档案馆信息资源建设的质量;二是利用内外结合的管理模式河以借鉴外部信息资源建设的信息技术、专业人才等，弥补数字档案馆在信息资源建设过程中的不足加强档案馆工作人员业务培训加快信息资源建设步伐。
(2)专项建设模式。数字档案馆信息资源建设的专项建设模式指的是将其建设力量集中在某一个具体领域方面，由此集中力量解决数字档案馆信息资源建设过程中遇到的棘手问题尽可能找到问题的突破口。因此专项建设模式更适用于数字档案馆信息建设的最初时期或者用于专业性较强的数字档案馆信息资源建设中。
二、数字档案馆档案信息资源建设管理流程
数字档案馆档案信息资源建设是一项长期持续的工作包括总体分析、制订计划和一些具体业务共同构成。为了能够有效控制管理数字档案馆信息资源建设工作必须对其进行建设规划役计建设流程。第一阶段数字档案馆信息资源建设的前期准备阶段包括建设总体分析和建设整体规划两个方面。该阶段主要是对数字档案馆信息资源建设的环境、条件等进行系统分析提出可行性研究报告为数字档案馆的信息资源建设进行整体规划同时进一步细化具体业务的建设计划。第二阶段数字档案馆信息资源建设的具体业务的实施管理包括信息需求分析、获取数字信息资源、信息鉴定、信息组织、信息存储、信息开发和信息维护更新等环节。该阶段数字档案馆信息资源建设的最终目的是控制整个过程保证其信息资源的建设目标能够实现。第三阶段数字档案馆信息资源建设的总体评估和验证阶段包括数字档案馆建设绩效评估和信息反馈两个方面，该阶段工作的最终目的是对其信息资源建设的实现流程、开发利用程度进行有效评估脸证数字档案馆信息资源建设工作是否已经达到最初目标总结建设过程中的经验与问题将信息资源建设过程中遇到的问题进行反馈。
三、数字档案馆信息资源建设的策略构建
1.深入开发档案信息资源
第一加强科学合理的成本投入。科学合理的成本投入是保证数字档案馆档案信息资源正常开放与利用的前提。档案馆信息资源的建设与应用是需要一定的人力、物力和资金的投入加果没有合理的成本投入数字档案馆信息资源建设与开发就会受到各种阻碍，难以提高信息资源产品的品质和档次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根据数字档案馆的实际建设情况而定。因此数字档案馆信息资源的建设与开发要保证有一定的成本投入同时避免资源浪费的问题出现。第二朋确信息产品特点。信息产品的特点与特色是数字档案馆信息资源建设过程中的取胜关键。档案信息产品在社会中具有较强的特性例如原始性、不可复制性等由此数字档案馆信息资源的建设与开发工作更应该抓住这一特点朋确档案信息产品的特色提高档案信息产品的品质与价值。第三实施联合开发。数字档案馆信息资源建设与开发工作是一个整体过程对于档案信息产品的标准规范、专业人员的配备与使用等方面都提出了较高要求。但是大部分数字档案馆都无法满足以上这些要求需要经过多方机构的整体协调加强档案馆之间、档案部门与其他机构之间的联系实施联合开发建设，以此提高数字档案馆信息资源建设的步伐。
2.不断更新档案信息资源
随着档案信息产生和冗余信息价值的消失以及信息技术和生产设备的不断提高数字档案馆信息资源建设仍然需要持续更新主要包括以下三个方面片是添加新的档案信息主要是及时将最新的信息资源加入到数字档案馆信息资源建设开发工作中这也是档案信息资源的重新建设不断添加档案信息资源，能够提高数字档案馆信息资源开发的适应性和可用性。二是及时清除已经失去利用价值的档案信息由于数字档案馆信息资源建设占用的存储空间有限不能够满足随时增加新的信息资源因此需要及时清除已经失去价值的档案信息。而且这些老化无效的档案信息如果不能够及时清除不但会影响数字档案馆信息资源建设的运行速度还阻碍了用户使用系统查找信息资源的行为。但是清除失去价值的档案信息需要经过严格的审查和鉴定并对其进行详细记录。三是数字档案馆信息资源管理系统的更新是随着信息技术的发展而不断进行的肖数字档案馆原始的信息系统无法满足实际工作需求时，就需要对信息资源管理系统进行一次更新本质上是将原始信息资源系统进行转换。
3.科学合理的存储信息资源
档案信息的合理存储是数字档案馆信息资源建设函待解决的问题，由于要充分考虑到档案信息存储与提取的便捷性和安全性，以及档案信息长期有效存储的问题，在数字档案馆信息资源建设过程中要重点规划信息存储问题通过有效的信息技术手段和保障措施加强档案信息的存储效率。首先要制订完善合理的信息资源存储方案在数字档案馆信息资源存储建设中其信息技术手段包括分布式管理、数据挖掘、模糊识别、信息检索等由于信息技术的发展是持续的，因此，不可能建设一种完全合理的信息资源存储方案。但是数字档案馆应该充分考虑其建设环境和条件积极寻找科学合理的信息资源存储方案，以最大限度满足数字档案馆的现实需求这也是其信息资源建设过程中必须要综合考虑的问题。其次要遵循数字档案信息存储的标准和规范。数字化建设提出以来信息领域对于数字信息标准的研究方面也取得了一定进展。因此数字档案馆信息资源建设在对信息存储进行合理规划时要充分考虑到数字档案信息的存储标准和规范为后期档案信息资源的共享与交流提供有力的支持和保障。最后数字档案馆档案信息存储要选择适当的存储载体。载体是存储档案信息的实体。数字档案信息与传统档案材料相同其存储、保存、提取都与载体密不可分。数字档案信息存储的品质与性能是影响档案信息安全应用的关键因素油此数字档案馆在信息资源建设过程中对于档案信息的存储要采用性能稳定、安全可靠的信息载体。
【关键词】数字档案馆/问题
【正文】
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。
1数字档案的凭证价值问题
档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：
1.1认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。
1.2技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]
1.3管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。
2数字档案信息的长期存取问题
数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：
2.1存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。
2.2机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]
2.3对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]
3数字档案的失真问题
“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。
4数字档案信息的安全问题
安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
5数字档案馆建设的诸多技术问题
数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。
5.1数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。
5.2技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。
5.3技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。
6数字档案馆建设的标准化问题
数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。
7数字档案馆建设的投入与产出问题
数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。
8数字档案中的经济问题
与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。
8.1档案部门方面的问题。
8.1.1数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。
8.1.2数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。
8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。
8.1.2.2设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。
8.1.2.3数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。
8.1.3向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。
8.2利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义；
9数字档案馆法律法规方面的问题
数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。
9.1档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。
9.2著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。
9.3数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]
10数字档案馆的基础理论问题
数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。
10.1数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。
10.2数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。
10.3数字档案的概念问题。数字档案是数字档案馆生存的基础。但是目前对数字档案概念的认识却并不统一和清晰。其一，对数字档案概念的研究并未引起档案界太多的关注；其二，一些对数字档案概念的认识，大部分都是以传统的档案概念为基础的，仍旧把数字档案当作电子文件的转化物来认识，无非是传统档案概念在数字时代的翻版。这里暂不说传统的以文件为属概念的档案概念本身就有许多可商榷的地方。单说在数字信息时代文件的概念、档案概念和其他信息的概念都会受到影响而发生变化，它们之间有互相融合的趋势。如何区分它们将变得越来越困难。在数字时代的信息网络环境下，数字文件、数字档案、数字图书、数字情报、数字资料、数字文献筹有什么不同？如何区分它们？如果不能把数字档案从这些其他数字信息中区分出来，那么数字档案的概念的存在就将走向消亡，而在数字档案概念基础上建立起来的数字馆大厦也将随之倾覆。因此，必须把数字档案概念从其他数字信息中区别出来，数字档案馆才能生存。但这是一道摆在我们面前的并不容易找到答案的难题。
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在社会信息化的大环境下，数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。海洋档案的管理作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，也正面临着数字化时代的挑战。随着电子文件的大量出现，档案理论界对于电子文件是否应该转化为档案材料也从争论转为接受，这一革新要求我们改变原有对文件档案的理解，顺应技术发展趋势，更好地进行海洋档案管理工作。
1海洋数字档案的概念和特点
在1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案(Physicalarchive)和实态档案库(Physicalrepositoriesofarchives)相对应的虚拟档案(Virtualarchives)。国际档案理事会对数字档案的定义是:通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排。以此类推，海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别，包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现，而是通过二进制代码以数字形式存贮，成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化，当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能，通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。
2网络环境下海洋数字档案的安全隐患
在数字化的过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成海洋信息的丢失或删改，却不易被察觉。
海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件，不同于以纸张为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读，并且信息容量巨大，传输快捷，这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的，是一种进步和发展。同时，也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素。
目前的档案保护规程主要针对纸质载体制成材料的耐久性、保存环境等方面来进行，缺乏对电子档案长时间可靠保存的经验与技术。实践证明纸质载体的档案在一定的保护条件下可保存达上千年，而电子文件的物理载体寿命却远不如纸质档案，磁性载体档案的寿命最多只有十多年，光盘载体的寿命也不超过I00年。另外，纸张的损坏很容易被发现，但电子文件载体的损坏只能由设备检验。此外，由于信息技术的快速发展，信息保存的格式和载体都在发生变化，使得早期数字档案难于“阅读”，例如现在面对一个保存在5英寸软盘上的Wordstar格式的文件，恐怕大多数读者都会束手无策，而这只不过是20多年前主流格式与存储载体。
由于网络技术本身的安全隐患导致泄密。Internet/Intranet技术本身就不是一种很安全的信息传输方式，网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地，任何中介站点均可以拦截、读取、破坏甚至篡改信息。随着互联网的发展，互联网攻击手段也越来越多，攻击工具的破坏力越来越强，而安全技术是一种在对抗中被动发展的技术，它总是滞后的，这样就导致了网络的脆弱性。此外，网络硬件也是经常被忽视的但风险极大的泄密途径，主要方式有电磁泄露、非法终端、搭线窃取·后门程序等。
管理人员不足，技术水平有限。据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，他们缺乏计算机与网络的相关知识，缺乏对档案信息网络的安全意识。
3网络环境下实现海洋数字档案安全的对策
如前所述，随着网络信息技术的迅猛发展和广泛应用，数字档案及海洋数字档案的安全保密问题日益突出，为严防密从网泄，确保电子文档安全，应在管理、网络安全和信息安全3方面采取有效的安全技术与措施。
3.1管理方面
加大人才培养力度，提高管理人员的技术水平。海洋档案信息数字化是信息时展的必然趋势，海洋档案管理人员要充分认识网络中的档案信息，不能认为只要把电脑管好了，信息没有丢失，就是做好保密工作了。海洋档案管理人员自身要增强责任感、使命感和危机感，树立高度自觉的档案信息安全防范意识。海洋档案管理人员要更新知识、技能，努力学习掌握档案现代化管理、计算机和网络安全等方面的技术，加快从传统型档案管理人员向现代化档案管理人员的转化。同时，海洋档案行政管理部门要采取相应措施，从政策、待遇等方面培养和激励专业技术人才。要通过在职教育、短期培训和学历教育等多种渠道和方式，提高和更新在职人员的知识水平和专业技能，充分调动海洋档案管理人员的积极性、主动性和创造性，为推进海洋档案信息化建设作贡献。
制定安全管理制度。在海洋数字档案安全管理中，除了采用相应的安全技术措施之外，更重要的是海洋档案管理部门还应当根据相关法律、法规，结合本单位实际，制定、完善一些制度。如，确定本单位档案信息的安全管理等级和安全管理范围，制定档案网络操作使用规程，用户身份认证制度，电子文件的接收、保管、检索、查询和网络安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋数字档案信息的安全保障体系。
3.2网络安全方面
硬件设备安全。涉及海洋电子文档的计算机应做到专人专用，使用的移动储存设备也应做到专用，不可混用。对于网络设备应该尽量使用通过保密检测的设备，不要盲目追求新产品、新技术，以减少泄密渠道。
操作系统安全。安全的操作系统是网络安全的重要基础，因为所有的基本应用和安全措施(如病毒防治、人侵检测、设置防火墙和安全岛)都依赖操作系统提供的底层支持。充分考虑海洋数字档案操作系统的安全性是我国的国情所决定的，因为许多核心技术我国并不掌握，无法保证国外操作系统产品不存在后门程序。在海洋数字档案管理用操作系统方面要考虑以下两点:①采用的产品要具有自主知识产权，且源代码对政府公开;②定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和配置情况，以便及时发现问题。操作系统的安全主要通过增强身份标志与验证、细化自主访问控制、用户职责划分、强制访问控制、审计跟踪和安全管理等方面的措施来实现，这些措施都可以对基本安全功能提供强有力的支持。
安装杀毒软件。防病毒必须从网络整体考虑，主动防御，改变被动劣势，要树立“预防为主，防治结合”的观念。从方便管理人员的工作着手，使其能够管理网络上的所有机器，如利用定时查毒功能，对客户进行扫描，检查病毒情况;利用在线报警功能，监测网络上的每一台机器，出现故障或病毒侵人时，网络管理人员都能及时知道，并作出反应。
内外网隔离。在内外部网之间，设置防火墙(包括分组过滤与应用)实现内外网的隔离与访问控制是保护内部网安全最主要的同时也是最有效、最经济的措施之一。无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
在必须使用公众网络时采用虚拟专用网络(VPN)技术。VPN能够利用Internet或其他公共互联网络的基础设施为用户创建隧道，并提供与专用网络一样的安全和功能保障。在互联网上传输数据时，VPN可提供保密和数据加密。如果某机关档案系统设有两个或更多分支机构，或者希望用户远程访问档案网络，这种方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋数据备份恢复系统。备份数据可以防止磁盘驱动器出现故障、电源断电、感染病毒和发生其他事故时丢失数据。一旦发生了数据丢失，如果按照备份规程进行了备份，那么就可以恢复数据。海洋数据备份最可靠的办法是完全备份和增量备份相结合，例如我们可以每周执行一次完全备份，每天执行一次增量备份。除此之外，还应该选择不同的数据存储介质，并将备份介质存放于不同的安全地点。
载体保护。海洋数字档案的记录载体由于它的磁性、光学性和磁光性，易受磁场、光线、温度和湿度等环境影响。海洋数字档案存储介质应存放在无强磁场干扰、避光、防尘、无腐蚀性气体的环境里，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到相关标准的要求。加强工作人员责任心，提高操作能力避免不正确操作。例如，使用标识笔作标注时，会带来盘面的污损拿取时手法不正确，留下指纹中的油脂、盐分、微生物等长期依附其上，会腐蚀盘带。
数字签名技术。主要包括数字签署技术和验证技术，以解决伪造、抵赖和冒充等问题，在存储和流通过程中，保证了数字档案的原始性、真实性。目前常用的数字签名技术有光笔签名、电子签名、电子印章、数字指纹、数字水印、数字时间截和数字证书等。
信息加密。加密技术可以确保电子文件内容的非公开性，是保证电子文件机密性的重要方法，其目的是采取某种数字方法经信息伪装起来，使非法入侵者无法了解信息的真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密通信者各拥有一对密钥，任何发方可以使用收方的公开密钥加密明文后向收方发文，收方只用自己知道的解密密钥解密获得明文。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文档具有很好的保密和保护效果。
双套归档制。实行“双套制”保存海洋电子档案，既在保存海洋电子档案的同时也保存对应的纸质档案，这也是在技术水平尚欠成熟的条件下解决海洋电子档案原始性、真实性问题的一种可行办法。
（二）需加强城建档案工作的规范化程度以及标准化程度城建档案管理标准化以及规范化是档案工作的数字化、高科技化的基础。但是从实际情况来看，我国普遍存在各地的档案业务能力以及发展程度不均衡，系统软件缺乏移植性能，档案著录没有相容性，案卷质量、水平较低等问题。再加上现在仍旧没有一个统一的城建档案自动化管理的标准，同时已有的自动化管理规范只适用与个别城市建设档案馆，不能满足所有城市建设档案馆的需求，所以该自动化管理规范得不到推广以及应用，这也就导致了城建档案数字化的推广以及应用工作受阻。
（三）需提升相关工作者的素质水平要想实现、加强城建档案数字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建档案管理人员不仅要能掌握先进技术，可熟练应用专业知识，同时还能够掌握一定的计算机技术。但是从实际情况来看，大部分城建档案机构的档案人员并没有专业的计算机技术知识，同时也没有能熟练应用计算机知识的人才，更没有不仅能够建档，同时也可以对信息进行处理的高级复合型人才。虽然部分城建档案机构引进了现代化的机械、设备，但是由于没有可以熟练应用设备的人才，导致设备的作用得不到发挥，进而导致城建档案数字化发展受阻。
二、优化提升城建档案资料数字化应用的办法
（一）提升城建档案信息资料数字化工作的标准性提升城建档案信息资料数字化工作的完善程度，首先应当促使城建档案信息资料数字化工作更为标准化。也就是说，城建档案信息资料数字化工作规范化、标准化是构建数字化城建档案信息资料的基本前提，是落实好城建档案信息资料数字化应用的必要前提，在这角度来看，城建档案需具备统一、完善、规范以及具有可实施性的操作文件以及标准处理措施，需落实好城建档案信息资料数字化的规范化、标准化工作。我国当前的城建档案信息资料数字化规范标准一般可以分为两部分，也就是数字化档案管理以及信息化标准规范。其中数字化档案管理包含需建立档案接收标准，与相应的档案管理以及具体落实细则等；信息化标准包含加强城建档案信息资料采集、整理，对城建档案信息资料进行网站式的管理，数字化建档需要的格式标准，与给予城建档案信息资料更为全面的安全保障等等。只有在现有的城建档案信息资料数字化规范标准基础上，不断地基于实际对规范标准进行不断的完善，城建档案信息资料数字化才能够得以实现，才可以保证数字化应用的接收、管理与信息资料资源共享顺利完成。
（二）提升城建档案信息资料数字化建设应用队伍的综合水平城建档案信息资料数字化建设应用会涉及到很多的专业、实际问题以及理论知识，所以只有不断提升档案从业人员的理论专业知识水平以及实践能力，建立起一支专门进行城建档案信息资料数字化建设应用的队伍，城建档案信息资料数字化才能得以实现。对档案从业人员进行专业的教育培训，同时根据城建档案信息资料数字化应用的实际情况，帮助档案从业人员不断积累经验，以加强城建档案工作者的档案信息资料数字化实际应用能力以及专业知识水平。另外城市建设机构还需要不断引进专业的人才，引进高校对口的专业毕业生，为城建档案信息资料数字化管理注入新的血液，内外结合快速提升整个建设应用队伍的综合素质水平。
（三）优化城建档案信息资料数字化技术的办法城建档案信息资料数字化工作由于涉及各种高新技术，而且也没有案例、经验可以依靠，所以必须通过实践积累经验，不断完善管理系统以对数字化城建档案信息资料技术进行不断的优化。这点的实现需要城建档案的相关工作人员提升城建档案信息资料分析以及技术应用等的实践应用以及相关知识理论探析，以不断提升数字化城建档案信息资料的技术水平。优化提升数字化城建档案信息资料工作的技术水平实质上是对城建档案进行数字集成化管理控制，主要是通过对档案资料转变的所有流程进行全过程监控，以促进各个技术之间更为协调。通过集成多种计算机技术，比如说计算机网络安全技术、数据交换技术、通讯技术以及网络技术等的，对分散在不同区域以及载体的档案资料进行集成化管理，使得不同计算机技术的作用均可以在档案资料的数字化应用中综合发挥出来。
关键词] 文书档案；电子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1 文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2 文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
信息技术在档案管理中的广泛应用，一方面提高了档案工作的效率，扩大了档案的社会影响力；另一方面也对档案工作提出了新的要求，例如存储介质的不稳定、技术过时、黑客入侵、电脑病毒破坏等都使得电子档案信息的安全保护面临着前所未有的挑战。
在2002年国家档案局颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》和近期各省市的“十一五档案信息化建设纲要”中都提出了“档案信息安全保障体系建设”，但仍缺乏深入、系统的探讨。电子档案信息的安全管理是一个过程，而不是一个产品，我们不能期望通过一个安全产品就能把所有的安全问题都解决。对各档案管理系统来说，解决电子档案信息安全的首要问题就是要识别自身信息系统所面临的风险，包括这些风险可能带来的安全威胁与影响的程度，然后进行最充分的分析与评价。只有采用科学有效的模型和方法进行全面的安全评价，才能真正掌握内部信息系统的整体安全状况，分析各种存在的威胁，以便针对高风险的威胁采取有效的安全措施，提高整体安全水平，逐步建成坚固的电子档案信息安全管理体系。
二、电子档案信息安全评价指标体系的组成
电子档案信息系统是一个复杂的系统工程，既有硬件，又有软件，既有外部影响，又有内部因素，而且许多方面是相互制约的。因此，必须有一个规范的、统一的、客观的标准。根据国内外的电子档案信息安全评估标准，国家对电子档案信息和网络信息系统安全性的基本要求，结合电子档案管理和网络管理经验，综合考虑影响电子档案信息安全的各种因素，建立电子档案信息安全评价指标体系。该体系主要包括五个大项二十个小项的评价指标。
1、物理安全评价指标
物理安全是指存储档案信息的库房、计算机设备及管理人员工作场所内外的环境条件必须满足档案信息安全、计算机设备和管理人员的要求。对于各种灾害、故障要采取充分的预防措施，万一发生灾害或故障，应能采取应急措施，将损失降到最低。物理安全包括环境安全、设备安全和载体安全三个方面。
(1)环境安全：主要指存储档案信息的库房、计算机机房周围环境是否符合管理要求和是否具备抵抗自然灾害的能力，如库房是否建在电力、水源充足，自然环境清洁，通讯、交通运输方便的地方；有无防火、防水措施；有无监控系统；有无防雷措施等。
(2)设备安全：主要是指对电子档案信息系统设备的安全保护，包括设备的防盗、防毁、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等。
(3)载体安全：保证设备安全的同时，也要保证载体安全，要对载体采取物理上的防盗、防毁、防霉等措施。
2、管理安全评价指标
安全管理在电子档案信息安全保障中起着规范和制约的作用，科学的管理理念加上严格的管理制度才能最终保证电子档案信息的安全。电子档案信息的管理安全评价指标具体包括：
(1)专门的档案信息安全组织机构和专职的档案信息安全管理人员：档案信息安全组织机构的成立与档案信息安全管理人员的任命必须有相关单位的正式文件。
(2)规章制度：包括有无健全的电子档案信息安全管理规章制度；档案信息安全人员的配备、调离是否有严格的管理制度；设备与数据管理制度是否完备；是否有登记建档制度；是否有完整的电子档案信息安全培训计划和培训制度；各类人员的安全职责是否明确，能否保障电子档案信息的安全管理。
(3)是否有紧急事故处理预案：为减少电子档案信息系统故障的影响，尽快恢复系统，应制定故障的应急措施和恢复规程以及自然灾害发生时的应急预案，制成手册，以备及时恢复系统运行。
3、网络安全评价指标
越来越多的电子档案在网络上传输，而网络作为一种构建在开放性技术协议基础上的信息流通渠道，它的防卫能力和抗攻击能力较弱，可能会遭受到病毒、黑客的袭击。为了保证电子档案的安全必须保证其传输的媒介——网络的安全，网络安全评价指标包括以下几个方面：
(1)是否有计算机病毒防范措施
(2)是否有防黑客入侵设施：主要是设置防火墙和入侵检测等设施。
(3)是否有访问控制措施：访问控制是指控制访问网络信息系统的用户，当用户之间建立链接时，为了防止非法链接或被欺骗，就可实施身份确认，以确保只有合法身份的用户才能与之建立链接。
(4)是否有审计与监控：审计与监控是指应使用网络监控设备或实时入侵检测设备，以便对进出各级局域网的常见操作进行实时检查、监控、报警和阻断，从而防止针对网络的攻击与犯罪行为。
4、信息安全评价指标
在网络能够正常运行的基础上，我们要保证在系统中传输、存贮的电子档案信息是安全的，不被截取、篡改或盗用。
(1)是否采取加密措施：档案的本质属性是原始记录性，而计算机和网络的不稳定性使得电子档案信息的这一特性难以保证，而且有些电子档案信息有密级限制，不能公开在网络上传输，所以电子档案信息在网络传输时必须通过加密来保证其安全。
(2)是否有数据完整性鉴别技术：网络上的传输使得电子档案信息的完整性无法保证，黑客的攻击可以改变信息包内部的内容，所以应采取有效的措施来进行完整性控制，这对于电子档案信息来说至关重要。
(3)是否确保信息数据库的安全：一个组织最核心的信息通常以数据库的形式保存和使用，保证数据库安全对于电子档案信息来说有重要的作用。
(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息审计系统和密级控制两方面。信息审计系统能实时对进出内部网络的信息进行内容审计，以防止或追查可能的泄密行为；另外，可以根据信息保密级别的高低划分公开范围，并对用户划分访问权限，进行分组管理。
(5)是否有防抵赖技术：防抵赖技术确保用户不能否认自己所做的行为，同时提供公证的手段来解决可能出现的争议，它包括对数据源和目的地双方的证明，常用方法是数字签名。
5、系统安全评价指标
这里的系统安全是指计算机整个运行体系的安全。在计算机上处理信息时，硬件、软件出现故障或误操作、突然断电等都会使正在处理的信息丢失，造成无法弥补的损失。所以我们需要采取一系列措施保证系统的稳定，确保信息的安全。计算机系统安全评价指标有：
(1)是否有系统操作日志：系统操作日志详细记录了系统的操作状况，以便事后分析和追查系统损坏的原因，为系统提供进一步的安全保障。
(2)是否进行系统安全检测：运用系统安全检测工具对计算机和网络进行安全检测，可及时发现系统中存在的漏洞或恶意的攻击，进而采取有效的补救措施和安全策略，达到增强网络安全性的目的。
(3)是否有操作系统防破坏措施：操作系统集中管理系统的资源，是计算机系统赖以正常运转的中枢，它的安全性将直接影响到整个计算机系统的安全。操作系统应当建立某些相对的鉴别标准，保护操作系统本身在内的各个用户，阻止有害功能的运行。
(4)是否进行系统信息备份：日常备份制度是系统备份方案的具体实施细则，应严格按照制度进行日常备份，否则将无法达到备份方案的目标。
(5)是否有灾难恢复系统：当系统因人为或自然因素受到破坏时，我们应保证能够尽快地恢复正常工作，把损失控制在最小范围内。
三、电子档案信息安全评价指标体系权重确定方法
用若干个指标进行综合评价时，其对评价对象的作用，从评价目的来看，并不是同等重要的。指标越重要，权的数值就越大；反之，数值小则可以说明其重要程度相对较低。
合理地确定和适当地调整指标权重，体现了系统评价指标中各因素之间的轻重有度、主次有别，更能增加评价因素的可比性。在安全评价中，具体确定权重的方法很多，如德尔菲法、主成分分析法、层次分析法、环比法等。其中，层次分析法比较适用于电子档案信息安全的评价。
层次分析法的核心是对决策对象进行评价和选择，并对它们进行优劣排序，从而为决策者提供定量形式的决策依据。它充分利用人的分析、判断和综合能力，适用于结构较为复杂、决策准则较多且不易量化的决策问题。它将定性分析和定量分析相结合，具有高度的简明性、有效性、可靠性和广泛的适用性。而电子档案信息安全指标体系因素多、主观性强且决策结果难以直接准确计量，因而可以用层次分析法来确定指标体系的权重。层次分析法的基本步骤是：
1、将复杂问题概念化，找出研究对象所涉及的主要因素；2、分析各因素的关联、隶属关系，构建有序的阶梯层次结构模型；3、对同一层次的各因素根据上一层次中某一准则的相对重要性进行两两比较，建立判断矩阵；4、由判断矩阵计算被比较因素对上一层准则的相对权重，并进行一致性检验；5、计算各层次相对于系统总目标的合成权重，进行层次总排序。
四、电子档案信息安全评价指标体系综合评价方法
综合评价是指对被评价对象进行客观、公正、合理的全局性、整体性评价。可以用作综合评价的数学方法很多，但是每种方法考虑问题的侧重点各有不同。鉴于所选择的方法不同，有可能导致评价结果的不同，因而在进行多目标综合评价时，应具体问题具体分析。根据被评价对象本身的特性，在遵循客观性、可操作性和有效性原则的基础上选择合适的评价方法。在信息安全领域，目前存在的综合评价方法有信息系统安全风险的属性评估方法、模糊综合评价方法、基于灰色理论的评价方法、基于粗糙集理论的评价方法等。对于这些方法，目前还没有评论认为哪一种方法更适用于信息安全领域的综合评价。鉴于此种情况，本指标体系采用模糊综合评价方法。
模糊综合评价就是以模糊数学为基础，应用模糊关系合成的原理，将一些边界不清、不易定量的因素定量化，进行综合评价的一种方法。从评价对象来看，用模糊综合评价方法来评价信息安全系统是可行的。首先，对于信息的安全管理而言，“安全”与“危险”之间没有明显的分界线，即安全与危险之间存在着一种中间过渡的状态，这种中间状态具有亦此亦彼的性质，也就是通常所说的模糊性。因此在安全的刻画与描述上大多采用自然语言来表达，而自然语言最大的特点是它的模糊性。另外，电子档案信息安全评价中，对一些评价要素的评价是具有模糊性的。如组织管理中的评价很难量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等级概念来描述，具有较强的模糊性。而且一些评价要素受外界环境的影响较大，具有不确定性，如网络攻击、安全设施失效、人为失误等偶然性较大，难以准确评价。对于这些模糊的、不确定性的问题通常采用模糊数学来研究。模糊综合评价方法就是在对多种因素影响的事物或现象进行总的评价过程中涉及到模糊因素或模糊概念的一种评估方式，它通过运用模糊集合中隶属度和隶属度函数的理论来刻画这种模糊性，以达到定量精确的目的。
总之，模糊综合评价方法是一种适用于在信息安全管理方面进行系统评价的可行方法，其基本步骤为⑦：
1、确定评价集。评价集是以评判者对被评价对象可能做出的各种总的评判结果为元素组成的集合，例如我们可以对电子档案信息安全评价采用五个等级的评语集合(很好，好，较好，一般，差)。
2、建立因素集。因素集是以影响评判对象的各种因素为元素组成的集合，在本文的电子档案信息安全评价体系中，主因素层的因素集有物理安全、管理安全、网络安全、信息安全和系统安全五个指标，其下层又有各自的影响因素集，由各自的具体影响指标组成。
二、保护少数民族档案策略
本文建议从以下几方面来加强少数民族档案的保护，首先国家档案相关部门应加强征集流失国外以及民间的档案文献工作，尽量使散落在各地的少数民族历史档案搜集在档案馆中，以便能够进行更好地保管。具体而言，可以定期组织宣传，提高人们对于档案重要性的认识，鼓励民间收藏者捐献出收藏的档案文献。对少数民族宣传我国的《档案法》，使人们认识到档案的重要性，也可以通过各种宣传来鼓励相关人员捐献档案，并给予一些物质以及精神上的奖励。不断加强搜集散落在国外的档案文献工作，在前文提到由于战乱，导致我国的一些文献流失到国外，国外的一些出版社有时候会将档案文献出版，我国的相关部门应抓紧这个机会，搜集档案文献，争取以购买等方式来获取档案，对于具有特殊意义的档案文献，可以考虑以外交的方式来进行获取，利用可以利用的所有机遇来搜集流落在外的档案文献。第二建立健全档案保护法等的相关法律法规，对于从事历史档案文献倒卖人员进行严厉打击。目前我国档案法以及文物法中对相关贩卖档案文献的处罚，公安以及一些执法机关都应严格依照法律对违法行为进行严厉制裁，另外对于历史档案贩卖活动也要进行严格的排查，一旦发现不法行为，就要进行严格的处罚。第三对于一些纸质历史档案以及其他的一些特殊档案，要做好保护工作。由于这类档案文献容易受到环境的影响而造成损坏，因此档案管理人员一定要加强保护意识，对于这类档案进行一些技术性的保护，如对于保管的地方要能够防火、防尘以及防高温，纸质档案保存在温度在14℃~18℃之间的环境中，相对湿度保持在50％~60％，若是纸质档案出现了破损以及粘连现象可以采取一定的古籍修补技术来进行恢复。建立档案管理管理体系与监督体制，逐渐更新改造档案馆陈旧的设备等，如果遇到技术问题，一定要及时的求助一些技术人员，尽最大程度保证档案的完整性。对于不易于保存在档案馆的少数民族档案，如一些大型的不宜挪动的碑刻等，可以采取其他的一些手段来保护档案，如可以采用拍摄等手段来记录下档案内容，在石碑上涂一些有机硅材料来进行防腐工作。
三、档案数字化管理策略
除了以上几种保护少数民族档案的策略，我国也要尽快实现档案的数字化管理。要想加快少数民族档案数字化管理建设，首先要做的就是提高工作人员对少数民族档案信息化建设的认识。可以说少数民族档案信息化建设是一个比较长远的发展历程，不可能一蹴而就，在建设过程中需要对少数民族档案管理工作进行深入的改革，档案管理部门要认清这一点，转变传统“重藏轻用”的观念，使得服务模式变得更加的主动，利用现代化的技术手段来改变传统的手工操作和查询的方式，做好信息化建设的思想准备，为档案管理信息化创造良好的条件。尽快实现少数民族档案信息化管理，实现常用少数民族档案的数字化，档案的数字化管理能为使用者提供更加明确的档案类型，极大地提高少数民族档案管理人员和利用者的工作效率。从长远考虑，加大资金投入，加强档案信息化基础设施建设，主要硬件设施建设包括数据服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机等，软件设施包括规范化的档案信息管理系统等都需要进行完善，少数民族档案管理软件要涵盖档案信息的收集、处理、整理以及检索、利用等的服务功能，同时还必须适应多种平台以及不同操作系统的运行，本身要具备较强的安全控制能力以及连接其他数据库系统并进行交换数据的能力，保证各系统管理网络顺利进行。在建设少数民族档案信息化管理体系方面，首先就是建立一个比较新型的管理机构，使得管理网络能够覆盖到所有档案，档案管理各部门要根据具体情况建立双向、开放的交互式档案管理网络。第二建立一套比较科学的少数民族档案管理机制，依据相关法律法规要求，来制定比较详细的管理办法，提高档案管理水平。少数民族档案信息化建设的关键问题就是信息的安全性、真实性、完整性、可靠性以及其实用性能。为满足这些问题，就需要制定相对统一的电子文档归档管理制度，整体保管，加快档案信息网络平台和信息安全基础设施的统一化建设。另一方面也要注意少数民族档案资料的质量，多多加强网络技术、服务设施以及网上档案资源开发等工作，制定一系列有实际约束力的规范和标准来建立档案信息网络，使得档案网络更加的具有统一化，实现档案信息的共享。少数民族档案人员素质将会影响到档案利用的效率，现代的高效管理人员一定要具备现代化信息技术，能够熟练的使用计算机来进行信息化的办公，否则无法满足档案信息化管理的要求，电子文件的收集和管理也就无从谈起，档案信息化、网络化的管理和服务也不可能完成，所以少数民族档案管理部门一定要注意这一点，尽量为档案管理工作配备计算机专业的人士，为档案利用者提供技术上的支持，减少档案利用者的麻烦，同时还要对现有的档案管理人员进行在职培训，提高工作效率。
二、电子档案的存储与备份
电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。
三、电子档案的检索和利用
我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。
随着数字化档案的快速发展，数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大，其数量已经达到甚至超过了纸质档案，为了对两种档案加以区别，并发挥最大的管理效益，需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看，双轨制管理的推行存在一定的阻力，双轨制没有真正得到落实和实行，没有取得预期的效果。
（二）由于互联网的发展，数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁
由于互联网技术的发展，为了发挥数字化档案信息资源的作用，可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享，提高其利用率，但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段，使得网络黑客可以侵入档案管理系统，窃取机密的数字化档案信息资源，所以，对于数字化档案信息资源面临的安全威胁，必须着力解决。
二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析
考虑到当前数字化档案信息资源的重要性，我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题，使数字化档案信息资源管理取得预期目的，实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大，在解决数字化档案信息资源管理问题时，一定要考虑到其实际运行情况，做到优化管理措施，创新管理手段，有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策，主要应采取以下几种措施：
（一）在档案管理工作中，必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视
在档案管理中，数字化档案信息资源的重要性日益突出，我们必须对其重要性引起足够的重视，主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式，从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出，只有观念上重视了，才能保证管理工作得到很好的开展。所以，必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度，从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。
（二）有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题
对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理，逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢，推进效果不理想的问题，我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度，并创新档案管理手段，实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理，保证档案双轨制管理有效推进。
（三）对关键的数字化档案信息资源实行加密处理，保证数字档案的安全性
在目前的数字化档案信息资源中，为了预防关键档案信息泄密，要采取信息加密措施，并升级数字化档案信息资源管理系统，从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取，我们要完善并加强硬件网络设施，同时采取先进的数学算法和加密手段，保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明，这种加密手段是行之有效的。
三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析
上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题，以及解决数字化档案信息资源管理存在问题，从中可以看出，数字化档案信息资源的重要性日益突出，必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益，满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明，要想提高数字化档案信息资源管理的效益，就应该从以下几个方面入手：
（一）将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起，纳入到统一的标准化管理体系中来
实践证明，在档案管理中，要想提高管理效益，就要建立统一的标准化管理体系，实行统一管理，发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言，要和纸质档案一起，建立统一的标准化管理体系，完善档案管理双轨制。
（二）建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，保证数字化档案信息资源管理的有效开展
由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大，涉及种类多数据庞杂，为了实现有效管理，建立数据库是未来发展的趋势。所以，要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，有效开展数字化档案信息的管理工作。
（三）统一数字化档案信息资源存储格式，便于数字化档案信息资源的实际使用
为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率，节省存储空间，便于用户实际调用，我们应该统一数字化档案信息资源存储格式，保证在数据库中以同一种格式出现，便于存储和利用。
（四）加强数字化档案信息资源的安全管理建设，保证信息安全
数字化档案信息资源中包含一些机密的信息，所以我们必须加强安全管理建设，要提高安全管理登记，保证关键数字化档案信息的安全，保证这些机密信息不发生泄漏。
文件是形成档案的基本要素，而档案是文件的精华，是文件的组成部分。但是，文件与档案又有所不同，文件是指广义的文件，即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料；档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，从时效、价值和系统性上讲，档案是对文件的不断扬弃，使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来，才能形成最后的档案，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。
1.2有效提高文档一体化管理水平
文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理，以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，在收集整理文件资料时，既要求资料要完整、齐全，又要书写规范、清楚，既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下，这些环节都是在系统设定的环境下操作的，整个过程方便、有序、简单易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
档案信息检索一直是档案手工管理的难题，而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息，是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中，能够较好地解决了这一问题，它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档，这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到所需要的信息，并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，比如信息按处室、项目、流转过程分类等，使档案检索更加快捷、高效。
1.4有利于电子文件的保存
在办公自动化中，形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要，选择不同的电子载体，比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷，便于备份，易于传递，并且贮存时间长，受外部环境的影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。
2对文书档案管理工作提出的建议
2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统
在设计办公自动化系统时，档案部门要参与其设计规划，避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时，就要求档案管理人员必须提前介入，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，做好流程和总体框架设计，加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系，使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来，以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。
2.2确保电子文件的安全
随着网络技术的迅猛发展，电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如，在实际运用的过程中，经常出现电子文件在运行过程中丢失数据，造成档案保存不完整的情况；从安全方面看，如何保障网络不受病毒或黑客的攻击；在使用过程中，如何合理设置权限，避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载，确保文件的安全等。因此，实行文档一体化管理，必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时，要做到以下几点：①以系统完善的软硬件功能设计为基础，运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等，保证系统安全功能的完备性；②建立健全安全管理的规章制度，并以此为保障，建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系，切实落实安全责任制，必要时，要对系统所在的重点场所做防盗处理，为档案信息网络实施整体安全防护；③加强管理人员的安全意识，规范操作，精心维护，并建立身份认证，设定用户权限等；④定期进行安全培训和教育，让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程，正确使用。因此，在关注电子文件的信息安全问题上，既要注意技术因素，也要注意非技术即人为因素，建立全过程的安全防护体系。
2.3文书档案标准化和规范化管理
传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档，立卷人根据自己的经验和理解组卷，很难完全统一立卷标准，这样，就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下，文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分，最主要的是电子文件的网络归档。其中，所有的电子文件都在设定的系统下产生，要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中，必须按照系统要求规范操作，以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时，还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节，统一著录标准，明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限，以保证电子档案的质量。因此，在办公自动化环境下，有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文档和信息技术人员的综合素质
要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作，不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合，还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中，要严格按照标准操作，确保档案信息的正确、完整和规范；而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时，还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术，能够熟练操作办公和档案管理系统，并根据具体的操作情况，对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时，信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识，掌握电子文件归档管理的流程和要求，加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样，才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作，通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。
【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.
【关键词】数字化/档案/双套制
digitization/archive/double-setssystem
【正文】
中图分类号：G272文献标识码：A文章编号：1001-5264(2003)06-0006-02
一、档案双套制问题产生的背景及研究现状
关于档案双套制问题，并不是现在才提出的什么新问题，其实早在20世纪80年代末期档案学界就开始对此进行了讨论。但是，我们现在所说的档案双套制问题，与早期所说的档案双套制问题是不完全相同的。那时，计算机的应用尚不普及，电子文档很少，人们所说的档案双套制，还主要是指对同一纸质档案的双套归档保存。而90年代以来，随着现代办公自动化(OA)的兴起、发展、普及，缩微技术的应用，以及当前在建设数字档案馆过程中对现有馆藏纸质档案的数字化，便产生了大量电子档案、胶质缩微品档案，这就出现了同一内容而两种不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题，这就是近年来档案学界又在讨论的档案双套制管理问题。可见，当前，研究档案的双套制问题与过去研究档案的双套制问题所面临的环境和条件已大不相同。
为了了解近年来对档案双套制管理问题研究的新情况、新进展，笔者检索了清华CNKI全文期刊数据库。笔者按篇名输入检索词“双套制”，查到从1994年至2003年10月，有关档案双套制问题方面的文章仅为5篇（详见参考文献），因此，可以认为，从1994年至今，档案学界对档案双套制问题的研究不够活跃，成果很少。但这并不等于说档案双套制问题不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化时代，特别是在当前大力倡导建设数字化档案馆的时候，档案双套制问题的研究更有其必要性和特殊的意义。
在早期的研究中，主张纸质档案双套保存，主要是基于档案的安全和利用的方便这两个基本目的，但这种内容和载体完全相同的档案双套保存，是一种重复保存。少量特别重要档案可以这样做，但如果大部分档案的归档保存也实行双套制，势必增加大量的人、财、物的投入，不符合我国的基本国情，弊大于利，不值得提倡。因此，在档案只有单一载体的时代，对于档案是否双套保存问题，比较容易决断。但在当今档案载体出现了多元化的时代，同一内容但不同载体的两种档案由于其作用、特点不尽相同，实行双套制，已不属于重复保存，在这样的背景下，进一步讨论档案的双套制问题显得尤为必要和迫切。
二、档案双套制有其存在的必要性和合理性
在讨论有无必要实行档案双套制之前，除了要明确双套制的涵义外，还要进一步界定所讨论的双套制的数量限度问题。因为在实现办公自动化和档案现代化管理的过程中，不管我们主观上是否愿意实行档案双套制，其实在机关办公室、档案室和同级档案馆中，都必然会客观存在或多或少的档案既有纸质载体又有其它非纸质载体的情况，就这部分档案而言，虽然也是双套保存，但这种情况并不是我们所要讨论的档案双套制。我们所说的双套制是指在普遍意义上和大规模层面上需不需要搞档案双套制，如果离开了“度”和数量的限制，讨论双套制问题便会失去意义。
双套制有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，双套制则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那双套制就不算重复保存制，该不该实行双套制就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。主要表现在以下几方面：
以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。缩微品档案也有局限性，它的设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般档案部门难以达到其所要求的温湿度标准，从实际应用情况看，大多数缩微设备利用率普遍不高，操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。
而双套制正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。
三、档案双套制面临的问题与对策
鉴于上述原因，当前我们要讨论的不是该不该实行档案双套制的问题，从所查到的全部文章来看，都一致主张实行双套制，只是研究的侧重点不一样。现在要解决的问题是怎样实行档案双套制的问题，这恰恰是目前研究得很少的问题。
两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存在两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不过，当全国所有机关间的办公都实现了网络化后，文件的传输和阅读都在计算机上进行时，就没有这种区别了。但是，由于人们长期形成的阅读纸质文件的习惯，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将出现电子文件和纸质文件并存的局面。
如果对实行档案双套制没有什么异议的话，那么实行档案双套制面临的最大难题，则是在多大程度上实行档案双套制，或者说哪些档案该实行双套制。虽然笔者主张实行档案双套制，但却反对将所有档案不加选择地统统实行双套制，这不仅是不必要的，而且也是有害的。
目前要明确而具体地划定实行双套制的档案范围是极其困难的，本文无力完成这一重任，这需要我国档案学界对此做深入的调研，特别是国家档案局要尽快出台有关方面的法规和规章。目前我们可以首先制定实行双套制的原则。笔者认为，至少应包括这几方面：我国档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力，有利于档案的安全保管和方便利用，所选档案要有典型性和代表性。
根据以上原则，作为一种过渡性措施，笔者认为，双套制档案范围基本上可以以我国目前各类档案的归档范围及其保管期限表为依据。因为我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作行，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，这正是确定双套制档案范围的重要依据，完全可以参照执行，不必另搞一套。
机关档案是档案馆档案的主要来源，机关档案双套归档保存的范围，就决定了档案馆双套档案的范围，因此应严格把关。机关档案部门作为双套保存的档案范围，应当限定在具有永久保存价值的档案部分，保管期限为长期的档案不必搞双套制。此外，在机关档案部门，两套不同载体档案如何统一保管且便于检索也很值得研究，要把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。
档案馆如何实行档案双套制呢？笔者认为，档案馆除了接收机关档案部门移交的符合要求的双套档案外，另一方面就是原有馆藏档案如何实行双套制问题。目前我国各类档案馆馆藏档案基本上都是纸质档案，鉴于数字档案馆的发展是大势所趋，因此今后现有馆藏纸质档案将会逐步实施数字化，但由于我国现有馆藏纸质档案数量巨大，有的大型综合档案馆馆藏量多达几十万甚至百万卷册以上，加之不少档案又是历史上形成的，若全部数字化，工作量实在太大，成本实在太高，实在无此必要。对档案馆现存的纸质档案应维持现状，不必做过多的折腾，只需对其中具有永久保存价值的档案和部分年代久远需抢救的珍贵档案实施数字化，并实行双套制保存。总之，现有档案馆既成的纸质档案不是双套制的重点。
【参考文献】
[1]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002,(1).
[2]方莹芬.试论电子文件归档的双套制[J].浙江档案，2000,(11).
