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操作规范化：指严格按操作程序进行操作，不得随意超出操作程序。为了保护计算机硬件和软件，确保会计信息的安全、完整，避免人为因素产生破坏，要求每个上机人员按操作程序开机、关机；用正确命令进入、退出网络和。账务报表系统；当网络、账务报表还处于使用状态时，不准随意关机；使用每个电算系统功能，要按照菜单提示正确操作，避免非法操作造成损失。
录入会计信息标准化：使用计算机处理会计业务，大量会计信息要靠会计人员手工录入，这就是对会计人员录入会计信息提出标准化的要求。每个单位财务可以根据自己的实际情况来做这个工作，具体说，录入会计信息标准化指：1会计分录标准化：对经济业务进行分析、归纳，整理出标准会计分录清单，并使每个会计人员掌握；同时，要先借后贷、方向一致的科目按编码顺序排列；错账更正一律采用红字更正法，避免借、贷方出现虚增、虚减的现象；2会计分录中的摘要标准化，做到摘要简明、额要、准确、完整；3建立标准化专用词组和定义常用记账凭证，提高记账凭证录入速度。标准化的会计信息，将提高其使用标准摘要或摘要中的标准词，统计出其他相关信息，为财务分析提供更详细的数据。
账务处理流程化：也叫会计核算程序化。具体指对会计信息的记录、分类、汇总、陈报的步骤和方法。即从原始凭证的整理、汇总，记账凭证的填制，日记账、明细账的登记，会计报表的编制等。合理地组织账务处理流程，对提高会计工作的效率，充分发挥会计的职能，具有重要的意义。
二、电算环境下的内部控制
手工账务系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目审核；对账户的正确性，一般从三套账册相互核对来验证；通过职能分工相互制约；通过账卡、账账、账实相符等控制方式，保证数据、物资的正确和完整，堵塞漏洞。
电算账务系统由于会计工具和账务处理程序的变化，除原始数据的收集、审核、建账、填制凭证、编制报表计算公式等由会计人员进行外，大部分数据的计算，汇总工作收计算机处理，使内部控制方式由人工控制转为人世间机控制。因此，对后者的控制要求更严密、范围更大。
对电算账务系统的内部控制，既包括原来的手工账务过程，又包括程序设计、电算账务处理过程。这种手工和计算机的控制过程，可以分成以下两部份：1由影响电算会计信息处理的总体控制棗一般控制；2会计电算应用方面的具体控制棗操作控制组成。本文讨论在使用用友会计处理软件环境下的内部控制。
（一）总体控制棗一般控制。
1.会计电算化工作规划：指拟定本单位会计电算化工作规划，提出实现会计电算化制度建设，以及会计人员的电算化培训。
2.岗位分工：主要指职权制，目的是对会计人员有目的、有组织的职务分工，以及与之相适应的对职责和权限所作的强制规定，约束和规范作行为，达到：1电长系统只用于规定的工作范围；2对接触电算系统操作的只限于经过允许的会计人员；3只能使用经过定义的功能范围，即权限定义；4及时、准确提供会计信息；5提高会计工作质量和效率。
（二）具体控制棗操作控制
目的是要在会计应用方面确定具体的控制过程，保证全部经济业务都经过审核、记账，并作及时、准确、完整的处理。
1.对输入的控制：经济业务在由计算机处理之前，经过相应的领导批准，通过会计人员审核，简明、准确、完整地填制记账凭证，没有遗漏、重复或不适当更换的经济业务，不正确的经济业务已更正或删除；
2.对离心账过程的控制：记账凭证只有经过会计复核、确定正确无误，并再次检查没有遗漏、重复、添加的记账凭证，方可由计算机进行记账处理。记账之前，必须对账务数据做备份；记曲过程中，一但出现错误，要及时识别和更正，恢复正确数据；
3.对输出的控制：核对记账后的科目是否平衡，上下级科目金额是否一致，确保账账、账证符；及时报送会计报表给有关部门和经过允许使用的人员；定期打印凭证、账簿，备份会计数据。针对以上各控制环节，以职权制为核心，建立会计电算化操作制度、计算机硬件管理制度、会计档案管理制度，完善会计电算化的内部控制体系，保证系统正常运行，数据安全、完整。
三、电算环境下的两个协调
人机协调
计算机在会计工作中的应用，极大地提高了会计工作的效率和准确性，从会计发展的历史来看，这是一次会计的革命。由于会计信息处理方式的改变，引起传统手工会计各方面的变化，但无论如何变化，计算机只是技术手段，会计人员仍处于会计电算系统的主体地位。因为：1计算机不能完全代替会计人员的工作，如原始凭证审核、记账凭证复核等；2计算机处理会计信息，是由会计人中进行操作和控制，如建账、填制记账凭证等；3会计核算软件的开发、测试、系统配置及维护是依赖于会计人员及相关人员。人是这个系统的主体，计算机是客体；要充分发挥会计人员的积极主动性，又要利用计算机存储量大、运算快、计算准确的优点，这些内容，很有必要在结合实际工作的操作培训中进一步强调，从指导思想上把会计人员放在一个较高的位置上，每个会计人员应有清醒的确良认识，协调好人与机的关系。
岗位协调
在组织会计电算流程当中，合理的岗位分工、岗位协调、岗位牵制及为重要。如何有效地配备好电算流程中的会计人员，是会计电算化后一个难题。除了明确每个岗位的职责、安排好日常工作、特殊事项如何处理及科室之间的凭证、报表流向外，还得认真考虑不性格差别的会计人员搭配对工作的影响。岗位协调，从很大程度上讲，是会计人员之间的协调，“认真学习、相互支持、”应是每个上机操作人员持有的态度。
四、电算账务系统中科目级次结构使用方向
电算账务系统与手工账务系统中，科目级次结构设置基本一样，但在使用方向上是不一样的。
在借贷记账法中，“借”既可以表示增，也可以表示减，而“贷”既可以表示减，也可以表示增，卢卡?帕乔利提出的复式借贷簿记方法之所以几百年来一直为人们所推崇，正是因为其“有借必有贷，借贷必相等”的锱铢必较、泾渭分明的科学原理。尽管我国会计实务也曾一段时间对增减记账法和收付记账法情有独钟，但最终仍达成共识，采用了国际上通用的借贷记账法。有人以会计软件常以正、负号分别替代借、贷符号为由，企图说服人们相信这一记账法已经难以胜任新形势。应当注意的是，即使借、贷符号在数据库中不采用“借”和“贷”加以表示，也并不表明借贷记账法就可放弃。不可否认，在将借贷记账凭证的发生额登录到总账之后，对于登账后所结计的期末余额往往以正数表示借方余额，而以负数表示贷方余额，甚至在借贷库文件中只设一个金额字段，在该字段中分别以正负号表示借贷方。但所有这些标记都没能改变“有借必有贷，借贷必相等”的规则，其实质仍然是借贷记账法。这里的正、负号与增减记账法的增减符号的属性风马牛不相及。
从长远来看，随着原始凭证的逐步电子化，记账凭证的自动生成势在必行，届时，何种记账方法使自动生成更可行，当然要根据其科学性而定。智能软件的设计凭借的是科学的方法和严密的思维与推断，而经过了数百年磨练的借贷记账法，无疑是未来智能专家设计会计软件的最佳选择。当然，一味否定增减记账法的科学性也是错误的。在计算机之中，当采用增减记账法填制记账凭证之后，我们完全可以编写一段简短的程序将其转换为借贷记账法下的相应记账凭证。其转换的主要依据是各该科目的记账符号与所属科目类别。以从银行提取现金为例，在增减记账法下，增记“现金”，减记“银行存款”。现金和银行存款都是资产类科目，对资产类科目，其增加就转换为“借”，其减少就转换为“贷”。依此，也可将借贷记账法下的凭证转换为增减法下的凭证。
二、“反结账、反记账、取消审核”的可行性
至今，尚有不少会计核算软件设置“取消审核”、“反记账”、“反结账”的功能。在实际工作中，这些设置的确给会计人员的会计处理带来许多方便，尽管许多学者对此提出异议，但不少实务工作者却对其依依不舍。有的学者甚至认为，在计算机特定的工作环境中，反记账的作用不可替代。其理由是，在实际工作中存在大量错误的记账凭证，如果不施行反记账的做法，则将导致账簿中存在大量无用的冗余信息，影响对会计信息的使用。
所谓电算化会计中“反记账”，事实上也就是将一批原先已经登录到账簿上的发生额从各该账户再予以扣减，使各该账簿恢复至该批凭证登账之前账簿的发生额和余额状态。毋庸置疑，没有人会赞同手工会计下采用“反记账”。对手工的账簿记录，为了保证其有案可稽，当其发生错误时，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写。同时，对两种出错情况的更正应当分别加以严格处理：一是登记账簿时所发生的错误，“应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认”;在实际工作中，由于记账凭证出错而导致账簿记录发生差错时而发生。一般采用两种方式进行相应的修改：一是红字冲销法，二是补充更正法。这些详细而又具体的规定所强调的一点，那就是对出错之处必需留有修改的痕迹。
在电算会计之中，记账错误和记账凭证填制错误仍然在所难免。虽然红线注销法在电算会计中难以操作，但对出错的电子数据，却不能不留下修改的痕迹。解决的办法只有一个，保留错误电子数据，另作更改的记账凭证，并据以登录账簿，换言之，要将正与误两张凭证同存于会计档案之中，同时，其所登录的正与误两处账簿记录并存于同一账簿之中。《会计核算软件基本功能规范》第十八条也作出与上相同的规定：“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字冲销法或者补充凭证法进行更正;记账凭证输入时，红字可用‘-’号或者其他标记表示”。
由上可见，不管是手工会计，还是电算化会计，对出错的修改均强调留有痕迹。事实上，电算化会计中，由于电子数据的修改在技术上可不留痕迹，因而更需要对留有痕迹予以强调。 三、产品成本计算方法是否改弦易辙
在成本核算过程中，由于各企业生产组织特点和生产工艺流程的不同，致使至今难有通用的成本核算软件面市。首当其冲的是，定制式的生产方式及由此而形成的“适时生产控制”(JIT)等生产理念和生产模式。在定制式生产情况下，按批量计算的分批法似可适用，然而，由于成本计算方法的选择除了要考虑生产组织特点之外，还应当视企业的生产工艺流程而定，即使未来企业生产快捷，但其各自的生产工艺流程的差异却永远存在。无论是单步骤连续式生产。还是多步骤连续式生产，抑或是多步骤装配式生产，都必须在这分批法前提之下再根据各自的生产工艺流程以及管理要求确定各车间、部门的成本计算方法。看来，传统成本计算方法诸如逐步结转分步法、平行结转分步法等仍有其存在的必要，只是面对日新月异的外部环境，考虑如何将新酒装入旧瓶而已。
成本信息细化也许是未来发展的趋势。未来市场的竞价、压价的竞争使企业不得不从内部挖掘潜力。以产品为主线，集成了产品设计/制造/控制层的“计算机集成制造系统(CIMS)的问世，使产品的管理决策、设计开发、加工制造等过程和经营控制等过程通过计算机科学地联结为一个整体，把管理和技术的信息直接用来控制机器进行加工，最大程度地实现了纵向集成，进而极大地提高企业在市场中的竞争力。而在这一背景下，以作业成本管理(ABCM)与”成本企画“(TC/CD)为代表的两大成本管理方法崛起并表现出卓越的成效，并以此为基础，”作业量基准成本计算“(ABC)和”目标成本计算“崛起而成为成本计算的生力军，传统的成本计算方法无论从其形式还是内容都面临着挑战。例如，采用分批法虽然按产品生产周期计算产品成本计算最终产品，但借助于计算机的海量存储的优势，将周期再分割成若干时间段(甚至以天为单位)进行明细计算、汇总与报告，无疑更能适应成本管理的需要。同时，以最终产品为计算对象也显得粗糙与不适时宜，代之而起的则可能是细分至工序、半成品、在产品的成本计算，如此，生产费用在完工产品和在产品之间分配也必然要赋予新的内容。
EXCEL表处理软件在会计中的使用似乎给了我们许多的启迪。财务会计报表上的各项信息，尽可以通过公式定义的方式对其取数来源详加规定，继而运行报表生成模块，瞬间编制出所需的报表。从本质上说，辅助生产费用分配、制造费用分配以及成本计算单等账表数据都是一系列关系型二维数据，均可以使用EXCEL软件定义、计算并生成用户所需的成本信息。随着表处理软件功能的日益增强，各种产品成本的计算可望实现真正意义上的“频道点播”。
同时，由于数据仓库、数据挖掘以及联机分析处理(OLAP)等技术的采用，成本信息的电子化与实时化呼之欲出，成本计算方法可望日趋准确、科学，成本分析与管理也必将为决策者提供可靠的信息支持。
在深化经济体制改革的过程中，会计改革问题越来越受到大家的关注。在科技高速发展的今天，利用计算机替代人工记账已成为现实，为实现会计数据信息的高速传递及上报提供了可靠的物质保障。会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益。从而实现会计工作的现代化。
一、会计电算化工作存在的问题
这是规范会计工作及会计工作现代化的重要组成部分，是深化会计改革贯彻新《会计法》，进一步提高会计工作水平和质量的迫切需要。
会计电算化工作是一项庞大的系统工程，在发展过程中有许多工作要做，有许多问题要及时解决，否则将严重阻碍我国会计电算化向更深层次发展。目前，我国会计电算化工作存在的主要问题：
1思想认识程度不够。我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。一些人认为。会计电算化为时过早，实现会计电算化就是编程序的过程，是单纯利用计算机代替手工记账，是会计部门的责任等等。另外，多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面人手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，导致现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。再次，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够。由于传统的手工记账方式长期被人们所接受，出于使用习惯的制约，人们对会计电算化数据的可靠性持怀疑态度。
2目前，我国颁布的有关法规中也存在着阻碍会计电算化发展的规定。例如，有些涉及软件技术开发上的具体细节规定，不能起到推动的作用，反而因规定的太死抑制了软件的自我发展，影响了会计电算化的普及。另外。由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难。所以，我们必须看到，对电算化会计信息系统的开发和管理，不能仅靠现有的一些法规，如《会计法》、《企业会计准则》等。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪，为此制定专门的法规对此加以有效控制非常必要。
3社会上大部分的会计基础工作也不符合电算化的要求。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等。这是搞好电算化工作的重要保证。计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。部分单位会计基础工作不健全，从而使会计电算化信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据。
4从目前会计从业人员的结构层次来看，相当一部分会计人员业务素质较低。单位的会计人员接受新事物、创新观念的意识较低，在计算机技能方面素质较差。只能机械性地使用财务软件。对计算机的软硬件知识了解甚少，一旦计算机出现故障，就束手无策。虽然商家在安装会计软件时都做了系统的培训，但是，部分会计人员由于接受能力较差。在上机时经常出现错误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重者导致系统崩溃。
5在会计信息系统的安全性、保密性方面做的也远远不够。财务上的数据，是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。就目前软件厂家来说，真正研究数据保密问题的厂家屈指可数。所谓加密，无非是对软件本身的加密，防止盗版。另外，在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设嚣等限制手段，不能真正起到数据的保密作用。安全性上，更是不尽人意，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，很难恢复原来的数据
6当前会计电算化涉及范围也存在相当的局限性。目前，我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化，没有实现管理会计电算化，更不是完整意义的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。既然财务会计与管理会计数据同源，管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据，生成管理报表。然而，由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计，因此，其在企业推广较难，这就使管理会计软件开发步履蹒跚。虽然有少数软件开发商已涉及到ERP，但其技术还不够成熟，离企业的实际需要相差甚远。
7在会计电算化审计发展上还不能够与国际接轨。我国的《独立审计具体准则第20号——计算机信息系统环境下的审计》指出：在计算机信息系统环境下，注册会计师可以采取手工审计方式，计算机辅助审计方式，获得审计证据。尽管有这种规定，但是，各类审计组织在审计过程中极少实施计算机辅助技术，大多采用手工方式操作。虽然手工操作取得的审计资料更直观、更具体，但是，影响审计结论的一些重大问题容易疏漏，因而审计风险比较大。导致电算化审计陷入疲软状态的主要原因，笔者认为有以下几点：首先是审计人员尚未掌握计算机审计技术，仍旧沉湎于传统的手工审计技术；其次是审计软件开发速度慢，由于受利益驱使，许多软件开发商并不看好审计软件的开发，而更热衷于会计软件的开发；三是相关审计准则的制定以及计算机审计实务工作滞后于经济形势。
二、加强会计电算化发展的途径
加强发展我国的会计电算化事业，实现会计工作手段的现代化，是推动会计改革，充分发挥会计治理职能的重要保证。高新技术信息产业的迅速发展，要害在于信息的竞争。加强会计电算化事业，要重点做好以下四项工作：研究制定总体发展规划，以引导我国会计电算化事业有计划、有步骤地发展；制定出台会计电算化治理体制，逐步把我国的会计电算化事业引向制度化、法制化的轨道；加强会计软件市场治理。搞好商品化会计核算软件评审工作，推动我国会计软件整体水平的不断提高；开展会计电算化人员岗位培训，培养一支符合时代要求的会计电算化人才队伍。
会计电算化怎样才能适应会计改革的要求，为国民经济的发展，对经济过程的监控起到良好的推动作用呢，笔者认为可有以下几种途径：
1制定规划，有计划、有步骤地推动我国会计电算化事业的发展。总的目标是，力争达到有40％～60％的大中型企业事业单位和县级以上国家机关在账务处理、应收账款、固定资产核算、材料核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总等核算业务方面实现会计电算化；其他单位的会计电算化开展面应达到10％～30％。基层单位要基本实现会计电算化，从根本上扭转基层单位会计信息处理手段落后的状况。各级政府部门和业务主管部门要在摸清本地区、本部门会计电算化现状的基础上，结合会计电算化工作的需要，制定本地区、本部门的会计电算化事业发展规划。
2加强会计电算化人才培训。会计电算化人才缺乏，是制约我国会计电算化事业的要害环节。要大力培训会计电算化人才。目前，要立足于在职会计人员的会计电算化培训。培训可分为操作人员、系统维护人员、秩序设计和系统设计人员等层次进行，从培训抓起，逐步提高。具体要求是，力争使大、中型企业事业单位和县级以上会计人员有60％～70％接受会计电算化知识的初级培训，把握会计电算化的基础操作技术。
3加强会计核算软件治理。会计核算软件是会计电算化工作的基本环节。我们加强对会计核算软件开发、应用、推广、服务等环节的治理，推动会计开发研制的规范化、专业化、商品化，促进会计软件质量的不断提高。要推动会计软件的社会化，进一步引导会计软件市场的健康发展。
加强会计电算化治理制度建设。建立健全会计电算化治理制度，是会计电算化发展的重要保证。各级财务部门要加强会计电算化治理制度建设，对商品化会计核算软件的基本功能、会计核算软件开发的基本程序、实行会计电算化后基层单位开展会计电算化的基本要求、会计电算化知识培训等一系列问题，应逐步规范会计电算化的治理工作，指导基层单位会计电算化工作的顺利开展，逐步实现会计治理的法制化。
5改革财会人员的知识结构和工作职能。实行会计电算化，要求会计人员既要把握会计专业知识，又要把握相关的计算机知识、网络知识、信息治理知识等，因此，会计电算化将促进会计人员的知识结构向既博又专的方向发展，从而提高会计人员的素质。
0引言
无论在手工会计系统还是在计算机会计系统中，都要根据已审核的记账凭证登记账簿，称之为记账。而反记账是将已经登记入账的会计数据予以取消，使之恢复到记账前的状态。它是记账的逆操作，也是计算机会计系统独有的一个概念。会计软件中要不要设反记账功能，一直存在激烈的争论。笔者认为，反记账是计算机会计系统在处理经济业务数据发生错误时予以更正的理想方式，不过在设计时必须充分考虑到反记账功能的不足之处，对其使用设置严格的限制条件。
1电算化会计的反记账作用分析
反记账在下述三种情况下有着无可替代的作用。
1.1大量的错误凭证被登记入账这种情况在计算机会计系统投入使用初期（尤其在试运行期间）非常容易发生。如果没有反记账功能，则只能编制大量的错账更正凭证予以更正，从而导致账簿中存在大量的冗余信息，影响会计信息的使用。从审计的角度来看，当审计人员查到一笔又一笔的错账时，这些错账也许在后续的凭证中进行了更，但仍会使审计人员对错误产生麻痹思想，影响审计工作效率。如果有反记账功能就可以先取消记账，把错误凭证全部更正后再重新记账，账簿中的冗余信息就可以大大减少，账簿信息就会简洁明了，便于利用。
1.2账证不符在电脑会计信息系统中，记账实质上是将记账凭证库的有关数据转入账簿数据库中，而且正式过账前要先对记账凭证进行平衡校验，以保证其正确性，所以账证一般是相符的。但是当计算机会计系统遭受电脑病毒的侵袭，或者存放会计账簿数据的电脑硬盘扇区遭受物理损害，或者账簿数据库在没有启动电脑会计软件的情况下被人为非法篡改时，就完全可能导致账证不符。如果是凭证有误，则不管账簿记录是否正确，均应先取消账簿记录数据，再对错误凭证———进行更正，审核无误后重新登记入账。
1.3记账过程意外中断在手工会计中，记账人员只需接下去登记就可以了。但在计算机会计系统中，记账是由电脑自动进行的，当意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账过程意外中断时，财会人员无法了解电脑到底已经登记了多少张凭证，因而也就无法在系统恢复正常后继续登账。也许从理论上说，精通电脑和会计软件的人能通过查询账簿数据库记录等方法获知记账过程中断时已登记的凭证数，但对普通的会计人员来说，这是不现实的。况且即使获知记账过程意外中断时已登记的凭证数，会计软件也不允许接着记账，唯一的办法就是设置反记账功能。对此，《会计核算软件基本功能规范》也规定，会计软件“应当具有在电脑发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能”。显然，要恢复到“最近状态”就需对最后一次记账进行反记账。
2电算会计的反记账功能操作
反记账功能显然不是一个常用的功能，它只有在前述三种特殊情况下才能使用。如果滥用反记账功能，则不但影响会计处理的严肃性，也会大大增加工作量。许多人就是以此为由反对在会计软件中设计反记账功能。因此，对反记账功能的使用必须严格限制。其限制条件至少必须包括：
2.1操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人。在计算机会计系统中，记账人员应对账簿的正确性负完全责任，谁记账有误就只能由谁负责更正。设置反记账功能的目的，就是取消部分甚至全部的错误账簿记录后重新按正确数据记账，从本质上讲，这是对错账的一种更正行为。为了保证记账操作的严肃性，避免滥用反记账功能，操作者必须得到系统管理员授权后才能进行反记账。
2.2只能在结账前进行。结账就是在本期经济业务全部处理完毕并确认无误后予以封账。进行结账操作就意味着本期已经没有经济业务需要处理，因而不但不允许输入本期的记账凭证，也不允许对本期经济业务进行记账和反记账。
2.3只能按凭证号或日期逆序连续进行操作。记账是按日期和凭证号顺序进行的，只有逆序地连续取消账簿数据库的记录，才能保证重新记账的正常进行。这就意味着，反记账时应该以账簿数据库的最后一条记录（或者说是最后一张已记账的凭证）为起点，依逆序前溯定位，确定出反记账的记录数，而不能从账簿数据库中任意抽取几条记录（不管是否连续）作为反记账的范围。
3电算会计的反记账实现方式研究
1.2基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。
1.3都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法纪，严格贯彻执行会计法规，堵塞各种可能的漏洞。
1.4系统的基本功能相同。都具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。
1.5都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。
1.6编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。
2会计电算化同传统手工会计的区别
2.1系统初始化设置工作有差异。手工会计的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等；会计电算化的初始化设置工作则较为复杂，主要有会计系统的安装，账套的设置，权限的设置，会计科目及其代码的建立，初始余额的输入，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。
2.2科目的设置和使用上存在差异。在手工会计中，将账户分设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户，此外，再开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中，有的财务软件将科目的级数设置到6级以上，除设置中文科目外，还设置与之对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。
2.3账务处理程序上存在差异。手工会计采用不同的会计核算形式，常用的有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化中常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。
2.4账簿格式存在差异。在手工会计中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种,现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中,由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿,因此根据《会计电算化工作规范》规定,所有的账页均可按活页式打印后装订成册。
2．管理型会计软件在时间上跨事前、事中和事后三个阶段，有预测、计划、分析、控制和评价等基本功能和决策支持能力。
3．管理型会计软件在空间上，延伸至企业的各个部门各个方面，系统的操作者和信息使用者也单纯地由财会部门，扩大到各业务部门和职能部门。
4．管理型会计软件是一个有较高集成度的新系统。它集核算、控制、预测、决策于一体，从管理层次上它包括车间级、部门缴、企业组乃至集团组在内的各个层次管理功能于一体。从使用数据来看，它除了利用货币性数据以备核算用之外，更注重内部业务和外部业务的非货币性信息。系统各模块之间紧密结合，强调同一数据的单一人口及数据资源共享，形成一个有机整体。
5．管理型会计软件是一个非常灵活、开放的系统。具有方便的人机交互功能，用户可根据需要对采撷的信息加以处理和利用，为企业内部管理人员尤其是高层决策人员提供信息服务。
二、核算型向管理型转化的目标
1．应收账款管理的电算化
财务管理重点是对流动资产的管理。应收账款是企业流动资产的一个重要项目，它在生产经营活动中主要有增加销售和减少存货的功能。因此，减少收账损失也是财务管理的一个重要内容，应收账款日常管理的电算化也是会计电算化的必然趋势，具体做法是建立客户的信用档案，借鉴评估机构的评估等级把企业的信用情况进行分类。我们借鉴西方企业的做法，在选择赊销客户时～定要择优挑选客户。对于新客户主要采用间接调查法即通过与购货方有业务往来的企业、购货方的开户银行、本企业的推销人员、对方企业的信用等级以及委托社会机构来把握购货方的信用状况这样一种方法等。
2．存货管理中的电算化
在企业流动资产中存货占的比重较大，存贷利用程度好坏，对企业财务状况的影响极大。因此加强存货的规划与控制，使存货保持在最优水平不仅是财务管理的一项重要内容，也是管理型会计电算化的一项重要内容。具体做法是对库存的数量进行ABC分类控制，对占用储备资金量大、采购较难、重要性的A类物资，在订货批量和库存储备方面，实行重点控制。对资金占用少、采购容易，比较次要的C类物资，采用较为简便的方法加以控制。中间的B类物资，则实行一般控制。
3．市场营销管理电算化的目标
市场营销管理电算化的目标主要包括企业外部环境数据，行业竞争对手、市场、技术、可利用的资源、产品供求关系等。如收集到竞争对手的相对成本、价格和市场占有率和新产品开发等信息，并进行对比分析加工从中可看出本企业的竞争优势和劣势。4．制造成本管理电算化的目标
建立一个成本管理信息系统，推行应用先进的检测手段和显示监控装置，加强对物质消耗和流向的控制，为成本控制和计算创造条件。结合我国成本管理好的经验，引进国外现代化成本管理方法，如目标成本管理、责任成本管理、厂内经济核算、本量利分析、价值工程城本效益分析、成本预测。成本控制、班组成本管理、作业成本管理等各种成本计算方法和成本管理手段，力求多角度反映企业在生产过程中的耗费和支出。
5．建立财务报表分析模块
一个完整的管理型会计电算化，还必须包括财务报表分析电算化。这个模块是在报表模块的基础上增加财务报表分析模块，以评估企业资产的流动性、负债水平和偿债能力，进而评估企业的财务状况，为管理者、投资者提供信息。
三、实现会计电算化由核算型向管理型发展应注意的几个问题
1．强调会计和经营管理技术为主并与计算机技术的良好结合。财政部在规范电算会计管理规定时，应对财务和管理人员在开发管理型会计软件方面提出的书面管理需求应得的报酬，作出指导性价格。这样能调动财务和管理人员积极性。这就要求改变原来以计算机技术为主的策略，强调以管理思想为中心，计算机技术只是实现的手段和保证。
将电子计算机应用于会计领域，对于促进会计核算手段的变革，提高会计核算工作效率，对于促进会计核算工作的标准统一，提高经营管理水平，对于促进会计工作的进一步发展，推动会计工作方法和观念的更新，对于促进会计职能的进一步发挥，提高对经济活动的监管水平都具有十分重要的作用。
首先促进会计核算手段的变革，提高会计核算工作效率。会计核算工作数据量大，对准确性要求很高，要求提供会计信息的时间性较强。而电子计算机具有高速度、高效率和高容量的特点，对于数据的记录、汇总排列、查询和对和存贮分析等方面，比手工操作的速度能够提高成千上万倍，并可随时从计算机中获取有关数据，能够大大提高会计数据处理的实效性和准确性、提高会计核算的水平和质量、减轻会计人员的劳动强度，提供会计信息的及时性也能够得到充分保证。
其次促进会计核算工作的标准统一，提高经营管理水平。传统手工会计由于各人、各单位习惯不同，形式多样，有很大的人为因素，无法做到全行业的同一。而利用电子计算机对经济业务进行账务处理，能够为全行业提供一个统一的标准，是会计核算工作更加规范化，有助于进行统一规范的经营管理，完善对经营管理的要求，提高会计核算工作的质量和经营管理的水平
最后促进会计职能的进一步发挥，提高对经济活动的监管水平。电子计算机强大的信息记录储存功能可以随时提供详细的、全面的会计信息，有助于会计职能的充分发挥。会计监督职能主要包括对有价值的经济活动进行指导、控制和检查。由于电算化会计核算信息系统可以获得更为准确、及时、详尽的会计数据，将会计信息有效地提供给有关部门，可以更好地对经济活动进行监督。
二、会计电算化运用中发生的问题
首先对会计电算化存在的重要性认识不到位。电算化形式在我国出现的时间相对较晚，所以会计电算化的推广速度比较慢，人们对会计电算化得运用意义与存在重要性认识就存在一定的误区。若实施会计电算化，将有效的优化单位会计工作处理能力，不过在此过程中需要不断的引进先进技术及理念进行会计电算化工作的支持，并提供专业对口人才。对于会计电算化的运用，很多领导都只存在单一的认识，没有重视到会计电算化对会计核算能力的影响及与会计档案保管及管理制度的影响，在推行中认为会计电算化是采用了计算机技术的记账本，很多人更是认为他就是一个电子版的大笔记本，是推广单位形象的手段而已，正是由于这种错误的认识，从而导致了会计电算化的作用无法彻底发挥。另外，在进行会计电算化的运用中，很多单位没有自我意识，无法实现系统性的全面分析，在发展中未根据会计电算化的功用分析自身需求，也没能都建立配套、完善的运行管理模式。
其次会计电算化推广运用中缺乏优秀人才支撑。当前会计行业内部的综合性高素质人才相对比较稀少，使得会计电算化工作的开展受到了根本性的影响。会计电算化不仅需要财务工作者具有专业的基础知识与较高的综合素质与实践会计技能等，而且还受到计算机技术的更新发展非常快的影响，很多会计电算化系统在短短的几年内发生了质的变化，这对于财会人员的知识更新能力也提出了非常高的要求。很多单位没有重视对财会人员的持续培训和早教育，导致其难以适应会计电算化系统的更新，阻碍了会计电算化系统的应用。
最后是会计电算化的软件存在问题导致安全保密性受到影响。会计电算化软件尚处于开发、适用的阶段。所以很多软件都存在信息保密性不佳、抗病毒黑客攻击能力较弱，所以在适用中极易发生财务信息被盗现象。在当前市场经济激烈竞争的背景下，提高财务信息的保密效果，有助于单位的健康发展与自身竞争能力的保护。但是当前很多软件公司对会计软件保密性并不重视，尤其是随着信息时代网络的发展，在效益发展的利诱下，很多保密信息不明丢失，也有一些来自本单位内部的泄漏。对于那些自身管理所出现问题要严格管理制度，如果该系统存在安全性问题，需要加强软件管理的安全措施。目前很多单位并没有具备完善的网络环境，没有建立完善的会计安全措施，因此，对于财务软件的运用，应该更多地关注安全性和保密性，这样公司才能够适应会计电算化的发展。
三、会计电算化运用中出现问题的解决对策
首先单位领导应提高对会计电算化的重视力度。单位领导自身应提高对会计电算化重要性的认识，积极推广会计电算化的实施。通过推广运用会计电算化，及时的发现问题、制定对策，并安排专人负责会计电算化工作的推行，制定科学监控方案，并基于单位发展实际状况，量身打造符合单位发展的会计电算化措施，发挥会计电算化运用价值。
内部控制是企业在会计工作中为维护会计数据的真实性、业务经营的有效性和资产的安全完整而制定的各项规章制度、管理方法等的总称。会计电算化的内部控制是内部控制的特殊形式，也是内部控制深层次的发展。进入20世纪90年代以来,伴随着计算机技术的高速发展,会计电算化由简单的数值计算发展到全面的数值核算，进一步发展到具有人工智能的会计信息管理系统阶段，会计电算化给企业带来效益的同时，也给企业的内部控制带来了一系列的问题和隐患，如果不及时解决，将严重阻碍会计电算化向更深层次的发展。
一、电算化会计处理系统对企业内部控制的影响
(一)由于会计信息处理方式的改变，内部控制的形式发生变化
在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章，但在电算化会计信息系统的中，业务人员可以利用特殊的授权文件或口令获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，由此易引起失控而造成损失。在电算化会计环境下，授权控制是最主要的组织原则，内部控制的形式也由手工条件下的制度控制变为制度控制与程序软件控制。内部控制的程序化使得内部控制具有不定期的依赖性并增加了差错反复发生的可能，这就意味着在新的会计工作环境下，加强财务软件的系统权限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、网络系统权限控制等工作成为内部控制的又一项重要工作。
（二）由于经济业务记录方法的改变，内部控制的对象发生变化
在传统的手工会计系统中，企业会计内部控制的对象就是处理会计业务的财务人员，内部控制的重点就在人员之间的相互牵制上，通过财务人员任用和分工以及严格的财务管理制度，就可以实现良好的企业会计内部控制的目的。实行会计电算化后，原来的核算工作有相当一部分由计算机自动完成，会计工作的完成涉及到人与电算化软件两个因素，而且电算化软件还是主要的影响因素，这使得内部控制的重点由对人的控制转变为对人和机器的控制，如原始数据输入计算机的控制、会计信息的输出控制等，由此可见，在会计电算化的条件下，企业内部控制的对象已由对人的控制为主转变为对人的控制和对机的控制为主。
（三）数据记录方式和保存介质的变化使得会计档案的形式发生了变化，从而带动了内部控制的变化
手工会计方式下，数据记录主要依靠工作人员的手工记录，出现记录错误的可能性较大，而且同一数据可能被重复多次记录，同时保记录数据的介质的“纸”也需要很大的空间，还需要进行防火、防水、防潮、防盗等工作。而在电算化会计系统中，会计和财务业务处理方法和处理程序发生了很大变化，原来书面形式的各种会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，节约了数据的保存空间，也使数据的存取更加方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。
（四）会计电算化系统内部控制范围发生变化，加大了控制舞弊、犯罪的难度
首先，传统的内部控制主要针对交易处理，而在电算化系统下，由于系统建立和运行的复杂性，不仅使内部控制的范围相应扩大，而且还增加了许多传统手工系统所没有的控制如系统权限控制、计算机操作管理、系统管理员和系统维护工作等；其次，随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等活动有所增加并且由于储存在磁性媒介上的数据容易被篡改，有的甚至不留痕迹，这给察觉和防范舞弊行为造成了一定的困难。
二、会计电算化系统下内部控制面临的问题
（一）系统的设计和使用不当
首先，目前在我国许多电算化会计系统是用户单位的财务人员和协作单位的计算机人员合作开发的，这就存在着开发和使用脱节的问题，使得设计出来的系统存在许多问题，不能反映企业的实际情况；其次，随着电算化水平的提高和系统功能的强大，对计算机知识水平和操作能力的要求越来越高，在岗的财务人员虽然经过一系列计算机和电算化的培训，但与实际操作水平还有一定差距，这在一定程度也限制了ERP的推广与应用。
（二）会计电算化系统下差错的重复性和连续性
传统手工会计系统下，由于会计处理环节相对分散，各个环节由不同人员登录，一个环节数据出现错误，在下一个环节还可以发现更正。而在电算化会计系统的环境下，由于数据处理的程序化和集中化，只要一次输入原始数据，系统就会自动进行多项处理。因此，一旦原始数据出现错误，将引发日记账、明细账及总账等出现一系列错误，从一个环节蔓延到其他环节，使得错误的严重性加大。
（三）会计信息系统使得内部稽核和审计的难度加大
如果要对公司的信息系统进行审核，则必须考虑以下事项：
1、是否使公司机密内部资料暴露和泄密，伤害公司的竞争能力，使公司蒙受不必要的损失。
2、对会计系统进行审核，审核人员不仅要精通会计知识，还需要对所要审核会计信息系统比较了解和具备处理复杂电脑数据的能力，为此进行的培训大幅增加了审核所需的时间和成本。
（四）会计信息系统的安全性风险
安全性风险主要有以下几种情况：
1、系统密码被非法窃取和盗用，会计人员甚至有的外部人员未经授权浏览、修改甚至破坏会计资料，舞弊的手段更加隐蔽。
2、由于计算机硬件系统存在物理性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因将导致会计数据的丢失，导致数据处理的不准确。
3、存储数据的磁盘、磁带等，经过修改、擦除和拷贝均不留痕迹，同时这些磁性物质容易损坏，导致会计信息的丢失。
4、各种各样的病毒也对安全系统造成威胁，甚至导致计算机系统的瘫痪。
5、网络财务给会计信息系统带来的新问题。
近年来，随着计算机技术和网络通讯技术的迅速发展以及网络会计信息系统的日趋普及、网络的广泛应用很大程度上弥补了单机电算化系统的不足，同时也带来了一些新的问题：
1、网络是个开放的环境，网络环境下会计系统就很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。
2、网络环境下，作为动态资产的无形资产的转移无须借助外部的力量就可以发生，这使得无形资产的转移很难控制。
3、网上商务的发展将加强企业对网上公证机构的依赖，但是技术和法规的不完善又给企业的内部控制造成了困难。
三、电算化会计系统内部控制的发展和完善
在建立社会主义经济体制和深化现代企业改革过程中，遵守会计准则，从本单位会计工作的实际出发，建立健全和完善企业电算化会计内部控制制度。
（一）深入研究制定科学、全面的内部控制制度体系，并随着环境的变化及时更新内部控制制度。现在财务软件正逐步由“核算型”向“管理型”发展，会计电算化针对的不仅是会计核算，正逐步成为管理信息化、企业资源计划的一部分。内部控制针对的也不仅是会计循环，还包括企业经营的各个环节。所以，财务部门应该对企业的会计核算体系与经营的各个环节进行深入的调查研究，制定适合本单位实际情况的内部控制制度。同时，面对经济生活中出现的新问题不断调整企业的内部控制制度，使内部控制制度能充分、有效地发挥作用。
（二）加强人才培训及人才培养。内部控制是由人来执行并受人的因素影响，加强人才培训和人才培养是内部控制建设中的重要内容。具体包括：1、加强对会计人员诚实守信的教育；2、加强会计人员后续教育，定期组织会计人员学习会计电算化知识，吸纳高校会计电算化毕业新生等各种方式，建立一支具有高素质的电算化会计人才队伍；3、采用一定的激励手段，提高员工的积极性和创造性，以推进内部控制制度的有效实施。
（三）作好管理基础工作，尤其是会计基础工作，保证会计数据的准确、完整。电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，因此，会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。
（四）加强操作的安全控制，保证信息的准确和安全性。为保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，避免由于外部因素导致的系统运行的不安全因素，应指定相应的上机守则与操作规程。主要包括：各种录入的数据需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证；数据录入员有疑问时要及时核对，不能擅自修改；禁止非操作人员操作电脑；不得向他人提供任何资料和数据；发生输入内容错误需按系统提供的功能加以改正。只有完备详细的制度才能减少错误的发生，从源头上保证会计信息的真实性和可靠性。
（五）加强电算化环境下的内部审计，将安全性风险降到最低。会计核算的电算化没有改变审计存在的基础，也没有改变会计的实质内容。在会计电算化环境下，舞弊得逞的原因主要是会计电算化系统缺乏应有的安全防范措施，控制措施执行的力度不够。因此，会计电算化下的内部审计不仅需要审查会计电算化系统输出的信息是否可靠，而且还要审查会计电算化系统的内部控制是否健全有效，以及会计系统本身的安全性。通过电算化的内部审计，可以发现各种控制手段的弊端，找出进一步改进的措施。在系统运行的各个环节，都应有内审人员参与，定期检查和测试电算化会计系统的工作情况，参与指定和监督执行相关管理制度，建议修改或选折会计软件。
（六）数据和程序控制。数据和程序控制主要是指对数据、程序的安全控制。数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性，而程序的安全与否直接影响到系统的正常运行。数据控制的目标就是要做到在任何情况下数据不丢失、不泄露、不被非法侵入。重要的数据要定期备份存档，磁介质备份至少要准备两份，分别存放在不同的地方，以便于发生故障时及时恢复。程序的安全控制是要保证程序不被修改、损坏、不被病毒感染等。非系统人员不得接触程序的技术资料、源程序和加密文件，从而减少程序被修改的可能性。程序的安全控制还必须指定具体的防毒措施，对来历不明的介质在使用前进行病毒检测，对系统定期查毒、杀毒。
（七）网络的安全控制。随着网络技术的发展及其对会计电算化的影响，安全问题愈加显得重要。企业应加强网络安全的控制，在技术上对整个财务网络系统的各个层次都要采取安全防范措施和规则，建立综合的多层次的安全体系。网络安全性指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括数据加密技术、访问控制技术、数字签名技术等，以保证会计信息在传播过程中不被偷看、篡改和复制，基本解决财务信息在互联网传输的安全问题。
随着计算机及网络技术的迅速发展，会计电算化已被越来越多的企业所采用。会计手段发生变化的同时，内部控制也发生深刻的变化。在会计电算化环境下，信息技术的应用增加了企业内部控制的风险，同时也能提高企业的内部控制效率，增强内部控制的效果。企业应遵守会计原则的基础上，充分利用信息技术，使内部控制不断完善和优化，提高企业的经济效益。
参考文献：
1、徐晶.会计电算化与内部控制[J].商业研究，2005(7).
一、开展对会计电算化系统审计的必要性
会计电算化的实施，改变了会计的信息存贮方法、核算形式及内部控制方式，对审计也产生了很大的影响。
①在信息存贮方法上。在传统的手工会计系统中，从原始凭证到记账凭证，由过账到财务报表的编制，每一步都有文字记录，审计是针对这些文字记录而言。但在会计电算化系统中，会计处理集中由计算机完成，会计信息集中存贮在磁性介质上，只留下肉眼看不见的线索。
②在会计核算形式上。在会计电算化系统中，不一定要遵循手工操作方式下的会计核算方式，而是直接输入数据由计算机按程序自动进行处理得出结果。如果会计电算化系统的应用程序出错或被人非法篡改，则计算机只会按给定的程序以同样错误的方式处理有关的会计事项，从而得出错误的结果。
③在内部控制上。传统的手工会计系统中，会计部门的内部控制一般表现为对人的控制，强调职责分清、相互牵制，采用的手段主要是利用纸面信息进行人工核对与检查。但在会计电算化条件下，内部控制转变为对人和机器两方面的控制，且多数情况以计算机内部控制为主。如果计算机内部控制设置不当，没有形成有效的控制，就给人以可乘之机，甚至可能被神不知鬼不觉地嵌入非法的舞弊程序，给企事业单位招致严重的损失。
因此，在会计电算化条件下，审计人员必须要了解和审查会计电算化系统的处理功能及其内部控制，以证实其会计事项处理的合法性、结果的正确性及信息的完整性和安全性。
二、实施会计电算化审计面临的现状
由于各行业各单位会计电算化系统应用环境大不相同，应用程序也各具特点。从使用的系统来看大致有以下两种情况：
1、购置商用会计软件。
目前，商业化会计电算化软件有几百家之多，不同的电算化系统虽然有着不同的特点，但也有着基本的相同点：①输入、处理、统计、查询、输出及维护功能较完整全面，界面设置较好；②对软件设计过程、程序文本和数据结构采取严格的防范和保密措施，安全性较好；③采用计算机内部控制取代部分手工会计的内部控制，减少了人为因素。这些特点给会计工作带来了较大的便利。然而由于各种会计软件的数据库千差万别，其防范保密措施更是八仙过海，各显神通，这就给审计人员开发通用的审计软件带来困难。
2、自行开发会计软件。
自行开发会计软件，一般是根据企事业单位自身的需要，结合实际情况研制而成的。如我校某些下属单位的会计软件就是由单位提出要求，请计算机人员编制而成。这些软件使得财务会计后台核算，包括从记账到报表输出、统计查询的全过程自动化，一般具有较强的检测排错功能和统计处理功能，实用性强。但在系统安全方面及内部控制方面需要人工予以辅助来加强系统的管理。比如：有的数据库没有加密，可以随时打开修改数据，就要求管理者制定规章制度来约束会计人员的行为。
三、审计对策
会计电算化的实施使得会计系统本身发生了很大的变化，对电算化系统的审计与对手工账簿的审计相比，相应在审计内容、方法上也发生了变化。无论是对购置的会计软件还是对自行开发的会计软件，审计内容上都需要对其系统内控进行审计，以及对其电算过程和结果进行审计，审计方法或措施有所不同。
1、加强对系统内控的审计
对系统内部控制的审计，一般经过以下几个步骤：
①对内部控制进行描述：审计人员可以通过与被审单位有关人员座谈、实地观察、查阅系统的文档资料等办法，必要时可编制内部控制情况问卷，了解系统的内部控制，将它用图示描述出来。
②对内部控制进行初步评价：侧重于评价内部控制的健全性和合理性。主要从以下几方面来评价系统控制是否已经设立、控制的布局是否合理、有无过多或不必要的控制：A：是否实施了职责分离，以达到相互牵制、相互制约的目的。主要包括计算机开发和维护部门以及系统使用部门内部的职责分离，如凭证的输入与审核应由不同人员担任。这种控制不但要以规章制度的形式明确每个部门及人员的职责，还应在系统中采用密码控制技术，防止越权行为的发生。
B：是否编制了切实可行的开发计划，计划是否经过严格审查、仔细研究和反复调查后才予以实施；在开发过程中是否实施了严格的人员调配；系统的文档资料是否齐全规范，保管制度是否科学等。这项评价适用于自行开发会计软件的单位。
C：是否只有经过授权批准的人才能接触系统的硬件、软件、数据文件及系统文档资料；机房是否具有安全保护措施、设备是否具有保护措施等；数据文件是否具有备份措施等。
D：是否建立正确可靠的硬件及软件平台，保证系统正常运作；尤其是系统软件中是否具有错误处理的功能、文件保护的功能及安全保护的功能。如：系统是否自动建立使用系统的人员和活动记录，以备日后检查；存贮的文件是否实施加密措施，以保证只有掌握密码的人才能打开文件等等。
E：是否采取了严格的输入控制措施，来保证系统输入信息的可靠性。例如：输入凭证的完整性、是否具有凭证的试算平衡控制、凭证的编号是否按顺序设置，有无重复号码、凭证的借贷方金额是否相等、对由计算机发现的错误是否拒绝接受并予以提示，改正错误后重新提交系统并作好错误记录等等。
F：是否采取了适当的处理控制措施，来保证会计数据处理准确性、完整性。例如：是否只有经过授权批准的人才能执行登账、对账、结账等会计处理操作；系统是否具有防止或及时发现数据出错的措施；对非正常中断是否具有恢复功能；系统是否具有防止非法篡改的功能等等。
G：是否采取了适当的输出控制措施，来保证系统能完整、准确地输出经处理的会计信息。例如：未经授权批准的人不能接触输出资料，打印输出的资料是否进行登记，并经有关人员检查后签章才能使用或予以保管等。
以上内部控制在系统中由计算机内部控制和手工控制组成。不同的系统中设置的程序化控制也不相同，尤其是自行开发的会计软件在这方面比较松懈，因此对每个系统都应认真检查是否建立了规章制度，用管理来弥补计算机内部控制的不足。
③对内部控制的执行情况进行符合性测试。主要是对上条中设置的内部控制措施是否得到认真执行而采取的测试。对计算机内部控制可以利用计算机进行辅助测试，对手工控制则可以采取如观察法、实验法等手工测试方法。
④对内部控制进行总评。主要考虑系统内部控制中有哪些比较满意的措施、是否能够通过符合性测试，符合程度如何、内部控制是否可以信赖等。
2、做好系统电算过程和结果的审计
在系统中，输入的原始数据、处理的中间结果和最后结果都是以数据文件的形式存贮于电、磁介质或打印输出在纸质账页上，要对系统电算过程和结果的真实性、正确性、合法性等进行评价，必须对数据文件进行审计。数据文件审计可以是对打印输出的数据文件进行审计，也可以是对存贮在电、磁介质上数据文件进行审计，前一种数据文件审计与手工会计系统中对凭证、账簿、报表的审计方法与技术相同，后一种数据文件的审计则需要运用计算机辅助审计技术进行审查。通常，为了节省时间，提高审计效益和审计质量，采用后一种审计方法。即可直接从系统中取得所需数据。
对于自行开发的会计软件，审计人员可以复制它的数据库，直接用计算机语言或采用计算机语言编制辅助审计程序访问数据库，可对整个数据库或选定的数据进行复核，可有效地执行大量数据的验算、重新分类及汇总工作，可详细地检查数据库的内容，按指定的标准查找记录，总之，根据审计目的进行计算和处理，并按照审计要求输出审计信息。
对于购置的会计电算化系统，由于软件公司对其软件的设计过程、数据结构采取严格的防范和保密措施，直接打开其数据库的困难较大。但较完整的会计电算化系统一般都建立了查询、对账、统计或财务分析、通用报表等功能，审计人员在对被审系统的数据文件进行审计时，可利用这些功能完成部分审计任务。例如利用被审系统的查询模块，可以按指定的条件查找数据文件中的数据。
一、国内同类软件的现状
目前国内有较多的商品财会软件，并都有各自的示教版。因商品软件着重于实用性，追求功能的完备，示教版也只是着眼于使用操作的示范上，不可能注重本学科的教学目的和教学规律的要求。况且，商品软件不可能提供系统的程序代码，学生难以从操作界面，抓住系统的基本功能结构、系统的数据库结构和数据流程，不能将系统的功能表象与系统的程序设计联系起来，学生无法从中了解到程序基本结构和编程思想及技巧，更无法看到会计核算在系统设计中的体现过程。所以，商品软件和其示教版不能作为财经专业“会计电算化课程”教学的CAI课件。
二、系统设计的基本思想
1、本系统主要用于会计专业本、专科生“会计电算化”教学，整个系统的设计在着重于遵循本学科的教学规律、教学特点和教学要求的同时，还应考虑到系统的实用性，以求其真实性，使学生同时能获得实用会计核算软件操作的训练。
2、“会计电算化”其本身就是一门计算机技术应用的课程，其CAI课件开发目标不只是在软件核算功能的完整上，更重要的是核算功能的实现过程和实现方法，系统的程序代码、数据库的设计要起到教学上的样板示范作用。这就要求会计电算化的CAI课件，在保证系统自身的完整性、可靠性和实用性，以及程序代码优化设计的同时，还应给学生留有充足的二次设计的余地，使学生可根据教师的要求，对原程序代码能灵活地进行修改、补充来完成自己的设计。为此，要求原程序代码的结构简练、层次清晰、可读性强，能充分、直观地体现会计核算的各环节在程序中的实现过程和实现方法；力求提高各子模块的内聚度，减小各子模块之间的耦合度；在数据库结构的设计上充分考虑其可扩充性。
3、作为一个CAI系统，帮助子系统的设计、帮助获取点的设置和帮助信息库的建立，是这类系统主要研制内容之一，其成败直接影响到整个系统的教学效果。所以在帮助功能的设计上要作充分、细致考虑，不仅能提供操作上的帮助信息，还应能提供各模块所对应的教学内容信息和原程序代码的输出口，并且通过在线式帮助热键获得备操作层的各种帮助信息。三、关键问题及解决方案
(1)教学要求与实用性的统一
会计电算化是一门实践性很强的课程，学生不仅要掌握本学科的基本理论和实现过程，并且对会计软件的实际操作有一定高度的要求。所以，作为该学科的CAI课件还应注意到他的实用性，使学生一开始就对实用软件有一个整体上的初步认知。实用性设计上，着重在会计软件的基本功能、界面风格、操作方式上参考目前流行的商品化会计软件的设计思想和设计风格，而不追求其辅助功能设计，以免影响学生对主要内容的掌握。
(2)程序代码的“二次设计”问题
对课程中有关程序设计的重点、难点及多方法点，应给学生留有可方便修改、补充的余地。并且，学生对原代码的修动只影响模块内的单一过程的运行，而不影响整个系统，乃至单一模块的可靠性和安全性。这就要求备模块功能的单一性强，模块的内聚程度大、耦合程度小。为此，各模块原程序代码的主结构都采用事件驱动结构，提高了模块的结构化程度；在系统功能分解上，以最小、最简单功能划分为原则，使每个功能对学生而言都是明显易懂，增强了原代码的可读性；在为学生保留的二次设计的原代码中，避免使用全局变量，只引用私有变量，过程的调用也尽量避免使用参数，以最简单的方式调用，从而获得较高的模块独立性。
(3)数据库结构的自由扩充对系统完整性的影响
对一个数据库管理系统，当数据库的结构发生变动时，往往会影响整个系统的程序运行。而作为会计电算化课程的CAI课件，它本身应对学生起着示范、参考的作用，使学生能在原设计的基础上，作一定补充、修改来完成自己的设计，这必然涉及到数据库结构的变动。为减小数据库结构的自由扩充对系统完整性的影响，对各系统数据库建有数据库结构扩展库，并按数据库名进行索引。结构扩展库中的各字段名都定义有字段系统名，字段名可由学生自由增补、取名，而字段系统名是由系统按一定规则自行取名，并将字段名赋值于字段系统名。程序中引用字段变量时，通过宏替换字段系统名来实现，从而提高系统的扩充能力。
随着计算机的发展,计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用。会计全面实现电算化成为必然趋势,国家财政部根据经济发展和信息化进程的需求提出,到2010年要使我国80%的基层单位实现电算化会计。但随着电算化工作的普及和深入,有关电脑系统的舞弊案件时有发生,这主要是电算化对传统手工会计信息系统的内部控制带来了一系列影响。这就要求我们必须适应电算化的特点,在电算化的环境下,建立强有力的内部控制,以保证系统的安全可靠。本文主要对电算化会计信息系统内部控制存在的问题和策略进行研究。
一、电算化会计信息系统对内部控制的影响
内部控制包括内部管理控制和内部会计控制。电算化会计信息系统的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。计算机技术在会计领域的应用,一方面带来了巨大的效益,同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。由于信息处理工具、操作程序等方面的差异,电算化给会计信息系统内部控制主要带来如下几点影响:内部控制的重点由原来的单纯对人的控制转变为对人、机的共同控制;内部控制的形式已经由原来的制度控制转变为制度控制和程序软件共同控制,部分交易几乎没有“痕迹”,数据保存介质是磁性介质等等。由此引起失控而造成损失的案例增加,给内部控制带来一定的难度。
二、实现电算化会计信息系统内部控制的目的
内部控制是单位为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误和舞弊,保证会计资料真实、合法和完整而制定和实施的政策与程序。电算化会计信息系统内部控制的目的包括以下几个方面:
⒈维护企业资产安全和完整。任何一个企业都有自己的资产,如果没有一定的措施加以保护,则会由于浪费、贪污盗窃等行为,而使资产蒙受损失。建立一定的内部控制制度,采取必要的措施就是要防止企业资产流失。
⒉保证会计信息的准确、完整和可靠。会计信息是反应企业经济活动状况的数据资料,它包括各种会计记录、账册、会计报表等。会计信息必须准确可靠,这不仅为企业外部的有关部门所需要,而且也是企业内部改善经营管理的需要。建立适当的内部控制制度,可以保证会计信息的准确可靠,进而提高管理决策的正确性。
⒊有效地考核、评价各部门的工作业绩。在企业内部制定必要的控制制度,明确职责分工,不仅有利于企业各项方针政策的贯彻执行,而且也为考核和评价企业、甚至每个职工的工作业绩提供了依据。
⒋促进经济效益的提高。根据企业总体目标建立的电算化会计信息系统内部控制制度,其最终的目的在于促进企业经营管理活动合理化,改善经营管理,提高经济效益。
⒌保证企业财务活动的合法性。任何一个企业的财务活动都必须遵守国家的相关政策、法规的规定,建立适当的内部控制制度,可以保证企业财务活动的合法性,减少或杜绝企业内部各种违法违规操作。
三、电算化会计信息系统内部控制存在的问题
⒈领导重视程度不够。现在,不少单位开展电算化会计工作的一个重要障碍是领导对电算化的认识不足和观念陈旧。据了解,一些单位的领导视电算化会计为一种赶时髦的装饰和摆设,只是为了应付会计上等级或评什么先进的需要而装门面,完全忽视了其管理的功能和提高效益的作用;一些单位领导满足于现有的手工核算方法,对计算机和先进技术缺乏信心,认为计算机还是信不过,靠不住,不知什么时候会出问题,出了问题不好处理;还有一些单位的领导抱着先等等,再看看的心理,认为电算化会计让别人先搞,等大家都上了再跟着。这些观念和认识大大制约了我国企业电算化会计的发展。
2.会计从业人员整体素质偏底。会计电算化会打破企业财务部门原有的组织格局,财务部门的工作人员,担心自己会被转岗或下岗,对电算化的实施持反对态度,而不是积极学习,主动接受,使得电算化工作在财务科内部难以展开。而一旦电算化系统的运行与手工不符,或试运行中出了差错,就立即对电算化本身加以攻击,而不是帮助解决问题。
3.通用会计软件安全控制功能不完善。会计软件的质量是电算化会计工作的基础,决定着电算化工作的质量。企业目前使用的通用(商品化)会计软件存在着诸多的问题和不足。
⒋电算化会计基础管理工作不完善。财政部要求采用计算机替代手工记账的单位需要具有完善的电算化管理制度,但企业在实现电算化后没有按要求制定包括严格的上机操作管理制度、硬件、软件管理制度和会计档案管理制度等内容的明确的、成文的内部管理制度。对电算化的内部管理仍是按照手工记账的管理办法使用原来手工系统下的财务制度,从而使基础管理工作滞后。
⒌电算化会计内部审计监督不到位。内部审计是内部控制的重要措施。内部审计人员应对电算化会计系统的管理及控制制度进行研究和评价,指出其薄弱环节,提出改善意见,促使被审单位加强电算化会计系统的管理和控制,但是,企业对于电算化会计系统缺乏有效的内部审计监督制度;企业的内部审计人员专业素质不足,不熟悉电算化会计系统的特点和风险,不了解电算化会计系统应有的内部控制,更不熟悉如何对电算化会计系统进行审计,从而导致电算化会计系统未能得到有效的内部审计监督。
四、电算化会计信息系统内部控制策略
针对电算化会计信息系统内部控制存在的问题,我认为主要做好以下几方面的工作。
⒈加强领导的重视程度。电算化会计信息系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权,因为领导是一个单位的决策者,没有领导的支持,电算化会计系统的开发和发展就难以实施。只有领导亲自抓,才能统筹规划、周密部署、保证所需资金、有效的协调单位内各个方面共同做好电算化会计工作,使电算化工作能协同一致地顺利开展。
⒉提高会计人员的素质。电算化会计信息系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高使用人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。培训不仅仅是系统的操作培训,还应让其了解系统投入运行后新的内部控制制度、电算化会计信息系统运行后的新的凭证流转程序、电算化会计信息提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等,不断提高会计人员的素质。
⒊会计信息系统的安全控制。是指使用各种方法保护数据和计算机程序,以防止数据泄密、更改或破坏,主要包括:硬件安全控制;软件安全控制;网络安全控制;病毒的防范和控制等。
⒋职能控制。是指企业建立起一整套内部控制制度,以加强和完善对会计信息系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。职能控制包括:组织机构设置;职责划分;上机管理;档案管理;设备管理。超级秘书网
⒌操作控制。电算化会计系统的操作是电算化会计的主要工作,操作控制包括:业务发生控制;数据输入控制;数据通讯控制;数据处理控制;数据输出控制;数据存储和检索控制等。
⒍内部审计控制。内部审计是内部控制系统的重要组成部分,也是加强单位内部控制的一个有效手段,内部审计在某种程度上可理解为对内部会计控制的再控制,对内部会计控制环节的检查、监督、评价是通过内部审计来完成的。在电算化会计系统中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计主要包括:对会计资料进行定期审计;审查机内数据与书面资料的一致性;监督数据保存方式的安全、合法性;对系统进行各环节的审查,防止存在漏洞;检查和监督内部会计控制制度的建立和执行情况。
总之,任何内部控制总存在一定风险,不能完全依赖。IT技术的发展,推动着会计信息系统网络化的进程,同时,电算化会计信息系统又逐渐成为企业资源管理信息系统的组成部分,新形势下如何建立健全电算化会计信息系统内部控制制度对我们来说将是一个永恒的课题,有待我们不断地去研究和探索。
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