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档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施:
一、建立健全切合实际的档案管理制度
档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
二、严格公文的制发
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
三、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。
在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
五、提高纸质档案立卷的质量
高，对于某些办公条件紧张，没有房间做为档案专用库房，档案数量较少的单位，升级就是短期内可望而不可及的事情。这些单位也往往成为档案部门触及不到的地方。针对这种情况，就需要有一个比
较有效的方法来对所属行政区域内所有单位的档案工作进行监督指导。
当社会的档案意识还达不到应有的程度时，就必须通过一定的手段强化人们的档案意识，使之成为机关工作人员及公民的自觉行动。经过多年档案工作的实践，我认为档案工作检查可以说是档案行政管
理部门依法行政的一种有效手段和方法。因为档案检查标准和条件可以根据本地区档案工作的实际制定，适用于每个单位档案工作状况。档案检查可以触及到所属区域内各个行政企事业单位，又强调档
案的基础业务建设和档案的开发利用，有利于档案行政管理部门对各行政企事业单位的监督指导。这样做档案工作不仅可以引起各级领导的重视，将其纳入机关的议事日程，而且档案也在各项工作中发
挥了重要作用，可以收到较好的效果。丰台区档案局从一九八六年开始，就坚持对全区各行政企事业单位的档案工作进行检查评比和合格验收，即年初将档案工作的诸多要求制定出检查标准和条件，每
年六月底之后对照标准对各单位逐条逐项检查，检查前加强监督指导，检查时严格要求，检查后有问题的单位认真整改，检查结果向全区通报，档案工作在全区引起了各级领导的重视，档案工作管理水
平相应得到提高。经过十几年的不断修改和改善，现在检查标准已经接近北京市二级标准，并纳入了一部分市一级标准的内容，侧重档案基础业务建设和开发利用。
档案工作检查在档案行政管理部门依法行政的诸多方法和手段中，有明显的作用，归纳起来主要有以下几个方面：
一、可以引起各级领导对档案工作的重视。
现阶段，有些机关的档案意识相对薄弱，仅凭档案部门的工作人员去做工作，还不能引起一些机关和部门领导的重视，而做为地区档案行政管理部门，代替政府履行行政管理职能，由档案局组织检查验
收，必定会引起各级领导的重视，随之会安排一定的人力、物力去从事档案工作，必然也会取得一定的效果。
二、有利于档案的综合管理，推动档案基础业务水平提高。
档案目标管理工作有力地推动了档案工作水平的提高，但是在档案目标管理工作中难免出现盲目追求升级单位数量，不顾升级质量等问题，从而达不到实际意义上的综合管理，某些单位档案工作中仍有
死角。而档案工作检查对文书、专门、科技、声像、实物档案的立卷归档情况一并检查，绝不留死角，改变了以往档案室只保存文书档案而不管其它档案的状况。由于每年检查，不会形成积存文件，不
搞突击，也保证了档案案卷质量。机关的会议档案、专业档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音录像档案以及实物档案得到了综合管理或集中统一管理。档案的门类增加了改变了室藏结构，提高
了档案的综合管理程度。而且检查有利于发现立卷归档案卷中的质量问题，便于及时纠正，对于提高档案基础业务水平十分有益，也保证了档案馆档案来源的质量。同时也可以避免因盲目追求升级数量
而忽视或影响档案案卷质量的问题。
三、变消极等待指导为主动请求监督指导。
在社会档案意识仍相对薄弱的现在，一些单位对档案工作还不能得到应有的重视，档案人员兼职较多，哪个部门的工作抓得紧，就给哪个部门干，档案部门不主动有些单位就从来也不与档案局联系，甚
至立卷归档工作也不能按时完成。进行档案检查无疑会使这种状态得到改变。丰台区档案局在进行了十年档案检查之后，现在各立档单位不仅档案意识提高了，而且主动请区档案局进行监督指导，发现
问题请档案局帮助解决，一改以往消极等待的状况，档案工作出现了一种新的局面。
四、标准适合，使行政区域内各单位档案工作平衡发展。
近年来，全国大部分省、市进行档案目标管理考核，有力地推动了档案工作水平的提高。但是，档案目标管理是在各单位自愿申请的基础上进行的，一些单位只满足于完成每年的立卷归档工作，或受某
些硬件及其它一些客观条件的影响，根本就不申请升级，这样就有可能成为档案部门触及不到的死角单位，使一个地区各单位之间档案工作发展不平衡。进行档案检查则不同，所属区域内各单位都要参
加检查，接受档案行政管理部门的监督指导，必须完成检查要求的各项内容，而且检查验收标准也可以纳入档案管理体系、制度建设、基础业务建设、档案信息开发利用等内容，同样可以达到目标管理
考核的主要要求，即使档案保管条件相对较差的单位，也可以保证档案软件建设水平，从而保证一个地区档案工作能够平衡发展。坚持档案检查，还会使各单位由被动应付检查变为主动自觉地开展档案
工作，而且对于防止升级单位档案工作滑坡也是一种有效的手段。
五、促进档案开发利用工作。
从1982年起，档案馆为地下库房(新馆即将投入使用)。档案馆工作人员立足现实，采取了较为可行的保护措施。1982年安装了防盗铁门，在每间库房门口均设置了10厘米高的防水隔段，并陆续购置了除湿设力求；1991年建立了较为系统的温湿度记录，加强了对库房温湿度的控制；加强库房的日常管理，做好防尘防虫、防有害气体等各项工作，开展档案的修复工作，修补、复制解放时期字迹褪变的档案450余卷。二、档案保护工作中存在的问题：
(一)库房与设备不符合规范要求。档案库房与设备是保管档案最基本的物质基础。地下库房的弊端显而易见：湿度高，不利于通风，不利于维护档案的安全。从维护档案的设备上看，存在单一、老化的问题。新馆的建成解决了档案保护工作最基本、最首要的问题。
(二)档案保护意识缺乏。档案保护工作是为利用工作服务的。当前由于过分强调为经济建设服务，在一定程度上导致了保护意识的减弱，表现在实际行动上就有所松懈。大的方面，如资金的投入，人员的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、编研工作中忽视保护工作，修补档案未用专用浆糊，将档案放置地上，不注意防尘等。从中可以看出，档案保护意识在工作人员头脑中还相对淡漠。
(三)档案保护技术的培训研究不够，档案保护技术人才缺乏。
1培训不够。档案人员参加的档案培训，尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。随着科学技术的发展，办公自动化的普及，档案的载体已呈现多样化的趋势，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识，保护工作将无从谈起。各有关单位组织的培训不仅次数有限，而且由于资金、时间等原因难以保证参加。
2档案保护技术的研究不够。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作，而且应加以总结、研究。在我局、馆人员撰写的论文、业务研究、调查报告中，很少有专门涉及档案保护技术课题的。
3档案保护技术专业人员缺乏。近几年，档案馆人员的学历、职称都有明显提高，但具有理论知识，又有丰富实践经验的保护专业技术人员却相当匮乏。档案保护技术是一门综合性的应用技术，档案专业人员虽有一定的理论知识，实际操作技能却很有限。
出现以上问题，也有某些客观原因：档案馆人员多是身兼数据职，征集、接收、整理、提供利用都要参与，难以保证“专”；部分保护技术很少接触，如裱糊、去酸等。
(四)制度不够完善。档案保护在档案馆的各项制度中都有所体现，但从总体上讲还存在着不深入、不细致的问题。在制度执行方面也存在一定的疏漏，由于人员少、时间紧，有的制度没有严格执行；工作只停留在表面上，缺乏必要的分析。
(五)财力投入不够。保护是一项专业性较强的工作，档案库房温湿度的控制、档案的修复、专门档案的特殊保护要求、专业培训等都需要相关的设备和资金为后盾。档案并无专项保护资金，使档案馆除维持日常的管理工作外，难以有足够的财力购置较为先进的设备及进行保护技术的开发、利用。如何进一步提高档案保护工作水平，我认为应当加强以下几方面的工作：
一、提高档案保护意识。认识提高了才能付诸行动。保护工作直接关系到档案的寿命，一旦遭到破坏，为经济建设服务也只会成为空谈。加强培训。开展、组织多种形式的培训、讲座。因档案保护工作的技术性较强，培训的内容不但要注重理论的指导，还要增强实际操作能力的培养，
关键词：教学改革；档案工作；建设
高校档案是高校历史的真实记录，与高校各项工作紧密相连，它真实、详尽、准确地反映着高校教学、科研和管理等工作的情况。譬如，随着整个社会改革开放的深入，高校中的教学改革早已成为高校中心工作之一，与之相应的，也就有了相关的高校教改档案工作。做好高校教改工作中的档案建设，一方面，有助于推进高校教改工作深入进行；另一方面，也许极大地促进高校其他各项工作的开展。
1高校教改工作中档案及档案工作的特点
1.1高校教改档案是高校教改档案工作的真实记载。真实性是高校档案的基本特征，相对于高校教改档案亦如此，它真实记载着高等学校教育、教学改革的发生、发展、成果取得及推广应用的全过程，是高等学校教改工作重要的信息资源库。
1.2高校教改档案工作是一项综合性工程。高等学校教学改革千头万绪，错综复杂，它不光牵涉到教师的教学工作，还与学校的教育、教学管理工作、学生管理工作、科研开发和利用等工作密切相关。所以说，高校教改工作是一项整体性、综合性工作，因为也决定了高校教改档案具有系统、复杂、全面的特点。
1.3高校教改档案工作具有创造性的特点。高校教学改革本身是一项创造性的活动，其主要目的就在于不断地探索教育、教学及管理工作的新理论、新方法，并为培养高素质创新型人才服务。为适应高校教改工作，教改档案工作也就必须具备创造性的特点。
2做好高校教改档案工作的几个方面
2.1加强高校规教改工作中档案意识
从长期的档案工作中，我们不难看出，档案工作开展得好坏，与档案形成者的档案意识有着极为直接的联系。加强档案形成者的档案意识，是切实做好高校教改档案工作的前提条件之一。
一方面，教改档案是高校教学改革工作的真实记载，它直接在教师教改实践活动中形成，而且均是一些很有价值的档案材料。为做好高校教改工作的档案工作，首先，参与教改工作的每位教师应先意识到，在其从事自己的各项工作时，应该考虑到如何将工作中形成的文件材料按规定移交；否则，教改档案工作的开展将成为无源之水。
2.2在高校教改档案工作中推行“三纳入”、“四同步”原则
“三纳入”，即将档案工作纳入高校教改工作计划之中，纳入教改工作的日常管理范畴，纳入教师及管理人员的岗位工作职责。“四同步”，即档案工作与教改项目的申请、立项工作同步，与教改项目的中期检查工作同步，与项目的结题验收工作同步，与教改项目成果的鉴定、申报同步、工作同步等。
高校教改档案工作是一项综合性的工程，牵涉的范围广、人员多。为做好档案材料的日常收集、整理等工作，保证教改档案的质量，要求我们的档案工作者及相关人员必须注意到教改工作的每一个环节。做好“三纳入”、“四同步”工作，必将为高校教改工作与教改档案工作的相互衔接提供有力保障，为高校教改档案工作的良好开展提供更加坚实的基础。
2.3切实做好高校教改档案的开发利用工作
档案工作，其最终目的在于开发和利用档案。对于教改档案工作而言，一方面，利用现在档案，经过科学整理、分析，可为教改工作提供论证，补充完善教改构想；另一方面，围绕教改资料，进行多渠道、多表达式地搜集档案信息，科学编纂教改信息，为教改工作提供积极的多方位的服务；再者，针对教改实际需要，直接为教改服务，以充分调动广大师生员工的教改积极性，推动教改工作顺利进行。
另外，高校教改档案工作作为一项具备创造性特点的工作，我们在开发档案信息资源时，也就应该相应地进行一些创造性的探索工作。譬如，在档案工作中，我们要变被动为主动，变“保管员”为“研究员”，密切注意高校教改动向，通过“搞活创新”，把“材料”转化为“有生命”的东西，不断为教改工作提供有益的参考和指导。
3做好高校教改档案工作的作用
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
1正确认识民营企业档案工作的现状
从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。
1.1我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。
1.2民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。
从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。
2推进民营企业档案工作全面发展的对策
1档案工作创新，要解决好四个关系问题
1.1创新与基础的关系
工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。
1.2创新与现实的关系
工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。
1.3创新与学习、借鉴的关系
学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。
1.4创新与实践的关系
创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。
2服务手段创新
2.1建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
2.2建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。
2.3电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。
2.4开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
2.5开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。3拓展服务领域
3.1信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
3.2兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。
3.3加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
档案文献的提供利用，一般是采取利用者登门查阅的方式进行的。这种传统的提供利用方式，虽然利用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便，所以往往不能及时地利用，而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案文献编研工作则可以克服这种弊端，打破以往档案“养在深闺人不识”的局面。较好地适应利用者的要求。
（二）档案文献编研工作是科学研究的基础和条件。
科学研究必须在有各种材料的基础上进行，特别是系统大规模的研究工作，更需要占有大量的资料。然而随着社会的前进，档案文献的数量越来越多，利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案文献按一定专题整理编研，就会大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。
（三）档案文献编研工作是保存，积累、传播历史典籍的重要措施。
档案文献是党和国家的宝贵财富。加强对档案文献的保护，最大限度地延长档案文献的寿命，是档案部门的重要职责，通过档案文献的编研，可以使许多重要的档案资料复制和流传。所以说，档案文献编研活动又是积累和传播知识的重要手段。
二、做好档案文献编研须重视的几项工作
（一）加强档案资料的收集，保证归档材料的齐全完整。
在档案工作的起始阶段，人们没有实践经验，难以确定、区分资料的价值，面对众多的档案材料，总觉的“存之无用，弃之可惜”，这是很正常的。一个单位的档案积累了数十年之后，面对成千上万的档案史料又会出现“存时嫌多，用时嫌少”的局面。我局在文献编研和档案利用过程中发现，过去有些重大事件、重要活动，既未留下文字记载，也未留下照片资料，仅凭一些老同志的回忆。但随着时间的流逝，每个人的说法不一，这是十分令人惋惜的。还有一些重要的依据、协议查无下落，为今后土地、资产的处理留下后患。这些都为我们敲响了警钟，要求我们档案工作人员在接收档案时，必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收，发现问题，及时补救。还要将社会上和个人手中散存的重要文献、资料收回，并妥善保管，绝不能因现在的疏忽而愧于后人。（二）编制多种形式的检索工具，为编研工作提供利用创造条件。
编制检索工具与开发利用工作的关系极大。搞档案文献编研，也需要摸清库存，了解家底，全面地掌握档案情况。在档案数量不断增多、类型多种多样、内容丰富的情况下，如果没有多种形式档案检索工具，不仅查找效率低，而且常常查不准，查不全，甚至有的档案找不出来。所以，应该象同志教导我们档案工作人员时指出的那样：“不仅要整理保管好文件，更重要的是熟悉业务，多做些索引、目录，使利用查找方便”。
（三）充分发挥档案工作人员的优势，积极开展档案加工利用。
档案人员比较熟悉本单位库存档案的情况，要注意发挥这种优势，挖掘档案信息，搞好档案文献编研，为利用着提供系统的史料。过去档案工作侧重于对档案的整理和保管，对利用档案进行研究却不多。实际上，在这方面档案工作人员是近水楼台，得天独厚。他们开展档案文献编研工作，不但是档案工作的一项基本内容，也是科学研究的一支生力军。通过对档案文献的编研工作，还可以摸清档案的保管情况、改进管理，提出理论与实践的依据。
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
计生档案，纵挂横联，牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天，加强计生档案的细化管理工作，对于有效地进行宏观调控与微观操作，处理好工作中的突发问题与遗留问题，都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。
计生档案的管理工作，也经历了由手工档簿到微机管理的过程，即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作，这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索，笔者曾于二十世纪末期《中国人口报》上以《走科学化微机管理的道路》为题阐述过自己的拙见。而今，实施微机管理档案的工作已有十个年头，人们从茫然中走出迷惘，进行了大量的有益探索，逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导，各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了计生档案工作在计划生育中的重要性，把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人，落实责任，加强管理，实现了计生档案工作管理系统网络化，有效地保证明人了工作的正常运转。
然而，我们也不难看到，目前的计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。诸如，在职责明化，制度细化，管理强化等方面还有不少值得探讨的东西，下面就本人在几年来的管理工作中所持的一些做法归纳几点不成熟的见解，以与同行共同商榷与探索。
一、明确档案管理工作的目的与任务。确保档案的及时性完整性与安全性，是档案管理人员的基本职责与任务，也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏，不丢失，不零散，不混乱；“三联”即联络其他乡镇，联络其他行业，联络村级基层组织，以防漏统漏报；“二要”即要工作经常化，持之以恒，要规范计生网络的基本体系；“一保证”即保证计生档案万无一失。
二、完善工作制度，加强规范约束。档案管理工作，是人口计生工作的枢纽，建档不易，管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度，加以规范约束。
多年来的实践告诉我们，要保证镇处计生档案的准确无误，就要首先抓好包片计生干部与村级计生统计员等工作人员的业务素质，建立起月考季评年累积的奖惩制度，坚持常抓不懈，紧而不松，从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求，统一标准，操作规范，准确及时。同时，还要建立联络服务制度，畅通反馈渠道，镇村级的计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通，以取得准确的第一手计生状况资料。另外，建立收集整理建档卡的时间制度，确保每个单位当日的资料不漏收，月报之前统计好，做到上报及时，统计准确，只有这样，计生档案才能完整安全。
三、树立法制意识，强化档案管理。档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想，在实际操作中，往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象，这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑，从根底入手，明察暗访，真抓实干，不徇情枉法，杜绝此类事情的发生，以保持计生档案工作的纯洁性，以达到档案入档、存档的准确性，完整性与安全性。
总而言之，计生档案的管理工作，不是件随随便便就可以做好的事情，来不得半点草率马虎，只有将工作方向细而又细，认真对待每一点，每一步才会达到理想的效果。
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
二、健全制度、规范管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
四、稳定干部队伍，改善工作条件
要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
五、注重收集，加强管理
二、档案管理工作的创新途径
（一）完善各项规章制度。实践证明，在很多企业内部，任何一项工作形成制度以后，工作效率就会有明显的提升，所以对档案的管理工作也要形成相应的制度。经过上文分析，目前很多企业的管理工作之所以出现混乱的局面，也和没有形成完善的制度密切相关。所以，很多企业的档案管理工作要根据具体的实际情况和社会的发展情况，健全和完善管理制度，并坚持将制度落实到具体工作中。
（二）领导和员工要提高对档案管理的重视程度。领导要充分认识到很多企业的档案管理工作从长远来看还是节约成本，创造经济效益的事情，想要引进人才，必须做好这项工作。领导对这项工作的重视程度提高了，再叮嘱员工做好具体的管理工作。对档案管理人员要做好相关专业知识的培训，根据他们的工作量和工作效率发薪金，并建立奖惩制度，工作优秀的给予奖励，工作问题多的给予适当的惩罚，这样就能增加员工工作的积极性。同时档案管理人员自身也要提高责任感，做好自己的本职工作，不断提升自己的工作水平和自身素质。
（三）提高信息化管理水平。信息化对现代社会的重要作用不言而喻，对于档案管理工作，一定要提高信息化管理水平，这样既可以提高工作效率，又能取得更多的效益，现在社会信息化的高速发展对档案管理工作也提供了很多机会。实现档案信息资源的全面开发，档案管理的价值在于它所存储的信息资源，如果管理得好，信息资源就能得到合理有效的利用。
（四）提高管理人员素质。多媒体信息技术的不断发展和进步，让档案管理工作面临着更多的发展机遇和更大的挑战。作为一名优秀的档案管理人员，不仅要具备成熟的档案操作技能与知识量，而且要树立科学的信息管理的意识，对于网络信息技术与计算机技术要做到全方位的熟知。1．专业人才的培养要符合专业的要求，档案管理人才必须符合档案管理的要求。首先在人才的引进上，要注意吸收高素质高水平的专业人才，在这样的高基础之上，再对他们进行相关的培养，通过专业的培训和实践的锻炼，让他们渐渐成为档案管理方面的人才。2．员工要协助领导的管理工作，做好创新。包括：（1）意识创新。创新首先要从意识上开始，如果意识上都没有创新的动力，何谈实际行动中的创新，所以一定要注意意识创新，这是对档案管理工作者的首要要求，在此基础上将创新落实到实际行动中。（2）能力创新。电子文件的传递与产生等一般都以网络环境为基础，而信息技术的更新换代和发展的速度非常的快。信息存储能力以及生产速度的增强，让档案、文件工作面临着更多的压力，档案管理者不仅要具备熟练的运用多媒体计算机技术去管理、开发档案的能力，更重要的是要注重不断地夯实与增加现有的知识储备量，并且将其转化成相关的服务于开发能力，培养自己的新技术、新理论的开发能力。从而借助于求变的能力和态度去应对新挑战和新任务。
