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1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
2.实现城建档案数字化及信息化的资金条件不足。在一些不发达地区，由于资金条件有限，直接导致城建档案信息化进程中的硬件软件设备投入都不足，因为在21世纪的今天，高配置的计算机、打印机、先进的信息管理系统、扫描仪等设备室城建档案建设中不可或缺的设备，以及信息管理系统的运行和维护都需要大量的资金支持。而现状是很多地方在上述设备的投入中力度不大，没有引起管理层的高度重视。
3.城建档案工作前期准备工作不充分。前期准备工作是城建档案数字化及信息化的重要基础和基本前提，而现阶段城建档案的前期准备工作仍存在一些漏洞和不足之处。尤其是在纸质档案的资料不完善、资料质量偏低、保存不安全等方面，城建档案管理的专业要求较高，因为档案涉及社会的各行各业，这就需要拥有较强综合能力的专业人员负责工作。很多城建档案部门过于重视文本文件的资料收集，而忽略了视频、音频、图片等电子文件档案的收集。
二、实现城建档案数字化及信息化的具体措施
1.着力打造专业城建档案建设人才队伍。首先，要构建一个高素质水平的人才队伍。培养一个优秀的专业城建档案建设人才队伍是城建档案工作的必要条件和前提基础，只有加强专业人才队伍的建设才能使城建档案工作有效顺利的开展。其次，要严格要求，科学管理。《南通市城市建设档案管理办法》中提到对于在工作中有“、、”的人员，不仅要给其所在单位和上级主管行政处分，还要上报司法部门追求其刑事责任。这样严格的要求，不仅利于人员的管理，更利于城建档案工作的科学开展。再次，要强化人才队伍的专业素质，提升城建档案数字化管理技术。一是要明确工作范围，工作职责。江苏南通的城建档案数字化信息建设包括城乡建设规划、管理中涉及的图表、文字、图片、影音声像、图纸等多种形式的承载着历史记录的档案资料。二是要提升数字化、信息化建设管理水平。
2.相关部门要加大对城建档案工作的资金投入力度。城建档案数字化及信息化需要技术力量和物质条件作为支撑，无论是在优秀人才的引进和培养、信息系统的开发，还是先进设备的引进、系统网站的维护都需要大量资金的支持和维护。因此，相关部门首先要对城建档案数字化及信息机化建设管理引起重视，要将其纳入议事议程并付诸行动，加大其资金的投入力度。以江苏某城建档案馆为例，管内配置了档案密集架、底图柜、声像档案防磁柜等档案装具，并配备2台服务器，1TB容量的数字档案存储磁盘阵列，25台计算机，20台空调，10台去湿机，为该市规划、建设、城建执法、解决房产纠纷和房改等工作提供了依据和凭证。
3.建设标准化、规范化的档案信息。目前我国档案工作还缺乏一套完整、切实可行的系统化、标准化的规则，以此来保证城建档案的规范统一以及完善，从而达到资源的充分共享和有效利用。
国土资源档案具有较高的专业性，而且档案种类之间本身具有相对复杂的关系，而且还会涉及到一系列的流程，如果没有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混乱。从国土资源的复杂性特点来说，数字化管理能够将数据库转化成知识库，利用智能化系统进行专家分析，因此，能够对复杂的国土资源档案资料进行综合分析，实现流程化管理，可以极大地提升国土资源档案的管理效能。
（二）数字化管理能够适用国土资源易变更性特点
国土资源种类繁多，其中地籍方面档案资源就非常容易出现信息变化。特别是当前我国经济快速发展，城镇化建设速度不断加快，地籍信息经常会出现改变。如采用传统的手工管理模式显然会对很多档案资料进行追溯性修改，而在数字化管理模式下，利用智能化的信息系统，将相关的信息统一搜索出来，并统一进行修改，从而极大地提升管理效率。因此，数字化管理能够轻松应对国土资源信息容易变更的问题。
（三）数字化管理能够适用国土资源完整性特点
国土资源档案是一个系统性的资源集合，很多资源并不是独立信息个体，而是将多种信息资源综合在一起形成一个完整性资源，因此如果某一个资源信息出现缺失就容易造成国土资源信息的不完整，从而影响资源的检查和监督作用。在传统的手工管理模式下，这种完整性特点成为国土资源档案管理难以解决的难题，一旦出现某一个信息变更，就需要追溯这个资源的所有相关性信息，并对此进行修改。但是在数字化管理模式下，这种相关性的建立已经通过数据库完成，因此很容易轻松调用并进行修改，极大地提升了国土资源档案管理的效率。
二、推进国土资源档案数字化管理的主要措施
（一）改变观念充分认识数字化管理的重要作用
只有充分认识到数字化管理在国土资源档案管理方面的适用性，就能够有利于改变相关领导的思想观念，在推进国土资源档案管理的数字化过程中，必须要有相关的领导进行推动才能够实施，因为国土资源本身的复杂性会涉及到诸多部门的通力合作，如果这些部门的信息没有纳入到数据库系统中，就难以转化成知识库，从而实现高效的系统化管理。所以只有所有领导摒弃门户之见，转变观念，将国土资源档案信息统一收集被纳入到数据库系统中，并在日常的工作中使用数字化管理系统，才能够有效提升国土资源管理效率。
（二）制定实施计划分步实施
首先要明白国土资源档案数字化管理的难度，这是一个系统性的综合工程，涉及到诸多部门的支持，同时还需要相关人才的支持。所以不可能一步完成，所以在实施过程中要通过制定完善的实施计划着手。然后再进一步落实资金、实施单位和基础设施构建、人才培训和意识培养等一系列工作。接着当数字化管理系统搭建完成之后，就需要组织相关的人员对传统的国土信息资源，如纸质档案、录像带资料等进行手工录入和数字化转换，并且在录入数据库系统时，需要对数据内容进行严格审核，确保在数字化转换过程中，信息资源没有失真，只有如此才能够有效提升国土资源档案的使用效果。
（一）房产档案服务更具多样化。对于房产档案的网络化服务，需要借助信息技术，实现纸质档案向数字化信息的转化。在房产档案中，涉及较多的合同、协议以及文件等，在数字化管理模式下，可以将其有效转化为图片文件、声音文件等形式，实现对资料的科学管理，切实提升房产档案管理水平。另外，在资料得到完善之后，将其纳入数据库，为信息的查阅和使用提供更大的便利，简化查询流程，加快信息查询速度。在多样化服务的支持下，能够为房产用户提供更加全面、及时和方便的服务，提升房产信息管理部门的服务水平。（二）房产档案管理网络化特征突出。在传统的房产档案管理工作中，主要依赖的是人工，能够满足房产用户相关业务的办理需要，可以提供基本信息的查询服务。但是，很难实现信息的及时收集，无法实现高效的应用，对档案信息深入开发应用产生阻碍。目前，网络化管理模式在房产档案管理中得到广泛应用，便于实现方案信息的高效整理，检索效果增强，满足归档和查询的需要，极大地提升了房产档案管理工作的效率和质量，同时，用户也能够获得更加便捷的服务。（三）房产档案保密性更强。对于房产档案而言，很多信息需要实现高度的保密性，但是，在传统的档案管理模式中，保密性不高。借助数字化管理方式，能够实现数字化房产档案内容与管理主体、载体的一一对应，切实增强人员对档案信息保护的意识。在数字化的档案管理中，同时在计算机技术以及数据库的支持下，能够实现档案实体与服务之间的有效分离，保障原始凭证能够更加准确地录入信息资料库，为信息的保密性提供保障。
二、如何推动房产档案管理的数字化水平的提升
（一）重视房产信息库的构建。将数字管理模式引入房产档案管理，需要重视档案资源和相关文件保存形式的转变，应用较多的是图片文件方式。因此，要重视高品质的信息库，实现房产信息全面、准确地录入，为信息检索和应用提供便利。在进行数据检索的时候，结合文件信息，输入相应内容，切实提升房产档案信息查询的速度。应用数字化管理模式，借助对数据库的查询，实现对房产档案资源的有效整合。（二）切实提升房产管理中对数字化观念的认识。任何事物的发展都需要思想意识上认同，而后提升行动力，因此，在房产档案管理中，鉴于数字化管理模式在提升档案利用率方面的突出作用以及在满足社会需求方面的表现，要强化对数字化管理理念的认识。针对房产档案管理中出现的资料不真实、不完善和不完整的问题，借助数字化管理，能够实现对不良问题的解决和完善，推动房产管理工作的不断完善。另外，在数字化模式中，重视在局域网和数据库中进行相关房产信息的登记。要提升对房产档案管理的认识，切实提升房产档案数字化管理能力，实现整个管理工作的高效化。在数字化管理模式的应用下，房产档案资源更具真实性与完整性，切实提升房产数据的质量，以更好地发挥对房产管理的支撑作用。（三）重视建立科学的房产档案数字化管理体系。为了更好地推动数字化管理模式在房产档案管理中的应用，要有步骤、分阶段地开展工作。首先，结合各地房产档案实际，构建数字化系统。要充分考虑各种因素，如人员分配、数字化技术水平等。其次，加快构建数字化管理模式。鉴于房产档案规模的庞大，同时，增长速度较快，因此，要加快数字化管理模式建设速度，以更好地满足社会的实际需求，扩大存储空间，有效解决档案管理空间不足的问题，提高利用率，实现对房产档案资源的科学管理。（四）提升房产档案数字化管理的规范性。对于电子档案文件的管理，国家和行业都具有相应的标准和规范，因此，要提升房产档案管理的规范化水平，立足国家统一的规范，制定合理的房产管理数字化标准，切实提升房产档案管理水平和服务水平。另外，明确房产档案中数据信息的权限，使得用户能够进行相关信息的有效查询，加快远程服务建设。
三、结束语
综上，在信息高速发展的背景下，房产档案管理需要与时俱进，适应时展的新要求，将数字化管理模式引入管理领域，切实提升整体管理水平。为此，要明确数字化房产档案管理模式的特征，制定合理的策略，推动房产信息管理的科学性与合理化，提升管理使用效率，强化档案安全管理，以更好地满足社会的需要。
作者:冯晓蕾 单位:广州市番禺区建设工程质量检测中心
【参考文献】
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。
在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。
电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。
我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。
档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。
医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。
由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
在传统的档案管理模式下，原始的档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储，但纸质档案由于自身特点，容易受到外界影响而发霉、丢失和毁坏，再加上经常的翻阅利用，很难长时间进行保存，给高校档案管理工作带来消极影响，同时也增加了单位管理成本。而对相关原始档案进行信息化处理，可将原始档案转化为数字化的方式进行存储，不仅可极大节省存储空间和成本，还可最大限度地实现永久保存。
1.2实现档案数字资源共享
随着计算机技术和网络技术的不断发展进步，相关高校档案馆可利用网络对本单位档案数字资源进行资源共享，打破传统档案管理模式下时间、空间的限制。另一方面，相关需求人员刚可利用网络进行有计划、有效率、有针对性地搜索相应的开放档案，可更大限度地实现高校档案信息资源的共享，将高校档案机构打造成为“永不关门”的档案室。
1.3节约大量人力财力资源
传统高校档案管理模式下，需要投入大量的人力物力财力进行档案整理、存储和打印。而在实现档案数字化建设之后可一次投入重复利用，不用再重复进行纸质档案保存和复印，不仅节省了占地空间，还节约了保管费用。另一方面，让管理人员直接进行电子文档拷贝，将计算机和网络的潜能充分利用和发挥出来，有效避免了反复印制资料而造成的纸张浪费和人力投入。
2高校档案数字化建设中存在的问题
2.1对档案数字化建设不够重视
随着高等教育事业和高校档案事业的迅速发展，越来越多的高校师生已经开始关注并了解高校档案管理工作，并开始引起高校相关领导的重视。但由于数字化建设尚属于初始发展阶段，很多学校领导对于高校档案管理工作仍停留在传统观念上，缺少对档案数字化建设的正确认识，甚至仍然存在一些错误偏见。
2.2缺乏高素质复合型档案人才
高校档案数字化建设对高校档案管理人才提出了更高要求，不仅仅需要熟练掌握传统档案管理技能，还必须掌握自动化、数字化、网络化技术，成为不仅懂传统档案管理业务，又掌握现代数字技术的复合型综合人才。然而，目前我国高校档案管理人员整体素质普遍不高，现有的档案管理人员专业知识单一且严重缺乏现代信息技术知识，难以适应信息化时代下高校档案数字化建设和发展的需要。
2.3档案数字化建设经费投入不足
高校档案数字化建设顺利开展的重要支撑就是必须具备专业的软件和硬件设施，如果没有这些作为基础的话，就难以对现有原始档案进行数字化管理和处理，导致档案数字化建设只能是纸上谈兵。在现实中，由于目前高校档案工作经费投入不足，用于档案数字化的资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。
3新形势下推进高校档案数字化建设的有效策略
3.1提高高校档案数字化建设的思想认识
随着数字技术的不断发展和高等教育改革的深入改革，高校档案数量和形式不断增加，进而在一定程度上使高校档案管理人员面临着更为艰巨的工作任务。同时，由于高校自身社会功能日益增多，都对高校档案管理工作思想观念提出新的挑战。因此，高校领导干部必须转变思想观念，正确认识到提高档案数字化建设对高校各项事业发展的促进作用，明确职责，加强对档案数字化建设工作的重视，有力推进高校档案数字化建设发展进程。
3.2提升档案管理人员数字化技术水平
高校数字化建设作为一项长期的系统性工作，不是仅凭借几个档案管理人才或计算机技术人员就可顺利完成，需要所有档案工作人员的共同参与和配合。面对档案数字化的不断发展，高校必须重视并提升档案管理人员数字化技术水平。为此，作为档案业务指导部门，一方面必须加大档案管理优秀人才的引进力度，进而为高校提供更多高素质的专业优秀人才。另一方面，应加强对事业单位档案管理人员专业知识的培训，针对不同对象的不同需求，开设系统的培训内容供档案工作人员学习。最后，高校档案管理工作人员必须树立终生学习的观念，主动进行继续教育，从自身实际出发，采取自学提高与脱产培训相结合的方式提高自身素质。
3.3加大对高校数字化档案建设的资金投入
由于我国的许多高校对档案数字化建设的重要性没有足够认识，在现实中，由于目前高校档案工作经费投入不足，用于档案数字化的资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。随着现代信息技术的迅速发展，档案软件更新换代的速度不断加快，这在一定程度上要求高校档案数字化建设必须重视加大对高校档案信息化建设的资金投入力度，在资金预算、人才引进种技术配套方面尽量解决所需的经费，尽可能保证这项工作可顺利实现。与此同时，应将资金投入纳入到单位经费规划系统中，可确保信息化建设的长期开展。
3.4保证高校档案数字信息的安全可靠
随着高校档案数字化建设工作不断发展，对高校档案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必须制定严格的安全保密制度，并不断提高高校档案管理人员的安全防范技能和安全保密意识。另一方面，应采用较为先进成熟的档案管理系统和档案处理机制，将相关责任落实到个人。最后，必须建立严格的档案监控机制，引入切实有效的网络安全技术手段对“病毒”和“黑客”等行为进行预防和监控，确保高校档案数字信息的安全可靠。
二、音像档案数字化技术要求
（一）技术步骤为了实现音像档案数字化管理，就需要技术的支撑。在电子计算机技术高速发展的今天，计算机的应用已走进千家万户。再加上国家对档案事业的大力支持，档案法律的不断完善以及档案工作国际环境合作的开展等等，为音像档案数字化管理提供了技术支持。以下步骤是关于音像档案数字化管理的具体操作步骤。第一，数字化采集。数字化采集是指将传统介质、传统信号经过计算机软件的处理，生产数字化媒体数据，并保存在数字化媒体介质上，如：硬盘、数据路磁带、光盘等。第二，编目信息标引。在将各类音像档案入库之前必须经过编目，不然随着越来越多的资料入库，将很难管理与使用。并且编目系统，能将无序的信息变为有序的资源，为检索提供必要的多种检索途径。第三，数据检索。标好编目之后，使用者可以利用检索软件，填写相关的查询条件，使用者能快速、准确、全面的找到想要的资料。第四，数据下载。如果有需要，可以向系统提出下载的请求。这样那些珍贵的资料就能很容易的走进大家的生活，不会蒙上历史的灰尘。第五，存储管理，互联网及其系统，工作人员能够轻松监控整个储存系统中的数据情况，便于管理。
（二）音像档案数字化管理面临的问题虽然音像档案数字化管理有诸多的优势，也是历史进程中的必然，但是我国音像档案数字化发展明显滞后，除了一些电视台和极少数的档案馆开展了音像档案数字化，更多的音像档案还在沉睡。一部分是由于技术方面的不过关，另一部分是由于国家发展中的资金不到位，各个地方的发展不平衡，还有的就是对音像档案数字化没有引起足够的重视。
国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。
（二）数字化利用没有形成气候。
城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。
（三）数字化管理人才急缺。
城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。
二、城建档案数字化管理方法
城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。
（一）打造规范的管理体系。
在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。
（二）加强基础设施建设。
城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造，打造空间数据库、形成应用服务系统，以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备；网络环境是指档案馆内部局域网，和政府网、互联网有链接的公众网，将内部和外部网站办公联系起来，加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系，运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术，全面实现城建档案的数字化管理；软件系统则是按照城建工作实际，开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台，以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展，并通过和数据库系统的联系，让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设，而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施，这些是城建档案数字化管理的后推力，我们必须要高度重视。
二、教学档案数字化管理的主要内涵
学校教学档案数字化的内涵主要在于加强综合档案馆（室）软件和硬件的建设。首先，要充分利用校园网络，构建网络化和分层级的档案信息管理平台，提高管理效率和档案的利用率。建立和完善网络化管理系统，通过校园网内运行，方便快捷，设置校内外访问控制列表，确保系统运行安全。其次，为了达到教学档案存储的安全性，要建立多级存储系统。教学档案的数据存储可采用磁盘、磁盘列阵、磁带库等多级存储方式，通过数据多级存储，确保数据安全。最后，为提高档案查询的准确度和效率，实现检索工具的多样化，采用案卷检索、目录检索和全文检索。要设置分类目录、专题目录、案卷目录、全宗文件目录。对档案中的一些关键词、档案号等进行编排，提高检索和查询速度，提高档案的利用率和实现快速查阅功能。教学档案在收集归档时，对纸质和实物档案的归档要进行处理，完成教学档案的电子化。鉴于电子文档可以修改，其载体呈现不稳定的状态。因此，纸质和实物载体的保存显得尤为重要。在归档时做好纸质、实物档案与电子文档的相互印证和标注，同时做好归档工作。教学档案数字化管理，要对档案实体进行扫描，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污等处理。要核对电子信息，对档案原件及数据进行审核，确认无误后，对电子数据进行归档，为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在教学档案数字化建设的整个过程中，各部门、各操作环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成教学档案信息的采集、审核和入库工作。教学档案的查阅实行分级审核方式，按管理和使用权限查阅，确保信息安全。教学档案数字化查阅，以校园网为网络基础，在校内外实现查档、阅档功能。学校综合档案馆（室）在系统安全管理方面进行多方考虑：可按日期、按时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权。按阅档权限审批，对教学档案阅档过程进行详细的记录。教学档案信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。首先，提高了管理的效能。过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和费用为唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理教学档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节省了保管费用和空间，而且查阅起来极为迅速快捷，从而避免了纸张和人员的浪费。其次，提高了教学档案管理的效率。数字化档案管理使教学资料能及时归档，并尽快提供利用，使教学档案的查阅变得更加简单、快捷。由于信息的超时空流动，数字化档案加速了信息化校园的建设，教学档案也从文件实体的保管变成了提供利用方便的信息存储和控制中心。最后，增强了教学档案原件的保护。将纸质的教学档案转变为数字电子档案以后，档案的使用更加安全。许多学校都有悠久的办学历史，尤其对历史久远的教学档案材料，数字化处理后无疑是对其更好地保护。通过教学档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改、损害和销毁的行为。因此，教学档案的数字化管理具有丰富的内涵和利用价值。
三、教学档案数字化管理存在的问题
教学档案是一所学校在教学实施过程中形成的最原始的材料。由于学校都是按照各个学科教研室进行教学管理，由各科室完成教学档案，在教学档案的管理中还存在着许多问题，具体表现在以下几个方面：第一，教学档案管理理念滞后。一些学校管理理念滞后，不注重教学档案信息资源的价值，没有及时开发和利用教学档案信息资源。由于长期采取封闭式的管理模式，教学档案没有开发利用。管理人员服务意识不强，服务技术水平低下，经费投入不足，设备陈旧，影响了教学档案数字化管理的进程。第二，教学档案信息化程度低。由于长期受传统观念和传统教学档案管理模式等因素的影响，目前一些学校在教学档案收集、管理中还是采取最原始的方法，管理信息化还处在原始阶段，没有充分利用网络信息技术，管理效能低下。大多数教学档案以纸质载体为主，在档案的收集、整理和保管过程中都是采取手工操作为主的方法。由于学校教学档案数量较多，电子档案的管理没有建立系统化，没有在校园网管理系统下运行，不利于教学档案的利用和快速查阅，造成校园网资源浪费。第三，教学档案目录查询系统不完善。学校教学档案的管理，一般采取按目录整理保存的方式，没有建立电子档案查询系统，教学档案查询时效低下，无法适应和满足教学的需要。电子档案在查询利用过程中，没有建立完善的安全保障措施，系统管理在受到“黑客”攻击时，致使系统不能正常运行。第四，教学档案信息缺乏系统管理。由于学校教学档案都是由各科室、教研室独立完成后归档，电子档案保存比较分散，缺乏系统的管理，没有依靠计算机网络系统集成，教学档案资源不能共享，以至出现重复建档、利用手段单一的现象。由于一些学校教学档案管理的信息化程度比较低，没有充分利用计算机和网络技术来提高管理的效率。
四、教学档案数字化管理的措施
一是提高档案管理者信息素养。档案管理信息化建设是为教学服务的，在教学档案数字化管理进程中，不仅仅是计算机软硬件的建设，更要体现的是人与管理技术之间的集合。所以，学校档案管理人员要掌握现代信息基本技能，掌握计算机和网络技术，熟悉计算机管理软件，熟练掌握各种现代信息技术，运用网络工具，为学校教学档案信息开发打下良好的基础。学校档案管理人员要养成良好的信息收集能力，熟悉网上的档案信息资源，引导查阅者获得更多信息资源。要逐步提高对学校教学档案信息的加工、提炼能力。学校要加强档案管理人员的信息化培训，熟练掌握现代信息技术，不断提高自身的专业能力和信息素养。
二是推进教学档案管理信息化进程。教学档案数字化能够推动学校信息化建设，它具有纸质档案和实物档案不可比拟的优点，使信息检索更方便，传递速度更快，不受时间限制，可以提高工作效率和档案的利用率。学校信息化进程是信息收集、传播和运用能力的发展，将充分显示其对教育的变革作用。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。学校要把计算机、通讯、网络等现代计算机技术运用于教学档案管理之中。在教育信息化发展的大背景下，我们必须发挥学校教学档案实现信息化的独特优势，将教学档案保管和利用的单一功能向信息采集、管理和服务等多项职能转变，实现档案信息资源合理配置，为学校发展提供高效、优质的服务。快速、优质的教学信息支持学校的教育管理决策。学校要把教学档案信息化纳入学校数字校园建设规划中，实施数字化校园发展战略。要不断加大教学档案管理的软、硬件投入，在信息化建设中，要加大计算机设备的投入，要配备数字化设备，如扫描仪、数码摄像、摄影设备等。要充分利用信息技术的优势，更好地为学校的教育发展服务。
三是创新教学档案管理工作机制。推进学校教学档案数字化建设，创新教学档案管理机制，加快学校教学档案管理信息化进程。教学档案数字化是档案建设最基础的工作，学校要对库存的传统载体档案加工成数字档案，通过计算机检索、阅读电子档案，提高教学管理水平和效率。要加强教学档案一体化建设，通过档案数字化建设完成电子数据备份系统建设。首先，将教学档案的纸质载体与数字档案相结合，逐步推进档案的信息化管理程度。对纸质文件做好收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等工作，同时要对纸质文件建立机读目录、扫描、刻录、脱机备份，实现信息化管理。其次，建立学校教学档案的基础数据库，让学校档案数据之间可以互相转换，实现资源共享。
四是完善教学档案规范化管理。制定实施相应的标准规范，建立健全各项规章制度，是学校教学档案管理数字化建设的关键性所在。将学校档案馆藏的档案通过扫描转化为可供计算机识别和处理的数字化信息，收集电子文件归档存储。建立电子档案字符内部编码标准和数据处理格式标准。在数据利用方面，建立数据输出标准。在引进、开发、研制学校教学管理档案时，必须建立符合计算机系统管理的相关标准和技术规范，如教学档案的收集标准，分类、录入等符合标准化管理要求。建立教学档案的规范化管理体系，对教学电子档案的归档、传统载体档案的数字化处理、数字档案的保管与利用进行科学管理，才能实现教学档案的标准化和数字化管理，达到资源共享。
(二)对老照片进行数字化处理，有利于老照片的保护。为了更好地保护档案，档案部门不断改善库房条件，并采取各种措施保护保管珍贵档案。但随着时间的推移，照片这种特殊形式的档案，其自然老化、发黄、褪色、霉变等时有发生。所以，单靠改善保管环境以延长它的自然寿命效果有限，对其进行数字扫描后，利用数码照片替代原始照片的使用，减少了纸质照片档案的使用次数，延长了原照片档案的寿命，维护了照片档案的安全和完整，有利于对老照片珍贵原件的保护。
(三)对老照片进行数字化处理，有利于老照片的保管。数字化后的照片直接贮存在光盘、磁盘等介质中，占用空间小，一张薄薄的光盘能够保存上百张照片档案数据，解决了日益增长的档案入库带来的库房面积不断扩张的压力。数字化后的照片档案查找便利，有利于保管。数码照片无限复制的特点让照片档案永葆青春，保存千秋万代。
二、对老照片档案进行数字化翻拍或扫描
对库存老照片按年度形成顺序逐册逐张地进行扫描或翻拍，为了保护老照片，操作员最好戴上棉质手套，以避免指纹、汗纹留在照片上造成污染，并注意轻拿轻放。用数码相机拍摄速度快，但质量难以保证，翻拍后需要再次进行修整，利用扫描仪扫描照片速度慢，但扫描后的照片一般不需要进行二次加工，扫描类型采用jpg格式、分辨率为300dpi即可，扫描后的照片要及时回归原位。产生的数码照片要及时编写电子照片的档号及文字说明。数字化后的照片编号与实物照片保持对应。
三、老照片档案数字化管理后的修复
老照片由于年代久远，难免有部分老照片出现褪色、发黄、霉变现象，对具有极其重要意义的老照片，利用现代科技手段进行复制、修复。如某医院从老职工手中征集到一张拍摄于上世纪60年代初的建院元老合影照片，原照片因为没有得到妥善保管已经被损坏，还沾染了污渍，图像变得模糊不清，经过技术人员的仔细加工、复原、电子化处理，得到一张非常珍贵的医院建院元老合影照。所以，对老照片在保持原貌的基础上进行修复的过程，也是对老照片的一种拯救过程，修复好的数码老照片更美观、更实用、永葆青春。
四、照片档案的贮存
数字化后的老照片除在电脑上保存便于利用外，还应该利用其它介质脱机保存并定期检查以保障数码照片的安全。数码照片载体的保管参照电子文件的管理规定，要保证数码照片信息的原始性、真实性，一般采用只读光盘进行贮存，以防修改。数码照片光盘应该刻录一式三份，一份供查阅利用，一份封存保管，一份异地保存。对于医院这种单位，形成的照片数量不多，数码照片的保存一年刻录一张光盘即可，刻录好的数据光盘盒装后在盒上标明相关信息，如数码照片的起止档号、对应的纸质照片的册号、贮存格式类型等。所有光盘应存放在防滋柜中，库房温度控制在17℃~20℃，相对湿度控制在35℃~45℃。数码照片的光盘一般每四年转存一次，发现问题及时采取措施，确保数码照片档案的万无一失。
五、老照片档案数字化管理后的利用
(一)利用老照片档案建立院史教育的基地。许多医院为了弘扬历史文化，建立院史馆，作为职工院史教育基地。数码照片可反复利用的特点为院史馆的建立提供了便利，医院老前辈艰苦创业时期留下的老照片，通过院史馆展出，让医院历史文化大放光彩，员工深受教育，自然产生对前辈们创业精神的敬仰和对当前新生活的珍惜；对外来的宾客来说，院史馆展现了医院发展的光辉历程和源远流长的深厚历史文化给他们留下深刻印象，老照片的应用让院史馆聚历史性、艺术性、文化性为一体，令每个参观者都感到是一种精神的洗礼。
(二)通过OA网利用和公布老照片档案。数字化后的老照片为信息化利用创造了条件，通过OA系统或电话，利用者随时发出利用信息需求，档案管理者根据要求快速查找并通过OA网传送电子照片，让利用者足不出户便捷快速地利用照片档案，促进了利用者和档案员的沟通与互动。定期在医院网站上公开部分老照片档案，举办电子照片展览，利用图片独特的视觉魅力吸引职工及患者了解医院，加强沟通，达到宣传医院文化、提升医院形象的效果。
2．缺乏专业的人员指导和开展档案管理工作
随着社会的不断发展和变迁，我们必须清楚认识到现代化的知识型档案管理早已逾越传统的手工劳动范畴。我国在房产档案管理中缺乏对专业人才的投入，大多数档案管理人员都不是毕业于档案管理专业的人员，也没有经过严格的审核和培训，有些是临时从别的部门抽掉过来补充人员短缺的，他们只是单纯的认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集、分类、存放，根本意识不到档案管理工作对企业经济发展的重要性。
3．有效实现房产档案管理的数字化的若干措施
(1)提高房产业相关人员对档案管理数字化的深层认识实现房产档案管理的数字化的主要目的在于科学、系统的管理房产档案，方便档案的调用、查阅等管理要求，保证档案的完整性、科学性和便利性，为企业管理者制定企业决策提供正确的依据。而一旦档案资料在管理过程中因为管理不善，而导致档案内容的缺损、不完整、记录不规范，这必将在很大程度上降低档案信息的真实性和实用性，从根本上失去了其本身存在的意义。房产企业档案管理的发展水平在某种意义上受到人力、财力、物力等相关因素的制约。所以想要快速实现房产档案管理的数字化，不断地提高相关业务管理水平和工作效率，房产档案管理人员应该注重从相关人员的思想认识上着手，深化员工对这一科学的管理模式重要性的认知，突出显示出其在企业在未来市场竞争中的核心竞争力，着重强调其相对于传统的管理模式相比所显示出的巨大的优势，让其从根本上意识到实现房产档案管理数字化的必要性，并在实践中不断地加大资金和人力的投入，更快更好的消除档案管理工作中存在的弊端，推动档案管理工作向着优质、高效的方向发展，促进房产档案管理现代化的建设。
(2)提高档案管理人员的业务能力，实现员工的专业化、规范化［2］数字化房产档案管理，是一门集众多学科于一体，对专业性和技术性有着较高的要求。数字化房产档案管理人才，必须拥有全面系统的知识框架和敏锐的观察和信息处理能力，才能在数字档案建设过程中发挥出其作用。在竞争日益激烈的时代背景下，要想富有成效的实现房产档案管理的数字化，管理部门必须建立一支有专业素养高、文化水平高、思想觉悟高、业务水平高的卓越的房产档案管理人才。因此培养和造就高素质的既懂档案管理业务工作，又熟练掌握办公自动化技术的综合型人才则对企业的发展战略意义非凡。这就要求相关单位应该重视档案人才的教育和培养，充分激发和调动档案人员的自觉性、积极性，不断地提高房产档案人员的能力，打造出一直专业知识过硬、综合实力超强的团队。
