时间：2023-03-24 15:22:13
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档案的整理
作者：魏小红 单位：宁德市农业科学研究所
农业科技管理部门只有不断对软硬件进行更新，选择质量优良的软硬件产品才能保证档案信息化管理的正常运行，跟上时展的脚步。同时，随着信息化的应用，也产生了一系列网络安全问题，而农业科技档案保存了许多重要内容，具有稀缺性和不可再创造的特征，资源弥足珍贵，只有在保证安全的基础上，才能发挥信息化管理的高效性。因此不仅从应用方面，而且从安全方面考虑也要对硬件设施和软件进行及时的更新，以保障档案系统数据的安全和稳定。
档案服务人性化一要树立服务理念。在信息化背景下，应改变传统档案管理“重保存、轻利用”的理念，树立起为现代农业发展服务的意识，在保证档案管理专业性的前提下，更好的发挥其社会性，最终实现两者的统一。二要创新服务手段。档案馆要通过互联网广泛开展服务，建立档案网站，为档案使用者实现档案信息网上检索提供方便，做好档案资源库建设，提供便捷的网络服务，全面实现档案管理自动化。在实践中要对服务的方法不断创新。例如：可以开展“一对一”农民科技档案服务，即为某些种养规模较大的农民建立专门的档案，把档案管理部门主动为农民搜集相关档案信息，通过互联网供农民查阅，更好的促进农民增产、增收，提高档案的科技利用率。最终建立以现有档案部门为基点，以服务“三农”为核心职能的档案信息体系。三要拓展服务领域。将传统的农业科技档案主要为科研单位、农业生产企业服务，转化为向全社会服务。在实践中，可以针对科研部门、农业行政管理部门、企业、农民等部门服务，为其建立不同的档案数据库模块，实现档案管理的“精细化”，使农业科技档案部门成为农业科技研发与应用的指挥部、智囊团、咨询中心。四要利用信息化促进档案管理中的交流与反馈，档案管理部门要主动出击，了解档案使用者的现实需求，深层次研究开发档案信息，提高档案管理的合理性、快捷性、准确性。档案管理部门可通过建立网络论坛、微博等形式，征求各方意见，进行交流与沟通。档案管理模式市场化农业科技档案馆是农业科技信息的聚集中心和交流中心。随着我国事业单位改革的不断深化，探索一部分事业单位市场化也是国家的要求。因此，有必要利用信息化的优势，创造性的探索科技档案管理市场化运作模式，为农业科技图书馆的发展提供更强大的活力。一方面，可以将传统的科技档案使用过程进行商业化运作。各地农业科技档案管理部门，可将一些农业科技资料到互联网，进行适当的收费阅读，提高农业科技信息的利用率。同时，可以利用网络开展档案资料咨询服务，扩展科技档案管理咨询业务，为档案使用者提供相应的科技信息指导咨询、科技资料检索咨询等服务。另一方面，可将档案管理工作拓展到扩展到社会活动中实现商业运作。农业科技档案馆要深入的进行市场挖掘，研究自身特色，把传统的信息采集、编目、使用、咨询等业务扩展到社会活动中来，通过一系列社会活动，增强科技档案馆的品牌知名度和群众认可度。
档案管理人才培养复合化档案管理人员素质的高低是实现档案管理信息化的基本保障，在数字化条件下，农业科技档案馆要树立“人力兴馆”的意识，把既精通传统档案管理业务又精通计算机、网络的人才做为图书馆的重要资源，大力进行人力资源开发，培养能够适应数字化档案管理的复合型人才。一要建立学习型档案馆，形成浓厚的学习氛围，对人才进行精细化培养，强化数字化应用的重点。要建立健全员工培训的体制和机制，定期或不定期的进行培训，使每一位档案管理人员都能够接受数字技能的培训。二要建立文化型档案馆，不但要做好员工管理、技能上的培训，更要做好人文观念上的培训，要丰富档案馆文化内涵，使员工理解农业科技档案馆的精神实质，热爱档案管理工作，以最大的热情投入到档案馆的发展中去。三要建立研究型档案馆，档案馆要利用资源优势大力开展各类农业科技课题研究，提高管理人员档案管理知识及农业科技知识的运用水平，提升档案编研能力，为数字化建设提供保证。总之，农业科技档案包括着农业科技研究和应用中的各类文字、图纸、数据、声像等资料，囊括了农业科技研究课题的“立项、申报、总结、成果鉴定”各个领域，是农业科研活动的真实再现。档案管理信息化提高了管理效率和质量，为传统档案管理方式带来了新的理念，更为档案管理紧跟农业科技发展步伐、服务农业生产提供了有力支撑。在未来的发展中，软硬件更新实时化、档案服务人性化、档案管理模式市场化、档案管理人才培养复合化将是农业科技档案馆管理信息化的新途径。
在当前时期，档案资源的管理实现全面的信息化，既具备了可能性条件，又具有了必然性基础，已经成为时展推动下档案工作的不可逆转的趋势。因此，档案管理人员要努力地推动档案资源的高效信息化管理的实现。本文下面具体地谈论几点措施：
（一）健全信息化档案管理的技术配备
国家各单位实施档案资源的信息化管理，必须为信息化手段的应用提供必要的技术支撑，即保证各种软件设备以及硬件设备的齐备以及同一性，为信息化的手段应用提供支撑，同时还要努力地做好对于安全保护措施的建设，以迎合信息化的管理趋势，做好对于档案资源的保护。
1.我国应当以国家、区域、行业、职业等为基础，致力于推动档案管理各项技术设备应用的统一化、专业性，以合理可行的规划方案作为指引，努力健全相关的标准，以推动各个环节档案管理工作在虚拟空间中的有效连接，从而保证档案管理工作在更高水平上实现其资源的有效备份以及合理调用，使信息化管理在标准规范的基础上，循序渐进地达到全方位的实现。
2.国家要致力于研发优质高效安全稳定的数据库软件，并着重从资源整合、存储、检索等方面研究高效统一的技术途径，以全面推动档案资料全国范围内的一体化管理的实现。
3.国家要以各种传播媒介来向档案管理工作者传播信息化档案安全管理的理念，并推动网络安全的防火墙技术、密钥技术以及身份认证技术等保障措施的应用。
（二）积极提升档案管理人员的素质
国家要推动全国范围内档案资源一体化信息管理目标的实现，就必须着力为档案管理工作人员进行全方位的培训与教育，并努力推动高素质全新人才与深厚资历的原有工作人员二者在档案管理新形势中对于工作的合作开展。
1.国家可以为档案资源信息化管理健全制度及法律规定，以强制化的措施推动档案的信息化管理理念对各工作人员意识的渗透，努力营造一种全国范围内的浓厚的信息化的档案管理氛围，通过培训或教育切实地帮助原有工作人员实现工作的转型。而对于那些具有较高资历但难以顺利接受信息化手段的管理老人，可以为其配备年轻的熟练掌握高科技手段及相关档案管理知识的助手。
2.国家可以为各地区档案管理部门拨发款项，引导全体档案管理部门提升对于档案管理人员的待遇，并分级展开面向全社会招聘具有优秀的信息化管理工作能力的档案管理人员，带动教育工作对于档案管理人员的培育，为国家未来的档案信息化管理工作提供充足的人才支撑。
加大信息化管理的试点构建
重点工程项目档案资料的整理不够规范，施工控制过程记录(如测量文件、原始记录)不齐全，原材料合格证、复合报告、材料(构件、配件）质量保证书资料不齐全。
监理单位对重点工程项目档案的过程监理与工程报检职责不明
各种随工检查记录中缺少签字，签章手续不全，在工程报验时，工程的相关资料不够齐全、完整、准确。
总包单位责任落实不到位
总包单位管理措施不具体，责任不明晰，没有认真履行对分包单位档案的汇总、组织交付验收等合同规定；没有及时组织有资质的单位进行工程总平面图、工程管线竣工图的编制、归档。工程项目档案存在的问题如得不到有效解决与整治，重点工程项目档案记录的内容就难以反映工程的真实情况，势必会影响到工程的建设，乃至今后的投入使用、维护管理和改扩建。因此必须加强工程项目档案的管理与规范操作，重点做好工程项目档案归档工作，保证工程项目档案的质量。
加强工程项目监控，保证工程项目档案质量
(一)健全规范标准来监控
近年来，国家档案与建设行政管理部门相继制定了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重点建设项目档案验收办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关工程项目档案管理的规范性文件和一般性质量标准，使工程项目档案工作有章可循。具体到每个工程项目，应当结合实际，根据工程项目文件形成、积累与归档各个环节的具体情况，针对不同部门分别提出具体标准与要求。不仅要明确归档范围和要求，还要规范工程项目档案材料形成的种类和质量。如果仅仅满足于归档范围，而未对形成过程作出约束，归档就会成为无源之水，无本之木，工程项目档案的齐全完整就成为一句空话。
由于时间紧急或场景特殊，工程建设者往往会忽略以下材料的收集和归档：
1.地基开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况作出简要描述，按规定该签章的个人和单位要完善手续。
2.工程隐蔽记录。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩盖的重要部位应做好隐蔽记录。
3.质量问题处理记录。工程监理单位对工程活动中发生的质量问题及其处理措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况要做好详细记录。
4.主要建材、构配件试验报告。主要建筑材料与构件、配件，必须经过质量检验及技术参数测定，有的是供应厂商提供的试验报告，有的是承建单位委托科研机构进行检测。送检的建材、构配件一定要形成书面检测报告，供应厂商的试验报告也要收集齐全。
5.工程建设情况报告。单项工程和整个工程竣工后，应当撰写一个专题总结或情况报告，将该项工程建设情况及其基本情况，尤其是一些档案材料中没有记载而十分重要的材料，在总结中应加以说明，以备查考。
为确保这些重要档案材料的形成，必须通过工作标准、操作规程等做出强制性规定，并且在收集、整理档案材料的过程中认真加以甄别，鉴定文件材料的真伪，使所有档案材料能够真实准确地反映建设活动。
(二)运用管理制度来监控
严密、科学的管理制度，是确保工程项目档案质量的保证。建设单位在招标、投标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要特别明确工程项目档案管理的责任与义务。勘察、设计、施工、监理等单位要认真收集和整理本单位所形成的工程档案，及时向建设单位移交。工程监理单位在对工程质量监理的同时，还应将工程档案质量纳入监理的范围，要完成一项审理一项，使工程项目档案质量得到全程控制。
(三)采取跟踪管理来监控
跟踪管理是国家对工程项目档案管理的基本要求，其主要内涵是档案工作要与工程建设开始同步，与工程建设同步，与工程竣工验收同步。实行同步跟踪管理，便于将工程项目档案质量监控机制贯穿于工程建设的全过程。
工程档案的同步跟踪管理要抓住以下关键环节，并明确相应的质量要求：
1.文字材料登记。对进入现场指挥部的所有文字材料，要有专人登记管理，注明文字材料的名称、编制单位、时间、来文单位、签收人签名等，发现来文不符合质量要求的要及时处置。
2.蓝图清点鉴定。蓝图需要逐套清点、鉴定，发现问题，如有缺图、漏项或不清晰、份数不够的，及时向设计部门索取，确保每套图纸的完整、准确。
3.变更设计归类。对设计修改、补充的变更通知单一定要按不同的专业逐份进行分类登记。可将设计变更依据性文件按其产生的来源分为三大类，即设计方编制的设计变更通知单，施工方申报经设计部门确认生效的业务联系单、技术核定单以及建设方产生经各方确认的有效图纸的会审、工程会议纪要等。这三大类文件一般经过设计方签章后即视为生效文件，一定要保证手续完备有效。
4.设备开箱技术文件收集。档案人员必须参加重要设备的开箱，详细填写好“设备开箱资料验收记录表”，作为竣工交付验收档案的凭证。若发现开箱资料不齐全、不配套，要及时反映，向厂家、商家索取，索赔技术文件。
5.声像、光(磁)盘归档。由于形成这些载体的渠道较多，经手人员复杂，稍微疏忽就容易造成档案散失。因此，档案一经形成就要立即收集、鉴定，妥善保管。
6.竣工图编制质量。目前，竣工图的编制主要是以施工图为基础，通过将施工过程中的有效变更依据性文件在施工图上予以充分、准确地反映和标记后形成的，保证了设计变更依据性文件在数量上的全面性与内容上的准确性，同时保证了竣工图的编制质量。这些设计变更依据性文件既是施工变更的依据，也是编制竣工图的依据。
实施工程项目档案管理“三同步”，保证工程项目档案质量
在工程项目档案管理工作中，必须做到“三同步”，即制定工程项目档案收集计划与工程立项同步，工程档案收集与工程设计、施工同步，工程档案验收与工程竣工验收同步。
(一)制定工程项目档案收集计划与工程立项同步这是做好档案收集工作，保证工程项目档案完整、齐全的重要环节。工程档案包括从工程立项到竣工验收期间产生的档案材料，贯穿于工程建设的始终，从另一个角度来看，它又分别产生于建设单位、设计单位和施工单位，而对大的项目来说，设计单位和施工单位往往还不止一个。因此，工程项目产生的档案情况相当复杂，如果没有一个详细的计划，要想最终保证档案的完整齐全是不可能的。因此，作为一个工程项目的所有者，同时也是工程项目档案收集工作的总责任人——建设单位，必须在工程立项时就制定一个详细的收集计划，包括该项工程可能产生哪些档案，分别产生于哪些部门，如何收集，以及质量要求等；同时还应明确专职或兼职档案人员的职责。
(二)工程项目档案收集与工程设计、施工同步这一阶段是工程建设的主要阶段，工程项目档案也主要产生于这一阶段。档案管理人员对于设计、施工过程中产生的工程项目档案，应做到随时收集，对较大的工程，还要对分阶段收集来的档案及时进行整理以防止散失遗漏；同时还要对有关部门进行监督，防止弄虚作假，从而保证档案的完整准确，确保其质量。
(三)工程项目档案验收与工程竣工验收同步以往，有关部门对这一环节最为重视，认为这是一个关键环节，把好这个关口，就能保证档案的完整、齐全并确保其质量。但事实上这样做其实是本末倒置，因为正如同工程质量在工程设计、施工阶段就已经确定了，竣工验收只是“验收”而已一样，工程项目档案的质量，也是在产生的时候就已确定了，这时再抓，显然是马后炮。
当然，也不能否认对工程项目档案进行验收的重要性。对工程项目档案进行验收是将各阶段、各部门产生的工程项目档案进行汇总，并按照有关规定，尽快归档或报送有关部门，以防止散失在无关单位和个人手中，造成“人去档空，不知所终”的结局。总之，工程项目档案管理实行“三同步”有利于杜绝虚假档案，有利于档案行政管理部门职能的发挥，有利于工程项目档案质量的提高，是确保工程项目档案质量行之有效的方法。
加强固定资产投资项目档案管理的措施
(一)强化责任意识，加强对工程项目档案管理工作的组织领导建设单位要根据档案法律、法规的要求，进一步强化责任意识，加强对档案工作的领导，建立健全项目档案工作领导责任制，将项目档案管理纳入部门职责和岗位责任制，与考核挂钩。建立以档案部门为核心，项目各参建部门共同配合的工程项目档案工作管理体系，对工程项目档案管理工作齐抓共管，确保工程项目档案管理的质量。
(二)强化全程受控，加强对工程项目档案工作的计划管理将工程项目档案管理列入工程项目实施网络计划中，实现立项阶段就制定归档计划，确定工程项目档案直接负责人，实行节点和全程控制，保证工程项目档案管理工作与各项工作紧密结合，从而促使工程项目档案的收集、积累与工程项目实施进度同步进行，使工程项目档案文件材料全程受控。
(三)强化合同管理，提高工程项目档案管理的法律约束力将工程项目档案管理的相关要求纳入合同管理，在工程项目委托招标与设计、施工、监理等参建各方签订合同、协议时，设立专门条款，明确对工程项目文件的编制责任、份(套)数、质量、交付时间、违约罚则等内容的规定；也可将有关标准与规范的内容作为合同附件，实行档案交付情况与结算挂钩。
重庆市卫生系统内近年来以多媒体为载体而记录重要事件的资料逐年增多，目前市卫生局有400多盘DV磁带，而且随着时间的推移其中很多资料独一无二、非常珍贵，但是以磁带、光盘为介质的素材保存、使用方式面临许多问题。同时，作为全国五个卫生信息化试点城市项目的深入推进，各级医疗单位将产生越来越多得电子表格、电子文档、电子音视频资料，现今对这些巨大量的数字资料管理存在以下几方面的问题。
(1)安全性差储存的安全性。一个是档案资料的物理上的安全性，这也是最重要的，单个储存介质如电脑硬盘、服务器硬盘、磁带、光盘寿命有限且安全性低，且由于重庆气候原因，容易受潮造成磁粉脱落；由于储存介质的损坏造成资料的丢失，后果非常严重。资料保密的安全性。机关工作资料许多都是资料有其严格的保密等级、公开对象限制，隔离保存非常重要。
(2)存取检索不方便以磁带为载体的保存方式，由于没有健全的编目检索条件，资料的查找非常的复杂，同时传统方式还有一个重大缺陷，就是很多不相关的资料保存在一盘光盘上，有人将这盘光盘借出后，别人将无法利这一盘光盘上所有的资料。城建档案馆目前就存在这种困难，如有某位领导想看一段历史媒体资料，声像科的技术人员需要在海量的光盘中找出保存的单个光盘，然后将这盘光盘从始至终的播放才能找到，浪费大量的人力物力。
(3)共享的困难假如有几个人同时需要借用某一些资料，目前的管理方式无法实现。
(4)资料交换的困难目前卫生系统内各单位间的资料提交、交换都是由人工刻成光盘，在送给管理或使用部门。假如能在局域网内用电脑完成提交，而不需人工，将会让工作效率大大提高。
(5)远程检索查找的困难局内的领导或工作人员出差在外，因工作需要想查找各种资料，目前远程资料检索、下载还无法实现。媒体资产管理系统可通过B/S（Browser/Server，浏览器/服务器模式）检索方式来实现。
(6)传统磁带管理媒体资料成本高以上的困难，都通过建立媒体资产管理系统来解决。
卫生系统内建立媒资系统
鉴于卫生系统的实际情况，我们需要建立一款高度集成化的即连即用型媒体资产存储管理产品，在具有弹性和易用性的B/S（WEB页面）架构基础上，以最简化的流程实现视音频素材和多种其他媒体文件的导入、编目、存储、检索、离线归档管理、素材下载等媒体资产管理系统的主要业务。
1需求分析
1.1网络站点需求与现有非编系统及PC机紧密连接的方式，实现采编存一体化的网络应用流程，建立完整的在线/近线/离线相结合的媒体资产管理系统。在局域网内任意机器都可作为编目检索工作站,无须单独配置编目检索工作站.
1.2网络管理需求由于在网络中的各类使用人员众多，因此应具备如下要求的网络管理功能：①系统必须具有对所有编辑人员进行统一的分类管理和对应的操作权限管理；②系统必须要具有对网络编辑中所有重要信息进行记录，便于事后通过记录的事件日志查询功能；③系统具有对各类编辑设备的管理功能，在网络编辑中，通过中心服务器自动完成对网络中所有编辑站点的使用时间进行记录，方便事后的各项统计。
1.3存储需求现有的资料为10TB，因此在媒体资产管理系统中，应至少包含600小时的高质量媒体资料长期存储，并有年增量100小时素材存储的实际需求。
2功能要求
提供手动和自动两种上载方式，手动上载就是在客户端以C/S或B/S方式上载；另外为了更加便利于卫生系统内部工作流程，要求操作人员只需要将上载的素材拷贝至设定的HotFolder共享文件夹，媒体资产管理系统自动扫描HotFolder文件夹并上载该素材。系统具备高低码流两种存储方式，及系统分在线、近线、离线的管理方式。采用可视化的离线带架管理，根据自定义策略自动为离线介质分配带架位置，并提供可视化的带架视图，直观、便捷地对离线带架及介质进行管理和维护。
2.1要求具备很强的系统扩展性要求将组件与核心服务分离，能通过新增组件实现功能扩展；能通过新增存储设备来扩展存储能力支持将组件集中部署和分布部署，从而加大系统处理能力和业务吞吐量。
2.2可跨平台的运作完美运行于windows平台和MACOS平台。不同操作系统下的计算机设备都可以联入系统做为媒体资产管理系统的客户端。
2.3要求媒体资产管理中心系统采用多平台全程B/S架构，应用WEB技术，可架设在任意网络环境中，局域办公网、域环境和因特网等等，部署简单，所有客户端只需输入服务端IP地址即可接入媒体管理系统。
2.4安全性要求要求具备完善的密级管理，素材级的加密控制，严密的用户权限控制，素材对于客户端完全不透明，全流程只存在元数据交互，杜绝病毒渗透，在线素材可另存到光盘介质，存储系统的具备备份容错机制保证系统数据和素材的安全。
媒体资产管理系统在卫生系统的应用
媒体资产管理系统要求既可以在单机模式下应用，也可以在网络模式下应用。就重庆市卫生系统目前的现状来看，除市卫生局外，其他下属的区县级单位目前的媒体资料很少，还没必要用媒体资产管理系统，所以现阶段建立媒资系统主要用在管理市局现有的媒体资料，满足与非编系统无缝链接调换资料。但应用功能上必须具备网络化的模式，公共网内的任意一台PC机都可作为客户端进行上传、下载等操作。
1单机应用模式，即媒体资产管理系统只配合非编系统使用，可在非编单机上安装B/S客户端软件，组成一套带有上载、编辑、存储、编目、检索、素材下载等功能的最简化媒体资产管理系统。
1前言
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。
2基本情况
宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。
3系统的建设日标、部署模式
3．1建设目标
建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。
3．2部署模式
公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。
4系统具备主要功能
4．1档案管理
系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。
4．2档案检索
可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。
4．3个人待办
可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
4．4权限管理
主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。
4．5标准业务定制
结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。
4．6业务设置
此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。
5系统在公司的应用
作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。
6系统投入运行取得的效益
从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
7通过系统实施进行的理论研究与实践
7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理
通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
7．2对档案资源的定义与接口实现
在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。
7．3档案信息利用模式
能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
7．4档案信息的安全管理
面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
8几点建议
宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
8．2加强归档接口完善工作
加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
8.3加强相关管理制度建设
从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
8．4加强有关人员的培训力度
从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
8．5加强档案数据的安全管理
还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
二、创新理念，提升城建档案管理水平
（一）引入目标管理思想目标管理即基于既定目标，把握以人为本的原则，将成果视为标准，令组织内部与个人获取到优秀业绩的方式方法。城建档案管理阶段中，引入目标管理思想，推行目标责任制，可进一步促进城建档案管理的科学化、规范化。基于现代化管理理念，城建档案馆应以目标管理为根本，夯实内在基础，令档案工作再上新台阶。应加强真实性管理，确保档案资料的原始性，数据信息的系统性，使档案报送更加快速高效，流程更加科学，实践管理更为完整。
（二）创新城建档案管理程序城建档案管理程序科学性对整体工作质量产生至关重要的影响。为此应积极探讨契合当前时代特征的城建档案工作程序，严把人口关，优化质量验收以及报送等处理环节。应将签署的竣工档案责任材料、终身责任方表格引入之报建流程之中，而后在项目施工前期针对建设方、施工方以及监理方技术员工、资料管理人员做好档案技术交底，细致的阐释档案要求。施工阶段中则应积极同监理、质监等机构进行横向合作，体现联动性，定期做好业务指导。城建档案工作人员还应参与竣工验收有关会议，就项目档案编订状况做进一步讲评并细化后续工作要求，保证按时竣工并进行验收备案。完成上述环节后还应督促建设方及时报送竣工档案，快速办理档案移交材料与相关手续，令城建档案管理更为科学有序。
（三）创新城建档案工作模式新时期，城建档案管理应解放思想，全面创新，摒弃以往传统工作方式，跟上新时代步伐。应由档案形成的起初源头入手，更新传统工作中在项目竣工收尾后方开始档案管理的陈旧模式。业务上，应从被动接收积极向着主动提供服务的方向发展。方式方法上，应从指导管理主体向着积极主动服务的主体发展，扭转机械式的传统管理，真正开创现代化工作系统。城建档案管理过程中，有关管理对象单位应加强联系与合作，构成上级与下属良好协调的关系，使实践工作更加顺畅，预防城建档案存在互相交叉以及多头管理的问题，进而对管理工作效能产生负面影响。另外，应积极应用信息化平台，推动城建档案管理工作更加科学有效。可进一步扩充软硬件设施的经费投入，推动档案管理由以往的手工作业向着自动化、数字化、信息化的方向发展变革，进而全面提升实践工作效率，降低工作强度，使有价值的城建档案信息能够充分的得到应用。应积极引入现代化、设计成熟的工具软件，尽可能的将日常工作均囊括到计算机实践管理流程之中，实现各项流程的紧密衔接与互相配套，降低重复性劳动。
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
二、促进档案管理科技建设创新的策略
1.转变观念，提高企业对档案管理的重视度
企业管理者及档案人员要转变传统的企业经营管理，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点内，充分意识到档案管理工作对企业发展的重要意义。企业管理者要加大对档案管理重要性的宣传和教育，各级领导要发挥引导作用，要与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来技术调整和完善企业内部档案管理工作。要加大对档案管理工作的资金投入，加大对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断丰富自身的专业素质，加强与其他工作人员的交流和沟通，吸收别人先进的管理经验，增强自身的工作责任感。
2.制度保障，建立健全的企业档案管理制度
健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。企业在构建档案管理相关制度时，要遵循《档案管理整理规划》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家规定的标准，做到有法可依。同时，企业档案管理制度的制定需要依据企业自身的生产服务要求，通过与企业各个部门的管理者和档案管理工作人员召开会议研讨，进行全面的讨论后，起草初步的档案管理制度。需要注意的是，制定好的档案管理制度采用试行的方式，在某部门先试用，发现不足即可进行针对性的更改，以确保企业档案管理制度的科学化和创新化。
3.电子化发展，重视电子文件管理
网络化和数字化的普及发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变，即由传统的可视记录识别转换为机器识别代码型发展，机器识别代码型即所谓的电子档案。与传统的纸质文件材料相比，电子档案管理下的电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，修改形成后，即可贮存到办公的信息数据中，技术人员和档案人员即可实现信息的共享，弱化了档案和文件的界限。同时，在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正逐步取代了纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用。利用计算机手段和辅助工具设计的电子图纸，不仅易于存储和查询，还更加形象具体。此外，传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和人事档案等分类被取代，逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。利用电子文件管理，能将分散在各个管理系统中的档案信息通过利用计算机规定的指令来随机调整和设置分类方案。因此，新形势下的档案管理科技建设创新工作，必须加强电子档案和电子文件管理，实现企业档案的数字化、科技化、信息化、创新化发展。
工程质量监督档案是指在工程质量监督实施过程中形成的文字、表格及音像资料，是工程质量监督机构和监督人员从事监督管理工作的原始记录和重要凭证，也是上级建设行政主管部门对监督机构和人员开展考核的重要依据。加强工程质量监督档案收集、整理、归档的规范化管理，对于促进工程质量监督管理水平进一步提升，体现质量监督管理工作的科学性、公正性和权威性有积极作用。因此，做好工程质量监督档案管理工作意义重大。
一、工程质量监督档案管理中存在的问题
（一）工程质量监督档案标准不明确，材料内容参差不齐。住房和城乡建设部第5号令《房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理规定》要求质量监督机构需建立工程质量监督档案，但未对工程质量监督档案的具体内容进行明确。具体到地方，以湖北省为例，《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》（鄂建[2011]79号）明确了工程质量监督档案的立档时间要求及保管期限，但也未对监督档案具体内容提出意见。内容标准的不明确，造成各地质量监督机构在形成监督档案时随意性较大。有的监督档案资料浩繁，有的却寥寥数页；有的把施工、监理等单位的技术资料甚至工程图纸均收集存档，真正反映监督工作开展的记录却难觅踪影，材料内容不符合要求。（二）囿于实际困难，监督档案资料不同步，不连续。质量监督工作主要在现场展开，在现有的条件下，监督检查记录一般由监督人员在检查结束后回到办公室予以补记，监督记录的同步性较差。同时，随着市政基础设施建设规模的日益扩大，监督人员的监管任务屡创新高。在一名监督人员同时监管数十项工程的前提下，完全将监督抽查与监督计划逐一对应且同步记录还有一定的实际困难，监督档案资料的连续性存在差距。（三）重视程度不够，监督档案资料不规范、不交圈。部分监督人员重实际检查、轻文字记录，往往出现监督记录字迹潦草、内容简单、签证不全等问题。有的监督档案中有针对质量问题的整改通知，却无责任单位的回复报告及现场复查记录；有的在监督记录中提出了监督意见，而后续的检查记录中没有相关的落实情况。（四）市政基础设施工程特殊性造成工程质量监督档案归档难。市政基础设施工程战线长、断面多，有的甚至边拆边建，造成大多市政基础设施工程履行基本建设程序不足，无证施工、先施工后办理注册登记手续、未经竣工验收备案即投入使用的情况比较普遍。建设行为的不规范给工程质量监督档案收集整理造成很大困扰。有的工程介入监管时已经开始施工，前期相关资料难以收集；有的工程已经投入使用但迟迟不办理竣工验收手续，工程档案资料长期滞留在监督人员手中难以移交，随着时间推移难免出现遗失、损毁等情况。
1.2监管人员素质低就目前农机档案管理情况而言，很多基层农机安全监理机构不健全、物质装备不齐全、设备维修不到位，档案管理仍停留在人工工作阶段。而且档案管理人员素质低下，队伍稳定性差。而在农机安全监理系统中，具备档案专业技术职称的少之又少。很多监管人员没有参加过正规培训，有的甚至身兼数职，直接影响档案管理工作的规范化、准确性。
2农机档案规范化管理的建议
2.1认识农机监理档案管理工作的重要性农机监理档案客观反映了农机监理机构执法规律，对今后农机监理工作开展具有重要的指导价值。由此，从这个角度来讲，农机监理档案具有重要的社会价值，是农机监理机构的宝贵财富。在今后的工作实践中，必须把农机监理档案管理放在应有的位置，各级各部门提高认识，重视农机监理档案管理工作的开展。
2.2农机档案管理实现信息化、现代化随着计算机网络媒体的迅猛发展，农机档案管理系统日趋信息化、现代化。今后，建立电子档案将是今后农机档案管理的必然趋势。所以，要实现具有农机监理特色的办公自动化管理与必要的人工管理的有效结合；要积极参与当地档案行政管理部门组织开展的档案工作达标升级活动，促进农机监理业务档案的优化管理。
2.3充分调动档案管理人员的工作积极性结合地方工作开展实际情况，通过制定《农机方案管理办法》、《农机档案保密制度》等等规章制度，加强档案管理的规范化，明确工作责任，建立业务档案规范管理的长效机制。要实行专人管理，严禁档案人员工作时间空岗、串岗，确保有人调档必有人接待。要对档案人员进行工作细化分工，制作《档案工作人员职责分工表》，明确各自职责，定期考核，奖罚分明，.促进档案管理人员树立竞争意识、危机意识，充分调动档案管理人员的积极性、创造性。
