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一些大型上市的房企之所以能迅速扩张,并能保证产品的高端品质,这都是得益于一套健全的标准化管理体系。可以学习借鉴诸如万科、绿成、龙湖等房企领头羊的做法,并结合自身特点及地区特色形成自己的一套标准化体系。
1.1建立景观产品风格标准体系
首先,开发商应该根据开发规模及所在地的区域特点形成自有的景观产品风格体系。常见的几种景观风格有:现代中式、现代西式、地中海式、西班牙式(英式)、东南亚式。其次,企业研发部根据不同景观风格编制数字化设计任务书。数字化设计任务书的支持数据应来源于以下几个方面:①研发部本身对以往景观工程分析研究的数据报告(成本分析、材料品种分析等)。②营销部根据新项目市场研究及客户端反馈的客户需求。③设计、成本、工程及招标采购根据新项目设计提出的需求。
1.2规范景观产品设计管理
1.2.1制定设计框架标准。
在项目策划阶段引入景观设计,根据新项目特征及投入资金套用风格标准体系中一种风格原型,在原型的基础上加入竞争点的设计。竞争点三绿化设计:多利用原生树;入口、会所、主轴及入户前节点绿化配置品种和规格;竞争点四生态技术的运用和水景驳岸的处理等。
1.2.2制定设计任务书。
根据策划阶段选定的景观风格制定新项目的设计任务书。设计任务书应包括以下几个方面的内容:设计任务书使用说明;设计范围要点;图纸目录;图纸设计要点;关于部分规范的补充内容;提供原始地勘资料、建筑方面资料、甲供材资料及内部成本控制资料等设计依据文件。
1.2.3设计过程控制,制定内部审图标准。
审图标准有2个方面:第一概念和方案阶段审图重点;第二施工图阶段审点。
1.3建立景观招采标准化管理体系
1.3.1建立合作单位资料库(设计单位、施工单位、供货商)。
对合作单位定期评审,作为评标依据。
1.3.2制定评标标准。
前期对合作单位考察;参选单位的资质要求;技术标的标准;商务标的标准。
1.3.3甲供材采购标准。
甲方为确保效果达到预期,一些主要材料采取甲供。甲供材应多方比对,选用性价比最高的。
1.3.4合同管理。
合同交底,参与交底的人员:部门经理、项目造价师、景观工程师、景观设计师,交底的内容:工程承包范围、包干形式、重要合同条款、合同总价、工期要求、质量安全、文明施工要求;支付管理,按合同约定节点付进度款,审核变更价款。
1.4建立施工现场管理标准化体系
1.4.1材料进场验收管理。
验收依据有以下几个方面:参照样板,施工单位进场后对主要铺装节点做样板段,样板通过后大面积施工;设计要求(厚度、面层处理、苗木的规格);行业规范要求;合同别要求的。
1.4.2隐蔽工程验收管理。
会同监理检测和旁站工作。
1.4.3施工安全文明管理标准。
建立奖惩措施;定期组织领导班子进行安全文明大检查;定期对施工单位进行安全文明知识宣讲。
1.4.4施工质量控制标准。
各专业规范标准(钢筋绑扎、混凝土浇筑、管线预埋等);铺装贴面质量控制标准;细节质量控制标准(井盖的美化、不同部位衔接处理);成品保护的要求;苗木种植标准(如大树移植标准、地被种植不露土、草坪铺设标准)。
1.4.5变更签证管理。
对于较大的变动,必须成本部、景观工程师、监理及施工方现场取证,共同认定。
1.5制定进度管理的标准。
1.5.1设计进度管理进度标准。
1.5.2审核施工单位的进度计划是否符合公司总进度计划。
1.5.3动态管理,制定纠偏整改措施,确保节点按时完成。
1.6制定竣工验收标准
验收流程从以下几个方面考虑:①验收部门:设计部、项目部、物业部。②验收时间:竣工后由施工单位提交申请,项目部初验后组织其它部门一起验收。③验收重点项目为硬质铺装观感质量、贴面有无空鼓、水景主体结构和管道是否渗漏、水系有无溢水、喷泉效果是否符合设计要求、灯具调试效果以及树木品种、规格、树形是否按设计图,树木支撑是否牢固,隐蔽工程资料是否齐全等。
1.7建立标准化的结算审核机制
一般开发商结算审核分为2种:委托造价咨询单位审核;开发商成本部门审核。无论内部审核或是外部审核,都需要有一套制约机制。
2应用和执行景观工程标准化管理体系
景观产品风格体系由公司前期策划部主导贯彻执行和负责完善并及时升级系统。景观设计标准体系由公司规划设计部主导贯彻执行并负责体系的完善和更新。景观招采标准体系由公司招采部主导贯彻执行并负责体系的完善和更新。景观现场管理标准体系由公司工程项目部贯彻执行并负责体系的完善和更新。景观进度计划管理由公司规划设计部、招采部、工程项目部3大部门贯彻执行。景观竣工验收管理由公司工程项目部主导,规划设计和物业部配合执行。
3检查和评估景观工程标准化体系的执行效果
此环节是与时俱进的必需环节,是产品不断提升的必要环节。日常工作收集评估信息;项目结束后的经验总结;制定考核机制。为保证体系执行效果最大化,考核机制必不可少。
根据国家相关行业标准与计量规程,逐步淘汰老旧电能表或国家禁止使用的电能表,更换技术先进、功能齐全、精度更高的电能表。要积极推广远程抄表模式,实现计量数字化,不断提高计量管理的自动化水平。
1.2挑选正确的电流互感器
随着社会的快速发展,对电力的市场需求量呈逐年上升趋势。电力企业一般会使用变比偏大的电流互感器,但由此引起的计量误差偏大。因此,应选择变比合适的电流互感器,尽量减小计量误差。对于季节性较强的负荷,应选择多抽头的电流互感器与专用的二次回路设备。这样可避免由于电力负荷率偏低而引发的计量误差,确保互感器能获取高精度的信息。另外,为确保计量的准确度,计量位置应选择和现场较近的位置,从而减少互感器二次回路与二次负荷间的损耗。
1.3选择恰当的计量方式
为尽量减小计量误差,应根据电力用户的实际情况,选择恰当的计量方式与接线方法。比如,对于采用三相四线制的计量方式来说,如果负荷不平衡,零序电流便会从零线中流过。此时,若仍采用上述计量方式,将导致电力计量损失。
1.4加强施工监管,减少计量误差
在施工过程中必须把好材料关,禁止使用不合格材料。同时,加强对施工工程的质量监管,尽量消除由施工引起的计量误差。比如,对于采用三相四线制三元件电度表,如果施工时不小心将导致中性线断开或中线点对地电阻太大,便会严重影响到计量的精准性。
1.5定期校验计量设备
电力企业要根据自身实际,定期检查相关计量设备,现场校验电流互感器、电压互感器、电能表等设备,发现不合格的表计,应及时送往专门的检测机构进行专业检测。若仍不合格,应予以更换,同时,退补电量。这不仅能为用户减少由于计量误差而引起的经济损失,也能逐渐淘汰不合格表计。
2人员服务标准化
2.1重视计量人才队伍建设工作
首先,要加强计量人才队伍建设,不断提升计量人员的业务素质,为计量工作的持续发展提供足够的人才保障。要经常开展业务培训活动,组织计量人员学习电力计量法规、新技术、新知识等,不断提高他们的法制意识和业务素养。针对计量工作中存在的各种新问题、新现象,要组织计量人员共同探讨,研究解决方法。同时,要邀请相关专家开展讲座,介绍最新的计量技术,计量产品等,并给予技术指导。另外,还要形成一套完整的人才培养、进修机制,以期培养出更多高素质的专业计量人才。
2.2提供标准化咨询服务
电力企业要运用多种渠道向公众宣传计量标准化的重要意义,让公众了解安装先进计量设备的必要性及主要流程。用户了解情况后才会主动配合电力计量管理工作,确保计量标准化工作的正常开展。由于电力计量带有极强的专业性与技术性,很多用户都不明白相关事项。因此,电力企业要运用自身的专业优势,主动为用户提供电力计量咨询服务,并为用户提供业务指导,帮助用户选择合适的配电场所与配电装备等。这样才能在供需双方架起良好的沟通桥梁,稳步推进计量标准化工作。
2.3采用科学、规范的服务标准
要根据电力计量管理现状,进一步改进计量服务标准,形成一套健全、合理、规范的服务标准。首先,要完善营业厅服务制度,并明确收费标准、维修与装拆服务、抢修服务以及服务监督等具体标准。同时,规范奖罚标准。要将服务标准细化到人员、费用、时间上来,优化相关操作流程,加大监督力度,为用户提供更优质、高效的计量服务。对于个别用电大户或功率因数偏低的用户,电力企业要主动为其提供相关业务咨询与服务工作,帮助他们合理利用电能,节约电费。
广投集团经营主要集中在广西,目前已经向区外贵州、江西、甘肃、内蒙、四川等省份发展,并延伸至东南亚、香港等境外,这种跨区域经营布局使得广投集团面临多地税务机关的监管,由于税收管辖权不明确而引起税务机关之间的争议时有发生。
2.关联交易较为频繁,公允价格难以衡量
随着广投集团规模的扩大,母子公司间及母公司控制的子公司间的关联交易相当频繁和普遍,如何确定合理的内部转移价格并取得税务机关的认可成为企业需要重点关注的问题。
3.财务人员专业素质较高,依法纳税和维权意识较强
广投集团拥有众多具有会计、审计和税务等专业注册资格或中高级职称的管理人才,一些企业还聘请税务师事务所担任税务顾问,依法纳税和维权意识较强,具备一定的税收筹划能力。
二、集团税务管理存在的问题
近几年来,广投集团不断发展壮大,业务扩张到多个领域,在日常经营过程中显露出来的税务管理问题越来越多,这对广投集团的税务管理工作提出了更高的要求。经调研发现广投集团的税务管理工作主要存在以下问题:
1.对税务风险的认识不足,防控措施被动并停留在表层
主要表现在:各企业风险把控能力不足,对中介依赖程度过高,不易于打造集团自己的税务风险管理团队;缺乏系统化控制税务风险的机制,应对税务风险的方式比较被动,经营中很少主动去规避税务风险。
2.各所属企业独立开展税务管理工作,缺乏统一的协调管理
集团内多数企业的税务管理工作由会计核算人员兼任,主要职责在于会计核算和税费缴纳,在税务管理工作上缺乏沟通,没有形成一个统一协调的纳税管理机制,即使是一些普遍存在的问题,也常因信息沟通不畅而难以被企业自我发现。
3.国家税收政策更新快,员工税务风险意识和税务知识跟不上发展的要求
目前,我国新一轮税制改革正在进行中,整个税法体系不断完善,一些税收法律、法规、规章都在频繁变动中,部分负责税务工作的员工缺乏系统地培训,没有及时掌握税收政策的变化对企业的影响;或者由于工作经验不足,税务风险意识淡薄,对税收政策没有了解透彻,容易造成企业多缴、少缴税款的情形发生。
4.对重大涉税事项管控不到位,部分税务筹划存在涉税风险
一些企业被税务机关稽查时,出于对考核的担心等因素的影响,往往不及时甚至不愿意主动向集团总部报告,使得集团总部不能及时协助各企业解决问题,造成损失进一步扩大;还有一些企业自行进行税收筹划,由于专业水平有限,忽略了某些潜在的税务风险。
5.税收优惠政策研究不足,未能充分实现降本增效部分企业对税收优惠政策不熟悉或理解不到位,未能积极争取享受税收优惠,尤其是一些不常用的税收政策,如专项资金除、专用设备所得税优惠以及地方性的优惠政策等等,往往容易被企业忽略,丧失开源节流的机会。
三、集团税务标准化管理工作的实施
1.搭建集团税务标准化管理框架体系
(1)控制环境
①实行集团总部、二级平台企业(简称平台企业)、三级及以下基层企业(简称基层企业)协同管理的三级体系三级管理体系充分体现了广投集团所倡导的“集团化、专业化、差异化”的管理指导思想,充分发挥了平台企业作为集团各业务板块管理机构的作用,弥补了当前集团股权层级过多和某些基层税务管理人员专业水平较低的缺陷,更能适应集团战略发展的需要。②建立不同层级的税务管理专业团队集团总部需设立专职税务管理人员,各所属企业设立专职或指定专人负责税务管理工作,专人专岗,职责明确,对税务工作实施更为规范化、专业化、系统化的管理,充分地参与各企业全过程的税务管理工作,对各企业的纳税成本和纳税风险能较好地实施控制。③制订涉税员工培训计划由于税务相关法律法规的不断变化,各企业必须对涉税员工进行持续的后续教育,确保其及时、熟练掌握最新的税法规定。在方式上,广投集团通过聘请专家为财务人员开展专项知识培训,或通过召开专题研讨会的方式交流管理经验,并鼓励各企业积极参加集团外部如纳税人俱乐部、中华会计网校、税务机关等组织开展的各种专业培训。④倡导诚信纳税管理理念,优化企业纳税风险管理的环境诚信纳税文化的培养可以为企业建立和完善纳税风险管理提供良好的基础和环境,广投集团将此作为企业文化建设的重要组成部分,积极倡导遵纪守法、诚信纳税的纳税风险管理理念,增强全体员工的纳税风险管理意识。
(2)风险评估
广投集团对税务风险的评估遵循风险控制原则,运用税务风险管理理念,通过内部评估和外部评估两种方式分析识别自身存在的税务风险,明确风险等级,安排相应应对措施。具体方式如下:第一,集团总部或平台企业定期或不定期地组织各企业开展税务风险测评,依据测评结果有针对性地检查自身存在的问题;第二,鼓励各企业主动聘请税务师事务所或税务主管机关对企业涉税事项进行日常或专项审查,及时发现潜在的税务风险,采取相应的防范与控制措施。
(3)控制活动
①统一规范日常涉税事项广投集团依据国家目前的财税政策,组织各企业对各项日常涉税业务流程进行全面梳理后,对普遍存在却又容易出现问题的一些涉税事项进行了规范,如税务登记、纳税申报、发票管理、资产损失管理、税务档案管理、税收减免、捐赠、关联交易等,重点关注各环节的涉税风险点,不断优化管理流程。②建立重大涉税事项监测机制各企业财务部应积极参与对外投资、并购重组、经营模式的改变、重大资产处置、重要合同签订等重大经营决策,并研究和监控相关税务风险。对于特别重大事项,应及时报告集团总部财务部,由集团总部财务部进行税务风险评估和指导,并对后续操作进行监控。③加强税务会计管理一是要求会计人员加强学习,掌握税收法规与会计准则对于同一涉税业务处理上存在的差异,在对涉税业务进会计处理时必须充分考虑到相关税收法规的规定,从税务稽查的角度考虑和解决问题,从根本上杜绝由于会计核算失误带来的涉税风险;二是要求税务管理人员在本年度会计核算结账前必须对涉税事项进行稽核,如发现问题需及时进行调账或申请补退税,涉及以前年度账务调整的,税务事项相应追溯到以前年度,正确计缴、申报税款,从此前发生的一些案例分析,我们发现由于未执行年度结账前的税务稽核程序而导致企业多缴、少缴企业所得税的情形屡见不鲜。④纳税申报实行三级复核管理,不相容岗位相分离各项税费的计算、申报和缴纳由税务会计完成,且必须经税务主管、财务经理、总会计师三级复核签批后才能对外报出,纳税申报表必须归档备查。
(4)信息与沟通
①利用广投财务网,建立税收法规库和案例库,及时最新税收政策,实现信息和经验共享广投财务网是广投集团为加强整个集团的财务信息沟通和交流而建立的一个信息平台,在广投财务网上建立法规库和案例库较文档式的法规汇编更便于信息的保存和及时传递共享。同时,鼓励各平台企业建立更具本行业特点,针对性更强的行业税收法规库和案例库。②组建专家委员会,集中力量解决整个集团的疑难税收问题为了充分发挥集体的力量,广投集团在2013年成立了财务专家委员会,下设税务专家组,并从各企业中挑选了一批优秀的税务管理人员,通过开展课题研究和答疑等方式及时解决了各企业税务方面的疑难杂症。③全方位地开拓税务咨询渠道,尽可能地避免税务争端由于税法涉及面广、内容复杂、且不断进行更新,容易导致纳税人、执法人理解存在差异,造成各种争端。针对这一难题,广投集团拓展了税务咨询渠道:鼓励各企业聘请不同的税务顾问并共享资源,重大涉税事项力争取得较为全面、准确的意见;聘请税务方面的权威老师授课并请求解答疑难问题;与主管税务机关执法人员沟通,或通过正式行文的方式寻求主管税务机关的帮助,力争取得书面批复;进入国家税务总局网站书面提问,争取得到官方的权威解答作为最终的纳税依据。④完善税企争议的处理与协调方法,强化税企沟通的能力面对税务稽查要做好事前、事中、事后控制工作:检查前进行自查,发现有问题及时补缴税款,减少滞纳金和罚款;在检查过程中,集团总部和平台企业需积极协助被检查企业合理合法处理好税收争议,特别是在对一些税法规定比较模糊的事项进行处理时,需要增加政策解读与沟通、外部专家答疑、启动行政复议等环节,改变单一的税企关系路径依赖;检查工作完成后,被检查企业应及时将检查报告报送至集团总部,对于一些普遍存在的问题,集团总部应及时进行规范。
(5)监督与反馈
①各企业每年年底前自查,集团总部或平台级企业对部分企业进行重点抽查各企业在年底前完成对本企业税务管理工作的全面检查,检查内容包括税费计算的准确性、相关单据的真实性和合法性、税收优惠的享受程度、与税务管理相关的内部控制风险等等;集团总部或平台企业定期或不定期对部分企业进行重点抽查。②各企业报送上年度税务工作总结及外聘中介机构出具的涉税报告各企业要对上年度的税务管理工作进行全面总结,并由平台企业汇总后上报至集团财务部。报告内容包括但不限于集团税务管理制度的遵从情况、上年度纳税情况、关联关系和关联交易、内部和外部税务检查情况、享受税收优惠情况、税收筹划、潜在风险和应对措施等。如企业聘请了税务顾问提供涉税服务,还应将税务顾问出具的上年度日常审核报告、所得税汇算清缴审核报告及其他专项涉税报告一并报送。集团总部和平台企业对各所属企业上报的资料进行分析,及时发现税务管理工作中存在的问题,并制订相应的防范与控制措施。③审计部依法对涉税事项进行审计集团审计部在对被审计单位进行审计时,应关注被审计单位的税费缴纳情况,发现问题应及时要求被审计单位进行整改。
2.编制集团税务标准化操作手册
为了进一步细化纳税管理的各个关键环节,广投集团在上述所建立起来的税务标准化管理框架体系基础上,结合各行业的特点及时编制税务标准化操作手册,从操作层面规范各企业的税务管理行为,提高税务管理的专业化水平。广投集团所编制的标准化操作手册主要具有如下几个特点:
(1)以重点行业为试点分阶段有序推进
广投集团利用同行业企业在经营业务和税收政策上有诸多相似之处的特点,采取了分行业编制税务标准化操作手册的方法,并以铝业、电力和房地产三个重点行业作为第一期的试点单位,充分利用各行业一线税务人员的工作实践经验,并发挥集团财务专家委员会中资深税务专家的作用,组成以集团财务部人员为主的“行业税务标准化手册编制小组”,共同完成操作手册的编制。
(2)综合税务管理和分税种税务管理相结合
广投集团的税务标准化操作手册主要分为两大部分:综合税务管理和分税种税务管理。综合税务管理致力于从流程上对一些重点涉税业务进行规范,将流程图、制度、职位说明书等工具融合在一起,提高各企业在执行过程中的行为标准化程度,这一部分主要包括了税务登记管理、纳税申报管理、发票管理、资产损失税务管理、企业重组涉税管理、税务档案管理、税收减免管理、税务稽查管理等主要涉税流程;分税种税务管理则是以税种作为主线,充分结合本行业经济业务及财务核算特点来分类收集、整理相关税收政策,并从征税范围、适用税率、计税依据、纳税时间、申报期限、税收减免等税收要素入手进行深入剖析,还将税收法规地方性差异、纳税计算、账务处理等细节流程贯穿于具体执行过程,逐步实现集团税收政策的标准化,从基础环节上促进企业对纳税风险的防范。
(3)重视特殊和疑难涉税事项的标准化管理
除了日常业务以外,各企业在工作中偶尔还会碰到一些特殊和疑难的涉税事项,如企业重组业务、碳减排销售收入、合作建房等等,这些业务虽然发生的频率较低,但是涉税金额往往较大,如果处理不当会给企业留下巨大的税务风险隐患,广投集团在编制操作手册时将其单独作为一个章节,分别对这些问题进行详细解读,在集团内形成一个统一的处理模式。
全厂化学在线仪表系统没有系统性的缺陷管理,处于盲目消缺的状态,即运行人员发现问题后,通过缺陷FMIS系统下达相应缺陷,热控的化学在线仪表维护人员根据缺陷情况,对化学在线仪表进行修理。而维护人员对于全厂化学在线仪表的数量、分布、种类,没有相应的概念,更谈不上对仪表正常运行周期与劣化趋势进行分析,只能是针对缺陷采取相应的处理。
1.2仪表日常维护不到位
包括化学在线仪表在内的热工二次设备没有实行预防性计划检修为主的检修体制,导致设备欠维修,常常出现超期服役仪表依然使用和失效元件不能及时更换的现象,仪表测量准确性和可靠性得不到保证。而这种现象呈恶性循环下去,维护量大、人员少是一个突出表现,而即使有人员不转变思路,仍然按照老的维护思路去维护,三至四个化学仪表维护人员也不能保证化学在线仪表的正常投运。而面对不同种类的化学仪表,由于人员技术知识欠缺。仅仅由厂家技术人员负责仪表安装并校验合格后移交生产使用,检修人员对新设备到货后的质量检查工作往往不到位,经常会出现厂家技术人员现场服务时校好仪表,移交电厂运行后才发现仪表测量准确度差、误差大,某些功能没有达到设计要求等问题。
1.3维护备件费用管理不到位
全厂化学在线仪表种类繁多,备件种类更是多样性,通常采取的费用管理方式就是当问题发生后,经过确认无法进行消除,需要购买备件或者探头或者药剂,此时进行物资采购。化学在线仪表很多都是选用进口仪表,进口部件采购周期一般都在6-8周左右,如果必须进行更换就会发生非计划内的采购,所谓急采,急采的费用往往是正常采购的1.3-1.5倍。长时间的采购周期严重的影响了化学在线仪表的投入与使用,这样的费用管理方法,不仅仅造成对费用贵的浪费,对于设备的维护与使用也造成不良的影响,导致设备往往是不能用而直接换新的,也一定程度造成了费用的浪费。
2标准化管理的思路及方案
2.1色彩化梳理全厂化学在线仪表
通过色彩化的方式梳理了全厂化学在线仪表系统,对化学在线仪表的种类、数量、地域分布等进行归纳总结,最终梳理出全厂化学在线仪表的详细信息,这是对化学在线仪表标准化管理的前提。
2.2点检定修全厂的化学在线仪表
通过对化学在线仪表实现点检定修,不仅可以防止过维修与欠维修的发生,提高设备的可靠性,降低维修费用;而且还保证了化学仪表点检定修工作的顺利实施化学仪表的日常消耗性材料使用和运行材料费用及时到位,以及化学仪表定期维护工作的及时性和连续性。另外,在线化学仪表实施点检定修以来,在机组检修时化学仪表检修项目从原热控设备检修计划中分离出来实施单独立项、专款专用,从而保证了化学仪表点检基础上的定修计划的顺利实施,这是对化学在线仪表标准化管理的具体实施方法。
2.3管理化学在线仪表的费用
化学在线仪表管理的一个关键问题就是合理利用费用,既要减少费用的发生,又要把设备维护到位。而其中对于设备的维护来讲,备件的有无与质量,是决定化学在线仪表能否正常投运的基石,所以梳理好化学在线仪表的月维护费用,是做好费用管理的必要保证。
2.4定期整合全厂的化学在线仪表信息
通过对全厂化学在线仪表进行细致化的工作,达到了又应急消缺到设备良性治理,最终达到了通关过定期工作的开展对化学在线仪表良好控制的阶段。化学在线仪表的定期工作是一个需要长期稳定坚持的工作,既是保证化学在线仪表设备运行的基础,又是达到全厂化学水质监督的必要保证,所以此项工作也是化学在线仪表标准化工作的一个延伸,即化学在线仪表的定期标准化工作。
3标准化管理的实施及效果
通过对全公司化学在线仪表进行专业摸查,分类梳理总结如下,全公司总计有化学在线仪表108块,可细分为五个区域:化学水区域、汽水取样区域、精处理区域、中水区域、工业废水区域。以中水区域为例,对于不同种类的化学仪表,用不同颜色与图形进行区分。经过系统性的排查,清苑热电的化学仪表分布一目了然,5个区域,15个种类,108块化学仪表。梳理完毕后,对于化学仪表的专项治理工作与管理工作的方案,也就更加明确。方便图纸的整理与资料的归纳,特别对于备件的定期采购有很大的指导性帮助。基于以上的整理对化学五个区域的备件采购工作作出定量的统计分析。化学在线仪表的月维护费用为49054元,日巡检时间总和为337min,月维护时间总和为1380,平均之后的日巡检维护时间为399.7min,平均到2个人身上可以完全胜任此项维护工作。
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的,文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
统一工程技术标准。遵循《配电网规划设计技术导则》要求,按照《国家电网公司配电网典型设计》标准,同时结合《农网10kV柱上变压器台及进出线施工工艺》和《农网10kV及以下线路施工工艺》,积极采用“三通一标”,制定统一的工程建设标准和实施方案,并符合配电设施资产全寿命周期管理要求。
统一业务实施流程。根据机构职能定位,强化流程管控,明晰业务界面和衔接职责,突出纵向执行和横向协同,进一步细化横向部门之间和岗位之间的内部流程,搭建覆盖各部门、符合内控要求的业务流程框架体系,明确工程关键环节的条件和标准,达到了公司标准制度和内控基本规范的要求。
统一信息系统支撑。将配电网工程纳入ERP系统统一管理,固化工程管理流程,对工程全过程的执行与完成情况进行管理和监控,实现业务流程与信息系统的协调一致和有机融合。依托生产管理系统(PMS)、调度信息系统(OMS),并与经法、财务、审计等相关业务系统的衔接配合,全面支撑工程建设管理需要。
统一工程队伍管理。建立一支与工程组织体系相适应的掌握工程管理和业务流程的专业化管理队伍,通过强化工程全过程管理知识培训与实践,切实掌握先进理念和工作技能,提升工程专业管理水平;同时加大对参建队伍的管理力度,促进了工程建设管理的规范化、精益化。
统一评价考核机制。将管理、技术、工作事项进行明确责任,量化指标,并纳入绩效考核体系,定期开展指标统计与分析,及时发现管理的突出问题和薄弱环节,加大对参建队伍的检查和考核力度,确保了相关标准的全员、全面、全过程贯彻执行。
二、强化全过程管控的监督机制
由建设单位、监理单位和施工单位的相关人员组成配电网工程督察小组,形成对工程进度、安全、质量、造价、技术的“三横五纵”管控体系,进行全过程、全方位监督管理。
进度管理方面。加强材料设备的履约管理,确保物资采购按期交货;监理单位审查施工单位的施工组织设计;乡镇供电所协助施工单位做好停电计划安排工作,并履行属地协调职责,确保了工程按照里程碑计划进行实施。
安全管理方面。加强对施工队伍的资质审查,开展参建队伍实际施工能力核查;签订责任状,明确施工安全责任;安全督察队会同监理单位组织开展重点环节管控和监督,检查“两票”“三制”“三措一案”的针对性和全面性,确保了工程施工安全。
质量管理方面。加强设备材料进场验收管理,杜绝不合格设备材料进入施工安装环节;重点监督检查施工单位、监理单位对隐蔽工程的旁站监理工作,并采用数码照片存档等手段作为质量管理评价依据;采用定期和不定期检查的方式进行质量检查,严把标准工艺关,确保了验收后零缺陷交付运行。
2、教育培训
安全管理的出发点是人,对象也是人。强化人的安全意识,提高人的专业素质,安全就有了保障。特别是一线操作工人,既是安全实施者,又是安全受益者。安全培训教育能让全体工人掌握安全知识,提高安全意识,增强事故应急处理能力。施工企业工人安全培训教育应包括以下三个方面内容:a.安全思想教育。通常从加强思想路线和方针政策、劳动纪律两个方面进行教育。b.安全知识教育。了解施工企业的基本生产概况,熟悉项目的施工环境、作业条件、设计情况、施工工艺,懂得施工机械、临时用电、基坑支护、模板、脚手架、转料平台、消防器材、吊篮等安全知识。c.安全技能培训。结合各工种专业特点,编制作业指导书,进行安全技术交底,包括各工种安全操作规程的重点、新工艺技术、应注意的问题等。经过教育培训上岗的工人,因为操作对象的发展性和操作环境的复杂性,对不断出现的新情况和未知的安全隐患,或多或少存在认知上的盲区。项目部、班组必须结合班前安全活动、板报等形式,及时、适时地向工人介绍当前的安全生产状况,进行针对性的安全技术交底,对发现的安全隐患和发生的安全事故进行分析总结,表扬先进鞭策落后,让工人知情、明理、会干。
3、劳务管理
劳务管理是企业安全标准化管理中的薄弱环节,一定要下大力气管理劳务。首先选择有实力的劳务队,按规定签订合同后组织劳务人员进场施工。劳务队必须提供各工种操作人员上岗证件,尤其是特殊工种和专业施工如防水工、焊工等有效证件,同时人证相符;掌握各工种劳务操作人员思想动向,保持流动劳务人员的相对固定;组织安全教育培训,掌握各工种的操作规程;协调各工种之间的配合,预防安全事故发生。
4、作业安全
实现“预防为主”最有效的途径是过程控制。施工企业从开工前的准备、组织设计文件的编审、安全专项方案的制定,到各个分项分部工程的施工,自始自终贯穿着安全管理的“PDCA”即计划、实施、检查、处理。安全方案包括施工组织设计文件、危险性较大分部专项施工方案、分项工程安全措施等,这些方案随着工程形象进度的发展,工地的环境和作业条件也随之发生变化,相应的安全指导方案必须针对实际情况进行调整。施工企业要加强施工现场安全生产管理工作。首先从安全操作规程入手。安全操作规程已不仅仅写在纸上、贴在墙上的条条框框,而是操作人员牢记在心的行为准则。其次对施工过程中操作人员、机械设备、新工艺技术存在的隐患,采取有效措施控制,实现人、机、环境的和谐统一。最后对有较大危险因素的场所如配电柜、箱设置处、塔式起重机或施工电梯上,设置醒目的安全警示标志,告知此处有危险,警示非专业人员不得进行操作。同时按规定在起重设备设施检测、维修、施工等作业现场设置警戒区域和警示标志。
5、隐患排查和治理
“千里之堤,溃于蚁穴”。小的错误将导致大的事故,只有时时刻刻把隐患治理工作落实到各级岗位工作中,才能达到防范事故,保障安全。施工企业要对施工现场职工、材料、机械、施工做法、危险源辨识、工作环境等的安全状态进行排查;要对特种设备运行状况、日常施工、“三违”、劳动保护措施等进行全方面的排查;查出的安全隐患,抓小防大,深入分析,查出根源,同时要发现一处整改一处,并对整改的效果进行跟踪,隐患整改率100。隐患从发现到处理完毕,要经过:下发《隐患整改通知单》、提出整改措施、限期整改、填报《隐患整改反馈单》、组织复查等程序,重大隐患还要进行登记、上报、公示、督办。只检查不处理,或只下单不复验,重大隐患不公示、不统计、不分析,全凭随机检查和口头指令,将导致管理无序,整改不力,隐患频发。
6、应急救援
由于建筑施工具有露天作业多,手工操作,繁重体力劳动;人员流动;施工变化大;操作人员安全意识薄弱等特点,应急活动又涉及到交通、医疗、环保、公安等方方面面,建立科学、完善的应急管理体系,采取迅速、准确和有效的应急救援行动,实施规范、有序的应急救援措施,降低人员伤亡、环境破坏和财产损失。企业及其各施工项目应根据具体实际情况经常性组织全体职工对各施工阶段施工现场的危险源、作业环境等危险因素进行辨识;对新设备、新工艺等进行危险因素辨识;进一步明确“我”怎样做不安全、要怎样做才安全;编制安全事故应急预案,并按规定配备相关安全应急物资。施工企业要经常性组织应急救援预案知识学习、宣传、演练活动,让每一个操作人员在突发事故发生时,应立即告知负责人及相关人员;在事故过程中知道如何进行求救、自救、互救等;进一步增强预防处置突发事故的应急能力。
一般而言,配网工程投入使用后20个工作日内,应明确工程流程时效,工程项目的设计、施工和监理单位,均应将工程前期、设计、施工和监理资料等以及其他合同资料与文件,存档管理。同时,项目的管理部门在收到资料后,应严格验收资料,在5个工作日内确认工程结算书,并送给审计单位报审。此外,还需要在5个工作日内完成结算书的定案工作,建设单位将工程结算书移交给财务管理单位。众所周知,工程结算书主要是用于反映工程决策、设计、施工和竣工等过程,根据工程造价管理的规定,包括投资总额文件、建设经验总结文件等,对结算书的要求是详细、完备以及准确和真实。由于工程结算书是反映投资过程的数据资料,因此必须按照规范的、标准的文本格式进行编写,包括工程概况表、编制说明、结算汇总表、投资结算金额以及批准概算金额和其他附件说明文件等。其中,附件包括初设批准文件、核准文件等,而工程批准概算书包括开工与竣工报告等。
2.明确责任,理顺结算关系
工程结算标准化管理,首先需要明确各方的责任以及组织管理的职责分工,这样就能够高效开展检查、指导和监督配网工程结算工作,同时也有助于协调工程结算中存在分歧的地方,定期完成相关的工作。由于各个公司是受供电公司的委托,开展配网阶段的日常管理工作,因此必须严格落实与结算有关的规定,并对工程承包商提供的资料,审查详实,保证数据的真实性,并加强对设计变更和经济签证的管理。而财务管理部门,应参与到工程阶段活动中,合理安排、严格控制各项资金,为工程财务决算打下良好的基础。审计单位也应加强对工程结算活动的监督,保证审计监督贯穿工程建设的整个寿命周期。此外,参与工程项目的各个单位,还需要加强协调与配合,在工程投运后,在规定的时间内,给监理单位提供规范的资料文件。其中,设计单位需要提交的资料包括批准的概算书、设计变更和施工图预算书等,这是工程结算的主要依据。监理单位主要是负责监督工程的施工活动,需要严格控制工程预付款、进度款项等,核实工程设计变更、签证预审和费用情况等,按时提交监理报告、汇总表和现场签证文件等。供电单位负责工程的建设和管理工作,需要提供费用支出清单。而施工单位,需要根据合同的规定,按时提交开工报告、竣工报告。施工价款结算书和现场签证等。
二、配网工程结算的过程控制分析
1.前期控制分析
对于工程前期的控制,因从当前的被动控制转变为主动控制。在规划设计阶段,设计单位应根据工程的实际情况,提高设计的质量和深度,提高编制概算的准确性。同时,加强对初步设计的审查,建立完善的工程图纸会审制度,防止由于设计纰漏而出现常识性和专业性错误,尽可能将设计变更控制在事前,减少施工过程中的设计变更。而在工程的招标阶段,实行严格的招标管理工作,规范设计、施工和监理等公开招标的透明度,对于材料、设备和采购工作,也应制定计划,制定预算,在采购时作为参考。
2.规范合同的签订工作
工程结算的管理,应从签订合同时就开始。我们知道,合同文件时工程结算时主要的依据,合同内容主要包括协议书、投标书、中标通知书和附件等,还包括工程报价单、设计变更协议、预算书和图纸等,这些材料必须以书面形式呈现,并具有双方的签字或者盖章才生效,否则不能够引用。对于那些有可能造成工程造价变化或者造价失控的问题,应在合同中明确控制的途径和手段。比如对于合同价款的调整方式、设计变更的控制、违约争议处理和工期发生变化等,均应明确解决的办法,在合同中加以明确,提高控制的有效性。
3.强化施工变更的控制
对于施工中的变更问题,设计和施工单位应从技术和经济两个方面进行考虑,保证设计变更的可行性。同时,根据设计单位的意见,讨论施工变更的必要性,尽量不做变更。加强对施工变更工程的管理,达到有效控制投资的目的。
4.结算阶段的审核
工程结算通常由施工单位编制,而设计单位提供设计变更、签证等资料。因此,这就要求造价控制管理人员,切实履行职责,明确审核意见,定期汇总,保证结算的严密性和合理性。由于材料价格变化比较大,应加强对材料价格的审查,避免发生争执。此外,还需要加快工程结算工作,根据工程进度将工程分成不同的阶段,工程每完成一个阶段,则收集整理某阶段的结算资料,减轻后续工作的压力,并确保结算资料的准确性和及时性等。总而言之,为了节约结算时间,应核对现场情况与结算资料,全面、细致进行结算审核,保证审核结果的准确性。
在公路施工环节中,我们需要认识到施工项目是一个整体性的管理概念。要按照其需要进行生产要素的配置,保证其整体效益的提升,从而保证公路施工总体的优化。公路产品是固定的,但是其操作人员是流动的。其相对于工业产品的生产,公路产品具备固定性的特点,通过对公路施工项目的确定,施工队伍可以进入不同的现场进行施工操作,这也意味着公路施工企业需要在不同的工地进行作业,这就大大影响了公路施工的管理工作,需要进行切合实际的施工项目管理标准的确立,解决其实际问题。
1.2从施工项目经理部的内部来讲
组织施工时综合性的作业模式,其需要进行不同工种的配合,进行各种材料、施工机具等的配套协调,这需要得到企业的大力支持,从外部上来说,其需要进行专业化企业、运输部门、劳务部门等的配合协调,其涉及的面是非常广的,具备非常强的综合性,这就需要进行工作人员的工作标准的确立。在实践过程中,施工的条件是非常具备差异性的,比如地质条件、地形条件、水文条件、气候条件等。也涉及到技术条件,比如技术性的要求、结构的类型、施工水平、技术装备等,这些条件是不断变化的。介于施工生产的预见性、可控性,进行工程建设施工的诸多因素分析是必要的,这需要掌握不同季节的施工特点,进行相关施工技术措施的建立,进行技术标准的确立。在实践过程中,公路施工项目需要按照国家的标准进行施工,需要贯彻国家、行业等的建筑工程规范,进行验收规范、设计规范、安装规范等的协调,落实好安全卫生的标准检验工作,保证施工操作流程的协调,落实好分项工程的工艺标准,进行不同建筑材料、技术标准等的协调,更好的进行国家标准、行业标准、地方标准等的落实,进行施工新技术的协调,保证工艺实践工作的开展,保证施工项目技术体系的健全,保证施工项目标准化工作的开展,保证技术标准数量的控制。
1.3为了落实好公路项目的施工标准化工作
进行管理标准的履行是必要的,这需要进行企业标准化领域的协调性的管理,进行相关标准的制定。这里所说的管理标准涉及到生产活动、经营活动等的管理内容、管理程序及其相关的管理要求。进行施工项目的管理基础标准的落实,保证不同标准环节的协调,做好不同管理标准的协调工作,保证施工项目管理的严格性执行,保证审计管理标准、档案管理标准等的协调。这也需要进行工作标准及其工作任务的协调。所谓的工作标准,就是进行企业标准化领域的各项工作事项的协调统一规定。施工项目需要进行生产、技术、经营管理等工作标准的协调,保证生产工作人员工作任务的确定,保证公路施工项目标准化任务的确定。所谓的标准化任务,就是进行组织标准、标准实施等的协调,满足现阶段的公路施工项目的管理工作,进行专业的工作机构、专业人员等的设置,保证项目标准化活动的开展,项目标准化工作的良好开展。
2公路施工项目技术标准及其相关标准的协调
2.1在公路施工项目工作中,进行技术标准的履行是必要的
这涉及到国家标准、行业标准、地方标准、企业标准等的协调。在管理标准及其技术标准的落实过程中,需要执行企业的管理标准及其工作标准,进行不同标准的组织及其实施,积极做好标准的监督及其考核工作。在这个过程中,技术标准的实施是自然及其必然的。在这个过程中,管理标准及其工程标准的落实常常被人忽视。在管理标准的工作过程中,进行施工项目标准化管理工作标准的落实是必要的,实现工作标准及其管理标准等的协调。这就需要做好技术标准的考核工作,要以施工项目为对象,进行工程施工过程中的国家建设标准、行业标准、地方标准等的落实,按照工程质量的检验标准,做好部分项及其单位工程质量的评定。这也需要落实好管理标准的考核工作,做好施工项目的管理标准及其责任书的要求履行,保证项目管理过程中的问题的解决,保证管理工作任务等的解决,进行部门评议、综合评分工作等的开展。
2.2需要进行工作标准的考核,按照岗位工作的标准要求
进行工作人员标准的落实,保证工作数量及其工作质量的确定。按照工作标准落实好考核、评分等工作,保证施工项目标准考核工作的开展。这就需要进行施工项目的管理标准及其工作标准的检查及其考核工作的开展。按照标准进行相关措施的执行,执行情况的良好评价,定期及其不定期的检查及其考核工作,管理标准、工作标准等的考核工作,项目标准化工作的开展。需要进行检查及其考核负责人的确定,保证有组织、有计划、有目的的进行标准化的检查工作,落实好相关的考核工作,进行完善的组织系统的建立,保证检查及其考核工作人员的确定,要保证标准考核及其目标管理环节的协调。按照当下施工项目的现代化管理要求,保证施工项目的目标管理方案的协调,这就需要满足相关的技术经济指标要求,进行目标的不断协调,措施的制定,保证责任的明确,保证不同项目标准的完成情况的分析,保证上级考核工作及其相关考核方式的协调,考核体系的健全。标准考核要与奖金和工资分配结合,这是强化标准化工作的有力手段。通过检查与考核,按百分制打分,然后按分数的多少发给奖金,进行奖优罚劣。标准考核与奖金挂钩后,可避免干多干少一个样,干好干坏一个样的状况,调动了广大职工努力搞好工作的积极性。有的还将平时检查与考核的结果,作为晋级、升工资,提拔使用的根据之一。
2.3在企业发展过程中,标准化的考核要实现与企业招投标等的协调
施工企业的中标与否,关系到企业的生存及其可持续的发展,这就需要进行企业的标准化工作的考核及其评价,积极落实好相关的验收结果检验工作,保证企业的整体质量管理水平的提升,需要引起相关企业工作人员的重视,提升其整体应用效益。同时使施工项目的质量得到最大限度的保证。对整个企业标准化的考核,主要是考核标准体系、标准的实施与企业经济效益等内容。所以,开展标准化工作的考核和评价,能够促使企业必须建立和运行标准化体系,并不断改进与提高。
网点运营的标准化管理是岗位整合、资源优化和流程重组的综合性改革,势必要将网点的一部分人转化为营销人员或是将每个员工的工作时间划分出一部分或是大部分用来营销,这种转变对员工的要求由原先服务型网点模式的“只要满足每一项业务有人会处理,能处理”提高到“每一项业务每人都会处理,快速处理”。为了一定程度上照顾年龄偏大员工,大部分行处以往在人员结构紧缺、老龄化的现状下,尽可能将年长员工安置在不需要处理现金业务的低柜区域,而高低柜分离改革后却需要低柜区配置素质更高的柜员去处理复杂业务,凸显阵地营销优势,而短时间内年龄偏大员工无法快速适应这种考验和磨炼,角色转换不到位将导致改革成效难以在阵地营销能力和网点功能转型上得以充分体现。
2.功能分区布局优化难题
现有营业网点内部运营区域物理布局上的共同特点是:面向客户最直接的中心区域往往是高柜服务区且柜口数量众多,低柜往往处在角落;而且考虑到网点业务发展,原始装修时往往设计柜口较多,导致网点实际开柜数小于物理环境柜口数的情况基本已是常态。考虑到网点全面改造的投入费用较大,试点过程中大部分网点只能在原网点功能布局的基础上,采取将低柜分离出来的权宜之计,从而造成部分对外营业高柜柜口空置,无论是内部布局、品牌形象、客户体验还是营业分区的有效利用上,都难以达到标准统一、管理规范的效果。
3.网点阵地营销资源配置难题
目前,高低柜业务分离网点真正配置了客户经理并在现场办公或参与阵地营销的并不多,其他未实施高低柜分离的中小型理财网点,配备现场客户经理的则更少。从全行个人客户经理的分布来看,集中在一级支行的客户经理队伍庞大,阵地营销人员配备不足,结构不合理,特别是柜面对优质、潜力客户进行识别后,由于缺乏跟进营销、重点维护的相关人员,造成部分优质客户资源的流失。
4.归口管理职责规范难题
高低柜业务分离后,网点业务集成度、综合化程度在提升,但归口管理仍待及时跟进,各相关业务部门缺乏有效的沟通协调机制,导致对网点的管理存在既重叠又缺失的不合理现象,制约了整体服务水平和市场竞争力的提升。如高低柜分离后,要求部分大型网点现场管理人员走出现金区,兼顾履行高低柜业务事中审核工作,参与网点大堂的业务咨询和客户引导,但现行的业务流程、管理制度与网点转型要求不匹配,使部分现场管理人员感到职责不明晰,承担的额外工作负荷较重,现场主管仍需频繁进出高柜区,不仅无法真正走出现金区与大堂经理进行角色替补,而且在网点安全保卫方面存在隐患。目前,低柜区需授权审批的业务多,在兼顾高低柜的监管中可能存在顾此失彼、管理不到位的情况。
二、深化网点运营标准化改革的思考及建议
从网点标准化改革的实践来看,全面推行网点运营标准化改革,还有很长的路要走。只有在不断摸索与磨合中总结经验,通过完善、细化措施,才能最大限度地释放网点运营标准化改革的正能量。
1.调整网点内部布局是前提
在目前无法进行全局装修改造的情况下,网点一般只保留2-3个高柜,其余高柜柜口均使用布帘进行遮挡,既影响美观,也容易引起客户误会,认为银行有柜口却不开足导致排长队。因此,随着业务发展需要和现金业务量逐步萎缩,今后客户引导分流将按照从自助服务区→低柜→高柜的导向,必须调整现有网点物理环境布局的思路:网点整体内部区域应以纵深为主,客户进入网点首先通过自助服务区,必须到柜面处理的业务先进入低柜区域,若有现金业务再进入高柜区域进行处理,即网点运营区域布局可以按咨询引导区、自助服务区、低柜服务区、高柜服务区、中高端客户专属服务区、客户等候区等分区设置。咨询引导区与自助服务区的布局应相衔接,便于大堂工作人员对客户进行引导分流和自助操作的业务指导;低柜服务区应占据主导位置,与高柜服务区可以在空间上实现相邻,便于大堂引导人员进行现场灵活调度;中高端客户专属服务区以低柜形式为客户提供差别化服务,不再单独开设高柜,与普通客户共享现金业务处理窗口。
2.开展资源整合是核心
网点运营标准化管理改革需要对部分柜员和服务支持人员进行结构优化调整,关键是要解决好“转岗去哪里”和“如何成功转岗”的问题。一是结合高低柜分离推进情况,在遵循岗位制衡的前提下,按照“岗位数量最少化、职责边界最大化”的原则,根据网点地域、规模、业务量等不同特点,制定各类型网点定员、定岗的配备标准以及前台劳动组合安排的“路线图”作为推广参考依据,指导不同网点科学安排、动态调整运行和营销服务资源;二是研究建立一级支行以上层面的柜员集中管理和统一调度机制,合理配置机动人员队伍,建立分别针对高峰期和非高峰期的弹性排班模式,实现运营资源在更高层面的统一配置和使用,解决网点间、柜员间忙闲不均问题,提升柜员工作饱和度,减少人力资源的浪费;三是建立网点“1+N”联动营销服务机制,改变部门分割局面,将电子银行、个贷、信用卡等业务下移至网点,并对各类销售人员的职责进行再调整、再明确。
3.推行标杆示范是关键
要按照“标杆示范、重点突破、整体推进”的推广策略,选取10%有代表性的网点,重点锁定2-3家,大胆进行探索,迅速启动标杆网点的建设工作,并及时总结、编发典型的、可借鉴、可复制的成功案例,通过着力打造一批水平高、成效好、亮点多的标杆网点,充分发挥示范效应,为全面推广奠定坚实基础。在实施过程中,各分支行要围绕着优化网点资源配置这一核心目标,结合本行实际情况,“一点一策”推进改革实施。因地制宜,深入运用网点运营管理平台,逐个网点开展调研分析,准确查找各网点运营存在的突出问题,一点一策、到点到人地制定针对性解决方案,避免采取“一刀切”的简单工作方法;同时,要把握轻重缓急,首先解决高低柜口配置、岗位优化、工作量不均衡、服务支持岗人员多的问题。要对全辖网点改革效果开展横向比较和统一评价,实时跟踪监测,有力组织推动辖属网点积极主动地优化资源配置,实施网点运营的精细化管理。
4.打造过硬员工队伍是根本
高低柜业务分离,对网点人力资源的分类管理和合理利用提出了更高的要求。首先,要选派业务骨干采取竞争上岗的方式,确保非现金柜台业务人员具有过硬的业务素质,良好的服务能力,全面的营销资质,敏锐的营销意识,充分发挥非现金柜台与客户面对面交流的优势,进行产品推介营销。其次,要推进高低柜柜员岗位轮换,激发员工锻造技能的热情,结合网点员工年龄结构、业务素质和岗位要求,以灵活多样的方式对网点人员进行全方位培训,打造一支“通业务、懂系统、善沟通”的从业队伍,让每一位柜员都能熟悉柜面业务流程和各项金融产品的功能与营销点,彻底打通员工素质对高低柜分离效能释放的“梗阻”。
标准是科学、技术和长期实践经验总结的固化规则。为获得最佳秩序,就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一格式描述出来,对实际的或潜在的问题制定共同的解决方案,用来指导和规范日常的工作,并重复使用规则的活动,称为标准化。
1.2标准化在仓储管理中的主要内容
笔者为中大型国有仓储企业管理成员,从事推进本企业SOP标准化建设,目前进入第三年。根据仓储日常运营和作业管理特点,SOP建设内涵主要为三个层面:标准化管理规范、标准化作业规范以及标准化作业流程。
1.2.1标准化管理规范
标准化管理规范是规章制度、规定、办法、标准等要求大家共同遵守的统一制度文件,例如:①现场6S管理规范;②库存管理规范(包括储存环境、存储布局、产品防护等);③设备设施管理规范(包括高位货架、托盘、推车、叉车、信息设备等);④仓库布局管理规范(包括绿化、警示标牌、生活区域、作业区域规划布局);⑤库区道路管理规范(合理的主支干道划分);⑥人员和车辆管理规范(停车、装卸货区域划分、人员安全通道);⑦特殊商品储存管理规范(满足个性商品特殊需要)。
1.2.2标准化作业规范
标准化作业规范规定具体作业活动的内容、要求和方法,也可称“作业指导书”或“操作规程”。一般涉及单个岗位(个人),例如:①装卸作业规范;②搬运作业规范;③堆垛作业规范;④储存与养护作业规范;⑤商品盘点作业规范;⑥配送(拣货、包装、送货)作业规范、特殊工种作业规程。
1.2.3标准化作业流程
标准化作业流程规定作业过程的途径(顺序、步骤、职责、接口),包括流程图及流程描述。作业流程规定某一服务活动过程的标准操作步骤和要求,以一定的文档格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。每个企业在建立各自通用作业流程基础上,视具体业务商品情况确定作业流程,可以按照客户要求增加或减少相应流程内容,一般涉及多个部门或岗位(个人),例如:①入库(包括卸货、验收等);②仓库管理(包括搬运、堆放、储存、温湿度管理、盘点、移库等);③出库(包括分拣、包装/打包、装车等);④配送(线路规划、行车、交接等);⑤客户反馈处理(退库、补货、物料调换、投诉处理等)。
1.3物流仓储行业运用标准化管理形成不同状态
仓储经营,运用不同的经营理念和管理要求,必将形成明显的优劣状态。
1.3.1引入标准化管理主要特点
①商品货物进、出、存有严格的操作流程;装卸作业标准、规范,员工循规蹈矩;②针对每个存储商品对象,定身制作SOP标准化流程,商品损耗极小,差错率极低,完好延续商品原有的使用价值;③库区布局整齐,储存环境整洁,定置画线,生产用具存放统一固化、井井有条;信息化水准高;④品牌显现,客户高端,效益提升。
1.3.2疏于标准化管理主要特点
①商品货物进、出、存以完成生产任务为目标,随意操作,员工按感觉经验发挥;仓储管理运作没有个性,多个商品一个流程模式;②存储布局未做合理测算规划,造成面积浪费和进出次序混乱,商品损耗大,效率低下,货损严重,差错率高;③储存环境不重视设计规划差乱丛生,公众形象差;④导致无品牌而言,客户商品业务低端,效益低下。
1.3.3SOP标准化运用与无标准化而言比对差距
SOP运用与否二者的结果形成了鲜明的对照。在竞争上,二者是两个级别、两个平台高低档次的竞争,无法伦比;在公众认知上,形成高级和低级的社会印象;最终在效益发展上,显然无法比拟。显而易见,没有SOP标准化管理在竞争中处于被动局面。而标准化管理是提升仓储行业竞争力的必然途径。现代企业都以标准化设置来提升企业营运和竞争水平。可以预言,未来的竞争,就是标准化设计、标准化执行水准的竞争。
2SOP标准化是个总体设计、循环渐进的过程
2.1设计、整体规划系统性的标准化总体方案
仓储行业根据自身的人、财、物及地理条件,设计和描绘未来目标、层次的标准化系统,然后制作详尽落实计划。计划要包括目标、与此相适应的组织形式和组织成员;实施方案考虑到几个阶段、各阶段时限要求、过程中的问题处理等方方面面。另外还包括实施细节内容,比如:SOP编制范围,动员形式、培训开展、现场指导过程、适应性检验、评估考核要求、改进措施等,形成整体性设计方案。
2.2着手制度文件
在SOP建立初期,企业应系统化地梳理散落在各个历史时期的各种管理规章制度和操作实务,在这基础上进行整理、修订、删除或补充,使自身的管理制度、管理经验和专业技术得以传承和积累,从而构成对各自现有管理制度的有力支撑,最终形成富有实效的管理制度蓝本,必要时进行重新。
2.3重点突出优化作业流程、完善作业规范和管理规范三项内容
三项内容是SOP的核心和关键。在建立SOP模板框架下,不同仓储企业在具体编制时,应注意根据各自的专业化经营分类、业务特性编写或完善SOP。在编制过程中,企业应加强学习借鉴,形成自身完整的管理规范、作业规范以及作业流程。作业流程要根据储存商品特性和客户要求进行定制,分清个性化和大众化在运作中的差异,以提升物流运营质量和效率,支撑业务发展和客户服务水平,降低运营成本和风险。
2.4SOP制度编制、文件形成后,在实施时要抓好七大环节
即:—组织培训—适应性运作—修正完善———制度流程上墙—检验评估—总结提高。每个环节都要有计划,责任到人和组织保证。为有效推进标准化,企业还应将管理规范、作业规范、作业流程发放到相关作业现场,以方便现场员工和管理人员使用,尤其是方便新员工了解公司现场物流运营管理要求。并实施现场监督,做到“有法必依”,将SOP落到实处。实行初期,仓储企业应结合目视化管理要求,将部分SOP文件上墙展示或建立现场看板以指导、提示现场员工的操作,又方便客户、供应商了解公司管理要求,有利相互监督。在建设标准化中,抓好考核评定也是提升、确保标准化落实的有效环节。检查评定需要设计一定的表式。
2.5建立SOP文件清单
将形成实施的管理规范、作业规范、作业流程整理、归档,形成规范的管理文档。
3提高推进标准化中的实效意识
3.1在SOP标准化进程中,注入PDCA质量管理循环模型意识
所谓PDCA,即是计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、行动(Action)的简称。标准化管理推行中,离不开PDCA的循环助推、优化理念。在经过计划、实施、检查、行动四个阶段的不断循环,不停顿地周而复始地运转,使SOP始终处于良好状态下运行。在不断完善并熟练运用,一定能在工作中不断提高效率,更加有效地驾驭工作。因此SOP采用PDCA模型循环往复,可以使你的管理向良性循环的方向不断发展。
3.2与时俱进,“双切”实际意识
在一个不断运动的过程中,标准随形势、经济特点变化而变化。我们不能因循守旧,要与时俱进,不断修正SOP标准化内涵,使SOP标准化切合宏观经济和市场趋势的实际,切合本企业人、财、物的实际,这就是所谓的“双切”实际。只有这样不会把SOP文件留有形式,真正做到内外环境与业务经营管理融为一体,发挥标准化引领市场竞争的作用。
3.3严格执行标准,养成运作习惯
标准执行初期,会与传统习惯的、随意性形成抵触,我们会感觉繁琐,很容易有折扣地去执行,这需要我们有所警惕的。因此推进初期宜声势高调行事,发挥视听宣传效应,现场监督,反复强调,鼓励和宣传执行好的人和事件,批评和制止随意性的做法。长此以往,习惯成自然,从而体验到在执行SOP过程中,享受成果带来的快乐。