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对策和措施
(一)形成领导重视的农业科技档案管理。合理的农业科技档案管理能够创造极大的物质和经济财富，领导的重视有利于档案的高效管理，从而创造更大的价值。各级领导要亲自抓，加大对档案管理工作重要性的宣传力度，给予充足的经费确保实现档案管理工作的顺利进行；同时领导要采取措施调动科技人员的主动性和积极性，为农业科技档案管理和利用打好坚实的基础，把农业科技档案管理工作做到最好。（二）建立高素质的农业科技档案管理人员队伍。提高管理人员的思想道德素质和科学文化素质，培养其对工作的责任心，使其能够对农业科技档案管理工作有足够的热情和耐心。同时，还要着重培养农业科技档案管理人才，提高管理水平。（三）健全农业科技档案管理体制。建立健全严格的管理体制，有统一的操作标准和规范的制度。及时更新不适合的规定，建立新的管理机制。使农业科技档案管理有“制”可依。还要树立服务观念，建立反馈机制等等，完善各项管理体制。（四）完善农业科技档案管理的基础设施。通过多种渠道争取经费，改善档案管理的基础设施。加大对信息化的投入，建立档案信息数字化、网络化等。要想适应农业科技的发展，就必须重视档案管理中信息网络的应用。
科学的农业科技档案管理机制的意义
企业不重视科技档案资料的收集，从而导致资料不全，且很多科技人员并没有档案意识，从而导致很多科技工作者在科研过程中，未对过程资料进行收集、整理，且不清楚科研成果归档的意义及价值，认为科研成果放在自己身边更加安全方便，甚至以技术资料需要保密为理由，在科研过程、科技奖励之后，不愿意将需要上交的档案资料归档。此外，科技档案管理人员同时也做不到每个项目都能做到前端控制。
2.企业科技档案制度不健全，全程控制不到位
科技档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保障，科技档案全程控制不到位，没有真正实行“四同步”，所谓“四同步”指的是文件材料归档与任务下达应该同步、文件材料形成与检查进度应该同步、验收鉴定技术与验收鉴定成果应该同步、档案管理部门出具归档材料证明与上报科技成果评奖应该同步。由于“四同步”没有真正的实现，使得在科技档案管理中的制约手段缺乏有效性，导致了科技档案管理工作中的主动性不足。
3.未对科技档案实施信息化管理
计算机信息化管理的主要内容是将科技档案信息用数字的方式保留，并以网络为纽带进行集中管理，因此，其具有多种优势，比如收藏数字化、传递网络化以及资源共享化等。随着计算机技术的不断发展。我国对科技档案进行计算机管理的模式已经逐渐普及，在档案刮泥中，多媒体技术的应用直接说明对科技档案管理的数字化趋势已经无法改变。不过，在现实中，部分企业对科技档案进行管理的过程中，主要使用目录输入或者检索功能，却忽视了计算机管理的深层含义，因此，其管理中依然存在较多问题，比如建设数据库或者网络环境的观念比较落后，信心化档案管理工作人员不足以及档案格式不标准等。
4.科技档案的利用率较低
对于企业档案而言，科技档案处于核心地位，它通过记录企业的建设及生产情况，如实反映了单位的具体活动。因此，科学合理的利用科技档案，可以为企业创造出无形生产力。对此，科技档案需要进一步强化其资源的利用与开发力度，提高资源利用率，让这些资源能够更好的服务于企业的改革和发展。而现阶段，对科技档案的可发与利用中，还存在比较多的问题，如思想落后、服务过于被动、未对静态档案进行深入挖掘等，很难在根本上满足企业各个部门之间的需求。
二、加强企业科技档案管理工作
1.建立健全科技档案管理制度，理顺科技档案归档程序
科技档案是科研课题研究的全过程的反映，因此要实现科技档案完整性必须做到科研档案全程管理。建立健全一个完整的管理体系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要紧密结合科技档案管理工作与计划管理、成果管理、课题管理之间的关系，归档程序要合理化，对科技档案管理工作的规律进行掌握，实现对科技档案的全程管理原则。
2.提高企业科技人员的科技档案归档意识
科技人员是科技档案形成的主体，科技档案管理部门要不定期为科技人员进行科技档案工作培训，通过培训强调科技档案工作的重要性，沟通在归档过程中遇到的问题，宣传科技档案管理最新规章制度，将科技档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道。
3.彻底落实科技档案的数字化管理
要想使科技档案的管理模式由最为传统的方式逐渐转化为现代管理，最为有效的方法则是实施数字化管理，而且数字化管理也可以使档案管理部门脱离传统的库房式管理方式。数字化管理通过采用高科技的数字化存储及时，可以提高信息存储量，从而在一定程度上减少存储空间。因此，要使计算机管理实现高水平，就需要进一步增强科技档案管理的硬件及软件设备，结合现有的多媒体技术，对科技档案进行综合管理，从而提高工作效率。要实现档案格式标准化，就要保证其标准程度和国家标准相一致，备份数据库、采用正版软件以及限制用户权限等措施可以提高管理力度；档案人员要具备较高的计算机知识，可以准确收集并分析原始资料。在上述情况下，企业只有多引进适合形式发展的档案专业人才，才能确保科技档案数字化管理工作更加完善。
4.完善企业档案编研工作
对科技档案进行管理，就要适应市场经济对其的实际要求，档案管理人员需要结合工作内容编制相应的检索工具。近年来，社会经济的快速发展，使档案种类及内容等变得逐渐多样化、丰富化。对于使用者热源，档案信息含量非常大，因此，采用相应的检索工作，可以降低工作量，从而在不同层次上满足档案利用的实际需要。除此之外，档案管理人员还需要提高工作责任心，积极编研档案，从而使分散的档案资料系统化，能够全面反映相关情况，拓展科技档案的利用方式，提高其利用率。做好档案利用效益反馈信息工作，并使用户在档案利用的过程中实现其作用，并将各种意见及要求如实反映给档案部门，从而在一定程度上提高科技档案管理工作。
5.提高科技档案的利用率
对科技档案进行管理的过程中，务必要考虑其开发利用问题。对于企业而言，档案如何开发利用，具有一定的意义及价值。当前情况下，我国的档案管理工作大多处于传统手工阶段，并没有充分结合日益先进的信息技术，因此在管理、查阅的过程中耗时耗力。虽然有很多科技档案都在不同程度上引进了计算机管理设备，但适用范围狭窄，档案数字化程度不高。所以，也就造成了科技档案管理工作的落后，档案的利用率较低。因此，在实际工作中，只有将档案网站的作用真正的发挥出来，才能提高科技档案的利用程度。除此以外，因为企业科技档案管理中，包含诸多学术成果，信息含量较大，存在众多的知识产权，由此说明，企业科技档案管理总，对科技档案的利用有特殊性。对企业科技档案进行利用的过程中，要注意保护他人的知识产权与劳动成果，防止侵权现象发生，这样才能做到正确利用科技档案。
1．1科技性
科技档案最根本的特性是科技性。医院科技档案是科学技术研究活动的真实性历史记录，对科技成果的科学性、创新性、实用性价值的鉴定与数据处理决策具有重要的作用。一切科研项目科学技术性质的文件，如不加强管理，出现疏漏，将严重影响科学研究工作。人民医院是一所综合性的三级甲等医院，科技档案质高量大，有效应用现代信息技术管理科技档案迫在眉睫。
1．2专业性
专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性不仅使它们同一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别，甚至连表达知识的术语、图形、符号等也很不相同。医院科技档案来自不同专业的科技活动，类型最为丰富多样，而且同一种类的医院科技档案随着它所记载的科技活动的不断深入，其专业性也得到了相应地加强。因此，反映在科技档案上，就是不同专业科技档案具有明显不同的内容和表达内容的方式。
1．3再生产力
科技成果的利用不是一次性的，而是可以重复利用的。它能否得到最大限度的开发利用和有效转化，这需要通过分析与研究，从中吸取有借鉴的有价值的信息以促进科技的发展和进步。通过开发科技档案信息资源，就能将科技资源广泛应用于各个领域，充分发挥科技档案在经济建设中的作用。
2科技档案管理存在的问题
2．1保存难度大
人民医院传统的储存档案方法是以纸质为主要的存储载体，极小部分以磁带、影像带、胶片为介质和电子文档形式储存，科技档案也不外如此。这些存储介质很容易受环境影响而出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，难以永久保存和备份。而且随着档案数量的与日俱增，存储空间的需求也越来越大，使医院维护和管理档案的所占用的空间与成本也越来越大。
2．2查询难度大
目前很多医院仍沿用传统的以人工为主的科技档案管理模式。人民医院传统的科技档案资料查询的流程是：查科室、查时间，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案所在库房的存放地址，然后库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。而且一些档案经过反复查阅后，已经出现了破损现象，有的甚至遗失，对档案管理造成了很大困扰。
2．3利用效率低
因为纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，很多医务人员感觉很触头，不愿意查询，无形中使档案的利用率显著降低。对于一名医务工作者来讲，利用医院科技档案资源进行科研工作非常重要，通过分析与研究，开发科技档案的利用价值。因此，为提高科技档案利用率，医院科技档案管理进行数字信息化建设刻不容缓。
3加快科技档案管理信息化
管理手段的现代化是科技档案管理信息化的核心手段，要加快档案管理信息化的建设，笔者认为主要做好以下几方面的工作。
3．1职业素质
科技文件材料的形成是科技档案的源头性工作。科技工作在自然状态下不会形成完整、合格、规范性的科技文件，需要档案工作者的积极干预及参与才能形成合格的档案。一个现代化医院档案管理系统，必须具备具有现代化管理水平的档案管理者，科技档案更是如此。在医院现代化科技档案管理工作中，工作人员不仅本身要具备档案管理专业知识，还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。档案管理人员一定要认识到医院科技档案现代化管理是一项实现医院科技档案管理工作科学化、现代化的高标准系统工程，需要档案工作人员全面掌握科学管理科技档案的综合技能，提高自身职业素质。
3．2思想认识
计算机能否成功地应用在医院科技档案信息管理中仅仅依靠具体工作人员具有现代化管理水平还远远不够，院领导的支持和各部门管理人员的积极参与，尤其是上级领导思想认识的提高非常重要。在科技档案管理工作上，大院长需指定专门的分管院长进行管理把关，把科技档案信息化建设作为医疗系统现代化建设和服务工作现代化建设的一个重要内容，逐步建立起科技档案信息平台，提高工作水平和工作效率，为医院医疗水平的提高起到积极的推波助澜的作用。
3．3软、硬件设施
2.实现企业科技资源的信息服务，使企业资源不断增值。科技档案记录着中海油高新技术的发展以及重大科技成果的应用研究，而现代知识经济与技术商品化的演变趋势，不但增强了企业的知识产权保护意识，更让具有成果直接转化能力的科技档案的珍贵价值得到了完整体现，例如企业的专利权、著作权、品牌价值、信息价值等等，企业靠技术创造的经济利益是无穷的，而这些资产的保存、保密、管理、共享、应用，无疑蕴藏着巨大的价值。
3.持续推动企业的科技创新。科技档案对中海油企业科技创新有奠基作用。企业通过原始科技档案能够挖掘确立探索和研究的起点及方向，提高创新效率。而且，为科技人员创新灵感、创新思维的产生提供条件，为其科技创新提供科学判断和决策依据，为知识转化提供借鉴。更重要的是，科技档案对科技人员的创新有持续激励作用，因为“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”，科技人员用奋勇拼搏、坚忍不拔的精神，去攻克难关、披荆斩棘，获取最终的胜利。
4.提高企业经济和社会效益。作为中海油企业，其科技档案能节约企业劳动，因其本身能被反复多次提供利用而本身却无损耗，也就是提高科技档案的复用率，这是其他物质形态的财富无可比拟的。所谓复用科技档案，就是在新设计中直接采用或套用设计现有的图纸、资料，提高科技档案的再利用、再实践、再生产，能够节省人力、物力，是提高经济效益的关键。
二、以中海油企业为例，剖析企业科技档案管理的存在问题及原因简析
1.传统实体档案是目前科技档案保存的主要方式。目前，这种档案管理方式主要存在以下弊端：人工整理、查阅、调卷工作量巨大，耗时费力，效率较低，无法快速满足用户需求；频繁调阅、复印原始资料以及由于灰尘、温湿度等负面影响，会对纸质档案造成自然损害；自然原因的污损、掉页等，会造成其严重磨损和丢失；由于实体档案逐年递增，占用大量库房空间，难以对其实行集中统一的权限管理；无法满足多用户同时共享档案信息资源的需求。
2.随着中海油企业的做强做大，企业国际国内市场开拓的前景也越来越广阔，随着海外市场比如乌干达项目、伊拉克项目等市场的开辟及拓展，企业的社会与经济发展前景也越来越具有延展性，但是，随之而来的则是带给企业的巨大的经营压力与经营指标，降本增效的巨大压力必然会造成在科技档案管理与保护方面投入资金有一定程度的短缺。
3.企业存在机构职责不清、权责不分明、信息传递不流畅的现象，造成企业科技档案资料管理的不规范。
4.企业科技档案信息资源欠缺整合，需要建立完善科技档案管理工作的标准规范与制度体系。
5.企业科技档案集群化、产业化是市场经济发展的新需求。然而，科技档案管理人员力量、专业素质结构、投入经费与这一需求不相适应。科技档案管理人员素质参差不齐，档案信息化技术发展水平欠缺，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，极大制约了企业科技档案工作的创新与发展。
三、还以中海油为例，针对以上问题，企业科技档案需建立现代化管理模式
1.企业需清晰梳理科技档案管理的工作流程与工作界面，建立流程化管理模式。流程化管理核心是以流程为导向建立组织模式，注重连贯性，建立全流程管理模式，通过合作管理保证目标高效达成。中海油企业需清晰梳理各级单位的科技档案工作界面，划分工作领域，明确工作接口，建立纵向横向的联合合作模式，明确决策层、管理层、参与者的对应责任和权限，实现效率“共赢”。流程化管理有很多优势，首先是统筹性，建立集中统一管理、分级负责的管理模式，便于内部交流和外部共享；通过优化流程，减少管理节点，而在每一环节，相关人员都能对资料的流转、执行进行跟踪和监控，确保环节完整性和质量后，再进入下一节点；通过细化每个节点中相关人员的权限和责任，减少管理者在不相关环节中责任和精力的牵扯，实现标准明确、职责清晰，责任和风险层层分解。而且，整个流程能够实现溯源性及痕迹式管理，当某个环节出现问题时，便于追溯，然后进行提醒和监督，对后期绩效与责任管理提供很大便利，从而能够实现企业的精确管理、精准执行的现代化管理理念。
2.企业需明确信息传递的准确性与有效性，建立源头管理模式。一是需要积极配合公司科技档案管理人员梳理科技档案的归档范围，分阶段收集齐全需要归档的科技项目资料，确保各级单位归档科技档案资料的齐全、完整、系统、准确。二是为了便于进行科技档案文件级管理，各级单位在科研项目开题之初即要档案管理人员前置，实施前端控制，使科研人员明确对于科研项目不同阶段形成的不同资料应作为单件资料分开保存、装订、存档，不宜作为合订本在一起存档。三是要求科技管理人员对于科研项目中的商务合同应单独作为合同类档案存档，不宜放在科研项目资料中合并存档。四是科技档案管理人员需持续加强与公司科技管理部门及科研人员的沟通与交流，对科研项目资料形成情况予以详细了解，按照阶段性或是科研项目结题后的时间，提醒与督促科技档案资料及时归档。
二、以用户需求为最终目的的医学科技档案管理方式的建立
为此，依据本部门的工作状况，并结合笔者多年的科技档案工作经验，理解相关文献，对以用户为最终目的的医学科技档案管理方式的建议和探索提出了几点建议。
（一）提高档案意识
有意识才会有自觉的行为，才会有目的的行动。首先，我们需要提高相关工作人员的档案意识，不仅需要重视档案的保存和管理，更需要对医学科技档案的利用价值有明确的认识。档案管理部门要更新服务模式，努力开发医学科技档案资源，并建立相应的平台（如数据库和网站等），为档案利用者提供更好的服务。此外，档案室还应积极主动地向外界宣传馆藏信息，让更多的人了解可利用的档案资源，以广泛吸引潜在的档案利用者，使档案的利用价值发挥到最大化。
（二）完善管理体制
所有的行为必须要有规范，而管理体制就是这些规范的保证。要提高医学科技档案的利用效率，就必须要提高档案管理水平。健全的管理体制，是医学科技档案管理水平和利用效率的有力保证。立足于档案利用者的实际需求，建立健全档案服务机制，丰富档案利用服务手段和方法，为各类人群提供多样和个性化的服务。我国各档案室为人们提供的服务主要有档案信息查询、借阅以及信息加工等，相对比较单一，也不够简便。将信息技术应用于档案利用服务中，可以使得档案信息的查询和利用更加方便，也更符合当代人们获取信息的习惯，可以有效地吸引更多的科研人员、医务工作人员等用户人群，提高档案的利用效率和服务质量。
（三）加强档案室基础建设
无论是保存、管理还是利用，基础建设都很关键。加强档案室基础建设也是提高医学科技档案利用效率的有力措施。各档案管理部门应采用多种手段强化基础建设，为档案利用者提供更便利的条件。本文认为应该从以下几个方面加强档案室基础建设。
1．优化档案室环境安静、整洁的环境可以让医学档案利用者更专注地研究档案中的资料和信息，而宽敞明亮的场所也使档案室可以同时为更多的用户提供服务。在合适的地方为用户们提供打印、复印等服务也可以为有需要的档案利用者提供便利。
2．增加馆藏资源储量随着医学科技的不断发展，一些医疗实践中产生的医学科技档案资源已经远远不能满足一些科研人员的需求。各档案室应注重资源共享，引进代表国内先进水平的重要档案资料供研究者使用。
3．充分利用现有科技，提高档案利用效率档案资源数字化、信息化是未来医学科技档案发展的必然趋势。将信息技术应用到档案管理中可以显著缩短档案利用者查询相关信息的时间，获取资源也变得更为简便。通过建立专门的档案资源网，人们可以通过网络远程检索和利用档案室内的资•395•源，而不用到档案室，省去了不少麻烦。档案利用效率得到了提高。
4．对档案进行科学合理的分类科学分类可以使用户的检索更加准确快速。档案室应充分了解各个档案的内容，并从多角度对其进行分类。对于医学科技档案，应根据专业、学科的差别对其进行详尽的分类，并以此为基础，建立功能全面的检索系统。通过这种方式，档案利用者可以对各类档案有初步了解，并根据自身需求，准确定位需要查询的档案资源，避免了无谓的时间浪费。
（四）调整档案编研体系
提高医学科技档案的利用效率还需要重视档案的编研工作。信息时代的快节奏对于医学科技档案的编研提出了新要求。档案管理者需要充分发掘医学档案的潜在利用价值，并根据当时的医学研究发展情况，适时提出相关编研课题。在此基础上，通过挖掘各类档案信息资源，编研出一系列具有高利用价值的成果。这些编研成果应具备高度的实用性，可以对医学科研和医疗实践进行指导。
（五）重视人才培养
信息时代的到来带来了知识大爆炸，现代科技的发展深刻影响到人类社会的方方面面，知识型管理人才是强化医学科技档案管理水平，提高档案利用效率的重要基础。随着档案信息化的进程不断加快，新形势下的档案管理人员需要及时了解和掌握新技术的发展状态，不断扩充自己的知识面，全面提升自身素质，才能应对快速变化的档案管理局面，提高医学科技档案的管理水平。医学科技档案包含的信息量丰富，只有熟练掌握了信息技术和计算机网络技术，才能更好地建立和利用医学科技档案数据库和检索系统，帮助科研人员迅速准确地搜索到其需要的信息，提高档案利用效率。
科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。
首先，农业科研工作的管理体制存在很多的漏洞，很多的单位研究管理工作和研究成果归档工作不协调，严重脱节；其次，因为农业科研工作的周期性较长，因此，档案的来源较为分散，在收集整理时由于各个档案的来源时间不确定，会出现部分档案丢失现象；最后，研究者自身对档案管理工作的曲解，认为研究的成果档案属于个人成果，对专门的档案管理机构存有疑虑，从而出现研究档案的断档现象。
（二）档案管理制度不健全
农业科技档案管理工作在我国具有很长的应用历史，正是因为历史较为悠久，很多的档案管理制度和档案管理人员的管理模式与新时期的发展形式严重“脱轨”，没有及时的更新完善，现代档案管理工作大多采用网络化、自动化、信息化的方式，因此在相关的管理制度上也有了相对应的要求，当前农业科技档案管理制度仍然是传统的人工方式，效率不高，从而影响到农业科研技术工作的深层发展。
（三）管理人员的素质有待提高
档案管理工作的一个重要前提就是管理人员要有专业的管理方法，能够对各种不同的档案进行正确合理的分类，为后期的档案查阅提供便利，这也是档案管理工作的基本功能。然而，很多的档案管理人员其自身的知识构成不够完善，学识水平不高，对档案管理的专业素质薄弱，对各种研究成果档案定性不明确，出现分类混乱的现象，迟滞了规范化管理的步伐。
（四）保密工作不够深化
虽然现代网络化技术在农业科研档案管理工作中有了一定的应用，对管理工作提供了很大的便捷，但是，网络化也增加了档案信息的渠道，的载体在管理上也没有强有力、严格的管理制度，不够规范化，容易使研究成果外泄，另外，就是档案管理人员的保密意识不高，对于查阅的程序检查不够严格，这也是导致档案信息外泄的重要因素。
二、农业科技档案管理问题的应对对策
（一）加强档案的收集和管理工作
针对于不同的档案特点，要有合理的收集方案，对档案进行统一式管理。建立一套完整高效的档案管理体系，把研究工作与档案归档工作协调起来，对每一研究项目进行实时档案跟踪，严防因为周期长的原因，造成档案的遗失，可以有专门的人员分工进行细化管理，还要加强对管理人员的研究成果归档观念的强化，灌输正确的归档意识，以确保档案的整体连续性。规避断档现象发生。
（二）完善制度建设
高效的档案管理制度不仅是档案管理工作的标准化、规范化的依据，更是日常管理的行为准则。管理人员要按照科学的归档程序对各种档案进行标准化管理操作，不能主观的对档案进行随意安放，要严格按照制度规定的要求进行，与此同时，管理人员要对档案管理的一些基本法规准则进行学习深化，进一步促进各种的标准化，使档案管理工作在制度的强化下更加有序。
（三）提高档案管理人员的综合素质
管理人员要有专业的档案管理技术和经验，对各种农业科研成果有一定的认知，在档案归类上可以进行明确的划分，按照不同档案的属性进行分区、分层放置，不断的提高完善自身的素质，与时展形势相接轨。
二、信息时代对科技档案信息化管理的做法和思考
科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平，为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，科技档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。
第一，采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作，极大地提高了立卷速度和立卷质量，改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。
第二，采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。
通过利用计算机技术，还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类，还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现科技档案资料的自动编研。另外，在科技档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合科技档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进科技档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。
第三，加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体，也是实现科技档案信息资源增值的主体，更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强科技档案信息化人才培训，使科技档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。
关键词:计生档案；档案管理；细化；法制意识；约束
计生档案，纵挂横联，牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天，加强计生档案的细化管理工作，对于有效地进行宏观调控与微观操作，处理好工作中的突发问题与遗留问题，都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。
计生档案的管理工作，也经历了由手工档簿到微机管理的过程，即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作，这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索，笔者曾于二十世纪末期《中国人口报》上以《走科学化微机管理的道路》为题阐述过自己的拙见。而今，实施微机管理档案的工作已有十个年头，人们从茫然中走出迷惘，进行了大量的有益探索，逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导，各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了计生档案工作在计划生育中的重要性，把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人，落实责任，加强管理，实现了计生档案工作管理系统网络化，有效地保证明人了工作的正常运转。
然而，我们也不难看到，目前的计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。诸如，在职责明化，制度细化，管理强化等方面还有不少值得探讨的东西，下面就本人在几年来的管理工作中所持的一些做法归纳几点不成熟的见解，以与同行共同商榷与探索。
一、明确档案管理工作的目的与任务。
确保档案的及时性完整性与安全性，是档案管理人员的基本职责与任务，也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏，不丢失，不零散，不混乱；“三联”即联络其他乡镇，联络其他行业，联络村级基层组织，以防漏统漏报；“二要”即要工作经常化，持之以恒，要规范计生网络的基本体系；“一保证”即保证计生档案万无一失。
二、完善工作制度，加强规范约束。
档案管理工作，是人口计生工作的枢纽，建档不易，管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度，加以规范约束。
多年来的实践告诉我们，要保证镇处计生档案的准确无误，就要首先抓好包片计生干部与村级计生统计员等工作人员的业务素质，建立起月考季评年累积的奖惩制度，坚持常抓不懈，紧而不松，从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求，统一标准，操作规范，准确及时。同时，还要建立联络服务制度，畅通反馈渠道，镇村级的计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通，以取得准确的第一手计生状况资料。另外，建立收集整理建档卡的时间制度，确保每个单位当日的资料不漏收，月报之前统计好，做到上报及时，统计准确，只有这样，计生档案才能完整安全。
三、树立法制意识，强化档案管理。
档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想，在实际操作中，往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象，这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑，从根底入手，明察暗访，真抓实干，不徇情枉法，杜绝此类事情的发生，以保持计生档案工作的纯洁性，以达到档案入档、存档的准确性，完整性与安全性。
总而言之，计生档案的管理工作，不是件随随便便就可以做好的事情，来不得半点草率马虎，只有将工作方向细而又细，认真对待每一点，每一步才会达到理想的效果。
会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
1会计档案的特点及作用
1.1会计档案的特点
会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：
（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。
2会计档案科学管理工作中存在的问题
2.1对会计档案管理工作的重要性认识不够
有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。
2.2会计档案管理制度不够健全
有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
2.3会计档案装订、立卷、归档不规范
会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。
2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高
就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
3完善会计档案管理工作的对策
3.1统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。
3.2制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用
3.3规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
3.4加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质
会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。
4结语
在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。
参考文献：
[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.
[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.
[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.
在一般人看来，档案是神圣的，它不容任何形式的更改，更不允许随意篡改。何嘉荪教授在研究档案概念时发现，在档案学原理（概论）、普通档案管理学和除科技档案管理学以外的专门档案管理学的著作中，我们一直强调“档案不容更改”，或者强调“档案是历史的真迹，必须保持它的特性，档案才能充分发挥它的效益。后人不能为了迎合现今的某种潮流或按照自己的观点和需要去篡改档案”。④ 而在传统的科技档案管理学著作里，却肯定科技档案的内容在特殊情况下可以按特殊办法作一些必要改动。他认为这两种观点也是相互矛盾的，只是由于不出现在同一著作和教科书中才避免了难堪。在他看来“有不少科技档案，由于实际上是现行文件，仍处于动态之中，当然就需要修改。否则后果就不堪设想”。⑤ 进而提出我国档案概念以非现行性为基础不合理，必须扩大我国档案概念的外延，将文件与档案概念等同，方能正确解释所谓的“科技档案更改”问题。然而，宗培岭、谭 培二位学者对这一解释持不同见解，他们认为“科技档案更改”命题的正确性与否和对文件与档案关系认识密切相关，我国“档案概念以‘非现行性’为基础是合理的”，与文件的现行性对应，“科技档案的非现行性也是一个相对的概念”，科技档案更改“仍属档案原始记录性的继续”。⑥ 他们认为我国已有的对文件与档案关系的认识是基本正确的，能够合理解释科技档案更改现象，没有必要不顾我国的国情和档案工作的实际状况去扩大档案概念外延。而吴品才博士则坚决否定“科技档案更改”一说，他认为运用文件生命运动理论能够解释所谓的“科技档案更改”现象。因为科技文件除了纵向运动之外，还存在横向运动，这种横向运动使得“科技档案在一定条件下可以转化为现行科技文件”。⑦ 所以他认为，所谓“科技档案更改”，是科技文件横向运动的结果，“必然是在科技档案转化为现行科技文件时进行，是为形成现实科技活动开展所需的现行科技文件过程中的修改，而且更改的不是原件，而是复制件。”在他看来，“科技档案和其他档案一样是绝不允许更改的”。⑧ 那么，“科技档案更改肯定论”与“科技档案更改否定论”孰对孰错呢？我们又该如何去看待这种不同的观点呢？
二事实上，对“科技档案更改”简单地下肯定或否定的结论都是有失偏颇的，科学地认识 “科技档案更改”现象的本质才是关键。我们试从以下几个方面对此作扼要的探讨。
首先，必须认清理论上和现实科技工作中同时存在着的“科技文件更改”和“科技档案更改”两个概念。一般而言，“它们在更改原因、更改主体与更改的后处理上均有所不同”。⑨ 人们认为它们的最大区别在于，科技文件未履行归档手续，而科技档案是已经归档了的科技文件。而从论理上讲，归档并非是文件和档案的分水岭，而是人为划定的文件工作和档案工作的界线。例如，档案界有人提出：“没有立卷归档的文件不一定不是档案；已立卷归档的文件未必是档案”。⑩ 按此说，实际工作中所谓“科技档案更改”是对归档后科技文件的更改，而不管这里的科技文件是否可以称作理论意义上的档案；理论上的“科技档案更改”则仅包括对半现行和非现行期的科技文件的更改，而不管其是否归档。对于档案人员来说，我们主要是对科技文件归档后的所谓“科技档案更改”实施必要的指导和监督。
其次，“科技档案更改”与“科技档案篡改”有本质上的不同，不能将两者等同起来。“科技档案更改”有合理的更改原因、严格的更改权限、规定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是为了使科技档案与所反映的事物始终保持一致；而“科技档案篡改”则不然，它总是为了达到不可告人的目的，逃避正义力量的合理控制，而采取非法手段改变档案真实内容的。由此可见，有些同志在档案学理论研究中，简单地将“更改”理解成“篡改”，并将二者等同起来，进而将“科技档案更改”理论加以全盘否定是不足取的。
再次，所谓“科技档案更改”有其理论上的缺陷。第一，所谓的“科技档案更改”理论并不是针对所有类别需要更正的科技档案而言的，有其逻辑推理上的缺陷。我们可以看到，科技档案需要改动的情况有二：其一，科技档案形成过程中与所记载和反映对象发生偏差，即科技档案存在先天性的不足；其二，科技档案记载和反映对象由于某种需要发生新的变化，即科技档案本身不会随其反映对象的变化而相应变化，存在着后天性不足。而科技档案内容和与其相对应的客观事物不一致的情况比比皆是，它可能出现在任何种类任何载体的科技档案中。而现实工作中的所谓“科技档案更改”则有其针对性，一方面是针对基建、产品、工艺、设备等类别科技档案；另一方面是针对上述类别科技档案中的图样科技档案，而非包含表格类、文字类、声像类科技档案。也就是说，所谓的“科技档案更改”是从个别推论一般，并不具有普遍意义，或者说并不应该称之为“科技档案更改”。第二，“科技档案更改”理论有违反档案学的基本原理和概括不全面的地方。所谓“科技档案更改”的形式主要有两种；一，内容改动较少的在原件上进行；二，内容改动较多的，但可以利用原件大部分的，复制原件并在复制件改动。在科技档案原件上更改，虽然有其方便的地方，但在一定程度上很难真正做到维护档案的真实历史面貌，这正是许多同志对所谓“科技档案更改”提出异议的原因。而对内容改动较多，但又不好套用原件的，在充分利用原件的基础上，重新制作文件来实现对原件的改动的这种情况，“科技档案更改”理论并未包含。
最后，“科技档案更改”尽管在理论上有缺陷，在实践中有不足，但它在长期的科技档案工作实践中还是发挥了重要作用的。尽管在理论上或者口头上表达“科技档案可以更改”，但在实际工作中，我们并没有真的恶意地去改变科技档案的某些内容，反而更注重维护科技档案的真实历史面目。比如在反映科技档案相对应的客观事物现状的同时，在科技档案复制件上进行更改，或者重新制作科技文件，并保留更改过程一般不在科技档案原件上更改，只有极少部分单位在改动较小情况下在原件上更改。事实证明，这样做除了在原件上更改这种情况在一定程度上不利于维护科技活动的真实历史面目外，总体上是有利于科技活动的进一步开展的。
