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除了基于计算机技术特性的档案数据风险，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重视的一项风险因素。由于我国档案数字化建设是近些年才逐步发展起来的，因此，与之相关的法律、法规并不完善。在档案数字化进程中，从电子文件的形成到归档保存，都应该有严格规范的程序管理、科学统一的标准体系和业务管理制度，而现实上却并非如此。一般来说，档案数据灾难发生的可能性微乎其微，这样就造成了档案管理人员的麻痹大意和侥幸心理，还由于防范数字档案风险的成本较高，出于经济方面的考虑，很难为了提高数字档案的安全性投入过高的资金。此外，因为档案管理系统是多用户、多管理的系统，如果管理不善或者管理人员的操作失误，很可能导致数字档案载体的损害及误删除、误覆盖、恶意篡改、越权访问等安全事故的发生。
1.2基于自然灾害的档案数据风险
对于那些突发的灾难，如火灾、雷电、水灾、飓风、地震等，一旦发生，其破坏程度非常高，范围广，而且几乎没有预见性，很难进行预防，因此，无论是对实体档案还是数字档案来说，其破坏程度都是难以估量、极具毁灭性的。
2数字档案安全管理策略
2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制
首先，要贯彻前端控制思想。在数字档案安全预防措施中，前端控制是重要内容，实现事前预防、未雨绸缪，把灾难控制在萌芽状态。在建设数字档案馆的设计之初，就要对档案馆的抵御灾难方面的设计重点考虑，并且合理制定数字档案的操作规程，进一步完善应急预案、抢救预案等配套措施。为了防止由于软硬件升级过快所带来的读取问题，在选择设备时，要选择技术成熟度高的档案管理软件和普及程度高的数字档案存贮介质。对于档案技术力量进行合理配置和储备，不断地对数字档案运行环境进行优化。通过前端控制的方法，可以有效地提高数字档案保存和维护的稳定性。其次，要开展日常维护、灾难备份、恢复和抢救等活动在内的全程管理。全程管理贯穿数字档案整个生命周期，通过有效的全程管理，对数字档案安全实现全程监测。最后，要对数字档案安全管理机制进行后续监督和评价。划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法和评价指标，对有关数据进行收集、统计、分析，根据评价结果，不断地进行改进，从而提高数字档案信息安全管理体系的有效性，提高具体过程的效率，让数字档案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加强数字档案管理的人力资源建设
要建立健全安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度，加强安全管理制度的培训和考核。数字档案是由人来进行管理的，因此提高档案人员的个人素质、业务能力以及提高安全意识是档案管理工作的重心。只有安全意识提高了，档案人员才会对数字档案工作真正重视起来，杜绝麻痹大意的思想，自觉遵守各项规章制度。对于管理操作数字档案信息内容的档案员，尤其要加强安全保障技术的培训。
2.3采用安全有效的技术手段与措施
2.3.1对数字档案进行异质转换所谓数字档案的异质转换，就是把数字信号转换成文字、图像、声音等信号，把数字档案转换成纸质档案、缩微胶卷、声像档案等，即异质转换或异质备份，对于重要的数字档案，这是对其长期、安全防护的有效途径。因为其脱离了数字信号的局限性，读取时不再过多地依赖设备和技术，读取方便，因此适合长期保存。经过异质转换的档案，脱离电子设备和环境，信息安全性提高，不易丢失。信息被"固化"到新的载体上，不仅避免的人为篡改的可能性，还可以对母本信息的真实性加以检验，甚至可以用来作为校正其母本的真实版本或可靠版本，成为真正意义上的档案。2.3.2对数字档案进行迁移新型信息存取设备对旧型档案载体的不完全兼容性导致了必须采取数字档案迁移的措施。计算机设备和软件正以飞快的速度进行升级、换代、淘汰，几年甚至几十年后，现在使用的设备就会被完全淘汰，不复生产，最终消失。以此，必须处于淘汰期的旧电子档案信息存取设备进行储备，用于迁移或载体转换时读取旧型档案载体上的信息。此外，新/旧信息存取接口转换设备也是要考虑的一项，如IDE/SATA接口转换器，接口转换设备可以有效延长旧型信息存取设备的生命周期。2.3.3对数字档案进行同质备份建立由数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划组成的备份与恢复系统。天灾人祸的发生难以预见，但是可以通过一系列措施，将灾害的破坏程度降到最低，甚至完全避免。数字档案信息的备份就是一个行之有效的措施，通常采取静态备份和同步备份相结合的方式。静态备份用以保证历史信息的完整，可以离线异地保存历史记录。同步备份用以保护当前系统的所有数据，适用于硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复等灾难数据恢复。2.3.4加强信息安全新技术的应用数字档案安全包括很多方面，其中最重要的就是档案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止数字档案信息被篡改或丢失，安全性则是要防止内容被非法用户获取。电子签名技术和数据加密技术是保障档案信息内容安全的有效手段。电子签名技术能够可靠地保证自形成时起，内容保持完整、未被更改。目前最成熟的电子签名技术就是“数字签章”；加密技术主要涉及加密、解密算法和密匙，数据加密技术可以保障数字档案信息的安全性和保密性。
2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析，秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管，官文书档案分级保存意识已经初露端倪，同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后，会被分类捆扎成卷或捆简册的形式，在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度，官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏，简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线，分别称之为月簿（籍）、四时簿（籍）和年簿（籍），有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“，汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候获敢言之，谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间，并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型：某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外，前五种都为完整的官文书档案体例。其实，可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。
二、秦汉简牍官文书档案立法
1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”
现实工作中，相当多的技术工作人员甚至领导对防雷技术档案管理工作的重要性认识不足，也存在一定的误区，仅仅认为技术档案管理就是简单的归档工作，顶多就是抄抄写写，并非日常工作的重点，根本不能与基本业务相提并论，投入过多并不能给单位带来任何收益，只要保管好、不损坏、不丢失，能应付检查就行了。这种对防雷技术档案管理不重视的行为，恰恰都表明了他们并没有真正了解档案工作的内涵。对防雷技术档案管理工作不重视，投入就不足，那么对档案信息资源的开发就不到位，对其利用的效率也就不高了。
1.2档案室硬件环境设施不够齐全
近年来，随着科学技术的不断进步，档案管理的手段也不断增多，尤其是计算机及网络技术的普及，给档案管理带来更加先进的手段。但是，目前利用该先进手段管理防雷技术档案的防雷技术服务机构较少，甚至有部分防雷技术服务机构还采用手工管理档案的方式，显然已跟不上时代的步伐，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差、各类档案信息的查找、更新、维护过程烦琐等。
2做好防雷档案管理工作的办法
2.1改变防雷档案管理人员的工作观念
防雷技术档案管理既单调又乏味，工作人员容易产生厌倦情绪，甚至草草应付，这对档案管理工作实际上是很危险的。因此在实际管理工作中，要采取措施，调动工作人员积极性和热情，改变其观念，才能有效地完成工作。奖罚要明确，对于勤恳耐劳、负责任的工作人员，应当为他们搭建一个公平公正的、各尽其职的舞台。
2.2提高工作人员素质
防雷技术服务机构的主要负责人应当高度重视防雷技术档案工作人员的综合素质，尤其是其档案管理技能的提升。档案管理人员业务技能的提升，一定层面上能够推动档案工作的发展。当前社会经济快速发展，新技术不断形成，防雷技术档案管理工作要不断地适应这种发展步伐，这是档案管理工作面临的新的挑战，当然，有挑战，便有机会。防雷技术档案管理工作人员在这种环境和背景下，通过积极学习，拓宽视野，及时更新知识，了解掌握所涉及工作的发展动态，对其自身素质的提高有着非常好的作用。档案管理人员的素质提升、业务技能提高，他们就能够将掌握到的新理论、新技术运用到防雷技术档案管理工作，促进档案管理工作的进步。
2.3健全防雷档案管理制度
有效的制度是完善措施，是做好一切工作的必要条件，更是做好防雷档案管理工作的必要保证。如：
①科学、合理的规章制度。无规矩不成方圆，对于防雷技术档案的管理，应该有一套科学合理的制度，这种制度必须符合防雷技术服务机构特点和档案管理的实际，使制度真正发挥作用。
②简单明了的规章制度。制定的规章制度应当是可执行的，具有可操作性的，并且要方便实用，以便充分发挥制度的指导和规范作用，否则，不具有可操作性的制度就是无用之制度。③约束性的规章制度。防雷技术服务机构负责人对规章制度的执行程度直接影响规章制度对工作人员的执行力，因此，技术服务机构负责人应当率先垂范，自觉遵守档案管理制度，起垂范作用。
2.4改进和完善档案功能
严格遵循国家法律法规和相关方针政策，以坚持最大程度服务公众，充分发挥档案管理作用为宗旨，做到设置合理、设施完整、功能完备，又不浪费，满足防雷技术档案的归集、整理、保存、查询以及使用等工作需要。
2.5采用先进的管理手段
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是运用当代科技新成果和管理新手段，来提高档案工作的效率和水平，以最快的速度来实现档案信息化管理。利用计算机对受检单位进行的防雷资料档案管理有这些特点：实时性、可靠性、可维护性、方便操作、检索迅速、效率高、寿命长、成本低等。实现防雷技术档案计算机辅助管理势在必行。
2在构建档案信息管理系统中的应用
为了提高管理效率，可以开发多种现代化技术集于一身的档案信息管理系统，可以将电子信息技术大量应用其中。可以使用InternetExplore8.0作为客户端浏览器，采用微软SQLServer2003来构建后台数据库。很多管理系统都是模块化的，这些系统同样大量的应用了电子信息技术，运用电子信息技术将各个模块的功能紧密连接起来，形成一个完整的信息管理系统。因此，在档案管理工作中，信息技术是无处不在的，而信息技术也有效促进了信息化档案管理的发展。
3在备份恢复中的应用
电子档案是以计算机数据的形式存在的，因此同样会发生丢失、损坏等问题，目前计算机病毒、软件等问题带来了严重的网络安全问题，也威胁到了电子档案的安全性，如果发生电子档案泄漏、损坏或者丢失等情况，将会引发严重的后果。因此在管理档案的过程中，势必要使用信息技术备份电子档案，发生意外情况则要恢复档案。一般的备份恢复包括几个部分，如软件备份、硬件备份和恢复计划等，要完成备份需要使用应用软件、系统软件以及驱动等，现在一般用硬盘保存备份，硬盘容量大、价格低，恢复速度较快，体积小易于保存。
4推动信息化档案管理的进一步发展
可以从以下几个方面着手：首先要将纸质档案电子化，调查结果显示，已经有软件开发商开发出了一种系统，实现将图文资料批量数字化，简单来说，就是将纸质文件扫描到硬盘或者光盘中，在使用时可以检索关键字或者关键词；第二，电子档案要进行归档保护，环境会对电子档案产生一定程度的影响，因此对电子档案要进行定期维护和检测，建立完善的电子档案管理制度，电子档案的维护、拷贝、使用等都要严格记录；第三，加强电子档案的安全管理，对管理人员要进行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解决档案管理工作中可能出现的安全问题，针对可能出现的问题，制定完善的安全防范措施。
1.1完善档案信息库建设
档案信息的计算机网络应用应该进一步完善档案信息库，保障档案信息的有效管理和充分使用。档案信息库作为信息资源的载体应该进一步完善，针对当前档案信息使用不当的问题应该对不同的信息进行合理的归类，确保档案信息的有效提取。档案信息库的建设中还应该包括合理的维护工作，档案信息库中的信息由于使用频繁往往会出现一些问题，因此加强档案信息库的维护工作十分必要。档案管理部门应该充分重视和完善档案信息库的维护工作，定期对档案信息进行更新和检查，确保档案信息的完整性。档案信息库的建设应该始终将如何实现档案信息的有效服务作为出发点，将如何实现档案信息的最大化利用列入信息库建设的考虑因素，保障信息库建设能够充分发挥其作用，提高档案信息的有效利用。
1.2要明确案卷概念和明确组卷规则
过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。
1.3运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷
无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。
1.4提高档案管理工作人员的计算机技术水平
档案信息管理人员的计算机网络技术水平还有待于进一步提高，能够更好地为档案管理工作服务。一方面需要加强档案信息管理人员的计算机网络技术培训工作。计算机网络技术的应用有效地提高了档案信息管理的工作效率，有助于提高档案管理工作的水平。在档案管理工作人员的计算机网络培训中需要进行计算机网络技术知识的讲解和实践操作，确保工作人员能够熟练掌握计算机网络技术，提高档案工作效率。
林业技术档案的分类及归档范围
为了更好的对技术档案进行管理及便于查阅，根据塞罕坝林业生产的作业项目特点主要分为4大类：育苗技术档案、工程造林技术档案、营林技术档案、森林病虫害防治档案。
育苗技术档案。对育苗材料整理归档可以提高育苗管理水平，积累育苗技术经验，掌握各树种苗木生长规律、合理制定育苗管理办法、实施细则，为重点工程造林项目提供优质壮苗。其档案归档范围：各林场苗圃年度施工设计方案，全场年度计划、完成面积及产成苗量、存苗量统计表、施工卡片。
工程造林技术档案。工程造林特别是重点工程项目造林（生态防护林工程、“再造三个塞罕坝林场”项目）是国家重点投资项目，工程建设要求高标准、高质量。为确保工程造林出精品，充分发挥塞罕坝在工程建设中的示范带头作用，必须加强工程造林技术档案的管理。其归档范围包括以下几方面。对工程有指导性的文件。主要包括：领导讲话、会议材料、项目规划、实施计划、上级下达的文件等。主要包括工作总结、典型材料、简报、进度报表等。主要包括可行性研究报告、立项申请书、项目批复文件、施工设计方案、扩初设计、施工卡片、承包合同、成活率调查报告、竣工报告、管护措施、工程规划图、竣工图、声像、照片等资料。项目申请书、科技成果、成果鉴定等。世行贷造林、迹地更新、首都绿化工程造林档案整理分年度进行装订，包括年度施工设计方案、竣工报告、施工验收卡片等。
营林技术档案。营林档案的建立健全目的是掌握森林资源的消长、土地变更的动态数据依据，监测、控制消耗蓄积，掌握间伐次数、亩次、产材量、产材率等，以便更好地为森林经营服务，实现可持续发展。其归档范围：按年度、作业类别（间伐、次改（抚）、经采、修枝）进行整理。主要包括上级批复的年度施工设计方案、竣工报告、林权证等。
病虫害防治档案。森林病虫害是一种严重危害森林的无烟火灾，严重地危害着林木生长。近些年由于自然气候因素的影响，虫种逐年增加，不仅危害成林，而且也危害幼林地。因此近几年来林场对各虫种的发生发展规律及防治方法、防治效果进行了搜集整理，形成了一整套完整、系统的防治体系。这些经验和材料的积累在指导病虫害防治方面起到了巨大作用。归档范围包括年度防治施工设计方案、竣工报告、防治效果、“四率”评比材料、上级来文以及年度预测预报资料。同时将防治规划图、虫种种类、形态特征、发生、发展规律图及主要虫种发生面积分布图制成图板上墙，做到清晰、完整，一目了然。
林业技术档案的归档与管理
任何管理工作都需要争取更多人的支持与拥护，而想要达到这一目的就必然需要加强相应的宣传教育工作。对于网络安全管理工作来说，它不仅仅是某一个部门或者管理人员的本职工作，想要切实加强档案数据库的安全管理就必须形成一个良性的管理环境，而凡是涉及到档案数据库使用的部门和个人都应该参与其中，应该加强所有人在档案数据库安全管理问题上的意识和能力。所以必须加强安全管理的宣传教育工作力度，宣传教育应该避免浮于表面，应该从各个部门的具体工作实际出发，将安全管理与日常具体工作有机结合。宣传教育形式应该多元化，授课式、辩论式、培训式等，同时重视同级单位之间的交流互访，为各部门工作人员提供更多学习的平台。在宣传教育的周期上应该采用定期学习新技术以及强化阶段性管理成果分析研究的方式，从而在思想上形成安全管理人人有责的正确认识。
1.2加强安全管理的制度建设
管理工作想要切实加强，离不开科学规范的制度及有效执行。因此必须针对网络环境下的档案数据库安全管理容易发生问题的所在进行进一步的制度调整和水平升级。首先，要加强数据库直接管理人员的责任制落实，对于某些极为重要的管理职务和管理项目应该推行终身问责制，从而切实保障责任的有效落实。此外还应该加强网络设备的维护保养制度及人员岗位制度建设，在坚持专人专岗避免职务交叉的同时，推行轮岗制，轮岗制能够有效避免长期占据同一职务而滋生的利己主义思想，同时也能够帮助相关岗位工作人员了解整个管理流程，从而提升岗位与岗位之间的协作性，确保整个管理工作开展更加科学有序并富有成效。其次，以安全管理工作为核心加强绩效考核机制建设。最后，要加强监督机制建设，在监督机制建设方面，要推行内外结合的监督约束建设原则，所谓内，就是内部审计，内部审计工作人员不仅包括熟识档案数据库安全管理的专门人士，同时也要包括社会专门审计机构的专业人才，这样一方面能够确保审计工作的精确性与实用性，避免走形式以及提升审计工作小组对单位的忠诚度，另一方面能够利用专门审计人员多年来从事同类型审计工作的丰富经验来提升审计工作的总体质量，帮助单位将审计工作推向更为科学、合理以及规范的发展方向。外部监督约束机制建设方面，就是加强与社会媒体的沟通协作，同时加大社会公众在舆论监督权履行方面的主动性与积极性，为安全管理工作打造一个积极的外部环境，约束其管理行为，促进管理工作质量提升。
1.3加强文化建设工作力度
现代社会，管理工作想要取得实质性的质量提升，除了要有科学严密的制度保障以外，更重要的是要让被管理人员从被动的应付管理转变为主动的参与管理，因此文化建设工作在现代管理工作中的重要性也日益体现，只有将制度融合于文化当中才能够让内部人员及被管理对象树立起遵守管理制度的自觉自愿意识，才能够激发他们参与管理的积极性与主动性。在网络安全管理工作方面，整个档案单位共同参与相互协作是重要内容，因此更需要让文化来推动制度的建立与执行，在制度确立、人员素质有效加强的同时还需要将制度转化为内在文化，促进工作人员的工作积极性与自律性。安全文化建设最重要的一环就是加强安全学习的组织工作，并通过与个人利益直接挂钩的形式激发工作人员的参与热情。
1.4加强数据库安全管理软件开发应用
首先，要加快专门化管理软件的开发及使用。当前市面上有许多信息化管理软件，但是档案数据库的管理工作不同于一般化的管理，它更多的在访问权限、访问时限、访问者身份以及信息机密性需进行严格控制等方面有更多且更高的要求，因此应该进行专门化的软件开发，软件开发虽然比成品软件购置需要花费更多成本，也需要进行操作技能的专门培训，但是也能够更好的实现上述管理目的，从而有效杜绝安全管理中的种种问题，因此应该用全局眼光看待这一问题，切不可顾忌眼前成本而放弃长远发展。
一、档案信息数字化的主要内容
档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索；载体档案的数字化，是档案信息数字化的主体对象，如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化，最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个具有有序结构的档案信息库，及时利用，实现资源共享。
二、档案信息数字化存在的安全隐患
（一）制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，要求在开展档案信息数字化建设时，必须制定相应健全的管理制度，以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中，一些单位对制度建设不重视，使得在档案信息数字化建设中，没有建立相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明，无章可循。（二）技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平，这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性，以计算机为终端，采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统（管理系统和利用系统）之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且设有必要的防护措施，但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全，档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说：“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题，虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步，但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方，在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。（三）管理人员的因素。无论是档案管理还是利用，实施这个过程的主体都是人，而人为的因素有很大的不确定性，这会影响到档案数据的安全。例如，人为的操作失误，导致数字化档案误删、泄密；少部分人员职业操守欠缺，为私利对数据有意地篡改，将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露；管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等，这些都对档案信息安全构成威胁。
三、档案信息数字化安全的具体措施
（一）制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中，要根据工作人员不同的专业特长，进行合理的工作安排，要有明确分工、明确责任主体、权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查的人员。（二）提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。（1）应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率，在核心设备上可以用国产替代的，要坚决使用国产设备。（2）应保障存储设备的安全，建立符合标准的电子设备信息机房。（3）对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，防止外部网络对内网的非法访问。（4）应长期跟踪软件的使用效果，发现并及时修补软件的安全漏洞，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。（5）按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份。（6）建立严格的数字化档案信息的安全防范机制，包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。（7）在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制，包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意：（1）做好档案管理人员专业技能培训，提高其业务能力。（2）加强职业道德培训和相关法律法规的学习，使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。（3）结合档案数字化管理自身的特点，通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中，需要从制度、技术、人员三方面入手，以制度的建立健全为纲，以人员管理为主线，以软硬件设施的不断完善为基础，确保档案信息数字化应用的安全。
(1)集中管理模式。数字档案馆档案信息资源建设的集中式管理式档案工作域信息资源建设发展方面具有关键作用。一是通过集中管理模式能够使得数字档案馆的信息资源建设具有一定的计划性使档案馆档案信息资源成为一种资源整体捉进其合理利用与开发二是数字档案馆通过集中式管理模式能够对其信息资源建设进行有效控制监督档案馆各级信息资源建设的具体行为规范工作流程保证数字档案馆信息资源的可持续发展。但是集中式管理模式在一定程度上使得档案信息资源建设缺乏一定的创新性。
(2)分散管理模式。数字档案馆档案信息资源的分散管理模式具有较强的灵活性和适用性。通过分散管理模式能够调动不同地区数字档案馆信息资源建设的积极性充分发挥自身优势加强档案信息资源建设工作。同时数字档案馆采用分散管理模式为信息资源建设提供了个性化发展的渠道提高了档案信息资源建设工作中的创新工作效力但是分散管理模式同样有着信息资源分散、信息系统不兼容、共享交换不方便的问题。
2.微观管理模式
(1)内外结合模式。数字档案馆信息资源建设的内外结合模式指的是数字档案馆根据其自身信息资源不足的现实情况积极寻找其他外部信息资源与其共同完成信息资源建设的一种模式。内外结合管理模式的核心是数字档案馆通过整合内部与外部的信息资源共同完成档案信息资源建设工作。数字档案馆信息资源建设采用内外结合的管理模式不但能够克服集中管理与分散管理的弊端还能够取两者长处使档案信息资源的建设具有较强的适应性。一是通过充分利用数字档案馆现有的信息资源使其人力资源、物品资源能够得到良好利用提高档案馆信息资源建设的质量;二是利用内外结合的管理模式河以借鉴外部信息资源建设的信息技术、专业人才等，弥补数字档案馆在信息资源建设过程中的不足加强档案馆工作人员业务培训加快信息资源建设步伐。
(2)专项建设模式。数字档案馆信息资源建设的专项建设模式指的是将其建设力量集中在某一个具体领域方面，由此集中力量解决数字档案馆信息资源建设过程中遇到的棘手问题尽可能找到问题的突破口。因此专项建设模式更适用于数字档案馆信息建设的最初时期或者用于专业性较强的数字档案馆信息资源建设中。
二、数字档案馆档案信息资源建设管理流程
数字档案馆档案信息资源建设是一项长期持续的工作包括总体分析、制订计划和一些具体业务共同构成。为了能够有效控制管理数字档案馆信息资源建设工作必须对其进行建设规划役计建设流程。第一阶段数字档案馆信息资源建设的前期准备阶段包括建设总体分析和建设整体规划两个方面。该阶段主要是对数字档案馆信息资源建设的环境、条件等进行系统分析提出可行性研究报告为数字档案馆的信息资源建设进行整体规划同时进一步细化具体业务的建设计划。第二阶段数字档案馆信息资源建设的具体业务的实施管理包括信息需求分析、获取数字信息资源、信息鉴定、信息组织、信息存储、信息开发和信息维护更新等环节。该阶段数字档案馆信息资源建设的最终目的是控制整个过程保证其信息资源的建设目标能够实现。第三阶段数字档案馆信息资源建设的总体评估和验证阶段包括数字档案馆建设绩效评估和信息反馈两个方面，该阶段工作的最终目的是对其信息资源建设的实现流程、开发利用程度进行有效评估脸证数字档案馆信息资源建设工作是否已经达到最初目标总结建设过程中的经验与问题将信息资源建设过程中遇到的问题进行反馈。
三、数字档案馆信息资源建设的策略构建
1.深入开发档案信息资源
第一加强科学合理的成本投入。科学合理的成本投入是保证数字档案馆档案信息资源正常开放与利用的前提。档案馆信息资源的建设与应用是需要一定的人力、物力和资金的投入加果没有合理的成本投入数字档案馆信息资源建设与开发就会受到各种阻碍，难以提高信息资源产品的品质和档次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根据数字档案馆的实际建设情况而定。因此数字档案馆信息资源的建设与开发要保证有一定的成本投入同时避免资源浪费的问题出现。第二朋确信息产品特点。信息产品的特点与特色是数字档案馆信息资源建设过程中的取胜关键。档案信息产品在社会中具有较强的特性例如原始性、不可复制性等由此数字档案馆信息资源的建设与开发工作更应该抓住这一特点朋确档案信息产品的特色提高档案信息产品的品质与价值。第三实施联合开发。数字档案馆信息资源建设与开发工作是一个整体过程对于档案信息产品的标准规范、专业人员的配备与使用等方面都提出了较高要求。但是大部分数字档案馆都无法满足以上这些要求需要经过多方机构的整体协调加强档案馆之间、档案部门与其他机构之间的联系实施联合开发建设，以此提高数字档案馆信息资源建设的步伐。
2.不断更新档案信息资源
随着档案信息产生和冗余信息价值的消失以及信息技术和生产设备的不断提高数字档案馆信息资源建设仍然需要持续更新主要包括以下三个方面片是添加新的档案信息主要是及时将最新的信息资源加入到数字档案馆信息资源建设开发工作中这也是档案信息资源的重新建设不断添加档案信息资源，能够提高数字档案馆信息资源开发的适应性和可用性。二是及时清除已经失去利用价值的档案信息由于数字档案馆信息资源建设占用的存储空间有限不能够满足随时增加新的信息资源因此需要及时清除已经失去价值的档案信息。而且这些老化无效的档案信息如果不能够及时清除不但会影响数字档案馆信息资源建设的运行速度还阻碍了用户使用系统查找信息资源的行为。但是清除失去价值的档案信息需要经过严格的审查和鉴定并对其进行详细记录。三是数字档案馆信息资源管理系统的更新是随着信息技术的发展而不断进行的肖数字档案馆原始的信息系统无法满足实际工作需求时，就需要对信息资源管理系统进行一次更新本质上是将原始信息资源系统进行转换。
3.科学合理的存储信息资源
档案信息的合理存储是数字档案馆信息资源建设函待解决的问题，由于要充分考虑到档案信息存储与提取的便捷性和安全性，以及档案信息长期有效存储的问题，在数字档案馆信息资源建设过程中要重点规划信息存储问题通过有效的信息技术手段和保障措施加强档案信息的存储效率。首先要制订完善合理的信息资源存储方案在数字档案馆信息资源存储建设中其信息技术手段包括分布式管理、数据挖掘、模糊识别、信息检索等由于信息技术的发展是持续的，因此，不可能建设一种完全合理的信息资源存储方案。但是数字档案馆应该充分考虑其建设环境和条件积极寻找科学合理的信息资源存储方案，以最大限度满足数字档案馆的现实需求这也是其信息资源建设过程中必须要综合考虑的问题。其次要遵循数字档案信息存储的标准和规范。数字化建设提出以来信息领域对于数字信息标准的研究方面也取得了一定进展。因此数字档案馆信息资源建设在对信息存储进行合理规划时要充分考虑到数字档案信息的存储标准和规范为后期档案信息资源的共享与交流提供有力的支持和保障。最后数字档案馆档案信息存储要选择适当的存储载体。载体是存储档案信息的实体。数字档案信息与传统档案材料相同其存储、保存、提取都与载体密不可分。数字档案信息存储的品质与性能是影响档案信息安全应用的关键因素油此数字档案馆在信息资源建设过程中对于档案信息的存储要采用性能稳定、安全可靠的信息载体。
二、电子档案的存储与备份
电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。
三、电子档案的检索和利用
我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。
2计算机技术在档案信息管理中发挥的作用和功能
计算机技术在档案信息数字化管理中发挥着巨大的作用，其对于档案信息管理工作的有效开展有着非常重要的促进作用，下面就计算机技术在档案信息数字化管理中发挥的作用和功能做具体分析。
2.1实现档案信息的自动化管理
计算机技术是现代高新技术的代表，是对高速发展的科学技术的充分反映，计算机技术的最大特点就在于其具有极为高效的信息储存和处理能力，能够同时进行多种信息的处理工作，其处理速度能够超过人类处理速度的上千甚至上万倍，并且它能够完成对信息的整理、分析和推理工作，进行系统的信息管理和查询服务。此外计算机技术还能够按照人类设定的相关程序进行运行，在无人控制的情况下实现对档案信息的综合管理工作，实现档案信息管理的全自动化，大大提升档案信息开发、利用、研究的效率，推动档案信息的管理工作更为科学地开展。
2.2实现对档案信息管理的数字化
在档案信息管理工作中引入计算机技术，可以运用计算机技术对各种载体的档案信息进行整理、加工和检索工作，例如：可以将纸制档案信息进行录入，但是与纸制档案信息记录管理形式相比，数字化档案信息管理更易于对其保存、查询和修改工作的进行，而且实行数字化档案信息管理后，可以计算机网络技术进行各地间档案信息的了解，通过网络进行实时地查阅，实现相关档案信息的综合管理，更加利于对于档案信息的管理工作。实现档案信息的数字化管理不仅能够大大提高档案信息管理的工作效率，而且能够降低在档案信息管理过程中使用的纸质资源，实现资源的节俭，大大降低档案信息管理的成本，而且在管理的过程中，档案信息都是以数字化的形式进行储存，保证档案信息不会因时间过长造成磨损和遗失，保证档案信息管理工作的顺利开展。
2.3实现档案信息的网络化检索
随着现代信息技术的高速发展，我国计算机技术有了很大的提升，而且计算机网络技术也实现了普及，在档案信息管理工作中，应用计算机网络通信技术能够实现对档案信息的综合检索工作，可以对相关档案信息进行智能联网综合网络检索工作，可以实现足不出户就能够完成对相关档案信息的查询和检索工作，大大提高了工作效率，有效促进了档案信息管理的网络化和数字化，促进档案信息的资源共享。
3计算机技术在档案信息数字化管理工作中的几个重要环节
在档案信息数字化管理工作中，应该充分利用计算机技术，再根据档案系统管理本身的发展现状和具体模式，选用更合理的现代化科学技术进行调整和调配，确保计算机技术能够在档案信息数字化管理工作中发挥出更大的作用，有效地促进档案信息数字化管理工作的顺利开展。下面就计算机技术在档案信息数字化管理工作中的应用作具体分析，对其中的几个重要环节进行整理，对容易出现问题的地方进行有效预防。
3.1需要高度重视信息储存的相关基础工作
档案信息的储存和记录工作是档案信息数字化管理工作中的重要环节，只有确保档案信息的收集、整理和录入工作的顺利进行，确保所收集的档案信息的正确性才能保证档案信息数字化管理工作的顺利进行，是档案信息管理工作实现自动化、一体化、智能化的重要前提。在现代档案信息数字化管理工作中，档案信息的储存工作都是借助计算机技术的相关设备来进行的，对于所配备的计算机硬件等相关设备，应该充分考虑档案信息管理的工作需求以及时展的需要，在数字管理、整体性能以及系统升级等方面进行适当的调整，并对相关计算机软件进行及时的更新，满足不断高速发展的社会新形势，为实现档案信息数字化的综合管理奠定坚实的基础。此外，在信息的储存过程中，各级管理部门应该做好信息监督和检查工作，严把数据录入的准确无误，适应档案信息数字化管理的长期发展要求。
3.2重视档案管理的计算机网络系统建设工作
当今社会，高新技术一直处于高速发展的状态，同样对于档案信息数字化管理工作中运用到的计算机技术而言，也在不断更新和改革中，这就需要档案信息管理的相关部门对计算机技术和设备进行及时的更新工作，对不符合时展需求、阻碍档案信息数字化管理工作的设备和技术要进行及时的处理，不断更新计算机网络管理系统，确保档案信息数字化管理工作对计算机技术的要求。此外，为了提升档案信息数字化管理的工作效率，需要在档案信息管理内部建立一套完善的、科学的信息网络系统，通过网络通信技术实现对档案信息的查询、传输和利用，以提高档案信息数字化管理的工作效率，真正地做到良好地服务功能。
3.3重视档案信息管理人才队伍的建设工作
随着我国社会的不断发展和国民经济的不断提升，各种载体的档案信息量不断增多，从而使得档案信息数字化管理工作更加复杂化，迫使档案工作需要不断地更新科学管理技术手段，同时要不断壮大档案管理工作队伍，以应对不断复杂的档案信息管理工作。具体来说，在档案信息管理单位内部应该定期对档案信息管理工作人员进行培训工作，确保他们能接收到高素质的专业知识和管理技巧，督促其不断加强对相关计算机技术知识的学习，从根本上提升每位档案信息数字化管理工作者的信息化管理能力，使单位内部能够形成一支工作效率高、综合素质强的档案信息管理队伍，保证档案信息数字化管理工作的顺利进行。
3.4继续做好纸质等传统档案信息管理工作
虽然计算机技术能够有效提升档案信息数字化管理的工作效率，但是目前电子档案并不能完全代替纸质档案的存在，因为电子档案信息本身还具有一定的局限性，这就需要在运用计算机技术的同时，结合纸质档案信息等传统档案信息管理手段，实现对档案信息的综合全面管理，确保档案信息管理建设工作的顺利开展。
