时间：2023-05-15 09:51:04
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所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。
一、会计电算化特点
1、数据处理方式发生了变化
在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。
2、数据记录方式和保存介质发生了变化
手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。
二、会计电算化会计档案的特点
众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。
第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。
正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
三、电算化会计档案工作的内容
1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据
档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。
2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率
档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。
3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案
财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
四、如何做好电算化会计档案工作
电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。
1、加强企业财务档案管理的基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
2、做好电算化会计档案的收集
所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
3、做好电算化会计档案的管理与保存
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。
4、做好电算化会计档案的整理和利用
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
5、提高财务档案管理人员的信息化素质
财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。
五、电算化会计档案应注意的问题
1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份
根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患
会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。
3、电算会计档案必要有专人管理
会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。
4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护
网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。
六、结束语
随着电子计算机技术、网络技术的不断发展,档案管理信息化代替传统的手工工作是必然趋势。目前,档案管理信息系统已经在各个企事业单位、政府部门广泛应用。进入WTO后,中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。我们有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上,会计电算化档案的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊地进行下去。
【参考文献】
在社会发展及科技进步的推动之下，财务会计核算方法产生了很大的改变，而会计电算化的应用愈加广泛，得到了很多行业的重视，它主要是借助计算机对财务信息进行分析、处理以及统计等操作，对信息技术进行了充分的利用，使得财务管理工作也获得了现代化的发展，财务档案管理人员需要不断学习提升自身专业能力，熟练的掌握会计电算化知识，积极提高财务档案管理工作水平。
一、会计电算化的特点分析
会计电算化的实现是基于计算机信息技术发展而来的，计算机技术与会计核算的结合产生了会计电算化，计算机技术取代了原来的手工记账、报账、信息处理等工作，使得财务工作变得更加简洁，减轻了工作人员的负担，而财务档案管理工作也变得更加规范起来，工作效率得到了提升。会计电算化主要具有几个方面的特点，一个就是它对数据信息处理方式进行了革新，在会计电算化技术的应用之下，财务核算实现了人机交互管理的新模式，具体的使用过程非常简单，只要将数据成功输入到核算机制之中，通过财务软件作用的发挥就可以直接对会计分录进行计算与处理了，最后在机制凭证审核完成之后对数据信息进行输出，这样会计报表就制作完成了。另外，原有的财务档案是由人工管理的，其具有可视性的特点，而电算化档案只能在相应的财务管理平台进行观看查阅，如果安全措施不到位，那么财务信息就容易被别人随意入侵修改。财务档案管理工作人员也需要符合会计电算化的应用要求，需要具备丰富的工作经验，熟练掌握会计核算工作内容，同时对计算机的相关操作也需要学习了解，这样才能确保财务档案的安全性，达到较好的档案管理效果。
二、基于会计电算化下的财务档案管理工作的完善策略
1.完善财务档案管理的软硬件设施
基于会计电算化下的财务档案管理工作的开展，主要选择具有档案管理功能的计算机软件，确认其管理功能是否健全，同时还需要对计算机系统进行定期的安全维护，为电算化档案管理营造一个更加安全的运行环境[1]。在计算机的应用过程中，还需要采取定期的杀毒处理，避免财务档案信息被随意篡改。在财务档案管理的硬件设施上，也应该配备相关的先进设备，，比如激光打印机、喷墨打印机等，这样能够实现财务信息载体的质量的提高，对纸质档案进行存放，需要选择整洁，温度湿度都比较合适的地方，延长纸质档案的保存期限，确保档案的完整性。
2.提高财务档案管理人员的专业素质
会计电算化下的财务档案管理属于人机交互的管理模式，人们能够对计算机的安全性进行自主的控制，因此，财务档案管理人员的素质在财务档案管理工作的开展就显得尤为重要了[2]。一方面需要根据具体的职位要求对工作人员的岗位进行划分，对不同岗位的工作职责进行明确的规定，使得每一位财务档案管理人员都能够对自己的工作负责。另外，就是需要注重对管理人员进行相关的培训，将软件操作、网络财务安全等知识作为培训的重点内容，提高管理人员的电算化核算水平，培养更多的复合企业发展需要的复合型人才，促进财务档案管理水平的提升。
3.建立完善的会计电算化财务档案管理机制
基于会计电算化背景下，为了增强财务档案管理的规范性，就需要实现相关管理机制的不断完善，对不同管理环节的制度加强重视[3]。一方面，为了实现财务档案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷归档制度，财务档案管理人员需要对产生的财务报表等数据进行及时的打印，根据审计部门提出的具体要求去进行账簿的打印，处理结束后立卷，形成纸质的档案。另一方面，需要对电子财务档案管理制度进行确立，在对财务档案进行备份的时候，最好选择质量合格的磁盘进行信息的存储，对存储磁盘与备用内容进行分开存放，对电子档案的存储还需要注重后期的保养，要满足电子档案防光、防尘的要求。在存放之前还需要对电子财务档案进行分类，按照不同的类别进行编号储存，将建档的详细日期以及档案的主要内容进行明确的标注，也可以制作成小卡片的形式，这样方便后期对档案的查找，减少不必要的时间上的浪费。对财务档案的借用也需要形成完善的管理机制，财务档案中包含的信息内容是非常复杂广泛的，档案中记录的信息非常重要，不能随意的进行借用，否则容易造成信息的无故泄露[4]。所以，在进行财务档案的借阅的时候，需要根据一定的借阅步骤去规范的进行操作，企业内部人员如果需要借阅财务档案，则需要先去财务部门进行申请，经过审批允许之后再进行借阅。如果是企业外部人员需要借阅档案，则需要持有企业开具的介绍信或者相关的审批文件才能成功借阅，通过遵守这样的借阅制度，能够大大的提升财务档案管理的安全性，有效的避免了信息泄露问题的发生。基于会计电算化的应用，财务档案管理工作中还需要注意对档案进行定期的备份，形成比较完善的档案备份管理制度，财务档案管理人员需要对相关的档案信息进行定期的备份，将所有的备份档案单独的储存在一个专门的数据库之中，对档案备份的主要内容、备份时间等信息进行完整的记录，加强管理，防止出现备份档案损坏的问题。
三、结语
在财务档案管理工作的开展中需要不断的适应新时代的要求，进行工作上的改革创新，会计电算化技术的应用推广，满足了财务档案管理创新的要求，同时也面临着很多新的挑战，新时期，财务档案管理工作需要不断提升自身的安全性，积极培养更多优秀的会计电算化管理人才，完善管理制度，使得财务档案管理过程中的软硬件都符合会计电算化的发展要求，这样会计电算化就能够发挥出更大的效用了。
参考文献：
[1]梁艳.浅析实行会计电算化环境下的财务档案管理[J].群文天地,2012,12:117.
[2]张惠霞.探析会计电算化条件下的企业财务档案管理[J].财会研究,2012,21:51-53.
会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机和专门财务软件代替人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性，减轻了财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，有效提升了工作效率和财务分析能力[1]。
一、电算化下财务档案管理的新特点
1、载体本身性质带来的新特点。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电子财务档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才具有可读性。电子档案易被修改，其保存受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等多种因素的影响。
2、操作流程和系统维护要求引起的归档范围的新特点。档案保存的要求就是要保证可读性，电子财务档案只有在特定的软硬件系统中才能打开，因此软件系统要作为财务档案的必要组成部分进行归档，以保证电子财务档案的完整性。
3、电子档案带来的财务档案利用的新特点。传统的财务档案，由于文件多，报表繁多，在实际处理中分类很细化，查找起来也不方便。而电算化财务档案就不同，它可以把历年的财务数据用数据库进行集中处理，并以图表的形式表示出来。
4、计算机的作业程序和计算机信息系统，以保持会计档案要求范围的新功能，所有的会计业务是由计算机完成，计算机是一个特殊的作业程序文件，计算机的数据结构以及各种代码既是电算化会计信息系统的前提，也是电算化会计信息系统能够运行的条件，而且要确保会计电算化信息系统的正常运行以及故障维护查询数据[2]。因此，这些计算机信息系统虽然不占活动，又没有具体的数据和表，但没有他们的支持，整个会计过程无法运行，它必须作为一个特殊的会计电算化档案保存。
5、从事工作人员的素质和系统的质量安全操作性是会计电算化必须具备的条件，会计电算化要求除了管理人员不仅有专门的经验，对会计核算工作的熟悉，还必须掌握计算机操作和保养知识，系统的安全性，改善由于网络和计算机本身的原因，对工作中的安全操作与使用作出新的要求。
二、电算化财务档案管理目前存在的主要问题
1、对电算化财务档案管理认识存在偏差，导致档案管理工作有缺陷。从实际的工作来看，很多企事业单位的财务人员对于电算化财务档案认识不清，很多存有财务数据的介质、光盘都没有及时归位。
2、打印设备比较落后导致档案保存时限达不到要求。由于激光打印机的成本比较高，不少单位仍然使用针式打印机，很多针式打印机打印出来的纸质档案经过一段时间就会褪色，无法识别。这个时候如果没有对电算化档案进行保管的话，对给企业的正常运转带来不小的麻烦。
不难看出电算化条件下的会计档案管理工作也存在一些问题和面临一定的挑战。首先，依赖性特别强。因为必须借助一定的计算机硬件设备和计算机软件环境才能查看和利用。其次，安全性要求高。由于电子档案容易被人为修改，而且不留痕迹，所以，管理中始终面临着安全问题的挑战。再次，管理难度大。传统档案只是对纸质档案的分类保管，但电子财务档案既要保存纸质档案，还要用“双套”制备份电子文件，这无疑增加了管理的难度。第四，对管理人员素质要求特别高。在电算化条件下，一个合格的财务档案管理人员，必须是一个懂档案学、会计基本规则、计算机等知识为一体的复合型人才[3]。
三、会计电算化环境下的财务档案管理
电算化会计档案是电算化会计活动的产物，是企业经济活动的重要史料和查询依据。所以，加强电算化会计档案管理是适应会计电算化环境的需要，也是为单位发展提供基础保障的需要。因此，要深入细致地做好电算化会计档案工作，更好地为企业管理和发展服务。
（一）不断强化与企业财务档案管理相关的软硬件建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础所在。在硬件设施方面，根据实际需要购置计算机、打印机等硬件设备，按照国家档案局规定的库房管理规定标准，建立专门的会计电算化档案保护措施，实行备用盘与存储盘分离存放，并选择质量优良的磁盘介质进行数据备份。在财务软件方面，在电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密软件技术对电子原件进行保护。其中，数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护；数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改；数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互使用，必须提高财务数据存贮形式的标准性、兼容性。
（二）全方位做好与电算化会计档案相关的信息资料收集工作
所谓电算化会计档案的收集是指在一定的周期内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质上，从而形成脱离于原计算机系统的独立的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，以最小的损失恢复原有的会计电算化系统[4]。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号、销售公司相关信息。
（三）认真细致地做好电算化会计档案的管理与保存
由于电算化会计档案是存储在磁性介质上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应采取“双备份”法进行数据的备份，并且每份上应注明形成档案的时间、操作员姓名和存储内容，贴上保护字样，装入包装盒内，注意防潮、防尘、防火，存放在两个不同的地点应安全洁净远离磁场，以防止地震或火灾等意外情况，引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，导致会计档案丢失，造成无法挽救的损失。同时，一旦电子信息遭到计算机病毒的侵蚀，容易造成资料的丢失或打不开，因此，要不断升级和更新病毒库，提高杀毒软件的清除病毒能力。
（四）提高财务档案管理人员的综合素质
财务档案管理是集档案、财务、信息技术为一体的综合管理服务工作，管理的主体是“人”，管理人员素质的高低直接影响着财务档案管理的水平和对企业的服务能力。因此，建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍知识面单一的情况，满足信息化建设工作的需要。为适应信息技术的飞速发展，要不断加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术及应用计算机软件新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定，对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰奖励，提高大家学信息化、用信息化的积极性。
结论
总之，电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，需要单位内各部门相互协调共同完成。相信做好以上几方面工作，电算化财务档案的管理应该会更为便利。
参考文献：
[1] 马香兰. 论电算化财务档案管理[J]. 中国外资，2013，08：85.
一、引言
2015年12月，国家财政部、国家档案局令第79号修订后的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行，肯定了电子会计档案的法律效力。大数据、云会计时代的到来，推动着企业的会计档案管理从以纸质为媒介的传统管理存储方式到数据形态的数字化管理的转变。基于财务共享服务模式下的会计档案管理更是将不同国家、不同区域的会计档案集中至财务共享服务中心进行统一保管，实现了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管的电子化管理，大大推动了电子会计档案的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的支持。
会计档案作为记录和反映企业经济业务的重要史料和证据，受到了学术界和实务界的广泛关注。刘春萍提出了会计电算化条件下，电算化会计档案管理存在的问题和改进措施。李颖从构建原则、管理流程和系统维护三个方面出发，构建了基于ERP的会计档案信息资源管理系统。张育强从财务共享模式下的会计档案实施环境入手，剖析了财务共享模式下会计档案管理工作的特点和内涵，并对其发展路径提出了见解。王珂等针对我国会计档案信息化管理现状，从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式――XBRL等三方面的建议。
纵观上述文献的研究，对于电子会计档案管理的研究大多停留在存在的问题、改进措施、系统构建与维护等直观层面，仍然只是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。财务共享服务模式下的电子会计档案管理，通过大数据、云计算、物联网等技术将企业会计档案管理与财务流程、企业战略相匹配，能够显著降低成本，提高效率。
二、大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理框架模型
大数据、云会计环境下，随着企业规模日益扩大，业务类型不断增加，企业的财务工作需要按照专业性、成本性、客户群等进行精细化核算，会计档案资料也会日益增多。同时，企业财务软件下的各子系统、子模块业务在处理同时自动生成的会计分录（如营业计费数据、物料出入库、资金缴拨、人工成本等）数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式出现了诸多弊端，大量的会计档案占用了庞大的空间，而且传统打印流程也影响了生产系统的高效运作，降低了工作效率。
大数据时代基于财务共享的会计档案管理利用大数据、云计算技术实现会计档案从传统档案向电子档案的转变，并通过云端实现电子档案的远程访问和管理，提升档案信息利用效率，实现档案信息的随需访问。同时，降低企业能耗支出、减少生产办公成本、提高企业会计档案的管理效率。结合大数据和云会计的技术特征，本文构建了一个大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理框架模型，首先以数据采集为主收集存储会计大数据电子档案，然后以数据分析处理为主统计分析会计大数据电子档案，最后进行数据挖掘实现会计大数据电子档案的价值，如下页图所示。
（一）电子会计档案的采集
基于财务共享的电子会计档案管理系统以财务共享云平台为基础平台，整合ERP系统、费用管理控制系统、资金管理系统、影像管理系统、会计核算系统、安全管理系统、银企直联系统等，利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多种轻型数据库来接收来自各分子公司端的数据，并且可以通过这些数据库进行查询、处理、分析，全方位提供电子会计档案的相关信息。
电子会计档案包括数据类档案和程序类档案两大类。数据类档案主要是会计凭证、会计账簿、会计报表、银行回单以及各类会计核算资料等。电子会计档案的采集就是将各类电子会计文件经过采集、整理，并确定其文件属性后，从各分子公司上传至财务共享云平台。建立财务共享服务中心的集团企业，可以通过影像识别系统对各类原始凭证影像化，即各分子公司只需对搜集的纸质原始凭证进行扫描识别，就可以上传至财务共享云平台，为后期会计处理、业务审批以及后续管理提供电子档案信息支撑。企业通过Oracle、SAP、用友、金蝶等财务核算系统对云端的原始数据信息进行处理，自动生成电子会计凭证。电子会计凭证经过相关会计人员的审批后，就可以登记相应的总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等各类账簿，随后通过久其、MyReport等财务报表系统自动生成企业的电子财务报表。银行回单主要是通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，并支持后续电子会计档案的信息利用。利用电子银行回单汇总表替代传统银行对账单，并据此形成电子银行余额调节表、多账户汇总审批的单位收支报告，可以实现电子对账结果与报表数据的直接校验。
（二）会计档案的分析处理
财务共享服务中心是建立在大数据、云计算、物联网等技术基础上的一个数字化平台，基于财务共享的电子会计档案管理也应当实现会计档案的数字化和网络化，使得档案信息的接收、传递、存储和利用一体化，档案信息高度共享，档案管理更加高效快捷。因此，企业应当建立适合企业实际的电子会计档案管理体系，形成标准化的电子会计档案管理制度，规范电子会计档案的业务流程，做好以财务共享云平台为载体的电子会计档案的分析处理工作。
基于财务共享服务模式下的电子会计档案的分析处理工作主要包括维护电子会计文件之间的有机联系，使采集的电子会计文件形成一个完整、有序的信息资源统一体，发挥电子会计档案的价值。传统电算化条件下的电子会计档案之间的联系可能更多存在于结构化数据之间，而财务共享环境下的电子会计档案，通过大数据的海量数据分析技术可能会有跨结构的联系，并挖掘出更多数据间的历史联系，从而形成更有序、更有效的结果，也将有利于后续会计处理的计算分析。在电子会计档案的分析处理环节，主要通过InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技术将海量来自各分子公司端的电子会计档案数据快速导入到一个集中的大型分布式数据库和分布式存储集群，利用分布式技术来对存储于其中的海量数据进行查询、分类、汇总等，以此满足后期电子会计档案的应用。
（三）电子会计档案的应用
电子会计档案的应用是基于大数据的挖掘技术，通过前期分析筛选出的数据进行数据挖掘，利用R、Hadoop Mahout等数据挖掘技术，进行高级别的数据分析，从大量数据间的关联中发掘出与企业决策有关的信息，以此满足更高级别的管理需求，从而实现电子会计档案的决策应用。
电子会计档案的应用主要包括检索和利用两个方面。电子会计档案的检索主要是以财务共享云平台为基础，利用大数据的海量数据管理能力进行数据分析和数据挖掘，采用MapReduce等编程模型并行处理大规模的电子会计档案数据集，同时对存储在私有云、公有云以及混合云等各类云端的电子档案信息进行查询，满足企业各类用户的利用需求。相比传统会计档案的检索，财务共享下的会计检索方法不仅提高了会计档案的检索速度，而且提高了检索的精确度。电子会计档案的利用是指用户通过财务共享云平台检索出所需的电子会计文件信息后，将其转化为实际应用价值的过程。传统会计档案的检索利用是较为单调的，检索出的数据大都是原始数据，且最多只能进行简单的数值统计运算，不能用其他数据类型来描述，也不能进行人工智能化的运算。此外，随着检索数据量的增加，检索速度和处理速度也会随之减慢。而财务共享服务模式下的电子会计档案管理可以通过MapReduce这一并行处理技术来提高数据的处理速度。此外，数据分析、数据挖掘技术下产生的数据结果可能不仅仅是表格，还可能是各种其他格式的输出方式。通过大数据、物联网以及社交互联网之间的联系，还可以将电子会计档案与其他档案联系，起到人工智能化数据分析的作用，分析产生的结果不仅仅有利于电子会计档案的管理，也对企业管理层利用电子会计档案做进一步的决策有更实际和更广泛的效果。
三、大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理价值
财务共享模式下的企业将分布在不同区域的各类档案资源整合集成在一起，实施一体化管理的服务模式。该模式下的会计档案模块主要包括，财务档案管理模块（会计核算、财务管理）、采购档案管理模块（采购计划、采购管理）、生产控制档案管理模块（生产计划、需求计划、生产控制、制造标准）、物流档案管理模块（分销管理、物流控制）、销售档案管理模块和人力资源档案管理模块（招聘、工资、奖金、费用报销）。这种统一集成化的会计档案管理与传统的流转管理相比，其价值主要体现在四个方面。
（一）采用分类处理，提高电子会计档案管理的精细化
传统的会计档案管理往往是通过手工方式，对各类原始会计单据进行连续编号，统一装订管理。而财务共享服务模式下的会计档案管理更多的是通过财务共享云平台实现电子化的分类管理。各分子公司将原始单据扫描上传至财务共享服务中心后，系统会自动根据会计账目的不同进行分类，并自动生成连续的编号，这样可以大大提高后期会计账目的复核、记账以及结账工作的效率。此外，上传的会计凭证通过财务共享云平台的整合处理，凭证除了包括原始的数据信息以外，还包括企业采购、生产、销售等各个阶段的数据集成信息和链接信息，建立起了原始凭证和其他会计信息之间的联系，在提高会计档案管理效率的同时使管理更加精细化。
（二）数据实时更新，提高电子会计档案管理的准确性和实效性
传统会计档案的数据大都是静止的，且数据间的关联度很低。而财务共享服务模式下的会计档案管理，使账簿和报表数据既可以独立数据的形式存在，还可建立与多类会计信息之间的联系。各分子公司的会计人员只需通过物联网技术对原始会计信息进行扫描，影像识别系统就会自动读取原始的数据信息，并上传至云端，云端对数据进行处理后形成各类财务报表，支持企业的分析决策，同时也支持后续审计工作的查询功能。财务共享云平台支持数据的实时更新，从而增强了电子会计档案信息的准确性和实效性。
（三）云端存储数据，提高电子会计档案管理的处理效率
财务共享服务模式下的会计档案管理采用的是纸质会计档案和电子会计档案的双重载体形式。通过财务共享云平台，各分子公司将各类数据信息上传存储至云端，不仅减少了纸质会计档案的数量，更是扩大了电子会计档案的存储空间。此外，通过大数据、物联网和云端处理技术，可以大大缩短企业会计报表的编制时间，并根据企业领导者的预期需求情况对会计档案进行分析预测，做出进一步的加工处理，从而节省更多的人力、物力和时间，提高会计档案信息资源的处理效率。
（四）降低信息传输成本，促进生产经营发展
财务共享服务模式下的电子会计信息经过加工整理， 可以通过网络传输和共享云平台等介质传递方式， 实现会计信息的异地查询、检索、分析、计算等，提高企业生产经营效率， 降低信息传递运输成本。通过对历史会计档案信息进行加工整理、分析比较， 可以对未来的经营发展趋势加以预测， 为企业决策者提供更有效的决策依据。此外，根据经营管理目标的要求， 可以对其中的生产经营要素进行相应的调整， 保持企业生产经营的正确发展方向， 促进企业经营管理目标的实现。
四、结束语
电子会计档案管理是一项复杂而系统性的工作，对企业具有重大意义。大数据、云会计时代，企业通过财务共享云平台能够更加方便快捷地获取各类电子会计数据，通过对这些数据的挖掘、处理、分析与应用，可以保证企业电子会计档案的管理更加及时、准确和有效。本文给出了大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理的实施框架，详细阐述了具体的电子会计档案的处理流程，并分析了财务共享模式下的电子会计档案管理给企业带来的价值，以期帮助企业进一步强化电子会计档案的管控能力，提升经济效益。Z
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一、 新时期档案管理人才，必须树立创新精神
提到创新，每个时代都赋予着不同的内涵，最根本的一条是“吐故纳新，标新立异”，一部人类文明史，就是一部人类不断创新，不断进步的历史，没有创新就没有整个社会的发展和进步，只有创新才能给人类带来活力，只有创新才能使社会繁荣，只有创新才能使档案管理步入一个暂新的时代，做为一名现代的大庆石油档案管理人，我们应该不断突破旧观念的束缚，不断战胜自我，肯定自我，以大庆人精神、铁人精神，以及档案法和相关的科学知识鞭策自己，不断在档案管理领域探索尝试，开拓进取，只争朝夕，一往直前，用进取精神、奋斗精神和创造精神的复合精神，构铸新时期档案管理的创新精神，充分发挥新时期档案管理员的最少保守，最具活力，最有奋斗精神。在档案管理的实际工作中，求知、求实、奉献。只有这样才能成为创新的主体和先锋；为投身新时期档案管理做好充分准备。
二、 新时期档案管理人才，必须提高创新能力
提高档案管理能力，是做档案管理创新人才的重要基础，“万仗高楼平地起”，靠的是坚实的基础，一个人的创新能力不是与生俱来的，而是建立在一定的知识储备基础上的，知识积累到一定程度才能达到，由量变到质变的飞跃，这是一种惊奇、是一种冲动、是一种希翼。
日本著名企业家大桥武夫先生，在二战后，面对企业的濒临倒闭，而他却潜心研究中国的《孙子兵法》积累知识，推陈出新，用《孙子兵法》制定企业重振的用人规划，把历史的档案归纳起来，去指导企业的发展，最后获得成功。古人云：“书是自有黄金屋”，这就是知识积累丰富了，知识功底扎实了，特别是掌握和学习现代档案管理科学技术知识，对档案管理的创新，才有了基础的保证。创新能力的高低，一是取决于知识的积累；二是个性的发展；创新是体现独特性而不是普遍性，是突破常规，而不是墨守成规。是标新立异，而不是因循守旧。所以作为新时期档案管理人员，要真正成为档案管理的创新人才，就必须大胆来试验、探索，敢为人先，发挥我们的特长潜能，展示个人的特色和风格。为争做档案管理的创新人才奠定基础。
1会计电算化会计档案的特点
众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本人根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些特点：（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。（2）传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。（3）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张，而且更重要的是磁性介质或光盘。（4）会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
2如何做好电算化会计档案工作
会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。为了更有效地做好电算化会计档案工作，必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。（1）会计凭证。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。（2）会计账簿。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷，组成保管单位。（3）会计报表。分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表、收入支出表、支出明细表及各种附表、报表附注和决算说明等。（4）其他会计核算资料。属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
3财务管理信息化的必要性
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、医院财务档案管理内容
财务档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是企业进行经济活动的原始记录和真实反映，是各单位的重要档案之一。医院财务档案与企业财务档案的基本内容类似，一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等内容。会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。会计报表包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
二、医院会计信息化背景下的财务档案特点分析
医院实行会计信息化以后，数据库的功能彰显，产生大量依附于计算机磁性介质上的数据与文件，使财务档案具有了许多新的特点，具体分析如下：传统纸质档案比较直观，而信息化档案主要存储在计算机系统，需要依靠财务软件才能够使用。传统档案只能够纸质存储，而信息化系统下的财务档案可以打印输出，同时可以从信息系统查询数据，使用更加方便快捷。同时，信息化系统下的档案易于修改、复制、查询和传递，内审和外审都比较方便。最后，信息系统下财务档案能够达到无纸化查询，减少了查询传统纸质档案所需时间，极大提高了工作效率和质量，有利于档案资源的整合管理。
三、会计信息化后财务档案管理办法探讨
医院的财务档案既是记录和反映医院经济业务的重要史料和证据，又是医院档案的重要组成部分。医院的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，将直接影响到医院财务档案管理的质量以及医疗事业的发展。结合会计信息化后财务档案的特点，我们进一步探讨如何更加科学合理的管理财务档案。
（一）加强计算机软硬件基础设施建设。
会计信息化系统的构建和使用依赖于良好的软件和硬件环境，相应产生的财务档案管理也离不开软硬件基础设施。良好的软硬件基础设施是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，根据信息化要求组建档案信息网络。
同时，选择合适的财务软件，在使用软件时要采取保密和授权措施，避免财务档案被篡改，能够追查软件使用人的全部活动。随着业务发展的需要，软件开发商要做好维护升级工作，确保财务软件使用的一贯性，从而提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可持续性。
（二）做好财务档案的备份、整理和利用。
财务档案至少每月备份一次，同时月末将会计凭证的打印出纸质档案装订储存，年末将各种报表打印出纸质档案装订储存，以便今后查阅使用。备份的软盘与档案管理员办理存档手续，用做备份的软盘必须妥善保管；备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封，备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
（三）加强会计信息化系统网络安全建设。
要加强内部控制，简历数据保密制度，授权管理制度等。通过密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取，不同角色财务人员设置不同权限；建设内网与互联网隔离，专门用于会计信息系统建设，防止黑客盗取财务信息等安全隐患，保障会计信息化系统网络环境的安全运行。
（四）提高财务档案管理人员的信息化素质。
财务部门员工要针对信息化系统加强培训，使其具备计算机基础知识，适应信息化技术发展的需要，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。同时，医院财务档案人员应当定期参加档案专业的培训，不断提高业务能力，运用档案知识，把医院会计档案资料按法规要求规范地移交给医院档案管理机构，保证财务档案的安全完整。
（五）建立健全医院财务档案管理的规章制度。
要使医院财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入医院工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作作人员职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循、规范运行。
（六）提高领导对财务档案管理的重视程度。
财务转型和财务共享模式的介绍
改革开放以来，我国确定了市场化经济为我国主要的经济模式，经济迅速增长，实现了跨越式的发展，在经济发展的同时，也意味着财务的转型和发展。我国的财务工作从多种记账方法逐渐统一到借贷记账法，并随着一系列的政策出台，为我国的财务管理工作提出了新的要求和标准，也使会计工作能力和效率有了很大的提高。此外，随着企业规模的不断扩大，企业的财务管理也有了升级和革新，企业的财务组织开始摆脱了原油的狭隘职能，转向以股东价值创造为基础并参与公司战略。企业财务转型呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务支撑、优化财务组织、降低成本等特征，并逐渐重构更加高效精简的企业财务组织。而财务共享模式正式在财务转型的指引下，形成的以信息技术为主要手段，实现财务信息共享的管理模式。
财务共享模式对企业会计档案管理环境的影响
会计档案管理工作是企业财务工作中非常重要的一部分，根据国家规定，会计档案是指会计凭证会计账簿以及财务报告等专业材料，记录并反映了单位的经济状况，一般来说，一个企业的会计档案都要进行正式的立卷、归档以及保存的工作，以备以后的使用和查找，同时，要安排专人进行负责，保证档案能够被妥善的管理，防止造成失窃秘的情况。当档案已经确定不再使用之后，我们要及时进行销毁。传统的财务档案管理主要是依托于纸质版，其管理难度和保存难度都比较大，而随着科学技术的不断发展，我们将计算机和网络技术逐步运用到了会计档案的管理当中，形成了目前的财务共享模式，同时，企业的财务工作量变得越来越大，很多企业建立的了财务共享服务中心，这样，大部分的财务职能就都集中到了一起，使财务工作效率大大的提高，同时，电子化和集中化的会计档案管理，也极大弥补了纸质档案管理的不足。
财务共享模式的建立使企业的财务有了更加精细化的管理模式，为会计档案管理环境带来了很大的变化。首先，是管理体系的变动，财务管理的集中使以往较为混乱的管理模式转变为了以财务服务中心为主体的新型管理模式，同时，传统的会计档案管理也由分散变为了集中管理，并利用电子档案的形式弥补了纸质版档案的不足。其次，是支撑系统的变迁，目前，我国大多数企业已经形成了电子会计档案的系统，将以往纸质版的档案通过扫描或者是拍照的形式转变为了电子档案，其良好的可查找和处理性为会计的工作提供了极大的便捷。第三，就是流程管理变得越来越复杂。在财务共享的模式下，会计档案的产生链条变得越来越长，同时，会计答案的形成也从单纯在经营单位所在地延伸到了财务共享服务机构，这就使档案管理工作的过程变长，环节变多。第四，是责任主体的变更，从原来的单一财务部门的管理，到目前的财务共享服务中心的共同管理，使财务责任的主体发生了变更，也就对监理工作提出了更高的要求。
财务共享模式下会计档案管理的建议
针对目前的财务共享模式，我们要采取一些更好的手段，对会计的档案管理进行优化。我们要利用当前的先进技术手段，对关键的关节进行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系统，不断提高管理能力和水平，做好会计的档案工作。
建立统一的会计档案标准化、数字化的处理平台。财务的共享模式从根底上将就是要实现财务信息的统一化管理，并利用数字化和媒体化的技术实现更为便捷和快速的管理。这就要求我们要建立统一的会计档案标准化和数字化的处理平台，建立档案的接受、传递和处理储存为一体的网络管理系统。目前，我国的档案管理工作已经逐步转型到电子档案的管理上，但是由于各类企业的要求不一，所以，标准化和数字化的推进并不够深入。在接下来的工作当中，我们要结合当前的会计档案管理规定，推动国家或者地区的档案统一管理标准，并将这一标准与数字化的管理系统充分的结合起来，不断加深会计档案管理工作水平。
建立系统化的管理制度体系。随着我国对会计答案管理工作的越来越重视，逐步出台了一系列的管理规定，对档案管理进行了统一的要求。但目前数字化的技术和手段不断深入，对会计档案的管理工作形成了很大的冲击力，也促进了管理制度体系的建立。第一，是要建立会计档案的归档制度，所有的档案要以统一的标准进行归档工作，并进行记录和副本的保存，防止出现丢失的问题。第二，是要建立严格的使用手续制度，如果需要查看和使用档案，要严格的落实手续制度，保证安全。第三，是要对档案进行定期的备份。
1 会计档案的特点
与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：
（一）形成范围广泛。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。
（二）档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。
（三）外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。
2 会计档案管理中会存在的问题
（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。
（二）会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。
（三）会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。
3 解决会计档案管理中存在的问题和措施
（一）规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。
（二）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。单位的会计档案，应严格按照《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。
（三）规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。
（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，各单位都要高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为社会主义市场经济服务。
参考文献
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关键词：
财会档案；专业；检索工具；编制
中图分类号：
F23
文献标识码：A
文章编号：1672-3198（2014）18-0126-01
财会档案记录了企业、机关等单位的一系列经济活动。若要实现财会档案的有效应用，必须能够及时按照要求获取相应档案信息。目前，我国大部分单位都存在档案检索困难问题，造成这种局面的原因就是在制定财会档案检索工具体系时，没有采取合理的分类标准。要做好信息检索工作，必须根据管理人员的实际工作需要，科学规划利用多种检索工具，提高检索成功率和检索效率。
1 档案检索工具的基本功能和作用
在财会档案管理中，我们经常用的档案检索工具主要应用于查找、报道档案资料。根据财会档案自身信息的特点，以及人们对财会档案的常规需求，可以制定不同的检索工具。
1.1 功能
（1）存储信息。档案检索工具可以记录案卷和文件的内容特征与外形，并采用一定的归档方法把这些信息进行合理的划分、排列。
（2）查找信息。当有人需要调用档案信息时，根据查找条件，在已经归类的档案信息中查询相关信息，通过逐级细化，最后确定要找的档案。存储档案信息就是为了方便以后的查找，查找信息是对已存档信息的有效利用。
1.2 作用
（1）桥梁。
财会档案馆存储的档案信息数量多，复杂度高，而人们对档案信息的需求也越来越多，这两方面问题都加剧了供求矛盾。要解决这一矛盾，就需要一条纽带连接供与求，使用户需求快速得到满足，从而使财会档案的利用率得到提高。
（2）查找。
身处信息时代，各单位都注意对信息的采集，目前，财会档案信息在数量上来说远远超过以前，要在繁杂的档案信息中快速提取用户需要的信息，必须借助检索工具，检索工具为用户提供一条直接通往档案信息的捷径。
（3）管理。
要开展财务档案业务工作，就必须使用检索工具。使用档案检索工具，方可使员工快速了解档案性质和档案主要内容，对提高工作效率，方便非会计、档案管理专业工作人员工作有重要意义。
2 财会档案检索工具种类和编制方法
2.1 常见检索工具
要科学合理的管理好财会档案，可能要应用到多种检索工具。选择合适的检索工具，必须考虑到财会档案性质，用户需求特征，以及长期的档案管理经验。以下就是几种常见的检索工具：
（1）按照编制方法划分检索工具类型。
第一，目录。规划档案时，把拥有相同性质的档案划分为一类，并按一定次序排列，生成检索工具。
第二，索引。记录财会档案的档号、存储位置和主要内容，并把这些信息按相应的规则进行排列。
第三，指南。指南其实是介绍档案信息的书面资料，或者查询档案的工具书。它是对档案信息的综合概括。
（2）按照检索范围划分检索工具类型。
第一，一个全宗。介绍与检索对象是全宗的某一部分档案或全宗档案。
第二，若干全宗。介绍与检索对象是某一个档案室或多个档案室的档案信息。
第三，专题。介绍与检索对象为与某一专题有关的档案信息。
（3）按照载体类型划分检索工具类型。
第一，计算机检索。把档案信息存储在计算机磁盘中，运用计算机根据用户提供的关键词对档案信息进行检索。这种检索工具检索方式多样，档案信息存储量大，检索效率高。是目前和今后档案检索工具的发展方向。
第二，书本式检索。将档案信息分类，制定目录，将目录记录在纸张中，并制成活页式书籍，便于档案信息的更新维护。
第三，卡片式检索。顾名思义，这种检索工具就是一张记录了档案信息的卡片，卡片上记录的是内容相关的条目。
2.2 分析目前财会档案检索工具编制方法
在实际工作中，我们经常需要调用财会档案中的信息。而由于目前我国大多数单位编制财会档案的依据只是财会档案实体分类，它本质上只是按档号制定的馆藏目录，并不一定适合实际工作需要。从检索的角度讲，档号属于层次较低的检索语言，只能解决财会档案分类和排架问题，并不支持实际的信息检索。
例如，当有客户向档案馆求助，请求档案馆查找押金收据。查找流程应该是：首先查找负债类，然后查找应付账款，最后查找押金收据。但在实际操作时，由于编制不合理，导致工作人员需要花费很长的时间才能确定财会档案保存在哪里，或者根本就无法找到，这样就严重影响了工作效率。
此外，很多时候工作人员不能准确的为用户查找到档案资料，主要因为不了解专业术语。因此，档案管理人员除了学习档案管理专业知识，还要对财会档案中常见的专业术语有一定了解。
因此，我们必须深刻理解管理好财会档案的重要意义。在实际工作中，学习更先进的财会档案管理经验，编制科学的财会档案检索工具体系，提高财会档案的利用率。
3 制定财会档案检索工具体系的原则
3.1 分类法
要缩短检索信息的时间，就必须做好对信息的分类，分类是认识、区分事物的开始。通过学习会计专业知识可知，会计科目与情报检索系统具有相同的分类方式，采用等级隶属的原则对各科目的关系进行描述。体系分类法被广泛应用于情报检索系统，它能把等级概念在知识分类中直接体现出来。
体系分类是以学科与专业集中文献为参考依据的分类方式。类是指具有同样特性事物的集合，类可以进行多级划分。例如，数学可以划分为高数、线性代数、几何等；线性代数可以划分为直线、曲线、极限等。通过多级划分，子类隶属于母类，形成严格标准的隶属制度。
财会档案主要记录了资金的流动情况，通过分析会计对象，了解经济管理需求，把具有相同性质的会计对象划分成一类。通过分类，可以把资金分为五类：支出、收入、净资产、负债与资产。按照层层隶属的原则将会计科目进行划分：上级科目统领下级科目，是对下级科目内容的总括；下级科目是对上级科目某一具体内容的详细分析。
3.2 主题法
主题检索语言通过词语对概念进行描述，这种检索语言不区分概念间关系，按照语、词、字的顺序进行排列，采用主题法检索工具，能使用户的特性检索需求得到满足。主题目录的优势是不会受到分类体系的影响，不论主题词概念是大是小，都享有平等的排列次序。使用主题检索语言可以避免分类法中大目录覆盖小目录的问题，检索的准确性更高。但是，应用主题检索语言，仍有很多苦难。比如说，编制主题目录的一个难点就是标引，标引需要选用较规范的词语。
3.3 两种方法的综合运用
分类法具有较强的系统性，而主题法具有较强的专指性。若要设计一个优秀的财会档案检索工具必须综合利用分类法和主题法，综合两种方法的优势，掩盖彼此弊端。目前应用到财会档案检索工具是对检索法和主题法的综合运用。
3.4 做好与财务部门的沟通
要真正做好财会管理工具，编制工作效率高的财会档案检索工具，档案管理工作者必须密切联系单位财务部门，了解财务部门的最新型动态，及时调整档案检索工具，适应用户对财会档案的新需求，保障服务质量。
4 结语
信息的价值在于信息的传播与利用，财会档案是一个单位的财富，要让这笔财富增值，就必须提高财会档案的利用率。财会档案管理工作者，必须不断学习，提高自身业务水平，在实践中探索，不断改进档案检索工具，为用户提供便捷高效的服务。此外，我们必须以发展的眼光的看待财会档案检索工具编制问题。结合当代信息技术，把智能化技术应用到财会档案检索中来，不断提高财会档案的检索效率。
参考文献
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会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
1会计档案的特点及作用
1.1会计档案的特点
会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：
（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。
2会计档案科学管理工作中存在的问题
2.1对会计档案管理工作的重要性认识不够
有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。
2.2会计档案管理制度不够健全
有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
2.3会计档案装订、立卷、归档不规范
会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。
2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高
就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
3完善会计档案管理工作的对策
3.1统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。
3.2制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用
3.3规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
3.4加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质
会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。
4结语
在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。
参考文献：
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