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中图分类号：D9 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2012）-03-0201-01
一、档案法规的立法本意
《档案法》明确指出“档案是指过去和现在的国家机制，社会组织的及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字，图声像等不同形式的历史记录”。并且具体规定了“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位都有保护档案的法定义务”，同时规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”，具体表明了档案事业应当在各级人民政府的直接领导下展开档案收集，整理工作的重要意义和作用，同时规定了“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整和安全，便于社会各方面的利用”的工作体制和崇高的工作目标。
二、档案管理的法律界定
《档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有，国家规定的不得归档的材料，禁止擅自归档”。这一规定不仅对档案机构和档案工作人员对应当归档或者不得归档的材料做出严格的规定，也对立卷归档的材料如何定期归档，集中管理做出了明确的时间限制。本法的第十一条，第十二条规定了“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的可以按照法律和行政法规的规定，有上述单位自行管理”，上项规定明确了持有须归档由档案管理机构保存的档案，各机关、团体、企业事业单位和其他组织应负有定期移交档案的法定义务，同时对现存于档案机构之外的具有档案属性的文物、图书资料由各单位执行管理的具体方法以及与档案管理机构必须在利用上形成有效地互相协作，以保证文献资料的公益性利用。《档案法》的第十五条至第十八条具体规定了“档案保存价值，保存期限的标准以及档案销毁的程序和办法，由行政管理部门制定”，禁止擅自销毁档案的规定，确保了档案的保存价值和有价值档案的安全。对档案的安全保管和档案的有序转移、转让、出卖、复制、保管都做出了相关规定。对于立卷归档的材料和属于国家所有的档案《档案法》以第十八条做出了“禁止携运出境”的禁止性规定。
三、对《档案法实施办法》的解读
《档案法实施办法》的颁布施行，加强了人们对《档案法》各条规定的理解，国家行政机关依据国家立法机构依法公布实施的《档案法》，在充分尊重立法本意和保留各条原意的相对独立性和连贯性的前提下，以实施办法或实施细则的方式对《档案法》的施行进行了有权解释。从而使《档案法》的执行更具可行性和操作性。对《实施办法》的理解，贵在工作的实施和践行，《档案法》和《实施办法》是内涵与外延之间的紧密逻辑关系，各条款之间绝不可能出现和发生原则上的冲突和语义上的重复，它们之间的区分仅在于前者是法律，后者是法规，都是必须切实贯彻一体遵照执行的规则，任何人不得随意解释和曲解，更不允许对严肃的法律法规产生不应有的歧义。
1.1 我国现有档案法规中有关少数民族档案的条文过少且不同地区发展不均衡。涉及少数民族档案仅占到所有档案法规的29%，而且关于少数民族档案的条文也是少之又少;有些地区的档案条例的发展相对成熟且具有较强的针对性和自身独立性，例如，《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，其中有些条款对少数民族档案管理人员及少数民族档案管理工作等做出了具体规定，而有些地区则相对较少，例如山东、贵州等地，甚至有一些地区根本没有提及关于少数民族档案的管理。
1.2 现行的法规一味强调保护而轻视对少数民族档案的利用。对少数民族档案利用价值没有足够重视，法规建设与社会的客观需求差距较大。在11部提到少数民族档案的档案法规中，仅有5部提到了少数民族档案的利用，分别是《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》以及《广西壮族自治区档案管理条例》等，且多数只是笼统提及要做好少数民族档案的开放利用工作，缺少实践指导价值。
1.3 关于少数民族档案的法规不完善且可操作性不强。多数法规条文偏重于原则性，有些法规则过于模糊，很容易造成执法的随意和偏差。有些条例则不符合当地的实际情况，在执行方面容易出现矛盾。例如《广西壮族自治区档案管理条例》第八条中规定 “各级国家档案馆应当重视对反映少数民族政治、经济、文化等内容的档案进行收集、征集、整理、保护和开发利用”。而广西属于少数民族地区，有关少数民族文化档案的收集、保护尤为重要，但档案的收集与开发利用对于经济落后经费不足的档案机构来说缺乏足够的资金支持，操作性不强。应在法规中增加“设置专项资金对涉及少数民族的重要档案和濒危档案，进行抢救性挖掘和保护”。
1.4 多地关于少数民族档案的法规条文有着明显的重叠。经调查发现，我国出台的地方性档案法规中涉及少数民族档案的条例中多有重复情况出现，不利于当地特色的突显和少数民族档案的保护与开发。如在北京与河南、贵州与山东等地区档案法规中对于少数民族档案管理条例存在相互“克隆”状况，缺少地方特色。
2 我国少数民族档案法律管理不完善的原因
2.1 民族特色档案的数量相对较少且比较分散。我国是一个多民族的国家，“大杂居，小聚居”，直接导致了我国少数民族档案会分散到各个省份，造成管理和立法困难。目前，除了云南、广西、宁夏等一些少数民族聚居地区有专门针对少数民族档案的整理编研，其他地区鲜有出现。我国少数民族人口仅占总人口的10%左右，产生的档案数量也有限，且如今大多数少数民族人都愿意接受汉族文化以期获得更多机会，使得少数民族档案立法处在一个尴尬境地。
2.2 立法目的不明确。就目前我国中央及地方已有的关于少数民族档案的法律规章来看，均对其保管方面的规定更为详细，而对于这些档案资源的利用则较为模糊笼统，只有新疆和内蒙古等地区的档案法规中有所提及。这是由于在档案工作中对少数民族档案的作用以及发展规律的认识不够深刻。少数民族档案的收集与保护最终目的是为了满足人们对少数民族档案信息的需求，而各地少数民族档案法规却将重点放在了前者，直接影响了法规内容和实施的效果。
2.3 档案管理体制有待规范。我国少数民族档案管理相较于其他类型档案一直处于较为混乱状态，其工作方法本身就存在一定争议，导致档案立法人员无法找到实践依据来切实地制定政策法规规范整个流程。例如部分少数民族档案不仅隶属于档案范畴，也兼有文物、古籍多种性质，甚至多种不同的物质形态共存，其管理和保护需要多方协作配合，保护责任与归属权划分存在困难，档案管理就无法建立一套规范方案。
【关键词】
行政执法档案；法律功能；管理责任；管理制度
行政法的产生主要是在斗争过程和革命中妥协的产物，它存在于社会的最主要的目的在于限制公权力。所有的权力自从出现开始就具备着天生的扩张性。就行政权力而言，如果没有受到法律的制约，就一定会使公民具有的合法权益受到侵犯。所谓行政执法，指的就是实施行政权力，所以就行政执法而言，执法主体一定要严格的根据行政法律程序执行，切实做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本获取行政目的。行政执法档案是指行政机关在行使权力时所积累的档案材料，它记录着整个行政执法的过程。
一、行政执法档案以及具备的法律功能
行政执法档案指的主要是具备行政权力的行政机关在行使行政职能时积累的法律文书资料，它是对行政执法过程进行记录以及真实反映的，是在行政诉讼案以及行政复议中对行政行为具有的合法性进行判断的依据。总而言之，行政执法档案指的主要是在对行政许可、行政强制、行政处罚以及行政检查进行实施的活动中所形成的文字、声像、图表以及电子载体等多种形式的记录。就功能而言，行政执法档案主要对行政执法的过程进行真实的记录，它是行政案件中对行政行为具有的合法性进行判断的依据，还是行政行为受到社会监督以及法律监督的反映以及依据，是执行实践行政问责制并对行政责任进行确切追究的法律依据。
二、行政执法档案的管理责任及其管理制度
行政执法档案管理的责任指的主要是对执法档案进行管理时必须要承担的责任。近几年，电子数据档案不断的增多，对行政执法档案进行管理的过程也变得越来越复杂，还会不断的出现违法和违规的行为。追究具体原因，最关键的为没有健全和完善的行政执法档案管理制度，缺失健全的管理责任机制。
（一）缺失健全的档案管理制度
在现阶段，尽管有很多地方（大连、哈尔滨）相继的出台了相关的法律法规，但都是地方级别的，不仅在档案管理的手段以及管理目的上存在着很大的片面性，关键的是作为具有地方性的法律法规和政府规章，在对档案管理制度进行制定过程中的权限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法规以及政府规章不能实施大部分严厉的刑事处罚以及行政处罚。根据我国的《行政处罚法》、《立法法》以及《宪法》等的规定，地方性的法律法规只能进行不被限制人生自由的处罚和一定数额罚款，而地方政府规章也只可以进行警告以及数额较小的罚款，由此可见它们所具有的处罚力度较弱。这也是导致档案管理制度在实行过程中通不能有效发挥自身职能的关键。所以，具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度的构建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理责任机制
行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，主要指在对档案进行管理的过程中出现的违反机关制度的违规行为以及违法犯罪行为，应该如何认定和应该承担哪种法律责任的相关管理机制。政执法档案在进行管理过程中的责任机制，在我国法律体系里还没有被建立，现阶段所追究的和档案管理相关的责任一般都是按照《档案法》中的规定。而行政执法的档案的内容和其他档案进行比较，具备着很大的差异，它既可以使档案自身的作用得到充分的发挥，还可以代表着政府的公信力，如果根据普通的档案管理责任对其进行追究就显得处罚力度很弱，不能使对行政执法档案在进行管理的过程中的目的顺利的实现。缺失行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，还导致所有行政机关在管理行政执法档案时不能进行足够的重视，并缺失强有力的制度保证，一旦出现问题就采取内部解决的措施，有时还由于部门的利益而掩盖，并帮助违法者撒谎，从而导致档案管理将要面临着非常严重的信任危机。例如前几年在浙江杭州发生“70码”时间以后，公安机关在人们心中的信赖度大大的降低。后来在很多地方的交通执法过程中，人人往往会质疑执法行为，从而使政府形象受到严重的损害，还对全国范围内进行行政执法产生了重大的影响。
行政执法作为行政诉讼以及行政复议的裁决依据，是对行政机关行使自身行政执法职能进行科学合理的法制监督以及社会监督的重要前提，还是对行政责任实施追究的重要法律依据。
三、结语
行政执法档案对行政机关在行使行政权力以及执行行政执法的控制等方面具有着至关重要的作用，它也是实施依法行政的关键。但目前我国还没有构建具有全国性意义的法律层面上的更加权威的档案管理制度，也缺失健全的管理责任机制，所以导致在进行档案管理行政执法的过程中出现了许多违法违规现象，对政府形象以及公信力造成了严重的损害。基于这种情况，一定要构建健全的管理责任机制和档案管理制度。
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水利工程涉及广泛，不仅有水库、河道、电站、农田水利、农村安全饮水等工程，更主要的由于水利施工单位所具备的资质可以承揽农业、农办、土地、发改等部门发包的涉农工程，它和千家万户和不同行业有着不可分割的关系。水利施工又是个高危行业，多年来，因水利工程涉及的民事法律诉讼也在不断增多，机械伤害、物体打击、溺水等人身伤害事故及工程欠款时有发生，涉案标的大，诉讼时间长，也影响水利事业的发展。如何运用水利科技档案作为证据支撑，维护自身合法权益是水利科技档案工作者重视的一个问题。
近年来，笔者所在的驻马店市水利工程局在工程项目上涉及的民事诉讼纠纷达十余起。其中遂平县橡胶坝工程、舞钢市灌渠节水改造工程两起溺水死亡案件，涉案标的几十万。在案件审理中，我局档案人员充分利用归档的竣工验收资料和工程移交表作为有力证据，证明了两起事故的发生均不在我方施工期间，而是在我方竣工验收及移交后，由管理方管理中出现的事故，法庭采信了我局提交的档案资料，进而免除了我方的责任。近几年来，业主拖欠水利工程款的事件时有发生。我方积极利用工程合同、工程量清单、拨款单为证据，讨要欠款，获得了法院支持。通过多起案件，我们积极利用所存档案资料（照片、视频、施工日志、施工合同、工程量清单、拨款单等）作为案件证据，维护了自身权益，显示了所存档案的利用价值，发挥了档案的证据作用。
笔者就多年的工作实践谈谈对水利科技档案在民事法律关系中的证据作用的几点认识。
1 提高法律意识
认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民事诉讼法》以及其他法律法规，深刻理解档案的凭证作用，特别是《中华人民共和国民事诉讼法》中关于证据的内容。《中华人民共和国民事诉讼法》第63条证据包括：（1）当事人陈述；（2）书证；（3）物证；（4）视听资料；（5）电子数据；（6）证人证言；（7）鉴定意见；（8）勘察笔录。
证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据；同时，书证应当提供原件，物证应当提交原物，提交原件原物确有困难，可以提交复制品、照片、副本、节录本。笔者认为，涉及水利工程事务中的“书证”“视听资料”“电子数据”证据等均应予以重视，应把这些证据保存完好、齐全。注重在民事纠纷中的应用，而不能忽视了这些证据，让这些证据在档案柜里睡大觉。
2 转变观念，及早收集水利工程项目档案
2.1 根据水利工程复杂性的特点，拓展档案收集渠道。水利工程建设的过程是比较复杂的，从项目可研、申报到工程竣工，历时长，工作跨度大，形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，稍有疏忽，就可能会漏存或丢失，而小型水利工程则大多施工要求急，建设周期短，形成的文件数量不多，不易引起建设单位及档案人员的重视。以往习惯于等建设单位移交档案的被动做法已经行不通，档案人员应当提前主动了解水利工程建设易涉及作为证据的安全合同、工程重要安全警示标志照片、工程质量鉴定、工程合同、工程量清单、拨款单、工程竣工资料、工程移交资料的收集以及水利工程的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，及时切入，掌握第一个阶段工作中所形成的材料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。具体分为两方面：一是追踪收集。对工期短的，档案人员到现场了解进程，及时掌握工程信息，并指导督促技术部门做好收集档案资料工作，及时介入收集档案，这样质量会比较高，效果会比较好。二是分阶段收集。对工期长的工程，跨度比较长，采取分阶段进行收集，始终坚持档案员到施工现场督促收集，及时与建设、施工、监理、档案部门取得联系，获取工程进度信息，尽力避免档案原始材料散失，这样才能保证工程档案的连续性、完整性、准确性。
2.2 制定规范，及时组卷
水利档案数量繁多，通过制定规范，明确哪些应该收集，应该怎样收集，对这些列入收集范围的应及时收集、组卷。按水利工程建设的实际情况，我们制定了相应的制度，建立工程档案分类大纲、保管期限、档案分类方法等，将水利工程档案分为13大类：（1）综合类档案；（2）农田水利类档案；（3）水力发电类档案；（4）输变电线路类档案；（5）机电排灌类档案；（6）防潮防洪类档案；（7）供排水、农村饮水类档案；（8）房建类档案；（9）其它类档案；（10）设备、仪器类档案；（11）会计类档案；（12）水利水文资料类；（13）声像类档案等，及时将收集好的文件材料?M行对应、分类、排列，组卷整理，按规范装订成册，使档案管理有序，逐步走向规范化、科学化。
2.3 采用科学规范的标准，严把档案归档关
归档的工程档案首先从内容及深度上符合国家有关勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范和标准。档案资料的内容必须真实、准确、严谨；其次，档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
3 强化档案人员的业务素质，提高水利科技档案的管理水平
[争议]
1.1定义及作用：面粉增白剂，有效成分为过氧化苯甲酰(BPO)，学名叫稀释过氧化苯甲酰。它是我国八十年代末从国外引进并开始在面粉中普遍使用的食品添加剂。它主要是用来漂白面粉，同时加快面粉的后熟。国家《食品添加剂使用卫生标准》(GB2760―1996)明确将过氧化苯甲酰归为面粉处理剂类，规定其使用范围是小麦粉，最大使用量是0.06g／kg。
1.2历史及现状：1986年，商业部在新颁布的小麦粉标准里允许添加过氧化苯甲酰，沿用至今。卫生部同步将过氧化苯甲酰列入了《食品添加剂使用卫生标准》。2003年后，国家粮食局开始组织下属研究机构修订小麦粉国家标准的草案，明确要求禁用过氧化苯甲酰。2006年，国家粮食局在其网站上进行消费者调查，87％的被调查者不愿意接受添加化学增白剂的小麦粉。2007年10月底，卫生部向WTO(世界卫生组织)通报，计划撤销《食品添加剂使用卫生标准》中对过氧化苯甲酰在小麦粉中的使用许可。2008年4月，国家工商总局抽查99个面粉样品，12个超标。一些面粉企业片面为强调面粉白度过量添加过氧化苯甲酰，而且使用量大都在100mg／kg。
1.3危害后果：国内面粉龙头企业、中国粮食行业协会、国家粮食局等一致认为，过氧化苯甲酰有“致癌作用”，不仅破坏了面粉中叶酸等微量营养素，还能增加人的肝脏负担。深圳海川食品研究所所长刘梅生博士说，由过氧化苯甲酰在面粉中分解的苯甲酰、苯甲酸、苯酚等，对于肝功能衰弱的人和肝功能损伤者，因其生物转化机能减弱，食用含有超量增白剂的面粉显然不适宜。即使对于肝功能健全的人，长期食用含有超量增白剂的面粉，也会造成苯慢性中毒，引起神经衰弱、头晕乏力等。2003年，山东省青岛市疾控中心和卫生局卫生监督所杨新美等人做的实验证明，过氧化苯甲酰确实破坏面粉中的叶酸。2004年WTO和卫生部联合的报告认为，因为缺乏叶酸，全国每年有近4000名缺陷儿出生，高危人群在北方。中国北方，正是面食的主要地区。
2 食品安全
2.1食品安全现状：农产品、禽类产品的安全状况堪忧。食品加工过程中使用劣质原料，添加有毒有害物质的情况屡屡发生。病原微生物控制不当。生物技术产品的出现、转基因食品的潜在危险，同样带来了安全性问题。
2.2食品安全监管体系现状：在《食品安全法》未出台之前，是由国家质检总局的食品质量安全市场准入制度、《食品卫生法》为主导，数部单行的有关食品安全的法律及诸如《消费者权益保护法》、《传染病防治法》、《产品质量法》等法律中有关食品安全的相关规定构成的集合法群形态，是我国食品安全法律体系框架的现实。1995年正式出台的《食品卫生法》应是我国现阶段最全面地对食品卫生、安全作出规定的法律。但是现在的《食品卫生法》还存在着很多的问题。如《食品卫生法》仅对104种农药在粮食、水果、蔬菜肉等45种食品中规定了允许的残留量，总含291个指标；而国际食品法典则对176种农药在375种食品中规定了2439条农药残留标准。这样相关人员在执法过程中，就会使许多有害物资蒙混过关。我国的《食品卫生法》从试行到正式颁布已有10多年，有必要根据新出现的问题加以完善和强化，以有效制止和打击食品生产和流通过程中的有损食品安全的行为，保障人民的生命和健康不受侵害。
3 完善食品安全方面的立法及司法
随着我国信息化进程的高速发展，档案管理的信息化进程也加快了脚步，对档案进行信息化管理也成为现代化社会发展对档案工作的新要求。档案信息化是指档案管理要使用信息化技术，以此来提高档案管理的归类、收纳、开发工作的效率，最终实现档案管理的现代化、数字化、网络化，从而实现档案资源的高效利用与网络共享。信息化的主要目标是：用数字化方式来存储资料，用标准化手段管理档案，通过互联网对信息资源进行共享，实现远程查阅档案信息。
但档案信息化的发展也存在一定利弊，在其提高档案使用效率、检索速度等诸多优势的背后，档案信息化也带来了一些潜在的安全隐患。安全隐患存在于档案资料查询过程中的安全性问题，比如电子个人信息被篡改、密码丢失，造成用户的信息泄露与遗失；档案信息化也会受到外界因素的制约，例如服务器的存储空间与安全性，一旦服务器出现问题会导致信息无法提取，影响档案工作的开展。
所以，我们在积极促进档案信息化进程的同时，也需要建设档案资源的安全与保密工作，以此来保障档案信息化的可靠性与保密性，各级档案管理工作人员都应该考虑档案信息化建设过程中的安全性问题。
一、档案信息化建设过程中的安全性问题
1.关于档案管理员的整体素质有待提升
随着科技的进步，使用现代化科技对档案进行管理的方法与传统档案管理法相去甚远，传统档案管理工作中所采用的档案保密技术已经不能运用于现代化的档案管理，管理人员的保密知识已经不能够适应现代化档案技术的安全管理工作。因此这就要求档案管理人员需要具备一定档案安全观念、及时掌握新的信息安全理念、及时更新信息安全管理技术。目前我国的档案管理人员队伍更新换代慢，档案管理人员的信息安全保密意识不高，安全知识更新的速度也赶不上信息化建设的步伐。因此如果未及时增加相应的档案信息安全管理技术人员，档案管理的信息安全性很难得到有效实现和发展，更无法满足档案信息管理的现代化建设。
2.档案信息的防火墙技术更新换代慢
档案信息的防火墙保护是以保护信息不泄露的防守为主技术，但随者破坏信息安全性技术的不断更新换代，防火墙保护技术也需要随之不断进行更新，虽然信息安全保护技术以防守为主，但仍然能满足大部分档案管理工作的安全性需要。目前档案管理面临的主要问题有如何承受黑客对档案系统的非法攻击。黑客通过网络非法进入档案系统以获取所需的档案资料是档案信息化的重要安全威胁，因此我们所使用的档案系统与防火墙要能够经受一定的非法网络攻击强度，对于重要的档案信息要如何加密保存也是值得考量的问题。
3.档案信息化法律法规不够完善
我国法律建设的起步较晚、发展较慢，在部分领域法律建设还存在空缺。档案管理领域也是我国法律法规的盲点之一，我国目前只颁布了《档案法》，其他法律法规亟待完善。《档案法》的立法早于我国档案信息化工作的开展，因此不能对档案信息化建设进行规范化管理，档案信息化建设也缺乏有效的法律保障，导致无法可依的现象出现。一旦档案信息出现泄漏，一方面无法追究信息窃取黑客的法律责任，一方面也无法追究档案管理人员的工作疏忽。因此，档案信息化管理必须要有相应的法律法规给予约束，相关部门需要马上建立健全档案管理法律法规，以加强档案管理人员的档案安全意识与档案窃取者的法律责任。
二、保护档案信息化发展的安全措施
1.建立健全档案法律法规
档案管理安全法律法规的基本要求是要符合我国社会主义现代化经济发展条件下，依照社会主义现代化建设规范档案管理工作，保障档案信息管理的安全性、保密性、有序性等。同时也需要进一步增强档案管理的行政部门执法建设，加强行政部门对于档案的行政执法水平。也需要进一步普及档案信息化建设的安全知识，在社区生活区普及信息化安全知识，宣传我国的档案管理法律法规，增强社会各个阶层、档案管理人员与有关行政部门的安全保密意识。
2.建设档案资源的信息安全技术
档案信息的信息安全技术不包含传统的防守技术，并且已经涉及到密码技术、访问控制技术、标记与鉴别技术、防火墙技术、系统漏洞修复技术等多种现代化安全保密技术。档案资源的信息安全技术在不断进行更新换代，我国需加快档案信息的安全技术研发、应用与推广进程，在不断吸收科研领域最新的安全保护技术的同时，要坚持自主创新，开发具有核心知识产权的信息安全技术与使用设备。建立档案安全技术的科研专项基金，鼓励对信息安全技术的开发与创新，激发广大档案管理技术人员的工作积极性与创造性。
3.建立档案技术人员保障
档案部门要具有现代化的人才理念，坚持有规划、有策略、有层次、有方法、有途径地展开档案管理信息技术人员的职前培训与职后教育。增强档案管理人员的信息安全意识是有效预防与保护档案资源安全的重要方法。通过社区宣传、职位培训、广告传播与法律法规等方法，宣传与提倡对档案资源进行保护。此外，通过以上分析，还需要重视职位培训，加强对在职档案管理人员的安全意识培养与安全技术实操，颁发执业证书与职位教育活动，大力吸收引进档案管理技术开发人员，重视专门人才引进。
三、结语
综上所述，在档案信息化过程中的安全问题是档案管理工作的所需关注的主要问题主义，档案部门必须成立有关的安全工作机构与组织人员，建设处良好的信息安全保障体系，最终实现档案信息化建设的安全有序发展。因此，本文在分析档案信息化建设安全性问题的同时，提出了对于信息化建设的安全措施，以供后者参考。
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档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。公墓档案指的就是公墓在建设和管理的过程中形成的，能够记录和反映公墓的基建情况、财务收支情况、墓穴信息等重要资料。
1 加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求
档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。
档案管理的最大意义在于档案的凭据作用。档案与一般的文献资料不同之处在于，档案是历史的真实记录，是法律意义上的重要依据。档案的重要凭证作用，是档案形成的过程所决定的，是档案自身所具有的特点，因为档案的形成是自然的，这种自然性，决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性。从档案的形态上看，不管是纸质的档案，如亲笔信、重要合同原件、电报等，还是电子或者影像的档案，都保留和真实反映了当时的情况，这种不以时间的推移而改变的本质属性，决定了档案管理的重要意义。
档案具有很高的参考价值。因为，档案记录了不同时期的当时的真实情况，从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹，为人们的社会实践提供重要参考，也就是所谓增长经验，吸取教训。
公墓档案记录了逝者的重要信息，记录了逝者相关联亲属的重要信息，记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息，这些信息是自然信息，也是公墓档案的组成部分。妥善保管公墓档案，是处理和应对墓穴纠纷，保障和维护利益的法律依据。反之，公墓档案管理不当，出现档案丢失等情况，不但造成公墓管理的混乱，而且容易产生墓穴纠纷。
公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹，是我国历史文明进程的真实记录，对我国的历史科考和研究都具有很高的价值，因此，做好公墓档案管理不仅是对现实负责，也是对历史的贡献。
2 加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求
《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规，对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定，是依法加强公墓档案管理的重要依据。加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现， 也是建设法治国家的基本要求。
围绕国家档案管理的规定，民政部、各级民政管理部门，各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况，出台了公墓档案管理的具体规范。这些具体的管理规范，是我国档案管理的法律体系的重要组成部分，也是各公墓实施档案管理的制度依据。
为规范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切实保障殡葬服务秩序，依据政府的法律法规加强公墓档案管理，不仅体现了国家法制化的本质要求，也符合公墓管理工作的基本规律。
公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规，真正做到依法建档、依法存档、依法用档。
公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况，建立健全公墓档案管理的制度，使档案管理有法可依，有据可依。针对档案管理的权责划分，档案的保存销毁、档案的建立与登记，档案的借阅与使用等事项作出明确规定。
加强对公墓档案管理的检查和监督工作。既要检查公墓档案保存的场所基建情况，保存条件和硬件建设是否合规，又要检查档案信息的记录、分类等情况，确保档案管理“软硬”都达标。
3 加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要
加强公墓档案管理，是做好以墓穴管理为抓手，以服务管理为中心，全面做好公墓管理工作的需要。
随着社会经济的发展变化，人文社会理念的更新，公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点。随着这一趋势在实践中的强化，必然会产生大量的档案资料，档案管理的数量急剧增加，只有提升公墓档案管理的硬件设施，加强公墓制度化管理，才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务。
首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。
其次，实行绩效考核，将公墓档案管理与经济收入挂钩。实行绩效考核，不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与公墓管理更好的衔接，建立起一个完善的管理体系。
此外，要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施。定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。
4 加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施
公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节。加强公墓管理，提升殡葬服务水平，不仅仅是加强墓区的硬件建设，更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务。
做好公墓档案管理，首先要抓好档案管理人员的管理。建立档案管理工作规范，做到制度上墙，公开透明，规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档，做好档案查阅、借阅的登记工作。
做好公墓档案管理，就要具有保密意识。丧户的基本信息，逝者相关联亲属的基本信息，都是公墓档案的内容。因此，档案管理人员要有责任意识和保密意识，严守秘密，不得随意向他人透漏档案
（一）在档案管理实际工作中，没有一个完整的体系。往往是各个部门各自档案信息，建设各自的网络基础渠道，造成网络的层次不一，档案信息和网络建设都不能有机结合，缺乏通用性，因此，档案管理工作需要进一步加强标准化流程和规范化操作。计算机操作要想引入档案管理工作中，必须要有一个统一的工作规范和操作标准，在传统管理模式下，档案管理工作存在着记录档案标准不统一和档案文件质量良莠不齐的状况，这严重阻碍着档案管理工作信息化进程。
（二）电子档案信息存在着安全隐患。在全球化和网络信息化的发展时代，因特网具有共享性和开放性等特征，进而任何人都可以自由进出入因特网，这样提供便利的同时，也增加了电子档案信息的安全隐患。目前，很多政府部门在政府电子政务系统上直接和流转公文，这些信息在传输过程中很容易被窃听、篡改。在计算机网络上进行档案管理工作，需要面临复杂多变的网络环境，即使是一个小小的疏忽都有可能造成严重的不可挽回的损失。每天都有大量的互联网非法访问数量，而我国现有的防火墙技术遇到高技术的黑客根本没有反抗能力，电子档案资料在这样的情况下，安全遭受严重的威胁。
二、计算机在档案管理工作的运用对策
（一）在档案管理中普及计算机技术。档案管理要想实现现代化，促使人们检索更加方便，档案信息资源利用更加便捷，就需要将档案信息管理工作最大限度信息化，就需要充分运用计算机技术。在档案管理工作中运用计算机技术，有利于档案编目和检索的自动化，有利于档案自动存储，有利于电子文档管理操作等。因此，各档案部门需要重视在档案工作中运用计算机技术。
（二）提高档案工作人员的专业素质。在信息技术高速发展的时代，档案是社会和经济发展的重要信息资源，人们已经越来越明白档案的重要性，因此，各单位的档案管理工作人员需要紧跟时代的步伐，不断提高自身道德素质、业务素质和整体工作能力，档案管理工作运用计算机之后，档案工作人员需要更新档案管理设备，掌握相关的计算机运行技术，比如，多媒体技术和网络信息技术等，以便在工作中能够很好地运用计算机技术，完成对档案资料的搜集、管理以及保存等。此外，档案工作人员需要具有开发档案信息资源的意识，才能顺应社会各界对档案资源的需求增长趋势。
（三）建立和完善相应的法律法规。建立和完善相应的法律法规，让电子版档案受到法律的保护，同时赋予法律效力，和传统的纸质档案一样，具有相应的证明功能，在现有的法律基础之上，进一步明确电子档案的法律效力和法律地位，同时颁布更加符合电子档案管理的法律法规，制定详细的操作细则，保证电子版档案具有真实性、互联性，起到凭证作用。
（四）加大科技投入。因为计算机的复杂环境，为了加强档案信息在计算机网络中的安全性，就需要加大科技投入，运用最先进的信息安全技术，加强网络系统的安全建设，采用并且多研发和完善有效的计算机软件。这些软件必须能满足不同档案管理部门和单位进行档案管理的具体要求，因此，这些软件必须功能齐全，操作方便，具有高度兼容性，具有较高的安全性。
档案管理在工作实践之中不仅具有当前的、现实的重要意义，同时也兼具着长远的历史内涵。具体档案管理重要作用分析如下。
其一，促进工作效率的提高。档案管理工作实现信息化处理的转变后，将过去的集中立卷改变为随时整理文件归档，将集中的工作量化为分散的工作量，同时随时拾遗补漏，确保档案资料不会形成存积，不仅能完成档案管理工作及时归档，还极大提升了信息检索的便利。此外，信息网络管理的推广与应用让新增文档资料的插入设置十分方便，档案管理员只需简单几步键盘操作，辅以修改档案目录即可完成项目增设。
其二，确保档案的原始性。用扫描仪和数码相机等电子设备将原资料文件直接扫描，档案完整进驻管理系统，便可以直接查看档案的电子格式文档，又能够直观地将原文无损呈现。
其三，提升档案整理与使用率。采取模糊检索、高级检索等细化辅助功能，能让档案管理与利用频率在保持高质量、高精度的基础上得到极大地提高。此外，借助网络设置专用VPN通道，还能够对异地档案进行远程管理与查阅，将档案管理功用覆盖直径无限扩大。
其四，增加信息保密等级。通过对档案管理将档案按照内容涉猎面的敏感程度、机密程度等进行明确的等级划定，将档案有针对性地建立防护墙，能够让保密档案得到一一相对的有效保护。同时，对每一查阅涉密档案的情况记录在案亦有利于事后跟踪追查责任归属。
2 新形势下行政事业单位档案管理的工作优化路径
（1）加大档案管理业务建设力度。档案管理工作的存在对于问题决策至关重要，在每一个事业单位中都应有举足轻重的地位。档案作为记录事业单位中珍贵历史的载体，加大对档案管理工作的建设力度，不仅可以记录下事业单位在不同时期所发生的变化，还可以为今后事业单位的建设提供前车之鉴。为了不断提高档案管理的水平，事业单位首先应要求相关管理人员在选择归档文件材料上，慎重辨识来源的可靠性，尽可能收集可靠且全面的资源信息。其次，管理人员自身必须严守管理制度，严格按照档案管理的标准进行整理归档，确保档案类别清晰规范，符合调阅习惯。最后，管理人员载明档案的具体情况应该做到记录完整，字迹规范。
（2）增强管理层人员自身认知能力。新时期优化我国事业单位档案管理工作，首先需要强化管理层从业人员对本职工作的认知能力及业务能力。其次，档案管理需要健全管理制度，即应加大法律法规的宣传力度，适时举办专业知识以及相关法规的培训活动，使得管理人员清晰明确各自职责，强化工作责任感以及管理意识。需要注意的是，在管理层人员的培训指导活动中可以适当穿插档案管理的发展历史，向其强调档案管理工作的重要性，使其意识到档案作为其他部门工作得以顺利开展的基础，是单位可持续发展的根基所在，从而调动档案管理层人员的工作积极性以及自豪感，继而推动管理工作取得实质进步。
（3）提高工作人员全面素质技能。素质技能是对从业人员具备多方面综合条件的能力体现，对于事业单位档案管理人员来说，素质技能的优劣常常会对档案管理工作的效率和水平产生影响。由此，为了更好地提高管理人员的工作进度，事业单位可以适时举办一些相关的进修活动以及宣传讲座，以达到不断提高工作人员素质技能的目的。该研究者者建议可以将档案管理人员的学习拆分为以下四个方面作为培训重点。
第一，事业单位应全面推广普及档案管理法律、法规宣传。比如通过讲座以及小组会议的模式，对与此相关的法律法规进行正面宣传，加深事业单位中档案管理人员的法律意识，防止档案管理人员作风不当，触犯法律底线，同时也鞭策管理人员努力做好自身工作。
第二，事业单位应积极做好观念纠正工作，让广大员工领导体会档案在单位各部组成中的重要地位，以提高档案管理人员档案意识，也使其认识到档案管理的重要性及其可能产生的巨大价值，确保档案管理工作能够依时、依事高效完成。
第三，事业单位应注重培养档案管理人员的现代技术操作能力，使得工作人员可以使用先进的计算机技术准确快速地处理档案管理工作中遇到的问题，节省档案管理工作的时间。
社会保险档案管理工作是社会保险事业的重要组成部分和基础。在推进和谐社会建设和社会保险事业加快发展的新形势下，档案管理工作也面临一些突出矛盾、困难和问题，直接影响这项工作的有效推进，不能发挥社会保险档案及其管理部门的服务作用，不利于社会保险事业的发展和人民群众基本权益的保障，应深入研究，推进工作创新，尽快解决问题。
1社保档案管理存在的主要问题
应依法实施社会保险档案的管理，依法管好用好社保档案，让社会保险档案发挥积极作用，为人民提供更好的社会档案服务。但当前社保档案管理还存在着一些问题［1］。
1.1依法管理社保档案意识不强
一些单位缺乏依法管理社保档案意识，存在造假现象，严重违法违纪，加重了社会保险档案管理的不规范，影响社会保险事业的发展。办理退休时，有很多人想蒙混过关，用假档案或假材料办理退休，给社保档案的管理带来了很多问题。社保档案管理法治意识薄弱，导致档案管理工作恶性循环，不利于维护相关法律的严肃性，不利于构建法治社会［2］。
1.2社保档案管理体制不顺
社保涉及的范围广，流程复杂，包括社会保险、社会福利、社会救助等，从程序方面包括申报、审查、缴纳费用、保费发放以及权益维护等，这些不同的内容和程序，构成了大量的档案管理工作。不同社保档案由于归属不同、体制不顺，在管理过程中会遇到很大的问题。虽然我们引进了先进的电子档案管理系统，但是由于社保档案管理方面的电子软件开发不成熟，实际工作中存在电子档案管理与纸质档案管理两种形式，导致电子档案管理不能得到充分的利用。在电子档案管理过程中，由于信息网络的开放性特点，可能会出现泄密、更改信息等不良现象。
1.3一些社保档案管理人员不适应工作需要
虽然我国颁布了相关的法律法规和业务规范，在很大程度上对社保档案管理进行了规范，但是对于档案管理的具体工作流程，没有统一的规范，社保档案管理人员业务素质整体上不高，只会对社保档案进行基本的收纳，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入电子档案管理，很多档案管理人员缺乏计算机管理技能，不适应工作需要。一些社保档案管理人员基本素质低，法律意识淡薄，在工作中出现社保档案分类不明、划分保管期限不当等问题，个别人员甚至受金钱等诱惑，进行档案造假。
2社保档案的价值和作用
2.1是维护参保人员权益的基本依据
社会保险档案是参保人员维系自身利益的法律凭据。当自身的利益受到损害时，凭借社会保险档案可以维护自身利益，也是决定参保对象能否有资格享受社会各种补助等权益的凭据。社保档案管理部门应创新服务方式，管好用好社保档案，为社保业务和社保对象提供更好的服务，充分发挥社保档案和社保档案管理部门的重要职能作用。
2.2有助于维护社会和谐稳定
社会保险档案的管理有利于社会的稳定和谐，社会保险档案是整个民生档案的关键组成部分［4］。社会保障体系建设是现阶段构建社会主义和谐社会的重要内容，管好社保档案，可以有效推动社保事业的稳定健康发展，促进民生问题的解决。如果在管理过程中出现了差错，严重的会危害到参保群体的基本利益，引起社会波动。对社保档案进行有效管理，可以让参保人得到必要的保障，促进社会稳定。
3社保档案管理的创新途径
3.1大力宣传社保档案作用
要在广大干部群众中组织多种多样的档案法律法规宣传教育活动，大力宣传档案管理工作的重要性以及档案利用的价值，提高全社会对社保档案管理重要性的了解和认识。在宣传过程中应对管理人员和公众进行《档案法》等相关法律法规进的宣传，例如社保电子档案可以作为证据在刑事诉讼中发挥作用，为人民提供相关的保障［5］。《档案法》规定，一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、社会事业单位和公民都有保护档案的义务，各单位都应将档案工作纳入重要议事日程，定期听取档案工作汇报，及时解决档案管理过程中出现的问题。
3.2推进社保档案管理信息化
针对当前档案管理实际工作中存在电子档案和纸质档案两种管理方式的问题，结合社会信息化的发展，应进一步提升档案管理水平，让社会保险档案管理更为便捷高效；应利用信息技术条件，社会社保档案管理部门可以对社保档案的信息进行利用和共享，让社保管理信息发挥更大的作用。对社会保险档案进行电子化或者数字化管理，有利于节省空间，提升管理效率。应加大人力物力财力投入，加快推进社保档案管理信息化，提升档案管理信息化水平。
3.3完善社保档案管理制度
