时间：2023-05-15 16:08:45
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所谓“严密的档案法治监督”，就是档案行政管理部门要依法行政，严格履行《档案法》赋予的监督职能，依法对档案事务和档案行政相对人进行科学的监管。
就档案行政管理部门以往依法监管档案事务和档案行政相对人来说，档案行政管理部门做得并不好，是方法简单，效果一般。主要的监管方法就是实施档案行政监督检查（简称“行政检查”），也就是我们档案部门常说的档案执法检查。就是这单一的方法其效果也不理想，存在很多问题。特别是市县档案行政管理部门存在的问题就更多。据对河南档案执法检查现状调研，一般一个县（市、区）的“档案行政管理部门每年大约只对其八分之一的单位进行了档案行政执法。显然，这个执法力度，是很不够的。从实地调研和平时掌握的情况看，全省县（市、区）级档案行政管理部门的档案行政执法确实是个软肋，个别县（市、区）档案行政管理部门有时一年连一次档案行政执法都没有”。[2]即便是对很少一部分被检查的单位，“但面对违法事实，在履行法定职责时，往往过多考虑到单位与单位之间、个人与个人之间的关系，碍于情面，在实施行政处理时，常常是避重就轻、厚此薄彼，处理结果也往往不尽如人意，大多以责令整改为主，致使个别单位出现改了又改的现象，档案行政处理停留在浅层次上”。[3]很显然，这些现象的存在离“严密的档案法治监督”和应有的“档案法治治理能力”都有很大的距离。
要改变上述现状，落实国家档案局提出的档案治理法治化的目标，就应当加强对档案行政监管的研究，实施科学有效的监管，将科学监管落实到档案行政管理部门具体的档案行政行为中，以增强档案治理能力。而科学有效的监管既是档案治理能力提升的体现，也是档案治理法治化的重要标志。同时，也是实现档案治理法治化的重要研究课题之一，本文就此做一些探索，以期为我国档案治理法治化和治理能力建设提供借鉴和参考。
2 实施科学有效监管的方法与途径
实施科学有效监管的方法与途径应当从以下三个方面入手：
2.1 分类监管。一般来说，档案行政管理就是对产生与管理档案的组织机构的档案事务进行监管。“档案事务由管理体制、组织机构架构、运行模式及物质保障等形式性要素和管理制度、归档范围、保管期限、利用服务、安全设施等实质性要素构成。”[4]但是，由于产生与管理档案的组织机构千差万别，有党政机关、事业单位、国有企业，也有社会团体组织、民营企业，等等，由于这些组织机构的性质不同，其档案工作的内容也不相同，因此，对它们既不能够，也不可能用某种相同的单一方式进行监管，应当进行分类，选择不同的监管方法，以适应不同类别的组织机构的特性。
2.1.1 对于党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，要全方位地从严监管。也就是要对其档案管理体制、组织机构、运行模式及人财物保障、档案管理制度、归档范围、档案保管期限、档案利用服务、档案安全设施等方面按照档案法律法规、档案标准规范进行全面严格的监管。对于党政机关、事业单位以及国有企业的档案事务之所以要全方位地从严监管是因为其形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值;而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政负担的。因此，“对国家机构形成的档案及档案工作的监管要严于对社会组织形成的档案及档案工作的监管，这既合情也合理”。[5]
2.1.2 对于民营企业和其他社会团体组织机构则重点监管那些涉及国家利益、社会安全和民生的组织机构的档案事务。对于这部分组织机构档案事务的监管，也应当分为两类：其一，对于那些由公共财政支持的社会组织机构的监管基本上涉及其整个档案事务，对其档案事务的监管内容应当是全面的，可近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管。对其监管内容应包括档案事务的各个要素，既有实质性要素也有形式性要素。之所以对这部分组织机构档案事务的监管要实施近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，是因为它们形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值，而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政支持的。其二，是对非公共财政支持的社会组织机构的档案事务的监管，对其的监管不应当涉及全部档案事务。对其档案事务的监管内容则应是重点的，而非全面的。主要应当注重对实质性要素的监管，而对形式性要素不做强制性的统一要求，甚至可以不管。之所以对其注重对实质性要素的监管，是因为它们涉及国家利益、社会安全和民生。对它们的监管，主要应当限定在法律法规所规定的义务性、禁止性条款上。对其在档案事务上是否履行了其应尽的义务，是否有违反禁止性条款的行为发生进行监督。只要其不违反禁止性条款的规定，履行了义务，具体如何实施形式性要素，则是其自己的事情，?n案行政管理部门无需监管，也无权监管。因为，随着社会主义市场经济体制的建立，许多企业与社会组织已经采用了不同的档案管理体制、组织机构架构、运行模式。档案行政管理部门既无力也不应当要求其采用与政府机关相同的形式要素。如果非要强制其按相同的形式要素来管理档案工作，则实际上是一种乱作为。
2.1.3 对于其他一般民营企业和其他社会团体组织机构，则应当采取一般的宣传、培训、指导等的监管方式。对民营企业和其他社会团体组织机构档案事务的监管，传统的宣传、培训等共性的监管方法仍然行之有效。当然，这些监管工作并不一定非要档案行政管理部门来做，这些监管工作可以“通过政府购买服务的方式，由高校、档案学会协会、档案馆、档案中介等专业机构提供。档案行政管理机构需要做的是，做好宣传、培训的计划、内容、标准与要求等，选择合适的专业机构，并对其履约情况进行严格监督”。[6]
2.2 协同监管。档案工作与各行各业的工作有着千丝万缕的联系，只靠档案行政管理部门“单打独斗”难以起到应有的监管效果，档案行政管理部门单独进行监管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在许多方面档案行政管理部门的监管都难以触及。因而，应当采取协同监管的方式，形成合力，实施“大监管”。档案协同监管体系建设的最终目标是通过营造良好的外部环境，鼓励档案事业有序健康发展，有效防范各种不利于档案事业发展的因素，着力促进档案事业各参与主体的规范及自律机制，推动我国档案事业朝着更加专业和高效的方向发展。探索建立多主体间协同治理协同监管的运行方式和机制。具体来说，主要包括如下内容：
2.2.1 建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构，增强监管合力。以“专业分工、条块分割”为特征的传统档案行政监管体制，暴露出各个部门壁垒、协调成本高和监管漏洞等诸多弊端，难以适应快速多变的信息化社会对档案事务的监管需求。当前，顺应信息化时代要求，强化档案行政管理部门和不同行业行政管理部门之间的合作和协调，构建无缝隙、一体化的“整体型政府”已成为当前公共行政改革的新趋势。[7]对档案事务的监管也应顺应这一趋势，在进一步细化各个部门监管职责的基础上，着力构建跨部门的协同监管体制。建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的主要部门（如国资委、工商局、民政局等）为成员的监管协调委员会，制定协调监管策略、方法，统筹协调监管档案事务。尽快设立联席会议，建立健全信息沟通共享机制、信息披露机制和违法违规行为协查机制，开展跨部门综合执法，形成监管合力。
2.2.2 构建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门依法分工协同监管的模式。档案事务的协同监管不仅需要档案行政管理部门与各行各业行政管理部门多主体各司其职，共同参与，更需要各主体之间围绕共同目标凝聚共识，依法依托统一协同的监管平台，互联、互通、互动、互助，形成有机的协同监管体系。第一，在建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构的基础上，建立多种形式的协同监管交流协商机制。转变档案行政管理部门“单打独斗”的传统监管模式，通过多种形式的对话和协商，档案行政管理部门与各行各业行政管理部门共同商讨档案事业发展中遇到的矛盾与问题，研究解决策略，促进档案事业协同监管各主体间的充分沟通，彼此尊重，凝聚共识。第二，依法规范档案行政管理部门与各行各业行政管理部门各自对档案事务的监管边界，明确各自的监管责任，积极主动地协同监管，特别是要注意管好档案行政管理部门与各行各业行政管理部门监管档案事务的结合部，消灭“?粝潞凇保?不留漏洞，不留空白地带。第三，加强档案行政管理部门与各行各业行政管理部门具体监管工作的互动互助。通过一定的沟通平台，实现档案行政管理部门与各行各业行政管理部门的有效互动，为对方和双方档案事务的结合部的监管范围执法提供信息，互动帮助提高档案事务监管执法的精准度。
2.2.3 积极鼓励社会力量和公众参与监管，充分发挥社会的协同监管作用。面对众多的民营企业和其他社会团体组织机构的档案事务，仅仅依靠档案行政管理部门单一的监管主体，显然很难监管到位。因此，应当积极鼓励社会力量和公众参与监管，通过档案行政管理部门、社会第三方力（包括档案学会、档案中介机构等）和社会公众“三位一体”监管机制进行合作协同监管，充分发挥社会的协同监管作用。
2.3 创新监管。科学监管的动力是开拓创新，对档案事务监管的创新，主要应当从以下几个方面进行。
2.3.1 改变监管理念，实施阳光监管。其一，建立档案行政监管权力清单制度，公开监管权力与事项。凡是涉及档案行政监管权力的，要在清单中一一列出，每一项监管职权都必须明确列出与之对应的职责，以及相关的责任追究内容，做到有权必有责，权责相对等，防止档案行政监管权力的异化。凡是不涉及国家秘密和国家安全的，档案行政管理部门都要把监管事项、内容、依据、标准等一一列出。按照政务信息公开的原则，充分向社会公开。并对监管对象按照公开的监管事项及时进行监管。其二，加强社会力量监督。要保证档案行政监管权力清单的实施效果，还应当加强社会力量监督。要让社会群众参与到档案行政监管权力清单制度的运行过程中来，增强社会群众对档案行政监管权力清单的认同感。加强舆论宣传，积极营造社会群众监督档案行政监管职责履行的氛围。拓宽社会公众参与渠道，搭建各种平台，鼓励引导社会群众参与监督档案行政监管权力清单制度运行的全过程，形成全社会广泛参与的监督格局，更促使档案行政管理部门依法监管。
2.3.2 改革监管方式，采用多样监管。一是激励型监管。激励型监管，是指档案行政管理部门使用物质和精神诱因方式和手段间接引导档案行政相对人为或不为一定的行为，以实现其既定的政策目标的行政活动方式。激励型监管容易使被监管的档案行政相对人接受而自愿实施特定行为从而实现监管目标。二是协商性监管。协商性监管是指为了实现档案行政管理监管目标，“监管主体与被监管主体或第三方组织在对话协商的基础上，共同制定监管政策和目标，并围绕目标的实现以契约或其他形式明确各自权利义务且付诸实现的监管方式”。[8]协商性监管极好地体现了合作治理理念。协商性监管的优势在于：各方主体能够更为广泛地直接参与;创造性地解决监管问题的机会;避免诉讼的潜在可能。三是行政指导。档案行政指导是指档案行政管理部门针对特定的档案行政相对人采用辅导、协助、劝告、建议、示范、告诫等非强制性的方法或手段，促使档案行政相对人为或不为一定行为从而实现一定的档案行政目的的行为。相对于其他监管方式，被监管的档案行政相对人对是否接受指导具有行为选择上的自主性。档案行政指导以其简便、灵活的特点，充分发挥出补充替代、协商疏通、引导促进、预防抑制的作用，不但弥补了档案法律法规的某些空白，而且充分调动了档案行政相对人的积极性。
2.3.3 改善“技管”条件，推行智能监管。积极运用云计算、物联网、大数据等现代信息化手段创新和加强档案行政监管。搭建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间信息沟通平台。加快档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间的监管信息资源共享、互联互通，全面整合各种档案监管信息资源，为档案行政监管提供强有力的技术支撑，以提高档案行政管理部门的档案治理能力。
路政管理档案，主要包括公路路产、路政装备、路政处罚、路政复议、路政诉讼、路政许可、公路街道化治理、文书资料、人员档案等。它是反映路政管理部门历史真实面貌的重要依据，是路政管理决策和制定政策的基础，也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度，更是路政管理工作的重要法律凭证。作为一名路政人员，在实践工作中发现，看似枯燥的路政档案管理，也有大学问。
一、路政档案归档管理工作中存在的问题
（一）档案管理人员素质有待提高。路政档案具有专业性强、独立性强、保存性强、规范性强的特点，是一项系统性很强的工作，从事路政档案管理人员必须具有较强的责任心和事业心，不仅要熟悉路政业务还要集文字、管理等综合能力于一体，除了要熟悉各种档案、台账、工作报表之外，还要做好各种文字材料的撰写工作，协调路政与各方面的关系等等。日常工作中，由于认识的差距和管理工作的漏洞，导致路政内外业工作关系衔接不到位，很多外业数据不能及时反馈到档案管理人员手中，漏报、误报现象时有发生，该收集的第一手资料得不到收集，导致各种数据失真，影响领导的正确决策，造成不必要的损失，制约了路政管理工作的全面发展。
（二）路政档案归档管理不规范。路政档案管理中存在归档不健全、收集不完整、整理不规范、管理不集中等问题。具体表现在：一是．有关处罚案件、许可审批不能及时录入路政业务系统，使纸质文档和电子档案存在一定的冲突，纸质文档和电子档案在某些案卷上不能完全匹对，信息传递不畅，工作效率低下：二是，电子档案中桩号有参差。由于公路的改扩建，安保工程的实施，及地方上的城镇建设，公路县别名称不断变化，电子档案的桩号没有及时更新和补全。造成前几年的台账与现今的台账不一致。档案出现前后不统一；三是，有些路政管理部门不严格按照档案管理制度执行，有档案专柜，无档案室和防盗设施，缺乏防虫、防潮、防鼠设施，缺乏必要的保密措施，存在未经路政档案管理员同意就随意翻动的现象。
二、加强路政档案管理的几点建议
路政档案管理是路政工作的主要内容之一，要以《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规为依据，切实做好档案管理工作。
（一）建立健全档案管理运作机制。搞好路政档案的管理，单位和部门领导要充分认识路政档案的作用，要从思想上、组织上保障档案管理人员的地位和作用，而且要正确协调好内外的关系，使内外人员团结合作，促进路政管理工作的全面发展。单位和路政部门应加强对档案管理工作的领导和检查，发现问题及时整改，及时查漏补缺，并将档案管理工作纳入工作日程，真正做到认识到位、组织到位、措施到位，将路政档案工作作为行政管理的一项重要内容纳入年度目标与路政工作同部署、同组织、同考核，使之更加规范化、标准化。
一、财政档案现代化管理工作的存在问题
近年来，随着财政档案工作者业务水平的提高，档案的管理工作也逐渐走上规范化的路线，但一些需要解决的问题也时刻提醒着档案管理工作还需要与时俱进，还需要跟上现代化管理的脚步。
（一）档案全部实现电子归档难度较大
与纸质文件相比，电子归档是一项更加艰苦细致且难度较大的工作，因为大多数电子文件形成者局限于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。
（二）档案管理工作者现代化操作水平不高
由于电子文件必须借助计算机编目归档，这对不熟悉电脑操作技术的档案工作者来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生烦躁情绪。
（三）档案现代化管理操作程序不统一
目前，档案工作的现代化管理没有出台统一规范的标准和制度，各地方也缺乏操作的实施意见。各单位虽然依据自己的情况，开发了一些档案的系统软件，但是在遇到问题时，还是难免局限于操作的不规范，所用的操作系统缺乏全面性和可联系性。
（四）档案收集归档的不完整
财政档案所涉及的业务档案、会计档案非常多，除档案部门负责接收的档案外，其他业务档案均分散在相应的业务部门，而业务科室事务繁杂，档案的采集、整理、归档难以做到现代化操作系统的整齐规范，因而档案收集归档不够完整。
二、实现财政档案现代化管理的一些对策
（一）提高领导对档案工作的重视程度
要做好档案工作，必须得到领导的支持，领导是否重视档案工作，在很大程度上取决于对档案员工作的满意度。因此，要加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对档案工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作不是主要工作，可有可无，这就需要档案员经常向领导宣传档案工作。档案工作者要勤向领导汇报档案工作情况，使领导受触动、受启发；另外，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到档案工作的重要性。争取领导重视后，档案工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，发挥主观能动性，做出业绩，做出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
（二）建立和规范新形势下档案现代化管理制度
计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和发展，日益迫切地需要确保档案的可靠性和安全性。因此，各级档案管理部门要根据新问题、新要求建立并结合本单位实际制订一套科学、合理、严密的管理制度，切实可行的档案收集、整理、保管、利用的操作规程，以避免在电子文件的各个环节中信息更改或丢失，从而维护电子文件的原始性和真实性，保证档案管理现代化持续、有效地发展。
（三）提高档案标准化、规范化水平
档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化落后和软件应用的“多、乱、杂”，这些都严重影响了档案现代化系统整体水平的提高。系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是功能并没有得到充分发挥。应建立一套统一的管理标准，并适时加以更新和规范化，为相关部门的档案管理工作提供可管理的依据。
（四）建设一支具有现代化素质的管理者队伍
随着经济和社会的飞速发展，各种档案在国民经济发展中的作用越来越大，财政档案是财政局的重要文件，其记载的内容可反映出地区经济社会发展的重要证据，高质量的财政档案可为领导层决策提供基础，并为相关政策的制定提供客观依据，因此对财政档案的管理具有很大的社会效益，对财政档案实行现代化管理有利于提高财政档案的管理水平，使其发挥更大的作用。财政档案现代化管理就是用现代化的技术手段以及现代化的管理方法，来对财政档案进行科学而高效的管理，以使财政档案保持完整性和较高的质量。
一、财政档案现代化管理工作的存在问题
近年来，随着财政档案工作者业务水平的提高，档案的管理工作也逐渐走上规范化的路线，但一些需要解决的问题也时刻提醒着档案管理工作还需要与时俱进，还需要跟上现代化管理的脚步。
（一）档案全部实现电子归档难度较大
与纸质文件相比，电子归档是一项更加艰苦细致且难度较大的工作，因为大多数电子文件形成者局限于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。
（二）档案管理工作者现代化操作水平不高
由于电子文件必须借助计算机编目归档，这对不熟悉电脑操作技术的档案工作者来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生烦躁情绪。
（三）档案现代化管理操作程序不统一
目前，档案工作的现代化管理没有出台统一规范的标准和制度，各地方也缺乏操作的实施意见。各单位虽然依据自己的情况，开发了一些档案的系统软件，但是在遇到问题时，还是难免局限于操作的不规范，所用的操作系统缺乏全面性和可联系性。
（四）档案收集归档的不完整
财政档案所涉及的业务档案、会计档案非常多，除档案部门负责接收的档案外，其他业务档案均分散在相应的业务部门，而业务科室事务繁杂，档案的采集、整理、归档难以做到现代化操作系统的整齐规范，因而档案收集归档不够完整。
二、实现财政档案现代化管理的一些对策
（一）提高领导对档案工作的重视程度
要做好档案工作，必须得到领导的支持，领导是否重视档案工作，在很大程度上取决于对档案员工作的满意度。因此，要加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对档案工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作不是主要工作，可有可无，这就需要档案员经常向领导宣传档案工作。档案工作者要勤向领导汇报档案工作情况，使领导受触动、受启发；另外，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到档案工作的重要性。争取领导重视后，档案工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，发挥主观能动性，做出业绩，做出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
（二）建立和规范新形势下档案现代化管理制度
计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和发展，日益迫切地需要确保档案的可靠性和安全性。因此，各级档案管理部门要根据新问题、新要求建立并结合本单位实际制订一套科学、合理、严密的管理制度，切实可行的档案收集、整理、保管、利用的操作规程，以避免在电子文件的各个环节中信息更改或丢失，从而维护电子文件的原始性和真实性，保证档案管理现代化持续、有效地发展。
（三）提高档案标准化、规范化水平
档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化落后和软件应用的“多、乱、杂”，这些都严重影响了档案现代化系统整体水平的提高。系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是功能并没有得到充分发挥。应建立一套统一的管理标准，并适时加以更新和规范化，为相关部门的档案管理工作提供可管理的依据。
（四）建设一支具有现代化素质的管理者队伍
档案管理的现代化建设要有两手准备，一手抓硬件的投入，一手抓软件的开发，这就需要有一支知识和能力都过硬的档案管理者队伍，档案现代化管理的针对方向是电脑技术应用，档案工作者对计算机应用能力水平直接影响档案现代化管理水平的提高。对档案工作者进行计算机的培训和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织学习，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；广大的档案工作者通过学习现代化的技术实践，从而进行了知识更新。现代化的档案管理给档案事业带来了前所未有的机遇和挑战，财政局作为国家行政机关，将在实践中不断探索完善，以制度化、信息化促进财政档案工作的现代化，适应社会发展的需要，充分发挥财政档案在经济社会中的重要作用，为构建和谐社会做出贡献。
三、结束语
财政局作为国家行政机关，在国民经济发展中具有举足轻重的地位，财政档案实现现代化管理对于财政局的工作高效进行具有重大的意义，在财政档案管理现代化的进程中，财政局还要注意对相关人才的培养工作，以适应新时代档案管理设备、方式方法的更新换代，使财政档案在社会和经济的发展中发挥更大的作用。
参考文献：
1.2 档案业务“两基”建设上“软”。一是工作制度不够健全，有的单位没有室藏档案应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案；二是部分机关档案室对各门类归档文件材料收集不齐全完整，党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和年度统计报表及人员编制名册未及时归档；三是部分机关档案室没有建立全宗卷，有些机关档案室虽已建立全宗卷，但全宗卷主要内容不齐全；四是部分机关没有单独的档案库房、阅览室和办公室；五是有的机关档案保管没有实现“三铁”，达不到“十防”措施要求。
1.3 档案信息化建设上“松”。很多单位对档案信息化建设的紧迫性、重要性认识不足，不能够把档案信息化建设列入电子政务建设规划，与之同步实施，同步发展。应配备的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件未能配备，文档一体化管理难以实行。
1.4 档案提供利用上弱。档案检索工具编制不全，编研材料单薄，提供利用效果不明显。
2 机关档案工作存在问题的原因
2.1 领导认识不到位。由于机关领导认识不到档案工作的重要性，在工作中不重视档案工作。档案管理制度不健全，责任不明确，工作被动。
2.2 对档案工作人员管理不到位。第一，机关档案员不能保持相对稳定，调动过于频繁。第二，机关档案工作人员少，不适应档案工作的需要。如濮阳市法院有诉讼档案、文书档案四万多卷，工作量大，档案员疲于应付。第三，档案员业务素质不高。有的档案员不是学档案专业的，有的是从其他岗位上调动过来的，对档案工作知之不多。第四，档案员待遇低，其积极主动性很难发挥，机关档案工作也很难有起色。
2.3 经费投入不到位。机关档案工作需要适量的资金投入，但很多单位没有投入开展档案工作必需的资金，该配备的空调机、去湿机、灭火器和计算机等没有配备或配备不全，机关档案库房达不到“十防”措施的要求，影响了档案信息化建设工作开展。
3 机关档案工作规范化管理认证对策
3.1 抓领导，不断提高思想认识。①凡是召开档案工作会议，就请分管领导、主管负责人参加，增强其重视支持档案工作的责任感；②档案行政管理部门可以收集编辑档案利用实例汇编，发给机关领导学习，加深他们对机关档案工作的认识和理解；③档案部门的干部在对机关单位检查工作、业务指导时，利用正反实例宣传机关档案工作的重要性和必要性。
3.2 抓队伍，加强对机关档案干部的管理。首先，要保持机关档案干部的相对稳定。实行机关档案干部备案制度，各机关档案干部交流调动前，要向当地档案行政管理部门备案，征得同意后，原档案干部方可调动。其次，提高机关档案室的规格。如能把机关档案室编制为机关内部科室，提高其规格，既能保持机关档案干部的相对稳定，发挥档案干部的积极主动性，又能提高机关工作效率。最后，提高机关档案干部业务素质。理论与实践相结合，“走出去，请进来”，集中与分散，有计划有步骤地对各级机关档案干部分期分批进行轮训，使其提高业务素质，推进机关档案工作开展。
中图分类号：F275.1 文献标识码：A
一、档案征集的含义和特点
（一）档案征集的含义。
档案征集是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权，为公共利益的需要，依照法律规定的条件，对集体或个人所有的档案实行“代为保管”、“收购”或者“征购”、“捐赠”。 档案征集工作作为档案工作中的第一个环节，它为档案工作奠定了物质的基础，决定了库藏档案材料的价值高低和丰富程度，也直接影响了紧随其后的其他各个环节的工作成效，影响到档案工作最终目标的实现。
（二）档案征集的特点。
一方面，档案征集既属于档案工作，又属于文书工作。各类文件经过产生和承办的各环节后完成现行作用，由机关文书部门整理立卷后向档案部门归档，由档案部门接收，标志文书工作结束的这个“归档”环节，对于文件材料的“归”与“收”之处就是文书工作和档案工作的汇合之处，两者形成重叠，收集环节既是档案工作中的第一个环节，同时它又跨越到文书工作的最后一个环节中。因此可以认为档案工作的收集环节具有双重身份，它既属于档案工作又有文书工作的性质，正是这个双重身份使机关的文书工作和档案工作具有天然的联系。
另一方面，档案征集是文书材料向档案材料转化的节点。文书材料经过文书工作的各运转环节，最后到达归档（收集）环节，这一环节的完成也就是实现了文书材料向档案材料的转化。
二、档案收集工作的新形式
（一）档案收集工作已进入大众化、平民化时代。
随着社会的发展、网络技术的普及，社会越来越走向大众化、平民化，人们对个体的生存状态也越来越关注。时下较流行的博客、播客、中的文字、图像、声音等资料都是个体成长经历的写照，相当于传统意义上的“日记”，它对于全面了解一个人具有很重要的参考价值。在社会上有重大影响的名人博客、空间更是人气旺盛，从中可以看出当代社会各个方面的情况，是社会的一个缩影。对于这些资料如果视而不见，恐怕难以真正地了解和认识一个人。
（二）网络环境下电子文件的出现。
我国已进入信息时代，计算机、互联网、多媒体技术等得到广泛应用，很多单位的档案资料都是在网络环境下形成的。电子文件在很多方面不同于传统的纸质文件，它的管理也与传统的纸质文件档案有很大的不同。对电子文件的收集工作须顺应形势的变化，做到与时俱进，这样才能收集得齐全完整，为我国各项建设事业提供有效的服务。
三、档案征集管理工作存在的问题
（一）管理制度不健全。
征集到的档案没有集中统一的管理，档案的管理主要存在三种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交；二是各科室一年一次移交档案室；三是由科室分散保管或个人保存。而在我国当下，很大数量的档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
（二）档案意识不强。
档案意识不强导致征集的档案难以及时完整归档，例如声像资料，照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，以后摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。因此，本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。究其原因， 主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
（三）保管条件差。
尤其对于以长久保存的声像档案的保管，其条件比纸质档案要求更严格。只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题， 悔之晚矣。
（四）征集渠道不畅。
很多档案馆、室藏匮乏正是由于多年来沿袭下来的档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室档案不齐全，档案馆的某些类型的档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。
（五）区域性重大活动档案失控，档案流失严重。
例如，跨地区召开重要会议，每个地区都安排人员摄录像，形成了许多有价值的文字和声像档案。 其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
四、对策建议
（一）加大档案宣传力度，增强全社会的档案意识。
所谓社会档案意识，是指社会公众对于档案、档案工作这一客观事物的了解和认识程度。社会公众档案意识的强弱，对档案事业的发展具有重要的或促进或阻碍的作用。社会档案意识增强，档案收集工作才容易开展，才能得到社会各方面的有力支持和配合。因此，档案工作部门应该加强宣传工作，大力宣传档案、档案工作、档案工作者，让全社会的人都知道档案为何物，从而加深对档案工作的认识。
（二）制定法律、法规，确保档案工作顺利进行。
目前，我国正在加强民主法制建设，人们的法制观念正在逐步加强。我国已制定了《档案法》及其实施办法等一些档案法律法规，随着社会的发展还需不断地对其进行修订和完善，有关个人捐赠档案及民间档案的接收征集都应该有完善的法律作保障。
（三）加强档案人才队伍建设。
目前，从事档案工作的人员大部分不是档案专业毕业的，且文化层次比较低，这对整个档案事业的发展很不利。人是一切生产力要素中最活跃最具决定性的因素，档案事业的发展离不开专业人才的强大智力支持。因此，大力加强人才队伍建设应是档案事业获得发展的最基础最重要的一项工作。对于在岗人员应加强职业培训，使其接收新知识、新理念、新技能。同时，应及时地招收、引进高素质的档案专业人才，为档案事业注入新鲜血液。
（四）建议档案主管部门参与各类重大跨地区活动。
针对跨地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生的档案得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
总之，档案征集管理工作在档案工作中具有举足轻重的地位，档案工作的开展需要档案界及社会各界人士的共同努力。我们只有重视档案收集工作，提高收集工作的地位，才能保证这项工作的顺利进行，为建设内容丰富、结构合理的馆藏体系奠定坚实的物质基础。
参考文献：
（一）人员管理不到位，资源收集力较弱。在我国，无论什么行业的档案管理工作都被视为不上档次的清闲工作，对其重视程度严重不足，这是我国档案管理存在的困惑。在民政档案管理中也存在类似的问题，首先在人员的配备上，档案管理人员带有兼职性的较多，在文化程度上普遍低于其它部门。另外，对于档案管理员来说，他们觉得工作乏味枯燥，又得不到领导的重视，做不出什么成果来，所以在工作中消极怠工的现象时有发生。另外民政档案管理部门相关的约束制度没有起到应有的作用，导致档案管理工作发展滞后。作为民政档案管理重要内容的信息资源收集工作发展缓慢，由于多种因素的限制，导致民政档案信息资源的收集不能及时全面，出现了严重的滞后性和缺失性。特别是近些年，随着民政工作范围的扩张，出现了大量的民政工作资料，但是在档案管理中，这些信息却没有得到及时的收集和整理，造成了信息资源收集的不完整。
（二）档案归类不当，专题建设不完善。在工作内容上，民政工作是非常广泛的，涉及到的工作也是多方面的，有社会福利、社会救济、重大自然灾害的事故处理、居民婚姻登记、城乡基层政权建设、行政区划、地名管理、社团登记等等，但是在实际的工作现状中不难发现，目前我国民政管理工作，特别是基层的民政管理工作存在着类别不全、分类不清、归类不当、残缺不齐的现象，自然在其档案管理工作中也是如此，呈现了档案归类不当，专题建设不完善的情况。
（三）基建有些滞后，开发利用不到位。对于档案管理工作来说，随着社会的发展和工作内容的变化，也需要一定的技术和设备支撑。近些年，我国在民政档案管理中硬件环境有了一定程度的改善，但是对于一些较为先进的档案管理技术和设备还无法与社会发展相匹配，如档案库房建设、微机配备等还不能满足当前民政档案管理工作的需要。在民政档案管理中，较为突出的问题是档案的开发利用严重不到位，由于各种因素的影响导致我国民政档案的利用率一直处于低水平阶段，一定程度上造成了档案资源的闲置浪费。
二、新形势下优化我国民政档案管理工作的对策探究
民政工作关乎到老百姓的切身利益，对社会的良性运行和发展有着直接的联系，所以近些年我国政府主打民生牌，想方设法推进民生工程的建设，一心一意为老百姓谋取福利。民政档案管理工作作为民政工作活动的记录，必须紧跟时展的步伐，以优质高效的工作来服务相关的受众。笔者结合自身的工作经历，提出了新形势下提升民政档案管理工作的对策，希望能对民政档案管理工作的发展起到一定的积极作用。
（一）提高重视程度，加强工作领导。民政档案管理工作发展缓慢的一个重要原因就是对其重视不足，所以要想提升档案管理的工作质量，必须对民政档案管理进行重视。首先是领导的重视，档案管理部门需要得到与其他部门平等的待遇，改变以往低人一等的局面。其次是档案管理人员要重视本职工作，了解档案管理工作的重要性，克服工作障碍，提升工作的积极性和主动性。最后，要加强对档案管理工作的领导，切实把民政档案工作列入到重要议事日程，多方协调资金，不断加大资金投入，制定发展规划和计划，实现民政档案管理的规范化与科学化。
开展加强公证档案管理工作的对策研究，能够有效促使公证机构在开展公证管理工作的过程中，明确公证档案管理工作的开展价值，将先进的技术引入到公证档案的管理进程之中，提升公证档案的管理效率，确保公证档案的内容查找工作速度能够得以有效的提升，进而为公证机关的各项工作的利开展提供更加全面的、系统性的以及完整性的资料。
一、开展加强公证档案管理工作的对策的研究的重要性
公证机关的公证档案管理工作的开展，对于机关工作人员的工作的专业性有着很高的要求，因此需要公证机关对于公证管理工作的开展给予足够的重视，才能够保障公证档案管理工作的开展的高效性和精确性。但是实际在部分公证机关的工作开展进程中，认为公证档案管理工作可有可无，投入的精力较少，也没有将先进的科学技术应用到公证机关的档案管理工作之中。这种消极的公证档案管理方式，导致这些公证机关的档案管理工作的开展较为繁琐，浪费了大量的人力物力资源，却没有良好的管理效果，查找档案的效率慢，存在的档文件的内容不完整，都是公证档案工作的开展进程中，经常出现的难题，这都阻碍了公证机关的整体工作的顺利开展，由此可知，开展加强公证档案管理工作的对策研究，全面完善公证机关的公证档案的管理模式，其重要性不容忽视。
二、开展加强公证档案管理工作的对策内容的研究
（一）完善公证档案管理工作的开展的每个步骤，进而加强公证档案管理工作
完善公证档案管理工作的开展的每个步骤，可以有效的从根本上加强公证档案工作的管理力度。在管理公证档案时，首先应当保障公证档案的排列顺序严格遵照实践顺序，而后在进行装订。进而开展公证档案的归档工作，归档工作的开展是保障公证档案的管理质量最为关键的步骤之一。在开展工作档案的归档工作的过程中，需要遵循以下原则：
精确完成公证档案的组卷工作。根据每一份公证档案的具体内容，按照年份和1证1卷1号的基本原则进行组卷，进而有效的保证公证档案的组卷具有顺序性和规律性，同时在开展组卷工作的过程中也需要严格遵照国家的档案管理要求，定期的核查每一份历史公证文书材料，并且根据公证机关的实际工作的开展情况对于这些历史公证文书材料的组卷类别进行调整。同时在公证机关完成公证事项的开展工作之后，也必须在三个月的期限内，将公证文书进行归档，同时为了保证档案所涉及的人员的个人隐私不受到侵害，公证机关在开展档案管理工作时，也需要确保档案在归档时已经被加密盖章。同时由于公证档案的文件形式除了文书文件外还有音像文件和录像文件。在保存这些档案时，档案的管理工作人员也需要每一盘磁带或者是录像带上明确的标注出当事人的姓名、录制时间以及档案编号，以方便档案的管理工作以及日后的查找工作的开展。同时公证机关在开展档案管理工作的过程中，也需要安排专门的人员，定期的进行档案管理审查工作以及不定期的档案管理抽查工作，要求公证档案管理人员重新整理管理方式不合格的档案，以确保公证档案的管理工作开展的管理力度得以真正有效的提高。
（二）全面提升公档案证管理人员和专业性和职业素养，进而加强公证档案管理工作
全面提升公证档案管理人员和专业性和职业素养，进而加强公证档案管理工作，需要公证机关对于公证档案的管理工作的开展给予足够的重视，为公证档案管理人员提供更多的职业技能培训机会，并且建立明确的赏罚制度，对于良好的完成公证档案的管理工作的工作人员给予一定的表彰和奖励，进而调动公证档案管理人员的工作的积极主动性，全面提升自身素质，将有效推进公证档案管理加强工作的高效开展。在国家颁布的《中华人民共和国公证法》的内容中，对于公证单位的公证档案管理人员的专业性有了最新的标准，公证机关在聘用公证档案管理人员时，也应当严格的按照这一标准执行，并且建立定期的考核制度，保证公证机关的公证档案管理的工作的开展具有良好的人才推动力。
三、结语
探究加强公证档案管理工作的对策，首先应当明确开展加强公证档案管理工作的对策的研究的重要性，进而开展加强公证档案管理工作的对策内容的研究，加强公证档案管理工作的对策内容主要包括：完善公证档案管理工作的开展的每个步骤，进而加强公证档案管理工作和全面提升公档案证管理人员和专业性和职业素养，进而加强公证档案管理工作。开展加强公证档案管理对策研究，提升公证档案开展的高效性和精确性，确保公证档案的内容查找工作速度能够得以有效的提升，可以为公证机关的各项工作的顺利开展提供更加全面的、系统性的以及完整性的资料，进而可以有效保障公证机关的各项工作的开展更加有据可依。
参考文献：
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在实际的归档收集过程中，由于归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺，以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好地把握归档文件的完整性，特别是科研项目形成立项阶段的反映项目需求和来龙去脉的专业性很强的技术文件。这就导致归档文件不少，技术类文件有遗漏，最终使得所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程，甚至造成技术路线的模糊与不连续。
（二）管理模式落后
很多企业档案部门在科技档案管理上局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，而对科技档案的数字化、网络化管理则很少涉及，没有认识到科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性，以至于企业科技档案管理多年来停滞不前。在知识经济和信息时代，随着科技档案类别、内容、载体、信息的不断增加，传统的科技档案实体管理模式已经不能适应新形势下科技档案信息化管理的需要。
（三）服务手段滞后
由于档案管理涉及软、硬件的投入，因投入不足而导致在科技档案管理上只能简单地编制科技档案案卷目录、专题目录，不能运用现代化计算机网络通信技术进行科技成果转让和信息交流，影响了企业科技档案信息资源的开发和利用。
二、加强科技档案管理的举措
（一）要注重归档项目中系统（课题）、分析系统（专项、子系统、子课题）组成与它们之间的内在技术联系，按照技术专业体系形成归档文件体系，避免归档文件材料的杂乱无章堆积。为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，档案人员应当采取前端介入、过程控制的方法。只有这样，才能从根据上保证科技档案技术文件材料的系统性和完整性。
（二）大力推进科技档案的全面质量管理
全面质量管理是提高科技档案工作的质量的重要手段。因此，在科技档案的形成、积累、收集、整理、保管鉴定、统计、提供利用以及技术文件材料的接收、装订、分发、入库等环节中必须把科技档案的质量要求贯穿于科技档案工作的全过程，同时要研究那些影响档案质量的因素并探讨如何来控制他们，这就要求抓好各个环节各个过程的质量管理；同时，建立一整套保证档案质量的工作体系，把科技档案工作纳入生产、技术和科研等管理制度．纳入生产、技术和科研计划，纳入专业科室和技术人员的职责范围并构成一个整体，融会贯通，互相补充，从各条途径来保证科技档案工作的开展。
（三）加强科技档案的开发利用
合理地利用科技档案可以产生巨大的社会效益和经济效益，能有效地提高效率、增加收益、节约资金。在科技档案的开发利用上，以科学发展观为指导、坚持全面协调可持续发展是档案事业发展的必然要求。为了更好地利用科技档案、发挥档案价值的作用，必须提高档案的利用功能；同时，为了保守企业秘密，必须加强法律意识，建立严格的保密措施。利用和保密是辨证的关系，强调一方面而忽视另一方面都是不允许的、不科学的。要转变思想、更新观念，改变传统的”重保密、轻利用”的观念，统筹安排好各环节工作，正确处理好利用和保密的关系，使两者和谐共存。在开展科技档案利用工作时，要依法规范利用，积极、慎重地制约人们对科技档案的利用行为，维护企业合法权益，确保企业秘密的安全。
（四）加强科技档案信息化建设
加大投入，解决好科技档案信息化基础设施建设等关键性问题，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现伐化的档案实体的数字化、网络化信息管理。
1.1.1 “内部资料”不能公开
一些机关将保管档案视作一种权利，公开与否，全凭个人意愿。甚至，某些机关不允许公检法以外的机构或个人查阅档案，认为档案是内部保密资料。
1.1.2 将政府的档案资源转换成对应的经济资源
一些行政机关把政府机关产生的档案当做赚钱的工具，视为本单位的摇钱树，对档案查询明码标价。在某信息中心的规定中，其档案的查询费高达100元每分钟，仅允许电脑触摸式查询，这种将档案资源转换为经济资源的手段尽管缺乏对应的法律支持，但却一直运行。
1.1.3 重要档案的不泄露观念
这些档案可能正是行政机关违法审批或者越权审批的依据。利用者仅能查询到一些简单、无关轻重的申报材料，每当翻阅到一些政府机关内部的审批意见和审批资料时，就会被告知不允许查阅或不允许复印。
1.2 对档案法律法规的挑战
随着政府管理体制改革的深化和电子政务的发展，档案法中某些条款已不能适应时展的需要。
由于法律法规中没有规定档案室的开放这项服务，做与不做完全由机关自行决定。我国《档案法》仅规定档案室的职责是保管本单位的档案，并对所属机构进行监督和指导。而公开现行文件和半现行文件是目前政府信息公开的主要内容。档案室是机关信息资源集中的地方，在保障公众知情权的工作中发挥着重要作用，要求越来越多的开放服务。
我国《档案法实施办法》中第二十条规定：各级国家档案馆保管的档案自形成之日起要满30年才可向社会开放。而经济、科学、技术等类档案则可以随时向社会开放。这条规定中有两点值得思考。第一点是开放的范围，因为像经济、科学、技术、文化这类档案无法给出概念解释，也就难以确定其范围，进而使得随时开放的规定难以实施。第二点是信息时效性问题，“档案形成30年向社会开放”，现行文件、半现行文件也是一种信息，有其时效性，30年时间太长，其最佳利用时间已被错过。馆藏档案利用时效与利用需求时间之间不相适应。
1.3 对档案学理论的挑战
我国传统观念认为：在档案室和文件中心的文件只对形成者有利用价值，对社会的作用为零。但实践说明：有些现行、半现行文件与人民利益密切相关，这些文件的社会价值非常大。据调查，现行文件利用率在其形成后的5年内最高，并逐年递减。现行、半现行文件的社会开放工作是顺应公众需求的，档案部门应配合政府信息公开工作的进行，围绕政府信息公开工作开拓创新，提升业务水平。
1.4 对档案基础业务的挑战
政府信息公开势必要加强档案信息资源的开发利用，档案基础业务工作面临挑战。目前我国档案管理部门的服务意识不强，对档案信息资源的开发利用还处于起步阶段，一是因为服务意识不强，二是因为提供深层数据查询的能力不足。
档案工作数据库建设在档案信息资源建设中处于核心地位，是落实资源共享的基础。目前，我国图书馆行业数据库建设日趋完善，受到大众的欢迎。而刚刚起步的档案部门的数据库建设，还存在各种问题。档案信息资源的开发利用还不能满足社会需求，且档案信息资源共享度低，资源利用不充分。
1.5 对业务人员素质的挑战
档案部门的业务人员应加强对知情权与隐私权方面法律法规知识的学习，认清公开的范围与保密的必要性，保护公民神圣的隐私权。同时应加强对自身职业道德的认识，业务人员由于身份特殊，有时会轻而易举地获得服务对象的隐私信息。因此要强调档案工作人员职业道德建设，强化对隐私权的认识，用法律约束工作人员的行为，明确侵害隐私权时工作人员及档案机构应承担的法律责任。
2 档案管理部门的对策
面对政府信息公开的挑战，档案管理部门应更新观念，突破传统，积极应对，实现思想与工作的飞跃。
2.1 树立服务意识
人民不仅是国家的主人，更是政府和政府信息的主人。在信息公开的过程中，任何政府机关或个人都没有任何资本去牟利。档案管理部门拥有的档案资料均是公共信息，是政府机关使用人民缴纳的税款在行政管理过程中生成、获得和保管的信息。
政府部门在信息公开中不可赢利，但可根据信息获得、保管的成本，向使用者收取合理的成本费。
2.2 树立保密是特例、公开是惯例的思想
目前，在我国档案管理工作中，由于各个单位之间分工不够明确、其工作水平不足，导致在档案管理工作中增加其难度，在该情况下，不仅会影响到政府机关的规范性管理，还制约了政府部门发挥的管理职能。
其一，对档案文件管理的不够集中，导致材料处理工作不够规范。因为政府机关的档案管理工作比较复杂，需要各个工作人员之间的相互分工、相互配合，但面对这种复杂性，导致在管理工作中经常出现遗漏、资料不完整等现象。
其二，对档案信息收集的不够完整，无法准确分类。每个政府机关在工作中，都需要建立属于自己的长效机制，但是，常常会增加一些临时、短期任务，这些任务种类多，丰富多样，导致一些工作人员只重视主件，无法完成附件管理工作，从而影响了信息的完整性[1]。
其三，使用的电子政务系统比较落后，不符合当代社会的发展需要。在政府机关中使用的大量文件都是利用计算机打印完成的，根据工作需要以及工作任务的实施，将其转换为纸质文件。但面对这种落后现象，与国际化相比还存在较大差距，不仅会造成工作成本增加现象，还会影响政府机关工作效率的提升。
其四，档案管理人员与工作人员的自身素质不高，自身的专业性、分析问题的能力都不高。我国政府机关档案管理团队在整体上不够稳定，缺乏积极思想意识和创新意识。虽然在一定程度上能够使档案工作人员符合数字化工作需要，但由于他们缺乏专业性和较强能力，无法熟练使用计算机技术，导致文件管理方法和实际使用的方式存在较大差距，无法实现一致性，从而影响了政府机关档案管理工作的积极发展，制约我国社会的和谐发展[2]。
二、政府机关档案管理问题的解决对策
在和谐社会发展理念提出下，我国政府机关的档案管理工作作用充分发挥，对和谐社会的积极发展提高意见。在现代社会发展下，需要结合和谐社会发展下的具体要求，促进管理工作的优化实施，保证档案管理工作发挥的服务职能，为和谐社会的积极发展提供动力。在这种执行下，需要各个单位的管理人员、工作人员从几方面，实现系统化发展需要。
（一）加强调查与监督
对政府机关的档案管理工作进行调查与分析，针对其存在的问题，需要对其优化、改正。同时，还需要根据政府机关的实际发展情况，促进管理方法的严格性与完善性，保证能够对档案文件进行合理记录、有效整理与分析等，促进其档案分析工作更合理，为档案信息的安全保存、规范管理提供较大方便。在政府各个部门的相互执行下，不仅能将各个规范与标准充分落实，还能促进工作效率的稳定提升[3]。
（二）实现材料的分类整理
在对政府机关的档案信息进行分类处理期间，需要根据机关的实施工作需求以及实际的工作情况，对全部的档案进行科学分类、有效整理，保证能够减少政府机关内部管理难度，减少其存在的各个问题。在各个部门相互联合下，工作人员还需要注意到档案的结合问题，严格解决档案文件存在的重复性与混乱性。政府机关内部管理工作比较復杂，各个部门需要对工作任务、工作档案等进行处理，在这种执行条件下，不仅能减少档案信息出现遗漏、丢失等现象，还能维持档案信息使用的全面性与可靠性。
（三）促进档案管理体制的创新
促进档案管理体系的创新性，保证能够将电子政务充分渗透到档案日常管理工作中。在工作执行期间，工作人员需要对电子档案文件的形成、归档以及开发等各个工作进行全面管理，促进政府机关的自动化发展，为信息的实时性发展提供较大保障，促进政府工作的高效运行和稳定发展。不仅如此，还需要利用电子政务建设，实现业务扩展，保证各个单位之间在服务与管理工作中，都能为社会、为人们发展提供更好服务，保证政府机关的档案工作满足现代社会的发展需要[4]。
（四）加强思想党风建设
