时间：2023-05-15 16:08:45
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随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。
二、加强电子文件的管理与归档
与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。
一、电子文件基础理论概说
随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，由此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，随着我国金卡、金桥、金关、金建工程的发展，以及国家“十一五”计划要求到2010年CAD设计在机械、电子、航天、航空、汽车、船舶、纺织、建筑工程设计活动中的普及率及覆盖率达100%或90%，电子文件和档案的管理问题将日益突出，从现在开始我们应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。电子文件具有如下特征：1.依赖性与不可识别性。电子文件相对于纸质文件而言具有信息与载体相分离，不能直观阅读的特点，必须依赖于技术才能识别和利用。2.所用技术的不稳定性。电子文件的有效利用必须依赖于一定的技术和设备，然而设备和技术的寿命一般都不超过10年。3.载体形式多样性且体积小。4.载体不稳定性且寿命短。电子文件相对于纸质文件而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年。载体脆弱且不稳定。5.信息的易控性、可变性与易丢失性。6.动态性与虚拟文件特征。电子文件以电子形式存在具有动态性特点，是一种虚拟文件。
二、电子文件对档案管理工作的影响
（一）电子文件的出现对档案管理工作的挑战
1.电子文件的永久保存和永久利用上面临的问题。传统档案保护工作十分强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息就是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的耐久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术（软件和硬件）才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上的信息无法进行利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远的安全可用。其保护工作的构成要素因而包括以下几个方面:载体的保护、技术（软件和硬件）的保护、工作环境的保护、保障数据安全（数据可靠、真实、不丢失、不被篡改）。
2.档案管理工作者的专业素质面临严峻考验。在电子文件时代，与传统的文档管理不同，档案工作者应成为高素质、复合型的专门人才，除了具有基本的文化科学知识、档案专业知识外还应有较高的外语水平、丰富的法律知识和熟练掌握现代信息技术、网络通信技术，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，与各种危害电子档案的诸多因素进行有效斗争。
3.档案计算机管理系统与办公网络系统不兼容。进入21世纪，档案系统提出文档一体化的管理模式。电子文件归档必须了解电子文件产生的背景、数据格式，以及相应的电子计算机软硬件技术。但目前的情况是大多数单位的档案管理系统与办公系统各自为政，办公自动化网络系统上运行的电子文件是为服务，政务工作结束，电子文件就停留在办公网络中。机关档案室使用的档案管理系统是档案行政部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享推广的档案现代化管理软件。由于办公网络系统与档案管理系统设计单位不同，系统环境不同，因而形成的数据难以转换，造成办公网络系统与档案管理系统不兼容。
（二）电子文件对档案管理工作带来的机遇
1.大大降低档案管理的管理成本。电子文件档案是通过计算机进行操作、存贮、传输的数码序列，其管理主要是在文档一体化的框架下，通过计算机文档监控系统对文件和档案在网络环境下自动著录、自动标引、自动检索、自动统计、自动借阅，最终以磁带、磁盘、光盘等形式来存贮和保管，这不仅避免了文书部门和档案部门的大量数据重复录入，文件重复整理归档等许多重复的工作，而且档案管理部门也不必要花费大量的人力、物力、财力来建造库房、进行装订等工作。
2.缩短档案的检索速度，实现资源共享。数字化信息使人们可以在任何时候、任何地点通过网络传递迅速获得所需要的信息。同一份档案可以在同一时刻为众多人利用，人们通过网络可以利用保存于数千里、甚至上万里外的地方的档案，档案保存地点的远近不再成为制约人们利用的因素。
3.提高工作效率，促进档案管理的现代化。由于电子文件内容与载体的可分离性，文件的内容将以数据单元的形式自由地存贮、分类、编辑、检索和传递，并通过计算机系统进行迅速、有效、多角度整序，不再需要像对纸质文件那样的分类整理。可以完成文件的自动著录、自动标引、自动检索、自动借阅和自动统计，缩短文件归档的运作周期。建立的文件级目录检索体系，能极大地提高档案的检索速度和查准率、查全率。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
三、对电子文件管理的若干思考
（一）提高档案管理人员的综合素质
笔者认为，即使在电子时代，也少不了作为主体的人的能动作用的发挥，毕竟电子产品与电子技术最终还是要以人为本，为人服务。所以，在信息时代，同样要求有着高素质的人才来操纵信息化、发展信息技术。在档案管理方面，笔者以为应从以下两方面综合提高档案管理人员的素质：一方面应当提高电子档案信息安全意识。由于电子文件具有上述特点，对利用过程中的控制比纸质档案要困难得多，档案工作人员又缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。目前对提高电子档案应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式，以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子档案，上网时需要稳妥的安全保密措施。其次，应当加强档案管理人员的信息技术的学习。随着计算机技术的发展，电子档案的应用具有广阔的前景。但是每一种利用方式的应用都要靠人的设计和操作，因此，档案工作人员应加强电子档案理论知识学习，努力开发档案利用方面的系统功能，逐步创造条件，为利用者提供更多、更方面的服务。
（二）应用“前端控制”理论介入电子文件的运作和管理。
按传统档案的管理模式，档案的管理与文件的管理是相分离进行的。鉴于电子文件的特点，我国档案学研究人员提出在电子文件的管理中应用“前端控制”理论，使档案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，从文件生成起建立文件档案，对重要的文件实现全程管理。档案行政部门积极地应用“前端控制”理论对电子文件实行管理，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成、运行到归档管理，指定专人或专门机构负责。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，及时备份数据和对设备环境的备份，以保证电子文件归档的质量，电子文件生成用统一的专用软件归档管理；已归档的电子文件的管理，应有严格地制度和有效的技术措施保证其信息的原始性、真实性、完整性。长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件和拷贝一起归档，确保归档电子文件的完整性、有效性。在网络上定期把符合归档要求的电子文件信息联机传送，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的载体上，脱机保存。具有保密要求的电子文件，必须有安全保密措施，上网时必须符合国家安全保密的有关规定，确保电子文件的安全。
（三）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。
做好办公自动化系统和电子文件的安全防护工作，首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体，定期拷贝是保证磁性载体可靠性的行之有效的方法。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是要保证计算机网络系统运行安全，可设置登录限制，使用文件权限的限制，在一定的范围内对服务器文件数据提供了保护。三是做好数据备份工作，保证信息安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装防病毒软件和其它先进的防病毒措施，不允许随使用外来的磁盘、光盘等，必须使用时严格地进行病毒检测，确认安全方可使用。
参考文献：
［1］蒙海理.电子文件对档案工作的影响及纸质文件的共存［J］.西昌师范高等专科学校学报，2004，（3）.
一、适用范围
（一）实施范围
本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其他组织参照执行。
（二）工作范围
《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。
（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设
《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模式、使用范围和功能边界。
1.建设模式
运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。
2.使用范围
覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。
3.功能边界
起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。
二、名词释疑
本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归档”的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。
（一）电子文件
按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副本，二是用于纸质文件起草工作的电子版。上述两类数据并非电子文件，今后在工作中应注意区分。
（二）电子档案
电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至长期保存阶段均统一称为电子档案。需要注意的是在电子文件定义中给出的两类容易混淆的数据：传统载体文件的数字化副本统称为传统载体档案数字副本，应纳入档案数字资源管理体系，但不可称为电子档案；用于纸质文件起草工作的电子版不可归档为电子档案，也不可向同级国家综合档案馆移交。
（三）统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密
1.统一管理：对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
2.全程管理：对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
3.规范标准：制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
（四）在线归档和离线归档
1.在线归档：在不脱离计算机运行环境的情况下，利用互联网络，将电子文件的管理权限由形成部门向档案部门移交的过程。
2.离线归档：将电子文件拷贝至移动硬盘，由形成部门向档案部门送达移动硬盘的过程。
三、电子文件归档工作要求
限于篇幅，本部分仅对《办法》第二章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表
本《办法》第七条规定，电子文件形成单位应制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核。市档案局近期正在加紧起草《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》（以下简称《指南》），用以指导电子文件形成单位编制本单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表。在《指南》印发前，电子文件形成单位暂时参照国家和我市有关传统载体文件的规定，界定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。
（二）电子文件的实时归档
本《办法》第八条规定，已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。已经实现信息系统全程管理的表述具有以下三层基本含义：
1.信息系统支撑电子文件全部办理、流转环节。这里指的主要是电子公文，对于数码照片和声音、影像类等依托于拍摄、录音设备形成的文件，或是由其他系统直接产生的无需经过公文流转程序的文件，也可实施在线归档。
2.信息系统具备电子文件网络在线归档的功能。
3.信息系统具备在线的电子档案存储、管理和利用的功能。
（三）电子文件的数据类型
本《办法》第十条规定了电子文件的数据类型和归档格式，各数据类型所代表的含义如下：
1.文本文件：指采用文字处理软件生成的，记载字、词、数字或符号等字符信息的文件。
2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，以结构化的数据形式记录的文件。
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。
4.图像文件：指采用数码照相机、扫描仪等设备拍摄或扫描生成的静态图像文件。
5.影像文件：指采用数码摄像机、视频采集卡等设备拍摄或采集生成的，可同时记录声音、动态影像等信息的文件。
6.声音文件：指采用数字录音设备生成的，记录语音等声音信息的文件。
（四）电子文件的形式变化
本《办法》第十一条要求确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何变化。
（五）电子文件的在线归档
按照本《办法》第十二条的规定，电子文件可以在线归档。但是必须注意，用于电子文件在线归档的信息系统必须为信息系统，且该信息系统所能承载的文件密级等级必须与在线归档的电子文件的密级相匹配。在信息系统建设方面，国家有相应的标准。
四、电子档案移交与接收工作要求
限于篇幅，本部分仅对《办法》第三章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的移交时间
与传统载体档案形成满20年向国家综合档案馆移交的要求不同，电子档案应在归档后4年内向市或区（县）档案馆移交。4年指的是最长的移交年限，市和区县档案行政管理部门可以根据本地区实际，在4年内选择合适的时间间隔设为电子档案的移交年限。此外，待北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行后，亦可实时移交。
（二）电子档案移交与接收的主要工作
本《办法》并未对电子档案移交和接收过程的各项工作进行详细规定，市档案局目前正在加紧起草《北京市电子档案移交与接收办法》，移交与接收相关工作的具体要求将在该文件中进行规定。
（三）电子档案的移交介质
本《办法》明确规定了电子档案离线移交使用移动硬盘作为数据的存储介质，这与我市过去使用光盘移交电子档案的要求有所不同。用于离线移交工作的移动硬盘必须为电子档案移交工作专用，该移动硬盘平时不得用作他处，不能存储任何与移交工作无关的数据。在线移交的相关要求将会在《北京市电子档案移交与接收办法》中进行规定。在北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行前，统一使用离线移交的方式开展电子档案移交工作，暂不执行在线移交。
（四）机构改革过程中电子档案的处置工作
按照《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）规定，机构撤销或合并后档案室所藏的电子档案应向相应级别和类型的档案馆移交，或向合并后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自处置或销毁电子档案。
五、电子档案的保管工作
限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的异质备份工作
本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异质备份的要求。这里存在三个主要问题：异质备份的范围、异质备份的方式、异质备份的可执行性。
1.异质备份的范围：《办法》中规定的是“重要的电子档案”，这就意味着并非所有馆藏电子档案全部需要做异质备份，而是要求市和区县档案馆根据自己的馆藏结构，甄选部分重要性较高的电子档案进行异质备份。
2.异质备份的方式：考虑纸张的成本，市档案馆目前使用缩微胶卷作为电子档案异质备份的载体，区县档案馆可以参照执行。这里需要强调的是，异质备份指的并非数字数据在不同的数据存储介质中的备份，如在硬盘或磁带中备份一套电子档案并非异质备份，异质备份特指档案信息在不同的信息承载媒介中的备份，如电子档案异质为缩微胶卷副本或是纸质副本。
3.异质备份的可执行性：由于数据文件、图形文件和图像文件等多种电子档案是无法异质为缩微胶卷副本或纸质副本进行备份的，因此馆藏电子档案中能够进行异质备份的仅仅是一部分，结合异质备份的范围问题，再次强调市和区县档案馆电子档案的异质备份并非针对全部馆藏，而是针对重要的、且能够进行异质备份的部分电子档案。
（二）电子档案保管的总体要求
电子文件形成单位和市、区（县）档案馆，应当配备电子档案存储、检测、备份、迁移、恢复、安全防护、销毁、利用等设备设施，完善保管环境条件，有效实施规范管理，维护电子档案的真实、完整、可用和安全。
（三）电子档案的定期检查
在电子档案定期检查的要求中，有两个问题需要重点说明：一是抽样率的计算方法；二是在定期检查过程中发现问题如何采取补救措施。
本《办法》规定，人工抽检存储在脱机载体中的电子档案，抽样率不低于电子档案总量的10%。这里的电子档案总量指的是电子档案总件数，而非总页数。
在定期检查过程中发现问题应当如何采取补救措施呢？对于在线数据出现问题，应使用本地脱机备份数据恢复；对于本地脱机备份数据出现问题，应使用异地备份数据恢复；对于异地备份数据出现问题，使用本地脱机备份数据恢复。简言之，在线数据、本地或异地备份数据出现问题时，应使用本地或异地备份数据进行恢复，不能够使用在线数据恢复本地或异地的备份数据。
（四）电子档案的异地备份工作
电子文件形成单位的异地备份工作在《办法》中规定的较为详细，这里仅对市和区（县）档案馆的异地备份工作进行说明。市和区（县）档案馆的异地备份地点分为两个，一是北京市信息安全容灾备份中心，二是陕西省档案馆。市和区（县）档案馆在上述两个地点开展的异地备份工作均由市档案局（馆）统一承担，各区（县）档案馆仅需按照市档案局（馆）的通知要求及时报送需备份的电子档案即可。
（五）电子档案的脱机备份载体
本《办法》对本市电子文件形成单位和市、区（县）档案馆选型电子档案脱机备份载体方面，做出了新的要求。即今后统一使用磁带或硬磁盘，硬磁盘包括移动硬盘和硬盘。由于不再将光盘列为备份介质，各单位应注意及时调整。至于是使用磁带，还是使用硬磁盘作为备份介质，各电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应根据本单位的设施设备情况进行选择。此外，无论使用磁带还是硬磁盘作为备份介质，均应在满4年后进行介质更新，即将全部备份数据迁移至新的磁带或移动硬盘中。
（六）电子档案的保管环境
电子档案的保管环境应具备防尘、防磁场干扰、防电磁泄漏、防机械振动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）、防霉变、防有害生物、防火、防水、防盗条件，进行必要的温度、湿度控制。具体要求参照国家相关标准即可。
（七）电子档案保管的其他要求
电子档案的管理措施和保管环境除了应按照本办法第二十一条执行，还应达到《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）第二十五条的要求，具体如下：
1.所有设备、设施、软件系统及各种载体应性能优良、运行稳定可靠，有利于保持数据的长期可读性。
2.对发生数据损毁的电子档案，一经发现应及时采取有效措施进行数据恢复。
3.保存电子档案的载体，应选择安全保密的场所，配备必要的保密防护设施。
4.按照国家信息安全等级保护标准和信息系统分级保护管理规定，保存电子档案的场所应该封闭，存储电子档案的信息系统应与其他信息系统实行物理隔离或采取符合保密标准要求的安全隔离措施，应按照系统保存的密级和安全等级最高的电子档案执行信息安全与保密管理制度。
5.销毁电子档案应履行审批手续。销毁电子档案，应进行监销并保证其内容不可恢复。
6.电子档案应根据技术与管理的发展变化，及时进行不同信息系统平台间、不同信息载体间的迁移。
六、电子档案的利用工作
限于篇幅，本部分仅对《办法》第五章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的计算机检索目录制作标准
由于电子文件的特性，在归档时均应以“件”为单位。因此，电子档案的计算机检索目录层级也应达到“文件级”。并且，计算机检索目录与电子档案原文应有效链接，在信息系统环境下，可通过计算机检索目录准确定位并提取电子档案原文。
（二）电子档案利用的登记和审批流程设计
在利用系统的设计过程中，应按照《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发[2006]11号）的要求设计利用登记和利用审批流程，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。
（三）电子档案的原件封存问题
本《办法》明确了电子档案封存保管要求，电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应将馆室藏电子档案制作一套专门提供利用的版本上传至利用系统，电子档案的原始归档数据不得提供利用。
七、《办法》的施行时间和文件更新问题
一、电子档案管理系统研究的背景
信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。
二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题
对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：
现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】
很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。
诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。
电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。
三、电子文件档案管理系统
电子文件档案管理系统的基本要求
档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】
电子文件档案管理系统业务流程设计
收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。
关键词 电子文件 数字化档案 安全
随着企业互联网时代的到来，企业档案数字化建设也随即展开，并使电子文件更加广泛应用普及，这些是企业经营活动、科研生产的原始数据，是企业科研生产、经营管理的重要基础，能够为企业的后续发展提供借鉴，尤其在新品的开发和研制上，因此必须对电子档案加以很好的保护和充分的利用。
一、电子文件的定义及特点
电子文件是指在数字设备及环境下生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它与纸质文件相比，有如下特点：
1.电子文件不具备直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。而且有些电子档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，非人工识读性与纸质文件有着本质的区别。
2.电子文件可直接在计算机上迅速地处理和传递。而且具有易复制、修改、删除等特点，使档案“原件”的概念变得难以确认。因此对其真实性，可靠性有更高的要求。
3.电子文件的浏览不受时间地点的限制，可实现资源网络共享，利用更加方便快捷。
4.电子文件对保存环境的要求更高，如温湿度，防尘，防磁，防震等。
二、电子文件的利用及保密
电子档案在利用中的保密与安全是十分重要和必要的，而同纸质档案相比，它更加难以控制。全数字化的形态加大了日常维护的难度，在技术支持方面和人员素质方面有较高的要求。
（一）技术支持方面的问题
电子文件为需求人员提供便利的同时，也导致了一些不容忽视的问题。其具有的共享性、交互性、多样性、开放性等特点，使其对软硬件平台的依赖性更强，对支持其运行的网络系统的安全性要求更高。
1. 载体保护
首先要做好电子文件载体的软件保护。电子文件的格式多种多样，有文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、网页文件、数据库文件等等。如归档时不加以控制，在以后相当长时间内，也许能够读取它们的软件不再使用，就不能保证其可读性。因电子技术更新很快，对归档的电子文件就要规范几种常用的少量的文件格式，用几种通用性较强的软件读取，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。另外，要做好电子文件载体的物理保护。要尽可能防止电子文件载体划擦记录涂层，避免挤压，远离强磁场，与有害气体隔离等。
2.信息保护
企业档案是属于商业秘密的范畴，是企业核心竞争力的保障。为了防止企业档案信息被窃取、删除和修改，通过签署确认、设置密码、身份验证、安装杀毒软件、服务器备份等保护措施，对电子文件的真实性，储存安全性，防范非法访问和病毒侵害都有很好的保护作用。（1）防止修改。将电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。（2）签署确认。由于电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，电子文件的原始记录性和凭证作用将不再确定，因此需要对归档的电子文件进行电子数码签名封签认证。只要数据未发生改变，则签名信息依然存在。数字签名技术是被公认可靠的，被法律界所承认的。（3）设置权限。根据业务职能的需求，设置不同操作权限。有管理级用户、业务级用户和浏览级用户。各级用户不能超越自己的管辖范围。用户在利用时，要特别注意不要泄密。（4）防病毒系统。安装杀毒软件，定期进行病毒的检测和清除。（5）数据备份。有条件的话，应实现异地备份。即备份服务器与被备份服务器安装在不同房间，以防止因火灾、水灾、高压电等灾难造成同一房间内的所有服务器同时损坏。条件允许的情况下，应实现双机热备。如果实现双机热备存在困难，则必须利用数据库和操作系统的维护计划功能实现自动备份。
3．复制保护
由于电子环境日新月异，存贮介质会老化，落后，电子数据格式要定期升级和更换，即在不同软、硬件上进行复制，防止数据丢失和损坏。
（二）人员素质方面的问题
为适应档案数字化管理模式，要不断提高档案人员素质，要有一支具有高素质的专业化知识、并能熟练地运用高科技手段处理企业电子档案的人才队伍。
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0052-01
齐秀，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
赵淑华，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
一、电子文件、电子档案的特点
（一）信息传递快
经济全球化把世界上不同国度、不同角落从事经济活动的人联系在一起。世界并不陌生，也不显得遥远，经济活动个体在短时间内就能了解自己的商务活动并作出反应。电子信息通过网络既可单向传播，也可多向分散，由电子信息生成的电子文件成为传播信息的重要渠道且波及面广，无论是世界经济活动的前沿报道，还是某一项经济法规的公布都可以通过电子文件公布出来，很短时间内世界上便可晓得经济的最新进展。在没有电子文件、没有电子信息之前，可以想象让全世界了解某项重要经济活动的运行、发展几乎是不可能的。
（二）一体化趋势强
电子文件、电子档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势，它不仅能纵向形成某项经济活动的纪要，更能从横向范围内把反映某项经济活动议题影响的价值信息快速记录下来。电子文件、电子档案从记录的完整角色看，更能充分做到“横不缺项、纵不缺限”，无论是从时间角度还是空间角度都是完整、一体的发生作用。经济全球化也不是单向的，国家之间、公司之间甚至个人之间进行的经济活动从对话到最后达成协议并不是孤立的发生作用，它必然或无形中影响到其他国家或民众的关注。特别是关系国计民生的重要国际会议议题，如改善卫生服务、改善居住环境、加快扶贫等一系列问题都会使其他国家或民众作出反应并出台相关政策应对经济形势的变化。从这层意义上讲经济全球化又是一体化的过程。电子文件、电子档案记录内容的完整性、一体化与经济全球化相对称，它对国家根据国际形势变化探究经济趋势、推定经济走向、制定经济法规能产生重要影响，对国家在经济全球化中开展国际竞争提供了更为宽广的信息来源。
（三）保存与查询
经济的发展带动了档案工作的变革，传统的纸质档案已不能完全适应经济形势的变化，电子文件、电子档案通过网络变得更加便捷，且保存简易。一旦纸质档案丢失，便可通过电子文件和保存的电子档案进行查询，尤其是当发生重大自然灾害，如暴雨、雷电、地震等灾难时，纸质档案一旦完全被毁，如有电子档案异地备份保存，只要进行原始电子文件恢复，将起到其他方式再现历史不可替代的作用。特别是国家在经济全球化趋势中应对经济纠纷，如有电子文件、电子档案保存，它将会给国家提供法律依据，打赢国际官司、挽回经济损失功不可没。
二、电子文件、电子档案的管理
（一）提高认识，加强领导
档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具，是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是首都重要的信息资源和珍贵财富。各地区、各单位应提高对保存电子文件和电子档案重要性的认识，加强对电子文件和电子档案工作的领导，将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。健全档案工作网络，将对电子文件形成及管理全过程的要求相应纳入各级领导、电子文件形成部门和档案部门或人员的职责范围，确保电子文件和电子档案的真实、完整及有效性。
（二）做好办公自动化系统的开发设计和应用工作
各地区、各单位在开发设计办公自动化系统时，应统筹考虑电子文件归档和电子档案管理问题。档案部门或人员应在系统开发设计人员的技术指导及对办公自动化环境下文件形成全过程充分调研的基础上，全面、准确地提出电子文件归档和电子档案管理的功能需求。同时，在办公自动化系统开发与应用的整个过程中，系统开发设计和维护人员要与档案部门或人员密切合作，以保证办公自动化环境下电子文件和电子档案的有序形成和安全保存。
（三）及时做好电子文件的归档和电子档案的移交工作
如今电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，因而产生了大量的电子文件，这些电子文件以快捷、方便的优越性能而大大提高了工作质量与效率，从而给工作带来了极大便利。但是大量的电子文件的产生也为档案管理者带来了新的挑战，如何做好电子文件档案管理也是摆在档案管理者面前的一个重要课题，更是完善当前信息化建设与发展的一项重要内容。
1、电子文件档案管理现状
（1）对电子文件管理的重要性认识不足。大多数单位对电子文件的意义和功用，没有引起充分认识和足够重视，没有制定对电子文件档案整理、鉴定、归档的机制。他们只是使用计算机起草文件，一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不被保留，不采取任何保护措施，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或者为用于其它信息的存储而被清洗。或者仅是把电子文件存储在U盘或硬盘内，甚至对所保存的电子文件随意进行增、删、改等操作，使具有原始性电子稿件面目全非，而失去了归档保存意义。
（2）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，虽然提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档材料。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
（3）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来诸多问题。
（4）电子文件管理工作琐碎，任务繁重。对于大量的电子文件管理与归档需要鉴定真伪和价值断定，这是个浩大繁琐的工程，因此，对于电子文件收集归档及鉴定工作来说难度较大，要达到存真去伪、存精去杂的目的，使珍贵文件不再湮没在价值不大的档案材料之中，还需要一个逐步提高工作效率的过程。-
（5）档案管理者的专业素质高低不同。电子文件归档工作不但要求工作人员必须具备档案专业知识而且要有较好计算机操作技能，从目前情况看档案管理人员中有相当一部分专业素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才尤其是具备档案管理和计算机信息处理复合型人才，使先进的档案设备无法投入档案管理中去，无法充分发挥应有的作用。
在信息技术高度发达的当今，如果上述问题得不到彻底解决，电子文件的管理就会停步不前，会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失，严重制约信息化进程的进一步发展和深化。在电子时代，要使人类活动的真实记录得以继续，只有迎接电子文件的挑战，管好、用好电子文件，使之为经济建设服务。因此，必须找到一种对电子文件进行管理的路子，这是时代赋予的责任，也是历史发展的必然趋势。
2、对电子文件档案管理的几点见解
（1）提高电子文件管理意识，把这项工作作为一项迫切的任务来抓。当前，电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸质文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使信息化工程正常运行。再是采取有效手段，利用可借助的宣传方式，大力宣传电子文件管理的重要性，提高人们对电子文件管理的意识。
（2）加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，与没有一个电子文件法规有很大关系。因此，档案行政管理部门应会同政府行政部门联合制定电子文件管理法规，确认电子文件的法律地位，明确档案中的行政行为，依法管理电子文件。档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件的全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
（3）在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。要认真收集保护原稿，对文件在处理过程中曾修改的文稿必须做修改标记，各种修改信息应予以保留，以备今后保存时一目了然，对电子文件档案管理提供便利。
（4）加强办公系统和电子文件的安全防护工作。做好办公系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和存贮设备不会因温度波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。严禁使用外来U盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。六是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。
（5）加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。随着信息化技术的广泛应用，电子文件也大量地出现在人们面前。在这种情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代的步伐。档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。一是分期分批对档案人员进行电子和电子档案管理的培训；二是组织档案人员去外地学习电子文件与电子档案管理的经验；三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。
综上所述电子文件作为新型信息载体，它以其自身独特记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，它给传统档案工作理念、技术和方法所得带来的严峻挑战是档案管理工作一场新变革，档案管理者要针对性地采取有效措施不断改进和完善各项管理工作，我相信电子文件的管理工作一定在不久的将来会更加完善、规范。
参考文献：
在现代信息技术发展迅猛的形势下，数字档案室作为政府机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对档案信息进行采集、整理、存储和管理，并通过网络提供利用服务的档案信息集成管理平台，发挥着不容忽视的作用。对于电力企业来说，在企业的运营和管理过程中，形成了大量的电子文件，成为数字档案室重要的工作对象和建设内容。笔者结合所在的企业数字档案室建设和电子文件管理情况，对两者的关系进行探讨。
一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础
一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。
另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。
二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开
首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。
其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。
再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。
三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展
一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。
二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。
三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。
（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）
参考文献
中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号：
随着电子计算机和通信技术的进一步发展和深化，特别是办公自动化系统在机关、企事业单位日常办公中的广泛运用，由此产生的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等都是属于电子文件。电子文件是文件的一种，它具备文件的所有属性，同时电子文件又以数字形式进行记录，并由计算机等设备进行加工和处理。因此电子文件具有一般文件的特点，同时也具有独特性，表现在以下几个方面：
（1）整理过程简单，管理灵活。一般意义上的档案管理模式是由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，按年份将文件归档。这种档案管理模式对前期的档案整理分类要求很高，自然也就需要档案人员在这一环节上倾注更多的时间和精力。然而电子文件与传统纸质文件不同，它可以在产生之初即时归档。因为电子文件依赖于计算机管理信息系统，并且一个单位的文书处理人员、业务人员和档案管理人员在共同的办公信息管理系统中办公。比如文书处理部门可以灵活处理电子文件的定稿，一方面可以将需要归档的电子文件根据需要整理后交给档案部门直接归档，另一方面也可以利用计算机网络管理系统将平时各个部门所产生的文书汇总后传送给档案部门，档案部门再按照利用者的需求，尽快将有归档利用价值的电子文件下载或者刻录成光盘的形式保存下来，最后作为电子档案归档。
（2）载体信息容量大，易存取。因为传统的纸质档案是以实体的形式进行归档保存的，当然离不开大型库房作为存储空间，而电子文件是依附于各种载体存在的，这些载体的信息容量是前所未有的。并且电子文件不需要依赖于巨大的库房和装具，既可以节省存储空间，又大大减少了人力、物力和财力。
（3）简化了利用手续，便于检索和利用。在传统纸质档案环境下，利用者如果要借阅档案，就必须到档案室或档案馆办理手续，查阅后假如需要档案复制件，还需进一步申请。在电子文件管理信息系统中，由于档案管理部门和办公室业务部门共同使用一个储存电子文件信息的数据库，用户无需亲自到档案馆，直接利用办公室电脑连接档案部门网站即可查找并利用所需档案，并可方便快捷地进行复制和存储。
一、目前电子文件管理中存在的问题
从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管理电子文件时就不能采用和传统文件一样的方法。于是，在探索新的管理方法过程中出现了一系列问题。
（1）不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件离不开计算机系统，这种强烈的依赖性使它的可靠性和真实性受到限制。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，同时就必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，也可以变动或者删除电子文件，特别是稍有操作不当，就会严重影响电子文件的原始性。所以，人们可能就会怀疑电子文件的真实性和可靠性。除此之外，因为电子文件的信息内容和载体是不在一起的，电子文件的存储信息可以任意扩展、浓缩或者改变它的存储空间，也可以通过操作系统变动在硬盘上的位置，或者将电子文件从原来的存储硬盘中拷贝到其他的存储载体，或者通过网络进行公开。由此可见，电子文件时刻都处于被改动、窃取、甚至消亡的境地，这就更加危害到了电子文件的真实性和可靠性。
（2）不能有效地保管和长期保存电子文件。当今计算机技术迅猛发展，更新速度前所未有，特别是计算机设备中的软硬件更新更快，再加上存储材料的不长久性，这就对电子文件的
保管和长期保存带来了挑战。处于保管层次的电子文件，一般不可能只是在一个计算机系统中形成，然而不同的计算机系统在内容格式布局上都不尽相同，于是就会出现电子文件在形成时所依附的计算机技术不能满足其保管阶段的要求的现象。除此之外，由于存储电子文件的载体并不是一成不变的，在长期使用过程中，难免就会出现载体材料老化或者磁性自然消除的情况，也就造成了电子文件信息不存在或者识别失真的后果。当然，很多部门和单位针对电子文件的有效保管和长期保存问题，提出了不少有实践意义的建议和做法，比如说引进拷贝和再生性保护技术等，可是这些也只是当下计算机发展情况下的权宜之策，要从根本上杜绝此类问题，还需要电子文件的管理者认真琢磨和继续探索。
（3）不能保证电子文件的法律凭证作用。电子文件作为一种新生事物，因为无法确保其真实性和可靠性，所以其法律凭证作用与纸质文件相比，略显不足。可是，虽然由于技术上的
缺陷，我们不能确保电子文件的真实性和可靠性，但是这并不表明所有的电子文件的可靠性和真实性就该受到质疑。同时，随着计算机技术的进一步发展，电子文件的数量与日俱增，“证据”、“证明”的这种作用必然就会慢慢依赖于电子文件。不可否认的是，目前要使电子文件的可靠性和真实性得到有效保障，就只能依靠法律的帮助。也就是说有关部门要加强电子文件立法，确保严格有效的法律支持，借助法律的强制作用来约束人们的行为，对于那些专门靠破坏信息技术来窃取、修改电子文件信息的不法分子必须要依法进行严厉惩罚。尤其是在网络环境下，有关部门需要对电子文件在网络上的传播和利用进行规范，以此来维护电子文件的知识产权。对于在网络上随意不负责任地传播利用别人研究成果的行为，要进行严
厉打击和惩治。只有将电子文件管理合法化，以法律条文的形式确定下来，才能充分实现电子文件的法律凭证价值。可是，事实却是目前有关电子文件的法律规范还很不完善，无法适
应当下电子文件迅猛增加的趋势，因此，制定适合电子文件管理的法律也是需要解决的问题之一。
（4）网络的广泛应用，给电子文件的管理带来了一系列新问题。计算机网络化的不断进步，使得电子文件在各行各业都不同程度地大量形成，并有日益发展的趋势。由于电子文件的独特性，使得和普通的纸质文件有所区别，带来了一些新的管理问题。“网络化”引起“文档一体化”，扫除了传统时间和空间障碍，更新了传统档案室的工作模式。总而言之，网络化带来了文件、档案管理的新变革，与此同时，也对我们的管理工作提出了挑战。
中图分类号：TP393 文章编号：1009-2374（2016）33-0147-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.33.072
1 概述
信息化时代，很多企业都开始实行无纸化办公，用电子文档资料替代纸质资料。建筑施工企业项目较多，施工方案、工程图纸等电子文档资料文件数量巨大，这些电子文档是企业的核心技术资料，也是企业的无形资产。如何通过安全有效的存储来提高电子文档资料的使用价值，成为建筑施工企业面临的一大难题。
2 电子文档存储和使用现状
建筑施工企业电子文档资料众多，包括合同标书、施工组织设计、工程图纸、施工方案、施工日志、工程报表、工程竣工资料、影像资料、科研资料等，简而言之，一切与工作相关的文档资料都包含在内。电子文档资料数量不断增加，面对这些泛滥成灾的电子文档资料，很多企业手足无措，导致企业电子文档资料存储和使用混乱不堪。现阶段，在电子文档的存储和使用方面，建筑施工企业主要面临着以下三个方面的问题：
2.1 缺乏管理，存储混乱
建筑施工企业缺乏行之有效的电子文档资料管理制度，导致电子文档资料全部分散存储在企业员工的工作电脑中，有些资料甚至存储在员工的私人电脑内。如果员工的电脑发生故障无法开机，就会导致电脑内资料丢失无法找回；因员工工作调动或离职，在带走个人电脑的同时也带走了电脑中的文档资料。另外，建筑施工企业员工流动性较大，员工电脑中可能存储着若干个项目的文档资料，资料繁多、存储混乱。
2.2 版本混乱，不易维护
施工方案、图纸等文档资料，需要经过多次修改与更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改过程中的多个中间版本，该不该保存呢？如果保存中间版本，在员工电脑中，同一个文件就会出现多个版本，这样就会显得不清晰，很混乱；如果只保存最新版，不保存中间版本，在修订最新版需要回滚到以前的版本的时候就无法回滚，另外，每个中间修改版本，都有修改原因及修改记录，对最新版文件能起到支撑和解释的作用。
2.3 存储分散，难于协同
建筑施工企业项目遍布全国各地，电子文档资料也分散存储在全国各地，这样就导致了企业的电子文档资料成为若干个孤立的小岛，信息查找难度大，文件利用效率低。项目上的电子文档资料很难被公司其他项目所利用或借鉴，公司机关各部门也只能通过线下沟通联系方可获取相应电子文档资料，然而线下获取资料受到诸多因素限制，导致获取资料不及时、工作效率低下等情况。
3 系统设计与实现
针对上述问题，建筑施工企业应建设一套企业级的电子文档安全管理与协同共享平台，一方面可实现企业电子文档集中存储、安全管理；另一方面可实现协同共享，提高电子文档使用价值。
电子文档安全管理与协同共享平台不同于以往的企业网盘或企业私有云，电子文档安全管理与协同共享平台在做到集中存储的同时，还提供了文件加密传输、系统安全备份、版本清晰明确、便捷协同共享、严谨权限控制、高效文件搜索、随时随地移动办公等强大的功能。
3.1 系统功能设置
3.1.1 集中安全存储。电子文档安全管理与协同共享平台为企业建立企业级的数据存储中心，通过互联网将公司机关及各项目连接起来。机关及各项目员工通过系统操作，将电子文档资料及时上传至电子文档安全管理与协同共享平台，实现企业电子文档资料集中存储、统一备份，避免存储过于分散，同时还能避免因误操作或病毒感染等导致的重要文档资料丢失、损坏，保障电子文档资料的安全。
3.1.2 加密安全传输。为保证电子文档资料的安全性，在文件上传时，系统会对文件进行必要的加密处理，加密后再进行存储。从服务器取得电子文档资料后需要通过系统解密处理，还原文件的本来面目，以便用户查阅。当然，电子文档安全管理与协同共享平台的加密和解密是一个动态加密和动态解密的过程，无需用户干预。
3.1.3 系统安全备份。电子文档安全管理与协同共享平台提供自动备份功能，支持自动备份企业文档文件、数据库文件以及程序文件，备份的形式可选完整备份或增量备份。即使因某种原因导致服务器中文件丢失或数据损坏，系统也可以第一时间进行恢复，减少企业损失。
3.1.4 版本清晰明确。电子文档修改或更新后，系统能清晰地记录文件的修改与更新版本，全程记录文件的每一个历史操作，自动为每个文件版本编号，并保存文件的所有版本。在系统前台，显示文件的最新版本，打开文件详情后，在版本列表内会显示文件的所有版本，以便用户查阅或回滚至以前版本。
3.1.5 便捷协同共享。系统建立了企业内部安全、高效的文档分享平台，通过文件、推荐、订阅等功能，取代传统QQ、邮件等形式，实现电子文件的快速共享，保障信息传输的安全性与时效性。分享更加高效，协作更加便捷。
3.1.6 严谨权限控制。除便捷高效的协同共享功能外，系统后台还能够建立严谨完善的权限体系，不仅可以对员工所在部门或项目、职务、角色等进行多维度授权，还可以对文件夹进行多层级授权。通过严谨完善的权限体系，一方面，员工可以查阅自身权限下的所有文档资料，解决了跨部门、跨项目借阅困难的问题；另一方面，员工不能查阅自身权限以外的文档资料，避免了企业电子文档集中存储可能带来的隐私和安全问题，保障了企业电子文档整体的安全性。
3.1.7 高效文件搜索。系统内置强大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根据时间、类别、标签、文件位置等多种条件进行查找；支持通过全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，减少查找时间，提高工作效率；支持文件名称、文件内容、文件类型、文件格式、扩展属性以及全部搜索。搜索条件和上一次搜索条件进行组合，支持无限次二次检索。
3.1.8 随时随地移动办公。电子文档安全管理与协同共享平台采用B/S架构（Brower/Server）与C/S架构（Client/Server）相结合的方式，支持浏览器和客户端两种访问方式，同时系统还为手机用户开发了安卓客户端和IOS客户端，不论员工在办公室还是在工地，均可随时随地登入系统查阅电子文档资料。另外，系统支持200多种文件格式的在线预览，无论是专业AutoCAD图纸，还是各种流媒体文件，都可直接在线预览，打破了文件必须下载到本地以及需要安装专业软件才能查看的限制，使得电子文档查阅更加方便、快捷、高效。
3.2 系统建设
系统建设流程如图1所示：
3.2.1 系统架设。系统初步筹划后，在市面上选择合适的软件合作商，选择软件商时要对其提供的软件产品以及售后服务做综合考虑。同时购置系统运行所需服务器，要综合考虑企业自身的用户规模、文件规模等因素来购置服务器。如1000用户左右的企业，可购置一台2U双路机架式服务器，采用英特尔至强E5-2600处理器（双CPU），最大支持8块3.5寸硬盘或16块2.5寸硬盘，最大可实现32T存储容量。
3.2.2 基础配置。系统安装部署并初始化后，导入企业组织机构及人员信息，并确定文件夹结构体系，可选择按项目或职能机构来建立文件夹体系，若按项目建立，每个项目文件夹中包含各职能机构子文件夹；若按职能机构建立，则每个职能机构的文件夹中包含各项目子文件夹。建筑施工企业以项目为重点，为确保各项目电子文档的完整性，建议建筑施工企业选择按项目来建立文件夹体系。研究确定系统的权限体系，根据员工的部门及职务不同，设置不同的文档查阅权限。
3.2.3 系统试运行。系统经调试后，选定某个项目作为试运行单位，开展试运行培训。在试运行过程中，发现问题要及时解决。试运行结束后需总结相关经验，为系统正式推广应用做好准备。
3.2.4 系统正式上线。企业需系统正式运行的通知，并逐级开展培训工作。定期检查监督系统使用情况，定期开展考核，保障系统的正常运行。
3.3 系统运行保障措施
3.3.1 领导的高度重视。企业的任何一项工作都必须有领导的重视才能更好地开展，否则工作开展起来会困难重重。电子文档安全管理与协同共享平台的推广应用工作也是这样，如果领导能高度重视起来，将会起到一个良好的带动作用，从而调动起各个部门、各个项目积极配合起来，更好地为电子文档安全管理与协同共享平台积累和充实原始数据，为系统的推广应用工作打下坚实的基础，创造良好的条件。
3.3.2 完善的管理制度。随着电子文档安全管理与协同共享平台的推广和应用，企业信息化主管部门应下发相应的管理制度。制度应条理清晰，明确电子文档上传的范围、格式、时间等要求，阐明系统权限体系、协同共享等事项，确保管理制度切实可行。
3.3.3 开展定期考核。系统推广应用后，企业信息化管理部门及各业务主管部门应对各项目开展系统应用情况的定期考核，切实监督各项目按时、按要求上传电子文档资料，确保企业电子文档资料的完整性。
4 结语
通过电子文档安全管理与协同共享平台的建设，一方面，可实现建筑施工企业电子文档的集中安全存储，加强企业电子文档的管理效率；另一方面，通过实现电子文档的协同共享和再利用，大大提高建筑施工企业电子文档的使用价值。
参考文献
1、电子文件档案管理系统的主要优势以及特点
1.1提高了办公效率。传统的文件档案管理工作需要复杂的工作手续，这主要表现在工作人员很难进行文件档案的编号，而且效率非常低。若要查找相关的文件档案也是非常的复杂，需要在文件档案管理室进行复杂的检索，查找一份文件档案需要非常长的时间[2]。而电子文件档案管理系统可以对文件档案进行快速的扫描，并将其储存到硬盘中，调取相关文件档案时只需要简单的检索便可以查看相应的文件档案。1.2便于文件档案进行补漏增缺。文件档案并不是一成不变的，在较长时间的发展过程中文件档案的信息会发生一定程度的改变，如果采用传统的文件档案管理工作的话就需要将卷宗打开并重新制作，这样的话会导致分类规律发生较大的改变，不利于日后进行相关文件档案的检索。而电子文件档案管理工作则只需要重新扫描就可以继续存档，检索时仍然很简单。1.3有利于保持文件档案的原始状态。传统的文件档案管理工作中需要将文件裁剪成统一的模式，这样做的目的是保证文件档案的美观性，为了将文件档案整齐的存放[3]，在裁剪过程中就容易出现对原始文件档案的损坏。而电子文件档案管理工作不需要手工对文件档案进行裁剪，只需要进行扫描就可以进行存档。1.4有利于文件档案的信息保密。传统的文件档案管理工作中将全部的信息归纳在卷宗之中，人们若是查找卷宗中的某一部分资料便可以查看到卷宗中的剩余资料，这将泄露文件档案的信息。而电子文件档案管理工作是将卷宗中的各个部分隔离的，人们查找相关文件档案不会查看到该卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件档案的信息交流与共享。传统的文件档案管理工作是将卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地区的人们想要调取相关的文件档案资料是非常麻烦的[4]。而电子文件档案管理工作是将文件档案的信息存放在电脑的硬盘之中，1.6有利于文件档案管理一体化的实现。传统的文件档案管理的各个部分的工作是分开的，这样浪费了大量的工作时间，无法得到较高的工作效率。而电子文件档案管理工作可以将文件档案管理的各个工作有效的结合在一起，使得文件档案的管理更加快速有效。
2、电子文件档案管理系统的设计与实现
电子文件档案管理系统能够较好的保存文件，所以电子文件档案管理系统在现今得到了较多的应用，下面将详述电子文件档案管理系统的设计与实现。2.1管理流程设计。电子文件档案管理系统的管理流程是非常重要的，系统内部的工作人员需要进行文件收集、档案鉴定、档案整理以及案卷编目等工作。那么电子文件档案管理系统的内部人员就要严格按照档案管理工作的先后顺序，首先就是收集档案资料，然后鉴定档案资料的真伪，再就是整理文件档案的内容；最后才是对文件档案进行编目。电子文件档案管理一定要按照流程进行，如果没有严格按照流程进行就有可能会使得电子文件档案的准确性降低。为了预防非法用户进入电子文件档案管理系统或者保护电子文件档案管理系统中的数据安全就要进行防毒及杀毒的操作，这样不仅可以保证电子文件档案管理系统内部数据的安全性，而且还可以保护用户电脑的安全性。2.2业务流程设计。电子文件档案管理系统的业务流程包括电子文件档案的收集、电子文件档案的鉴定以及电子文件档案的整理，这三个业务需要内部人员的合作才能够有效的完成。在电子文件档案的收集阶段要利用办公自动化系统对工作人员的日常工作进行电子文件归档，然后按照电子文件档案的内容来统计资料，完成上述任务后就要对电子文件档案进行归档[5]。电子文件档案的鉴定过程中工作人员要判断电子文件档案的价值，对于没有保存价值的文件档案予以销毁以此来节省电子文件档案管理系统的存储空间。电子文件档案的整理则需要工作人员对有价值的电子文件档案进行长时间的保管，并定期查看文件档案是否损坏。电子文件档案管理系统主要是利用计算机技术和文件档案管理技术来进行的，为了更好的完善电子文件档案管理系统就要不断的创新其系统设计，这样才能够使得电子文件档案管理系统更加完善。
作者：陈德红 单位：辽河农垦管理区安监局
