时间：2023-05-16 10:10:50
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（一）转变观念，建立现代档案管理理念目前，大部分的高校已经拥有自己的档案信息管理平台，可以进行基本上网络化档案管理工作。但是从信息管理平台的投入使用来看，那是远远不够的。另外，部分高校在开展网络化档案管理工作时，缺少整体规划，会出现个别的学院独立于学校整体档案系统之外，拥有一套独立的教务管理信息系统、人事管理信息系统、招生就业管理信息系统等，各自为政，学院与学院之间缺少沟通与共享，没有从根本上实现全校数据的共享与交换。所以，对于高校而言，要实现网络化的档案管理，就必须从观念上出发，随着信息时代的更新，转变观念，不断吸收新时代带来的技术成果，将高校的档案管理工作与现代化信息技术相结合，积极探索，不断创新，不断发展新业务，全面树立现代化的档案管理理念。
（二）加大投入力度，建立符合高校特点的档案管理信息平台
现阶段，很多的高校在档案管理信息平台的重视不够，资金与人力资源的投入相对较少，大多数档案管理信息平台都是从软件公司直接购买的，只有少部分的高校是与软件公司共同开发的，虽然软件公司会根据高校的特点进行调整，但是在具体的操作中还是会遇到很多问题的，很多高校具体的要求是没办法达到的。所以，网络化的档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的。高校应该加大网络化档案管理的投入力度，增加相应的硬件设备，根据高校的实际情况，与知名度高的软件公司合作，设计适合高校实际的档案管理信息平台。另外，高校也要加强对专业人员的培养力度，可以根据高校自身的特点，有针对性地进行自主开发，打造符合高校实际的数字化信息平台。
（三）更新档案管理的业务知识，全面提高档案工作者的综合素质
部分高校由于人力资源的限制，很多的档案管理者并非是科班出身，在档案业务知识与业务能力上存在一定的局限性，随着科学技术与信息化技术的不断深入发展，档案管理的设备不管是数量上，还是种类上与形式上都有了很大的不同，这就对档案管理工作的综合素质提出了更高的要求。所以，高校实行网络化档案管理，就要加大对档案管理工作者的培训力度，让档案管理工作者跟得上日新月异的信息技术水平，多学习，优化自身的知识结构，树立良好的档案信息管理意识，积极奉献，从思想重视档案管理工作，不断创新，探索更好的信息化建设方法，提高专业的业务知识水平，增加业务能力，加强与外部的联系与合作，积极引入新的方法，为高校的网络化档案管理提高坚实的人才保证，尽快实现档案管理的现代化。
科学规范的会计档案管理有利于促进高校整体资金的运筹发挥最大效益 。目前高校普遍存在对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄。高校财务档案借阅制度不完善，不规范，管理环节 分散等问题，因此，加强高校会计档案的规范化和科学化管理，对现阶段高校的改革和发展具有极其重要的现实意义。
一、高校的财务会计档案管理的内容
《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份，②财务软件升级前的数据库备份，③打印输出的经过盖章签字的会计资料，④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件，⑥其他应该存档的有关资料或数据。
二、提高学校的财务档案管理
1.增强财务档案管理意识，建立高校财务档案领导体制
财务档案首先要得到学校领导的高度重视，把财务档案工作列入学校工作的议事日程，深入组织学习好《档案法》。校领导、财务负责人带头学习，通过学习与广泛宣传，使教职工增强财务档案意识，使教职工做贯彻落实《档案法》的先锋，形成每个人都重视财务档案，支持财务档案并自觉地维护学校财务档案工作的氛围。并结合学校实际情况，建立可行的档案工作与高校整体发展相适应的财务档案管理体系。
2.强化业务，提高能力
加强财务档案管理者自身业务素质，一方面积极参加财务档案业务培训，认真学习财务档案专业知识理论，另一方面选拔 热爱档案事业、默默奉献财务档案管理工作的人担任学校专职档案管理员。
3.加强财务档案综合服务功能
高校财务部门应改变传统的档案管理观念，严格的做好档案开发利用工作，力争全面系统完善财务档案工作职能范围，这样才能为领导决策服务服务。目前档案存在着大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被搁置，相当一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解学校财务运行情况，不能有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来，因此，健全档案的各种检索工具，汇编各种有利用价值的财务资料，使财务档案管理方法科学、管理机构高效、档案工作标准，不断增强档案部门的综合服务功能，让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务。
4.加强档案馆的安全与保密工作是财务档案管理的重中之重
要做还财务档案的保密工作应建立健全档案管理规章制度。规章制度中应把档案保密工作列入管理参与者的行为准则。促使人人都重视档案保密工作，在工作中坚持照章办事。再者，提高档案人员的安全防范意识，对财务凭证利用者和查阅人，谨防偷撕或涂改，还要杜绝火灾隐患。增加必备手提式灭火栓，并定期检查更换以确保长期有效利用。定期检查电气设备线路安全使用情况，对有安全隐患的做到及时维修，确保电器设备安全运转。还要注意档案的科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化工作。
5.做好财务档案的信息化建设
随着经济社会的不断发展，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分，运用先进的管理知识和现代化技术设备，提高财务档案管理水平，财务档案信息 网络化是实现档案信息利用效益最大化最佳途径。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。利用校园网络管理系统，实现档案的索引、统计、编集、检索，替代传统的手工抄写劳动，把部分纸质财务档案转化为数字档案信息，建成各类财务档案数据库和多媒体数据库。实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询。
尽管高校财务档案管理在 建设上取得了一定的成就，但由于受到诸多客观性因素的影响，目前高校财务档案管理 建设还存在诸多有待研究解决的问题，应抓紧对高校财务档案管理 建设的全面探析。才能确保档案的质量，使学校档案工作保质保量限期完成。
要想有创新行为首先要有创新意识，思路决定出路，档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。
2、档案管理工作模式的创新是基础
档案工作管理模式的更新，是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的一个科室，其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化，一些高校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在高校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。要加强计算机档案管理软件的开发，将计算机作为方便管理的重要工具，进一步合理有效利用。只有这样，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。
3档案管理工作机制的创新是关键
要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，重要的是要有管理机制的创新。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，充分调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案工作的良性发展。还要加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。
4运用档案管理的现代手段，科技兴档
信息化为档案资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持，档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题。要努力实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理
走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。
5人才资源的创新
要树立人才资源是第一资源的思想，针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、工作实、纪律严的专业人员。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。
总之，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，做到人无我有，人有我优，人优我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案事业的持续快速发展。
【论文关键词】高校;档案工作;档案管理;管理创新
【论文摘要】档案管理工作是学校的重点工作之一,特别是高校的档案管理错综复杂，更要讲究管理上的创新。文章分析了高校档案管理思路、管理模式、管理机制的创新，以及运用档案管理的现代手段，科技兴档，使档案工作具有生机和活力，从而推动档案事业的持续快速发展。
关键词：档案管理；信息化；高校合并
根据高校档案信息形成的规律，可把高校档案分为党政管理档案、教学档案、科研档案、设备档案、人力资源档案、财会档案，再加上报表统计一项共七大类。对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案事业各构成要素更加紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。
档案管理有以下要求：一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入单位的各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和单位各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。
针对我校是合并后形成的院校，本文对合并院校的档案管理提出了以下建议：
首先，对合并前各单位的档案应根据原有馆(室)藏特点、适用范围、利用方便的情况，采取统一管理、分散存放的办法，即原馆(室)原地存藏各单位。一个机关的档案，应集中保存在一个机关档案室；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。只需将原形成馆藏的检索工具复制一份呈交给学校新成立的档案馆。
其二，继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校在教学、科研甚至管理方面，按年度计划中项目的连续性在合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集、整理工作。
合并时，各校废止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作，以保持原全宗档案的有机联系。
第三，对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，馆藏容量在10～15 年左右。其次是组建高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案事业的发展需要，工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的较强能力。
第四，建立档案网络。这一网络既要兼顾合并前各馆（室）藏的特点，更要注意合并后档案工作发展的新要求。笔者以为可取的模式是：合并后的高校设总馆即综合档案馆，原有的各校档案馆(室)设综合档案室，综合档案馆主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政与业务上对本校所属各分校的综合档案室工作进行指导、监督和检查，综合档案馆为基层单位档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案馆本身工作的需要。档案室接受综合档案馆的领导，继续做好原有档案的保管与利用，及时又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片、索引，编制各种参考资料，以便及时、主动地提供档案信息，为机关领导和各项工作服务。
综合档案馆成立后，按照档案产生的不同来源，建立与学校党政机构、学科专业设置、科研方向选定等相适应的由综合档案馆在业务上纵向领导，在行政上横向联系的档案工作网络。学校任何一个职能部门要按方便收集的原则确定相应数量的专、兼职档案员，这些专、兼职档案员在行政上属各部门领导，业务上由档案馆领导，以便及时做好日常档案的收集、整理、立卷，最后移交档案馆(室)的暂时性工作。
第五，建立必要的规章制度，使档案管理按规范化动作。新校的档案工作虽在起步阶段，但原有各单位在档案的业务管理模式上有较为可行的规章制度，这些原有的模式或规章制度，为新校档案的科学而规范管理打下了良好的基础。新校档案管理运作前，要博采众长。继承和发扬原有规章制度的科学部分，建立和健全新的管理运作模式，使档案的鉴定、收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行。通过以上措施，可以为合并后的高校信息整理提供借鉴，进行信息的整合，为以后的信息管理以及信息查询提供方便。
参考文献
[1]李敏.高等学校档案管理现代化问题初探[J].山东省青年管理干部学院学报，2004，7（04）.
[中图分类号]G647
[文献标识码]A
[文章编号]2095-3712（2015）21-0085-02
[作者简介]朱小青（1989―），男，江苏泰州人，硕士，天津农学院国有资产管理处，研究实习员，研究方向：设备管理。
《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定：设备档案管理主要包括设备工作管理和设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各环节中形成的文件材料的管理。从中可以看出，设备的档案管理贯穿了设备从制订采购计划到到货验收以及后期的维修报废全过程，能够有效地串联起设备管理的各个环节。因此，建立完善的设备档案管理制度对提高实验教学水平，推动实验室建设和设备的管理工作有着重要意义。
一、设备档案管理的现状和存在的问题
目前大部分高等院校的设备档案管理采用的是设备管理部门和设备使用部门共同管理的方式。国有资产管理处是管理学校固定资产的职能部门，负责设备从制订采购计划、招标、到货的验收安装及后期的维护与保养，他们方便收集设备的采购、验收、管理档案材料并保证其完整性。设备使用部门主要负责设备购进以后的安装和操作等档案管理。因为设备购进初期，操作人员更熟悉设备的操作方法和设备性能，安装时也需与使用人员进行沟通协商。因此，各种随机文件及原始资料会散置在使用人手中。这样做虽然方便了操作人员的使用，但同时也给档案管理带来了麻烦，直接后果就是大量的技术资料流失。这种“双头”管理不到位很容易发生“扯皮”的问题，可能会导致很多有价值的技术资料散失或残缺不全，有些设备因此失去了一套完整的档案资料，从而影响设备的日常维护和使用开发。设备资料的收集是设备档案管理的基础，没有前期的资料收集，也就谈不上后期的管理、归类等其他环节。
在后期设备的使用管理过程中，往往缺少专人对贵重大型设备进行管理。当设备转交他人管理时，资料往往不能随机办理交接手续，容易丢失。而且在设备定期维护保养时，如果没有按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录，可能导致资料不全，在设备后期的维修和报废环节中，容易出现各种问题。
二、设备档案的收集和建立
（一）设备档案的横向收集
对设备档案进行管理，首先要将设备进行分类。分类的依据一般是以金额为标准来区分普通设备和大型设备，具体金额各高校有不同规定。个人认为结合目前实际情况以十万元为标准比较适宜，少于或等于十万元的为普通设备，大于十万元的为大型设备。一般来说，普通设备只需要订购合同、验收报告和维修记录等资料即可。同时，使用单位应根据学校相关规定及时建立固定资产账目、粘贴设备标签，并将相关信息录入资产管理系统。
大型设备的档案采集相对复杂，需要设备采购各个阶段的原始资料，对其进行纵向的管理，这也是由大型设备的使用价值和其产生的经济效益决定的。大型设备的档案管理，应该分别进行，即每件设备单独设卡管理，建立完整的技术资料档案。使用单位可办理长期借用手续，但一定要妥善保管相关资料，当设备转交他人使用或管理时，资料要随机办理交接手续。对大型设备进行定期维护保养时，要按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录。大型设备借出和收回时都应立账立据，严格执行交接、验收规定。
（二）设备档案的纵向收集
设备的管理过程可分为设备申购、验收、使用和报废四个阶段，各个阶段需要的资料一般有：设备申购报告、计划、论证报告，定购合同；开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字移交文件、保修单，验收报告；设备说明及全套随机文件，使用和维修记录；报废申请书，设备报废鉴定与审批材料等。如果是进口设备，还需相应的技术商务文件，如外贸合同等。
每件设备都应从这两方面进行相关资料的收集，为之后的分类和管理打下坚实的基础，这只是设备档案管理工作的第一步，但没有这一步就没有完备的资料及技术文件，就无法对日后设备的使用、维护和报废进行有效的管理，就无法了解到所购置设备的使用机时及其产生的教学、科研效益，更无法对今后的设备采购工作有指导和借鉴意义。
三、设备档案的管理
（一）从思想上提高认识
在平时的管理工作中，很多工作人员对档案管理的重要性认识不够，没有将之摆到正确的位置。因此，从学校层面就必须重视设备档案管理工作，加强平时的教育与宣传，采取有效的措施，把设备档案管理提高到一个新水平，以适应改革发展的需要。要制订翔实的管理办法，结合不同类型设备的特点，进行合理的管理。
（二）建立完善的档案管理制度
建立健全设备的档案管理制度是做好设备仪器档案管理工作的关键。设备档案管理要从设备申购、到货验收、整理归档三大方面入手，制订行之有效的规章制度。各个设备的档案资料都应由国有资产管理处负责收集整理并统一保存，从检查主机、附件配置、说明书与技术资料是否齐全等工作做起。如果实际安装或使用过程中，操作人员需要相关技术文件，可复印原版文件，以保证原始资料的完整性。设备如果需要维修或报废，应由使用部门向管理部门提出申请并同意后，方可进行维修或报废。维修或报废过程中产生的记录、文件、票据要及时送交管理部门规定。同时要有专门的工作人员来管理这些资料，避免资料丢失。
同时，不能只注重设备采购过程中的档案管理，还要注意设备使用过程中的档案管理。针对不同类型的设备应采取不同的方法。普通设备可以采取单位日常管理为主，设备主管部门监督抽查为辅。每个学期对这些设备的使用记录、运转情况以及维修记录进行一次检查考核，考核结果通报各使用单位。大型设备的管理不光要做到以上几点，还要注意在新形势下各高校强调大型设备开放共享的情况。大型设备开放共享需要对上一年度设备的使用效益进行考核，这就要做好使用记录、运转情况以及维修记录的管理。在申请大型仪器开放基金的过程中，又会产生很多的文件，如贵重仪器开放基金使用申请表、维修合同、验收报告和贵重仪器开放基金实施情况总结等。对这些资料的档案管理尤其要引起重视，因为这不仅关系到大型设备的使用与维护，更关系到大型贵重仪器开放基金的使用。这部分工作完成得好，就能够为大型贵重仪器开放基金的管理、使用和分配打下坚实的基础。
而对于待报废的设备，一般都会由设备所在单位负责人组织有关专业人员做好技术鉴定。进行档案管理时要注意保存好技术鉴定、申请报废表、主管领导的批示等原始文件，以备存档查询。
（三）加强设备管理部门师资队伍建设
设备管理工作需要有一支工作认真负责的人才队伍，而档案管理人员素质直接影响档案管理水平。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，对管理人员的素质和水平的要求较高。这不仅要求管理人员有扎实的理论功底，还要求他们有丰富的实践经验。要充分利用高校优势，采用各种培训方法，如在职培训、岗位轮换、交流学习等，对管理人员进行培训，从而加强管理队伍的建设，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。档案管理人员在平时工作中也要加强自身的学习，了解国家和高校对于档案管理的一些相关法律和规定，从而规范自己的日常工作。
高等院校设备仪器的科学化管理对提高本科教育教学质量和推进实验室体制改革都有重要的意义。采用科学合理的机制实现设备仪器的档案管理成为实验室建设的重大课题。档案管理工作贯穿了设备采购、使用、开放共享、报废等各个环节，做好这项工作不仅对日常设备的管理极为重要，同时还能够为以后采购新设备提供宝贵的经验。
参考文献：
[1] 田太福.高校仪器设备档案管理的探讨[J].中国现代教育装备，2010（7）：25-26.
[2] 王蕾，张富春.高校设备档案管理的几个问题[J].实验技术与管理，2000（4）：125-126.
如今，很多高校的管理体系还不完善，从档案管理体系这一层面来看，高校现在还未跟上网络信息化时代的脚步，还未创建一个有效完整的电子信息管理的体系。虽然高校现在逐步建立了档案管理体系，同时也对档案进行了分层管理，但依然还存在着不足，特别是对电子档案这个新事物来说，某些高校还没有做好充分的准备。
（二）?w档存有分散性
高校的电子档案有的存在档案管理部门，有的存在某一个系或者某一个院里，散落在各个部门中，这体现出归档的分散性。也大大体现了学校对电子文档的归档太过随意了。同时，由于设备不齐全导致各个部门不能更好保存好电子文档的完整性。
（三）电子文档丢失现象
信息化时代，也很容易出现电子文档丢失。由于在高校中，有的电子文档是由各个部门汇总而成的。但是，恰恰因为各个部门都各行其是，才致使电子文件丢失或重复存储，虽然很多高校不断提高了办公信息化，加强了办公软件在教学和工作中的应用，但是也有很多高校的管理体系还不完善，电子设备不健全，所以导致了很多文档的丢失，以及不能及时归档。
二、加强高校档案中电子档案的应用
（一）提高电子档案管理人员的素质
随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。
（二）强化规范操作流程，完善管理机构
首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统，并规范操作流程，减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展，加强电子信息管理，充分利用网络资源，提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构，从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作，以提高电子档案的质量。
（三）优化服务方式，拓宽电子档案管理功能
档案管理人员应该尽力挖掘档案馆藏资源，重视处理、加工等过程，充分运用信息技术、多媒体技术、光盘技术，坚持档案管理便捷、快速、个性化，真正实现电子档案资源安全性共享。其次，合理妥善保存电子档案信息，可以储存在光盘里，实现计算机技术具体操作，档案管理人员坚持“以人为本”的服务准则。构建网络在线高效服务体系，提供在线咨询服务，更好地服务于电子档案管理。
（四）为电子档案创建安全的网络环境
高校在进行电子档案管理的过程中，必须严格控制网络环境，保证网络环境的安全性。高校应该安排专业人员进行管理，定期对硬件系统和软件系统进行升级，保证信息安全。相关工作人员还应该定期对档案信息进行整合和备份，防止在今后的工作中由于文件丢失给工作带来损失。高校在进行网络安全维护的工作中，可以通过建立身份验证、网络防火墙、病毒预防和数字签名等，对查询和复制档案信息的人员进行身份验证，严格防止有人恶意拷贝文件。
（五）加大对电子档案应用资金的投入力度
一、高校档案管理现状
纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万;而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增;连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。
每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。
具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点:
第一，工作量大:由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，电子信息化程度有待提高:信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
第三，档案管理操作的标准化程度不高:由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。
第四，远距离传递频繁:由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。
以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
二、电子档案管理的利弊
1.电子档案在现代档案管理中的优越性
首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。
其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。
此外，以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。由于传统档案存储媒质为纸张，环境中的温度、湿度以及微生物环境都可能影响其存储寿命，所以在存放过程中对环境的要求较高，防潮防虫等工作都是必不可少的。同时，大量的数据消耗纸张，不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样，DVD光碟、闪存U盘、硬盘，存储量大，1GB的存储卡就可以存储5亿字，相当于近1000套《三国演义》;且储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性。
最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。
2.电子档案在应用中的风险
当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。
(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。
(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。
三、电子档案管理在高校档案管理中的应用
针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:
第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。
第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。
四、结论
在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。
参考文献:
[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007.06.08.
将电子档案应用到高校档案管理中，实际上也是信息社会发展的必然结果，相应的也使得高校相关档案管理工作的内容也发生了变化。虽然电子档案的重要性不言而喻，但是很多的高校却并没有引起高度的关注和重视。正是由于对其缺乏一定的认识和了解，加上部分人员的电子档案应用意识的欠缺，从而使得高校的档案管理工作存在诸多的问题，同时也造成了类似档案内容流失、档案资料不全等问题的频繁出现。在这样的情形之下，高校电子档案的应用价值则难以得到体现，最终必然使得大量人力和物力资源被浪费，并且也不利高校教学事业的发展。
一、高校档案管理中电子档案的应用问题
（一）相关电子档案管理人员的素质低下。随着社会的进步和我国高等教育的振兴，高校档案管理的重要性在近年来受到了高度的重视，但是却由于管理水平低下等原因，从而使得高校档案管理工作中存在诸多的问题。其中比较明显的一个问题就是电子档案管理人员的素质低下，这也就使得他们难以做好相关电子档案的管理工作。虽然不少高校都招聘有专门的电子档案管理人员，但是他们的文化水平普通比较低，而且很多还不是科班毕业。由于没有接受过专门且全面的电子档案管理培训，因此在档案管理中无法及时对相关材料进行收录和整理，进而也无法使得电子档案在高校档案管理中得到有效的应用，而这样只会加大后期相关资料管理和查询的难度。
（二）电子档案应用方面的资金欠缺。我们身处在21世纪互联网时代，学校档案室作为重要的信息聚散地，在将电子档案应用到高校档案管理中的时候也遇到了诸多的问题，主要体现在技术资金的投入上。在资金投入上主要有两方面的问题：一方面是很多高校都将大量的资金投入到了整体硬件设施的建设上，比如教学楼、食堂、宿舍等公共设施等建设方面，以致于没有足够的资金应用于电子档案管理工作中。另一方面则是个别高校在资金投入和使用上存在盲目性，虽然相关部门划拨了一部分资金用于电子档案中，但是部分负责人却不能根据实际需要统筹安排资金，盲目购置各类数字化资源与设备，这无疑也造成了巨大的资源浪费。虽然电子档案应用使得整个高校的档案管理取得了一定的成效，但由于资金投入不够等因素的影响，依旧对其发展产生了诸多的阻碍。
二、加强电子档案在高校档案管理中的应用
（一）提高电子档案管理人员的素质。随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。
（二）加大对电子档案应用资金的投入力度。随着电子档案在高校档案管理中的应用趋势逐渐有所加强，在信息化技术的时代，加大技术资金的投入力度则显得尤为必要。只有这样，才能确保高校档案管理工作能够有序开展。如何才能通过资金的投入促进电子档案管理工作的发展，主要可以采用以下方式：作为高校，一定要加大对对现代化设备的购置资金投入。比如利用计算机进行检索则更加便捷；通过微缩技术、扫描技术等则能对档案资料进行有效的保护。也只有利用现代化高科技手段，才能有效提高电子档案在高校档案管理工作中的应用效率，从而有效克服以往档案工作的人工操作的落后性。由此可见，添置现代化的设备显得尤为必要，同时也能使整个高校档案管理工作走向更加现代化的管理模式。总而言之，作为高校，在对电子档案应用进行资金配置的时候，一定要充分考虑到档案管理的重要性，只有这样，才能确保高校档案管理工作的有序性和科学性。
三、结语
虽然高校档案管理室只是存储相关资料的一个地方，但是只要对这些资料加以合理利用，则能展现其存在的价值和意义。尤其是随着社会的不断发展和变化，人们对于高校电子档案的应用重视性也逐渐有所加大，相应的也意味着相关工作人员肩负更大的使命和责任。总之，借用电子档案的应用来保障高校档案管理工作的顺利开展，才能确保每一位师生的利益不受侵犯。
【参考文献】
［中图分类号］G640［文献标识码］A［文章编号］1671－5918(2016)06－0035－02
引言
高校档案管理是高校从事学校各项事务的管理活动中所形成的具有不同表现形式的历史记录，像纸质文件、声音、图像等信息和资料，为学校以后活动和发展提供历史参考依据。高校的档案管理工作是高校进行管理的基础，对于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，当前很多高校档案管理还是以实体档案管理和信息档案管理为主，以文件和计算机技术为主要表现形式，但是这种管理模式在高校实践应用过程中效果并不明显，难以适应高校的发展要求。知识管理通过将系统内知识进行循环应用促进知识的再生，在高校档案的管理工作中能够有效满足广大师生以及学校事务的需求，推进高校的传统档案管理向现代知识管理转变，做好高校档案管理以及整体的学校管理水平。
一、高校档案管理工作中存在的问题
(一)高校档案管理工作的滞后性
随着高校对于信息化建设的更加重视，高校在档案保存方面也呈现出多种形式，不仅包含了传统的书面纸质档案，当然，更多的是电子信息档案。档案信息载体的多样性对于高校的档案管理提出了更高的要求———如何更好地这些多样性的档案信息载体进行有效管理。但是，在很多高校的档案管理中，还存在着滞后性，没有对多种形式的档案进行整理和分类，造成了很多原始档案文件的流失，使得实际的高校档案管理工作效果并不理想。
(二)高校档案的管理意识不强
当前，高校的档案管理工作主要内容还是对文件材料的简单分类和归档，由于当前高校档案管理工作没有得到足够的重视，档案管理工作人员没有从思想上高度重视高校档案，对档案的管理专业技术方面也没有得到提高，这就使得高校的档案管理会经常因为归档不及时或者是存放位置的错误使得资料文件出现积压，电子文件和多媒体信息没有按照要求完整和及时进行归档，有时甚至还会出现文件资料丢失的情况。
二、高校档案应用知识管理的运用程序
(一)知识获取
获取知识是高校档案知识管理的第一步，高校的档案管理无论是从内还是对外只有不断获取新鲜知识、实用的知识才能提升高校档案知识化管理的水平。对于高校档案管理知识获取来说，一方面要吸收“实体”知识，包括教育部门的指示、高校教师的信息、教学条款等多种形式的档案;另一方面要吸收“隐性”知识，像可以通过观察、模仿和沟通交流对高校教师的思维模式、教学特点等进行通过实体的形式和状态进行保存，丰富档案内容储备。
(二)知识共享
在高校档案知识管理中，知识共享可以说是知识管理中最为重要的流程。知识的共享可以先从档案的内部分布进行知识和信息实践开始，逐步累积和转化，可以将高校档案管理的范围从档案部门扩大到整个学校。档案管理部门可以让管理人员将所掌握的知识和经验个大家实现知识共享，进一步加深档案知识的积累。
(三)知识存储
高校的档案管理需要对档案资料文件进行存储，由于资料信息具有海量数据，档案管理对于海量数据信息不可能完全进行“消化”，因而需要有选择地对数据信息进行筛选。高校档案管理可以对有保留和存储价值的资料和文件进行保留，是作为永久保存、长期保存还是短期保存需要通过知识存量分析做出决策，建立知识标准化存档。像有的教学公开课，可以进行过程实录，制作成档案文件，为以后教师学习和培训提供样本。
三、基于知识管理提高高校档案管理能力的策略
当前，知识管理已然成为我国高校档案管理工作的发展趋势，知识管理在高校档案管理过程中的逐步推广运用将会极大提升我国高校的档案管理能力，满足高校教学和学生以及社会人士的需求。以下将基于知识管理，对如何提高高校档案管理能力提出相关策略:
(一)建立良好的高校档案组织文化
高校档案知识管理的主要工作是通过档案管理人员完成的，因此，高校档案管理人员要通过不断学习和积累经验，吸收和获取新知识，利用学校现有的资源和条件，建立良好的高校档案组织文化。在高校档案管理的过程中，档案管理人员需要将自身工作和集体工作进行有机结合，在为高校档案建设和管理的奉献中也能够获得更多的学习机会，有利于加强彼此的合作交流，从而促进档案知识的更新。同时，高校也要为档案管理人员提供更好的知识共享平台，为高校档案管理人员知识管理技能的提高创造良好的条件。比如说，可以通过利用网络技术，让高校档案管理人员能够在电脑或者手机上能够实现档案知识的实时信息共享，像档案管理人员可以建立微信群，对于高校接收的上级通知、学术交流活动、高校艺术大赛等活动信息在微信群以图片或者是手机办公软件形式等进行，从而让高校档案管理人员在准备活动或者活动总结能够有参考依据。
(二)构建高校档案知识管理信息系统
知识管理的目标是为了更好提供服务，构建高校知识管理信息系统则能够将学校的各部门、各班级的档案创新成果进行分享交流，降低知识管理成本。高校可以建立基于知识管理的档案库，将学校内的教师和学生档案信息、学校资金规模、学校部门介绍、学校重要活动通知等可以通过模式识别、优化算法和人工智能的方式对高校各类档案信息和知识进行保存，并且借助校园网减少部门层级之间、不同部门之间的档案分类工作，有效融合其他信息资源。在高校的档案知识管理中，要充分利用档案知识，对其潜在的价值进行充分挖掘而后再转化成教学资源。高校作为知识产生和汇聚的重要“源泉”，为学生和教师学习和掌握各种知识信息打下了坚实的基础。知识管理对于档案的要求就是要充分开放，让更多的学生和老师通过档案的内容和知识提升自身的教学水平和学习能力，更好地位广大的教师和学生提供服务。同时，对于档案知识还要及时进行更新优化，实现档案内容的二次利用，构建更为齐全的高校档案知识管理信息系统。
(三)推进高校档案知识管理服务升级
在高校档案的知识管理过程中，不仅要加强档案服务系统的建设，还要进一步提升高校档案管理人员的管理水平。档案管理人员的素质直接影响到高校档案管理工作的质量和效率，因此，必须要加强高校档案管理人员的建设，提高高校档案知识管理服务水平。高校的档案管理工作随着科学技术的发展也相应提出了更高的要求，为了适应档案管理知识的需求，档案的知识管理的形式也在不断发生变化。高校的核心竞争力在于教师的教学专业素养的提升，在对档案知识管理的过程中，要结合管理形式的变化不断进行创新。尽管知识本身并不能创造价值，但是通过档案的知识创新，能够进一步拓宽原有档案的视野，融入主观能动性，使得档案管理能够焕发出新的“生命力”。结语综上所述，当前高校的档案管理工作还存在着一定的问题，像管理方式落后、服务水平低下、管理意识不强等，严重影响了高校档案管理工作的发展。因此，必须要通过知识管理在高校档案管理的应用，改变过去传统的档案管理方式，提升高校档案管理人员管理素养和管理技术，结合高校档案管理的特点，实现高校档案管理工作的更大跨越。
参考文献:
［1］杨菊洪．基于知识管理的高校档案管理研究［J］．科技情报开发经济，2011(1):145－147．
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中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2015年10月23日
高校基建档案是高校管理工作的重要组成部分，尤其是随着近几年来高校不断扩招，其基础设施的建设也比较频繁，所以存在着大量的高校基建档案需要管理。然而，目前我国高校基建档案的管理工作还存在很多不足之处，从而影响了高校管理工作的正常开展。因此，本文在论述高校基建档案特点的基础上，提出了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而针对这些问题出现的原因，提出了促进高校基建档案管理工作发展的重要措施。
一、高校基建档案主要特点
高校基建档案与高校其他管理档案存在一定的不同，其主要特点体现在以下几个方面：第一，独立性。高校不同的基建档案之间需要保持一定的独立性，每个高校基建档案都需要进行分开装卷，同时需要根据工程的不同阶段，将相关的资料准备完善；第二，广泛性。由于我国高校基建项目的种类比较多，同时规模大小也不尽相同，所以说高校基建档案的来源比较广泛，参与高校基建项目的人员比较多，资料相对来讲比较复杂；第三，实用性。高校基建档案的管理是高校管理工作的重要组成部分，对于促进高校的发展有着重要意义，所以在高校基建档案中主要记录着工程的重要信息，同时也记录着重要人员的信息等等；第四，长期性。高校基建档案的管理工作持续的时间比较长，从高校基建工程的开始到基建工程的结束，这一时期的资料都需要进行整理，所以是一个较为长期的过程。
二、目前高校基建档案管理中存在的问题
高校基建档案的内容比较复杂，而且管理的信息也比较多，这就对高校基建档案管理工作提出了较高的要求。然而，通过本文的调查和研究得知，目前我国高校基建档案管理过程中还存在很多问题。
（一）没有认识到高校基建档案管理工作的重要性。对于很多高校来讲，并没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，主要体现在以下几点：第一，缺乏对高校基建档案管理工作重要性的宣传，使得相关工作人员没有充分意识到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建档案中信息的缺失，从而影响高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，高校基建档案管理工作需要的设施不全，由于高校没有对高校基建档案管理工作引起重视，从而使得高校基建档案管理过程中，缺乏一定的资金和资源的投入，因此在一定程度上制约了高校基建档案管理工作的顺利开展。
（二）缺乏完善的高校基建档案管理制度。虽然很多高校都在对高校基建档案进行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要体现在以下方面：第一，部分高校缺乏相应的管理制度，从而无法对高校基建档案管理工作进行约束，因此造成了高校基建档案管理工作的混乱，无法保障高校基建档案管理工作有序正常地开展；第二，一些高校虽然制定了高校基建档案管理工作相关的规章制度，但是制度缺乏一定的完善性，无法在实际工作中对高校基建档案管理进行指导；同时，很多高校在开展高校基建档案管理工作的过程中，没有完全按照规章制度进行，从而影响了高校基建档案管理工作的开展。
（三）管理人员素质有待提高。高校基建档案管理工作的开展，离不开管理人员的用心工作。但是，通过本文的调查和研究得知，目前高校基建档案管理人员的素质有待提高，主要体现在以下几点：第一，高校基建档案管理工作对于管理人员的专业技能要求比较高，但是很多高校聘用不具备专业技能的人才对高校基建档案进行管理，从而无法顺利地完成档案的管理工作；第二，目前很多高校对高校基建档案的管理采用系统化的管理程序，但是很多管理人员不具备计算机等相关知识，无法更好地完成高校基建档案的管理工作，影响了高校基建档案管理工作的效率。
三、完善高校基建档案管理工作的相关措施
通过以上的分析和论述可知，高校基建档案与其他资料相比有着自身的特点，同时也使得针对高校基建档案的管理工作更加复杂。所以，在高校基建档案管理工作中仍然存在很多问题，从而影响了高校基建档案管理工作的开展，因此为了更好地完善对高校基建档案的管理，可以参考以下几点：
（一）重视高校基建档案管理工作。对于很多高校来讲，忽视了高校基建档案管理工作，这是造成高校基建档案管理工作存在问题的重要因素，所以为了更好地促进高校基建档案管理工作的开展，必须要重视高校基建档案管理工作，为此可以做到以下几点：第一，积极宣传高校基建档案管理工作的重要性，使得档案管理人员能够充分认识到档案管理工作的重要性，能够在实际工作中更好地约束自身的行为，促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，增加对高校基建档案管理工作的投入，使得档案管理人员能够利用先进的管理设备，从而提高高校基建档案管理工作的效率，更好地为高校管理工作进行服务。
（二）完善高校基建档案管理规章制度。建立完善的高校基建档案管理制度，能够更好地指导高校基建档案管理工作的开展，同时对管理人员的行为进行约束。因此，完善高校基建档案管理工作的规章制度，也是促进管理工作顺利开展的重要措施，为此可以做到以下几点：第一，补充高校基建档案管理工作的重要细节，在进行高校基建档案管理工作的过程中，很多细节如果不注意就可能影响管理工作的正常开展，所以将这些细节写入高校基建档案管理工作的规章制度，能够更好地引起管理人员的重视，从而促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不同高校在进行完善高校基建档案管理工作的过程中，由于学校自身的特点其侧重点有所不同，所以可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不断弥补高校基建档案管理工作的不足，可以更好地促进高校基建档案管理工作的开展。
（三）促进高校基建档案管理工作信息化。目前，我国信息化的时代已经到来，信息化进程不仅为人们的生活提供了更多的便利，同时也改变了人们的工作方式，因此为了更好地提高高校基建档案管理工作的效率，需要进一步促进高校基建档案管理工作信息化，为此可以做到以下几点：第一，需要为高校基建档案管理工作投入更多的信息资源，例如：计算机设备、办公设备、网络设备等，这样才能为高校基建档案管理工作信息化奠定基础；第二，在对高校基建档案进行管理的过程中，除了需要保留纸质版的档案之外，还可以建立电子版的档案，这样能够方便地对档案进行复制和存储，有利于更好地进行高校基建档案的保护。
（四）进一步提高高校基建档案管理人员素质。高校基建档案管理人员的素质是影响管理工作的重要因素，所以为了更好地进行高校基建档案管理工作，需要进一步提高管理人员的素质，为此应做到以下几点：第一，对档案管理人员进行培训和教育，使其能够充分认识到高校基建档案管理工作的重要性，同时能够使其熟悉相关的规章制度，在实际工作中按照规章制度约束自身的行为；第二，提高管理人员的操作技能，随着高校基建档案管理工作信息化的不断完善，对于管理人员的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促进管理人员信息技术的提升，才能更好地满足高校基建档案管理工作的要求，进一步促进高校基建档案管理工作的顺利开展。
四、小结
通过以上的分析和论述可知，高校基建档案对于高校来讲是非常重要的，是保证高校有序发展的重要前提。因此，本文在分析高校基建档案特点的基础上，论述了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而提出了促进高校基建档案管理的重要措施，相信随着我国高校基建档案管理工作的不断完善，能够更好地对高校基建档案进行管理，从而促进高校管理工作的进一步开展。
主要参考文献：
近年来，随着教学形式和课程模式的多样化，档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，从而对档案管理工作提出了更高的要求。高校教学档案管理工作也应按照高校教学规律的要求，实现教学档案管理的规范化和现代化。
一.高校教学档案管理存在的主要问题
（一）档案管理意识不强
一些高校的教学和教辅人员，对教学档案工作缺乏充分认识，甚至于对教学档案的归档持抵触态度。有些人认为，教学科研成果是他们自己心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便等。有些院（系）在期中教学质量检查中，不按照教务处要求整理材料，造成了教学档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，严重影响了教学档案的建设和利用效率，从而也影响教育教学工作的顺利开展。
（二）档案管理制度不健全
高校教学档案管理工作应严格按照其基本原则，进行科学分类集中统一管理。近年来，随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理，缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如：有些高校没有建立规范的部门立卷制度；有些高校各基层部门没有指定专人负责文件材料的收集归档工作；有些高校频繁更换教学档案管理人员等。
（三）档案工作队伍不稳定
要做好档案管理工作，需要有一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。教学档案产生于教学及教学管理部门，需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。但目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且这些人员更换非常频繁。
二.改进高校教学档案管理工作的措施
（一）提高对教学档案管理工作的认识
教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先，学校有关领导应该经常过问教学档案工作，把教学档案管理列入学校的工作计划，在经费、人员、用房、办公等方面提供便利条件，定期检查和研究教学档案管理中存在的问题。其次，学校档案部门必须督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案，按照《教学类档案工作规范》要求，做好教学档案的整理、分类、保管。
（二）健全教学档案管理制度
由于认识不到位，致使档案管理部门缺少相对完善的、系统的管理制度。例如一些教学档案资料的收集，保管，借阅等都没有明文规定。因此，要健全教学档案管理制度，以适应高等教育发展的新形势。可考虑从以下几方面着手： 明确登记制度（目的是及时掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落），执行时限制度（强调及时收集，目的是确保归档文件材料齐全完整），履行查对制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素质的教学档案管理队伍
要建设优质高效的教学档案管理队伍，首先要有正确的人才观，要大力做好档案人才引进、培养工作，以人才资源推动档案工作前进的步伐。比如，选拔优秀的高校档案管理专业毕业生，给教学档案管理队伍补充新鲜血液，优化队伍结构；加大在职档案管理人员的培训力度，通过召开交流会议、教育培训、学历教育等多种形式，提高档案人员的政治理论修养、业务水平以及现代管理能力，改善档案管理队伍的整体素质，为高校教学档案工作发展提供高优质人才保障和智力支持。
