时间：2023-05-17 10:06:59
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关键词：
实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。
1电子档案管理的基本要求
1.1原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.2真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.3完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。
1.4安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2电子档案管理存在的问题
2.1原始性问题
传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。
2.2真实性问题
在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。
2.3完整性问题
电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。
2.4安全性问题
网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。
3电子档案管理的完善策略
3.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
3.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。
3.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。
3.4规范电子档案的利用制度
规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。
作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心
水文档案是在水文观测活动中产生并归档的原始观测材料。水文档案反映水文气象、陆地水文、海洋水文、水文地质等不同领域长期观测积累的水文变化和洪水旱情预报的情况，为水利和其他国民经济建设部门提供基础资料。由于水文档案资料涉及到的领域多，应用水文资料的行业广，做好水文档案管理工作形势比较严峻，随着信息化的高速发展，网络、人为、直接和间接管理都可能会发生工作管理不到位的情况，这给做好水文档案管理工作带来了很大的难处，笔者结合自己所在单位的情况，提出以下做好水文档案工作的措施。
一、实行工作管理责任制
（一）建立法律追究责任制。单位领导干部负责人要担负起本单位档案基本工作管理全面责任制，重视和关心本单位档案管理工作，对那些疏于管理，或在管理工作方面失职，不认真履行管理工作规范的领导干部实行责任追究制。还要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国水文条例》，视情节轻重，依法追究法律责任。
（二）落实行业内部责任制。在水文部门提供给各行各业的《水资源论证报告》《水文分析计算报告》《工程水文分析报告》中，要利用水文档案基础资料进行数据分析，并把成果编入报告，才能充分说明所分析研究的项目论证报告。在做某个项目报告中可能涉及一部分重要资料，如果这类报告管理工作制度跟不上，报告中部分水文资料可能会造成间接性失误，这就要求我们必须从源头上做好水文档案管理工作，落实行业内部责任制，加强规范化管理。
二、健全档案管理制度。
（一）常规制度。结合本单位水文档案管理的具体情况，制定好本单位的对外服务制度：一是水文档案资料的性质确定、变更和解除制度；二是信息及网络载体管理制度；三是信息系统和信息设备管理制度；四是水文资料信息公开提供审查制度；五是领导干部对档案管理督查、督办制度；六是档案管理人员各方面业务知识教育和管理制度；七是管理工作实行年终责任考核制度等常规性制度。
（二）日常制度。在单位内部做好日常档案管理制度，如水文资料年终整编成果归档制度，历年资料查（借）阅登记制度，档案资料复印、摘抄、录制等日常管理制度。
三、完善档案管理防护措施
（一）防护措施到位。档案管理工作的本质特征决定了工作必须以防范为主，把工作重点放在预防上，做到防范于未然，最大限度地减少档案资料遗失、损坏等事件发生，加强人防、物防、技防相结合的综合防范体系。
（二）技术措施到位。加强对整个水文系统计算机网络信息技术的管理：一是要实行分级保护，信息系统要按照规定的程度不同，采取不同强度的管理措施。二是计算机技术防护，设施、设备要按照国家标准及水文行业信息系统同步规划、同步建设、同步运行。三是要明确在计算机操作规程中禁止事项。四是明确网络运营商、提供仪器设备服务商双方的法律责任，建立规范审查，严防因网络、仪器设备问题损坏档案资料事件发生。
（三）人防措施到位。水文行业内部档案管理工作主观因素取决于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作责任心强，警惕性高的人才能防止水文档案不遗失损坏。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔离，运行设施、设备放置场所要符合水文行业标准，要保证信息的完整、可用、可控性。计算机在购买前必须是未使用过的，没有联接过互联网的，最好是国产的，这样才能做到万无一失。
（五）技防措施到位。单位计算机处理涉及水文档案信息时，设施、设备技术防护没有达到高标准要求，存在的安全隐患和漏洞的要责令停止使用。
四、开展档案管理宣传教育
（一）加大档案管理工作宣传力度。由于水文工作行业的特殊性，水文档案从开始到形成成果，是一个漫长的过程，在收集整编的过程中要经过很多道工序环节，涉及的水文资料及人员很多，扩大了我们工作知悉范围，要抓好水文档案管理工作，只有按照《水文行业技术规范》的相关规定，加大档案管理工作宣传力度，让每一位涉及到水文资料的人从思想上认识到位，这样才会取得实效。
（二）加强档案管理工作教育培训。单位应定期对工作人员特别是领导干部和人员进行新形势下的法律法规、专业技术防范知识等方面的教育培训，以增强档案管理意识和保护技能。对从事档案管理工作人员，要加强对新修订的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国水文条例》等相关法律法规的培训和学习，或讲解一些实际案例作为教育学习材料，利用集中授课方式、个人自学方式等多种学习方式开展档案管理宣传教育培训。让传统档案管理工作观念向新时期档案管理工作观念转变，进一步提高针对性和实效性，从而做好水文档案管理工作。
电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同，给传统档案管理带来了新问题和挑战。如何对电子文档进行科学有效的管理，更好地为企业的经营决策提供服务，是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题。
一、电子文档的优势
首先是共享性的优势。传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”，其利用的人数、时间、地点都受到限制，而且在保存上也存在着巨大风险。而电子文档在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文档“有形”的观念，使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用。其次是利用多样性的优势。电子文档利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文档信息的利用效率。由于电子文档的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的，而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件。将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者，因为数字化文档的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像，使文档的原件不会受损，如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件。在日常环境下，电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。众所周知，纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加，导致纸张载体被损耗，字迹也越来越老化，纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏；但电子文档却与纸质文档不同，电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤，正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响，其原件仍保存在电子文档的载体中，也不会受到影响。
二、电子文档管理存在的问题
（一）电子文档与传统文档的保存有很大不同。传统文档只要避开天灾人祸，遵守保管要求，一般情况下就可以实现长期保存。而电子文档则过多地依赖于软硬件设备，如果没有设备，就无法读取，同时，电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等。这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存。
（二）计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响。随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文档的长期有效使用增加了难度。例如：在软件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中，如要使用DOS操作系统下形成的电子文档，有的须迁移到上述平台，或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题。
（三）办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容，给电子文档的归档和整理造成困难。采用计算机及网络办公管理的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准。二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同，因此电子文档须先转为规定格式后才能归档，也增加了电子文档归档的难度。
三、加强电子文档管理的措施
（一）档案工作者要端正思想。档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要，更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血。电子文档的管理要靠技术条件实现，其保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性。要统一电子文档的软硬件设施，对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理，并使管理标准化、规范化、制度化。应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求。确保电子文档的真实性（内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据，包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损）、有效性（可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）等。此外还要做好安全防护，保证电子文档的内容和载体安全。
客观而论，当下社会正处于知识经济时代与信息时代并行的高速发展阶段，人才的作用不断突显，相关档案管理部门作为人事档案管理的重要基地，其作用和地位也正逐渐得到人们的关注和重视。因此，应当充分把握信息时代的各项网络技术以及科技环境，妥善加以引用和建设，通过构建符合人事档案管理需求的共享网络与发展平台，进而实现发展与创新。
一、信息时代人事档案的管理要求
信息化时代人事档案管理工作，不仅将用人机制最基本的真实性、公信力设为基础职能，还将基于当前社会信息科技发展的大背景，全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设设置为根本目标。而究其原因，一是便于当地政府部门在进行相关的财政预算时，能够有针对性地增加档案管理信息化建设的相关投入，从而鼓励相关研发部门更为积极地开发有利于全国联网查询、调档、保证信息安全的计算机信息应用系统；二是在相关管理体系当中，全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程，为现代化科技融入人事档案管理工作当中提供广泛的社会基础。当然，这一切手段的实施，还应当借助稳定的法律制度体系支撑，从而为各项档案管理政策的实施提供必要的法律依据。
此外，还应遵循动态性原则。由于员工是不断成长的，所以人事档案也是需要不断更新的，如果不及时更新档案，就会造成信息的延迟，影响到人力资源部门的决断。为此，档案管理部门应该及时根据时代的变化、员工状况的变化、现实情况的变化，将最新的员工资料及时补充、记录在案，强化人事档案信息的实效性，加强动态记录与动态管理，同时要定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，及时更新人事档案的信息，从而做出合理的、有预见性的决断。
二、信息时代人事档案的安全要求
概括地说，信息时代对人事档案的安全要求主要有下述两点：第一，档案信息之所以会面临危险，有来自客观环境及人为的各种介质因素。当网络和计算机技术成为人事档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，其安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。如，人事档案存储的外在介质在遭遇不可抗力灾害（地震、火灾或其它类型的自然灾害）时，其固有的信息数据便很有可能随着外在介质的被破坏，而遭受严重损害；又如，人事档案管理人员出现擅离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，同样容易造成人事档案运作系统的全盘崩溃。由此可见，人事档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作，是维护档案安全的重要因素和环节。第二，信息化之所以会给人们生活带来便捷、给档案管理工作人员带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，如果这些数据在云端被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么人事档案信息安全性将遭受全面丧失。
三、推动人事档案信息化进程工作构想
（一）科学设计档案信息管理系统
传统人事档案管理模式中的员工个人信息一般为书面文字形式，信息内容较少，查询具有一定的难度，且管理也费时费力的，不符合时展的要求和人力资源部门工作的需求，为此，应该充分利用现代信息技术，设计科学化的认识档案管理系统，加强人事档案管理现代化建设，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务；同时，应在建立内部局域网平台，形成资源共享，以便于人才管理。此外，鉴于当前人事档案管理工作现代化设施不足所引发的有关信息化进程的滞后，需要积极争取更多支持和投入，依托现代化的档案管理设施，来构建积极完备的信息管理系统。具体地说，一方面需要政府加大财政上的投入与扶持，建立起统一、高效地信息检索系统，实现网络资源共享的同时，为用户提供更便捷的咨询服务；另一方面则要加强对于原始纸质文字资料的收录与编辑，将其统一纳入网络管理系统，保障信息资源安全，防止丢失和遗漏。
（二）强化档案信息技术安全定位
只有保障网络电子信息共享化和安全化的平衡，人事档案管理才能以一种更加和谐的状态发展，为广大民众提供更好的服务。而信息技术在为人事档案管理工作带来快捷与高效的同时，也隐藏了一定的风险，存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性，这就需要强化档案管理工作中的安全意识，完善信息技术的安全定位。具体地说，首先，要注意原有纸质档案信息的保存环境，防治虫蛀或因自然环境而毁坏；其次，要注意在纸质档案电子化过程中电子信息的保存位置，进行必要的网络监控维护以及备份，确保资料的安全性和完整性；此外，还要定期进行网络系统的升级和排查，将电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中，以免不法人员窃取相关信息而给档案所有人造成难以弥补的损失和危害。
（三）构建立体化的人才服务体系
信息化时代展开的有关人事档案管理工作人员培训，应当围绕下述三方面展开：一是从根本上提升人事档案管理工作人员的信息化意识，在保障最基本的人事派遣、档案寄存等方面的业务能力之余，要强化其对数据库管理和操作、计算机应用及电子信息录入、检索等方面的培训；其次，要将信息操作和网络技术应用学习能力作为竞争上岗的重要考评依据之一，以此促进工作人员不断提升专业能力和综合素质；第三，要以创新的思维、学习的理念不断吸收新知识、新内容，促进工作和服务质量的提升，培养档案管理人员树立强烈的责任感来保障档案信息安全。
（四）积极开展信息安全业务培训
在信息化、数字化接踵而至的今天，人事档案管理的工作人员更需要多角度、全方位提升其个人的综合素质，让业务能力与现代化、科技化、信息化的社会发展轨迹相吻合，使之更加符合人事档案管理工作及各项事宜发展所需。首先，要建立健全人才培训制度，以实际需求与现状为参考作出调整与修正；其次，要面向社会广泛吸纳档案管理人才，完善并落实人才引进制度，将档案管理专业，或拥有高级档案管理职称的人才纳入旗下，储备人才资源；再者，要定期备份档案信息数据至云端，及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码，避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现。而在数据的备份时，还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其他会威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时可增加一定的资金和设备投入，以完善对于人事档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。
四、总结与建议
人事档案记录着最真实、最全面地员工信息的材料，因此在人事档案管理工作中，必须确保档案的绝对真实与全面，并在原有基础上进行认真清查，详细准确地核对人员信息，剔除无效、虚假信息，对员工提供的虚假材料进行甄别与清除，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，强化档案信息录入，从而获得最全面的员工信息，建立人才数据库，为企事业单位人力资源部门提供最全面、最准确的信息凭据。
目前，我国现行法律规定中明确指出档案管理人员可以将自身在日常工作和服务中所面临的问题以书面形式反映到有关法制部门，再由法制部门呈送给国家权力机关，以此依据目前的发展现实不断完善管理规范，为此，人事档案管理在信息化进程中，还应以完善的立法体系作为保障，系统地整理所面临的共性问题，例如网络系统共享、信息资源公开等方面内容，报送给有关部门报备，使之将其制度化、规范化，再通过构建有效的法律制度和规划来进一步保障人事档案更趋向于规范化管理。
参考文献：
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中图分类号：R661 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0356-01
一、档案管理存在的问题
1、当前不少单位没有建立综合档案室，各种门类载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象比较严重；历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭。
2、应当归档的文件材料没有及时收集归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。
二、培养档案管理意识
1、探索新时期档案宣传的新方法建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。
2、加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。
3、加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。
4、重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。
5、要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。
三、如何做好档案管理工作
1、增强服务意识，提高服务水平。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。
2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。积极宣传，使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看 ，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作 。
3、综合利用各种资源，实现档案现代化管理。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。
4、加强教育培训，提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传专统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。
四、总结
综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。
参考文献
[1] 刘振华.档案工作创新谈[J].中国档案，2016，（3）
[2] 李国庆.档案管理现代化是一项系统工程[J].档案学，2014
目前，我国档案管理工作水平虽然步入了全新的阶段，即由原来传统的纸质档案逐渐转变为如今的电子信息化档案，但是在档案管理工作中仍存在者效率低、质量差等问题，究其根本是由于档案管理工作人员对档案管理工作的重视程度不足造成的。档案管理人员对档案管理工作的不重视可以体现在对档案文件和材料的收集不完整、对档案的保存不完善以及对档案的分类不合理等几个方面。第一，提升重视程度。档案管理工作是一项具有多元化、步骤性强的工作，可以粗略划分为档案的采集、分类、保存、调动等几个板块的内容。随着现代化档案管理工作的推进，许多档案管理人员对于档案的采集过分依赖于信息技术来进行，而不再仔细地核对或审查，从而导致部分档案缺失、遗漏或错误采集等。这主要是由于这些档案管理人员对档案管理工作不重视造成的，从而体现为工作态度马虎、管理意识低下等现象。第二，加强程序性。档案管理工作所牵涉的范围较广、工作时间具有不确定性，只有将每个环节都落到实处，才能保证档案管理工作不出纰漏和差错。然而，要保证档案管理工作的有序开展，仅仅提高档案管理工作人员对此项工作的重视程度是远远不够的，有关部门还应该加强对档案管理工作的程序性建设，为档案管理工作提供可靠的保障。在实际档案管理的过程中，应根据各类档案管理工作的性质和流程制定相应的规章制度，对不同类型的档案采取不同的收集方式和管理措施，以提高档案的保存和利用价值，实现档案资源优化。
二、对档案管理工作人员综合能力方面的要求
在新时期下，档案管理工作逐渐实现了现代化和信息化，因此，在对档案管理工作人员的综合能力要求方面也逐渐倾向于向更高、更全面的方向发展，具体可以体现在对档案管理人员学习能力、专业知识和现代化管理技术应用能力以及综合思维分析能力等几个方面。第一，学习能力的要求。就现阶段而言，档案管理工作已经基本上实现现代化管理，从档案材料的收集、登记、归档和调动等方面均可以通过信息技术来完成，这也就要求档案管理者不断适应现代化进程的发展，并不断与时俱进，学习先进的知识和技术。档案管理人员只有拥有较强的学习能力，才能适应现代化档案管理工作的发展，从而在实际工作中发现问题并解决问题，以保证档案管理工作的顺利开展并促进其健康发展。第二，专业知识和现代化管理技术应用能力的要求。现代化背景下对于档案的管理工作需要将收集、整合、管理与信息化技术相互连接起来，因此，档案管理工作人员需要具有扎实的专业知识，并不断培养和提升其自身的现代化技术应用能力，以满足现代化档案管理工作的要求。第三，综合思维分析能力的要求。随着现代化进程在档案管理工作中的不断深入，档案管理人员不能只对现有的档案材料进行采集和管理，还需要具有较为全面的思维及分析能力，对细微的信息进行及时的处理。同时，档案管理者还应从大方面着手，对有内在联系的档案资料进行对比分析，发现其隐藏的微观数据。此外，对于较为复杂的档案材料要及时归档和处理，发现其内部存在的联系与规律，以为今后的调档和使用提供便捷。
三、对档案管理工作人员心理素质方面的要求
通过上文的阐述可以清楚的了解到，档案管理工作的程序性很强，且在实际工作中步骤繁杂、管理人员的能力不易体现，是一种较为枯燥乏味但需要认真对待的工作。因此，从事这一项管理工作的人员，除了具备良好的综合素质和较高的思想政治觉悟之外，还应拥有良好的心理素质。只有拥有良好的心理素质，才能在飞速发展的现代化社会中从事相对于枯燥单一的档案管理工作，并将这份工作处理得井井有条。
随着信息技术的不断发展和进步，办公自动化和无纸化已成为必然趋势，档案的生成方式已转变为数字档案生成方式。这就要求档案工作人员必须具备一定的信息素养，改变传统的管理方式，适应数字化和信息化的要求，在档案管理中多运用数字化技术，档案管理人员必须提高自身的信息素养。
一、信息化对档案管理人员提出信息素养要求
随着计算机技术、网络技术和通讯技术的快速发展，计算机普遍应用于各行各业的管理工作中，办公自动化系统和各种管理信息系统普遍应用，在档案管理工作中产生大量的电子文件和电子数据，使档案工作收集的内容、管理和利用的方式、开发的途径等都与传统方式不同。新技术的发展要求档案工作者熟练运用现代化的技术和手段，做好库藏档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设，提高档案管理水平和服务水平；档案资源的收集从纸质载体档案向多种载体形式档案的收集发展，新的档案载体形式要求采用新的管理方式，电子文件的信息安全及规范化管理成为档案工作者面临的新课题。档案工作者必须适应环境变化要求，掌握先进的信息化技术，这就对信息化条件下的档案管理人员提出了提高信息素养的要求。而目前许多档案管理人员信息素养较低。主要表现在信息工具运用能力程度不高。
首先，懂计算机编程的档案管理人员较少，能开发高水平软件或者对管理系统进行二次开发，功能扩展的的就更少了，工作中以使用现成的商业应用软件为主，稍微碰到点问题就束手无策。其次，熟悉网络技术、能进行高水平网页建设，通过网络直接公布信息，开展宣传活动的不多，不能胜任档案信息披露与外部需要的接合面的要求。能担负起档案信息化建设软硬件规划， 建设档案网络，管理本部门服务器的就更少了，多数需要外聘专业的人员，增加了档案管理工作的成本。再次，许多档案工作人员在思想观念上还没有完全跟上信息时代的发展，很多档案人员仍安于做“看家守业，坐等利用”的“管理员”。这种状况势必影响档案工作的信息化建设。总而言之，信息化社会环境对档案人员提出信息素养要求，而档案工作目前却缺乏具有高信息素养的复合型人才。
二、档案管理人员应具备的信息素养
(一)应掌握一定的信息开发知识
开发信息资源是一门学问，有着完整的理论体系和方法。档案工作者应该把档案工作和信息工作结合起来，用信息学的理论和方法来开发档案信息资源，这是信息化条件下档案工作人员必须具备的信息素养。
(二)应具有系统的信息开发能力
档案人工作员信息开发就是有目的的进行信息收集、积累、文献资料二次加工、编制各种检索工具、汇编各种专题资料等过程，为单位各方面工作直接提供信息利用，最大限度发挥档案信息的作用。在市场经济体制背景下，信息对一个单位的发展至关重要，采用什么样的方式和方法，使档案信息资源发挥最大作用，需要档案人员提高信息素养，掌握信息学知识，了解信息规律, 既能汇集信息，也能深加工信息。
(三)应掌握计算机和现代通讯技术方面的知识
信息化环境最大的特点是对计算机和现代通讯技术的应用，利用计算机不仅可以随时对所有文件进行多角度的分类、检索， 也可以快速地组织出各种专题目录及索引，这使得档案管理方法和管理手段日趋数字化，因此档案工作人员必须努力学习计算机及网络技术方面的知识，提高自身素质，学习现代化管理手段，采用新型优质软件，提高档案的管理水平。在日常的档案信息管理过程中，能够科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统，推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。利用现代科技整合档案信息资源，把丰富的档案信息资源直接推到利用者面前，由利用者择舍，保持档案信息使用通道的方便流畅，更好地适应利用者需要。
(四)应具备较强的判断能力
由于数字化信息技术的发展，信息的搜集环境日益开放化，如果档案信息管理不善，很容易发生信息泄露事件。这就要求档案人员不断提高自己的政治素质，具备较强的判断能力，妥善处理好开放与保密的关系，灵活机动地提供利用信息。档案管理是每一个单位职能活动的一个组成部分，这决定了档案室主要是为本部门服务，对社会仅提供诸如学历、工资、亲属关系等项证明。而即使在单位内部，也要求档案人员能按照不同档案种类、不同档案内容、不同部门及查阅人员群体来正确区分档案的开放、保密的程度，保持适度开放，做到既有利于工作的开展又不致信息泄露。所以档案人员既要讲求原则，严格按保密制度办事，同时又要有较强的判断能力，对新用途的掌握灵活机动。严格执行借阅保密制度，准确、快速地给查档人员提供有关档案材料。
三、提高档案工作人员信息素养的对策
(一)强化档案工作人员的信息意识
过去档案所包含的丰富信息固化在纸质载体上，限制信息的疏通、传递，信息的功能发挥受到很大限制。信息技术的发展使档案管理进入了信息化时代。树立档案工作人员信息意识成为迫切的需要。信息技术的发展一方面为档案工作的发展提供了有利条件，另一方面也使档案信息资源的泄密变得更加容易。档案管理首先是保证档案信息资源的安全，所以在信息化的背景下必须强化档案工作人员的信息意识，对外防止信息被窃取，对内防止信息泄密。强化信息意识是档案管理人员提高信息素养的基础和前提。
(二)加强档案工作人员的信息技术培训
信息化的档案管理方式要求档案工作人员必须具备信息化处理技术，对计算机、网络、软硬件开发与维护等相关技术都要有一定的掌握，才能适应信息化对档案工作人员的素养要求。这就必须加强对档案工作人员的信息技术培训，建立健全在岗档案人员信息技术培训制度，经常性的对档案人员进行信息技术培训，并使这种培训经常化、制度化。要鼓励档案人员到高等院校在职进修信息技术。可以开展针对性、应用性项目培训，通过报告、讲座、结合参观访问、实习交流等多样化方式加强对计算机技术、信息技术方面的学习。还可以利用网络技术开展各种形式的远程培训和网上课程学习，提高档案人员的信息化素养。
(三)提高档案工作人员的综合素养
信息化条件要求档案工作人员要掌握档案管理的专业知识和具备计算机及网络知识，由档案业务人员向档案技术型人才转变，由消极的库房保管员向积极的信息管理者转变，承担起档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播和利用的重要任务。这对档案工作人员的综合素养提出了极高的要求，成为档案工作发展的关健因素。档案工作者必须根据档案工作出现的新特点不断学习、更新自己的知识、提高自己的水平，以适应时展对档案工作提出的新要求。档案部门还应该引进吸收外来行业特别是计算机管理行业的高素质人才，培养档案部门中的复合型人才。档案工作人员还广泛开展学术研究和交流。使自身的综合素养不断提高。
总之，随着现代信息技术的发展，档案管理工作面临着新的技术条件，也对档案管理人员提出了新的素质要求。档案管理人员必须强化信息意识，加强信息技术学习和培训，提升自身的信息素养和综合素养，才能适应信息化对档案工作人员的要求。
参考文献：
[1]夏冰,周雪梅,周碧蓉.浅析档案管理人员的信息素养[J].铝加工,2011(1):56-57.
[2]林慕婵.信息化社会环境下档案工作者的素质要求[J].热带农业科学,2010(3):79-82.
[3]杨凤仙.论新形势下档案管理人员素质提升对策[J].中小企业管理与科技,2009(9):15.
信息技术管理的优势是十分明显的，其能够让医院的管理工作变得更加的快捷高效，是医院管理体制的一次重大变革。
一、医院信息化档案管理的重要性
一方面，医院能够通过高效合理的档案管理收集到具有价值的信息资料，通过对信息资料的深入分析，又能够找到医院在服务能力、医疗能力等方面的问题，这样医院才能制定针对性的措施进行学习和改善。而现代城市的发展促使医院的规模越来越大，需要管理的档案资料也逐年增加。如果只依靠传统的纸质档案管理，既浪费纸张资源和空间资源，也容易因为档案保存不当产生很多严重的后果。而信息化的档案管理系统能够解决这些问题，容纳海量的档案信息，提高医院档案信息的全面性和真实性。这样档案信息才具有更高的利用价值，也能够促进医学技术的不断提高。
另一方面，医院档案管理的信息化能够增强医院与病人之间的联系，为病人和其他同行提供更加多元的信息服务。一般来说，信息化的档案管理可以实现不同医院之间的信息共享和信息传输。这样病人即使在不同医院就诊，医生也能快速找到病人的病历，节省诊疗的时间；而医生专家之间也能够进行更加畅通的学术交流，相互学习借鉴成功的诊疗经验。这对于提高医生总体的医学水平也具有重要的意义。
二、信息化档案管理的特点
与传统的人工档案管理方式相比，信息技术支撑下的医院档案管理有一些新的特点和优势。首先，信息化时代的医院档案管理工作具有较强的时效性。信息技术下的档案资料能够以电子信息的方式保存，工作人员在填写资料和收集Y料的过程中所耗费的时间大大缩短，这就提高了档案管理工作的效率。而医院的档案管理经常涉及到病人的过往病史、个人信息等等，应该在需要的时候以最快的速度调度出来供病情参考，才能为挽救病人节约更多宝贵的时间。
其次，信息化档案管理更加重视对档案的综合运用。由于纸质档案搬运起来部分不便，很多档案都是收集起来放到保管室封闭管理，而没有充分发挥档案资料对于医院建设的积极作用。而信息化的档案管理使得查阅和提取档案的操作更加简单快捷，工作人员只需要进行一些计算机操作，就能迅速的调取需要的档案信息。这样信息就能够被充分的利用起来，为医院的发展决策提供更多可靠的参考，并促进医院服务质量的全面提高。
三、医院信息化管理建设的策略
（一）加强技术建设
医院档案管理工作的信息化离不开先进技术的支持，为此，医院必须不断引进先进的计算机设备和软件技术，从硬件技术上为档案管理的信息化创造良好的环境。这就要求医院相关部门密切关注该领域的最新技术，花费更多的资金和精力去引入先进的信息技术和软件系统。医院应该将传统的纸质信息转化为电子信息，并按照一定的规律编排出比较完整的档案信息管理体系，方便医生和病人随时查询。同时，档案管理的信息化建设还应该以提高综合服务水平为导向，建设档案管理电子系统的信息平台。因为大量繁复的档案编写工作都是由医院内部工作人员进行的，而医生和病人只要能够通过信息平台查询到想要的资料即可。因此，医院必须建设完善的档案信息平台，满足实际的使用需要。
（二）加强人才建设
当然，医院档案管理的信息化必然意味着对专业人才的需求。只有拥有R档牡蛋腹芾碇识，并熟练掌握电子信息系统操作方法，同时还具备一定医学知识的工作人员才能胜任这一工作。医院引入的大量现金设备和软件系统都需要专门的人员进行管理和操作，档案管理及其信息平台的建设才能正常进行。这就要求医院建立起一支现代化的档案管理队伍，包括建立起健全的人才引进制度和管理制度，以优厚的待遇吸引档案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重视对档案管理工作人员的培训，不断提高其专业技术和思想素质。这样档案管理工作人员才能跟上时代的变化，及时掌握新技术，并且以认真踏实的工作态度对待档案管理工作。
（三）加强制度管理
为了保证医院档案管理工作的信息化、自动化进程，医院还应该通过有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加强法律法规的相关宣传，使档案管理工作人员认识到信息化的重要性，并掌握信息化档案系统的管理方法，保证档案信息能够得到恰当的利用。通过法律宣传，能够使各部门明确档案管理的职责所在，同时也了解信息化建设应该遵循的规则。另一方面，也要加强对档案管理信息化的监督，对收集资料、保存资料的过程进行检查，以保证资料数据的正确性和真实性。档案管理信息化过程中的各项操作都应该符合规范，避免违规行为。
四、结束语
综上所述，医院档案管理是医院管理工作中非常重要的一部分，加强医院档案信息化管理已经成为当前医院发展的重要趋势。因此面对医院档案信息化管理建设应当引起高度的重视，采取科学有效的建设策略，让医院档案信息化管理工作得到不断的完善。
参考文献
[1]唐启科.医院档案管理如何适应医院信息化要求的对策研究[J].中国保健营养，2012，20：4736-4737.
随着当前信息技术的不断发展，信息技术已经被广泛的应用在我们的生活中和工作中，在医院的档案管理工作也逐渐的开始应用信息技术。信息技术管理的优势是十分明显的，其能够让医院的管理工作变得更加的快捷高效，是医院管理体制的一次重大变革。
一、医院信息化档案管理的重要性
一方面，医院能够通过高效合理的档案管理收集到具有价值的信息资料，通过对信息资料的深入分析，又能够找到医院在服务能力、医疗能力等方面的问题，这样医院才能制定针对性的措施进行学习和改善。而现代城市的发展促使医院的规模越来越大，需要管理的档案资料也逐年增加。如果只依靠传统的纸质档案管理，既浪费纸张资源和空间资源，也容易因为档案保存不当产生很多严重的后果。而信息化的档案管理系统能够解决这些问题，容纳海量的档案信息，提高医院档案信息的全面性和真实性。这样档案信息才具有更高的利用价值，也能够促进医学技术的不断提高。
另一方面，医院档案管理的信息化能够增强医院与病人之间的联系，为病人和其他同行提供更加多元的信息服务。一般来说，信息化的档案管理可以实现不同医院之间的信息共享和信息传输。这样病人即使在不同医院就诊，医生也能快速找到病人的病历，节省诊疗的时间；而医生专家之间也能够进行更加畅通的学术交流，相互学习借鉴成功的诊疗经验。这对于提高医生总体的医学水平也具有重要的意义。
二、信息化档案管理的特点
与传统的人工档案管理方式相比，信息技术支撑下的医院档案管理有一些新的特点和优势。首先，信息化时代的医院档案管理工作具有较强的时效性。信息技术下的档案资料能够以电子信息的方式保存，工作人员在填写资料和收集Y料的过程中所耗费的时间大大缩短，这就提高了档案管理工作的效率。而医院的档案管理经常涉及到病人的过往病史、个人信息等等，应该在需要的时候以最快的速度调度出来供病情参考，才能为挽救病人节约更多宝贵的时间。
其次，信息化档案管理更加重视对档案的综合运用。由于纸质档案搬运起来部分不便，很多档案都是收集起来放到保管室封闭管理，而没有充分发挥档案资料对于医院建设的积极作用。而信息化的档案管理使得查阅和提取档案的操作更加简单快捷，工作人员只需要进行一些计算机操作，就能迅速的调取需要的档案信息。这样信息就能够被充分的利用起来，为医院的发展决策提供更多可靠的参考，并促进医院服务质量的全面提高。
三、医院信息化管理建设的策略
（一）加强技术建设
医院档案管理工作的信息化离不开先进技术的支持，为此，医院必须不断引进先进的计算机设备和软件技术，从硬件技术上为档案管理的信息化创造良好的环境。这就要求医院相关部门密切关注该领域的最新技术，花费更多的资金和精力去引入先进的信息技术和软件系统。医院应该将传统的纸质信息转化为电子信息，并按照一定的规律编排出比较完整的档案信息管理体系，方便医生和病人随时查询。同时，档案管理的信息化建设还应该以提高综合服务水平为导向，建设档案管理电子系统的信息平台。因为大量繁复的档案编写工作都是由医院内部工作人员进行的，而医生和病人只要能够通过信息平台查询到想要的资料即可。因此，医院必须建设完善的档案信息平台，满足实际的使用需要。
（二）加强人才建设
当然，医院档案管理的信息化必然意味着对专业人才的需求。只有拥有专业的档案管理知识，并熟练掌握电子信息系统操作方法，同时还具备一定医学知识的工作人员才能胜任这一工作。医院引入的大量现金设备和软件系统都需要专门的人员进行管理和操作，档案管理及其信息平台的建设才能正常进行。这就要求医院建立起一支现代化的档案管理队伍，包括建立起健全的人才引进制度和管理制度，以优厚的待遇吸引档案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重视对档案管理工作人员的培训，不断提高其专业技术和思想素质。这样档案管理工作人员才能跟上时代的变化，及时掌握新技术，并且以认真踏实的工作态度对待档案管理工作。
（三）加强制度管理
为了保证医院档案管理工作的信息化、自动化进程，医院还应该通过有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加强法律法规的相关宣传，使档案管理工作人员认识到信息化的重要性，并掌握信息化档案系统的管理方法，保证档案信息能够得到恰当的利用。通过法律宣传，能够使各部门明确档案管理的职责所在，同时也了解信息化建设应该遵循的规则。另一方面，也要加强对档案管理信息化的监督，对收集资料、保存资料的过程进行检查，以保证资料数据的正确性和真实性。档案管理信息化过程中的各项操作都应该符合规范，避免违规行为。
四、结束语
综上所述，医院档案管理是医院管理工作中非常重要的一部分，加强医院档案信息化管理已经成为当前医院发展的重要趋势。因此面对医院档案信息化管理建设应当引起高度的重视，采取科学有效的建设策略，让医院档案信息化管理工作得到不断的完善。
参考文献：
[1]唐启科.医院档案管理如何适应医院信息化要求的对策研究[J].中国保健营养，2012，20：4736-4737.
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2、人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
4、档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5、档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
二、人事档案管理对策及思考
1、严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
2、强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
3、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2013）010-176-02
1 引言
进入新世纪以来，计算机技术和互联网技术飞速发展，现代社会正逐步向信息化、数字化时代转变。科技档案在企业或公司中占据着相当重要的地位，在经济技术的推动下，工作环境也变得日益复杂，档案管理工作的作用逐渐突出，尤其是科技档案管理。由于管理工作复杂，工作量多，加大了管理难度，在当前信息化、数字化时代，必须引进信息化管理，对其中出现的问题及时予以解决，从而为公司企业管理提供依据。
2 科技档案和科技档案管理
2.1 科技档案
所谓科技档案，即是指与生产技术等相关的各种形式的资料，一般分有基建档案、农工生产技术档案、设备档案及科研医疗档案等。科技档案有其特殊性，可表现为以下几点：（1）和普通档案相比，科技档案专业性较强，主要体现在内容性质和形成领域等；（2）科技档案种类繁杂，特点显著，其多元性主要是因为生产活动的专业性造成的；（3）科技档案还具备成套性和实用性。在企业中，作为一种知识储备，科技档案能够为企业提供相关资料和情报，提升企业的生产力，进而增加企业经济效益。
2.2 科技档案管理
科技档案管理指的是利用一定的方法和模式对科技档案进行管理，以保证其安全性。科技档案管理通常包括以下几点：（1）收集。对科技生产中形成的资料进行采集，将其集中在专业管理部门进行管理，以便最终实现科学管理；（2）整理。对采集到的档案资料进行处理，按内容或形式特点将其分类，以便查阅；（3）鉴定。档案资料多种多样，层次有高有低，用途也不尽相同，应对其进行仔细鉴别，按照档案质量和保存价值划分保管等级，没有实际用处的，应处以销毁；（4）保管。主要是指借助一定的技术，运用合理的手段和方法，保护档案的安全和完整，尽量延长其使用寿命，保证其能够正常发挥作用；（5）统计。通过一系列相关参数对科技档案的数量等方面进行分析统计，对其总的状况能够实时了解，起到监督的作用，同时也能够为下一步发展提供准确的数字依据；（6）提供利用。指发挥主观能动性，创造一些科学合理的新方法，对科技档案信息进行深一步开发，以满足工作需求。
在21世纪，现代信息技术迅速兴起，并取得了很大成就，在科技档案管理中，也开始引进信息技术，依靠计算机技术、互联网技术和信息化技术组成一个新的平台，为科技生产活动提供相应的技术条件，为组织管理工作提供信息依据，促进企业的综合发展，从而提升企业的竞争力。
3 科技档案管理存在的问题
科技档案管理工作繁重，且需细心，受诸多因素影响，管理中常会出现各种问题。
3.1 管理模式落后
档案管理有多种方法模式，虽然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所异。在当前信息化时代，许多企业还在使用传统的管理模式，对新技术有所忽视，虽然也能进行管理，但效率不高，浪费时间，还容易出现失误。若采取信息化管理，能够加快查阅速度，有利于提升工作效率。
3.2 服务手段滞后
计算机技术已遍布社会各个角落，还在继续发展，功能也越来越齐全，有些档案管理部门疏于更新，使用的计算机较老，只能做一些基础的简单处理，对于最新的计算机以及相关设备（如扫描仪等）则缺乏购置，不能及时进行技术交流和信息分享，不利于其信息资源的开发利用。
3.3 服务方式较为被动
档案管理部门是为企业提供一定的服务的，但方式过于被动，和外界交流不够，服务对象和服务内容以及方式范围等都比较狭隘。
3.4 信息开发力度不够
过于依赖档案的统计数据，而忽略了其实际作用，在查阅档案时，往往只是记录使用的目的，没有更深的解析，以致于良好的信息反馈机会错失。在引进实例时，没有将其进行汇编并重返社会，以致于边研工作跟不上，而信息是不断变化的，边研工作无法满足要求，在信息资源开发这方面，尚有欠缺。在新的形势下，档案管理部门要想提升管理效率，必须综合考虑，从思想、组织、管理、服务等多方面进行管理。
3.5 管理人员业务素质有待提高
在部分档案管理部门，有些管理员是兼职，由于缺乏专业技术和专业知识，虽然很少犯大错误，但对一些细节往往处理得不够好。如图书馆档案管理室，多是由学生兼职，在管理中，由于长期借阅，或受档案室内环境影响，档案易出现损坏等现象，学生很少会因此而重视。另外，档案管理人员对实际的生产情况并不了解，再加上态度不认真，在进行采集的过程中，可能会漏掉，以致于资料残缺不全。
4 针对科技档案管理中出现问题的对策
4.1 转变观念
首先应对科技档案管理加以重视，尤其是领导阶层，务必要加强档案信息化建设，将其纳入企业档案信息化建设的总体规划范围内，实行岗位负责制，对员工进行绩效考核。档案管理部门应转变思想，保证有组织、有计划的管理，以免出现混乱。相关建设经费应算入年度财务预算，并考虑增加档案的保管数量，引进先进的技术手段，加大成本投入，购置高性能的计算机，其他设备如扫描仪、服务器等设备也应配置齐全。
4.2 创新组织机构
档案管理需有专门的档案室和专业的档案管理人员，同时建立一套完善的管理制度，并严格执行。对于档案管理人员，除了基本的专业知识考核，还应培养其综合能力，通过培训，保证每个管理人员都能够对计算机有个深刻了解，并熟悉掌握实践操作技能，并提高管理人员的业务素质和道德素质，实现手工型向技术型的转变，并进一步发展。
4.3 改变管理模式
为保证档案的完整性和便捷性，应采取统一领导、分级管理的管理体制。在本单位中，尽量实行宏观领导，对所属单位，主要起监督、检查作用，并予以一定的指导，防止出现档案散化管理的情况。在管理机制方面，总经理负责整个管理，总工程师分管，技术和档案部门齐抓共管，实行责任承担制，将责任真正落实。管理方式尤为重要，为充分发挥科技档案的效用，应实行科学化、标准化管理，积极引进计算机技术和信息化技术，加大信息化建设的力度，合理利用信息资源，从实体保管模式向数字化保管模式逐渐转变，实现数字化、信息化管理。
4.4 改变管理方法
合理的方法在档案管理中起着异常关键的作用，在信息化科技档案管理中，首先应选择适宜的档案管理软件，不管是系统、数据库、管理模块，还是与办公自动化系数数据接口，都要达到规定标准。注意数据信息在数据库中的录入，做好目录检索，方便以后的查询维护工作，通过查找目录及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询，逐步完成信息化建设。
4.5 改变服务方式
手工式的管理方式显得比较被动，为实现主动服务，需对服务方式进行创新。互联网技术可以不受地域空间限制，同时开通在线服务，实现信息资源的高度共享，工作效率提升，使科技档案的保密性得到良好的保障，并可以随时进行交流，从而促进企业提高竞争力，实现主动服务。
4.6 做好档案保护工作
虽然信息化档案管理能够实现档案数字化，在线查阅，但有些档案以纸张或其他实体形式保管为佳。而纸张一旦受潮或其他原因影响，再加上频繁的借阅，容易出现破损，借阅者需小心谨慎，禁止乱涂乱画。如有破损，管理人员应尽量修复，并随时保证档案室的环境适合档案资料的保管。
5 结束语
科技档案对企业起着十分重要的作用，加强管理，可以进一步挖掘档案的价值，掌握其有用信息，并加以利用。随着经济技术的发展，档案管理方式也应改进，在信息化的大环境下，应引进计算机技术、信息化技术及互联网技术，逐渐实现信息化的科技档案管理。
参考文献：
[1] 闫宝霞.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].黑河学刊，2013，28（2）：182-184.
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