时间：2023-05-17 10:07:12
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇档案管理意识范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：
紧紧围绕“强化安全基础、推动安全发展”宣传活动主题，全面贯彻落实公司安全生产工作要求和管理提升活动部署，以深化“安全生产年”活动，对档案安全职责进行了明确，对档案实体安全、电子档案安全和档案库房安全进行了彻底排查，推动实施安全发展战略为主线，普及安全知识，宣传安全文化，切实提高档案室全员风险管控能力和岗位本质安全水平。
强化管理措施，始终做好档案安全和保密工作
（1）根据公司对安全工作的要求，对设备设施、电源线路、档案保管等库房管理情况进行了全面检查，同时要求自查自改，确保了库藏档案的安全保管，强化了全员安全防范意识和责任意识，构筑了严密有效的安全保障体系，切实保证了档案的安全。重视强化基础建设，认真落实档案库房管理各项安全措施，有效解决档案库房存在的各项问题，最大限度的保障档案保管安全，确保库房安全万无一失。
（2）严格落实安全保密管理规定，履行档案借阅利用审核审批手续。坚持出入库房登记和每日巡查制度，及时消除各种不安全隐患，已经成为岗位管理人员日常的工作习惯。同时，随着库房责任人制度的实施，安全意识得到进一步加强，责任更加明晰，管理各项事务处理更加及时有效。严格资料借阅程序，既确保了保密安全，又有利于生产建设和信息资源的合理利用。
（3）完善档案管理措施，加强档案人员的岗位职责建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的学习工作，增强工作人员的档案安全意识。
（4）加强对归档文件材料及电子文件的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好借阅和保存工作。严格规范档案密级标定、借阅流程和审批制度，做好档案管理各环节的保密工作。
（5）加强档案库房管理，坚持贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“八防”工作和档案保管状况方面工作；定期对档案库房进行防尘清洁和安全检查，发现问题及时处理、消除安全隐患，并严禁闲杂人员进入档案库房，确保了档案的安全存放；认真做好温、湿度记录。
（6）增强人员保密意识，档案保密工作扎实有效。组织人员学习《中国石油天然气集团公司保密管理规定》，增强保密意识，加强保密责任，明晰保密范围，掌握保密技巧，养成保密习惯。保密工作按照“积极防范、突出重点、技防结合”的原则，不断提高了保密教育培训能力、技术防范能力和服务保障能力。完善制度，努力增强保密意识和防范能力；加强保密宣传教育，增强保密责任感和紧迫感；坚持档案数据处理“不上网、上网不”原则，数据存储介质使用进行登记；落实库房“八防”措施，确保档案的安全保管和保护。做好档案的保密，严格保密制度，严把借阅查阅审批关，防止档案管理中失泄密事件的发生。
二、精心策划档案宣传活动，提升企业员工档案意识
通过宣传活动，增强了企业员工的档案意识，使员工认识到档案工作的内容环节和重要作用，引导大家充分利用档案资源服务个人、服务工作、服务企业，进一步拓展档案工作的服务领域，提升档案部门的形象。加强业务培训、指导，全面提高档案人员业务水平。
（1）统一思想，明确工作目标。要求档案管理人员要充分认识基建档案工作重要性、必要性，以高度的责任感全面推进档案管理工作，在坚持落实好已经建立健全的各种规章制度的基础上，完善工作标准，理顺工作流程，确保档案工作规范化运行。
强化监管职能，扎实抓好基建档案的归档工作。采取有效措施，加强资料过程管理，强化责任，落实措施，在保证各项资料的质量的前提下，及时上交各类资料档案。
（2）结合实际需求，协助举办档案业务培训班。选派人员参加公司举办的业务培训班，进行了参观学习，进一步丰富了档案专业领域文化知识，拓宽了视野、增长了见识，有利于进一步提高档案管理水平和改进服务方式。
（3）加强内部业务交流，提升档案人员专业化水平。始终把抓基础工作作为一项首要任务来抓，要求岗位人员熟练掌握本岗位工作流程，从而达到人人懂业务、人人精业务的目的，以满足当前档案管理工作和油田可持续发展的需求。今后，档案业务交流活动将作为一项常态性的工作来开展。坚持开展“每周一课，人人上讲台”活动，加强档案基础业务交流，提升岗位员工的工作能力和业务素质。通过培训，使基层档案人员对项目资料归档的基础知识有了系统的掌握，切实提高了资料归档的水平和能力，规范了归档工作流程，提高了档案管理工作标准化、规范化水平。明确了档案的收集整理中的各项规范要求、工作流程等，进一步加深了对档案管理工作的认识，提升了档案管理人员业务技能，为提高档案管理水平奠定了坚实基础。
（4）要严格落实好各项管理要求和规范，确保工程资料和生产数据齐全、完整、准确归档。必须要认真学习，掌握档案管理工作的新要求，确保保质保量的完成项目档案的整理工作。同时要增强责任意识和保密意识，严格落实保密管理制度，认真履行保密协议，确保档案资料保密安全，为基建项目顺利完成提供保障。
三、加大档案管理力度，狠抓档案业务建设
（1）加大档案保管及保密力度。始终坚持把档案安全管理放在首要位置，严格落实档案安全管理制度。每月主管领导带领安全部门人员检查一次，按时填写各项记录，做到定期进行安全检查，及时处理安全隐患，切实做好“八防”工作，把档案安全管理工作落到实处，确保档案安全。档案文件统一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件材料，均严格把关，认真做好传阅和保存工作，确保无缺失不泄密。
（2）做好档案统计服务工作。积极做好档案资源信息开发利用，根据基建档案工作特色，对各类档案的库存、接收、销毁、利用等进行全面统计。按照管理流程，以亲切的服务态度和快速的工作效率为大家提供优良服务。
（3）增强档案管理人员业务能力。积极对相关部门、基层单位档案收集、文件整理等方面进行指导服务，组织相关人员进行档案专业技术和业务知识培训，以《集团公司档案工作规定》及《油田公司档案工作实施办法》等规章制度的为主要学习内容，学习档案管理基本知识和各类档案管理技能融会贯通，做到统一制度、统一规范、统一标准。
（4）提高档案精细化管理水平。把学习贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和落实油田公司档案工作会议精神相结合，把档案管理纳入到整体工作之中，使档案管理各项工作得到有效落实。规范档案管理工作程序，建立完善档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度。进一步加强文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、查和管理，使档案工作更趋合理化、规范化、科学化。
信贷档案管理是一项相当基础的工作，它贯穿了借贷的整个过程，如果信贷档案管理进行得好，那么就能够有效地起到风险防控的作用，因此信贷档案管理工作是一项不容忽视的重要工作。有了健全的信贷档案之后，金融机构就能够通过信贷档案中所收集到的关于贷款客户经营情况、盈利能力等的相关资料来进行分析，掌握信贷风险的情况，能够起到一定的预警作用。如果根据贷款人的资料显示其信誉和资产方面存在问题，那么就能够更快速地做出反应，做好风险防控。健全的信贷档案也有助于依法收贷，有助于帮助金融机构及时发现不良贷款，并且在依法进行诉讼的时候能提供具体而详尽的资料数据。
一、信贷档案管理的现状
信贷档案对于金融机构来说可以说是不可缺少的，但是信贷档案管理工作的现状却令人担忧，虽然说各金融机构对于信贷档案重要性的认识逐年提高，对于信贷档案管理办法的贯彻也越来越好，但是不容否认的是在其中还是存在一些认识不够或者管理不到位的问题。
（一）相关人员认识不够。一些金融机构的信贷档案管理人员对于信贷档案重要性的认识不够，认为只要贷款能够发得出去，收得回来，那就已经足够了，信贷档案管理工作并不是那么重要的。更有些金融机构对于信贷业务的发展十分看重，但是对于信贷档案管理就相对比较轻视了。在实际工作中，一些相关人员没有做到妥善管理，不讲究工作效率，造成工作拖沓甚至是错漏的现象，在面对检查工作的时候抱着一种得过且过的态度。由于他们对信贷档案重要性的认识不够，缺乏风险防控意识，因此导致信贷档案的资料收集不够完整，不够严谨，同时在移交、归档等方面的手续不够齐全，大大地影响了信贷档案管理工作、
（二）资料搜集不够完整。信贷档案对于分析贷款人资料，进行风险防控预警相当重要，但是要让它起到更有效的作用，还必须建立在信贷档案资料收集完整、齐全，文本资料严谨的基础上。但是有的金融机构对信贷档案资料的搜集往往不够重视，并出现了很多的问题。一部分问题体现在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人员由于自己业务不够精通，所以不知道哪些资料是必须要收集的，所以就导致了遗漏一些重要的资料，但是却将一些不必要的资料收集了起来。比如说在土地类贷款项目中，环保评测是一份很重要的资料，有必要搜集，但是有的工作人员缺乏相关的认识，所以就导致这方面资料的缺收。又例如在房贷等贷款中，由于贷款时间很长，所以导致这方面的日常工作没有能够很好地完成，缺少了诸如贷款催收通知书等内容，殊不知这些资料是相当重要的，当贷款发生问题需要进行诉讼的时候，就会因为没有贷款催收通知书而在诉讼时效等方面产生不必要的麻烦。也有一部分问题体现在资料搜集不够严谨上，有的工作人员由于工作态度不够认真或者是缺乏相关经验，所以虽然搜集了某些资料，但是却没有进行认真地检查，有的时候没有给资料进行编码，有的时候甚至连还没有签字盖章的资料都搜集了起来。由于缺乏信贷档案资料的严谨搜集，很容易导致信贷档案缺乏连续性，也会给日后的信贷档案调用产生不利的影响，当发生贷款风险的时候，在诉讼的时候就会导致处于相对不利的境况，产生不必要的损失。
（三）管理移交不够规范。除了信贷档案资料的搜集，信贷档案的管理和维护也是相当重要的，若是信贷档案的移交不够及时，就会导致档案的目录和它实际的内容之间对不上号，以后需要查找信贷档案的时候就会因此而受到影响。如果情况严重的话，还很有可能会因为信贷档案移交不够及时而造成重要的资料被非法篡改等现象，还可能会产生资产不良的情况，后果相当严重。除了移交方面外，信贷档案还有其他管理方面的工作也是需要不断规范化的，例如档案的保存，这就十分重要。信贷档案档案有一定的保存期限，在这个期限中要确保档案得到很好的保存。有些档案室的环境相对比较差，出现潮湿，多虫患等情况，这就会导致一些重要的信贷档案遭到破坏，当需要调用这些资料的时候就会发现因为信贷档案的保管不当而造成了不必要的风险损失。
二、加强信贷档案管理的途径
要完善信贷档案管理，树立风险防控意识，必须采取一些必要的手段，要强化队伍建设，通过培训和必要的考评机制来帮助所有相关的工作人员提高综合素质，明确责任，同时还要规范信贷档案管理工作的每一个步骤，让信贷档案资料的搜集更加完整有效。
（一）明确责任，统一认识。由于信贷档案的主要责任人是信贷员，所以要规范每一个相关工作人员的行为，明确责任，统一认识，对所有的信贷员加强组织领导。信贷档案相关工作领导要注意敦促每一个工作人员及时移交重要的信贷档案，要加强他们对信贷档案重要性的认识，杜绝遗漏、拖延、泄密等违规行为的出现，只有在思想上统一了认识，树立了风险防范的意识，才能够更好地做好信贷档案管理工作。
（二）加强培训，提高素质。对于工作人员来说，有了工作的责任感还不够，还必须提高业务水平，所以金融机构要做好对工作人员的培训工作，培养出一个高素质的信贷档案队伍。相关工作人员要认真学习《档案法》等相关法令法规，并必须熟悉信贷档案管理中的各项规章制度。为了促进工作人员树立更高的风险防范意识，并不断提高业务水平，可以对相关工作人员进行日常业务考核，并设立适当的奖惩措施，对于一些工作态度差，业务能力不强的员工要提出警示和教育，并采取“传帮带”等方式，让他们更快地提高业务水平。
（三）严格管理，规范步骤。各金融机构要规范每一个工作步骤，及时收集和登记相关数据，尤其是在核实客户真实身份等方面，更要严格按照规定的步骤执行，只有这样才能够更有效地进行风险防控。由于传统的信贷档案管理模式存在各种问题，所以金融机构可以逐步改变传统的信贷档案管理模式，采用信息联网等高科技的手段，建立更加完善的信贷档案管理系统，进行电子化管理可以有效地提高工作效率，同时也能通过设置各种权限，建立多重保密措施等方法，让档案资料更具有安全性。
三、结论
加强信贷档案管理，树立员工的风险防控意识，这对于金融机构来说是十分重要的，相关工作人员应该端正自己的工作态度，明确责任，并通过不断地学习和技能评测来不断提高自己的业务水平。同时信贷档案管理工作也应该与时俱进，可以采用电子化管理等手段提高工作效率，并更好地进行风险防控，维护金融稳定，促进可持续的发展。
参考文献：
[1]张晓莉.谈信贷档案管理[J].陕西档案，2002（1）：21～22.
[2]翁陆平.谈市场经济时期的信贷档案管理[J].浙江档案，2000（4）：24～25.
中图分类号：G648文献标识码：A文章编号：1009-2374（2009）09-0075-02
档案是历史的见证,是人类智慧的结晶,是党和国家宝贵的文化财富。我院是一所高等医学院校，以其学制长、专业门类多、学科分类细、档案资料学术价值高等诸多因素而显示出其特色，所以搞好档案资料的收集、整理、管理和利用等系列服务工作是十分重要的。从党的以来，随着党的工作重点转移，档案管理部门逐步由封闭型向半开放型和开放型转化，为四化建设服务方面做了大量工作，取得了显著成绩。特别是档案法的颁布实施，使档案工作走上了依法治档的轨道，为档案工作创造了良好的条件，档案工作应该有一个更加良好的局面。如何开创档案工作新局面呢？我认为当前应该把注意力放在深化档案管理和强化主动服务意识上来。
一、加强领导，增强档案的群体意识
增强档案意识，是做好档案工作的前提条件。为了切实增强全院各处、系、部的档案员意识，领导意识和全员档案意识，从三个方面开展宣传工作：（1）档案管理在机关工作中的重要地位和作用使大家认识到档案工作不是可有可无，而是作用重大的一项工作，是传递、贮存信息的重要工具和手段；（2）档案管理与机关职能部门工作的关系，使大家认识到档案工作与机关职能部门工作之间是一种相互服务，相互促进的统一关系；（3）档案管理的基础知识。办公室积极采取学习文件，业务辅导、参加培训等形式，特别是对兼职档案员讲解档案工作业务知识，使大家对档案管理比较熟悉。通过一系列的工作，全院各处、系、部的档案工作有了明显的提高，主要表现在以下四个方面：
1．在管理领导上，由过去只是分管领导重视变为领导群体重视，做到了书记亲自抓，分管院长、主任具体抓，其他领导积极主动配合抓。学院成立了以主管档案院长为组长的各处、系、部档案领导小组，有效地保证了档案工作的日常管理和达标升级的顺利开展。
2．在管理力量上，由过去只是办公室专门管理转变为以院长办公室为主体，有关职能部门配合的网络管理体系。各职能处、系、部室配备了兼职档案员，形成了档案管理为处、系、部提供服务，各处、系、部主动支持搞好档案管理的局面。
3．在管理内容上，由过去只重视文书档案转变为有人事、财务、基建、科技、教学、临床教学等全面管理综合档案，做到了全院档案资料按标准统一收集、整理，按规定要求统一管理。我院从1965年至2007年综合档案室存有各类档案、资料共 8267卷（册），其中文书档案5436卷，会计113，教学1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、声像、照片67卷。
4．在管理设置上，由过去比较简陋的条件转变为基本符合国家规定标准要求。各处、系、部都根据院里的实际，按照有关规定和要求，积极支持和配置了档案管理设施，使学院综合档案室都已形成了一定的模式，做到专人专室和专柜。为了使档案有较好的管理条件，对档案库房进行了更新；由过去简单的木质档案柜、架一律改为按国家标准要求的档案柜、档案装具、检索工具柜等，除此之外还配有温湿计，照相机、复印机、灭火器、电脑、扫描仪、去湿机等等设备及安全报警装置。并在1994年我院就实现了档案微机管理。2007年全院又更新为网络版管理系统。
5．在管理利用上，强化服务功能。档案管理的目的在于应用，在于为教学中心工作搞好服务。近年来，根据国家教育、湖北省高等教育发展规划精神，结合学校办学实际和医学教育发展趋势，科学制定了“十一五”发展规划，明确办学指导思想和办学定位：力争经过15年的努力，到2020年把学校建设成为省内一流、国内知名、国际知晓，2～3个专业进入国内同类医科院校领先行列的教学型医科大学。那么，学校的基本建设、教学评估、审报硕士授予权等等的档案管理工作也大有作为。近年来随着我院招生规模的不断扩大，基本建设也在不断加速，诸多项目工作都涉及到档案作为查找依据。鉴于此情况，综合档案室及时调整思路，主动为重点项目搞好服务，保证了各重点项目工作的顺利进行。如在勤政楼、老图书馆的旧房改造时，就是依据基建档案资料才得以找准各个持撑基础点的，更是工程质量和进度大大提高、提前。目前，基建档案的利用率越来越高，为我院重点项目建设的服务功能也越来越强，更进一步为我院基本建设又好又快地发展奠定基础。
二、抓管理，健全制度，努力提高档案管理水平
档案管理是一门融技术和政策性于一体的学科。因此，我们在坚持标准上下功夫，在规范管理上花力气，积极创造条件向档案管理规范化、系统化、科学化方向迈进。（1）建立健全各种档案管理制度和登记簿。档案管理制度是实施档案有效管理的保证，为了使档案管理真正落到实处，学院建立健全了档案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保卫制度等。为了杜绝档案资料在收集、整理和开展利用中的差错发生，我们还建立了档案借阅登记簿、收发文登记簿、三密文件登记等；（2）按照升级标准，实行档案管理“四统一”。根据《湖北省机关档案管理升级标准》的要求，按章行事，毫不含糊。如在档案分类整理中，严格按照规定标准进行认真整理。学院档案管理实现了管理制度、档案装具、案卷排列、封面书写“四统一”；（3）规范了管理程序。为了更好地深化档案管理工作，规范管理及操作程序，我们坚持平时立卷，按照有关要求和规定，实行分类归档；（4）文件资料的传递上，一律按文件的轻重缓急，区别对待，分类处理。为了查找方便，还设立了案卷分类一览表，基本做到了收发传递快，资料收集全，整理装订美观，查找文件准。
三、摆正档案工作位置，解决自身认识问题，以实际行动提高自身社会地位
档案工作属于上层建筑的范畴，它是为教学基础服务的。但是在实际工作中，时常听到人们对领导不重视档案工作和社会对之不公的埋怨声。这固然不排除上述问题存在，但是也确有我们自身的认识问题。
我认为有三个认识问题亟待解决。首先是要摆正档案工作的位置。档案工作重点应转变到服从并服务于四化建设上。不论过去还是现在，档案工作都处于“服务”的位置上，那就不能把它强调到不适当的程度，过分要求领导像重视教学工作那样去重视它，从而不恰当地去责怪领导。特别不应忽视自身认识上片面性的一面，应自觉摆正自己的位置。只有体谅领导的难处，才不至于产生对立情绪，产生负效应。其次是应从自身认识上去解决，有些分管档案工作的领导并不十分了解档案工作，要靠我们去多请示、多汇报、多做宣传工作，让领导尽快地熟悉档案工作，认识其重要性，从而重视它，绝非埋怨所能解决问题的。第三点，也是最重要的一点，就是档案作用发挥的如何决定着档案工作社会地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨领导不重视，埋怨社会对待不公，而不以实际行动主动为社会服务，为四化建设做出贡献，也就没有理由对社会提出种种要求。我们的着眼点应是主动服务多做贡献去赢得重视，从而提高自身的社会地位。
四、为学院发展和社会需求服务做出更大的贡献，必须强化主动服务意识
档案工作在服务方式上客观存在着被动服务和主动服务两种并存的方式。所谓被动服务，就是通常所说的“等客上门”，被动地为利用者提供服务。这种方式有待于进一步深化，我们要在提高服务水平，在查准率、查全率和方便利用等方面下功夫。所谓主动服务，就是积极主动地为领导决策和社会各方面的利用者着想，积极努力创造各种服务的条件，主动提供多种服务。这种服务方式，正是我们现在工作的目标，也是当前必须强化的一种服务方式。为此，必须强化主动服务的观念、强化信息观念和效益观念，做主动为学院发展和社会需求服务的热心人。要用积极创造开发利用的物质条件，提高管理水平，主动为领导决策和教学各方面的利用提供多种服务，才能使之转化为经济效益和社会效益。
参考文献
[1]王艳，颜毓娟．如何做好高校教学档案管理工作[J]．科技，2005，（1）．
[2]苏春年，王柳行，董东．充分发挥教学档案在院校建设中的作用[J]．第四军医大学吉林军医学院学报，2000，（6）．
[3]张亚冰．教学档案在高校教学中的地位、作用、管理及作用[J]．辽宁师专学报，2003，（5）．
2高校档案管理工作在服务方面存在的问题不足
2.1服务意识不够
服务意识不够是当前高校档案管理工作在服务方面存在的主要问题，就目前大部分高校而言，它们仍处于被动服务状态，浪费服务对象们的时间、精力.没有做到“以服务对象为主”的原则，无法体现自己的工作职责和价值.这类问题的成因包括以下三个方面：
（1）工作人员缺乏基本工作素养，工作意识不足，导致其态度马虎，行为懒散；服务意识不够，无法遵守服务原则，缺乏主动服务意识；责任意识不足，对工作不负责任，对自己不负责任，没有体现自身的工作价值
（2）高校领导对高校档案管理工作的服务需求不清晰，造成工作人员无法顺利开展服务工作
（3）高校师生不及时给予有效建议，助长工作人员懒散的气焰.
2.2服务管理不够完善
服务管理，即对高校档案管理工作人员服务对象提供的服务进行管理，其中包括对服务态度、服务质量、服务效率等的管理.由于档案管理工作不被重视，造成档案管理工作的服务管理不到位、不完善，具体体现在：
（1）缺乏一套完整的服务管理体系.原本的服务管理体系无法支撑目前的管理，缺乏针对性，导致整个管理流程不够规范，影响在服务过程中，对工作人员的管理
（2）服务管理缺乏具体化.目前大多数高校对档案管理工作的服务管理太过形式化，缺乏具体的管理模式，平常太过简单化，抱着草草了事的心态，仅仅为了应付上级领导的监督检查，而稍稍重视，之后又维持现状
（3）服务思路不清晰.高校档案管理工作人员自身服务思路不清晰，影响工作的正常落实，缺乏主动意识性，无法给予服务工作有效性建议.使得服务管理工作无法进行具体落实，缺乏具体化.
2.3服务方法不全面，太过单一
就目前现状而言，高校档案管理工作的服务方法，以人工服务为主，以信息搜索、查询为辅，但这仅仅针对于网络设备完善、基本网络服务已启动、高校档案资料已完整入库的高校，少数无法适应社会变化、没有及时进行资料更新的高校就只能依靠单一的服务方法进行服务管理工作的开展.然而，由于纸质档案种类数量繁多且信息量过大，而档案管理工作人员的人数和能力都存在一定的局限性，导致无法给予服务对象优质的服务，无法确保服务质量，达不到服务对象的目的，无法满足其需求，造成服务管理工作的失职.
2.4未开展服务研究
服务工作本身就需要不断进行研究，使之不断优化和进步，然而部分高校档案管理工作，仍然没有为其开展服务研究，这在一定程度上，无法提升其服务管理水平，无法促进高校档案管理工作的发展.造成这种情形出现的原因如下：
（1）对高校档案管理工作不够重视
（2）服务管理不到位
（3）工作人员工作意识不够.因此，高校档案管理工作的服务研究需要高校的每一个人相互配合、共同努力，在完善服务方式的同时，还需进一步加强对工作人员服务意识的培养，同时，也要对服务管理进行更深层次地研究，为促进高校档案管理工作的发展作贡献.
3高校档案管理工作中服务方面的有效措施
3.1提高工作人员的服务意识
为了让高校档案管理工作更好地进行，第一个需要强化提升的就是档案管理人员的服务意识，其中包括责任认知意识和工作意识.首先工作人员应明白自身所肩负的职责所在，明白档案管理工作的必要性和重要性，改变原本懒散的工作度，提高主动积极的服务意识，然后用最大工作热忱去创造自我价值，为服务对象提供最全面的服务.最终达到促进高校档案管理工作发展的目的.
3.2建立健全的服务管理制度
为了方便高效管理工作中服务管理的有效进行，应建立一套完整的服务管理制度，方便档案管理人员在有效开展服务工作的同时，进一步强化自己的服务意识，以达到促进高校档案管理工作发展的目的.通过服务管理制度，对工作人员进行监督，同时也可设立合理的奖惩制度，提高工作人员的工作热情.方便服务管理的有效进行.
3.3创新服务思路，采用多种服务方式
为了迎合社会的发展和科技的进步，高校档案管理工作的服务管理也应该不断地发展和完善，这样才能创新服务思路，运用不同的服务方式进行工作
（1）提高工作人员对服务管理的相关认知
（2）引进外校先进的服务方式
（3）强化、完善工作人员的服务思路
（4）利用计算机网络等技术，进行服务创新.
3.4引进国外高校先进的服务管理方式，时常进行人才交流
国内高校的档案管理工作远不如国外的先进，导致这种情况的最主要因素是国外对档案管理工作的重视程度比国内高，他们将高校档案管理作为学校的荣誉体现和办学成果体现，为学校营造了良好的档案管理氛围.且国外的档案管理人才充足，他们在一定程度上，推动了档案管理工作的发展.因此，时常与国外尽心个人才交流必不可少，在交流的过程中，不断取长补短，引进他们的先进技术和管理方式，完善我国高校档案管理工作的服务管理制度，同时，促进我国高校档案管理工作的发展.3.5增加基础设备方面的资金投入结合高校档案管理工作的实际情况，提升自身的基础设备水平，不断进行更新.用最全面的基础设备结合理论知识，将高校档案管理中的服务管理做到最好，提高档案管理工作的服务质量.
4高校档案管理服务方面的创新
4.1高校档案管理服务意识的创新
随着社会、科技的发展与进步，高校档案管理工作也在不断完善和发展，为了与时俱进，迎合现代化的教育潮流，就必须对高校档案管理进行不断创新，而意识创新作为管理创新的基础，因此只有通过对高校档案管理服务意识进行创新，才能实现高校档案管理服务的创新.为此，应将创新精神贯穿在高校档案管理工作的每个环节，加强工作的创新性和主动性，从行为认知上改变人们对档案工作的了解，将原本被动的服务意识变成主动，对档案信息资料进行不断完善和更新，不断强化创新能力，提高创新意识，促进高校档案管理事业的可持续发展.
4.2高校档案管理服务内容的创新
在进行档案管理工作的过程中，必须跟上时代变化的脚步，不断地进行档案资料和信息的更新，并加入全新的档案内容和信息，保证档案的完整性和全面性，有计划地对档案资源进行实时收集和更新，使其更实时、高效地为服务对象提供需求和服务.
4.3高校档案管理服务方式的创新
改变原先传统的服务形式，进行改革创新，充分发掘高校自身的潜能，结合自身所有的技术设备和管理理论，不断进行完善、创新，采用多种多样的服务方式去满足用户的需求，将服务内容提升等级，以达到促进高校档案管理工作快速发展的目标.
4.4高校档案管理服务手段的创新
Abstract: The urban construction archives only good from the inside to outside, from software to hardware construction, in order to rapidly advancing urbanization in the current era of rapid development of information technology to bear the historical responsibility, reflecting their status and value.Key words: services; strengthened; software; hardware
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
随着我国经济社会的发展，城市化进程的加快，城建档案管理工作也面临着新的形势，承担着新的任务。客观环境要求城建档案管理工作必须发挥自身积极性、主动性，由封闭型向开放型发展，变被动服务为主动服务。突出服务意识，既是城建档案管理工作其服务部门性质决定，更是其自身的发展要求所决定。服务意识的体现，关键是落实，需要从不断提高档案管理的软件和硬件配置两个方面着手。
1、提高档案管理工作的软件配置，就是抓档案管理工作的管理机制建设、人员队伍建设。
随着我国经济社会不断进步，城市建设不断发展，新事物、新情况不断涌现，我们的城建档案管理所处的社会背景大环境，以及社会的服务要求也发生了较大变化。要想在变化发展中充分发挥城建档案管理工作服务社会发展的功能，承担推动社会发展的历史重任，城建档案管理工作自身就需要与时俱进，跟上时展的步伐，使自身提供的服务始终符合发展变化中的社会需求。
1.1档案管理工作管理机制建设。
首先，城建档案管理部门要不断加强自身体制建设。体制顺，好比脉络通。体制建设，对于部门理顺内部关系，发挥对外服务职能具有重要作用。这就需要档案管理部门根据新时期档案管理工作变化发展的新情况，适时调整管理部门的科室和人员配置，消减不符合客观现实需要的科室，科学合理的增设具有新职能的新科室，实现现有的机构编制和人员编制更好的服务当前经济社会发展。
其次，要不断加强城建档案部门规范化、标准化建设。完善制度，结合本地实际，对本地区的城建档案地方性规章及时进行修订和完善，建立健全配套完善的城建档案法律法规体系，确保城建档案管理工作有法可依，健康发展。严格管理，有法必依，有章必循，这是确保档案管理规范化、标准化建设的根本前提。城建档案管理工作的各个环节，都要严格按照相关规章制度办理，确保档案管理不出疏漏，不出差错。同时，相应简化档案使用的相关手续，提高城建档案的利用率，增强城建档案的社会服务功能。
1.2档案管理工作人员队伍建设。
人员队伍建设，是指不断提高城建档案管理工作人员的思想政治素质和业务素质。任何工作的开展都离不开人，能否做好城建档案管理工作，城建档案管理工作能否为城市建设保好驾、护好航，很重要的一个方面取决于是否拥有一支高素质的人员队伍。
首先要提高工作人员的思想政治素质。就是要不断学习党在新时期的理论思想和路线方针政策，深刻领会新时期社会发展“以人为本”理念的内涵，牢固树立以人为本的服务理念。
其次要提高工作人员的业务素质。就是要求城建档案管理人员不断学习业务知识，钻研业务技能，在熟练掌握自身工作所需要基本知识技能之外，还要掌握城建档案管理新知识、新技术，借鉴发达国家城建档案管理工作好的经验。
总之，城建档案管理部门工作人员管理上要抓思想作风，强业务素质，围绕当前城市建设工作的中心，紧贴社会、服务大局，激发干事创业的工作热情，为我国经济社会发展提供全面、及时、高效的服务。
2、提高城建档案管理工作硬件配置，就是指加强档案管理部门的场馆配置和设备配置。
当代城建档案管理逐步向业务规范化、标准化，技术现代化、信息化，服务社会化、多元化方向发展。城建档案管理工作今后必然也要强化其对社会服务的功能，提高社会服务的服务水平，拓宽社会服务的服务层面。对比我国城建档案管理工作的现状，要实现上述目标，需要做的工作还有很多。
2.1加强档案管理部门的场馆配置。
档案管理部门的场馆配置，包括档案保存场馆和对外服务场馆。我国城建档案保存场馆基本满足我国的城市建设发展要求，但是要真正做到城建档案服务的社会化、多元化，仅仅做到这一点是远远不够的。在具备了档案保存场馆条件的同时，我们还必须具有齐备的服务场馆。齐备的服务场馆，可以使城建档案管理部门的行使对外服务职能时，挖掘服务资源，拓展服务层面。我们可以建设像城市发展展示馆等类似社会公益场馆，利用展馆向社会展示城市发展各个时期的资料以及远景规划资料，让市民详实了解城市的发展历程，历史文化、人文风情以及美好的发展前景。同时，通过展示展馆的建设，还可以起到对外展示城市良好形象的作用。
2.2加强档案管理工作的设备的配置。
当前，我国城市建设发展已经驶入快车道，城建档案资料日益繁杂，资料应用范围逐渐增广，利用频率逐渐增强，真正保存好、管理好、利用好这些档案，做到对历史负责，为现实服务，加强档案管理业务的规范化、标准化，服务的社会化、多元化是必不可少的，但是这一切离不开技术的现代化、信息化，更离不开现代化的管理设备。城建档案管理部门应紧跟档案管理发展潮流，增加档案管理的技术含量，引入当前档案管理的新技术、新设备、加快档案信息化建设。信息化已经成为当前档案管理工作的发展潮流，它的建立，必然使城建档案管理更科学、对外服务更便捷、更高效。我国城建档案管理部门旧有的管理、办公设备大部分已经不具备这些新功能，更新设备已经成为城建档案工作发展的当务之急。
严谨而科学的管理机制，作风与技术同样过硬的人员队伍，现代化的硬件设施，必将更好的发挥城建档案管理部门的服务职能，更好的为我国城市建设及经济社会各项事业发展保驾护航。同时，我们也坚信，城建档案管理部门只要时刻突出服务意识，围绕服务社会这个主题开展工作，也必将推动自身各方面的发展，开创城建档案管理事业发展的美好未来。
【参考文献】：
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）23-0156-02
档案一方面发挥具有通常意义上的文献引介功用，另一方面也潜在的具有“公正”历史的能力，档案作为信息资源，在开发利用中实现了它应有的价值。作为档案管理工作者，要想保持并发挥档案应有价值功用，应该树立最基本的档案意识、档案保密意识、档案法律意识、档案责任意识和档案服务意识，为整个社会的发展尽自己应有之力。
一、档案意识
档案客观且生动地印记了人类社会各方面的实践活动，比如政治活动、经济商业活动、军事行动、文化发展、教育改革、科学研究成果等。在日常生活中，我们很容易地把机关的公文档案、人事档案以及涉及国家和企业的商业秘密的成文文献作为我们意识中的档案，虽然没有错误，但是亦非全部的正确，因为真正的档案涉及面十分的广泛。举个学校的档案例子，在学校里，学校的档案涉及行政人员、教学（这是比较大的一块儿）、学校的调查研究、基础设施规划与建设、财政预算、学生学籍、图书资料、学校外向交流及其学报编辑与出版等等。
毫无疑问，增强档案意识，有利于搞好档案工作，较强的档案意识，不仅能够树立相关人员的历史担当意识，而且对于我们的日常生活、工作都产生很大的推动作用。我们的教师会在编写教案（讲义）时不自觉地就会头脑清醒，认真负责；我们的学生在写毕业论文时就会严谨、细致地搞好文献搜集、开题报告及论文的创作；我们的图书管理人员就会认真归类整理图书、报刊资料，不致使其破损或丢失；我们的会计工作人员就会认真地做好账目报表，保证不会有什么纰漏；我们的工程规划人员就会精益求精，多方验证，而使规划图纸科学、完整；我们的公职人员在执行公务的活动中就会秉公办事，不，不贪赃枉法，本着对人民负责，对历史负责的决心，认真、廉明地做好本职工作。社会各阶层档案人员在工作中认真履行自己的任务，就会做到保质、保量、保时，不唯上、不唯亲，只为历史的纯洁、客观。在工作中，认真地对待各种矛盾和困难，集思广益；在执行过程中，认真组织和开展各项工作，科学发展；在检查考核时，坚持依法、依规考对，进而保证相关人员坚强的档案意识。
二、档案保密意识
档案中还有一些是涉及国家、企业及个人的秘密档案，它对维护各方的切身利益承担着重大的政治责任及历史责任。当下处于全球化的背景下，世界各个国家都在为自身的发展而奋勇直追，如果一个国家文档保密工作很到位，那么这个国家就能在全球化过程中占领先机，反之，如果一个国家的档案机密保护得不到位，那么这个国家就会在发展的过程中步步受制于他国，很难在世界之林立稳脚跟。在相对和平发展的年代与国度，档案的保密实质上就是保一国之安宁、之团结、之兴旺、之和谐。作为接触秘密档案最集中的档案管理部门的工作人员，其肩负的社会责任和重担，与其自身及国家来说都是不言而喻的，他们肩负着不同于一般的工作人员所担负的责任。在一定程度上，档案管理工作人员的保密意识强弱直接影响着档案管理工作质量的优与劣，因此我们的档案管理人员不仅要认真地工作，而且还要增强自己的档案责任心、档案事业心，以此来增强档案的保密意识。同时，在业余之外的闲暇活动中，还时刻对自己知道的档案秘密提高警惕，对套话者做到缄口不提。所以，不管档案人员身居何处，对于机密的文档都要做到守口如瓶，以防纰漏横生，进而避免意外泄密事件发生到自身。档案管理人员的保密意识对于维护档案的完整与安全有着重要的作用，故而他们必须要有较强的保密意识，档案保密意识的强与弱直接影响了档案保密工作质量的好与差。
鉴于上述，笔者认为应该从以下几方面工作中做好档案的保密工作。首先，从档案的承载设施来看，国家需要根据既有规定加大档案库房设施的新建工作，合理使用档案的库房。当然，库房设施应当居于相对合适的场域，另外要加固库房门窗，提升防腐、防盗等水平。应该将档案存储库房与其他类似场所区别开来，要指派专业、合格的人员进行严格的管理与规范的保存。绝密档案作为特殊的文件，涉及了一个党派、一个国家、一个企业及个人的核心利益，它决定着党派、国家、企业及个人的全方位的利益，直接关系着其生死存亡，所以严格加强对秘密档案的保存意义甚大。有鉴于此，笔者以为，相关管理人员在管理过程中，应该把绝密的档案作为特级重点保存对象，进行全面的保管；同时，科学严谨的归类不同时期的历史档案，依据相关管理原则，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原则，它不仅是一个国家的丰富文化，我们还能吸取其宝贵的经验，以鉴后人。另外，还要采取制度化的保密意识。工作中做到实事求是，依据档案自身的不同特点，采用不同的保密制度与管理措施，进而达到档案管理保密意识工作的制度化目的。
三、档案法律意识
《中华人民共和国档案法》是我国档案事业发展的根本性指导法律，是社会各级档案管理人员加强档案管理事业的根本依据，它为广大的档案管理部门进行具体的档案管理工作指明了方向，提供了法律的基础。
社会的急剧发展和变化要求档案管理事业也应适应时代的需要进行改革。笔者以为，档案管理人员首先应转变传统观念。必须意识到档案管理要实现法制化的历史性改革和转变，所以必须在观念上进行改变。其次，档案管理人员应当努力学习《中华人民共和国档案法》，做到用法律指导我们的思想与行动，实际中真正做到依法办事，对于无视法律的人员进行依法处理。当然，依据法律管理档案重点在人，档案管理人员素质的高低直接决定了档案管理工作质量与水平。所以，培养并提升档案管理人员的法律意识是非常重要的。另外，学会运用档案法律。档案行政管理机关是国家行政执法部门，它的主要职能是依法管理档案工作。若要发挥好这一职能，必须做到执法必严。所以，档案行政管理工作部门首先要增强法律意识，为其他部门正常的、有序的开展档案管理工作树立一个典型，发挥示范榜样作用。
笔者认为，培养并加强档案管理人员的法律意识，必须集中地组织档案从业者认真地学习《档案法》及相关法规。唯此，才能够做到以法律法规来指导档案的具体管理工作，当然，这也是为了适应国际经济、文化的全球化的新挑战。档案从业人员应该认真学习有关法律知识，并且运用新法规调整档案管理工作，这样才能使档案管理工作为社会各方面发展服务贡献自己的力量。
四、档案责任意识
信息化的发展为档案管理发展提供了新的思维要求，因为档案信息化是一个综合性极强的复杂且系统的工程，它不仅需要上级主管领导的特别重视。作为档案管理人员也需要不断更新理念，认真研究并探索档案管理的基本规律。合理运用现代信息技术，发挥自身优势，整合各方面的智慧与力量，实现档案信息化建设向更广领域进发。
我们要想具备很强的档案责任意识，就应加强基本的理论知识研究，提升专业理论水平和素养。档案从业人员必须不断提升专业素养，开拓创新，提前进入管理程序，做到全方位参与到信息化建设之中，并将自身有机地融入到其中，使档案管理工作与各工作流程有序、合理的衔接起来，进而实现对各类型文件信息正常运行的适时监控。档案从业人员业要积极地参与到国际质量认证体系的贯标活动中去，实现档案的规范化管理，积极主动地配合操作人员，建立并完善档案信息化系统。同时还应该积极主动地掌握各类相关的信息，及时地设计出合理化的、高水平的分析报告，供决策管理者分析和借鉴。
另外，要坚持以市场为导向，深入挖掘各种新的档案信息点，转变观念，多渠道开辟档案信息资源渠道。所以，必须对新出现的档案信息要特别予以重视，适当地扩大档案信息的搜索领域，只要是与档案关系密切的各种信息资料，都应当及时的注意收集整理。同时，档案的收集整理也要充分地利用现代科技信息手段，进而拓展收集信息的深度和广度，档案管理核心也要转向自身形成的材料及其有直接关系的信息资料。
五、档案服务意识
随着现代科技的深入发展，信息网络环境也日趋完善，这必将改变传统的档案服务工作的方式，进而带来服务领域的技术性革命，最终实现了档案价值利用服务内涵的升华，档案作为信息资源的价值得以切实且充分的体现。如何使档案服务工作做到与时俱进，进而充分发挥档案信息资源在社会各领域应有的价值，实现档案从业人员自身的价值，确实是一项迫在眉睫的问题。
档案从业人员要彻底转变传统的服务方式，拓展服务价值的意向范围，深入发掘档案信息中所蕴藏的社会多方位的价值，并能够及时地、主动地提供给所需者，进而发挥其应有的作用。这就要求档案从业人员改进既有的服务模式，积极主动地参与社会活动中去，为社会各界提供满意的服务。
档案部门拥有着丰富的信息资源，这是其一大优势，而相关档案管理部门不仅是资源的管理者，更是档案信息资源的整理者、研究者和传扬者。档案从业人员要开发这些资源为社会服务，这是其做好本职工作的最有成果性的证明和见证。对档案进行编辑和研究是高效地开发档案信息资源的重要手段，能够对利用者的需求提供适时且足量的服务，那是编研者的价值的自我实现的最佳途径。另外，档案从业人员也要在服务的质量、层次、水平上加以提升，借助现代化的技术手段，对相关档案信息进行高效的搜集、整理和创新研究。特别是能够主动地参与到社会各单位、各部门、各阶段的工作中去，利用既有的档案信息资源，为社会各界提供准确的、丰富的档案资料及文件汇编，贡献力量。
当然，仅仅加强在档案从业人员、档案管理人员方面的管理工作还是不全面的，作为相关档案领导也应该增强其自身的档案意识，深化对档案工作的领导，也能够把档案工作作为一项重要的工作来抓，并且真正从思想观念上重视档案管理工作，要在管理经费、培训人员方面给予大力的支持。对档案管理的工作要有长远的发展规划方案，要肯借助于新兴的科学技术，切实解决现实中存在的矛盾和问题。相信，在领导的重视下，档案管理工作在新的历史时期一定会有一个质的突破性的发展。
关键词 人事档案 信息化 管理
一、企业人事档案管理应具备的“四种意识”
（一）使命责任意识
使命责任意识是指档案管理人员从事企业人事档案管理应具有的责任心和使命感这是做好人事档案工作的前提。人事档案管理的特殊性和重要性决定了档案管理人员必须以高度的责任心和强烈的使命感完成日常工作一是深刻理解人事档案对企业员工的重要性，强化档案管理人员的使命感。
（二）主动服务意识
要甘于奉献、甘于寂寞。能够从事干部人事档案管理工作是组织的信任，是组织对个人能力的肯定，一定要沉下心来、静下心去，认真细致地做好每一项材料的收集整理鉴别工作，确保经手的档案材料真实完整。
（三）创新发展意识
人事档案管理要想满足企业提出的不同需求，必须保持创新和发展。档案管理人员应积极适应时代的要求，树立创新发展意识，学习新知识，充实新内容，使用新手段，从而促进人事档案事业的进步。
（四）动态管理意识
在现代企业管理中，由于人力资源配置和使用的流动性更强，员工调进调出的频率更高，职务调整节奏更快，这需要人事档案管理人员必须树立动态管理意识，了解档案收集规律，及时对人事档案进行更新和维护，有力保障企业对人力资源的适时需求。
二、企业人事档案管理中存在的问题
（一）管理制度不完善
人事档案管理不严格，标准不规范，缺乏起码的档案管理制度，如交接手续不严密，重视程度不够等，这样就造成了档案管理工作的责任不明确和管理的混乱等。
（二）效率低
基于各种旧观念的束缚，以往传统的人事档案管理还停留在纸质的档案素材上，依靠手工操作，在档案建立检索时，严重阻碍了操作效率，既费时又费力。
（三）未合理达到资源共享
一般来说，大部分人事档案管理部门还是沿用的手工检索查阅，再加上目前档案管理人员自计算机与互联网知识处在薄弱环节，相对的信息化程度较低.只停留在一些较简单的操作上，而面对信息化的繁杂技术就显得有些力不从心了，研究与开发就更不值得―提了。同时，人事档案信息管理未设有明确的标准加以规制，导致了各科室数据通用性能只低不高，加剧了重复劳动的现象。
三、完善人事档案管理的对策
（一）完善人事档案管理制度是信息化的基础
人事档案信息化管理中，要不断更新原有制度，尤其是那些不能紧跟形势、不能适应新任务的制度，要推陈出新，及时建立相对科学合理的人事档案信心管理制度，确保人事档案管理工作更加规范化。另外，在档案信息的的收集方面，要注意完整性与及时性，并要保证档案信息的查准率，同时，要科学、严谨的对档案进行整理归档，在各个环节实施过程中，严谨防范档案的安全问题，尤其是对档案新天界的内容进行及时、主动的补充、更新。
（二）实现档案数字化
冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，为社会提供高效、优质的服务。利用计算机技术对人事档案进行信息存贮、查找，进而实现网络化管理。
（三）实现信息资源共享
高等学校的档案是指高等学校从事招生、教学、管理、科研等活动直接形成的对学生、教职工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录，主要以纸质稿及电子稿形式为主。档案工作是高校依法治校的基础性工作，是高校管理的重要组成部分之一。利用好学校档案，可以总结过去，指导现实，服务未来，更好地为学校全面发展服务。
随着我国高等教育改革的不断深入，高等教育事业得到了不断的发展，民办高校在办学规模和办学质量上也都取得了长足的进步，但在档案建设、管理工作方面还处于一个学习、逐步完善的阶段，与公办高校在档案管理方面相比，还有一定的差距。
1 民办高校档案管理主要存在的问题
1.1 领导对档案建设及管理的意识不强 有些民办高校的领导对档案工作的重要性认识不足，没有认真学习和贯彻档案法律、法规，片面地认为高校的中心任务是教书育人及科研教研工作，很少过问学校的档案工作，从根本上忽视了档案的重要性。从笔者了解的几个民办高校来看，翻看其党政会议纪要，从头到尾没有提到过档案建设工作只字片语，更不用说有什么档案建设的规划、计划与总结了，在机构建制上，无专职档案员，工作保障上无相关的档案管理制度和经费投入保障等。
1.2 档案收集、归档意识薄弱 民办高校在建校初期
由于经费、人员的紧张，往往忽视对档案的建设管理工作，一些重要的文件材料遗留在个人手里，觉得放在自己手边，要用起来的时候方便查找。另外由于档案管理不规范，偶尔出现几起档案丢失的事件后，就会有教职工不愿将教学成果移交归档等现象。也有员工认为档案工作是档案管理部门的事，与学校其他工作没有多大关系，与自己更是无关，因而拒绝配合档案部门搞好档案的收集工作，种种困难，很可能使这些重要的档案材料残缺不全或丢失。
1.3 兼职档案员队伍不稳定 民办高校的兼职档案员一般由院系秘书或处室秘书等兼任，他们不仅有日常教学行政事务性工作，又要兼职做好院系或处室的档案收集工作。一般来讲，行政人员工作繁忙、工作量大，虽是日常琐事，却件件都是需急办之事，而档案工作由于关心的人少，缺少制度上的操作规范，对档案工作往往会虎头蛇尾，常常顾及不到及时的收集、整理、归档、保存等。另外，民办高校由于种种原因，兼职档案员调动频繁，这样就致使档案管理工作缺乏连续性，造成管理混乱无序。
2 民办高校如何加强建档意识
鉴于以上种种问题，新建民办院校务必从实际出发，积极宣传档案建设的作用、意义，促进档案建设工作。笔者认为可以从以下四点档案的服务功能来加强建档意识。
2.1 服务于学校整体发展的需要 民办高校档案来自于学校形成、发展、变化的全过程，贯穿着学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面，是学校重要的信息资源所在，记录了学校发展的历史，汇集了学校现有的知识成果。学校各级领导的会议记要、领导现场指导工作的讲话等，都可为学校的整体发展、建设提供各种历史依据和线索。通过学校档案资料，可以更深刻地理解本校的特点及发展的规律，全面、系统地掌握学校教育教学工作等方面的沿革和演变情况，以方便后人总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为后续领导制定合理的学校自身形象和价值观建设的整体方案提供依据。
民办高校的发展、壮大，必将走过光辉而曲折的历程，然而最能体现这历程的学校档案，如果所存无几（例如看不到第一任校长的介绍资料，找不到第一批学生的花名册，缺失历届毕业生的学籍档案、缺失全体教职工的教研科研成果资料等等）。那么我们教育工作的后几辈想极力宣扬百年老校底蕴丰厚的时候，时过境迁，有何为据呢？
所以，民办高校的档案建设工作在服务于学校整体发展的方面有着深刻重要的意义。
2.2 服务于专业建设发展的需要 根据我国目前的办学体制，无论哪一个专业的建设、发展都离不开各类办学评估，如新专业检查、合格评估等，评估工作是专业建设的重要指导方向，而各种评估工作都离不开对专业建设、发展中的档案梳理工作。完整规范的档案正是充分展示专业办学成果，让评估专家全面深入地感受专业办学成效的有力证据。
随着专业评估工作的改进、完善，各类评估工作越来越重视专业建设原始资料的规范性、真实性等，所以从新专业申报、筹建，到专业的开设、建设、壮大及最后专业建设的成果，务必要有完整的档案记录，确保专业办学的延续。各类纸质材料、电子文稿均应有规范的建档、存档意识，杜绝因人动导致专业办学中的突变现象。
专业建设工作既有正向的水到渠成，即按专业建设的目标、计划，逐步进行，最终得以成功，获得成果。也需要逆向构建，即通过对专业建设档案的梳理，总结专业建设如果要有特色、亮点，还需要什么支撑，从而去弥补或改进原有的一些专业建设工作，从而充实专业建设成果。由此可见在专业建设工作中档案建设、管理工作的重要性。
2.3 服务于教职工自身发展的需要 教职工档案是教职工个人经历、学识、业务能力、德才表现、业绩情况等方面的记载，但有些民办高校的现实情况来看，有的职工档案仅仅保存着教职工应聘时的一般材料（诸如基本情况、学历职称证书等复印件），缺少其业务能力、决策能力、运用能力、创新能力（尤其是教学科研的创新）等综合素质的“活材料”，没有对其现有的资料进行收集、整理、规范，看不出教职工新的动态性发展情况。
教职工个人档案资料的缺失将对教职工的职称评审、工资晋级等产生不良影响。如有些职称（高级工程师、高级经济师等）评审中，要求凡是校级以上的所有项目、荣誉都需要提供原件方可认可，一些集体项目，特别是作为主要参与的项目，申报职称的教职工可能发挥了相当主要的作用，但如果申报材料、批复材料等资料均在项目主持人手里，而项目主持人有可能调离或将材料遗失，那么给参与人员的资料查找将带来相当大的困难。
某高校档案管理员曾深有感叹地说：“只有每年职称评审的时候，她的档案室才是最热闹的时候，查阅、复印、借阅等人员门庭若市。”由此可见档案完整对教职工自身发展的重要性。
2.4 服务于学生个人发展的需要 大学生档案是学生在校期间学习、生活、学生工作及各种社会实践的记录，是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，它能完整地反映出一个学生在校期间的德、智、体、美、劳等各个方面的表现状况。学生档案管理旨在对学生在校期间所有材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务、转递等工作。
长期以来，由于诸多原因，高校毕业生档案工作存在重视不够、管理技术落后、致使档案管理出现“弃档”、“死档”等问题，给大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核造成了一定的影响。部分学生的档案、毕业证书等重要资料失落在个别班主任或辅导员手上，而学生一开始又不够重视，等需要用时，由于时间久远或人员调动等，这部分学生的档案资料往往发生遗失或查无结果现象，造成对学生利益的极大损害，同时也使师生关系紧张，进而影响学校声誉。
随着高校学生人数的不断扩张，加强学生档案管理，确保学生档案的完整性、规范性，确保学生档案转移有据可查，改进学生档案对学生的服务功能迫在眉睫。
总之，通过宣传档案的服务功能，可以提高民办高校建档意识，促进高校档案建设工作。高校档案的规范建设是高校重要工作之一，既能促进社会和谐又有利于学校健康发展、有利于教师自身发展、有利于学生个人成长。
参考文献：
[1]中华人民共各国教育部令第27号.高等学校档案管理办法[S].2008-08-20.
[2]童燕.浅析高校档案收集工作[J].企业家天地：理论版，2008，（5）：215.
[3]百科名片.档案管理[EB/OL].http：///view/67
随着社会信息化时代的发展，高校招生规模的扩大，毕业人数的增多，目前的高校学籍管理工作的运行方式已无法满足时展的需求。在传统的学籍档案管理中，对档案资源共享、信息资源传输等方面已有很多不足的地方，与信息化的时代需求之间还存在诸多的矛盾，所以，改善高校学籍档案信息的管理工作，是目前高校首要解决的问题。
一、我国高校学籍档案信息管理的现状
目前，我国高校学籍档案信息管理大多都使用的是教务管理系统，主要以纸质材料保存为基础，再通过网络储存、传输的形式建立电子档案，但是其中的操作过程还是需要靠人员来实现，所以在档案的信息建设与管理方面还存在着很多问题。首先，在归档方面，归档的方法较不统一，而归档的形式也是多种多样，在院系之间，存在着按年度归档、学期归档、班级归档的不同归档方式；其次，在保存方面，档案信息的保存必须有纸质的书面材料，但由于高校的学生较多，很难做到细致保管，从而导致这些纸质的材料会出现不齐全、不完整或有破损的情况；此外，在档案的利用方面，学生如果想查找档案必须要亲自到学校，通过工作人员进行手动查找，从而花费了大量的时间，显得不便利。总之，在高校目前的学籍档案信息管理上还是缺乏相关的指导、检查等工作，而院系之间的档案管理又是互相封闭，缺少借鉴与交流。
二、高校学籍档案信息管理者在信息化建设中的意识构成
高校学籍档案信息管理工作主体意识提高是档案信息管理工作能否顺利开展的重要前提。这种主体意识主要包括以下几个方面：
（一）档案数字化信息利用的意识
档案资源的数字化信息意识是档案信息资源与档案数字化管理的有机统一。档案作为一种信息记录的形式，主要是将信息源保存在一个载体上。当档案被储存、保管以后，它便会成为一种信息，只有通过信息搜查、检索的方式来获取。在高校的学籍档案管理中，档案工作者作为操作主体，在管理的过程中要有“档案的最终意义不是保存，而是利用”的意识。所以在管理中，要以利用为主要原则，改变以往“重藏轻用”的观念，要充分利用好现代的信息技术手段，提高对学籍档案信息的开发利用。只有有效运用好档案信息，才会使其在社会中发挥出真正的价值，而不再是像以往那样，仅成为一种“储藏”形式的存在。
（二）信息网络的服务意识
有效的网络系统让利用者更充分的利用好档案的信息资源，可随时随地的进行查询与搜索。在信息服务的网络中，首先，要建立高校的学籍档案网站，实现网络传递与网络检索功能，为高校学籍档案信息网络服务打下基础，实现信息化管理功能，让利用者随时调阅高校学籍档案信息，满足相关需求，从而让学籍档案信息发挥出真是的社会价值。其次，档案信息网络的建设可让学籍档案工作者更及时的更新档案信息，从而避免了网络档案内容陈旧，信息的单一的情况，加强了高校学籍档案信息的利用。最后，由于学籍档案信息的利用者对信息技术的掌握水平不一，所以需增加档案信息网络的咨询功能；高校的学籍档案工作者应建立网络咨询系统，可通过在网站上设置留言板、电子邮箱等方式，让档案利用者与档案管理者之间形成交流，从而更加了解档案利用者的需求，并总结其提出的相关问题，优化档案信息的管理系统，提高档案信息网络的服务质量。此外，在档案的网络信息化管理中，必须加强安全管理意识，在采取系统的帐号密码管理方式的同时，还要加强阅读防火墙的等安全设施的建立，以避免黑客的侵入，对学生档案进行更改或胡乱调阅的情况。
（三）树立档案工作者的规范意识
在当前信息化时代中，规范档案工作者的标准化管理意识尤为重要，而这些标准管理不仅要在档案形成之后，在学籍档案信息形成的整个过程都要随时进行规划。首先，在学籍档案形成阶段，由于纸质档案与电子档案是并存的，所以档案信息管理者要充分考虑两者之间差异性。在纸质档案的管理上，档案的原始资料内容都是由之前的院校进行递送，在由当前高校根据学生的基本情况与日常表现进行补充，这个工作基本上是由档案工作人员完成的，而电子档案却不同，电子档案的形成往往是在学校各相关部门的具体工作过程中形成的。由招生部门在招生时就初步的形成了学生的学籍档案，包括其中的学号、姓名、班级、院系、学籍卡等信息，在日后的工作中，由系部对档案进行补充完善，包括了学生的课程科目、考试成绩、总体评分等。而为了实现档案的规范管理，档案管理人员在这些电子文件形成的过程中就要实施具体的标准管理方法，并将其中的管理意识传递给电子文件的形成者，从而实现电子文档一体化管理，为档案信息管理工作提供了更加有利的保障。
（四）标准法律法规意识
由于档案的公布受诸多法律和校规的限制，所以，将这些限制制定成档案信息管理的标准，是目前档案信息管理的最好方法。在档案信息管理者的工作中，在档案信息的公布上要把好关，根据相关法律法规，强化标准化管理意识。标准化管理不仅可保护院校及学生的切身利益，还可使档案信息在利用上等得到更好的发展，最终实现档案信息的社会价值。
三、结语
在高校学籍档案的信息化建设中，加强院校硬件软件设施与提高学籍档案管理者的信息意识是不可或缺的两项重要因素，只有二者兼顾，才能真正让高校学籍档案管理工作得到实质的发展，发挥其有效的管理价值，让学籍档案工作得到真正的价值体现。
参考文献：
二、档案的信息安全管理
档案的类型越来越多，纸质化的、电子化的、数字化的等等，随着计算机技术和网络在档案管理的中的使用，这一定程度上给档案资料的信息安全埋下了隐患，所以新形势下，信息安全已经成为档案安全管理工作的重心。为了确保档案信息的安全，应该依据我国的《档案法》，划分档案的秘密级别，实施档案保密制度，从制度上确保档案信息的安全。对于档案，还要做好价值的评估和鉴定，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。档案从业人员还要有责任意识和法律意识，对于档案的查阅和使用必须遵循一定的审批手续和相关制度。在档案资料的开发利用中，较高的档案要汇编的话，应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。档案管理结构和从业人员，还要学习计算机技术，树立安全意识，规范操作行为，规避计算机病毒、黑客等袭击，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。应加强网络安全防护，依据分区域、按等级、多层次的防护思想进行了安全规划、安全评估、安全加固与安全维护，并且对过去已有的安全技术实施进行改进与增强。建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查等。
1电子档案的特点优势分析
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
