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[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）02-0026-02
将高校信息规整到一起并且能保证信息档案一体化是高校信息档案管理的重点。高校档案一体化的提出，对档案的管理观念，方法，手段都产生了深远的影响。在高校的日常发展中，高校是一个以人才培养为基础的现代化非盈利性教学机构，其主要目的是培养人才。实施档案信息合理，可以有序的将数据排布而且能够正确整齐归档，并实现对数据的有效性分析。计算机的出现实现了高校档案管理网络化的具体目标。为高校实行文档一体化提供了技术支持。
一、实施高校档案管理信息一体化的主要目的
（一）高校档案管理的现状
高校档案管理一般都是利用一般常规的方法进行管理，如同图书管理一样，将其按照一定的顺序进行存放，比如说建立固定的文件夹，进行标注，然后每一年的信息都要定期的进行更新，工作量大。要找到规律，查找信息，进行具体的总结归纳时则相当费力。档案管理人员压力较大，效率比较低，容易出现较大的差错。一般情况下，不容易找到数据，数据的整理比较困难，而且，数据库的整体传播能力较差，没有具体的手段进行广泛的传播，应该说只是一种人为的管理水平。如今已经是进入信息时代，信息化的管理档案可以大大提高工作效率。高校中，档案管理涉及到的部门和方向有很多，数据库的经过的地方也很多，运用信息化的模式以最快捷的方法进行整理、传播、分析，汇总，从而提高档案管理的效率。
（二）高校档案信息化管理的目的
在高校图书馆中，常常会用信息一体化总结管理模式，将图书进行整体性进行一体化管理，这样的方法使整理图书信息工作变得简单快捷和方便。所以，在高校档案管理过程中也可以采取这种信息一体化的档案管理模式。信息一体化档案管理的主要目的其一是为了进行更好的档案管理，而且是为了保护档案资料，提高档案利用率。在各大高校中，档案资料都是很重要的，而且一般处于保密的情况。所以，在档案管理中，尤其是进行网络管理，应该找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高档案利用率。档案虽然是各大高校中的机密文件，但是，档案利用率也是档案管理的好坏的一种标志。在存储之后一旦需要哪个档案，看到档案的利用率另外就是在寻找过程中的效率，这些都是在档案整理过程中应该提高和注意的地方。总而言之，说到高校的档案管理信息一体化，就是要在已知的档案信息中进行总结归纳，可以进行网上信息总结，然后，将总结的过程进行具体的分类，但是要保证将所有的档案进行一体化，建立一个关联网，每一个分类都要有规律和联系。在日常高校的管理中，一个高校有很多的学院，每一个学院又有很多的教职工和学生，另外学院在发展过程中都会建立自己学院的档案，这时，就应该在分类中运用信息技术开发档案信息资源，可以引入新的档案管理理论，方法和原则。比如说在高校中的管理机构的职能与档案工作体制的变化，这些具体的问题也都要在档案整理的过程中进行具体的信息改变和总结。除此之外，各大高校的工作学习研究的方向重点也各有不同，但对档案有效整理，减少档案漏编或者错编的情况出现的目的都是相同的。
二、实行高校档案管理信息一体化的方法
（一）进行高校的抽样调查
说到抽样调查，这一点是十分必要的。高校本来就是一个大集体，这一个集体是由我们很多学生和教职工人员一起组成的。所以，应该深入进他们中间了解各自的不同情况。学生就是一个大集体，应该走访不同学院，调查了解他们平时的生活和学习情况。找到他们中间的不同点和相同点进行总结，并且调查平时的上课情况，了解高校学生的日常情况。其实这是档案调查分析整理的一个重要前提。另外，教职工人员也是一个很重要的群体。对教职工进行抽样调查，问询他们的日常上课情况。了解他们的工作情况，从档案的一些基本信息做调查。以上都可以在网上进行。抽样调查具有很大的优点，有经济性，时效性，准确性和灵活性。它可以解决全面调查很难解决的问题，补充和订正全面调查的结果，另外，在高校中进行全面调查实现的可能性很小，所以抽样调查会有一定的根据性。还能对整体的情况进行某种总结和假设进行检测。简单的说就是用抽样的方法代表了整体的情况。这样的抽样结果可以从档案中找到抽样的正确性，也就可以算出准确率。然后就会从档案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和检查。
（二）采取自动化档案管理模式措施
在高校档案管理的过程中，计算机的网络应用于教学管理，科研管理，学籍管理，人事管理，财务管理各个领域。因为档案管理的复杂性，所以进行网络或者计算机的管理，极大的提高工作效率。而且，因为过去的档案管理都是属于一种比较复杂的纸质化书写整理，在整理过程中就比较复杂，而计算机整理简化了原本繁琐的过程。自动化管理模式就是因为采取了计算机的计算整理模式。利用这种方法，首先实现了信息存储检索，以及数据的处理的自动化，整理档案管理员可以在计算机上制定一个线性曲线，然后将数据输入，随着数据的大量涌入，数据的曲线图会自动生成，一旦出现波动计算机可以自动通过比对实现数据分析，然后直接输出可以利用的档案文件，这样减轻了档案数据的调动和磨损，提高了高校中档案的利用率。这种方法应该说是实现信息一体化的前提，增加了以后档案管理的便捷性。现在社会中的主要办公模式已经逐渐从传统化进入了自动化，因为自动化的工作模式不仅可以减轻工作量，而且在提高工作效率的同时也不会忽视工作质量。所以相信在未来的工作过程中，高校也会不断的借鉴这种工作模式，不断的进行优化。
（三）在档案管理的软件上实施工作统一性
在自动化进行的同时，计算机在整理档案的过程中，往往会出现工作过程中计算机机器的系统不同，或者是系统的计算方式有差异，在这种情况下，就会出现上下界面中的数据出现对不上，无法统一的情况。所以，即使使用现代自动化的管理手段，一样不会有速率上的提升。相反，要在工作的过程中寻找简洁的工作方法。在工作的过程中，应该在档案管理的过程中计算机整理时要保证软件的统一性，软件统一如何实施，应该根据高校的档案放置的不同方式，根据档案的所属性质进行具体的分类，将档案放在不同的文件夹内，另外根据这些不同的文件夹进行总结数据，对数据进行分别的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函数曲线，找规律，确定影响档案管理的因素。最重要的是确定影响因素的轻重，如果档案管理的过程中影响程度比较轻，就可以根据具体的情况进行细节的调整，如果影响的情况比较严重，就要从前后的问题进行控制分析，找到出现这些问题的原因所在，还有在档案管理过程中，一定要确定安全性，不能在管理过程中出现安全性的问题。所以在计算机中进行，要确保软件的安全性，防止病毒的出现。减少数据库的纰漏。并根据实际情况，对软件进行定期的排查更新，找到最先进的方法。进行最快捷的计算。减少档案管理的过程中数据错误的可能性。
三、高校档案管理信息一体化的重要性
1.1数据挖掘技术概述
数据挖掘技术是一种基于统计学、人工智能等等技术基础上，能够自动分析原有数据，从而做出归纳整理，并对其潜在的模式进行挖掘的决策支持过程，简单来说就是从一系列复杂的数据中提取人们需要的潜在性信息。
1.2数据挖掘技术的方法
二十世纪末，计算机挖掘技术产生。其一般用到的方法有：（1）孤立点分析。孤立点分析法主要用于对于特殊信息的挖掘。（2）聚类分析。聚类分析方法是在指定的对象中，对其价值联系进行搜索。（3）分类分析。分类分析就是找出具有一定特点的数据，对需要解读的数据进行识别。（4）关联性分析。关联性分析方法是对指定数据中出现频繁的数据进行挖掘。（5）序列分析。与关联性分析法一样，由数据之间内在的联系得出潜在的关联。
1.3计算机挖掘技术的形式分析
计算机挖掘技术在使用过程中，收集到的数据不同，数据收集的方法也就不同。在对数据挖掘技术进行形式分析的时候，主要用到：分类形式、粗糙集形式、相关规则形式。
2计算机数据挖掘技术在档案信息管理
系统中的应用计算机挖掘技术，能够将隐藏的信息挖掘出来并进行总结和利用，运用到档案管理中来，在充分发挥挖掘技术作用的同时，极大的提高了档案数据的利用价值。数据挖掘技术在档案管理系统中，一般用到的方法为：
2.1收集法
该方法在对数据库中的数据进行分析的基础上，建立对已知数据详细描述的概念模型。然后将每个测试的样本与此模型进行比较，若有一个模型在测试中被认可，就可以以此模型对管理的对象分类。例如，档案管理员就某事向客户进行问卷调查并将答案输入到数据库中。在该数据库中，对客户的回答进行具体属性描述，当有新的回答内容输入的时候，系统会自动对该客户需求分类，在减轻管理员工作压力的同时，提高了档案管理的效率。
2.2保留法
该方法是防止老客户档案丢失并将客户留住的过程。对于任何一个企业来说，发展一个新的客户的成本要远远高于留住一个来客户的成本。在客户保留的过程中，对客户档案流失原因的分析至关重要，因此，采用挖掘技术对其进行分析是必要的。2.3分类法通过计算机挖掘技术对档案进行分类，按照不同的性质进行系统的划分，将所有相似或相通的档案进行整理，在人们需要的时候，能够快速的被提取出来，提高了检索的效率和分类的专业性。
3档案管理引入计算机挖掘技术的必要性
计算机挖掘技术的应用，对档案管理方式的不断完善有着极其重要的意义，其重要性主要体现在：
3.1对档案的保护更全面
一部分具有历史意义的档案，随着保存的时间不断增加，其年代感加强，意义和价值增大。相应的，利用的频率会随着利用的价值增加，也更容易被损坏从而导致档案信息寿命折损，此外，管理不当造成泄密，使档案失去了原本的利用价值，这种存在于档案管理和利用之间的矛盾，使得档案管理面临着巨大的难题。挖掘技术的运用，缓解了这种矛盾，在档案管理工作中具有重要的意义。
3.2提升档案管理的质量
在档案信息管理系统中引入计算机挖掘技术，使得档案信息管理打破了传统的模式，通过挖掘技术，对管理的模式有了极大的创新，工作人员以往繁重的工作压力得到释放，时间和精力更加丰富，在对档案管理的细节方面也就更加注意，同时也加快了对档案的数据信息进行处理的速度，提升档案管理的整体质量。
4结语
综上所述，计算机数据挖掘技术涉及的内容很广，对挖掘技术的运用，使得各行各业的发展水平得到了很大的提高，推动社会经济的发展，带动社会发展模式的创新。在档案管理中使用计算机挖掘技术，使得档案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同时，也需要档案信息管理人员在进行档案信息管理的时候，能合理利用计算机信息挖掘技术，在提高工作效率的同时，促进管理模式的不断创新，以适应时展的要求。
作者:莫德强 李晓辉 王林 单位:中国白城兵器试验中心
1 学校档案分类中存在的问题
在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。
2 增强学校档案实体分类管理建议
2.1 提高档案管理的重视度
为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。
2.2 判断档案价值，增强档案管理
在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。
2.3 增强档案保管工作和利用效率
在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。
3 增强学校档案管理的方法
3.1 应用计算机信息档案管理技术
计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。
3.2 灵活进行实体档案管理
2区级环境站环境监测档案的收集与整理
收集工作作为监测档案管理工作的基础环节,在实施资料收集工作前,第一要做好归档范围的确定,区级环境监测档案作为对所在区域内的水、空气质量、土壤、生物物种等内容的监测,以及对所在区域污染源、污染程度等所构建的环境保护档案,区级环境监测站归档的范围主要是:环境监测的计划、环境监测月报、环境监测年报、环境监测所使用的技术、环境监测结果的总结等等。区级环境监测档案收集的过程中,需要各个工作人员与档案人员的有效配合,以此来提升区级环境站环境监测的档案管理效果。
3提升区级环境站监测档案管理与利用效果的策略
3.1做好区级环境站环境监测档案的有效分析
区级环境站档案的分类,指的是按照环境监测档案的内容或者形式的差异,根据一定的分类方法,使用环境监测档案的分类标准,对区级环境监测的档案做出详细、系统的分类。对区级环境监测档案的分类,及时提升档案认识的一种方法,也是提升环境监测档案管理有效性的手段,并且档案分类是区级环境站档案管理的有效工具。所以,在进行档案分类的时候,需要严格按照档案价值、档案类型进行规定和实施。
3.2做好区级环境监测站档案的组卷
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02
国家经济的稳健发展、社会的持续进步，均离不开企业的规范化、有序化发展，而企业档案管理工作是企业经营管理的关键，有效的档案管理，能够提高企业的经济水平。但是，现如今企业在管理档案过程中还存在一些问题，制约了企业的发展。因此，本文分析知识经济时代的企业档案管理具有一定的现实意义。
1 知识经济特征
首先，知识具有必要性，它在企业运行管理中占有重要地位，尤其是在生产力和生产关系两方面。其次，知识具有丰富性、全球性以及先进性。在社会经济发展落后时期，知识具有间接性和匮乏性，随着信息科技的不断发展以及互联网的逐渐普及，知识逐渐打破了空间和时间的限制，在网络平台中，知识逐渐融合在一起，它的应用价值被充分实现。在社会发展的传统阶段，知识形式单一，主要以书本、报刊以及文稿等形式呈现，现如今，知识形式越来越多样化，它能以文字、电子、图形、语音、光碟以及图像等形式呈现。再次，知识具有网络性。知识的处理方式、处理手段以及知识传播方式等均能实现网络化，以往知识传播主要通过广播或者电视等单一设备，而随着网络信息技术的社会化、家庭化和工作化，人们身边随时发生着各种知识传播的现象。然后，知识具有管理性。企业经济效益的提高，离不开知识的有效运用，因此，知识运用的过程即知识管理的过程。最后，知识产权化。企业利用知识产权化的特点，能够实现创新型知识的保护，利用知识可以促进企业效益化发展。
2 企业在档案管理中常见的问题
2.1 传统管理问题
传统企业档案管理的重点主要投放在档案收集、整理、分类保存等方面，它的管理对象主要有事件、书报、记载、人事、物品存档、过程以及文件等；管理手段主要为纸质记录、分类存储于档案管理室。传统阶段的档案管理受限于技术手段，以“资料收集”“保存”“管理”“借阅”等工作为管理重点。在此期间，人们高度重视档案资料的完整性，借阅人数较少。传统档案管理在历史记载方面发挥着重要作用，后人可以此为依据满足工作需要。传统管理的具体问题表现为：工作内容较复杂，且耗时。在发展规模较大的企业中，由于企业档案资源较多、涉及内容较广，对这类档案资源进行收集、整理时，需要专业人员进行督促、监督以及编辑整理，而随着企业发展规模的扩大，档案管理的难度也会随之增加。此外，档案管理还需要较大的保存空间，一定程度上提高了档案管理成本。
2.2 信息时代管理问题
2.2.1 分类方法传统
企业针对档案开展管理工作时，经常沿用传统的分类方法，且分类创新方法较少，分类管理规则形式化，这与企业的实际工作相脱离，当员工对档案进行目标搜索时，由于搜索难度较大，目标档案搜索经常以失败告终，即使搜索成功，也会花费大量精力。而往往搜索档案的人员并不是档案管理者，在未掌握分类方法的基础上进行档案查找，会大大增加查找难度，会使档案搜集者失去查找信心。
2.2.2 网络化优势较弱
虽然现今处于网络信息时代，但大多数企业的档案管理者经常弱化网络化优势，当人们搜集档案、获取档案信息时，网络便捷化优势未能充分彰显，而管理者主要发挥了人工优势。
2.2.3 管理耗时、耗力
管理耗时、耗力与传统档案管理具有相同性，企业档案管理者对信息的获取能力、计算机操作能力、档案分类整理能力等较弱，在档案管理工作中会浪费大量的人力、物力资源。
2.2.4 资料分类模糊
社会是动态发展的，知识类档案是要与时俱进进行分类的，且并不是所有的分类都是一成不变的，某些知识经实践检验后，会再次优化、完善，这时就要及时进行修正、保存，然而部分企业在管理档案时存在分类模糊、不及时的问题。
3 档案管理与知识资源管理间的关系
知识资源管理，指的是企业利用特定方式，管理知识从产生、发展、传递到实践应用的过程，这不仅能丰富员工的知识量、开阔知识视野，还能提高员工的工作水平，优化企业的工作质量，增加企业经济效益。企业经济效益以企业知识为主要来源，因此，提高对知识管理的重视程度是十分必要的，管理者在具备知识的同时，还要提高相应的管理能力，只有这样，才能促进管理工作高效进行，才能充分展现企业的文化理念，提高企业在市场中的竞争实力。
3.1 企业管理核心正向知识资源管理转变
企业知识具有两种类型，第一种是显性知识，第二种是隐性知识。其中，第一种是指已经保存下来，具有可观、可读、可听等特点的知识；第二种是指未被保存，仅在脑海中、数据中以及行为中表现的知识。知识资源主要倾向于显性知识，因此，企业档案管理也就是对显性知识的管理。需要注意的是，由于隐性知识为显性知识提供来源，因此，知识资源管理是企业知识管理的重点和核心。由于知识资源是支撑企业发展的重要保障，且它作为企业发展的经营成果，具有较高的资产价值，因此，管理知识资源即是管理知识资产。
3.2 尊重资源管理的基本规律
知识管理规律指的是，促进企业知识动态变化的规律。知识管理具有明显的特征，一是员工是知识的产生者。二是知识在企业环境中具有共享性。三是知识规范化后，能够得到员工的全面认可和支持。四是知识应用于实际工作，是知识资源目标化的充分体现。五是知识创新，即对企业集体全面创新，它能改工作模式以及工作方法，促进企业进入新的发展阶段。
3.3 现档案知识管理到知识资源管理的过渡
档案资源属于显性知识，且该知识资源已经经过标准化处理。因此，强化、管理档案知识这一知识资源时，理应从知识资源管理的角度入手，以实现档案知识管理到知识资源管理的过渡。
3.4 现实需要
知识资源管理后，企业档案知识会利用知识资源管理规律进行管理，从而能够有效避免信息时代档案管理中存在的问题。首先，企业内部员工积极参与，形成规范的知识资源优化处理，将过去管理者一人管理转变为人人管理。其次，知识资源参与实际分类工作和应用工作，这能有效解决以往分类模糊以及应用不及时等问题。最后，应用了正确、规范的知识管理方法开展档案知识管理工作，从而减少了错误方式的应用。
3.5 实施性较强
档案知识是经过规范化处理的知识资源，它能实现知识的应用和创新，同时，这与档案知识管理规律相符，因此，具有一定的发展生命力。
3.6 为企业提供价值
传统档案管理的最大价值在于历史记载性，信息时代档案管理的最大价值在于历史数据数字化。企业档案管理的实质是实现企业经济效益最大化，提高企业发展的利润空间。传统的档案管理受技术条件以及陈旧管理思想的束缚较严重，在一定程度上制约了企业档案管理实质的发挥，不利于企业经济效益的及时实现。
4 结 语
在知识经济时代，企业档案管理顺应社会发展要求实现知识资源管理，有利于促进企业优化经营管理结构，有利于提高企业的经济效益、增强员工参与档案管理的责任感。知识资源管理是企业档案管理的必然趋势，它不仅能增强企业竞争力，还能促进企业持续、健康发展，同时，还能加快我国建设和谐社会的进程。
主要参考文献
[1]张晓娟，马瑜，左田原，等.知识经济时代的企业档案管理――一种知识资产观[J].档案学通讯，2012（4）.
[2]刘昕.试论知识经济时代的企业档案管理[J].中国新技术新产品，2011（6）.
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0029-01
随着计算机在高校档案管理工作中的全面普及，计算机在档案管理中发挥的作用越来越凸显，档案管理的智能化水平也越来越高。但计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的工具，前提是我们必须保证录入信息的准确性和科学性，否则，再先进的管理工具也不能达到我们期盼的管理效果。因此，高校档案管理的现代化必须从档案数据的收集、整理、著录等基础性工作做起。
一、高校档案管理基础工作情况现状
从我校档案管理的实际情况分析，高校档案管理普遍存在案卷数量繁多、内容庞杂、时间跨度较长等特点，且由于处于封闭式管理状态，案卷仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之不同时期对档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面，一是存在档号不规范、没有目录号、一卷多册现象；二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象；三是存在部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用；四是存在部分案卷未标页码现象；五是存在组卷混乱现象，有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一。总之，作为高校档案管理部门，建校时间越长，管理档案越多，馆藏量越大，存在类似问题的情况就越严重。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
高等学校要想提高档案管理的现代化水平，就要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。
一要全面普查案卷，去糟存精。这是实现高校档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于高校档案管理史料繁多、年代久远，时间跨度长，尤其是有些高校经历了多次并校整合，势必存在部分档案过期、重复保存、或无查考价值的文献等情况，所以，在实行计算机管理，必须首先剔除这些无用的文件信息，从而避免今后出现重复与低效率的情况。
二要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷就是将那些相互存在某种关联的文件组合在一起。在重组案卷的过程中要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新整合，同时，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证案卷规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
三要结合学校馆藏实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，首先必须保证录入信息的准确性和完整性，信息录入要严格按照《档案著录规则》进行，同时，也要紧密结合所在学校档案管理工作实际，保证信息著录的规范、完整。
四要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的主要优势就是能够快速满足人们族性检索的需要，因此，为确保检索的完整性，我们在分类过程中，必须根据“档案分类法”进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正各种分类错误，保证档案检索的标准化和规范化，保证检索的查全率。
五要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题或计算机识别不清的情况发生。实际著录工作中，我们要结合计算机检索需要将题名中责任者、事由、文种等相关信息，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长则删除多余的修饰语，这样就可以在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据材料准备，推进档案管理的现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据著录是一项繁琐工作，也是一项最基础的工作，尤其是对于那些建校时间较长的综合性大学的档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，就会影响档案管理工作现代化的进展速度。因此，要保证计算机著录工作多、快、好，就要从以下几个方面入手。
一要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为人所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。高校档案馆在推进计算机管理的过程中应根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低等情况进行排序，分清轻重缓急，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
二要分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能较完整的揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力，又提高了著录效率。
医院文书档案是医院重要公文、重大事件活动的资料汇总，是医院历史见证的有效凭据，对医院的管理和发展有重要的作用。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性，文书档案多数都属于医院领导部门的公文，医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理，它的规范性集中体现在公文的用纸、文种、字迹、检查、传递方面都规定严格。其二是服务性，医院 文书档案主要是为医院领导进行决策或相关部门提供参考资料，只有重视其服 务性，才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理，便于患者进行 更好的查询服务。其三是保密性，因为很多的文书档案涉及到医院内部、领导和患者的信息资料，要杜绝 这些信息资料的外泄，以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当，损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作，是医院实现可持续发展的重要保障。
二、现阶段医院文书管理工作存在的问题
1.文书档案的收集分类存在问题
医院档案是医院历史财富，搞好文件材料收集是 确保档案材料齐全完整的前提和基础。医院档案室的档案主要是通过“接收”的方式进行原始材料积累，没有其他收集途径，存在着较强的被动性。另外，档案的分类是档案管理的基本方法，也是对档案进行科学、系统、有序管理的有效手段。国家档案管理部门对此有明确的规定，但现在的医院普遍不重视文书档案的分类工作，或者他们没有采取合理的分类方法。而且有的医院由于办公用房紧张，没有专用档案室，存在资料多处存放，“八防”配套不齐，引起档案材料霉变、虫蛀、灰尘多，影响档案的美观整洁及完整，造成资料装订不规范、查找困难和丢失的现象。
2.文书管理人员的工作意识淡薄且专业素质水平不高
首先从医院领导来说，一些医院的领导没有对文书档案管理工作给予足够的重视。因此，医院对文书档案管理工作的经费投入低，设备设施陈旧，信息化程度低，严重影响了文书档案管理的现代化进程。由于领导的不够重视，有些医院的文书档案管理人员也未认识到文书档案管理工作的重要性，缺乏档案管理意识和相关法律知识，认为文书档案管理工作很简单[1]。这种不重视就导致医院档案管理人员在专业素质、理论水平和文化程度等方面参差不齐，缺乏责任心，导致文书档案内容不全、装订混乱、页码编排不准确、分类不规范，致使文书档案管理工作相当滞后。远远不能满足现代医院的真正发展需求。
3.文书档案管理的制度不够完善
一些医院在长期运行过程中形成了一套完善的医疗管理制度，但档案管理相关制度却不健全，未明确文书档案管理部门、 人员工作职责，档案管理标准及流程，缺少考核措施，未形成规范的医院文书档案管理体系。这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 现问题时会造成各个部门相互推诿，不利于医院的管理。
三、加强医院文书档案规范化管理的措施
1.优化文书档案的基础工作
因文书档案牵涉多个部门（ 科室） 。不同部门又有不同的文书档案资料收集任务，所以必须落实好各部门的责任，提高相关科室清理移交档案资料的自觉性，方便专职档案管理人员对各科室的档案收集，提高文书档案的完整性。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院领导、相关人员和患者提供相关资料查询、提供方便，随着现代科学技术和计算机技术在医院管理中的广泛应用，医院文书档案管理人员加强自身文化素养，充分利用计算机技术对医院文书档案进行科学管理，在方便相关管理人员和患者查询资料的同时，还能提高医院文书档案管理的效率。加强资金投入、引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的必备条件[2]。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用，提高档案在医院管理中的地位，为促进医院的可持续性发展服务。
2.提高文书档案管理者的专业素质
档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提。医院 管理者要通过院内培训、业务讲座的形式提高全院工作人员对文书档案管理的认识，增强法制观念，使中层干部、每位员工充分认识文书档案的重要性，自觉形成参与文书档案管理的意识。另外，要提高医院文书档案管理工作的效率，充分利用文书档案管理为医院创造经济效益，就要提高医院文书档案管理人员的综合素质和专业技能。 所以，医院管理人员要加强医院管理人员的培训，全 面提高医院文书档案管理人员的专业技能和综合素质;提供机会让他们外出学习和进修，了解档案管理的最新进展，掌握新理论、新技能;引导他们自学英语、计算机、法律知识，不断拓展知识面，以适应档案管理现代化发展的需要;提高医院文书档案管理的工作效率，促进医院的现代化发展。
3.建立完善的文书档案管理制度
1.1 环保档案的内容
环保档案是指各级环境保护行政主管部门及其直属单位，在环境保护工作中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、音像、图片、电子文档等不同形式和载体的历史记录[1]。
1.2 环保档案管理的重要性
环保档案管理是指在环境保护工作开展时，对环境保护工作过程形成的文件资料进行收集、加工整理、立卷归档和检索利用的一系列工作。环保档案管理的对象是环境保护文件资料，是环境保护工作的信息载体。配备专业的人员对环保档案进行科学的管理，对于环境保护工作具有重要的意义。具体体现在下列方面：一方面，对环保档案进行科学管理，可以为环保工作的顺利开展创造良好的条件。在环境保护工作过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以环保档案的形式进行管理和保存，是有价值的环保信息资源，是环境保护工作者进行环境保护目标控制的客?^依据。另一方面，对环保档案进行科学管理，可以提高环境保护工作效率。环保档案进行科学、系统的整理归类，形成环保档案库。当工作需要时，可以有针对性地及时提供完整资料，迅速解决工作中的问题。
2 环保档案管理中存在的问题
2.1 档案管理工作不充分
目前，环保单位由于人员配备不足、场地受限、资金分配差异、管理制度不完善的影响，导致各环保单位档案工作的发展极不平衡，进而使得档案资料分散，信息不全。
2.2 档案管理人员的素质偏低
配备专业的人员对环保档案进行科学的管理，对于环境保护工作具有重要的意义。但是，在环保部门档案管理人员中，尤其在基层环保部门，却缺乏专业的档案管理人才，尤其是档案人员往往身兼数职。当前信息化时代，专业的档案人员不仅要精通传统的档案管理业务，还必须掌握自动化网络技术，使用计算机管理环保档案，这给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战[2]。
2.3 环保档案管理系统有待完善
环保档案具有信息来源太多、信息量巨大、信息累成复杂等特点，信息管理难度大，因而对信息进行制度化、规范化十分重要，然而，目前并没有统一健全的环保档案管理制度，使的档案管理工作无论在管理方法还是在档案文件的分类、编码、处理流程、归档等方面都缺乏依据。另外，由于靠层层上报汇总，缺乏管理，造成资料分散、信息不全，不能及时转化为决策依据，大大降低了档案的利用效率。
3 完善环保档案管理工作的主要对策
3.1 提高环保档案现代化管理的认识
首先，分管档案工作的主要领导要有足够的认识，要为实现环保档案现代化管理创造条件，投入一定经费，配备档案现代化管理所需设备。其次，要提高档案工作人员的思想认识，克服传统保守的习惯，破除应用现代化管理的畏难情绪，要有实现环保档案工作现代化的思路，加强相应的业务学习，对传统档案管理进行革新和完善。
3.2 建立现代化的环保档案管理制度
档案工作标准化，是新形势下档案工作进展的必定走势和档案工作现代化的客观要求，它的制定和实施，必将给档案工作带来长足的进展和巨大的变革，因此，要加速标准规范的制定，积极组织贯彻实施。国家环境保护总局制定颁发的《中国环境保护档案分类规范》、《中国档案分类法、环境保护档案分类表》为加强我国环境保护档案工作、科学地管理环境保护档案、统一环境保护档案分类检索、实现环境保护档案的分类检索系统的标准化、规范化、现代化管理打下了坚实的基础。《中国档案分类法、环境保护档案分类表》其分为九大类，作为统一的微机信息管理分类标识，符合环境管理职能和环保档案的特点[2]。运用《环保档案分类表》（简称）分类类目标识，我们必须熟悉并了解环保档案分类表分类类目标识所规定的内容和适用范围，做到信息分类符合环境管理职能，保持各种信息的有机联系，便于微机信息管理。
3.3 加强环保档案现代化管理人才队伍建设
现在社会上普遍缺乏复合型的现代管理人才，档案工作更如此，尤其是缺乏既懂微机技术又有档案专业知识的复合型人才，例如有的单位虽配备了微机等现代化设备，由于缺少专业人员，结果微机仅起到条目输入、统计等简单功能，极个别的还使其常年闲置，不能充分地发挥其在档案工作标准化、现代化中应有的全部功能，因人才缺乏而直接影响了档案工作现代化的开展，所以环保档案要实现现代化档案管理就要求档案人员必须掌握现代化管理技能，否则环保档案的现代化管理就能难以实现，这是前提条件。实现环保档案管理现代化，对档案工作人员提出了更高更严的要求，要求档案工作人员相应地调整自身的知识结构，提高自身素质，至少要做好 3 个方面的工作：一是掌握专业基础知识，要求对环保科技知识和科技档案管理知识的掌握，没有坚实的专业知识，环保科技文献编撰难以开展；二是掌握相近和相关学科的知识，这是由当代科学技术高度综合趋向统一和现代学科的相互渗透、交叉、分化的现实决定的；三是掌握计算机、微缩、复印、网络等先进技术和设备的工作原理并能进行熟练的操作。
3.4 加强环保档案现代化管理物质基础建设
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2.重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3.结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4.统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5.规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进
现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
3、分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如房档、案件等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
4.用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率
1.2管理设施和制度不完善学校档案中大多是纸质的文件，因此对于管理的设施要求非常苛刻，通风、防潮、防霉和防火等条件都必须达到标准，一旦出现事故，将导致档案的全部流失和损坏；同时，我国职业院校教育，没有建立统一和系统的信息化管理导致，导致档案管理水平较为落后，无法为学校管理水平的发展提供帮助。
1.3管理人员数量和质量不达标职业院校的人才数量和质量不达标，严重地制约了档案管理水平的发展。许多档案管理人员由其他部门人员兼职，没有经过专业的学习和培训，导致档案管理的水平较低，专业水平参差不齐，对档案的管理和分类等各不相同，难以满足现代化档案管理的水平标准。同时，由于学校拨给的经费不足，档案管理人员的数量始终无法满足标准，形成了一个恶性循环。
2加强职业院校教育档案管理的措施
2.1加强学校对档案管理的重视档案是学校的宝贵资源，是维持学校发展的重要保障。因此，学校应当加强对档案管理的重视水平，主要方法包括：
①学校高层管理人员应当将档案管理纳入学校的日常活动中，潜移默化地影响学校的员工；
②学校应当安排专门的人员对档案室进行管理和打扫，所有的人员应当清楚地了解自己的工作流程和职责；
③将学校档案管理水平作为相关部门的考核和评判内容；
④学校应当定期组织对档案管理人员的培训，提高管理人员的水平和素质。
2.2制定科学和完善的档案管理制度制定科学和完善的档案管理制度，是保障档案管理有条不紊发展的前提，主要方法包括：
①设立独立的档案管理室，严格按照防火、通风、防潮和防霉的条件进行打扫和布置，配齐管理设施和设备，确保管理水平达标；
②建立系统的管理规章制度，规范每位管理人员的职责，以却把责任到人，出现突发事件时，可以第一时间进行预后的管理。
2.3提高档案管理人员的基本素质提高档案管理人员的基本素质，是提高档案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期对管理人员进行考核和培训，加强管理人员学习的能力，规范档案管理的水平；
②对于出现重大管理事故的员工，进行停岗培训，直到操作水平达标后方可上岗工作等。
2.4使用现代化的管理系统学校应当配有现代化的管理系统，为档案管理的长期发展提供基础，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系统，全面和科学地对档案进行保存和分类，能够快速地查询档案信息；
②配有完善的打印机、计算机等各项信息化设备，保障档案的快速录入和管理等。
1.1 是开展爱国主义教育的宝贵资料
烈士档案管理一直将“褒扬先烈、教育后人”作为工作宗旨。为充分发挥烈士档案的社会价值，可将烈士档案引入到爱国主义教育中，使受教育者更加全面地了解革命先烈的英勇事迹，对革命先烈产生崇拜敬仰之情，这样一来有助于弥补以往过于生硬的教条式教育弊端，增强爱国主义教育的感召力和说服力。
1.2 是编制各类宣传教育资料的重要依据
烈士档案管理需要收集整理与革命烈士相关的各项资料，这些资料具备历史真实性，能够客观真实地反映革命烈士的光辉形象。而当前有关革命烈士的个人传记、影视作品层出不穷，在制作这些宣传教育类作品时可充分借助烈士档案资料，还原出更加生动真实的烈士形象，实现烈士档案的宣传教育价值。
1.3 是促进革命烈士纪念馆发展的有力保障
烈士档案管理是革命烈士纪念馆管理的重要工作内容，纪念馆管理水平的高低在一定程度上受烈士档案管理的直接影响。为促进纪念馆可持续发展，必须以烈士档案管理工作为基石，收集、整理、陈列烈士档案资料与遗物，增强纪念馆的发展能力，发挥纪念馆在宣传革命烈士精神方面的作用。
2 烈士档案管理的实践做法
2.1 提高烈士档案管理重视程度
烈士档案管理人员要认清楚本职工作的重要性，转变过去被动式收集档案资料的做法，采取主动走访、实地调查的方式，收集更加全面的资料信息，补充烈士档案材料的空缺。同时，有关部门还要加大对烈士档案管理的资金投入力度，建立起专项经费，为烈士档案管理人员扩大资料收集范围，配备必要的硬件设施，稳定管理人员队伍提供资金保障，从而不断提高烈士档案管理水平。
2.2 做好烈士档案收集与整理工作
由于烈士档案的组成材料种类繁杂，因此，在对此类档案进行归档时，可采取随时收集的方法。烈士档案是机关文书与人事档案等的结合，但它的收集方法却与机关文书和人事档案的收集方法有所差别。故此，在对烈士档案进行收集时，应依据我国现行《档案法》的规定要求，确保烈士档案的完整性及信息的安全性，从而更加全面地反映出烈士的革命事E，具体收集的资料内容如图1所示。在对烈士档案进行整理时，应当按照档案的形成规律及特征，进行分类整理，可采用文书档案的分类方法和人事档案的归档形式完成烈士档案的整理工作。大体上可将烈士档案的分类编目分为以下几种情况：其一，按照每个年度出现的烈士及其居住地分类；其二，根据烈士生前所从事的职业性质分类；其三，按机关文书档案分类编目形式，当该年度出现烈士单独组卷时进行统一编号对不同载体进行区分。
2.3 加强烈士档案保管
我国现行的《档案法》对烈士档案的管理给出了明确的要求，实际工作中，必须以《档案法》的规定作为指导依据，加大对烈士档案的保管力度。烈士档案应统一保管，并接受同级部门的监督，严格按规范要求进行档案收集，并确保收集资料的完整性、真实性，以免影响后续档案管理工作的开展。同时，应建立相应的规章制度，并对有关的要求及措施加以落实，从而使烈士档案保管工作的开展有章可循、有制度可依，确保档案管理工作的有效性。由于烈士档案本身所具有的特殊性，故此必须对其进行专门的保管。组卷应按照国际标准的要求进行装订、分类，采取规范化的管理方式，不同载体、门类和保管期限的烈士档案，应分别排列，统一编号，这样便于查找利用。此外，应对烈士档案进行定期检查，并加强保管场所的防火防潮防尘防蛀等工作，为烈士档案的安全提供保障。
2.4 建设高素质烈士档案管理队伍
烈士档案管理队伍整体素质的高低直接关系到管理效率和水平，为此，有必要建设一支高素质的烈士档案管理队伍，从而使其更好地胜任烈士档案管理工作。一方面应当配备数量充足的专业档案管理人员，另一方面应加大对他们的培训力度，可定期组织培训班，学习档案专业知识和管理技能，提升工作水平。同时，要让烈士档案管理人员掌握现代化的档案管理方法，树立创新意识，以档案管理信息化建设推动烈士档案管理工作的有序开展，构建相关的信息网络，将原本纸质的烈士档案转变为数字化档案，实现资源共享，扩大服务对象，满足社会需要。作为一名优秀的烈士档案管理人员，要不断丰富自身的知识结构体系，积极学习各种先进的管理理念和管理方法，主动参加相关的知识和技能培训，做到对现代化管理方法的熟练运用，为烈士档案管理工作的开展提供保障。
3 结论
总而言之，烈士档案是革命烈士英勇事迹和光辉形象的真实见证，是宝贵的历史资料。为了更好地褒扬先烈、教育后人，必须加强烈士档案管理，从档案收集、整理、归档、利用等环节入手，构建起烈士档案管理长效机制，充分发挥烈士档案的文化价值和社会价值，提高烈士档案管理工作成效。
参考文献：
[1] 焦宏伟.重视烈士档案工作 推进爱国主义教育[J].现代交际，2013（07）.
[2] 蒋会兰，刘秀娟，陈从会.浅谈烈士档案管理工作存在的问题及其改进措施[J].人才资源开发，2015（11）.
