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一、合同管理概述
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。《中华人民共和国合同法》第二条指出“合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利关系的协议”，从法律角度界定了合同的概念。
企业生产经营管理主要涉及产、供、销三个环节，其中大多数经济行为都通过合同体现。合同是企业经营管理基础工作的重要内容，是企业通向市场的桥梁和纽带。合同管理是包括从合同起草、合同签订、文本管理、结算安排、执行进展、合同变更、到实际结款以及对合同结款情况统计分析的全方位管理，合同管理水平的高低对企业内部管理及外部往来的规范性非常重要。
合同管理工作对项目的进度控制、质量管理、成本管理又有着总协调和总控制的作用，可以说是项目管理的核心和灵魂。通过提高合同管理水平，规范企业合同的签订和履行，能够有效地防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。在合同管理实践中如何能快速追溯查询、提高审核效率、及时掌握履约状况、快捷统计和分析等，都是困扰合同管理人员的问题。
二、传统合同管理模式的现状和不足
传统的合同管理模式一般采取手工和纸质相结合的非信息化方式，由于合同标的物种类繁多、业务量庞大、涉及内部业务部门众多，很容易造成信息不集中，实时性不强，导致各部门间协作、业务流程组建、监控合同执行等方面存在效率不高、费时费力等问题，而且无法做到统筹兼顾，难免发生误差、影响决策。主要体现在以下方面：
1.合同执行管控能力不强
企业业务规模大、专业分类细、经办合同多时，传统合同管理模式不便于企业内部监督管理部门全局掌握单位全部合同实际履约状况、项目进度、经费执行情况等信息。
2.合同信息查询分析不便
合同管理工作中还经常需要追溯相关信息或进行统计和分析，采用手工管理合同时，由于企业内部各部门对合同的关注点不同，数据格式不统一，数据的汇总工作需要耗费大量的时间。
3.缺少预警机制
财务部门的付款依据与合同执行进度密切相关，传统合同管理模式缺少对合同进度、经费支付等关键节点的预警，不能帮助企业进行财务规划，掌控现金流，更好的发挥资金的作用。
三、推行合同管理信息化的意义
以信息化为手段的规范化、标准化合同管理按照规范程序、固化流程、加强监管、强化服务、透明信息的原则要求，强化各级管理部门的职能分配，做到职权清晰，责任明确，严格按规定程序审批办理，并能建立相关部门与岗位之间的相互制衡和监督机制。记录、控制企业合同管理各重点环节和关键节点，可实现企业总部对项目合同管理的动态监控。便于企业领导和各管理部门实时、全面掌握项目进展情况，实现信息共享，并为及时收集、分析项目数据信息打好基础，为领导决策提供准确有效的数据支持。
通过合同管理信息化系统，可以实现企业对总包合同的计量、变更、支付等合同履约情况的全程了解，实现对分包合同、物资设备采购合同的招议标、签订、执行等工作的全面控制。并以合同档案的形式归档到信息化系统，形成一套完整闭合的合同管控资料，改变传统合同管理的复杂性和随意性。
合同管理信息系统能为企业合同管理工作带来极大的便利，其优点主要体现在以下五个方面：
1.增加管理透明度，提高管理监督能力，防止不正之风。
合同所约定的交易涉及企业物资、产品或技术，与企业资金的流出、流入紧密关联，只有进行有效监督，才能防止不正之风与职务犯罪。合同管理信息化通过网上办公与信息流转，将提高监督管理行为的能力，利于反腐倡廉的源头控制，不仅能保护企业财产不受侵占，还能净化企业环境，树立良好风气。
2.优化管理模式，革新管理理念。
推行合同管理信息化，在管理方式上实现了由传统的手工经验式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循环模式为主的精细化合同管理模式的转变，合同管理的重复工作量和误差明显减少，质量和效率明显提高，促进企业管理理念革新。
3.降低管理成本，提高经济效益。
合同管理信息化能提高企业对成本消耗情况的控制和监督效能，降低库存占用资金，优化库存结构，加强对供应商的约束和平衡，促进公司降本增效。
4.加强过程管控能力，提升合同管理水平。
合同管理信息化可以将资金流向、数量和时间等具体内容反映合同的实际履约状况，为企业内部监督部门开展过程监管、同步监管提供了有利条件，可以提高企业内部流转审核效率、强化过程监管能力、加强数据处理能力，使企业合同管理水平得到了提高。
5.确保合同各项信息真实有效。
通过信息化管理，合同信息能够利用网络及时反馈，在加强合同动态管理的同时，拓宽收集合同数据信息的渠道，确保合同数据的真实性、有效性，为合同招标谈判及成本预算提供了详细数据，为企业提升决策水平提供了数据平台。
四、如何建设合同管理信息化平台
合同管理信息化必须以合同为主线，以费用为中心，以解决实际业务管理中的问题为主导，实现对合同全周期的管理，实现对合同执行状况动态跟踪，实现预算管理、成本控制、资金收支实时监控，将企业合同管理动态化、智能化、网络化，为企业提供合理的流程和业务约束及全方位的管理。
合同管理信息化平台建设，将合同的订立、计价、支付及查询等管理要求有机结合，有利于迅速掌握各合同的执行状态，为决策提供基础性信息。主要包括合同拟制会签审批管理、合同文本管理、合同变更管理、项目进度管理、用户管理、分承包商管理、合同收付款管理、统计分析管理等分项建设。
合同拟制会签审批管理：系统平台提供合同样本，合同起草人从样本数据库中选择对应的合同样本，填写合同要素。合同要素分为必须项和可选项，确定合同草案时，系统自动检测合同要素必须项是否完整，不完整的不允许保存并提交合同审批。系统对保存后的合同，根据合同编号规则进行编号，完成合同文本拟制和项目立项。合同进入企业业务流程中的审批流程，根据审批人员的权限及顺序划分，保留审批过程中各个审批人员的审批意见，完成合同草案审批会签。
合同文件管理：将与合同相关的所有文件，包括合同草案、合同附件、技术协议、变更文件等内容，按照规定格式输入电子版文档，导入信息化平台进行存档，相关人员可在权限范围内查阅合同文本相关资料。
合同变更管理：记录合同变更的原因，并将变更依据作为附件导入系统，从而实现合同变更过程管理的有据可查、权责清晰。合同变更管理分项可根据原合同与变更后合同的信息自动生成变更清单，生成变更详情表，并及时反映变更后的合同费用、项目进度要求、技术条款变化等变更情况。
项目进度管理：明确记录合同规定项目进度，并与实际进度情况进行对比，在项目重点环节和关键节点的前期提醒，实现了控制关口前移，使合同管理由事后被动防范转为事前主动防范，便于项目管理人员、技术人员及时了解合同执行情况，做出相应进度调整。
合同收付款管理：包含发票登记管理、支付节点安排、智能提醒收付款等子项，根据合同信息细化合同支付方式、资金来源、预算安排，帮助企业进行财务规划，掌控现金流，更好的发挥资金的作用。
统计分析管理：自定义统计条件，根据不同的查询和统计方式，从不同角度对系统平台中的数据进行收集、整理、统计分析，自动输出统计结果，辅助经营决策。
五、合同管理信息化建议
合同管理信息化在企业经济运行、经营管理、防范经营风险中，发挥了较大作用。
要做好合同管理信息化建设工作，除按步骤精心组织外，还需关注以下几点：
1.做好管理平台首期上线之后的持续优化
管理平台首期上线运行一段时间后，各相关业务部门对操作界面和细节会提出不少优化建议，应将这些建议汇总，进行甄别和梳理，既考虑业务部门需求，又兼顾合法合规性，持续开展优化工作。
2.实现信息化软件之间数据的关联性
合同管理信息化的一大令人瞩目的特点，就是实现海量数据和信息的共享。如果不能实现这一点，将是对信息化管理平台资源的极大浪费。一般企业除了合同管理信息化外，还有财务、工程等其他信息化软件，合同管理信息化平台开发时需注意和其他系统信息化软件的对接，不同系统的信息化软件数据相关联，有些数据可以相互取用，不仅可以减少录入人员的工作量，更重要的是控制数据的准确性和及时性，提高软件的管控作用。
参考文献
[1] 高苏.国内企业信息化建设现状及发展策略.山东工商学院学报，2005（6）.
[2] 李桂花.企业合同管理信息化建设.中小企业管理与科技，2007（8）.
中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
进入21世纪以来，中国逐步迈进了全面信息化管理的时代，信息化技术应用广泛，信息化管理已经成为一个现代化企业管理的重要工具。为了适应现代化管理的需要，增强建筑施工企业的竞争实力，国有大中型企业逐步由粗放型管理向精细化管理方向转变，在这个过程中，对企业的信息化建设提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企业管理的核心，承发包双方通过施工建造过程来完成合同中约定的工作内容、质量目标、工期目标、安全文明施工目标和合同金额，并通过合同条件来约束和保障双方的权利、义务，所以实现有效、可控的合同管理是每个建筑施工企业都要思考和解决的重点和难点，采用何种方法来解决也就至关重要。
2.合同管理具备周期长、标准高、逻辑严密、内容广泛的特点。而将合同管理过程划分阶段、划分时段，应用网络信息化技术对其不同阶段、时段的信息进行跟踪、记录、研究，保证了建筑施工企业对合同管理全过程的掌控。
3.合同的网上管理，极大地缩短了信息的传递时间，提高了信息传递的效率。节约了合同的管理成本，也节约了企业上下级单位业务人员异地往来签字、盖章的时间和精力，节省了人工成本，也减少了办公设备的消耗和纸张的浪费。
4.以往合同管理人员要花费很多时间制作、收集和整理合同，而合同在网上传递、评审后，管理人员腾出了大块时间，将精力投放到合同条件的研究、变更索赔地分析等专业工作中，进一步提高了管理人员的工作质量和工作效率。
5.实现了数据的网上采集，便于数据收集、整理和不同数据间的对比、分析，更容易发现风险，总结经验。同时，也方便了其他业务部门查询和使用数据，减小因数据传递时间长、传递环节多而易产生错误的概率。
6.合同在网上评审，加强了各业务部门之间的联系，改变了以往只是造价人员关注合同条件的局面，加强了资金、技术、质量、工程、材料、安全等部门对合同条件的关注，有利于合同管理的全面性、完整性。评审过程在网上公开，增强了合同评审的透明度，加强了过程监管，有利于反腐倡廉、树立良好的管理氛围。
二、合同管理信息化的要点分析
合同管理的信息化的建立，需要确定管理目标、管理制度、标准和流程，功能需求分析，制订解决方案，建立合同信息化管理系统，组织管理人员培训，系统试运行，跟踪、完善系统，正式运行系统、系统信息维护九个步骤。为了合同管理信息化的成功实现，要特别关注以下四个方面。
1.制定与信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理业务流程和技术规范，细化合同管理阶段；其次是制定合同管理环节标准和要求，包括合同信息的录入、上传，合同的网上评审，合同执行过程中记录的留存，不同合同文件的分类、归档等；为了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立统一的合同管理标准。标准规范化是合同信息化建设的重要基础之一。要求合同执行的各级单位应充分利用统一的合同管理办法，实现合同的集中管理。特别要注意标准录入合同基本信息、规范上传合同文件、避免合同评审的形式化、及时留存合同执行过程中的记录等。如果没有规范的标准，合同信息资源平台就无法建立；如果各级单位合同管理部门不按统一的标准去做，各自为政，像一盘散沙，那么企业的合同信息化系统就无法畅通，资源共享也就难以实现了。
3.通过良好的技术保障，建立稳定、易操作的管理系统来实现软件功能。技术人员会根据管理目标、管理办法和标准进行功能需求分析，分析不同功能间的逻辑关系，确定前置事务、后置事务，明确需要输入的信息和应该输出的信息；对比较复杂的环节再分解，优化处理。因为流程图具备逻辑性强、条理清晰的特点，所以采用流程图实现系统功能是非常好的方法。合同管理的流程图可分为总流程、事务流程和环节流程。总流程是将合同全寿命周期划分为几个阶段，明确不同阶段间的相互联系和制约关系；事务流程反映不同合同管理阶段中各项事务间的逻辑关系;环节流程则明确了某一项事务中环节活动间的流转过程和先后时间顺序。好的流程图可以直观地描述整个活动中的全部信息流，使阅读者很容易掌握。
4.建立优秀的合同管理队伍。优秀人才的作用在企业中越来越重要了，同样合同管理信息化的实施的关键也离不开优秀管理人员队伍的建设。首先要提高合同管理人员的信息化意识。由于信息化文件的录入、上传、评审、归档、检索、传递等都是在计算机上实现的。这就要求合同管理人员不仅要熟悉管理办法和标准，还要掌握计算机的操作和合同信息化管理系统的使用，以确保合同管理各阶段记录、数据的准确性。合同管理人员要端正工作态度，立足本职岗位，强化自我学习意识，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。要重视提高合同管理人员的工作技能，企业要积极创造学习氛围，定期举行合同管理信息化的培训，分阶段、有侧重地提高合同管理人员的工作技能。
三、合同管理信息化的优势所在
合同管理信息化的优势主要体现在四个方面：
1.实现了合同信息的网上录入。信息一次录入后，就可以在整个信息网路内循环、多次使用，实现了信息的共享。同时保证企业中的市场营销、人事、行政、财务、造价、技术质量、工程安全部门的数据统一，各级管理人员在相同数据的基础上分析、决策，避免因信息不对称而造成的损失。
2.实现了合同网上评审。参与合同评审的上下级单位的业务部门结合自己对合同条款的理解提出修改意见和建议，并根据自身的审批权限独立评审，评审过程并没有受到外界的干扰。评审过程透明，评审结果受到监督，保证了评审工作的公平、公正。评审采用分级授权，下级单位评审后再由上级单位评审，评审时间长短有严格的限制，从制度和流程上提高了评审工作的积极性，有效节约了评审时间，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期长，合同履行的过程中，在合同外部自然和社会条件的影响下，合同实施的条件不断变化，合同内控条件也要随之调整，以保证合同目标的实现。通过合同信息的网上跟踪，针对付款、变更索赔、现场签证真实过程的记录、描述和分析，实现合同的全寿命周期管理，即保证了信息的完整性，也提高了各部门对合同管理过程的了解，便于集中各个部门的意见，确保合同管理在项目部及上级单位的控制下良性发展。
4.项目合同管理过程中，任何一个技术、质量、安全或进度的风险都可能会导致施工成本费用的增加。合同管理要求合同的风险始终在可控的范围之内，成本的支出也在受控状态。为了减少施工过程中风险的发生，首先应制定风险管理预案，识别不同施工过程可能产生的风险源，对风险产生的原因和状态定义，提出处理风险的提示，并落实到人；通过合同风险的信息化管理，便于各级单位、不同部门预先掌握本业务的风险控制点，制定出风险管理预案。若出现了突发事件，也便于各级单位掌握真实情况、分析产生原因、结合预案，快速、及时地处理，避免事态的扩大。
四、结束语
为了实现企业合同管理的信息化不仅要拥有先进的信息化技术，也要具备与之配套的内控管理制度。合同管理的信息化实现了企业合同管理水平的提升，使得企业向精细化管理大步迈进，企业良性发展的同时也减少了资源消耗，为节约型社会贡献了一份力量。
参考文献：
关键词：
事业单位；合同管理；信息化
一、事业单位合同信息化管理概述
合同对于企业的经营成败有着密切的关系，对于规范和约束公司的经营行为，维护公司的合法权益，杜绝经营风险隐患具有重要意义。合同管理主要是指通过合同进行企业之间的经济往来，涵盖了合同的起草、提交、审核、审批、签订、盖章、登记、生效、履行、变更、终止、解除或废除等，在整个公司经营过程中，合同管理具备系统性、动态性、全过程性的特点。事业单位的合同管理旨在合理保证实现单位合同目标，降低合同风险，有效提升行政事业单位服务的效率效果，同时，防范合同舞弊和预防腐败。在全面深化改革和全面依法治国的国家战略布局下，依法行政的正在深入推进，事业单位作为独立享有民事权利并承担民事义务的法人单位，其签订经济合同的数量正在逐渐增加。目前，伴随着计算机技术的快速发展，无纸化办公逐渐被人们所接受，事业单位合同管理信息化也逐渐被提上议程。
二、事业单位合同信息化管理的目前状况
1.合同管理项目的系统性要求越来越高
过去我们单一去管理一个静态的合同文本，无论是风险防控还是合同管理的难度都是相对较低的。随着社会的发展，事业单位合同管理出现了许多复杂的项目类合同，如工程项目合同。此类项目合同较以往单一的合同变量多、周期长、管理难度大，具体表现在：一个项目可能会有几十上百，甚至成千上万个合同，合同主体众多，事件纷杂，需要统一管理；各个合同之间又存在相互关系，一个合同可能会制约另一个合同的执行；项目合同资料多且复杂，在进行查阅时就会产生一定的难度。
2.合同实施需要及时有效地动态性管理
随着合同的执行，彼此之间会存在大量的不可预见的信息内容，从而对合同管理产生影响。财务方面需要对财务事项做到及时公开，对合同进度、结款等关键节点进行预警，准确地预测近期可能的收支项目，帮助事业单位进行财务规划，项目报批，更好地掌握项目开发进度。实时统计汇总合同中的金额，基于预算科目、业务活动类别等维度进行预算控制，并提供相应的查询和统计报表。
3.合同项目需要全过程性的监管执行
从合同起草开始，需要专业的合同管理人员核稿；合同的审核审批中间一般需要事业单位多个部门负责人审核，还需要单位法人代表审批等一系列程序；合同的执行除了相关部门还需要一定的监督。传统纸质流转方式，除了合同文件的阅读修改，在合同流转时候很多事业单位还需要一份《合同审批单》与《呈批件》，用于记录各个流程中审核签署的意见记录，同样需要呈传，整个合同管理的过程需要花费大量时间。
三、事业单位合同信息化管理的对策
为了满足事业单位合同管理日益提高的要求，及时引进信息化合同管理对于事业单位具有积极的意义。主要从合同信息管理、合同会签管理、合同变更管理、合同附件管理、合同收付款管理、合同统计管理、合同预警等方面，实现对合同系统、动态、全面的管理，有助于提升合同工作人员的工作效率和事业单位合同管理水平。
1.通过将合同会签和审批进行信息化管理，利用信息化线上处理合同审批流程
解析具体的业务并进行信息化设置，同时对于有特殊要求的合同审批能及时灵活地调整，实现标准化管理和个性化管理的有机结合。审批流程中能详细记录各个环节对合同文本提出的修改意见，便于合同提交单位对合同进行修改，更便于主管部门适时提出指导意见。
2.通过信息化实现对合同的全面跟踪和动态监管，提升系统化和动态化管理水平
现代化事业单位的合同管理是一个动态的进程，通过信息化管理可以在系统中直接录入合同的基本信息、变更信息以及相关附件等，从而进行数据的集中管理，保障事业单位合同信息的集中有序，可以有效地改变过去散乱的现状。
二、合同管理信息化可以实现工程项目合同管理处于实时监控状态。
传统合同管理模式往往仅关注事前审查程序是否完善，合同签订前的法律风险，对合同履行过程中、后的管理无人跟踪和监控。建立合同管理信息化系统，可为项目实现事前、事中、事后，全面、动态监管合同，例如事前审批职能明确，固化各环节审查风险点，对合同中涉及法律问题的如工期、价款及支付方式、违约金、履约保证金、争议管辖法院的选择等，都有明确的约定和要求。“事中”实时监控合同履行状态，合同额是合约人员填入，通过开发设计使系统自动提醒每一合同履行节点，实时自动收集进入系统的合同资料、完善合同资料归档工作，“事后”与诉讼、仲裁等专项法律事务系统衔接、实现联运管理。
三、合同管理信息化，可以实现开发、成本、施工、材料、财务等业务系统的联动管理。
传统合同管理模式由于只注重事前合同文本审批，缺乏多角度业务审查以及事中与事后监管手段，导致项目实际成本与计划成本，资金支出与收入，货物的入库与出库等履行情况未能及时反映到相应业务系统。而合同管理信息化系统可以成为其他业务系统的主要互联通道，如投资管理系统与招投标管理系统，两者作为合同管理的前端管理流程，与合同管理系统紧密结合，从投资和招标立项、合同审批到合同正式成立、履行，全流程监控企业投资、招标行为的法律风险，同时为项目成本、财务、生产等业务系统联动。通过每个合同履行节点，分析出项目计划成本的实际成本情况，成本的对比也可通过系统实时进行，随时查看项目成本的控制情况。每个合同的财务数据也可直接采集，并复核产生的财务凭证，使业务数据、库存数据与财务数据保持一致，达到财务数据的高度统一，每个合同应付款及账款可以迅速地反应出来，企业债权、债务更明晰，及早发现资金缺口，及时应对，这样我们可以避免许多不必要的经济纠纷。
四、合同管理信息化可以提高合同审查、审批效率，节约管理成本。
传统合同管理模式中一个合同从审批到签订，最少都要二、三天时间，项目合同如今虽然也可通过网络邮件传输，消除了物理距离的限制，但在合同审批中各职能部门的风险审查难以沟通，一些合同中发现的问题重复提出。而进行了合同管理信息化后，这些问题都可以解决，合同信息化利用信息网络实现远程办公，不仅提高了传输速度，有效节约时间，同时，文本实现网络共享，实现了部门联动，减少了部门审查核对时间，提高了工作效率。通过信息系统，相关业务人员可以从大量的信息收集、文件制作、资料整理等事务中解放出来，将大部分时间投入到专业分析等业务工作中，将进一步优化管理，节约管理成本，提高经济效益。
五、合同管理信息化能够科学高效管理合同数据，及时反映项目经营状况。
传统合同管理模式中由于缺少一个系统的信息化管理手段的支持，很难及时真实反馈相关数据，也无法通过数据反映企业经营管理中一些真实状况。通过合同管理信息化系统，可以科学高效地管理合同信息数据。项目合同中每个系统都要有预警数据线，项目成本超出报警、项目超付款报警、项目欠付款数额达一定比例报警等等，这些信息数据多角度反映项目合同管理情况，从而及时发现和预警法律风险，能预知风险，及早制定对策，出现纠纷时尽早介入，努力化解矛盾。从而使合同管理信息化在防范经营风险中发挥着重大的作用。
中图分类号：F270
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化概况
西山煤电设备租赁公司是西山煤电集团公司煤炭生产所需租赁设备的业务职能管理部门，受集团委托负责授权范围内的合同管理，主要负责以下三部分业务工作：一是负责集团9个生产矿综采、综掘、岩巷作业设备、移动瓦斯抽放设备的租赁业务;负责设备的固定资产管理、技术选型、更新设备计划申报、与制造厂签订技术协议、生产现场的技术管理和综采工作面的设备衔接;参加租赁设备的招标和设备的出厂验收。二是负责租赁设备的修理，其中大修部分由集团统一计划管理，中小修部分由设备租赁公司按核定检修费指标控制安排使用。三是负责集团9个矿和8个选煤厂机电配件的采购供应;负责各矿、选煤厂配件单耗指标和配件储备资金指标的测算和考核，以及集团的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤电设备租赁公司的合同管理一直采取手工和纸质相结合的非信息化方式，由于标的物种类繁多、业务量十分庞大，传统的手工、纸质合同管理方式不但工作量大，而且无法做到统筹兼顾，难免发生误差、影响决策。为切实提高合同管理的水平和效率，从2007年开始，西山煤电设备租赁公司依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，逐步建立了自己的合同管理信息化系统，2012年对系统进行了技术升级。系统运行模式是，根据集团9个矿和8个选煤厂的配件需求计划，生成对应的采购合同，内容包括配件的型号规格、招标价、入库价、供应商等，系统自动记录合同的履行状态，通过合同台账监测合同的签订、执行情况;系统凭借计划管理、供应商管理、合同台账、验收管理、合同台账、统计分析、队组消耗控制、代储管理等模块和功能，基本实现了合同管理信息化。合同编号、软件开发、网络平台是该合同管理信息系统的三个主要支撑：
1.合同编号。合同编号是合同管理信息化系统的重要基础，直接关系到系统运行的效率，所以采用分级分类的编号形式。《设备租赁公司合同管理办法》第九章规定，所有正式合同必须进行编号，编号规定如下：a、工业产品买卖合同编号为ZL+01+XJ（XG）+年份+合同类别+合同顺序号。其中，ZL代表设备租赁公司，01代表工业产品买卖合同，XJ代表西山集团，XG代表西山股份，年份为签订合同年份的后两位阿拉伯数字，合同类别包括采掘、三机、支架、电器、选煤、泵站等，合同顺序号是合同签订的顺序编号。b、设备修理合同编号为ZL+04―XJ（XG）+年份+合同类别+合同顺序号，合同类别包括大修、中修、不保修、更新等。
2.软件开发。合同管理信息化系统软件以“先进、开放、实用”为指导思想，按照分层设计的思路，采用C++语言开发，通过通俗易懂的人机互动界面，具有良好的扩展性和交互性，使合同与业务部门的应用实现了数据级的共享交换，合同与业务部门的工作流程实现了应用级的互联互通。
3.网络平台。合同管理信息化系统紧紧依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，实现了设备租赁公司与各矿、厂机电科网络互联互通。网络平台的布局方式为三层布局：各矿、厂机电科为接入层;各矿、厂信息中心为汇聚层;西山煤电信息中心为核心层。
二、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效
随着信息化在合同管理中的深入，其优越性逐渐被各矿、厂认可。以信息化为手段的规范化标准化合同管理从合同起草开始，跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行，止于结算，并以合同档案的形式归档到系统，形成了一套闭合完整的合同管控资料，改变了传统合同管理的复杂性和随意性。
1.优化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路径上实现了由过去“偏离纠偏再偏离再纠偏”的被动式控制向“调查分析决策落实跟踪总结”的主动式控制的转变;在管理方式上实现了由过去的手工经验式粗放型合同管理模式向以PDCA循环模式为主的精细化合同管理模式的转变;合同管理的工作量和误差明显减少，质量和效率明显提高，促进了企业管理理念革新。
2.信息化确保合同数据真实有效。通过信息化管理，合同数据能够利用网络及时反馈，在加强合同动态管理的同时，拓宽了收集合同数据信息的渠道，确保了合同数据的真实性、有效性，为招标谈判及标后预算提供了详细数据，为企业提升决策水平提供了数据平台。
3.降低管理成本，提高经济效益。合同管理信息化提高了公司对包括各种配件在内的吨煤成本消耗情况的控制和监督效能，降低了库存占用资金，优化了库存结构，加强了对供应商的约束和平衡，促进了公司降本增效。
三、对西山煤电设备租赁公司进一步提高合同管理信息化水平的建议
如何从操作性、事务性的传统工作层面走向管理性、战略性的层面，这是合同管理真正要“管理”的长远问题。西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效明显，在系统日常运行和维护过程中，租赁公司以及各矿、厂机电科工作人员也发现了某些方面存在的问题和不足，主要概括为以下方面：一是管理规范化程度有待提高，表现为部分合同没有严格执行招标采购价格，有的矿、厂业务科存在先使用配件、后签订合同的情况;二是信息化程度有待提高，表现为信息查询、检索功能尚不够完善;三是工作效率有待提高，表现为系统登录、人员操作速度较慢等。
以上问题的存在，既有少数工作人员认识不到位、责任心不强等主观方面的原因，也有制度不健全、硬件软件缺乏等客观方面的原因。笔者结合工作实际，对如何进一步提高合同管理信息化水平提出以下建议：
1.严格界定合同审批程序和权限，明确岗位职责，提高管理规范化水平。
（1）审批程序：合同由设备租赁公司管理科和签订合同的矿、厂业务科共同办理，严格按照公司合同审批表的流程执行。设备出租合同由管理科审核，设备科复核，公司副经理审批：设备退租合同由管理科审核，公司副经理复核，公司经理审批决定承修单位：产品买卖合同由配件科审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行;设备修理合同由设备科科长、技术科科长审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行。
（2）审批权限：各业务科科长是本部门合同管理的第一责任人，对所填写的合同内容条款负责，对审查发现不符合要求的合同，有权责令重新填写;管理科除对合同内容进行审核外，主要负责对签订合同对方的企业名称、资质材料、经营资格和合同内容中的价格、数量、履行期限、地点和方式进行把关;公司法律顾问主要负责对合同文本条款内容的规范性、合法性进行复审;公司副经理除对合同内容进行整体复核外，主要负责对合同的价格、质量和产品技术要求进行把关;公司经理负责对全部合同实行监控并签发执行。
（3）协调机制：各业务科室负责人，对本单位业务员签订的合同内容，认为不合格不合法，有权退回合同，业务员重新签订;对按照规定属于复审部分的合同内容，认为不合格不合法的，有权组织有关部门进行合同审查，提出意见后，由经理签发;合同业务员在签订合同过程中，对所采购配件的价格或设备修理预算要严格审查，采购同单位、同品种、同规格的配件高于上年的，或者同一承修单位修理同一型号设备且鉴定结果相近、修理预算高于上期的，要在签订合同时附调价说明书，调价说明书需由业务科科长、副经理、经理审批后生效。
（4）约束机制：管理科是完成合同盖章生效的最后环节，必须按照法律和专业标准的要求，对合同全部内容进行严格审查，发现问题立即汇报领导，严禁不合格或无效合同的签订：合同的履行，必须由管理科合同管理员核对合同和发票，核对无误后在发票上标注合同编号，加盖审核章，财务科方可结算，未经管理科审核及盖章的原始发票，财务科不得办理结算手续。同时，配件产品买卖合同、设备修理合同要求年履约率为95%以上，对于超过合同有效期的合同，终止履行。
2.完善扩展系统模块，提高信息查询、检索功能。
（1）合同进度管理模块：分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。合同实施控制子模块主要对合同履行进度等方面的信息进行准确分析和实施动态管理，将配件需求计划与合同履行情况对比，找出两者之间存在的差异，从而及时调整工作计划;合同变更管理子模块可根据原合同与变更后合同的对照表，自动生成变更清单，生成变更详情表，计算变更净值和变更费用，并及时反映变更后的总费用变化情况;合同索赔管理子模块包括索赔文件管理、索赔鉴别管理、索赔计算管理、索赔证据管理等，为管理人员提供有关查询、收集有关索赔的各类数据的服务等。
（2）合同文件管理模块：进行合同数据的输入、修改、合同文件的检索、查询等，其包含的数据有：招标文件，投标书，中标通知书，配件清单，标准规范和其他有关资料、技术要求等。
（3）合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行，分为有条件检索和无条件检索，有条件检索按使用者所选择的条件进行检索查询，无条件检索按合同条款的自然顺序进行检索;选择条件可分为：合同编号检索、主题词检索、条款检索。
（4）合同查询系统模块：分为合同法律法规检索子模块、常用合同范本查询子模块、其它子模块。合同法律法规检索子模块主要功能是对有关合同管理方面的合同法律法规及时更新查阅;常用合同范本查询子模块主要功能是检索查询和调用各种合同格式范本，使合同的生成更加方便、准确、快捷;其它子模块是为了方便系统用户，让用户自己增加功能而留的待开发模块。
3.加强合同管理信息化培训，提高人员素质和工作效率。合同管理信息系统用户一般可分为系统维护人员、系统应用管理员、申报人员、审查审批人员等，不同人员的操作界面有繁有简，所需的专业知识和技能差别很大。系统维护人员和系统应用管理员数量少，需要具有一定的计算机操作和简单的编程知识，一般由IT专业人员组成;因为合同的大部分内容由申报人员在申报合同时填写，合同信息输入完毕后才进入审查审批流程，所以申报人员的操作比较复杂;而审查审批人员按各自负责审查的内容查看相关选项和合同条款后，选择通过与否，其操作相对来说比较简单。因此要加强合同管理信息化培训，必须针对不同对象编写培训教材，采取集中学习与个人自学相结合的方式，让员工在短时间内了解与本岗位工作有关的系统功能和操作方法，达到事半功倍的效果。
参考文献：
[1] 叶丽娜（导师：王要武）.集成化建设供应链管理框架体系研究.哈尔滨工业大学硕士论文，2006.6
[2] 胡季英，张德群，关柯，建设工程合同管理的信息化，建筑管理现代化，2002（3）
1 档案信息化管理和建设中存在的问题
档案作为卫生系统的一种基础性信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要加快档案信息化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，促进档案社会化服务。但是，在卫生系统档案信息化管理过程中，存在一定的问题。
1.1 工作的繁杂性
随着科学技术的不断进步，信息化已经成为时代的主流。在卫生系统中，档案信息管理部门的工作具有繁杂性，需要做的工作主要有文案的管理、财务的管理、设备的管理、科学的研究、人力资源的管理等，涉及的内容较多。因此，档案信息管理部门的工作相对繁杂，不利于顺利开展卫生系统档案管理工作。另外，随着计算机的广泛应用，各个领域得到了较快较好的发展，但是在深入研究开发和完善系统之前，档案管理工作依然存在很多难题。
1.2 档案综合管理缺乏优秀人才
高素质的顶尖人才是实现卫生系统档案信息化管理的前提条件。这些高素质人才具备专业的知识和技能，能够采用先进的信息化管理方法，完善档案信息化管理，而且能有效管理软件和设施，最终形成一套完善的管理规章制度。另外，相关的工作人员应具有管理知识，计算机知识和网络安全管理的知识，一旦出现网络异常，这些工作人员能够及时处理。因此，在卫生系统档案信息化管理中，优秀的专业人才是最宝贵的资源[2]。另外，由卫生系统档案管理系统于储存复杂、信息量大，出现了兼容性问题，这些问题的解决都需要优秀的专业人才。只有引进和培养优秀的专业人才，才能实现档案管理系统的稳定，促进档案管理信息化的发展。
1.3 电子文件保密性不强
随着时代的发展，电子文件的保密性仍然较弱，主要体现在电子文件以不同的格式被复制，严重者甚至将电子文件的格式和内容改变了，这些人为的因素在很大程度上影响了电子文件的完整性和原始性。另一方面，电子文件在技术和内容上被随意改动，最终难以找到原始文件，保密性较差。
1.4 技术支持不全面
档案信息化建设需要严格的技术保证，它涉及计算机网络技术所需解决的所有问题。一方面，电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限；另一方面，在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案。目前多数单位使用的扫描仪速度慢，无法将原始档案资料短期内转化为电子文档。
1.5 规范体系不健全
档案信息管理的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，我国馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
2 解决问题的措施
2.1 完善档案管理标准体系
档案信息化管理离不开标准的管理体系，只有达到标准的档案管理系统才能更好地连续工作和传播信息，才能兼容其他系统以实现信息的传递。所以，建立卫生系统档案管理系统之前，一定要制定相关的管理标准，并在以后系统的建立和使用中贯彻实施这些标准。
传统的档案管理部门对档案的管理采用的是按年接收方式，这些档案包括设备储存档案、办公文书档案、财务档案、科研档案、人力资源档案等等。档案管理部门对这些来自不同部门的档案的管理，容易出现部分文书或者合同散乱和遗失。信息化管理则不同，它通过网络实现档案的分类管理，这样的信息化管理不仅有效，而且逻辑性较强。
电子档案的建立离不开业务处理标准和技术设计标准。在收录文件时，这些业务处理标准就能发挥作用，能将收录的文件新型详细规划，包括档案的分类、档案的前期处理等，确保了电子档案的标准和有效。另外，技术设计标准，确保了系统具有较好的兼容性和实用性。
2.2 大力培养高素质人才
无论什么系统那个领域都需要高素质的人才。档案信息化管理的重点因素之一就是人才，这些优秀的人才能够充分了解档案管理部门的基础设备、档案管理的内容，能在电子档案的管理中发挥重要作用。
为了更好地培养高素质人才，可以在工作环境上下功夫，努力创造出一个良好的工作环境，提供最好的基础设备设施，在留住人才的同时，充分发挥这些人才的能力[3]。
高素质人才的培养离不开培训。要加强档案业务人员培训，定期的培训有利于提高他们的综合能力。档案部门要加强对档案人员进行档案现代化知识的培训，积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术、熟悉档案业务的复合型人才，促进档案事业持续快速健康发展。另外，为了强化部门之间的合作交流，可以成立一套交流机制，使人才之间能够不断的交流，以达到共同进步的目的，只有这样才能实现技术和知识的突破。最后，通过便捷的网络，相关人员要学会自主学习，不断提升自我。
要积极组织开展档案信息化建设理论研讨和技术交流活动，努力营造学习高新技术知识的良好环境氛围。
作为档案管理人员，要树立较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神，同时也要担当起档案信息化管理和建设的历史重任。
2.3 强化信息化系统的安全措施
为了确保档案管理系统的安全，在出现安全隐患时，要科学评估危险性，同时重点保护安全隐患处的档案信息。
要评估数据信息的安全性，结合实际情况找出相应的解决办法，最终形成一套安全方案。具体做法是为档案划分等级，等级的划分取决于档案的保密性、价值、来源。另外，为系统设置权限，只有相关人员才能访问，这样不仅将安全隐患减少了，而且避免将重点信息扩散出去。
可以在网络上下功夫，利用先进的技术保护档案信息管理系统的安全。如用户信息认证、电子加密、防火墙等。防火墙能够避免计算机访问危险网站，减少了中病毒了概率。电子加密也是确保信息安全的重要方式，具体的加密方式有收到数据后加密储存、加密后传送等。
在卫生系统档案信息化管理中，对于信息的使用者、信息的保存者、管理员的有关信息都需要验证才能访问，条件较好的可以备份系统文件，这样能在很大程度上确保卫生档案信息化管理系统的安全。
2.4 加快档案信息化基础设施和应用系统建设
首先，建立和完善卫生系统甚或整个档案系统局域网，提高各单位档案室计算机普及率和应用水平。其次，初步建成全国档案信息网络，市及部分县级档案网络依托政务网实现馆际相互联。第三，逐步规范和统一档案管理软件，确保档案数字信息“数据规范、标准统一、长期可用”。
现代化技术及手段在档案管理工作中的广泛运用，将为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。配备档案管理现代化所必需的现代化办公设备，充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，加快档案信息数字化处理步伐。
2.5 建立完善的管理机制，提高档案信息化管理水平
要提高档案信息化管理水平，必须建立起一套科学、完善的管理制度。管理机制要明确业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；要有一套切实可行的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；要符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；要具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
3 提高信息化建设水平，促进档案管理现代化
在卫生系统档案信息化管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案信息化管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。
3.1 分清轻重缓急，循序渐进
卫生系统档案管理的重要目的就是要使档案为社会所用，实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中，应根据各卷宗的重要程度的高低、利用价值的大小、利用率的高低和是否开放等具体情况，对所有卷宗进行排队，优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。这可加快档案管理现代化的进程和提高社会利用的效率。
3.2 分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.3 分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
合同早在古罗马时代就受到了法学家的关注，在当代对企业也至关重要。合同是企业对外开展业务的主要依据凭证，无处不在，合同管理水平是企业综合管理水准的集中体现。[1]合同管理不是简单的要約、承诺，而且是全方位、全过程的动态管理，合同行为贯穿了企业管理活动的始终，如何管好合同，经常是困扰管理者的难题。
1.现状
国内企业长期采用手工操作方式，涉及部门多、信息分散，存在管理不规范、效率低下、成本高、信息汇总与进度控制困难、风险提示缺乏等诸多问题。企业近年来非常重视信息技术应用，2006年中石油实施合同管理系统，2011年中石化推行CMIS系统。企业在信息技术应用方面情况多样，水平参差不齐，部分企业仅使用通用办公软件或单机版合同管理软件。在信息化程度较高的企业中，成熟的专用软件、针对性强的定制软件或ERP系统合同集成管理方案，都是信息管理专家的挚爱。在信息技术应用范围上，有些企业只是部分管理领域局部使用，甚至还存在手工与网络同时运行的现象。应用水平较高的则处于全面实施阶段，部分企业已取得了丰厚的管理效益。
2.主要优势与作用
2.1促进企业合同管理规范化、系统化。它改变了仅由业务部门分管合同的现状，能够优化工作流程，健全管理体制，合同管理真正意义上成为一个整体。合同管理部门能够全面处理合同事务，解决了信息分散、进度控制难、管理不规范等难题，合同业务流程相对固化，保障了管理制度的全面落实与执行。
2.2为企业节約管理成本，创造经济效益。第一，消除了空间距离，大副减少业务人员的异地往来，降低了差旅费等相关支出。据资料表明，中石油长庆油田在实施合同管理系统以后，每年差旅费节約额就在百万元以上。第二，将管理人员从繁杂的手工劳动中解放出来，节約了人力成本，减少了资源投入。第三，通过信息数据共享，实现数据集成，避免了不必要的重复劳动与投入。
2.3提升企业管理水平与工作效率。第一，为企业提供强有力的信息数据支持，全面促进企业营销、采购、制造、财务等领域管理水平的提升。第二，合同可在线申报、浏览、检索、审查审批，足不出户就可完成合同业务。第三，强大的商务智能报表与电子档案对管理层掌握合同全局、业务人员履行合同、统计人员查询统计都颇有助益。第四，实现网上动态监控管理，审计监察等企业管理部门可对合同随时抽审。
2.4提高企业法律监督与风险防控能力。通过应用信息化技术，健全防控机制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上预防合同腐败行为的发生。通过合同数据共享与集成，能够动态监管企业合同活动，规范交易行为，有效防控合同风险。
3.主要缺点与发展瓶颈
3.1主要缺点：第一，对内容较多且无电子版的纸质合同，存在扫描时间长、申报上传效率低的缺憾。第二，部分承办人习惯传统手工模式，网络审批不如纸质合同看起来更直观。第三，存在网络故障、网络入侵、数据毁损、系统配置和使用不当等风险因素。
3.2发展瓶颈：第一，市场主体在经济活动中总是有意无意在创设新的交易方式，信息系统应用程序的相对固定性与市场交易的灵活性存在着矛盾与冲突。第二，合同管理信息技术的应用是受企业现行管理理念指导，并与其它信息系统相关联，要受到企业整体管理水平与信息化整体发展程度的制約。
4.发展趋势与管理措施
4.1发展趋势：第一，采用信息化管理合同是大势所趋，未来将会有更多的企业全面应用信息技术。没有管理信息化，就没有企业现代化，第二，随着科学技术的进步，新的信息技术将不断涌现。通过与其他信息系统有效融合，合同管理信息系统功能将更强大，作用将更显著。第三，随着电子商务的快速增长，合同的介质将不仅是口头、书面、数据电文，还可能会有新的形式出现，合同管理信息技术使企业更易满足电子交易的需求。第四，通过信息技术将挖掘出合同中蕴含的更多价值，使合同管理从事务性工作层次上升到战略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企业要不断学习国际先进的经营理念与管理方法，健全完善管理机制，通过狠抓管理出效益。第二，要提高应用水平，将系统效用最大化。目前大部分企业所关注的是合同信息系统的基本模块，合同风险提示、合同履行监督、合同相关法律法规、合同知识交流和共享等模块尚未得到企业的重视，而这些恰恰是最有价值的部分。[2]第三，要加强后续开发，不断增强信息系统的兼容性与适用性。第四，要加强信息安全建设，控制应用风险，保证信息管理稳固有效。
严格合同管理是国际惯例，随着改革开放的逐步深化,我国企业面临的市场竞争日益激烈。企业要适应市场经济的要求，在国际市场上分一杯羹，没有高水平的合同管理寸步难行。面对市场竞争的刀光剑影，企业需要持续提升合同管理水平，增强软实力，以管理信息化助力企业发展。
参考文献：
［1］《合同管理规范高效操作规程》李杰利著，中国时代经济出版社，2004年版，P26
一、绪论
综合管理信息化是将企业的生产过程、物料管理、市场营销、财务管理等业务过程集成在统一的数字化系统中，通过系统加工、整合生成新的信息资源，提供给各层次的人们了解各类业务中的信息，以便做出有利于生产要素组合优化的决策，使企业资源合理配置，从而使企业能适应瞬息万变的市场经济竞争环境，求得最大的经济效益。
二、中小企业综合管理信息化的意义
改革开放以来，我国的中小企业得到了迅速发展。据统计，到2007年底，我国中小企业数量超过4200万家。这些中小企业的信息化存在着一定的普遍特征：员工信息化的知识基础薄弱、企业管理和生产环节中缺少管理信息化支撑，导致存在着信息不充分、流程不顺畅、工作效率低等问题。在市场经济为主导的今天，信息化管理思想在企业现代化管理中占有举足轻重的地位，建立以企业行政管理、生产过程管理、市场客户管理、物料设备管理等为核心的企业综合管理系统已经迫在眉梢。
三、中小企业综合管理系统设计思路
本文设计的中小企业综合管理系统能够实现企业日常运转中的行政事务管理，生产过程中的物料、设备、技术管理，以及产品销售过程中的市场营销、客户服务管理等，并且各个业务管理在系统中实现高度集成。，中小企业信息化。通过系统数据中心的建立，使企业工作人员的日常业务处理实现自动化，充分确保业务数据的及时准确流转和共享，很好的保证了业务数据的唯一性和安全性等，进一步提高工作效率，完善业务管理手段。在设计时既考虑了系统本身的功能实现，也考虑了系统与第三方系统的关系和整合，在系统设计时充分体现以下思路：
1、 减小中小企业在信息化建设成本，做到能解决企业最急迫的信息化问题。，中小企业信息化。，中小企业信息化。
中小企业的资金是有限的，集中解决信息化的关键业务点是综合管理信息系统的重点，旨在以信息化手段减少资源浪费、提高工作效率。，中小企业信息化。
2、 以系统集成为手段实现组织协同和信息整合
系统以业务表单执行控制和管理实现日常业务的协同，以项目管理的方式组织实现各业务之间的协同。，中小企业信息化。系统采用面向服务架构通过标准数据交换接口与第三方系统交换信息，实现系统之间的集成。系统设计为一个综合的信息工作平台系统，让使用者可以在同一个界面完成不同的工作，得到与他相关的任何业务的信息，成为组织协同管理的工作平台和工具。
3、 业务状态及时跟踪
企业用户可实时跟踪一个业务流程的进展状况，查询录入单据在流程中的位置，以便及时了解自己或他人的工作进展情况，另外系统还提供流程的可定制功能，能更好地适应企业业务流程变化。
4、 良好可扩展性、可维护性和对企业管理的适应性
系统全面支持XML、SOAP、WEB SERVICE等当前受到普遍支持的开放标准，这就保证了系统能够与其他平台的应用系统、数据库等相互交换数据并进行应用级的互操作和互连性。
系统企业的实际环境具有良好的适应性，充分体现企业管理特色。系统规范企业管理的过程中，是企业适应信息化管理的过程和综合管理系统适应企业管理特色的双向过程，系统在设计时充分考虑模块之间的低耦合度，使得每个业务模块的功能即可单独实现并扩展，也可与其他模块良好集成。
四、中小企业综合管理系统功能设计
综合管理系统的功能体系结构整体可以分为四层: 底层平台层、技术支持层、核心服务层、企业应用层。整个系统主要流程以项目为主线，将客户、市场营销、生产、物资供应等业务联系在一起，根据项目实施的不同阶段设计相应的流程以及系统功能。系统依托企业运营总体流程对功能模块进行了合理划分。具体功能如下：
1、日常办公
为日常办公提供方便的个人日程安排与提醒、工作记录、通讯录等功能。
2、人事管理
提供企业各类人员的职工档案、家庭成员、工作履历、学历、职称评定、奖惩、聘用、调动、解聘辞职、离退等数据的录入、查询、统计、报表打印和图形显示，还提供考勤和考核管理功能。
3、设备管理
实现设备信息库的建立，设备前期的选型、采购、安装测试、转固；设备转固后的移装、封存、启封、闲置、租赁、转让、报废，设备运行过程中的技术状态、维护、保养情况记录。实现设备全寿命周期台账查询、报表功能。
4、物料管理
实现企业的物料需求、采购、库存和物料供应商的有效信息化管理，规范业务用料流程，衔接好生产的各个环节，确保生产的顺利进行，降低原材料成本和运营成本。
5、库存管理
采用信息化手段掌握库存量动态，实时记录入库、出库的物料详细信息，提供库存情况查询、盘点、报表等功能。
6、标书管理
对企业招投标书基本信息的管理、招标书相关文件的管理、招投标资料的归档、招投标的过程和结果记录以及招投标过程中的费用管理。
7、合同管理
对企业多种合同分类管理、合同相关资料的归档、以及对合同执行流程的控制以及合同资金计划的管理。
8、生产管理
将企业的生产流程、生产任务的管理纳入系统，及时跟踪并及时安排生产任务、组织物料采购，以提高生产效率。
9、客户管理
提供分类管理企业客户，记录客户需求，提供售后服务管理，总结售后服务中的各种问题等功能。，中小企业信息化。
10、档案管理和报表管理
对需要纳入档案管理的各类实物（含纸质）及电子“档案”实现信息化管理，加强档案及相关数据管理，提高档案管理的规范化、信息化化，对企业各业务过程产生的报表作统一管理，提供报表生成、查询、打印等功能。
五、结语
本文以一般的中小企业的综合管理信息化需求为出发点，以适应企业信息化需求，减少信息化成本，提高企业信息化程度和管理水平为目的，设计了适应一般中小企业的综合管理信息系统，将企业的核心业务纳入到系统中，能有效解决企业的管理过程中存在信息不及时、效率低等问题。
参考文献
[1]狄小龙.中小企业信息化模式与实现途径管见[J]2009，中国管理信息化12(2)：67
[2]李劲松.中小企业信息化建设系统设计方案探索[J].市场周刊·理论研究，2009.8:97-98
中图分类号： C29文献标识码： A
近年来，信息化已成为当今世界经济和社会发展的大趋势。然而许多中小型建筑施工企业的信息化建设仍停留在表层，特别是许多中小型企业仍在发展、改革期，企业管理体系、业务流程、业务数据分类搜集及统计应用仍未形成高度标准化、规范化，同时缺乏对信息化建设及建筑施工各业务专业均熟悉的专业人才，若直接引进基于成熟大型建筑施工企业设计成型、动辄上百万元的建筑施工综合项目管理信息化系统，不仅需要在一开始就投入大量人力物力去进行需求调研、业务梳理，而且往往因系统与企业的管理模式不一致导致水土不服、举步维艰；另外又因为该类系统缺乏大幅度优化及变更的灵活性，在企业日后的改革中跟不上改革的变化需求，反而成为企业改革的绊脚石。
2013年，陕西宏远建设（集团）有限公司技术信息中心通过提出“梳理业务与方案实施同步进行，业务管理与信息系统同步优化”的创新方式，即“在分层次阶段进行业务情况及需求调研、业务流程梳理的同时，通过自行二次开发设计出各种量身定制的业务功能解决方案，并不断在方案实施的实践中与业务管理同步进行优化”的方式，使信息化办公系统建设与企业管理改革相互促进、同步优化、逐步完善，保证了信息化建设的顺利开展。一年内从零开始，以“小步快跑”的理念，迅速实现了集团的机房服务器、局域网、行政办公业务、项目管理业务及项目成本管理等信息化建设。并在信息化建设进程中，推动各部门业务流程审批及管理制度规范化、标准化、形象化，业务审批职责及操作明确化、具体化，业务管理数据化、网络化及统计分析专业化；积极促进跨部门业务流程的整合及协同，推动管理体系、业务流程的环环相扣、层层闭合，使企业内部信息、沟通更透明，各业务决策、管理更高效，为集团进一步推进精细化管理打下坚实基础。
图1陕西宏远建设集团协同办公系统登陆界面
一、信息化办公系统软件平台的选择
为实现企业“梳理业务与方案实施同步进行，业务管理与信息系统同步优化”的信息化建设思路，合理选择信息化办公系统软件平台是关键的第一步。选择的要点是：
1、企业能自行定制表单、流程：表单和流程管理是业务管理的基本核心，而随着业务管理的不断优化，表单和流程的信息化方案变更是非常频繁的，因此企业必须能够自行定制、修改及优化表单、流程，而不依赖于软件公司的技术服务支持，确保信息化方案能最真实反映企业自身的业务管理理念及需求，并以最快速度将方案试运行及同步优化；
2、企业能自行利用流程表单产生的数据实现基本的统计分析：通过信息化系统定制的表单及流程，使业务管理信息数据化、网络化，并根据设定自动分类、积累，其价值在于利用流程表单产生的数据实现基于二维数据结构的统计分析，提高业务管理的精细化；
3、定制的表单、流程能实现跨部门业务流程的整合及协同，如流程之间的相互触发、数据信息的交互，以便推动业务流程、管理体系的环环相扣、层层闭合；
4、因中小型建筑施工企业的人员普遍信息化技能水平偏低，要求信息化系统软件必须是容易上手的操作界面及方式。同时要求信息化系统的管理及方案定制是基于模块化、图表化的平台，以降低对信息化管理人员的软件编程能力需求。
二、通过推行行政办公业务，培养使用信息系统的概念及习惯
有许多企业在信息化系统建设的时候，急于求成、希望一步到位，要求在建设初期即完成所有业务的信息化方案的制定，这是很不合理的。因为企业推行信息化的初期，企业的管理决策层、业务部门管理人员，甚至企业自身的信息化建设管理团队，对信息化系统建设的概念、所采用的信息化系统的认识仍很模糊；而许多企业此时的管理体系、业务流程、业务数据分类搜集及统计应用仍未形成高度标准化、规范化，因此这时候定制出来的业务流程信息化方案对企业来说，往往缺乏可操作性、可实施性，而且大部分仅仅是把纸张工作变成电子化而已，未能真正体现信息化建设对业务管理提升促进功能。
因此，信息化系统建设初期的关键任务是通过逐步推行一些企业内部各部门通用、操作频繁、流程已相对清晰明确的日常行政办公业务，实现一些基本的统计分析功能；并结合多轮专题培训、跟进优化、跟踪指导，使企业上下掌握信息化系统的基本操作，提高信息化使用技能，初步认识信息化系统、协同工作及其便利高效的概念，接受并认可信息化系统建设。如2013年3月，宏远集团技术信息中心首先在集团总部推行如请休假及考勤、费用报销、差旅费报销、付款申请等业务流程，大大减少了各级人员在办理这些业务时拿着单据到各部室找人、等人签字的情况，使信息化建设在建设初期即建立了良好口碑及群众基础。同时培养大家“按信息化系统流程办事”的习惯、建立基于表单及流程管理业务的思想，使各级人员在随后参与更深层次的业务流程与信息化办公系统协同结合、创造管理新模式的企业改革成为可能。另外通过这些过程使企业自身信息化管理团队对所采用的信息化系统的各种界面、功能及局限，软件的设计思路有深入了解，并能在下一步定制业务管理的信息化方案时充分利用信息化系统软件平台的各种功能。
三、“梳理业务与方案实施同步进行，业务管理与信息系统同步优化”
综合项目管理是建筑施工企业信息化建设的核心，涉及招投标、合同、资料档案、质量、安全、进度、造价、物资、设备、收入、成本、人力资源等多方面的业务。要实现所有业务的全部功能，就要求各业务表单、业务流程、业务数据分类搜集及统计应用已经达到一定的标准化、规范化；要实现数据的统计分析，就要求对业务数据、信息的结构、分类方法是明确的；要实现各业务流程、管理体系的之间环环相扣、层层闭合，就要求各表单、流程之间的逻辑因果关系、数据交互需求是明确的。显然，在推行综合项目管理信息化系统的初期，要企业先梳理并解决这些问题再行整体定制综合项目管理方案是难以实现的。
然而自2013年4月起，宏远集团技术信息中心通过“梳理业务与方案实施同步进行，业务管理与信息系统同步优化”的方式，实现了对上述难题的分散化解，在短短半年内即建设完成并成功推行实施了招投标联系申请及登记、合同审批及登记、项目施工组织设计、专项施工方案、项目人员及专业工种的资质审批、现场质量安全隐患整改发放-回复-验收-评分、工程进度管理、工程款及工程费用收支、精细化项目预算-成本-物资-资金管理等业务功能，其该解决方案的核心设计理念包括以下三方面：
图2陕西宏远建设集团项目管理业务示例
（一）、建立工程项目的信息数据档案，作为业务流程的数据信息交互中介平台
传统的综合项目管理实施方案，采取流程与流程直接关联来实现流程的闭合及数据的交互，这就要求在建立项目管理实施方案时必须严格按照各业务流程的上下游逻辑关系，逐个梳理及定制方案（如先要实现了投标申请流程、才能实现有开标及中标登记、然后是合同会审、合同登记等）；也因此在推行一个业务流程时，不仅要求该流程的所有上游流程都已经定制并推行，并且要将所有上游流程的实际业务数据都整理、补充录入系统完毕，该业务流程才能在使用时有相应的流程表单关联或数据进行调用，否则无法投入使用。而业务流程的梳理、信息化方案的定制及优化是往往无法一步到位的，一旦在已经完成上游业务流程定制及大量人力进行数据录入后，在下游业务流程定制时才发现上游业务的流程、数据信息结构、分类存在问题或者有优化空间时，就会出现需要从问题业务流程开始往后重新定制所有流程并重新录入所有相关流程数据的尴尬局面，而且也严重打击了相关业务人员配合信息化建设的积极性及信息化管理人员对于不断优化业务方案的主动性。
宏远集团技术信息中心在建设综合项目管理信息化业务功能的一开始，首先确定有哪些信息、数据是综合项目管理的各核心业务流程都需要用到的、并作为关键信息数据在核心业务流程之间交互的（如项目名称、项目编号、项目经理、工程合同价格、合同工期、分公司、地区等），迅速组织相关信息数据的首先发起部门（经营部）整理相关信息的清单、与其他部门统一信息数据的分类及编码标准及规范，并完成核对。然后以此清单为依据，在信息系统上建立工程项目的信息数据档案，作为随后定制推行的所有项目管理业务流程的数据信息交互平台（即信息数据写入保存及调用读取的底表），并随着业务流程及数据结构、分类标准的逐个梳理、定制及不断优化，不断将需要跨业务交互的数据信息项目在整理形成标准化、规范化后逐步增加至项目档案的样表中。
这种以项目档案为业务流程之间的信息数据交互的中介平台，并将同一项目的不同业务流程通过项目档案进行中介关联闭合的方式，使业务的梳理及信息化方案的制定仅仅需要根据流程与项目档案表的数据交互关系的梳理明确来制定，因此企业可以根据自身需要及标准化、规范化程度，优先选择核心业务来逐步梳理、定制并推出信息化方案。并且在使用时，可以直接由各业务流程的使用者，在第一次发起某个项目的某个流程表单时，在发现当前表单读取该项目档案中缺少相关数据信息记录时，才进行该项目的相关缺失数据信息整理并填写至该业务表单中，再由该表单写入对应项目的档案中，并在下一次其他业务流程调用时由其他业务人员进行核对确认的方式。若在方案投入使用后，对方案重新定制优化，则仅仅需要在项目档案样表修改或增加数据信息项目，然后在实际使用并调用项目档案数据信息时，再行按需实时补充即可。这样就实现了分散式业务数据的梳理并健全完善各个项目档案上不同业务所需保留利用的交互数据信息，这样就避免了在每个业务推行开始就要求相关部门投入大量人力进行数据梳理及整理的尴尬。
（二）、充分发挥信息化管理优势，定制高度信息化的业务表单及流程
在各业务表单及流程的梳理及方案制定时，更需要充分利用信息化系统的显示方式多元化、流程管理智能化、数据处理自动化等优势，深入定制业务管理功能。比如在施工质量安全管理中的隐患整改业务功能中，宏远集团技术信息中心将传统的现场质量安全隐患整改要求单、隐患整改回复单、隐患整改验收单整合在一张隐患整改单上，确保整改要求、回复、验收各环节的一一对应及闭合；通过图文并茂方式增强隐患整改各阶段信息描述的具体性及针对性；通过预先制定流程判断，使表单根据表单中的项目部信息，将隐患整改自动发放至对应项目现场质量、安全责任人账号，并根据隐患整改信息是否完毕，符合要求自动判断是否允许提交回复；通过预设列表选择的方式进行隐患严重程度、隐含整改落实情况的信息录入，及自动计算项目月检得分，加强了月检评分制度及项目之间比较的客观性及有效性。
图3项目管理业务：隐患整改管理示例
2013年7月，为配合集团试点精细化项目管理需求，宏远集团技术信息中心设计并开发了精细化项目成本管理业务解决方案，该方案同时实现了工程款收入及支付、项目费用付款及报销、项目资金管理、材料工具设备进出场、出入库、使用消耗、及盘点等精细化管理所需的表单审批及登记流程。
［关键词］
信息化；合同；管理
在现代企业框架下，信息与通信技术的进步带动着企业快速发展，而合同管理作为企业管理工作的重要方面，其有效性不仅关系到企业的工作效率，更关系到企业的经济利益，因此不容忽视。
1合同管理信息化的价值分析
在企业的管理工作体系中，合同管理占据了重要的位置，从工作总量的角度看，合同管理的比重不容忽视。从概念的角度看，企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同，依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。从这一描述中可以看出，合同管理工作具有全局性和微观性两个层面的表现，既关系到合同确立和执行整个系统的始终，具有系统特征，同时又深入到合同订立与执行等诸多细节。除此以外，合同管理工作还具有较强的动态特征，即密切关注合同执行、修订等相关变更等变化，随时保持警惕，发现隐患并及时排除。然而在传统的合同管理工作领域，一边倒的状况十分突出。相对而言，合同管理工作比较倾向和注重合同订立之前的相关事宜，对于相关法律以及经济方面的风险规避较为注重，而对于合同履行过程中的监督和管理相对不足。这种状况在一定程度上增加了企业所需要面对的风险。从合同自身的生命周期的角度看，以合同的签订作为界限，其后的履行占据了合同生命周期的大部分，如果忽视这项工作，其隐患不言而喻。在实际工作环境中，当前偏重于前期管理控制的状况，在很大程度上是源于企业的传统管理工作体系对信息控制力度较弱的特征。由于在合同订立之前，相关信息及资料比较容易获取和控制，而在合同履行的过程中，信息相对凌乱琐碎，难以收集整理，因此合同的订立，常常成为归档的标志，甚至在某些企业环境中，合同订立几乎成为了合同管理工作结束的标志。随着信息和通信技术在企业管理体系中的运用，合同管理工作也发生了巨大的变化，更多信息能够被追踪和控制，并且在信息反馈方面，移动设备的普遍应用在很大程度上改变了信息录入较慢的状况，在数据时效方面也有大幅提升。除此以外，信息化的介入，使管理领域相关人员能够进行更为密切的监督，及时获取相关信息。这些信息是管理工作展开的必要依据，而传统合同管理工作无法有效展开，尤其是在合同履行阶段无法进行追踪，成为一直以来合同管理工作无法落实到位的主要阻碍。
2切实推动合同管理信息化深入
当前经济社会环境下，企业作为经济主体其活动十分频繁，合同作为诸多经济行为的重要保障，必须与时俱进，保障企业有序发展。而在信息环境下，如何使诸多信息化手段成为合同管理得以深入发展的重要力量，成为当前共同关注的问题。具体而言，有如下几个方面，可以作为加强合同管理信息化的着手点。
2.1加强风险管理信息化建设
合同管理工作体系下，风险的规避和管理是重点。对风险的管理有效衡量一直都是风险管理与控制的核心问题。从企业的经营角度看，合同风险来源于各个方面，难以一概而论，也难以实现有效的信息获取。在信息环境之下，首先各个方面的信息采集相对于传统环境而言有了很大的改善，网络的广泛应用能够为合同风险管理提供更为全面的保障；其次，信息系统能够给合同管理提供沿时间轴更大跨度的主体资料，便于对合同另一方历史行为，以及经济整体发展历程展开深入控制，完善风险管控体系。
2.2加强合同履行信息化
合同管理工作体系下，企业对合同履行的管理与控制都相对薄弱，尤其在合同订立环节更为薄弱，这种状况对保护企业的经济利益，规避法律风险而言极为不利。在信息时代下，一个突出的特征就是移动终端的大量应用，在这样的技术背景之下，参与合同履行的相关工作人员，完全可以通过移动终端或者物联网等相关技术，将合同履行的实际情况录入数据系统中，从而实现信息化合同管理。
2.3加强信息开放平台建设
信息时代环境下，合同管理相关的信息收集工作比传统工作环境更高效、便捷，但是信息的价值，不仅在于能够有效收集和处理，更在于对其进行消费和使用。对于合同管理而言，让合同管理工作获取到诸多信息尤为重要，而信息也只有在使用和读取的过程中才能体现其价值。针对此种情况，企业应当为合同管理信息体系建立端口，并且授权给不同的用户群体，从而推动信息的流动与消费，实现合同管理工作信息化的价值。
3结语
合同管理的信息化建设，对推动企业的发展而言意义重大。实际工作中企业必须密切关注领域内相关技术应用状况，切实分析自身合同管理特征与需求，才能有的放矢地引入技术和管理思路，取得良好效果。
作者：王放 单位：大唐甘肃发电有限公司碧口水力发电厂
主要参考文献
中图分类号TN91 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2012）68-0045-02
精细化管理它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，它是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的关键一步。现代管理认为，管理有三个层次，一是规范化，二是精细化，三是个性化；它是岗位责任人应用已优化的岗位业务流程，全面、具体地完成岗位责任工作任务。精细化管理就是将管理责任具体化、明确化，它要求每个人都要第一次就把工作做到位，对工作负责，对岗位负责，人人都管理，处处有管理，事事见管理。
河南黄河通信精细化管理的主要工作内容，一是在全局通信职工中贯彻学习精细化管理的核心和灵魂，培育精细文化；二是做好上级下达的目标工作任务的分解，确保全年任务的完成；三是梳理业务流程及工作流程，优化改进核心的以及关键节点的流程；四是强化绩效管理，提高绩效管理水平。
河南黄河通信管理工作实施精细化管理，其实质就是在日常管理工作中，做到“八化”：1）细化。即任务分解要细化；布置工作要细化；制定计划要细化；指挥、指导要细化；2）量化。即绩效衡量标准要量化或行为化；3）流程优化。本着复杂问题简单化，简单问题流程化和规范化；4）协同化。即工作流程的上下游、工作单元之间、长途电路全程的衔接配合要协同；5）模板化。即核心业务流程的关键节点的操作程序要模板化。包括管理工作的文档格式、数据格式、内容结构等都要实现模板化；6）标准化。即统一通信管理标准、设备规格技术标准、业务技能操作标准、服务质量标准；7）实证化。即绩效评估实证化。以事实为依据，对照目标责任要求和绩效标准进行事实结果核对比较，强调日常数据（包括日常管理、设备运行、绩效考核等各种记录）及事实的收集；8）严格化。即执行的标准和控制偏差的标准要精细。
根据河南黄河通信的现状和具体情况，结合精细化常规管理工作的三个层次以及日常管理工作中的“八化”措施，对河南黄河通信系统实施精细化管理，其具体实施步骤是：
1 通信管理及设备运行维护工作
1.1通信网实行统一调度、分级管理
河南黄河通信网的资源和运行管理实行“统一规划、统一调度、分级管理、下级服从上级、局部服从整体”的原则。在日常的管理工作中，要突出全程全网、联合作业、协同配合的工作特点。河南黄河通网的调度由河南局信息中心负责统一调度。
1.2落实通信设备运行维护岗位责任制
河南黄河通信网由多种通信设备、设施构成，为确保通信网可靠的运行，必须对运行的通信设备、设施实行定岗定人。
1）河南局所辖的通信设备（施）由河南局信息中心负责运行维护，责任部门为河南局信息中心通信管理科；
2）局属各河务局所辖的通信设备（施）由该局信息中心负责运行维护。
1.3对通信设备实行检测检修
通信设备（施）的检修是提高通信质量，确保电路正常运行的重要手段，各责任部门应按通信设备（施）运行管理规程对所辖电路或设备（施）进行检测；对所辖线路要定期巡视检查和汛前检修及雷雨季检修。
1.4制订年度防汛通信工作意见
为落实通信为防汛服务是第一要务这一宗旨，保证黄河水、雨、工、险情及防汛信息准确及时传递，确保汛期通信畅通，每年4月底前拟《xxxx年汛期通信工作意见》的专题文件，部署全局年度汛期通信工作。
1.5修订完善各级《黄河防汛通信保障预案》
为确保汛期各级防汛部门《黄河防汛通信保障预案》的实施启动运作，使其更具有针对性、实用性、可操作性，各单位根据黄河通信网络、通信设备的现状以及充分利用地方通信资源的前提下，每年4月底前认真做好《黄河防汛通信保障预案》的修订完善工作。
1.6加强汛期通信值（带）班工作
每年6月前拟《关于加强汛期通信值班带班工作的通知》专题文件，部署汛期全局各级通信值带班工作，实时了解所辖黄河防汛电路的通阻情况，出现问题及时处理。
1.7落实年终通信考核及标准化通信站复验工作
每年5月底前，对全局各级通信部门汛前通信设备检修及检查初验收工作进行检查验收。
每年12月底前，对各级通信部门落实规章制度情况、通信设备维护、管理和运行情况的考核及标准化通信站的抽查复验工作。
2 建立健全通信工作管理制度
实施精细化管理，明确细化各部门、各岗位的管理职责和工作流程是规范、创新管理制度的核心。要做到 “凡事有人管、凡事有人监督、凡事有章可循、凡事有据可查”的原则，做到岗位人员管理职责明确、办事程序清晰、业绩便于考核。
2.1建立健全岗位职责制
落实通信为防汛服务是第一要务，保证黄河各种防汛信息准确及时传递，确保汛期通信畅通，各级通信部门要于每年6月10前落实并制定《通信人员抗御大洪水全员岗位责任制》。
2.2建立健全机房管理制度
修订完善程控机房、电源机房、话务机房、监控机房等各项机房管理制度。
2.3建立健全交接班制度
交接班工作是保持电路和设备连续稳定运行的重要手段，交接班工作必须准时、严肃、认真、详细，做到手续清楚、前后衔接、责任分明，防止错交、漏交。
2.4上岗考核及人员培训制度
通信管理和运行维护人员均须经上岗前考核合格后方可上岗；通信运行维护及管理人员须具有通信专业理论及业务技能；通信人员的培训工作应坚持统一规划、分级负责的原则；对业务技术骨干新技术培训要保证经常性的培训。
2.5通信报表制度
1）月报以责任班组为单位编报，主要对运行的通信设备分析为主，统计范围为责任班组所管辖的通信设备、电路的运行情况；
2）年报以统计为主。内容包括报表目录、表式、填表说明、有关建议、年终小结及下一年度工作计划和要点。
