时间：2023-05-23 08:57:15
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一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。
一、档案管理的作用
档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。
二、电子档案的要点
随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。
三、电子档案管理的优势
下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。
四、结语
综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。
【参考文献】
[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.
[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊,2014(03):113+138.
前言
随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
电子档案是按照档案管理规范有目的地保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件。与传统档案储存形式相比较，主要有以下两个特点：
（一）对设备和技术等材质的依赖性。电子档案主要是以某种电子设备作为载体，通过具体技术将纸质档案材料内容转换成一定的语音、视频、音频形式储存在磁盘、光盘等存储设备上，在需要使用时进行相应的操作转化，输出为需要的形式。电子档案由于载体材质的特定性，使得电子档案的管理和利用基本依赖于计算机等电子设备，对计算机的配置要求以及操作人员的操作能力都提出了相当的要求。
（二）受时空限制小。由于电子档案存储所需的载体体积小、存量大，占用空间小，得电子档案可以把所有信息一并存储在一个载体上，只要保存得当，电子档案可以利用互联网等现代技术实现异地传输，不受制于时空的限制，有利于实现资源共享，提高办公效率。
（三）加强电子档案管理，有利于提高办公效率。针对电子档案易于存储、携带便捷、易于编辑、传输迅速等优点，提高电子档案管理，可以节省很大的人力、物力、财力，大大提高办公高效率。
（四）加强电子档案管理，有利于推动档案信息化建设。电子档案管理工作对管理者的综合素质提出了更高的要求。
二、电子档案管理和应用中存在的问题
（一）安全性不能完全保证。由于电子形式材料的输出和输入方式简单方便，可以重复利用，因此，电子文件的内容可以被轻易的篡改，甚至被恶意盗取、销毁，这使电子档案的原始性和完整性受到严重挑战。
（二）载体材质影响完整性。由于电子档案的载体多数是光盘、移动硬盘、磁盘等，这类载体受人为因素影响表较大，因载体丢失、失误操作等可能会造成电子档案信息丢失并不可修复。
（三）电子档案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，轻则导致信息被篡改和窃取，重则会使信息全部丢失，且由于病毒种类繁多，更新速度很快，因此必须时刻警惕这些潜在的威胁，保证电子档案运行环境的安全。
（四）电子设备配置、电子档案管理者的能力都会影响电子档案的管理和应用。
三、电子档案管理和应用的措施
（一）加强规章制度建设。电子档案管理部门要根据《档案法》等法律法规要求，制定科学完善的电子档案归档标准和管理制度，使档案工作者在收集、整理、归档、移交、利用和统计的时候有章可循，提高档案管理者的综合素质，尤其是政治意识和责任心。
（二）加大硬件投入。电子技术日新月异，计算机、存储设备等技术更新非常迅速，要保证资金和技术支持，以使电子档案管理工作与时俱进。另外，一定要做好安全保密工作，因为档案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丢失将会对个人和单位造成灾难性损失。
（三）做好安全工作，一方面要维护网络安全，防止电子档案被非法窃取和篡改。另一方面要加强管理人员安全防范意识，特别是在目前形势下，信息已经成为个体之间最具价值的财富，个别集团或国家以巨大的利益诱惑档案管理者、窃取重要机密，因此，作为电子档案的管理者，如意志不坚定，很容易被利用，使个人或国家蒙受损失，必须从思想到行动上加强对档案管理工作人员的管理，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
（四）做好电子档案材料安全防护。要根据电子档案的公开情况和保密级别，区别制定相应的管理制度来保障材料的安全。比如对于已经完全开放的电子档案，可以在验证使用者身份后，允许其直接拷贝利用；而对于一些保密性较高的材料，一定要制定多重保密措施，严防电子档案被随意修改、复制。
很显然，我国传统档案工作理论和规定也已不能完全适用于日趋发展的电子档案管理需求。电子文件如何归档，归档后的电子档案如何管理和开发利用，电子档案与纸质档案的管理有何不同这些都是我们遇到的新课题。在实际工作中，绝大部分单位仍处于电子档案与传统载体档案共存的局面，而且传统载体档案仍是各单位馆藏的主题，缺乏对电子档案的收集、积累及安全防范措施管理，致使有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失。
一、电子档案的收集与积累
电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，因此，为保证归档电子文件的真实性，电子档案的收集积累工作必须从电子文件形成阶段开始。这就要求了解和掌握电子档案形成规律和形成过程的形成者或承办者按照归档要求将形成的电子档案收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。
电子档案的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子证文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，建立相应的记录和登记，并与其相应的纸质文件建立标识关系，尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施，必要时，应在收集积累过程中，制作备份，以免系统发生意外情况时文件丢失。
二、电子档案的整理和归档
（一）与纸质档案相比较，电子档案在数据库中是以虚拟形式存在的。所以电子档案的整理就是按照一定的原则和方法，将收集积累的电子档案分门别类进行清理，给每份电子档案一个固定的唯一的号码，从而是全部电子档案成为一个有机整体，构成有序的虚拟状态，并通过检索，可以提取电子档案并在计算机屏幕上显示出来，因此无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套软、硬件环境作说明。有些必须以纸质档案存在的，可输出纸质档案保存。
（二）紧密结合电子档案的特点，处理好电子档案与纸质档案的关系。
1.充分利用电子信息与载体的可分离性，对利用率高、载体状况不好的纸质档案进行电子化。
2.利用电子信息可以实现资源共享、存贮的高密集性特点，解决日益增长的档案数量和有限的保管条件之间的矛盾。
3.对具有重要和长远查考利用价值的电子档案要纸质化，避开电子档案对环境的苛刻要求和信息易丢失、更改的缺点。
（三）电子文件的归档就是将计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行，也可视其具体情况而定。因涉及电子文件的技术环境条件，存贮一套，借阅一套。要求存档的电子文件有准确说明配套软、硬件环境，归档电子文件格式尽可能的通用、标准。在拷贝过程中可采用数据压缩工具对经过整理的电子文件进行压缩，然后刻录磁、光介质上。
（四）归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件，其它说明是否一同归档，归档的电子文件是否为最终稿本，电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容与相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出准确性等。
三、电子档案的安全措施
为了确保电子档案内容的真实、可靠，保证电子档案在存贮、传输过程中的安全、保密，防范对电子档案的非法访问和随意改动，在日常工作中就要对电子档案的安全采取相应保护措施。
（一）加密技术
采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性。在电子档案的传输中通常采用“双密钥码”进行加密，由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从载获的密文中解读原文来，这对于传输的电子文件具有很好的保护效果。
（二）身份验证
为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，有必要对一些系统设置用户身份验证，当用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，如果验证合格方可进入系统对相关业务访问，否则将被拒止系统门外。
（三）防火墙
防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，通过网络监控系统监测所有通过防火墙的数据源，使被保护网络的结构不受侵犯。
（四）防写措施
将一些重要文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。以保持电子文件的原始和真实性。
四、电子档案的利用
1.原始性问题
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子档案已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2.真实性问题
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。
3.完整性问题
电子文件编辑时，如果保存不及时，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4.安全性问题
电子数据的易修改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。
5.存储性问题
电子档案的存储载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下生成。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温，高湿，光照射，空气污染，灰尘有害生物，磁场和电场，机械应力等条件下极易损坏。
6.长期可读性问题
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着技术的进步，计算机软硬件不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。
二、加强电子档案科学管理的有效措施
1.建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由档案管理部门建立统一的电子档案模板，并发放到各档案形成科室。定期举办培训班，对兼职档案员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。定期派专业技术人员进行指导，形成统一数据格式，以方便电子档案的接收和管理。
2.采用有针对性的技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。
（2）签署技术。在电子文件上进行签署技术主要是利用光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生信息失真等问题。
（3）密码认证。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。
（4）防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络安全。
（5）防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
3.建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
（1）调节库内温湿度。采用去湿机、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
（2）防光。改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；定期净化空气。
（3）防灰尘。电子档案要密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
（4）防治有害生物。①通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；②采用防霉剂进行化学预防；③采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒；化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。
（5）避开磁场和电场。①电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具有退磁或消磁的设备；②可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能使用铁盒。
（6）防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
（7）定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，定期检测和拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施。
（8）电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
提高档案利用率。高校档案管理工作的根本目的在于查阅和利用。电子档案管理改变了传统档案查阅和利用方式，利用者不再需要亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，只需提供所需材料的主题和范围，管理人员也不需要反复翻阅纸质目录进行人工检索，再一次次进库提取原件，而是利用计算机目录进行检索后，通过网络传递PDF等格式文件，即能在极短的时间内将文件送达到利用者手中，缩短了查询时间，提高了档案利用率。
提高档案安全保密性。实行电子档案管理后，将过去整卷提供利用档案材料方式，改为提供单份电子文件利用，从而保证了档案的保密性。确保有保存价值的电子文件真实、完整、有效，使电子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人员出入库次数的减少，也有利于库房温湿度控制和管理人员身体的健康，节约了能源，这与档案安全保护的目的也是非常吻合的。
提高档案完整性和时效性。电子档案管理改变了传统的手工作业方式管理档案。所有新文件都可做到即有即入、及时快捷，改变了过去档案整理工作于第二年下半年进行手工编辑、分类、归档等方式。碰到文件收集不完整或漏交归档时，还可随时增缺补漏，只需调整一下电子目录，而无需拆卷重做。从而达到档案管理工作完整、归档及时的目的，在提供利用服务上，能够发挥出更好的时效性，更有利于档案的开发与利用。
降低管理成本并有效保护档案原件。电子档案侧重于数据库的管理，从而节省了人财物力的投入，它不像纸质档案需要将大量的人财物力投入到分类、排序、组卷、装订等工作上。电子档案管理工作使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，这不仅节约了打印、复印等费用，降低了档案管理成本，也减少了对原始档案的翻阅次数，对档案原件起到了最大限度的保护作用。另外，实行电子档案管理还能有效防止档案被篡改的行为。
如何建立电子档案建立高校电子档案的关键，就是建立档案目录数据库。档案目录数据库也是电子档案与纸质档案的交汇点。档案目录数据库中的每一份文件，都对应着该文件的电子文件链接地址和纸质文件的存放位置。只有采用数据库形式的档案目录，才能使档案的查询和检索迅速而方便。对高校档案馆来说，电子档案的建立需要开发或购买专业软件，而对于中小型档案室则可以用目前最广泛使用的办公软件中的EXCEL或WPS表格在自己的电脑上建立起电子档案数据库。（1）指定一台专用计算机，在计算机C盘以外的分区作为电子档案分区如：选D盘分区或E盘分区等。（2）在选定的分区上，根据需要建一个或几个档案目录数据库，相应地再建一个或几个子目录用来存放电子文件的文件夹。（3）随时把接收到的纸质文件或电子文件，通过扫描或数码照相等技术手段对原始档案信息进行数字化扫描和录入制做成电子档案，这个过程包括：档案全文扫描、图像图片处理、文件级目录著录及存储、档案分类等工作。（4）对纸质文件进行集中审核鉴定，以确保纸质文件与相应电子信息的一致性。将数据导入数据库，进行随机检索抽查，再一次复核并检验质量。（5）将所有数据进行实时备份、异机备份，并妥善保管。（6）档案目录要设置打开权限密码，以防止外部人员更改或误操作破坏目录。（7）在学院局域网上，档案目录和相关文件夹设置成共享，并设置成不允许网络用户更改我的文件。这样本学院局域网上的所有计算机，都可以通过学院局域网访问电子档案系统。通过查询档案目录，找到所需档案文件，打开文件链接就可以进行浏览。（8）将制做完成的电子档案设置成只读文件，放在相应的文件夹中。然后按要求在相应的档案目录上做登记和文档存放位置链接。这样一个电子档案就做好了。
电子档案的利用电子档案利用可根据档案信息的利用需求、网络条件、服务对象和开发范围，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口，构建几个服务平台。一是利用学院局域网。面向学院师生员工和来馆利用档案人员的馆内电子档案利用服务平台，可以直接上网访问档案馆的共享文件夹，点开相应的档案目录，键入要查找的文件名或文号等等，可以键入全称精确查找，也可以键入部分名称模糊查找。找到后，直接点开链接地址，就可以打开所要查找的档案进行浏览，能随时查询和阅读最新的档案文件，并可同时提供给多个用户利用而互不影响。还可为广大师生提供多种形式网上查询服务，如：在线提供英语等级查询、历届毕业生去向查询、学历证书查询、学生信息查询、教授信息查询、毕业生优秀论文目录查询等等。二是利用当地政务网。建设面向本级各部门各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台，它能够接收各立档单位电子文件，能够为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务，实现各部门档案信息资源共享和服务工作。三是利用公众网。建设面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台，这是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，它依托公众网，通过档案网站建立满足公众查阅档案需求的利用窗口，同时，采集具有重要保存价值的各类数字信息，进行资源整合，实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采取必要的安全措施，实现馆际档案信息交流。四是利用计算机单机查询。学院还没有建立档案系统局域网的，利用者可到档案室的专用计算机上查询。也可由档案管理人员代为查找，找到后将其所需档案通过电子邮件等方式发送给利用者。目前长江工程职业技术学院档案室采用的就是这一方式。
0 引言
随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。但按其记录性质及其采用的技术和设备，总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案。随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案，使整个档案管理工作发生着深刻的变化。根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存，相互兼容，协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是档案工作者深入思考的课题。
1 电子档案与纸质档案的各自特点分析
1.1 电子档案的特点
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优越性，主要表现在如下几方面。
（1）档案信息存储丰富性
电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。
（2） 档案信息生动形象性
随着网络技术的成熟，电子档案与多媒体信息相结合，通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性，使反映出的信息图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化
再现。
（3） 信息存储与利用的迅速准确性
电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。
1.2 纸质档案的特点
纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来，这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体被使用，它具有以下特征。
（1） 信息与载体的依附性
由于载体与信息的统一，构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面，也体现在其存储介质的原始依附性上。在传统介质上，信息与载体是密不可分的，一旦信息与载体结合，就很难将其分离。同时，只有通过依附在纸张等载体上的文字、图形等，才可以了解其所承载的信息。
（2） 档案信息的原始凭证性
从其形成过程来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。与档案信息相依托的载体，是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。
2 并存时期档案管理工作的发展策略
2.1 更新观念，提高职业素质。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案
管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式，工作重心，服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求，在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。
2.2 改进、创立档案管理标准与制度
新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。档案信息系统的质量取决于数据的质量，要求设立数据格式标准，如已颁布的《档案著录规则》（ GB379215- 85） 、《文献主题标引规则》（ GB3260- 83） 等，新型载体档案广泛应用后，建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓，如统计标准，著录标准，标引规则标准等； 计算机数据库设置标准，新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等，都有待进一步改进与完善。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节； 由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与
确定。
2.3 创新档案管理体系
吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系。以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。
（1） 在管理方式上，许多管理环节可以借助计算机管理信息可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。
（2）电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理； 电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度； 电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别； 电子档案的提供利用同纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点，但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提，电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备，所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作，以保证其在利用中得以准确恢复并易懂。再次，在管理程序上，纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程，而电子档案的管理程序并不明显，由于许多环节在机上操作，所以在具体环节衔接上并不紧密，有些管理程序有可能同时进行，相互交叉，这些并不影响电子档案整体管理。
参考文献
1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。
2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。
3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。
二、电子档案管理概述
电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：
1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。
2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。
3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。
三、纸质档案管理与电子档案管理的融合
（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性
纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。
（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合
纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：
一、信息技术下的企事业单位档案特质
（一）集成性当企事业单位档案管理工作实现信息化管理之后，企事业单位中的档案信息只需要进行一次性的整理与录入，当这个过程完成之后，整体的档案管理工作就能获得基本完善，此时，数据整理、输入和应用得到了集成，而数字化时代下企事业单位档案管理工作的集成性也被集中体现出来。档案信息在具有集成化特点的基础上可以得到高效率的利用和共享，从而提高档案信息的服务能力。完整性与高效率是电子档案信息系统的重要特点，也就是说，在企事业单位运用信息技术开展档案管理的过程中能够让档案管理呈现出高效率以及高适应性的特点。（二）动态性利用信息技术开展企事业单位档案管理，其动态性特点转换在三个方面：一是档案信息采集具有动态性。当数据信息收集以后，可以随时传送到数据库中，这个输入过程所需要的时间极短，所以说档案数据库可以进行实时更新，而这种动态性在传统的档案管理工作中是难以实现的，而在企事业单位档案管理中运用电子档案，则能够十分简单的实现这种实时更新；二是档案数据可以得到动态化。档案信息一旦进入数据库，数据库系统就可以开展数据处理工作，如果数据存储服务器容量较大，则处理过程所需要的时间也十分短暂。这个过程能够降低以往人工操作中产生的错误和失误，而且能够提高数据处理效率；三是在实现数据收集以及处理的动态化后，档案数据的和利用也就具有了动态化特点，档案信息需求者可以较快的了解动态信息并进行利用，从而能够提高企事业单位在档案管理工作方面的工作效率。
二、电子档案在企事业单位档案管理中的应用举措
（一）技术保障电子档案在企事业单位档案管理工作中的应用首先要求企事业单位能够对档案信息化管理系统进行建立健全。企事业单位需要以多媒体技术、网络技术、数据库技术为依托，对企事业单位中的档案管理软件进行升级、改造与更新。同时企事业单位要对管理档案软件技术进行构建和完善，对档案资源开展统一的规划与集中的管理，在符合企事业单位管理工作特点的基础上，构建方便快捷且具备较高技术含量的电子档案管理系统，从而让档案管理工作中的信息收集、信息分类、信息鉴定、信息保管以及信息调用实现信息化以及档案管理的数字化和自动化，确保档案信息在利用过程中能够方便快捷并使档案信息的寿命得到延长。电子档案与传统档案最明显的区别在于存储介质的不同，而在使用这些存储介质进行存储的档案技术在利用过程中必须使用支持档案存储媒介的软件与硬件，所以二者的完善是运用电子档案的重要前提。其中软硬件主要包括网络设备、文件数字化设备、服务器以及其它能够支持档案构成的基础设备等，对软件的要求是具有稳定的性能以及实用、可靠的特点等。（二）人才建设人才队伍建设在运用电子档案的过程中发挥着关键作用，运用电子档案过程中对人才的需求主要体现在三个方面：一是在技术改进以及档案管理工作方式转变中需要高素质人才；二是档案管理质量以及服务质量提高过程中需要高素质人才；三是在实现电子档案管理规范化过程中需要高素质人才。所以企事业单位在运用电子档案的过程中要重视研究型人才、管理型人才以及操作型人才的培养，并根据实际需要对三种人才进行合理配置。在人才培养方面，首先要求企事业单位能够树立正确的人才观。认识到人才是企事业单位档案管理工作中的第一资源，在重视和研究档案管理人才培养的基础上调查单位中对档案管理人才的需求以及档案管理人才培养计划，同时要制定规范、科学的人才培养机制以及人才激励机制等，从而确保档案管理队伍专业素质的提高以及档案管理工作人员积极性的调动；其次在人才培养途径方面，企事业单位可以利用激励机制来调动档案管理人员对自身知识进行更新的自觉性和积极性，也可以聘请社会专业人士开展讲座来提高档案管理队伍素质，同时可以采用走出去战略将档案管理人员送到单位外培训机构进行培训，其中高等院校就可以成为企事业单位进行档案管理人才培养的重要基地；再次，企事业单位要促进档案管理队伍的人才流动，通过实行严格的考核制度来推动档案管理队伍的优胜劣汰，同时通过聘任制度的完善来对档案管理队伍进行完善，从而对档案管理队伍开展稳定、动态的更新与管理。（三）安全保障体系建设在电子档案运用中，安全问题一直被档案管理工作者所关注，构建安全保障体系是确保企事业单位档案管理质量的重要方面，对提高电子档案归档质量、利用能力以及服务能力具有重要意义。企事业单位电子档案安全保障体系的构建包括硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障三个方面。在硬件设施安全保障中，应当重视对服务器运行状态的监控，重视对档案日志的更新，同时要强化机房环境保养与监控，对老化的设备与线路进行更换；在网络安全保障方面，需要对存储于客户机和服务器中的档案文件进行定期检测与扫描，在设置浏览权限的基础上避免感染病毒，同时要通过对防火墙技术的利用来合理内网与外网，并在内网与外网的连接方面制定严格的规则；在应用系统安全保障方面，首先要构建其用户访问平台与日志文档中心，其次要根据系统的更新来检查所应用的安全措施是否有效。另外要重视档案管理人员安全素养以及安全管理意识的提高。
作者：冯丽博 单位：河北省地质调查院
1.1档案载体多元化的定义
所谓档案载体的多元化，是指突破原来仅有的纸质印刷这种传统的形式，采用新科技、新技术对文献资料进行收集、整理和存储，并逐渐向以磁、光电等作为介质的载体发展，建立多种存储方式并存的模式。尤其是以新科技为基础的信息化存储方式，极大地丰富了各单位的档案内容，也改变了传统的档案存储方式，优化了传统的信息获取模式以及信息管理方式。此外，载体多元化也促使传统的档案管理机构更快地向复合型档案管理发展。由此可见，这一系列的变化都在影响着档案管理机构的现代化发展。
1.2档案管理机构信息载体多元化的基础
在信息载体逐渐演变的过程中，并不是完全适合物竞天择、适者生存的自然法则，在新的载体出现的同时并没有伴随着传统方式的消亡，而是在这种发展过程中同时体现出了兼容性，体现了信息载体发展的特点和规律。所谓载体之间的兼容性就是指各种载体形式同时存在，并且相互依存，互相补充，彼此协调一致的发展、存在，并且以一个整体的形象出现在大家面前，一起履行信息储存、交流的使命。
1.3信息载体多元化发展的管理对策
对于档案管理机构而言，现有的信息载体类型以及档案在所有的档案资源中的比例都会直接影响管理策略与方针。随着科学技术的发展，载体类型会不断增加，而且各种载体的资源量会有所变化，因此制定有效地管理策略十分必要。对于它的管理，首先应考虑不同的信息载体之间的科学分配问题。根据各种载体形式的特点，选择出主要载体和辅助载体。还要根据每个档案管理机构的实际情况，充分考虑载体的差异、资源建设的资金投入以及档案管理机构空间大小对载体的影响等因素，做好规划。
2.纸质档案与电子档案各自的特点
因为信息载体的巨大优势，以及被人们所接受的程度，在担负起现代科技信息活动任务的同时，电子档案给纸质档案带来了很大的挑战，但是这并不代表着纸质档案会就此消失。纸质档案能够与电子档案共同存在的原因主要有：一是由于人们的使用习惯已经养成，对纸质档案的钟爱依然无可取代。纸质档案的便捷性及其悠久的历史使这一载体保持了与大众很好的亲和力。二是电子档案虽然在迅速发展，但其性能并不能够在每一个方面都超过纸质档案，甚至在某些方面，纸质载体反而会比电子载体更具有优势。比如，大众更喜欢用纸质载体，因为其适合大众的阅读习惯。据有关统计显示，有56%的人习惯阅读印刷型文献，视听文献以及机读文献分别占有17.2%和9.9%的比例。因此，纸质文献仍然有它存在的价值。同时，纸质文献更易于保管，不需要专门的设备以及特殊的阅读条件，因此电子文献并不能全方位的承担信息交流的任务，它的性质也决定了需要其他辅助载体的支持。因此，纸质载体的存在还是有必要的。三是电子信息技术的快速发展不仅带来了管理上的创新，同时也促进了纸质载体潜能的进一步开发。纸质载体的发展一直与生产力以及生产技术的发展水平密切相关。从手抄传阅到刻板印刷再到活字印刷，一直到机械印刷以及现代的数字印刷，纸质载体的作用一直在得到不断的开发利用，电子技术的发展，使纸质载体的潜能有了进一步的可开发性。
3.档案信息电子化的益处
档案信息电子化是指对那些馆、室所藏的资料以及以机读或纸质形式存在的资料，通过计算机技术对其进行整理、分类以及加工，并将其转化为可以通过计算机进行阅读使用的文献资料，其益处主要有：一是可以充分发挥出计算机的潜能，进一步提高利用效率。当前，大多数档案管理机构对计算机的应用还比较单一，开发出的功能也比较简单，有的只是利用其存储目录或者进行文件打印存储，较低的利用率不只是浪费了大量的人力物力这么简单。二是减少二次文献利用的加工时间，提高档案信息所具有的时效性。传统的手工信息加工模式是指：选题———选材———编辑———出版，这种传统的整理模式，从文件资料到能够使用的二次资料所耗费的时间较长，因此会降低信息的时效性，影响档案信息的使用价值。档案信息的电子化，使读者可以通过计算机直接读取资料，并且利用计算机完成加工程序，操作上更加便捷。三是档案信息电子化的发展，使一次投入多次产出成为可能。电子化的发展改变了信息加工受经费限制的缺点。通过手工对信息进行加工，编辑出版需要很多的经费，信息的电子化不仅方便了大众的阅读，也降低了资金的投入。就目前的情况看，国家正在压缩财政开支，各单位离开财政的支持来解决档案升级和现代化管理会困难重重，在这种情况下，开源节流不失为一种好办法。四是档案信息的电子化，可以通过其他介质将成果进行拷贝，并且可以及时的送到各个部门，在扩大社会影响的同时也拓宽了社会服务范围，档案部门的地位也因此得到提高。五是档案管理的电子化，使得档案信息可以更好地与新技术接轨，虽然我国的信息高速公路尚在建设之中，但是要注意这方面的发展以及最新动向，使档案工作不断地适应社会的发展，为今后的工作打下良好的基础。
