时间：2023-05-24 08:58:19
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇高校科研档案管理范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
二、探寻新的档案收集方式，保障学校知识储备和技术储备
目前高校科研档案文件材料的收集存在着“重行政轻项目”、“重上级轻自产”的问题，对于科研工作中的行政文件和上级来文管理的比较到位，但对于随科研项目产生的“自产文件”的管理则有缺失。项目中一些非常重要的“论证报告”、“原始试验数据”、“计算文件”、“设计文件”等资料都没有归档。这些文件对于项目后期研究以及整个学科发展都是非常重要的，属于学校的无形资产，这些文件没有得到及时保存，随着一些科研人员的流动，会使得学校遭受损失，甚至影响一个专业、学科的兴衰。而且对于科研项目“自产文件”归档还应与项目同时进行，如果在科研项目进行阶段不对其明确归档要求或资料没有交齐，后期很难追回或者归档的不是最终有效的文件。同时在档案文件材料收集过程中还要关注档案的“价值”，一定要研究档案文件材料的甄别方法，否则花再大力气收集到的档案文件材料都是没有意义的“垃圾”文件。这就需要加强档案部门与科研主管部门的协作，构建全新的由科研主管单位负责，档案部门具体承办的科研档案管理机制。这不仅突出了科学研究过程中档案文件材料收集的重要性，还使对科研档案全过程的监督更加有效，科研档案由结果管理转变为过程管理，保证科研档案工作与科学研究同步进行，从而进一步保证档案质量。同时强化归档资料责任管理，明确各级人员签字和盖章，确保文件责任人可追溯，从根本上保证“收的全”、“有价值”的问题，保护学校知识和技术成果，保障学校的实力和竞争力。
三、探寻新的档案利用方式，促进科研人员之间的交流协作
长期以来，由于档案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得档案的利用一直采取严格、谨慎的方式。尤其对于科研档案的借阅，不仅仅限于以上特性，还要考虑项目密级等，这就使得档案借阅手续繁琐、复杂。值得注意的是，科研档案不仅是学校发展的见证，更是科学研究的基础，尤其是研究实验阶段的档案文件材料，可以使我们在以后的研究中规避很多风险，提供很多借鉴。对于科研档案有条件地开放查阅权限，可以进一步促进科研人员之间相互借鉴、交流和科研团队之间的协同发展，有助于形成学校内部良性竞争环境，实现人才跨越式发展，进而起到推动学科发展的作用。这就需要在保密制度的原则下，对科研档案知悉范围重新审定，力求使科研人员更多地获取所需信息，并在可控的范围内尽量简化档案查阅程序，提高档案利用效率，充分发挥档案的借鉴作用，从根本上保证档案“用的好”。
四、探寻新的档案管理方式，使档案成为全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研档案管理方式是在管理职能上平行、归档上滞后的方式，也就是科研部门与档案馆是按职能进行分工，双方对于科研档案管理没有明确的隶属关系。在这种情况下要实现科研档案的完整和准确归档，就必须相互协调、沟通，否则就会由于职责边界不清、阶段衔接不好，从而产生项目管理空白点。而且各课题组是在项目结束后，才把形成的文件材料移交到档案部门，所以项目档案的质量管理带有明显的滞后性。今后如果可以把档案管理纳入到科研管理的全过程，不仅可以保证档案质量，还能有效追溯责任，使档案管理工作处于受控状态，进而提升科研管理水平。档案管理实质上是一种质量管理，要求在每个环节中都要按计划、执行、检查和处置四个具体步骤去开展，形成闭环管理，所以通过档案管理的工具作用来全面提升科研工作的综合管理水平，应成为我们全面构建档案管理方式的新目标。这就需要高校将科研档案管理和科研管理进行一体化设计，让档案管理成为全面提升科研管理工作的有力抓手。档案管理遵循证据链、可追溯的原则，将从根本上实现管理的过程控制，并能进一步规范办事程序和管理流程，使管理工作中的各个环节都处于受控状态，实现对各职责履行情况的有效监督。
科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。
一、高校科研档案归档范围需要重新界定
界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:
（一）科研项目档案
科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因
（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。
（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。
（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。
（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。
鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。
三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解
（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。
（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。
（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。
同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。
为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:
(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。
(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。
(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。
总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。
参考文献：
一、高校科研文件档案管理存在的问题
1.关于高校科研文件档案管理制度建设
目前高校科研文件档案管理是参照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》以及《科学技术研究档案管理暂行规定》执行的。建立完善的科研文件档案管理制度是高校科研文件档案管理走向规范化的重要标志。笔者在于2013年3月份对山东省高校进行走访调研时发现，目前大多数高校出台了科研文件档案管理办法或规定，但有近1/3的高校至今仍未出台科研文件档案管理制度。大部分高校已经将科研项目档案管理纳入了科研项目管理活动的整体工作规划中。这就使得部分高校的科研文件档案管理工作不能顺利完整地进行，科研管理工作与科研文件档案的管理工作严重脱节，科研工作和建档工作的“四同步”管理无法从制度上得到根本保证和贯彻落实。
2.科研文件档案的归档
将形成的科研文件加以系统整理，及时向高校档案管理部门移交归档，是相关人员的责任和义务。通过归档和集中统一管理，有利于科研水平的提高，有利于积累科学技术发展的财富。笔者在调研时发现，有一半的高校的科研项目文件材料的归档基本趋于完整，有近1/3的高校科研项目文件材料的归档不够完整仍有近1/5的高校科研项目文件材料根本没有归档。为数不少的科研人员档案意识不强。
3.高校科研文件档案管理的信息化建设
从科研文件档案管理纳入信息化建设的程度看，目前仅有极少数高校的科研项目档案的信息化建设已纳入学校信息化建设中，实现了科研文件档案的数字化、网络化管理。
从高校档案管理计算机系统与科研管理系统之间的关系来看，只有1/10的高校的科研管理系统中包含档案管理模块或是科研管理系统与档案管理系统之间有接口，近一半的高校的档案管理计算机系统只是独立的网络版档案管理系统，近1/3的高校的档案完全不用计算机管理。上述情况表明，一方面高校的档案管理计算机系统与科研管理系统没有实现很好的功能衔接，另一方面部分高校没有跟上档案计算机现代化管理的时代步伐。
4.高校科研文件档案的保管与鉴定
然一半以上的高校的科研档案数字化成果进行了脱机保管，但有超过半数高校的科研档案数字化成果没有进行异地保管。一半的高校对科研文件档案进行过鉴定，提高了本校科研文件档案的质量和管理水平，为科研文件档案提供有效利用提供了良好的条件。
5.高校科研文件档案的提供利用
从科研文件档案版权角度看，在数字化信息化时代，科研文件档案的版权问题应引起我们的重视。在进行电子科研文件档案信息利用时，要提高版权意识，使科研文件档案信息的提供利用在法律规范内进行。笔者在调研时发现，仅有1/10的高校在科研项目文件档案归档时鉴定了开放协议，然而大多数高校，在科研项目（课题）归档时没有鉴定开放协议。
二、高校科研文件档案管理的对策思考
1.完善高校科研文件档案规章制度
完善高校科研文件档案管理制度，是高校科研文件档案管理工作走向规范化的关键。高校科研管理部门和档案管理部门应做到权责明确，密切配合，建立完善的、与时俱进的、符合本单位实际情况的科研文件档案管理制度，对科研文件档案的移交、接收、管理、利用等作出明确规定，做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定。应将科研文件档案工作纳入科研规划、管理制度和有关人员的工作职责范围，同时做到“四同步”：下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研项目进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步，从而促进科研档案管理工作朝着制度化、规范化的方向发展。
2.提升高校科研人员的档案意识
由于高校科研人员对档案知识和档案管理法规缺乏系统的了解，档案意识淡薄，有时出于对技术保密的原因且不了解归档范围，科研人员往往未将科研活动中形成的重要记录归档保存，导致某些重要的科研记录无法归档。因此，高校档案工作者肩负着进行宣传教育的重任，让科研人员明确自己担负着科研文件材料的形成、积累、立卷、归档的职责与义务，使其在思想上重视科研文件的归档工作。增强科研管理人员的档案意识，扎实地将科研档案建设与管理工作纳入科研管理的各项工作职责中。
3.加强科研文件档案管理的信息化建设和全过程管理
此次调查结果显示，只有不到十分之一的高校科研管理系统中包括档案管理模块或与档案管理系统之间有接口。不少高校的档案信息化建设与科研业务活动及其管理的信息化过程相分离，档案管理系统和科研管理及其信息系统之间存在孤岛关系，难以保证数字工作环境下电子文件和数字档案的真实性、可靠性、完整性和长久可用性。因此，应将科研文件档案的管理纳入科研项目资源管理及资源配置的最优化管理，在科研活动过程及其管理活动中，实时进行电子科研文件的规范化和档案化管理，变阶段性孤岛系统管理为连贯性集成化管理与网络化服务，建立与科研计划项目活动及其管理业务流程集成的全项目期和全文件生命期的动态管理机制，保障科研活动数字信息真实性、可靠性、完整性和长久可用性。
对于高校科研文件档案管理来说，“前端控制”思想的核心就是整体规划、档案管理业务提前、对高校科研文件档案进行全过程监控。这一理念在档案界一经提出就不仅适用于电子文件档案的管理，而且同样适合于纸质文件档案的管理。也就是说，即使在纸质科研文件档案形成和管理阶段进行控制，对于文件归档后的管理也起到事半功倍的作用。它以科学管理和有效利用为目的，重新设计文件档案管理流程，实现了整体效益的最佳化。
4.重视对高校科研文件档案的鉴定工作
科研文件档案作为科研活动的真实历史记录，是高校和国家重要的科研资源，是社会的无形资产。随着我国经济建设和科技活动的发展，高校科研文件档案的鉴定就成为保证高校科研档案质量，使科研档案更好地发挥作用的一项重要措施。在电子文件盛行的今天，对科研文件档案价值的鉴定不仅要在文件转化为档案之前进行，而且还要将鉴定环节尽早地提前，在文件生成之际乃至形成之前就对其进行鉴定。从系统产生的大量电子信息中截获电子文件的同时，便对其进行同步鉴定，加强控制。实现电子文件生成之际的初级鉴别和初次鉴定的自动化，为高校科研文件档案的管理利用打下良好的基础。
参考文献：
[1]安小米.我国科技计划项目档案管理研究[J].山西档案，2007（4）.
一、加强科研档案管理工作
高校档案管理队伍包括高等学校档案部门专职档案人员和各职能部门的兼职档案人员。从事档案工作的人员知识水平和文化程度不高，给档案工作带来一定困难。特别是兼职档案人员，工作性质决定他们工作更换频繁，影响了档案工作和学校各项工作的进展。这就要求学校重视人员安排，使具有高素质的人员加入。
从事档案工作的人员必须具备有工作热情、踏实的工作态度，甘愿为档案事业做贡献，具备良好职业道德的同时，还应有保密意识。选拔人才时还要考虑年龄结构、知识层次等方面的因素，以稳定档案队伍的建设。
开展档案专职及兼职从业人员的业务培训工作。每年定期组织从业人员参加辽宁省、沈阳市档案系统的岗位培训和资格考试，特别要重视对兼职档案人员的培训活动，使其都能取得岗位培训证书，每年年底由档案部门对其进行考核，给予优秀人员奖励，同时和各基层单位的考核挂钩。在每年档案宣传日活动中，档案人员在做宣传的过程中能够提高自身能力。
做好专职及兼职档案人员学习与交流活动。定期带领档案人员到评比优秀的单位参观学习，学习他们的先进经验，同时参观历史图片展览，还要定期邀请专家来讲座，给兼职档案人员做学术报告，使档案人员接受新知识，适应档案事业的发展。档案馆馆长还要向校领导争取外出学习的机会，派代表到苏州大学参加档案管理软件学习交流，让档案人员长知识、开眼界。
二、加强科研组卷和日常管理工作
《高等学校档案工作规范》明确指出，部门立卷是高校档案工作的基本制度和基础。因此，学校各级组织必须做好部门立卷工作。
1.做好科研档案立卷管理工作。根据以往的经验，个别教师的科研课题在结题后不愿存入档案馆，为以后评职称，聘岗利用方便，都想个人保留。因此，每年我们分管科研档案的工作人员要经常到基层找教师收集科研档案，工作起来很辛苦。针对这一现象，我们同学校有关部门及科技处取得联系，制定有关制度，并取得了一定的效果。如：教师在结题后到财务处领取科研经费时，按规定到档案部门归档，归档材料齐全后由档案部门盖章签字方能到财务处领取科研到款额，这就解决了档案存档不齐全问题。
2.加强对立卷工作的监督检查，支持和重视档案部门工作。各级领导要经常对本部门兼职档案员档案归档立卷工作进行指导，制定立卷工作职责，定期做好改进工作。同时，每个部门由一名主管领导负责兼职档案员工作，将档案管理作为年底领导考核的主要依据，不合格的归档部门的领导在换届时不能继续担任领导职位，以此大大提高各级领导的重视程度。
3.高度重视进馆后科研档案的收集、整理、装订等工作。严格按照《档案归档范围和保管期限表》的要求，整理、分类、组卷，要求准确地划分保管期限，写清楚题名与责任者。把合同、课题、专利等科研材料及时收集齐全，并对科技成果获奖证书进行跟踪收取，确保科研项目的收集完整齐全，不允许有任何遗漏现象发生。
三、对高校科研档案存档的几个建议
1.完善科研档案管理体制。为今后更好地做好科研档案管理工作，档案部门同各职能部门要认真制定好有关的归档管理制度，科研课题组的负责人要将组织研究的一切数据及研制过程归档，如科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段、应用转化推广阶段等需要的材料，都必须全部归档。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，提高科研档案的归档率。
2.增强档案管理员归档意识。由于档案人员对科研档项目过程不了解，无法掌握其流程状况，不知道课题组的研制阶段进行到什么程度，特别是不能及时了解成果，导致归档材料不及时，有的材料甚至无法归档。主要原因在于有些科研人员归档意识不强，在项目完成后不愿意归档，这样就要求我们必须增强各部门人员的档案归档意识、责任感和使命感。
3.实现科研材料全面归档。科研档案归档材料不齐全不完整主要表现在：归档的材料中复印件过多，存在着公章、签字不全;缺乏科学性和合理性，造成档案无法归类;科研部门对科研项目分隔管理，导致科研成果归档时间不统一。对此，要完善科研档案归档材料，实现科研材料全面归档。
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0314-03
0 引言
高校是教学、科研和培养人才的重要基地，高校科研档案集教学、科研、管理于一体，是高校完成历史使命，为社会发展提供人才、智力支持的丰富的信息资源。做好新时期高校档案创新服务工作，进而为促进教育事业及经济社会的协调发展服务。
1 规范档案管理，建立科研档案服务机制
档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。高校档案管理部门应在不断完善传统的管理服务的同时有针对性的进行一些特色服务；改变使得档案信息管理滞后的服务方式，采取网上服务和主动服务相结合的方式使得档案信息获得超前服务；使得管理的文档资源得到充分的利用，需要采取各种各样的宣传方式，比如内部或公开的出版物、公开的新闻报道等；为了促进文档资源更好的服务学生和教职员工，需要实行相关的服务措施比如：代查代检、代复制、文献传递等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深层次的研究和分析成果；为提高服务的效率需要充分利用现代信息技术；为档案管理积累资金需要适当采取有偿服务；适当进入市场,积极参与科研成果的转让。
1.1 建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。目前，国内许多档案馆（室）采用便利的因特网进行网上服务，这样的方式对于可以更加方便的搜集和共享社会和单位提供档案资源。
档案工作者为了达到信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，需要基于互联网快速的建设更加的完整和系统档案信息资源数据库；为了实现档案工作的自动化管理，档案信息的法制化管理。就要在建立健全电子文件全文数据库的同时，在因特网上按时监管处理好电子文件以备利用。
1.2 “电子文件(档案)数据管理中心”具备广阔的覆盖面积，丰富多彩的内容，很高的实用性等相关的优点。因为它的建立能够使得电子文档数据管理中心统一监管和处理授权给网站的各单位的归档电子文件，与此同时，各单位可以共同分享该网站上加密的或者是有限制的电子文件，使得电子文件的查询、利用服务变得更加的便利，促进了资源共享。
1.3 电子文件的自动上传收集。当前档案管理部门工作的不可小看的一个关键环节就是如何收集整理在单机上形成的电子文档。相比较于传统纸质档案的收集整理，他们的最大区别在于，目前档案部门早已摒弃了浩海如烟的纸质文档收集整理，而是在互联网上设置电子文件自动上传的工作窗口，采取下载和上传的方式完成文件的电子文件形式的传输，这样的方式能以最快的速度收集实时的文档，并快速的归档于档案馆(室)的服务器,
1.4 开展在线服务。当下是现代信息技术应用飞速发展的时代，它在各个领域都不断地改变着人们工作、学习和生活的环境。现在各种各样的信息系统和信息网络能够及时滚动的转达准确、有效、全面的信息使得人们获得实时的信息。因此手工式的档案收集管理、利用服务方式完全落后于现代化的档案服务方式。档案部门仅仅是利用电脑，在网页上汇编好专题，设置好相关的数据库查询窗口和提供相关服务的电子邮箱就可以使得利用者与档案馆（室）以电子邮件的通讯方式交流信息，实时对文档资料的真实性和价值性提供咨询，提供查询和资信服务。
因为各种因素的限制，很多高校的教学科研档案管理的人员并非经过严格招聘而来，大多数都没能接受档案管理的正规教育，不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。部分高校的二级学院也没能配备具有专业素质的教学科研档案管理人员，基本上都是由教务、教学管理人员兼任教学科研档案管理一职，正是因为身兼数职，才给教学科研档案带来了更多不利。
2.缺少资金投入，各种硬件设施不足
档案信息化管理是档案管理必然的趋势，但要想实现档案信息化管理需要大量的资金来购入各种先进的设备，例如各种安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备、网络设备、软件平台等等。这些先进的设备都需要很多的资金。然而很多高校的档案管理的资金来源都主要是依靠财政预算和上级的补助，但是那有限的资金却很难满足教学科研档案管理信息化的要求，正是因为如此，硬件设施无法跟上地方高校档案信息化管理的要求，使得高校档案信息化管理受到了严重的制约。
3.档案的信息输出能力较弱
高校的教学科研档案管理部门要将开发的教学科研档案信息通过不同的传播形式，积极的传递给广大师生。而目前我国大部分的高校教学科研档案管理部门的信息输出能力还很弱，因此，高校的教学科研档案信息输出不能够完全适应高校师生对教学科研档案信息的需求。虽然部分高校将教学科研档案的部分内容信息在校园网上进行公布，但这具有一定的局限性和特殊性，无法满足广大师生对教学科研档案信息的需求。因此，我们高校的教学科研档案管理部门以及工作人员应该自觉地改善服务模式，努力提升自身的业务水平，力争让所有需要教学科研档案信息的师生都能够“高兴而来，满意而归”。
4.靠政策、少创新,重管理、轻服务等落后观念顽固存在,转变观念仍是管理工作中的重点之一
许多高校对教学科研档案管理工作的内涵和重要性认识不足,在管理上还受到了传统观念的影响，忽视教学科研档案管理的现代化、高效化和智能化,在教学科研档案管理上着眼局部,缺乏整体的规划,工作的积极性和创新性发挥不够,在管理观念上依然习惯于传统的管理观念、理论和方法,“等、靠”思想十分严重。这些认识上的不足,导致教学科研档案管理处于相对被动、滞后的状态。同时,重管理、轻服务的思想根深蒂固。
二、改善高校教学科研档案管理的对策
1.创新管理理念，树立全员档案意识，打破传统思想观念
之所以档案管理人员与教育领导阶层会缺乏足够的档案现代化管理意识，是因为他们没能明确教学科研档案管理的最终目的。做好高校教学科研档案管理工作，其最终目的是为了能够实现“信息服务学校、服务社会”，让这些档案有效的为学校教学服务，提高高校的教学质量，培养出更加优质的人才。同时还必须要打破传统的观念，清晰的认识到做好高校教学科研档案管理工作对档案事业发展的重要性。不能够仅仅从经济利益角度进行衡量，而应该从多个方面进行衡量。
2.尽量拓展资金来源
各种财政预算可以作为教学科研档案档案信息化管理的主要资金来源，但却不应该成为唯一来源，档案部门应该要尽量的拓展资金的来源，积极的为教学科研档案管理配置各种能够适应时展的软、硬件设施，加快教学科研档案信息化管理的进程，促进高校教学科研档案信息化管理的实现。档案部门应该积极的将教学科研档案信息化管理工作纳入到地方信息化或电子政务建设规划中，以便于能获得更多的资金支持，为信息化管理提供保证。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作，获得相应的网络优惠支持等，与当地有关的IT企业合作，减少软件平台开发资金。
3.创新管理制度，完善教学科研档案管理规范化
随着我国高校教育改革的推进，创新的教育理念促进了我国高校在办学方式、学科领域建设等方面都呈现出多元化的发展态势，同时也促使了高校教学科研档案的种类呈现出复杂化、多样化趋势，为了能够让高校的教学科研档案能够发挥其应用价值，就需要对高校的教学科研档案管理机构及教学管理部门进行一个明确的、科学的界定与分工。因此，必须使管理制度创新走在实际工作的前面，来指导和约束管理行为。各高校要依据国家颁发的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》要求，制定合理、完善、适合本校特点的教学科研档案管理规章制度。将全校教学科研档案分为学校、教务处、二级学院，并规定相应的管理范围。做到分工明确，克服和防止工作的随意性和盲目性，形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的工作机制，使教学科研档案管理做到“三纳入”、“四同步”。要制定明确的教学科研档案目标管理标准，积极开展档案管理业务培训，加强二级学院的教学科研档案管理体系的完善，不断总结经验，加大规范化建设力度，实现教学科研档案管理的科学化和规范化，只有这样才能使档案管理工作步入规范化的轨道。以此来充分发挥高校教学科研档案在高校教学研究、教育管理、教学活动等各项工作中的作用，以此来提高我国高校的教学科研档案的科学管理水平和质量。同时完善的教学科研档案建设工作能够帮助我们树立全局的观念，具备超前的工作意识。
4.利用信息化管理手段，实现教学科研档案的现代化管理
随着时代的发展，纸质教学科研档案逐渐成为数字化，而互联网的普及使得教学科研档案开展网络服务已成为可能。高校应加大教学科研档案现代化设备的投入，积极的将计算机技术应用于教学科研档案的管理，并建立教学科研档案管理信息化服务网络，通过信息网络手段实现对教学科研档案管理服务升级，充分利用校园网等各种网络平台，积极推进教学科研档案信息资源共享。
5.加强档案管理人才培养，提高档案服务意识
教学科研档案管理人员的业务素质直接关系到教学科研档案工作的质量，因此，要加强对教学科研档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，在深入了解教学科研管理工作的基础上，不断提高教学科研档案业务管理水平。此外，还要认真做好教学科研档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力，成为既具备教学科研档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才，使档案服务做到以人为本，由被动变主动，为广大师生提供不同形式、不同内容的服务，更好地满足师生员工对教学科研档案的利用需求。
6.建立教学科研档案服务信息反馈机制
【基金项目】吉林省教育科学“十二五”规划课题《吉林省民办高校科研实力培育对策研究》，课题编号：GH11433。
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）06-0011-01
近年来，许多民办高校在完善教学体制和管理模式的同时，已由最初的教学型院校逐步向教学科研型院校转型。因此，科研管理工作的科学化和规范化日益得到重视。但是，由于民办高校办学时间短，面临着如何尽快提高科研管理能力和学术水平等问题，而解决这些问题的重要途径之一，就是建立合理的科研档案管理体系，以便更好的服务于科学研究。
档案是人类社会各种组织与成员通过有意识的创造性劳动而逐步形成、积累并保存下来的有价值的文字、音像等的原始记录。科研档案是科研管理部门对科学研究活动的记录，是科学储备的一种形式，包括文字、图表、数据、音像等各种形式载体的相关文件材料。科研档案是科学研究的基础和条件，通过规范化的管理，为科研工作提供详实、有价值的参考资料，从而促进科研工作水平的提升。
一、民办高校科研档案管理的现状
1.科研档案管理意识薄弱
多数民办高校科的科学研究处于初期发展阶段，科研管理人员没有进行过系统的档案知识培训，对档案管理意识淡薄，对科研档案形成不明确，忽视了科研档案的收集、整理和归档，从而导致科研档案工作不能有效进行。
2.科研管理机构缺乏经验
目前，一些民办高校由于办学特点的原因，多重视教学，轻视科研，科研工作浅尝辄止，许多民办院校没有独立的科研管理部门，这导致了科研档案管理工作成为可有可无的辅工作。即使随着学校发展的需要，部分民办高校已经意识到科研工作的重要性，但是缺乏科研管理工作经验，对于科研档案管理知识了解较少，造成了科研档案管理与科研工作不相适应的现状。
3.科研档案管理制度不健全（建档不完全、不系统）
现阶段民办高校竞争的核心已不仅仅是资金、人才和技术，更重要的是制度建设。科研工作在民办高校的比重相对较小，因此科研管理方面的制度多处于初级建设阶段，对于现有科研制度的管理、执行、监督亦不能一脉相承；此外，随着民办高校科研工作的逐步深入，科研管理制度的更新较慢，原有的科研制度不能适用于现阶段的科研管理工作。
4.各种硬件设施不足
对于科研管理的硬件设施要求多集中在科研管理系统和科研档案室的建立等。目前，民办高校科研工作仍处于量化积累阶段，需要归档保存的信息数据相对较少，借助于普通办公软件即可管理。另外，科研管理系统建设的经费投入较大，不仅有前期的系统购买费用，往往还有后期的系统维护费用，因此，科研管理系统在民办高校没有得到有效的应用和推广。而对于多数民办高校科研档案室是比较容易达到的，但是后期管理并不能很好的跟进。
二、科研档案管理在民办高校科研工作中的重要性
1.有效的科研档案管理有利于科研项目和科研成果的申报
档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作[1]。科研档案是科研部门、科研人员在从事科学研究过程中形成的、按照归档制度作为历史记录而保存的科技文件材料。科研档案是科研发展的历史记录，是科学储备的重要形式，科研档案提供了重要的信息资源，可指导科研人员的科学研究工作。科研项目一般要经历选题、立项、完成、结题、成果鉴定、成果申报等过程，需几年时间不等。有效的科研档案管理，可以反映科研项目的系统过程，为确定申报课题方向和申报成果提供借鉴，提高工作效率。
2.适应民办高校学科建设的需要
科研是学科建设的前提与坚强动力，科学研究可以更新教师的知识结构、丰富充实教学内容，从而提高师资队伍的整体学术水平和业务素质。从基础学科的研究到分领域的专业研究是逐步形成的，而科研水平的提高可促使学科建设进入良性发展轨道，科研成果的体现亦是学科建设成效的重要标志，高校的科研管理对民办高校学科建设有重要的促进作用。
3.有效的科研档案管理有利于提高服务质量和效率
高校科研档案是高校档案管理的重要组成部分[2]，随着民办高校科研项目的逐日增多，科研档案的建立和管理变得越来越重要。系统化的管理可增强对现有科研项目和成果的管理，增强对科研信息的开发和利用，增强数据整理的连贯性。同时，科研档案的系统管理对信息统计、科研报表都有重要意义。
4.促进科研能力提升
科研档案工作是伴随着科学技术研究事业的发展逐步建立和发展起来的，对科学研究既有辅助功能，又有促进功能。科研档案可对科学研究整体水平进行评估，这不仅是现有科研水平的体现，更是发现科研方向的突破口。
三、加强民办高校科研档案管理的途径
1.树立科研档案管理意识
逐步强化科研工作在民办高校工作的重要性，树立科研强校、科研兴校、科研带动教学和学科发展的理念，将科研工作融入到日常教学和公共管理中去。不仅科研工作者需要提高意思，积极参与科研活动，科研管理者更应摸索经验，开拓创新，强化科研档案的管理工作，将其系统化、科学化、规范化，树立正确严肃的科研档案管理意识，统一思想将科研档案管理工作做到实处。
2.强化科研管理人员业务水平
科研管理人员在整个科研管理工作中起到至关重要的作用。科研管理人员的业务水平和专业素质是提高科研管理的重要因素和根本保证。民办高校应定期组织科研管理工作者进行系统培训，有助于提高业务水平和服务管理意识。精准的业务水平和良好的工作作风将会使民办高校的科研管理工作迈上更高的台阶。
3.档案管理规范化、科学化、网络化
目前，科研管理工作已经进入信息化时代，如何利用和开发有效的信息资源意义重大。民办高校应该在科研起步阶段就做好科研工作的积累，将科研工作的内容、过程、成果进行归纳，建立电子档案，并借助于科研管理系统，将科研信息进行分析、管理，做好保密工作和资源共享等，真正实现科研档案管理的规范化、科学化和网络化。这不仅有助于民办高校科研工作的现代化管理，更是促进民办高校科研工作提高的有效途径。
中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)03-0729-03
Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研档案是科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的科技资料，是高职院校档案中的重要组成部分，是科研活动的真实记录。近年来，随着我国高等教育事业的不断发展，高校对科研工作的重视程度也不断提升，科研档案管理的科学化、规范化将直接影响科研管理的整体水平和工作效率。
1系统需求分析
1.1开发背景与目标
当前高校的科研档案管理机制，多数还只是一个上传下达的行政性管理机构。其主要工作仍然局限于传统的对科研项目、科研经费、科研成果登记鉴定、报奖等的被动管理，很少进行科研信息、科技服务信息的搜集、加工和传递等方面的工作。在人们越来越习惯于利用网络获取所需的服务的新形势下，高校科研管理需要更新观念，变革科研管理人员思维方式，强化“管理就是服务”的服务职能，必须树立信息观念，扩大信息来源，加强信息管理，提供信息服务，加强与社会的全方位联系。同时，高校科研项目与成果的规范化、信息化管理，对于提升高校综合实力也有着极其重要的意义。由此可见，提高管理效率、减轻科研管理的工作量，降低科研管理人员的劳动强度，开发和运用科研档案管理平台，实现科研档案管理的自动化、信息化、网络化，是科研管理部门急需解决的问题。
本文设计与实现的基于java的高校科研档案管理平台（以下简称平台），是针对我院科研档案管理的实际情况而研制的。该平台服务于我院的科研管理工作，可以实时动态科研信息，提供科研信息检索渠道，为我院的各级科研机构、科研人员提供便利，为辅助领导进行科研管理决策提供有力的信息支持，有助于我院整体科研工作水平的提高。
通过该平台，可以实现我院科研工作的网络化管理，形成一个新的科研数据中心和科研管理沟通平台，全面、实时、准确提供学校的有关科研信息，为学校领导有关科研决策提供辅助支持，为学校教师开展科研活动提供方便快捷的服务，为全院科研信息交流提供良好平台，使科研管理人员从事务性的工作中脱离出来，将更多精力投入到课题策划、成果推广中去，全面提高科研服务水平。1.2系统体系结构及运行环境
本系统基于J2EE基本技术体系，采用B/S应用体系结构，表现层则采用JSP页面、静态HTML、AJAX等多种表现形式，数据库服务器系统、Web服务器系统和应用服务器系统可以运行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多个操作系统平台。普通科研人员、科研秘书、管理员等各级用户通过Internet即可登陆并使用系统，克服了时间、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系统运行硬件支持环境：Web服务器一台、客户端Web浏览器若干台、数据库服务器一台。系统运行软件支持环境：Web服务器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、数据库服务器（Windows XP + Access 2003）。
2系统设计
2.1功能模块
本文设计的科研档案管理平台主要分十大功能模块：科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、科研考核管理、 学术活动管理、技术服务管理、项目申报和评审、网站管理、系统维护等。
1)科研机构管理：本平台所设科研机构包括院系所、研究机构、重点研究基地等三类，可以列表显示这些机构的基本情况、人员构成、在研项目以及已经取得的成果等。对于普通科研人员仅给予浏览的权限，各单位的科研秘书可以编辑各机构的基本情况，而对于机构的人员构成、项目情况及成果情况则由系统根据相应的功能模块中的数据自动生成。
2)人员管理：本平台设定的人员有三类：科研人员（指从事科研工作的人员）、科研秘书（指各科研机构的科研管理人员）以及管理员。该模块可以实现人员新增、人员列表、人员检索等功能。人员列表和人员检索功能中，不仅可以显示人员的基本信息，同时可以显示该人员所有的项目和成果信息，这些数据从项目和成果管理模块中自动获取。管理员可以对人员的信息设定修改权限，科研人员只能修改自己的基本信息，科研秘书可以修改本机构人员的信息，管理员则拥有最高权限。系统初始运行时，由管理员设定初始账号、密码、所属机构等人员的基本信息，然后由科研人员本人通过普通用户的身份登录，输入属于自己的信息。人员库建立后，可以及时掌握学校科研人员的基本情况，并可以相应的生成学校的专家库等。
3)科研项目管理：科研项目指已经立项后的项目，包括不同来源、不同级别、横向纵向等各类项目。主要由新增项目、检索项目、列表项目、经费管理等子模块组成。项目管理的权限设定类似人员管理，但经费管理的权限仅对管理员开放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分为科研论文、著作、鉴定成果、专利、获奖等。平台提供输入界面，由科研人员分门别类输入这些数据。
5)科研考核管理：科研考核主要是通过建立科研工作量化指标和设置岗位考核指标，通过对科研项目、科研成果、科研奖励、学术交流等信息的综合分析，计算科研人员和科研机构的科研工作量。考核管理只对管理员开放。
6)学术活动管理：学术活动指学校主办或者参与的学术会议、发表的会议论文、国内国外的学术交流等。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新学术活动的通知，二是科研处根据各科研机构上报的学术活动计划定时学术活动通知，三是科研处在每个学期统计各科研机构学术活动的开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。
7)技术服务管理：技术服务主要是指学校为地方企事业单位等解决的技术难题。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新技术服务需求，二是各科研机构上报各自在每个学期的技术服务情况，三是科研处每学期统计各科研机构技术服务开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。
8)项目申报和评审：通过平台可以完成校级项目的在线申报、项目中期检查、项目结题评估评审等工作。
9)网站管理：此项功能仅由管理员使用。
10)系统维护：对于管理员来说，在系统维护模块中可以进行数据初始化、数据导出、数据清除、用户维护、数据库维护等工作，而对普通用户来说，则只能维护自己的个人信息。2.2数据库设计
数据库设计是本平台的核心部分。大量的数据都存放在数据库中，数据库设计不合理会严重影响系统的正常运行。在开发前应先规划好每个数据表，不但要使其关联合理，而且每个数据表中的字段设计也要合理、规范。
本系统采用Access作为数据库，使用链接字符串与数据库相连，数据库的名称是kygl.mdb，根据实际处理的数据情况和系统的功能在数据库内创建了人员信息表(tzy_ryxx)、科研机构表(tzy_kyjg)、科研项目表(tzy_kyxm)、论文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究报告表(tzy_report)、专利表(tzy_zhuanli)、获奖情况表(tzy_hjqk)、科技服务表(tzy_kjfw)、学术交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用来存放科研档案管理的基本数据。
3系统实现
3.1基本界面
平台的首页如图1所示。
图1系统首页
除了平台的首页外，不同权限的用户在用户区登录后将进入各自可操作的页面。如科研人员登录后将进入科研人员页面，可进行个人基本信息维护、项目申报、项目查看、奖项申报等。
3.2 ActionForm类
ActionForm类是Struts框架的核心组件之一，是Struts的关键视图组件。ActionForm本质上是一种JavaBean，是专门用来传递表单数据的DTD(Data Transfer Object,数据传递对象)。它包括用于表单数据验证的validate()方法和用于数据复位的reset()方法。本系统利用ActionForm Bean在视图组件和控制器组件之间传递HTML表单数据，通常每个HTML表单对应一个ActionForm Bean，HTML表单中的字段和ActionForm Bean中的属性一一对应。利用ActionForm Bean的Validate()方法对用户输入的数据进行合法性验证。
表单验证是ActionForm的主要功能之一。要实现这个功能，需要采取4个步骤：1)重写validate()方法；2)在资源文件Applica? tionResources.properties中设置可能的验证错误的标识；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate属性设置为true（默认已经是true），并添加元素以指明资源文件的存放路径；4)在相应输入页面的相应位置加入错误标记< html:errors>，以输出可能的验证错误。
3.3 Action类
Action类是用来处理业务逻辑的一个类，负责单个事件的流程控制。在收到相应的请求后，ActionServlet会为该请求选择适当的Action，在必要的时候会创建一个Action实例，调用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它会调用默认的Action类(定义在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet将适当的ActionMapping类转发给Action，这个Action使用Ac? tionMapping找到本地转发，然后获得并设置ActionMapping属性。
4结束语
基于Java的高校科研档案管理平台集科研管理和信息服务为一体，适用于高校的科研管理部门，具有科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、学术活动管理、技术服务管理等多项功能，既实现了科研管理的自动化，又利用网络的优势信息，方便了教师的研究，方便了工作人员各种表格的填写，大大提高了工作效率，使学院的科研管理水平上了一个新的台阶。
参考文献：
然而，笔者发现，虽然目前高校对科研档案的重要性有了一定的认识，但是，从实际的情况来看，高等科研档案的管理和保护工作存在着以下几点问题。
1.1管理制度缺失和管理设施缺乏
目前，高校的科研档案管理制度不尽如人意，一般采用常规性的档案管理方式，而这种方式远远不能适应当前工作需求。相应的管理制度和监管手段的缺失也直接导致了档案管理人员对归档的具体工作的敷衍。
高校的科研档案管理缺乏必要的基本管理设施，很多高校并没有建立专门的档案室和档案柜，这也一定程度上导致了实际的档案管理人员没有对科研档案有足够的认识，没有充足的时间来对科研档案进行系统管理。
1.2科研档案管理意识缺乏
科研档案管理意识的缺乏不仅仅存在于档案管理人员，也存在于具体的科研人员。科研人员的不重视，使科研档案在初始阶段就失去了有效的控制，一般情况下就会形成项目进行到最后才进行补充，造成资源和人力的浪费。
高校管理者的科研管理意识水平也有待提高，目前学校对于科研档案的管理也存在着管理、检查不到位的情况，同时也没有相应的规定来约束和规范科研档案管理和保护工作。
1.3科研档案的知识产权保护不到位
高校的科研档案作为一种信息资源，应当对阅览、下载、复制、转载等手段进行控制和约束，严禁杜绝非法利用。但是在实际的科研档案管理工作中，知识产权保护意识还是相当缺乏，很多高校并没有相应的规定，或者有了大概的相关规定，但是在执行方面也没有完全落实。
1.4科研档案管理工作宣传不足
随着科研档案管理工作的重要性日益突出，科研事业的不断发展也需要科研档案管理工作的支撑，但是当前很多高校对于科研档案管理工作的宣传远远不够，导致了很多科研人员并不了解科研档案管理工作，也同时导致了很多从事相关档案管理工作对自身工作重要性的认识不足，这也严重制约和科研档案管理工作的进一步发展。
二、高等科研档案的管理和保护工作改善与优化
针对上述问题，笔者就高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人的浅见。
2.1规范高校科研档案管理机制，完善配套设施
首先，从宏观上来说，学校领导要高度重视科研档案管理工作，从制度上和资金上给予科研管理工作倾斜。建立明确和详尽的工作管理制度，以及合理的归档程序。并且，在具体的实际管理工作中，也要保证管理人员经费、办公设施的到位，从而提高管理人员的工作积极性，更好地落实工作制度。
其次，从微观上来讲，高校科研档案管理必须依托现代管理理念，以网络技术和计算机技术为基点，实现科研档案管理的网络化和电子化。同时把科研档案管理和现代办公技术结合起来，来达到科研档案管理的规范化目标。具体来说，科研项目的申报环节、研究试验阶段的各种原始数据和报告等、验收阶段的研究报告、论文等、成果申报阶段中成果登记、成果应用等。这些所有的案卷，都要按照科学的管理制度进行归档和保存。并且还要注重档案管理过程中分类检索原则，充分适应当前档案规范化管理的要求。
2.2提升科研档案管理意识，规范科研档案管理
首先，从科研档案管理人员的角度来说，要不断的提升自己的业务素质能力，开阔自身的眼界和思路。不仅仅把自己看做一个服务人员，而要进一步投入到实际的科研活动中，及时掌握科研工作中的原始资料，从初始阶段就保证科研档案的高质量。通过科研档案管理人员的自我提升，为学校提供高效的服务，从而为高校的档案管理工作打开新的局面。
其次，从科研人员的角度来说，要增强科研人员对科研档案重要性的理解和认识，使其充分明白科研档案的具体价值。这也进一步要求科研人员要重视科研档案的归档和管理，把这份工作作为自身日常工作中至关重要的一个部分，这也是科研档案管理发展的必要基础。
再次，从学校管理者角度来说，要注重培养优秀的档案管理人员，提升具体管理人员的业务素质和能力，为其创造良好的学习条件，适应当前时代对优秀科研管理人员的要求。并且，要为科研档案管理人员和科研人员建立一个沟通的平台，使二者互动交流，并能有效的促进档案管理人员有效的为科研人员进行高效服务。
2.3规范高校档案管理管理，保护知识产权
首先，建立统一的管理制度，来保护高校的知识产权。对所有的知识产权的产生、获取、流转等具体过程要真实和完整的记录，合法并且合理的来利用科研活动所产生的知识成果。利用归档保存的方式对知识产权进行保护，统一集中管理，促进知识产权的流转规范化，以及在下一步的科研活动中的推广和利用。
二、提高高校档案管理科学化水平的现实意义
1.为高校决策层起参考作用。
高校档案管理工作是高校重要组成的一部分工作，是管理高校科学化的基础。高校各种档案为领导制定计划和决策提供了准确的参考数据。高校档案为高校决策层的目的，能及时、高效、精确地提供有效的档案资料，为下一步的高校领导正确决策做好准备。
2.为高校的教学工作提供参考数据。
高校档案在高校教学管理和学术研究等工作发挥至关重要作用，如制定学科、专业发展规划和教学计划等工作。高校教学管理部门需依据教学档案的相关数据，进行分析研究，使制定的发展规划、教学计划等具有可操作性。
3.为高校教学科研工作提供数据。
高校的教学计划、教师任课表、教学科研、教书改革以及听课讲评、考试统计报表、教书科研获得的各项成果等都记录在高校的教学档案中。对于促进高校教学科研、提高教学质量、完善教学管理和科学研究等一些方面，高校的教学档案资料发挥着至关重要的作用。
4.为评定高校教师职称提供参考。
一个完整的教师教学档案在高校教师评定职称时提供了依据。像高校教师教学质量问卷、高校教师授课计划书、教学改革成果、科研成果、精品课程资料、教学工作完成情况等这些方面档案资料保障了高校教师评定职称工作的顺利展开。
5.为广大高校毕业生提供学历证明。
高校毕业生有的由于种种原因丢失了毕业证书，需要学校补发毕业证书。有的毕业生由于出国需要在校的成绩，需要学校的学历证明。高校解决这些问题，可以通过查找他们相关的学籍档案资料所提供的可靠证明和依据。
三、我国高校档案管理工作的问题
1.高校档案管理人员整体素质不高。
随着档案管理的信息化、现代化，需要高校档案管理人员具备一定的专业技能和职业水平。据相关的市场调查数据显示，目前我国档案管理缺乏高素质的人才，从事档案管理人员的整体技术水平有待提高。一是相关档案管理人员观念比价落后，工作缺乏创新意识；另外原有的知识已远远跟不上现代化管理的要求，管理水平落后。出现这些严重的社会问题，给我过档案管理工作带来很大的难度以及造成资源和工作时间的极度浪费。
2.对高校档案认识不充分以及理解模糊。
在目前的高校中仍有相当一部分人认为档案管理工作是保管档案部门的工作，部分人认为档案室是重要的场所，是保存着重要和机密的文件。对此，大部分高校教职工准确的对档案部门是做什么的、保管什么东西的多不清晰。
3.高校档案资料不全、硬件设施不完善。
当前大部分高校存在以下情况：一、保管档案的条件不达标，像档案室的通风、防潮、防盗、防火等条件达不到要求，这些易给档案带来缺失或破损；二、保管档案的设备规格不统一、不齐全，不能应对目前档案多样化的要求。档案的错放、归档不合格、资料不齐全等现象严重，这些也给高校档案管理工作增加了管理的难度。
4.档案管理工作制度有待完善。
随着我国档案管理的信息化和现代化的不断发展，过去档案管理中许多问题在当前的管理中呈现出来，从而导致了档案管理的整体水平不强。现有的档案管理工作制度缺乏统一标准化、规范化。造成各种档案无法协调，制衡了高校档案管理工作的进行。
四、增强高校档案管理科学化的路径
1.完善高校档案管理的各类工作指标体系。
高校应成立以校长为组长、各科室负责人参与的档案管理工作小组。在档案管理工作得到学校领导高度重视条件下，可以有助于积极推进高校档案管理工作的开展。
2.高校档案管理人员应提高职业技能。
作为一名合格的高校档案管理人员不仅要积极的参与各种档案业务能力培训、学历档案管理的专业基础知识，而且还能使用现代管理技术和先进的技术设备，帮助提高档案管理水平，跟上现代化的步伐。
3.提高档案管理工作意识。
广泛宣传档案管理工作的重要性，全员参与提高并支持高校管理工作。通过全体教职工的积极参与，提高和配合高校档案管理工作。
4.保障档案管理工作质量。
对于高校档案管理要专门的设置档案管理室，并添置相关的档案管理设备，分类存放、分别管理，做好防盗、防潮、防火、防虫、防霉、防尘等相关养护措施，以确保管理的档案资料全安、规范。
5.档案管理与校园文化建设相结合。
学校要想展现自身的形象和价值观成果，档案管理是重要的载体。高校档案管理工作要展现多姿多彩的生命力以及独特的个性文化氛围，需要努力的与校园文化建设新结合，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。
1高校科研档案管理工作的内涵及作用
高校科研档案管理是指高等学校在科学技术研究过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源。它真实地记述了科研、生产活动的过程和成果及有关科研人员的科技思想、方法和经验，具有原始记录的基本属性，同时具有法律凭证、促进交流、提供资源再开发利用物质基础等作用。
2高校科研档案管理的归档范围
对于高校科研档案管理必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。目前，根据《科学技术研究档案管理暂行规定(1987)》高校科研档案管理包括五个阶段，即科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用。
2．1科研准备阶段
许多档案工作者会忽略此阶段的档案收集，往往此阶段的资料又存在一些重要信息。如:项目申报通知，项目申报书(含经费预算)、项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。
2．2研究实验阶段
各种载体的重要原始记录(各类录音或录像资料、照片，电子或纸质笔记等)，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，同时，应注意收集项目的年度进展报告。
2．3总结鉴定验收阶段
工作总结，科研报告，科研成果(专利、论文、专著)，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料、验收材料的整套文件。
2．4成果和奖励申报阶段
成果和奖励申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
2．5推广应用阶段
推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。根据教育部令第27号文件:《高等学校档案管理办法》科研类档案应当在项目完成后两个月归档。
3科研档案的规范化管理
3．1完善科研档案管理制度
目前，高校科研档案管理大多数是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要加强科技档案管理，保证科研档案的系统、准确、完整，各高校应当根据自身实际，制定属于本单位的《档案管理办法》。办法应该明确科研档案管理的总则、科研档案归档范围、归档材料细节整理要求、各部门职能分工、归档责任人、归档时间截点、归档后管理及保管期限。
3．2实现科研档案管理信息化
档案管理并不是一成不变的，随着时代的不断进步，电子档案也已成为趋势，对于该些档案的处理，需要高校科研部门与时俱进，定期组织档案管理人员进行学习。学校科研处应有功能完善的科研信息管理系统，并对该系统的维护落实到人。构建完善的科研管理信息体系，首先需要管理机制的建设，加强信息化管理的规划。信息管理系统日新月异，在旧有系统的基础上不断完善是必要的，新建的系统也必须要有“先行一步”的预知感，能够彰显人性化并做到短期内不落后。科研信息系统应实现每个科研档案管理人员都拥有自己的账号，随时登陆以便能对档案进行收集、整理、归档，实现科研档案多渠道、多方式的管理轨道。一个合格的科研信息管理系统，应实现科研项目管理的数据化，各项指标有据可查;科研资料管理标签化，档案资料进行分类整理，做出详细目录;资料信息整理标准化，一是对每一个项目做统一顺序整理，二是按照综合利用信息化要求，实现项目数据标签的录入建库;科研档案交接、查阅记录的信息化，规范完整的交接、移交记录，建立必要的查阅审批授权制度，做好科研档案保密管理和查阅记录。［1］
3．3提高科研人员归档意识
在很多的一段时间里，高校科研项目管理的过程中，高校只对项目申报、项目验收、项目成果评定等环节非常重视，对科研项目数量和到账经费特别看重，而忽略了科研档案的收集和归档。目前，科研档案归档工作已经慢慢得到重视，但仍有部分科研人员对科研档案的管理的意识薄弱。对于项目负责人来说，他更多的精力在于项目的研究与结题，而忽视了项目由申报到结题的资料整理，待项目结题时该项目的前期资料已经遗失。由于高校科研项目多、人员杂，仅仅依靠科研处的少数工作人员，根本无从掌握项目现实的研究阶段，更无法完成每个项目的资料归档。还有部分科研人员将科研成果看做自己的私有财产，许多具有归档价值的资料，如获奖证书、专利证书、论著等均不愿上交或移交档案时拖拖拉拉，有所保留。档案工作的“三参加”(即档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中)在科研档案管理工作中同样适用。科研档案工作就应该纳入高校工作计划、纳入校领导的议事日程、纳入到每一位科研人员的岗位职责中。明确知识产权为判定高校科研实力与核心竞争力的主要标准，应采取各种形式加强对科研档案工作重要性的宣传。［2］强化科研人员与科研档案管理人员的档案意识，高校应该实现资料归档的各级责任人，以实现科研项目归档的系统、准确、完整。项目立项之时，应要项目负责人提交《科研项目责任书》，该文件中应明确项目组成员及个人分工(含档案管理人)。各二级学院应有专职科研秘书，对各学院科研教师全面掌握，督促各项目负责人在时间截点内交材料，并统一项目尽量做到有一式两份的档案，一份交校科研处，一份留在二级学院，二级学院应该小型科研资料档案室。校科研处在全校科研材料归档方面责无旁贷，应配专职人员对全校科研档案进行管理，对项目全过程材料进行整理，保护材料完整性，注意材料装订细节，在科研系统对归档材料作登记，并定期交校档案室。科研档案管理人员是科研档案工作的主体，能否充分认识档案管理工作的重大意义和所承担的重任，能否及时督促科研人员归档，是确保档案整体质量、提高科研档案内在价值和利用率的关键一环，也是为经济建设和科技服务的一个必要前提。［3］
3．4提高科研档案利用率，保证科研档案完整性
针对目前情况而言，使用率和完整性都较好的是纵向项目，尤其是国家级、省级项目，这些材料在科研教师职称评定、再次申请项目、奖项申报等时候，尤为重要，科研教师对纵向项目的档案收集也相对认真，相比之下，横向项目的档案管理就较为欠缺。横向项目没有固定的申报书、合同等，这就需要科研处对横向项目所需要的材料进行规范，提倡教师使用格式合同，填报格式一致的责任书，监督教师定期进行中期检查，对符合验收条件的项目应敦促其尽快结题。对于经常有科研项目的教师而言，对于该些步骤较为熟悉，并不需要科研秘书的再三叮嘱就可完成档案收集，但是，对于一些项目不是太多，忙于教学，并对科研档案整理缺乏耐心的教师而言，往往对以上步骤产生误会、厌倦、反感，觉得职能部门“多此一举”，往往因此不断找借口，基层秘书及工作人员不好再三“得罪”该些教师，最终将导致科研项目的不完整。由不同时间段出现的分散资料到一个完整的科研档案的出现，并不是一个人努力的结果，它需要一个团队付出精力，需要制度来规范团队中每一个人的行为，为此，科研处应制定相关条例，对不能按时提交材料的项目进行处理，例如，未能交《责任书》就不能立项，未能交《验收表》就不能办结题手续，未能办结题手续就要预留响应百分比的项目经费等。古语云，温故而知新，科研档案的整理和再次利用，将迸发出更多创作的火花。
作者:欧建韶 单位:电子科技大学中山学院科技与研究生处
参考文献:
