时间：2023-05-26 09:00:03
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【分类号】U231.3；G271
0 引言
地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。
1 地铁工程合同特点及类别
地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；
2合同档案管理现状
2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。
2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；
2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握
2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。
2.5合同电子文件目前尚未归档。
2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。
3合同档案管理思路
3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。
由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。
3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。
合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。
3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。
在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。
4.4加快合同档案信息化建设
公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。
3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、建筑工程管理中创新模式的发展及应用
1.1 建筑企业工程管理的创新观念
时代的发展，科技的进步推动了建筑行业的高速发展，为了顺应时展的潮流，建筑企业就应不断改革创新管理模式，采用最新的项目管理体制，确定现代化的项目管理目标，包括质量管理、成本管理、进度管理、安全管理四大目标[1]。管理过程中应该充分落实合同中的条款，确保四大管理目标得以实现，并且通过先进的项目管理思想合理的协调好四个目标之间的关系，可以通过集成管理、范围管理来进行，并借助网络计划技术、挣值法等来进行控制。目前天津市在进行建筑工程管理时已经开始使用项目管理技术来进行有效的控制，并取得了显著效果。
2.2 不断创新建筑企业管理体制
为了提高企业的核心竞争力，采用科学的工程管理方法，并且在项目管理过程中应该建立明确的责任制度。合理协调工程各利益相关方之间的关系，不断深化改革传统的管理模式中的不足之处，不断使用先进的、创新性的管理模式。除此之外，建筑企业还应加强合同管理和企业内部管理，采用SWOT分析法来提高企业自身的核心竞争力[2]。通过管理模式的创新来提高建筑企业的核心竞争力，降低工程成本、提高工程质量、缩短工期、降低风险。
2.3 建筑企业的技术创新管理
科学技术的不断发展推动了建筑施工技术的改革创新，建筑企业为了更好地进行工程管理，就应不断推进信息化管理模式来不断提高企业的工程管理效率和质量。目前，天津市的许多建筑企业已经开始使用project软件、梦龙软件等信息技术来进行项目管理。因此，建筑企业应该大力使用先进的网络技术和信息技术来促进建筑工程的信息化管理。这就要求建筑工程管理人员应不断加强学习，在提高技术能力、管理能力的同时应注意信息技术、管理软件的学习，不断提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同档案管理
2.1、提高合同档案管理的重视程度
为了进一步提高建筑工程合同档案的应用效果，首先应该提高领导的重视程度，不断加强合同档案管理意识。这就要求单位各部门的领导不断强化自身的合同档案意识，提高对合同档案管理重要意义的认识程度。并且要求合同档案管理部门认真做好合同档案的归档工作，并将合同档案的归档工作视为首要工作，为建筑工程合同档案管理工作提供良好的条件，不断激发合同档案管理人员的工作热情和责任意识。并将合同档案管理工作提上日程，定期开展汇报工作，从根源上解决在城建合同档案管理工作中遇到的问题[3]。实际工作中，要对合同档案工作做出近期和远期的工作任务，并制定工作计划。
2.2、配备专业的合同档案人员
为了提高合同档案管理效率，应该配备专职的合同档案人员，创建一支专业化、职业化的合同档案管理团队。建立一支高素质水平、高技术水平、高素质职业修养的合同档案管理团队。与此同时，单位领导应该鼓励合同档案人员勤勉务实的精神，为建筑工程创建一支强有力的合同档案管理队伍。我们应当加强对合同档案管理部门专职人员的培训工作。让之有充分的机会学习党和政府部门制定的有关政策与规定、系统的学习合同档案管理工作的方式方法、充分掌握相关的法律法规，以此来提高城建合同档案管理人员的工作水平。用知识与理论来充实自己、提高自己，开阔思维，适应新世纪社会对合同档案管理人员的高要求。在学习知识的同时，也应该培养工作人员吃苦耐劳、乐于奉献、严于律己、认真工作、保守秘密的优良品质。
2.3、 加强对兼职人员的培训和绩效考核
单位应该定期对合同档案兼职人员进行专业培训和教育，确保兼职人员具备合同档案工作的专业技能，并且能够将这些技能运用到合同档案工作中。兼职人员在接管合同档案工作之前应和之前的合同档案工作人员做好交接。除此之外，还应该建立健全责任制度和竞争机制，确保合同档案管理部门充满活力，可以通过建立考核绩效制度来进行，逐步提高合同档案管理人员的工作积极性和创造力。
2.4、为合同档案管理工作提供必要的物质基础
财务部门应将合同档案部门所需经费列入到单位的财务计划中，并将其落实到实处。其次，单位应该抓住拆迁机会，通过合同档案管理来加强硬件设施的配备，将合同档案整理过程中的合同档案库房、阅档室、办公室分离开来，并且在城建合同档案管理部门的城建合同档案库房配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施，从这些方面来落实合同档案的管理工作。
2.5、提高合同档案管理工作的现代化水平
城建合同档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代合同档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对城建合同档案实行动态化管理和维护，开发研制城建合同档案管理软件，建立数字合同档案和多媒体合同档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
2.6、 加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作
加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作是建筑工程业合同档案管理工作的关键环节，可以确保建筑工程业合同档案发挥其重要作用。可以通过配备专职合同档案管理人员并为建筑工程业科技合同档案提供必要的条件，就能不断开发科技合同档案的重要内容，并且通过不断的积累经验，更好进行建筑工程科技合同档案的开发和利用。
2.7、 加快合同档案信息化建设步伐
信息技术的不断发展为建筑工程业合同档案的信息化建设提供了坚实的基础。建筑工程合同档案管理应不断引进先进的合同档案信息资源，建立健全合同档案的科学创新管理机制，并将计算机信息技术应用到建筑工程业合同档案管理工作中，用于合同档案的整理、归档、检索、信息的共享等，建立完善的建筑工程业数据库。
三、合同管理
为了确保建筑工程的顺利展开，目前在进行项目管理过程中不断加大合同管理力度，并将合同管理作为其他项目管理的核心环节[4]。天津市紧跟先进的工程管理发展潮流，不断创新完善合同管理，逐步实现科学化、现代化的工程管理。合同管理是一项具有复杂性、动态性的系统工程，因此在合同管理过程中不应该进行程序化管理，而应该讲究管理艺术，注重管理方式、沟通技巧，采用合适的方式方法来进行合同管理。目前，已经产生了先进的合同管理软件，在进行合同管理时应不断推广使用合同管理软件，促进工程管理的现代化水平。
合同管理贯穿建筑工程管理的全过程，在合同管理的收尾阶段应认真收集、整理、分类、登记、保存、编号、装订和归档备案，确保合同管理的科学性和规范性。除此之外，还应对合同的履行情况进行认真的分析评价，不断总结教训、积累经验，为更好地进行今后的工程管理奠定基础，不断提高合同管理的现代化、信息化水平。
结束语：文章中笔者结合多年的工作经验，对天津市建筑企业的工程管理的创新发展进行了简要的介绍，并对合同管理以及档案管理进行了分析介绍。如有不足之处，望大家批判指正！
参考文献：
[1]李江,赵奕磊,石志超,王媛媛,荆杨轶.建筑工程管理中创新模式的应用及发展分析[J].中国建材科技,2013,03:153-154.
电力产业是国民经济的基础产业，而发电的高效率和持续性供给关系着国计民生的大事。我国发电企业的档案是从上世纪七十年代末期的改革开放开始变化的，在发电企业的整个发展过程都记录在企业档案管理部门所管理的各类档案资料中，这对于发电企业的历史面貌和经济效益有着独一无二的凭证作用，在发电企业的经营管理、安全生产文化建设以及可持续性发展等各个方面都发挥着不可替代的重要作用。这包括了丰富的知识信息和科学资源，从本质上反射出企业发展的真实历程，对于企业的可持续展有着巨大的推动作用。随着电力体制改革，档案管理中所富含大量信息价值的重要性越发明显，决定了发电企业的档案管理工作所面临的最紧要的任务就是如何提高档案管理的时效性，利用这丰富的资源更加准确、及时地服务于发电企业的生产经营决策以及研究。
2发电企业档案的主要内容
发电企业安全生产档案的内容主要有以下几个方面：
（一）发电企业安全工作的规章制度
发电企业安全工作的规章制度，包含安全生产管理组织机构以及领导名单和职能分工，兼职及专职安全管理员的岗位责任，企业主要领导与上级领导机关签订的安全责任状，企业与下属单位签订的安全责任书；企业总体安全管理制度；针对特殊工种制定的操作规程和经营管理办法，针对电力生产流程存在的危险有害源等所采取的职业病防范措施。
（二）安全生产工作记录
安全生产工作记录包括参加电力安全监管会议的文字记录，以及企业内部召开的各种会议、研讨会所作的安全工作方面的研究、讨论和决定的记录。企业劳保用品的供应单位、供货时间以及发放计划，企业财产、人员、设备以及运输工具的保险记录；防汛、消防等重要器材的重置、更新数量和时间记录；事故发生后的调查处理结果、报告及定期上交的事故报表；上级单位下达的对发电企业的各项考核标准和检查要求中对安全生产所做的记录，出现重大事故隐患后给责任单位人所下限期整改通知书的存根，以及对整改结果进行跟踪检查的记录；发生事故后所作的调查报告和处理结果以及定期上报的事故报表。
（三）有关设施和设备安全状况的资料
包括电力生产中经营的危险商品和使用高危物品的说明书，发电设备安装和发电设施建设过程中的各种原始文件和图纸的复印件，建筑单位和设备生产商的生产许可证、技术说明书以及产品合格证。以及设备、设施还有交通工具等的损坏和历次维修记录，电气设施、防盗网等的改造和安装更新记录；对高压、高温、以及电器等重要设备的定期检测和检验的记录。
（四）经营合同档案
发电企业的合同档案部分是由文书档案发展演变而来，为了易于管理和利用而设置了单独的一个档案进行管理。与其他企业单位签订的合同协议文件组成了这个档案，是记载和反映发电企业法律维权和经济发展的重要凭证。
（六）有关安全教育和岗位培训的资料
进一步提高和加强企业的主要负责人的安全意识，要将安全生产档案建档业务列入安全生产的必修类容。如说每个员工必须参加新员工进厂时的安全教育，不能出现缺人、缺课时的现象；要定期进行小规模的班组安全教育，要让所有员工尽可能及时的掌握所有的安全操作规程新技术，最大程度上减少由于员工因为忽视安全而导致的安全事故发生的可能性，尽可能保护员工的生命和企业的财产安全。
3档案管理在安全生产、经营管理中的作用
3.1能够有效地解决发电企业安全生产档案不健全问题
目前，许多电力企业仍存在诸多漏洞和薄弱环节，最为突出的问题是安全生产档案的不健全。安全生产档案的安全性具有促使企业管理层将安全生产列入日常议程，增强企业全体员工的“安全第一”的思想意识，在生产中时刻牢记安全的重要性，并能够积极主动地配合安全管理人的检查。同时安全生产档案还有助于全体员工工作主动性和责任感的提升，为企业安全管理工作有张有序地开展创造良好的企业氛围。因此，应当重视并强化安全生产档案制度的建立和完善，促进企业安全生产主体责任的落。
3.2能够确保发电企业在市场竞争中站稳脚步
随着电力市场的发展和完善，发电企业面临的市场竞争更加趋于激烈。而发电企业档案包含着涉及范围广、门类众多的海量信息资源，记录了企业在发展与改革过程中所有有价值的图片、数据以及文字等材料，能够客观地反映企业的发展历程。有效地管理档案资源，能够为发电企业在发展和市场竞争中提供可靠的决策依据，使发电企业能够更加高效地解决发展中面临的挑战。如果企业在档案管理环节发生严重的疏漏，导致一些重要的科研信息和信息资源有所缺失，更不幸的是这些资料信息如果被竞争对手掌握，将严重地削弱企业的市场竞争力，挫伤企业的发展能力。
3.3能够提高企业档案利用效率
在现如今的发电企业里面，各级管理人员逐渐认识到档案管理工作的重要性，明白了只有坚持不懈地综合利用各种合理的措施才够够完善企业的档案管理制度、提升档案管理工作效率的道理，使档案的时效性得以明显地体现出来，降低档案资料使用过程中的误差，同时提高发电企业各类档案资料的统计精准度。
3.4能够给与并满足企业管理体制改革的需要
（一）对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
（二）社会保险档案管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
（三）社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。
二、社保档案管理的创新举措
（一）尽快将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。
（二）施行社保档案分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准
建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
（四）建立全国统一管理下分支机构
二、多元化经营条件下海外工程档案管理面临的挑战
在多元格局背景下，由于工程特点、业主情况、当地政策法规等不尽相同，其对档案管理工作的要求也不一样，海外工程档案管理遇到了前所未有的新情况、新问题。
1．多元化特点要求对原有档案管理方法必须进行相应调整
多元背景下不同类型的工程对档案管理工作的要求各不相同。比如经济援助工程、使领馆工程的档案管理不仅要符合一般工程档案管理的特点，同时还要符合我国商务部、外交部门对工程档案管理的特殊要求。再如，工业建筑及安装、道路桥梁等不同类型的工程在档案的管理方面都有着各自的特殊要求。另外，在国际工程承包档案管理中，不同的国家和地区执行的工程技术标准及档案留存的种类和标准也不一样。比如，执行FIDIC合同的国家要求FIDIC系列合同文件都要作为合同档案妥善保存，而援外项目和使领馆项目则以国内工程承包合同为基础依据。凡此种种，无不提出对原来档案管理方法进行相应调整的迫切需求。
2．多元化特点要求对原有档案管理制度必须进行改革完善
各公司档案管理制度是档案管理的基本依据，但从我们所接触和了解的情况看，大多施工企业虽制定了比较健全的档案管理制度，但以国内工程为背景出台的管理制度对于多元背景下海外工程档案的管理有许多不适应的地方。有的公司虽然建立了自己的工程档案管理制度，但其中专门针对海外工程档案管理的条款并不多，并且不能适用多元化的要求。因此，海外施工企业调整现有档案管理制度就显得尤为迫切
3．多元化特点要求必须加强海外工程档案管理队伍建设
海外工程档案管理存在的另一个突出问题是档案管理人员的数量需求和专业素质难以适应档案工作需要。境外项目大多实行岗位轮换制度，从而导致档案管理人员的不稳定，同时还普遍存在档案管理人员配备明显不足、专业水平低下的情况。以中国甘肃国际经济技术合作总公司为例，目前在海外16个国家有各种大小在建项目70多个。据统计，在这70多个项目中配有专兼职档案管理员的只有11个，包括中国驻印度和埃塞俄比亚使领馆项目，中国政府援建加纳职校项目以及华陇公司承建的加纳高等法院和国会大厦项目，安哥拉公司承建的TPA一期项目和国家培训学院项目等。而其余项目的档案管理人员要么职责不清晰、要么没有配备专兼职档案管理人员，这种现状势必严重影响档案管理工作的开展。配有专兼职档案管理人员的项目，其共同特点是重大项目，并且承接项目的公司实力强，人员充足、管理规范。
4．多元化特点要求海外工程档案管理人员必须提高外语水平
在多元化背景下，海外工程档案管理工作还受到语言问题的明显影响。一般而言，作为工程企业，有限的翻译人员多被安排在经营岗位，主要参与投标资料翻译以及谈判等工作。档案管理人员一般由其他业务人员兼任，而这些业务人员的外语水平相对较低。档案管理人员的语言障碍也会对档案的分类、整理、归档等造成明显影响。如在非洲开展业务，会涉及英语、法语、葡语、西班牙语等多种语言，而甘肃建投国外公司目前葡语专业人员仅有1名。复杂的语言情况和中方人员不相称的外语水平，也明显制约着档案管理工作的顺利开展和档案管理水平的提高。
5．多元化特点要求必须处理好纸质档案的收集归档与归国保管问题
多元化背景下，各公司在海外开展业务的点多面广，在海外设立的分支机构种类多样，机构的性质、规模不同，其档案管理水平也参差不齐。有的境外机构管理水平低，存在档案收集范围不清晰、收集流程不明确等问题，由此导致档案管理分散和部分档案流失等严重问题。在甘肃建投目前档案室保管的资料当中，只有部分较为重要的技术资料，而涉及工程项目的规划许可证、施工许可证、本工程测量成果表以及施工现场形成的机械安全备案表、材料设备出厂质量合格证书、施工日志等资料，均不齐全或者纯粹没有。另外，由于路途遥远，许多重要的纸质档案资料归国保管也存在种种困难。
三、多元化经营条件下加强海外工程档案管理的对策
1．充分认识海外工程档案管理工作的重要性
海外工程档案真实记录了企业海外经营、生产、管理活动的全过程，对企业当前和今后工作都有着重要的凭证和参考作用，也是企业规避风险的重要依据。海外工程管理关乎国家形象和企业利益，从施工企业领导层面到一线员工，都要充分认识档案的重要性。海外工程档案管理工作应贯穿于项目的投标、报价到竣工验收的全过程。因此，在各项技术业务开展的同时，应及时完成档案资料的收集归档工作。
2．重视海外工程档案管理人员配备和责任落实
海外施工企业应根据海外施工队伍的实力，配备专（兼）职档案管理人员并保持相对稳定，在国外成立公司或者人员相对充足的施工单位更应如此。对于技术组或者项目组等人员较少的施工机构，则应酌情配备兼职档案管理人员，将档案管理列入相关人员的职责范围，并积极开展档案管理人员尤其是兼职档案管理人员的培训。同时，各海外工程机构要严格落实档案管理责任制，健全和完善相应的考核机制，重点项目可考虑与项目经理签订档案管理目标责任书。另外，对于档案管理工作中的失职渎职行为，要实行严格的责任追究制度。
3．根据多元化业务特点对海外工程档案进行科学分类
多元化背景下的海外工程档案管理必须有所侧重，要根据多元化的业务特点科学合理地区分核心档案与一般档案，并根据不同业主的要求、工程来源和种类等特点区分档案资料的重要程度，针对不同情况采取不同的档案收集归档和保管措施，制定明确、简便、实用的文件材料分类制度。同时，要建立健全规范但不失灵活的档案管理制度，即在坚持档案管理基本原则和基本要求的前提下，根据多元化业务特点制定不同的管理办法，建立科学适用的档案管理制度，提高档案管理制度的针对性和可操作性。
4．充分借助现代信息技术做好海外工程档案工作
计算机网络和电子技术的发展，给档案管理带来革命性变化。多元业务背景下海外工程档案管理面临的实际问题，要求我们重视计算机网络及电子技术在档案管理中的应用。首先，要借助计算机做好电子版海外工程档案的保管工作，以提高档案管理和利用的效率。其次，要借助网络传输，将档案的电子版或扫描件通过网络传回总部，避免纸质档案运输的困难。最后，要建立各公司和各项目的电子档案数据库，提高海外工程档案的现代化管理水平。
1项目档案管理是什么
技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸，也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节，也可找出为什么会发生工程事故，在很多工程建设的地方都有重要的价值。
2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平
档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障。
3档案管理工作存在的缺陷
3.1对项目档案管理工作不够重视
在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺，在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修，需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题，而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等，缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料，都没有专业人员对其进行系统的管理，导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全，对于服务类合同也没有写签订日益，档案资料的时序性也不满足相关要求等。
3.2档案管理制度不科学，管理人员自身素质有待提高
现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项，也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度，缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理，导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中，没有人对项目档案材料进行跟踪，这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作，需要一些专业管理人员对档案进行归档，管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程，但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员，自身专业素养的不足，严重影响了档案管理的有效性。
3.3视听档案的保留不齐全
视同档案材料主要是指声像材料，这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料，在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留，而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员，或者是管理人员的专业素养不够，这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库，导致视听材料不齐全。
4如何加强档案管理工作
4.1加强项目档案管理人员的工作意识
重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。
4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构
电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责，确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作，最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制，电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去，将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来，让档案管理工作融入到项目管理中去，参与到项目建设中去。
4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性
二、当前合同管理存在的主要问题
1．企业管理者对合同管理的重视程度不够。多数企业管理者重生产、重订单、轻管理，尤其对合同管理不够重视，有的企业没有相关的合同管理制度，有的企业没有专门负责合同管理的部门或管理人员，有的虽有相关合同管理制度及合同管理部门，但管理混乱或无序。企业管理者对合同管理工作的无视或不够重视，造成合同管理工作主题缺失或管理无序。
2．合同审核不严，缺乏风险控制机制。由于很多企业没有专门负责合同审核的法律事务部门或企业法律顾问，有些企业设立了法务部门，但企业法务部门的法律顾问和各有关人员在合同管理中的具体责任和权限的规定不够明确，不能充分或有效地发挥其作用。如在合同谈判和签订时把关不严、合同条款表达含糊、法律或合规性审核不够严格、合同履行监督不到位等问题，将会给企业经营带来潜在风险。
3．合同的管理和履行效率低下。企业缺乏高效、科学的合同管理制度及审核程序，合同的洽谈、起草、审核、签约、履行等环节无法紧密衔接，造成合同管理无序混乱，合同履行效率降低；合同履行过程中缺乏准确高效监督及反馈程序，对企业的生产经营活动产生消极影响。
4．缺乏标准化管理体系。没有制定涵盖合同起草、谈判、审核、签订、履行、监督的合同管理制度和统一的合同编码体系，使合同管理缺乏制度依据；没有按照一定的程序对履行合同条款的能力进行评审，对于企业常用业务合同进行文本格式化和通用条款优化等标准化工作没有开展。
三、合同管理标准化的必要性
合同管理也是一门科学，要尊重其内在的发展规律，在大数据时代下，合同管理亟待建立科学的标准体系，使企业合同管理标准实用可行。
1．推行合同管理标准化是经济和时展的客观要求。各种经济合同客观地反映着生产和流通的现实经济情况，它作为联系原材料采购、生产加工、流通消费各环节的纽带与桥梁，在保障生产生活、经济发展顺利进行，提升企业经营管理水平，促进经济发展方面，发挥了非常重要的作用。随着经济管理体制改革的进行，混合所有制和大数据引领经济发展新时代的到来，企业改革和发展活力不断增强，各经济体之间的联系愈加活跃，经济合同的数量也随之增加，构成了大数据时代经济活动的重要组成元素，社会经济和时代的发展，就客观地向我们提出了合同管理标准化的问题。
2．合同管理的现状是推行合同管理标准化的潜在动力。由于非标准化合同管理带来诸多问题，给经济合同的审核、履行、监督等环节带来很大困难与不便。要做到提升经济合同的履约率，减少合同纠纷，减少合同管理方面所投入的人力、物力，必须实施合同管理的标准化，大力推行合同管理制度化、编码体系的标准化、内容条款规范化，以及合同文本格式统一化。
3．合同管理标准化是降低合同管理沟通成本和提升工作效率的重要手段。通过合同管理的标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、业务间的衔接关系、各自承担的责任、工作程序等用标准的形式加以明确，这样可以使合同管理工作规范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理标准体系的模式
企业合同管理纷繁复杂，在大体上可将标准体系划分为管理和操作两个层面：
1．管理层次包括《合同分类编码体系》、《合同审核管理标准》、《销售（采购）合同管理标准》、《特殊合同类管理标准》等标准，这些管理标准分别对合同分类编码及各类型的合同在拟定、审核、签订及履行全过程中的管理部门及其职责、管理方式及程序等做出明确规定。
2．操作层次包括《合同格式文本标准》、《合同要约推荐标准》等标准，格式文本是企业结合自身业务特点，一般在积累总结经济活动实践经验的基础上逐步形成完善的，完备成熟的格式文本不仅可保护自身合法权益，还能大大提高工作效率。
五、合同管理标准化的具体措施
1．合同管理制度的动态化。制度是基础，没有制度，任何管理工作都是无本之木、无源之水，合同管理工作亦是如此。任何企业都要建立健全适合于自身的的合同管理制度。首先要看有没有合同管理制度，其次要看合同管理流程有没有严格按照合同管理制度执行，最后要看现有的制度是否适应目前的企业合同管理，若不适应，则要对制度进行修改，将合同管理制度纳入动态化管理，合同管理制度要随着合同管理工作的发展、管理范围和形势的变化而改进，不能一劳永逸，更不能让制度成为制约合同管理工作的瓶颈。
2．合同编码体系的清晰化。一个企业的合同的编码体系一般包括合同承办部门的代码、合同签订日期、合同序号、合同分类等，在合同编码体系中，合同承办部门代码和合同分类较为重要，一个能够清晰地表达了合同承办的主体，一个能够清晰地反映合同的类型，合同承办部门代码一般以部门英文缩写或部门在企业的习惯性代号作为编码，合同分类一般按照合同的经济性质分为销售合同、采购合同、技术合同、担保合同等，合同分类看似简单，但直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同管理流程带来很多不便。
3．合同审核流程的层次化。企业的合同管理要有一个明确的合同审核流程，审核流程要分类制定，各审核人员要责权清晰，层次分明，将一般合同、重大合同、特殊合同审核和签订的权限具体化，由于合同履行和监管也大多是由合同审核的参与人负责，通过完善合同审核流程，将合同审核流程层次化，进而明确各层次在合同管理中的权限与职责。
4．合同档案管理的日常化。合同管理中的档案管理工作极为重要，它是一个与合同管理相关数据的归集、整理的过程，在大数据时代，合同数据更加复杂，应当更加重视合同档案管理工作。合同承办人或者合同管理人员要按照合同管理的相关规定主动收集合同相关数据，包括合同签订前的项目审批文件、考察、咨询、谈判会议记录、法律及合规性审核等材料，合同履行过程中的标的物签收、核验、合同变更等材料，合同履行后的经济效果评价、合同总结等材料，形成完备的合同管理档案。合同档案要纳入常态化管理，做到合同管理数据随产生、随收集，做到洽商记录不过夜、合同备案和审核意见表填制不过夜。
5．合同管理相关岗位的互控化。合同管理相关岗位的工作是一个互相衔接、联动的体系，每个岗位虽然分工不同，但对其他岗位都有纠错、互控的责任和义务，这样才能相互促进，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法为前提，尤其是格式化合同涵盖了法律规定的主要条款，在客观上起到了法制宣传的作用，提高合同参与者的法律意识和履行合同的自觉性，加强合同文本格式化的普及，也可大大减少经济合同纠纷。
7．合同管理的信息化。在大数据时代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促进合同管理标准化的重要保障，要应用现代化信息手段加强合同管理工作，开发适用企业自身的合同管理软件系统，加强合同处理流程的信息化，不断提升合同管理的信息化水平。
二、当前合同管理存在的主要问题
1．企业管理者对合同管理的重视程度不够。多数企业管理者重生产、重订单、轻管理，尤其对合同管理不够重视，有的企业没有相关的合同管理制度，有的企业没有专门负责合同管理的部门或管理人员，有的虽有相关合同管理制度及合同管理部门，但管理混乱或无序。企业管理者对合同管理工作的无视或不够重视，造成合同管理工作主题缺失或管理无序。
2．合同审核不严，缺乏风险控制机制。由于很多企业没有专门负责合同审核的法律事务部门或企业法律顾问，有些企业设立了法务部门，但企业法务部门的法律顾问和各有关人员在合同管理中的具体责任和权限的规定不够明确，不能充分或有效地发挥其作用。如在合同谈判和签订时把关不严、合同条款表达含糊、法律或合规性审核不够严格、合同履行监督不到位等问题，将会给企业经营带来潜在风险。
3．合同的管理和履行效率低下。企业缺乏高效、科学的合同管理制度及审核程序，合同的洽谈、起草、审核、签约、履行等环节无法紧密衔接，造成合同管理无序混乱，合同履行效率降低；合同履行过程中缺乏准确高效监督及反馈程序，对企业的生产经营活动产生消极影响。
4．缺乏标准化管理体系。没有制定涵盖合同起草、谈判、审核、签订、履行、监督的合同管理制度和统一的合同编码体系，使合同管理缺乏制度依据；没有按照一定的程序对履行合同条款的能力进行评审，对于企业常用业务合同进行文本格式化和通用条款优化等标准化工作没有开展。
三、合同管理标准化的必要性
合同管理也是一门科学，要尊重其内在的发展规律，在大数据时代下，合同管理亟待建立科学的标准体系，使企业合同管理标准实用可行。
1．推行合同管理标准化是经济和时展的客观要求。各种经济合同客观地反映着生产和流通的现实经济情况，它作为联系原材料采购、生产加工、流通消费各环节的纽带与桥梁，在保障生产生活、经济发展顺利进行，提升企业经营管理水平，促进经济发展方面，发挥了非常重要的作用。随着经济管理体制改革的进行，混合所有制和大数据引领经济发展新时代的到来，企业改革和发展活力不断增强，各经济体之间的联系愈加活跃，经济合同的数量也随之增加，构成了大数据时代经济活动的重要组成元素，社会经济和时代的发展，就客观地向我们提出了合同管理标准化的问题。
2．合同管理的现状是推行合同管理标准化的潜在动力。由于非标准化合同管理带来诸多问题，给经济合同的审核、履行、监督等环节带来很大困难与不便。要做到提升经济合同的履约率，减少合同纠纷，减少合同管理方面所投入的人力、物力，必须实施合同管理的标准化，大力推行合同管理制度化、编码体系的标准化、内容条款规范化，以及合同文本格式统一化。
3．合同管理标准化是降低合同管理沟通成本和提升工作效率的重要手段。通过合同管理的标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、业务间的衔接关系、各自承担的责任、工作程序等用标准的形式加以明确，这样可以使合同管理工作规范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理标准体系的模式
企业合同管理纷繁复杂，在大体上可将标准体系划分为管理和操作两个层面：
1．管理层次包括《合同分类编码体系》、《合同审核管理标准》、《销售（采购）合同管理标准》、《特殊合同类管理标准》等标准，这些管理标准分别对合同分类编码及各类型的合同在拟定、审核、签订及履行全过程中的管理部门及其职责、管理方式及程序等做出明确规定。
2．操作层次包括《合同格式文本标准》、《合同要约推荐标准》等标准，格式文本是企业结合自身业务特点，一般在积累总结经济活动实践经验的基础上逐步形成完善的，完备成熟的格式文本不仅可保护自身合法权益，还能大大提高工作效率。
五、合同管理标准化的具体措施
1．合同管理制度的动态化。制度是基础，没有制度，任何管理工作都是无本之木、无源之水，合同管理工作亦是如此。任何企业都要建立健全适合于自身的的合同管理制度。首先要看有没有合同管理制度，其次要看合同管理流程有没有严格按照合同管理制度执行，最后要看现有的制度是否适应目前的企业合同管理，若不适应，则要对制度进行修改，将合同管理制度纳入动态化管理，合同管理制度要随着合同管理工作的发展、管理范围和形势的变化而改进，不能一劳永逸，更不能让制度成为制约合同管理工作的瓶颈。
2．合同编码体系的清晰化。一个企业的合同的编码体系一般包括合同承办部门的代码、合同签订日期、合同序号、合同分类等，在合同编码体系中，合同承办部门代码和合同分类较为重要，一个能够清晰地表达了合同承办的主体，一个能够清晰地反映合同的类型，合同承办部门代码一般以部门英文缩写或部门在企业的习惯性代号作为编码，合同分类一般按照合同的经济性质分为销售合同、采购合同、技术合同、担保合同等，合同分类看似简单，但直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同管理流程带来很多不便。
3．合同审核流程的层次化。企业的合同管理要有一个明确的合同审核流程，审核流程要分类制定，各审核人员要责权清晰，层次分明，将一般合同、重大合同、特殊合同审核和签订的权限具体化，由于合同履行和监管也大多是由合同审核的参与人负责，通过完善合同审核流程，将合同审核流程层次化，进而明确各层次在合同管理中的权限与职责。
4．合同档案管理的日常化。合同管理中的档案管理工作极为重要，它是一个与合同管理相关数据的归集、整理的过程，在大数据时代，合同数据更加复杂，应当更加重视合同档案管理工作。合同承办人或者合同管理人员要按照合同管理的相关规定主动收集合同相关数据，包括合同签订前的项目审批文件、考察、咨询、谈判会议记录、法律及合规性审核等材料，合同履行过程中的标的物签收、核验、合同变更等材料，合同履行后的经济效果评价、合同总结等材料，形成完备的合同管理档案。合同档案要纳入常态化管理，做到合同管理数据随产生、随收集，做到洽商记录不过夜、合同备案和审核意见表填制不过夜。
5．合同管理相关岗位的互控化。合同管理相关岗位的工作是一个互相衔接、联动的体系，每个岗位虽然分工不同，但对其他岗位都有纠错、互控的责任和义务，这样才能相互促进，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法为前提，尤其是格式化合同涵盖了法律规定的主要条款，在客观上起到了法制宣传的作用，提高合同参与者的法律意识和履行合同的自觉性，加强合同文本格式化的普及，也可大大减少经济合同纠纷。
7．合同管理的信息化。在大数据时代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促进合同管理标准化的重要保障，要应用现代化信息手段加强合同管理工作，开发适用企业自身的合同管理软件系统，加强合同处理流程的信息化，不断提升合同管理的信息化水平。
一、社会保险档案管理现状分析
(一)社会保险的参保人数增长迅速
我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划(2011-2012年)》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。
(二)社会保险经办机构实施改革计划
近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系跨省转移接续制度。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。
(三)负责社会保险档案管理的部门分散
我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案;民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金;商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便;而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如涉保人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。
(四)社会保险档案工作缺乏硬指标考核
社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的退保潮现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于候鸟型的打工者来说只是带不走、挪不动的地方粮票。
(五)社会保险的经办效率和范围需要扩大
社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。
二、我国社会保险档案管理系统存在的问题
(一)对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
(二)社会保险档案管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
(三)社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
(四)缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。 三、社会保险档案管理的解决办法
(一)将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人;全文数据则可以采用图像扫描录入;而一些当前常用的数据可制作成光盘。
(二)根据社保档案类别进行分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以件或卷进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定永久、长期和短期三种保管期限。
(三)建立全国统筹的社保管理系统，规范标准
建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录;并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
(四)在全国统一管理下设分支机构
一、档案体制及管理制度的建立
华能**水电水利枢纽工程的档案工作按照统一领导，分级管理的原则，建立了相应的机构，配备了专职人员。建设初期，本着建设单位要对水利工程档案负全责的指导思想，公司在办公室设立了资料室，配备了专职人员，负责工程资料的管理工作。其它设计、监理、施工单位也都明确了专职档案资料管理人员，各负其责。
二、要按照档案工作的要求，认真抓好档案改革。
水利工程档案部门应加强对改革档案工作的监督、指导保存，有条件的地区可同时将一套原件移交同级国家综合档案馆保存；要做好档案的利用服务。县级水利工程改革档案除确需保密的之外，应当按照有关水利水电工程档案管理总则进行处理。详细制定的水利水电工程档案管理总则如下：
第一条为加强水利水电工程的档案管理，实现档案工作科学化、标准>标准化、规范化、积极保护和有效利用档案信息资源，为工程建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案条例》、《基本建设项目档案资料管理办法》及有关的规范和标准，结合工程实际，特制定本办法。
第二条水利水电工程档案是在工程建设和管理活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、照片、磁性载体文件及计算机软件等不同形式的历史记录，是国家的宝贵财富，各单位必须切实加强档案工作的领导，把档案工作列入单位目标管理岗位责任制，实行集中统一管理。在工程建设与管理中要划出档案工作专项经费，以保障档案工作的正常开展。
第三条档案工作要积极探索现代化管理方法，积极采用计算机等现代化设备和技术，不断提高档案管理水平，努力实现“一流工程，一流档案”。
第四条档案工作要确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。
第二章档案机构及其职责
第五条要根据工作需要配备政治条件好、业务能力强、能胜任工作的专（兼）职档案人员。其主要职责是：集中统一管理本单位文书、科技、照片、磁性载体等全部档案。制订有关的办法、制度，负责接收、保管、统计、鉴定、提供利用等工作，并对文件形成单位的档案工作及文件材料的形成、整理、归档等情况进行检查、指导，保证档案的完整、系统、准确和案卷质量的标准化。
第六条档案工作在业务上受上级和同级档案管理部门的监督、指导。
第七条档案工作人员要忠于职守，热爱本职工作，具备专业知识，具有从事档案工作的资格和规定学历，身体健康，严守秘密，遵纪守法。要保持档案人员的相对稳定。
三、加强管理狠抓落实群策群力做好档案工作
**水电站位于云南省普洱市和澜沧县交界处的澜沧江下游干流上，是澜沧江中下游河段八个梯级规划“两库八级”的第五级电站。是澜沧江梯级中装机容量最大的电站。电站总装机容量585万kW,是云南省继小湾电站之后又一巨型水电工程;是我国“西电东送”、“云电外送”的重点工程项目；建成后是云南省境内最大的水电站；在全国排名第四，装机容量仅次于三峡、奚落渡、向家坝水电站。
**水电工程项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。**水电工程档案既是重点水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，也是全体建设者智慧和劳动的结晶。所以做好档案管理工作是工程项目工作中的重中之重，以下是我近两年来的档案培训的体会认识：
（一）、根据DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、DL/T5123-2000《水电站基本建设工程验收规程》和《**水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》对水利工程竣工资料编制内容及竣工图纸资料编制都有明确的规定和要求。**水电站前期工程项目档案在归档过程中普遍存在以下问题：
1、纸张不标准
原始资料用纸不符合归档要求，纸张不同大小不一，给整理和装订工作造成不便，致使竣工资料案卷质量无法得到保证。
2、书写不规范
常见的毛病有：原始资料的文字书写有的是用稳定性差的圆珠笔和纯兰墨水笔写的，甚至还有复写的；原始资料字迹潦草，不清晰，有错别字；随意用涂改液涂改，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字。
3、资料不齐全
有的差开工报告，有的差工程技术要求、施工组织设计、施工方案、施工计划；有的差竣工验收资料（竣工验收鉴定书，竣工验收报告等），有的差施工总结等等。各参建单位资料收集、整理跟工程进度不同步，很多单位都是工程全部完工才开始收集、整理资料，从而造成归档资料不齐全，不完整。
4、整理不规范
有的原始资料不按资料分类要求成册，成册的又无卷内目录，有的卷内目录不准确，卷内目录文件编号、责任者、日期填写不准确；案卷题名跟卷内文件内容不相符等。
5、资料内容不准确，甚至不完善
竣工图与实际不相符，无竣工图编制说明，有的无竣工章；工程名称与合同上不一致（无变更依据）；竣工资料上的合同编号跟合同上的编号不一致；盖章签字不符合要求（单位工程验收应盖单位印章，有的盖部门印章，有的没有盖章），备考表上竣工文件章、检查人签名有的立卷人代签;设计变更审批签字不完善;有好几个标段出现重要的、该归档的资料未归，不该归档的资料归档了，没有掌握工程资料归档范围。
6、移交不及时
竣工档案没有按照竣工验收3个月内移交档案的规定执行，竣工档案管理控制措施在执行时间上滞后，导致工程竣工资料丢失，归档竣工资料出现大量复印件现象。
前期工程项目档案出现这么多问题，主要原因各参建单位领导对档案工作重视不够；档案人员大多数都是刚从学校毕业的临时聘用人员，流动性大，没有参加过正规档案业务知识培训，专业知识欠缺，管理水平不高，服务意识差，工作往往处于一种被动应付状态；筹建处档案管理人员对各参建单位工程项目档案工作的指导力度不够。建议公司以后在其它工程建设中档案人员在工程开工就介入到工程管理工作中，了解工程工作内容、特点、工作目标，及时对各参建单位归档工作进行指导，保证工程竣工档案完整性、准确性、系统性。
（二）、**水电站主体工程又好又快推进的同时，搞好档案管理工作刻不容缓。加强**水电工程项目档案管理工作的建议：
1、统一思想、提高认识，加强领导
加大对《档案法》及相关档案工作法律法规的宣传力度，增强各参建单位领导干部的档案意识，促使领导干部和档案管理部门达成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，这是抓好建设项目档案管理工作的前提条件和有力保证。
2、充分发挥监理作用
在抓工程质量同时，把好工程资料质量关，检查验收施工单位形成的归档文件材料是否齐全、完整、准确。协同档案管理部门对施工文件实行跟踪建档，参与工程档案检查验收。
3、建立切实可行的项目档案管理控制措施，由筹建处竣工办牵头，组织相关单位及相关人员定期对各参建单位的项目档案管理工作进行检查，发现问题限期整改。
4、加强培训，主动指导
针对各参建单位档案管理人员业务水平不高、流动性大的实际，每年至少举办一期基本建设项目档案业务知识培训，提高档案管理人员的业务素质，为做好工程档案工作，提高管理水平、档案质量打好基础。还可以在适当时候召开工程档案管理工作座谈会，邀请有关领导、职能部门、各参建单位领导和档案管理人员参加，就如何抓好工程项目档案工作进行探讨，增进相互间的经验交流，群策群力，共同做好**水电工程档案工作。与此同时，筹建处档案管理人员应加强对各参建单位项目档案工作的指导力度，经常深入各工程现场进行实际指导，在档案收集、整理过程中遇到一些实际问题在业务指导中加以及时解决，以确保档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证**水电工程项目顺利通过验收。
全程销售管理
销售合同是企业的最重要的信息资源，也是计划、生产环节的源头。对于思源电气这样的大型电力设备供应商而言，工程投标是行业销售的主要渠道，绝大多数产品都是为行业客户量身定制，具有典型的按单设计和按单生产的特点。投标报价是销售环节中的关键工作，而面对客户多变的需求，“报价慢、不准确”也成为行业内的首道难题。
“如果用户提出的要求几天报不出价格，或者报价赶不上用户的变化，企业就会一直处于被动状态。”金晓宇说，高压电器涉及的电器元件和钣金件比较多，用手工很难计算，一些企业往往是采用“拍脑袋”方式进行估算，再加上营销人员对产品的技术知道的不多，报价的准确性很难保证。
“产品报价不准，将直接影响产品的竞争能力和企业生产利润的实现。”金晓宇解释道。有些报价完全根据用户或设计院的电器元件明细表进行报价，造成要采购的电器元件非常分散，采购成本也降不下来，采购周期也不可能很短，给生产管理带来诸多不便。
同时，由于报价的工作量较大，厂里的设计人员有很大一部分精力消耗在报价上，设计人员穷于对付，技术开发的力量一旦受限，就会形成一种恶性循环。
“原来在使用国内另一家知名软件的产品时，合同管理中缺少对订货单位、收货单位、结算单位的概念区分，造成了很大不便。” 财务部信息科经理杨凯介绍，在国内电力行业的招标中，销售合同可能是跟省厅统一签订，但实际发货时是分别发给各个电力站，然后有些合同与省厅结算，有些则是与电力站结算，从销售订单到产品出库可能对应多个客户，原来的软件没办法做到，成为合同管理的一大难点。
通过引入K/3 ERP系统，思源电气成功解决了这个问题，在销售管理完善了合同档案管理、合同预警、合同综合查询等应用。合同档案不仅包括合同本身，还包括合同的收款协议、货款的追加和处罚、图纸交接记录、开票记录、发货记录、回款记录和应收账款计算，可连接合同图片或其他资料，也可从销售报价中导入合同清单数据，档案过程一目了然。
思源电气在合同预警功能中规定了9项合同异常报警的情况，并根据客户信用等级进行相应管理，譬如预付款不到，合同不能正式投料；发货前，若按协议规定的发货前款不到，不允许发货等等。
在K/3 ERP系统的帮助下，思源电气逐步摸索出一套应对客户订单变化的切实可行的管理方法：设计部门根据客户变化进行的修改信息，通过PDM接口实时、直接传入ERP系统；生产尺寸、交货时间和数量等变化都可以通过销售订单、生产任务单进行变更和改制应对，通过业务预警功能，对变化后的业务主动提示给相关人员，加快变化的业务处理效率……同时，通过销售订单的全程跟踪功能，思源电气可以完全了解到订单的执行进度，包括图纸交接信息、交货期变更信息、发货信息、发票信息、回款信息、售后服务信息等，可以随时查询到与合同相关联的生产信息，包括合同的装配缺件信息、采购执行情况、零部件生产情况、装配进度等数据，及时掌握销售订单的成本和利润情况，即使客户的需求多变，也能保证订单的按时交付。
从计划到车间
计划和生产的灵活性是应对客户变化的关键，思源电气通过K/3 ERP系统，将企业生产管理从以调度为中心转移到以计划为中心，并严格规范了车间管理。
“在ERP上线之前，厂里的计划员、调度员总是非常忙碌。” 金晓宇说，从严格意义上讲，那时厂里的生产还处于调度制生产管理的体系。
当时思源电气的生产管理存在重调度轻计划的情况，每周生产人员都通过频繁的生产调度会去解决缺件问题，调度会成了“救火方案确认会”，生产人员成了“救火队员”，花费了大量时间和精力。由于手工编制生产主计划不能全面考虑各个车间的实际情况，特别是客户需求时常发生变化的时候，所以很难编制出能力均衡的生产作业计划，就容易出现各个车间之间互相等待、总体生产部门的各个时期任务不均的情况。计划是连接销售、生产、供应的纽带，“没有统一的计划体系，势必造成物料之间采购和生产的不配套性，甚至造成零部件库存“长短件“的出现，物料仓库中有效库存比例的下降。”
通过导入ERP系统优化计划体系，思源电气将企业生产管理从以调度为中心转移到以计划为中心，加强需求预测工作，在编制零部件生产计划、物料采购计划及库存控制上考虑客户日常变化的需求，并充分考虑其零部件的配套性，严格推行限额发料及限额领件制度，消除了产生配套缺件问题的根源。
在ERP系统的流程中，思源电气形成了零部件计划员与调度员，采购计划员与采购员的监督约束机制。主生产计划员可以在线跟踪合同的执行情况，穿透查询合同的生产与采购执行，根据零部件配套调整生产或跟催采购执行，保证合同交货，提高客户满意度。
目前，思源电气有电抗车间与自动化车间两个制造车间。电抗车间主要负责一次设备生产；自动化车间主要是二次设备生产及与一次设备成套。两个车间在工艺上没有相互制约，电抗车间完工后入自动化车间，自动化车间二次设备进行成套。
在ERP系统实施之前，思源电气面临的主要问题是车间排程主要根据经验值，不能准确掌握各工序能力与负荷状况，工作量很大。而当发生合同变更或缺料时，会对整个产销产生影响，难以进行动态调整。当时车间的管理方式也比较粗放，譬如在电抗车间的生产中，对于制程返工以及制程实际作业时间没有完善记录及统计，缺少派工单与完工单的概念。
在ERP上线后，借助软件预置的先进管理思想，思源电气对车间制造进行了规范化，对于工序过程中的计划数、实作数、实作工时、不合格数、报废数等信息进行了真实反映，生产任务汇报完成后也能及时的查询到“生产日报表”和生产情况，更符合企业的管理要求。
以自动化车间为例，目前根据客户合同的出货计划由计划科下达至自动化车间，车间主任根据出货日期安排车间排程计划，仓库则根据计划配料，领料组装完工后进行全检并办理入库手续。在整个过程中，客户订单上的变化通过K/3 ERP系统实时传递到车间调动人员，自动化车间的可根据系统中反映的客户交期对任务优先级进行相应调整，以满足客户需求变化的要求。
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