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抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。另外，还要与外购、有关单位进行交换、复制索取以及标准化的网络收集等。形成完整有效的地质数据文件。
2建立制度，编制方案，完善规则
长期以来，地勘工作执行和延续计划经济的管理体制，缺少市场经济体制中的竞争意识和对原始数据质量问题的关注意识。只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则如：范围、规范性引用档、术语与定义、归档范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等，还包括地质项目的设计档案、设施工档案和竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。
数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作。管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强培训依法制档
目前，地勘单位的数据文件管理工作远不能跟上飞速发展的地勘形势的要求。一个单位数据文件管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案数据的组织者对档案数据的重视程度有着极大的关系。数据文件作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员素质差的现状，一是要结合地勘单位的特点，加强对数据文件管理人员的培训，应该组织其学习、贯彻《中华人民共和国档案法》。《中华人民共和国档案法》明文规定，一个国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。但目前地勘单位的数据文件管理缺乏有力的档案执法机制是一个比较突出的问题。在档案未形成时，就有档案资料散落在工程技术人员及合同管理人员或是一些领导者个人手中的现象，根据现存在情况，应档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。结合正在实施的保密协议签定工作形成有法必依、执法必严的局面，推动档案工作向规范化、标准化的方向发展。认真学习档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训。从目前看，许多档案部门缺乏现代高科技人才，其中档案、信息处理复合型人才就更加奇缺，大部分档案人员现代技术水准偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就难以实现档案信息化了。因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新科学先进的管理方法，因此必须通过各种不同形式的培训，提高档案人员业务能力和管理水平，自觉增强责任意识，把档案提升一个新台阶。
4档案信息电子化纸质档案数字化
资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程,行业不同,信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇,地勘单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。为提高地勘单位的整体素质,推动地勘单位的改革与发展,充分利用好信息化这个武器,走出一条适合自己的信息化建设之路。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于存储查找和利用，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地勘单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。
［摘要］目前地勘单位的档案数据管理，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和严重损失，因此，加强地勘单位档案管理工作，提高地勘人员质量意识和建立地质档案数据管理体系。推动档案管理工作的规范化、信息化，标准化。
［关键词］地质资料档案管理信息化标准化
二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。
笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：
一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。
2、落实行业标准，完善文书档案管理在农业科研类单位档案员培训工作中，对《归档文件整理规则》等行业标准进行详细讲解，并下发到各科研单位学习，要求按标准完成文书档案整理工作；组织基层单位档案员到标准档案室参观，直观地领会行业标准；以黑龙江省档案局执法检查为契机，发现问题，及时整改，完善农业科研单位档案标准化建设。
3、加强法制管理，加大农业科技档案收集力度文书档案的管理在院机关、基层单位均比较重视，而农业科技档案在制度建设、规范整理及流向处置方面显得相对滞后。加强法制管理，使科技档案工作法规化、制度化是科技档案事业顺利发展的基本保障。作为从事农业基础研究的科研院所，农业科技档案管理是科研单位档案管理最重要的工作内容。目前，基层单位科研档案断档情况比较严重的原因主要有两点：一是档案管理人员工作热情不够、责任心不强；二是科研人员法律意识淡漠，视科研档案为私有财产，或有顾虑、担心知识产权得不得到保护等。基于此，应要求档案工作人员具有高于他人的档案观念、高度的责任心和使命感，加强档案收集力度，熟悉农业科研业务及立项情况；针对农业科研档案周期性长的特点要做到跟踪服务，使档案收集工作贯穿整个科研活动的始终。开展以《档案法》为中心的农业科技档案法规体系的宣传教育，提升工作人员的档案法制观念，培养农业类科研人员的法律意识和档案意识，真正做到依法治档。在科技档案管理工作中，管理制度是必须遵循的规定和准则，制定农业科技档案管理制度，特别是科技档案保管和保密制度，科技档案借阅及利用制度等还要把这些制度落到实处，使科研人员理解并支持科技档案归档工作。
4、建设高素质档案工作队伍工作岗位培养对于农业科技类单位从事档案管理工作的人员至关重要，掌握专业知识的同时，在实际工作中锻炼并提高业务能力。
4．1自主学习档案管理人员要有积极的学习态度，进一步掌握与档案管理有关的法律、法规、条例以及各项业务知识及行业标准，使各项工作在法治的框架内进行，同时也用法律的武器为档案管理工作保驾护航按照档案管理的行业标准完成农业科研类单位的基础业务工作；积极参加档案局组织的业务培训，不断接收新信息。
4．2后备人才培养农业科研单位应重视后备人才的培养，特别是从事档案管理工作的新员工，对于个人素质高、能力强的年轻一代，经过工作岗位的锻炼，很快会成为档案管理工作的能手。言传身教是最好的岗位培训，起到“传、帮、带”的良好作用，实现岗位新老交替。
4．3参观学习档案管理先进单位档案管理工作具有一定的封闭性，通常局限在自己的工作环境中搞业务，通过参观学习，和档案工作走在前列的单位进行横向比较，能够提高档案管理水平。
5、推进档案管理信息化建设档案管理信息化不仅是管理工作的需要，更是时展的必然。目前农业科研类单位档案管理程度与现代化水平的要求差距很大，这就需要档案工作人员做到3点。
5．1树立现代化档案管理意识档案管理信息化是一项长期而艰巨的任务，其实质是档案管理模式从以档案实体保管为重心向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重心转变的过程，更是从管理向服务转变的过程。这个转变要求档案工作者必须更新思想认识，彻底摒弃整理加保管的传统观念，将封闭式管理转化为开放式服务，满足农业科研工作者及广大农民对档案信息资源开发利用的需求。
5．2掌握信息技术技能信息技术的迅猛发展和广泛应用为档案资源的科学保管和开发利用提供了条件。“三分技术，七分管理”，先进的技术需要懂技术的人去管理，缺乏既懂信息技术又懂档案专业的人才，这是许多单位信息化水平徘徊不前的根源所在。从事档案管理的工作人员应与时俱进，掌握并熟练运用先进的科技手段，通过计算机技术、信息开发技术和网络技术等方面的业务培训，促进管理效率和服务水平的提升，加快档案工作融入信息社会的步伐。
5．3加大档案管理的投入基层单位要把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入预算，增加投入，建立必要的软硬件设备环境，为逐步实现档案管理现代化创造条件。
中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）08-0-01
会计档案是指单位在财务管理和会计核算过程中直接形成的会计凭证、会计账簿、会计报表及财务分析报告及具有保存价值的一系列文字资料等会计核算专业材料，是记录和反映单位财务活动的重要史料和证据。会计档案既是单位经济活动的历史记录，又是单位档案的重要组成部分，是重要的信息资源。单位的会计档案是否真实、齐全、准确、完整，整理、归档是否科学、合理，保管、移交是否完好、及时，借阅、销毁是否规范、严密，都将直接影响到单位会计档案管理的质量。
一、会计资料收集要完整、及时
会计资料的收集要以会计业务为主线，凡具有保管价值的所有会计事项记录、核算资料、财务管理类的资料，都应及时收集，不得遗漏，如发现缺少的资料，应及时向有关的当事人追回或采取必要的补救措施，以确保会计档案资料的完整性。依据《会计档案管理办法》，会计档案资料主要包括：
1.会计凭证类：包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。
2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3.财务报告类：分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告。
4.其他类：包括银行对账单、银行存款余额调节表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
实行会计电算化单位的会计档案主要包括三个方面的内容：
（1）由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料应当符合国家统一的会计制度规定，根据有关规定立卷归档保管，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
（2）以磁盘、磁带、光盘等介质存储的会计数据（会计凭证、会计账簿、会计报表等数据），在未打印成书面形式之前，应当妥善保管并留有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。
（3）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料和软件程序，也应当视同会计档案保管。
二、会计档案的整理和归档要科学、合理
对会计档案的整理和归档要根据《会计档案管理办法》的要求，制定科学规范的分类编号方法和归档时限，建立会计档案保管清册、移交清册、借阅登记单等，保证会计档案内容完整、整理归档及时、手续完备，并按会计档案分类编号规则整理会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，合理确定摆放各类会计档案的位置，提高利用效率。
1.会计月度终了，将会计凭证按顺序排列、整理，连同所属原始凭证，按要求装订成册，正确填写记账凭证封面，填写并粘贴包角并盖好骑缝章。正确填写会计档案凭证案卷目录。
2.年度终了，将会计账簿、会计报表（实行电算化核算的单位，首先应打印出纸质的会计账簿、会计报表）及其他资料（主要是银行存款余额调节表、银行对账单）按《会计档案管理办法》要求分类整理、编页码、装订成册，正确填写封面各项内容，填写并粘贴标签，填写会计档案账簿案卷目录、会计档案报表案卷目录及会计档案其他类案卷目录。对于上级、财政部门下达专项资金、部门预算指标等文书档案也应及时收集交由单位档案部门整理归档。
三、会计档案的保管、移交要完好、及时
在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上，指定专人负责单位的会计档案，负责会计档案资料的收集、整理、装订、保管，并保持相对稳定。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制会计档案移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案移交清册中应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止时间和档案编号、应保管期限等内容。
四、会计档案借阅、销毁要规范、严密
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经本单位负责人批准，方可提供查阅或复制，并办理借阅、复制登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立、健全会计档案借阅、复制登记制度。
根据《会计档案管理办法》规定，各单位保管期满的会计档案，应由本单位档案部门会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁待销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。单位负责人必须在会计档案销毁清册上签署意见并签章。会计档案销毁时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员参加，并由同级财政部门派员参加监销。国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应对照会计档案销毁清册上所列内容逐一清点核对并在会计档案销毁清册上签字盖章。
DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078
声像档案能够将鲜活的现实场景原貌地保存下来,传诸后世,再现于后人的视、听觉的感官。因此,较之其他载体材料的档案就显示出自己的优势。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见,
1 声像档案在档案中的特殊价值的和特点
声像档案是随着科学技术的进步而产生的一种信息记录。它是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料,它具有客观性、形象性和科学技术性的特点,能生动形象地再现设计单位工程设计方面的工作及成果,客观反映和记录设计工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样,具有现实的查证作用,对研究历史具有参考使用价值。声像档案的作用和价值虽然众所周知,有目共睹。但在现实档案管理中声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理难度大、开发利用少等问题,直接影响了档案的完整性。
2 声像档案管理现状存在的问题
2.1 档案意识不强,声像档案难以及时完整归档
声像档案管理工作起步较晚,认识与经验不足,缺乏科学化、规范化管理,一些立档的建筑单位处于无章可循的自由处理状态。有些单位或个人意识薄弱,缺乏全局观念,仅考虑个人或本部门的工作便利,致使部分声像档案资料长期留存在个人或科室内部保存,没有及时向档案室移交,随着人员变动和机构调整,造成声像档案流失,严重影响设计单位声像档案的长期保存。问题主要体现在以下几方面:
(1)拍摄内容不完整。导致拍摄内容不完整的主要原因有:一是对拍摄建筑的特性把握不准确,不清楚什么角度、多大规模设施的需要拍摄;二是拍摄人员技术水平不高或责任心不强;三是受经费限制,摄影摄响设备未能及时更新,无法拍出好的建筑形象,直接影响工作的开展。
(2)拍摄部门没有及时整理。目前一些单位从工程项目开工到竣工验收、拍摄形成了大量的声像资料,小的工程项目则有几十张照片,大的工程项目则有几百张照片、几十盒录像带,然而拍摄部门往往不分时间前后,没有任何地点、拍摄人等备注说明,仅注上工程名称就将几年积累下来的声像资料移交档案部门,给档案部门的整理工作带来了较大的难度。档案人员因不了解这些资料的重要程度,难以进行筛选,无法进行整理、登记、分类、编目。还有一部分工程声像资料由于保管上的疏失,已经造成了较大的破坏和损失,在二次利用上留下的后遗症,有的甚至无法再加以利用。
(3)收集渠道不畅通。由于一部分的拍摄工作由专业部门完成,另一部分由设计者或施工单位人员完成,因而档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不容易掌握,加上从活动筹备至结束没有相应的控制措施,致使这些声像档案的收集工作处于被动状态,这些声像档案即便移交档案部门,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理难度大,保管条件差,声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。像我单位只是将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣!
造成原因主要体现在保管的分散性和管理的不科学性。一是有的建筑单位在声像档案资料的形成和管理上各行其是,声像档案散存在各个科室,不能统一集中管理;二是一些建筑单位形成的声像档案不能及时归档,时间长久了,这些声像档案的原始信息模糊,造成整体上的不规范,也给日后查找带来麻烦。
2.3 重大活动声像档案失控,流失严重
众所周知,每次单位组织重大活动,或设计项目完工申报优秀设计时,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个设计所同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。
3 加强声像档案管理工作的措施
3.1 加强宣传、提高意识
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取主管部门的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本单位中心工作,发挥档案自身的宣传教育作用。
3.2 加强管理,制定办法,狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。档案室将与有关部门配合出台《声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。
3.3 加强监督,分类指导,注重业务培训
针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。
对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
1.2缺乏高综合素质的办公室档案管理人员从档案管理学的角度来看，事业单位的办公室档案管理工作不仅是一项专业性极高的工作，更需要技术性较强、专业素质高的工作人员来进行。而当前的情况最为突出的也就是人员素质问题，因事业单位的特殊性，在人事改革的过程中，由于机构调整和重组，工作人员与岗位之间会发生变化，这就导致了一些不具备专业档案管理能力的人员或者说业务能力不强的人员从事了办公室档案管理工作。而对于这些专业素质不高，业务能力尚有欠缺的职工来讲，单位没能给予一定的培训与指导，也使得职工对工作产生消极情绪，更不利于办公室档案工作。
1.3缺乏对现代信息技术的运用随着现代信息技术的发展，各种各样的现代化技术与手段运用到事业单位管理工作中。就事业单位的办公室档案管理工作而言，特别是网络技术的运用，给办公室档案管理工作带来了极大的方便。而由于对档案工作的不重视，缺乏资金的投入，许多事业单位在引进现代信息技术到办公室档案管理工作上做得不够好。而为了档案资源的信息化与数字化，并逐步实现事业单位内部资源共享，更应该结合现代的计算机技术与网络技术，进一步促进事业单位办公室档案管理的信息化与现代化水平。此外，因从事档案管理工作的人员缺乏对现代信息技术的了解与应用，对于灵活的设备与软硬件使用还存在一定的问题，这也是导致现代化信息技术得不到有效利用的重要原因。
2事业单位加强办公室档案管理的创新思路
2.1建立并完善办公室档案管理制度首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提高事业单位的办公室档案管理工作，就必须有一个有效的途径和方法，建立办公室档案管理工作的规章制度并不断完善其制度环境，以保证办公室档案工作的规范性。其次，必须依据事业单位办公室档案管理工作的实际情况出发，建立相应的管理机制，并不断从制度上来改进和促进档案管理的规范性与科学性，以实现档案管理工作的需要。同时，要提高从业职员对办公室档案管理工作重要性的认识，建立相应的约束机制来引起重视，要求职工严格的执行档案管理的制度规范，并逐步构建和完善制度。
2.2提高办公室档案管理人员的综合水平办公室档案管理工作水平的高低是决定事业单位发展的重要基础，而为了更好的管理办公室档案，人员的因素必不可少。前面介绍过，办公室档案管理工作是一个系统性较强，综合性高的工作，因此，其对于从业人员的要求也较高。事业单位必须明确好办公室档案管理的岗位职责，从能力与责任上来完善队伍建设，出于岗位变动的考虑，要确保档案管理人员的整体水平，应不断开展能力培训与实践性的培训活动，以提升档案管理人员的能力与知识，进一步提升其管理经验，增强责任感，扎实档案管理的理论基础与实践知识，以此来确保事业单位办公室档案管理工作的队伍水平。
2.3推动现代化的信息技术的运用事实上，档案管理向信息化网络化发展是未来的必然发展趋势，也必然是实现档案管理现代化的方向。所以，在实际的办公室档案管理工作中，应将现代化信息技术充分运用起来，切实从计算机技术、网络技术等方面来指导档案管理工作，实现档案工作的现代化发展。可以通过借鉴国外一些先进的档案管理经验，利用光盘、缩微等技术，或者声像等技术来实现事业单位办公室档案工作的数字化。除此之外，还应加大对事业单位档案管理的现代化信息技术的投入，并加快现代化管理进程的发展，以充分发挥出信息社会中档案管理的价值。另外，必须加强事业单位档案管理工作的经费投入，通过资金的投入，与加大宣传力度，促进办公室档案管理工作的健康发展。
【关键词】
事业单位；档案管理；新形势
0 引言
档案管理工作具有管理性和服务性，事业单位通过对档案资料的科学管理，不仅能够为单位发展提供依据，使单位处于高效有序的发展之中，而且能帮助单位巩固管理、树立良好形象。随着我国经济社会的不断发展，事业单位改革也提上日程，事业单位档案管理工作作为一项基础性管理工作也面临越来越来的新问题，虽然事业单位正努力完善档案管理工作，可是仍然存在许多不足。本文重点分析了当前我国事业单位档案管理工作的现状，针对档案管理者面临的一些新形势提出了相关改革策略。
1 事业单位档案管理的现状
随着我国网络化、信息化的不断深入，当前事业单位档案管理工作出现了许多问题，主要体现在：
1.1 档案管理制度不健全
常言道：“无规矩不成方圆”，完善的规章制度是档案管理工作高效运行的基本保障。当前一些事业单位对档案管理工作不够重视，档案管理制度不健全，甚至部分单位根本没有形成一套正规的档案管理制度。在这种情况下，档案管理工作无章可循，管理方式、管理标准都不统一，档案管理者往往认为只要保证档案不泄露、不丢失便完成了工作，结果造成档案管理混乱、工作效率低下等一系列问题。
1.2 档案管理技术和手段缺乏创新
“科学技术是第一生产力”，科技的发展对事业单位的档案管理工作提出了新的要求。然而，当前我国在事业单位档案管理方面的手段和方法仍然很陈旧，尤其是信息技术引入不足，还是以传统的纸质管理为主，随着事业单位信息量的不断增加，传统的档案管理方式不仅效率低下，而且出错率高、安全性差，严重制约着档案管理工作的提高。
1.3 档案管理人员素质相对薄弱
事业单位拥有一批专业的档案管理人员是保证档案管理工作质量的重要保障。然而当前事业单位档案意识淡漠，认为档案管理是一项普通的材料整理工作，通常把档案管理工作交给一些普通文职人员负责。而且在事业单位改革过程中岗位的变动较大，许多有经验的员工被调走，上任的人员大多是新手，没有经过专业的培训，工作中管理意识和管理能力都不强。实际上档案管理工作专业性很强，需要有专业知识和专业修养的档案管理者来完成，档案管理者的综合素质也将直接关系到档案管理的质量。例如有些事业单位对档案管理工作缺乏重视，让普通文职人员负责档案管理工作，造成档案管理者抱着“做一天和尚撞一天钟”态度，工作积极性差、工作效率低下，档案管理极其混乱。
2 完善事业单位档案管理工作的新举措
面对档案管理中出现的新问题，档案管理者应积极应对，努力开创档案管理工作的新局面。具体做到以下几点：
2.1 加强业务学习和培训
随着事业单位档案管理工作对管理者的要求不断提高，档案管理者要树立终身学习理念，加强对业务的学习和培训，不断提高自身综合素质，从而适应新形势下档案管理工作的要求，力求成为具有高水平的档案管理人才。档案管理者一方面要继续巩固档案管理基础理论和知识，同时要加强对档案管理技术的学习，掌握档案管理领域的信息技术手段，学会将电子信息技术和信息检索工具运用到档案管理之中。此外，档案管理者还要注重相互之间的经验交流，通过交流实现取长补短。
2.2 强化档案管理意识
档案管理不是一项无足轻重的工作，而是具有很强的服务性，在事业单位发展中承担着为领导决策提供参考和依据的重任。档案管理者应该认识到档案管理工作的重要性，切实从工作态度和工作质量上改善自身的不足。面对当前事业单位档案管理工作中出现的问题，档案管理者要树立档案管理意识，提高自身职业道德水平，增强服务意识、改善服务质量，并在做好本职工作的基础上力求改革创新，利用新的技术手段加大对信息资源的开发，使得档案信息资源的价值尽可能的发挥出来，力求成为一名高素质的档案管理者。
2.3 学会科学管理档案
事业单位档案管理者要适应新形势下档案管理工作的要求，学会科学管理档案资料。对此，档案管理者首先要定期审查单位档案，对于过期无效的资料及时整理清除，以免占用存储空间，而对于重要部分予以妥善保留。其次，目前仍有许多事业单位的档案管理部门只有少量的计算机及落后的软件设备，这与现代化的发展水平是不相符合的，落后的技术水平导致了档案检索效率低下，因此事业单位档案管理部门要跟上信息时代的步伐，利用计算机、光盘、数码相机等辅的技术手段提升档案管理质量，及时更新档案信息和内容，尽可能的为单位提供充实丰富的新信息，从而促进单位的科学发展。
3 结语
总之，随着事业单位对档案管理的不断重视和完善，档案管理工作有了一定突破，但是信息技术的发展使得愈来愈多的档案信息资源需要有效管理，于是对事业单位档案管理者提出了新的要求。事业单位档案管理的创新与改革具有重要的意义，档案管理者要与时俱进，不断提高自身综合素质，努力做好事业单位档案管理工作。
【参考文献】
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。
关键词：建设单位档案管理网络化
档案工作制度
为了保证机关档案工作的顺利开展必须建立健全机关档案工作规章制度。在我市近几年的档案工作执法检查中，我们发现，有相当一部分机关单位没有健全的档案工作制度，有的单位甚至根本就没有建立档案工作制度。由于缺乏制度的指导和约束，档案人员一味埋头苦干，结果档案的整理不规范，档案的保管不合要求，档案的利用也达不到应有的效果。大家都知道，完善的制度是进行高效管理的手段，任何一项工作的顺利开展，都需要以相的制度做保障所谓“无规矩不成方圆”，要使机关档案工作有章可循、有法可依，机关档案部门必须建立缝全机关档案工作规章制度并纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。机关档案工作需要建立的规章制度主要有：
(1)档案的归档制度(主要包括归档范围、归档时间和归档要求)；
(2)档案的保管制度(主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施)：
(3)档案的保密制度(3z要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求)；
(4)档案的利用制度(主要包括利用范围、方式、要求、批准手续)。
档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映单位的整体发展状况。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。
阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。 档案管理要不断发展，为单位服务
新时期档案的管理工作必须要不断地走向开放，要重视服务。首先来讲，档案管理必须要从封闭走向开放，这主要是因为档案的管理要为整个大局服务，要为经济的向前发展服务，为职工和群众来服务，我们就必须要根据当下形势的发展要求，将档案管理工作不断的开放，在管理的过程中要重视对外的交流，充分的利用档案，发挥它们的优势，并在开放的过程中不断地赋予这些档案以新的活力。其次，档案管理必须要从以往重视保管的思维中跳脱出来，加强服务，我们重视保管是理所应当的，但是只是保管无疑会轻视这些档案本身所具有的价值，所以必须要重视对现有资料的研究和开发，要改变以往被动的服务状态，努力积极的主动服务，甚至是超前服务，尽可能地将服务的范围扩展到经济发展的趋向之中，围绕社会热点和焦点问题，总结当下的时事热点问题，及时的为决策者提供相关的信息服务；最后，档案管理必须要改变以往那种只为机关服务的状态，积极的为单位职工服务。在这个过程中，要牢牢的树立服务大众的意识，在服务的过程中还需要不断的扩展服务的深度与广度，从而在根本上满足基层的群众对于档案信息的需求，也只有这样，才能真正的实现档案的自身价值。
建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。
目前，国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化；如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺(室)与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
1 机关单位档案管理实现信息化的意义
笔者调研发现，传统的机关单位档案多为纸质档案，在管理与存储过程中，容易破损，存储占用空间大，保存成本高。将机关单位档案进行信息化管理，把档案保存到政府数据平台，不用担心档案受到自然环境破坏，也不用担心因为人员翻看破坏资料完整性，还节省了存储空间，减少机关单位的用纸量，提升绿色政务办公的形象。信息化档案管理不再需要大量的人力进行维护，管理，备份，减少了档案工作人员整理与装订档案的时间，提高了工作效率，节约了人力成本[1]。
机关单位档案电子化管理方便信息查找共享，节约时间，提高效率。例如，上级部门在政审环节需要来查询某个人的档案信息，询多年之前资料，按照原来的纸质档案信息管理方法，需要工作人员去档案库，细翻查找大量的档案，消耗大量时间，也增加了工作量。然而通过建立机关单位信息化档案管理平台，管理员仅仅需要录入关键词即可实现信息的查询及定位，在一定程度上节省了人力及时间，提升了服务水平，体现以人为本的理念。
2 机关单位档案电子管理的问题呈现
调研分析发现，虽然机关单位档案电子管理提升了服务水平及运行效率，但是在实践层面受多因素制约，仍存在诸多问题。
2.1 电子档案安全性有待提升
在机关单位电子档案的过程中，安全问题是制约其发展的关键。如果一旦在运行过程中出现泄漏，则失去了档案电子化管理的意义，还很可能造成严重的后果，影响国民经济发展及社会的稳定。随着互联网科技的发展，黑客技术也在提升自身技术水平，在机关单位电子档案的传输、收集及归档等环节，稍有不慎不法分子就会入侵，从而使得机关网络遭到病毒侵害或者非法入侵，产生信息泄露在所难免。
2.2 电子档案管理机制不完善
笔者调研分析发现，当前机关单位在电子档案管理中，制度建设体系存在漏洞。如某些机关单位在进行电子档案管理中，没有划定责任人及具体的工作任务，导致管理中扯皮现象屡见不鲜，影响了工作效率。同时，缺乏科学的分类划分模式，是制约机关单位电子档案有序运行的主要因素，时常导致运行混乱，影响了电子档案管理工作的可持续运行发展。
2.3 电子档案人员综合素质偏低
基于目前机关单位电子档案的发展现况来看，机关单位的电子档案管理人员的综合素质比较低、团队内部组织结构缺乏合理性、对新鲜事物的接受能力较差等问题，严重制约了机关单位电子档案的发展，影响了档案管理的效率及质量[2]。所以，对机关单位电子档案方面改革，首先要加强电子档案人员综合素质以及专业知识的培训力度，提升从业人员的服务质量和综合能力，使得机关单位电子档案工作健康、可持续发展。
3 强化机关单位电子档案管理的对策措施
结合机关单位电子档案管理上暴露的诸多问题，笔者从三个方面展开对策设计，旨在提升其综合运行质量。
3.1 技术创新，提升电子档案“安全系数”
在创新驱动发展的时代背景下，机关单位电子档案人员需要具备一定的创新能力，在实践过程中通过学习来解决目前遇到的相对棘手的安全隐患问题，从而能够提供良好的解决方案，为快速发展提供应对措施，或在具体学习实践中结合问题进行分析思考，提炼出新方法、新观点、新技术等，从而对现有技术??现创新，来提高机关单位电子档案人员的运行稳定性。同时，技术水平的提升才是保障机关单位电子档案安全管理的根基。要在机关内部进行责任明晰，将具体职责落实到人，制定工作细则，要求安全管理工作严格按照规范开展。同时针对遇到的安全故障，应不定期地开展专项培训，使得技术水平不断提升， “安全系数”匹配时展[3]。
3.2 建立健全电子档案管理机制
新时期下，应充分明晰大数据平台的核心技术特征，按照机关单位的实际运维特点，对电子档案进行优化设计。首先，要强化责任主体的意识，要求机关单位档案负责部门应尽快制定电子档案的管理机制，采用量化的指标将工作进行细化，制定档案责任关联机制，确保保密制度落实，制定工作开展的细则文件，使档案管理工作有条不紊的进行。其次，要加强资金及技术投入，确保电子档案的管理机制切实发挥价值，为机关单位信息化的开展扮演了重要的角色效应。最后，在完善机制的过程中，机关单位要充分运用大数据信息平台，实现了对电子档案的优化管理及汇总分析，在一定程度上避免了传统模式下人工进行档案管理的无序性、低精确度等多重问题，从而提升机关单位电子化信息档案管理的便捷性及可靠性。与此同时，机关单位通过运用大数据信息平台，基于算法分析完成对平台的推广性及判断性，强化数据融合的效率，保证数据在传输中的一致性和可靠性，使得资源实现了优化布置。将机关单位档案管理与大数据发展相互融合，强化了对档案管理的规划性及有效性，明晰了资源规划的特点、来源及分类，在很大程度上提升了档案管理的综合质量，同时也便捷了档案的处理及不同部门之间的有效交流[4]。
3.3 强化人才队伍建设
档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个
阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
