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截至2009年10月底，北京市共有186万企业退休人员，实行社区管理的企业退休人员约30万人的档案除了顺义区采取集中管理外，其余全部存放在316个街道(乡镇)社会保障事务所，社保所同时还存放40多万失业人员的档案，平均每个社保所管理2215份企业退休人员的档案，随着企业退休人员实行社区管理速度的加快，社保所管理的档案数量会越来越多。
根据《关于转发劳动和社会保障部等部门(关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见)的通知》的文件精神，各级党委和政府要充分认识做好社区管理工作的重要性和紧迫性，将其摆上重要议事日程，切实加强领导，精心组织，统筹规划，保证工作的顺利推进。换句话说，未来几年，全部企业退休人员都要实行社区管理，而企业退休人员的数量每年都按一定的规模在增长。由于受现有条件的限制，目前许多地方企业退休人员的人事档案都存在疏于管理或管理不严等诸多问题，如何解决这一问题是企业退休人员社区管理是否完善的关键部分。按照现有企业退休人员的数量计算，如果186万企业退休人员全部实行社区管理了，每个社保所仅企业退休人员的档案数量就会达到5886份，再加上失业人员和其他人员，将会给社保所带来很大的工作压力。
在接收程序上，北京市出台了《北京市实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理试行办法》、《关于规范社区管理企业退休人员人事档案转移程序有关问题的通知》、《关于劣势国有退出企业退休人员实行社区管理移交人事档案有关工作的通知》和《关于在职业介绍及人才服务机构存档人员办理退休手续后整理人事档案管理有关工作的通知》等文件，街道(乡镇)社保所在接收企业退休人员人事档案过程中主要按照这四个文件的规定进行接收，基本实现了档案管理工作的统一化。
2009年北京市提出“在有条件的区县、街镇开展规范整理档案、统一转移程序的试点工作”。每个区县根据各自特点选择一个街道(乡镇)社保所进行试点或在试点的基础上向全部街道(乡镇)社保所铺开，其中朝阳区、西城区、宣武区和顺义区等试点区县借助档案局的力量，统一了社区管理企业退休人员档案的接收标准，解决了社区管理企业退休人员人事档案不规范，档案转移程序不统一、必备材料不齐全等问题。
(二)社区管理企业退休人员的档案管理模式分析
北京市下设18个区县、316个社会保障事务所，档案管理分集中式管理和分散式管理两种模式。
1 集中式管理
顺义区是北京市首家也是唯一在全区范围内实行企业退休人员人事档案集中管理的区县。顺义区现有社区管理企业退休人员人事档案11086份，集中建立了一个总面积400平方米的档案库，档案库面积按照每千卷档案不少于10平方米的标准安排，配备档案柜密集架42组(约存放20万份档案)。顺义区档案集中管理的程序如下：企业退休人员实行社区管理时，将人事档案材料移交户口所在地的街道(乡镇)社保所，社保所审查后将符合条件的人事档案送交区劳动服务管理中心集中进行统一管理。
为提高档案管理效率，实现档案管理的网络化、电子化，顺义区开发了企业退休人员社会化管理系统软件，将实行社区管理的企业退休人员基本情况输入到企业退休人员社会化管理系统软件中，使街道(乡镇)社保所能准确、及时掌握企业退休人员的生活状况。社保所需要了解某个退休人员的状况，只要在网上输入个人代码，退休人员的个人信息就清晰准确地呈现在工作人员面前，社会化管理工作者就可以根据工作需要针对有特殊服务需求的退休人员进行具体的服务。而在使用企业退休人员社会化管理系统软件之前，个人信息的获取首先要通过各街镇的负责人去了解，而后再根据所了解的情况，查看其原始档案记载进行多方查证。电子档案管理系统的开通，使用时只需在检索信息栏内输入关键字就可将所属类型的退休人员一览无余。
档案管理与网络化、电子化相结合增强了区劳服中心与各社保所业务上的横向联系，从而实现档案信息的资源共享。但是，目前的电子化档案还没有实现完全意义上的电子化管理，如每个企业退休人员档案材料的具体内容并未实现电子化管理，所谓的电子化管理只是退休人员的基本信息实现电子化管理。如何将企业退休人员档案材料的具体内容实现电子化管理还需要进一步探索。并且，集中式管理需要充足的资金支持，软硬件设施都要配备齐全，还需要专业的档案管理人员，就现有条件来说，企业退休人员的人事档案如果实行集中管理，市区两级财政需要投入一定规模的资金才能够实现。
2 分散式管理
这是北京市目前采取的主要做法。即将社区管理企业退休人员的人事档案存放在户口所在地的街道(乡镇)社会保障事务所。尽管北京市出台了人事档案转移、接收、规范整理的相关文件，但是各区县街道(乡镇)社保所档案管理软硬件设施条件不一，管理的标准并不一致。
从对各区县的调研可以看出，有的区县或者街道(乡镇)投入资金多，软硬件设施较为完备，档案管理的标准就高。而有部分街道(乡镇)社保所特别是偏远山区的社保所没有独立档案室，在办公室里放置几组柜子存放档案，而且档案的整理也不规范，远远达不到档案管理所要求的标准。
以西城区展览路社保所为例，西城区展览路社保所有独立档案室，有效使用面积达到30平米，将五节柜改成容量更大、取用方便的密集柜，预计容量可延后3～5年。同时，社保所安排两人按照AB角负责档案管理工作，保证了专人负责。
分散式管理的优点就在于灵活、便捷，因企业退休人员实行社区管理时，街道(乡镇)社会保障事务所要提供相应的管理服务，社保所接收了企业退休人员的人事档案，随之提供档案管理，不需要再转移档案。退休人员需要查阅档案时，来社保所查阅一是距离近二是工作人员熟悉，甚至都是街坊邻居，符合老年人办事习惯。
但是，分散式管理的缺点也不容忽视，社保所工作量大，人员紧张，在档案管理上无法配备专职及具备专业知识的工作人员，常常是接收了企业退休人员的档案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所连标准的档案柜都没有)，查阅时拿出来，不用了搁置在那儿不管不问，更谈不上电子化管理。这种缺乏现代的、科学的档案管理方式与我们建立覆盖城乡的完善的社会保障体系有着很大的冲突。
(三)社区管理企业退休人员档案管理模式存在的问题
北京市通过规范档案管理制度并开展试点工作解决了档案管理中存在的一定问题，特别是各区县根据本区县的实际情况，选用合适的档案管理模式，促进了企业退休人员档案管理工作。但是，通过
对两种模式的调研、比较和分析，笔者认为，不管是集中式管理模式，还是分散式管理模式，都存在着共性问题，包括思想认识不到位，档案库(室)无法满足日益增长的社区管理退休人员数量，档案管理人员专业知识不强，队伍不稳定，人事档案材料不规范，以及人事档案管理手段落后。这些问题是档案管理工作不容忽视的基本问题，只有先解决这些基本性的问题，然后才能够优化社区管理企业退休人员的档案管理模式。
二、优化退休人员档案管理模式的对策分析
笔者认为，根据当前我国档案管理部门管理基础建设状况，结合退休人员档案管理的特点，可采取集中管理为主，分散接收为辅的管理模式优化退休人员档案管理工作。具体措施如下：
(一)开发离退休人员档案管理系统软件
由于企业退休人员档案来源构成比较简单，档案数量不多，服务范围有限等现实情况存在，再加上社保所繁重的工作任务，资金紧张，缺乏档案管理的专业人才，导致北京市企业退休人员的档案管理仅满足于完成档案的一般收集、保管等常规事务性工作，而忽略档案管理信息化建设工作的开展。
因此针对这种情况，笔者认为应该结合离退休人员的特点，开发离退休人员档案管理系统软件。该软件可参考“顺义区退休人员社会化管理系统软件”，使软件在功能设计上不仅仅具有存档的功能，还应该具备储存退休人员基本信息的功能，使管理退休人员的工作部门通过计算机随时掌握退休人员的生存和生活情况，为退休人员提供及时的、符合要求的服务内容，真正实现退休人员的动态管理。为了适应大保障体系的建设，软件的服务对象应覆盖所有离退休人员。
(二)集中管理为主――建立市级离退休人员档案管理中心
就北京市而言，顺义区率先实行了区级企业退休人员档案的集中管理，为退休人员档案集中管理提供了宝贵的经验。集中管理退休人员档案的必要性及优势主要体现在以下几个方面：
1 集中管理档案是推进退休人员社会化管理服务的内在要求。社区管理企业退休人员的档案由分散走向集中，是社会化管理服务工作发展的大势所趋，可以有效发挥整体优势，实现管理服务资源科学和合理的配置。
2 集中管理档案是维护退休人员合法权益的重要体现。退休人员档案是退休人员享受待遇的原始凭证和重要依据，集中管理退休人员档案，可保证其安全与完整，避免档案的缺失、涂改等不规范行为的发生，从而保证档案的真实性和实效性，有效地维护退休人员合法权益。
3 集中管理档案是强化社会保险工作的基础手段。集中管理企业退休人员档案是社保应收基金及时足额到位，养老金按时足额发放良性机制形成的基础性前提，对社保基金的安全运营起到超前的防范作用，而且为社保部门基本业务的正常开展直接提供了可靠的信息资源，强化了社保业务的基础性工作，是社会保险管理的基础性手段，有利于社会保障事业的可持续发展。
4 集中管理档案与信息化建设相结合可增强信息数据的准确性。退休人员基本信息始终处于动态管理状态，集中管理档案后，人员的增减、基本信息的变更等都可以通过离退休人员系统软件反映出来，实现养老保险数据规范、统一的目标，有力地促进基金监督、综合查询、信息分析等服务系统的应用。
5 促进社会保障事务性工作规范化发展。对企业退休人员的档案集中进行管理后，对档案的收集、整理、保管、存档都有一个明确的程序和规范，可以防止资料丢失和管理混乱；通过集中管理退休人员档案，社保部门可以有效地防止虚报冒领养老金现象的发生，加强离退休人员的管理。同时，减少社保部门与企业之间烦琐的业务环节，提高经办效率，使社会保险工作走向正规化、科学化、制度化。
笔者认为，建立市级离退休人员档案管理中心是完善社会保障体系建设的重要举措，也是强化档案管理工作，切实提高档案利用率，有效促进社会保险工作健康发展的良策。
鉴于北京市企业退休人员社会化管理服务工作职能在北京市劳动服务管理中心，离退休人员档案管理中心相应地也应该归属于北京市劳动服务管理中心。档案管理中心如何组建，领导机构的设置以及具体工作机构的成立不是本文讨论的内容。本文探讨的是档案管理中心成立以后，应该从哪些方面入手，创造出规范的、现代化的离退休人员档案管理中心。笔者认为应该重点强调以下几方面工作。
1 管理对象逐步覆盖到所有离退休人员
北京市新组建了北京市人力资源和社会保障局，按照市局提出的“大保障”的社会保障理念，原有的仅局限于对企业退休人员的管理服务，将逐步覆盖到全市机关事业单位离退休人员的管理服务。在此基础上，笔者对档案管理中心职能的设想是：中心建立初期先接收社区管理退休人员的人事档案，条件成熟后，进一步接收全部企业退休人员的人事档案材料，最后覆盖到机关事业单位全部离退休人员，使档案管理中心成为北京市所有离退休人员人事档案的接收单位。
2 实现档案管理信息化
实现档案管理信息化是一项系统复杂的工程，一方面有赖于现代信息技术的全面支撑，另一方面更离不开档案管理部门的全力投入。
一是信息化要求档案管理部门重视档案管理基础工作。在档案接收、鉴定、保管、检索、利用等方面有一套健全的规章制度，并且在实际工作中能严格按照规章制度办事，能全面保证档案在接收、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等各个方面达到完整、准确、安全、系统的良好效果；同时，要有足够的资金保障支持档案管理的信息化建设。
在人才队伍建设上，要配备强有力的适应信息化建设需要的专业人才队伍。档案管理人员除了要具备过硬的政治思想素质和良好的职业道德素质外，还要具备高水平的综合业务素质。退休人员的人事档案管理不同于在职员工的人事档案管理。退休人员年纪大，与单位联系比较松散，像养老金调整、养老金社会化发放，医疗费报销，居家养老护理服务以及丧葬安排等许多事务性工作都需要不定期的查阅退休人员的档案材料，这对于档案管理人员的敬业精神、工作态度以及专业技术都有非常高的要求。
二是信息化还要求建立覆盖全市的退休人员档案管理网络系统。笔者初步设想，结合社会保障系统特有的“金保工程”，构建市、区(县)、街道(乡镇)三级档案管理网络系统。市级建立离退休人员档案管理中心，区县和街道(乡镇)相应要成立档案管理部门，虽然纸质档案都存放在市级离退休人员档案管理中心，但三级管理部门都要安装使用离退休人员档案管理系统软件，实现档案管理电子化，负责本辖区范围内的退休人员人事档案管理工作。
3 档案管理与社会保障社会化管理事务性工作有机结合
笔者在上文已经提到，应该开发离退休人员档案管理系统软件，该软件在设计上不仅要支持档案管理工作，而且还要具有能够及时核实、补充退休人员基本信息，办理退休人员转移、接收工作，同时为北京市企业退休人员搭建领取基本养老金资格认证工作平台等功能。
退休人员的档案的内容主要包括退休人员个人经历、工作表现、政治思想、专业水平、资格认证、工作调动等具体情况，是单位劳动、组织、人事等部门在招聘、分配、培训、考核、选拨任用等工作中形成的文件资料，是全面、真实反映退休人员情况的主要依据。因此，做好新时期大专院校退休人员档案管理工作具有重要的意义。文章剖析了退休人员档案管理存在的问题，并提出了几点改进对策，希望为提高退休人员档案管理水平提供一些参考和思路，更好地推进大专院校的档案管理工作。
一、大专院校退休人员档案管理存在的问题分析
（一）缺乏足够的重视。目前，我国的教育体制改革不断深入，各大院校的领导管理层将工作重点放在的生源的扩招、教学及科研等方面，而对档案管理这项基础性工作缺乏足够的重视。尤其是针对退休人员的档案管理工作，由于其年代久远、各项资料繁多，整理的工作量很大并且各个环节较为繁琐，加上缺乏充足的资金投入，相应的管理设备与硬件环境建设都不完善，导致档案管理效率和质量偏低，未及时有效的对档案进行归档，档案丢失情况严重，究其原因就是不重视档案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理机制。大专院校退休人员档案管理存在的重要问题：一是退休人员的档案仍由学院档案室保管，并没有及时的移交给当地的社保经办机构，这就容易出现档案管理多重化的问题。当地的社保经办机构管理退休人员的参保资料，退休档案则由学校档案管理部门保管。二是副县级干部退休后人事档案在州老干局保管，而专业技术档案仍在原学院保管，存在二者档案分离不在一起保管，在二者之间的沟通协调上容易出现问题，造成退休人员各项资料的调查不完整。不同的机构采用不同的方法分别管理退休人员的退休档案与参保资料，不利于档案管理的高效开展，无法充分保障退休人员的合法权益。
（三）管理人员素质有待提高（进一步加大对从事管理退休档案人员的培训和学习）。目前，大专院校的从事退休人员档案管理人员对档案管理存在认识误区，或者根本不重视档案管理，缺乏提升自身专业素养的意识，在进行档案管理工作时态度不端正，甚至消极，随意排放档案资料，认为档案管理只是简单的资料摆放，并且采用传统的手工方式进行管理，缺乏现代化管理系统与技术的专业知识，无法满足现代化档案管理的需要。此外，档案管理人员大多数都是身兼数职，缺少专业素养和文化知识，难以满足新时期档案管理建设的需求。
二、改进大专院校退休人员档案管理的对策
（一）提高对退休人员档案管理的重视。只有深刻认识到退休人员档案管理的重要性，才能真正做好档案管理工作。学校应通过各种媒介积极开展退休人员档案管理重要性的宣传，使各个组织机构及人员都能深刻认识到档案管理的重要性，使他们充分认识到丢失或损坏这些档案资料，无论是从校方角度来说，还是从某个人角度来说，都会为其未来的发展和生活带来不便。以此来加强对退休员工档案管理的重视力度，从而更好的维护广大退休职工的合法权益。
（二）建立健全退休人员档案管理制度。管理制度是开展档案管理工作的基础保障，也是促进档案管理工作高效开展的必要条件。首先，在完善档案管理组织机构的设置的前提下。大专院校应提供充足的资金来建立专门的档案管理机构，配备专职管理人员，并明确其职责，规范管理流程，提高退休人员档案管理的有效性。其次，建立专门档案数据库，实行信息化的有效管理。利用现代化的信息技术，构建退休人员档案管理系统与数据库，建立电子档案，将退休人员的信息存储到管理系统中，在使用档案资料时可通过检索系统便捷化地调取档案信息，提高档案检索与使用效率。
（三）加大资金投入。大专院校在经费中可以划拨专门用于档案管理的经费，增加退休人员档案管理的基础设施建设经费，配备完善的基础设施，不断完善其所需的软、硬件建设，防止发生虫蛀、霉化等问题损坏档案资料。同时加强防盗方面的措施，保证资料房管理的安全性，最终确保退休人员档案的真实性和完整性。
（四）增强管理队伍的建设。档案管理队伍建设是做好档案管理工作的重要环节，管理人员的综合素质直接影响着档案管理工作的效率和质量。因此，必须强化档案管理人员的综合素质培养以及专业业务技能的提升，完善退休人员档案管理。首先，通过向社会公开招聘档案管理人员，选择责任心强，专业水平高，政治可靠，素质高的工作人员；其次，针对现有管理人员要加强其业务技能和职业素养的培养，并建立完善的激励奖惩制度，提高管理人员的工作积极性以及自身的综合素养和业务能力，建立一支高素质、高水平的企业退休人员档案管理队伍，来有效提高退休人员档案管理工作。
三、结束语
综上所述，针对大专院校退休人员档案管理工作存在的问题，档案管理部门应提高对退休人员档案管理的重视，完善档案管理制度，加大档案基础设施建设的资金投入，并不断增强管理人员的综合素质和业务技能，切实提高退休人员的档案管理水平。
参考文献：
二、我国企业退休人员档案管理现状分析
我国的社会主义现代化建设自进入21世纪后直线上升，迅速发展，人们生活质量提高的同时对人身权益保障、社会保障提出了更高的要求，但是，新时期的企业退休人员人事档案管理工作仍然存在以下几方面的问题，需要我们不断改进。
（一）管理制度有待一定的完善
虽然全国各地都在开展社会保障档案工作，但是仍有部分退休人员人事档案管理制度管理不完善，存在一些弊端和有待处理的问题，主要表现为：档案标准不够统一，档案管理发展不够平衡，细节事项规定不够明确等等，而且大城市、发达地区的状况与不发达地区的成鲜明的对比，而一些小县城、农村和落后地区对于社保机构的建设和管理更是微乎极微，没有建立相应的档案管理制度，这种不平衡直接影响着我国档案管理、社保工作的整体发展。
（二）交接管理人员的专业性有待提高
由于管理交接的档案管理人员的专业存在一定的不足，大部分企业的人事档案管理人员不够专业，在对于企业退休人员人事档案的移交接收管理时处理比较混乱，甚至有些企业随便录用一些社会人员来进行管理，这些非专业人员甚至对国家的相关法律规定、社会保险内容及注意事项等等很多问题都根本不了解，以致形成档案随意堆放，无法分类整理、材料残缺不齐等等的现象出现。更严重者甚至导致企业退休人员人事档案的移交接收管理混乱问题而造成许多民事诉讼案件的发生。
（三）意识比较淡薄
企业把更多的经历投放在经济效益和财务管理方面，对于企业退休人员人事档案管理重视度不够，甚至有些企业认为人事档案只是企业与员工雇佣关系的材料，对于退休人员不会耗费精力去管理，或者只是应付管理。而退休人员由于对自身权益不够了解，法律保护意识淡薄，没有把人事档案同自身利益关联，不了解它的价值，没有对企业的退休人员人事档案管理工作起到督促作用。
三、新时期企业退休人员档案管理完善性分析
（一）建立健全的企业退休人员档案管理体制
现代企业应建立一个专门的退休人员档案管理机构部门，要想确保各项档案管理工作顺利的开展进行，离不开科学、完善的企业退休人员档案管理机制，专门负责企业退休人员档案管理工作。
（二）建立现代化的档案目录以及档案检索
进一步加快档案管理的现代化建设，是现代档案管理的重点行动目标，现代企业退休人员的档案管理应该一改以往传统的手动记录管理的模式，应该建立健全的计算机控制系统，不断提高退休人员档案管理的信息化、现代化管理程度，以统一的文字、图形等方式将退休人员的相关资料信息进行更为严格的统一管理，直接输入近电脑系统中，逐渐形成一个标准、规范、严格的系统管理模式、输入到电脑中保存应在退休人员档案管理工作中不断引入先进的现代化管理手段，提高退休人员档案利用效率。
（三）转变传统的档案管理观念，进一步完善档案管理措施
在退休人员档案管理过程中，现代企业应根据自身发展情况以及退休人员的管理情况建立较为科学、完善的退休人员管理制度，同时应以一定的技术管理控制，进而使退休人员的档案管理起到一定的有效性，应时时遵循归类处理原则不断的改进和提高企业退休人员档案管理的针对性。对于社会化管理而言，企业及相关经办机构应建立完善的档案管理制度，不断完善档案管理措施，提高企业退休人员档案管理服务水平。
企业退休人员档案主要是企业人事部门、组织部门、劳动部门等相关部门在招聘、任用、考核、调配、选拔、培训等多项工作中形成的工作变动、工资水平、职业技能、政治思想、个人经历、社会保险、工作表现等各方面文件材料，全面、真实、完整的记录了企业退休人员的相关情况，属于国家档案的重要组成部分。但是目前很多企业退休人员档案并没有进行统一管理，有的寄放于劳动市场，有的转到社区，有的仍然寄放于原企业，有的甚至拿回家自己保管，这种零乱、闲散的档案管理模式不仅会使退休人员人事档案的安全性受到很大影响，对于人事档案的权威性也会受到很大影响。
近几年来我国社会和经济在快速发展，不断提高了企业退休人员人事档案综合利用率，也不断扩大了档案利用主体范围，目前企业退休人员人事档案利用主体不仅包括企业、退休人员本人及其直系亲属，同时还包括社区、公证机构、医保部门及公检法机构等。关于退休人员更名、参加医保、核查待遇、企业改制、财产继承、大批量拆迁、工伤鉴定等业务办理都会应用到档案，而退休人员档案是最为重要的原始依据。由此可见，企业退休人员档案管理的服务性功能及基础性作用，和我国民生具有密切联系。
二、当前企业退休人员档案管理工作中存在的主要问题
（一）档案管理制度并不完善。目前，我国尚未建立健全的企业退休人员档案管理制度，导致在企业退休人员档案管理工作中仍然存在诸多问题。比如，企业退休人员档案管理的卷案标题并没有记录完全，关于档案序号没有进行规范化管理，导致档案序号记录混乱。在退休人员资料收集方面也存在很多问题，导致相关人员的资料并没有全面收集。其次，档案管理中的借阅、保密、查看等制度执行力度不高，在实际运行中并未充分发挥出其应用作用。正是因为企业退休人员档案管理制度缺乏规范性、完善性，因此大大降低了企业退休人员档案的真实性及利用率。
（二）档案利用率低下，档案管理意识淡薄。目前，企业退休人员档案管理过程中并没有规范控制档案中的信息量，尚未详细、具体记载在企业工作期间，退休人员的能力或者和退休人员相关的重大事情控制等资料信息，这样很不容易使退休人员真正融入、参与到企业实际经营管理活动中。虽然退休人员档案已经形成，但是企业并没有有效控制退休人员档案资源，更没有从整体上控制退休人员档案，这样会在一定程度上影响整个企业管理工作。
（三）档案检索效率低下。检索效能是对企业退休人员进行个性化档案管理的重要内容之一，然而目前很多企业退休人员档案管理工作中仍然采用的是传统的手工检索方式，并未引入现代化信息档案检索工具，这样导致企业退休人员档案管理中的信息检索效率普遍较低。
三、进一步完善企业退休人员档案管理的建议和对策
（一）建立健全的企业退休人员档案管理体制。科学、完善的企业退休人员档案管理机制是确保各项档案管理工作顺利开展的重要框架，现代企业应建立一个专门的退休人员档案管理机构部门，专门负责企业退休人员档案管理工作。同时应建立一个专门的退休人员档案信息数据库，尽可能提高退休人员档案管理的针对性、有效性，避免出现退休人员档案意外丢失现象。
目前，全国各级社会保险经办机构通过摸索，主要建立了三大类企业离退休人员的电子档案。一是企业离退休人员的人事电子化档案。就是将每位企业退休人员的人事档案，用数码相机逐页拍照，建立个人数码数据档案，而将原始档案封存。二是企业离退休人员个人基本信息电子化档案。就是采集企业离退休人员的姓名、出生年月、工作时间、退休时间、退休种类、家庭住址、联系电话、社会关系等基本信息，建立企业离退休人员基本信息库，便于企业离退休人员养老金的调整和领取养老金资格认证。三企业离退休人员个人健康状况电子化档案。就是将企业离退休人员个人在每次体检时的基本信息收集起来，建立起个人健康状况电子档案，有助于提高社会化管理服务的质量。
2.企业离退休人员电子档案的优势分析
一是提高办公效率。一般的企业退休职工也就是几十人几百人，大的企业，退休职工也就上千人，若是由原企业管理完全可以不用电子化。但实行社会化管理服务后，一个社会保险经办机构管理的人数那就是一个庞大数字，几万人甚至是几十万人。要管理服务好如此众多的企业离退休人员，单靠用原始的手工作业台帐，显然是不能适应新的形势的。而建立企业离退休人员电子档案，这就大大提高了社会保险经办机构的办事效率，能够及时迅速快捷地为企业离退休人员提供咨询、查询、养老金调整等社会化管理服务。
二是有利于加强对企业离退休人员原始档案的管理。 企业离退休人员人事档案是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录，是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。近年来随着老龄化社会的来临，企业离退休人员的数量增长比较快，随着国有企业改革深化和破产兼并以及私有企业的增加，一些企业退休人员失去了原单位的依托和人事档案代管部门，其人事档案管理较为混乱，出现遗失、损坏、霉变等。实行社会化管理服务后，若没有好的库房和设施，加上人工查询增多，使档案容易受损。而将企业离退休人员的人事档案经过数码相机翻拍建成电子档案后，就可将原始的档案进行无菌化处理，真空封存，提高原始档案保管质量，延长保管时间。非特殊的情况，不再打开封存的原始档案，一般的查询，在电子档案中查询即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服务的质量。为了防止出现养老金冒领，确保养老保险基金安全，每年都要进行一至两次的领取养老金资格认证工作，任务重，工作繁，还有一定的难度，而建立完善的企业离退休人员基本信息库，就可能克服很多问题。通过对企业离退休人员的姓名、头像、身份证号、居住地、联系电话、亲属姓名及联系方式等数据采集和补充，建立起离退休人员信息数据库，方便进行查询和数据管理。有条件的经办机构可以通过现场摄像、QQ视频远程摄像等手段，建立并保存离退休人员头像信息，能够有效解决了身份证复印件、传真件不清晰的问题。这样对行动不便的离退休人员进行认证时能够有更便捷的手段，提高认证的精确度，确保社保基金的安全。
3.企业离退休人员电子档案潜在的问题
一是对系统依赖大。原来办公都是手工作业，效率虽低，但却留下最便于保存的各类手工作业台帐。现在办公都实现信息化网络化，电子档案大大提高办事的效率，但同时也带来一些问题，一旦我们的信息系统出问题，或网络受到攻击，就可能导致办公瘫痪。从如此众多的企业离退休人员的档案中查找手工作业台帐，那将耗费大量的人力和时间。
二是存在泄密的风险。各类企业离退休人员的电子档案中存在着大量的有价信息，如个人的身份证号码、电话号码、家庭住址、社会关系等等，一旦流落社会上不法分子手中，就可能会被利用，给个人和社会带来一定的危害。
三是容易忽略手工作业台帐的保存。有了各类企业离退休人员的电子档案，社会保险经办机构的工作容易依赖系统办工，有些同学还会认为系统是绝对安全的，对手工作业台帐重视不够。
4.企业离退休人员电子档案管理的几点措施
一是严格接程序建立企业离退休人员电子档案。在接收、归档时，要有手工作业台帐，并将退休人员档案基础信息录入计算机，以方便档案的查阅、管理，做到当天接收的档案当天录入，当天上架，当天可以进行信息查询。建立电子档案时要改变以往要件排放序列，要求按扫描要件整理排序，本着服务查询的原则，结合对外服务工作中遇到的新情况，适时增减扫描内容，尽量减少调档，提高了电子档案的利用率。
企业退休人员档案管理是由证明其个人经历、职业能力、工资水平及参加社会保险等方面的文件材料组成，是档案事业的组成部分。做好企业退休人员档案管理，有助于推进企业退休人员社会化管理服务工作，更好地服务于退休人员。企业退休人员档案管理是一项综合性管理工作，但也存在一些实际问题，有待于在今后的工作中加以解决。
一、 加强企业退休人员档案管理的重要意义
退休人员档案是由证明其个人经历、职业能力、工资水平及参加社会保险等方面的文件材料组成，是历史、全面、真实反映退休人员情况的重要依据。为了加强企业退休人员档案管理工作，国家出台了《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发〔2003〕16号），各省（区、市）也根据《中华人民共和国档案法》和当地《档案管理条例》分别出台了推进企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见，从而明确了退休人员档案管理的主体、条件、管理机构和人员职责、岗位设置、档案材料保管等程序和档案利用流程。在经济社会发展的新常态下，加强企业退休人员档案管理，有利于增强对企业退休人员的服务功能，有利于真实反映退休人员的情况，保障退休人员的切身利益。
二、企业退休人员档案管理存在的主要问题
目前，企业退休人员档案管理主要存在以下几方面的问题：
一是档案管理制度不完善。虽然各地已经加大了对企业退休人员档案的管理力度，但在档案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地区间发展不平衡的现象，发达地区在企业退休人员档案管理方面较为先进，而有的落后地区、小城镇等没有建立起相应的档案管理制度，影响了退休人员档案管理的整体发展；又比如有的管理部门退休人员档案管理制度不健全，对退休人员的资料收集不完整，在档案管理制度中对档案借阅、保密、利用等方面没有进行规范化管理，导致档案混乱现象突出，严重影响了企业退休人员档案管理制度，缺乏规范化和标准化。
二是档案移交接收管理不规范。企业退休人员档案的管理分别由省级养老保险经办机构、市（州）养老保险经办机构、县（市）养老保险经办机构等承担，并由各级各类企业的同级档案行政管理部门负责监管和指导。综观各地管理办法，均要求各参保企业和档案托管单位尽快完成退休人员档案移交的工作。但在实际工作中，档案的移交和接收管理不够规范，导致退休人员档案材料不齐全、档案分类混乱、缺少关键材料等现象十分突出，不仅影响了档案利用，也容易引发关于档案管理的纠纷。
三是档案利用率低，检索效率低下。企业退休人员档案的利用主要集中在办理复查工龄、工伤转退休、更改户籍信息查询、经济房及拆迁宜查询、提供退休人员补办《退休证》材料、为退休人员医疗清算提供材料、提供退休人员子女入党与参军政审材料、办理死亡退休人员的丧葬抚恤费和遗属困难生活补助费等方面，涵盖的内容较广。但由于企业退休人员档案管理的不规范，加之档案信息化建设力度薄弱，导致档案利用率低下，档案查阅困难，在一定程度上影响了档案管理水平的提高。
三、加强企业退休人员档案管理的对策建议
一是健全完善企业退休人员档案管理机制。健全完善的管理机制是做好企业退休人员档案管理工作的制度保障。有关管理部门应建立科学、完善的管理机制，增强企业退休人员档案管理的针对性和有效性。同时加大退休人员档案管理的信息化建设力度，运用计算机技术、信息技术、数据库技术等，把企业退休人员档案管理转变为信息化管理，提高档案的利用效率。
二是加强宣传，提高对退休人员档案管理的认识。有关部门应加强《档案法》《社会保险法》以及企业退休人员档案管理实施办法等法律法规的宣传，提高档案管理部门、企业、退休人员对档案管理的认识，营造人人懂档案、人人关注档案管理的良好氛围。
三是做好档案移交接收工作。档案管理部门及企业档案管理人员应深入学习有关法律法规和规章制度，掌握档案管理专业知识和技能，强化企业退休人员档案移交接收工作，从而在企业退休人员数量不断增加、退休人员档案频繁移交的形势下，做好人事档案管理工作。
四是转变档案管理观念。进一步转变企业退休人员档案管理观念，把以往的管理意识向管理、服务并重转变，提高档案管理的有效性和针对性，发挥企业退休人员档案对社会和谐、老有所养、老有所为的重要作用。
总之，做好企业退休人员档案管理是一项重要的基础性工作，企业及相关经办机构应建立完善的档案管理制度，提高档案管理水平，增强企业退休人员档案管理服务水平。
【参考文献】
二、企业离退休职工档案管理的重要意义
关于企业离退休人员的档案，主要涉及的管理部门有企业当中的人事部门、组织部门和劳动部门等，档案全方面、真实、完整地记录了企业退休人员的相关情况，这也属于国家档案当中极为重要的组成部分。但是，从现有状况来看，很多企业离退休人员的档案并没有得到统一的管理，有的寄放在劳动市场当中，有的转到社区，还有的仍然寄放于原企业当中，所以，从整体上来讲，中国的档案管理模式比较零乱、闲散，一方面，使得离退休人员的人事档案管理缺乏安全性，另一方面，对于人事档案的权威性带来了极大的影响。近几年来，伴随着中国经济与社会的高速发展，提高企业离退休人员档案管理的综合利用率已经成为当务之急，在当前企业离退休人员人事档案的利用主体方面，其中不仅涉及企业和企业离退休人员本身与直系亲属，同时，还涉及社区和医保部分和公检法机构等。所以，企业离退休人员档案管理的服务与基础性作用极其明显，与中国的民生建设有着直接的联系。
三、当前企业离退休职工档案管理工作存在的问题
第一，档案管理制度不完善。[2]现阶段，中国并没有建立起来完整、完善的企业离退休职工档案管理制度，使得企业离退休职工在档案管理工作上依旧存在着诸多问题。譬如说，在有的企业当中，档案管理的卷宗标题并没有完整地记录，关于档案序号也没有做出规范化管理，使得档案序号记录比较混乱。此外，关于档案管理的借阅、保密、查看等制度在执行力度方面极为缺乏，在实际运行的过程当中却并没有发挥真正的作用，也正是因为缺乏规范性和完善性，所以使得企业离退休职工的档案也缺乏真实性。第二，档案利用率低下。。[3]在企业离退休人员档案管理当中，并没有对于档案的信息量进行控制，也没有做出来详细的记载，关于离退休人员的资料信息也没有做出应有的控制。这样一来，离退休职工就不能够真正融入企业实际经营管理活动当中。尽管离退休职工档案已经形成了，但是企业并没有进行有效的控制，也难以从整体上对于退休人员档案进行控制，使得企业管理工作受到影响第三，档案检索效率低下。[4]在档案个性化管理过程当中，检索效能的重要性不言而喻，其能够有效保证档案管理工作的有效开展。所以，对于现代企业来说，应当建立起来一个专门的离退休职工的档案管理机构部门，从而针对企业当中离退休职工的档案工作进行专门的负责。与此同时，有必要建立起来一个专门的离退休职工档案信息数据库，从而最大限度地提高离退休职工档案管理的针对性和有效性，避免出来档案缺失的情况。
四、企业离退休职工档案管理工作完善途径
第一，建立健全企业离退休职工档案管理体制。有效建立企业离退休职工档案管理机制是当务之急，这也能够从客观上保证档案管理工作的顺利开展。因此，对于现代企业而言，有必要建立健全一个专门的档案管理机构，从而针对企业当中的离退休职工档案管理工作进行专门负责，与此同时，建立起来的档案信息库。在进行档案管理工作的过程当中，不可一味遵循传统的模式，而是需要对于管理组织结构进行不断地完善，使得管理工作效率提升到一个崭新的层面上来。必要的时候，可以配备专职的管理工作人员，做好管理培训工作。在对于组织机构进行完善的过程当中，还应当完善相应的规章制度，一方面，能够有效提高工作效率，另一方面，也会实现对于离退休职工档案的科学化管理。第二，提高离退休职工档案管理人员的自身素质。对于离退休职工档案管理人员来说，其工作质量与水平，直接关系到企业的进步与发展。因此，有必要对于离退休档案管理工作人员进行专业化素质培养，首先应当加强其思想认识，从而对于离退休管理工作有一个全面的认识，并且加大重视力度。然后要建立起来完善的培训制度和管理制度，对于离退休管理人员进行专业知识的培训。第三，建立现代化档案目录及档案检索。伴随着离退休职工数量在不断增大，使得管理工作难度在不断加大，在对于职工进行管理的过程当中，如果单纯凭借着企业离退休部门管理工作人员，难以进行全方位的管理。因此，人们应当尽快建立起来网络管理环境，从而实现信息化管理的目的，有效提高管理工作的效率和水平。具体而言，应当建立起来现代化计算机控制系统，使得规范化、标准化的退休人员档案数据库，从而使得相关资料能够以图形和文字的方式存在，在电脑之中进行统一管理与输入，如此一来，就能够形成有效的档案目录控制模式。利用计算机系统进行控制，根据不同的档案类型，建立起来电子档案目录，对于档案管理统一性有着重要意义。
五、结束语
总的来说，在当前的企业离退休职工档案管理过程当中，依旧存在着诸多环节有待于完善，管理体系的漏洞与规章制度的问题，使得中国离退休职工档案管理工作的质量难以有效提高。因此，应当及时更新观念，采取信息化管理的方式，转变档案管理方式，从而为中国的社会进步做出重要的贡献。
作者:杨丽丽 单位:即墨市社会劳动保险事业处
参考文献：
[1]祁成荣.加强离退休职工档案管理的探讨[J].港澳经济，2016(6):98-98.
一、办理退休申报过程中出现的现象
（1）档案模糊致使出生日期难以认定。在山东省相关人员来油田鉴定退休职工档案过程中出现过以下的情况：例如某一退休职工的出生日期不好认定，2010年省相关鉴定人员认定该退休职工的退休日期应该为2011年的某月，但是到了2011年审查退休档案时，该退休人员的退休日期又被认定为2010年的某月，前后认定的出生日期不同，该职工的退休时间也出现了不同，这样对于单位和职工来说都造成了麻烦，与职工的协调工作不好做。
（2）档案资料不全工作时间不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料，例如每年办理退休时都会有一些退休职工的工作时间不好认定，多数发生在赤脚医生、下乡知青、民办教师等拟办退休职工身上，这些都是发生在几十年前的事情，原始资料很难找到的，这就造成了部分职工本人到处去寻找材料而未果的情况发生。
从以上两个案例来看，档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
二、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。一是由于历史原因导致的职工的档案不全，或者丢失档案。遇到这种问题是比较难解决的，因为职工工作期间，或多或少的都有过工作单位变动情况，有些单位档案意识淡薄，档案材料收集不齐，不能及时补充新材料，职工的档案在岗位跨单位调动时极易导致部分档案材料内容不完整，跟不上个人经历变化，职工个人接触到自己档案的可能性不大，所以即使丢失了档案也不知道，等知道档案丢失时也就到了退休的年龄，而岗位变动是几年甚至是几十年之前的事情，要找回档案几率微乎其微，这就导致了职工的出生日期和工作时间难以断定或者和职工本人的认定不同。二是职工人事档案记载不清。大多数单位没有专职人员分管人事档案工作，档案长期无人整理，没有经过严格鉴定，个别职工的档案有涂改现象，人事档案中工作经历记载前后不一致，部分证明和档案记载又有差异，增加了档案审查鉴定工作的难度。
（2）本质原因。在办理职工退休中出现的各种现象只是一种表象，除了历史原因造就外，追根溯源是档案管理环节严重不规范所导致的结果。过去将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却不重视，档案意识薄弱，没有建立良好的档案管理体系，档案管理人员的文化素质和业务水平不高，个人档案意识更是薄弱，“弃档”现象严重等原因导致了人事档案出现各种问题，并且这一现象仍然还没有彻底改变，可见人事档案管理仍然需要关注，建立全局意识的人事档案管理体系是必要的。
三、建立人事档案管理体系
（1）加强档案管理工作重要性的认识。档案是职工退休时的基本依据，对于每一位职工来说都是非常重要的人生资料，如果保存不善就会导致职工的切身利益无法得到保障。因此要提高各单位组织、劳资等人事管理部门对档案管理重要性的认知程度，配备符合规定的软硬件设施，按照档案管理相关规定确保人事档案管理的规范性、提高档案的质量和档案信息的安全性。
（2）建立专职档案管理队伍。当前油田部分单位档案管理不规范，受到缺员的影响没有专门的档案管理人员从事职工人事档案管理工作，大多数职工人事档案管理人员是组织干事、劳资干事兼任，档案管理工作成为了工作的薄弱环节。材料入档不及时，借档、查档程序不规范的现象时常存在。因此各单位配备专职的人事档案管理人员成为保障档案管理的条件之一。
（3）加大档案管理的培训工作。各单位档案管理队伍状况、素质参差不齐，专门学习档案管理专业的人员不多，因此油田应该适当的组织档案管理人员进行适时培训，提高各单位档案管理人员的基本素质，在油田范围内建立一支专业的档案管理队伍，为高质量的档案管理提供基本的人力保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制。长期以来，人们认为人事档案属于保密内容，除了负责保管和收集人事档案的管理者能接触到档案外，个人可能一辈子都不知道自己的档案里有什么材料。人事档案作为职工个人经历和德才能绩的客观记录，应当对职工公开、透明，每个职工也都有权利知晓自己档案的内容状况和保管状况，让职工及时知道档案中缺少了那些材料，及时补救，可以避免事后很多不必要的麻烦，同时也提高了档案管理的质量。因此积极探索增加人事档案透明度的方法，建立相关职工知悉人事档案的机制可以有效的提高人事档案的完整性和高质量，避免出现十几年之后才发现档案缺失的现象。同时应该重点考虑确保人事档案的安全性，杜绝人事档案造假等问题，以及维护职工的隐私权，有条件的开放部分相关信息，
二、养老保险管理现状及其存在的问题
X公司承担着近1.4万名在职职工、0.9万名离退休人员的养老保险管理，参保地区跨越多个省市，区域宽、点多线长，各统筹区域管理方式和社会保险待遇计算存在一定差异。企业在养老保险管理中一是加强职工收入申报，严格工资收入口径、规范申报程序、汇总核对、本人签字确认，避免少报、多报、漏报，确保职工缴费基数的准确性。二是加强养老保险缴费管理，采取收支两条线，在与地方社保机构核定数据基础上，编制各单位社会保险缴费计划，统一支付社保机构，理清单位与单位之间、单位与职工之间、单位与地方社保机构之间缴费，杜绝欠缴、漏缴，减少补缴等情况。三是加强职工参保信息维护，配合SAP人力资源管理系统管理，核定参保人员出生时间、参加工作时间、岗位类别等基本信息，确保数据一致性，提高数据使用的有效性。多年来，X公司按照地方社保机构相关政策，严格执行并办理各项养老保险业务，养老保险管理工作也日趋规范化、科学化，但由于各地政策差异和业务办理规定的不同，仍存在以下主要问题：
（一）养老保险跨省转移接续的问题
X公司总部设在四川省成都市，基层单位地跨四川、重庆、云南、贵州、广西、湖南等省、直辖市、自治区，而职工的养老保险关系主要集中在四川省省本级、云南省省本级、贵州省省本级、长沙市市本级、重庆市市本级等地方社保机构参加，统筹层级不同，由于企业工作性质，职工在油田系统内相互调动频繁，涉及跨省转移社会保险人员较多，地方社保机构转移经办流程、操作口径不一，对接困难，造成转移个人账户资金时间过长。特别是职工批量转出养老保险关系时，地方社保机构因转移资金量较大，因资金计划原因延迟支付转移，或者停止办理企业员工的养老保险转移，严重影响职工退休条件审批和待遇领取，职工意见反映较大。
（二）参保地政策不一样
职工退休待遇计算不一样，造成相互攀比，宣传解释工作难度大。一是已退休人员间的相互攀比。X公司整合重组前已有八千多名离退休职工，其养老金有的是按机关事业单位养老保险计算的，有的是按企业城镇职工养老保险计算的，计算待遇政策不同，退休早的人员待遇相对较低，新增退休人员待遇相对较高。二是不同参保地退休人员相互间的攀比。现在企业职工虽然均参加的企业城镇职工养老保险，但是由于各参保地在岗职工工资以及待遇计算政策规定等原因，养老金计算结果差别肯定是存在的，如四川省规定取得《独生子女父母光荣证》的职工，退休时按缴费年限每满一年增发本人指数化平均缴费工资0.1%的养老金；云南省规定企业职工自批准退休次月起发给上年度全省月平均养老金5%的计划生育奖励。三是基层单位社会保险管理人员变动相对频繁，变动后的管理人员对社会保险政策、业务操作流程、参保人员情况等不熟悉，工作中沟通协调又不及时，导致养老保险业务办理滞后或出错，影响日常业务申报工作及退休人员养老待遇领取时间，在养老保险政策宣传、解释上不到位，造成职工片面地认为同单位工作，同时间退休，就应享受同等待遇，盲目攀比。
（三）人事档案基础管理薄弱
造成职工退休条件审核不能及时办理，待遇领取受到影响。近年来，地方社保机构在审核人事档案确定职工退休时间时发现档案记载出生时间与企业申报的出生时间不一致，档案中出现记载多个出生时间，审核结果与职工发生异议的相对较多。档案中有关参加工作时间及经历、岗位类别、从事特殊工种等材料缺漏，后期完善材料难度大。特别是从事特殊工种人员的档案记载不全，如从事特殊工种的名称不准确、从事特殊工种的起始时间不清楚、变动岗位或工种没有记载等等，给特殊工种认定带来较大困难，职工反映较强烈。
三、解决问题的对策与措施
（一）加强职工养老保险关系跨省转移的规范性
首先，加强养老保险政策的宣传力度，让职工了解熟知养老保险关系转移的条件、经办流程。《城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法》规定办理跨省转移，与参保人员户籍有关，所在地（指省、自治区、直辖市，下同）就业参保的，户籍所在地的相关社保经办机构应为其及时办理转移接续手续；参保人员未返回户籍所在地就业参保的，由新参保地的社保经办机构为其及时办理转移接续手续。但对男性年满50周岁和女性年满40周岁的，应在原参保地继续保留基本养老保险关系，同时在新参保地建立临时基本养老保险缴费账户，记录单位和个人全部缴费。参保人员再次跨省流动就业或在新参保地达到待遇领取条件时，将临时基本养老保险缴费账户中的全部缴费本息，转移归集到原参保地或待遇领取地。参保人员经县级以上党委组织部门、人力资源社会保障行政部门批准调动，且与调入单位建立劳动关系并缴纳基本养老保险费的，不受以上年龄规定限制，应在调入地及时办理基本养老保险关系转移接续手续。油田企业系统内调动人员必须持单位调动通知、身份证并在所属单位书面申请保险关系跨省转移。其次，统一企业内部参保地区跨省转移的经办规程，统一操作口径，同时在企业内建立正常跨省转移沟通协调机制，明确基层单位保险管理人员、片区保险管理人员及转接双方地方社保机构业务沟通协调的责任，避免转移接续不到位或职工往返奔波。
（二）进一步规范退休审批程序
坚持退休审批公示制度，从严把好退休审批关。参加基本养老保险的职工要领取养老金必须符合两个条件：一是达到法定退休年龄；二是累积缴纳养老保险费满15年。按照相关规定，我国法定的企业职工退休年龄是：男年满60周岁，女工人年满50周岁，女干部年满55周岁。从事井下、高温、高空、特别繁重体力劳动或其他有害身体健康工作（以下称特殊工种）的，退休年龄为男年满55周岁、女年满45周岁。针对企业参保人员情况，基层单位结合职工人事档案记载初步核定退休条件，特别是提前工种退休，必须本人书面申请、单位初审、单位承诺，实行退休公示制度，自觉接受企业和参保人员的监督，真正做到“公开、公平、公正”。经公示无异议后，再由社保经办人员送地方社保部门进行退休审批，杜绝弄虚作假行为的发生，防止职工养老保险基金的流失。
（三）加强社会保险管理队伍建设
1.1传统纸质档案存在弊端
离退休人员档案管理比较复杂，其中很多档案都是传统纸质档案。纸质档案实质上是对档案载体的保护，但对档案工作环境要求比较高，档案材料容易受外界环境的影响，在长期的保存过程中容易发生变质问题。纸质档案保存过程存在缺陷，管理成本比较高，而离退休人员档案管理具有信息量大、信息化成本高等特殊性，这给离退休人员的档案管理带来了很大困扰。
1.2基础设施薄弱，档案材料缺失
档案设备差、保管条件差，导致离退休人员档案材料欠缺。社会保障部门调查数据显示，离退休人员档案管理基础设施建设不足，达不到现代档案建设管理要求。工作环境非常简陋，甚至缺少存放档案资料的库房，档案资料散放在办公室，没有采取有效的措施防火、防水，档案资料容易毁损，容易发生资料残缺不全的问题。退休后增加养老保险金的情况没有同步完善，给查询与检索增加了难度。另外，一些破产企业的离退休人员人事档案无专人保管，社区管理由于档案数量少，很难形成整体规模，没有档案的“八防”措施和安全保证。
1.3社会化管理制度不健全
在管理实践中，缺乏科学有效的管理机制，没有相应的管理制度保障离退休人员的合法权益。很多离退休人员的工作档案仍由原单位管理，但只是形式上的移交，未能及时将参保资料和退休档案交给社保机构管理。由于地区之间存在差异性，有些不发达地区并没有实质的管理服务内容，导致离退休人员档案出现多头管理问题，没有发挥保障作用，不利于准确把握信息。
1.4工作人员业务素质有待提高
目前，离退休人员档案管理工作处于被动应付的局面，工作人员素质不高，对档案管理的重要性认识也不足。一些社区档案管理人员没有经过专业培训，仍沿用最原始的手工管理方式，管理人员的重视度低，对于离退休人员的档案管理工作比较懈怠，档案管理队伍不稳定，很难满足离退休人员档案建设需要。
2解决离退休档案管理问题的对策
第一，加强档案管理信息化建设。信息管理系统为离退休人员档案管理提供了有效的措施和手段，应大力开展档案管理信息化建设，进一步节省成本、提高效率。电子档案有着广阔的发展前景，应不断完善、优化、修复、保护传统档案，确保档案信息的安全。在纸质档案的保护过程中，应重视档案信息的完整性。电子档案管理降低了人力成本，依赖软件技术，实现了对纸质档案管理的真实模拟，应完善信息系统，增加功能设计，提升档案管理技术水平。应正确处理离退休人员纸质档案和电子档案的关系，电子档案可为纸质档案的管理提供支持和借鉴，纸质档案能够弥补电子档案管理中的不足，有效保证离退休人员档案的安全性和客观真实性。第二，加强基础设施建设，建立专业的管理机构，安排专人负责，实现现代化管理。大力加强档案管理的基础设施建设，加大对档案管理系统的资金投入，解决基本的经费问题。财政部门应积极配合，给予资金支持，协调事业单位发展，开发多种多渠道筹措资金，从根本完善档案工作的基础设施建设。充分利用社会保险机构的资源优势，建立事业单位退休人员档案管理中心，加强对离退休人员档案信息的管理。将分散的离退休人员档案资料统一集中管理，按现代化的管理标准建立库房，强化档案入库管理，安排专人负责，配备基本的档案管理设备和温度控制器。充分利用信息技术，将离退休人员的个人信息输入电脑，提升查询和管理效率，确保管理系统中的信息真实、有效。构建标准的、现代化的离退休人员档案管理系统，为离退休人员社会化管理提供绿色通道。第三，完善离退休人员档案管理制度，采取保障措施，建立健全管理机制。行政部门应加大监管力度，加强对离退休人员工作档案的管理。一套完整的管理机制对档案工作有着重要的保障作用，应坚持依法治档，完善各项规章制度，明确管理职责，严格维护工作的规范性和严肃性。各部门应相互配合，规范退休人员档案移交工作，建立健全的管理机制。第四，全面提升人员素质，建立专业的离退休人员档案管理队伍。应面向社会公开招聘档案管理人员，从系统内选聘责任心强、水平高的专业人才，加强对管理人员的培训，从工作水平和服务意识两方面入手，做好岗前培训工作，全方位提升档案管理工作的服务能力。
3结语
事业单位离退休人员档案管理工作是社会化管理工作的基础，我们应重视对离退休人员基本生活权益的保障，加快完善事业单位离退休人员的档案管理工作，依法保障离退休人员的合法权益，努力构建退休人员社会化管理服务平台，建立健全管理机制，突出以人为本的工作理念，加强管理工作的法制建设。我们应认识到档案管理是一个复杂的过程，要发挥档案信息资源的作用，实现服务社会化管理，就要合理调整、平衡电子档案与纸质档案的关系，推进电子档案的发展，实现事业单位与社区之间的资源共享，提高档案管理和检索的效率、水平，促进档案管理工作的发展，更好地服务于离退休老年人，为和谐社会的发展贡献力量。
作者:张松令 单位:黑龙江省大庆市龙凤区离退休职工管理办公室
参考文献:
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高校对人事档案的信息化管理，是当今时代人事档案事业发展的必然趋势，是办公自动化系统不可缺少的重要环节。随着计算机、网络技术的普及，按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，各个高校干部人事档案管理信息化建设工作都依据各自实际情况，取得了一定的进展，但在实施过程当中还存在着一些问题。
一、高校人事档案的内涵及特征
（一）人事档案的概念。人事档案是机关、单位准确记录和反映一个人成长历练、学习、工作经历的文件材料，是个人信息的储备库，并且能够给用人单位、组织部门提供人事、劳资、工资、学历、职称等方面的原始记录，为考核每一个人提供最有利依据。
（二）人事档案的基本特征。人事档案具有全面性、现实性、流动性、机密性四个特征。
1.人事档案的全面性特征。人事档案是与任何一个社会人的行为极为密切的一种档案。包括员工的学历学籍档案、专业学习情况、工作履历表、自传、年度考核表、职务任免决定、评优决定、职称评聘材料、入团入党申请书，因此具有全面性特征，它既能如实记录每个员工的个人信息，又能从侧面概括出员工工作经历及全貌。
2.人事档案具有现实性特征。人事档案是由各级人事、组织、劳动各部门，在现职人员和离退休人员为单位建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成，人事档案始终依据个人岗位职责的现实分工，真实记录员工在工作、学习过程中所产生的现实状况，按档案管理要求和规范组建个人档案材料，在用人单位提拔、任免、职称评定方面及时提供和反映真实显而易见的情况，凸显人事档案的现实性特征。
3.人员档案兼具流动性的特点。人才市场是流动的，人才也是流动的，人事档案更具有流动性的特点。如今高校人才流动频繁，对人事档案的管理和利用也要顺应时代的步伐，按照人事档案的管理原则，不管人员调动到何处，档案一定要同随调人员一道，转入到新的主管接收单位，在职人员到规定退休年龄、或者有去世的人员，档案的保管部门也会相应发生变化，因此在保管过程中一定要严格按照档案管理的规范要求进行整理收集。
4.人事档案管理内容的机密性。人事档案对于个人和各个单位都十分重要，具有机密性特征。因此对于从事人事档案工作的人员必须具备高度的责任心，还要恪守档案的保密制度，对涉及到个人和单位的人事档案的内容，不管在任何场合都要按照档案保密制度做好保密工作，对于确因工作需要必须查阅人事档案的，要严格按制度规定审批和登记程序，对查阅事项办理登记手续。
二、研究高校人事档案信息化管理的必要性
高校人事档案信息化管理是实现档案科学化管理人才的重要手段。一个学校的人事工作水平的高低直接关系到是否能够合理、公平选拔任用人才，通过人事档案工作对预选人员进行有计划地筛选、调配、考核、聘任直至对其委以重任都起着举足轻重的作用。高度重视高校人事档案信息化建设是今后人事档案工作的重点，信息化建设既能为高校选用人才提供准确的信息依据，又为加强高校的教学与科研工作提供优质服务。
传统人事档案主要以手工操作与纸质管理为主，由单位专门人员对所需表格、资料进行手工填报、整理，为今后提供服务利用，随着现阶段档案信息量的急剧增加，还继续沿用传统的方法进行管理不仅劳动强度大，而且效率低，还容易造成差错率的增加。为适应形势所需，需要运用现代信息技术方法，创新人事档案管理工作方法、转变管理理念，提高人事档案工作质量和效率，及时将原始人事档案材料通过扫描、刻录，逐一录入计算机人事档案管理系统，并建立相应的个人档案文件夹、目录，实行个人人事档案的网络化管理，对今后的及时查阅提供便利条件，充分发挥信息化管理的优势，提高档案的利用率，更好地促进对高校人事档案的服务利用。
三、人事档案管理存在的弊端
高校的人事档案信息管理工作都会大量运用到计算机，但由于目前所建的人事档案系统还没有统一规范的标准，数据库功能各有不同，很难实现真正意义上的信息资源共享。
（一）高校档案管理采编方法落后。档案事业的发展对原始的档案信息采编方法是一个较大的冲击，落后的采编方法并不能适应人事档案事业发展的要求，都需要得到进一步改进。学校领导对人事档案管理工作重视程度不高，加之从事具体事宜的档案人员个人业务素质和责任意识都不是很高，因此会造成对档案信息工作采编整理不规范和不完整，造成较多的缺陷，不能适应社会对人事档案的查阅利用。
（二）人事档案管理领导重视不够，基础较为薄弱。大多数单位的人事档案工作领导都不够重视，在此岗位上工作的人员很难做出显著的成绩，领导对此项工作不太重视，对档案管理工作的投入就会极少，基础设施也得不到有效的改善，会直接影响档案工作人员的工作积极性和档案管理水平的发挥。
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