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中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2013）29-0260-01
档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校档案管理成为当前高校档案管理者需要不断探索的重要议题。本文作者结合工作实际，从以下几个方面分析如何做好高校档案管理工作。
一、建立完善的高校档案管理网络，为档案管理工作提供组织保障
档案资料是高校的重要资源，它详实地反映了一所高校的整个发展历程，并以多种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是每一个教职员工及学生劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵资源。档案管理工作涉及部门和范围极为广泛，必须引起广大教职工的重视，只有在思想上统一认识，才能增强大家的档案意识，使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视，人人参与，共同做好档案工作。向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，以提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。
要加强对档案工作的集中统一管理，从组织上保证档案工作的顺利开展，从而实现高校档案的齐全、完整与规范。遵循“统―领导、统一制度、分级管理”的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由高校副校长分管档案工作，成立档案室，设立专职档案管理员，在各院系、图书馆、财务部门、教务处等相关业务部门设置兼职或专职档案员，形成全校的档案管理网络，将档案管理工作渗透到高校的每个单位和各个环节之中。同时，要明确每个人的职能与职责，明确分工，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。让高校每个人都参与进来，通过全员全方位收集相关档案信息，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的档案信息，并努力拓宽档案收集范围，挖掘高校档案资源，使档案内容丰富充实起来。
二、强化高校档案管理信息化，为高校档案管理提供技术支撑
随着社会科技的进步，信息化建设是当前高校档案管理工作的客观要求，也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，成为各大高校档案管理工作发展的重要方向，也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。高校档案的管理工作繁杂，劳动强度大，重复劳动多。将信息技术与高校档案管理有机结合，可以让高校档案管理工作走上良性发展的轨道。利用现代信息科技提高高校档案管理工作效率，使高校档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理。同时，利用信息化手段将档案信息及时传递至高校各级领导、各教研室和相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
高校要强化资金投入，完善档案管理的硬件设施。高校要将数字光纤技术、芯片技术、网络与监控技术等有效地用于高校档案信息存储、归档、保管、开发及利用等各工作环节，提高高校档案信息的存储能力、传播速度，实现高校档案管理效果最优化，充分发挥档案信息的社会经济效益。档案管理工作要从单机管理发展到网络管理，从案卷、文件目录管理发展到全文信息化管理，从单一的档案管理发展到“文档一体化”管理，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，进一步提升其信息化建设步伐。
三、完善档案管理规章制度，使档案管理制度化、标准化、规范化
没有一个严格的规章制度，难以保证高校档案管理工作的顺利进行。高校档案管理人员要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为指导，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，根据学校的特点，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证。抓好档案管理制度建设，实现高校档案工作的规范化。从高校档案管理工作的实际出发，制定一系列档案管理细则，建立健全档案收集、立卷归档、储藏保管、开发利用、保密、库房管理等多项制度，确保高校的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化，并根据形势发展的需要不断健全和完善。在制定高校档案管理工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确相关人员的岗位职责。
四、加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员专业技能和素质
提高档案管理人员素质，是推动高校档案事业发展的关键。档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响到档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。要尽快在高校档案管理队伍中普及现代化的档案管理知识，改善现有知识结构，新思想、新知识、新技术的培养要进一步加强。要通过多种形式与途径，提高档案管理工作者的综合素质。健全档案管理工作队伍，设立专兼职相结合的档案管理工作组。培养一批具有文化专业知识、专业技术、技能的档案管理人才，确保档案管理工作的持续与稳定。要不断加强档案管理人员的业务培训。按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、有步骤、有计划、分层次地对档案管理者进行业务培训，不断提高档案管理者的业务素质，使个人的知识结构和业务水平能够适应高校档案建设和发展的需要。档案管理者自身也要努力学习，开拓眼界，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案管理工作。高校档案工作者要有高度的政治责任感，要有较高的政策水平，要有严格的保密意识。在职业道德素质上，要求档案工作人员忠于职守，敬业爱岗，热情服务；默默奉献，不计名利，耐得住寂寞清贫，甘为人梯；严谨务实，认真负责；服从全局，团结协作。
五、充分利用档案信息资源，积极主动的为高校提供档案服务
高校档案是高校教职工劳动智慧的结晶，做好档案资料的收集、整理、归档、贮存、积累是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给工作者利用，为高校发的发展服务。高校档案部门要突出服务这条主线，积极进行档案利用工作的探索，围绕高校的中心工作，做好档案服务工作。档案管理人员要应主动了解用户对各类档案信息的需求。及时了解学校在不同时期和阶段的教学、科研的情况，积极主动地深入各教学和行政部门，走访相关领导与工作人员，有意识地有目地观察和了解学校各项工作的长远规划和近期目标。对学校的工作安排心中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握这些工作对档案的需求，同时，根据本校档案利用情况，分析其利用规律，积极主动地为学校各项工作提供档案服务。
档案管理人员要有超前的服务意识，变被动服务为主动服务。通过馆藏档案资料主动、及时、多元化的为学校的各部门提供档案服务，对于一些难查资料通过点滴线索扩大检索范围，尽可能地使他们得到所需信息，促进其工作效率的提高。在服务方式上，要充分应用现代信息技术，广泛利用互联网、光盘数据库、联机检索等现代信息技术手段，既要充分利用馆藏档案文献资料，又要营造现代化的信息传播与交流环境，不断拓宽信息服务和交流渠道。要采取多种形式，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务，主动的把档案工作重点与高校中心工作结合起来，让“死”档案变成“活”材料，为高校的教学与科研服务。
参考文献：
[1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑，2008.
科技档案主要指在科研过程中形成的，以文字、影像、图表、数据等多种形式载体出现的具有保存价值的材料。它是科学技术研究活动的真实记录，是大学学科建设、专业建设、科学研究及管理经验的结晶，直接反映了一所大学的学术水平与实力及管理水平，对高校的教学、人才培养及科研工作的可持续性发展起着重要作用。
1.科技档案是大学科研管理活动的重要保证。科技档案是进行科研的重要依据，是科研活动的必要条件，建立完整的科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志。做好科研档案管理工作，加强科研档案管理的标准化、规范化建设，是不断提高科研管理水平的有效途径。
2.科技档案是高校科技创新的重要依据。科技档案是高校各种科研活动经验的结晶，它可以为科技创新提供依据。如科研档案中专家反馈的意见和建议有助于我们不断改进科技改革，从而不断提高科研实力；科技档案管理部门系统地整理本校已获得的研究成果， 科学准确地描述研究课题的分布情况和发展趋势，可使课题的后继研究人员在相关研究上避免重复劳动，为其深入研究提供切实的信息服务。
3.科技档案是高校教师科研能力提升的基础和支撑。加强高校科研档案管理，是高校教师科研能力提升强有力的支撑。有助于学校在学科、专业建设上形成特色。如在了解教师科研方向及重点后，可以组织、协调相关学科、相近学科的教师在某一个或几个领域内分工合作，在知识创新上、在新兴学科或边缘学科的发展上出成果，形成自己的特色。可以密切高校教师与社会各方面的联系，促进全社会更好地认识科技成果对推动社会生产力快速发展的巨大贡献，从而更加尊重科技人员创造性的劳动，并为科技进步、科研环境的改善、科技成果转化提供有力的支持。
二、地方高校科技档案建设和管理中存在的问题
目前有影响力高校的科技档案在学校科研工作中发挥了积极的作用，提升了科研的整体管理水平，推动了科技管理的改革，促进了科研水平的提高。但绝大部分地方高校对科技档案建设没有引起足够的重视，主要存在的问题有：
1.科技档案管理意识薄弱，科技档案的数量和质量不高。部分高校科技实力已积累了一定的水平，但科研档案管理工作并非是学校档案管理工作中重点，造成科技档案管理工作投入不够，大多停留在项目申报材料和结题材料的简单收集。科研水平的提高是一个长期渐进的积累过程，众多地方高校虽经过几十年的发展，但其科技活动并不多，尤其与地方经济发展相结合的科技成果较为缺乏，而且科研活动的质量偏低，使得形成科技档案数量较少且质量不高。
2.科技档案管理制度不健全，管理缺乏规范性。科技档案管理具有科研管理和档案管理的双重特点，但科技档案管理对科研管理部门来说并不是日常工作的重点，管理人员配备不足，而对于档案管理部门来说科技档案只是档案管理的一个组成部分，用于科技档案开发和管理上的精力不多，导致科技档案管理被边缘化。科技档案建设和管理的制度不够健全，归档的要求、时间、范围、内容及职责等不明确，科技档案建设和管理工作不够规范，随意性较大。
3.缺乏专业档案管理人员。由于人事编制不足的因素，地方高校的科研管理部门及学院、系等二层单位均没有设立专门的科研档案管理机构。绝大部分地方高校科技档案管理人员是兼职的非专业人员，一方面，管理人员没有经过专门培训，缺少档案管理学的专业知识，不能对资料进行规范地收集、归档；另一方面，兼职人员还承担着许多其他业务工作，难以抽出很多时间和精力潜心钻研档案建设和管理工作，导致档案管理不够规范。
4.档案管理信息化建设不足，科技档案的社会开放功能低效。大多地方高校虽推广应用档案管理软件，但只是限于档案目录信息化管理为主，科技档案还是以纸质为主，处于人工管理状态。科技档案的利用，目前还只停留在记录、保存阶段或仅局限于评职称或者项目结题时提供佐证材料等方面，重保管、轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案服务社会经济发展的价值。
三、加强地方高校科技档案建设和管理的措施
1.加强科技档案的认识和领导，转变思想观念。正确认识科技档案的特征与作用是提高科技档案管理水平的前提。传统的管理理念往往把科技档案只作为一种历史材料保存，基本上只能发挥科技档案的借阅、查询、佐证等简单功能，没有对科技成果进行有效的归纳和后续整合，严重制约了科技成果转化与产学研的结合。要通过各种媒体做好宣传工作，使学校领导和各级科技管理人员牢固树立档案观念，充分认识科技档案工作的重要意义，加强领导，把科技档案建设和管理工作真正落到实处。
2.健全档案管理制度，明确管理职责。科技档案管理工作的顺利开展需要相应规章制度的规范和约束。学校要按照《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和档案管理法规，并根据高校自身的实际工作情况，建立健全科技档案管理工作的各项规章制度，明确档案管理人员职责和分工， 使得在实际工作中有章可循，确保收集的材料客观准确、完整连续。此外，学校还应将科技档案工作纳入工作计划，引入科技档案管理制度及相关人员的职责范围的年度业绩考核机制。
3.加强档案管理的技术开发，提升科技档案的社会服务功能。要充分利用计算机、网络等技术，开发软件，建立科技档案数据库，使得档案管理工作更加科学化、规范化，提升科技档案管理的质量。实现科技档案管理的科学有效管理，有助于充分挖掘科技档案潜能，逐步开发科技档案的情报服务、专题服务、咨询证明服务等功能，更好地为地方高校教学改革和科学研究服务。强化社会服务意识，加强科研档案成果转化，有利促进科研转化和产学研的结合，提高高校核心竞争力。
近年来，我国档案事业步入了新的发展时期，各级党政、事业、单位及机关档案管理部门，通过对各类档案、资料收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用，使档案在处理历史遗留问题、反映历史沿革等方面所起的作用越来越明显，社会各项事业对档案信息资源的需求日益增大，档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变，已成为一种必须的趋势。但作为企业，档案管理工作因无法直接给企业带来经济效益，而容易被忽略或不给予足够的重视，往往“直到用时方恨少”，感觉档案管理工作重要的时候才强调一下，领导不重视，部门和个人更不重视，企业档案管理部门处于在夹缝中生存的尴尬状态，不要说档案信息资源的开发利用，就连最基本的收集都成为一个难题，在档案资料的借阅上也经常出现“有借无还”的事情，而档案管理人员却因没有制约权而束手无策。随着档案资料在企业改革发展、经营、管理、安全及地区关系方面的利用效果愈加明显，使档案管理工作得到日益重视。本文试在档案工作实施绩效考核方面结合本单位情况，阐述个人的一些看法。
1档案工作实施绩效考核的意义
绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，是企业根据自身特点采取的与之相适应的激励机制，实行科学的评价体系，对职工的工作、学习、成长、效率、培训、发展等进行全方位的定量和定性的考核，从而促进改善职工的工作行为，充分发挥职工的潜能和积极性，以求更好地达到工作目标。
科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。档案作为历史的真实记录，在企业管理各项活动中都发挥了很好的凭证、依据、借鉴、参考、史料的作用。将档案工作纳入绩效考核管理，可加大档案工作的督导落实力度，对提高档案资料的完整程度和工作管理水平发挥着重要作用。主要体现在五个方面:一管理作用。通过考核办法的制定和落实，可进一步明确档案工作的工作目标和工作标准，在工作过程中起到沟通、学习、改进等作用。二激励作用。通过绩效考核的奖优罚劣，改善调整档案及相关人员工作行为，促使档案及相关人员更加积极、主动、规范地去完成档案资料的收集整理、归档、借阅及利用工作。三导向作用。以档案工作规范化为绩效考核标准，以考核标准规范工作行为，确立档案工作方向。四监控作用。通过绩效考核，对档案工作过程、环节、质量及效率等方面进行监督、规定及考评，获得反馈信息，可有效促进调整和改进档案工作。五约束作用。将档案工作纳入绩效考核，与奖罚挂钩，可以对机关责任部门和人员起到较好的约束作用，促使其不得不干。同时，也是对档案工作人员的约束，借阅人员工作的好坏也可以提出，并可进行考核奖罚。
2建立完善档案管理的责任体系
以绩效考核为平台推进档案工作的责任化管理，目的在于“分解目标、落实责任”。也就是将文件资料的形成、积累、整理、立卷、利用工作，纳入科研、生产、基本建设等单位的工作计划，纳入领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制，将档案工作责任落实到档案室及各相关人员，可有效提高有关领导和人员的档案意识。通过实施目标及过程考核，达到实现档案工作科学化、规范化、制度化管理的目标。
在档案工作责任体系中，将档案工作纳入相关工作流程当中，起到相互监督与联系的作用。例如，在外购设备仪器或引进项目时，机关部门以书面通知档案管理人员参加验收，并由档案管理人员会同专业人员对文件材料进行验收，由设备采购人员负责收集整理，在设备开箱验收起或安装调试一个月内向档案部门归档。文件材料不齐全、验收单上无档案人员签字，财务部门不予办理款项支付手续。通过此种方式，可极力避免原始资料的丢失和遗漏，易于收集第一手资料，亦无形之中对机关管理部门和人员施加必须保证资料齐全和及时上交的压力，对档案管理工作的第一步—收集的完整性奠定了坚实的基础。综上所述，通过档案工作责任体系的建立，降低了档案室工作的被动性，促进达到档案工作各方面规定要求，减少催交档案资料等环节，提高了工作效率。
3做好档案工作的流动性管理
档案部门的主要任务是档案材料的整理、管理、投放、传递和周转，是一个流动性的管理过程。档案管理的根本目的在于档案利用，工作的最基本要求是保护好档案资料的完整性。要确保参考价值的文件保存完好以备利用，绩效管理就要有的放矢，把握好两个方面重点，一是文件资料归档，二是文件资料借阅，也就是一个“进”和一个“出”两个环节。
对档案资料的流动性管理上，通过绩效考核可切实起到约束和监督、利用和保护的作用，重点突出严格性、规范性、时限性，以及对档案人员和其他人员的双方管理，保障档案工作的顺利开展。例如，归档的文件材料的质量是档案质量的先天因素，如归档的文件材料应为原件、载体和本身应符合耐久性要求等，因此，在文件材料归档前，档案室人员要严格检查归档文件材料是否符合归档要求，对于未按照归档材料规定及未达到规定要求的，每条扣*分(本分值与该单位部门及人员的绩效工资挂钩)，并采取适当措施进行改正;对违反借阅制度，不按期归还档案或资料者，档案管理部门将下发档案、资料催还通知单，在规定期限内强行收回，每延误一天扣绩效**分，直至归还所借档案。总之，切实抓好档案资料的“进出口”，是保证档案资料的完好再利用的重点。
4促进档案工作发展
档案工作实施绩效考核，是为了适应企业发展形势需要，对档案工作作出适时和全面的评价，查找工作中的不足，发现与规范要求的差距，以寻求更为有效的服务新途径，提高档案利用的质量和水平，更好地发挥档案的作用，在企业创造效益的同时，促进档案事业的发展。
档案意识是制约档案事业发展得关键性问题。绩效考核工作的开展，可有效促使企业职工转变档案观念，更好地认识档案工作的重要性。在日常工作中，绩效考核作为管理手段，“提醒”资料积累者主动把材料上交档案室。档案室在规章制度的“指引”下，对档案进行科学系统管理，把“死”档案变成“活”档案，单位或人员需要时随时提供，充分发挥档案的使用价值。实践证明，绩效考核贯穿于档案管理工作各个环节，与经济利益挂钩，严格考核，可有效规范档案工作行为，引领单位部门或机关人员强化档案意识，提高档案工作的主动性和档案利用的质量及水平，为档案事业的各项工作发展打下坚实的基础。
参考文献:
通过不断的摸索发现，绩效管理作为成熟企业有效管理企业的工具，在提升财务管理水平，增强企业发展能力方面，发挥着举足轻重的作用。如何将绩效考核与财务日常管理有效结合，是我公司财务在不断探索，改进的一项重要任务。
1、财务绩效考核管理办法阐述
《财务绩效考核管理办法》是公司财务为充分发挥绩效工资保障及激励作用的目的，结合日常财务管理工作的实际，分类、逐项执行的考核工具。从会计核算、出纳管理、资金收支、会计档案四大方面，对各项工作的具体要求做出了明确规定，并每月按照固定流程，对财务人员日常工作进行监督考核，以达到提升财务人员能动性，提高财务管理水平的最终目的。
2、《财务绩效考核管理办法》主要内容
2.1、会计核算考核
严格执行国网公司《会计核算办法2009》和公司《会计政策标准》、《会计核算手册》，规范各单位会计核算，分通用会计、核算会计两方面对会计核算进行考核。
2.2、出纳管理考核要求
2.2.1、银行对账专责考核
每两周核对一次银行存款科目余额与银行对账单，如有未达账项，应及时提醒对应单位出纳完成账务调整处理，确保银行存款余额调节表调节相符，并经本部经费会计签字后报财务资产部资金专责审阅；每月8日下班前报送银行对账单纸质末页，未按质完成绩效考核0.5分.
2.2.2、出纳日常工作考核
2.2.2.1、应遵照《支付结算办法》执行，大额资金使用须提前两个工作日报送填报《大额资金使用计划申报单》，未提报资金使用计划将不予付款；应及时完成货币资金支付业务，及时查看网银系统业务办理是否成功，并对收付凭证及附件单加盖出纳章、收付讫章和附件章，并按月移交给各会计；负责妥善保管现金、有价证券、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、账册、报表等会计资料的整理、归档工作；负责掌管本单位财务保险柜；负责支票、汇票、发票、收据管理；除了供日常零用支付所需限额以外的现金，公司收到的各种营业款、汇票、支票等，均需在3天内及时存入银行；不超限额保存现金，不私借、挪用公款，不得“白条”顶替库存现金，不为其他单位及部门进行支票套现行为；负责保管好U盾，不得随意外借。未按质完成工作任务，或发生违反财经法规事故的，每项绩效考核扣0.5分。
2.2.2.2、所有出纳完成以上所列事项，绩效考核奖励1分，扣分至2分封顶.
2.3、会计档案管理考核
2.3.1、凭证档案管理时间
一凭证收、付、转及附件章的盖章工作应在次月5日前完成；二凭证复核工作应在次月20日之前完成；三凭证打印装订工作应在次月月末之前完成；未完成的，相关责任人每人绩效考核扣0.5分。
2.3.2、会计账簿类装订、移交要求
应填写《会计账簿交接表》。将上年度账簿装订成册，编写页号，加装封面，附上目录；各类银行调节表也应装订成册，编写页号，加装封面，附上目录，考核期凭证未打印、装订，相关责任人每人绩效考核扣0.5分。
2.3.3、凭证封套要求
外壳填写及装订要求：凭证类别、年度、月份、起止号、连续号要按档案管理统一标准进行填写，每册厚度为2厘米，未按要求装订，相关责任人每人绩效考核扣0.5分。
2.3.4、凭证移交时间要求
当年于次次月10日之前移交中心档案室，并按表内所列内容逐本详细填写《凭证移交一览表》；上上年会计凭证按局档案室要求在档案系统录入档案要素、统一装订后于本年2月底前移交至局档案室，未按要求移交，相关责任人每人绩效考核扣0.5分。
2.3.5、账簿移交时间要求
上年账簿在每年3月15日前移交至中心档案室；上上年会计账簿、报表、工资册在每年3月15日前移交至局档案室，所有归属于本部的档案由本部会计负责移交，各业务单位档案由各所辖会计负责移交，未按要求移交，相关责任人每人绩效考核扣0.5分。
2.3.6、会计档案管理类绩效考核，每月扣分至2分封顶
2.4、相关奖励要求及考核说明
2.4.1、特殊奖励说明。因工作需要长期代班工作者，绩效考核加1分；凡获得省公司和省市有关部门或全局性表彰者，当月绩效考核加1分；在省级刊物上发表专业性论文，当月绩效考核加0.5分。
2.4.2、考核说明。按局绩效管理办法总分为100分要求，绩效考核的基准分为95分，考核权重为5分，上述考核最高考核不超过5分，最高奖励不超过5分。考核结果每月公布，有异议可进行申诉、讨论。
3、《财务绩效考核管理办法》的管理流程（以某月为例）
3.1、每月5号12点前人力资源专责收集绩效考核评价表及各指标明细数据。
3.2、每月5号下班前人力资源专责汇总绩效考核评价表及各指标明细数据，并报相关领导。每月6号下班前相关领导反馈意见，提出对应指标建议。
3.3、每月7号8点人力资源专责将绩效考核评价表及各指标明细数据发给各位同志。（等待48小时绩效考核申诉时间。）
3.4、如果反馈有异议，各位同志以书面问题与考核方进行指标明细数据核对、申述，考核方在48小时内反馈申述方意见，并重新报送绩效考核评价表及各指标明细数据；如果反馈无异议，每月10号上午9点前汇总绩效考核评价表及各指标明细数据。
3.5、每月10号上午10点召开绩效管理会议，对疑难问题进行说明、评价。六每月11号上午公布绩效管理会议评价数据及基础数据。
一是健全档案管理制度。按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，切合单位实际，建立健全档案工作规章制度，对归档范围、保管期限，保密文件收发、存档、销毁等环节、程序作出明确规定，并在实际工作中不断完善，不断强化档案的形成、收集、整理过程管理。严格落实制度规定，确保档案安全。坚持制度上墙、措施落地，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。二是完善沟通协调机制。加强与领导沟通，促使领导强化档案意识，将档案管理工作列入企业重要议事日程，做到年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导。加强与工程管理员、技术员沟通，要求及时收集归档工程项目资料。加强与部门档案员沟通，促使业务信息系统与档案管理系统有机衔接，做到勤收集、勤整理、勤检查核实，把好收集整理基础关。三是建立绩效考核机制。将档案工作纳入企业绩效考核，与奖罚挂钩，科学制定档案工作绩效考核办法，细化考核指标，严格按照考核办法对各部门进行考核，加大档案工作的督导落实力度，充分发挥绩效考核对档案工作的管理、激励、导向、监控、约束作用，有效提高档案资料的完整程度和管理水平。建立健全一系列档案工作机制，确保档案工作统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。
二、 以信息化建设为动力，推进企业档案管理体系改革
一是加强信息化硬件建设。充分发挥计算机检索速度快、运算精确度高、存储信息量大等优势，优质配备档案管理计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度。建立并完善企业单位局域网，借助局域网开发网上档案业务，实行档案工作网络化，加强档案的利用，实现档案信息资源共享，逐步提升档案信息化水平。二是加强信息化资源建设。对纸质档案资料进行收集、筛选、加工，利用计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化录入、保存，转化电子信息形式，便于检索利用、科学管理。加强电子档案资料的归档工作，完善档案目录数据库建设，进一步开发标准化的档案管理系统，提高档案管理工作效率。三是加强信息化管理措施。制定档案信息化管理标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，确保电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范局域网，完善企业档案信息网络，实现企业档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
三、 以规范化管理为准绳，推进企业档案管理效能增强
一是强化队伍管理。设立专职档案员和兼职档案员，明确档案管理负责人以及专、兼职档案员的岗位职责，建立以主管领导挂帅、办公室全程参与、档案室具体负责、部门协调联动的四级档案管理网络，实现档案管理网络全覆盖。积极参加档案管理专业培训，交流学习先进管理经验，增强档案管理责任意识，提高业务素质水平，促使档案管理工作规范化。注重信息化队伍建设，加强电子档案管理的培训，培养档案、信息处理复合型人才，熟练掌握、灵活运用电子档案管理技能。将档案管理纳入综合绩效考核范围，实行档案工作成效与档案人员工资挂钩，有效提升档案工作管理水平。二是强化硬件管理。硬件设备管理是档案管理的基础，也是保证档案管理质量的关键。专设档案保管室，配备空调，去湿机、消防器等必备硬件，加强库房“十防”，配齐电脑、打印机、扫描仪等现代化办公设施，维护档案信息化管理系统，做到库存档案与系统内电子条目档案一一对应。三是强化流动管理。档案管理是一个流动性的管理过程。重点突出严格性、规范性、时限性，做好档案资料归档、档案资料借阅，即“进出口”双向流动环节。充分发挥绩效考核对档案管理的约束、监督、利用和保护的作用，加强管理人员和阅档人员的双方管理，保障档案工作的顺利开展。做到档案材料管理关口前移，抓好归档前档案材料检查工作，确保按规定、按要求收集整档。严格执行档案资料限时借阅制，不按期归还档案资料者，及时下发催还通知单，务必在规定期限内强行收回，确保档案资料完好再利用。
一、实施个人绩效档案管理必要性
在以往的管理实践中,对员工的考核评价更多地依停留在传统的人事管理的人事考核阶段:在考核指标上,使用的往往是德、能、勤、绩考核要素;在考核指标的衡量上,只界定了考核要素和考核标准,没有量化的绩效目标和量化的绩效衡量指标,因而更多地需要主管的判断;在考核指标的设计上,对岗位指标的界定,没有与组织的战略与目标有机结合起来,岗位考核不支持组织目标;在考核体制上,把主管对下属的考核与下级对上级的考核结合起来;在考核方式上,考核具体工作量多于考核工作过程,定性考核多于定量考核,凭印象成份居多,内容不具体、不客观,在一定程度上存在“吃大锅饭”、“出工不出力”的现象。它造成的必然结果就是考核过程流于形式,不能成为员工考核管理中有效的激励和约束手段。
建立对员工科学的价值评价体系,成为目前石油企业人力资源管理需要的迫切解决的课题。经过探索,孤东采油二矿不断完善对员工个人绩效考核管理办法,通过建立个人永久性绩效档案,把日常工作和表现纳入考核内容,使原来每月一次的考核变为随时考核,注重对日常工作过程的考核,实行每日记档,使企业员工保持持久的危急感和工作动力。
二、实施个人绩效档案管理的基本框架
个人绩效档案管理法运用目标管理法把员工个人岗位绩效考核内容进行细化量化,根据每个员工在完成生产经营总目标中所应承担的责任,内容分为原油产量、成本控制、岗位职能、日常表现等四部分,以百分制的形式进行打分,实行积累式考核,结果作为每名员工的日常绩效,并为工资奖金、评先树优、岗位竞争以及晋级晋升提供可靠依据。
在考核的层次上,该矿实行逐级考核的原则,把员工分干部和工人两个层面进行考核。在干部考核方面,分为机关干部和基层干部两个考核层,在工人考核方面,分班站长和一般工人两个考核层。同时,在横向上把全矿基层干部分为指导员、队长、副队长、地质技术员、工程技术员五个类别,工人分为管井工、资料员、维修工、后勤服务人员等四个工种,考核的频率为每月考核一次,根据考核结果,全矿同系统进行排队,并以此作为对员工月度绩效奖金和年度工作总体评价的主要依据。
在考核内容上,就是把员工的劳动技能、工作质量、行为规范以统一的标准尺度进行量化表现。该矿根据采油矿生产经营任务总目标和员工个人岗位职责,将全矿原油产量、成本指标、思想政治工作指标进行层层分解,对全矿员工分级确定工作目标,并按照本人岗位职责及所承担的相关责任,细分考核标准,确定考核分值。同时,根据不同岗位及责任大小,分值基数不同,考核项目侧重点不同,考核周期也不同,既保证目标统一,又体现岗位特点,真正体现出个人的综合素质和工作绩效。
在考核兑现上,该矿给每人建立了《员工个人绩效档案卡》,较为详细地记录员工个人工作绩效,主要内容包括个人基本情况、岗位职责、月度考核记录、年度综合考评及考核情况、年度鉴定和奖惩情况。采油矿人力资源部门每进行综合评价和绩效分析,填写员工考核鉴定,作为阶段考评的主要依据。
三、个人绩效档案管理运作注意事项
由于个人绩效档案管理类别较多,情况各异,内容复杂,涉及考核的方方面面,其中既有共性的又有个性的,既有常规的又有应急的,在众多的矛盾当中,该矿抓住主要矛盾,坚持处理好三个关系,做到“四个挂钩”,确保了绩效档案管理的顺利实施。
1、坚持处理好四个关系。一是处理好常规工作和应急工作的关系。对常规工作,该矿按照正常的考核办法进行管理,对诸如抗洪、抢险、突击会战等应急工作,根据工作的性质、应担负的责任、效果,确定相应的分
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值,在原有总分上进行相应地加减,纳入到整体考核中去。二是处理好考核的定性与定量的关系。他们结合实际情况,对不易量化的指标,该矿尽可能地转化为可量化的指标,增强考核的客观性。如机关服务态度、行为规范、劳动纪律等指标,该矿采取测评的形式,以定量的方式体现出来。三是处理好横向对比与纵向对比的关系。为了体现不同队别、不同工种人员的差距,增强可比性,该矿一方面采取同系统、同工种对比排队的办法,实行末位淘汰。四是处理好机关与基层的关系。该矿把机关作为一个四级单位,纳入到全矿整体考核之中,每月由矿绩效考核委员会组织有关组室,在对基层队进行考核的同时,对机关支部进行考核。机关直属考核各组室,组室考核到个人。在考核内容上,该矿抓住硬性考核和软性考核两个方面,通过细化标准,完善体系,明确层次,实现了考核工作的正常运行。
2、坚持做到“四个挂钩”。一是与干部选拔任用、工人“三岗制”动态管理挂钩。年度绩效分数列后三位的,实行末位淘汰,空余岗位在全矿范围内公开招聘。对工人考核:每月考评成绩记入本人档案,作为“三岗制”动态管理的主要依据,工人计奖多少、名次排定位置,一目了然。二是与浮动工资和绩效奖金发放挂钩。该矿规定,干部浮动工资与奖金发放由采油矿统一掌握,机关拿全矿三线平均奖,由机关考核分配到组室,组室根据个人绩效考核情况分配到个人。对员工奖金发放,该矿主要实行三次分配,采油矿根据基层队生产经营指标完成情况进行切块分配,基层队再根据班组生产经营指标完成情况切块到班组,员工根据个人绩效分数在班组内进行再分配。三是与个人技术职务、技术等级晋级晋升挂钩。对干部年度综合考评为优秀的,优先推荐参加专业技术职务晋升,优先推荐参加专业技术培训或学历教育。对工人年度综合考评为优秀的,优先推荐参加技术培训。四是与评先树优挂钩。该矿把年度绩效考评作为评先树优的主要依据。考评优秀的,有资格参加评选,评先树优工作由“评时争”变为了“平时争”,激发了员工立足岗位做贡献的积极性。
四、实施个人绩效考核的预期效果
实施绩效档案管理以来,不仅体现了企业对企业员工的他律要求,而且有效的解决了企业员工自律的内在动力,使组织目标与个人目标达到了有机统一。迫使每名员工要不断的审视自我、认识自我、评价自我,进而焕发了员工的精神风貌,促进了采油矿各项管理水平的提高。
一是建立科学客观合理的绩效管理机制。实施绩效档案管理,从根本上改变过去那种不全面、不规范、不科学的考核办法,建立起员工个人跟踪考核、科学评价机制,为员工进行一系列的奖惩提供了可行依据。
（一）档案管理观念落后
在档案管理工作中，很多人都将其简单视为档案的抄录保管，作为一项事务性工作进行管理，没有深入理解档案管理的国家财富作用，忽视了档案管理对社会的间接经济效益。部分档案管理部门档案管理理念仅仅是不丢失文件、不泄露资料，做好档案保管工作就是完成对档案的管理；面对相关档案管理的领导对档案管理工作进行监督和检查时，只需要保证档案管理设备设施达到要求，这些档案管理中存在的管理观念弊端都是影响档案管理工作发展的思想原因。
（二）档案管理制度不健全
长期以来，我国的档案管理工作都缺乏严肃细致的档案管理制度，容易在档案管理工作中出现各种工作纰漏，也导致档案管理工作效率低下。首先是档案管理工作任务分配的不明确，在很多基层档案管理部门中，甚至出现一人兼职多项工作的现象，又或者是档案管理部门闲职多、人员冗杂；其次是绩效考核的不完善，在档案管理工作中，很多管理工作都只是形式上的“管理”，由于缺乏必要的考核机制，造成档案管理人员责任意识不强烈，出现档案管理工作的表面化和形式化[2]。这些原因都导致档案管理质量偏低，无法有效发挥档案的社会作用。
（三）档案管理手段陈旧
在档案管理工作上，部分档案管理部门都没有对管理人员进行专业化的入职培训，档案管理手段也是一味的沿用传统管理手段，陈旧落后的机械管理手段使得管理人员对档案管理工作产生枯燥乏味感，不利于档案管理的质量提升。另一方面，档案管理设备落后，达不到新时期现代化档案管理要求，没有充分发挥信息技术在档案管理工作中的有利作用，自然无法激发档案管理人员的工作激情。
二、新时期下提升档案管理工作质量的措施探讨
（一）转变档案管理观念，提高档案管理意识
有效提升档案管理工作质量，首要任务就是改变现有档案管理观念，端正档案管理人员对档案管理的工作态度。首先需要档案管理部门领导自身转变档案管理观念，重视档案管理工作，加大对档案管理工作的监督和检查力度，促使工作人员改变档案管理工作态度，增强自身的责任意识，将档案管理工作当做成一项社会事业认真落实。然后对档案管理工作人员进行必要的思想教育，让其从思想意识上认识到档案管理工作的重要性，增进档案管理意识，全身心的投入到档案管理这项社会事业当中。
（二）建立健全档案管理制度
建立完善的社会档案管理系统，并辅之以制度保证其顺利实施。档案管理制度应该符合新时期管理要求，与时俱进进行管理制度的改革创新，避免出现档案管理制度与管理内容的不相符合。第一：明确档案管理工作任务的划分。做好档案管理工作职责划分，合理分配档案管理任务，在具体的档案工作管理中确保做到“各司其职”，确保档案管理系统“不养闲人、不设闲差”，完善社会档案管理系统。第二：严格绩效考核机制的执行。对档案管理人员实施绩效考核制度，让每个管理人员认识到自己工作对整个档案管理工作的意义和影响，将绩效考核作为一项重要考核标准纳入到管理薪酬标准当中。一方面鼓励工作人员对档案管理工作的突出成绩，肯定优秀员工的工作业绩，给予一定的物质奖励；另一方面，对玩忽职守、无法完成本职工作的工作人员进行思想教育，对给档案管理单位带来不影响的工作人员进行惩罚或者辞退。只有认真落实并严格执行这一制度，才能确保档案管理工作的高效有序。
（三）提高档案管理人员专业素质
在转变思想后，对档案管理人员进行必要的专业培训，实现档案管理人才的高素质。在新时期下，档案管理工作不仅是做好档案的保管，还需要通过各项档案的管理做好社会档案信息化建设工作，这就需要档案管理人才要具备相应的职业能力，并合理运用到工作中。为此，档案管理部门应带定期的组织工作人员学习档案管理知识，并培训期信息化档案管理的基本技能，鼓励工作人员自我发展、不断进步，让档案管理工作在人才的推动下实现信息化档案管理，提升新时期档案管理工作质量。
（四）档案管理的信息化建设
现代企业档案管理绩效考核经济体制的改革、企业现代化制度的建立、网络信息化的发展，促使了我们新社会的全面发展，在这个新的环境中，我们的档案工作也需要跟上步伐，要突出它的重要程度。从公司建立档案科至今，我们的档案管理工作从原始正在逐步迈向现代化，我认为现代化档案管理应具备以下几点：
一、与企业各项活动同步进行，是现代化企业档案管理的基础性工作文件是企业各项活动的伴生物。一方面，企业成立以来，按社会需求和自身目标，制定各项决策并付诸实施，科学管理企业，要求企业从决策到落实的各项过程，必须按照一定的程序和标准进行，这些程序和标准规定了各个工作阶段相应完成文件。另一方面，市场经济时代的社会是契约社会，要求企业每一步行动都要留有原始记录，以便将来有所依据和参考。所以企业运动发展的过程即文件的形成过程。
企业文件的形成与企业各项活动同步进行，根据这一特点，企业文件档案工作者总结出很多有效的工作方法，如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点，实行“四同步”的管理措施，其总结为“企业在下达生产计划时，需要提出文件的形成、积累、整理、归档的要求；检查生产进度情况时，需要与查看文件的形成、积累情况同时进行；验收最终成果时，需要检查文件完整、准确、系统，能否达到归档的要求；工程移交时，需要将整理好的案卷一并移交给建设单位的档案部门，并双方办理移交手续。”
在文件的形成全过程中，把好文件的质量关，保证企业档案的完全完整。
二、将部分档案管理纳入合同管理，是现代化企业档案管理工作的亮点。在经济社会发展的今天，双方签订合同相互约束，是至关重要的。就建设项目工程来说，合同是约束勘察、设计、施工和监理单位与建设单位的法律依据和纽带，有了合同，相互就有了法律保障。在勘察、设计合同内容中，提出了需要给建设方档案部门移交工程的基础性资料；施工承包方合同中，提出了需要给建设方档案部门移交工程施工过程中，产生的过程性资料及每个工序的验收资料。并且有施工过程中文件的质量要求、移交的套数及其验收时的有关规定，甚至有纸质版和电子版的要求。但在实际工作中，往往造成建设单位档案部门需花很长时间催收各方资料，给其档案部门的工作造成相当大的被动。因此，各建设项目应将此项管理工作纳入到合同管理之中，在合同中列入相应的条款，约定移交的日期和份数，使档案人员要有一定的主动权，否则，工程一旦交工，资料不齐全、不完整、文件不符合档案的要求，档案人员也束手无策。
三、建立完善的档案管理体系，是档案管理工作的一个基础性工作。首先，应将企业文件资料的形成、积累、整理、统计、利用工作，纳入到单位的科研、生产、基础建设、改建、扩建等相关部门的工作计划之中；其次是纳入到有关部门领导负责人的工作议程中；再次，将此项工作落实到科室及相关人员，这样，提高了相关领导及人员对档案的意识。通过这种目标化和责任考核制，可以实现档案工作规范化、制度化的目标。将档案工作纳入到各个工作流程中，可以起到相互监督与联系的作用。例如，我公司采购部门为生产二级部门购买了一台设备，当设备运送到现场，采购部门应以书面形式通知设备管理部门、档案管理人员、生产使用单位技术人员，一同进行设备开箱验收，验收完，参与单位要在验收单上签字确认，并由设备管理部门负责收集合格证、说明书、质保书、设备的随机文件等，在设备安装调试一个月无任何问题时，设备管理部门应将设备验收时收集的文件材料及验收单向档案部门移交，若文件不齐全，无法与档案部门人员办理交接手续。通过这种方式，对档案收集的完整性奠定了一定的基础。总之，建立档案工作体系，降低了档案工作人员的被动性，同时提高了档案工作的工作效率。
在为超市开发人事管理信息系统的过程中发现，超市的人事管理同普通企业的人事管理有很大的不同，最大的不同点在于超市的促销员管理。超市的促销员具有队伍庞大、流动性大、合同周期短等特点，这些原因为促销员的管理带来了很大的困难，对于这些问题，可以通过开发一套信息系统来解决，利用专门的数据库和人事管理软件对促销员进行科学、统一的管理，可以大大简化人事部的人工劳动。
一、需求分析
（一）促销员人事管理分析。根据对超市促销员管理情况的实际调查，超市人力资源管理中最为繁琐的一部分就是对于促销员的管理。促销员与普通员工有很多不同点。首先超市促销员工作流动性强，由于不同产品企业的营销策略不同，不同的时期进驻超市的促销员数量、工作任务以及薪酬都是不同的，大量的人事信息处于不断变化之中，给人事的管理带来了极大的不便。其次就是促销员上岗和离职频繁，因为超市的促销经常会集中在节日前后，促销人员也就是集中到超市人事部报到或者在完成任务之后注销。最后，促销员的劳动合同带有复杂性，因为促销员的劳动合同期通常比较短，而有的促销员还需要多次续约，使得劳动合同的签订以及保险和福利的发放很难管理。
（二）系统需求分析。为了解决促销员人事管理中的问题开发的面向促销员的人事管理系统，需要解决以下四个问题：
首先，系统应该能够解决促销员到超市报到注册时遇到的问题。
其次，是解决促销员的基本信息录入问题。促销员报到时就需要多次手工填写基本信息表，再交给各个相关部门，最后还是需要由人事部门将信息输入数据库，这种信息的输入过程十分繁琐，所以必须解决该问题。
再次，应解决促销员的劳动合同及相关问题。促销员的劳动合同较短，在较短的周期后就需要续约，又因为促销员的人数较多，且合同到期的时间不一致，使得人力资源部门在管理促销员的劳动合同时遇到了很大的困难。需要系统提供合同到期提醒功能，提醒促销员和人力资源管理部门及时完成续签或解除劳动合同。与劳动合同问题类似的问题还有薪酬、保险和福利发放等问题。
最后，促销员的绩效考核问题。由于促销员的绩效考核有着自身的特点，而且人员流动性大要求对于促销员的绩效考核更具有时效性。因此面向促销员的信息系统就需要采用促销员特定的绩效考核方法以及更加频繁和及时的考评作业。
二、系统设计原则
（一）系统设计针对服务对象。该系统专门为促销员以及促销员的管理者而设计开发。对于促销员，系统可以提供促销员进入超市时所需要的超市基本信息查询以及促销员面试录用基本流程的查询，方便促销员到各个部门进行面试并办理各种手续。
（二）软、硬件结构简单原则。由于该系统的主要服务对象很有针对性，应用的范围较少，在同一时间最大访问量不会超过20人，因此系统的软件和硬件结果都应该较为简单，既方便系统的维护，又可以让系统更加稳定和安全地工作，进而及时、可靠地提供服务。
（三）操作方便、提示清晰原则。此原则主要针对于促销员的使用来讲，因为促销员的流动性强，而且公司概况查询功能也主要为促销员初次了解超市提供信息服务，所以大部分使用该系统的人是没有使用经验的。这就要求该系统在设计时充分考虑到操作的简易性，同时在每一项操作都应该配有适当的文字说明，为操作者提供参考，避免因使用信息系统而带来更多的麻烦。
三、系统设计
该系统包含公司概况查询子系统、促销员档案管理子系统、绩效考核子系统、薪金管理子系统等五个子系统
（一）概况查询子系统。该系统主要为促销员第一次进入超市提供帮助，由于促销员流动性强的特点，该部分十分重要，如果系统能够为促销员提供准确的信息服务，可以大大减少新促销员报到时人事部门的工作量以及促销员对于概况和业务流程不熟悉所产生的问题。
该子系统的公司概况介绍功能，为促销员提供最基本的超市信息；公司地图指示使促销员能准确的找到所属的部门以及人事部门的位置；面试流程介绍功能将面试的流程以及每个流程设计的部门、人员、地点以及要注意的问题汇总到系统中，提供给促销员进行查询。
（二）招聘培训子系统。招聘培训子系统主要的功能就是辅助人事部门进行工作，而具体的招聘、面试以及培训活动还是由人工完成，信息系统只是提供信息服务。促销员参加面试前，将个人信息填入信息系统，而后面试官进行调用，并将面试结果输入到信息系统当中汇总。培训工作同招聘工作相似。
（三）档案管理子系统。档案管理子系统是提高促销员人事管理效率的重要一环。促销员初次来到超市，将个人信息填入信息系统，存入人事部的数据库服务器中。人事部在经过面试后将录用的员工转为正式的员工档案，删除被淘汰的员工，并建立相应的合同档案。之后档案管理转入日常更新阶段，对于每个员工的培训、奖惩等记录进行存贮，形成完整的电子档案体系。对于合同档案的管理包括合同到期提醒，合同打印等功能。
（四）绩效考核子系统。绩效考核制度可以督促员工的工作效率，提高员工的积极性。该子系统主要分为两个部分。一部分是考勤部分，由系统直接在指纹考勤机的数据库中调取，并进行统计分析。另以部分是360度绩效反馈考核系统，它可以对促销员进行全方位的考评，得出科学的绩效考核结果，并将结果传递给薪酬管理子系统。
（五）薪酬管理子系统。向该系统输入考勤以及绩效考核的数据后，系统会自动根据促销员的基本情况，按照不同的参数设置计算出促销员的个人薪酬，并且将工资报表传送给财务部。由于促销员的劳动合同变化情况复杂，在实际工作中不同的促销员发放工资的时间是不同的，因此该子系统提供了薪酬发放提醒功能，系统按照劳动合同信息计算出每个促销员发放薪酬的时间，并在薪酬计划发放的日期前五天、前一天分别提醒，保证促销员薪酬的及时发放。
参考文献：
[1]李萱.人力资源信息管理网站的设计[J].计算机与数字工程,2007,8:108-111
在财务管理中，必然是存在一定的问题的，但是只要我们抓住重点，并且加以解决，就一定能够不断完善财务档案的管理工作。下面我们就其内部经常出现的问题加以阐述，希望能够为相关的财务工作人员提供思路，找出解决财务档案管理问题的方法。
1.对建立财务档案管理的重视程度还有待提高
企业不仅为国家创造了巨大的经济财富，还为人们提供了更多的工作机会，因此，企业的根本任务就是创造更大的社会价值以及经济财富。在这种趋势下，要想保证企业的不断发展，就应该加强企业的财务档案管理，财务档案是企业在发展过程中各种活动的一种书面表现形式，是一种依据，所以我们应该重视对这方面的管理，这样才能保证企业在规范合法的环境下运行，并且在市场竞争中占据优势，甚至是在激烈的国际竞争中占据一席之地，为祖国争光。可见财务档案管理的作用是十分重要的，在各种市场活动中同样也离不开财务档案管理的指导性作用，如果我们要想充分促进企业的发展，就应该将这一工作得到充分的重视，只有这样，我们才能在今后的工作得到顺利的发展。但是当前在财务档案管理工作中面临的首要问题就是人们的重视程度不够，甚至是不能形成有效的机制对档案进行管理，在这种情况下，企业领导如果没有形成高度的重视，没有用长远的眼观看待问题，那么企业在内部的财务管理中就很难得到发展，进而影响到企业整体发展水平的提升。
2.对相关法律法规的执行不积极
缺乏统一的财务管理标准，自从国家的《档案法》和《会计档案管理办法》颁布实施以来，经过多年的摸索实践，在财务档案管理上取得了一定的进步，但从整体的情况来看，许多企业的财务工作人员和管理者仍然对财务档案管理的认识和相关流程的实行自觉性比较差，导致最后的执行步骤不积极不到位。有些企业对于财务管理工作的认识以为只是银行业务上的转账、汇款等方式，更有许多的管理者根本就不知道财务档案建设是我国相关法律法规的硬性要求，严重阻碍了企业财务档案管理工作的开展。同时我们还必须清楚的看到，虽然国家立法部门已经为财务档案管理制定了相应的法律法规，但大都是宏观上的规定，多流于形式而已。
二、解决当前财务档案管理工作问题的几点建议
通过上文的论述，我们对企业的财务档案管理中存在的问题有了初步的认识，为了避免在今后的工作中不再出现类似的状况，我们就要找到行之有效的措施加以解决，将这项工作落到实处，要想促进企业的长远发展，财务档案管理是其内部源源不断的动力。
1.制定统一的财务档案管理标准
在进行财务档案管理的过程中，一定要遵循相应的管理制度，因为制度是保证工作正常运行的根本，如果我们不能按照制度办事，就很难对工作的效果具有统一的评判标准。无论是何种工作，相应的规章制度都是起到约束性的作用的，在财务档案管理中也是如此，制定规范化的、统一的标准是当前财务档案管理中的首要任务，建立相应的制度能够确保在工作中具有一定的依据，对企业在发展过程中的财务状况进行归档的整理，同时建立系统性的档案管理，也方便今后工作中对相关档案的查找，我们还要对财务档案加以保护，这样才能更进一步的加强财务档案的管理工作，为企业的发展做出贡献。在进行管理的过程中，还应该注意要将每一项开支明细仔细的进行记录，留有相应的备案，以便在日后的工作中进行查找。
2.加强管理者重视和财务档案管理队伍建设
第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，考核通过的人员才能继续参与岗位工作，考核不通过的应该给予一定的处罚，并要求继续参与学习，学习期间待岗，待考核通过以后才能再次上岗工作。另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，包括档案资料收集、分类、入档、登记等情况，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩，财务档案管理工作表现突出的工资待遇按一定幅度上调，表现较差的薪资待遇按一定幅度下调，只有这样才能让管理人员充分重视财务档案管理工作。
3.建立信息化的财务档案管理体制
中图分类号：F240 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2015）10-261-02
医院各级干部在医院运营中承担着多维度的管理职能，是医院的核心人力资源，干部队伍整体素质的高低直接影响着医院的发展方向和战略目标，因此干部管理是医院人力资源管理的重要内容。湖北省中西医结合医院作为省卫生计生委直属的公立医院，于2013年10月正式启动干部人事制度改革试点工作，试点项目为：任期+竞岗+目标管理，目的是探索建立与事业单位改革方向相适应、绩效管理相匹配的干部选拔任用机制，形成科学系统的干部人事制度体系。为给干部人事制度改革提供充分的依据，医院经过积极探索，成功设计并建立干部任期绩效档案库，实现了干部评价信息的客观性、全面性和可追溯性。
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，主要内容为个人履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等文件材料，能记录个人一般信息及成长发展的历史，但是无法直接体现个人的工作业绩，而干部任期绩效档案对干部个人业绩有客观、量化、动态的记录，可作为人事档案的有效补充形式。
目前国内建立干部任期绩效档案库的单位非常少，基本无可借鉴的经验，笔者所在的湖北省中西医结合医院在设计和建立绩效档案库的过程中，从实际出发，研讨并明确建立档案库的目的和作用，以此为导向确定建立和管理的原则，创新设计档案编号，制定合理便捷的管理流程。经过一系列的设计和筹备，全面建成干部任期绩效档案库，建档率达100%，正式启用后运行正常有效。在此，结合我院建立干部任期绩效档案库的实践经验，探讨各单位建立任期绩效档案库的思路和做法，为各单位管理干部评价信息提供可借鉴的经验。
一、绩效档案库的设计要点
1.分析目的和作用。档案作为信息资源，是一种潜在的生产力，其价值体现在为医院发展大局和群众健康服务之中{1}。建立干部任期绩效档案库最终目的是规范和健全干部的管理工作，但是各单位具体情况均不相同，同一家单位在不同发展时期对干部队伍的管理要求也会不同，所以启动建档工作，首先要分析本单位目前干部管理的现状、优势和不足、确定本单位建立绩效档案库的原则和思路。
我院作为干部人事制度改革试点单位，应紧紧围绕改革试点项目研讨建档的目的和作用，创新性地开展这项工作，为干部人事制度改革积累可复制的经验。经过调研，首先明确我院干部评价信息现状和建档的目的和作用，简要分析如下：
2.明确原则和方法。通过调研分析，基于我院有较完善的绩效考核体系，因此有较全面的干部评价信息，对于应完善之处，可在干部人事制度改革中通过顶层设计得以实现。对于任期绩效档案库，我院希望其能有效地实现信息整合，能够满足各部门对信息的需求，充分达成共享，建立一个完整的信息链{2}，但是如何将散在于各部门的信息进行整合建档，应先明确建档的原则和方法。我院建立绩效档案库遵循以下三项原则：一是全面性原则，即应建立每位在任干部的任期绩效档案。二是完整性原则，档案应包含干部任职期间每年的工作业绩和奖惩情况。三是便捷性原则，档案编号和资料归档应条理清晰、科学设计档案编号、方便查找。
3.设计类别和编号。为实现干部任期绩效档案的科学性，我院档案编号方法如下：一级类目依据医院干部岗位特点，分为四个类别，即行政管理、临床（含医技）管理、护理管理和党务管理，分别冠以字母简称：XG、LG、HG、DG;二级类目参照人事档案案卷编号中的汉语拼音字母编号法，为干部姓名首拼音字母，与医院人事档案编号相同;在同类干部姓名首拼音字母相同时，设计三级类目，为二位制阿拉伯数字，按照任职时间先后进行排序。另外，干部如兼任不同类别管理职务，每类均建立任期绩效档案。我院依据此种方式对全院中层干部进行编号，一般情况下档案编号由干部类别、姓名组成，编写格式为：类别―姓名，如：XG-LHJ;出现同类干部姓名首拼音字母相同时，增加三级类目，编写格式为：类别―姓名―序号，如：XG―LHJ―01。经过一年多的实践检验，我院原创设计的档案编号方法完全符合《档案编制规则》中规定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性这5项要求。
4.理清内容和要求。建立干部任期绩效档案库是医院管理的一项变革和创新，然而在变革和创新的过程中，应制定明确的目标，有计划、有组织地进行变革，并将这些变革与日常管理工作紧密结合{3}。结合我院工作实际，从任期绩效档案需求出发，经过研究讨论，明确归档内容为四大类评价信息：一是绩效考核类，包含部门月度管理绩效考核结果、部门年度管理绩效考核结果、科主任月度绩效考核结果、中层干部年度考评结果。二是评先奖励类，包含院级及院级以上获得的奖项和表彰。三是处分处罚类，包含因违规违纪行为受医院通报批评以上处分、对负次要及以上责任的三级及以上医疗安全事故、年度不良执业行为的处分。四是其他类，目的是为干部评价信息的扩充提供一个渠道，包含党政联席会督办件明确要求记入绩效档案的事项;医院红头文件明文要求记入绩效档案的事项。
5.确定来源和时限。确定归档内容来源的原则为“谁管理、谁负责”，即主管部门负责提供相应的档案资料，对于存在部门之间交叉的评价信息，应在顶层设计时商议明确。对于不同档案资料的归档时间，我院依据实际情况，明确了每个归档材料的上报时限，即：每年的4、7、10和次年的1月上报上一季度的资料;每年的2月上报前一年度资料，上报日期均为以上月份的5日前。
二、绩效档案库的实现步骤
1.建立方法。首先应确定档案柜的存放和标识，如单位有条件，可设立专门档案室，我院因新大楼正在施工，档案柜暂时放置在独立的办公区域里，由档案管理员专人管理。对于信息变动较大的标识，如《中层干部一览表》，我院特别定制一面开口的亚克力薄型方盒，内置《中层干部一览表》，可定期进行更换。其次是确定合适的规格和内容。依据实际情况，我院采用的是塑料档案盒（31cm×23cm×1.5cm），归档资料是用拉杆夹按年度顺序存放，为便于区分，对于不同类别干部的档案资料，采用不同颜色的拉杆夹，XG为黄色、LG为蓝色、HG为绿色、DG为红色。每份档案均填写案卷目录，案卷目录可打印或用钢笔正楷填写，所有归档材料，都写明具体页数，如需变更或修改时，由档案管理员注明。
2.管理流程。干部人事档案管理工作只有认真、规范，才能使干部的人事档案全面、真实、连续，为开发干部档案的信息资源、发挥干部的积极作用起到大力的推动作用，为领导发现、培养、提拔、重用干部提供有力的依据{4}。同样对于干部任期绩效档案的管理，也应科学、规范，我院按照动态性、规范性、安全性原则，制定任期绩效档案库的管理流程，以维护其正常、高效的运转。一是收集归档流程。设立兼职档案管理员一名，负责任期绩效档案资料的收集整理、分类编目、归档保存，归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，每季度第一月归档上一季度资料，每年2月份归档上一年度资料，档案管理员按时更新档案内容，登记案卷目录，保证绩效档案资料的连续性和完整性。二是借阅运用流程。任期绩效档案运用时必须严格执行借阅制度，职能部门因工作需要借阅，需填写《借阅档案申请表》，报分管院长审核，经院长审批后方可借阅。对于借阅的档案，借阅者应保证档案的完整及注意安全保密，严格按照规定时间返还。三是存档保管流程。干部任期绩效档案库管理部门定期（暂定为3年）将绩效档案资料移交给人力资源部，人力资源部按照人事档案管理要求进行存档保管，原则上任期绩效档案需保管至干部离职、辞职、调动或退休。
三、建立和管理的经验体会
1.建立任期绩效档案库首先要明确目的。建立任期绩效档案库虽然管理成本不太高，但是各单位决定开展这项工作首先要明确需要达到的目的，再确定建档的覆盖面、建立和运行的模式和需要给予的支持，避免运行时出现诸多问题。
2.归档内容必须紧密结合实际管理现状。不同单位干部管理模式和重点均不相同，归档内容也要因地制宜。首先，应梳理本单位所有的干部评价信息;其次，依据本单位管理导向，筛选出重要有代表性的评价信息作为归档内容。如发现干部评价信息不全面，应依据管理实际，设计并运行新的干部评价体系。
3.以制度的形式将档案管理工作常态化。档案管理工作是一个长期、动态的过程，各单位在进行调研论证后，需制定相应的管理制度，将此项工作用制度的形式固化下来，成为一项常态化的工作。
4.与干部人事档案有关联但应独立建档。干部任期绩效档案不同于干部人事档案，是现有干部人事档案的一种有效的补充形式，各单位在设计档案编号、归档内容和管理流程时，要注意既可以有一定的相关性，又同时保持绩效档案库的独立性，不能混淆。
5.依据管理导向适时动态调整归档内容。建立任期绩效档案库后，既要严格按照制度进行动态、规范的管理，同时应周期性地进行优化和调整，特别是归档内容，应依据干部管理导向定期进行动态调整，保证其适宜性。
6.绩效档案需要长期坚持才能更有价值。绩效档案对干部的评价信息是起到整合、优化的作用，虽然这些信息短期内也可以从管理部门中获取，但是较长的周期，各部门的评价信息就逐渐难以集中，所以干部任期绩效档案需要积淀2～3年，甚至更长时间，才能通过干部绩效档案反映干部不同时期的工作业绩。
通过精心设计和规范管理，干部任期绩效档案可以动态、客观地反映干部履职能力，可作为干部选拔培养、竞争上岗、任用免职等人事管理的重要参考依据，各单位也可通过建立任期绩效档案库，梳理整合本单位干部评价信息，依据管理需求，开发设计新的干部评价体系，以进一步健全本单位干部业绩评价体系。总之，建立干部任期绩效档案库的目的应是规范和健全本单位干部的管理工作，通过干部评价体系的完善促进干部队伍建设，这才是建立干部任期档案库的真正意义和价值所在。
注释：
{1}李成修，林乐良，于复德，等.医院综合档案的管理与利用[J].中国医院，2009.13（10）：58-58
{2}赵明娟，孙海霞，王晓冬，浅谈医院档案信息管理的作用与对策[J].中国医院管理，2010.30（7）：58-58
{3}李玉红，浅析综合性医院档案管理运行机制[J].中国卫生标准管理，2015.（01）：11-12
{4}杨小清，橇眨石星，卫生系统干部人事档案管理的矛盾分析与对策[J].中国民康医学，2012.24（14）：1783-1784
