时间：2023-05-28 08:20:02
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工程档案的前端管理是指在档案形成之前，从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制，避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程，是确保赛时、赛后使用的重要凭证，是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中，对工程档案采取的有效措施，切实实现了工程档案的前端管理，把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中，使档案管理与工程管理工作同步进行，协同作战。
一、健全档案网络，完善制度建设，确保档案管理的前端控制
1、组织机构、明确责任、落实到人
强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况，我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系，保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导，部室经理、部室档案员负责的档案管理网络，落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人，总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络，实行层层管理，落实责任。领导负责制的档案管理网络，为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。
2、完善奥运工程档案新制度
为保证奥运工程档案高质量、高标准，必须实现与施工进度同步进行的要求，我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法，使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求，做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度，并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度，并要求把这些制度悬挂于墙上，时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事，为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。
二、实行动态监管，强化档案管理与施工管理同步
1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合
档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中，要求参建各总包单位根据工程施工进度表，制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合，根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》，这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起，把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做，为档案及时收集、整理，为保证档案的齐全、准确，为工程竣工发挥了保障作用。
2、工程分部分项划分措施，从源头解决档案收集问题
奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重，交叉施工现象非常严重，因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现，工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分，档案收集就会出现杂乱无序的情况，与施工同步进行便无从谈起，因此，要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准，根据分部分项划分标准，确定档案的形成时间和收集内容，从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题，使档案技术人员很快进入收集状态，有效解决了档案收集入手难的问题。
3、动态监管保证档案同步收集
(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段
按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况，如施工单位何时进场，何时土方开挖，何时物资进场，何时进行相关试验，哪项工程进行隐蔽，哪天进行分项验收，哪天进行分部工程验收等。针对施工进度，集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件，真正达到同步管理的目的。
(2)有效监督设计变更通知单整改
工程前期，大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求，设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单，只有设计单位自己内部各管理层的签字，即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认，这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件，给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦，档案部门积极与设计院进行协调，提出按《规程》整改的建议，并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足，实现档案的前端控制，保证了工程质量与责任。
档案工作计划的制定，分部分项的划分，动态的监督检查，把施工单位档案工作量化，增加了可操作性，使档案管理工作更具针对性，从真正意义上达到同步整理的目的，实现工程档案的前端控制。
三、建立风险管理机制
1、成立档案检查小组，实行全过程把关
在集团网络制度下，成立档案检查小组，由公司副总经理担任组长，由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成，有效实行从规划到竣工的全过程把关。
2、成立档案验收小组，保证高质量竣工档案的移交
为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行，集团成立档案验收小组，编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》，在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见，使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中，把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案，填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》，让总包单位按检查要求进一步整改，合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等，办理移交手续，使档案验收、移交工作做到程序化，进一步保证了竣工档案的准确性与完整性，体现了奥运工程档案的历史价值。
3、建立档案防汛应急预案机制，保证施工现场档案安全
档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场，由于条件的限制，每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁，为保证现场施工技术文件的完好与安全，集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》，从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料，提前对现场档案保管情况进行监督检查，检查档案设施、设备、装具，检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季，施工现场雨水倒灌的现象时有发生，然而由于我们提前采取了架高档案柜，柜上加盖防雨布等措施，没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识，实现了档案安全工作的前端管理。
四、加强档案培训，提高档案管理人员业务水平
1、强化档案意识
强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，最大限度地满足利用者的需求。为此，我们利用工程档案例会，第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯，强化各级管理人员的档案意识。
1工程档案管理概述
工程档案管理是整个工程建设过程最基础的工作，主要是通过对工程建设的每一细节进行记录，并且收集确认工程建设过程中的重要资料。一般来说，在工程建设前要通过决策、设计、审批、确立等环节，随后是工程的施工、竣工、验收等部分，然而这些都需要进行准确、真实、详细的记录，为工程的预算等具体实施提供参考材料，例如在工程建设的设计中，记录其设计过程、设计结果会影响项目的预算。同样，对工程建设中的所使用的材料也需要详细的记录。为以后的施工积累经验，而且还能对出现的问题进行及时的调整或变更。
2工程档案对建设工程的质量的影响
2．1工程档案代表了工程建设质量的好坏
现如今对工程项目的质量评价摒弃了传统的依靠现场检查和工作人员的个人经验这种方法。根据《建筑工程施工质量验收规范》中要求:工程质量验收合格必须满足工程档案验收合格及工程观感质量验收合格。由精确的数据与直观的图表所形成的工程档案直接反应了工程施工质量的高低，对评定工程的质量等级更具有科学性和说服力，从而取代了传统的方式。
2．2工程档案管理是保证建设工程质量的重要手段
工程档案反应的是建筑工程施工的管理水平，而建设工程施工的管理水平最直接的体现就是建设工程质量的好坏，也就是说工程档案管理是确保建设工程质量的重要手段。工程档案管理，能够时刻提醒要按照标准进行工程建设，不能存在糊弄、敷衍的情况，同时还可以作为一种监控手段对在建工程实行实时控制，保证建设工程质量。
2．3工程档案是建设工程质量控制的关键环节
工程档案管理是工程项目施工质量的重要保障，作为关键部分的工程档案管理则成为质量控制的关键环节。工程档案是一个文件资料体系，工程档案管理则是一个动态过程，最终目的是实现档案的完整化、标准化、系统化、真实化。工程档案对建设项目质量的监控主要表现在对现场的施工组织和原材料质量的控制。也就是通常所说的“人、材料、机械、方法、环境”五大因素。工程档案管理通过对这些因素的控制，保证了建设工程质量，成为工程项目质量控制的关键环节。
3做好建设工程中的档案管理的措施
3．1积极开展档案知识培训
对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。
3．2严格推行持证上岗制度
应严格推行持证上岗制度，通过学习及检验，对符合要求的人员颁发证书，并给与一定的奖励，从而激发对档案管理的积极性、主动性。
3．3完善办法制度
办法制度是企业管理的一种机制，是加强企业管理的重要手段，对于加强工程档案管理也起着同样的作用。通过制定相关的办法制度，明确规定档案管理的组织机构、档案管理工作人员及相关人员的职责、哪些档案该归档、如何归档、什么时间归档、归档的质量以及相应的奖惩等。
3．4强化对档案的宣传和利用
一是档案管理部门要积极开展多种形式的宣传活动，如开设档案相关课程、办展览等，普及档案的重要性，宣传档案利用的优点，以直观的方式使企业领导认识到利用工程档案能够解决很多问题。二是建立阅览室，简化查阅手续，提供优质便捷的档案查询服务。三是充分利用现代化手段，建立方便快捷的数字档案，通过档案信息化达到资源共享。
3．5实现工程施工与档案管理的同步进行
在工程项目建设过程中，工程施工与档案管理的应同步进行。档案管理人员不应该只坐在办公室内等资料，而是要参与到项目建设的过程中，了解并掌握施工的进展情况，才能对收集到的工程档案进行质量鉴定，从而保证档案资料的准确性和可靠性。
3．6档案管理科学化增强
随着科技的发展，工程建设过程中，档案的形成不再是人工填写，而是依据现场的检测结果，利用计算机编制而成，提高了数据、图表的准确度及清晰度。通过扫描技术，形成数字档案，建立信息化档案。充分利用互联网实现档案资源共享，提高档案利用率，加强了对纸质档案的保护。更有利于工程档案对工程质量的监管作用。
3．7加强现场指导
企业档案的领导部门要加强对现场的检查指导工作。企业档案领导部门是制定档案管理办法、制度的部门，是一个企业档案管理工作的核心机构。通过不定期的到建筑施工现场对档案管理人员进行检查指导，及时发现问题，解决问题，有助于提高现场的档案管理水平。同时根据现场的实际情况及时修订完善企业的档案管理办法、制度，有助于提高企业档案管理的整体水平，一举两得。
4结语
总而言之，工程的建设离不开工程档案的管理，档案的管理是保证工程建设质量的必要前提，是工程安全实施的关键，并且在一定程度上提高了工程建设的效率和质量。
参考文献:
工程竣工资料是建设工程项目实施过程中各个环节的真实记录，也是工程归档文件的前身，由于其工作量大，涉及面广，影响因素多，时间性强以及收集时间长等 ，直接或间接地影响着建筑施工企业的经济效益和发展。
1.工程竣工资料管理的好坏对施工企业经济效益的影响工程竣工资料的管理周期是同施工周期等效的，其长期性给工程资料的管理工作提出了新的要求：这就势必要求施工企业设立专职的、合格的资料员负责收集施工过程中的设计变更、技术核定、现场签证、违约索赔等原始记录，为确定工程竣工结算奠定坚实的基础。相反，如果平时资料管理工作不到位，在当今重视证据的法制社会中，其重要性可见一斑，另外工程变更的及时下发与否，现场签证及时办理与否，也影响着企业经济效益。这是因为现代建筑业是多学科、多专业的有机联系，各专业之间相互联系、相互制约。如果变更文件不及时下发，经常会导致返工重做和凿墙打洞，从而增加不必要的开支，影响了施工企业的经济效益，再加上地下物的不可预见性也导致现场签证工作不可缺少，而现场签证是工程结算凭证之一 。
2.工程竣工资料管理的重要性日趋突出
工程资料、档案是项目建设全过程（从项目立项到竣工验收）中产生的具有保存价值的与工程建设有关的各类文件资料。随着国家对工程质量要求的提高，“三控两管一协调”中的档案管理已经成为一项专业化的管理项目，每个工程都必须按照建设部等相关规定的要求需要进行整理编制竣工资料，向竣工验收委员会提交审查并向档案管理部门移交竣工资料。这是因为编制竣工资料具有以下意义：
2.1 竣工资料是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。随着国民经济的发展和交通运输事业的需要还要对已建公路项目进行改建或扩建，竣工资料则是为建设单位、物业等部门重要的管理参考数据，因此资料整理工作就显得更加重要。
质量保证资料为质量事故的分析，判断事故严重程度，查找事故发生的根源，确定造成事故的责任人提供可靠真实的依据。因此强调质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。
2.2 按照建设部颁发的《公路工程竣工验收办法》的规定，竣工验收必须具备的条件之一是：质量监督部门已完成工程质量检测、检验并编写完成了工程质量鉴定书。工程质量检验有质量监督部门负责组织，隐蔽工程和建成后不易检测的分项、分部工程，应审查施工、监理单位的原始资料。工程建成后首先要报质量监督部门进行竣工验收前的质量鉴定，质量鉴定合格后才能进行竣工验收。质量鉴定需要施工、监理单位向质量鉴定部门提交质量保证资料，质量鉴定部门把这些资料是否齐全、真实作为工程质量管理、检查、评定的一个重要方面。
2.3 竣工资料在整个项目评定和今后物业维修、改建扩建中占有重要的地位。资料整理是一项系统性强、要求高的工作，如果平时不注意保存、收集和积累原始施工记录、现场检测数据、来往文档，将会使今后的工作陷于被动局面。
3 当前竣工资料管理经常存在的问题
3.1 工程质量验收签证资料不齐全；
3.2 竣工图文件编制不够规范；
3.3 施工验收原始签证资料格式不规范；
3.4 施工原始资料书写不规范；
3.5 施工原始验收签证资料填写不规范；
3.6 资料收集跟踪、收集管理困难，管理不及时；
3.7 文件、档案分类及竣工资料编制规则不统一；
3.8 竣工资料编制时间长，效率低，费用高；
3.9 缺少采用信息化的管理手段，检索效率低；
3.10 无法提供电子版的竣工资料，不能适应信息化要求，资料利用率低；
3.11 工程资料检查手段落后，工作强度大，效率低。
4 竣工文件的整理落后于主体工程进展的原因
4.1 有些业主、监理和承包单位平时不重视内业资料的整理，往往在工程临近结束时才开始整理内业资料；
4.2 有些单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式，工程临近结束时整理起来比较困难；
4.3 工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频繁，如路基工程的作业队伍，在进入路面铺筑时已撤离现场，一旦缺少路基资料不易整理齐全；
4.4 工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，交接不方便，内业资料整理过程中的重复返工现象经常出现。
4.5 缺少信息化技术手段进行工程资料的管理、利用和竣工资料的编制。
除了上述主要原因外，其他因素，如各单位的管理水平等，也是决定内业资料整理水平的重要方面。竣工文件的管理和工程内业的管理一样，都是工程建设管理的重要组成部分，在工程内业一开始就应按竣工验收办法的要求编排目录、编制档号，做到“边整理、边归档”，达到工程完成，竣工文件编制完成的目的。
5 工程项目管理与工程资料、档案管理
工程项目管理的核心是“三控两管一协调”，在工程项目的管理过程中，工程资料和档案是管理的依据和信息来源，没有建立工程项目的资料、档案管理体系，要实现工程项目的核心管理将无从谈起，工程资料、档案管理是贯穿于工程建设的整个生命周期中，传统的工程资料、档案管理是基于人工的管理过程，管理效率低下，资料、档案检索、查找和利用十分不便，不利于工程资料、档案的再利用，在编制竣工档案过程中需要投入大量的人力、物力，编制周期长，工作量大，出错率高，编制完成的工程档案基本上只有纸质文档，无法提供作为信息化基础的电子文档资料，很多的资料、档案都变成了死资料、死档案。
传统工程资料、档案的管理基本上采用手工管理，存在着资料、档案分类和编制不统一，管理过程纷乱，无法监控，甚至发生资料、档案丢失的现象。如何解决工程资料、档案的管理、利用和信息化问题是当前工程主管部门、建设单位、监理单位和施工单位所面对的复杂问题。
6 信息化对工程资料、档案管理提出了新的要求
信息化的核心就是利用现代网络技术、通信技术、计算机技术等现代信息技术手段来解决信息的采集、加工、利用的问题，提高我们的信息收集、加工和利用的水平，工程资料、档案是信息化的对象和核心，传统的手工方式已远远不能满足现代工程管理信息化的要求，这是目前工程资料、档案管理面临的新形式下的课题。于是，随着市场的需求，适合工程项目资料、档案管理流程的《工程档案竣工资料管理系统》出现了。
参考文献：
[1]夏勤. 工程档案竣工资料的管理及现代化管理系统[J]. 中外建筑，2013，03：86 -89.
2．重视电子文件归档后的检查验收和备份工作。档案人员在接收电子档案归档时，力求全面，发现问题及时与专业人沟通，有效地解决了电子档案归档后的相关工作。此外，档案部门还定期对电子档案进行了数据备份，实行异地保存，保证了电子档案数据和信息的安全。
3．奖罚分明，加大电子档案归档的文明考核力度。2004年8月，院印发《进一步加强规范CAD成品文件及文本电子文件的归档要求的通知》，进一步完善和明确了CAD电子文件及电子文本文件的归档工作。同时，对电子档案归档存放位置、字型、CAD成品文件的正确命名，以及已经出版的CAD正式成品文件和文本电子文件的管理作出新的规定。档案部门定期检查，并把检查结果纳入院月度双文明考核中，对违规者给予处罚，对执行好的设计人员给以奖励。4．严格保密制度，防止电子档案的流失。在CAD成品电子文件归档工作中，严格按照档案和安全保密条例去做，涉及电子成品文件的调用和转换、拷贝，采取事先填写CAD成品调用审批单，实行院领导逐级签字审批制度。通过一系列电子档案归档管理制度的完善，电力工程设计的电子档案管理工作，有了长足的的发展。
二、今后工作的对策
为了改进和加强电子档案归档工作的管理，更好地为专业设计工作服务，今后应做好以下几个方面的工作。
1．取得领导的重视和有关部门的配合。从电子档案形成的过程看，它既来源于工程设计部门和信息管理部门，也来源于上级领导机关等，其涉及面广、内容多、专业性强。因此，仅靠档案人员有难度，需要各级领导和相关部门的支持和通力协作。为此，各级领导要把电子档案工作同其它工作一起抓，将电子档案归档工作纳入领导工作日程，纳入工程计划管理，帮助协调好档案人员与有关部门的关系。
2．做好宣传教育工作，增强全员档案意识。为了更好地把电子文件的归档工作落到实处，档案部门应认真贯彻《科学技术档案工作条例》和《电子文件归档与管理规范》等有关规定，会同有关部门积极开展档案法规和安全保密条例知识的普及教育工作，使每个专业人员都能明确其在电子档案归档工作中所应承担的责任和义务，进而形成人人懂档案、人人管档案的局面，让更多的人配合我们搞好电子档案的归档工作。
关键词： 水利工程档案；安全管理
Key words： hydraulic engineering files；security management
中图分类号：TU714 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
档案安全管理，是对档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，使其处于安全状态。在水利工程建设中由于技术较复杂，参建单位较多，交叉往来的工程技术文件数量庞大，产生了大量的档案资料，因此提高水利工程建设中档案管理的安全意识，加强水利工程档案的安全管理，具有重要意义。
1 加强领导，健全制度
加强组织领导，为做好档案工作提供坚强保证，强化措施，充分认识档案工作在的重要地位和作用，切实加强对档案工作的领导，档案管理工作离不开领导的重视和支持，把档案管理工作为一项重要内容来抓，把推动档案事业发展作为重要职责，加大对档案工作的支持力度，为档案事业的发展创造更为良好的条件，提供更为有力的保障。进一步加强和规范档案管理，促进档案管理水平上一新的台阶，对档案管理人员及相关人员提出档案安全管理要求，牢固树立安全管理意识，认真抓好档案工作的落实。
1.1 加强档案管理人员培训，做好宣传教育 水利工程建设中的档案管理客观上对档案管理人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案管理工作人员，专业知识和技能应该更全面。不仅要懂文书档案，还要懂工程技术档案，对收集到的档案进行分类整理。因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对档案管理人员进行培训、使档案的标准化、规范化有—个切实的保障，另外还要做好档案安全管理的宣传教育工作，不断增强档案安全管理意识。
1.2 实行档案安全责任制，责任到人 认真贯彻落实《档案法》及档案管理规章制度，将档案安全工作列入议事日程和工作计划，确保档案安全管理工作责任的落实，及时的对水利工程建设中的档案进行收集、整理、归档工作，严格审批制度，对于借阅的档案进行登记。制定档案管理安全责任制，明确责任，明确各部门分管档案工作的责任人，把档案安全管理纳入绩效考核指标，档案资料归档和安全管理一并进行考核。
1.3 制定安全应急处置预案，加强应对措施 建立健全档案安全应急处置预案。根据实际情况，制定档案安全应急处置预案并加以不断完善，随时应对可能出现的各种突发性事件。
2 加强档案库房的安全管理
档案库房确定明确责任人，负责库房安全工作，严格按照国家档案局的《档案库房技术管理暂行规定》要求，坚持贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染及照明管理和档案保管状况方面工作。库房布局合理，档案排列有序，柜子的排列避免阳光直射，并保持通风良好，加强档案库房的技术管理，达到档案存储要求的温湿度，即：温度控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%，配备温湿度自动记录仪器，掌握档案室内温湿度变化情况，对档案室定期进行清洁，使档案室清洁卫生，配备消防器材，严禁存放易燃、易爆物品。定期进行档案库房进行安全检查，做好检查记录，要不断改善档案的保管条件，配备必要的保护设备和现代化管理设备，防止档案的损坏，发现问题或存在的安全隐患应即使向领导汇报并采取相应的处理措施。
3 加强电子档案的安全管理
随着社会信息化建设的快速发展，电子档案越来越多，电子文件以纸质文件无法比拟的高容量、高利用率加速了信息的高效率流动，充分体现出信息利用的价值。但在现阶段电子文件也有其技术上所不可避免的缺点，即其安全性如何来保障，文档的安全成为信息安全的最核心内容，因此要特别注重加强电子档案的安全管理，确保电子档案的安全性和保密性，做好电子文档的复制、传输和使用工作，确保档案不丢失、不遗漏，在电子文档安全防护领域，利用电子文档加密技术对文档进行管理，加强计算机系统及操作系统的安全管理，及时对电子档案使用的软件进行升级，在加强档案实体安全的同时，要确保档案信息内容的安全，自觉做好档案安全保密工作，消除安全隐患，杜绝各类危害档案安全事故发生。
安全保管好档案是档案部门重要的责任，决不能有丝毫麻痹。确保档案资料的安全是档案部门的重要职责。水利工程档案全面具体的记录了工程建设的全部过程，不仅为工程建成后日常运行管理提供有效依据，还为以后的水利施工建设积累了宝贵的参考资料，是重要的史料资源，因此要做好水利工程建设中的档案安全管理工作，确保每一份档案的安全，坚决杜绝泄密事件的发生。切实做好水利工程档案的安全保管工作，使水利工程档案更好的为水利建设服务。
参考文献：
农村饮水安全工程的前期工作,工程建设、建后管理、长久运行机制情况复杂,统计困难。下面先简单介绍下都匀市农村饮水安全工程现状及需要档案管理的几个因素。
1、都匀市农村饮水安全工程点多面广,较分散
都匀市人口48.0507万人,其中农村人口31.4644万人,全市农村共1000多个村民组,很多村寨除了集镇周边,都为单村或单个村组供水工程,所以农村饮水安全工程点多面广,集中式供水自然寨300多个,分散式供水自然寨600多个,很难管理,时间长了有时施工人员可能连寨子名字都记不住。
2、饮水安全工程大部分地处偏远地区交通不便
自2005年实施农村饮水安全工程以来,前几年实施的是乡镇及周边村寨的较大的工程,人口一般在2000―10000人之间,这几年实施的基本上都是十一五未解决的偏远的自然寨,人口一般在几十人到1000人之间,工程较小,难度不大,但是工程地点一般都比较偏远,有些离县城有几十公里,管理困难,有时候一个工程点含7、8个集中供水工程,而且高位水池离水源点2、3公里,去水源点一般都在深山老林,有时候连路都没有,统计非常困难。
3、饮水安全工程规划与实施时间隔时间长,信息不容易掌握
我们农村饮水安全工程项目都是5年规划,经过5年的时间各自然寨都不大不小发生了点变化,有时候是人口变迁,包括自然的从高山搬迁到平地较好的地方,有些是水库移民,有些是地质灾害移民,还有些是农村学校的并校,有些农村学校的消失,有些是城市发展改造向城市周边农村延伸,特别是都匀近来的棚户区改造,周边农村有几个自然寨都全部拆迁了,工程点不得已改点到其他的地点。所以工程地点、工程点人数都有变更,加大了统计难度,要清楚都匀市那些地方已经实施过农村饮水安全工程,哪些地方还没实施过农村饮水安全工程,而且这些农村饮水安全工程的运行管理情况如何,得逐一排查,心中得有一本图册。
二、农村饮水档案管理的一些经验及方法
目前都匀市已实施了300多处农村饮水安全工程(约900多个自然寨),所以通过实践,我们总结一套农村饮水安全工程档案管理模式,方便以后工程的建设、管理及下一步的规划。
首先要给各个工程一个身份证,也就是工程唯一的编码,一个工程对应一个编码,方便工程准确快捷的通过编码将其找出。
其次工程档案要分批次装订,分部分排序。农村饮水安全工程工程量小、数量多,平均投资都在几万到五十来万之间,单个工程很难装订成一本,因为一个批次的很多程序都是一起走的,包括资金下达、方案审查、招标、设计、施工、监理、质量监督等有很多相似性,所以很好一起整理,也避免很多重复资料,所以推荐一个批次装订,但是在装订时要注意装订顺序,编好号,方便以后查找。由于各个工程档案在工程的整个建设期内归档,收归档案的时间较长,未避免档案遗失,要为每一个资料留出固定的位置,收的时候对号入座,不用每次都重新来排顺序。档案装订按照水利部颁发水利工程建设项目文件材料档案管理,档案按年度分批次收档,归档范围与保管期限表包括九部分,但是农村饮水安全项目较小,结合本工程实际经验,只有其中的几部分,
1、工程前期工作文件材料(含项目投资计划、资金文件、批复、会审纪要、实施方案、变更设计及批复、法人建立文件、项目公示);
2、工程建设管理文件材料(即各类设计、施工、监理、设备材料等合同及中标通知书);
3、施工文件材料(项目划分申请、
报告、及批复、单元工程质量评定表、隐蔽工程验收签证、水泥、沙、石、钢筋、砼砂浆配合比资料、砂浆、砼试件检测报告、施工日志); 4、监理文件材料(开工申请、开工令、隐蔽工程签证、中间报量、联合计量单、完工结算书及支付证书等);
5、工艺、设备材料(含国外引进设备材料)文件材料(管材合格证、设备合格证、招标公告、招标文件、中标通知书、招标文件等);
7、工程运行管理资料(受益户统计表、移交清单、试运行报告、工程管护制度、管护协议、水质化验报告等)
8、财务、器材管理文件材料(资金支付资料、财务决算报告等);
9、竣工验收文件材料(建设管理报告、施工管理报告、监理报告、质量评定报告、审计报告等)
注:第六部分为科研项目文件材料,一般饮水安全工程都没有,所以不收编,各部分之间推荐用有颜色的纸张加以区分,用封面纸包好,棉线捆好。
然后很重要的一点就是要做好工程情况汇总表,以便查找方便。
最后平时注意资料的搜集整理,做好编号,尤其是工程编码的编号不要填错,注意细节处理,由于农村饮水工程档案使用频率挺高,最好不要用档案盒装,一是档案盒厚度固定,而资料厚度随时增加,资料厚度比资料盒小时,太薄的资料会弯曲变形,会打皱折叠,二是超厚档案盒挤占储存空间,所以推荐用硬壳纸当封面,用线捆扎封边,封存时记得取下订书针、订书钉等铁器,以免长时间存放锈蚀污染资料,资料存放处最好放置干燥剂,防止蛀虫。
三、农村饮水安全工程档案管理的作用
归根结底做好农村饮水安全工程档案管理就是掌握全市农村饮水安全情况的大数据,它有以下几方面的作用:
1、在工程建设阶段,方便建设的工程的管理,如合同管理、质量管理、资金支付管理。
2、在工程竣工验收阶段,以备完成各类检查、审计及迎接竣工验收。
3、在工程运行管理阶段,保留原始数据,才好掌握工程使用年限、移交工程情况、运行情况、出现的问题等,
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
水运工程档案是建设工程质量状况的综合反映, 是进行工程后续建设的重要参考资料, 是工程质量管理的重要环节, 是提高工程质量的有效手段。水运工程建设期间的档案管理质量直接关系到工程档案鉴定、保管、检索、开发利用以及档案信息化和管理现代化, 做好建设期间工程档案管理对水运工程管理具有十分重要的意义。
水运是交通运输事业（铁路、公路、水运、民航、管道等5大块）的重要组成部分，水运工程档案是在水运工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设竣工情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。
1 水运工程档案管理特点
1.1 工程档案来源分散，涉及领域广泛。形成周期长，同时内容繁杂、数量庞大。工程项目的完成要经过项目建议、可行性研究、勘察、设计、建设准备、施工、竣工验收等多个阶段，不仅涉及研究、决策、设计、建设、监理、施工、监督环保等多个部门和企业，还涉及多个专业、多种技术领域是多种技术、工艺的综合运用。
1.2 工程档案记录形式的多样性。工程内容繁多、形式多样，也造成了记录形式的多样性。各种批文、说明、报告、往来公函等资料以铅字印刷为主;工程内容、型式、施工工艺、施工进度、竣工结算等资料以图纸、表格为主；为保证原始记录的隐蔽记录、材料检测记录等资料以手写为主。随着科技发展，为了形象表达工程效果，音像视频材料也成为工程档案记录的一种。
1.3 档案成果的系统性。水运工程本身是一个复杂的系统工程, 一个水运建设项目会包括不同功能的单项工程, 其设计、施工、监理等资料不仅复杂而且内容繁多, 各单项工程之间既相对独立又相互联系, 所以, 水运工程档案也必然是由若干单项工程档案有机地组合在一起的, 形成一个配套齐全的完整的档案体系, 哪一个单项工程的档案都不可淡化和缺少。
1.4 工程档案的实用性。水运工程档案是从工程建设前期开始到工程竣工验收交付使用全过程的真实、完整记录。所以, 水运工程档案在建设时期, 是施工单位施工的工作依据, 也是监理单位对工程建设质量控制、进度控制、投资控制的依据; 在竣工验收时, 是行政主管部门和工程质量监督部门验收的依据; 在工程竣工投入使用后, 是运行管理部门调度运用和维修养护工程的依据; 在发生争议时, 是双方责任认定或举证的重要凭据。因此, 工程档案是水运建设和管理工作中最实用, 最具保存价值的历史性资料之一。
2 当前水运工程档案管理存在的问题
2.1 档案管理意识淡薄，管理制度不够完善。水运工程档案形成贯穿于日常的文件收集和数据记录、新建工程的前期准备、工程运行管理质量评定、工程竣工后的管理和维护等，是日常业务和工程项目的重要依据，也是水运工程完工后运行管理体系中的一个很重要的方面。但是，作为相关的领导和工程管理人员，在思想上普遍对档案管理的重要性认识不足、重视程度不够。在管理工作人员少、工作繁杂的情况下，工程档案的收集、整理工作往往被忽视，缺乏相应的制度来规范日常系统的管理。
2.2 工作人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面水运工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集上来的资料是否齐全，只是被动地从工程项目负责人员那接收移交过来，往往是有多少接多少，往往存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目同工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。
2.3 档案管理体制和制度不健全。目前，部分重点工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有制订应有的档案管理规章制度，有些参建单位虽然有制度规章，但也不健全。
3 加强工程档案管理的措施
3.1 加强对工程档案管理的投入。水运工程档案管理是直接关系到工程的安全运行及发挥效益,是水运工程运行中不可忽视的重要环节。是企业领导应加强对档案管理人、财、物的投入，加强对档案工作尤其是档案基础建设的领导，强化单位主要负责人的档案管理现代化意识，树立责任感，把档案管理基础建设放在应有的位置。
3.2 建立和完善档案管理制度，落实岗位责任制。企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。
3.3 提高档案管理人员的业务素质和工作能力。针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。
3.4 重视收集归档，不断提高工程档案管理效率。工程档案整理的时间长，为便于管理，减少不必要的重复工作，已经收集整理完成的组卷应妥善保管、及时归档。充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，能有效地实现工程档案的动态管理从而节省大量的人力物力。
3.5 大力开发、利用计算机在水运工程档案管理中的作用。随着对计算机的广泛认知 使计算机在档案管理中的应用打下了基础, 也提出了迫切要求。目前, 计算机在设计档案管理中, 主要进行电子存档和查阅。电子存档要求,每项工程完成后,其原始数据、计算结果, 这些内容经设计人员整理后,传到网上, 由档案管理人员统一归档, 并刻光盘上保存。查阅功能主要指设计人员可能通过网络查阅设计图纸、图书资料目录, 个人借阅情况等。随着社会的发展, 计算机在档案管理中的作用也将进一步深入、广泛。
4 结束语
近年来，随着水运工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水运工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。为此科学地进行档案管理，大力开发水运工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向各部门和社会提供利用，是实现水运工程档案自身价值和档案工作的根本目的。
参考文献：
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[2] 孙美玲.试论水利工程档案的管理[J]. 黑龙江科技信息, 2012，(01).
我国建设事业在改革开放以来得到迅速发展，与此同时也形成了大量的业内资料即工程档案。工程档案是建设活动中形成的原始的，图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。工程档案管理工作的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。
一、 工程档案资料的内容
1.综合性文件资料：包括上级批准文件、计划任务书、规划、征地、消防、环保、工程地质、水文、等审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料等。
2.土建工程及水、电、设备安装工程施工资料： 包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录等文件材料；项目的施工组织设计、监理、工程例会纪要、混凝土、砂浆等配合试验报告；隐蔽工程验收记录；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.竣工图：主要包括总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、结构工程竣工图、给水、排水工程竣工图、强电弱电工程竣工图、通风、及其他特殊专业工程竣工图。
二、 工程档案管理的意义
工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，在城市建设活动中起着非常重要的作用。
1.工程档案是积累城市建设经验，进行城市技术建设技术储备的手段。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程，它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。如果一个城市它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料，在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，城市建设会很多困难。
2.工程档案是进行城市规划工件的基础。城市规划就是对城市、或城市中的各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案，而且工程档案又是城市规划的重要基础。
3.工程档案是城市建设和管理的重要依据。由于经济和社会的发展城市现代化进程的加快，城市立体化程度越来越高，地下、地上、空间利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，面对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案---人的记忆是不行的。工程档案是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。
4.工程档案是城市防灾、减灾和战后重建的重要依据。2008汶川大地震后的城市基础设施的抢修、重建，工程档案发挥了重要作用。
实践证明，如果能合理、充分利用工程档案，就可以对城市进行合理开发，保证工程建设的合理设计、施工，充分发挥投资效益。
三、工程档案的特点
1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。
2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
四、 工程档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整是建筑工程存在的主要问题。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。
2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
五、 如何做好工程档案的管理
1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程现场又非常繁忙，施工人员绝大部分集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。业内资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。档案管理部门应该进一步加强对本行业的档案管理的法制教育工作。
2.建立健全档案管理制度是做好工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范。建设单位在项目建设初期就应按照国家档案管理的有关规定，结合实际情况，制定相应的档案管理、措施。
3.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点是也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员要增强服务意识，更新观念，提高认识，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，认清档案工作的意义和重要性，在工作中灵活运用，要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
4.加强施工管理，强化档案材料编制工作，严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行会面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求。
当前，我国的建筑市场面临严峻的打打挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐近改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献
为彻底查清城市地下管线状况，1995年开始中山市政府用两年的时间对中心城区及其公路干线范围内的地下管线进行了普查，建立了地下管线数据库。为了巩固普查成果，市政府了一系列文件，如《关于加强中山市中心城区管线动态管理的通知》等，对规范全市的地下管线规划管理、工程建设、竣工测量、信息动态管理以及工程档案管理作出了具体规定。但在实施过程中由于监管不足等原因还是有很多地下管线工程建设没有按照规定进行，造成了地下管线数据的缺失，致使建立起来的数据库不能准确反映地下管线的现状。
二、依靠制度和机制管理地下管线工程档案
1、健全的管理制度是开展地下管线工程档案管理工作的保障
《办法》颁布实施后，地下管线工程档案管理得到了市规划行政主管部门的高度重视。仅在2005年6月市规划行政主管部门就发出了三个针对地下管线工程管理的文件，如《贯彻建设部通知》等，重申了严格执行全市管线工程报建审批、竣工测量、规划验收、工程档案归档等各项管理制度，主要内容有：
(1)所有地下管线工程(供水、燃气、电力、路灯、通信等)建设单位领取《建设工程规划许可证》后，须在施工现场挂牌施工，接受城管执法局的监督检查，
(2)所有新建、扩建、改建的地下管线工程必须进行竣工测量，竣工测量成果须经过市规划局验收，同时建设单位须按要求办理管线工程的规划验收，取得规划验收合格证；
(3)管线工程竣工后，建设单位必须按照《办法》第十条的相关规定，向市城建档案馆移交管线工程档案。在工程竣工验收前，建设单位必须提前通知市城建档案馆对管线工程档案进行预验收，
(4)加强对地下管线违章行为的查处。地下管线工程部办理规划报建、不进行竣工测量、不办理规划验收、不按规定报送工程档案的，由市城建档案馆提供违章管线建设单位名单同时报规划局和市城管执法局进行处理；
(5)加强管线数据信息动态管理。各管线专业单位限期向市城建档案馆报送本专业管网综合图(包括电子文件)，同时每年要向市城建档案馆报送专业管线图，用于修改补充地下管线数据库信息。
2、长效的协调管理机制是完善地下管线工程档案管理的基础
《办法》的颁布实施虽然使地下管线工程档案的管理工作有了法规保障和依据，但是各类地下管线的管理分属不同的单位和权属部门，在管理上有一定难度。《办法》的贯彻落实不只是城建档案馆一个部门的事，而是涉及地下管线工程报建、验线、规划验收、档案归档、管线数据库数据采集更新等多项规划管理的业务工作，涉及规划管理的各个部门和环节，只有将地下管线工作纳入规划管理环节进行综合管理，各部门共同配合，才能彻底管好地下管线工程。
市城建档案馆积极配合，代规划行政主管部门整理起草了《关于进一步加强地下管线工程规划管理通知》的文件并下发，除重申落实已的文件精神的事项和时限外，市规划行政主管部门加大了地下管线工程规划批后管理的力度，完善了地下管线工程的验线、竣工测量和规划验收工作，并规定所有建设工程在办理规划验收前，必须先办理相关的地下管线工程档案的预验收和规划验收工作，地下管线规划验收是工程规划验收的前提和必备条件之一。
由于地下管线的权属单位较多，在管理上存在一定的难度，为了建立长效的地下管线工程管理机制，市城建档案馆建议规划行政主管部门和城市管理行政执法局两个部门建立地下管线工程规划管理联动机制，通过共同协作，完善地下管线工程建设的监督与管理，保障地下管线各项措施落到实处。
城市管理行政执法局积极响应，多次与规划管理部门召开协调会，研究地下管线工程管理工作中的协作衔接和沟通，全力支持规划主管部门的管理措施。城市管理行政执法局还专门制定和下发了《关于做好地下管线建设管理工作的通知》，要求各执法分局加大地下管线工程的巡查执法力度，还特别强调施工现场凡未能出示《建设工程规划许可证》《挖掘城市道路许可证》《临时占用城市道路许可证》的管线工程城市管理行政执法局核实情况后将进行处罚。地下管线工程不办理规划报建、逾期不进行竣工测量、不办理规划验收、不按规定报送工程档案的，城市管理行政执法局则按照《城乡规划法》《城市地下管线工程档案管理办法》等进行处罚，配合规划主管部门加强地下管线工程的监督和执法。
为遏制地下管线工程的违规行为，做到令行禁止，市城建档案馆根据相关文件的精神提供信息，市规划行政管理部门将不按规定要求办理地下管线工程竣工测量、规划验收、档案归档的管线建设单位违规材料移送城市管理行政执法局进行处理，要求违规单位限期整改。这一举措对管线建设单位触动很大，如一家燃气管道公司在接到整改通知后，在一个月的限期内完成了22项管线工程的验收和档案移交工作。
三、积极协助工作，贯彻落实《办法》及相关管理制度和措施
做好地下管线工程档案管理的具体工作是城建档案馆的职责。工作中我们认真履行工作职责，主动配合，协助规划主管部门开展地下管线工程档案的管理工作。
1、协助规划管理部门制定落实《办
法》的管理规定和措施
《办法》的颁布实施为地下管线工程档案的管理提供了依据和保障。市城建档案馆掌握时机，主动协助规划主管部门起草制定贯彻落实《办法》的管理文件，并认真实施，取得了较好的效果。
由于地下管线管理涉及多个单位和部门，为加强地下管线工程监督管理和执法力度，市城建档案馆建议市规划建设主管部门与城市管理行政执法局建立地下管线工程规划管理联动机制；为及时解决历史遗留管线工程的建设、验收、档案移交等问题，市城建档案馆还连同规划行政管理部门一起走访管线建设单位，以座谈的形式向他们宣传有关政策法规，了解他们实际工作中的困难，指导工程档案的整理，现场解决一些问题。本着为管线单位服务、顺利完成管线工程规划验收和档案移交工作的双赢理念，我们的工作得到了管线建设单位的响应，取得了较好的效果。
2、建立地下管线工程的跟踪管理机制
为保证《办法》及相关管理措施的贯彻落实，市城建档案馆建立了地下管线工程实时跟踪机制，主动承担地下管线工程的跟踪任务。市城建档案馆根据市规划行政主管部门的地下管线工程信息，对在建的管线工程档案管理进行业务指导及管线竣工测量成果等工程档案进行预验收，同时也参加大型管线建设项目的规划验收，并将管线工程规划报建、验线、竣工测量、规划验收、工程档案移交等信息进行分类、汇总，每月定期在规划网站上进行公布更新。同时，督促管线建设单位完善工程的竣工测量、规划验收及工程档案移交工作。
高速公路的合同文件档案管理工作必须具备较强的专业性与技术性，要有档案管理专业的知识和管理经验，又要有熟悉公路桥梁建设的基本知识，近年来，随着高速公路工程建设的不断开展，业务市场竞争十分激烈。为了促使我国高速公路工程合同文件管理的得到有序进行，需具备专业素质高、管理经验丰富、资历雄厚的档案管理人员。然而，在目前的高速公路工程建设中，仍然比较缺乏合同文件专业档案管理人才。多数合同文件档案管理的人员素质不高，缺少较强的工作责任心，甚至不了解合同文件档案的收集、整理及归档工作等，导致高速公路工程的合同文件档案管理水平不高，加上多数档案管理的人员主要是兼职人员，经常会有轮流上岗的情况发生，是造成整个项目工程合同文件档案管理较为不规范关键，因此，培养合同文件档案管理的队伍是在必行，提高合同文件管理人才的素质是当务之急。
（二）合同文件档案管理的意识不强
在我国加快高速公路的工程建设的进程中，各承包业务的施工单位竞争十分激烈。部分承包单位为赢得整个工程项目的权，不惜和业主签下不规范的合同，这为往后的合同文件管理留下隐患。再有多数承包商在履行合同期间，往往违规办事，根本没有按照合同文件要求执行，甚至在出现利益纠纷时，完全抛开合同文件内容，而是通过关系、各种手段等形式处理工程中的疑难事情。由于大部分建设工程单位尚未设置专门的合同文件档案管理部门，以致缺乏有效规范的操作流程及管理体系，进而无法及时跟踪与监督整个工程项目的合同文件档案动态。
（三）不规范的合同文件档案
在高速公路的工程施工中，由于各个参建单位签订的合同条款种类繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照样本拟定合同条款之后经过甲方业主认同，双方才签字的。但往往在合同拟定时，承包商与业主双方没有认真分析合同文本，或者对某些条款理解错误，对合同的风险评估不够等，致使最终的合同款项和实际的招投标文本中的相关款项相差甚远，最终导致合同无法很好的履行，产生较多的合同纠纷事件。要求合同文件书写要规范、表格填写要一致、单位印章要清晰、形成合同时间要统一，否则，不符合要的合同文件档案部门应该给予指正和整改后才能接收，针对上述存在的问题，我们必须尽早采取有效可行的改进措施，才能逐步确保规范高速公路建设的合同文件档案管理工作，从而也才能促使整个项目工程的有序进行，避免不必要的合同纠纷。
二、加强高速公路工程合同文件档案的管理措施
（一）强化合同档案管理的规范性
高速公路合同文件档案管理的主要任务是收集、整理、归档、入库各种合同文件，它是项目管理工作的根本，始终贯穿于整个项目工程的各个环节。因此，高速公路工程的技术人员与监理人员，需要与档案管理人员密切联系，同时，管理人员必须及时跟踪工程的施工进度，确保档案资料的收集完整及准确。另外，工程项目的监理人员也应认真检查合同文件的内容是否完整、清晰，书写有无统一、规范以及合同文件上有无双方的签字证明盖章等。此外，工程单位的档案管理部门也要确保合同文件的原始记录，重视合同文件原始资料的收集与归档工作。只有这样，才能减少相应的合同文件档案管理问题的出现。
（二）构建完善的合同文件档案管理制度
在高速公路的工程建设中，应根据合同协议来明确承包商与业主之间的权利与职责，保证双方的利益平等。这就需要工程建设单位构建与完善合同档案的管理制度，依照国家档案局颁布的法律和法规，国家的合同法和建筑法以及招标投标法等法律政策认真拟定合同文件，明确合同双方的权利与义务。如果任何一方随意更改合同或违背合同的规定，均应承担相应的法律责任，只有不断完善工程建设的合同文件档案，逐步规范工程建设的档案法规，确保合同档案的法律性。高速公路的业主单位、设计单位、建设单位、监理单位、国土单位、环保单位、水保单位应该主动提供合同文件作为档案移交，还应明确规定合同文件的负责人，让他们知道合同文件的收集范围和归档期限等。合同档案的管理人员应努力做好本职工作，分清单位内部各级别之间的关系，确定合同档案管理工作的重要性，以此激发档案管理人员的工作积极性，保证工程合同归档的完整性与及时性。合同文件档案作为工程建设的重要组成部分，负责管理档案的人员必须学会运用先进的科学理念，不断完善工程建设的合同档案管理工作，实施动态管理与实时管理，及时发现、分析及解决存在的管理问题，做好合同文件档案的保密工作，确保工程建设单位的合法权益不受损害。
（三）强化合同档案管理人员的知识培训
强化合同档案管理人员的知识面，是高速公路工程建设开展档案管理工作的根本。提高专业人才的队伍建设问题，不断强化档案管理人才的知识与技能培训，同时引进更多素质高、技术性强的专业人才，可利用在职学习、进修等方式不断提升合同文件档案管理人员的知识水平；可以通过参加国家级、省级、市级档案局档案馆的长期、短期培训提高业务知识，也可以参加一些大学院校档案专业的长期脱产在校学习，以加强现有档案管理人员的素质，同时逐渐增强他们的职业道德和转变思想理念，以及提升档案管理人员的工程技术与档案管理的能力，积极引进大量具有丰富管理经验的档案管理人才，以便为高速公路工程建设的合同档案管理提供可靠性人才，加快合同文件档案管理的工作效率。
（四）注重合同文件档案的变更文件管理
高速公路项目工程的具体实施中，通常会出现合同变更的情况，这表示承包商可能有会要求业主索赔的行为，已获得最大的经济利益。对此，为减少该种情况的发生，在高速公路工程实践中应对相关的变更合同文件进行仔细的登记，并作详细记录，保管好变更的合同文件，包括变更图纸、变更施工方案、变更计量、变更工程量清单、变更汇总表、变更进度表、更改意见、变更人员会签名单等都很重要，另外，负责管理合同档案的人员在将变更合同文件归档时，不要因为它们是变更文件不予以重视收集和整理。档案工作人员要明确的自己的工作权利与工作职责，完善构建相应的变更合同文件档案管理体系，以便对合同文件档案的归档范围和保管期限进行及时跟踪和动态管理，确保高速公路工程的合同文件档案管理工作顺利开展。
中图分类号：C93文献标识码： A
一、档案管理的基本要求
档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、验收、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。归档的文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映整个建设活动的过程。归档的材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写，归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录。
二、目前工程档案管理普遍存在的问题
（一）工程档案资料管理制度不健全, 职责没有落实到位。
目前，部分工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处。日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓“形象工程”，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作。
（二）管理经费投入不足, 保管条件较差。
建设单位中，只有少数单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案“六防”措施上更是难以落实，不利于档案资料的安全保管。
（三）管理人员专业知识不强, 业务水平不高, 管理欠规范。
建设单位工程档案资料管理人员只有少数几个是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。
（四）工程档案没有被充分利用。
工程档案深层价值的挖掘，利用几乎很少单位能做到。很多档案中该体现的汇总、分析、统计的数据都没有实现。建设单位建设的各类似工程不能通过档案给其他待建工程提供参考，许多项目经历的事件仅存在于事件发生当时及事件当事人的头脑中，无法从事件中提炼经验和教训。如几个项目出现类似的工程变更，这说明工程变更仅在项目本身作了纵向管理，却没有在建设单位进行横向的比较管理。
三、科学精致的流程图保障档案管理的完整性、高效性以基本建设程序为主线，建立工程档案管理流程。（详见附文一）。
四、利用好工程档案、体现档案价值
工程档案不仅是告诉别人我们做了些什么，还应是通过录入、汇总、统计、分析后，对项目管理起到促进作用。利用工程档案来控制工程项目建设活动流程及各项业务的规范性，利用档案来监督、促进工程的建设。
利用工程档案，除传统的纸质档案的查阅方式外，更符合时展、更便捷的是利用工程档案信息化产生的信息，来使用工程档案。
1、可以建立工程档案管理信息平台，根据建设单位的实际情况及对档案管理的预期效果，委托软件开发公司，引进适合的软件系统，建立工程档案管理信息平台。
2、除专业的软件管理系统外，也可利用日常办公软件，例如excel、word等，进行工程档案管理电子化，便于工程档案利用。
（1）、以项目为单位，从项目的立项到财务审计完成为止，以资金发生时间为顺序，建立项目资金费用表格。填报项目的年度投资计划、财务年度预算、月度产值、资金实际支付情况（包括工程变更的预算费用）、工程审计情况等内容，为项目的资金计划编制、成本控制、进度情况、各类报表的填报以及加快工程审计及财务审计提供基础性资料，便于项目的参与者了解项目的资金等情况。
（2）、建立重要文件的电子版本。
相关职能部门的批复意见：对于项目项建书批复、选址意见、用地预审意见、建设用地许可、可研批复、交评意见、初步设计批复、概算批复、施工图审查意见、用地批准书、中标通知书、工程规划许可证、施工许可证、工程界定表、工程移交单等相关职能部门的批复意见进行扫描存档，以增加档案的安全性及方便项目其他工作人员查阅使用。
各类报批文本、图纸、合同、招投标文件、变更联系单、单位发文等作为项目管理中的重要组成部分，在保存纸质版本的基础上，同时保存一份电子稿，以增强档案的安全，便于项目前期调整使用和作为其他项目报批、管理的参考。
五、建设单位工程档案管理的几点思考
（一）需要领导的重视。
工程档案管理是个系统性的工程，只是项目管理的一部分，虽重要，但却很难产生阶段性、象征性的效果，故需要单位领导的重视，需要投入大量人力、物力、财力在项目建设中，进行工程档案管理，随着工程建设，完成工程档案归档。
（二）需要各方有互助共赢意识。
工程档案管理不是一个人的事情，不是专职档案管理人员全心全意就能达到很好效果，需要各方共同提高认识，共同努力，相互协作完成。
（三）需要各方承担起响应责任。
建立工程档案的监督检查制度，使参与项目的每个人都承担起相应的档案归档、录入的责任，要保证档案原始、及时、准确、完整。在项目考核中，应将工程档案管理情况作为一项考核内容。
（四）需要提高工程档案的法律地位。
将工程档案归档、移交作为部分合同款支付的必要条件，且在招标及合同中明确工程档案归档的份数、时间、质量等要求，强化参建第三方的档案管理责任。
六、课题研究不足之处
1、由于人力、技术所限，未对工程档案管理信息化进行系统研究。
2、本课题仅就市政工程进行了工程档案管理流程编制。
附文一
