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中图分类号：F293.31 文献标识码：A 文章编号：
一、前言
房地产档案资料在社会经济活动中发挥着重要的作用，不仅是房地产行政管理的基础性工作，同时也是为群众提供优质服务的一项服务性工作。从这项工作涉及的范围来看，它涉及面广，基本上每个环节都关系到人民群众的切身利益。
二、房地产档案管理概述
1.概念
一般来讲，房地产档案管理是行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋买卖、房屋赠与、继承变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房地财产历史记录，是房地产权属登记管理工作的重要真实和重要档案依据。房地产档案在权属登记、交易、抵押、备案、评估、落实政策、公检法仲裁、规划建设、旧城改造、房地征税等工作中起到非常重要的作用。
2. 房地产档案的作用
（1）凭证作用
房地产档案不仅反映了房地产的演变过程和本来面目，这些都具有无可争辩的法律效力，还客观地记录了以往的历史，包括从申请人提出申请、提交相关证件、房地产登记收件、核查、测绘、出图、领导审批等一系列程序中形成的各种文件，所反映的内容具有无可置辩的证据作用。
（2）参考作用
房地产档案不仅记录了历史活动的事实和经过，而且记录了人们在活动中的思想发展，档案材料是历史的真实记载，所以从档案中获得的信息具有更高的可靠性。各类房屋的所有权、使用权、占有权、收益权等的演变历史和所有权归属均在房地产档案中有真实记录，这就要求房地产档案管理必须根据自身的特点，按照档案管理的一般规律结合房地产档案的特殊规律，做好房地产档案管理工作。
3. 房地产档案的特点
（1）来源广、内容杂。房地产档案来源于房屋管理、使用、修理的全过程，所产生的材料规格大小不一，体式复杂多样，这给档案材料的收集、整理带来了一定难度。所产生的具有保存价值的文件材料包括：房屋所有权性质办理及变化记录、改变使用功能和房屋结构所产生的材料、修缮记录、使用记录等等，内容较复杂。
（2）时间长、变动大。房屋从建好居住到拆迁，中间最短需要几十年，长可达几百年。在这一时间段内，有关房屋的各方面都不是一成不变的，其中包括房屋的产权问题、结构、使用等。为了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地产档案也随着时间的推移不断变化。
（3）利用率很高。房地产档案是房屋管理、使用、修缮的原始记录，对房屋的所有权、浅谈房地产档案的特点及管理方法结构面积、功能变化等都有详细记录。权威、及时、准确的房地产档案信息是一切企业经营活动的基础，其实质在于反映市场的真实情况及市场运动规律，帮助人们做出正确的决策，因此它的利用率非常高。
（4）专业性比较强
房地产业是一个比较庞大的系统工程。这其中不仅要有土地划拨、开发企业、施工队伍等硬件，还要有房产银行、房产监察、价格体系、法制建设等软件，因此，要保证房地产档案的齐全完整，做好动态管理工作和提洪利用工作，必须了解党和国家有关房地产工作的一系列方针政策，了解地方有关房管工作的各项具体规定和办法，熟悉单位内部各项业务工作的力之事规则和程序。
三、现阶段房地产档案管理存在的问题
1. 房地产档案的形式比较单一
在一套全面的房产档案中，包含的资料常常有文字、图表，一些档案中还会附加一些跟房子相关的图片、录像、录音、重要数据的底板和其它影像资料等。但是，随着人们物质水平的不断提高，这些资料已经无法满足人们在这方面的需求。所以，我们在存管这些文件的时候会安排专人去管理，还会制定相关的制度。但是在实际情况中，房地产档案管理部门这些特殊载体和专管人员方面投入还不够，致使这些档案没有得到特殊的管理，致使这些档案在内容上不够完善，形式显得过于单一。
2. 房地产的档案的使用程度低
最初我们建立一套完整的房地产档案，主要是为了使得档案用户有效地使用这些信息资源，最大限度的提高资源的利用效率。但是从现实情况来看，在房地产档案管理中，这些档案的开放程度很低。这样的话对检查机关来说，查阅相关房产资料都是很困难的，更别说普通大众了，因此，致使房产档案的使用程度极低，使得房产档案对于解决一些房产信息上的问题发挥的作用并不明显。
3. 房地产档案管理人员素质不高
随着计算机行业的迅速发展，带动了档案数字化的发展，因此，采用数字化管理模式，因此对房产档案管理人员也提出了更高的要求，他们不仅要具备完善的房地产档案管理知识，还要有敏锐的信息洞察能力，能够为客户提供高品质的房地产档案信息；同时还要具备相应的信息技术，能够创建动态的信息界面，因此对档案管理人员来说是一个巨大的挑战。但是，就目前我国现状来看，房产管理人员在在这方面的能力还很低，管理人员整体素质还有待提高。
四、关于加强房地产档案管理的思考
1. 加强工作人员的整体素质培养
实现房地产档案有效管理，离不开高素质的管理人才。加强房地产管理工作人员队伍建设，要着力抓好以下几点：一是档案主管部门要加强业务指导，使档案工作人员及时掌握有关档案工作的法规、政策、规范并运用到自己的工作中去。二是房地产档案管理人员，要具有高尚的思想觉悟和职业道德，积极参与经济建设，立足本岗，甘于奉献。同时，要不断完善自身的知识结构，既要掌握档案专业知识，又要熟悉房地产权管理知识，更好地适应工作需要。三是加强档案管理人员的业务培训，提高其业务知识和管理水平。四是开展房地产档案管理单位之间的业务交流，在交流中取长补短，不断提高单位的整体业务能力，使房地产档案管理适应新形势的需要。
2. 制定完善的规章制度
房地产档案管理部门要制定一套完善的规章制度，建立一个全面的网络信息管理系统，充分发挥档案管理人员的作用。档案管理部门要在保护档案用户合法权益、促进档案信息开发利用、有效地维护国家档案完整与安全的前提下，加强档案法规的建设，以国家档案法规为基准，制定一套完善的符合本单位档案利用的法规制度。另外，要注意的是档案管理人员要做好监督工作，在用户办理完业务之后要及时将材料放回原处，保证资料的完整性。
3. 完善现有的管理信息系统，引进新的管理理念
我们要建立完善准确的电子档案库，电子档案与纸质档案相比可操作性强，占据空间小，不受限制，还可以保护纸质档案。但是纸质档案本身就是资源，承载着一段历史，这是电子档案无法比拟的。因此，我们实际操作当中应该做到二者并存，互相补充，实现纸质档、电子档的相辅相成。
4. 要加强法制化建设，树立全员管理档案意识
《档案法》的颁布标志档案工作步入了法制化轨道，我们要采取多种形式、广泛宣传房地产档案的经济社会价值，提高人们对房地严档案作用的认识。同时要加大行政执法力度，确保档案与实物的高度统一，积极推进房地产档案管理工作的法制化进程。要通过学习档案法律法规以及档案管理知识树立全员参与管理、全员重视档案的观念。在房地产开发企业的各项管理工作中要强化档案意识，以责任感、使命感指导我们的工作。
五、结语
综上所述，作为房地产档案管理人员，要运用现代信息处理技术手段来开发房产档案资源，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高。
参考文献：
［1］宋玉伟：《浅谈房地产档案管理中的信息化建设》，《大庆社会科学》， 2006年05期
加强房地产档案管理需要在制定和完善房地产权属档案专业标准和规范的基础上，实现房地产权属档案的信息化管理，加强专业人才的培养和培训工作。针对目前房地产档案管理状况，应采取有效措施，使房地产权属档案管理有法可依、有章可循。
1.房地产档案管理的现状
1.1房地产档案管理理论
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。房地产档案形成后，房地产的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档案的真实性和连续性。
1.2房地产档案收集
房地产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的重要环节。该环节需注意以下几个方面：
（1）收集过程中，要确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产权文件材料完整、准确、详实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一。
（2）凡属归档范围内各种形式产权文件材料都要收集齐全，收集范围包括：产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件，房屋及其使用土地权属界定位置图，反映测绘工作的图纸、报告，反映基建拆迁审批工作的文件材料等。
（3）归档时间要根据房地产文件材料形成过程的特点来确定。
1.3房地产档案整理
房地产档案整理就是把收集到的各种材料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，其内容主要包括档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制，包括档案的排列上架等；在分类和组卷中必须要做到分类科学、组卷合理、排列有序、划定保管期限准确等。分类以后，还需要对每一类别的档案材料进行立卷，立卷工作的内容包括卷内文件材料的排列与编号，填写卷内文件目录、填制案卷封面和案卷装订等工作。
2.房地产档案管理中存在的问题
2.1现行文件过于笼统，缺乏操作性
在实际工作中，房地产权属档案管理的依据为2001年建设部颁布的《城市房地产权属档案管理办法》。该办法从房地产权属档案的收集、整理和利用等几个方面对房地产权属档案的管理工作进行了规定，但只限于宏观层面，缺乏对具体工作的指导。目前的实际工作情况是，服务中心窗口受理业务时收什么材料，档案室就存什么材料，对于档案材料是否齐全、是否规范、是否准确，还缺少统一的标准。
2.2保管期限不明确
《城市房地产权属档案管理办法》规定：房地产权属档案应以单元建档，以房地产权利人为全宗立卷。但在实际工作中是以房号为单元建档，将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、他项权注销登记档案都集中在一起，合并组成一卷。由于房地产权属档案保管期限的不明确，无法开展鉴定、销毁工作。因此，房地产权属档案出现了有增无减的现象，必将导致档案库房空间的资源短缺。
2.3档案管理专用软件不能满足工作需要
在提高房地产权属档案数字化水平的工作中需要注意两个问题：一是房地产权属纸质档案和电子档案内容要一致。由于房地产权属档案处于不断的转移和变更之中，具有极强的动态性，因此房地产权属档案的最新电子信息始终要与房产现状一致，并不断补充、更新材料，自始至终反映房屋产权的现实情况，这就要求房地产权属档案管理专用软件能使新、旧数据统一，实现无缝链接。二是档案管理软件要统一，不能因业务不同而使用不同的管理软件。由于历史原因，不同业务往往由不同的部门负责，这就造成在房地产权属档案数字化初期各部门使用了不同的档案管理软件，致使在实际工作中存在着档案数据存储分散、查询繁琐、数据易丢失等问题。因此，研发适合房地产权属档案管理的专用软件，提高房地产权属档案数字化管理水平，势在必行。
2.4对档案管理人员业务培训不到位
房地产权属档案的内容和管理方法具有不同于其他档案工作的专业性。这就使得房地产权属档案管理人员既要具有一定的档案管理知识，又要了解一些测绘、法律等相关的专业知识，还要懂得每一类权属登记流程中要形成的文件材料。因此，针对档案管理人员的业务培训工作是非常重要的，但现实情况却是这方面培训工作不到位。
3.解决档案管理问题的措施
3.1制定切实可行的档案管理规范
一方面要加强学习和研究，结合实际工作不断创新；另一方面，相关的行政主管部门应积极协调有关部门尽快制定出房地产权属档案管理实施办法，并出台操作性强的相关标准、规范。规范应包括具体每项业务所需文件的归档范围、文件材料的具体规格、保管期限、鉴定销毁制度等内容，以便于档案工作人员在实际工作中参照执行，在接收档案时有据可查，确保房地产权属档案收集齐全、整理规范。
3.2实现档案数字化
实现档案数字化是现代房地产档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。在实施方案管数字化建设时，还应注重其安全性。在房产档案中，其主要包括两个方面的内容，即档案原件与档案数据，其中在电子件中，其安全性又包括数据安全级别与设备运行的可靠。基于此，在安全级别上，应设置相应的权限，在规定的权限范围内来应用不同的数据，从而确保其数据的安全性；而在设备运行可靠性上，应该采用高性能设备，同时为了以防万一，可构建相应的备份档案，从而确保数据的可恢复性以及其存贮的安全性。
3.3加强对档案管理人员的培训工作
2.房地产档案管理的现状
2.1房地产档案管理缺乏制度化
档案管理制度是保证档案管理工作的关键，但目前我国很多房地产企业在档案管理制度的建立上还不到位，房地产档案的整理、保管等方面制度不够健全，部分房地产企业虽然建立了档案管理制度，但却并没有将制度真正的贯彻执行，房地产档案管理工作人员对档案管理的重视度不够，文件资料整理不及时，亦不能及时相关有效的房地产政策，无法满足房地产用户需求。
2.2房地产档案管理人员的素质有待提高
随着档案数字化步伐的加快，提供高质量的房地产信息服务成为今后档案管理人员的主要工作内容，这就要求档案管理人员不仅要具有房地产档案知识，还要具有敏锐的信息洞察力，能够根据用户的需要，提供有价值的房地产档案信息给用户；同时还要具有相应的信息技术，能够创建动态的信息界面，这就使得仅仅具有档案管理知识的档案管理人员面临着素质与能力的提升问题。
2.3欠缺完善的档案检索体系
在网络信息技术快速发展的今天，档案管理工作已经逐渐被信息化所替代，这为档案管理工作提供非常多的便利和帮助。但在房地产企业中并没有建立完善的检索体系，并没有快速地查找到相应的房地产档案内容，这会对房地产的后期工作带来一定的影响。
2.4房地产档案的利用率不高
建立房地产档案的目的，就是为了让档案用户使用，最大限度提高其资源利用率。而从房地产档案管理的实际来看，房地产档案的开放度极低，即使检察院要获取相关的房产资料，也有相当的难度，对普通老百姓来说，想利用房地产档案资料来化解纠纷，在当前实施起来很困难。
3.房地产档案管理的有效措施
3.1与时俱进，实现管理现代化
房地产档案数量越来越大，档案材料种类越来越多。与时俱进，加强房地产档案现代化管理，才能帮助用户全面利用房地产档案，促进档案管理工作的进行。首先，房地产企业应树立房地产档案现代化管理的意识。随着时代的发展，房地产档案材料的增加，增加了档案保管和利用的困难，传统的档案管理方式己经不能保证档案整理的便捷高效，导致管理档案的大量积压，无法适应房地产档案管理工作的发展。只有与时俱进，实现房地产档案管理的现代化，规范档案管理工作，才能有效地解决档案积压的问题。其次，应逐步将档案现代化管理与利用纳入工作计划，列入档案现代化管理重要目录进行考核，完善档案管理的现代化考核制度。这样不仅能够督促房地产档案管理工作的进行，也能在考核中发现档案管理的不足，便于上级领导根据考核的状况，有针对性地解决档案工作中实际存在的困难和出现的问题。
3.2全面提升房地产档案管理人员的专业素质
做好房地产档案管理工作，除了建立完善合理的档案管理制度外，提高房地产档案管理的专业素质也十分重要。人才是事业的基础，档案管理工作的高效执行，需要档案管理组织拥有业务水平过硬、综合素质优秀的档案管理人员。管理队伍水平的提升，需要房地产企业不断进行现有房地产档案管理人员的针对性培训，加深其对于档案管理工作的认识，意识到档案管理工作的重要性，并通过持续的培训过程中不断提升其档案管理技能。
3.3加强客户研究及深层次的信息服务
对房地产档案用户进行调查研究，确定用户的信息需求方向，有针对性地为客户开发相应的服务。例如，在房屋拆迁中，有的民宅虽然被列入文物保护，由于年代久远，很难出具相应的证明，这就为房地产档案信息服务提供了方向。房地产档案管理整理出相应的资料，供用户查询，然后利用原始档案资料，为用户维护合法利益，还可以收取合理的费用。
3.4确保档案信息检索体系的科学性
2房地产档案管理工作存在的现状
2.1房地产档案收集信息的途径单一。由于收集信息汇总成资料的途径单一，受到收集信息不全面的影响，导致了目前房地产的现状与所收集汇总的档案记录信息不符，导致了所有权信息对应不上的问题，造成了产权人无法受到合理的法律权利的保护。为了保证每个登记和变更过程文件资料的完整收集，必须要改变当前单一的收集信息方式。2.2多载体产权档案未受到重视。多样化的载体管理，有利于保护档案信息受不可控条件的影响，比如自然灾害这类不可控的因素对档案的工作造成遗失，信息的缺漏；同时更加有效地全面性真实记录，增加记录信息的可靠性。但是目前房地产的档案载体也较为单一，通常都是以纸质档案为主，即使也有了磁盘等新媒介的加入，不过在实行的过程中并没有广泛的使用。2.3档案管理工作鉴定不足。档案管理工作的鉴定关系到档案的存放时间以及销毁时间和是否需要优化档案。目前存在的现状是国家没有明文规定房地产档案的管理期限，导致了管理过程中工作得不严密性，可能会造成了档案的损坏。比如档案到了一定的年限是要被清除的，但是在后来需要进行数据统计的时候缺有恰好失去了该档案的真是记录。随着房地产档案的日益增多，分类也是不尽相同，若是不及时进行有效的鉴定控制档案的去留，很可能会发生档案成堆的危机。2.4缺失复合型专业人才。在房地产档案管理工作中需要复合型人才，不仅需要一定的计算机技术，还需要有专业的房地产档案管理知识，同时具备一定的职业素养。当前，房地产档案管理工作发展速度较慢就是因为缺失具备计算机能力人才和复合型人才。如何快速的发展档案管理工作，需要及时的发现人才，留住人才，培养人才才是目前需要关心的重点问题。2.5对风险的抗击能力不足。目前房地产档案工作还存在一个问题就是对风险的抗击能力不足。档案的管理一般会分为纸质档管理和电子档管理，但是纸质档档案容易收到环境和自然灾害的影响，比如天气潮湿，导致纸质档案受潮，或者是洪水造成纸质档案的破坏等等；而电子档案的管理工作可能会受到一些黑客的入侵、管理员的操作失误以及病毒的入侵导致的信息缺失和破坏。若是抗击风险指数不高，信息安全很容易受到威胁。
3房地产档案管理工作对策
经过一系列的调查研究，对于目前所存在问题，需要从培养人才、加强数字信息化管理、收集信息规范化、添加风险评估、提高社会利用价值等方面入手。可以通过以下几点改善：3.1加强人才培训，明确工作责任。由于房地产档案管理工作的重要性和现代化信息建设发展，表明了需要一个专业的团队带领。作为档案管理工作的工作人员是至关重要的岗位，需要明确其工作职责，方能提高工作效率。同时，及时引进专业的计算机人才，对档案管理工作的人员进行系统专业化的培训，培养出能为档案管理工作付出的复合型人才。3.2增强数字信息化，采用多载体进行存储。房地产档案管理工作受到现代信息化科技的影响，纷纷采用了信息化进行档案管理。通过信息化的档案管理，更能收集到详细的信息，进行系统全面的整理，录入系统，使得管理工作变得更加便捷。电子文件的记录成为新形势的录入方式。同时要采用多种方式将收集的信息进行整理记录，现实档案载体多样化。由于采用了新形式的数字信息记录，在查询的时候可以有选择的调出所需要的数据，大大的加强了信息的可查询能力。3.3规范收集与鉴定的方式。房地产的收集信息工作是整个环节中最为重要的环节，收集信息的可靠性会直接影响到之后档案录入的真实性，若是收集工作处理不到位，很容易造成管理工作的损失。档案管理工作的人员不能单一的局限在等级确权的环节，要对每一个变更的环节都要进行跟踪了解，将其工作职责规范化。档案的鉴定工作是为了降低档案的损失，那么就要形成科学系统的分析，对不同的档案内容进行科学有效的判定，根据价值的大小确定保存的时间，尽可能的提高档案的效益性。3.4增加风险评估。目前房地产档案管理工作存在着大量的风险，比如信息化风险，人才风险、投资风险等，这些风险若未能形成统一的意见，很容易在今后的管理工作中爆发出危机。风险评估就是要对风险进行量化，分析风险的大小，是否需要采取相应的防御措施。3.5主动服务，满足客户需求。房地产档案管理工作不是坐在办公室等待别人上门，应当主动出击，加强宣传力度，提高自身的影响力。一边可以通过电视、广播、网络等方式进行宣传房地产档案的价值所在，一遍开设咨询服务，让更多的人了解到档案工作的重要性，才能促进房地产档案事业的扩大和使用范围，为社会提供更高的价值。
作者:周斌 单位:眉山市房地产管理局
参考文献：
1 房地产档案管理的重要性
1.1 房地产档案是政府进行管理与决策的依据
处于现代社会的人们已经完全脱离了传统的靠直觉和主观意愿进行判断的思维方式，科学技术的发展使得人们有条件对于事物做出准确的判断和决策，这也使得人们开始重视事前决策资料的收集。对于政府而言，当需要管理和决策城市的建设和规范问题时，需要用到尽可能丰富的房地产信息，这些信息能够帮助管理者和决策者学习以往房地产开发管理中的经验和教训，加大对房地产开发的历史和现状的了解，帮助其作出符合客观实际的判断和决策。
1.2 房地产档案是拥有者合法性的证明
参照我国相关法律的规定，房产证书和房地产档案是证明其拥有者合法性的关键证明，这些文件具有法律效力。一方面，房产主人可以通过这些文件来证明自身对房产具有使用、支配的权力，另一方面，房产主人可以利用这些文件来保护自身在买卖、交换、改扩建、抵押等一系列经济活动中的合法权益。
1.3 房地产档案有利于规范行业行为
在房地产档案中详实地记录着政府管理部门和房地产企业以及房产拥有者的行为，通过房地产档案可以清晰地了解到真实的房地产发展面貌和历程，包括曾经的违背政府规划的建设记录和房地产业主弄虚作假的欺诈行为等都被忠实地记录下来。这些记录无疑会使房地产行业内的不正当行为有所收敛，对于行业内相关人员具有监督和警示作用，有利于规范行业内秩序，从而使房地产主的合法权益得到保障。
2 房地产档案管理的方法和措施
2.1 坚持依法管档的核心理念
我国相继颁布了《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》以及《房屋登记办法》，《档案法》是我国档案管理的根本大法，相关管理部门也出台了房地产档案管理的规章制度，如国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》。这些法律能够很好地指导房地产档案的管理工作，能够有效杜绝房地产档案管理中的和过失等问题，真正保护房产拥有者的合法权益，因此在房地产管理工作中必须坚持依法管档的核心理念。
2.2 加强管理人员的专业素质培养
房地产管理人员肩负着房地产的信息收集、归纳和整理等工作，任何一个环节的错误都可能引发经济纠纷和权益人的正当权利受损，因此必须加强对房地产管理人员的专业素质培养，提高业务水平。特别是要强化房地产管理人员的责任意识，做到档案的编研真实有效，能够不断和及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理，便于今后房地产资料的开发和利用。同时，还要做好日常的档案资料保护工作，保证存放纸质档案的区域清洁卫生，不会发生房地产档案资料污损、虫蛀和鼠咬现象。
2.3 以提供优质服务为工作目标
目前多数的房地产档案以纸质材料作为关键性的证明材料，以电子档案资料为辅。房地产档案纸质材料众多，如果没有进行有效的管理，则很难在需要查阅时找到有用的信息，这对房地产档案管理工作的启示是要思考如何才能提供更加优质的服务，利于信息需求者快速找到有效信息。总的来说，就是要求房地产档案工作人员按照所管理的房地产档案实际情况和特点为出发点，充分考虑客观需要，强化服务意识，提高服务效率，实现优质服务的工作目标。
3 房地产档案信息化系统构建
改革开放以来我国的经济水平大幅度提高，人们对于住房的需求也越来越高，这有力地推动了房地产行业的发展。传统的房地产档案管理方式已经不适应当前房地产档案信息的爆发式扩张，人们需要寻求新的房地产档案管理方式来提高管理的效率，房地产档案信息化系统的概念应运而生。
房地产档案管理信息化是从传统的纸质档案管理逐步转向电子信息管理，旨在通过计算机信息技术实现对房地产数据的系统化和实时化管理，以满足大量信息的存储和读取要求。房地产档案管理信息化适应了新社会形势的发展需求，使得房地产档案的信息化管理更为规范化和法制化，提供给信息需求者更为方便快捷的服务。
建立房地产档案信息化系统需要做好以下三个方面的内容：一是制定好相关的信息化管理的规章制度。在房地产档案信息化管理系统中，主要以电子信息为管理对象，而不同于以往的纸质信息管理，因而要制定出对电子信息管理有针对性的规章制度，比如在系统信息录入和查阅权限的分配上，就要注意制定能够相互制约和监督的规章制度。二是要积极利用更加先进的技术手段。科学技术是不断发展和技术，随着社会的进步，人们的需求也在逐步提高，房地产档案管理者若想提供更加贴合人们需求的服务，就需要采用更加先进的技术手段来进行辅助管理。三是要重视对房地产档案管理人员的综合素质培养，特别是对于软件操作和管理等方面的培训。房地产档案管理人员需要不断学习理论知识和总结实践经验，将档案管理的基础知识与信息技术知识有机结合，成为掌握专业技术和适应岗位发展需求的专业的房地产档案管理人才。
参考文献
[1]陆嫣.房地产权属档案管理的问题以及创新策略[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2015（05）.
房地产档案管理工作涉及重大，档案管理中存在的问题将阻碍档案作用的发挥和档案管理工作的发展，因此，针对这些问题，必须采取有效措施加以完善。本文通过房地产档案管理的基本内涵、当前房地产档案管理中存在的问题以及改善房地产档案管理的对策三个方面展开探讨。
1、概述房地产档案管理
房地产档案是房屋管理机构在对房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有一定保存价值的文字、图表以及声像等不同形式的历史记录。房地产档案是房地产管理部门的日常工作的总结和真实写照。
房地产档案具有专业性、动态性和广泛性的特点，此外房地产管理工作还面临诸多风险，主要有：突发风险、档案信息化风险、投资风险和知识产权风险等，对这些风险的研究和防范是提高房地产档案管理工作的主要内容，风险管理意识是当前档案管理中比较缺乏的理念，它的推广对整个档案管理工作的发展和进步都将产生非常重要的意义。
房地产档案在解决房产纠纷，科学进行城市规划，加快旧城改造步伐，查找房屋，推进小区建设，深化住房制度改革发挥了重要的作用，为很多争议提供了法律依据。房地产档案管理工作在社会经济中的作用越来越重要，推动了房地产档案管理水平的提高，但是，我们肯定成绩的同时也要明确房地产档案管理工作中存在的问题，这是完善和进步的开始。
2、当前房地产档案管理工作中存在的问题
当前房地产档案管理中存在的问题主要集中在一下几个方面：
2.1管理模式陈旧档案利用率低
我国的档案管理模式大多还沿用传统的管理模式，设置档案部门，手工进行档案的整理和保管，效率低下且浪费人力资源，档案查找困难，很难被有效利用，档案工作的意义得不到发挥，档案管理水平低下，这都是由于陈旧的档案管理模式造成的。
2.2房地产档案的抗风险能力弱
房地产档案是具有保存价值的文件资料，虽然房地产档案管理部门采取了一些基本措施，防潮、防火、防虫、防盗，但是这些远远不足以抵御一些突发的自然灾害，例如：地震、滑坡、泥石流等，一些突发的风险对房地产档案的破坏造成的损失是不可估量的，并给财产管理财产理赔以及灾后的恢复重建工作带来诸多的困难，房地产档案的抗风险能力有待加强。
2.3房地产档案管理缺乏统一的规范
随着时代的变迁，不同的工作人员对档案的收集也不同，房地产档案的内容和质量也各不相同，而且，房地产档案管理工作人员的素质也不尽相同，有些人员对房地产档案管理的认识存在不足，而且没有一个统一的规范来衡量房地产档案的质量，这句导致对资料的收集存在不规范或者遗漏的现象，同时，档案管理中存在的问题也得不到及时的发现和校正，影响档案管理的水平，也大大降低了档案的利用价值。
2.4房地产档案的形式过于单一
房地产档案是房屋管理机构在对房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有一定保存价值的文字、图表以及声像等不同形式的历史记录。依据定义可以知道，房地产档案的表现形式文字、图表、声像等形式，但是，在具体的管理工作中，房地产档案的载体就显得比较单一了，大多为纸质的文字资料，并且对有关事项的记载也存在过于简单、模棱两可的现象。一方面是由于其他形式的房产档案成本相对较高，另一方面，我们在其他形式的档案管理方面缺少经验和一些必要的前提支持，在这方面的人才也很缺乏。过于单一的档案形式不能很好地加载相关信息，也不能有效满足人们的需求，影响房地产档案的质量和房地产档案管理水平的提高。
2.5房地产档案的后续管理和维护工作面临诸多困难
房地产档案形成后要进行验收才能予以归档，不符合验收标准的不予归档。对于存在问题的房地产档案，退还经办人员重新修改的工作就面临很大的困难，另外，房地产档案中的信息大都是有关联的，一个地方出错就要导致很多后面的环节出错，这些问题修改起来非常繁琐，工作量很大，操作困难。此外，随着世间的推移以及现在档案的生成的速度和数量的加快，房地产档案的存储数量急剧增加，以人工处理了的档案管理方式很难有效、及时的完成相关的档案管理工作，使得档案信息存在错误，档案存储空间不足，维护不到位以及信息难以共享档案资料得不到有效地利用。规范档案的后续管理和维护工作也是需要关注的问题。
3、完善房地产档案管理工作的相关对策
以上为房地产档案管理工作中存在的主要问题，这些问题已经阻碍了房地产档案管理工作的有效展开，影响了房地产档案管理水平的提高，使得档案管理工作的意义得不到发挥，给社会经济发展带来了一定的影响，针对存在的问题，提出以下完善措施：
3.1建立数字化的房地产档案管理模式
传统的档案管理模式已不能适应当前房地产档案管理的需要，为了更好地管理房地产档案应该建立起数字化的房地产管理模式。要统筹规划，运用计算机技术，建立一个产权产籍管理信息系统。数字化的房产管理系统能够节省很多人力资源，提高档案管理工作的效率，节省存储空间，能够避免很多传统管理模式下的问题，例如：防潮、防火、防虫等。此外，数字化的档案管理信息系统能够快捷、有效地进行信息共享和检索，增强档案的利用率，同时，能够及时发现档案中存在的问题，及时进行筛选和修改，及时对档案信息尽心完善，提高档案资料的价值。
3.2树立房地产档案风险管理意识
目前房地产管理部门对房地产档案管理中存在的风险并没有给予足够的重视。房地产管理工作面临的诸多风险主要有：突发风险、档案信息化风险、投资风险和知识产权风险等，将风险意识引入房地产档案管理工作中来要求管理部门对这些风险进行研究，加深对风险的认识，及时采取措施防范和化解风险。房地产档案管理中的风险如果不能得到及时的防范和化解，就会给房地产档案带来损害，继而产生的损失是不可估量的。因此，一定要树立风险意识，深刻认识房地产档案工作面临的种种风险，加强风险教育，定期对房地产档案进行风险评估，对实现信息化的档案管理系统要防止外部侵害，确保系统运行的安全，保证电子档案的安全性，提高房地产档案的抗风险能力。
3.3建立统一的档案管理标准
房地产档案需要一个统一的规范来衡量档案的形成流程和质量，使得档案管理工作能够合理的进行，并可以依照规范对一些档案及时进行清理、检查和鉴定，以确保档案的完整性和有用性。
3.4注重档案管理人才的培养
当前我国房地产档案管理中从业人员的素质良莠不齐，这也是导致房地产档案管理水平比较低下的一个重要的原因，基于此，应该加强相关人才的培养，提高档案管理人员的素质和专业胜任能力，适应当前档案管理形势的需要，推动房产管理工作的全面进步，进而给社会经济的发展带来积极地影响。另外，数字化的房产档案管理信息系统对工作人员的计算机技能提出新的要求，管理人员要注重学习，提高自身的业务水平。
3.5丰富房地产档案的形式
丰富的形式能够更加生动和完整地记录相关信息，更好地满足人们的需要，这方面需要特殊的人才来进行特殊载体档案资料的生成和保管。另外，也需要制度的支持。
参考文献：
一、房地产登记档案管理的特点
房地产登记档案是指房地产管理机构在管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、图像等不同形式的记录，是房地产物权登记的成果记载和原始凭证，它反映了房地产物权的设立、变更、转让、消灭等情况，包括登记过程中产生的申请、审核、发证等原始资料，是房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。
房地产登记档案管理工作具有以下特点：
1、政策性、专业性强
房地产登记档案是依据法律、法规和相关政策规定对房地产物权从设立、变更、转让等全过程的记录，合法合规性是其首要特征。同时，登记档案信息要符合档案管理的相关专业特征和要求，内容上反映房地产权利状况和房地位置和面积大小，反映房地产权利状态的来龙去脉，因而又有很强的专业性。
2、动态性、时效性强
登记档案形成后，房地产权利和房地情况会随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌以及房屋买卖、交换、继承、赠与等引起的房地产物权转移而不断发生变化。随着我国经济和城市发展，房屋的拆除、翻改、扩建、土地分割、合并等变更又不可避免，因而房地产处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性。为保证档案信息的真实准确，档案登记信息必须及时有效地记录变更情况，从而确保房地产信息是动态的、真实的，使登记档案成为有效的可利用的“活”档案。
3、真实准确性强
登记档案是房地产物权状态的真实历史记录，这种记录必须与实际相符。记载的权利人、权利范围必须清楚，能在权利审核和排解权利纠纷中起凭证和参考作用。真实性是登记档案的生命，也是发挥档案现实效用的基础和前提。
二、房地产登记档案管理存在的
问题及原因分析
1、数据失真、杂乱，准确性难以保证
真实准确是档案管理工作的基础，而房地产登记档案因为牵涉到房地产物权，关系公民的切身权益，也影响着公共管理水平和政府信用，其真实性更为重要。但我国当前房地产登记档案管理中数据不准确、信息过时、记录不完整、资料不清晰或档案管理无序等问题却较为严重。例如，由于两代个人身份证号码发生过调整，造成同一主体却有不同的身份证号码；或者以军官证、驾照、护照等其他证件代替身份证；姓名中的生僻字用代号代替等。
2、数据动态性差
数据更新严重滞后于实际权属变化，信息更新不及时，不仅影响登记档案的真实性，也严重影响其时效性。随着社会不断发展，我国城市地名、街道名等信息不断变化，房屋坐落名称的写法、称谓也在发生变化，如果房地产登记档案不及时更新，很容易造成地名冲突、房产冲突等。
3、信息化程度低
一些地区仍然以纸质档案记录为主，未能及时采用信息技术，不仅制约登记档案的录入与归档，也使得档案查询、管理效率很低，更为严重的是，难以实现数据联网和共享，无法在不同区域之间建立统一的登记档案信息系统，导致办公效率极低，也制约了公共管理服务水平的提升。
4、电子影像资料不完整
目前的登记档案介质以纸质为主，较为单一化、平面化，而大批量集中数字化扫描很容易造成一些工作失误，在实体档案和数字档案之间缺乏有效的关联和协同。
上述问题是由多方面因素导致的，既有客观方面，也有主观方面。从客观方面来看，社会发展水平和信息技术应用水平制约着档案登记管理水平。从主观方面来看，档案管理工作从业人员的专业技能和职业精神有待加强，公共管理水平和服务意识都有待提升。因此，要改善房地产档案登记管理现状，解决真实性差和动态性差、效率低、管理水平低等问题，实现高效、协同的信息化管理，就要加强档案管理系统信息化建设。
三、房地产登记档案管理信息化的实施
随着信息技术的发展及推广应用，房地产档案信息化管理已成为一种趋势，信息化管理也是现代档案管理的必然趋势，信息化管理也是提高房产档案管理利用效率重要途径之一。登记档案管理信息化建设实施需注意以下几个方面：
1、通过信息技术开发利用房地产档案信息，提高档案管理水平。首先，做好已有房地产档案资料的收集、归档和整理核查工作，再通过实施电脑化管理，将房产档案资料及时输入电脑。其次，做好新旧档案信息之间的衔接与梳理，确保管理系统中的数据是真实、准确、相互对应的。最后，实施信息化管理后所有的数据信息都进行电脑数据和实物之间的同步与对应核准。
2、建立集中统一的档案管理网络，规范电子建档标准。加强对房产档案工作的集中统一管理与分级负责制度，是房产档案齐全、完整、规范的重要保证。完善档案制度建设，做到职责分明、层层把关，保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。
3、转变观念，超前档案管理，掌握房产档案特点，拓宽档案收集渠道。长期以来，我们对于各类业务档案的管理工作缺乏超前管理的意识，导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。为了保证房产登记档案资料收集齐全、完整，我们档案人员将需要存档的各类房产资料建立了档案收件簿，了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。
4、加强对档案管理从业人员的培训。信息化管理客观上对房产档案工作人员的素质提出了更高的要求。为达到房产档案整理规范化的要求，对从业人员要进行培训，不断提高其专业技能、计算机操作水平，提升服务意识和职业精神。
5、做好信息安全工作。房地产档案信息涉及重要的个人信息，也是国家经济数据的重要来源，因而做好房地产档案登记信息的机密性，做好网络安全和信息安全是信息化建设的重要基础。
四、档案管理信息化建设的意义
房地产档案管理信息化是先进科技手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。
运用现代信息处理技术手段来开发和利用房地产档案信息资源具有重要作用。首先，能够有效改变传统房地产档案管理以手工处理为主、效率低下、查询时间长、共享信息差、差错率明显等缺陷。其次，能极大提高档案资源的开发能力和利用效率，大大减少房产档案管理工作人员的投入，缩短了大量事务的处理时限，不仅降低了成本，而且极大地提高了工作效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，显著提高房产档案管理的整体水平。再其次，能有效提高公共管理水平，提升行政机构的综合服务水平。
在我国正在实施遏制房地产价格过快上涨、推动房地产市场健康发展的新形势下，实施房地产登记档案管理信息化具有更加重要的意义：
首先，可以为物权确认提供重要依据，有利于维护房地产权利人的合法权益。翔实准确地记载房地产权利和房屋变更记录是审查并确认产权的重要依据。完备的、科学的产权产籍管理，是实施合法、规范的行政管理、物权管理的基础，为实施产权保护和维护个人权益提供了可靠的法律保障。
其次，有利于促进房地产市场健康发展。房地产市场的健康发展以明晰的产权归属为前提，因而房地产登记档案管理成为市场运行和发展的基本保障。拥有房屋所有权使权利人在法律保障下行使占有、使用、收益、处分的权利上，房产交易双方才会有安全感，房地产市场才能安全有序。
第三，维护正常的金融秩序和社会稳定。随着房产价值的上升，房地产引发的问题也越来越突出，债务纠纷、房产纠纷、刑事案件等呈上升趋势，通过登记档案部门出具的物权证明能减少纠纷，避免国家、个人财产受损失，又促进了社会的稳定与和谐。
1 档案管理体制与房地产行业发展同步
1.1物权法的实施将推动房地产档案管理的发展
作为保护私有合法财产的一部新型法律，《中华人民共和国物权法》的实施将对房地产档案工作产生极大的影响。物权法中对住宅七十年使用权到期自动续期的决定是对房地产档案管理的规范化、科学化的推动。房地产档案的有无，保管的好坏，记载是否准确、全面，将关系到产权人的切身利益，一个房产权利人拥有了房屋所有权，也就有了在法律保障下行使占有、使用、收益、处分等权利。只有不断地发展和提高房地产档案管理的水平，才能很好地保障权利人的权益。
1.2房地产档案管理将向规范化、标准化的方向发展
房地产产权产籍管理是房地产行政管理的核心与基础，与房地产市场管理关系密切，各种房地产交易行为最终都要归结到权属的确定，只有产权清楚，产籍资料完整，才能确保房地产市场行为合法有效。随着房地产行业的不断发展壮大，国家、社会对房地产行业的重视程度不断提高，房地产行业的规范化、法制化不断提高。与此同时，房地产档案管理也将走向规范化、标准化管理。
1.2.1设置管理机构，促进房地产档案管理规范化发展
档案管理机构的设置，是房地产档案管理规范化发展的前提。房地产档案管理机构的设置不仅仅是档案馆（室）的建设，也是房地产档案管理部门的事，它关系到档案房地产档案的收集、整理、鉴定、检索、利用等各个功能部门的健全。在完善的机构设置下，人尽其力，物尽其能，房地产档案管理的规范化发展将成为可能。
1.2.2房地产档案管理向标准化发展
标准化是提高档案管理水平和管理质量的重要前提，是房地产档案管理规范化发展的保障。房地产权属档案管理模式规范化，包括档案馆（室）管理工作的规范化、职工业务考核的规范化和房地产权属档案管理技术的规范化。具体讲就是实现档案的收集、整理、鉴定、检索、利用等各个环节的规范化、标准化。
1.2.3逐步实现一体化管理模式
所谓一体化管理，是房地产行政管理部门行政职能科室与具体办事机构管理分开，涉及对外办理权属登记、交易过户等具体业务，由登记中心一个机构承担，一个窗口对外。实现一体化管理，就能通过办理机构之间的沟通协调，准确、快捷地传递信息，通过部门配合、环节控制，实现房地产业诸业务间的有机衔接，逐步实现各机构间的信息共享，充分掌握交易、登记信息，同时简化办理手续，优化服务，方便服务对象。
2 电子政务环境下实现对房地产档案的管理成为可能
所谓电子政务，就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。
电子政务主要包括几个方面：政府间的电子政务、政府对企业的电子政务以及政府对公民的电子政务。政府对公民的电子政务是指政府通过电子网络系统为公民提供的各种服务。在这样一个大环境下，房地产权属登记这一房地产管理活动的重要内容，将可以通过电子系统来完成。由于一切手续都是通过计算机完成，这将使整个房地产档案的管理发生重大变化。
在这一形势下，房地产档案为了解决电子文件对软硬环境的依赖性和电子载体的不稳定性，房地产管理业务工作出现同一工作项目或同一案件的文件材料出现不同载体的文件并存的问题，房地产档案管理将会产生很多新的变化。
3 现代化水平进一步加快，信息共享成为可能
随着房地产经济的不断发展，房地产权属档案管理工作变得越来越重要，社会各界对房地产档案的需求也越来越多，范围越来越广，对房地产信息的需求和利用越来越呈现出多样化，传统的房地产权属档案管理模式、管理手段越来越不适应房地产经济发展的要求。因此，探索以现代科技发展为重要条件的适应社会发展的档案管理模式则显得至关重要。
3.1实现房地产档案的缩微化、数字化
档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化成电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件，形成数据库。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文件的随时查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。
3.2实现房地产档案的信息化、网络化
计算机技术和网络技术的普及应用，为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性：一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低。随着电子文件和互联网建设的逐步完善，人们的信息共存共享，资源充分利用的局面将形成，档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。
3.3实现房地产档案管理的多元化、智能化
计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类门档。实现档案管理自动化、智能化能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值。
数字化技术虽然给房地产档案管理带来了诸多便利，但是在复杂多变的网络环境中，档案信息的安全性则是尤为重要的，所以在数字化技术应用过程中，房地产档案信息的安全性是其必须遵循的首要原则。也就是说，在运用数字化技术的过程中，应该采取相应的措施保证档案网络系统的安全性，使得系统不因自然或者人为因素而受到危害甚至是破坏，进而避免房地产档案信息的泄露、遗失。因此档案管理工作人员必须要从各个环节、各个方面入手，通过用户权限的设置、定期备份、升级杀毒软件以及加强网络安全防范措施等方法，进一步确保档案信息的安全，并得到永久保存。
（2）真实性
对于房地产档案来说，档案信息的真实性既是基本要求，也是尤为重要的。这一原则在房地产档案管理数字化中也应该加以遵循，及时纠正档案信息中存在的虚假信息，以此避免造成一些不必要的损失和麻烦，这需要在其管理体制上加以加强。
（3）便捷性
通过计算机网络系统所实现的数字化档案管理取代了传统手工保存和管理档案的模式，这其中一个很大因素就是因为数字化技术为房地产档案管理带来了很大的便利性，便于管理工作人员的档案信息查询、整理以及开发利用等。而且在处理完成档案后，用户能够不受时间和空间的限制进行相关信息的快速浏览，还能供以多用户同时进行档案信息的查询浏览，并且不会相互干扰。
（4）可读性
数字化技术在房地产档案管理中的运用，仍然保证其档案的可读性，也就是通过存储、转换、压缩和加密等操作后，其输出方式仍支持识别和理解，同时保证档案信息的完整性和真实性，进而保证了档案的实际价值。
二、房地产档案管理中数字化的应用策略
1.加强创新型数字化技术人才的培养
首先进行档案管理工作人员知识结构的调整，培养一支具有先进档案管理意识和理念的高水平专业的创新型数字化技术人才队伍，以便对各种专业设施的维护、维修和升级，促进专业设备的顺利安全运行。同时通过相关数字化技术知识的培训，帮助档案管理工作人员了解并掌握数字化档案管理过程中的相关知识。技能和流程，进而提升管理人员的业务能力，促进数字化技术的运用和建设。
2.加强档案资源的规范以及标准体系的建立
只要保证了规范和完整的房地产档案信息，那么数字化技术的运用才能得到更好的利用，进而实现数字化管理的真正价值和意义。同时还要统一房地产档案管理的标准和规范，进而充分发挥出数字化档案管理的价值，否则一些不标准和规范的档案管理将会对房地产数字化档案管理建设、发展产生极大的阻碍。
3.建立健全的数据系统
档案数据库的建立是数字化技术应用的尤为重要的成果之一，但是要保证该系统的资料功能齐全，进而才能为管理人员提供更快捷的管理服务。首先系统的开发人员将各种房地产档案导入到数据库中，同时也重新录入原有的档案资源，并根据实际档案变动和增加及时更新和扩展数据库信息，保证档案的完整性、实效性和齐全性。而且在相关部门制定决策的时候，该数据系统也能为其提供一些真实、全面的有利依据，进而促进相关政府部门更好的提供优质服务。此外，还需要在该数据系统中建立档案目录数据库，也就是进行档案的编目，以分层级的方式继续拧档案目录的管理，更有利于管理查询工作的开展，使得管理工作更加有条理。还需要将档案信息数据化工作做好，存储好重要的档案资源，在将其转化为数据化信息的同时也需要运用传统纸质档案的形式加以存储，因为在信号转换的时候，档案信息会因为各种因素的共同作用以及技术限制，可能会出现丢失、损坏等现象，所以要综合运用这两种档案方式进行档案管理。
1 存在的问题
1.1 产权档案的抗风险能力有待提高
房地产的档案是十分重要的材料，而我国的产权档案抗风险能力一直较低下。主要原因是受到经济因素的思想观念的影响，虽然我的房地产档案管理部门做好了基本的档案保护措施，但当遇到一些大型的自然灾害或不可抗力因素时，产权档案的抗风险能力弊病就会立刻凸显出来。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的强大破坏作用，整个汶川基本被夷为废墟，还造成了巨大的财产损失和人员伤亡，很多产权档案已经不复存在，这给后期的财产理赔工作带来了很大的困难。
1.2 产权档案具有明显的时代特征
由于产权档案所跨越的时间较长，在不同的历史阶段，产权档案的管理方式也有很大的不同。随着现代科技和经济的发展，我国的产权档案管理已经发生了很大的变化，产权档案具有明显的时代特征。但是，我国产权档案管理人员的专业性普遍较低，管理人员的业务能力不高，不能及时发现问题，解决问题，材料档案的不规范问题时常发生。在科技不够发达的时期，产权档案是由纸张组成的，且档案中对于产权的描述过于简单，通常只有平面结构图，产权周围的情况描述较少。
1.3 房地产档案的形式单一
完整的房地产档案中，必须包含除了文字、图表之外，还应有一些相关的照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。但随着时代的发展，这些资料已经无法满足人们的需要了，由于房地产档案的特殊性，它在保存中有特殊的载体，如果这些载体遭到损坏，整个管理成本会提高很多。因此，对于特殊的档案材料，一定要让专人管理，还要有特定的管理制度。只是我们在这方面的人才很少，所以我们要大量培养这样的人才，以便适应社会发展的需求。
2 加强管理，解决问题
2.1 加强基础工作
实现档案数字化是现代房地产档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。数字化后，还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失。
2.2 建立统一标准
国家档案局已经针对电子档案管理制定了相应的标准，这对我国的电子档案管理起到了很大的规范作用。房地产管理部门也必须结合时代和的行业的特点，制定与本行业档案管理相关的制度，提高档案管理的质量和有效性，实现房地产档案的数字化管理，并逐渐走向现代化，与世界接轨。
2.3 保存双套档案
房产档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，对房地产档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证房地产档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的房地产档案信息搜索平台，让业主可以方便的搜索到信息；在实现房地产档案的逐页扫描，存入微机。在房地产档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用触屏、电脑查看等科学技术，这样也能减少房地产档案过多的与外界接触，保证其安全。
2.4 搞好前期控制
根据我国相关法律，房地产档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背。如果房地产档案本身存在一些记录错误或者其它误差，那么房地产档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，房地产档案必须做好事前控制，在档案归档前，应该把握好三关：加强文件资料审核的管理。相关人员在进行房地产登记时，一点要严格审查当事人的资料完善、是否符合资格要求，并保证其提供的资料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申请人在办理产权登记过程中，需按照相关规定填写一些资料和提供一些信息，这些资料都是不可缺的。其中，当事人是自然人的，核对好信息后，在身份证复印件上签好无异议等字样，并签字按手印；如果是法人，就应让法定代表人填好委托书，并加盖单位公章。只有做好产权的事前审查工作，才能为后期的档案管理打下基础；产权资料移交的管理。这是产权资料管理中最重要的环节，档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行检查。如果发现错误或不足的资料文件，档案管理人员可以拒收。但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。
2.5 注重人才的培养
我们从房地产档案未来发展的角度来看，单单只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，因为社会的现代化发展对管理人员的要求也会越来越高。因此，我们必须建设一支具有专业管理能力的人才，应以复合型人才为重点的人才队伍，实现产权档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才，只有这样的人才，才能适应社会经济的发展，才能积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实施，减少了档案管理部门的工作量，为社会提供了更便捷的服务，还能有效增强档案的安全性和可靠性，保护了业主的合法利益。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进房地产档案管理的发展。
参考文献：
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[2]包晓海.破产与转制企业的档案处置问题应区别对待[j].中国档案，2007，(12).
中图分类号：F293.33文献标识码：A 文章编号:
1、建设背景
房地产企业的档案管理是企业诸多管理工作中重要的组成部分，其管理内容涵盖了企业内的文书档案、工程档案、会计档案、声像档案等。工程档案管理是其中的重中之重。企业开发项目由于其规模大、工期长，在开发过程中形成的资料多；特别是其关联和涉及的专业、部门和单位环节众多，因此使企业对工程档案的有效管理成为必要。
《建设部关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》（建办[2001]103号）文中指出，工程档案是工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强工程质量控制，追究工程质量责任，惩治工作领域腐败行为，以及工程日后维修、改建、扩建等，具有重要作用。
工程档案包含了项目初期的报建资料、工程预算；项目中期的施工现场记录；项目后期的竣工资料、工程结算以及项目的销售合同等。
目前常规的操作方式是，施工方的资料员在项目竣工后将工程档案移交到档案馆做备案。有些施工单位，对工程建设中的档案管理不太重视，等到需要移交档案了，才开始匆忙整理，有的甚至连资料员都难以找到，给档案整理带来难度。而且一般施工单位没有专职的档案管理人员，所有的施工资料都分散在各个部门各个技术人员手中，随着工程后期人员的相继撤离，留下的人员对资料不熟悉，一些需要相关负责人签字的单证，终因难以召回当事人，拖延资料整理的进度。
鉴于上述原因，我们引入房地产企业档案管理系统，并对每个项目委派档案管理员，对工程档案进行实时整理，实时归档，使得房地产企业的工程档案管理不再受限于施工方，而是能够自主控制、自主管理。
2、房地产企业档案管理系统的搭建构想
从2010年起，试图构建一个以工程档案管理为主，覆盖房地产企业内部所有类型档案，纵向是从工程立项开始直到项目竣工销售结束为止的，综合档案管理的系统。做到所有数据由一线资料员实时录入，由公司档案管理员进行组卷入库的管理操作。同时入库的档案资料对公司各级人员按权限进入开放利用。
3、什么是房地产企业档案管理系统
房地产企业档案管理系统是建立在企业局域网内，提供数据访问、交换与互操作能力，并通过这个平台，为企业内部档案建设、管理利用提供支撑、保障、服务的应用系统。
3.1房地产企业档案管理系统主要包括：
3.1.1文件管理：此平台提供给一线档案管理员，实时录入已形成的工程资料；可实现多客户端同时录入。
3.1.2保存价值的资料在此平台上，进行组卷。
3.1.3档案保管：为已组卷的档案提供编号入库服务。
3.1.4档案利用：根据员工所在职位的权限，浏览对应开放的档案，并提拱利用服务。
3.2实现的目标
该系统的应用就是要改变工程档案传统的管理模式，实现工程档案资料的实时整理，实时归档，保证了工程档案的真实性、准确性，防止工程档案在施工过程中的缺失、遗漏。
3.2.1在系统的“文件管理”，各部门一线的资料员根据工程施工的进度，时实的将施工资料按项目名称及标段进行录入，一些单证、图表可以通过扫描上传至系统。
3.2.2 公司的档案管理员对“文件管理”中一线资料员录入的数据进行鉴定，对于具有保存价值的资料进行组卷归档“迁移”到“档案管理”中。
3.2.3在每个施工结点，如一个标段结束时，一线资料员将纸质档案整理移交公司档案室，公司档案员将接收的纸质档案与系统中“档案管理”内的数据进行逐一核对，帐实统一后，进行档案的入库管理，为纸质档案进行编号入库，同时在系统中“档案保管”内为每条数据录入纸质档案在档案库房内的存放位置。
3.2.4经过入库管理的档案可以开放给公司内部人员利用，公司人员根据自己的岗位、级别拥有不同的利用权限，因工作原因需要超出自己权限利用档案的，可以通过系统的“档案利用”向公司档案员申请档案使用，利用申请会经过该档案所属部门领导审批后，反馈到公司档案管理员处，管理员依据审批意见，对该档案进行开放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地产企业对档案不重视，工程档案都是由施工方整理后移交到档案馆备案，房企没有主动权，即使工程完工了，却因施工方迟迟没有补齐资料，而影响了工程的竣工验收；更有甚者，如果房企与施工方存在工程款结算问题，施工方常常扣压工程档案，影响档案移交，导致无法竣工验收。现在，使用了档案管理系统，房地产公司从工程初期就有资料员介入，对档案进行实时管理，增强了主动性。
3.3.2过去由于房地产公司没有自己的档案室，公司人员在办理业务时总需要前往档案馆查找资料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的档案管理系统，多数资料能从公司的档案室查询得到，省去了奔往别处的时间。
3.3.3档案系统中文书档案及会计档案管理的应用
房地产企业除了工程档案外，还有企业内部的文书档案以及会计档案，因此该系统还附加了另外两个端口，提供给行政及财务部门使用。
文书档案可以通过系统对企业的收发文、合同进行扫描上传，方便查询利用。会计的凭证、帐本、报表等档案，也可通过系统进行管理及利用。
